Sunteți pe pagina 1din 285

1

Lector. univ. drd. Cornelia MAXIM

APLICAII INFORMATICE DE BIROU


Word Excel PowerPoint Office Binder Publisher Outlook

- Bucureti 2004 -

CUPRINS

Cuvnt nainte Introducere Capitolul 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaiei Microsoft Word 1.1. Automatizarea operaiilor de ntocmire a corespondenei / 9 1.1.1. Tiprirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) / 9 1.1.2. Automatizarea operaiilor de tiprire a plicurilor i etichetelor potale / 19 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word / 23 1.2.1. Stabilirea limbii folosite / 23 1.2.2. Verificarea ortografiei / 24 1.3. Utilizarea abloanelor n Word / 27 1.3.1. Modificarea abloanelor integrate n Word / 27 1.3.2. Crearea unui ablon pe baza unui document existent / 28 1.3.3. Utilizarea abloanelor integrate n Word / 29 Capitolul 2. Gestionarea tabelelor cu aplicaia Microsoft Excel 2.1. Noiuni de baz / 32 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel / 32 2.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel / 33 2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) / 36 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia / 37 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel / 38 2.1.6. Folosirea funciei Help / 39 2.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 40 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul / 40 2.2.2. Schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran / 42 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente / 42 2.2.4. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel / 44 2.3. Operaii de baz / 44 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul / 44 2.3.2. Selectarea datelor / 49 2.3.3. Copiere, mutare, tergere / 53 2.3.4. Cutare i nlocuire / 57 2.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul / 58 2.3.6. Sortarea datelor / 61 2.4. Formule i funcii / 62 2.4.1. Formule aritmetice i logice / 62 2.4.2. Lucrul cu funcii / 70 2.5. Formatarea unei foi de calcul / 73 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) / 73 2.5.2. Verificarea scrierii / 81 2.5.3. Setarea documentului / 84 2.6. Tiprirea foilor de calcul / 87 2.6.1. Vizualizarea (previzualizarea) foii de calcul / 87 2.6.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul / 88 2.6.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei seciuni predefinite / 89 2.7. Obiecte, grafice i diagrame / 90 2.7.1. Importul de obiecte / 90 2.7.2. Grafice i diagrame / 93

3 2.8. Gestionarea listelor n Excel (baze de date) / 105 2.8.1. Noiuni de baz / 105 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date / 107 2.8.3. Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri / 115 2.8.4. Blocarea rubricilor (cmpurilor) unui tabel ) / 116 2.8.5. mprirea ecranului n ferestre / 118 2.8.6. Protejarea i ascunderea formulelor n foaia de calcul / 119 2.9. Glosar de termeni / 121 2.10. Teste evaluare cunotine / 124 Capitolul 3. Realizarea prezentrilor cu aplicaia Microsoft PowerPoint 3.1. Noiuni de baz / 127 3.1.1. Caracteristicile unei prezentri PowerPoint / 127 3.1.2. Deschiderea aplicaiei PowerPoint / 130 3.1.3. Deschiderea unei prezentri existente (mai multor prezentri) / 130 3.1.4. Salvarea unei prezentri / 133 3.1.5. nchiderea documentului de prezentare i a aplicaiei PowerPoint / 134 3.1.6. Folosirea funciei Help / 135 3.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz / 137 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afiare) a unei prezentri / 137 3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran / 140 3.2.3. Modificarea barelor de instrumente / 140 3.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint / 141 3.3. Crearea unei prezentri / 142 3.3.1. Crearea unei noi prezentri / 142 3.3.2. Adugarea(inserarea) textului ntr-un diapozitiv (folie / 147 3.3.3. Adugarea textului n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele / 149 3.3.4. Numerotarea automat a diapozitivelor / 149 3.3.5. Introducerea datei calendaristice i a timpului n diapozitive / 149 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) / 150 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n prezentri / 152 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt n prezentri / 154 3.3.9. Introducerea casetelor de text n prezentri / 155 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master / 155 3.4. Editarea unei prezentri / 156 3.4.1. Copierea, mutarea i tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri si ntre mai multe prezentri active / 156 3.4.2. Copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active / 158 3.4.3. Adugarea unui diapozitiv nou cu format definit / 159 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor ( foliilor) ntr-o prezentare / 159 3.5. Formatarea unei prezentri / 161 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) / 161 3.5.2. Modificarea casetelor de text n prezentri / 166 3.5.3. Modificarea imaginilor n prezentri / 167 3.6. Obiecte, grafice i diagrame / 168 3.6.1. Desenarea obiectelor / 168 3.6.2. Diagrame organizaionale (organigrame) / 171 3.6.3. Crearea de diferite tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. / 175

4 3.7. Tiprirea unei prezentrii / 178 3.7.1. Pregtirea diapozitivelor pentru tiprire / 178 3.7.2. Tiprirea efectiv a unei prezentri / 179 3.8. Pregtirea vizionrii unei prezentri / 180 3.8.1. Efecte de Slide-show / 180 3.9. Vizionarea unei prezentri / 183 3.9.1. Derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive / 183 3.10. Expunerea unei prezentri n Internet/Intranet / 184 3.11. Ramificaii ale execuiei unei prezentri / 187 3.12. Pregtirea unei prezentri pentru expunere / 190 3.13. Expunerea unei prezentri n alt sediu (pe un alt calculator) / 192 3.14. Glosar de termeni / 195 3.15. Teste evaluare cunotine / 198 Capitolul 4. Partajarea datelor ntre aplicaii Office 4.1. Partajarea (utilizarea n comun) dinamic a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) / 201 4.2. Transformarea prezentrilor PowerPoint n documente Word i invers / 206 Capitolul 5. Organizarea documentelor Office cu aplicaia Office Binder 5.1. Caracteristicile i crearea unei colecii de obiecte / 207 5.1.1. Caracteristici generale / 207 5.1.2. Includerea unui document ntr-un biblioraft / 208 5.1.3. Includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft / 209 5.2. Editarea unei colecii de documente Office / 211 5.2.1. Editarea seciunilor dintr-un biblioraft / 211 5.2.2. Editarea n fereastra programului surs / 213 5.3. Tiprirea unei colecii de documente Office / 214 5.3.1. Tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului / 214 5.3.2. Tiprirea unui biblioraft / 215 Capitolul 6. Realizarea publicaiilor de birou cu aplicaia Microsoft Publisher 6.1. Noiuni de baz / 216 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaiei Publisher 2000 / 216 6.1.2. Caracteristici specifice ale aplicaiei Publisher 2000 / 217 6.1.3. Deschiderea aplicaiei Publisher / 218 6.2. Crearea unei publicaii / 218 6.2.1. Crearea unui pliant / 223 6.3. Editarea unei publicaii / 228 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect / 228 6.3.2. nelegerea cadrelor / 230 6.3.3. Introducerea textului / 239 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaii / 243 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker / 249 6.4. Tiprirea publicaiei / 251 6.4.1. Configurarea imprimantei / 252 6.4.2. Alegerea opiunilor pentru tiprire / 253 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tiprire / 256 6.5. Glosar de termeni / 257 6.6. Teste evaluare cunotine / 259

Capitolul 7. Gestionarea informaiilor personale cu aplicaia Microsoft Outlook 7.1. Prezentare general / 261 7.2. Utilizarea potei electronice / 263 7.2.1. Adugarea conturilor de e-mail / 263 7.2.2. Compunerea unui mesaj nou i pregtirea lui pentru transmitere / 264 7.2.3. Recepionarea mesajelor de e-mail i organizarea lor n foldere (dosare) diferite / 269 7.3. Gestionarea persoanelor de contact / 270 7.4. Calendarul de activiti / 273 7.4.1. Crearea de programri unice / 275 7.4.2. Crearea de evenimente unice / 277 7.4.3. Crearea de programri periodice / 278 7.4.4. Planificarea edinelor / 280 7.5. Urmrirea ndeplinirii sarcinilor / 281 7.6. Jurnalul de activiti desfurate / 282 7.7. Gestionarea notielor / 283 Bibliografie / 285

Cuvnt nainte
Evoluia rapid a tehnologiilor informaiei a schimbat profund i modul n care se elaboreaz documentele, fie n format pentru tiprire sau nu. Informaia circula rapid i n volume de neconceput n urm cu cteva decenii. Utilizarea suportului electronic pentru introducerea, stocarea, transportul i prezentarea datelor, informaiilor i cunotinelor a devenit o necesitate n orice domeniu profesional. Evoluia spre societatea informaional i n continuare spre societatea cunoaterii conduce la o nou alfabetizare de mas, alfabetizarea digital. Cea mai mare parte a populaiei unei ri trebuie s aib abiliti de a folosi tehnologiile informaiei i comunicaiilor n viaa de zi cu zi. Este cunoscut faptul c, un program internaional sub numele de ECDL (European Computer Driving Licence) sau Permisul european de folosire a calculatoarelor, definete nivelul minim de cunotine de baz despre calculatoare, operaii cu date i fiiere, procesare texte, prelucrare tabelar, operarea bazelor de date, prezentri i folosirea reelelor i n primul rnd a Internet-ului. O larg categorie de persoane, care lucreaz curent cu informaia, trebuie s stpneasc modalitile prin care informaia stocat electronic poate fi transformat, astfel nct s se obin documente n format electronic sau pentru tiprire. Aceste documente, pentru a fi de calitate i pentru ca elaborarea lor s se fac n condiii de eficien, trebuie s satisfac anumite cerine privind prezentarea coninutului, specifice domeniului de activitate n care sunt utilizate etc. Cu att mai mult, viitorii profesioniti n comunicare i relaii publice, trebuie s stpneasc noile instrumente puse la dispoziie de tehnologia informaiei. Pentru ei, necunoaterea tehnicilor i cunotinelor necesare utilizrii calculatorului electronic pentru operaii asupra documentelor i informaiilor pe suport electronic, constituie un dezavantaj competitiv imposibil de surmontat n lumea de astzi. Lucrarea Aplicaii informatice de birou elaborat de lector univ. drd. Cornelia Maxim, satisface sub forma unui curs universitar tocmai aceast necesitate. Cursul abordeaz tematica prelucrrii informaiilor electronice atingnd att elemente generale teoretice ce in de conceptul de Aplicaii informatice de birou, ct i subiecte concrete legate de utilizarea unor aplicaii software frecvent utilizate. Studentul, i pe un plan mai larg orice cititor va gsi n curs o palet larg de subiecte cum sunt: consideraiile asupra felului cum trebuie s se prezinte vizual i funcional un document destinat publicrii, cu exemple concrete de aplicare pe cazuri reale, concepte i metode pentru gestionarea tabelelor i construirea unei prezentri electronice, organizarea documentelor Office n colecii, gestionarea informaiilor personale i obinerea unor lucrri cu aspect profesional care s poat fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou, la serviciile comerciale de imprimare i la atelierele de copiat sau pe World Wide Web Cursul prezint o proporie just ntre elementele teoretice i cele practice ce in de nelegerea conceptelor i utilizarea Aplicaiilor informatice de birou i se constituie ntr-o lucrare didactic de valoare, util studenilor att pentru studiu, ct i ulterior ca manual de referin pentru utilizarea produselor Microsoft menionate, sau pentru trecerea testelor ECDL. Prof. univ. dr. ing. Vasile Baltac,

Introducere
n urm cu ani informatica prea o religie exotic, practicat n nite temple misterioase i ndeprtate, numite centre de calcul, n care clipeau sute de luminie i se ntmplau o mulime de lucruri care depeau puterea de nelegere a profanilor. Apoi, ncet-ncet, relaiile publiccalculator au devenit mai pmnteti, chiar fireti, ajungnd ca astzi calculatoarele s fie implicate nu numai n tiin, proiectare, economie, administraie sau afaceri, ci n nsi viaa noastr cea de toate zilele, asemenea telefonului sau televizorului. Ceea ce era de neconceput n urm cu cteva decenii, privind procesarea, stocarea, transferul i prelucrarea unor volume uriae de informaii i cunotine, a devenit realitate incontestabil, o caracteristic fundamental a societii informaionale de astzi i a societii cunoaterii de mine. Alfabetizarea digital impus ca o necesitate a societii informaionale, reprezint standardul modern al alfabetizrii de mas. Tehnologiile informaiei i comunicaiilor au schimbat rapid mentaliti i gndiri, au dezvoltat abiliti i atitudini, au revoluionat activiti i domenii profesionale. n acest context, elaborarea i prezentarea documentelor n format electronic sau pentru tiprire, a cunoscut evoluii impresionante, atingnd standarde de performan pentru procesele decizionale ale oricrei activiti umane. Tehnologia informaiei a pus la dispoziia tuturor categoriilor de utilizatori de calculatoare aplicaii i instrumente informatice deosebit de eficiente pentru elaborarea celor mai diverse i complexe documente. Utilizarea calculatorului fr a stpni performant facilitile aplicaiilor, ale instrumentelor informatice pentru generarea i prezentarea n format electronic i/sau pentru tiprire a documentelor, constituie un dezavantaj competitiv, imposibil de schimbat n lumea de astzi. Cu att mai mult, acest dezavantaj ar influena viitorii profesioniti n comunicare i relaii publice, absolveni ai nvmntului universitar i postuniversitar din Facultatea de Comunicare i Relaii Publice David Ogilvy din SNSPA. Prin urmare, lucrarea este un suport practic de nsuire eficient a facilitilor oferite de aplicaiile informatice dedicate automatizrii activitilor de birou. Intitulat sugestiv Aplicaii informatice de birou, lucrarea se adreseaz att studenilor iniiai n utilizarea calculatorului, ct i utilizatorilor de instrumente informatice pentru birotic, cu scopul de a le perfeciona abilitile de exploatare eficient a celor mai cunoscute aplicaii informatice integrate n pachetul Office 2000: Word, Excel, PowerPoint, Office Binder, Publisher i Outlook. Cele apte capitole ale lucrrii i propun s prezinte facilitile oferite i instrumentele de lucru ale aplicaiei informatice abordate, ntr-o succesiune logic i accesibil oricrui utilizator interesat. Capitolul 1, Tehnici avansate de utilizare a aplicaiei MS-Word, prezint modalitile de realizare i tiprire a formelor personalizate (tip) de scrisori, aspecte privind tiprirea plicurilor i etichetelor potale, cele mai importante practici legate de gestionarea abloanelor (template-uri) i folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. n Capitolul 2, Gestionarea tabelelor cu aplicaia MS-Excel, v vei forma deprinderile pentru crearea i actualizarea tabelelor de date, introducerea automat a datelor ntr-un tabel prelucrarea datelor folosind formule i funcii, aranjarea unui tabel pentru tiprire, crearea i editarea graficelor, gestionarea bazelor de date, gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri i protejarea datelor dintr-un tabel. De asemenea, pe parcursul acestui capitol suntei ncurajai s v evaluai cunotinele dobndite prin testele propuse spre rezolvare. Capitolul 3, Realizarea prezentrilor cu aplicaia Microsoft PowerPoint, v ofer informaii, exemple i teste pentru crearea prezentrilor eficiente, animarea prezentrilor cu efecte speciale, construirea diagramelor organizaionale, expunerea prezentrilor n Internet/ Intranet i pregtirea prezentrilor pentru expunere.

8 Capitolul 4, Partajarea datelor ntre aplicaii Office, prezint prin exemple modalitatea de partajare (utilizare n comun) dinamic a datelor ntre documente din aplicaii Office diferite, nserarea poriunilor din tabelele Excel n documentele Word precum i transformarea unui document Word ntr-o prezentare i invers. Dup parcurgerea capitolului 5, Organizarea documentelor Office ntr-o colecie (biblioraft) cu aplicaia MS-Office Binder, vei fi n msur s: creai un biblioraft (agraf de birou) n care includei documente Office, afiai, editai, formatai toate documentele direct din fereastra Binder, tiprii sub o singur comand toate documentele incluse n biblioraft. n capitolul 6, Realizarea publicaiilor de birou cu aplicaia MS-Publisher, vei dobndi cunotine legate de: proiectarea i crearea publicaiilor de birou, editarea publicaiilor de birou folosind instrumente specializate, modificarea aspectului unei publicaii, verificarea corectitudinii publicaiilor, folosirea serviciilor specializate de tiprire a publicaiilor. Pe parcursul acestui capitol sun prezentate exerciii rezolvate i la final vei avea posibilitatea verificrii cunotinelor dobndite prin rezolvarea bateriilor de teste propuse. Capitolul 7, Gestionarea informaiilor personale cu aplicaia Microsoft Outlook, v formeaz deprinderile pentru: transmiterea i recepionarea masajelor e-mail att ntr-o reea local ct i pe Internet, planificarea activitilor i actualizarea calendarului, participarea la ntruniri electronice n cadrul grupului de lucru, gestionarea agendelor de adrese i a listelor cu persoane de contact, organizarea edinelor i urmrirea sarcinilor de lucru, crearea i pstrarea unui jurnal de activiti proprii i gestionarea notielor. De asemenea, lucrarea prezint o proporie just ntre elementele teoretice i cele practice, oferind contextul i suportul metodologic eficient al unei pregtiri individuale cu minimum de asisten din partea specialistului. Bibliografia recomandat conine titluri de referin n domeniul abordat i garanteaz valoarea tiinific a demersului preponderent practic al lucrrii, care constituie un adevrat ghid pentru generarea i prezentarea documentelor n format pentru tiprire i / sau electronic.

9 1. Tehnici avansate de utilizare a aplicaiei MS-Word Dup parcurgerea acestui capitol vei putea cunoate: modalitile de realizare i tiprire a formelor personalizate (tip) de scrisori; aspecte privind tiprirea plicurilor i etichetelor potale; cele mai importante practici legate de gestionarea abloanelor (template-uri); folosirea instrumentelor de verificare din programul Word. 1.1. Automatizarea operaiilor de ntocmire a corespondenei 1.1.1. Tiprirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) O scrisoare tip (circular) este un document ce conine dou tipuri de informaii: informaii identice (fixe) n toate scrisorile (de exemplu: antetul scrisorii, corpul scrisorii i ncheierea) i informaii variabile care difer de la scrisoare la scrisoare (de exemplu numele i adresa destinatarului etc.). Pentru a tipri o scrisoare tip, trebuie create dou documente: un document principal (Main document) i un document surs de date (Data source). Documentul principal conine informaiile fixe, nemodificabile, de tip ablon precum i informaii cu privire la inserarea textului variabil. Sursa de date conine informaiile variabile. Tiprirea scrisorilor tip (Fuzionarea documentelor) este o procedur automat de mbinare a unui document principal cu o surs de date. Documentul principal (Main Document) poate fi de mai multe tipuri, regsinduse sub forma: formularului pentru scrisori circulare (Form Letters), a crui utilitate presupune diseminarea unei informaii conform unei structuri ierarhice descendente; documentului de tip etichet potal (Mailing Labels) pentru uzul de secretariat prin foi autocolante ce conin etichete pentru plicuri sau pentru etichetarea unor produse; documentului de tip plic (Envelopes); documentului de tip catalog (Catalog) pentru repertorierea anumitor produse sau activiti. Documentul principal, indiferent de forma sub care se regsete poate conine: informaie de tip text i cmpuri de fuziune (Merge Fields). Sursa de date (baza de date) sau sursa fuzionrii documentelor (Data Source) se regsete sub form tabelar ntr-un format Word, Excel, Access sau Outlook. Un tabel privit i interpretat ca surs de date, conine: cmpuri (Fields): elemente de tip text pentru identificarea coloanelor (numele coloanelor). Cmpurile mai pot fi numite atribute sau proprieti; domenii: plajele de valori admise de cmpuri; nregistrri (tupluri sau realizri): ansamblul de valori afectate cmpurilor pentru un obiect real. nregistrrile sursei de date pot fi filtrate (Query) potrivit unor criterii de selecie pentru a rspunde cerinelor personalizate ale utilizatorilor fuziunii documentelor . Fuzionarea documentelor presupune mbinarea (iterativ sau selectiv) a documentului principal aflat sub oricare din cele patru forme de prezentare cu nregistrrile sursei de date. Rezultatele fuziunii se pot regsi fie ntr-un nou fiier, fie pot fi trimise la imprimant sau ca mesaje prin pota electronic Pentru editarea scrisorilor circulare (Form Letters) se pot parcurge urmtoarele etape:

10 1. Editarea documentului principal. Se editeaz documentul principal, ce conine informaii nemodificabile care vor sta la baza scrisorilor standard. Editarea se realizeaz n mod obinuit, iar locurile unde se vor insera elementele variabile (viitoarele cmpuri de fuziune Merge Fields) vor fi completate cu spaii, sau pur i simplu nu se va ine cont pentru moment de acestea. Pentru exemplificarea scrisorilor circulare presupunem c o firm de construcii dorete s trimit scrisori clienilor si, pentru a-i ntiina despre ultimele dezvoltri. Macheta documentului care va sta la baza documentului principal este prezentat n Anexa 1. Dup ce documentul a fost editat, formatat i salvat, se poate iniia procedura de fuzionare a documentelor prin declararea acestuia ca document principal (Main Document), cu ajutorul meniului Tools, opiunea Mail Merge. Din caseta Mail Merge Helper, se apas butonul Create corespunztor rubricii Main Document i din lista derulant se alege n cazul scrisorilor circulare opiunea Form Letters (formular pentru scrisori tip sau circulare).

Figura 1.1. Validndu-se aceast opiune, Word propune printr-o caset de dialog activarea ferestrei ce conine documentul editat transformndu-l prin apsarea butonului Active Window n document principal, sau propune generarea altui document principal prin butonul New Main Document. Prin apsarea butonului Active Window prima faz a fuzionrii se ncheie, existnd posibilitatea modificrii documentului principal prin butonul Edit din caseta Mail Merge Helper. 2. Crearea sau deschiderea sursei de date (bazei de date). A doua etap a fuzionrii documentelor este aceea a crerii sau a deschiderii sursei de date care conine informaia variabil care se va combina cu documentul principal. Crearea unei surse de date ca surs a informaiilor variabile se poate efectua cu ajutorul comenzii Tools Mail Merge, iar din caseta de dialog Mail merge Helper se apas butonul Get

11 Data, corespunztor rubricii Data Source. Se alege din lista derulant opiunea Create Data Source.

Figura 1.2. n caseta de dialog Create Data Source se pot utiliza cmpurile predefinite (din lista rubricii Field Name in Header Row: Title, First Name, Last Name, Job Title, Company etc.) ale sursei de date nou generate, sau n totalitate (13 rubrici), sau selectiv, tergndu-se unele dintre acestea n urma selectrii rubricii respective i acionrii butonului Remove Field Name. Ordinea acestor cmpuri se poate schimba prin apsarea butoanelor Move. Este de recomandat ca aceste cmpuri s fie suprimate i s se genereze rubrici personalizate pentru sursa da date. Acest lucru se poate face dup eliminarea rubricilor predefinite (altfel noile rubrici se adaug la sfritul vechilor rubrici) i editarea celor noi n caseta Field Name (editarea se va face fr spaii n numele cmpurilor), validndu-se succesiv dup fiecare introducere prin butonului Add Field Name.

12

Figura 1.3. Dup declararea rubricilor sursei de date (nume_societate, adresa, localitatea, nume, prenume i funcia) i apsarea butonului OK, Word propune automat salvarea documentului ce conine sursa de date, mai corect spus documentului ce conine structura sursei de date (fr nregistrri). Dup salvare, sistemul propune editarea sursei de date dac se execut clic pe butonul Edit Data Source, sau editarea documentului principal dac se execut clic pe butonul Edit Main Document. Sursa de date poate fi editat completnd rubricile propuse de caseta de dialog Data Form. Dup completarea unei grile ce conine n fapt o nregistrare a bazei de date, se poate repeta operaia executnd clic pe butonul Add New sau se poate ncheia executnd clic pe butonul OK. Caseta Data Form este prezentat n figura urmtoare.

Figura 1.4. Cutarea unor nregistrri ce corespund unui criteriu de selecie este operaional dac se execut clic pe butonului Find... din caseta Data Form. n caseta Find in Field se precizeaz n rubrica Find what textul ce va fi cutat, corespunztor unei rubrici a bazei de date (In Field). Dac se execut succesiv clic pe butonului FindFirst / Find Next se vor afia n formular datele ce corespund criteriul specificat.

13

Figura 1.5. Butonul Restore anuleaz ultimele valori ale nregistrrii curente n curs de editare, utilizatorul avnd posibilitatea introducerii altei nregistrri. Butonul Delete terge nregistrarea curent. Att introducerea nregistrrilor n baza de date, ct i vizualizarea acestora se poate face i n form tabelar prin apsarea butonului View Source. Vizualizarea tabelar a sursei de date implic afiarea contextual a unei bare cu butoane (Database) pentru lucrul cu sursa de date (Figura 1.6.). Aceast bar mai poate fi instalat i prin succesiunea de comenzi View, Toolbars, Database.

a) b)

c) d)

e) f)

g) h)

i)

j)

Figura 1.6. Butoanele pentru lucrul cu sursa de date sunt urmtoarele: a) butonul Data Form permite comutarea ntre vizualizarea bazei de date sub form tabelar i vizualizarea acesteia prin formularul Data Form; b) butonul Manage Fields permite actualizarea rubricilor sursei de date n sensul adugrii tergerii i modificrii numelui acestora. Adugarea unei noi rubrici se face prin editarea numelui acesteia n caseta Field Name, alegerea ordinii inserrii n caseta Field Names in Header Row i validarea operaiunii prin butonul Add. Suprimarea unei rubrici se face selectnd din caseta Field Names in Header Row rubrica ce va fi anulat, dup care se apas butonul Remove. Modificarea numelui unei rubrici se face prin selectarea acestuia i apsarea butonului Rename dup cum n caseta Field Name numele va fi modificat prin editare. Toate aceste trei operaiuni se valideaz n final cu butonul OK. c) butonul Add New Record permite introducerea de noi nregistrri n sursa de date prezentat sub form tabelar; d) butonul Delete Record permite tergerea nregistrrii pe care este poziionat cursorul utilizatorului;

14 e) butonul Sort Ascending permite sortarea cresctoare a sursei de date dup rubrica selectat de utilizator prin poziionarea mouse-ului; f) butonul Sort Descending permite sortarea descresctoare a sursei de date dup rubrica selectat de utilizator prin poziionarea mouse-ului; g) butonul Insert Database declaneaz o operaiune de schimbare a sursei de date cu care interacioneaz documentul principal n procedura fuzionrii documentelor; h) butonul Update Field actualizeaz nregistrrile bazei de date; i) butonul Find Record declaneaz o procedur de interogare a sursei de date dup un criteriu de selecie, corespunztor unei rubrici; j) butonul Mail Merge Main Document permite trecerea la vizualizare documentului principal. Apsarea acestui buton ncheie practic faza de creare a sursei de date ce va fi sursa informaiilor variabile. k) Fuzionarea documentului principal poate avea loc i cu o baz de date generat cu procesorul de tabele Excel sau cu un sistem de gestiune a bazelor de date, de exemplu cu Access. 3. Inserarea cmpurilor de fuziune sau completarea documentului principal cu informaii din sursa de date. Urmtoarea faz a fuziunii documentelor o constituie inserarea cmpurilor de fuziune n documentul principal. Aceste cmpuri de fuziune reprezint legtura dintre sursa de date i documentul principal, sub forma unor marcaje ce poart numele cmpurilor din baz. Aceast operaiune se execut numai din documentul principal. n momentul n care acesta este activat (prin comanda Window i selectarea din list a numelui documentului sau prin apsarea butonului Mail Merge Main Document dac fereastra activ conine sursa de date n format tabelar Word), fereastra documentului principal afieaz o bar particular cu instrumente i anume Mail Marge (bara de fuziune).

Figura 1.7. Se poziioneaz cursorul la prompterul de inserare unde urmeaz a fi nserate cmpurile de fuziune, se apas butonul Insert Merge Field, iar din lista derulant afiat se aleg pe rnd cmpurile de fuziune ce urmeaz a fi nserate.

Figura 1.8. naintea declanrii fuziunii propriu-zise, se pot executa patru operaiuni (opionale): filtrarea sursei de date; verificarea erorilor de fuziune;

15

simularea fuziunii pe documentul principal.


Filtrarea sursei de date Filtrarea sursei de date create sau importate n Word se face prin intermediul casetei de dialog Mail Merge Helper (comanda Tools Mail Merge) executnd clic pe butonul Query Options. n ecran este afiat caseta de dialog Query Options i n seciunea Filter Records se precizeaz cmpurile pe care opereaz filtrarea n condiiile precizrii unor restricii nlnuite prin operatorii logici And sau Or. n rubrica Field se precizeaz cmpul din sursa de date asupra cruia se aplic restriciile. n rubrica Comparison se alege operatorul de comparaie, iar n rubrica Compare to se precizeaz referina text sau numeric pentru care trebuie s rspund selecia nregistrrilor.

Figura 1.9. n exemplul prezentat mai sus, sursa de date Word a fost filtrat selectndu-se acele nregistrri pentru care localitatea este Bucuretisau funcia este Specialist PR. De asemenea, n seciunea Sort Records, nregistrrile sursei de date filtrate pot fi sortate cresctor (Ascending) sau descresctor (Descending) prin precizarea cmpurilor cu rol de chei de sortare (Sort by). Atunci cnd se utilizeaz mai multe chei de sortare (maxim trei), acestea se precizeaz n ordinea gradului de agregare (de la mare, la mic). Anularea filtrelor sursei de date (resetarea criteriilor) se face dac se execut clic pe butonul Clear All . Sortarea sursei de date filtrate este ilustrat grafic n Figura 1.10. n acest exemplu, sursa de date a fost ordonat cresctor dup cmpul localitatea i cresctor dup cmpul funcia. .

16

Figura 1.10. Simularea fuziunii naintea fuzionrii propriu-zise se poate face o simulare a combinrii documentului principal cu nregistrrile bazei de date, dac se execut clic pe butonului View Merget Data de pe bara de fuziune (Figura 1.11). n documentul principal se declaneaz nlocuirea cmpurilor de fuziune inserate cu realizrile corespunztoare din sursa de date. nregistrrile din baz pot fi parcurse cu ajutorul butoanelor Next Record pentru poziionarea pe urmtoarea nregistrare, Previeus Record pentru vizualizarea nregistrrii precedente, Last Record pentru ultima nregistrare, First Record pentru prima nregistrare, Go to Record pentru poziionarea pe a n a nregistrare.

Figura 1.11. 4. Declanarea fuziunii sau interclasarea documentului principal cu sursa de date. Ultima etap n fuziunea documentelor este aceea prin care se declaneaz operaiunea de mbinare, fie prin butoanele Merge to New Document, Merge to Printer, sau Start Mail Merge prezente pe bara de fiziune (Figura 1.7.), fie prin comanda Tools Mail Merge sau butonul Merge din cadrul rubricii Merge the data with the document. Caseta de dialog Merge permite specificarea destinaiei fuziunii prin alegerea din lista rubricii Merge to a unui document nou (New document) care s conin rezultatele fuziunii sau a opiunii de imprimare direct a documentelor generate de fuziune (To printer) sau trimiterea acestora prin pota electronic (Electronic mail). De asemenea, se poate preciza opiunea de fuziune a tuturor nregistrrilor sursei de date (All) sau a nregistrrilor selectate prin aplicarea filtrului Query Options, sau se poate preciza un interval de numr de nregistrri fuzionabile (From To ).

17

Figura 1.12 Tot prin caseta Merge, n rubrica When merging records, se pot specifica opiunile de imprimare a nregistrrilor vide, generndu-se rezultate i pentru nregistrrile goale (Print blank lines when data fields are empty) sau generndu-se rezultate numai pentru nregistrrile non-vide (Dont print blank lines when data fields are empty). Fuziunea propriu-zis este operaional dac se execut clic pe butonul Merge. Verificarea erorilor Verificarea erorilor de fuziune este o operaie facultativ i prealabil declanrii fuziunii, prin care se compar automat cmpurile de fuziune din documentul principal cu cmpurile sursei de date. n cazul n care se gsesc neconcordane, se semnaleaz erori. Operaia de verificare se poate declana executnd clic pe butonul Check for Errors de pe bara de fuziune, sau clic pe butonul Check Errors... din caseta Merge. Figura 1.13 ilustreaz rezultatele fuziunii documentelor de tip scrisori circulare ntr-un document intitulat automat Form Letters.

Figura 1.13.

18
Anexa 1

Societatea de Construcii Civile Bd. Unirii nr.4, Bloc A, Scara 2, Ap. 23 Sector 3 Bucureti, 73133

mari, 26 octombrie 2004 Ctre, Societatea Comercial: Adresa: Localitatea: Domnului/Doamnei: Funcia:

Deoarece suntei un client valoros al serviciilor noastre, doresc s v anun ultimele dezvoltri ale Companiei. Astfel:

S-au modificat orele de funcionare. Biroul nostru este deschis acum, de luni pn vineri de la 8AM la 7PM, iar smbt, de la 9AM la 1PM. Avem o nou pagin de Web. Pentru a putea fi informai n orice moment am
deschis o nou pagin Web. Aceast pagin conine rspunsuri la cele mai frecvente ntrebri puse de clienii notri, precum i legturi cu alte zone de informaii (site-uri). Vizitai-ne deci la adresa: www.xyz.com. Apreciem afacerile pe care le facem cu Dvs. i de aceea ncercm s v oferim cele mai bune linii i servicii de produse. Dac avei vreo nelmurire, nu ezitai s ne sunai. Cu mulumiri, Viorel POPA, Preedintele Societii

19 1.1.2. Automatizarea operaiilor de tiprire a plicurilor i etichetelor potale Tiprirea unui singur plic Pentru a tipri un singur plic se efectueaz urmtorii pai: 1. Se alege comanda Envelopes And Labels din meniul Tools i se execut clic pe eticheta Envelopes din caseta de dialog Envelopes And Labels prezentat n figura de mai jos.

Figura 1.14. 2. Se scrie adresa destinatarului n caseta Delivery Address. Dac au fost introduse adrese ntr-a agend de adrese Outlook, atunci pot fi preluate, dac se execut clic pe butonul Address Book situat deasupra casetei. 3. Dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta Return Address. n situaia n care s-a specificat o adres personal pentru mesajele potale n Word, adresa respectiv va aprea n mod automat n caseta Return Address. n acest caz, se poate edita textul, dac este cazul. Pentru a specifica o adres personal pentru mesaje potale, se alege comanda Options din meniul Tools, se execut clic pe eticheta User Information i se introduce adresa n caseta Mailing Address). Dac se introduce sau se editeaz textul din caseta Return Address din eticheta Envelopes, cnd se execut clic pe butonul Print sau Add To Document (la pasul 5), Word va ntreba dac se dorete salvarea noii adrese ca adres de retur prestabilit. Dac se execut clic pe Yes, Word va salva textul ca adres personal pentru mesaje potale. Dac nu se dorete tiprirea adresei de retur (de exemplu, dac se folosesc plicuri cu adresa gata tiprit), se terge textul din caseta Return Address, sau se selecteaz opiunea Omit de deasupra casetei. Dac au fost introduse adrese ntr-a agend de adrese Outlook, atunci pot fi preluate dac se execut clic pe butonul Address Book. 4. Dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului, se execut clic pe butonul Options din eticheta Envelopes. Se deschide caseta de dialog Envelope Options prezentat n figura de mai jos.

20

Figura 1.15 Se execut clic pe eticheta Envelope Options. Din caseta derulant Envelope size se alege formatul plicului. Butoanele Font permit modificarea opiunilor de formatare pentru textul din casetele care conin adresa destinatarului, respectiv adresa de retur. Modificarea poziiei adresei destinatarului, respectiv a poziiei adresei de retur se face introducnd valori corespunztoare n casetele From left i From top. Pentru precizarea direciei de introducere a plicului i poziia lui n imprimant se execut clic pe eticheta Printing Options (Figura 1.16). Plicul trebuie introdus n aa fel nct s corespund orientrii indicate n seciunea Feed method. Poziia plicului n imprimant poate fi: cu faa n sus (Face up), cu faa n jos (Face down) sau n sensul rotirii acelor de ceasornic (Clockwise rotation).

Figura 1.16.

21 5. Pentru tiprirea imediat a plicului se introduce plicul n imprimant i se execut clic pe butonul Print. Pentru a introduce textul pentru documentul curent din fereastra activ, se execut clic pe butonul Add To Document (Dac informaiile pentru plic sunt deja introduse n document, acest buton va avea inscripia Change Document i va nlocui textul anterior pentru plic cu noul text). Word va insera textul plicului ntr-o seciune separat la nceputul documentului curent care va fi introdus n plicul tiprit i va aplica acestei seciuni formatul de hrtie, orientarea pentru tiprire i sursa de hrtie corespunztoare pentru tiprirea plicului. Dac este cazul, textul plicului se poate edita sau se poate completa cu text sau ilustraii. Plicul va fi tiprit n mod automat odat cu documentul curent. Aceast metod se poate folosi pentru a include n acelai document textul pentru scrisoare i textul pentru plic aa cum prezint figura 1.17. Acestea pot fi tiprite amndou folosind o singur comand de tiprire.

Figura 1.17. Tiprirea unei etichete Pentru tiprirea unei singure etichete sau a unei pagini de etichete, cu aceeai adres sau informaie, se alege Envelopes And Labels din meniul Tools i se execut clic pe eticheta Labels din caseta de dialog Envelopes And Labels (Figura 1.18). Se scrie textul pentru etichet n caseta Address. Se poate selecta i opiunea Use Return Address pentru ca Word s copieze n caseta Address, adresa personal pentru mesajele potale (adresa care se introduce n eticheta User Information din caseta de dialog Options, dup cum s-a artat n seciunea plicuri).

22

Figura 1.18. Se poate indica programului Word cte etichete s tipreasc n felul urmtor:

Pentru a tipri o pagin ntreag de etichete avnd acelai text pe fiecare etichet, se alege opiunea Full page of the same label Aceast opiune s-ar putea folosi, de exemplu, pentru a realiza o foaie ntreag de etichete cu adres de retur. Pentru a tipri o singur etichet, se alege Single Label i se introduce poziia pe linii i coloane n foaia de etichete a etichetei care va fi tiprit. Dac trebuie s se modifice una din opiunile pentru tiprirea etichetei, se execut clic pe butonul Options pentru a deschide caseta de dialog Label Options prezentat n figura de mai jos.

Figura 1.19 Pentru a selecta tipul imprimantei se alege opiunea Dot matrix sau Laser and ink jet. Din caseta Label products se alege categoria de etichete. Din lista cu etichete Product number se

23 selecteaz formatul exact al etichetei. Pentru a vedea valorile exacte ale etichetei se execut clic pe butonul Details. Dac foaia de etichete nu corespunde nici uneia din etichetele standard, se pot specifica valorile exacte ale etichetei selectnd cea mai apropiat etichet standard din punct de vedere al dimensiunilor, respectiv executnd clic pe butonul New Label i modificnd valorile din caseta de dialog New Custom. Etichetei personalizate i se poate da o denumire, care apoi poate fi tears prin selectarea ei din lista Product number i clic pe butonul Delete. Pentru a ncheia tiprirea etichetei, se procedeaz astfel: Pentru a tipri eticheta imediat, se execut clic pe butonul Print. Dac se tiprete o ntreag pagin de etichete (s-a ales opiunea Full page of the same label), se poate executa clic pe butonul New Document pentru ca Word s includ textul etichetei ntr-un nou document. Noul document se poate salva pentru a se putea tipri i alt dat aceleai etichete. Tiprirea seturilor de plicuri Facilitatea Word de realizare a scrisorilor tip poate fi folosit i pentru tiprirea seturilor de plicuri sau etichete potale. Prin urmare se urmeaz aceleai etape, dar la etapa 1, din fereastra Mail Merge Helper se execut clic pe butonul Create corespunztor rubricii Main Document i din lista derulant se alege n cazul plicurilor opiunea Envelopes..., iar n cazul etichetelor potale se alege opiunea Mailing Labels. 1.2. Folosirea instrumentelor de verificare din programul Word Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei i mbuntirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite n timpul introducerii textului ntr-un document mai exact, rutine pentru verificarea n timpul scrierii a ortografiei i a sintaxei, precum i un dicionar de sinonime. 1.2.1. Stabilirea limbii folosite n versiunea programului Word comercializat n SUA, ntregul text este marcat iniial ca fiind English (U.S.), adic n engleza american. Dac ntregul text din document sau o parte a lui este scris ntr-o alt limb i se dorete verificarea, se procedeaz astfel: 1. Se selecteaz textul care nu este scris n englez american. 2. Se alege comanda Language din meniul Tool i apoi opiunea Set Language. n ecran este afiat caseta de dialog Language (Figura 1.20). 3. Se alege din aceast caset limba folosit n textul selectat i se execut clic pe butonul OK. Marcarea textului ca fiind ntr-o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din Word s caute dicionarul corespunztor. Dac se dorete ca anumite blocuri de text s fie excluse de la verificare, se selecteaz textul exclus de la verificare i apoi se alege Language din meniul Tools. Din submeniul afiat se alege opiunea Set Language. n caseta de dialog Language se selecteaz opiunea Do not check spelling or grammar. Limba reprezint un tip de atribut de formatare. Dac se execut clic pe butonul Default...,Word va aduga limba selectat n stilul Normal al documentului sau ablonului.

24

Figura 1.20. 1.2.2. Verificarea ortografiei Verificarea automat a ortografiei n timpul scrierii Pentru ca programul Word s verifice automat ortografia n timpul scrierii, se alege Options din meniul Tools i apoi se execut clic pe eticheta Speling & Grammar. Din seciunea Spelling se selecteaz opiunea Check spelling as you type. Word va verifica ortografia textului introdus deja i va continua s verifice fiecare cuvnt scris. Dac ntlnete un cuvnt pe care l consider greit (adic un cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar), l va marca cu o linie roie ondulat aa cum arat figura de mai jos.

Figura 1.21.

25 Din fereastra de mai sus, se alege una din urmtoarele butoane: Ignore pentru a ignora cuvntul. Ignore All pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv n nici un document pn cnd se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer a casetei de dialog Options. Add pentru a aduga cuvntul n dicionarul personalizat, astfel nct Word s nu l mai marcheze niciodat ca fiind ortografiat greit; AutoCorrect pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvntul respectiv din submeniul care va fi afiat. Word va corecta cuvntul n document i va aduga forma corect n lista Replace text as you type asociat funciei AutoCorrect. De acum ncolo, Word va corecta, fr a marca forma greit cnd va mai fi scris n documente, cu condiia s fie selectat opiunea Replace text as you type. Pentru a ajunge la aceast opiune se alege comanda AutoCorrect din meniul Tools, i apoi se execut clic pe eticheta AutoCorrect din caseta de dialog care va fi afiat pe ecran. Dac funcia pentru verificarea ortografiei n timpul scrierii a marcat unul sau mai multe cuvinte din document, se pot localiza (i corecta) aceste cuvinte, executnd dublu-clic pe pictograma Spelling And Grammar Status de pe bara de stare din Word. De fiecare dat cnd se execut dublu-clic pe aceast pictogram, Word selecteaz urmtorul cuvnt marcat i afieaz meniul derulant prezentat mai sus, ca s se poat corecta cuvntul scris greit. Dac momentan se dorete ascunderea greelilor de ortografie, se poate selecta opiunea Hide spelling errors in this document din eticheta Spelling & Grammar a casetei de dialog corespunztoare (Figura 1.22). Word nu va mai marca acele cuvinte scrise greit cu linii roii ondulate, dar va continua s controleze ortografia i va memora cuvintele scrise greit. Verificarea manual a ortografiei n timpul scrierii O alt variant pentru verificarea ortografiei este prin lansarea manual a componentei integrate pentru verificarea ortografiei. Pentru a verifica ortografia unui text scris deja, se procedeaz astfel: 1. Dac se dorete verificarea ortografiei n ntregul document, se plaseaz punctul de inserare undeva n text. Dac se dorete verificarea ortografiei ntr-o poriune a documentului, se selecteaz poriunea respectiv. 2. Se alege comanda Spelling and Grammar din meniul Tools. 3. Cnd rutina pentru verificarea ortografiei ntlnete un cuvnt care nu este n dicionar, l va selecta n document i va afia caseta de dialog Spelling and Grammar (Figura 1.21). n aceast caset de dialog, n caseta Not in dictionary este afiat o parte din propoziia n care apare cuvntul n cauz (care este afiat cu rou). Lista Suggestions conine una sau mai multe variante considerate corecte pentru scrierea cuvntului respectiv (dac rutina pentru verificarea ortografiei poate deduce o form corect i dac este selectat opiunea Always Suggest Corrections). Pentru rezolvarea cuvntului selectat, trebuie s se aplice una sau mai multe din urmtoarele soluii: Pentru a nlocui cuvntul i a cuta urmtoarea greeal fie se corecteaz cuvntul n caseta Not in Dictionary (pentru ajutor, Word introduce punctul de inserare imediat dup cuvntul greit), fie se selecteaz forma corect, dac exist, n lista Suggestions. Apoi, se execut clic pe butonul Change sau pe butonul Change All. Dac se execut clic pe Change va fi nlocuit numai apariia cuvntului n locul respectiv. Dac se execut clic pe Change All, vor fi corectate toate apariiile cuvntului respectiv n ntregul document (nu vor fi corectate apariiile anterioare care au fost ignorate.

26 Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a cuta urmtoarea greeal, se execut clic pe butonul Ignore sau pe butonul Ignore All. Dac se execut clic pe butonul Ignore, rutina pentru verificarea ortografiei va continua s semnaleze alte apariii ale cuvntului pe care le va gsi n continuare. Dac se execut clic pe butonul Igore All, Word nu va mai semnala cuvntul respectiv n timpul restului operaiei de verificare a ortografiei i nici n timpul altor operaii de verificare a ortografiei din orice document pn cnd nu se va executa clic pe butonul Recheck Document din eticheta Spelling & Grammer. Pentru a lsa cuvntul nemodificat i a-l aduga n dicionarul personalizat, astfel ca Word s nu l mai semnaleze niciodat, se execut clic pe butonul Add. Pentru a revoca ultima corectur, se execut clic pe butonul Undo. Dup ce se selecteaz forma corect din lista Suggestion sau se corecteaz manual cuvntul n caseta Not in Dictionary, se poate executa clic pe butonul Autocorrect pentru ca Word s genereze un bloc AutoCorrect care va corecta greeala respectiv de fiecare dat cnd se va scrie. Pentru a verifica ortografia pentru cuvntul curent, folosind o list de cuvinte dintr-o alt limb, se alege limba respectiv n caseta cu list Dictionary Language (n care sunt afiate limbile pentru care au fost instalate dicionare). De exemplu, n cazul n care cuvntul curent este colour i s-a ales English (U.K.) din caseta cu list Dictionary Language, rutina de verificare a ortografiei va accepta forma i va cuta urmtoarea greeal. ns, dac s-a scris coluor, el va rmne afiat ca form greit). Pentru a schimba modul n care Word verific ortografia documentelor, se execut clic pe butonul Options i se afieaz caseta de dialog din figura de mai jos.

Figura 1.22.

27 Cele mai multe opiuni din aceast caset sunt evidente, dar cteva pot ridica probleme, ca de exemplu, Hide speling errors in this document. Aceas opiune (dac este activ) va face ca Word s ascund liniile roii de sub cuvintele greite, n timp ce se introduce textul. De aceea este bine ca aceas opiune s fie inactiv. Opiunea Allways suggest corrections (dac este activ) va face ca Word s afieze o list de posibile corecii pentru un anumit cuvnt greit. Informaii despre orice opiune neclar se pot afla dac se plaseaz pointerul de mouse pe numele opiunii, se execut clic pe butonul dreapta mouse i se alege Whats This? 1.3. Utilizarea abloanelor n Word Procesul de redactare a corespondenei poate fi mult uurat prin facilitile oferite de programul Word privind generarea i utilizarea abloanelor. O parte din documentele aparinnd corespondenei au n general o caracteristic comun: ele trebuie s conin anumite zone standard, care se repet de la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i adaptarea coninutului fiecrui document scopului pentru care acesta a fost proiectat. Toate acestea se pot realiza prin intermediul abloanelor. abloanele permit o semiautomatizare a zonelor cu caracter repetitiv ale unui document, lsnd ns loc procesului de creativitate, specific fiecrui document n parte. Orice document din Word este creat pe baza unui ablon. n cazul n care se creeaz un document folosind comanda New din meniul File, comanda New Office Document din meniul Start din Windows sau butonul New Office Document de pe bara de comenzi rapide din Office, se poate alege ablonul dorit. n cazul n care se creeaz un nou document executnd clic pe butonul New de pe bara de instrumente Standard a ferestrei Word, documentul va fi creat pe baza ablonului Normal. ablonul pe baza cruia este creat documentul se mai numete ablonul documentului sau ablonul ataat documentului. 1.3.1. Modificarea abloanelor integrate n Word abloanele integrate n Word se pot modifica n felul urmtor: 1. Se alege opiunea New din meniul File. n caseta de dialog New (Figura 1.23), n funcie de tipul ablonului care va fi modificat (memo, fax, scrisoare, pagina cu antet etc.) se execut clic pe butonul corespunztor: Memos, Letters & Faxes, General. Se selecteaz ablonul care va fi modificat, se alege tipul documentului ca fiind Templates (caseta de validare Templates) i apoi se execut clic pe butonul OK.

28

Figura 1.23. 2. Se editeaz i se formateaz ablonul folosind facilitile oferite de aplicaia Word. 3. Se alege Save din meniul File sau se execut clic pe butonul Save pentru a salva modificrile fcute. ablonul va fi salvat direct n dosarul Templates. n acest caz, ablonul va aprea n mod implicit n eticheta General din caseta de dialog New. El poate fi salvat i ntr-un alt sub-dosar al dosarului Templates. De asemenea, se poate defini i un alt dosar ca dosar User Templates. Pentru aceasta se alege Options din meniul Tools, se execut clic pe eticheta File Location i clic pe User Templates. Se execut clic pe butonul Modify i apoi se introduce calea de acces pentru noul dosar. Aceast modificare va afecta toate aplicaiile Office care folosesc abloane, nu numai Word. 1.3.2. Crearea unui ablon pe baza unui document existent Se poate crea un nou ablon pornind de la un document creat anterior (vezi Anexa 2). Scheletul sau ablonul unui document va conine textul, respectiv formatarea, care se doresc ntotdeauna incluse n el. Pentru ca ablonul s poat fi utilizat pentru crearea altor i altor documente, se respect urmtorii pai: 1. Se selecteaz meniul File i apoi comanda Save As. 2.n caseta de dialog Save As, n caseta de text corespunztoare File name, se tasteaz numele sub care se dorete salvat ablonul. 3. Se afieaz coninutul casetei Save as type (se execut clic pe sgeata din extremitatea dreapt ) i se selecteaz din lista afiat Document Template (*.dot). 4. n caseta Save In apare automat numele dosarului n care se va face salvarea: Templates, iar sub el, lista numelor tuturor sub-dosarelor pe care le conine. n funcie de tipul ablonului creat (memo, fax, antet de pagin), se alege, prin dublu clic pe numele su, dosarul corespunztor: Memos, Letters & Faxes, General. n mod implicit, ablonul este salvat n subdosarul General. 5. Se execut clic pe butonul Save. Din acest moment documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon (template).

29 6. Se selecteaz meniul File i apoi comanda Close. Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie cele necesare fiecrui document ce se va crea ulterior pe baz ablonului respectiv. Tot ce s-a tastat n ablon nainte de salvarea acestuia va rmne definitiv n ablon. 1.3.3. Utilizarea abloanelor integrate n Word Odat ce ablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, avnd la baz textul i formatarea prestabilite (Anexa A3). ablonul poate fi folosit ori de cte ori este nevoie. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. Se selecteaz meniul File i apoi comanda New. n caseta de dialog New se execut clic, n funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul: Memos, Letters & Faxes, General. n acest moment numele ablonului apare n caseta de dialog prezentat n Figura 1.23. 2. Se execut dublu clic pe numele ablonului. Pe ecran apare un nou document coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon. 3. Se completeaz documentul cu restul informaiilor. 4. Se selecteaz meniul File si apoi comanda Save As pentru a salva documentul ca un fiier separat. ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugrile operate n acest document.

30

SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM


Srt. Lung, nr. 14

Braov

Anexa 2 (ablon FAX)

To: Company: Fax: Phone:

From: Pages: Date:

31

SOCIETATEA NATIONALA DE AUTOMOBILISM


Srt. Lung, nr. 14

Braov

Anexa 3 (Document creat din ablonul fax)

To: Company: Fax: Phone:

Domnul Cornel POPA Metrom-Braov 0268.233780 0268.233782

From: Pages: Date:

Doamna Viorica DINU 5 mari, 26 octombrie 2004

Ca urmare a cererii Dvs. privind livrarea a dou autoturisme de teren, marca Toyota, avem plcerea s v anunm c transportul va sosi n Gara Bucuretii Noi, pe data de 15.05.2004. V rugm s trimitei mputernicitul Dvs., n vederea ncheierii formalitilor de predare. V anexm alturat actele ce trebuie completate pentru a scurta timpul de ateptare la Vam. n ateptarea rspunsului Dvs.,

Cu sinceritate, Viorica DINU ef Serviciu Livrri

32

2. Gestionarea tabelelor cu aplicaia MS-Excel


Dup parcurgerea acestui capitol vei fi n msur s: creai i s formatai tabele; actualizai datele unui tabel; introducei automat date ntr-un tabel; folosii formule i funcii pentru realizarea unor calcule; ordonai dup diverse criterii datele unui tabel; introducei imagini n foaia de calcul; creai i s editai grafice; lucrai cu baze de date Excel; pregtii i s tiprii un document Excel. 2.1. Noiuni de baz 2.1.1. Caracteristicile unei aplicaii Excel Aplicaia Excel este un procesor de tabele (SpreadSheet) care manipuleaz i proceseaz date numerice organizate matricial n linii i coloane. Prin urmare, Excel ofer utilizatorului urmtoarele faciliti: Efectuarea de calcule utiliznd formule i funcii. Gestionarea unui spaiu de lucru mare, oferit de foi de calcul cu utilizri bidimensionale i tridimensionale. Utilizatorul i poate organiza lucrul genernd aplicaii complexe care s nglobeze informaii suficiente din punct de vedere cantitativ. Formatarea spaiului de lucru (celule, linii, coloane, foi de calcul), manipularea acestuia (copiere, mutare, tergere), vizualizarea (partajarea n ferestre, previzualizarea naintea tipririi) i partajarea acestuia. Portabilitatea informaiilor coninute n foile de calcul i implicit n celule, ceea ce conduce la schimbul de date ntre aplicaii de acelai tip, sau de tipuri diferite. Reprezentarea grafic a datelor numerice coninute n foile de calcul, demonstrnd faptul c diagramele sunt mai relevante i mai uor de interpretat dect prezentarea tabelar a datelor. Exploatarea i interogarea bazelor de date ( rapoarte tip registru sau liste). Astfel, se pot construi aplicaii ce nglobeaz calcul tabelar complex care pot furniza date pertinente utilizatorilor prin localizri i extrageri de informaii ce rspund unor criterii bine definite. n exploatarea bazelor de date, Excel ofer urmtoarele faciliti: a) interogarea bazelor de date prin localizri i extrageri; b) construirea unor cmpuri de criterii n care sunt fixate restriciile impuse modelului de cerere de interogare, la care trebuie s reacioneze baza de date (criterii simple, multiple, calculate) ; c) sortarea bazelor date pentru a oferi utilizatorului o mai uoar interpretarea datelor din baz sau a datelor ce tocmai au fost extrase; d) posibilitatea validrii datelor din baza de date, n scopul verificrii informaiilor ce sunt introduse n modele construite de utilizator.

33 2.1.2. Deschiderea aplicaiei Excel Pentru deschiderea aplicaiei Excel exist urmtoarele posibiliti: a) Accesarea meniului Start Programs Microsoft Excel. b) Executarea unui dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran. n ambele situaii, pe ecranul monitorului apare fereastra aplicaiei Excel. Aceasta conine trei zone funcionale: A) Panoul de comand

B) Zona de lucru

C) Bara de stare Figura 2.1. A) Panoul de comand se afl situat n partea superioar a ferestrei Excel, deasupra zonei de lucru. El este compus din: bara de titlu, bara de meniu, mai multe bare de instrumente i bara de formule (Formula bar).

Figura 2.2

Bara de titlu conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Excel) i numele fiierului
generic Excel (Book1). n extremitatea stng se afl butonul sistem , maximizare butoanele de manipulare a ferestrei Excel: minimizare nchidere . Figura 2.3. iar n partea dreapt , restaurare i de

34

Bara de meniu permite selectarea unor comenzi Excel din liste derulante corespunztoare opiunilor meniului. n extremitatea stng apare butonul sistem de control al registrului de calcul (fiierului) , iar n partea dreapt sunt poziionate cele trei butoane de manipulare a ferestrei fiierului activ.

Figura 2.4.

Barele de instrumente Standard i Formatting sunt afiate implicit. Ele conin butoane de comand, care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comand sunt autodocumentate. Cnd se plaseaz pointerul de mouse pe un buton, apare numele acestuia afiat ntr-o caset de text. Atunci cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, se realizeaz operaia corespunztoare (vezi Copy).
Bara de instrumente Standard

Bara de instrumente Formatting Figura 2.5.

Bara de formule (Formula bar) permite introducerea i editarea datelor i formulelor.


Barade formule conine urmtoarele elemente: adresa celulei curente se introduc sau se editeaz datele la un moment dat, butonul de anulare (Cancel) , butonul de editare formule (Edit Formula) confirmare (Enter) datelor sau formulelor (zona de culoare alb). n care , butonul de i zona de editare a

Figura 2.6. B) Zona de lucru reprezint suprafaa deinut de o foaie de calcul ncadrat pe de o parte de echerul ce delimiteaz rndurile i coloanele, iar pe de alt parte de barele de defilare (orizontal i vertical) n foaia de calcul. Coloanele sunt identificate prin litere, de la A la IV (max. 256 coloane), iar rndurile sunt identificate prin numere de la 1 la 65536. n partea de jos a zonei de lucru se afl zona de afiare a foilor de calcul, care precizeaz numele (etichetele) foilor de calcul implicite sau create de utilizator (Sheet1, Sheet2, Sheet3 etc.). Figura 2.7

35 Noiunea de baz cu care opereaz Excel este foaia de calcul (WorkSheet). Foaia de calcul este practic o matrice i poate fi asimilat cu un tabel format din 256 coloane i 65536 de rnduri. La intersecia unei rnd cu o coloan se afl celula. Celula Excel este principala unitate de memorare a datelor. Celula curent este celula activ n care se afl poziionat pointerul de mouse la un moment dat. Ea este afiat pe ecran ca un dreptunghi cu marginile ngroate. O celul poate fi referit printr-o adres de celul (referin de celul). Referina de celul este o combinaie dintre o liter (reprezentnd coloana) i un numr (reprezentnd rndul). De exemplu adresa de celul B4 (coloana B i rndul 4).

Celula curent Celula

Figura 2.8. Un fiier creat n Excel poart numele de registru de calcul (WorkBook) i este salvat cu extensia .XLS. Fiierul Excel poate conine pn la 256 foi de calcul, identificate prin nume (etichete). Numrul implicit de foi de calcul afiat la deschiderea unui registru de calcul este 3. Acest numr poate fi setat de utilizator (paragraful 4.1.2.4.). C) Bara de stare se afl situat la limita inferioar a ferestrei Excel. Ea conine indicatori de stare care precizeaz modul curent de lucru i starea n care se afl aplicaia Excel la un moment dat. Cele mai frecvente valori ale indicatorilor de stare sunt: Ready Excel ateapt o intrare ntr-o celul sau o comand. Edit Coninutul unei celule este corectat. Preview Se execut o operaie de previzualizare naintea imprimrii. Num A fost acionat tasta Num Lock. Caps A fost acionat tasta Caps Lock. Error Excel semnaleaz o eroare.

36

2.1.3. Deschiderea registrului (registrelor de calcul) Pentru deschiderea unui registru de calcul (fiier) existent, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda Open, sau se apas simultan tastele Ctrl+O. De asemenea, se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul Open corespunztor, prezent pe bara de instrumente Standard. n ecran va fi afiat fereastra de dialog corespunztoare, n care se va specifica locaia (calea) ce conine fiierul (registrul) care va fi deschis. Pentru deschiderea efectiv a fiierului se selecteaz fiierul dorit i se execut dublu clic pe numele lui sau se selecteaz fiierul dorit i se execut clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog.

Fiierul selectat

Butonul Open

Figura 2.9. 2. Atunci cnd se activeaz meniul File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Se va deschide fiierului dorit n urma execuiei unui clic pe numele acestuia. 3. n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit. 4. Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi se execut dublu clic pe numele fiierului.

37

Pentru deschiderea mai multor registre de calcul se poate folosi una din metodele precizate mai sus. Pe ecran fiierele vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (prezent n partea de jos a ferestrei Excel) sau n opiune Window prezent n bara de meniu. 2.1.4. Crearea unui nou registru de calcul si salvarea acestuia Un registru de calcul (workbook) este un fiier proiectat pentru stocarea i organizarea unor foi de calcul (worksheet), n care sunt pstrate efectiv datele i se efectueaz calcule. Pentru crearea unui registru de calcul, se poate alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda New, sau se apas simultan tastele Ctrl+N. 2. Se poate executa clic cu mouse-ul pe butonul New corespunztor prezent pe bara de instrumente Standard. 3. Dac aplicaia Explorer este deschis, se selecteaz locaia (directorul) n care va fi salvat registrul de calcul i apoi se execut clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual afiat, se alege comanda New Excel Worksheet. Pentru salvarea unui registru de calcul existent, pe harddisk sau dischet se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran va fi afiat fereastra Save As n care se va transmite locaia (pe harddisk sau dischet) n care va fi salvat registrul de calcul respectiv.
Locaia n care va fi salvat registrul de calcul

Numele registrului de calcul

Tipul registrului de calcul

Figura 2.10.

38 Pentru salvarea unui registru de calcul existent sub alt nume, n alt forma i n alt loc se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran se va afia fereastra Save As corespunztoare, n care se vor transmite: calea unde va fi salvat registrul de calcul (Save in:), noul nume (File name) i tipul dorit (Save as type).
Calea unde va fi salvat registrul de calcul

Noul nume

Tipul registrului de calcul

Figura 2.11. Registrul de calcul poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii se alege una dintre urmtoarele variante: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n fereastra Save As corespunztoare, se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). 2. Se activeaz meniul File i se alege comanda Save as Web Page. 2.1.5. nchiderea registrului de calcul i a aplicaiei Excel Pentru nchiderea unui registru de calcul, fr nchiderea aplicaiei Excel, se activeaz meniul File i se alege comanda Close, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei de aplicaie (Figura 2.12.).

39

Figura 2.12. Pentru nchiderea aplicaiei Excel se activeaz meniul File i se alege comanda Exit, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei Excel. 2.1.6. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac ajutorul nu este prezent n ecran, el se va activa din meniul Help i comanda Show the Office Assistant, sau din butonul Help prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii n ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate. Dac se acioneaz clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ. n cmpul Type your question here se formuleaz ntrebarea apoi se caut executnd clic pebutonul Search. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel c se pot citi indicaiile precizate.

40

Figura 2.13.

Figura 2.14.

Asistentul se mai poate activa i dac se apas tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se va executa clic cu butonul dreapta mouse pe imagine i din meniul contaxtual se alege comanda Hide. 2.2. Personalizarea /modificarea setrilor de baz 2.2.1. Schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul i a dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran Pentru schimbarea modului de vizualizare a foii de calcul se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. n ecran se deschide fereastra de dialog Options i se execut clic pe butonul View. Se pot modifica opiuni implicite ale aplicaiei Excel, ca de exemplu: afiarea barei de formule, a barei de stare, afiarea liniilor de grid etc. Opiunile implicite sunt precedate de o caset de validare care conine o bif. Printr-un simplu clic de mouse pe caseta de validare corespunztoare unei opiuni, aceasta se anuleaz sau se activeaz. De exemplu, pentru anularea afirii n ecran a barei de formule, se acioneaz clic pe caseta de validare care precede opiunea Formula Bar.

41

Figura 2.15. Pentru schimbarea dimensiunii de vizualizare a paginii pe ecran se activeaz meniul View i se alege comanda Zoom, sau se execut clic pe butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard. n ecran se deschide caseta de comand Zoom din care se va alege dimensiunea dorit

Figura 2.16.

42 2.2.2. Modificarea afirii barelor de instrumente Afiarea /anularea pe /de pe ecran a barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif (Figura 2.16). Pentru afiarea/anularea anumitor bare cu instrumente, se execut clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.

Figura 2.17. 2.2.3. Personalizarea /modificarea barelor de instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i se alege comanda Toolbars. n ecran este afiat fereastra care conine denumirea barelor cu instrumente i se execut clic pe comanda Customize. n caseta de dialog Customize se execut clic pe butonul Toolbars, pentru a se alege bara de instrumente care va fi personalizat. S-a ales, de exemplu, bara de instrumente Standard.

43

Figura 2.18. Se execut clic pe butonul Commands i se va afia lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit executnd clic pe numele lui i se trage apoi cu mouse-ul n/din bara de instrumente.

Figura 2.19.

44 2.2.4. Modificarea unor opiuni implicite ale aplicaiei Excel (de exemplu, numrului de foi de calcul din registrul curent) Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. Se va deschide fereastra de dialog Options. Se activeaz butonul General i apoi n opiunea Sheets in new workbook (Foi ntr-un registru de calcul nou) se precizeaz numrul foilor de calcul. n figura de mai jos s-au ales patru foi de calcul.

Figura 2.20. Se nchide registrul de calcul curent prin comenzile File, Close. Se deschide un registru de calcul nou prin comenzile File, New. Acesta va conine patru foi de calcul. 2.3. Operaii de baz 2.3.1. Introducerea datelor n foaia de calcul Introducerea valorilor numerice n foaia de calcul. Valorile numerice sunt combinaii de cifre de la 0 la 9 i caractere specifice + (adunare) (minus) , (virgula) . (punct) % (procent) $ (dolar) / (fracie) E (exponent). O valoare numeric poate fi un numr ntreg (230), un numr zecimal (340.75), o fracie ntreag (3/4) sau un numr n notaie tiinific (3.08E+10).

45 Pentru introducerea valorilor numerice ntr-o celul, se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz numrul dorit. Numrul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se apas apoi tasta Enter, sau clic pe butonul Enter prezent n bara de formule. Valorile numerice se vor alinia n mod implicit n partea dreapt a celulei.
Butonul Cancel Bara de formule Butonul Enter

Se introduce numrul 3400 n celula de adres C3

Figura 2.21. Dac se dorete eliminarea numrului afiat n bara de formule se execut clic pe butonul , sau se apas tasta BackSpace. Dac numrul nu ncape n celul, Excel Cancel redimensioneaz n mod automat celula respectiv sau va folosi notaia tiinific, afind mai puine zecimale. n situaia n care Excel afieaz ntr-o celul numrul cu notaia tiinific sau plaseaz un ir de diez (######), trebuie redimensionat limea coloanei respective (vezi subcap. 2.3.5. Modificarea limii coloanei i nlimii rndului). Excel nregistreaz ntotdeauna intern numrul scris, indiferent de ceea ce afieaz n celul. Dac celula este activ, se poate vedea valoare subadiacent afiat pe bara de formule.

46

Valoarea subadiacent

Sir de semne diez

Notaia tiinific

Figura 2.22. Introducerea valorilor de text (etichete) n foaia de calcul O valoare de text (o etichet) poate fi format din orice combinaie de caractere alfanumerice, inclusiv numere i simboluri existente pe tastatur. Pentru a introduce o valoare de text ntr-o celul a foii de calcul curente, se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz o valoare de text. Textul apare afiat simultan n dou locuri: n bara de formule (Formula bar) i n celula curent. Se apas apoi tasta Enter, sau prezent n bara de formule. Valorile de text se vor alinia n mod clic pe butonul Enter implicit n partea stng a celulei.

Figura 2.23.

47 Dac n celulele adiacente nu apare nici o informaie, Excel permite textelor mai lungi s fie suprapuse peste celulele din dreapta. Dac celulele adiacente conin informaie, textul mai lung este trunchiat. ns, la fel ca n cazul valorilor numerice, Excel nregistreaz corect valoarea de text i este afiat pe bara de formule cnd celula este activ.
Text suprapus peste celulele goale Text alineat implicit la stnga

Text trunchiat

Figura 2.24. Dac se introduce o valoare numeric, o dat calendaristic sau or, care trebuie nregistrate ca text, vor fi precedate de apostrof () Introducerea comentariilor ntr-o celul Pentru a introduce comentarii ntr-o celul se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Comment. Se scrie un mesaj sub numele afiat (Figura 2.24) i apoi se execut clic pe orice celul pentru a nchide operaia. Celula care conine un comentariu va avea un triunghi rou n colul dreapta sus.

Figura 2.25. Pentru vizualizarea tuturor comentariilor din foaia de calcul, se alege comanda Comments din meniul View. Introducerea de formule simple n foaia de calcul Una din funciile importante ale programului Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor (ecuaiilor). O formul este o ecuaie care calculeaz o nou valoare folosind nite valori. Formulele conin una sau mai multe adrese de celule, numere, operatori matematici. Operatorii matematici utilizai n formule sunt: adunare (+), scdere (-), nmulire (*), mprire (/), ridicare la putere (^) i parantezele rotunde ( ) care schimb ordinea de evaluare. Toate

48 formulele ncep cu semnul egal (=). Semnul egal indic nceputul unei operaii matematice i i arat programului Excel c trebuie s nregistreze ecuaia care urmeaz dup formul. De exemplu : =A1+A2-A3; =A5/10*2 ; =30+75-20. Pentru a introduce o formul simpl ntr-o celul, se utilizeaz unul dintre urtoarele moduri: 1. Introducerea formulei folosind tastatura. Pentru introducerea formulei folosind tastatura se face poziionarea pe celula respectiv cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz formula, care ncepe obligatoriu cu semnul egal (=). Se apas apoi tasta Enter, sau se execut clic pe butonul Enter formule. prezent n bara de

Figura 2.26. 2. Introducerea formulei folosind mouse-ul: Pentru introducerea formulei folosind mouse-ul se face poziionarea pe celula respectiv (vezi E3), cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sgei. Se tasteaz semnul egal (=) pentru a ncepe formula. Se execut clic pe prima celul care va fi introdus n formul (vezi B3), apoi se introduce operatorul aritmetic (vezi +). Cnd se execut clic pe celul, ea va fi nconjurat de un chenar pulsant, iar adresa (referina) celulei apare n bara de formule. Se repet procedura i pentru celelalte celule referite n formul apoi se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule.
Referina celulei n bara de formule

Chenar pulsant

Figura 2.27. Dac formula a fost introdus corect, n celula curent se va afia rezultatul formulei, iar n bara de formule va fi afiat formula.

49

Formula

Rezultatul formulei

Figura 2.28. Dac formula genereaz ca rezultat mesajul Error in Formula, nseamn a fost folosit un operator necunoscut sau s-a scris greit formula. Dac formula nu ncepe cu semnul egal (= ), Excel va interpreta ecuaia ca valoare de text. Utilizarea funciilor Undo i Redo Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru activarea acestei funcii se alege comanda Undo din meniul Edit, sau se execut clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard. Funcia Undo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Z. Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru activarea acestei funcii se din bara alege comanda Redo din meniul Edit, sau se execut clic pe butonul corespunztor de instrumente Standard. Funcia Redo mai poate fi activat i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Y. 2.3.2. Selectarea datelor a) Selectarea unei celule, sau a unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea unei celule se realizeaz n mai multe moduri: Prin folosirea mouse-ului executnd clic pe celula dorit. Prin utilizarea tastelor sgei. Prin utilizarea comenzii Go to din meniul Edit. Dac se activeaz comanda Go To, n ecran se deschide fereastra GoTo. n caseta Reference se tasteaz adresa (referina) celulei dorite i apoi se execut clic pe butonul OK.

50

Figura 2.29. b) Selectarea unui grup de celule adiacente sau neadiacente. Selectarea unui grup de celule (numit i domeniu) se realizeaz n mai multe moduri: Selectarea unui grup de celule cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta, se plaseaz indicatorul de mouse pe prima celul din grup. Se ine apsat butonul stnga mouse i se trage (gliseaz) cu mouse-ul peste celelalte celule din grup. Dac se dorete selectarea unor grupuri de celule neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl. Cnd s-a terminat selecia, se elibereaz butonul mouse.

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Selectarea unui grup de celule cu ajutorul tastaturii.


Pentru aceasta, cu ajutorul tastelor sgei, se va intra n prima celul din grup. Se ine apsat tasta Shift, apoi se apas tasta cu sgeata corespunztoare pentru a selecta celelalte celule din grup. Pentru a selecta i grupuri de celule neadiacente se apas simultan tastele Shift+F8. Pe bara de stare apare butonul ADD, indicnd faptul c se poate selecta un alt grup. La sfrit se apas din nou tastele Shift+F8.

Figura 2.30.

51

Au fost selectate grupuri de celule neadiacente

Figura 2.31.

Butonul ADD pe bara de stare

c) Selectarea unui rnd sau a unei coloane. Pentru a selecta un rnd sau o coloan (n ntregime) se execut clic cu butonul stnga mouse pe numrul rndului, sau litera coloanei. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane adiacente, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage peste restul domeniului. Dac se dorete selectarea mai multor rnduri sau coloane neadiacente, se ine apsat tasta Ctrl.

52

Figura 2.32. d) Selectarea foilor de calcul. Pentru a selecta ntreaga foaie de calcul se execut clic pe butonul de selecie total aflat n partea stng sus a foii de calcul, la intersecia rndurilor cu coloanele. Pentru selectarea mai multor foi de calcul se selecteaz prima foaie de calcul executnd clic cu mouse-ul pe eticheta ei. Se ine apsat tasta Ctrl i se execut clic pe eticheta altei foi de calcul.

Figura 2.33. Pentru selectarea tuturor foilor de calcul din registrul de lucru curent se plaseaz pointerul de mouse pe eticheta primei foi de calcul. Se execut clic cu butonul dreapta mouse i din meniul contextual afiat, se alege comanda Select All Sheets.

53

Figura 2.34. 2.3.3. Copiere, Mutare, tergere a) Copierea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Copierea i mutarea coninutului unor celule este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Operaia de copiere se poate realiza n mai multe moduri: Copierea coninutului unor celule folosind comenzile Copy i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Copy. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

Figura 2.35. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul se va face activarea ei executnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se activeaz apoi meniul Edit i comanda Paste.

54

Figura 2.36. Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat coninutul Clipboard-ului. Se poate alege una dintre opiunile: All (totul), Formulas (formule), Values (valori), Formats (formate), Comments (comentarii).

Copierea coninutului unor celule folosind butoanele Copy i Paste din bara de instrumente Standard. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se
execut clic pe butonul Copy . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul se va face deschiderea acestuia, i apoi poziionarea. Se execut clic pe butonul Paste .

Copierea coninutului unor celule folosind combinaii de taste.


Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi copiat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+C. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face copierea. Dac copierea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac copierea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea Se apas apoi simultan combinaia de taste Ctrl+V. b) Mutarea coninutului unor celule n cadrul foii curente, n alt foaie sau n alt registru de calcul. Operaia de mutare se poate realiza n mai multe moduri: Mutarea coninutului unor celule folosind comenzile Cut i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Cut. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz.

55

Figura 2.37. Se face poziionarea (clic cu butonul stnga mouse) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul, se va face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste.

Figura 2.38.

Mutarea coninutului unor celule folosind butoanele Cut i Paste din bara de instrumente
Standard. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se execut clic pe butonul Cut . Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarease face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (Sheet2) i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul, se face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se execut clic pe butonul Paste .

56 Mutarea coninutului unor celule folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi mutat. Se acioneaz simultan combinaia de taste Ctrl+X. Celulele vor fi nconjurate de un dreptunghi punctat care pulseaz. Se face poziionarea (se execut clic) pe celula din colul stnga sus al domeniului n care se face mutarea. Dac mutarea se face n alt foaie de calcul, se va face activarea ei acionnd clic pe eticheta corespunztoare din zona de etichete (vezi Sheet2), i apoi se face poziionarea. Dac mutarea se face n alt registru de calcul ,se face deschiderea acestuia i apoi poziionarea. Se apas simultan combinaia de taste Ctrl+V. c) tergerea coninutului celulelor pentru o selecie de celule dat. Operaia de tergere se poate realiza n mai multe moduri: tergerea coninutului celulelor folosind comanda Clear Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea de tergere dorit (All, Formats, Contents, Comments). n exemplul prezentat, s-a ales opiunea All, care terge att coninutul ct i formatele.

Figura 2.39. tergerea coninutului celulelor utiliznd tasta Delete. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se acioneaz tasta Delete. Se va terge doar coninutul celulelor. tergerea coninutului celulelor utiliznd comanda Delete. Pentru realizarea acestei operaii se selecteaz celulele al cror coninut va fi ters. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog corespunztoare (Figura 2.30) i se alege modalitatea de tergere dorit. Comanda Delete terge att coninutul ct i formatele celulelor referite.

57

Figura 2.40 2.3.4. Cutare i nlocuire a) Folosirea comenzii Find (cutare) pentru un anume coninut al unei celule Cutarea rapid a datelor n foaia de calcul se realizeaz cu ajutorul comenzii Find. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit i apoi comanda Find. n ecran se deschide fereastra Find. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat. Se execut clic pe butonul Find Next. n mod implicit cutarea are loc n linie sau coloan, n ntreaga foaie de calcul. De fiecare dat, cnd a fost gsit valoarea respectiv, se ntrerupe cutarea iar valoarea apare selectat. Se reia procesul de cutare acionnd din nou butonul Find Next.

Figura 2.41. b) Folosirea comenzii Replace (nlocuire) pentru un anume coninut al unei celule. nlocuirea rapid a unor date cu alte date se realizeaz cu ajutorul comenzii Replace. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit i apoi comanda Replace. Se deschide fereastra Replace. n cmpul Find what se va introduce valoarea care trebuie cutat i nlocuit, iar n cmpul Replace with se va introduce valoarea de nlocuire i se va executa clic pe butonul

58 Replace. Dup nlocuire se poate continua procesul de cutare i nlocuire executnd clic pe butonul Find Next. Dac se dorete nlocuirea peste tot, se acioneaz butonul Replace All.

Figura 2.42. f 2.3.5. Rnduri i coloane n foaia de calcul a) Inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul. Pentru inserare de rnduri i coloane n foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: Inserare de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Insert. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Rows pentru inserarea unei linii, sau se alege comanda Columns pentru inserarea unei coloane.

Figura 2.43.

59

Inserare de rnduri i coloane folosind mouse-ul. Se selecteaz o celul deasupra creia se dorete inserarea unui rnd nou, sau la stnga creia se dorete inserarea unei coloane noi. Se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Insert. Se afieaz caseta de dialog Insert i se alege opiunea Entre row, pentru inserare linii, sau opiunea Entre column, pentru inserare coloane.

Figura 2.44. b) Modificarea limii coloanei i nlimii rndului. Pentru modificarea limii coloanei se alege una dintre variantele urmtoare: Modificarea manual a limii coloanei. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura din dreapta a capului de coloan, n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd spre dreapta i spre stnga. Se trage indicatorul de dimensionare spre stnga sau spre dreapta, pentru a modifica limea coloanei. Modificarea limii coloanei cu ajutorul comenzii Column Width. Se selecteaz o celul din coloana de redimensionat. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Column Width. n caseta de text Column Width se scrie noua dimensiune i se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.45.

Figura 2.46.

60 Pentru modificarea nlimii rndului, se alege una dintre variantele urmtoare: Modificarea manual a nlimii rndului. Se plaseaz pointerul de mouse pe latura inferioar a capului de rnd n aa fel nct s ia forma unui indicator de dimensionare cu sgei indicnd n sus i n jos. Se trage indicatorul de dimensionare n sus sau n jos, pentru a modifica nlimea rndului. Modificarea nlimii rndului cu ajutorul comenzii Row Height. Se selecteaz o celul din rndul de redimensionat. Se activeaz meniul Format i apoi comanda Row Height. n caseta de text Row Height, se scrie noua dimensiune i se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.47.

Figura 2.48.

Dac se dorete redimensionarea automat a rndurilor i a coloanelor, se poate alege comanda AutoFit. c) tergerea rndurilor i coloanelor din foaia de calcul. Pentru tergerea de rnduri i coloane din foaia de calcul, se alege una dintre variantele urmtoare: tergerea de rnduri i coloane folosind comenzi ale meniului Edit. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea Entier row pentru tergere linie, sau opiunea Entier column pentru tergere coloan.

Figura 2.49.

61 tergerea de rnduri i coloane folosind mouse-ul. Se selecteaz o celul din rndul sau coloana de ters. Se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Delete. Se afieaz caseta de dialog Delete i se alege opiunea Entre row pentru tergere linie, sau opiunea Entier column pentru tergere coloan. 2.3.6. Sortarea datelor a) Sortarea datelor dup o singur coloan. Excel memoreaz datele n ordinea introducerii lor. n anumite situaii se cere ordonarea cresctoare sau descresctoare a acestora, pe baza valorilor dintr-una sau mai multe coloane. Pentru sortarea rapid a unui tabel pe baza unei singure coloane, se execut clic pe captul coloanei sau pe o celul din coloana respectiv. n bara de instrumente Standard se execut clic pe butonul Sort Ascending pentru sortare descresctoare coloana MEDIA OBTINUTA. pentru sortare cresctoare, sau clic pe butonul Sort Descending . n exemplul din Figura 2.50. tabelul este sortat cresctor dup

Figura 2.50. b) Sortarea datelor dup mai multe coloane. Pentru sortarea unui tabel pe baza a dou sau trei coloane, se execut clic pe o celul din tabelul ce va fi sortat. Din meniul Data se alege comanda Sort. Excel va selecta ntregul tabel i va afia caseta de dialog Sort. Se selecteaz din caseta cu list derulant Sort by cmpul principal pentru operaia de sortare. Se alege apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe prima caset cu list derulant Then by i se alege a doua coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe a doua caset cu list derulant Then by i se alege a treia coloan pentru sortare. Se precizeaz apoi ordinea de sortare ascendent sau descendent. Se execut clic pe butonul OK pentru a efectua sortarea. n Figura 2.51. tabelul este sortat cresctor dup coloanele NR.GRUPA i NOTA LA TEST i descresctor dup coloana MEDIA OBTINUTA.

62

Figura 2.51. 2.4. Formule i funcii 2.4.1. Formule aritmetice i logice Folosirea formulelor aritmetice i logice de baz ntr-o foaie de calcul. Una dintre funciile importante Excel este capacitatea de a calcula valori cu ajutorul formulelor i funciilor. O formul aritmetic este o expresie care poate s combine valori, referine de celule, nume de celule sau domenii (grup de celule) i operatori matematici. Caracteristicile unei formule aritmetice sunt urmtoarele: ncepe cu semul egal (=). Dac acesta este omis, Excel consider formula ca fiind un text. Folosete unul sau mai muli operatori aritmetici. n aceast situaie, Excel respect regulile obinuite din algebr care devin reguli de executare a operaiilor. Regulile de executare impun ca primele s fie efectuate calcule exponeniale, apoi nmulirile i mpririle, iar la sfrit adunrile i scderile. Dac ntr-o formul sunt mai muli operatori de acelai tip, efectuarea calculelor se va face de la stnga la dreapta. Poate s conin referine de celule (de exemplu A2, B3, C7 etc.), deoarece Excel va citi coninutul celulei respective ca i cum ar fi introdus n formul. Aadar, formula = A2+B2-C2 indic programului Excel urmtorul lucru: citete coninutul celulei A2, l adaug la coninutul celulei B2, apoi scade coninutul celulei C3. Avantajul oferit de prezena adreselor de celule n formule este acela c n momentul n care s-au modificat valorile existente n celule se va modifica i rezultatul formulei. Pentru a controla ordinea operaiilor n formule, se folosesc parantezele rotunde ().

63 Construirea formulelor prin exemple: a) Adunarea numerelor. Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

Figura 2.52. S se calculeze cantitatea total vndut din fiecare produs pe trimestrul I (Figura 2.53. eticheta TOTAL). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul tastaturii. Pentru aceasta se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (Figura 2.53. celula E4). Se tasteaz formula = B4+C4+D4 i se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. Dac formula a fost tastat corect, n celula E4 se afieaz rezultatul, iar n bara de formule este afiat formula. Se repet procedura pentru celelalte produse.

Figura 2.53. S presupunem c la tastarea formulei s-a omis semnul egal (=). n aceast situaie, n celula E4 va fi afiat formula ca valoare de text.

Figura 2.54. Deoarece n formul s-au folosit referine de celule, dac se modific coninutul celulei B4 (se va nlocui valoarea 3000 cu valoarea 4500) automat se va recalcula formula.

64

Coninut celul modificat

Noul rezultat

Figura 2.55. b) nmulirea numerelor. Se presupune c n foaia de calcul curent (Sheet1) a fost creat tabelul urmtor:

Figura 2.56 S se calculeze valoarea fiecrui produs vndut pe trimestrul I (Figura 2.57. coloana VALOARE). Pentru exemplificare se va introduce formula cu ajutorul mouse-ului. Pentru aceasta se selecteaz celula n care se nscrie cantitatea total (vezi celula D4) i se tasteaz semnul egal (=). Se execut clic pe celula B4. Se tasteaz semnul nmulire (*) i apoi clic pe celula C4. Se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. Se repet procedura pentru celelalte produse.

Figura 2.57.

65 Editarea (corectarea) unei formule. Dac o formul a fost introdus greit, ea poate fi corectat. Pentru aceasta se selecteaz celula care conine formula i se apas tasta cheie funcional F2 sau se execu clic pe butonul Edit formula din bara de formule. Formula va fi afiat n bara de formule, se va corecta i apoi se apas tasta Enter sau se execut clic pe butonul Enter din bara de formule. S presupunem c n exemplul din urmtoare s-a tastat din greeal operatorul adunare (+), n locul celui de nmulire (*). Pentru corecie se va edita formula.

Figura 2.58. n urma editrii, rezultatul va fi cel dorit. Folosirea instrumentului de AutoFill(completare automat) pentru a copia sau incrementa serii de date. Cea mai simpl metod de introducere a unor date care se repet sau formeaz o serie aritmetic const n utilizarea funciei AutoFill. Aceast funcie poate fi executat foarte uor cu ajutorul mouse-ului sau prin comenzi de umplere din meniul Edit. Funcia AutoFill realizat cu ajutorul mouse-ului. Se alege una dintre variantele urmtoare: a) Pentru a repeta o valoare se introduce textul sau numrul n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Marcajul de umplere se gsete n colul dreapta jos al celulei selectate i are forma unui semn plus (+). Cu aceast form a pointerului de mouse, se trage (drag and drop) peste toate celulele n care se dorete copierea. n felul acesta se obine o list cu noi valori.

Figura 2.59.

Figura 2.60.

66 b) Pentru a crea un ir simplu de numere se introduce numrul de start n prima celul i se execut clic pe marcajul de umplere. Se ine apsat tasta Ctrl n timp ce se trage marcajul de umplere. Se genereaz o list care ncepe cu numrul iniial i n care celelalte numere sunt incrementate cu valoarea 1.

Figura 2.61.

Figura 2.62.

c) Pentru a crea o list de luni sau zile se introduce prima valoare din list (poate fi i n forma prescurtat, vezi ian) i se trage marcajul de umplere.

Figura 2.63. d) Pentru a extinde o list de date calendaristice se introduce data calendaristic, n orice format, n celula dorit i se trage marcajul de umplere.

Figura 2.64.

Figura 2.65.

67 Folosirea comenzilor de umplere. Pentru a realiza operaii simple de copiere se poate folosi o colecie de comenzi de umplere ale meniului Edit. Aceste comenzi permit copierea coninutului unei celule ntr-un grup de celule adiacente selectate. Pentru realizarea acestei operaii se plaseaz pointerul de mouse pe celula al crei coninut va fi copiat, apoi se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se alege direcia de umplere.

Figura 2.66.

Crearea unei serii de date.


Dac se dorete crearea unei serii personalizate se plaseaz pointerul de mouse pe celula care conine valoarea de start i se trage cu mouse-ul peste celulele care vor fi umplute. Se activeaz meniul Edit i se alege comanda Fill. Din submeniul afiat, se comanda Fill Series. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog corespunztoare, care permite transmiterea tipului de valori i a tipului de dat. Se pot transmite pasul (Step value) i valoarea de oprire (Stop value) a generrii seriei. n exemplul de mai jos, s-a creat o serie linear cu pasul valoarea 5.

Figura 2.67.

Figura 2.68.

68 nelegerea i folosirea referinei relative a celulei n formule sau funcii Referinele de celule sunt utilizate n formule i funcii i indic poziia celulei al crei coninut este preluat n formula/funcia respectiv. O referin identific i un grup de celule adiacente (alturate) numit domeniu (range). Referina (adresa) domeniului este dat de adresa celulei din colul stnga sus urmat de ( : ) i adresa celulei din colul dreapta jos. De exemplu D2:E5, sau B3 :E10.

celul domeniu

Figura 2.69. n construirea formulelor, Excel folosete mai multe tipuri de referine: relative (implicit), absolute i referine cu ajutorul numelor sau etichetelor. Cu ajutorul referinelor se pot utiliza date existente n diferite pri ale foii de calcul, sau se poate utiliza rezultatul unei formule n alt formul. De asemenea, se pot accesa date existente pe alt foaie de calcul, sau date din alt registru de calcul. Referina relativ este referina implicit care se modific prin operaia de copiere (de exemplu A2, D5, E7 etc.). Atunci cnd se copiaz o formul care conine referine de celule, Excel modific formula n mod automat i anume: Dac se efectueaz copierea formulei pe coloan, se va modifica automat numrul rndului. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula E5 se modific automat n formula = B5+C5+D5.

Figura 2.70.

Dac se realizeaz copierea formulei pe un rnd se va modifica automat numrul coloanei. De exemplu, formula =B4+C4+D4 memorat n celula E4, prin copierea n celula F4 se modific automat n formula = C4+D4+E4.

69

Figura 2.71. nelegerea i folosirea referinei absolute a celulei n formule sau funcii Referina absolut nu i schimb coordonatele prin operaia de copiere. Ea refer ntotdeauna aceeai celul. Pentru a transforma o adres relativ n adres absolut se va pune simbolul dolar ($) n faa rndului i coloanei care trebuie s rmn constante. Pentru transformarea rapid a unei referine relative n referin absolut se acioneaz dublu clic pe celula a crei referin se va absolutiza. Se plaseaz poinerul de mouse n faa literei coloanei i se acioneaz tasta cheie funcional F4.

Figura 2.72. Exemplul din figura urmtoare prezint copierea formulei din celula E4 n celulele F4 i F6. Deoarece n formul s-au folosit adrese absolute, rezultatul formulei nu se schimb.

Figura 2.73

70 Referina prin nume sau etichet de domeniu (grup de celule adiacente). Pentru a crea un nume de domeniu se selecteaz domeniul cruia i se va atribui un nume. Se activeaz meniul Insert, se alege comanda Name i apoi Define. n ecran este afiat caseta Define Name i n zona Names in workbook se introduce numele domeniului i apoi se execut clic pe butonul Add. Numele domeniului nu trebuie s conin spaii sau caractere speciale.

Figura 2.74. 2.4.2. Lucrul cu funcii Folosirea funciei SUM. Pentru a efectua ntr-o foaie de calcul mai multe operaii de prelucrare cu numere i text, Excel permite folosirea funciilor. Funciile sunt formule gata elaborate, care execut o serie de operaii cu o gam de valori specificate i genereaz o singur valoare. Excel conine o colecie de peste 200 de funcii, grupate pe categorii (vezi matematice, statistice, financiare etc.). Fiecare funcie este introdus n foaia de calcul folosind o anumit sintax, adic o anumit structur, pentru ca Excel s poat calcula corect rezultatul. O funcie conine urmtoarele trei elemente: a) Semnul egal (=) specificnd o formul. b) Numele funciei care poate fi introdus n ntregime sau abreviat, cu litere mari, mici sau combinate (de exemplu SUM, Average, MAX etc.). c) Lista de argumente specificat ntre paranteze rotunde ( ), iar argumentele sunt separate prin virgula (,). Argumentele unei funcii pot fi: valori, referine de celule, referine de domenii, nume de domenii sau chiar alte funcii. Numrul maxim de argumente ntr-o funcie este 30. Funcia SUM, este cea mai utilizat funcie din colecia Excel. Ea calculeaz total pentru un grup de celule. Deoarece este folosit foarte des, pe bara de instrumente Standard apare butonul AutoSum . Pentru a calcula totalul unei linii sau coloane de numere folosind funcia SUM, se execut clic cu mouse-ul pe celula n care se va introduce funcia SUM (de regul se selecteaz celula din dreapta sau de sub ultimul numr din linia, respectiv coloana de sumat (n exemplul din . Excel introduce Figura 2.75. s-a selectat celula E4). Se execut clic pe butonul AutoSum funcia SUM pe bara de formule i va selecta n mod automat un grup de celule alturare ca argumente pentru funcie. Se va apsa tasta Enter sau butonul Enter de pe bara de formule.

71

Figura 2.75. Folosirea funciei AVERAGEe (media aritmetic) Pentru introducerea funciilor in foaia de calcul, Excel ofer comanda special Function din meniul Insert. Aceast comand deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit. Dac s-a ales funcia dorit, se deschide caseta pentru introducerea argumentelor funciei alese. Pentru exemplificare vom folosi funcia statistic AVERAGE care calculeaz valoarea medie a unor numere (Figura 2.78. coloana MEDIA OBTINUT). Pentru aceasta se selecteaz celula n care se va afia rezultatul funciei (s-a selectat celula E4). Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Function. Din fereastra Paste Function se aleg categoria i funcia (vezi categoria Statistical i funcia AVERAGE ) i se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.76.

72 Se va afia caseta de dialog prezentat mai jos n care se transmit argumentele (n exemplul din figura urmtoare s-a ales ca argument adresa domeniului C4:D4) i se execut apoi clic butonul OK.

Figura 2.77. Argumentele funciei se pot transmite i prin selecie. Pentru aceasta se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sgeat mic roie din dreapta casetei de text Number1. Caseta de dialog va fi micorat i este vizibil caseta de text n care se introduce selecia. Se selecteaz celulele care conin datele pentru calculul mediei aritmetice, se elibereaz butonul mouse i se apas tasta Enter. Caseta de dialog i va recpta dimensiunea iniial, iar grupul de celule selectat va fi afiat n caseta de dialog.

Figura 2.78. Fereastra de dialog Paste Function poate fi activat i executnd clic pe butonul corespunztor de pe bara de instrumente Standard.

Recunoaterea mesajelor standard de eroare asociate formulelor Dac Excel nu tie cum s trateze anumite formule sau funcii inserate n foaia de calcul, afieaz n celulele corespunztoare mesaje de eroare. Mesajele de eroare sunt precedate de simbolul diez (#) i sunt urmate de semnul exclamrii (!). Cele mai obinuite mesaje de eroare sunt urmtoarele: #DIV/0 ! Mesajul de eroare apare cnd s-a efectuat o mprire la zero.

73 #N/A! Mesajul de eroare apare cnd rspunsul nu poate fi dat, pentru c lipsete o informaie. #NAME! Mesajul de eroare apare cnd Excel nu recunoate un nume de domeniu declarat cu ajutorul comenzii Define existent n meniul Insert-Name #NULL! Mesajul de eroare apare cnd s-a introdus o referin de celul pe care Excel nu o nelege. #NUM! Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o anumit formul exist probleme cu anumite numere, n sensul c nu se ncadreaz n domeniul corespunztor. #REF! Mesajul de eroare apare atunci cnd ntr-o formul sau funcie se folosete o celul, care n prealabil a fost tears. #VALUE! Mesajul de eroare apare cnd se folosesc n formule operatori sau date necorespunztoare. 2.5. Formatarea unei foi de calcul 2.5.1. Formatarea celulelor (grupurilor de celule) Formatarea celulelor pentru a afia diverse stiluri de numere Formatarea eficient a foii de calcul este esenial pentru prezentarea unor date compatibile importante. Formatarea coninutului unei celule nu modific modul n care Excel nregistreaz datele intern, ci numai modul n care apar informaiile pe ecran i la tiprire. Pentru a modifica formatul numeric pentru o celul sau un grup de celule se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se selecteaz meniul Format i se alege comanda Cells n caseta de dialog Format Cell se execut clic pe butonul Number.

Figura 2.79

74 Din caseta cu list Category se alege categoria Number. Se specific, dac este cazul, numrul de zecimale. n mod implicit, Excel afieaz dou zecimale. Dac se renun la zecimale, numrul va fi rotunjit corespunztor (de exemplu numrul 5.77 devine 5.8) Rotunjirea numerelor nu afecteaz ns eventualele formule generate n foaia de calcul, deoarece Excel va folosi numerele introduse iniial. n cazul numerelor cu multe cifre se utilizeaz simbolul virgula (,) ca i separator de mii, iar pentru valorile negative se poate alege modul de afiare dorit. Formatarea celulelor pentru a afia diverse simboluri monetare Formatul Currency afieaz valoarea cu simbol monetar (implicit simbolul $). Dac simbolul prestabilit pentru formatul monetar nu corespunde cerinelor utilizatorului, din lista derulant a rubricii Symbol se alege simbolul monetar dorit. Dac n celul s-a introdus o valoare negativ, modul de afiare a acesteia se poate alege din rubrica Negative Numbers. Pentru alegerea formatului monetar pentru o celul sau un grup de celule se selecteaz celula au grupul de celule n cauz. Se activeaz apoi meniul Format i se alege comanda Cells. n caseta de dialog Format Cells i se execut clic pe butonul Number. Din rubrica Category se alege Currency.

Figura 2.80. Formatul monetar poate fi activat i cu ajutorul butonului Currency prezent pe bara de instrumente Formatting. Ca o particularitate, Excel 2000 accept moneda Euro, care spre deosebire de yeni sau lire sterline (care sunt ncorporate n Excel), necesit activarea unei componente incluse la cerere. Astfel, se activeaz meniul Tools i se alege comanda Add-Ins, care activeaz lista de

75 componente incluse la cerere. Se selecteaz apoi opiunea Euro Currency Tools. Pe bara de instrumente Formatting, se va afia butonul Euro Dolar ( ). Formatarea celulelor pentru a afia numere drept procent Formatul Procent Style (Stil procent) nmulete valoarea cu 100 i adaug simbolul pentru procent. Acest format funcioneaz foarte bine cu numere exprimate ca zecimale sau cu numere care reprezint rezultatele unor formule care calculeaz procentaje. Singura opiune pentru formatul procent este stabilirea numrului de zecimale (Decimal places), valoarea implicit fiind 2. De cele mai multe ori, calculele procentuale au ca rezultat numere foarte lungi, cu multe zecimale, acestea putnd fi transformate rapid n numere uor de gestionat prin aplicarea formatului Procent Style. Pentru alegerea formatului Procent Style se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Cell. n caseta de dialog Format Cells se execut clic pe butonul Number i din rubrica Category se alege Percentage. Se precizeaz apoi numrul de zecimale (Decimal places). De exemplu, numrul zecimal 78.98765 prin aplicarea formatului procent cu dou zecimale, devine 7898.77%.

Figura 2.81. Formatul procent poate fi activat i cu ajutorul butonului Percent Style prezent pe bara de instrumente Formatting.

76 Formatarea celulelor pentru afiarea datei sub diverse formate Formatul Date transform cifrele n format dat calendaristic. Datele calendaristice pot fi introduse ca simple iruri de caractere avnd n fa prefixul specific acestora, sau pot fi introduse ca valori de tip numr-dat care particip la calcule, suprapunndu-se regulilor de formatare numeric. De asemenea, datele calendaristice se pot introduce, fie direct n forma numeric, plecnd de la considerentul c fiecrui numr i este asociat o dat calendaristic (ntre 1 ianuarie 1900 cu valoare serial 1 i 31 decembrie 9999 cu valoare serial 2958525), fie ntr-un format predefinit de tip zz/ll/aa sau ll/zz/aa. Pentru a stabili un anumit format de afiare a datei, se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Cell. n caseta de dialog Format Cells se execut clic pe butonul Number. Din rubrica Category se alege Date, iar din rubrica Type se alege formatul de afiare dorit.

Figura 2.82. Formatarea textului unei celule a) Schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului. Pentru schimbarea tipului de font, a stilului, dimensiunii i culorii fontului unei celule sau unui grup de celule, se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Cells. n caseta de dialog Format Cells afiat, se execut clic pe butonul Font. Caseta de dialog Format Cells se reconfigureaz i se pot stabili elementele de formatare dorite.

77

Figura 2.83. n exemplul prezentat n Figura 2.83. s-a ales tipul de font Arial (din rubrica Font), stilul de font ngroat Bold (din rubrica Font style), dimensiunea fontului 12 puncte (rubrica Size) i culoarea albastr (rubrica Color). Pentru sublinierea textului se aleg modele de linii din rubrica Underline. Caracteristicile privind formatarea textului se pot alege i dac se execut clic pe butoanele corespunztoare de pe bara de instrumente Formatting .
Dimensiune font Scrierea nclinat Culoare de unplere celul

Tipul de font

Stilul bold

Subliniere font

Culoare font

Figura 2.84. b) Ajustarea orientrii textului ntr-o celul, sau grup de celule Pentru ajustarea orientrii textului ntr-o celul sau grup de celule, se selecteaz celula sau grupul de celule n cauz. Se activeaz meniul Format i apoi se alege comanda Cells. n caseta de dialog Format Cells se execut clic pe butonul Alignment. Caseta de dialog Format Cells se reconfigureaz i n rubrica Orientation se poate opta pentru scrierea textului pe vertical

78 executnd clic pe modelul prezentat, iar nclinarea textului sub un anume unghi (msurat n grade) pe un semicerc de 180 de grade se poate alege din rubrica Degrees. Exemplul ilustreaz nclinarea textului CANTITATE sub un unghi de -18 grade

Figura 2.85. c) Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat. Centrarea i alinierea orizontal a coninutului celulelor dintr-un grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butoanele de formatare prezente pe bara de instrumente Formatting. Aceste butoane sunt: Align Left (aliniere stnga), Center (aliniere centru), Align Right (aliniere dreapta) sau Justify (aliniere stnga-dreapta). De asemenea, se poate activa meniul Format i s se aleg comanda Cells n ecran este afiat caseta de dialog Format Cells (Figura 2.86.) i se execut clic pe butonul Alignment. Rubrica Horizontal deschide o list derulant care prezint urmtoarele opiuni de aliniere: General (textul este aliniat la stnga i numerele la dreapta), Left (aliniere stnga), Right (aliniere dreapta), Justify (aliniere stnga-dreapta), Fill (coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere). Sunt situaii cnd titlul unui tabel este scris pe mai multe celule. Pentru a nu nscrie titlul ntro singur celul, deoarece acest lucru ar da un aspect neplcut, Excel ofer posibilitatea combinrii celulelor. Combinarea celulelor se realizeaz pe de o parte, cu ajutorul opiunii Center Across Selection (aliniere centrat peste coloanele selectate), respectiv opiunea Merge cells (combinare celule) din meniul Alignment, iar pe de alt parte cu ajutorul butonului Merge and Center prezent n bara de instrumente Formatting.

79

Figura 2.86. d) Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat. Adugarea unor efecte de margine la grup de celule selectat se poate realiza prin utilizarea butonului Borders de pe bara de instrumente Formatting, sau se activeaz meniul Format i apoi se alege comanda Cells. n ecran este afieaz caseta de dialog Format Cells i se execut clic pe butonul Border. Rubrica Presets permite alegerea unui tip predefinit de chenar i anume: Outline pentru trasarea conturului i Inside pentru liniile interioare. Anularea unor chenare deja existente se realizeaz cu opiunea None. Stilul i grosimea liniei se vor selecta din rubrica Style, iar culoarea chenarului se alege din rubrica Colors.

80

Figura 2.87. e) Aplicarea unor combinaii de efecte cu ajutorul funciei AutoFormat. Pentru formatarea rapid a unui grup de celule sau a unui tabel, aplicnd combinaii de efecte, se selecteaz grupul de celule sau tabelul n cauz. Se activeaz apoi meniul Format i se alege comanda AutoFormat. n ecran se va afia caseta de dialog AutoFormat care conine mai multe stiluri predefinite. Se alege printr-un simplu clic de mouse stilul dorit (Figura 2.88 Colorful2) i apoi se execut clic pe butonul OK.

81

Figura 2.88. n configuraia prestabilit, comanda AutoFormat alege opiunile Number, Border, Font, Patterns, Alignment i Width/Height n funcie de stilul de tabel ales (Figura 2.89). Se poate limita numrul de opiuni folosite de comanda AutoFormat, executnd clic pe butonul Options... prezent n partea dreapt a casetei de dialog AutoFormat. Formatele nedorite se pot deselecta executnd clic cu mouse-ul pe casetele de validare corespunztoare. De exemplu, dac nu se dorete chenarul aplicat unui tabel, se deselecteaz caseta de validare Border.

Figura 2.89 2.5.2. Verificarea scrierii Folosirea programului AutoCorrect de verificare a scrierii si efectuarea modificrilor necesare La fel ca i Microsoft Word, Excel ofer funcia AutoCorrect care corecteaz n mod automat greelile ce apar la introducerea textelor, chiar n timp ce acestea sunt scrise n celulele din foile de calcul. Pentru afiarea casetei de dialog AutoCorrect, prezentat mai jos, se activeaz meniul Tools i se alege comanda AutoCorrect. Caseta de dialog AutoCorrect permite controlarea modului n care sunt corectate greelile de ortografie i de capitalizare (scriere cu liter mare) din foile de calcul.

82

Figura 2.90. Exemple de folosire a funciilor AutoCorrect: a) Pentru ca Excel s nu modifice scrierea cuvintelor care ncep cu dou majuscule, se deselecteaz caseta de validare Correct Two Initial Capitals. Eliminarea semnului de validare interzice programului Excel s modifice textele de genul USdolar n Usdolar. Excel nu va mai modifica cuvintele care ncep cu trei sau mai multe majuscule. b) Caseta de validare Capitalize first letter of sentence rescrie automat prima litera de la nceputul propoziiei cu liter mare. c) Deselectnd caseta de validare Capitalize name of days, Excel nu va mai scrie zilele sptmnii cu liter mare. De exemplu, cuvntul monday nu va mai fi modificat n Monday. d) Opiunea funciei AutoCorrect pentru corectarea cuvintelor este controlat de caseta de validare Replace text as you type. Pentru a dezactiva corectarea automat a cuvintelor, se deselecteaz aceast caset de validare executnd clic pe ea. Cnd opiunea este activ, Excel va folosi perechile de cuvinte din listele Replace i With pentru a corecta greelile de ortografie din texte. Pentru a introduce o pereche de cuvinte pentru corectare, se scrie cuvntul sau expresia pe care Excel s o nlocuiasc, n caseta de text Replace. Cuvntul sau expresia cu care se dorete nlocuirea se scrie n caseta de text With, apoi se execut clic pe butonul Add. Pentru a terge o pereche de cuvinte pentru corectare, se selecteaz perechea i se execut clic pe butonul Delete. De asemenea, se poate folosi aceast funcie i pentru a introduce prescurtri care se doresc a fi scrise n forma lor integral, economisind timp i avnd sigurana corectitudinii lor. De exemplu Excel poate s nlocuiasc literele co cu comunicare. .

83

Figura 2.91. e) Pentru a crea o list cu cuvintele deosebite care nu trebuie corectate de Excel n mod automat se execut clic pe butonul Exceptions din caseta de dialog AutoCorrect, apoi se indic forma dorit de scriere n etichetele First Letter i INitial CAps.

Figura 2.92.

84 2.5.3. Setarea documentului Schimbarea orientrii documentului i dimensiunii paginii Pentru realizarea acestei setri se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup. n ecran este afiat fereastra Page setup. Din eticheta Page se pot alege orientarea paginii i dimensiunea pagini fizice care va fi tiprit. n modul de orientare Portrait, pagina este orientat cu latura mai mare pe vertical, iar n modul de orientare Landscape, pagina este rotit cu 90 grade, astfel nct liniile vor fi citite de la stnga la dreapta, de-a lungul laturii mai mari a colii de hrtie. Referitor la dimensiunea paginii, majoritatea imprimantelor din Romnia folosesc hrtie A4 (210 x 297 mm).

Figura 2.93 . Modificarea setrilor marginilor documentului n mod implicit, foaia de calcul este plasat n colul stnga-sus al paginii. Pentru centrarea automat a foii de calcul ntre marginile documentului se activeaz meniul File i se alege comanda Page Setup. n ecran este afiat fereastra Page setup i se execut clic pe eticheta Margins. Se selecteaz apoi, cu clic mouse, casetele pentru centrare fie pe orizontal (Horizontally) fie pe vertical (Vertically). Dac se dorete ca foaia de calcul s fie centrat perfect, se selecteaz ambele opiuni.

85

Figura 2.94. Adugarea unui antet i subsol (Header and Footer) documentului Orice document care ocup mai mult de o pagin ar trebui s aib un antet (Header) sau un subsol (Footer) care permit identificarea documentului, a datei cnd a fost creat, a autorului etc. Pentru introducerea unui antet sau subsol n foaia de calcul se activeaz meniul View i se alege comanda Header and Footer, sau se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i se execut clic pe eticheta Header/Footer. n ambele situaii, n ecran va fi afiat fereastra Page Setup n care se pot introduce sau modifica zonele antet i subsol.

Figura 2.95.

86

Pentru a introduce antet se acioneaz clic pe butonul Custom Header, iar pentru subsol, clic pe butonul Custom Footer. n ambele situaii se deschide o alt fereastr care permite particularizarea antetului i subsolului. n partea de sus exist o serie de butoane care permit: formatarea textului, inserarea numrului de pagin, afiarea numrului total de pagini, introducerea datei curente, introducerea orei, afiarea n antet doar a numelui fiierului i respectiv locaia fiierului. n partea de jos a ferestrei, se afl trei opiuni: Left section, Center section i Right section care permit alinierea informaiilor nscrise n antet, respectiv subsol.

Figura 2.96. La revenirea n pagin, informaiile nscrise n Header sau n Footer nu mai sunt vizibile. Ele apar la previzualizarea sau la tiprirea documentului. Ajustarea setrilor documentului astfel nct s ncap pe o singur pagin n situaia n care foaia de calcul nu ncape pe pagin, trebuie forat s se potriveasc n pagin. Pentru aceasta se activeaz meniul File, se alege comanda Page Setup i apoi se execut clic pe eticheta Page. Se caut n foaia de opiuni Page, seciunea Scaling. Modificnd scala, se pot nghesui pe aceeai pagin mai multe linii i coloane. Potrivirea foii de calcul n pagin se face ncercnd diferite valori pentru scal n opiunea Adjust to: % normal size, pn se gsete valoarea potrivit (vezi 80% n exemplu). Scalarea se face manual prin precizarea factorului de micorate/mrite sau automat, n combinaie cu opiunea Fit to: page(s) wide bytall. Prin precizarea a dou valori n rubricile Fit to: i wide by zona foii de calcul de imprimat se poate ajusta n funcie de limea foii (de regul 1) i se nlimea sa.

87

Figura 2.97. 2.6. Tiprirea foilor de calcul 2.6.1. Vizionarea (previzualizarea) foii de calcul pentru tiprire Previzualizarea foii de calcul naintea tipririi este o operaie recomandat pentru a se observa modul de mprire a foii n pagini. Prin activarea butonului Print Preview prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin comanda Print Preview din meniul File, se poate vizualiza documentul naintea tipririi. Vizualiuarea foii de calcul se face pagin cu pagin. Pe ecran se afieaz fereastra Print Preview.

Figura 2.98.

88

Dup cum se observ, n partea de sus a ferestrei se afl butoanele de comand care declaneaz urmtoarele aciuni : Next permite vizualizarea paginii urmtoare. Previous permite vizualizarea paginii anterioare. Zoom permite vizualizarea paginii la nivelul ntregului ecran. Print declaneaz operaia de tiprire prin intermediul casetei de dialog Print. Setup declaneaz prin intermediul casetei de dialog Page Setup, posibilitatea setrilor de pagin, a marginilor, antetului i subsolului de pagin i a foii de calcul. Margins permite dimensionarea manual (prin mutarea marcatorilor) a marginilor zonei de imprimat. Page Break Preview comut n modul de vizualizare global a foii de calcul, prin care se observ modul de mprire a zonei n pagini. 2.6.2. Tiprirea foii de calcul active, sau a registrului de calcul Dac documentul a fost aranjat pentru tiprire, se trece la imprimarea efectiv alegnd una dintre variantele: 1. Dac se dorete obinerea unei singure copii a foii de calcul active cu parametrii de tip standard, se activeaz butonul Print prezent pe bara de instrumente Standart. 2. Dac este necesar specificarea unor opiuni speciale de tiprire, se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n ecran se va afia fereastra Print.

Figura 2.99. Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului de imprimant (seciunea Printer), la stabilirea zonei de imprimat (seciunea Print range sau Print what), la declararea numrului de copii (seciunea Copies). Dac se dorete declanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier, se activeaz opiunea Print to File. Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All (se tiprete ntreaga foaie de calcul) i Pages

89 (se tipresc paginile precizate n intervalul From To). Seciunea Print what stabilete n mod implicit, ca zon de imprimare, foaia de calcul activ prin opiunea Active sheet(s), dar poate restriciona domeniul la o zon selectat de utilizator prin opiunea Selection. Dac se dorete tiprirea ntregului registru de calcul, se alege opiunea Entire Workbook. Exemplul prezentat n figura urmtoare prezint fereastra Print pentru tiprirea ntr-un fiier doar a paginilor de la 10 la 15 din foaia de calcul activ, tiprirea realizndu-se n 3 exemplare.

Tiprirea n fiier Precizarea paginilor de tiprit

Nr. de copii

Figura 2.100. 2.6.3. Tiprirea unei seciuni a foii de calcul active sau a unei selecii de celule predefinite Pentru tiprirea unei seciuni a foii de calcul se alege una dintre variantele: 1. Se selecteaz seciunea care va fi tiprit, apoi se activeaz meniul File i se alege comanda Print Area Set Print Area. 2. Se selecteaz seciunea care va fi tiprit. Se activeaz meniul File i se alege comanda Print. n caseta Print, din seciunea Print what, se alege opiunea Selection. Se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.101.

90 2.7. Obiecte, grafice i diagrame 2.7.1. Importul de obiecte Importul obiectelor ntr-un registru de calcul: fiiere imagine, grafice, fiiere text, etc. Dup introducerea datelor, o foaie de calcul trebuie fcut atractiv i interesant. Acest lucru este posibil prin includerea unor elemente artistice: imagini artistice, poze scanate, organigrame etc. Mecanismul de baz pentru introducerea acestor elemente n celulele foii de calcul este identic n toate aplicaiile din pachetul Office i anume: se execut clic pe butonul Insert ClipArt prezent pe bara Drawing sau se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. Pentru a introduce o ilustraie se execut urmtorii pai: 1. Se selecteaz celula n care va fi introdus ilustraia (Figura 2.102 celula A10). Este bine s se lase spaiu n celulele adiacente pentru a ncpea ntreaga imagine. 2. Se activeaz meniul Insert i se alege comanda Picture. 3. Se alege din submeniul Picture tipul de ilustraie artistic care va fi folosit.

Figura 2.102. Se pot alege urmtoarele opiuni: Clip Art este o colecie de ilustraii cu mii de ilustraii de art n variant electronic, pentru prezentri, rapoarte, pliante etc. From File este o caset de dialog Open din care se pot lua fiiere imagine deja existente n calculator. AutoShapes este o bar de instrumente din care se pot introduce sgei, linii i alte forme. Organization Chart - un program care permite crearea de organigrame. WordArt este un wizard i o bar de instrumente care permit realizarea unor banere, titluri i elemente de text scrise artistic. Pentru exemplificare s-a ales opiunea ClipArt.

91 4. Se deschide fereastra ClipArt, care permite alegerea unei anumite colecii de ilustraii. Se execut clic pe colecia dorit i se deschide fereastra cu imaginile coleciei. Se selecteaz imaginea dorit i se execut clic pe butonul InsertClip. Imaginea va fi inserat n foaia de calcul.

Figura 2.103. Mutarea i modificarea dimensiunilor obiectului importat ntr-un registru de calcul a) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaii, se execut clic pe clipul dorit. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei (stnga, dreapta, sus, jos), se gliseaz (se trage cu mouse-ul pn cnd clipul ajunge n poziia dorit. Se execut apoi clic n afara clipului pentru a-l deselecta. Excel va ascunde bara de instrumente Picture.

92

Forma indicatorului de mouse pentru mutare

Figura 2.104. b) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaii, se execut clic pe clip pentru a-l selecta. Excel va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Pentru redimensionare, se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit. c) Decuparea imaginii grafice (clip-ului). Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri prin operaia de decupare. Pentru aceasta se execut clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture. Pointerul de mouse ia forma unui instrument pentru decupare. Se plaseaz instrumentul de decupare pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz pn rmne parte dorit din imaginea grafic. Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de decupare. Imagine grafic decupat poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture.

93 2.7.2. Grafice i diagrame Crearea graficelor de diferite tipuri Una dintre cele mai importante faciliti Excel o constituie reprezentarea grafic, sub form de diagrame, a datelor numerice prezente ntr-un domeniu al foii de calcul. Reprezentrile grafice permit o mai bun vizualizare a relaiilor, tendinelor, anomaliilor ce se stabilesc ntre date n msura n care acestea sunt ilustrate prin forme desenate (linii, bare, suprafee, sectoare de cerc etc.). Reprezentarea grafic este dinamic, adic n momentul modificrii datelor se actualizeaz automat i graficul, ajustndu-se la noile valori. Pentru crearea unui grafic se utilizeaz modul ChartWizard (Asistentul generator de grafice). Acesta se lanseaz n execuie acionnd clic pe butonul ChartWizard prezent pe bara de instrumente Standard, sau prin activarea meniului Insert i se alege comanda Chart. Asistentul ChartWizard, propune realizarea unei reprezentri grafice prin parcurgerea a 4 pai i anume: 1. Alegerea tipului de grafic dorit (Step 1 of 4 Chart Type). Tipul de grafic dorit se alege din meniul Chart Type, Chart sub-type prezent n fereastra ChartWizard. Dup alegerea tipului de grafic se execut clic pe butonul Next.

Figura 2.105. Cu aplicaia Excel se pot genera urmtoarele tipuri de grafice: a) Grafice cu histograme orientate vertical (Column Figura 1.105). b) Grafice cu histograme orientate orizontal (Bar).

94

Figura 2.106. c) Grafice lineare (Line) sunt reprezentri sub form de linii frnte sau curbe.

Figura 2.107.

95 d) Grafice sectoriale (Pie) sunt diagrame de structur ce semnific mrimile prilor unui element, raportate la un ntreg.

Figura 2.108. e) Grafice de tip nor de puncte(Scatter) cunoscute i sub numele de diagrame XY.

Figura 2.109.

96 f) Grafice n arii (Area) sunt reprezentate prin suprafee dispuse n straturi. Graficele n arii pot fi plane (simple) sau n relief.

Figura 2.110. g) Grafice concentrice (Doughnut). Fiecare cerc (inel) reprezint o serie de date.

Figura 2.111.

97 h) Grafice polare (Radar) reprezint serii de date corespunztoare fenomenelor studiate pe mai multe axe dispuse radial, fa de un punct central.

Figura 2.112. i) Grafice n suprafa (Surface) sunt diagrame care reprezint optimul combinaiilor ntre diferite serii de date. Sunt utilizate n domeniul hrilor topo-geografice.

Figura 2.113

98 j) Grafice tip bule (Bubbe) sunt grafice statistice de regresie.

Figura 2.114 k) Grafice bursiere (Stock) sunt diagrame ce reprezint grafic amplitudinile fenomenelor studiate.

Figura 2.115.

99 2. Introducerea seriilor de date care vor fi reprezentate grafic (Step 2 of 4 Chart Source Data). Seriile de date (Data Range) se introduc prin selecie dac se execut clic pe butonul Collapse Dialog, butonul cu sget mic roie din dreapta casetei Data Range. Caseta de dialog va fi micorat pentru a fi vizibil caseta de text n care se vor introduce seriile de date selectate. Dup selecie se nchide caseta de text.

Butonul Collapse Dialog

Figura 2.116. Seriile de date pot fi orientate n linie (Serie in Rows) sau n coloan (Series in Column). Dac seriile sunt orientate n linie, informaia din prima linie a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima coloan a domeniului va fi atribuit legendei. Dac seriile sunt orientate n coloan, informaia din prima coloan a domeniului selectat va fi atribuit etichetelor de abscis, iar informaia din prima linie a domeniului va fi atribuit legendei. n exemplul din Figura 2.117., seriile de date au fost orientate n linie.

100

Legenda

Etichete abscis

. Figura 2.117. 3. Particularizarea graficului (Step 3 of 4 Chart Options). La acest pas se pot introduce opiuni referitoare la titlul graficului (Chart title), titlul abscisei (Category X axes ), titlul ordonatei (Value Y axes), afiarea sau nu a etichetelor pe axe (Axes), definirea de linii orizontale i verticale (Gridines), legenda graficului (Legend), afiarea etichetelor de date pe diagram (Data Labels) i afiarea alturi de diagram a tabelului de date (Data Table). n exemplul prezentat n figura urmtoare s-a introdus titlul graficului.

101

Figura 2.118. 4. Alegerea locului n care se dorete afiarea graficului (Step 4 of 4 Chart Location). Acesta este ultimul pas. Graficul poate fi amplasat ca obiect n foaia de lucru curent (As object in), sau poate fi amplasat ntr-o foaie grafic special Chart1 (As new sheet). n exemplul de fa s-a optat pentru amplasarea graficului n foaia de lucru curent. Pentru terminarea generrii graficului se execut clic pe butonul Finish.

Figura 2.119. Editarea (modificarea) unui grafic Pentru editarea unui grafic se execut clic pe acesta pentru a-l selecta. Graficul va fi ncadrat de un chenar cu 8 puncte negre. Se activeaz meniul Chart i apoi comanda Chart Options. n ecran se deschide fereastra Chart Options i se pot activa butoanele corespunztoare modificrilor dorite (vezi precizrile fcute la pasul 3).

102

Figura 2.120. De exemplu, pentru adugarea etichetelor de date pe diagram, se execut clic pe butonul Data Labels prezent n fereastra precedent. Fereastra Chart Options se reconfigureaz i din lista de opiuni Data Labels se alege opiunea Show value.

Figura 2.121.

103 Modificarea culorii de umplere a graficului Se selecteaz graficul, se activeaz meniul Format i se alege comanda Selected Chart Area. n ecran este afieaz caseta de dialog Format Chart Area i din paleta de culori afiat se alege culoarea dorit.

Figura 2.122. Modificarea tipului de grafic Se selecteaz graficul, se activeaz meniul Chart i se alege comanda Chart Type. n ecran se deschide fereastra Chart Type din care se alege tipul de grafic dorit. Se execut apoi clic pe butonul OK. n exemplul din figura urmtoare s-a ales tipul Area.

Figura 2.123.

104 Mutarea, redimensionarea i tergerea graficelor (diagramelor) Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz pointerul de mouse pe suprafaa graficului. Cnd acesta ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd graficul ajunge n poziia dorit. Se execut apoi clic n afara graficului pentru a-l deselecta.

Forma pointerului de mouse pentru mutare

Figura 2.124. Redimensionarea unui grafic Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd graficul ajunge la mrimea dorit. tergerea unui grafic Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe grafic pentru a-l selecta. Excel va nconjura graficul cu marcaje de dimensionare. Se acioneaz tasta Delete (tergere All), sau se activeaz meniul Edit i se alege comanda Clear. Din submeniul afiat se alege opiunea dorit: All (tergere total), Series (terge seriile de date), Formats (terge formate). S-a ales, pentru exemplificare, opiunea de tergere total All. .

Figura 2.125

105 2.8. Gestionarea listelor n EXCEL (Baze de Date) 2.8.1. Noiuni de baz Una dintre cele mai utile faciliti din Excel este capacitatea de a lucra cu liste (baze de date). Chiar i n cazul listelor fr valori numerice, se pot efectua sortri i se poate gsi cu exactitate informaia dorit. Culegerea datelor este important, ns datele nu pot fi folosite dect dac sunt gestionate corespunztor. Excel pune la dispoziie cea mai mare parte din instrumentele necesare pentru lucrul cu liste chiar i pentru cele mai mari i mai complexe. Cnd se memoreaz ntr-o list Excel informaii de genul numelor de persoane i al adreselor, inventare de produs sau registre de verificare, se poate realiza sortarea pentru a altura informaii de acelai tip. Cu doar cteva clicuri de mouse, se pot organiza informaiile respective n grupuri i s se pot aduga subtotaluri. Se pot chiar crea formulare pentru introducerea datelor, pentru a uura adugarea unor elemente noi n tabel i pentru a gsi elementele care sunt deja introduse. O list este termenul folosit de Excel pentru o foaie de calcul sau o parte a acesteia n care informaiile sunt organizate ntr-un anumit mod, specific, pe linii i coloane. n figura de mai jos este ilustrat un exemplu tipic de list.

Figura 2.126. Pentru a nelege listele Excel, trebuie s se cunoasc cteva principii de baz privind organizarea: O list este o colecie de elemente denumite nregistrri (records). Fiecare nregistrare se compune din uniti de informaie denumite cmpuri (fields). De exemplu, ntr-o list ca cea de mai sus avnd precizate numele, localitile i numerele de fax ale principalelor firme beneficiare, fiecare firm va avea propria sa nregistrare, iar cmpurile fiecrei nregistrri vor conine tipuri specifice de informaii despre firma respectiv. n listele Excel, fiecare nregistrare este memorat pe o singur linie i fiecare cmp este definit ca o singur coloan. Majoritatea listelor Excel au un cap de tabel (header row) care este ntotdeauna prima linie n list, iar titlurile de coloane au rolul de nume pentru cmpuri. n acest mod de organizare pe linii i coloane, pe nregistrri i cmpuri, este uurat mult sortarea i cutarea informaiilor. n contextul aplicaiei EXCEL, listele se mai numesc i baze de date. Care este diferena dintre o baz de date i o list? Tehnic vorbind, nici una. n general ns, este numit baz de date o colecie foarte mare de date care asociaz mai multe liste (denumite tabele).

106 Un exemplu simplu de baz de date poate include trei tabele: unul care conine numele clienilor, un altul care conine inventarele de produse i un al treilea care memoreaz vnzrile efectuate n firm. Listele Excel sunt pstrate n foi de calcul normale, ns pentru ca Excel s le recunoasc, datele trebuie s fie organizate respectnd urmtoarele reguli: 1. Este indicat s se pstreze fiecare list n propria sa foaie de calcul, fr nici un fel de informaii suplimentare. Dac trebuie incluse i alte date n aceeai foaie de calcul, se vor plasa nainte sau dup list, cu cel puin un rnd diferen ntre ele. 2. Nu este obligatorie includerea n list a numelor pentru cmpuri (etichete de coloane), ns se recomand acest lucru. Numele de cmpuri trebuie s apar n capul de tabel de la nceputul listei. 3. Nu se las o linie liber ntre capul de tabel i prima nregistrare. Pentru a diferenia capul de tabel de datele din list, se folosesc alte fonturi, nuane, chenare i alte elemente de format pentru celule. 4. Se poate memora ntr-o list orice tip de date: text, cifre, date calendaristice, chiar imagini grafice. Se verific ca datele din acelai cmp (coloan) s fie de acelai tip. 5. Fiecare nregistrare este memorat pe o linie separat. Nu este nici o problem dac nu se completeaz unul sau dou cmpuri dintr-o nregistrare, ns cel puin un cmp din nregistrare trebuie s conin informaii. Dac Excel gsete o linie liber n list, presupune c acesta este captul listei. O list interpretat ca fiind o baz de date are toate proprietile care decurg din aceast ipostaz: permite operaiuni de actualizare a bazei (adugare, modificare, tergere de informaii), ordonarea cresctoare sau descresctoare a datelor dup unul sau mai multe cmpuri, cutri i extrageri de informaii din baz pornind de la anumite criterii de selecie, imprimri de date structurate. Pentru a realiza o baz de date este necesar, ca pentru nceput, s se defineasc structura bazei de date, ceea ce presupune selectarea informaiilor care vor figura n cadrul ei. Acest demers este foarte important deoarece el reprezint procesul de creare a bazei de date, astfel nct s se permit regsirea rapid a tuturor informaiilor de care utilizatorul are nevoie. Introducerea datelor se poate face direct pe foaie de calcul sau prin utilizarea unui formular. Indiferent de modalitate, trebuie evitat inserarea de spaii suplimentare la nceputul unei celule, deoarece acest lucru ar putea avea un efect negativ asupra operaiilor de sortare i cutare a informaiilor. Odat ce datele au fost introduse n baza de date, aceasta poate fi supus unor operaiuni de actualizare, adic adugare, modificare sau tergere de nregistrri. Acest lucru se poate realiza n dou moduri: direct n list sau prin intermediul unui formular. n varianta actualizrii direct n list utilizatorul are urmtoarele posibiliti: Adugarea unei nregistrri care presupune tastarea coninutului acesteia dup ultima linie a listei. Modificarea unei nregistrri care presupune n primul rnd regsirea informaiei respective n baza de date. Acest lucru se poate realiza prin comanda Find (meniul Edit), caz n care apare o fereastr de dialog n care utilizatorul trebuie s precizeze informaia care s permit poziionarea pe nregistrarea dorit. Dup ce informaia respectiv a fost localizat, operaia de modificare se realizeaz prin comanda Replace (meniul Edit). tergerea unei nregistrri se realizeaz prin selectarea liniei n care este editat nregistrarea i apoi activarea comenzii Delete din meniul Edit. n ceea ce privete interogarea (consultarea) bazelor de date, Excel prezint urmtoarele faciliti specifice exploatrii bazelor de date: 1. Multiple posibiliti de interogare a bazelor de date prin localizri i extrageri de informaii utile procesului de luare a deciziilor; aceste operaiuni se pot realiza prin trei metode: metoda formularului (Form);

107 metoda filtrului automat (Filter - AutoFilter); metoda filtrului avansat sau elaborat (Filter Advanced Filter). 2. Posibiliti de construire a cmpurilor de criterii n care sunt fixate restriciile impuse modelului de analiz la care baza de date trebuie s reacioneze (criterii simple, criterii multiple, criterii calculate). 3. Posibilitatea sortrii bazelor de date pe mai multe rubrici de grupare (se pot utiliza maxim 3 cmpuri de regrupare), ceea ce asigur interpretarea mai facil a datelor care au fost introduse n baz sau a datelor care au fost extrase n urma unei interogri. 4. Posibilitatea validrii datelor coninute de baza de date n scopul verificrii i parametrii informaiilor ce sunt introduse de utilizator n modelele sale de analiz. 2.8.2. Interogarea (consultarea) bazelor de date Lucrul cu formulare de date Formularul de date reprezint a doua variant pentru introducerea datelor n baza de date, precum i pentru actualizarea acesteia. Pentru utilizarea formularul de date n vederea introducerii i actualizrii de informaii, se execut clic n orice locaie a listei, dup care se alege comanda Form... din meniul Data. Excel va afia pe ecran o caset de dialog coninnd formularul de date (Figura 2.127), particularizat cu titlurile din foaia de calcul. n formularul astfel afiat, utilizatorul poate interveni asupra tuturor cmpurilor din baza de date, cu excepia celor care rezult n urma unei formule de calcul sau a unei funcii Excel i care sunt afiate numai cu titlu informativ. Formularul afieaz numrul de nregistrri din baz, acestea putnd fi vizualizate n mod succesiv prin utilizarea barei de deplasare pe vertical. Caseta de dialog conine urmtoarele butoane de comand: New permite introducerea unei noi nregistrri n baza de date. Delete permite tergerea nregistrrii curente (poziia curent a cursorului). Restore anuleaz nregistrarea curent. Find Prev permite poziionarea pe nregistrarea precedent. Find Next permite poziionarea pe nregistrarea urmtoare. Criteria permite localizarea unei informaii dintr-un tabel prin specificarea unui criteriu de selecie. Close realizeaz nchiderea casetei de dialog.

Figura 2.127.

108 De exemplu, pentru a introduce o nregistrare nou n baza de date, se execut clic pe butonul New. Se introduc datele n casetele de text din formular. Pentru a trece la cmpul urmtor, se aps tasta Tab dup fiecare valoare de intrare. Dac s-a greit ceva, se apas combinaia de taste Shift+Tab pentru a reveni n cmpul anterior. Cnd se ajunge la ultimul cmp din formular, se aps tasta Enter pentru a se salva informaiile introduse i se ncepe introducerea unei alte nregistrri. Dup ce se termin de introdus datele, se execut clic pe butonul Close. Dac se dorete vizualizarea tuturor nregistrrilor care au n cmpul FUNCTIAvaloarea Specialist PR, se procedeaz astfel: Se poziioneaz cursorul n oricare celul a bazei de date. n caseta de dialog Form se execut clic pe butonul Criteria (se observ c indicatorul de nregistrare din colul din dreapta-sus al casetei de dialog se schimb, afind cuvntul Criteria). n caseta text FUNCTIA se tasteaz criteriul de selecie (Specialist PR). Se declaneaz funcia de cutare prin acionarea butonului Find Next sau se apas tasta Enter. Localizarea informaiei se poate realiza i prin tastarea primelor caractere ale intrrii respective, acest lucru fiind valabil doar n cazul datelor non-numerice. Excel caut n baza de date i afieaz prima nregistrare care ndeplinete criteriul specificat (aceasta cutare nu ine cont de tipul fontului). Deoarece cutarea informaiilor are loc ncepnd cu poziia curent a cursorului, se recomand plasarea acestuia la nceputul bazei de date. Pentru a continua cutarea se acioneaz din nou butonul de comand Fiind Next (sau Find Prev dac se dorete a se cuta n direcie invers). Pentru a introduce un alt criteriu se acioneaz din nou butonul Criteria, se execut clic pe butonul Clear i se tasteaz noul criteriu n rubrica corespunztoare. Pentru revenirea la macheta de introducere a datelor se acioneaz butonul Form. n editarea criteriilor se pot utiliza i operatori de comparaie. Pentru reprezentarea acestor operatori se folosesc urmtoarele simboluri: Simbol Semnificaie = =text > >= < <= <> egal cu mai mare dect mai mare sau egal cu mai mic dect mai mic sau egal cu diferit de

Prin intermediul formularului se pot opera i modificri asupra unor cmpuri, cu excepia celor calculate, precum i a cmpurilor protejate. Pentru aceasta se localizeaz nregistrarea ce se dorete a fi actualizat dup care se opereaz modificarea dorit. Se observ faptul c, n timp ce utilizatorul opereaz modificri asupra unui cmp, butonul Restore devine activ. n final, se verific vizual corectitudinea modificrilor efectuate. n cazul n care se dorete validarea modificrilor se apas tasta Enter pentru ca modificrile s fie preluate n baza de date, sau se acioneaz butonul Restore dac se dorete anularea modificrilor operate anterior. Principalele inconveniente (limite) alte metodei formularului sunt urmtoarele: vizualizarea se face nregistrare cu nregistrare, deci baza de date nu poate fi afiat n totalitatea ei; afiarea tuturor informaiilor legate de o anumit nregistrare, chiar dac pe utilizator l intereseaz la un moment dat numai anumite cmpuri din baza de date;

109 imposibilitatea de redactare a criteriilor complexe (de exemplu: lista salariailor cu salarii cuprinse ntre 6-7 milioane lei). Pentru soluionarea acestor interogri se apeleaz la metoda filtrrii automate sau elaborate. Interogarea bazelor de date prin filtru automat Filtrarea automat este acea metod de interogare care permite afiarea anumitor nregistrri n raport de o restricie sau un sistem de restricii aplicate bazei de date. Practic, prin filtrare, baza de date va fi nlocuit temporar cu o list care va conine numai nregistrrile care satisfac condiiile de selecie. Filtrul poate fi schimbat n orice moment pentru a afia un alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic. Filtrul activ este salvat odat cu registrul de calcul. Este de reinut faptul c Excel permite o singur list s fie filtrat la un moment dat. Pentru filtrarea automat a unei baze de date se selecteaz o celul din tabel i se alege comanda Filter AutoFilter din meniul Data. Comanda AutoFilter determin afiarea unor butoane de selecie pentru fiecare cmp din capul de tabel. Aceste butoane activeaz meniuri derulante (Figura 2.128.) ce conin o serie de opiuni care asist utilizatorul n formularea criteriilor de afiare. Lista derulant conine urmtoarele: Opiunea All care permite afiarea tuturor nregistrrilor din baza de date. Top 10 este o variant operaional numai pentru cmpurile numerice i cele care conin date calendaristice. Aceast opiune are ca scop afiarea unui numr stabilit de nregistrri. Opiunea Custom permite crearea unui filtru automat personalizat. Caseta de dialog Custom Autofilter are n structura sa: operatorii de comparaie, valoarea cu care se compar i operatorii logici And/Or pentru definirea condiiilor compuse. Toate valorile coloanei respective. n caseta de dialog Top 10 AutoFilter utilizatorul precizeaz dac dorete s vizualizeze primele (opiunea Top) sau ultimele (opiunea Bottom) n nregistrri din baza de date (numrul minim este 1, iar numrul maxim este de 500 nregistrri).

Figura 2.128. Pentru definirea criteriilor de selecie exist urmtoarele posibiliti: 1. Definirea unui criteriu simplu pentru un singur cmp din baza de date. n acest caz se acioneaz butonul de selecie, iar din lista derulant se va selecta varianta dorit. Exemplu: s se afieze lista salariailor care au funcia Specialist PR. Pentru rezolvarea acestei interogri se va aciona butonul de selecie ataat cmpului FUNCTIA i se va alege din meniul derulant Specialist PR.

110 2. Definirea de criterii simple pe mai multe cmpuri, criterii care trebuie ndeplinite cumulativ. Exemplu: s se afieze lista salariailor din compartimentul Financiar i care au salariul 4.800.000. Pentru aceast filtrare, se selecteaz din lista cmpului COMPARTIMENT opiunea Financiar, iar din cmpul SALARIU, se alege valoarea 4.800.000. 3. Definirea unui criteriu complex pe un singur cmp. Exemplu: s se afieze lista salariailor din compartimentele Productie i Financiar. Fiind vorba despre un criteriu cumulat, se alege opiunea Custom unde se vor edita restriciile la care baza de date trebuie s reacioneze, aa cum arat Figura 2.129.

Figura 2.129. 4. Construirea de criterii complexe pe mai multe cmpuri ale bazei de date. Exemplu: s se afieze lista salariailor care nu au funcia Specialist PR i salariul cuprins intre 5.000.000 i 8.000.000. Fiind vorba despre un criteriu cumulat, se alege opiunea Custom unde se vor edita restriciile la care baza de date trebuie s reacioneze.

Figura 2.130. .

111

Figura 2.131 Cmpul de rezultate va conine numai nregistrrile care ndeplinesc cumulativ condiiile de selecie enunate prin filtrul personalizat Custom. Pentru a reveni la afiarea integral a bazei de date se alege opiunea Show All din meniul Data, comanda Filter. Avantajul utilizrii metodei filtrului automat const n faptul c, la o interogare a bazei de date, se afieaz toate nregistrrile care rspund criteriilor de selecie sub forma unei liste, al crei coninut poate fi modificat, formatat sau chiar tiprit. Dezavantajul incontestabil al acestei metode este acela c nu se pot defini restricii bazate pe formule de calcul sau funcii Excel, iar rezultatele filtrrii nu pot fi afiate n alt locaie a foii de calcul desemnat de utilizator. Aceste inconveniente se pot elimina prin utilizarea metodei filtrului elaborat (Advanced Filter). Interogarea bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat Metoda consultrii bazelor de date cu ajutorul filtrului elaborat presupune parcurgerea urmtoarelor etape: 1. Definirea unei zone de criterii. 2. Definirea criteriilor. 3. Definirea opional a unei zone de extragere. 4. Lansarea cutrii i extragerea propriu-zis din baza de date a nregistrrilor ce corespund criteriilor de cutare i extragere definite n zona de criterii. Interogrile bazate pe procedeul filtrrii elaborate (Advanced Filter) sunt prezentate pe exemplul unei baze de date pentru lista salariailor firmei Omega. Baza de date declarat pe coordonatele A2: E10 este ilustrat n figura de mai jos.

112

Figura 2.132. 1. Zona de criterii. Aceasta poate fi definit n aceeai foaie de calcul (n care se afl baza de date) sau ntr-o alt foaie. Adesea, este necesar ca zonele de criterii odat definite s fie pstrate n vederea unor cutri/extrageri repetate. Se recomand ca zonele de criterii s fie definite separat, ntr-o alt foaie de calcul, pentru a nu sufoca foaia de calcul ce conine baza de date, cu att mai mult cu ct datele rezultate n urma extragerii vor fi afiate obligatoriu n aceeai foaie de calcul n care se afl sursa de date. Zona de criterii este compus dintr-o linie ce conine numele cmpurilor ce servesc la formularea criteriilor i una sau mai multe linii pentru definirea acestora. Prima linie a zonei de criterii se va obine prin copierea numelor respective de cmpuri din list (din linia de titluri a rubricilor bazei de date). n caz contrar exist riscul apariiei unei incompatibiliti ntre denumirile din list i cele din zona de criterii. 2. Definirea criteriilor. Se pot defini criterii de comparaie, criterii multiple i criterii calculate. Criteriile de comparaie se realizeaz cu ajutorul operatorilor de comparaie i anume: >, <, > =, <=, < > urmai de o valoare. n precizarea valorilor se pot utiliza caracterele generice * sau ?. Criteriile multiple se obin prin combinarea criteriilor utiliznd operatorii logici (AND; OR). Aceste criterii respect urmtoarea regul: dac valorile diferitelor criterii sunt precizate n zona de criterii pe aceeai linie, ele trebuie ndeplinite simultan, fiind considerate legate prin operatorul logic AND (I), constituind astfel un criteriu multiplu; dac valorile diferitelor criterii sunt precizate n zona de criterii pe linii diferite, se consider c ele sunt legate prin operatorul logic OR (SAU). Criteriile calculate sunt bazate pe formule ce returneaz un rezultat logic (TRUE sau FALSE). n acest caz prima linie a zonei de criterii (ce conine numele cmpului pe care se face selecia) este goal, iar cea de a doua va cuprinde formula/formulele respective, dar va afia un rezultat logic al evalurii formulei. Sintaxa unor astfel de criterii calculate este urmtoarea: semnul = (egal) pentru a se specifica faptul c este vorba de o formul; adresa primei celule din domeniul rubricii bazei de date; un operator logic de comparaie (=,< , <, >=, <=, AND, OR, NOT) ; un argument de comparaie care poate fi: adresa unei celule (ex.: = B2>C2), o expresie (ex.: =B2>C2*12%), o funcie predefinit (ex.: D2>Max(D2:D10).

113 3. Zon de extragere. Zon de extragere trebuie definit obligatoriu n foaia de calcul ce conine baza de date. Este de preferat ca zonele de extragere s fie plasate lateral sau n jos, n raport cu sursa de date. Zon de extragere este compus dintr-o linie ce conine numele cmpurilor (titlul rubricilor) din baza de date despre care se dorete a se obine informaii. Preluarea acestor nume n prima linie a zonei de extragere se poate face prin copierea numerelor respective din antetul listei. 4. Lansarea cutrii i extragerea propriu-zis Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Data, comanda Filter Advanced Filter. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Advanced Filter prezentat n figura de mai jos.

Figura 2.133. Utilizatorul trebuie s precizeze domeniul de celule care reprezint baza de date (List Range) i domeniul care reprezint zona de criterii (Criteria Range). Implicit, rezultatul filtrrii se va afia pe baza de date, care va fi redimensionat n funcie de cerinele interogrii (modul de aciune Filter the list in-place) . n cazul n care a fost definit o zon de extragere, atunci utilizatorul va preciza n caseta de text Copy to, domeniul de celule care reprezint zona de extragere. ntruct caseta de text Copy to nu este activ implicit, este necesar ca pentru activarea acesteia s se selecteze modul de aciune Copy to another location. Prin selectarea casei de validare Unique records only nu vor fi preluate n zona de extragere nregistrrile duble (care au valori identice, corespunztor restriciilor impuse n cmpul de criterii). Lansarea cutrii i extragerii se declaneaz, dac se execut clic pe butonului OK. Exemplu: S se extrag lista salariailor care au funcia Specialist PR i salariul > 5400000. Caseta de dialog Advanced Filter corespunztoare procedeului de extragere este prezentat n figura de mai jos.

114

Figura 2.134. Rezultatul extragerii este prezentat n figura urmtoare.

Figura 2.135. Cteva precizri privind caracteristicile extragerii: nregistrrile extrase conin numai valori (formulele de calcul sunt extrase ca valori); nregistrrile extrase nu sunt legate de baza de date; eventualele modificri n baza de date nu se vor reflecta n zona nregistrrilor deja extrase; dimensiunea zonei de extragere este ajustat automat la numrul de nregistrri extrase. De aceea cnd se precizeaz coordonatele zonei de extragere (caseta de text Copy to din fereastra Advanced Filter) se selecteaz doar o singur linie i anume aceea care conine numele cmpurilor. lista (subsetul de nregistrri) afiat n zona de extracie poate fi prelucrat ca orice list (baz de date).

115 2.8.3. Gruparea informaiei prin generarea de subtotaluri Excel permite sintetizarea informaiei prin organizarea ei pe niveluri de grupe, iar apoi se pot opera diferite calcule pe aceste grupuri sau informaii centralizate. Altfel spus Excel poate organiza datele prin grupare pentru generarea de totaluri i subtotaluri. Pentru gruparea datelor care se doresc a fi totalizate este necesar sortarea cresctoare a acestora dup cmpul la a crei schimbare se realizeaz totalul (numit cmp de grupare). De exemplu, baza de date fi sortat ascendent dup cmpul COMPARTIMENT. Sortarea se face cu ajutorul comenzii Sort din meniul Data (baza de date nu trebuie neaprat selectat, fiind suficient poziionarea cursorului pe unul din cmpuri). n caseta de dialog Sort se precizeaz cheia de sortare Sort By (then By) i ordinea cresctoare (Ascending). Dup ce datele au fost sortate, acestea pot fi totalizate pe cmpul de grupare. Subtotalizarea se face prin poziionarea pe prima celul a bazei de date (sau prin selectarea acesteia) i activarea comenzii Subtotals din meniul Data. Prin caseta de dialog Subtotal (Figura 2.136) se desfoar tehnica de regrupare a informaiei astfel: n caseta At Each Change in se precizeaz rubrica pentru care se face gruparea; din caseta Use function se alege tipul de operaie care se va aplica datelor grupate (Sum; Max; Min; Avarage; Count; Product); n final se alege rubrica de calculat prin selectarea acesteia . dup precizarea acestor elemente se execut clic pe butonul OK.

Figura 2.136. Rezultatul gruprii i totalizrii datelor este prezentat n figura urmtoare.

116

Figura 2.137. n urma totalizrii, foaia de calcul i-a schimbat aspectul n sensul apariiei unor elemente (+ i -) care semnific gradul de grupare a datelor. Altfel spus, tabelul pentru care s-a fcut totalizarea a fost ierarhizat. Ierarhizarea elementelor grupate permite alegerea pentru vizualizare sau pentru prelucrri ulterioare (de exemplu reprezentri grafice de structur) a nivelului dorit astfel nct s fie relevat informaia de care utilizatorul are nevoie. Revenirea afirii din forma ierarhizat n form normal se face prin selectarea tabelului sau poziionarea cursorului pe prima celul a acestuia i activarea comenzii Subtotals din meniul Data, iar n caseta Subtotal se va executa clic pe butonul Remove All. 2.8.4. Blocarea rubricilor (cmpurilor) unui tabel Excel permite o mai bun organizare a spaiului de lucru prin blocarea sau nghearea rubricilor unor tabele de dimensiuni mari, atunci cnd mrimea acestora depete zona de vizualizare de la nivelul unui ecran. n acest mod, informaiile coninute de tabelele de dimensiuni mari se pot vizualiza permanent, chiar dac dimensiunea tabelelor respective depete cu mult zona de vizualizare a unui ecran. Astfel, liniile i/sau coloanele ce conin elemente de identificare a tabelelor rmn fixate, iar restul informaiei defileaz pe linie sau pe coloan. Blocarea orizontal a rubricilor este disponibil prin poziionarea cursorului pe prima coloan i pe o linie aflat sub informaia referenial ce se dorete a rmne fixat. Comanda Freeze Panes din meniul Window va nghea panourile (liniile) situaia deasupra cursorului. Blocarea orizontal a rubricilor se recomand atunci cnd tabelul Excel conine puine coloane ce se afieaz integral n spaiul de afiare al unui ecran i multe linii ce depesc pe vertical spaiul de vizualizare. Exemplu: S se nghee linia care conine numele cmpurilor din lista salariailor firmei Omega. Pentru aceasta se poziioneaz cursorul n celula A3 i se activeaz comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat n figura urmtoare.

117

Figura 2.138. Blocarea vertical rubricilor este posibil n urma poziionrii cursorului pe prima linie i pe o coloan aflat la stnga informaiei ce se dorete a rmne fixat pentru o vizualizare permanent, dup care se execut comanda Freeze Panes din meniul Window, comand care va fixa coloanele situaie la stnga cursorului. Blocarea vertical a titlurilor se recomand atunci cnd tabelul Excel conine puine linii ce se afieaz integral n spaiul de vizualizare al unui ecran i multe coloane ce depesc pe orizontal un ecran de afiare. Exemplu: S se nghee primele dou coloane din lista salariailor firmei Omega. Pentru aceasta se poziioneaz cursorul n celula C3 i se activeaz comanda Freeze Panes din meniul Window. Rezultatul este prezentat n figura urmtoare.

Figura 2.139. Blocarea n echer (orizontal i vertical) a rubricilor se realizeaz prin poziionarea cursorului pe o celul aflat la intersecia liniilor i coloanelor de fixat i prin comanda Freeze Panes din meniul Window. Aceast comand va bloca liniile situate deasupra cursorului i coloanele aflate la stnga sa. Blocarea n echer a titlurilor se recomand atunci cnd tabelul Excel conine linii i coloane care depesc pe orizontal i pe vertical dimensiunea maxim de afiare a unui ecran. Deblocarea titlurilor este posibil prin intermediul comenzii Unfreeze Panes din meniul Window.

118 2.8.5. mprirea ecranului n ferestre n mod implicit, la deschiderea sesiunii de lucru, Excel afieaz o fereastr ce conine foaia de calcul (Scheet1). Ecranul Excel nu permite implicit afiarea simultan a mai multor zone ndeprtate din aceeai foaie de calcul. De aceea, pentru vizualizarea n ntregime a datelor amplasate la adrese diferite ntr-o foaie de calcul, se recomand mprirea ecranului n mod multe ferestre. Decuparea ecranului n dou ferestre orizontale sau verticale este posibil prin poziionarea cursorului pe prima coloan i o linie oarecare n afar de prima (ferestre orizontale) sau pe prima linie i o coloan oarecare, mai puin prima (ferestre verticale) i prin activarea comenzii Split din meniul Window. n urma execuiei comenzii, fereastra secundar este deschis pe linia de sub cursor (fereastr orizontal) sau pe coloana aflat la stnga cursorului (fereastr vertical). Ferestrele deschise pot fi manipulate independent una fa de cealalt. Dac se poziioneaz cursorul pe oricare linie i coloan i se activeaz comanda Split din meniul Window, ecranul Excel va fi mprit automat n patru ferestre aa cum prezint figura urmtoare.

Figura 2.140. mprirea ecranului n ferestre nu are nici un efect asupra coninutului spaiului de lucru, fiind vorba de un efect de vizualizare aplicat aceleai foi de calcul. Dac datele din foaia de calcul vizualizat prin ferestre sunt legate prin formule, intrrile sau modificrile aduse datelor dintr-o fereastr, influeneaz cmpurile din cea de a doua fereastr.

119

2.8.6. Protejarea i ascunderea formulelor n foaia de calcul Celule din foaia de calcul curent care conin formule sau funcii Excel speciale, pot fi protejate mpotriva modificrilor de orice natur sau pot fi ascunse. n mod implicit, toate celulele foii de calcul sunt protejate, ns aceast protecie devine operaional numai n momentul n care se protejeaz ntreaga foaie de calcul. Pentru protecia celulelor se parcurg urmtorii pai: 1. n primul rnd, de deprotejeaz toate celulele asupra crora utilizatorul dorete s intervin. Pentru aceasta se selecteaz celulele n cauz (Figura 2.141 domeniul A2:D10 din lista salariailor firmei Omega), se activeaz meniul Format i se alege comanda Cells. n caseta Format Cells se execut clic pe butonul Protection i apoi se dezactiveaz opiunea Locked.

Figura 2.141. 2. Se protejeaz foaia de calcul astfel: se activeaz meniul Tools, se alege comanda Protection i apoi opiunea Protect Sheet. Operaional, utilizatorul poate decide asupra protejrii celulelor prin introducerea unei parole.

120

Figura 2.142.

Figura 2.143.

3. Din momentul n care s-a aplicat protecia asupra celulelor (Figura 2.144 domeniul E2:E10 din lista salariailor firmei Omega), orice operaie de actualizare a datelor coninute n celulele protejate genereaz afiarea pe ecran a unei casete de eroare prin care utilizatorul este atenionat c nu poate interveni asupra celulelor dect n momentul n care foaia de calcul este deprotejat.

Figura 2.144. 4. Deprotejarea foii de calcul se realizeaz astfel: se activeaz meniul Tools, se alege comanda Protection i Unprotect Sheet. n caseta de text afiat, utilizatorul tasteaz parola introdus la pasul 2. Pentru ascunderea celulelor se procedeaz n acelai mod ca la protejarea celulelor numai c la pasul 1, n caseta de dialog Format cells, se activeaz opiunea Hidden. n acest mod, n celulele n care s-a aplicat Hidden, vor putea fi vizualizate numai rezultatele calculelor, nu i formulele sau funciile Excel care le-au general.

121 2.9. Glosar de termeni Termeni SpreadSheet WorkBook WorkSheet Sheet New Excel Worksheet Sheets in new workbook Formula Bar Status Bar Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink AutoSum Paste Function Sort Ascending Sort Descending Chart Wizard Drawing Zoom Microsoft Excel Help Toolbar Formatting Font Size Semnificaie Procesor de tabele Registru de calcul Foaie de calcul Foaie O foaie de calcul Excel nou Foi de calcul ntr-un registru de calcul nou Bara de formule Bara de stare Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creaz un nou registru de calcul Deschide un fiier (registru de calcul) deja existent Salveaz coninutul unui registru de calcul Trimite registrul de calcul prin pota electronic Tiprete informaiile dintr-un registru de calcul Previzualizeaz nainte de tiprire Declaneaz verificarea gramatical a textului din foaia de calcul curent Decupeaz domeniul selectat i l duce n Clipboard Copiaz n Clipboard domeniul selectat Lipete informaiile din Clipboard ntr-un domeniu specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat Reface ultima operaie anulat Insereaz o legtur hipertext Efectueaz automat o sum pentru o serie de date Deschide caseta Paste Function din care se vor alege categoria i funcia dorit Sortarea cresctoare a datelor dup o singur coloan Sortarea descresctoare a datelor dup o singur coloan Asistentul pentru reprezentarea grafic a datelor Afieaz bara de instrumente Drawing Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Declaneaz Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor

122 Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Fuzioneaz mai multe celule i aliniaz coninutul pe centru Aplic valorilor numerice formatul monetar Aplic valorilor numerice formatul procent Aplic valorilor numerice formatul cu separator de mii i 2 zecimale Mrete numrul de zecimale pentru valori numerice Micoreaz numrul de zecimale pentru valori numerice Deplaseaz coninutul celulelor la stnga Deplaseaz coninutul celulelor la dreapta Selecteaz formatele pentru ncadrarea celulelor sau domeniilor Selecteaz culori pentru umplerea coninutului celulelor sau domeniilor Selecteaz culori pentru fontul caracterelor Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Celula Excel (Unitatea structural de baz a foii de calcul) Celula activ (curent) Linie nlime linie Coloan Lime coloan ntrega linie ntrega coloan Lime standard (8,43 caractere) Selectarea tuturor foilor de calcul Nume n registru de calcul Domeniu de celule Stilul simbol monetar Stilul procent Stilul virgula (Insereaz separator de mii la numerele > 999) Adaug zecimale Micoreaz numrul de zecimale Format celule Aliniere la stnga Aliniere la dreapta Aliniere centrat peste coloanele selectate Coninutul unei celule va fi afiat la maxim 8.43 caractere Aliniere stnga-dreapta

Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Merge and Center Currency Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Decrease Ident Increase Ident Borders Fill Color Font Color Add and Remove Buttons Cell Active Cell Row Row Height Column Column Width Entire row Entire column Standard Width Select All Sheets Names in workbook Range Currency Style Percent Style Comma Style Increase Decimal Decrease Decimal Format Cells Alignment Left Alignment Right Alignment Center Across Selection Alignment Fill Alignment Justify

123 Merge cells Function Insert Function Paste Function Function Category AutoSum SUM PRODUCT MIN MAX AVERAGE Merge and center Alignment Wrap Text Border Outline Inside Page Setup Page Orientation Portrait Page Orientation Landscape Paper size Page setup Margins Margins Header Margins Footer Custom Header/Footer Print range Print Area Print to File Active sheet(s) Entire Workbook ChartWizard Chart. Step 1 of 4 Chart Type Chart sub-type Data Range Serie in Rows Series in Column Chart title Chart Options Category X axe Value Y axe Legend Show legend Placement Bottom Placement Corner Placement Top Placement Right Fuzionarea celulelor Funcie Insereaz funcie Lipete funcie (Generatorul de funcii Excel) Categorii de funcii nsumare automat pe linie sau coloan Funcia sum Funcia produs Funcia valoarea minim Funcia valoarea maxim Funcia media aritmetic Fuzionarea celulelor i centrarea coninutului Alinierea automat a textului pe rndul urmtor Chenar Contur Linii interioare Setare pagin Pagina este orientat vertical pe nlime Pagina este orientat orizontal pe lime Dimensiune hrtie Setarea marginilor paginii Margini antet de pagin Margini subsol de pagin Personalizarea antetului/subsolului de pagin (completarea cu informaii corespunztoare) Tiprete un domeniu Tiprete o seciune Tiprete ntr-un fiier Foaie (foi) active ntregul registru de calcul Asistentul pentru crearea graficelor Grafic Pasul 1 din patru Tip de grafic Sub-tipul de grafic Domeniu de date Serie orientat n linie Serie orientat n coloane Titlul graficului Opiuni de grafic Numele abscisei Titlul ordonatei Legend Afiare legend Plaseaz n partea inferioar Plaseaz n col Plaseaz n partea superioar Plaseaz la dreapta

124 Placement Left Plaseaz la stnga Data Labels Etichete de date Show value Afieaz valoare Show percent Afieaz procent Show label Afieaz etichet Show label and percent Afieaz etichet i procent Data table Tabela de date Show legend keys Afieaz reperele legendei sub form de pictogram Place chart As new sheet Plaseaz graficul ntr-o nou foaie grafic special Chart 1 Place chart As object in Plaseaz graficul ca obiect n foaia de calcul existent Sheet1 Finish Sfrit 2.10. Teste evaluare cunotine Testul nr. 1 1. Deschidei aplicaia Excel. 2. Modificai numrul foilor de calcul din registrul curent la 2. 3. n foaia ce calcul Sheet1 introducei urmtorul tabel: A 1 2 3 4 5 6
Nr. Crt.
1

B
NUME PRENUME
COSTEA IOANA ANTON ELENA ENACHE GEORGETA DAVID BOGDAN BADEA MONICA

C
LOC MUNC
OMEGA S.R.L. ELECTRICA S.A. PETROM S.A. PETROM S.A. ELECTRICA S.A.

D
SALARIU BRUT
7500000 8200000 6900000 9500000 5600000

E
% PREMIERE
20% 17% 15% 10% 15%

F
VAL. PREMIERE

4. Completai automat coloana Nr. Crt. folosind instrumentul AutoFill. 5. Inserai un rnd nou n faa rndului nr.1. 6. n rndul introdus tastai n celula A1 textul urmtor: SITUAIA PERSONALULUI. 7. Verificai dac exist erori gramaticale i dac exist corectai-le. 8. Centrai textul din celula A1 peste domeniul A1:D1 i scriei caracterele ngroat (bold). 9. Selectai al doilea rnd al tabelului (capul de tabel) i scriei caracterele ngroat (bold) i nclinat (italic). 10. Formatai grupul de celule (domeniul) D3:D7 astfel nct cifrele s apar cu simbolul (,) ca i separator de mii i zero cifre zecimale. 11. Folosind instrumentele de mrire i micorare stabilii dimensiunea paginii la 75%. 12. Salvai registrul de calcul sub denumirea SITPERS pe o dischet.

125 Testul nr. 2 1. Deschidei aplicaia SITPERS.XLS prezent pe dischet. 2. Modificai dimensiunea hrtiei din Letter n A4 3. Selectai textul din prima linie a tabelului i schimbai culoarea n albastru. 4. Introducei n celula D4 valoarea 7300000. 5. Refacei imediat coninutul iniial al celulei folosind comanda Undo. 6. Sortai tabelul alfabetic dup coloana NUME PRENUME. 7. Afiai pe ecran bara de instrumente Drawing. 8. Selectai domeniul D3:D7 i modificai culoarea de umplere n verde deschis. 9. Redimensionai automat coloanele tabelului la limea optim. 10. Previzualizai foaia de calcul i cu ajutorul butonului Margins plasai tabelul n centrul paginii. 11. Tiprii foaia de calcul n trei exemplare. 12. Salvai fiierul pe disc stabilind calea implicit ca fiind My Documents. Testul nr. 3 1. Deschidei aplicaia SITPERS.XLS prezent pe disc n dosarul My Documents. 2. n celula F3 introducei o formul prin care mulii coninutul celulei D3 cu coninutul celulei E3. n acest fel ai calculat valoarea de premiere pentru primul salariat. 3. Copiai formula din celula F3 n domeniul F4:F7. 4. Formatai grupul de celule (domeniul) F3:F7 astfel nct cifrele s apar cu simbolul (,) ca i separator de mii i zero cifre zecimale. 5. Selectai domeniul F3:F7 modificai culoarea de umplere n albastru i scriei caracterele ngroat (bold). 6. Adugai un chenar tabelului alegnd stilul de linie dorit. 7. Sortai tabelul cresctor dup coloana LOC MUNC i descresctor dup coloana SALARIU BRUT 8. Adugai un antet aliniat la dreapta n care introducei data curent. 9. Modificai marginile foii de calcul sus i jos la 3 cm. 10. Introducei o coloan ntre coloanele C i D. 11. Tastai n prima celul a noii coloane eticheta FUNCIA. 12. Salvai registrul de calcul i nchidei aplicaia EXCEL. Testul nr. 4 1. Deschidei aplicaia SITPERS.XLS prezent pe disc n dosarul My Documents. 2. Cutai n tabel numele ENACHE. 3. Stergei coloana C. 4. Inserai un rnd nou la sfritul talelului. 5. Tastai n celula A8 textul TOTAL. 6. Centrai textul din celula A8 peste domeniul A8:C8 i scriei caracterele ngroa (bold). 7. Calculai totalul domeniului E3:E7 folosind funcia AutoSum. 8. Selectai celula A15 i introducei din ClipArt din categoria Academic urmtoarea ilustraie artistic.

9. Copiai datele din coloanele B i E n foaia de calcul 2 (Sheet2), ncepnd cu celula A1.

126 10. Revenii n foaia de calcul 1 (Sheet1). 11. Selectai celula A10 i calculai valoarea maxim a domeniului E3:E7. 12. Salvai registrul de calcul i nchidei aplicaia EXCEL. Testul nr. 5 1. Deschidei aplicaia Excel. 2. n foaia ce calcul Sheet1 introducei urmtorul tabel:

Figura 2.145. 3. n celula E3 calculai totalul domeniului B2:D2. 4. Copiai formula din celula E3 n celulele E4 i E5. 5. Aplicai tabelului stilul Colorful1 folosind funcia AutoFormat. 6. Adugai un subsol aliniat la stnga n care introducei textul Vnzri componente. 7. Creai un grafic (o diagram) de tip coloan cu datele cuprinse n domeniul A2:E5. 8. Mutai graficul n foaia de calcul astfel nct acesta s nceap din celula A7. 9. Adugai graficului titlul SITUAIA VNZRILOR PE TRIM. I. 10. Modificai culorile graficului n nuanele albastu, rou i verde. 11. Salvai registrul de calcul sub numele VNZRI, pe disc, stabilind calea implicit ca fiind My Documents. 12. nchidei aplicaia EXCEL. Testul nr. 6 1. Deschidei aplicaia VNZRI.XLS prezent pe disc n dosarul My Documents. 2. Aflai informaii referitoare la Chart folosind funcia Help. 3. Selectai domeniul A2:E2 i modificai fontul acestuia n MS Sans Serif. 4. Modificai tipul graficului din coloan n arie. 5. Selectai titlul graficului i colorai caracterele n albastru. 6. Folosind comanda Chart Options adugai etichetele de date pe grafic. 7. Modificai formatul paginii din Portrait n Landscape. 8. Introducei n antetul foii de calcul numele fiierului. 9. Mutai legenda graficului n partea de jos a acestuia (Bottom). 10. Salvai fiierul n format html. 11. Tiprii graficul n trei exemplare. 12. Salvai documentul i nchidei aplicaia EXCEL.

127

3. Realizarea prezentrilor cu aplicaia Microsoft PowerPoint


Dup parcurgerea acestui capitol vei dobndi cunotine legate de: caracteristicile prezentrilor eficiente; crearea /editarea prezentrilor interactive; animarea prezentrilor cu efecte speciale; construirea diagramelor organizaionale; expunerea prezentrilor n internet/ intranet; pregtirea prezentrilor pentru expunere; derularea prezentrilor. 3.1. Noiuni de baz 3.1.1. Caracteristicile unei prezentri PowerPoint PowerPoint este un instrument software utilizat n realizarea prezentrilor eficiente. O prezentare PowerPoint const din mai multe elemente numite diapozitive (slides). Aranjamentul unui diapozitiv constituit din texte, imagini grafice i alte obiecte, este numit machet (layout). Se pot construi prezentri rafinate folosind culori adecvate, fonturi potrivite i imagini grafice atrgtoare pentru fundal. Toate aceste componente fac parte din colecii de obiecte numite abloane de proiect(design templates) ce pot fi ataate prezentrii. Succesul unei prezentri depinde de o planificare inteligent i de atenia acordat celor mai mici detalii. Se poate rata cu uurin o prezentare construit cu PowerPoint folosind caracteristici neadecvate (precum un font de dimensiune mic, detalii exagerate i nfrumuseri care au drept unic rezultat distragerea ateniei). Pentru construirea diapozitivelor clare i concise, realizatorul trebuie s in cont de urmtoarele: Auditorul Este necesar s se tie ct mai mult cu putin despre acetia nainte de a ncepe construirea prezentrii, pentru a gsi tonul, cuvintele i grafica adecvate. Tema general Ce idei din prezentarea dumneavoastr dorii s rmn n memoria auditoriului la o or dup ce ai ncheiat expunerea? Dar dup o sptmn? Putei s le nlesnii ntiprirea n minte prin stabilirea unei teme generale, la care s revenii pe parcurs, mrind astfel impactul prezentrii. O singur idee principal Fiecare diapozitiv trebuie s fie purttorul unei singure idei principale, ca s poat fi neles dintr-o privire. Fr vorbrie n diapozitive rezumai-v la ceea ce este esenial. Nu trebuie s avei ntr-un diapozitiv mai mult de ase subiecte, evideniate prin buline sau alte marcaje. Cu ct avei mai multe astfel de subiecte, cu att trebuie s folosii mai puine cuvinte pentru fiecare din ele.

128 Coeren Avei grij s folosii ntr-o manier unitar literele majuscule i s construii titlurile diapozitivele n acelai format. Nu amestecai n diapozitive propoziii complete cu jumti de propoziie. Aptitudini retorice Prezentarea nu va fi apreciat doar datorit diapozitivelor. n ultim instan, prezentatorul este cel care d tonul. Ca s capteze atenia auditoriului, prezentatorul trebuie s-i exprime ideile cu claritate i hotrre, s dovedeasc ncrederea n forele proprii i deplina cunoatere a subiectului. Capacitatea de a putea vorbi n faa unui grup de oameni este o aptitudine necesar n orice domeniu; ea merit cultivat, chiar dac presupunei c nu v vei adresa vreodat unei sli pline. O afacere depinde n mare msur de abilitatea celor implicai n comunicare i colaborare eficient, att inter ct i extra organizaional, cu clienii i partenerii de afaceri. Aceast abilitate de comunicare i colaborare eficient este esenial nu numai pentru a informa, ilustra, decide, discuta ct i pentru a entuziasma, convinge, pune ntrebri, motiva. Prezentrile trebuie s fie mai mult dect un mijloc funcional de comunicare sau luare de decizii, indiferent de caracterul contextului n care sunt susinute, oficial sau neoficial. Ori de cte ori se realizeaz i se susine o lucrare oficial sau neoficial, trebuie s se in cont de urmtoarele : Care este scopul dvs. ? Cu ce scop susinei aceast prezentare ? De ce ai fost solicitai s o susinei ? Ce sperai s realizai ? Cum ai putea s o facei interesant ?n ce msur cunoate auditoriul prezentrii? Are cunotine necesare pentru a nelege subiectul ?

subiectul

Care este cadrul prezentrii? S se stabileasc dinainte ordinea i conexiunile logice ntre teme. Prezentarea s fie alctuit din pri care se interconecteaz, fiecare avnd logic proprie. Prile interdependente trebuie s se mbine n final pentru a realiza scopul general al prezentrii. Tipuri de auditoriu. Evaluarea auditoriului cuprinde dou aspecte: Starea de spirit i receptivitatea. Relaia social fa de cel care prezint. Pregtirea i planificarea Dac prezentatorul este perfecionist, va realiza contient o sortare i o selecie riguroas a materialului inclus n prezentare i va respinge ceea ce nu este necesar. Perfecionitii au tendina de a spune tot ceea ce tiu despre un anumit subiect, indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut s abordeze problema. Ei rmn la punctul de vedere stabilit i nltur umplutura. Dac prezentatorul este impresionist, are tendina de a nu da prea multe detalii i merge pe premisa c dac omite unele informaii, acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibil i accesibil.

129 n pregtirea i planificarea unei prezentri, persoanele implicate trebuie s-i analizeze cinstit i obiectiv punctele tari i punctele slabe, s ncerce s se pun in locul asistenei i s in cont de urmtoarele: 1. Alegerea modului de abordare a problemei funcie de asisten. 2. Timpul acordat prezentrii. 3. Structurarea prezentrii cu o combinaie de seciuni formale i informale, cu informaii audio i video, pentru a strni interesul asistenei. 4. Utilizarea de informaii statistice n concordan cu subiectul tratat. 5. Utilizarea de formule de nceput eficiente. Limbajul i stilul trebuie adaptate la diverse situaii i tipuri de auditoriu. Exprimarea s se realizeze ntr-un limbaj comun, accesibil asistenei, dup urmtoarele reguli: 1. Folosirea de cuvinte, propoziii i paragrafe clare i la obiect. 2. Evitarea jargonului, acronimelor i pleonasmelor. 3. Evitarea frazelor lungi. 4. Cuvintele tehnice s fie folosite cu mare atenie. 5. Legarea cifrelor de fapte i faptelor de cifre. Planuri i note Prezentatorul i pregtete nsemnri pe care le va utiliza ca suport (ajutor real) n prezentare. Acestea nu trebuie citite cuvnt cu cuvnt, deoarece cititul slbete contactul vizual cu asistena. Cnd prezentarea conine date statistice sau citate exacte, nu trebuie s se pun niciodat baza pe memorie. n cazul unei prezentri oficiale, textul va fi pus la dispoziia asistenei i trebuie s fie asigurat concordana dintre nsemnri i coninut. Cu PowerPoint se pot crea prezentri profesionale pe: folii transparente, hrtie, diapozitive de 35 mm., pelicul fotografic i pe ecranul calculatorului Repetiia Dac prezentarea este oficial, se recomand simularea mai multor ipostaze din prezentare. Prezentatorul trebuie s verifice: desfurarea n timp a fiecrei pri din prezentare, repetrile i omisiunile, sensul i pronunia. Mijloace audio-vizuale utilizate n prezentare. Acestea sunt mijloace de intensificare a impactului mesajului, de captare a ateniei i de sporire a amplorii subiectului. Pot fi utilizate n prezentare, urmtoarele mijloace audio-video: table albe i negre, flipchart-ul, retroproiectorul, proiectorul de diapozitive, proiectorul de diafilme, aparatul video, calculatorul PC. Alegerea acestor mijloace depinde de volumul i complexitatea informaiilor de transmis, de mrimea i compoziia asistenei, precum i de facilitile disponibile la locul prezentrii. Calculatorul-Mediu i mijloc de prezentare Avantajele utilizrii calculatorului ca mediu i mijloc de prezentare sunt urmtoarele: Ecranul calculatorului poate fi folosit ca mediu de prezentare (pentru grupuri mici). Video-proiectorul sau placa cu cristale lichide (panel) proiecteaz imaginea de pe ecranul calculatorului pe un ecran mare (pentru grupuri mari). Programe extrem de eficiente care pot fi uor controlate de ctre prezentator(ex. PowerPoint).

130 Posibilitatea nregistrrii de imagini din orice surs video, mpreun cu sunetul respectiv pe hard disc i apoi vizionate ntr-o fereastr din diapozitiv. Diapozitivele pot fi scrise i actualizate rapid. Posibilitatea realizri unor efecte spectaculoase chiar i de neprofesioniti. Aspectul materialelor distribuite este acelai ca i al imaginilor de pe ecran, ceea ce confer prezentrii caracter profesionist. Aspectul profesionist al prezentrii i la costuri accesibile. 3.1.2. Deschiderea aplicaiei PowerPoint Pentru deschiderea aplicaiei PowerPoint exist urmtoarele posibiliti: a) Din meniul Start Programs Microsoft PowerPoint. b) Se execut dublu clic pe pictograma corespunztoare, dac este prezent pe ecran. n ambele situaii, pe ecran este afiat caset de dialog prezentat n imaginea de mai jos.

Figura 3.1. 3.1.3. Deschiderea unei prezentri existente (mai multor prezentri) Pentru deschiderea unei prezentri existente, se poate alege una dintre urmtoarele variante: a) Din caseta de dialog afiat pe ecranul monitorului la deschiderea aplicaiei PowerPoint (Figura 3.1) se alege opiunea Open an existing prezentation (Deschiderea unei aplicaii existente), se selecteaz prezentarea dorit i se execut clic pe butonul OK. b) Dac aplicaia PowerPoint este deschis, din fereastra afiat se activeaz meniul File i se alege comanda Open, sau se apas simultan tastele Ctrl+O. Pe ecran va fi afiat fereastra de dialog Open n care se va specifica locaia ce conine fiierul care va fi deschis.

131

Figura 3.2 Pentru deschiderea efectiv a prezentrii se selecteaz prezentarea dorit i se execut dublu clic pe numele ei, sau se selecteaz prezentarea dorit si se execut clic pe butonul Open prezent n colul dreapta jos al ferestrei de dialog Open. c) Atunci cnd se activeaz opiunea File, n fereastra vertical sunt afiate n ordinea folosirii ultimele fiiere accesate. Se execut clic pe numele fiierului dorit i se efectueaz deschiderea acestuia.

Figura 3.3. d) n meniul Start, din lista documentelor recent create, se alege fiierul dorit.

132 e) Dac este deschis aplicaia Explorer, se selecteaz locaia dorit i apoi dublu clic pe numele fiierului.

Figura 3.4. Pentru salvarea unei prezentri n care s-au efectuat eventuale modificri, se poate alege una dintre urmtoarele variante: a) Se activeaz meniul File i se alege comanda Save, sau se apas simultan tastele Ctrl+S.

Figura 3.5.

133

b) Se execut clic pe butonul (pictograma) Save din bara de instrumente Standard, prezent sub bara de meniu. Deschiderea mai multor prezentri Pot fi deschide simultan mai multe prezentri, folosind una din metodele precizate mai sus. Pe ecran prezentrile vor fi suprapuse. Prezena lor este semnalat n Taskbar (bara de task-uri din partea de jos a ferestrei) sau n opiunea Window prezent n bara de meniu.

Figura 3.6. 3.1.4. Salvarea unei prezentri a) Salvarea unei prezentri existente pe harddisk sau dischet. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran se va afia caseta de dialog Save As... n care se va transmite calea unde va fi salvat prezentarea (Save in:). Nume prezentrii (File name) i tipul (Save as type) rmn nemodificate.

134

Figura 3.7. b) Salvarea unei prezentri existente sub alt nume, n alt format i n alt loc. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n ecran se va afia caseta de dialog Save As... corespunztoare (Figura 3.7.) n care se vor transmite: calea unde va fi salvat prezentarea (Save in:), noul nume (File name:) i tipul dorit (Save as type:). c) Salvarea unei prezentri n format web. O prezentare poate fi salvat i ntr-un format specific paginilor Web, cunoscut sub denumirea de HTML (Hypertext Markup Language). Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul File i se alege comanda Save As. n caseta de dialog Save As... corespunztoare (Figura 3.7.), se va alege tipul Web page (*.htm; *.html). De asemenea, se poate activa meniul File i se alege comanda Save as Web Page. 3.1.5. nchiderea documentului de prezentare i a aplicaiei PowerPoint Pentru nchiderea unui document de prezentare, fr nchiderea aplicaiei PowerPoint, se activeaz meniul File i se alege comanda Close, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei de aplicaie.

135

Figura 3.8. Pentru nchiderea aplicaiei PowerPoint, se activeaz meniul File i se alege comanda Exit, sau se execut clic pe butonul de nchidere prezent n colul dreapta sus al ferestrei PowerPoint. 3.1.6. Folosirea funciei Help Informaiile ajuttoare se pot obine folosind Office Assistant. Dac asistentul nu este prezent n ecran, el va fi activat din opiunea Help sau din butonul Help prezent n bara de instrumente Standard. n ambele situaii, pe ecran apare un asistent sub forma unei imagini animate (Figura 3.9.). Dac se execut clic cu mouse-ul pe aceast imagine, ea devine activ. n cmpul Type your question here (Tiprete ntrebarea aici) se formuleaz ntrebarea i apoi se caut executnd clic pe butonul Search.

136

Figura 3.9. Fereastra Help apare n partea dreapt a ecranului, astfel nct se pot citi indicaiile precizate.

Figura 3.10. Asistentul se mai poate activa i dac se apas tasta cheie funcional F1. Pentru nchiderea asistentului, se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se alege comanda Hide (Ascuns).

137 3.2. Personalizarea (modificarea) setrilor de baz 3.2.1. Schimbarea modului de vizualizare (afiare) a unei prezentri PowerPoint permite urmtoarele moduri de vizualizare a unei prezentri: a) Vizualizare normal (Normal View). Este modul de vizualizare cel mai des folosit (cel implicit). Permite vizualizarea diapozitivelor, ct i a datelor coninute de acestea. n acest mod se pot introduce observaii i note.

Figura 3.11. b) Vizualizare de tip structur (Outline View). n acest mod se poate lucra doar cu texte, fr imagini grafice, cu excepia diapozitivului afiat n miniatur.

138

Figura 3.12. c) Vizualizare de tip diapozitiv (Slide View). n acest mod se pot aduga/edita texte sau imagini grafice avnd un singur diapozitiv afiat pe ecran.

Figura 3.13.

139 d) Vizualizare de tip general (Slide Sorter View). Acest mod ofer o vedere de ansamblu a ntregii prezentri Este util introducerii unor noi diapozitive sau mutrii i copierii celor existente.

Figura 3.14. e) Vizualizare de tip prezentare (Slide Show). n acest mod, dispar de pe ecran toate meniurile i barele de instrumente, iar prezentarea va ocupa tot spaiul. Scopul este de a realiza o vizualizare prealabil i nu de creare sau editare. Pentru a comuta ntre modurile de vizualizare a unei prezentri se folosesc: Butoanele situate n colul din stnga-jos al ferestrei PowerPoint.
Outline View Sorter View

Normal View

Slide Slide View Show

Figura 3.15. Comenzile corespunztoare opiunii View prezent n bara de meniu.

Figura 3.16.

140

3.2.2. Modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran Pentru modificarea dimensiunii de vizualizare a diapozitivelor pe ecran se activeaz meniul View i se alege comanda Zoom, sau se activeaz butonul Zoom prezent n bara de instrumente Standard.

Figura 3.17.

3.2.3. Modificarea barelor de instrumente a) Afiarea (anularea) pe (de pe) ecran a barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i apoi se alege comanda Toolbars. Pe ecran se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente. Toate barele active sunt marcate cu o bif. Pentru afiarea/anularea anumitor bare de instrumente, se execut clic cu mouse-ul pe numele acestora. Nu se recomand afiarea unui numr mare de bare de instrumente, deoarece se micoreaz spaiul alocat lucrului efectiv.

Figura 3.18.

141

b) Personalizarea (modificarea) barelor cu instrumente. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul View i apoi se alege comanda Toolbars. Se deschide fereastra care conine denumirea barelor de instrumente i se activeaz comanda Customize. n ecran se va afia caseta de dialog Customize. Pentru alegerea barei de instrumente care va fi personalizat se execut clic pe butonul Toolbars.

Figura 3.19. Se execut clic pe butonul Commands i va fi afiat lista cu instrumentele de lucru care vor fi adugate n bara aleas. Se selecteaz instrumentul dorit i se va trage cu mouse-ul n/din bara de instrumente.

Figura 3.20. 3.2.4. Modificarea unor opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint Se pot modifica opiuni predefinite ale aplicaiei PowerPoint, ca de exemplu: numele utilizatorului, afiarea barei de stare i a barelor de defilare, salvarea automat a documentelor dup un timp specificat, directorul implicit n care vor fi salvate documentele etc.

142 Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul Tools i se alege comanda Options. Se va deschide o caset de dialog corespunztoare, n care, dup dorin, pot fi modificate diverse opiuni. n figura de mai jos, s-a setat salvarea automat a documentului dup fiecare 30 de minute.

Figura 3.21. 3.3. Crearea unei prezentri 3.3.1. Crearea unei noi prezentri PowerPoint ofer urmtoarele metode pentru a crea o nou prezentare: 1. Utilizare rutin AutoContent wizard (Asistentul de prezentri grafice) ofer cel mai ridicat nivel de asisten. El indic fiecare pas pentru crearea unei noi prezentri. 2. Utilizare Template (ablon predefinit). Un ablon este un diapozitiv inclus n programul PowerPoint.. Fiecare ablon conine macheta general a diapozitivului, schema de culoare, un text-model, care poate fi nlocuit cu textul dorit. 3. Crearea unei prezentri de la zero, folosind ca punct de plecare Blank Presentation (prezentare alb). Prin aceast metod se poate personaliza o prezentare dup dorin. Fereastra PowerPoint de mai jos prezint modalitatea de alegere a metodei dorite.

143

Figura 3.22. Crearea unei noi prezentri folosind rutina AutoContent wizard. Pentru realizarea acestei operaii, se execut urmtorii pai: 1. Din fereastra PowerPoint se selecteaz opiunea AutoContent wizard i apoi se acioneaz clic pe butonul OK. n ecran este afiat caseta de dialog AutoContent Wizard. Traseu afiat n partea dreapt cere specificarea tipului de prezentare. Toate tipurile sunt enumerate n partea dreapt a casetei de dialog iar butoanele din coloana central permit afiarea tipurilor grupate pe categorii.

Figura 3.23

144 n AutoContent wizard se selecteaz tipul de prezentare care se dorete a fi creat (strategie, vnzri, pregtire, rapoarte, ntiinri neplcute, sau generaliti) iar PowerPoint creeaz o schema general. 2. Se execut clic pe butonul Next pentru a ncepe lucrul. 3. n caseta de dialog care se deschide, se execut clic pe butonul corespunztor tipului de prezentare dorit (de exemplu Sales / Marketing).

Figura 3.24. 4. Din caseta list derulant se selecteaz un tip de prezentare, pentru a delimita mai exact scopul prezentrii ( ex. Marketing Plan). Apoi se execut clic pe butonul Next. 5. Se selecteaz metoda ce sugereaz cel mai bine modul de prezentare a lucrrii pe care o realizai. Apoi se execut clic pe butonul Next. n fereastra afiat pe ecran se selecteaz opiunea Presentations, informal meetings, handouts, dac prezentarea urmeaz s fie fcut de ctre o persoan, sau se selecteaz opiunea Internet, kiosk, dac se intenioneaz realizarea unei prezentri care urmeaz s se deruleze continuu, fr intervenia unui moderator.

145

Figura 3.25. 6. Se selecteaz modul de prezentare final (de exemplu On-Screen Presentation prezentarea pe ecran) iar dac este nevoie de exemplare tiprite pentru distribuire, se execut clic pe caseta de validare Yes sau No. Se execut apoi clic pe butonul Next. 7. Se introduc titlul prezentrii i numele autorului n spaiile prezentate n acest scop, apoi se execut clic pe butonul Next.

Figura 3.26. 8. Se execut clic pe butonul Finish.

146

Crearea unei noi prezentri folosind un ablon de machetare Un ablon este o soluie de compromis ntre conducerea pas cu pas (oferit de AutoContent) i lipsa asistenei (Blank Presentation). abloanele pot fi mprite n dou categorii: abloane pentru prezentri (Presentation Templates) i abloanele pentru aspectul prezentrilor (Presentation Design Templates). Presentation Templates. Aceste abloane ofer n mare parte aceleai elemente de ajutor ca i AutoContent wizard de fapt, tipurile de prezentri din aplicaia AutoContent wizard se bazeaz pe aceste abloane. abloanele ofer o schem de culori pentru diapozitive i o schem general pentru textul diapozitivului. Denumirile lor reflect scopul prezentrii. Presentation Design Templates. Aceste abloane ofer numai o schem de culori i o schem de aranjare a diapozitivului. Pentru a crea o nou prezentare folosind un ablon, se execut paii urmtori: 1. Din fereastra PowerPoint se selecteaz opiunea Template i apoi se execut clic pe butonul OK. n ecran apre fereastra New Presentation (Figura 3.27). 2. Se execut clic pe butonul Prezentation Designs, se alege ablonul dorit, care se poate vedea n seciunea Preview i apoi se execut clic pe butonul OK.

Figura 3.27.

147 3. Se afieaz fereastra New Slide din care se alege tipul AutoLayout dorit i apoi se execut clic pe butonul OK.

Figura 3.28. 4. Se ncepe editarea diapozitivelor, exact ca n aplicaia Autocontent wizard. Crearea unei prezentri personalizate pornind de la o prezentare alb O prezentare alb nu conine nici o schem de culori sau vreo schem prestabilit i nici un text-model care s indice unde i ce trebuie scris. Pentru a crea o prezentare alb, se efectueaz paii urmtori: 1. Din fereastra PowerPoint, se selecteaz opiunea Blank Presentation i apoi se execut clic pe butonul OK. 2. Se afieaz fereastra New Slide din care se va alege tipul AutoLayout dorit i apoi se execut clic pe butonul OK. 3. Se ncepe editarea (personalizarea) diapozitivelor. 3.3.2. Adugarea (inserarea) textului ntr-un diapozitiv (folie) Inserarea textului ntr-un diapozitiv Se alege pentru diapozitiv modul de vizualizare Slide View. Pentru inserarea textului, se va executa clic n zona n care scrie Click to add text. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare i apare cursorul de inserie. Se introduce textul dorit i la final se apas tasta Enter. Dac ntr-un diapozitiv sunt mai multe marcaje de rezervare, se va executa clic n fiecare dintre ele pentru a crea elementele diapozitivului. Dac textul dintr-un marcaj de rezervare este formatat ca list marcat, la fiecare apsare a tastei Enter, va apare un nou marcaj de list.

148

Figura 3.29. Inserarea comentariilor ntr-un diapozitiv. Se alege, pentru diapozitivul cruia i se va aduga un comentariu, forma de vizualizare Outline View. n partea dreapta a ferestrei, se va executa clic n zona n care scrie Click to add notes. Imediat textul din marcajul de rezervare dispare i apare cursorul de inserie. Se introduce textul dorit i la final se apas tasta Enter.

Figura 3.30

149 3.3.3. Adugarea textului n zona de subsol, pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele Pentru introducerea unui text n zona de subsol pentru un diapozitiv sau pentru toate diapozitivele se activeaz meniul View i apoi comanda Header and Footer. n ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer (Figura 3.31), se activeaz opiunea Footer i apoi, n cmpul de editare, se introduce textul dorit. Pentru a introduce textul n diapozitivul curent, se acioneaz butonul Apply iar pentru a introduce textul n toate diapozitivele, se acioneaz butonul Apply to All. Dac nu se dorete ca textul s apar i n subsolul primului diapozitiv, se selecteaz opiunea Dontt show on title slide.

Figura 3.31. 3.3.4. Numerotarea automat a diapozitivelor Pentru numerotarea unui diapozitiv sau a tuturor diapozitivelorse activeaz meniul View i apoi comanda Header and Footer. n ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer i se execut clic pe opiunea Slide Number (Figura 3.32). Pentru numerotarea diapozitivul curent, se acioneaz butonul Apply iar pentru numerotarea tuturor diapozitivelor, se acioneaz butonul Apply to All. Dac nu se dorete numerotarea primului diapozitiv, se selecteaz opiunea Dontt show on title slide.

Figura 3.32. 3.3.5. Introducerea datei calendaristice i a timpului n diapozitive Pentru introducerea datei calendaristice i a timpului se activeaz meniul View i apoi comanda Header and Footer. n ecran se deschide caseta de dialog Header and Footer, se execut clic pe opiunea Date and Time(Figura 3.33) i apoi se alege formatul dorit. Pentru introducerea acestora n diapozitivul curent, se acioneaz butonul Apply iar pentru introducerea lor n toate diapozitivele, se acioneaz butonul Apply to All. Dac se dorete actualizarea

150 permanent a datei, se selecteaz opiunea Update Automatically, iar dac nu se dorete introducerea datei i n primul diapozitiv, se selecteaz opiunea Dontt show on title slide.

Figura 3.33. 3.3.6. Alegerea unui set de caracteristici pentru diapozitiv (folie) Alegerea unui ablon de proiect (a unei forme implicite) Pentru alegerea unui ablon de proiect (a unei forme implicite), se alege modul de afiare Slide View, apoi se activeaz meniul Format i se alege comanda Apply Design Template. n ecran este afiat caseta de dialog Apply Design Template din care se alege ablonul dorit.

Figura 3.34. Alegerea (modificarea) unei scheme de culoare. Pentru alegerea (modificarea) unei scheme de culoare, se alege modul de afiare Slide View sau Slide Sorter, apoi se activeaz meniul Format i se alege comanda Slide Color Scheme. n ecran este afiat caseta de dialog Color Scheme. PowerPoint sugereaz cteva seturi de culori alese cu atenie, complementare pentru text i fundal, aa nct textul s fie uor de citit iar culorile s nu fie discordante. Se selecteaz schema de culoare dorit i se execut clic pe butonul de comand Apply. Dac schemele de culoare nu prezint interes se execut clic pe butonul Custom care prezint opt csue diferite (Figura 3.35) - cte una pentru fiecare culoare care face parte din schem.

Figura 3.35.

151 Pentru a alege o alt culoare dect cea din schem, se execut clic pe una din opiunile care apar n list (ex. Background, Title text etc.) i apoi se execut clic pe butonul Change Color. PowerPoint pune la dispoziie o palet de aproximativ 150 de culori.

Figura 3.36. De exemplu, pentru alegerea (modificarea) fundalului (background-ului), se activeaz meniul Format i se alege comanda Background. n ecran se deschide caseta de dialog Background, din care se alege culoarea dorit, sau se poate crea o culoare proprie prin alegerea opiunii More Colors. Pentru schimbarea fundalului diapozitivului curent, se execut clic pe butonul Apply, iar pentru schimbarea fundalului tuturor diapozitivelor, se execut clic pe butonul Apply to All.

Figura 3.37. Alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv Pentru alegerea (modificarea) machetei unui diapozitiv se afieaz prezentarea n modul Slide View sau Slide Sorter, selectndu-se diapozitivul cruia i se va aplica o nou machet. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Slide Layout. n ecran este afiat caseta de dialog Slide Layout, se alege macheta dorit i se execut clic pe butonul Apply.

Figura 3.38.

152 3.3.7. Introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n prezentri n prezentrile PowerPoint pot fi incluse diapozitive coninnd imagini, obiecte clip art, sunete i videoclipuri. Clip art reprezint o colecie de imagini sau desene ce pot fi introduse n diapozitive. Diapozitivele desemnate acestui scop conin marcaje de rezervare pentru imagini grafice. Se selecteaz o machet desemnat introducerii unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri i se execut clic pe butonul OK.

Figura 3.39. Se alege pentru diapozitivul corespunztor modul de afiare Slide View i se execut dublu clic pe butonul care conine o imagine. Se va deschide urmtoarea fereastr din care se pot alege imagini dorite.

Figura 3.40.

153 Pentru introducerea unor imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri n diapozitive care nu conin marcaje de rezervare pentru imagini grafice, se poate alege una din urmtoarele dou modaliti: 1. Inserare imagini, sunete i videoclipuri dintr-o librrie de imagini. Se execut clic pe butonul Clip Art de pe bara Drawing. Se selecteaz comenzile Insert, Picture, Clip Art. Se selecteaz comenzile Insert, Movies and Sounds, Sound from Gallery. Se selecteaz comenzile Insert , Movies and Sounds, Movie from Gallery. Toate modalitile prezentate mai sus conduc la deschiderea ferestrei Clip Gallery, iar n prim plan apare eticheta metodei folosite.
Butonul inserare imagine Butonul inserare sunet Butonul inserare videoclip

Figura 3.41. 2. Inserare imagini grafice (clipuri), sunete i videoclipuri dintr-un fiier. Se selecteaz comenzile Insert Picture, From File. Se selecteaz comenzile Insert , Movies and Sounds, Movie from File. Se selecteaz comenzile Insert , Movies and Sounds, Sound from File. n toate cazurile menionate se deschide fereastra Insert corespunztoare din care se alege fiierul dorit i apoi se execut clic pe butonul Insert.

154

Figura 3.42. 3.3.8. Introducerea unui obiect WordArt n prezentri PowerPoint include componenta WordArt care permite crearea de efecte grafice n text. Pentru a insera un obiect WordArt ntr-un diapozitiv, se afieaz diapozitivul n modul Slide View. Se activeaz componenta WordArt prin secvena de comenzi Insert, Picture, WordArt sau se execut clic pe butonul Insert WordArt prezent n bara Drawing. n ecran se deschide caseta de dialog WordArt Gallery care conine modele de obiecte WordArt.

Figura 3.43.

155 Se alege modelul dorit, apoi se execut clic pe butonul OK. Pe ecran apare caseta de dialog Edit WordArt Text (Figura 3.44) n care se va introduce textul dorit. Se execut clic pe butonul OK iar PowerPoint va aplica efectul WordArt ales (Figura 3.45). Efectele WordArt se pot mbunti utiliznd butoanele din bara de instrumente WordArt.

Figura 3.44 3.3.9. Introducerea casetelor de text n prezentri

Figura 3.45.

O caset de text are rolul unui suport pentru text. Pentru a crea o caset de text, se afieaz diapozitivul n modul Slide View i se execut clic pe butonul Text Box din bara de instrumente de desen. Se plaseaz pointerul de mouse n diapozitiv, acolo unde se dorete introducerea unei casete de text, se ine apsat butonul din stnga al mouse-ului i se gliseaz (se trage) spre dreapta pn cnd caseta capt limea dorit. Se elibereaz butonul mouse-ului iar pe ecran apare o caset de text cu nlimea de un rnd.

Figura 3.46 3.3.10. Folosirea unui diapozitiv ( folie) Master Cnd se selecteaz un ablon de proiect, PowerPoint creeaz automat dou diapozitive importante. Primul - Slide Master (Diapozitivul principal Figura 3.47.), memoreaz elementele de format caracteristice prezentrii, cum sunt imaginile grafice de fundal, fonturile, dimensiunile fonturilor i poziia titlului pe fiecare diapozitiv n parte. Pentru afiarea diapozitivului Slide Master se activeaz meniul View, se alege comanda Master i apoi Slide Master.

Figura 3.47.

156 Al doilea - Title Master (diapozitiv titlu Figura 3.48.), pstreaz informaii privind diapozitivul de deschidere i celelalte desemnate ca diapozitive titlu. Diapozitivul Title Master se afieaz n ecran prin secvena de comenzi View, Master, Title Master.

Figura 3.48 Cnd se dorete realizarea unor modificri asupra tuturor diapozitivelor dintr-o prezentare, se afieaz unul din cele dou diapozitive. Pe ecran va apare un diapozitiv asupra cruia se pot realiza modificrile dorite. Aceste modificri vor fi operate pe fiecare diapozitiv din prezentare ct i pe cele noi introduse. 3.4. Editarea unei prezentri 3.4.1. Copierea, mutarea i tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active Copierea i mutarea textului sau imaginilor este posibil datorit existenei Clipboard-ului. Clipboardul este o memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Copierea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Copierea textului sau imaginilor folosind comenzile Copy i Paste. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de copiat i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de copiat, se activeaz meniul Edit i apoi comanda Copy. Se selecteaz diapozitivul n care se va copia textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete copierea. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Paste. Comanda Paste Special ofer posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat n diapozitiv coninutul Clipboardu-lui. 2. Copierea textului sau imaginilor folosind butoanele Copy i Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de copiat i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de copiat i se execut clic pe butonul Copy. Se selecteaz diapozitivul n care se va copia textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete copierea. Se execut clic pe butonul Paste. 3. Copierea textului sau imaginilor folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de copiat i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de copiat i apas simultan tastele Ctrl+C. Se selecteaz diapozitivul n care se va copia textul (imaginea), se

157 afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete copierea. Se apas simultan tastele Ctrl +V. Mutarea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Mutarea textului sau imaginilor folosind comenzile Cut i Paste. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de mutat i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de mutat, se activeaz meniul Edit i apoi comanda Cut. Se selecteaz diapozitivul n care se va muta textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete mutarea. Se activeaz meniul Edit i apoi comanda Paste. 2. Mutarea textului sau imaginilor folosind butoanele Cut i Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de mutat i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de mutat i se execut clic pe butonul Cut. Se selecteaz diapozitivul n care se va muta textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete mutarea. Se execut clic pe butonul Paste. 3. Mutarea textului sau imaginilor folosind combinaii de taste. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de mutat i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de mutat i apas simultan tastele Ctrl+X. Se selecteaz diapozitivul n care se va muta textul (imaginea), se afieaz n modul Slide View i se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete mutarea. Se apas simultan tastele Ctrl +V. Stergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri folosind comenzile Clear sau Cut. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de ters i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de ters, se activeaz meniul Edit i apoi comenzile Clear sau Cut.

Figura 3.49 2. tergerea textului sau imaginilor n cadrul unei prezentri folosind tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaii, se selecteaz diapozitivul care conine textul ( imaginea) de ters i se afieaz n modul SlideView. Se selecteaz textul (imaginea) de ters i se apas tastele Delete sau Backspace. tergerea se poate face i caracter cu caracter, prin apsarea tastei

158 Backspace (tergerea fcndu-se n direcia ) sau prin apsarea tastei Delete (tergerea fcndu-se n direcia ) 3.4.2. Copierea, mutarea i tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active Copierea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Copierea diapozitivelor folosind comenzile Copy i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Copy. Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se activeaz opiunea Edit i apoi comanda Paste. 2. Copierea diapozitivelor folosind butoanele Copy i Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se execut clic pe butonul Copy. Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete copierea diapozitivului (diapozitivelor). Se execut clic pe butonul Paste. 3. Copierea diapozitivelor se poate realiza i prin folosirea combinaiilor de taste Ctrl+C, respectiv Ctrl+V. Mutarea diapozitivelor n cadrul unei prezentri sau ntre mai multe prezentri active. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1.Mutarea diapozitivelor folosind comenzile Cut i Paste. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se execut clic pe butonul Cut. Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se execut clic pe butonul Paste. 2. Mutarea diapozitivelor folosind butoanele Cut i Paste din bara Standard. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de mutat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se execut clic pe butonul Cut. Se plaseaz cursorul de inserie n prezentare, acolo unde se dorete mutarea diapozitivului (diapozitivelor). Se execut clic pe butonul Paste. 3. Mutarea diapozitivelor se poate realiza i folosind combinaia de taste Ctrl+X, respectiv Ctrl+V. tergerea diapozitivelor (foliilor) n cadrul unei prezentri. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. tergerea diapozitivelor (foliilor) folosind comenzile Clear sau Cut. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de copiat. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se activeaz meniul Edit i se aleg comenzile Clear sau Cut. 2. tergerea diapozitivelor (foliilor) utiliznd tastele Delete sau Backspace. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul (diapozitivele) de ters. Pentru selectarea mai multor diapozitive, se ine apsat tasta Ctrl. Se apas tastele Delete sau Backspace.

159 3.4.3. Adugarea unui diapozitiv nou cu format definit Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete adugarea unui nou diapozitiv. Se activeaz meniul Insert i apoi comanda New Slide. Pe ecran va fi afiat fereastra New Slide, din care se alege formatul dorit pentru diapozitiv. 3.4.4. Reordonarea diapozitivelor (foliilor) ntr-o prezentare Cnd se finiseaz o prezentare, nu trebuie corectat doar ordinea n care apare textul n diapozitive ci i ordinea n care apar diapozitivele. Pentru rearanjarea ordinii diapozitivelor unei prezentri, se folosesc dou metode i anume: 1. Reordonarea diapozitivelor n modul de afiare structur (Outline View). Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea n modul Outline View. Se execut clic pe butonul Collapse All prezent pe bara de instrumente Outlining, afiat n partea stng a ecranului. PowerPoint va ascunde toate articolele cu marcaj i va plasa o linie gri sub subiecte, pentru a indica prezena unei informaii ascunse (Figura 3.50).

Figura 3.50. Se execut clic pe pictograma diapozitivului care va fi mutat, apoi se execut clic pe butonul Move Down (mutare n jos) sau clic pe butonul Move Up (mutare n sus), prezente pe bara de instrumente Outlining.

160

Figura 3.51. Se verific dac textul ascuns a fost mutat mpreun cu subiectul, executnd clic pe butonul Expand prezent pe bara de instrumente Outlining.

Figura 3.52.

161 2. Reordonarea diapozitivelor n modul de afiare sortare (Sorter View). Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea n modul Sorter View. n partea superioar a ecranului, PowerPoint a nlocuit bara de instrumente Formatting cu bara de instrumente Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul care va fi mutat, se ine apsat butonul stnga mouse i se trage punctul de inserie estompat n stnga sau n dreapta diapozitivului n faa sau n spatele cruia se mut cel selectat. Se elibereaz apoi butonul stnga mouse. 3.5. Formatarea unei prezentri 3.5.1. Formatarea textului unui diapozitiv (folie) Schimbarea tipului fontului. Aceast operaie se realizeaz n urmtoarele moduri: 1. Schimbarea tipului fontului folosind comanda Font. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui font va fi modificat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz meniul Format i se alege comanda Font. n ecran se va afia caseta de dialog Font din care se vor alege opiunile dorite printr-un simplu clic pe numele acestora (Figura 3.53).
Tipul de font Stilul fontului Dimensiunea fontului

Figura 3.53. Schimbarea tipului fontului folosind butoanele corespunztoare din bara de instrumente Formatting. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui font va fi modificat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit i se activeaz butoanele corespunztoare (Font, Font Size, Bold, Italic), prezente n bara de instrumente Formatting. Se economisete timp folosind combinaia de taste Ctrl+B pentru scrierea ngroat a textului, respectiv Ctrl+I pentru scrierea nclinat a textului.

162 Aplicarea sublinierii, unei umbre textului, folosirea scrierii subscript (indice) i superscript (la putere). Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui font va fi modificat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comanda Font. n ecran se va afia caseta de dialog Font (Figura 3.53) din care, printr-un clic pe nume, se vor alege opiunile dorite: Underline (subliniere), Superscript (la putere), Subscript (indice), Shadow (umbrire). Se execut apoi, clic butonul OK. Se economisete timp folosind butonul Underline sublinierea textului, respectiv butonul Text Shadow sau combinaia de taste Ctrl+U, pentru , pentru umbrirea textului textului.

Aplicarea de culori diferite textului Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi colorat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i comand Font. n ecran se va afia caseta de dialog Font (Figura 3.53) i se va activa lista derulant Color. Se va deschide caseta Color din care se poate alege culoarea dorit.

Figura 3.54. Dac se doresc nuane speciale de culoare, se poate aciona butonul More Color. Din paleta de culori More Color, printr-un simplu clic, se alege culoarea dorit. Dac se dorete personalizarea culorilor, se poate aciona butonul Custom.

Figura 3.55.

163

Alinierea textului unui diapozitiv. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi aliniat i apoi se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz meniul Format i se alege comanda Alignment. n ecran se va afia submeniul corespunztor i se acioneaz clic pe opiunea dorit.

Figura 3.56. Pentru alinierea textului se pot folosi i butoanele corespunztoare din bara de instrumente Formatting i combinaii de taste: Alinierea la stnga sau combinaia de taste Ctrl+L; sau combinaia de taste Ctrl+E; Alinierea la centru Alinierea la dreapta sau combinaia de taste Ctrl+R; . Alinierea la stnga-dreapta

Transformarea caracterelor unui text dintr-un diapozitiv, folosind funcia Change Case Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi transformat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz textul dorit, se activeaz opiunea Format i se alege comanda Change Case. n ecran se va afia caseta Change Case i se execut clic pe opiunea dorit.

Figura 3.57.

164

Schimbarea spaiului ntre paragrafe. Pentru realizarea acestei operaii se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi transformat i se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz paragraful dorit, se activeaz meniul Format i se alege comanda Line Spacing. n ecran se va afia caseta Line Spacing din care se aleg opiunile dorite.

Figura 3.58. Adugarea unor marcaje paragrafelor. n prezentrile PowerPoint pot fi incluse diapozitive cu machete care conin paragrafe marcate sau pot fi adugate marcaje paragrafelor specificate. Marcajele pot fi de dou tipuri: a) Simboluri pentru a se remarca mai uor anumite paragrafe.

Figura 3.59.

Figura 3.60.

b) Numere pentru a ordona paragrafele din diapozitiv cu ajutorul cifrelor arabe sau literelor.

Figura 3.61.

165 Pentru adugarea unor marcaje paragrafelor specificate, se afieaz prezentarea curent n modul Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul al crui text va fi transformat i apoi se afieaz n modul Slide View sau Normal View. Se selecteaz paragraful dorit, se activeaz meniul Format i se alege comanda Bullets and Numbering. n ecran se va afia caseta Bullets and Numbering i se aleg marcajele (simboluri sau numere) dorite.

Figura 3.62. Dac se dorete redimensionarea marcajelor sau alegerea unor nuane speciale de culoare, se pot aciona butoanele Size sau Color, iar dac se dorete personalizarea simbolurilor se execut clic pe butoanele Picture sau Character. n ecran se vor afia ferestrele corespunztoare, din care se vor alege marcatorii dorii. Folosind butoanele Numbering Formatting, se economisete timp. Utilizarea funciilor Undo i Redo Funcia Undo realizeaz anularea ultimei operaii efectuate. Pentru aceasta, se activeaz din meniul Edit i se alege comanda Undo sau se execut clic pe butonul corespunztor bara de instrumente Standard. Aceeai funcie se poate realiza i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Z. Funcia Redo realizeaz refacerea ultimei operaii anulate. Pentru aceasta, se activeaz meniul Edit i se alege comanda Redo sau se execut clic pe butonul corespunztor din bara de instrumente Standard. Aceeai funcie se poate realiza i prin apsarea simultan a tastelor Ctrl+Y. i Bullets prezente n bara de instrumente

166

3.5.2. Modificarea casetelor de text n prezentri Redimensionarea i mutarea casetelor de text ntr-un diapozitiv (folie). Pentru redimensionarea casetelor de text ntr-un diapozitiv, se execut clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va nconjura caseta cu marcaje de dimensionare. Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit. Pentru mutarea casetelor de text ntr-un diapozitiv se execut clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va nconjura caseta cu un marcaj. Se plaseaz pointerul de mouse pe marcaj (nu pe punctele acestuia). Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd caseta de text ajunge n poziia dorit. Setarea stilului i culorilor liniilor unei casete de text. Pentru setarea stilului i culorilor liniilor unei casete de text se execut clic pe caseta de text pentru a o selecta. PowerPoint va nconjura caseta cu un marcaj. Se execut clic pe butoanele Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie ntrerupt) i Line Color (Culoare linie) prezente n bare Drawing. Acelai efect se poate realiza i dac se activeaz meniul Format i se alege comanda Colors and Lines. n ecran se va afia caseta de dialog Format AutoShape din care se vor alege opiunile corespunztoare.

Figura 3.63.

167

3.5.3. Modificarea imaginilor n prezentri Redimensionarea i mutarea imaginilor grafice (clipuri). a) Redimensionarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant cu instrumente Picture. Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit. b) Mutarea imaginilor grafice (clipuri). Pentru realizarea acestei operaii se execut clic pe clip pentru a-l selecta. PowerPoint va nconjura clipul cu marcaje de dimensionare i va afia bara flotant de instrumente Picture. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa clipului. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziia dorit. Se execut apoi clic n afara clipului, pentru a-l deselecta. PowerPoint va ascunde bara de instrumente Picture. Schimbarea culorilor imaginilor grafice (clipuri). Pentru a schimba setul de culori alocat unei imagini se selecteaz imaginea grafic i se execut clic pe butonul Recolor Picture prezent pe bara de instrumente Picture. n ecran va fi afiat caseta de dialog RecolorPicture. Aceasta va conine culorile originale i culorile noi. n seciunea Change a casetei de dialog va fi selectat opiunea Colors pentru schimbarea culorilor imaginii grafice, iar pentru schimbarea culorilor fundalului va fi selectat opiunea Fills.

Figura 3.64. Se execut clic pe o culoare din seciunea Original, apoi se execut clic pe sgeata din dreptul casetei alturate din seciunea New pentru a afia o palet de culori, i se selecteaz alt

168 culoare. Se vizualizeaz imaginea executnd clic pe butonul Preview i se continu experimentul cu alte culori. Cnd s-a obinut efectul dorit se execut clic pe butonui OK. Decuparea imaginii grafice (clip). Dac nu se dorete folosirea unei imagini n ntregime, se pot elimina anumite pri tind din imprimate. Pentru aceasta se selecteaz imaginea grafic. Se execut clic pe butonul Crop de pe bara de instrumente Picture, pentru a activa instrumentul de tiere. Se plaseaz instrumentul de tiere pe marcajul central de jos al imaginii i se gliseaz pn rmne partea dorit din imaginea grafic. Se execut din nou clic pe butonul Crop pentru a dezactiva instrumentul de tiere. Imaginea grafic tiat, poate fi refcut n forma iniial executnd clic pe butonul Reset Picture de pe bara de instrumente Picture. Trimiterea unei imagini n fundal. Pentru a aduga o imagine grafic n fundalul unui diapozitiv, se selecteaz imaginea grafic apoi se execut clic pe butonul Draw de pe bara de instrumente de desenare. Din meniul afiat n ecran, se aleg opiunile Order, Send to Back.

Figura 3.65. 3.6. Obiecte, grafice i diagrame 3.6.1. Desenarea obiectelor Adugarea diferitelor tipuri de obiecte ntr-un diapozitiv. Cu ajutorul butoanelor de pe bara de instrumente Drawing (Figura 3.66), prezent n partea de jos a ecranului, se pot aduga diferite obiecte simple: linii, dreptunghiuri, ptrate, elipse etc. Adugarea unor tipuri diferite de linii ntr-un diapozitiv se realizeaz executnd clic pe unul dintre butoanele Line (Linie simpl) sau Arrow (Linie sgeat). Se intr n document i se trage cu mouse-ul ct de mult se dorete, pentru conturarea liniei.

Figura 3.66.

169 De asemenea, aceeai operaie se realizeaz i dac se execut clic pe butonul AutoShapes i, din submeniul afiat, se alege opiunea Lines.

Figura 6.67. Unei linii selectate i se pot alege diferite nuane de culoare i stiluri de grosime dac se execut clic pe butoanele Line Color (No Line), respectiv Line Style (Stil linie), Dash Style (Stil linie ntrerupt) i Arow Style (Stil sgeat) de pe bara de instrumente Drawing. Acelai efect se poate realiza i dac se activeaz meniul Format i se alege comanda Colors and Lines (Figura 3.63.). Adugarea unor forme diapozitivului: dreptunghi, oval, cerc etc. Aceast operaie se realizeaz dac se execut clic pe unul din butoanele Rectangle (Dreptunghi) sau Oval, prezente n bara de instrumente Drawing (Figura 3.66.). Se intr n document i se trage cu mouse-ul ct de mult se dorete, pentru conturarea formei. De asemenea, aceeai operaie se realizeaz i dac se execut clic pe butonul AutoShapes i, din submeniul afiat, se alege o opiune pentru redarea unei forme dorite.

Figura 6.68.

Figura 6.69.

170 Setarea grosimii liniei, stilului i culorilor formei se poate realiza dac se selecteaz forma corespunztoare i se activeaz meniul Format, apoi comanda AutoShape. n ecran este afiat caseta de dialog Format AutoShape din care se aleg opiunile corespunztoare. De exemplu, s-a ales culoarea galben pentru umplere (Fill Color) i culoarea verde pentru linie (Line Color).

Figura 3.71 Figura 3.70. Redimensionarea i mutarea unei forme. a) Redimensionarea formei. Se execut clic pe form pentru selecie. PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 ptrele albe). Se plaseaz pointerul de mouse pe unul din cele 8 puncte ale marcajului. Cnd indicatorul ia forma unei sgei cu dou vrfuri, se gliseaz pn cnd clipul ajunge la mrimea dorit. b) Mutarea formei. Se execut clic pe form pentru selecie. PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 ptrele albe). Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe suprafaa formei. Cnd indicatorul ia forma tastelor sgei, se gliseaz pn cnd clipul ajunge n poziia dorit.

Figura 3.72.

171 Unei forme i se pot aplica umbre i poate fi rotit ntr-o poziie dorit. Prin urmare, pentru umbrirea unei forme se realizeaz selecia acesteia, iar PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare. Se execut clic pe butonul Shadow prezent pe bara de instrumente Drawing. Pentru realizarea operaiei de rotire se execut clic pe form pentru selecie, iar PowerPoint va nconjura forma cu marcaj de dimensionare (8 ptrele albe). Se execut clic pe butonul Free Rotate , prezent pe bara de instrumente Drawing. Indicatorul de mouse ia forma de rotire , iar punctele de marcaj se vor colora n nuana verde. Se plaseaz indicatorul de mouse pe unul din punctele de marcaj i prin glisare se rotete forma.

Figura 3.73. 3.6.2. Diagrame organizaionale (organigrame) Crearea unei diagrame organizaionale (organigrame). Organigrama este o reprezentare grafic arborescent a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al coninutului. Pentru crearea ntr-o prezentare a unei organigrame, se parcurg urmtorii pai: 1. n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete inserarea unui nou diapozitiv. 2. Se activeaz opiunea Insert din bara de meniu i apoi comanda New Slide. 3. Se afieaz caseta New Slide i se va selecta macheta Organization Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.74.

172

4. Se selecteaz noul diapozitiv i se va afia n modul Slide View. Se execut dublu clic pe caseta de rezervare pentru a lansa programul Microsoft Organization Chart. Se deschide fereastra cu organigrama care are propria bar de meniuri, bar cu instrumente i bar de stare. n mod implicit apare o organigram cu patru casete.

Figura 3.75. Termenii utilizai n contextul organigramei sunt: Grup subordonaii unui manager. Ramur managerul plus subordonaii. Co-manageri echip de manageri de acelai nivel, subordonai aceluiai ef. Co-subordonai echip de subordonai de acelai nivel, subordonai aceluiai ef. 5. Se ncepe efectiv construirea organigramei folosind comenzile i butoanele din fereastra Microsoft Organization Chart. Formatul unui diapozitiv se poate alege i din fereastra Slide Layout care se deschide apelnd la meniul Format, apoi comanda Slide Layout. n fereastra Slide Layout, se acioneaz clic pe macheta Organization Chart i apoi se execut clic pe butonul Apply (Figura 3.74). Construirea ierarhizat a organigramei se realizeaz activnd unul cte unul instrumentele specializate pentru generarea arborescenei, dup care cu mouse-ul se puncteaz caseta de text ce urmeaz a fi ierarhizat (caset numit baz). Instrumentele de ierarhizare se afl n bara de instrumente i au urmtoarea semnificaie: creaz un element ierarhic inferior ca nivel de subordonare.

173

creaz un element de acelai rang, la stnga casetei baz. creaz un element de acelai rang, la dreapta casetei baz. creaz un element ierarhic superior fa de elementul baz.

creaz elemente ierarhice inferioare ca nivel de subordonare fa de caseta considerat baz. Odat ce organigrama a fost construit, aceasta se poate salva n documentul PoverPoint ce conine prezentarea, prin meniulFile i comanda Close and return to prezentation... Modificarea structurii unei diagrame organizaionale (organigrame). a) Schimbarea stilului unei organigrame. Dup cum am menionat mai sus, n limbajul folosit pentru organigrame, termenul grup se refer la subordonaii unui manager iar ramur nseamn managerul plus toi subordonaii si. n configuraia prestabilit grupurile sunt plasate n casete alturate. Programul Microsoft Organization Chart ofer mai multe variante de stil att pentru grupuri, ct i pentru ramuri. Pentru schimbarea stilului ramurii principale se procedeaz astfel: Se selecteaz organigrama: se execut clic ntr-o caset a organigramei, se alege comanda Select din meniul Edit, apoi opiunea All. Se activeaz meniul Styles i din lista de opiuni afiat se alege stilul dorit..

Figura 3.76. Se execut clic undeva n afara organigramei pentru a deselecta casetele i a vedea rezultatul.

174 b) Formatarea unei organigrame. Formatarea textului dintr-o organigram. Meniul Text din fereastra Microsoft Organization Chart conine comenzi pentru schimbarea fontului, a culorii i a alinierii textului dintr-o organigram. Comenzile pentru aliniere sunt Left, Right i Center. Schimbarea fontului se realizeaz cu ajutorul comenzii Font, iar alegerea culorilor se realizeaz cu ajutorul comenzii Color. Textul trebuie s fie n prealabil selectat.

Figura 3.77. b) Formatarea casetelor dintr-o organigram. Se poate modifica aspectul casetelor dintr-o organigram pentru a le scoate mai bine n eviden. Pentru aceasta se efectueaz urmtoarele operaii: Schimbarea stilului chenarului. Se selecteaz casetele, se activeaz meniul Boxes i se alege comanda Border Style. Se afieaz o list de opiuni i se va selecta cea dorit. Pentru chenar s-a selecteaz a treia opiune din a doua coloan (Figura 3.78).

Figura 3.78.

Schimbarea culorii chenarului. Se selecteaz casetele, se activeaz meniul Boxes i se alege comanda Border Color. n ecran este afiat paleta de culori i se execut clic pe culoarea dorit pentru a o selecta.

175

c)Formatarea liniilor dintr-o organigram. Pentru realizarea acestei operaii se activeaz meniul Edit, se alege comanda Select apoi Connecting Lines. n acest fel liniile au fost selectate. Se activeaz meniul Lines i se alege una dintre comenzile Thickness, Style sau Color. Dup ce s-a realizat formatarea se execut clic n afara organigramei pentru a deselecta liniile de legtur.

Figura 3.79. Dup ce organigrama a fost modificat, aceasta se poate actualiza n documentul PoverPoint ce conine prezentarea prin comanda Update din meniul File. Pentru revenirea n PowerPoint se activeaz iari meniul File i se alege comanda Exit and Return to... 3.6.3. Crearea diferitelor tipuri de grafice: bar chart, pie chart, etc. Crearea unui grafic. Pentru crearea unui grafic ntr-o prezentare, se parcurg urmtorii pai: 1. n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se plaseaz cursorul de inserie n poziia n care se dorete inserarea unui nou diapozitiv. Se activeaz meniul Insert i apoi comanda New Slide. 2. Se afieaz caseta New Slide, se va selecta macheta Chart, apoi se va executa clic pe butonul OK.

Figura 3.80. 3. Se selecteaz noul diapozitiv i se va afia n modul Slide View. Se execut dublu clic pe caseta de rezervare Chart.

176 4. Pe ecran este afiat o fereastr Excel, coninnd un Datasheet i un model de grafic. n Datasheet se vor introduce datele, ca n orice foaie de calcul. Dup introducerea datelor, pentru finalizarea graficului, se va executa dublu clic oriunde n afara graficului sau a ferestrei Chart.

Figura 3.81. Formatul unui diapozitiv Chart se poate alege i din fereastra Slide Layout. Aceasta se deschide prin activarea meniului Format, apoi comanda Slide Layout. n fereastra Slide Layout se alege macheta Chart i apoi se execut clic pe butonul Apply. Editarea unui grafic. Pentru editarea unui grafic se execut dublu clic pe acesta. Se deschide fereastra Chart corespunztoare i se pot edita elementele graficului (titlul, legenda, seriile de date etc.). Pentru aceasta se activeaz meniul Chart i apoi comanda Chart Options. n ecran se deschide fereastra Chart Options i se execut clic pe butoanele corespunztoare modificrilor dorite (Titles, Legend, Data Labels etc).

Figura 3.82.

177

Modificarea culorii de umplere a graficului. Se activeaz meniul Format prezent n fereastra Chart i se alege comanda Selected Chart Area n ecran se deschide caseta de dialog Format Chart Area i se alege culoarea dorit.

Figura 3.83. Modificarea tipului de grafic. Se activeaz meniul Chart prezent n fereastra Chart i se alege comanda Chart Type. n ecran se deschide fereastra Chart Type, din care se va alege tipul i sub-tipul de grafic dorit.

Figura 3.84.

178

3.7. Tiprirea unei prezentri 3.7.1. Pregtirea diapozitivelor pentru tiprire Stabilirea formatului optim i alegerea orientrii pentru un diapozitiv. nainte de tiprire, trebuie realizat configurarea prezentrii. Pentru aceasta se activeaz opiunea File i apoi comanda Page Setup. n fereastra Page Setup afiat n ecran se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Slide sized for i din lista derulant afiat se selecteaz opiunea Overhead, apoi clic pe butonul OK. n acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi n totalitate foaia.

Figura 3.85 Pentru alegerea orientrii diapozitivelor n Landscape (Orizontal) sau Portret (Vertical) se execut clic pe opiunile Portret sau Landscape prezente n fereastra Page Setup. Corectarea erorilor gramaticale. naintea verificrii ortografice a textului se recomand alegerea limbii dicionarului, respectiv cea n care se realizeaz corectarea ortografic. Pentru aceasta se activeaz meniul Tools i se aleg comenzile Language, Set Language. n ecran se deschide fereastra Language din care se alege limba dorit.

Figura 3.86. Corectarea gramatical se realizeaz cu ajutorul comenzii Spelling and Grammar, prezent n meniul Tools. n mod implicit, aceast funcie este activ. Prin urmare, toate cuvintele care nu se gsesc n dicionarul limbii alese sau sunt greite, vor fi subliniate cu o linie ondulat de culoare

179 roie. Erorile pot fi corectate manual sau automat. Pentru corectarea automat, se activeaz meniul Tools i apoi se alege comanda Spelling and Grammar. Aceast comand se poate activa i prin apsarea tastei cheie funcional F7 sau clic pe butonul Spelling instrumente Standard. n ecran este afieaz caseta de dialog Spelling. din bara de

Figura 3.87. Fiecare cuvnt greit sau care nu se gsete n dicionar, apare n partea de sus a casetei (rubrica Not in Dictionary:). n partea se jos a casetei se afl liste cu opiuni ce cuprind propuneri sau sugestii de modificare (rubrica Suggestions:). n partea dreapt se afl butoane de comand cu urmtorul rol: Ignore pentru a ignora cuvntul. Ignore All pentru ca rutina de verificare s nu mai marcheze cuvntul respectiv. Change sau Change All pentru corectarea cuvntului. Add pentru a aduga cuvntul la dicionarul personalizat. AutoCorect, pentru a alege una din variantele sugerate pentru cuvntul respectiv, din submeniul care va fi afiat. 3.7.2. Tiprirea efectiv a unei prezentri. a) Tiprirea prezentrii n modul fiecare diapozitiv pe o pagin. Pentru realizarea acestei operaii, se activeaz meniul File i apoi comanda Page Setup. Din fereastra afiat se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Slide sized for i din lista derulant afiat se selecteaz opiunea Overhead, apoi clic pe butonul OK. n acest moment imaginea diapozitivului va putea acoperi n totalitate foaia. Se activeaz apoi meniul File i se alege comanda Print. n ecran este afiat caseta de dialog Print. Opiunile de tiprire disponibile n fereastra Print se refer la: alegerea tipului de imprimant (seciunea Printer), la stabilirea zonei de imprimat (seciunea Print range), la declararea numrului de copii (seciunea Copies). Dac se dorete declanarea opiunii de imprimare ntr-un fiier se valideaz opiunea Print to File. Seciunea Print range precizeaz zona de imprimat. Opiunile disponibile sunt All (se tiprete ntreaga prezentare) i Pages (se tipresc paginile precizate n intervalul From To).

180

Figura 3.88. b) Tiprirea prezentrii n modul brour. n situaia n care este necesar ca auditoriul s aib o copie a prezentrii se realizeaz tiprirea sub form de brour. Pentru aceasta n fereastra Print (Figura 3.88) se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Print what i din lista derulant se selecteaz opiunea Handouts. n opiunea Slides per page se poate specifica numrul de diapozitive pe o pagin. 3.8. Pregtirea vizionrii unei prezentri 3.8.1. Efecte de slide-show Adugarea (personalizarea) unor efecte de animaie diapozitivelor. Se pot aplica efecte de animaie oricrui obiect (titlu, liste marcate, imagini, diagrame etc.). Pentru realizarea acestei operaii se afieaz diapozitivul n modul Slide View i se selecteaz obiectul cruia i se va aplica un anumit efect de animaie. Se activeaz meniul Slide Show i se alege comanda Preset Animation. Din submeniul afiat se alege efectul dorit .

181

Figura 3.89 Dac se dorete personalizarea efectelor de animaie, se afieaz diapozitivul n modul Slide View i se selecteaz obiectul cruia i se va aplica un anumit efect de animaie. Se activeaz meniul Slide Show i se alege comanda Custom Animation. n ecran se afieaz caseta de dialog Custom Animation (Figura 3.90) i se aleg efectele dorite. Dac se execut clic pe butonul Effects se adaug obiectului efecte de animaie i sunet. Ordinea n care se vor realiza efectele aplicate se stabilete executnd clic pe butonului Order &Timing. Modul n care va fi animat obiectul (la clic de mouse sau automat) se precizeaz prin validarea opiunii On mouse click, respectiv validarea opiunii Automatically.

Figura 3. 90.

182

Aplicarea de tranziii prezentrilor (trecerea de la un diapozitiv la altul). Tranziiile sunt efecte vizuale i/sau sonore care se aplic unui diapozitiv pentru a ajuta auditoriul s treac uor de la unul la altul, fr incoerena datorat nlocuirii unui diapozitiv cu urmtorul. Pentru realizarea acestei operaii, se afieaz prezentarea n modul Slide Sorter (sortare diapozitive) i se selecteaz toate diapozitivele, alegnd comanda Select All din meniul Edit. Dac se dorete eliminarea din aceast prelucrare a unor anumite diapozitive, se apas tasta <Ctrl> i se execut clic pe diapozitivele respective pentru a le deselecta. Se activeaz meniul Slide Show i se alege comanda Slide Transition. (sau se execut clic pe sgeata din dreptul casetei Slide Transition Effects de pe bara de instrumente Slide Sorter). Se selecteaz efectul Blinds Vertical din lista derulant i se urmrete cu atenie diapozitivul din seciunea Effect, folosit de PowerPoint pentru a vizualiza efectul selectat.

Figura 3.91. Pentru modificarea vitezei de tranziie (Figura 3.92.), n seciunea Effect, se executat clic pe una dintre opiunile Slow, Medium sau Fast. Modalitatea de trecere de la un diapozitiv la altul se realizeaz prin validarea opiunii On mouse clik, pentru trecerea de la un diapozitiv la altul la clic de mouse, sau prin validarea opiunii Automatically after, pentru trecerea de la un diapozitiv la altul n mod automat, preciznd timpul de ateptare (n secunde) ntre afiarea a dou diapozitive. Pentru a ataa prezentrii (sau unor anumite diapozitive) un efect sonor, acesta se alege din caseta derulant Sound. Dup alegerea efectelor dorite, se execut clic pe butonul Apply to All (pentru aranjarea ntregii prezentri) sau se execut clic pe butonul Apply (pentru aranjarea diapozitivului selectat).

183

Figura 2.92. 3.9. Vizionarea unei prezentri 3.9.1. Derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive Pentru derularea (execuia) unei prezentri de diapozitive se afieaz prezentarea n modul de vizualizare Slide Sorter. Se selecteaz diapozitivul de la care va ncepe derularea, se activeaz meniul View i se alege comanda Slide Show. Acelai efect se obine dac se execut clic pe butonul Slide Show , sau se apas tasta F5. ncepe derularea prezentrii, coordonarea acesteia se face la clic de mouse sau automat (funcie de opiunile alese la aplicarea tranziiei). Dac se dorete oprirea derulrii i reluarea de la alte diapozitive, se execut clic pe butonul dreapta mouse i din meniul contextual se aleg comenzile de navigare pe ecran (Next, Previous, Go).

Figura 3.93.

184 Ascunderea unor diapozitive. Dac anumite diapozitive ce fac parte din prezentare conin informaii mai speciale i nu pot fi afiate, ele pot fi ascunse. Pentru realizarea acestei operaii, n modul de afiare Slide Sorter (sortare diapozitive), se selecteaz diapozitivele care vor fi ascunse (pentru selecie necontinu se apas tasta <Ctrl> i se execut clic pe diapozitivul respectiv). Se activeaz meniul Slide Show i, din submeniul afiat, se alege comanda Hide Slide. Diapozitivul ascuns va avea numrul de ordine ncadrat ntr-un chenar i barat cu o linie. n timpul derulrii prezentrii, aceste diapozitive vor fi omise.

Figura 3.94 3.10. Expunerea unei prezentri n Internet/ Intranet Prezentarea creat n PowerPoint se poate salva ca document HTML (Hypertext Markup Language) pentru a putea fi ncrcat de un browser de Web. Pentru aceasta se efectueaz urmtorii pai: 1. Se deschide prezentarea PowerPoint. 2. Se activeaz meniul File i se alege comanda Web Page Preview. 3. Se lanseaz programul Internet Explorer, care va converti temporar fiierul curent n format HTML. 4. Se execut clic pe hiperlegturile de text din panoul din stnga (Figura 3.95.), pentru a sri de la un diapozitiv la altul.

185

Figura 3.95. 5. Se execut clic pe butonul Close al programului Internet Explorer pentru a-l nchide i a reveni n PowerPoint. 6. Se alege comanda Save As Web Page din meniul File i n ecran se afieaz caseta de dialog Save As...

Figura 3.96.

186

7. Se execut clic pe butonul Publish i se va afia caset de dialog prezentat mai jos.

Figura 3.97 8. Se deselecteaz caseta de validare Display speaker notes, iar celelalte opiuni din seciunea Browser support rmn nemodificate. 9. Se execut clic pe butonul Change din dreapta opiunii Page title i n seciunea Publish a copy as se scrie noul titlu al prezentrii. Se execut apoi clic pe butonul OK.

Figura 3.98.

187 10. Se verific dac calea de acces din caseta de editare File name reflect corect locaia n care se dorete salvarea fiierul HTML. 11. Se execut clic pe caseta de validare Open published Web page in browser i apoi clic pe butonul Publish. PowerPoint va ngloba codurile necesare pentru afiarea prezentrii ntr-un browser de Web, va salva fiierul sub denumirea dorit i va preda controlul programului Internet Explorer.

Figura 3.99. 12. Se parcurg diapozitivele din prezentare fie executnd clic pe titlul fiecrui diapozitiv prezent n partea stng a ferestrei, fie executnd clic pe sgeile de sub fiecare diapozitiv. 13. Se execut clic pe butonul Close al programului Internet Explorer, apoi clic pe butonul Close al programului PowerPoint. 14. Se execut clic pe butonul Yes pentru a salva modificrile. 3.11. Ramificaii ale execuiei unei prezentri Ramificaiile execuiei unei prezentri au loc prin intermediul hyperlink-urilor. Aceste ramificaii pot fi definite n PowerPoint sub form de text de trimitere (hypertext), sau sub form grafic (obiect sau buton). Pentru crearea unui hyperlink pe baza unui text de trimitere, se selecteaz textul de trimitere din slide-ul surs, apoi se activeaz meniul Slide Show i se alege comanda Action Settings. n caseta de dialog Action Settings se deschide lista derulant a rubricii Hyperlink to (Figura 3.100) i se alege slide-ul destinaie, care poate fi: urmtorul slide (Next Slide) opiune implicit; anteriorul slide (Previous Slide); primul slide (First Slide);

188 ultimul slide (Last Slide); ultimul slide vizionat (Last Slide Viewed); sfritul prezentrii (End Show); un slide a crui ordine predefinit de apariie a fost schimbat (Custom Show); un slide oarecare din cadrul prezentrii (Slide); adres tip Internet prin specificarea indentificatorului uniform al resurselor (URL) legtur hypertext extern; alt prezentare PowerPoint (Other powerPoint Presentation) legtur hypertext local; un alt fiier: PowerPoint, Word, Excel etc. (Other File) legtur hypertext local.

Figura 3.100. Tot din caseta Action Setting se poate alege un program executabil care s fie lansat la activarea hypertext-ului (rubrica Run program i alegerea acestuia prin butonul Browse). De asemenea, se pot insera sunete predefinite, corespunztoare efectului de tranziie, prin alegerea tipului de sunet ataat tranziiei din lista derulant a opiunii Play Sound. O hyperlegtur poate fi activat i printr-un element grafic, de exemplu un buton de aciune. Pentru aceasta se selecteaz slide-ul surs Se activeaz meniul Slide Show i se alege comanda Action Buttons, iar din lista afiat se alege un buton de comand.

189

Figura 3.101 Se trage cadrul n zona din diapozitiv n care de dorete inserarea butonul respectiv. Caseta de dialog Action Settings va fi afiat n mod automat ca s se poat ataa butonului o aciune. Butoanele de comand genereaz n mod implicat aciuni predefinite (Next, Previous, Home, etc.), dar aciunea lor poate fi personalizat prin alegerea unui slide destinaie particular. Hyperlink-urile pot fi generate plecnd de la orice element grupat al diapozitivului (titlu, bloc de text, imagini, organigrame, etc.). Ordinea derulrii prezentrii poate fi schimbat att prin ramificaiile prezentate, ct i stabilind n mod personalizat succesiunea acestora prin comanda Custom Shows apelabil din meniul Slide Show. De asemenea, se pot crea pe baza prezentrii existente, mai multe variante sau scenarii ce se pot derula de sine-stttor. Pentru aceasta, n fereastra Custom Shows se execut clic pe butonul New i se precizeaz prin butonul Add>> care diapozitive vor participa la prezentarea personalizat. Dup ce diapozitivele selectate au fost incluse n caseta Slide n Custom show (Figura 3.102), se confirm aciunea cu OK (ordinea diapozitivelor selectate poate fi modificat cu ajutorul butoanelor sgei prezente n partea dreapt a casetei).

Figura 3.102

190 Prezentarea personalizat primete numele implicit Custom Show1 i poate fi vizualizat prin butonul Show. Succesiunea slide-urilor se poate modifica prin butonul Edit iar prezentarea personalizat poate fi tears prin butonul Remove .

Figura 3.103. 3.12. Pregtirea unei prezentri pentru expunere Orice prezentator, fie el i experimentat, este bine s se pregteasc din timp pentru a rezolva problemele care pot aprea la expunerea unei prezentri de diapozitive pe calculator. O mic scpare poate fi explicat unui auditoriu nelegtor, care o va trece cu vederea; o serie de scpri pot conduce la un dezastru. Cheia pentru evitarea unor situaii neplcute este o repetiie adecvat. n cazul prezentrilor de diapozitive pe calculator, repetiia poate implica dou aspecte: una este legat de timpii prezentrii, iar a doua se refer la logistic. 3.12.1. Repetiii cu programul PowerPoint Calitatea superioar a unei prezentri planificate este faptul c ncepe la timp, se termin la timp i se deruleaz ntr-un ritm bine definit. O astfel de prezentare permite rspunsul la ntrebri i realizarea unor legturi pertinente, dar urmrete subiectul tratat i ofer auditoriului informaiile necesare. Dac ai alocat 45 de minute expunerii unei prezentri i, folosind o formul de circa 2 minute pentru fiecare diapozitiv, creai o prezentare pe calculator cu 25 de diapozitive, nu v vei simi prea bine dac ajungei la ultimul diapozitiv cnd vei mai avea 20 de minute de acoperit. Sau, invers, dac suntei abia la diapozitivul 20 cnd vi se termin timpul alocat i trebuie s trecei rapid la concluzii, probabil suntei nemulumit c nu ai prevzut timpul necesar pentru a repeta n prealabil ntreaga expunere. Automatizarea unei prezentri cu opiunea Automatically After din seciunea Advance a casetei de dialog Slide Transition a fost prezentat n seciunea Aplicarea de tranziii prezentrilor.

191 n loc s se introduc un numr oarecare de secunde cu opiunea menionat, se poate cere programului PowerPoint s nregistreze durata ct rmne pe ecran fiecare diapozitiv n timp ce se repet derularea prezentrii, apoi se poate folosi timpul nregistrat pentru fiecare diapozitiv, introducndu-l pentru opiunea Automatically After. Acest proces, pe lng faptul c prezint durata ntregii prezentri (cnd este derulat fr ntreruperi din partea auditorului), poate folosi funcia din PowerPoint pentru tranziia automat de la un diapozitiv la altul pentru a respecta succesiunea i durata procesului. Pentru a nregistra timpii diapozitivelor pentru o prezentare PowerPoint se efectueaz paii urmtori: 1. n modul de afiare Slide Sorter se selecteaz diapozitivul 1 i se execut clic pe butonul RehearseTimings de pe bara de instrumente Slide Sorter, sau se activeaz comanda RehearseTimings din meniul Slide Show. PowerPoint va intra n modul de afiare prezentare de diapozitive i va afia bara de instrumente Rehearsal n colul din stnga-sus al diapozitivului (Figura 3.104). Ceasul din dreapta indic timpul scurs de la nceputul prezentrii, iar ceasul din stnga indic timpul scurs pentru diapozitivul curent.

Next

Pause

Repeat

Figura 3.104 2. Se execut clic pe butonul Next de pe bara de instrumente pentru a trece diapozitivul 2. Ceasul din stnga va trece pe 0 i va ncepe s nregistreze timpul pentru al doilea diapozitiv. 3. Se repet pasul 2 pentru celelalte diapozitive. Dac s dorete reluarea pentru un anume diapozitiv, se execut clic pe butonul Repeat de pe bara de instrumente Rehearsal . Dac trebuie s se fac o pauz, se execut clic pe butonul Pause (pentru a relua prezentarea se execut clic din nou pe el). 4. Cnd se ajunge la sfritul prezentrii se aps tasta Esc. PowerPoint va afia o caset de mesaje ca n figura de mai jos.

Figura 3.105. 5. Prezentatorul noteaz total timp necesar pentru derularea prezentrii (04:00 minutes n Figura 3.105). Pentru a introduce timpii individuali pentru fiecare diapozitiv n caseta de dialog Slide Transition i a reveni n modul de afiare sortare diapozitive, se execut clic pe butonul Yes. Dac durata total a prezentrii este prea lung, se poate vorbi mai puin la fiecare diapozitiv sau se poate reduce numrul diapozitivelor. Dac durata este prea scurt, se poate vorbi mai mult la fiecare diapozitiv sau se mai pot aduga diapozitive. Indiferent de soluia

192 aleas, se poate relua repetiia pentru a introduce noi timpi pentru fiecare diapozitiv pn ce se obine durata perfect pentru prezentare. 6. Dac s-a obinut durata perfect se trece de la tranziia manual la cea automat, astfel: se activeaz meniul Slide Show i se alege comasnda Set Up Show. n seciunea Advance Slides trebuie s fie selectat opiunea Using timings, if present i apoi se execut clic pe OK. Dac PowerPoint trece la diapozitivul urmtor n timp ce vorbii se apas tasta S pentru a ntrerupe derularea prezentrii, apoi se aps fie tasta B pentru a goli ecranul, fie tasta W pentru a afia un ecran alb. Dac se apas din nou tasta S, derularea prezentrii va fi reluat. Comenzile Pause i Blank Screen pot fi accesate i alegnd Screen din meniul contextual Slide Show afiat n ecran dac se execut clic pe butonul dreapta mouse. Dac terminai de vorbit naintea expirrii timpului alocat unui diapozitiv, de pild, dac ai alocat un timp pentru a rspunde la ntrebri i nu vi se pune nici o ntrebare putei s executai clic pentru a avansa manual la dispozitivul urmtor. (Nu uitai c aceste ajustri vor mri sau micora durata total a prezentrii). 3.13. Expunerea unei prezentri n alt sediu (pe un alt calculator) Uneori trebuie expus o prezentare fr s se tie dac calculatorul care va fi folosit n acest scop are aplicaia PowerPoint. Pentru astfel de cazuri, PowerPoint are rutina Pack And Go Wizard care garanteaz c exist tot ce este necesar pentru derularea cu succes a prezentrii de diapozitive pe calculator. Pentru utilizarea rutinei Pack And Go Wizard procedm astfel: a) Se deschide prezentarea care va fi expus pe un alt calculator. Se introduce o dischet goal n unitatea floppy i apoi se alege comanda Pack And Go din meniul File. n ecran este afieaz caseta de dialog Pack And Go Wizard.

Figura 3.106. b) Se execut clic pe butonul Next. Se verific dac este selectat opiunea Active presentation, i dac da, se execut din nou clic pe butonul Next pentru a afia caseta de dialog prezentat mai jos.

193

Figura 3.107 c) n mod implicit, pentru memorarea fiierelor rezultate, este selectat unitatea de floppy (A:\drive). Dac se dorete alt destinaie se selecteaz opiunea Choose destination i se scrie calea de acces unde vor fi plasate fiierele pe hard-disc, sau se execut clic pe Browse pentru a alege destinaia dorit. Se selecteaz de exemplu A:\drive corespunztoare unitii floppy i se execut clic pe Next pentru a afia urmtoarea caset de dialog.

Figura 3.108

194

d) Dac se selecteaz opiunea Include linked files, toate fiierele legate de prezentare (ca de exemplu fiiere se sunet, imagine etc.) vor fi i ele mpachetate ca s poat fi deschise n calculatorul de destinaie. Dac se execut clic pe opiunea Embed TrueType fonts, wizard-ul va ngloba fonturile folosite n prezentare pentru ca textul s fie afiat corect dac unele fonturi nu sunt instalate n calculatorul de destinaie. Se alege opiunea Include linked files (care este implicit) i se execut clic pe butonul Next. n ecran este afiat caseta de dialog prezentat mai jos.

Figura 3.109 e) Dac n calculatorul de destinaie sunt sistemele Windows 95, Windows 98 sau Windows NT nu ns i aplicaia PowerPoint, se poate cere wizard-ului Pack And Go s includ i PowerPoint Viewer n pachet. Pentru aceasta se alege opiunea Viewer for Windows 95 or NT i se execut clic pe Next. n mod implicit este selectat opiunea Dont include the Viewer i se execut clic pe butonul Next. Se citete mesajul din ultima caset de dialog i se execut clic pe butonul Finish. Pack And Go Wizard va mpacheta pe dischet toate fiierele necesare. La sfrit apare o caset de mesaje pentru a anuna c Pack And Go Wizard a terminat i se execut clic pe butonul OK. Se nchide aplicaia PowerPoint. Pentru a simula derularea aplicaiei n calculatorul de destinaie, se creeaz un nou dosar pe hard-disc din care se va derula prezentarea. Se activeaz meniul Start din Windows i se alege comanda Run. n caseta de text corespunztoare se scrie A: \Pngsetup, apoi se execut clic pe butonul OK. Pe ecran este afiat caseta de dialog Pack And Go Setup n care se scrie numele dosarului de destinaie care a fost creat , apoi se execut clic pe butonul OK. Prezentarea va fi instalat i la sfrit va fi afiat un mesaj corespunztor. Se execut clic pe butonul Yes pentru a ncepe derularea prezentrii.

195 3.14. Glosar de termeni Termeni Slide Layout Template Slide Layout Design Template Clipboard Toolbar Standard New Open Save E-mail Print Print Preview Spelling Cut Copy Paste Format Painter Undo Redo Insert Hyperlink Tables and Borders Insert Table Chart Wizard New Slide Expand All Show Formatting Greyscale Preview Zoom Microsoft Excel Help Add and Remove Buttons Toolbar Formatting Font Size Semnificaie Diapozitiv Machet ablon Machet diapozitiv ablon de proiect Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creeaz un nou prezentare Deschide un fiier deja existent Salveaz coninutul unei prezentri Trimite prezentarea prin pota electronic Tiprete prezentarea curent Previzualizeaz nainte de tiprire Declaneaz verificarea gramatical a textului din prezentarea curent Decupeaz informaia selectat i o duce n Clipboard Copiaz n Clipboard informaia selectat Lipete informaiile din Clipboard ntr-un diapozitiv specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat Reface ultima operaie anulat Insereaz o legtur hipertext Afieaz bara de instrumente pentru crearea tabelelor i pentru bordarea acestora Insereaz unui tabel Asistentul pentru reprezentarea grafic a datelor Insereaz un nou diapozitiv n modul de afiare Outline afieaz rezumatul diapozitivelor Afieaz/inhib atributele de formatare din diapozitive Comut ntre culorile negru i alb i culorile iniiale ale diapozitivelor Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Declaneaz Asistentul pentru ajutor Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Bara de instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor

196 Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aplic umbr textului Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Aplic/terge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Mrete dimensiunea fontului Micoreaz dimensiunea fontului Deplaseaz la stnga informaia Deplaseaz la dreapta informaia Afieaz bara de instrumente pentru aplicarea unor efecte de animaie diapozitivelor Afieaz submeniul care conine urmtoarele butoanele de comand: New Slide pentru inserarea unui nou diapozitiv Slide Layout pentru afiarea casetei cu machetele predefinite Apply Design Template pentru afiarea caseteicu abloane predefinite Adaug sau elimin butoane pe/de pe bara de instrumente Formatting Prezentare Prezentare alb fr informaie Asistentul de prezentri grafice permite crearea unei prezentri pe o tem predefinit Deschide o prezentare existent Alege o machet deja existent (automachet) Clic aici pentru a aduga text Clic aici pentru a aduga titlul Clic aici pentru a aduga comentarii Antet i subsol Aplic Aplic la toate Actualizare automat Nu afia n diapozitivul titlu primul diapozitiv din prezentare Aplic ablon de proiect Fundal Schema de culori combinaii de culori i formate pentru diapozitive Filme i sunete Filme din fiier Sunete din fiier Mutare n jos Mutare n sus

Bold Italic Underline Text Shadow Align Left Center Align Right Jusify Numbering, Bullets Increase Font Size Decrease Font Size Promote Demote Animation Effects

Add and Remove Buttons Presentation Blank presentation AutoContent Wizard Open an existing prezentation Choose an AutoLayout Click to add text Click to add title Click to add notes Header and Footer Apply Apply to All Update Automatically Dontt show on title slide Apply Design Template Background Color Scheme Movies and Sounds Movie from File Sound from File Move Down Move Up

197 Collapse All Expand More Colors Alignment Left Alignment Right Alignment Center Alignment Justify Insert Picture Less Contrast More Contrast More Brightness Less Brightness Crop Picture Reset Picture Send To Back Line Arrow Fill Shadow Free Rotate Organization Chart Type name here Type title here Subordinate Co-worker Manager Assistant Lines Thickness Connecting Lines Update Presentation Close and Return to Presentation Change Case Sentence case lowercase UPPERCASE Title Case tOGGLE cASE Chart Datasheet Slide Tranzitions Effects Custom Animation Introduce text All at once Introduce text By word Introduce text By litter Strnge (pliaz) tot Extinde Mai multe culori Aliniere la stnga Aliniere la dreapta Aliniere centrat Aliniere stnga-dreapta Insereaz imagine Mai puin contrast Mai mult contrast Mai mult strlucire Mai puin strlucire Decupeaz imaginea Reface imaginea Trimite n spate Linie simpl Linie sgeat Umple Umbr Rotire liber Organigram o reprezentare grafic arborescent a elementelor de text, ierarhizat din punct de vedere al coninutului Tiprete numele aici Tiprete titlul aici Element ierarhic inferior ca nivel de subordonare Element de acelai rang Element ierarhic superior fa de cel de baz Element ierarhic inferior fa de cel de baz Linii ngroate Linii de legtur Actualizarea prezentrii nchide i se ntoarce n prezentare Schimb cazul n situaia transformrii caracterelor unui text Caz propoziie - primul caracter al textului va fi scris cu liter mare Litere mici toate caracterele textului vor fi litere mici Litere mari toate caracterele textului vor fi litere mari Caz titlu fiecare cuvnt are prima liter scris cu majuscul Prima liter a fiecrui cuvnt este minuscul, restul literelor sunt majuscule Grafic Foaie de date Efecte de tranziie ntre diapozitive Personalizarea animaiei Introduce textul n ntregime Introduce textul pe cuvinte Introduce textul pe litere

198 Effect Slow Effect Medium Effect Fast On mouse clik Automatically after n Efect ncet Efect mediu Efect rapid La clic de mouse Automat dup n secunde

3.15. Teste evaluare cunotine Testul nr. 1 1. Deschidei aplicaia PowerPoint i selectai opiunea Blank Presentation. 2. Primul diapozitiv trebuie s conin numai titlul. Selectai formatul Title Only. 3. Alegei modul de vizualizare Slide View. 4. Introducei numele firmei ALFA CONSULTING ca titlu n primul diapozitiv. 5. Schimbai culoarea fontului folosit pentru titlul firmei n albastru nchis. 6. Adugai o imagine adecvat sub titlu. 7. Schimbai culorile imaginii alegnd culori deschise. 8. Trimitei imaginea n fundalul diapozitivului. 9. Alegei pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 10. Adugai un al doilea diapozitiv care s aib formatul Bulleted List. 11. Introducei n acest diapozitiv activitile firmei sub forma unei liste marcate: Instruire Consultan Marketing 12. Salvai prezentarea sub numele ALFA pe o dischet. Testul nr. 2 1 Deschidei prezentarea ALFA.ppt prezent pe dischet. 2. Adugai numerotarea paginilor ntregii prezentri. 3. Aplicai un efect de tranziie ntregii prezentri. 4. Adugai un efect de animaie titlului din primul diapozitiv. 5. Utilizai funcia Help pentru a cuta informaii referitore la Organization Chart. 6. Introducei sub titlu o caset de text n care copiai diferite informaii gsite n urma utilizrii funciei Help. 7. Adugai o not de subsol cu coninutul Ofert. 8. Aplicai prezentrii un ablon de proiect adecvat. 9. Aplicai umbr textului din cel de-al doilea diapozitiv. 10. Utilizai comanda Undo pentru a reface operaia anterioar. 11. Salvai fiierul pe disc stabilind calea implicit ca fiind My Documents. 12. nchidei aplicaia PowerPoint. Testul nr. 3 1. Deschidei aplicaia PowerPoint i selectai opiunea Design Template. 2. Alegei ablonul de proiect Blends. 3. Primul diapozitiv trebuie s conin titlu, text i imagine. Selectai un format potrivit pentru acest tip de diapozitiv (Text &Clip Art).

199 4. Alegei modul de vizualizare Slide View. 5. Introducei numele organizaiei S.N.S.P.A ca titlu. 6. Introducei n acest diapozitiv ca text sub forma unei liste marcate: Comunicare i Relaii Publice Administraie Public tiine Politice Management 7. Introducei din ClipArt o imagine adecvat. 8. Alegei pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 9. Adugai un al doilea diapozitiv care s aib formatul Organization Chart. 10. Construii n acest diapozitiv urmtoarea organigram:

Rector Asistent Decan FCRP Decan Ad. Public Decan Management

Figura 3.110 11. Aplicai efecte de tranziie diferite celor dou diapozitive. 12. Salvai fiierul pe disc sub numele SNSPA.ppt stabilind calea implicit ca fiind My Documents. Testul nr. 4 1. Deschidei prezentarea SNSPA.ppt. 2. Schimbai culoarea fontului folosit pentru titlul firmei n verde i aplicai umbr. 3. Colorai textul din prima caset a organigramei n albastru. 4. Schimbai stilul chenarului casetelor din organigram. 5. Centrai textul prezent n casetele organigramei. 6. Alegei pentru prezentare modul de vizualizare Slide Sorter. 7. Adugai dup primul diapozitiv un altul care s aib formatul Table. 8. Creai un tabel cu 2 coloane i 4 linii coninnd urmtoarele date: Anul 2001 2002 2003 Nr. Studeni 10500 11000 12500

9. Aplicai un efect de tranziie ntregii prezentri. 10. Tiprii prezentarea n modul brour. 11. Adugai numerotarea paginilor ntregii prezentri. 12. Salvai fiierul i nchidei aplicaia PowerPoint.

200 Testul nr. 5 1. Deschidei aplicaia PowerPoint i selectai opiunea Blank Presentation. 2. Primul diapozitiv trebuie s conin titlu i subtitlu. Selectai formatul Title Slide. 3. Alegei modul de vizualizare Slide View. 4. Introducei numele firmei OMEGA S.R.L. ca titlu i PLAN VNZRI ca subtitlu. 5. Transformai caracterele textului din subtitlu n format Title Case (Caz titlu - fiecare cuvnt are prima liter scris cu majuscul). 6. Adugai un al doilea diapozitiv care s aib formatul Chart. 7. Construii un grafic coloan cu urmtoarele date: Imprimante CD-uri Dischete A B C Trim. I Trim. II Trim. III 1000 1500 2400 3400 4200 3000 5300 4600 3980

8. Afiai pe ecran bara de instrumente Drawing. 9. Modificai culorile graficului n rou verde i albastru. 10. Adugai graficului titlul urmtor: PLAN VNZRI. 11. Aplicai graficului un efect de animaie. 12. Salvai prezentarea sub numele OMEGA pe o dischet. Testul nr. 6 1. Deschidei prezentarea OMEGA.ppt prezent pe dischet. 2. Selectai primul diapozitiv i alegei pentru acesta modul de vizualizare Slide View. 3. Introducei n partea dreapt a titlului o form automat n format de hexagon. 4. Schimbai culoarea formei n rou. 5. Adugai un efect de animaie formei. 6. Stabilii formatul paginii ca fiind Landscape. 7. Aplicai cte un efect de tranziie fiecrui diapozitiv. 8. Realizai verificarea ortografic i gramatical a ntregii prezentri. 9. Tiprii prezentarea n modul fiecare diapozitiv pe o pagin. 10. Salvai fiierul i nchidei aplicaia PowerPoint.

201

4. Partajarea datelor ntre aplicaii Office n acest capitol vei nva:

schimbul de date ntre dou documente din aplicaii diferite; nserarea poriunilor din tabelele Excel n documentele Word; transformarea unui document Word ntr-o prezentare.
Dei aplicaiile Office lucreaz independent, ele sunt proiectate s lucreze ca o unitate toi pentru unul i unul pentru toi! Astfel, se poare realiza schimbul de date ntre documente Office, se pot insera tabele i grafice din aplicaii Excel n aplicaii Word sau se poate transforma un document Word ntr-o prezentate PowerPoint. n aceast manier de lucru se pot crea documente complete i dinamice i se economisete timp n realizarea lor. 4.1. Partajarea (utilizarea n comun) dinamic a datelor cu OLE (Object Linking and Embedding) De obicei, partajarea datelor se poate realiza pur i simplu copiindu-le dintr-un document creat ntr-o aplicaie, n altul proiectat cu o alt aplicaie. Dar cum sunt legate datele ntre dou documente? Dac ele se modific ntr-un document, vor fi ele schimbate automat i n cellalt? Rspunsul depinde de cum sunt setate cele dou aplicaii s partajeze datele i mai depinde de modul n care sunt inserate datele copiate. Partajarea datelor se poate realiza n urmtoarele trei moduri: 1. Link . Dac se utilizeaz aplicaiile Office sau alte aplicaii ce suport OLE, se pot partaja datele crend o legtur. Printr-o legtur, datele inserate pstreaz conexiunea la documentul surs (documentul din care au fost copiate). Ori de cte ori se editeaz datele din documentul surs, modificrile vor aprea i n documentul de destinaie (cel care conine datele nserate). De exemplu, s presupunem c s-a inserat un grafic Excel ntr-un document Word printr-o legtur. Atunci cnd se schimb graficul n Excel, modificrile vom influena i documentul Word. 2. Embed. Cu OLE se pot, de asemenea, include datele dintr-un fiier n altul. Prin includere, datele inserate devin o parte a fiierului n care au fost copiate. Dac se editeaz documentul surs, modificrile fcute nu vor aprea n cel care conine datele inserate. Datele menin totui o conexiune cu programul n care au fost create. Deci, dac se execut dublu clic pe datele incluse, Windows va deschide automat aplicaia sub care au fost create i astfel pot fi editate. 3. Paste. Se pot insera datele n mai multe feluri, inclusiv ca obiecte incluse sau prin legturi; totui, nu toate aplicaiile suport OLE. n cazul acestor aplicaii ce nu suport OLE, se pot totui partaja datele ntre programe, copiindu-le i, apoi, inserndu-le. Datele inserate nu vor pstra, ns, nici o conexiune cu documentul surs sau cu programul utilizat pentru a le crea. Observaie Atunci cnd se lucreaz cu pachetul MS-Office, una dintre cele mai bune metode de partajare a datelor este inclus chiar n Windows fiierele scrap. Dac se selecteaz date dintr-un document i, apoi, se trag cu mouse-ul ntr-o poriune liber din desktop-ul Windows, sistemul de operare va crea o scurttur pentru acele date i le va marca drept fiier scrap. Se poate, dup aceea, trage acest fiier scrap ntr-un document pentru a-l insera.

202

Includerea unui obiect prin Copy i Paste Special Procesul de includere (embedding) poate fi asimilat cu un copiator pentru crearea unor duplicate. Printr-o fotocopie originalul rmne intact n locaia sa proprie, iar duplicatul poate fi utilizat pentru a crea documente noi sau pentru a-l alipi la alt document. Copia poate fi editat, tears o parte din ea i aa mai departe, toate acestea fr a afecta originalul. Pentru a include date ntr-un document, trebuie respectai urmtorii pai: 1. Se selecteaz i apoi se copiaz (Copy) datele care vor fi incluse n alt document. 2. Se deschide documentul n care vor fi incluse datele copiate i se poziioneaz cursorul n poziia n care se dorete inserarea. 3. Se activeaz meniul Edit i se selecteaz comanda Paste Special. n ecran se deschide fereastra de dialog Paste Special.

Figura 4.1. 4. Pentru a menine conexiunea datelor inserate cu programul care le-a creat, se selecteaz opiunea care are inclus cuvntul Object n numele su. Dac, de exemplu, se vor insera date copiate din Excel,se selecteaz opiunea Microsoft Excel Worksheet Object. 5. Se execut clic pe OK. Datele copiate vor fi nserate ca obiect. Word va trece automat n modul de vizualizare Print Layout atunci cnd se insereaz un obiect, pentru c el nu apare n modul de vizualizare Normal. Pentru a edita un obiect inclus, se execut dublu clic asupra lui. Barele de instrumente i meniurile se vor schimba pentru a oferi opiunile de editare i manipulare a obiectului respectiv. Dac se execut dublu clic pe un grafic Excel ce a fost inclus ntr-un document Word, de exemplu, vor aprea barele de instrumente i meniurile Excel n interiorul ferestrei Word aa cum arat figura urmtoare.

203

Figura 4.2. Crearea unei legturi ntre dou fiiere Office. n cele mai multe cazuri, un document final (numit document destinaie) este creat cu datele din mai multe documente originale (documente surs). Pentru aceasta cnd fiecare document surs este terminat se copiaz datele corespunztoare n documentul destinaie. Sunt situaii cnd datele din fiierele surs se pot modifica n ultimul moment. Pentru a evita includerea informaiilor depite n documentul final, se poate crea o legtur ntre fiierele surs i fiierul final. n acest caz, atunci cnd datele copiate din documentele surs se schimb, cele inserate n documentul destinaie vor fi reactualizate. De aceea, atunci cnd se realizeaz legturi ntre fiiere trebuie s se aib n vedere cteva tehnici cheie: Se pot lega datele ntre Excel, Word, PowerPoint i alte aplicaii ce suport OLE folosind comanda Paste Special din meniul Edit. Dac un program nu suport OLE, comanda Paste Special nu va fi disponibil. Atunci cnd se realizeaz legtura ntre dou fiiere (documente) din aplicaii Office diferite i dac se transmite cuiva fiierul ce conine o legtur (fiierul destinaie), trebuie obligatoriu transmis i acela de care este legat (fiierul surs). Legturile funcioneaz ntr-o singur direcie. Dac se modific n documentul destinaie datele preluate din documentul surs, documentul surs nu va fi modificat. n cele mai multe cazuri, Office nu permite modificarea sursei de date din documentul destinaie. Totui, dac se insereaz date dintr-o surs de date HTML (Hypertext Markup Language) sau RTF (Formatted Text), se pot edita datele surs direct din interiorul documentului destinaie. Crearea unei legturi este aproape la fel de simplu ca includerea. Pentru crearea unei legturi ntre dou fiiere Office, trebuie respectai urmtorii pai:

204 1. Se selecteaz i apoi se copiaz (Copy) datele din documentul surs. 2. Se deschide documentul destinaie i se poziioneaz cursorul n poziia n care se dorete inserarea datele. 3. Se activeaz meniul Edit i se selecteaz comanda Paste Special. Se va deschide fereastra de dialog Paste Special i se va activa opiunea Paste Link, aa cum prezint figura de mai jos. 4. Se alege formatul ce are inclus cuvntul Object n numele su i se execut clic pe butonul OK.

Figura 4.3. Dac se dorete anularea legturii ntre dou fiiere, se poziioneaz cursorul pe fiierul destinaie, se activeaz meniul Edit i se selecteaz comanda Links. Aceasta va afia fereastra de dialog Links, ce prezint o list a tuturor legturilor din document. n mod implicit, metoda de reactualizare este Automatic Update. Pentru a rupe legturile, se execut clic pe butonul Break Link aa cum arat figura urmtoare.

Figura 4.4

205 Include unui obiect nou prin Insert Object. Se poate, de asemenea, crea o legtur sau o includere prin comanda Insert Object. Pe poate utiliza aceast comand atunci cnd se dorete legarea sau includerea unui obiect care nu este nc creat n documentul surs S presupunem c se va redacta o adres pentru a comanda componente periferice pentru calculatoare i este nevoie de un tabel care s prezinte lista componentelor care vor fi comandate cu cantitile i preurile lor i preul total. Tabelul nu este creat, dar este nevoie de el rapid. Pentru aceasta el trebuie inserat ca obiect. Pentru a insera un obiect, se deschide meniul Insert i se selecteaz comanda Object. Se va deschide fereastra de dialog Object, care are dou casete. Se utilizeaz caseta Create New atunci cnd se dorete crearea unui obiect care va fi legat sau inclus (i nu s-a fcut aceasta deja). Caseta Create from File ofer opiuni pentru legarea sau includerea unui ntreg fiier deja existent. Pentru a crea un obiect nou, se selecteaz tipul obiectului care se dorete a fi inserat (de exemplu, un tabel Excel sau o prezentare PowerPoint) i se execut clic pe OK (Figura. 4.5). Windows va insera o caset pentru obiectul selectat i va executa aplicaia necesar crerii acestuia. Dup ce s-a creat obiectul, se execut clic oriunde n afara sa pentru a reveni la documentul destinaie.

Figura 4.5. E posibil, de asemenea, s se includ sau s lege un ntreg fiier creat ntr-o alt aplicaie. Pentru aceasta se execut clic pe butonul casetei Create from File din fereastra de dialog Object. Se execut clic pe butonul Browse. Din caseta de dialog Browse se va selecta fiierul dorit i se execut clic pe butonul Insert. Se va selecta una din opiunile: Link to File sau Display as Icon i se execut clic pe OK. Opiunea Display as Icon se poate dovedi folositoare atunci cnd se lucreaz cu fiiere ce sunt partajate pe reea. n loc s se insereze datele, se poate aduga o pictogram (icon) pe care utilizatorul o poate activa pentru a afia informaiile suplimentare. Aceasta este, de asemenea, folositoare pentru partajarea fiierelor prin e-mail.

206 4.2. Transformarea prezentrilor PowerPoint n documente Word i invers O prezentare PowerPoint poate fi transformat ntr-un document Word, fr a rescrie toat prezentarea n Word. Pentru aceasta se deschide prezentare PowerPoint, se activeaz meniul File, se alege comanda Send To i apoi opiunea Microsoft Word. n ecran se va afia fereastra de dialog prezentat n figura de mai jos din care se va alege una dintre opiunile care precizeaz modul de scriere a informaiilor din paginile prezentrii n paginile documentului Word care se execut clic pe butonul OK. Pot fi nscrise n documentul Word i paginile i textele din PowerPoint sau numai text (outline). Dac se dorete legarea aranjamentului din Word de prezentare se alege opiunea Paste Link.

Figura 4.6. De asemenea, se poate transforma un aranjament realizat n Word ntr-o prezentarea PowerPoint. Pentru aceasta se deschide documentul Word, se activeaz meniul File, se alege comanda Send To i apoi opiunea Microsoft PowerPoint. Word va converti aranjamentul ntr-o prezentare.

207

5. Organizarea documentelor Office ntr-o colecie (biblioraft) cu aplicaia MS-Office Binder


Dup parcurgerea acestui capitol vei fi n msur s: creai un biblioraft (agraf de birou) n care includei documente Office; afiai, editai, formatai toate documentele direct din fereastra Binder; tiprii sub o singur comand toate documentele incluse n biblioraft. 5.1. Caracteristicile i crearea unei colecii de documente Office (biblioraft) 5.1.1. Caracteristici generale Aplicaia Microsoft Binder permite organizarea documentelor Office ntr-un biblioraft. Un biblioraft este o agraf de birou electronic, ce permite adunarea mai multor obiecte nrudite ntr-o colecie (ex. un registru Excel, o prezentarea PowerPoint). Toate documentele din biblioraft sunt salvate n acelai fiier cu extensia obd asupra cruia se vor efectua urmtoarele operaii: Afiarea, editarea i formatarea tuturor documentelor direct din fereastra aplicaiei Binder. Tiprirea sub o singur comand a ntregului set de documente, cu numere de pagin consecutive, anteturi i subsoluri uniforme. Deschiderea aplicaiei Microsoft Binder se alege una dintre urmtoarele variante: a) Se activeaz opiunea Programs din meniul Start, apoi din submeniul afiat se alege aplicaia Microsoft Binder. b) Se acioneaz dublu clic pe icon-ul corespunztor, dac este prezent pe ecran. n ambele situaii se afieaz fereastra Microsoft Binder (Figura 5.1) marcnd crearea unui biblioraft n care pot fi incluse documente. Fereastra Microsoft Binder este mprit n dou panouri: panoul din stnga, cunoscut sub denumirea de panoul coninutului n care sunt afiate iconu-rile (pictogramele) pentru fiecare document inclus n biblioraft i panoul din dreapta cunoscut sub denumirea de panoul documentelor, n care este afiat documentul activ. Dac panoul din stnga nu este vizibil, el se poate deschide executnd clic pe butonul Show/Hide Left Pane prezent n stnga meniului File. Dac butonul Show/Hide Left Pane nu este prezent, se activeaz meniul File, se selecteaz comanda Binder Options i n caseta de dialog afiat se selecteaz opiunea Show left pane and left pane button.

208

Show/Hide Left Pane

Panoul din dreapta (panoul documentelor)

Panoul stnga (panoul coninutului)

Figura 5.1. 5.1.2. Includerea unui document ntr-un biblioraft Pentru includerea unui document n biblioraft se deschide aplicaia Microsoft Binder i se afieaz fereastra de mai sus marcnd crearea unui biblioraft n care pot fi incluse documente. Se activeaz meniul Section, se alege comanda Add from File. n ecran este afiat caseta de dialog corespunztoare (Figura 5.2) din care se selecteaz documentul care va fi inclus. Se execut clic pe butonul Add.

Figura 5.2.

209

n urma acestei operaii, fereastra Microsoft Binder va avea urmtorul format:

Figura 5.3. Cnd se include un document ntr-un biblioraft, n acesta va fi plasat o copie a documentului, iar fiierul cu documentul original rmne nemodificat. Dei documentul din biblioraft are aceeai denumire ca i documentul original, ntre cele dou nu exist nici o legtur. 5.1.3. Includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft Pentru includerea unui document nou gol ntr-un biblioraft, se activeaz aplicaia Microsoft Binder. n ecran este afiat fereastra Binder din care se activeaz meniul Section i se alege comanda Add. Din caseta de dialog afiat se selecteaz una din pictogramele etichetei General (de exemplu, pentru a crea un nou document din Word se alege pictograma Blank Document i se execut clic pe butonul OK) .

210

Figura 5.4. Dac se dorete crearea unui document pe baza unui ablon, din fereastra Microsoft Binder se activeaz meniul Section i se alege comanda Add. Din caseta de dialog afiat se selecteaz una din pictogramele etichetelor pentru abloane. De exemplu, pentru a crea un ablon de fax, se alege butonul Letters&Faxes, apoi tipul de ablon pentru fax i se execut clic pe butonul OK .

Figura 5.5.

211 5.2. Editarea unei colecii de documente office 5.2.1. Editarea seciunilor dintr-un biblioraft Un document inclus ntr-un biblioraft, se mai numete i seciune (cuvintele document i seciune sunt sinonime n acest capitol, pentru a face referire la un document inclus ntr-un biblioraft). Pentru editarea unui document, se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide biblioraftul dorit. Pentru aceasta se activeaz aplicaia Microsoft Binder i din fereastra afiat se activeaz meniul File i se alege comanda Open Binder. n ecran este afiat caseta de dialog Open Binder din care se selecteaz documentul Binder dorit, sau se alege din lista Files of type articolul Binder Files (*.obd). n exemplul din figura urmtoare s-a selectat fiierul Clama.obd.

Figura 5.6. 2. Se execut clic pe icon-ul (pictograma) documentului prezent n panoul din stnga al ferestrei Microsoft Binder. Dac panoul din stnga nu este vizibil, se execut clic pe butonul Show/Hide Left Pane. Documentul va fi afiat n panoul din dreapta, iar meniul aplicaiei surs va fi afiat alturi de meniul aplicaiei Binder. n exemplul din figura urmtoare s-a selectat documentul Coreplica.ppt (document PowerPoint).

212

Figura 5.7. 3. Pentru editare se vor folosi comenzile din aplicaia surs corespunztoare fiecrui document (n Figura 5.8. aplicaia surs este PowerPoint). ntre modul de editare n aplicaia Binder i editarea n aplicaia surs (Word, PowerPoint etc.) exist cteva deosebiri generale i anume: n aplicaia Binder comenzile din meniul File afecteaz biblioraftul n ntregime, nu numai documentul din biblioraft activat.

Figura 5.8.

213 n aplicaia Binder meniul Section conine mai multe comenzi care se gsesc n mod normal n meniul File al aplicaiei surs, iar comenzile afecteaz numai documentul activat.

Figura 5.9. Bara de stare a aplicaiei surs nu este afiat, ea fiind nlocuit cu bara de stare a aplicaiei Binder. 5.2.2. Editarea n fereastra programului surs Documentele (seciunile) incluse ntr-un biblioraft pot fi editate i n fereastra aplicaiei surs n care au fost create (Excel, PowerPoint etc.). Acest lucru se recomand atunci cnd utilizatorul dorete s beneficieze de toate comenzile aplicaiei surs i s lucreze ntr-un mediu deja cunoscut. Pentru editarea unui document n fereastra aplicaiei surs se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide biblioraftul dorit. n ecran este afiat caseta de dialog Open Binder i se selecteaz documentul Binder dorit, sau se alege din lista Files of type documentul Binder Files (*.obd). 2. Se activeaz documentul care va fi editat, executnd clic pe icon-ul corespunztor prezent n panoul din stnga al ferestrei Microsoft Binder. Dac panoul din stnga nu este vizibil, se execut clic pe butonul Show/Hide Left Pane. 3. Se activeaz meniul Section i apoi comanda View Outside. n ecran se va deschide fereasta aplicaiei surs.

214

Figura 5.10. 4. Se editeaz documentul i apoi se nchide aplicaia surs corespunztoare. Documentul editat reapare n biblioraft. 5.3. Tiprirea unei colecii de documente Office 5.3.1. Tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului Pentru tiprirea unor anumite seciuni ale biblioraftului se selecteaz seciunea care va fi tiprit executnd clic pe numele acesteia. Se activeaz meniul Section i se alege comanda Print. n exemplul din figura urmtoare se tiprete un document PowerPoint.

Figura 5.11.

215

5.3.2. Tiprirea unui biblioraft Pentru tiprirea unui biblioraft se parcurg urmtorii pai: 1. Se deschide biblioraftul dorit. 2. Se selecteaz acionnd clic pe nume seciunea care va fi tiprit. 3. Se activeaz meniul File i apoi comanda Print Binder. n ecran este afieaz fereastra Print Binder. Din aceasta se pot alege urmtoarele opiuni: All visible sections pentru tiprirea ntregul biblioraft. Section(s) selected in left pane pentru tiprirea unei seciuni selectate. Numbering consecutive pentru tiprirea unei succesiuni continue de numere de pagini. Restart each section pentru renceperea numerotrii paginilor n fiecare seciune.

Figura 5.12. 4. Dac s-au stabilit opiunile de tiprire se execut clic pe butonul de comand OK.

DESKTOP PUBLISHING

216 216

6. Realizarea publicaiilor de birou cu aplicaia MS-Publisher


La finalul parcurgerii acestui capitol vei dobndi cunotine legate de: proiectarea i crearea publicaiilor de birou; editarea publicaiilor de birou folosind instrumente speciale; modificarea aspectului unei publicaii; verificarea corectitudinii publicaiilor folosind instrumentul Design Checker; folosirea serviciilor specializate de tiprire; tiprirea publicaiilor. 6.1. Noiuni de baz 6.1.1. Caracteristici generale ale aplicaiei Publisher 2000 Microsoft Publisher este o aplicaie complet pentru tehnoredactare. Permite obinerea unor lucrri cu aspect profesional care s poat fi publicate oriunde: de la imprimanta din birou la serviciile comerciale de imprimare i la atelierele de copiat sau pe World Wide Web. Pe lng claritatea scrisului, una dintre principalele ci prin care o publicaie i promoveaz mesajul o reprezint aspectul. Opiunile de culoare, de timp i de aspect sporesc, sau ngreuneaz, comunicarea. Publisher este unic ntre programele de tehnoredactare computerizat de birou, prin modul n care combin cerinele unei publicaii proiectate profesional, cu uurina n utilizare i cu caracteristicile complexe de tehnoredactare, avnd drept scop s asigure publicaiei un aspect excelent n vederea imprimrii sau a lucrului interactiv. Indiferent de modul ales pentru a ncepe o publicaie, Publisher este la fel de prietenos. Ca parte component din seria de aplicaii de birou Microsoft Office care sunt asemntoare ca aspect i mod de lucru, Publisher permite s se obin ntr-un timp scurt rezultate care arat extraordinar. Cnd se utilizeaz Publisher? Un procesor de cuvinte este potrivit pentru crearea i revizuirea de documente simple, oficiale sau juridice. Atunci cnd se plnuiete o larg distribuire a unei publicaii tiprite sau interactive, capabile s atrag atenia, este momentul orientrii ctre Publisher. Publisher se va utiliza pentru editarea urmtoarelor documente: Publicaii specializate, cum ar fi buletine informative, brouri, foi volante, site-uri Web sau meniuri. Publicaii care s comunice un mesaj unui public larg. Publicaii cu aspect profesional. Publicaii pentru imprimare comercial de nalt calitate. Domenii de utilizare Programul Publisher poate fi utilizat n urmtoarele domenii: ntreprinderi mari pentru a realiza rapid publicaii interne profesionale, potrivite pentru imprimare sau pentru plasarea pe un site Web sau intranet. ntreprinderi mici pentru a realiza brouri, cataloage, foi volante, buletine informative i pentru oricare alt tip de publicaie necesar desfurrii activitii-de la formulare, pn la publicitate tiprit comercial.

DESKTOP PUBLISHING

217 217

Utilizatori la domiciliu realizeaz invitaii de calitate superioar, etichete, buletine informative de familie i materiale pentru activiti comunitare sau voluntare; Organizaii non-profit i grupuri comunitare pentru a promova contientizarea unei cauze sau a unui grup, pentru a face publicitate evenimentelor i pentru a comunica cu membrii lor. 6.1.2. Caracteristici specifice aplicaiei Publisher 2000 Caracteristicile specifice aplicaiei Publisher 2000 sunt urmtoarele: Integrarea cu Office partajeaz o interfa familiar cu celelalte aplicaii. Meniuri i bare cu instrumente familiare conform cu celelalte aplicaii Office 2000.

Figura 6.1. Ajutorul extins include un Ajutor mbuntit n Hypertext Markup Language (HTML) i Answer Wizard pentru a rspunde la ntrebri formulate n limbaj natural. Interfaa personalizat permite existena unei interfee simple care s afieze doar comenzile utilizate cel mai des. Aplic automat spaierea rndurilor i a caracterelor pentru listele numerotate i cu marcatori. ClipGallery pune la dispoziie noi instrumente de cutare, cum ar fi mai caut ceva asemntor, o interfa de tip browser uor de utilizat, glisare i fixare pentru inserarea comod a imaginilor direct n publicaie. ClipGallery rmne deschis pentru a permite selectarea mai multor imagini, pn cnd este nchis e utilizator. Spell Checking/AutoCorrect n fundal lucreaz exact ca n Microsoft Word, verificnd automat ortografia, n publicaii, n timpul lucrului. AutoCorrect corecteaz automat greelile obinuite de tastare. Publisher partajeaz cu Word dicionarul particularizat, astfel nct un cuvnt care se adaug dicionarului s fie disponibil pentru ambele aplicaii. Asistentul Office ofer asisten interactiv cu recomandri, sfaturi i Ajutor pentru ca utilizatorul s nvee aplicaia i s beneficieze de tot ceea ce i ofer software-ul. Panoramarea i defilarea ofer o cale mai intuitiv de micare printre publicaii, prin utilizarea dispozitivului indicator Microsoft IntelliMouse. Dialogurile Open i Save din meniul File sunt partajate cu Office 2000, ceea ce permite s se vad cu 50% mai multe fiiere, cu mai puin dezordine i pune la dispoziie legturi la ultimele douzeci pn la cincizeci de documente pe care s-a lucrat indiferent de aplicaia n care acestea au fost create.

DESKTOP PUBLISHING

218 218

Save As permite salvarea fiierelor Publisher 2000 n format Publisher pentru o partajare comod a fiierelor. Save As Web Page permite salvarea fiierului Publisher n format HTML, pe o unitate local sau pe Web. 6.1.3. Deschiderea aplicaiei Publisher Pentru deschiderea aplicaiei Publisher exist urmtoarele posibiliti: a) Din meniul Start Programs Microsoft Publisher. b) Se acioneaz dublu clic pe pictograma (icon-ul) corespunztor, dac este prezent pe ecran. n ambele situaii pe ecranul monitorului apare fereastra Microsoft Publisher. Aceasta conine urmtoarele elemente:
Bara de titlu Bara de instrumente Standard Bara de meniu

Rigla orizontal

Bara de instrumente Formatting Bara de instrumente Objects Zona de lucru Rigla orizontal

Butonul afiare/ascundere Wizard

Butonul Page Navigation

Bara de stare

Figura 6.2. 6.2. Crearea unei publicaii nainte de a ncepe crearea unei publicaii, este necesar ca utilizatorul s gndeasc strategia de proiectare. Se vor avea n vedere urmtoarele: Cui se adreseaz publicaia? Ce mesaj dorete s transmit? Ce fel de coninut este mai potrivit pentru transmiterea ideilor?

DESKTOP PUBLISHING

219 219

Este important s se stabileasc modul de publicare i opiunile pentru imprimare, deoarece deciziile n aceste privine afecteaz modul n care se elaboreaz publicaia. Pentru aceasta se va ine cont de: Ct de mult intenioneaz s se cheltuiasc? Se va publica pe World Wide Web sau se va imprima? Odat ce s-au luat deciziile de proiectare exist o secven logic, uor de urmat pe msur ce se constituie publicaia, i anume: Publicaie din Catalog. Se utilizeaz un expert pentru configurarea publicaiei. Se adaug text i imagini. Se verific problemele de proiectare cu Design Checker. Se face revizuirea, dac este necesar. Se imprim sau se public pe Web. Aplicaia Publisher ofer o varietate de moduri pentru a ncepe lucrul, prin caseta de dialog Microsoft Publisher Catalog (Figura 6.3.). Publisher Catalog este un director vizual de publicaii care se deschide atunci cnd se pornete aplicaia. Dac s-a intrat deja n aplicaie, fereastra Microsoft Publisher Catalog se poate activa alegnd comanda New... din meniul File. Publicaiile vor fi grupate dup tip (buletin informativ, site Web, cri de vizit etc.) sau dup tema de proiectare (seturi de publicaii proiectate cu acelai design). Este posibil s se aleag dintre publicaiile necompletate disponibile sau dintre cele existente. n eticheta Publications By Wizard se poate crea o ntreag publicaie de un anumit tip, de pild o foaie volant, o brour sau o carte de vizit existnd i opiuni pentru personalizarea lucrrilor. Wizard-urile sunt instrumente din Microsoft Office care afieaz ntrebri ce conduc utilizatorul printr-un proces de culegere de informaii. Informaiile sunt apoi aplicate automat pentru particularizarea publicaiei. Quik Publication Wizard pune la dispoziie modele profesionale i opiuni pentru aspectul publicaiilor alctuite dintr-o singur pagin, care pot fi create n cteva minute. Butonul Existing Files din colul din stnga-jos al ferestrei Catalog, asigur accesul la fiierele deja create n Publisher. Dac se execut clic pe acest buton, n ecran este afiat fereastra Open (identic cu fereastra Open a publicaiilor Office) din care se poate selecta un fiier Publisher salvat anterior .

Figura 6.3.

DESKTOP PUBLISHING

220 220

n continuare va fi prezentat, ca exemplu, modalitatea de creare a unei cri de vizit folosind Wizard. Pentru aceasta se parcurg urmtorii pai: 1. n panoul Wizards se execut clic pe tipul de publicaie Business Cards i apoi se alege Plain Paper. 2. n panoul Plain Paper Business Cards vor fi afiate modele pentru cartea de vizit. Se alege, de exemplu, modelul Arcs.

Figura 6.4. 3. Se execut clic pe butonul Start Wizard prezent n colul dreapta-jos al ferestrei Catalog. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog introductiv Business Cards Wizard. Aceasta are n colul stnga-jos butoanele Back (napoi), Next (nainte) i Finish (frit).

Figura 6.5.

DESKTOP PUBLISHING

221 221

4. Se execut clic pe butonul Next. Din acest moment se intr n dialog cu wizard-ul i se rspunde la ntrebrile puse. 5. Cnd se termin dialogul, i deci s-a creat cartea de vizit, se execut clic pe butonul Hide Wizard pentru a mri spaiul de lucru.

Figura 6.6 6. Din acest moment se poate mbunti aspectul publicaiei prin operaii de editare (subcap. 6.3. Editarea unei publicaii). n eticheta Publications By Design se poate folosi un plan de creaie unitar, aplicaia oferind sugestii pentru crearea unor grupuri de publicaii de afaceri bazate pe un anumit design. Publisher 2000 conine noi seturi Master Design, care asigur o flexibilitate sporit n crearea unui set unitar de publicaii. Seturile Master Design au denumiri de genul Arcs, Bars, Tilt, Floating Oval etc. Wizard-ul ajut n acest caz la personalizarea creaiilor.

DESKTOP PUBLISHING

222 222

Figura 6.7. Eticheta Blank Publications este utilizat de cei care au ceva experien n crearea unei publicaii. Dac se alege aceast variant se pot vedea mai multe tipuri de publicaii goale, de pild Postcard, Web page i Book Fold, precum i ntrebri la care trebuie s se rspund pentru a realiza machetarea publicaiei.

Figura 6.8.

DESKTOP PUBLISHING

223 223

Prima dat cnd se folosete un wizard, aplicaia Publisher cere completarea unor seturi cu informaii personale. Acestea reprezint o nregistrare a informaiilor frecvent utilizate, referitoare la utilizator sau la organizaie. Dac informaiile importante se modific, setul de informaii personale se editeaz o singur dat, modificarea fiind reflectat oricnd se creeaz sau se actualizeaz o publicaie. Crearea sau actualizarea seturilor de informaii personale se realizeaz prin intermediul ferestrei Personal Information. Se vor completa datele solicitate (nume persoan, funcie, adres, telefon, fax, nume organizaie etc.) i apoi se va executa clic pe butonul Update.

Figura 6.9. 6.2.1. Crearea unui pliant Un pliant conine o scurt prezentare a unui eveniment, produs sau serviciu. El poate fi mprit n dou, trei sau patru foi. Pentru a mri impactul publicaiei se recomand urmtoarele: Textele s fie scurte, clare i echilibrate. S nu fie furnizate informaii exhaustive despre firma al crui eveniment, produs sau serviciu est prezentat. S fie lsat spaiu liber zone din pagin fr text sau imagini grafice, pentru a permite ochiului s se odihneasc. Pentru crearea unui pliant se parcurg urmtorii pai: 1. n eticheta Publication By Wizard, din panoul Wizards, se execut clic pe tipul de publicaie Brochures.

DESKTOP PUBLISHING

224 224

2. n panoul Wizard sunt afiate tipurile de brouri ce pot fi realizate i se alege tipul de brour Informational. 3. n panoul Informational Brochures vor fi afiate modele (abloane) de brour. Se alege, de exemplu, modelul Bar.

Figura 6.10 4. Se execut clic pe butonul Start Wizard prezent n colul dreapta-jos al ferestrei Catalog. n ecran va fi afiat caseta de dialog introductiv Brochure Wizard. Aceasta are n colul stnga-jos butoanele Back (napoi), Next (nainte) i Finish (Sfrit). 5. Dac se folosete un wizard pentru prima dat, aplicaia Publisher cere completarea unor seturi cu informaii personale. Crearea sau actualizarea seturilor de informaii personale se realizeaz prin intermediul ferestrei Personal Information (Figura 6.9.).

DESKTOP PUBLISHING

225 225

6. n ecran va rmne ablonul brourii i se execut clic pe butonul Next. Din acest moment se intr n dialog cu wizard-ul i se rspunde la ntrebrile formulate.

Figura 6.11. 7. Cnd se termin dialogul, i deci s-a creat pliantul, se execut clic pe butonul Hide Wizard pentru a mri spaiul de lucru pe ecran. 8. Din acest moment se poate mbunti aspectul publicaiei, prin operaii de editare (subcap. 6.3. Editarea unei publicaii). Deoarece n urma dialogului purtat cu wizard-ul s-a configurat un ablon, se recomand tiprirea acestuia nainte de a-l personaliza prin operaii de editare. Formatarea textului Textul ntr-un pliant, de regul la nceputul unui titlul sau paragraf, poate fi supus unei formatri speciale folosind iniiale majuscule sau latrine. Iniialele majuscule sunt primele litere mari din text care se aliniaz cu linia de baz a primului rnd de text. Latrinele czute sunt primele litere mari care se prelungesc (cad) sub primul rnd de text. Pentru realizarea acestei formatri speciale se plaseaz cursorul de inserie la nceputul textului a crei prim liter va fi formatat. Se activeaz meniul Format i se alege comanda Drop Cap. Pe ecran va fi afiat

DESKTOP PUBLISHING

226 226

caseta de dialog Drop Cap. Se execut clic pe eticheta Drop Cap i se alege latrina czut sau iniiala majuscul preferat. Se execut apoi clic pe butonul OK.

Figura 6.12. Dac se dorete formatarea unui numr de litere dintr-un text se va selecta eticheta Custom Drop Cap i apoi opiunea Number of litters. De asemenea, se pot modifica: dimensiunea literelor (Size of litters), fontul (Font), stilul (Font Style) i culoarea (Color).

Figura 6.13.

DESKTOP PUBLISHING mpturirea unui pliant.

227 227

Pentru ca pliantul s aib un aspect atrgtor, este bine s se realizeze tiprirea pe o hrtie special care s aib i marcaje de ghidare n locurile de ndoire. Dac totui se face tiprirea pe o hrtie obinuit, se recomand trasarea marcajelor de ghidare pentru a nu realiza o ndoire neglijent a pliantului. Pentru trasarea marcajelor de ghidare pentru ndoire se parcurg urmtorii pai: 1. Se execut clic pe butonul Table Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. 2. Pointerul de mouse capt forma unei cruciulie subiri. Cu aceast form a pointerului de mouse se gliseaz peste suprafaa primei pagini a pliantului pentru a crea un tabel. 3. n caseta de dialog Create Table se va preciza valoarea 1 n caseta Number of rows i valoarea 3 n caseta Number of columns. Pliantul va deveni opac.

Figura 6.14. 4. Se activeaz meniul Table i se alege comanda Select, Columns. n acest mod se va selecta prima coloan a tabelului.

Figura 6.15.

DESKTOP PUBLISHING

228 228

5. Se execut clic pe butonul Line /Border Style prezent pe bara de instrumente Formatting i se alege Hairline.

Figura 6.16. 6. Se acioneaz clic cu mouse-ul n coloana a doua a tabelului i se repet paii 4 i 5. 7. Se selecteaz tabelul i se activeaz comanda Send To Back din meniul Arrange. 6.3. Editarea unei publicaii 6.3.1. Utilizarea instrumentelor pentru aspect Publisher pune la dispoziia utilizatorului publicaii necompletate din Catalog sau posibilitatea nceperii unei publicaii de la zero. Fie c se ntreprind ajustri minore, fie c se face o nou publicaie n ntregime, instrumentele de lucru sunt aceleai. n continuare sunt prezentate principalele instrumente de editare disponibile n Publisher. Instrumentele Publisher pentru aspect sunt similare acelora care s-ar gsi pe o mas de lucru real: rigle, instrumente de desen i zone de lucru. Exist de asemenea i unele avantaje unice prezentate numai n zona de lucru a unui computer, cum ar fi posibilitatea de a alinia automat obiectele la rigle i ghidaje. Ghidajele Layout i Ruler pot fi numai cele patru linii care definesc marginile paginilor sau attea cte sunt necesare pentru a defini o aezare n pagin pe mai multe coloane. Ghidajele apar ca linii pe ecran, dar nu apar n materiale imprimate. Acestea se activeaz din meniul Arrange comanda Layout Guides.

DESKTOP PUBLISHING

229 229

Figura 6.17. Riglele permit o aliniere precis a elementelor publicaiei. Scara riglelor se modific proporional, atunci cnd se realizeaz micorarea sau mrirea imaginii, astfel nct msurile vor fi ntotdeauna exacte. Acestea se pot activa sau dezactiva din meniul View comanda Rulers.

Figura 6.18. Comanda Snap to alignment ajut la alinierea precis a obiectelor. Atunci cnd se activeaz comanda Snap To, obiectele care se gliseaz se vor fixa la (vor fi trase adiacent cu) liniile de ghidare apropiate la diviziunile riglei i/sau la alte obiecte. Aceste comenzi se activeaz sau dezactiveaz din meniul Tools i sunt urmtoarele: Snap to Guides Alinierea la liniile de ghidaj. Snap to ruler Marks Alinierea la rigle. Snap to Objects Alinierea la obiecte. (

Figura 6.19.

DESKTOP PUBLISHING

230 230

Zona de manevr este zona gri care nconjoar imaginea publicaiei pe ecran.. Aceast zon constituie un spaiu de lucru utilizabil, unde se pot stoca obiectele publicaiei. Blocurile de text sau imaginile se pot stoca n zona de manevr exact cum s-ar pune alturi foile de hrtie pe o mas de lucru .

Figura 6.20. Paginile alturate sunt imprimate una lng alta. Dac se lucreaz n Publisher la o publicaie cu mai multe pagini, este posibil s se aleag afiarea a dou pagini alturate. Acest lucru se realizeaz alegnd comanda Two-Page Spread din meniul View.

F Figura 6.21. 6.3.2. nelegerea cadrelor Fiecare obiect de pe o pagin Publisher, text sau reprezentare grafic, este coninut n interiorul unui cadru care definete marginile obiectului. Dei cadrele nu sunt vizibile n publicaiile imprimate, dect dac li se adaug o bordur, ele sunt asociate fiecrui obiect.

DESKTOP PUBLISHING

231 231

Cadru de text

Cadru de imagine

Figura 6.22. Cadrele text conin text care poate fi editat i formatat. Modul n care se introduce textul n cadrele text depinde de modul de lucru Publisher ales de utilizator. Dac utilizatorul a ales modul de lucru Publications By Wizard sau Publications By Design, documentul va conine cadre cu text orientativ care va fi nlocuit. Dac utilizatorul a ales modul de lucru Blank Publications, atunci se insereaz cadre de text proprii n care se va introduce textul dorit. Inserarea unei cadru de text se face prin intermediul instrumentului Text Frame de pe bara de instrumente Objects, disponibil n partea dreapt a ferestrei Publisher. Cu ajutorul acestui instrument se deschide o caset de text cu dimensiunea proiectat n care urmeaz a se insera textul. .

Text Frame

Figura 6.23. Inserarea textului se poate face prin tastare explicit sau preluare din fiiere text. Pentru preluarea textului dintr-un document, se selecteaz cadrul text n care urmeaz s fie inserat textul. Se activeaz comanda Text file din meniul Insert, iar din fereastra de dialog deschis se selecteaz fiierul dorit.

DESKTOP PUBLISHING

232 232

Fig. 6.24. Dup inserarea fiierului text se poate opta ntre variantele: folosirea dimensiunii de caset definit anterior (situaie n care n partea inferioar a casetei de text apare simbolul A... care atenioneaz c exist text nencadrat n caseta deschis), sau extinderea casetei i folosirea mai multor pagini care se insereaz automat pentru inserarea ntregului text. Dac se plaseaz pointerul de mouse pe simbolul A... va fi afiat caseta Screen Tip care informeaz c este vorba de text excedentar (Text In Overflow).

Figura 6.25. Cadrele text pot fi legate unul de altul permind ca textul care depete dimensiunea unui cadru s apar n cadrul urmtor. Cadrele legate pot fi pe pagini separate permind, de exemplu, ca un text de pe prima pagin s continue pe o pagin din interior. Pentru a lega (conecta) cadrele text dintr-o pagin sau din mai multe pagini se procedeaz astfel: Se creeaz cadre text goale folosind instrumentul Text Frame prezent pe bara de instrumente Objects. Se selecteaz cadrul text care conine text n depire. Pe ecran va apare bara de instrumente Connect Frame. Se execut clic pe instrumentul Connect Text Frames. Pointerul de mouse, atunci cnd se deplaseaz n pagin, va lua forma unui ulcior drept. Se plaseaz pointerul de mouse pe un cadru text gol, ulciorul se va inclina. Se execut clic pe cadrul de text gol pentru a conecta cele dou cadre text.

DESKTOP PUBLISHING

233 233

Figura 6.26. Dup inserarea textului, urmeaz etapele fireti de aranjare a textului n cadrul de text selectat care presupune: a) Stabilirea tipului de caracter. Pentru aceasta, din bara de instrumente Formatting, se execut clic pe butonul Font, sau din meniul Format se alege comanda Font.

Figura 6.27. b) Stabilirea mrimii caracterului. Pentru aceasta, din bara de instrumente Formatting, se execut clic pe butonul Font Size, sau n meniul Format se alege comanda Font i apoi opiunea Size.

DESKTOP PUBLISHING

234 234

Figura 6.28. c) Stabilirea numrului de coloane i a valorii marginilor. Pentru aceasta, din meniul Format , se alege comanda Text Frame Properties.

Figura 6.29. Se deschide fereastra Text Frame Properties. Opiunea Margins permite stabilirea valorii marginilor, iar opiunea Columns permite stabilirea numrului de coloane.

Figura 6.30.

DESKTOP PUBLISHING

235 235

d) Stabilirea spaiului ntre linii, nainte i dup paragrafe. Pentru aceasta, din meniul Format, se alege comanda Line Spacing. n cran este afiat fereastra Line Spacing n care se precizeaz spaiul ntre linii, nainte i dup paragrafe.

Figura 6.31. e) Stabilirea identrilor spre stnga, dreapta sau prima linie. Folosirea marcatorilor Bulleted list i Numbered list. Pentru aceasta, din meniul Format, se alege comanda Idents and Lists. n ecran se deschide fereastra Idents and Lists n care se precizeaz identrilor spre stnga, dreapta sau prima linie. Dac se activeaz opiunea Bulleted list sau Numbered list, se adaug paragrafelor specificate marcaje.

Figura 6.32.

DESKTOP PUBLISHING Marcajele pot fi simboluri sau numere aa cum prezint figurile de mai jos.

236 236

Figura 6.33.

Figura 6.34. Cadrele tabel sunt structuri care organizeaz coloane de numere sau de text. Tabelele pot fi considerate o gril mic n interiorul grile mari a aspectului publicaiei. Fiecare grup de obiecte mici, aflate n relaie, este un candidat la organizarea sub form de tabel. Imagini, text, butoane i alte componente pot fi plasate n celulele unui tabel pentru a simplifica aspectul unei pagini. Intersecia dintre un rnd i o coloan dintr-un tabel se numete celul. Tabelele se pot crea n Publisher sau se pot importa din alte aplicaii precum Microsoft Word, Microsoft Excel sau Microsoft Access.

DESKTOP PUBLISHING

237 237

Tabelele se creeaz folosind instrumentul Table Frame Tool din bara de instrumente Objects, disponibil n partea dreapt a ferestrei Publisher. Se deschide fereastra Create Table cu ajutorul creia se descrie un cadru de tabel a crui form (design) numr de coloane i linii se stabilesc prin intermediul ferestrelor de dialog de tip Wizard. Instrumentele pentru lucrul cu tabele apar cnd se selecteaz un cadru tabel. Publisher afieaz butoane distincte, de rnd i de coloan, pe laturile de sus i din stnga cadrului. Cu aceste butoane se selecteaz i se modific poriuni de tabel sau ntregul tabel.

Figura 6.35. n continuare, lucrul n tabel se face similar cu cel din Word. Meniul Table pune la dispoziie opiuni similare cu cele cunoscute (tergerea sau adugarea de coloane/linii, selectarea coloanelor, liniilor sau a ntregului tabel etc.).

Figura 6.36.

DESKTOP PUBLISHING

238 238

n plus, meniul Table din Publisher pune la dispoziie opiunea de mprire a celulelor pe diagonal. Din meniul Table, se alege comanda Cells Diagonals...

Figura 6.37. Cadrele WordArt conin text creat cu Microsoft WordArt. Acesta este un program care lucreaz cu Publisher pentru a crea efecte de text, cum ar fi text ondulat sau umbrit. Atunci cnd se lucreaz ntr-un cadru WordArt, comenzile i instrumentele se preschimb n cele care se utilizeaz cu WordArt. Fcnd clic n afara cadrului, se revine n mediul Publisher. Cadrele WordArt se insereaz cu ajutorul instrumentului WordArt Frame Tool din bara de instrumente Objects, disponibil n partea dreapt a ferestrei Publisher. Lucrul cu acest tip de cadru text este similar cu cel din aplicaia Word.

Figura 6.38.

DESKTOP PUBLISHING 6.3.3. Introducerea textului

239 239

Textul predomin n majoritatea publicaiilor. De obicei, imaginile i efectele de aspect clarific sau ntresc semnificaia textului. Publisher include caracteristici de editare pentru crearea de text i pentru editarea textului important. Tastarea textului se poate face direct ntr-un cadru text. Un volum mai mare de text se introduce uneori mai uor utiliznd un procesor de texte i importnd ulterior textul ntr-un cadru. n interiorul uni cadru text se regleaz marginile, coloanele, dimensiunile fontului i spaiul dintre rnduri pentru a se obine aspectul dorit. Dac pentru editarea unui text mai lung se dorete utilizarea facilitilor oferite de aplicaia Word, se selecteaz textul din Publisher care va fi prelucrat n Word i se activeaz comanda Edit Story in Microsoft Word din meniul Edit. Aplicaia Word deschide un nou document n care va fi inserat textul Publisher. Se editeaz textul cu facilitile oferite de Word, iar cnd s-a terminat editarea se activeaz comanda Close & Return To nume_fiier din meniul File i Publisher preia controlul. Pentru potrivirea textului ntr-un cadru text se activeaz comanda AutoFit Text din meniul Format.

Figura 6.39. Fonturile sunt seturi complete de caractere care au aceeai form (de exemplu Arial) i mresc impactul publicaiilor create. Incluznd fonturile care nsoesc celelalte aplicaii Office, sunt disponibile mai mult de dou sute de fonturi dintre care s se aleag. Ele se mpart n trei categorii: Fonturi cu serife, sunt acele fonturi care au linii rotunjite sau ornamente la sfritul literelor. Fonturi fr serife, sunt acele fonturi care nu au linii rotunjite sau ornamente la sfritul literelor. Fonturile Script sunt folosite pentru obinerea unui efect decorativ i arat ca scrisul de mn. n alegerea fontului se recomand urmtoarele: Textul principal al publicaiei s fie scris cu fonturi fr serife. Titlurile i subtitlurile unei publicaii au un efect mai puternic dac se scriu cu fonturi cu serife. Pentru un aspect unitar al publicaiei, se poate folosi acelai font dar cu modificarea mrimii sau grosimii caracterelor, acolo unde se dorete.

DESKTOP PUBLISHING Alegerea fontului pentru un text selectat se realizeaz n urmtoarele moduri: a) Se execut clic pe butonul Font prezent pe bara de instrumente Formatting.

240 240

Figura 6.40. Se activeaz comanda Font din meniul Format. n ecran va fi afiat caseta de dialog Font din care se vor alege opiunile Font (Tipul de font), Font Style (Stilul fontului), Size (Dimensiunea Fontului).

Figura 6.41.

DESKTOP PUBLISHING

241 241

Rotirea textului presupune rotirea unui cadru coninnd text, fie pentru efect de form, fie pentru asigurarea unei cerine de aspect. Rotirea se poate face cu ajutorul comenzii Rotate or Flip din meniul Arrange, de o valoare bine stabilit (Custom Rotate...) sau 900 spre dreapta (Rotate Right) sau stnga (Rotate Left).

Figura 6.43.

Figura 6.42.

Verificatorul ortografic (Spelling) este similar cu cel din Word i utilizeaz puternicul dicionar care vine cu Office. n cazul setrii implicite, posibilele erori se afieaz subliniate cu o linie ondulat de culoare roie. Se poate verifica ortografia unei limbi strine, dac este instalat un dicionar corespunztor acestei limbi.

Figura 6.44. ncadrarea textului permite ca textul s se desfoare n jurul unui obiect. Textul poate nconjura cadre care nu sunt text. n cazul unui obiect imagine sau WordArt, se poate lsa ca textul s nconjoare conturul obiectului. Dup selectarea obiectului din interiorul cadrului de text, se apeleaz din meniul Format comanda Object Frame Properties (dac obiectul este WordArt), sau Picture Frame Properties (dac obiectul este o imagine). Aceste comenzi pun la dispoziie o fereastr de dialog corespunztoare n care se precizeaz dac textul va nconjura cadrul obiectului (Entire Frame), sau textul va nconjura doar obiectul (Picture Only). De asemenea, se pot stabili coordonatele ncadrrii obiectului (Left, Right, Top, Bottom).

DESKTOP PUBLISHING

242 242

Figura 6.45. Gruparea obiectelor permite editarea sau formatarea concomitent a mai multor obiecte. Pentru realizarea acestei operaii se ine apsat tasta Shift i se execut clic pe fiecare obiect care va fi inclus n grup. Sub ultimul obiect selectat va apare butonul Group Objects i se execut clic pe acesta. Degruparea obiectelor se face executnd din nou clic pe butonul Group Objects.

Figura 6.46.

DESKTOP PUBLISHING 6.3.4. Modificarea aspectului unei publicaii

243 243

Dei formele pregtite profesional ajut la crearea rapid de publicaii eficiente, este posibil ca utilizatorul s doreasc s fac unele modificri ale aspectului publicaiei: s adauge sigla firmei, s modifice o imagine sau s aleag alte culori. Publisher include instrumente care s modifice aspectul unei publicaii i s o fac mai atractiv. Selectarea obiectelor din Design Gallery. Comanda Design Gallery Object se activeaz din meniul Insert i este ca o galerie de art pentru elementele publicaiei. n ecran va fi afiat caseta de dialog Microsoft Publisher Design Gallery care conine trei seciuni.

Figura 6.47. Seciunea Objects by category conine obiecte grupate dup rolul lor ntr-o publicaie. Grupurile conin articole cu titluri globale, cuprinsuri, sigle i aa mai departe. Din aceste grupuri se aleg articole pentru a nlocui elemente din publicaie sau se adaug articole, cum ar fi un formular de rspuns, pentru a mbuntii publicaia.

Figura 6.48. Seciunea Objects by design conine obiecte grupate dup aspectul comun sau dup tematica formei. Objects by Design afieaz toate obiectele grupate dup setul de forme. Din aceste grupuri se selecteaz unul sau dou elemente, sau un set ntreg pentru a le aduga la noua publicaie.

Figura 6.49. Seciunea Your Objects conine obiectele creaie proprie. Atunci cnd se creeaz sau se modific un element al publicaiei, acel obiect se poate salva n seciunea Your Objects.

DESKTOP PUBLISHING

244 244

Modificarea schemelor de culori. Culorile constituie componente importante ale mesajului publicaiei, de la culorile neutre ale unui raport anual de afaceri, la culorile ndrznee ale poster-ului pentru un concert. Schemele de culori din Publisher ofer seturi de culori armonioase pentru o ntreag publicaie i pentru toate tipurile de publicaii. Schemele de culori standard ofer un spectru larg de scheme de culori, care sunt alese profesional pentru a lucra mpreun i a comunica strile pe care culorile le invoc. Apelarea opiunilor de culoare se face prin intermediul instrumentului Fill Color din bara de instrumente Formatting, urmnd ca selectarea culorilor, nuanelor i efectelor de culoare s se fac din caseta de dialog pus la dispoziie.

Figura 6.50. Adugarea de imagini. Imaginile adaug un plus de interes i mbuntesc aspectul vizual al publicaiilor. Problema gsirii imaginilor n cazul tehnoredactrii computerizate nu se limiteaz la ntrebarea dac o imagine transmite sau nu mesajul adecvat. Exist considerente de ordin tehnic care influeneaz alegerea imaginilor. Imaginile electronice sunt salvate ntr-un anumit format de fiier grafic prezentat n tabelul de mai jos. Format de fiier Windows Bitmap Tagget Image Format PC Paintbrush JPEG Picture Format CorelDRAW Graphics Interchange Format Kodak Photo CD Windows Metafile Computer Graphics Metafile Extensia fiierului BMP TIF PCX JPG CDR GIF PCD WMF CGM

Meninerea n cadru legal a imaginilor necesit nelegerea chestiunilor fundamentale despre dreptul de autor. Dac o imagine nu a fost creat de utilizator, atunci ea aparine altcuiva. Miniaturile sau fotografiile din stoc includ ntotdeauna o declaraie care definete drepturile utilizatorului.

DESKTOP PUBLISHING

245 245

De exemplu, colecia oferit de Publisher este gratuit dac se utilizeaz n scop personal, dar nu se permite ca o copie a unei imagini din ea s fie vndut altcuiva ca miniatur. Utilizarea imaginilor este restricionat prin licene, n moduri foarte diverse. Dac utilizatorul nu se familiarizeaz cu aceste proceduri i nu respect restriciile legale, exist riscul intentrii unui proces din partea proprietarului unei imagini. Pentru inserarea imaginilor ntr-o pagin Publisher se pot folosi urmtoarele variante: a) Instrumentul Picture Frame Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru aceasta se execut clic pe butonul menionat i apoi se traseaz un cadru pentru imagine de dimensiunea stabilit. Se execut dublu clic i se alege din fereastra de dialog deschis fiierul care se dorete a fi inserat (din locaia n care a fost n prealabil salvat).

Figura 6.51. b) Instrumentul Clip Gallery Tool prezent pe bara de instrumente Objects. Pentru aceasta se execut clic pe butonul menionat i apoi se traseaz un cadru pentru imagine, de dimensiunea stabilit. n ecran se afieaz fereastra Insert Clip Art i se execut clic pe butonul Pictures. Se selecteaz o categorie de imagini (Figura 6.52.).

DESKTOP PUBLISHING

246 246

Figura 6.52. n fereastr se vor afia imaginile din categoria aleas, se execut clic pe imaginea dorit i apoi clic pe butonul Insert Clip.

Figura 6.53. c) Comanda Picture din meniul Insert. Imaginea poate fi adugat din: Clip Gallery (opiunea Clip Art...) dintr-un fiier separat (opiunea From File...) sau utiliznd un scaner sau o camer digital (opiunea From Scanner or Camera).

DESKTOP PUBLISHING

247 247

Figura 6.54. Dup inserarea imaginii, asupra acesteia se pot realiza o serie de modificri legate de: Proprietile casetei n care a fost inserat imaginea (culoare de umplere a casetei, forma i culoarea liniilor de contur, culoarea i poziia umbrei etc.). Pentru aceasta, se selecteaz caseta i se execut clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual fiat n ecran se alege comanda Change Frame i apoi opiunea dorit.

Figura 6.55. Dac se selecteaz comanda Picture Frame Properties textul se va aranja n jurul patrulaterului n care se ncadreaz imaginea folosind opiunea Entire Frame, sau textul se va aranja de jur mprejurul imaginii folosind opiunea Picture Only la distanele stabilite n zona de editare Margins).

Figura 6.56.

DESKTOP PUBLISHING Proprietile imaginii inserate (schimbarea imaginii din Clip Gallery sau dintr-o locaie a calculatorului, de pe scaner sau camer digital, recolorarea imaginii, etc.). Pentru aceasta se selecteaz imaginea i se execut clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual afiat n ecran se alege comanda Change Picture i apoi opiunea dorit.

248 248

Figura 6.57. Adugarea formelor. Formele creeaz diagrame, borduri i fundaluri. Bara de instrumente Objects conine patru instrumente de desenare care creeaz o varietate de forme.

Figura 6.58. Linia, ovalul i dreptunghiul sunt instrumente care produc forme diferite, dar care lucreaz n acelai fel. Atunci cnd instrumentul este activat se execut clic i se gliseaz pentru a desena forma. Apsarea tastei Shift n timpul desenrii restricioneaz forma la o linie orizontal, vertical sau nclinat la 450, la un cerc sau la un ptrat. Formele particularizate se adaug executnd clic pe instrumentul Custom Shapes. n ecran se deschide o caset care conine formele. Aceste forme se pot desena oriunde n publicaie i apoi se pot muta, redimensiona i modifica dup dorin.

Figura 6.59. Formatele formelor pot fi modificate n urmtoarele moduri: Se pot modifica: limea, culoarea i stilul liniilor i al bordurilor. Este posibil adugarea formelor sgei liniilor. Se pot aduga umbre oricrei forme sau oricrui cadru. Formele pot fi umplute cu o varietate de culori i modele.

DESKTOP PUBLISHING Pentru aceasta se selecteaz obiectul (form sau cadru) asupra cruia se dorete executarea unor modificri. Se execut clic pe butonul dreapta mouse. Din meniul contextual afiat n ecran se alege comanda Change Picture (dac obiectul este imagine) sau comanda Change Rectangle (dac obiectul este o form). Se alege apoi opiunea dorit (Fill Color, Line Color etc.). Figura 6.60. 6.3.5. Folosirea instrumentului Design Checker

249 249

Design Checker este un instrument care se folosete pentru depistarea ntr-o publicaie a unor greeli neplcute, ca de exemplu: un cadru gol, un element grafic acoperit parial sau un text prezent n zona de depire a cadrului. Pentru utilizarea acestui instrument, se parcurg urmtorii pai: 1. Se activeaz opiunea Tools i se selecteaz comanda Design Checker. Pe ecran se va afia caseta de dialog Design Checker. n mod implicit, vor fi verificate toate paginile documentului (opiunea All) precum i paginile de fundal (opiunea Check background pages). Dac se dorete verificarea unor pagini specificate, se alege opiunea Pages.

Figura 6.61. . 2. Pentru a vedea ce elemente de grafic poate verifica Publisher, se execut clic pe butonul Options. n ecran se va afia caseta de dialog Options. Se pot verifica anumite probleme selectate (opiunea Check selected features), sau se pot verifica toate problemele (opiunea Check all problems). Prin verificare pot fi depistate ntr-un document urmtoarele greeli: Cadre goale (opiunea Empty frames). Obiecte acoperite (opiunea Covered objects). Text n depire (opiunea Text in overflow area). Obiecte aflate n zone netipribile (opiunea Object in nonprinting region). Disproporia imaginilor (opiunea Disproportional pictures).

DESKTOP PUBLISHING Spaii ntre propoziii (opiunea Spacing between sentences).

250 250

Figura 6.62. 3. Se selecteaz opiunile dorite executnd clic pe nume, apoi se execut clic pe butonul OK. Va fi lansat n execuie rutina Design Checker. Publisher va verifica paginile publicaiei i informeaz despre greelile gsite, sugernd i modalitatea de rezolvare. Greelile se pot ignora (butoanele Ignore i Ignore All), sau se corecteaz i apoi se continu verificarea (butonul Continue).

Figura 6.63. 4. Dac se acioneaz clic pe butonul Explain, Publisher va afia o fereastr de Help pentru fiecare problem aprut.

DESKTOP PUBLISHING

251 251

6.4. Tiprirea publicaiei


Tiprirea publicaiei este o operaie foarte important. Pentru a avea garania c aceast operaie nu va constitui o dezamgire, ea trebuie planificat chiar n momentul nceperii lucrului la publicaie. Opiunile de tiprire alese au un impact direct asupra aspectului publicaiei i mesajului pe care aceasta il transmite. Tiprirea publicaiei poate fi realizat la imprimanta ataat calculatorului propriu, sau se poate trimite fiierul publicaiei la un serviciu tipografic specializat. Alegerea acestor variante de tiprire se face pe baza cerinelor de calitate i cantitate pentru publicaia creat. Dac se dorete tiprirea unui numr mic de exemplare folosind un format de hrtie obinuit (sau unul special, recunoscut de imprimanta ataat calculatorului), cu rezoluie sczut alb-negru sau policrom, probabil se va realiza tiprirea la imprimanta proprie.

Termeni din procesul de tiprire Termen Rezoluie Dpi Separaia de culori Definiie Calitatea detaliilor pe care le poate reda o imprimant, msurat n puncte per inci (dpi-dots per inch); de regul, cu ct este mai mare rezoluia, cu att este mai bun calitatea. Puncte per inci, o unitate de msur indicnd numrul de puncte pe care le poate tipri o imprimant pe un inci liniar. O tiprire de calitate normala este de 600 dpi. Imprimantele obinuite separ culorile ilustraiilor n culorile componente (cyan, magenta, galben i negru) i genereaz separri pe film pentru fiecare cerneal care va fi folosit n publicaie. Rou, verde i albastru sunt culorile folosite pentru afiarea pe ecranul calculatorului. Ele nu au echivalent exact n procesul tipririi. Combinaia cyan-magenta-galben-negru definete modelul de culoare folosit de imprimante. O specificaie de culoare standardizat, care va permite selectarea dintre cele 500 de culori incluse ntr-un set de mostre n cazul unei imprimante obinuite. n acest caz, tiprirea se face cu cerneluri preamestecate, fiecare culoare fiind tiprit cu o plac separat; acest sistem reprezint o soluie mai ieftin pentru tiprirea color dect policromia. Culoarea este reprodus prin separarea fiecrui bloc n componentele CMYK; culorile de proces se aleg din sisteme de echivalare a culorilor, cum ar fi Pantone Matching System.

RGB CMYK Pantone Matching System Culoare spot

Culoare de proces

DESKTOP PUBLISHING 6.4.1. Configurarea imprimantei

252 252

nainte de a ncepe crearea unei publicaii, trebuie verificat configuraia prestabilit a imprimantei, deoarece Publisher genereaz publicaia pe baza acestei configuraii. Pentru aceasta, se execut clic pe butonul Start, se plaseaz indicatorul mouse-ului pe Settings i se execut clic pe dosarul Printers.

Figura 6.64. n ecran se deschide fereastra Printers n care este afiat numele imprimantei ataat calculatorului ( HP Colos LaserJet), sau se poate aduga un alt tip de imprimant (opiunea Add Printer).

Figura 6.65.

DESKTOP PUBLISHING

253 253

Se selecteaz numele imprimantei ataat calculatorului (HP Colos LaserJet) i se execut clic pe butonul Properties prezent pe bara de instrumente din fereastra Printers. Se deschide caseta de dialog Properties de unde se pot controla opiunile pentru imprimanta instalat. n aceast caset de dialog se pot modifica: atributele referitoare la formatul hrtiei, orientarea paginii, rezoluia imprimantei i alte opiuni ale imprimantei. Atributele selectate n aceast caset de dialog, vor fi aplicate pentru toate publicaiile tiprite n Publisher, pn la noi modificri 6.4.2. Alegerea opiunilor pentru tiprire Pentru personalizarea opiunile de tiprire n Publisher, se deschide publicaia care urmeaz s fie tiprit i se selecteaz comanda Print Setup din meniul File. n ecran este afiat caseta de dialog Print Setup n care se pot stabili formatul hrtiei (opiunea Size), orientarea (opiunea Orientation) i sursa (opiunea Source, daca hrtia va fi introdus n tava de alimentare a imprimantei sau alimentarea va fi fcut manual.). Se execut clic pe butonul Properties din caseta de dialog Print Setup.

Figura 6.66. Se deschide caseta de dialog care permite alegerea urmtoarelor opiuni de tiprire: formatul hrtiei (opiunea Paper Size), sursa (opiunea Paper Source, numrul de copii (opiunea Copy Count) orientarea (opiunea Orientation) i tiprirea monocrom (opiunea Gray Appearance) sau color (opiunea Color).

DESKTOP PUBLISHING

254 254

Figura 6.67. Pentru a indica modul n care vor fi tiprite ilustraiile se execut clic pe butonul Advanced i se opereaz modificrile dorite n caseta de dialog Advanced Graphics Settings. Atributele selectate vor fi folosite pentru publicaia curent.

Figura 6.68.

DESKTOP PUBLISHING

255 255

Dup ce au fost alese opiunile de tiprire, se va realiza tiprirea efectiv. Pentru aceasta se execut clic pe comanda Print din meniul File sau se apas simultan tastele CTRL+P. Pe ecran va fi afiat caseta de dialog Print. In aceasta trebuie selectate opiunile pentru tiprire cum ar fi: domeniul care va fi tiprit (All ntreaga publicaie, Pages from numrul de pagini, Current page pagina curent), numrul de copii (opiunea Number of copies), respectiv tiprirea publicaiei ntr-un fiier (opiunea Print to file).

Figura 6.69. . Finisarea aspectului publicaiei ce va fi tiprit la imprimanta proprie, se va realiza prin intermediul casetei de dialog Print Settings. Aceasta va fi afiat pe ecran dac se execut clic pe butonul Advanced Print Settings din caseta de dialog Print prezent mai sus. 6.4.3. Folosirea serviciilor specializate de tiprire Dac se dorete ca produsul final s fie tiprit n alb-negru la nalt rezoluie, cu culori spot sau cu culori de proces, i dac se dorete tiprirea pe ambele pri ale foii de hrtie (i imprimanta proprie nu poate face aa ceva), este bine s se realizeze tiprirea publicaiei la o tipografie. Pentru a configura publicaia n vederea tipririi la o tipografie, se parcurg paii urmtori: 1. Se plaseaz indicatorul mouse-ului pe comanda Pack And Go din meniul File. Apoi, se execut clic pe Take to a Commercial Printing Service.

DESKTOP PUBLISHING

256 256

Figura 6.70. 2 n ecran va fi afiat caseta de dialog Pack and Go Wizard. i se precizeaz locaia n care se va salva fiierul. Se execut clic pe unitatea de dischet A:\ sau se execut clic pe butonul Browse, pentru a cuta o locaie pe discul calculatorului propriu.

Figura 6.71. 3. Se specific apoi modul n care se dorete ca Publisher s se ocupe de fonturi (opiunea Embed True Type fonts), ilustraii legate (opiunea Include linked graphics) i legturile pentru ilustraiile nglobate n publicaie (opiunea Create links for embedded graphics).

DESKTOP PUBLISHING

257 257

Figura 6.72. 4. Se continu prelucrarea executnd clic pe butonul Next. Astfel publicaia este gata de livrare i se execut clic pe butonul Finish. Wizard-ul va comprima publicaia ntr-un fiier i l va stoca mpreun cu fiierul Unpack.exe care va fi folosit de tipografie pentru despachetarea fiierului publicaiei. 6.5. Glosar de termeni Termeni Publisher Catalog Publications By Wizard Quik Publication Wizard Publications By Design Blank Publications Design Checker Layout Show/Hide Wizard Clipboard Toolbar Standard New Open Save Print Cut Copy Semnificaie Director vizual de publicaii Instrument pentru realizarea publicaiilor n mod asistat Instrument pentru realizarea rapid a unei publicaii Plan de creaie unitar pentru publicaii Publicaii albe (goale) Instrument pentru verificarea problemelor de proiectare Machet Afieaz/Ascunde instrumentul pentru realizarea publicaiilor n mod asistat Memorie temporar, folosit la pstrarea pe termen scurt a textului sau imaginilor. Bara de instrumente Standard, care conine urmtoarele butoane: Creaz un nou prezentare Deschide un fiier deja existent Salveaz coninutul unei prezentri Tiprete prezentarea curent Decupeaz informaia selectat i o duce n Clipboard Copiaz n Clipboard informaia selectat

DESKTOP PUBLISHING Paste Format Painter Undo Redo Bring to Front Send to Back Custom Rotate Show/Hide Special Characters Zoom Zoom Out Zoom In Microsoft Publisher Help Toolbar Text Frame Connecting Connect Text Frames Disconnect Text Frame Go to Previous Frame Go to Next Frame Toolbar Formatting Font Size Bold Italic Underline Align Left Center Align Right Jusify Numbering, Bullets Decrease Ident Increase Ident Decrease Font Size Increase Font Size Fill Color Line Color Font Color Line/Border Style Text Frame Properties

258 258

Lipete informaiile din Clipboard ntr-un diapozitiv specificat Copiaz stilurile de formatare Anuleaz ultima operaie realizat Reface ultima operaie anulat Aduce n fa Trimite n spate Convenie de rotire a unui obiect Afieaz/ascunde caractere speciale pentru specificarea paragrafelor Mrete/micoreaz suprafaa de lucru pe ecran Micoreaz suprafaa de lucru pn la 10% Mrete suprafaa de lucru pn la 400% Declaneaz Asistentul pentru ajutor Bara de instrumente pentru conectarea (legarea) cadrelor de text, care conine urmtoarele butoane: Conectare (legare) cadre de text Deconectrare (dezlegare) cadre de text Trimite la cadrul pregedent Trimite la cadrul urmtor Bara de instrumente pentru formatare, care conine urmtoarele butoane: Selecteaz fontul pentru scrierea caracterelor Selecteaz dimensiunea (n puncte) pentru scrierea caracterelor Scrierea cu caractere aldine (ngroate) Scrierea cu caractere nclinate Scrierea cu caractere subliniate Aliniaz coninutul unei celule la stnga Aliniaz coninutul unei celule la centru Aliniaz coninutul unei celule la dreapta Aliniaz coninutul unei celule la stnga-dreapta Aplic/terge numerele sau simbolurile din paragrafele marcate Deplaseaz coninutul unui cadru de text la stnga Deplaseaz coninutul unui cadru de text la dreapta Micoreaz dimensiunea fontului Mrete dimensiunea fontului Selecteaz culori pentru umplerea coninutului unui cadru de text Selecteaz culori pentru chenarul unui cadru de text Selecteaz culori pentru fontul caracterelor Selecteaz stiluri de linii/chenare Selecteaz proprieti pentru cadrul de text

DESKTOP PUBLISHING Rotate Left Rotate Right Toolbar Objects Pointer Tool Text Frame Tool Table Frame Tool WordArt Frame Tool Picture Frame Tool Clip Gallery Tool Line Tool, Oval Tool, Rectangle Tool Custom Shape Design Gallery Object Rotirea unui cadru de text la stnga Rotirea unui cadru de text la dreapta Bara de instrumente pentru construirea obiectelor Instrument pentru selecie

259 259

Instrument pentru construirea cadrelor de text Instrument pentru construirea cadrelor tabel Instrument pentru construirea cadrelor WordArt Instrument pentru construirea cadrelor n care se preiau imagini dintr-o locaie specificat Instrument pentru construirea cadrelor n care se preiau imagini din Clipart Instrumente pentru trasare linii, ovale i dreptunghiuri Instrumente pentru alegerea unei forme dorite Instrumente pentru alegerea diverselor forme de design

6.6. Teste evaluare cunotine Testul nr. 1 1. Deschidei aplicaia Publisher. 2. Selectai eticheta Publication By Wizard. 3. Completai setul de informaii personale. 4. Din panoul Wizard alegei publicaia Business Cards. 5. Din panoul Plain Paper Business Cards alegei modelul Bar. 6. Pentru modelul selectat, alegei schema de culoare Olive. 7. Alegei ca orientare pentru cartea de vizit modul Landscape. 8. Anulai Logo-ul din cartea de vizit. 9. Alegei pentru tiprire mai multe cri de vizit pe aceeai pagin. 10. Preluai n document informaiile Primary Business. 11. Mrii spaiul de lucru de pe ecran i salvai documentul sub numele Card pe disc, stabilind calea implicit ca fiind My Documents. Testul nr. 2 1. Deschidei documentul Card.pub prezent pe disc n dosarul My Documents. 2. Scriei numele firmei folosind programul WordArt. 3. Alegei pentru cadrul de text ce conine numele firmei, un contur cu linii albastre. 4. Selectai cadrul de text care conine numele dumneavoastr i alegei pentru text fontul Verdana. 5. Rotii textul cu numele dumneavoastr sub un unghi de 150. 6. Inserai n colul stnga jos al documentului o imagine din Clip Art. 7. Selectai cadrul de text care conine adresa i precizai spaiul ntre linii de 1.25. 8. Salvai documentul i nchidei aplicaia Publisher.

DESKTOP PUBLISHING Testul nr. 3

260 260

1. Deschidei aplicaia Publisher. 2. Selectai eticheta Publication By Wizard. 3. Din panoul Wizard alegei publicaia Brochures Informational. 4. Din panoul Informational Brochures alegei modelul Arcs. 5. Pentru modelul selectat, alegei schema de culoare Iris. 6. Alegei dimensiunea hrtiei Letter (8.5 x 11 in) i pliant cu trei foi. 7. Actualizai, dac considerai necesar, informaiile personale. 8. Mrii spaiul de lucru de pe ecran i salvai documentul sub numele Pliant pe disc, stabilind calea implicit ca fiind My Documents. 9. Tiprii documentul cu numele Pliant, pentru a avea o schi care s v ajute la crearea publicaiei dorite. 10.nchidei documentul cu numele Pliant.
Testul nr. 4

1. Deschidei documentul cu numele Pliant. 2. Personalizai documentul cu informaii referitoare la prezentarea unui produs oarecare ales de dumneavoastr (de exemplu Dacia Solenza), introducnd textul prin tastarea n cadrele de text corespunztoare. 3. n cadrul de text Product/Service Information tastai denumirea produsului prezentat n pliant. 4. Scriei denumirea produsului folosind iniiale majuscule. 5. tergei imaginea prezent deasupra titlului. 6. Inserai o imagine corespunztoare din Clip Art. 7. Grupai cadrele de text din pagina a doua a pliantului. 8. Alegei pentru cadrele din grup, fundalul de culoare verde. 9. Realizai mpturirea pliantului. 10. Verificai documentul folosind instrumentul Design Checker. 11. Tiprii documentul . 12. nchidei documentul i apoi nchidei aplicaia Publisher.

DESKTOP PUBLISHING

261 261

7. Gestionarea informaiilor personale cu aplicaia Microsoft Outlook


Dup parcurgerea acestui capitol vei dobndi cunotine privind: transmiterea i recepionarea masajelor e-mail att ntr-o reea local ct i pe Internet; planificarea activitilor i actualizarea calendarului; participarea la ntruniri electronice n cadrul grupului de lucru; gestionarea agendelor de adrese i a listelor cu persoane de contact; organizarea edinelor i urmrirea sarcinilor de lucru; crearea i pstrarea unui jurnal de activiti proprii; gGestionarea notielor. 7.1. Prezentare general Microsoft Outlook este un program pentru gestionarea informaiilor personale (Personal Information Manager PIM) pe calculator. Cu ajutorul acestui program se poate ine o eviden a informaiilor cu caracter personal, se pot partaja informaii cu ali membri ai grupului de lucru i se poate comunica cu persoane din firm sau din Internet. Outlook constituie un excelent instrument de optimizare a modului de organizare a activitilor utilizatorilor. Programul combin ce este mai bun la o agend personal cu o secretar eficient, memornd agenda de adrese, calendarul ntlnirilor i lista de sarcini intr-un singur loc, la ndemna utilizatorului. Lansarea n execuie i modul de lucru. Lansarea n execuie a programului Outlook se face alegnd Microsoft Outlook din submeniul Start Programs sau executnd dublu clic pe pictograma corespunztoare de pe suprafaa de lucru Windows. n ambele situaii, pe ecran este afiat fereastra aplicaiei Outlook. Componentele ferestrei Outlook (Figura 7.1) sunt: Bara de titlu conine n partea stng numele aplicaiei (Microsoft Outlook). n extremitatea stng conine butonul sistem iar n partea dreapt conine butoanele de , maximizare , restaurare i de nchidere manipulare a ferestrei Outlook: minimizare . Bara de meniuri permite selectarea unor comenzi Outlook din liste derulante corespunztoare opiunilor meniului. Bara de meniu este dinamic, ea modificndu-i structura n concordan cu domeniul Outlook n care se lucreaz: Mail, Calendar, Contacts, Tasks, Journal sau Notes. Barele de instrumente conin butoane de comand care permit utilizatorului realizarea rapid a unor operaii. Butoanele de comand sunt autodocumentate. Cnd se plaseaz cursorul de mouse pe un buton, apare numele acestuia afiat ntr-o caset de text. Cnd se acioneaz clic cu mouse-ul pe un buton, se realizeaz operaia corespunztoare. Barele de instrumente i modific structura n funcie de componenta Outlook activ. Bara de stare furnizeaz informaii cu privire la numrul articolelor Outlook disponibile. Bara Outlook nu seamn cu nici o alt bar cu instrumente din pachetul Office. n primul rnd este vertical, fiind afiat de sus n jos pe latura stnga a ferestrei Outlook. Pictogramele sunt mult mai mari dect cele prezente pe alte bare cu instrumente. Bara Outlook conine trei grupuri de comenzi rapide: Outlook Shortcuts, My Shortcuts i Other Shortcuts.

DESKTOP PUBLISHING

262 262

Figura 7.1. Grupul Outlook Shortcuts conine pictograme ce acceseaz principalele articole gestionate de program i anume: Outlook Today permite vizualizarea unui rezumat informativ prelund elementele specifice zilei curente din jurnalul de activiti, calendar i componenta de pot electronic. Inbox acceseaz componenta ce permite gestionarea mesajelor de e-mail i vizualizeaz dosarulul Inbox care conine mesaje primite care nu au fost terse sau mutate n alt dosar. Calendar acceseaz componenta Calendar pentru vizualizarea coninutului dosarului cu ntlnirile de afaceri, diverse evenimente i edine programate. Contacts (Agenda de adrese) acceseaz componenta folosit pentru a reine informaii cu privire la persoanele de contact nregistrate (nume, adrese, numere de telefon, adrese e-mail etc). Tasks (Sarcini) acceseaz lista de sarcini curente, planificate sau repartizate altcuiva. Journal nu este chiar un jurnal personal. Utilizatorul poate cere programului Outlook s memoreze apelurile telefonice, mesajele e-mail primite i transmise i chiar i fiierele deschise sau tiprite. Notes acceseaz componenta de gestionare a notielor (nsemnrilor). Delete Items (Articole terse) este versiunea Outlook pentru dosarul Recycle Bin din Windows. Documentele terse din Outlook ajung n acest dosar de unde se pot recupera. Grupul My Shortcuts conine pictograme pentru accesul rapid la dosarele folosite n mod special pentru gestionarea corespondenei, adic mesaje e-mail i faxuri. Astfel mesajele

DESKTOP PUBLISHING

263 263

transmise, precum i cele salvate i neexpediate nc vor fi accesate prin clic pe pictogramele Sent Items i respectiv OutBox. Dosarul Drafs grupeaz mesajele care nu au fost expediate pentru c nu au fost nc terminate. Prin intermediul pictogramei Outlook Update utilizatorul poate accesa direct site-ul Microsoft dedicat actualizrii produselor Office. Grupul Other Shortcuts conine comenzi rapide pentru dosarele cu fiiere de pe hard-discul local sau reea. Aceste comenzi rapide constituie o alternativ la folosirea programului Windows Explorer pentru lucrul cu dosare de fiiere i cu fiiere propriu-zise. Primele comenzi rapide sunt pentru deschiderea dosarelor My Computer, My Documents i Favorites din propriul calculator. Dup ce s-a executat clic pe comanda rapid pentru a deschide un dosar de fiiere, se pot vedea, organiza, gestiona, cuta fiierele i dosarele de fiiere pe care acesta le conine. De asemenea, se poate deschide un subdosar pentru a-i vedea coninutul, se poate deschide un document Office sau se poate lansa n execuie un program. Se pot folosi comenzi rapide din dosarul Favorites pentru a deschide site-uri din Web n browserul instalat, fr s se nchid programul Outlook. Structura barei Outlook se poate modifica n funcie de preferinele utilizatorului, putndu-se aduga noi grupuri, terge i reconfigura grupurile existente. Pentru personalizarea barei Outlook se poziioneaz poinerul de mouse pe aceasta i se execut clic pe butonul dreapta mouse. Se va deschide meniul contextual (Figura 7.2.), care are urmtoarele opiuni: Large Icons (forma implicit) pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni mari. Small Icons pentru prezentarea de pictograme cu dimensiuni reduse. Add New Group pentru adugarea de grupuri noi, potrivit cerinelor utilizatorului. Remove Group pentru tergerea grupului activ din bara Outlook. Rename Group pentru modificarea denumirilor grupurilor existente. Outlook Bar Shortcut pentru inserarea de noi foldere n bara Outlook, n cadrul grupului activ. Hide Outlook Bar permite ascunderea barei Outlook. Pentru afiarea din nou a barei se va alege Outlook Bar din meniul View.

Figura 7.2. 7.2. Utilizarea potei electronice 7.2.1. Adugarea conturilor de e-mail Pentru a putea primi i transmite mesaje prin intermediul potei electronice este necesar existena unui cont de e-mail gzduit de un server. Astfel de conturi pot fi obinute contra cost sau pot fi create pe servere ce permit acest lucru. Atunci cnd se deschide pentru prima oar Outlook, el va afia o serie de ferestre de dialog ce ghideaz utilizatorul n procesul de creare a unui cont de e-mail. Setrile pe care le va face utilizatorul i vor spune programului adresa de mail a serverului folosit pentru transmiterea i primirea mesajelor. Aceste setri introduc, de

DESKTOP PUBLISHING

264 264

asemenea, n Outlook numele utilizatorului i parola necesar accesrii contului de mail. Dac utilizatorul a anulat setarea contului de e-mail, atunci cnd a deschis prima dat Outlook, pentru a crea un nou cont trebuie respectai paii urmtori: 1. Se activeaz meniul Tools i se alege opiunea e-mail Accounts. Se va deschide caseta de dialog E-mail Accounts. 2. Se apas butonul Add New e-mail Account i, apoi Next. Outlook va cere specificarea tipului serverului de e-mail. 3. Se alege tipul serverului de e-mail care va fi folosit i apoi Next. 4. Se vor introduce informaiile necesare. Ele variaz n funcie de tipul serverului de e-mail care a fost selectat la pasul 3, dar de obicei constau n urmtoarele: Your Name este numele expeditorului n mesajele de e-mail transmise. Se poate folosi orice nume sau parol. E-mail este adresa de e-mail a utilizatorului. Atunci cnd cineva primete un mesaj i apas butonul Replay pentru a rspunde, aceasta este adresa la care va fi trimis rspunsul. User Name este numele pe care furnizorul de servicii Internet sau reeaua l folosesc pentru identificarea utilizatorului. Pentru conectarea la serverul de mail, Outlook trimite numele de utilizator i parola. Password este parola pe care furnizorul de servicii Internet sau reeaua o folosesc pentru a evita accesul neautorizat la e-mail-ul utilizatorului respectiv. Incoming mail server este adresa serverului de mail ce stocheaz mesajele transmise de utilizator. Outgoing mail server este adresa serverului de mail care proceseaz mesajele transmise de utilizator. 5. Dac n caseta de dialog apare butonul Test Account Settings acesta se apas pentru testarea realizrii conectrii la serverul de mail. Dac nu s-a realizat conectarea, se apas butonul Back i se modific setrile acolo unde este necesar. 6. Se apas butonul Next. Va fi afiat caseta de dialog care va indica faptulul c s-a realizat cu succes setarea contului de mail. 7.2.2. Compunerea unui nou mesaj i pregtirea lui pentru transmitere Outlook permite administrarea mesajelor de pot electronic, crearea formatarea i transmiterea lor. Dosarele Inbox, Drafts, Sent Items i Outbox sunt folosite pentru pstrarea i gestionarea mesajelor. n aceast categorie de articole intr mesajele de e-mail transmise prin reea sau prin Internet, faxurile primite prin modem-fax instalat n sistem, articolele din cadrul unei discuii, chiar i fiiere de genul Microsoft Office. Toate mesajele primite sunt plasate n dosarul Inbox, mesajele scrise i salvate dar care nc nu au fost expediate sunt stocate n dosarul Drafts, copiile tuturor mesajelor expediate sunt nregistrate n Sent Items, iar n dosarul Outbox sunt stocate temporar mesajele e-mail trimise, dar care nu pot fi expediate imediat. Pentru a accesa componenta Outlook care este dedicat acestui tip de articole, se alege din bara de instrumente Outlook pictograma Inbox sau se apas simultan tastele Ctrl+Shift+I. n ecran va fi afiat fereastra Inbox mprit n dou panouri (Figura 7.3). Cel de sus afieaz o list a mesajelor. Iniial acest panou conine un singur mesaj de la Microsoft, ce spune Bun venit n Outlook. Panoul de jos afieaz coninutul mesajului selectat (mesajul propriu-zis). Dac fereastra Inbox nu este mprit n dou panouri se va realiza acest lucru prin activarea meniului View i se alege comanda Preview Pane.

DESKTOP PUBLISHING

265 265

Figura 7.3. Imediat deasupra panoului cu lista mesajelor, Outlook va afia urmtoarele titluri de coloane Sort By: Importance afieaz un icon care arat dac expeditorul a marcat mesajul cu o importan mare sau mic. Icon prezint o imagine a unui plic sigilat. Dac se acioneaz dublu clic pe mesaj pentru al citi, plicul se deschide. Flag Status afieaz un steag dac mesajul a fost marcat. Attachment arat dac expeditorul a ataat un fiier mesajului. From afieaz numele expeditorului. Subject prezint o scurt descriere a mesajului. Received arat data i ora la care mesajul a fost primit. Pentru a sorta mesajele dup una dintre coloane, se execut clic pe titlul acesteia. De exemplu, se pot sorta mesajele dup data i ora la care au fost primite executndu-se clic pe Received. Atunci cnd se afieaz fereastra Inbox, bara de instrumente se va modifica pentru a oferi butoanele de e-mail. Pentru compunerea unui mesaj se parcurg urmtorii pai: 1. n fereastra Inbox se execut clic pe butonul New Mail Message (din captul din stnga al barei cu instrumente), sau se selecteaz opiunea New Mail Message (Ctrl+N) din meniul Actions. Pe ecran apare fereastra Untitled Message.

DESKTOP PUBLISHING

266 266

Figura 7.4. 2. Se introduce adresa de e-mail n caseta To, sau se execut clic pe butonul To i se alege adresa de e-mail din lista adreselor memorate de programul Outlook n seciunea persoanelor de contact Contacts. La apelarea adreselor de mail disponibile este afiat fereastra de selecie a numelor. n cazul n care se va alege un destinatar al mesajului din lista persoanelor de contact, acesta se alege din lista derulant Show Names from the. Alegerea persoanei se face prin tastarea primelor litere din numele destinatarului sau click pe numele acestuia din lista derulant afiat, urmat de clic pe butonul To . 3. Se introduc n caseta de text Cc (Carbon Copy) adresele de mail ale eventualilor destinatari a copiei mesajului i a copiei oarbe Bc (Blind Copy), dac se dorete expedierea acestora. Diferena const n faptul c trimiterea de mesaje drept copii oarbe nu este vizibil celorlali destinatari. Destinatarii copiilor pot fi specificai i ulterior reapelndu-se fereastra Select Names prin clic pe butonul Cc al ferestrei Message. Validarea destinatarilor pentru noul mesaj se realizeaz prin apsarea tastei Enter sau prin clic pe butonul OK al ferestrei Select Names. 4. n caseta de text Subject, se introduce subiectul mesajului. Formatarea mesajului se realizeaz cu ajutorul instrumentelor clasice ale editoarelor de texte. Prin urmare se activeaz meniul Format i se alege comanda Font, sau se utilizeaz instrumentele de formatare ale barei Formatting. 5. Mesajul se transmite executnd clic pe butonul Send al barei de instrumente sau se activeaz meniul File i se alege comanda Send. Se pot trimite prin mail i documente din Word, registre de calcul de din Excel, prezentri din PowerPoint, sau orice document creat ntr-o aplicaie sub Windows. n cazul n care se dorete trimiterea alturi de mesajul respectiv i a unui fiier (ataarea unui fiier) se procedeaz astfel: a) n fereastra Message, se plaseaz punctul de inserie pe zona de text a mesajului, apoi se activeaz meniul Insert i se alege comanda File, sau se execut clic pe butonul Insert File de pe bara de instrumente.

DESKTOP PUBLISHING

267 267

b) Din lista derulant Look In se selecteaz unitatea de disc i dosarul ce conine fiierul care va fi ataat. c) Din lista derulant Files of Type se selecteaz tipul de fiier de exemplu, Word sau Excel. d) Din caseta List se selecteaz fiierul care va fi ataat. e) Se execut clic pe OK pentru a insera fiierul n mesajul corespunztor. Fiierul ataat apare ca un icon (pictogram) n cadrul mesajului.

Figura 7.5. Dup transmiterea mesajului acesta mai poate fi vizualizat prin alegerea din bara Outlook a grupului My Shortcuts i a pictogramei Sent Items. Trebuie specificat c mesajele nu sunt transmise imediat dup apsarea butonului Send., ele fiind plasate n dosarul Outbox pn n momentul conectrii la server. n cazul n care se dorete selectarea opiunilor pentru e-mail, n fereastra Message se execut clic pe eticheta Options (Figura 7.6). Outlook permite: Marcarea importanei mesajului. Din lista derulant Importance se selecteaz nivelul de prioritate dorit: Low sczut, Normal sau High ridicat. Protejarea mesajele. Din lista derulant Sensitivity se selecteaz una dintre urmtoarele opiuni: Normal pentru a semnala un coninut standard, Personal pentru a semnala un mesaj de natur personal, Private pentru a interzice modificarea mesajului dup ce va fi expediat i Confidential pentru a arta c mesajul este confidenial. S se permit destinatarilor s-i exprime votul ntr-o anumit problem. Se selecteaz caseta de validare Use Voting Buttons i se alege una dintre opiunile: Approve aprobat sau Reject respins. S se precizeze numele persoanei creia trebuie s-i fie trimis mesajul. Pentru aceasta se selecteaz caseta de validare Have Replies Sent i se precizeaz numele persoanei. Se poate folosi i butonul Select Names pentru a deschide agenda de adrese.

DESKTOP PUBLISHING

268 268

Salvarea mesajul n dosarul Sent Items, care este cel implicit, dac este validat caseta Save Sent Massage To. Precizarea urmtoarelor opiuni de expediere: data i ora de expediere a mesajului (caseta de validare Do Not Deliver Before), data i a ora la care expir valabilitatea mesajului ( caseta de validare Expires After ).

Figura 7.6.

Utilizarea marcajelor pentru mesaje. Pentru marcarea mesajelor, n fereastra Message se execut clic pe icon-ul Message Flag. n ecran este afiat caseta Flag for follow Up prezentat n figura urmtoare din care se aleg marcaje executnd clic pe sgeata de derulare Flag to. Tipurile de marcaje folosite n Outlook sunt: Follow Up (continuare), For Your Information (spre informare), Forward (nainteaz altor persoane), No Response Necessary (nu este necesar rspuns), Read (citete), Reply (rspunde), Reply to All (rspunde la tot).

Figura 7.7.

DESKTOP PUBLISHING

269 269

7.2.3. Recepionarea mesajelor de e-mail i organizarea lor n foldere (dosare) diferite Serviciul de recepionare a noilor mesaje integrat programului Outlook se activeaz executnd clic pe butonul Send/Receive sau prin apsarea tastei F5. n cazul n care, dup contactarea serverului de e-mail, sunt recepionate noi mesaje, acestea vor fi afiate n lista ferestrei Inbox. Pentru vizualizarea coninutului unui mesaj recepionat din list, se execut dublu clic pe mesajul ales din cadrul listei Inbox apelnd fereastra Message. Dac exist fiiere ataate, acestea sunt vizibile n partea inferioar a casetei Message. Outook permite retransmiterea unui mesaj primit selectndu-l n fereastra Inbox i executnd clic pe butonul Forward. Dac se execut clic pe butonului Reply va apela caseta Message genernd automat un mesaj de rspuns pentru expeditorul mesajului selectat, n timp ce Reply to All va conduce la trimiterea de mesaje pentru expeditorul i toi destinatarii e-mai-ului original. n mod implicit toate e-mail-urile sunt depozitate n dosarul Inbox. Totui Outlook ofer posibilitatea de direcionare a mesajelor ctre foldere diferite n momentul recepionrii. Presupunnd c dorim s plasm mesajele sosite de la expeditorul Popa Corina ntr-un folder separat numit Corespond-PC se vor parcurge urmtorii pai: 1. Se execut clic pe butonul Organize din bara de instrumente Standard. 2. n seciunea Wasys to Organize Inbox se selecteaz Using Folders.

Figura 7.8. 3. Se alege opiunea Create a rule to move new messages from into (crearea unei reguli pentru mutarea mesajelor noi de la persoana respectiv ntr-un folder), selectndu-se din list opiunea Other Folders. 4. n ecran este afiat caseta Select Folder i se execut clic pe butonul New. 5. Se completeaz numele noului folder n rubrica Name a casetei Create New Folder dup care se execut clic pe butonul OK.

DESKTOP PUBLISHING

270 270

Figura 7.9. 6. Se finalizeaz operaiunea executnd clic pe butonul OK al casetei Select Folder. 7.3. Gestionarea persoanelor de contact Buna desfurare a activitilor desfurate sau n curs de desfurare este complet n momentul n care contactele cu diferitele persoane i firme sunt bine structurate. Programul Outlook faciliteaz lucrul cu adresele potale, numerele de telefon, adresele de email, dar i alte informaii despre persoanele de contact. Afiarea persoanelor de contact se realizeaz n cadrul ferestrei Contacts, apelabil din bara Outlook prin pictograma Contacts. Fereasta Contacts afieaz pe ecran o parte a persoanelor de contact disponibile, sub forma crilor de vizit, iar pentru un acces rapid la cartea persoanei cutate se pot utiliza butoanele de index din partea dreapt a ecranului de vizualizare.

DESKTOP PUBLISHING

271 271

Figura 7.10. Crearea unui nou articol de tip persoan de contact se realizeaz dac se execut clic pe butonul New Contact al barei cu instrumente Standard sau dac se activeaz meniul Actions i se alege comanda New Contact (Ctrl+N). n ecran se deschide caseta Contact.

Figura 7.11.

DESKTOP PUBLISHING

272 272

Elementul care trebuie specificat n mod obligatoriu la crearea unui articol Contact este numele persoanei sau firmei de contact, restul informaiilor fiind completate doar dac sunt cunoscute. Sunt solicitate funcia persoanei, firma unde i desfoar activitatea, o etichet pentru cartea de vizit ce faciliteaz organizarea listei persoanelor de contact (File as), numrul telefonului de la firm, de acas, faxul i telefonul mobil. Urmtoarea seciune grupeaz informaiile referitoare la adresa potal (butonul Address), n stnga, adresa de e-mail i site-ul de Web, n dreapta. Trecerea de la un cmp la altul se face cu tasta Tab, iar revenirea la cmpul anterior din formular se realizeaz prin apsarea simultan a tastelor Shift+Tab. Dup introducerea informaiilor disponibile se va apsa butonul Save&Close pentru revenirea la fereasta Contacts sau Save&New pentru adugarea unei noi persoane. Crearea articolelor persoan de contact i gsete utilitatea atunci cnd se dorete comunicarea mai rapid cu respectiva persoan, trimiterea unui mesaj, a unei scrisori, sau a unei invitaii la o ntlnire ori apelarea telefonic a respectivei persoane. Exist situaii cnd este extrem de util gruparea mai multor persoane dintre cele nregistrate n agenda Outlook pentru a eficientiza activitatea de coresponden. De exemplu, n cazurile n care se constat c se trimit frecvent mesaje unor anumite persoane, Outlook ofer soluia nfiinrii unei liste de distribuie pentru a elimina necesitatea cutrii de fiecare dat a respectivelor persoane. Pentru a crea o astfel de list se vor parcurge urmtorii pai: 1. Se activeaz meniul File i se alege comanda New, Distribution List, sau se execut clic pe butonul New din bara de instrumentei si se alege opiunea Distribution List.

Figura 7.12. 2. n caseta Distribution List (Figura 7.13) se tasteaz numele sub care va fi nregistrat lista dup care se execut clic pe butonul Select Members pentru a stabili persoanele ce vor fi incluse n list (acestea trebuie s fi fost anterior incluse n lista de contacte). Se execut clic pe numele persoanelor i apoi clic pe butonul Add.

DESKTOP PUBLISHING

273 273

Figura 7.13. 3. n final se apas butonul Save and close. Numele noului grup va fi disponibil n fereastra Contacts nsoit de o pictogram specific listelor de distribuie.Contactele aferente membrilor individuali ai grupului vor putea fi folosite n continuare n mod separat. 7.4. Calendarul de activiti Outlook, prin componenta sa denumit Calendar poate realiza planificarea activitilor din zilele, sptmnile, lunile i chiar anii urmtori. De asemenea ofer posibilitatea rezervrii de timp pentru ntlnirile unice sau periodic, marcrii evenimentelor (aniversri, zile de natere), dar i planificri de edine, n intervalele n care exist timp disponibil. Apelarea componentei Calendar se face prin intermediul butonului Calendar din bara Outlook i are ca efect deschiderea ferestrei Calendar (Figura 7.14).

DESKTOP PUBLISHING

274 274

Zona de evenimente Navigatorul de date

Panoul de activiti

Zona programrilor

Figura 7.14 n mod implicit, Outlook afieaz ecranul de vizualizare a calendarului pentru data curent, indicnd ntlnirile i edinele asociate acesteia n zona programrilor, evenimentele neprogramabile n zona evenimentelor, iar sarcinile n panoul de activiti. Pentru trecerea de la vizualizarea calendarului pentru ziua curent la cel al altor zile, se poate alege o dat calendaristic sau mai multe (prin inerea apsat a tastei CTRL pentru o selecie discontinu) din navigatorul de date. n mod implicit navigatorul afieaz doar dou luni (Figura 7.15), comutarea de la o lun la alta realizndu-se prin sgeile situate n stnga respectiv n dreapta sa. Dac se dorete afiarea a mai mult de dou luni, se vor trage cu mouseul marginile din partea stng i de jos ale navigatorului, n vederea redimensionrii.

Figura 7.15.

DESKTOP PUBLISHING

275 275

Schimbarea numrului de zile calendaristice ce vor fi urmrite se realizeaz cu ajutorul unuia dintre butoanele din bara de instrumente: pentru vizualizarea unei singure zi; pentru vizualizarea zilelor zilelor lucrtoare ale sptmnii; pentru vizualizarea unei sptmni; pentru vizualizarea unei ntregi luni. Microsoft Outlook ofer posibilitatea includerii n calendar att a programrilor edinelor i evenimentelor unice, fr repetabilitate, ct i a programrilor i evenimentelor periodice. Programrile sunt activiti dijn cadrul calendarului cu o anumit durat n timp, care nu implic i participarea altor persoane la desfurarea lor i alocarea de resurse. Acestea sunt elementele ce deosebesc programrile de edine ntlnirile la care sunt invitate i alte persoane. Evenimentele sunt activiti ce se ntind pe parcursul unei zile, sau a mai multor zile, cum ar fi zilele de natere, seminarii etc. 7.4.1. Crearea de programri unice Se realizeaz prin diferite moduri, cea mai rapid fiind aceea a selectrii cu mouse-ul a perioadei programrii din zona de programri (este necesar ca fereastara Calendar s se afle n modul de afiare zilnic, nu sptmnal ori lunar). Se ncepe apoi editarea denumirii programrii, dup care se valideaz cu tasta Enter. n zona programrilor apare un chenar suprapus peste reprezentarea grafic a perioadei de desfurare a programrii (Figura 7.16). Afiarea chenarului de culoare albastr indic faptul c, pe durata desfurrii programrii astfel create, calendarul este indisponibil pentru alte activiti.

Figura 7.16

DESKTOP PUBLISHING

276 276

Metoda de creare a programrilor unice prezentat mai sus, dei este extrem de facil i rapid, nu ofer suficiente informaii referitoare la tipul programrii (personal sau nu), categoria creia i aparine, locul de desfurare etc. Acesta este motivul pentru care se recomand utilizarea ferestrei Appointment (Figura 7.17.) n cazul plasrii de programri n cadrul calendarului. Apelarea acesteia se realizeaz prin intermediul butonului New Appointment din bara de instrumente sau prin selecia New Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaa zonei programrilor. O alt posibilitate de creare a unei programri noi este apelarea opiunii New Appointment din meniul Actions.

Figura 7.17. Oricare ar fi modalitatea de apelare, fereastra Appointment solicit identificarea programrii prin subiect, loc de desfurare, data i ora nceperii, precum i data i ora terminrii. n cazul n care se dorete averizarea apropierii datei respectivei programri, se bifeaz caseta Reminder i se alege din lista derulant asociat perioada de timp dintre avertizare i programarea planificat. Lista derulant Show time as d posibilitatea ca timpul derulrii s fie marcat ca: Busy (Ocupat). Free (Liber). Tentative (Provizoriu liber). Out of Office (Plecat din birou). Starea asociat programrii este implicit Busy lucru sugerat de afiarea unei linii albastre n partea stng a chenarului, proporional ca mrime cu durata activitii, ce simbolizeaz

DESKTOP PUBLISHING

277 277

programarea n zona special destinat din fereastra Calendar. Linia este de culoare alb dac starea asociat programrii este Free, bleu pentru Tentative i mov pentru Out of office. Activitatea poate fi una fizic, caz n care nu se bifeaz csua This is an online meeting using, sau una online caz n care se va specifica i modalitatea de comunicare, prin selectarea din lista asociat: Microsoft NetMeeting ori NetShow Services. Dac activitatea ce este planificat este lucrul n colaborare la un document Word sau Excel se va opta pentru NetMeeting, ceea ce va implica specificarea n lista intitulat Directory Server a serverului ce va fi utilizat pentru conexiunea online. Adresa organizatorului sesiunii de comunicare va fi indicat n caseta Organizers e-mail, aceasta putnd fi o adres de e-mail de Intranet sau Internet, n funcie de modalitatea de creare a contului NetMeeting pe server. n caseta Office document se va specifica calea i documentul ce va fi preluat n colaborare atunci cnd participanii vor fi convocai. n cazul n care este programat o prezentare ce poate fi urmrit online, se va alege din lista This is an online meeting usingopiunea NetShow Services. n aceast situaie n caseta Event Adress se va specifica adresa la care NetShow este programat s fie lansat. n cazul activitilor online, fie de natura colaborrii la anumite documente, fie de natura prezentrilor online, exist posibilitatea lansrii NetMeeting ori NetShow odat cu avertizorul, prin bifarea csuei Autimatically start NetMeeting/NetShow with Reminder. n caseta de text de dimensiuni mai mari din partea inferioar a ferestrei, se poate plasa o descriere mai amnunit a programrii sau se poate ataa un fiier exemplificativ efectund clic pe butonul Insert File din bara de instrumente. n subsolul ferestrei se pot specifica persoanele de contact asociate programrii, prin adugarea n funcie de necesitate ori prin selectarea din lista de persoane existente deja n modulul Contacts. Programarea poate fi asociat uneia din categoriile deja definite: BusinessCompetition, Favorities, Gifts, Holliday, International, etc. sau poate fi integrat ntr-o categorie definit de utilizator. Validarea casetei Private corespunde unei programri private ce nu poate fi vizualizat de restul persoanelor care au acces la acel folder (dosar). 7.4.2. Crearea de evenimente unice Evenimentele se difereniaz de programri prin aceea c sunt asociate unei anumite zile, dar nu au or de debut i or de sfrit. Pentru crearea unui eveniment unic se selecteaz cu mouseul zona evenimentelor, care n momentul seleciei i va schimba culoarea n alb i se ncepe tiprirea denumirii evenimentului validat prin apsarea tastei Enter. Alt modalitate de inserare a evenimentelor unice este alegerea opiunii New All Day Event din meniul contextual (accesat prin clic butonul dreapa mouse pe suprafaa zonei programrilor).

Figura 7.18.

DESKTOP PUBLISHING

278 278

Se va deschide fereastra Event (Figura 7.19), cu o structur asemntoare cu cea a ferestrei Appointment, care va solicita o deschidere a evenimentului similar celei fcute pentru programri. De remarcat faptul c fereastra Event nu conine informaii privitoare la or, iar caseta All Day Event este bifat.

Figura 7.19. Pentru transformarea unui eveniment ntr-o programare, se dezactiveaz caseta All Day Event din fereastra Event, fiind solicitate informaii referitoare la ora nceperii i ora terminrii. 7.4.3. Crearea de programri periodice Se realizeaz prin selectarea din meniul Actions al ferestrei Calendar i a comenzii New Reccurring Appointment sau prin selecia New Recurrung Appointment din meniul contextual apelat la clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaa zonei programrilor. Specificul acestor programri este acela c se precizeaz periodicitatea lor (Figura 7.20.), celelalte caracteristici fiind comune cu cele ale programrilor unice.

DESKTOP PUBLISHING

279 279

Figura 7.20. Fereastra Appointment Reccurence solicit informaii privind intervalele de recuren ale programrilor: ora de nceput i de sfrit, durata periodicitii (zilnic, sptmnal, lunar sau anual) i data primei i ultimei programri periodice. n funcie de tipul periodicitii programrii trebuie indicate diferite elemente descriptive ale modului de repetare. Se va specifica data primei programri din cadrul setului recurent, iar dac este cunoscut, data ultimei recurene ori numrul de programri dup care se va ncheia ciclul. O programare unic poate fi transformat ntr-o programare periodic prin activarea ferestrei Appointment urmat de clic pe butonul Recurrence... din bara de instrumente. Mutarea unei programri la o alt or se face prin tragerea cu mouse-ul a programrii mai sus sau mai jos, n cadrul zonei de programri, n dreptul altei ore. Celelalte caracteristici ale programrii rmn identice, chiar i durata. Singurii parametrii modificai sunt ora de nceput i ora de terminare. Mutarea unei programri sau a unui eveniment la o alt dat se face prin tragerea cu mouseul a programrii sau evenimentului peste ziua aleas din cadrul navigatorului de date.

DESKTOP PUBLISHING 7.4.4. Planificarea edinelor

280 280

n Outlook o edin se desfoar prin comunicri ntre dou sau mai multe persoane, fa n fa ori la distan, caz n care se vor utiliza mijloace specifice de comunicare. Pentru transmiterea invitaiei la o edin se va apela la serviciul de e-mail, activndu-se meniul Actions din care se opteaz pentru New Meeting Request. Se va deschide fereastra Meeting (Figura 7.21. ) asemntoare cu fereastra Appointment.

Figura 7.21. De menionat faptul c se va introduce destinatarul sau destinatarii respectivei invitaii la edin printr-o caset denumit Select Attendents and Resources, similar cu fereastra Select Names reprezentat anterior, i care este apelabil executnd clic pe butonului To Dup completarea cmpurilor de descriere a edinei comune cu cele de descriere a programrilor, se va realiza transmiterea invitaiei prin intermediul butonului Send din bara de instrumente. Destinatarii invitaiei la edin pot transmite mesaje de confirmare a participrii la edin sau de solicitare de informaii suplimentare referitoare la edina programat. n cazul n care dup un timp, din diferite motive se dorete schimbarea datei i orei de ncepere, se va trage cu mouse-ului reprezentarea grafic a edinei de pe suprafaa programrilor din fereastra Calendar, spre noua or, sau zi. n momentul n care se elibereaz butonul mouse-ului se va afia o caset de dialog care solicit rspunsul privind dorina de notificare a invitaiilor. Pentru informarea lor se va selecta butonul Yes. Pentru trnsmiterea ulterioar a noilor coordonate destinatarilor, n cazul n care nu a fost selectat butonul Yes, se va redeschide fereastra edinei i se va alege din bara de instrumente butonul Send Update.

DESKTOP PUBLISHING

281 281

Pentru anularea unei edine se va deschide fereastra Meeting corespunztoare , urmnd a se selecta din meniul Appointment comanda Cancel Meeting. n ecran se va deschide o caset de dialog pentru alegerea informrii (Send cancellation and delete meeting) sau neinformrii (Delete without sending a cancellation) invitailor la respectiva edin. 7.5. Urmrirea ndeplinirii sarcinilor Componenta Tasks a programului Outlook gestioneaz eficient sarcinile, pe care le definete ca activiti ce trebuie efectuate sau pot fi reparizate altor persoane. Crearea unui articol de tip sarcin se poate realiza att n componenta Calendar n cadrul panoului de activiti, ct i n componenta Tasks. Utiliznd cea de-a doua variant se pot introduce informaii suplimentare privitoare la sarcina respectiv. Crearea unei sarcini noi n componenta Tasks se realizeaz executnd clic pe butonul New Task (sau se apas simultan tastele Ctrl+Shift+K). Fereastra Task (Figura 7.22) solicit specificarea denumirii sarcinii (Subject), datei limit de rezolvare a sarcinii (Due date dac are), data la care se ncepe rezolvarea sarcinii (Start date), stadiul de dezvoltare al sarcinii (Status) ce poate fi: Not Shared (Nu a fost nceput), n Progress (n curs de desfurare), Completed (Rezolvat), Waiting on someone clase (Ateptnd pe altcineva) sau Deferrend (Amnat). Prioritatea sarcinii este indicat n lista derulant Priority i poate fi: Low (Redus), Normal (Normal), High (Maxim prioritate). Gradul de finalizare a rezolvrii sarcinii se indic procentual n caseta % Complete. Atunci cnd o sarcin ajunge s fie finalizat, lista sarcinilor de ndeplinit din ecranul Task va conine denumirea sarcinii barat orizontal.

Figura 7.22

DESKTOP PUBLISHING 7.6. Jurnalul de activiti desfurate

282 282

Jurnalul de activiti se activeaz din bara Outlook, componenta My Shortcuts i are rolul de a nregistra activitile desfurate. Anumite activiti sunt memorate n mod automat de jurnal (transmitere i recepionare de e-mail, documente Office deschise, invitaii la edine etc.), n timp ce altele vor fi incluse n desfurtorul cronologic al jurnalului (Figura 7.23.) doar la cererea utilizatorului.

Figura 7.23. Jurnalul grupeaz articolele cronologic pe orizontal i dup tip (scrisoare, e-mail, fax, sarcina etc.), pe vertical. Pentru alegerea categoriilor de activiti ce vor fi nregistrate de jurnal se deschide meniul Tools i se alege comanda Options urmnd a se specifica n caseta de dialog activ tipurile de activiti. Dac se dorete memorarea n jurnal a anumitor aciuni neincluse n fereastra Options, se va executa clic pe butonul New Journal din bara cu instrumente a jurnalului. Fereastra astfel activat (Figura 7.24) va trebui completat cu denumirea subiectului activitii de nregistrat, tipul activitii (transmitere fax etc.) persoana de contact, data i ora nceperii i durata. Restul elementelor sunt comune cu ferestrele Appointment sau Event.

DESKTOP PUBLISHING

283 283

Figura 7.24 7.7. Gestionarea notielor Programul Outlook consider nsemnrile din componenta Notes ca echivalent electronic al Post-it-urilor (Figura 7.25) pe care se pot nota diferite mici remarci, idei, numere de telefon, informaii utile notate spre o utilizare ulterioar. Aceste notie vor putea fi apoi citite, transmise altor persoane, transformate n alte articole Outlook sau terse n funcie de necesiti.

Figura 7.25.

DESKTOP PUBLISHING

284 284

Apelul seciunii Notes a programului Outlook se face prin selectarea din bara Outlook a pictogramei Notes. Pentru crearea unei notie se poate efectua clic pe butonul New Note a ferestrei Notes (Figura 7.26) sau se apas simultan tastele Ctrl+Shift+N.

Figura 7.26. Culoarea implicit a fundalului notielor este cea galben (Figura 7.25), plecnd tocmai de la analogia cu Post-it. n msura n care se consider o alt culoare mai agreabil utilizatorului, sau mai n concordan cu mesajul coninut, culoarea de fundal a notiei poate fi schimbat. Pentru aceasta se execut clic cu butonul drept al mouse-ului pentru deschiderea meniului contextual, din care se va alege Color i apoi culoarea dorit: Blue (albastru), Green (verde), Pink (roz), Yellow (galben) sau White (alb). Dac se dorete comunicarea coninutului unei notie i altor persoane se execut clic cu butonul drept al mouse-ului pe notia din fereastra Notes. Din meniul contextual se alegerea comanda Forward. Se va deschide o fereastr Message, notia fiind reprezentat ca pictogram pe suprafaa de editare a textului. Seciunea Subject este completat automat cu titlul notiei, urmnd a se completa doar destinatarul naintea trimiterii. Exist posibilitatea de a transfera coninutul unei notie ntr-un articol de tip Calendar n cazul n care aceasta specific date despre un anumit eveniment. Pentru aceasta din fereastra Notes se trage cu mouse-ul pictograma notiei, subiect al transformrii, peste pictograma Calendar a barei Outlook. Se deschide astfel o fereastr Appointment creia i-a fost completat deja informaia referitoare la subiect cu titlul notiei. Dup completarea datelor necesare ferestrei, se va salva acest nou articol. Dup o anumit perioad, anumite notie devin inutile datorit prelurii informaiei pe care o conineau n alte tipuri de fiiere, transmiterii lor persoanelor interesate,expirrii valabilitii datelor coninute sau altor motive. tergerea notielor se face fie executnd clic pe butonul Delete din bara de instrumente, fie prin alegerea opiunii Delete din meniul contextual. Notiele terse vor putea fi regsite n cadrul gestionarului de obiecte terse (Deleted Items).

DESKTOP PUBLISHING

285 285

8. Bibliografie
1. Chiriacescu Adriana, Murean Laura. (1994). Corespondena de afaceri n limbile romn i englez. Bucureti: Editura Teora. 2. Gitnaru Andrei. (2002). Microcalculatorul - mediu i canal de comunicare. Bucureti: Editura Comunicare.ro. 3. Ionescu Iuliana, Stanciu Andrei, Oancea Mirela, Coscescu Luana. (2001). Birotica 2000. Bucureti: Editura InfoMega. 4. Ionescu Cruan Nicolae (traducere). (1999). Microsoft PowerPoint 2000. Bucureti: Editura Teora. 5. Ionescu Cruan Nicolae (traducere) (1999). Manualul ntreprinztorului Cum s faci prezentri eficiente. Bucureti: Editura Rentrop&Straton. 6. James B. Stull, John W.Baird. (2003). Comunicarea n afaceri. Bucureti: Editura Comunicare.ro. 7. Kraynak Joe. (2002). Office XP. Bucureti: Editura ALL. 8. Kasser Barbara. (2001). Utilizare INTERNET Ediia a III a. Bucureti: Editura Teora. 9. Kent Peter. (1997). Internet cu Windows. Bucureti: Editura Teora. 10. Maxim Cornelia. (2001). Secretariat i coresponden. Bucureti: Editura Comunicare.ro. 11. Michael Halvorson. (2000). Microsoft Office2000 Small Business. Bucureti: Editura Teora. 12. Somnea Dan, Calciu Mihai, Dumitrescu Emil. (1998). Birotica. Bucureti: Editura Tehnic. 13. Somnea Dan, Calciu Mihai. (1994). Excel 5.0 cu aplicaii n management. Bucureti: Editura Tehnic.