Tema02 Presentacion

UniversidaddeJan DepartamentodeInformtica
OFIMTICA
DiplomaturadeCienciasEmpresariales
TEMA2 Ofimtica fi i
Profesor: Carlos Porcel Gallego
Tema2
Contenidos
2.1.Introduccin. 2.2.Definicindeofimtica. 2.3.Automatizacin. i i 2.4.Integracindetecnologas. 2.4.1.Definicindeintegracin. 2 4 1 Definicin de integracin 2.4.2.Ejesdeintegracin. 2.5.Beneficiosqueaportaunsistemaofimtico. 2 5 Beneficios que aporta un sistema ofimtico 2.6.Modelode3nivelesdelaofimtica:esquemadelos3ejes(Sezde Vacas). ) 2.6.1.Computabilidad osistemaofimtico. 2.6.2.Comunicabilidad. 2.6.3.Convivencialidad. 2.7.ModelointegradodeOficinaOfimtica.
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2.1.Introduccin
En el tema 1 veamos el modelo de tres niveles de complejidad de la oficina modelo conceptual que intenta recoger la estructura de la oficina desde un punto de vista descriptivo y apto para servir de base a la aplicacin de la tecnologa en este p p p g tipo de entornos de trabajo. En este tema vamos a tratar la aplicacin de la tecnologa a la oficina desde un modelo paralelo al propuesto en el tema 1. La velocidad de cambio de la tecnologa hace necesario disponer de un modelo conceptual de referencia que sirva de base para el anlisis de las aplicaciones, independientemente del grado de automatizacin conseguido en ellas ellas. Segn este criterio, desarrollaremos el modelo de tres niveles de complejidad de la ofimtica ofimtica.
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2.2.Definicin
Vamos a centrarnos ahora en la aplicacin de la tecnologa a la oficina. oficina Distintos puntos de vista dan lugar a distintas definiciones. Adems al tratar con tecnologas de la informacin aparece Adems, informacin, una complejidad adicional debida a su novedad, diversidad y velocidad de cambio. La idea es, partiendo del modelo de oficina de 3 niveles, relacionar Oficina y Tecnologa de una forma sistemtica.
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2.2.Definicin
Si preguntamos qu es ofimtica, podran decirnos lo siguiente: Un ingeniero: un conjunto de herramientas para la realizacin de ciertas tareas tareas. Un economista: una forma de incrementar la productividad y eficiencia en la oficina oficina. Un socilogo: una forma de relacionarse las personas entre s y con su entorno de trabajo. Estas visiones no son contradictorias sino complementarias contradictorias, complementarias.
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2.2.Definicin
Sinnimos utilizados para referirse a la Ofimtica: Sistemas informticos de oficina. Sistemas integrados de oficina. Automatizacin de oficinas. La oficina del futuro. La oficina sin papel, etc.
Son trminos que por s solos resultan incompletos, pero que perfilan l silueta d este amplio concepto d l que nos fil la il de li del ocupamos en este tema.
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2.2.Definicin
Elli y Nutt (1980): Un sistema automatizado de informacin para la oficina trata de realizar las mismas funciones de la oficina tradicional por medio de sistemas de ordenadores. Hammer y Sirbu (1980): La Ofimtica es la utilizacin de tecnologa para mejorar la realizacin de funciones de oficina oficina.
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2.2.Definicin
Olson y Lucas (1982): La L automatizacin d oficinas se refiere a l utilizacin d i i de fi i fi la ili i de sistemas integrados de ordenadores y comunicaciones, como soporte a los procedimientos administrativos en un entorno de oficina. Bair (1985): La Ofimtica es la utilizacin de ordenadores en la oficina como soporte a los trabajadores de la informacin que no p j q son especialistas en ordenadores.
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2.3.Automatizacin
El empleo de la tecnologa para h hacer posible ibl hacer ms fciles hacer ms fiables las tareas de la oficina. Entonces, el objetivo de la automatizacin de oficinas es incrementar l productividad y l eficiencia a t d mltiples i t la d ti id d la fi i i travs de lti l tecnologas (datos, voz, imagen, etc.), que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones (procesamiento de informacin informacin, comunicaciones, etc.), orientadas a mejorar el desempeo de las actividades realizadas dentro de una compaa.
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2.3.Automatizacin
Se debe prestar especial atencin a los aspectos de anlisis, estructura, estructura asignacin de recursos y tecnologa disponible para disponible, obtener el mximo beneficio. Existen numerosas aplicaciones de tecnologa de informacin que pueden cubrir las necesidades particulares de una oficina. Para evitar confusiones al respecto, determinar el nivel y naturaleza de automatizacin en la empresa. Un buen diseo de un sistema ofimtico ha de utilizar unos criterios que le permitan evolucionar con la tecnologa sin depender de sta para solucionar los problemas que se le plantean. plantean No todas las actividades se pueden descomponer dependencia del factor humano humano.
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2.3.Automatizacin
Los sistemas de automatizacin de oficinas, tambin llamados OAS (Office Automation Systems) consisten en aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una organizacin. g Forman parte de este tipo de software los procesadores de textos, las hojas de clculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrnico, etc. Cuando varias de estas aplicaciones se agrupan en un mismo paquete de software para facilitar su distribucin e instalacin, al conjunto se le conoce con el nombre de suite ofimtica.
Ejemplo. Se os ocurre algn ejemplo?.
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Ejemplo.
2.3.Automatizacin
Quiz el paquete de software ms popular que puede ajustarse a la definicin de OAS (y al de suite ofimtica) sea Microsoft Office en cualquiera d sus versiones. i f ffi l i de i Funciona oficialmente bajo los sistemas operativos Microsoft Windows y Apple Mac OS aunque tambin lo OS, hace en Linux si se utilizan emuladores. Existen otras suites ofimticas disponibles para cualquier usuario que se distribuyen libremente, tales como: StarOffice, OpenOffice.org, KOffi o G S Offi O Offi KOffice Gnome Offi Office.
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2.3.Automatizacin
En la actualidad, estn proliferando suites ofimticas en lnea. S Son aplicaciones que cumplen l mismas f i li i l las i funciones que l los clsicos OAS de escritorio, pero disponibles para ser utilizados en algn portal de Internet Internet. Presentan la ventaja de que un usuario puede trabajar con sus propios documentos desde cualquier ordenador conectado a Internet, adems, en estos sistemas suele ser muy fcil compartir documentos, facilitando as el trabajo colaborativo. Algunas de estas suites son:
Google Docs y Hojas de (http://docs.google.com) (htt //d l ) Zoho (http://www.zoho.com/) Peepel (http://www peepel com/) (http://www.peepel.com/)
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clculo
de
Google
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Tema2 2.4.1. Definicin de integracin
2.4.Integracindetecnologas
H Hace algunos aos h b y t d sigue h bi d l haba, todava i habiendo, muchas h tecnologas, pero en muchos casos separadas, limitadas a un marco muy concreto, con especialistas cuyo conocimiento se limitaba a un y p y rea especfica de aplicacin. A medida que se ha ido avanzando en cada una de esas tecnologas por separado, se empezaron a ver l posibles aplicaciones d una d las ibl li i de tecnologa para progresar en otra. La oficina y por tanto la ofimtica es un entorno donde no existen oficina, ofimtica, tareas muy determinadas, sino que es una especie de cajn desastre donde entran actividades tan diversas como el tratamiento de documentos o la comunicacin telefnica. As, es lgico pensar que se necesitan tecnologas combinadas, no soluciones aisladas encaminadas a resolver un problema concreto concreto.
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Ejemplo. Integracin de tecnologas. Nos centramos en el proceso de documentos. En los g ltimos aos, el estado tecnolgico del tratamiento de informacin textual est avanzando a pasos agigantados. Por qu?.
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Ejemplo. Integracin de tecnologas. Nos centramos en el proceso de documentos. En los g ltimos aos, el estado tecnolgico del tratamiento de informacin textual est avanzando a pasos agigantados. Por qu?. La respuesta la podramos encontrar en la aparicin de impresoras de alta definicin como las lser cada vez lser, ms extendidas, la utilizacin de pantallas grficas de alta resolucin, dispositivos de almacenamiento de gran capacidad, un software apropiado y un inmenso campo de aplicacin.
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Tema2 2.4.2. Ejes de integracin
El grado d automatizacin d l oficina, es d i el grado en d de t ti i de la fi i decir, l d que una oficina hace uso de la tecnologa ofimtica, crece a lo largo de tres ejes: Integracin horizontal horizontal. Integracin vertical. Integracin humana humana.
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Tema2 Integracin horizontal
L Los paquetes i t t integrados engloban l d l b las aplicaciones aisladas d li i il d de proceso de texto, hoja de clculo, bases de datos, agendas, grficos y mdulos de comunicacin:
Procesadoresdetexto Basesdedatos
Hojasdeclculo Hojas de clculo
Agendas
Se automatiza el intercambio de informacin entre ellas, potenciando la capacidad de cada aplicacin indi id al individual. Los soportes de informacin tambin se estn integrando en uno slo, el electrnico tendencia hacia herramientas multimedia.
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Tema2 Integracin vertical
E Encontramos una relacin d clienteservidor. t l i de li t id Ejemplo: interconexin entre un servidor, donde reside la base de datos que se est utilizando, y un ordenador personal o PC en el que reside una hoja de clculo que necesita esos datos.
Procesadoresdetexto Hojasdeclculo
Basesdedatoslocales
El acceso de muchos PCs a un mismo servidor requiere disponer de canales de comunicacin efectivos para que no se produzcan solapamientos o un mal funcionamiento del sistema.
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Tema2 Integracin humana
L i t La integracin h i humana consiste en proporcionar i t f it i interfaces ms convivenciales, iconos, ventanas, mensajes ms significativos, ayudas incorporadas a la aplicacin y sensibles al contexto contexto, mens configurables por el usuario, mens autoconfigurables, incluso programas inteligentes que intenten evitar los errores del usuario y subsanarlos en el caso de que se produzcan.
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2.5.Beneficiosqueaportaunsistemaofimtico
La implantacin de un sistema ofimtico en una oficina va a reportar notables beneficios entre los que se encuentran los beneficios, siguientes: Se automatizan las tareas de carcter rutinario y repetitivo. Se facilita acorta y asegura la realizacin de tareas facilita, complejas y muy laboriosas. Se da la posibilidad de realizar trabajos que de otra forma sera muy complejo, costoso o imposible de realizar. Permite compartir recursos informticos hardware o p software (equipos, programas e informacin). Permite el acceso a la informacin comn (evita duplicidad).
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2.6.Modelode3nivelesdeofimtica
Necesitamos una fusin de los conceptos de tecnologa y oficina, oficina para llegar a disponer de una estructura conceptual que nos permita profundizar en el diseo de sistemas de este tipo. De igual manera, y en lo que respecta a la tecnologa, se necesita una referencia til que permita analizar las fuentes de complejidad, no slo de esa tecnologa sino del sistema resultante de la fusin de tecnologa y oficina. Vimos cmo las distintas perspectivas sobre la oficina se englobaron en sintona con el modelo de los tres niveles de complejidad de Sez de Vacas.
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Ahora nos centramos en su modelo para la automatizacin de oficinas que denomina esquema de los tres ejes, a lo largo de esquema ejes los cuales debe avanzar cualquier sistema ofimtico. Los tres ejes en cuestin son los siguientes: Computabilidad Abarca el tratamiento o proceso de Computabilidad. informacin. Comunicabilidad. Todo aquello relacionado con trasladar la informacin de la oficina, dentro de ella o al exterior. Convivencialidad. En la oficina hay seres humanos que y q operan conjuntamente con la tecnologa.
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No es posible evolucionar a lo largo de uno de ellos independientemente. independientemente
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La comunicabilidad no se desarrolla sin la evolucin tecnolgica de la computabilidad computabilidad. La computabilidad se potencia por la capacidad comunicativa de la oficina, ya que la interconexin de varios sistemas aumenta la capacidad de proceso de cada uno de ellos (y viceversa). Las tecnologas de la computabilidad y la comunicabilidad fsicamente integradas, necesitan algo que las aproxime al sistema social en el que estn o van a ser implantadas (convivencialidad).
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2.6.1. Computabilidad o sistema ofimtico

T Tomando en primer l d i lugar l las actividades, l ofimtica h d ti id d la fi ti ha de proporcionar herramientas que faciliten al usuario la tarea a realizar. El principal problema es conocer qu tareas o actividades realiza el individuo y disponer las herramientas que se las faciliten. Este sera el primer nivel de complejidad, donde nos encontramos con una serie de elementos aislados. Ejemplo. Procesador de textos.
Lo fundamental es conocer l necesidades que t L f d t l las id d tenga el usuario l i y saber qu funciones le van a ser tiles, cules ampliarn su potencia de proceso, cules van a aumentar la complejidad de la herramienta, qu tipo de presentacin es ms adecuado, e intentar prever sus necesidades futuras.
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La computabilidad fue el primero de los ejes en aparecer y constituye la base tecnolgica de los otros dos a los que dos, potencia. Se distinguen dos vertientes: Hardware: Ordenadores personales estaciones de trabajo personales, (workstations), multipuestos y grandes ordenadores ( (mainframes). ) Software: Permite aprovechar al mximo las capacidades del hardware, efectuando la labor de controlador de ste.
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Tema2 Hardware
Son los elementos fsicos utilizados para el tratamiento automtico de la informacin. Es la base sobre la que se apoya el resto del sistema. Las caractersticas bsicas en las que nos tenemos que fijar, son tres: Velocidaddeproceso. l id d d Memoriainterna(RAM). Soportesdealmacenamiento.
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El incremento de las velocidades y capacidades de la memoria interna y los soportes de almacenamiento ha permitido la almacenamiento, evolucin sobre los tres ejes: Se automatizan nuevas tareas, que antes no lo estaban por la falta de uno o ms de los factores antes mencionados. Se facilita la comunicacin entre ordenadores, dedicando p parte de su potencia al control y potenciacin de las p p comunicaciones. Se mejora el grado de convivencialidad del propio ordenador y del resto de herramientas que en l se apoyan.
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Rangos de ordenadores en la actualidad: Los ordenadores personales y la evolucin de stos: las estaciones de trabajo Uno de los objetivos es descentralizar trabajo. la informacin. Las redes de rea local y los ordenadores multipuesto o miniordenadores. Los grandes ordenadores con enormes capacidades de proceso y almacenamiento. Todas las tareas se realizan en un nico ordenador, con lo cual el procesador estara compartido. En este caso, el mantenimiento es muy costoso.
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Ejemplo. Plantear esos rangos desde el punto de vista de una unidad familiar.
En la oficina actual no existen soluciones nicas sino mltiples nicas, soluciones concretas y particulares, utilizando un tipo determinado o alguna combinacin con varios de ellos.
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Ejemplo. Plantear esos rangos desde el punto de vista de una unidad familiar familiar. En un hogar podemos disponer de varios porttiles, varios porttiles conectados entre s, o la posibilidad de tener un nico PC con gran capacidad de proceso que se ajuste a todas las necesidades. En la oficina actual no existen soluciones nicas, sino mltiples soluciones concretas y particulares, utilizando un tipo p , p determinado o alguna combinacin con varios de ellos.
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Posibles trabajos. Estudio de mercado de las caractersticas de los ordenadores en la actualidad actualidad. Evolucin de las caractersticas en los ltimos aos.
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Tema2 Software
Se refiere al equipamiento lgico o soporte lgico de un ordenador, y comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para h i hacer posible l realizacin d una t ibl la li i de tarea especfica, en contraposicin a los componentes fsicos del sistema (hardware). Tales componentes lgicos incluyen, entre otros, software de sistema, como un sistema operativo, que bsicamente, permite , p ,q ,p al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interaccin con los componentes fsicos y el resto de las aplicaciones, a travs de una determinada interface de usuario.
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Definicin de software segn la IEEE: Es el conjunto de los programas de cmputo, procedimientos, reglas, documentacin y datos asociados que forman parte de las operaciones de un sistema de computacin. El software ofrece un amplio abanico de posibilidades a sus usuarios. usuarios Atendiendo al tipo de poblacin a que estn orientados y a lo especfica que sea la tarea para la cual se utilice, tenemos tres clases de software: ,
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Programas horizontales. Diseados para una tarea especfica y dirigidos a un amplio abanico d l poblacin: programas d d d l b de la bl de contabilidad, administracin, impuestos, etc. Programas verticales. Orientados a una clase especfica de usuarios y para realizar una tarea igualmente especfica: programas para ingenieros, arquitectos, mdicos, etc. Programas genricos. Dirigidos a un amplio espectro de p poblacin, pero para aplicaciones comunes: procesadores de , p p p p texto, hojas de clculo, etc.
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Los programas genricos se agrupan en las siguientes familias en cuanto a l f las funciones que realizan: l Procesadores de texto. Hojas de clculo electrnicas. Gestores de Bases de Datos. Agendas electrnicas. Programas de grficos. Paquetes integrados. Autoedicin o publicacin asistida por ordenador.
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Tema2 2.6.2. Comunicabilidad
A l h la hora d i t de integrar el sistema en un t d h l it todo homogneo que proporcione las soluciones necesarias a los requerimientos de la empresa, empresa entran en juego la semntica y las funciones funciones. Este nivel se puede denominar de sistema tecnolgico ofimtico, y est directamente asociado con el nivel de proceso sistmico estudiado en lo referente a la oficina. Se afrontan unos objetivos de grupo, no unas necesidades j g p , individuales. Es ahora cuando interesa comprender el por qu y el para qu de las cosas.
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En este nivel es donde se tomaran las decisiones, por ejemplo, acerca de cmo conectar cada herramienta individual segn la funcin de sta, qu prioridades se asignan a cada persona y a cada terminal en una red, qu informacin va a estar accesible y ,q cmo, cmo se dispondrn los equipos, quin los utilizar, qu compatibilidad existir entre los diferentes departamentos, cmo evitar que se hagan tareas duplicadas, etc. Un trabajador consume alrededor de un 65% de su tiempo en tareas relacionadas con l comunicacin. E t cifra se t l i d la i i Esta if incrementa si consideramos que los directivos consumen un 80% en la transmisin o recepcin de informacin Esto ha llevado al desarrollo de tecnologas para cubrir esta necesidad bsica: la comunicacin.
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La importancia del eje de la comunicabilidad radica en: A Automatizacin d tareas b i i i de bsicas d comunicacin entre l de i i las personas, departamentos, edificios, ciudades y naciones: Correo, Correo comunicaciones internas telfono cursillos internas, telfono, cursillos, conferencias, etc. Incremento de la capacidad de proceso. Al conectar ordenadores entre s y con otros dispositivos, las posibilidades aumentan en cuanto a funciones realizables, como en volumen de informacin accesible. Base tecnolgica suficiente. Los avances tecnolgicos en telecomunicaciones h l i i hacen posible el d ibl l desarrollo d ll de herramientas destinadas a la comunicabilidad en los sistemas ofimticos ofimticos.
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Lo importante no son las tareas individuales, sino unos objetivos globales para los que se necesita la participacin de globales, todos. El valor de un sistema de oficina aumenta segn aumenta el nmero de usuarios participantes, la interaccin mutua y la comparticin de los recursos disponibles, en particular la informacin. Por lo tanto, la dimensin de la Comunicabilidad hace evolucionar la ofimtica del primero al segundo nivel (nivel de complejidad sistemtica): d l unin d l objetos aislados l jid d i i ) de la i de los bj il d emerge un sistema de propiedades diferentes.
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Comunicaciones de mbito local L redes son l puntales d l oficina d l f t Las d los t l de la fi i del futuro. Una red de rea local, red local o LAN (del ingls Local Area Network) es la interconexin de varios ordenadores y perifricos.
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Su extensin est limitada fsicamente a un edificio o a un entorno cercano (de unos 200 metros) metros). Su aplicacin ms extendida es la interconexin de ordenadores personales y estaciones de trabajo en oficinas, fbricas, etc., para compartir recursos e intercambiar datos y aplicaciones. En definitiva, permite que dos o ms mquinas se comuniquen. El trmino red local incluye tanto el hardware como el software necesario para la interconexin de los distintos dispositivos y el p p tratamiento de la informacin.
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Estas comunicaciones son por tanto, la espina dorsal de la oficina automatizada ya que interconectan todos los automatizada, elementos. Son capaces de manejar de modo transparente el intercambio de informacin entre los usuarios y los diversos equipos y terminales conectados. Con las redes de rea local se tiende, pues, hacia la integracin de todos los dispositivos de una oficina para mejorar la productividad global.
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Comunicaciones de mbito externo S rompen l b Se las barreras geogrficas: l oficina no es un t d fi la fi i todo indivisible. Una red de rea amplia o WAN (Wide Area Network) se extiende sobre un rea geogrfica extensa (pas o continente). Su funcin fundamental est orientada a la interconexin de redes o equipos terminales que se encuentran ubicados a grandes distancias entre s. Para ello cuentan con una infraestructura basada en nodos de conmutacin que llevan a cabo la interconexin de dichos elementos, por los que adems fluyen un volumen apreciable de informacin de manera continua.
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Por ello tambin se dice que las redes WAN tienen carcter pblico, pblico pues el trfico de informacin que por ellas circula proviene de diferentes lugares, siendo usada por numerosos usuarios de diferentes pases del mundo para transmitir p p informacin de un lugar a otro. La velocidad a la que circulan los datos por las redes WAN suele ser menor que la que se puede alcanzar en las redes LAN. Adems, las redes LAN tienen carcter privado, pues su uso est restringido normalmente a los usuarios miembros de una empresa, institucin, empresa o institucin para los cuales se dise la red red.
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La infraestructura de redes WAN la componen, adems de los nodos de conmutacin lneas de transmisin de grandes conmutacin, prestaciones, caracterizadas por sus grandes velocidades y ancho de banda en la mayora de los casos. Las lneas de y transmisin (tambin llamadas "circuitos o "canales") mueven informacin entre los diferentes nodos que componen la red. La oficina podr estar formada por unidades remotas conectadas a travs de sistemas de comunicacin, lo cual da lugar a otro concepto: la oficina distribuida. Para que esto sea realidad los diversos tipos de informacin (textual grfica (textual, grfica, numrica y vocal) se unifican mediante su representacin d g ta digital.
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Tema2 2.6.3. Convivencialidad
L d Lo denominaremos sistema ofimtico. i it fi ti T d l posibles perspectivas d papel en el trabajo, toma d Todas las ibl i de l l b j de decisiones, transacciones y lenguaje empleado, adquieren relevancia a la hora de considerar el sistema antropotcnico que se crea al poner en contacto el sistema tecnolgico (formado de acuerdo con las funciones y la semntica de las actividades), con el sistema social que se encuentra en cualquier entorno profesional. No est aislado, sino que se construye, o aparece sobre dos niveles inferiores de complejidad.
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Los avances tecnolgicos permiten construir sistemas cada vez ms complejos que sern utilizados por personas cuyas capacidades no evolucionan a ese ritmo. Para solucionar este problema los diseadores de herramientas problema, ofimticas recurren a interfaces de usuario, que permiten enmascarar la complejidad interna de los sistemas. La convivencialidad es la clave del xito de la implantacin de la p tecnologa en entornos de trabajo.
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2.7.ModelointegradodeOficina Ofimtica
Este modelo integrado no aporta nada nuevo con respecto a lo que ya hemos comentado comentado. Lo nico que se pretende con l es sintetizar la correlacin que se puede establecer entre los niveles dos a dos dos. Es especialmente interesante tener este modelo en mente, para cuando empecemos a ver tecnologas concretas para aplicar a la oficina. Este modelo no slo nos va a dar el lugar en que situar esa g q tecnologa, sino que tambin nos proporcionar su relacin con la oficina en que se va a implementar.
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2.7.ModelointegradodeOficina Ofimtica
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No es posible evolucionar a lo largo de uno de ellos independientemente. independientemente

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