PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO

UNIDAD 1: ASPECTOS GENERALES Y FUNDAMENTOS DEL CLASIFICACIN DEL PRESUPUESTO PRESUPUESTO CONTENIDO:
FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANIFICACIN Y CONTROL ADMINISTRATIVO. FUNDAMENTOS DEL PRESUPUESTO:

Definicin Propsito y Naturaleza Funciones Objetivos Importancia Clasificacin Principios Elementos Principales

PROCESO DE PLANIFICACIN PRESUPUESTARIA ETAPAS PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO PRESUPUESTO BASE CERO PRESUPUESTO POR PROGRAMA Y PROYECTOS CONTROL PRESUPUESTARIO SISTEMA PRESUPUESTARIO EMPRESARIAL PRESUPUESTO MAESTRO

FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO. PLANIFICACIN Y CONTROL ADMINISTRATIVO

Lic. Esmeralda Oseguera Camacho

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO La funcin de los buenos presupuestos en la administracin de un negocio se comprende mejor cuando stos se relacionan con los fundamentos de la administracin misma, o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeacin, Organizacin Coordinacin, Direccin y Control.

La Planeacin y el Control como funciones de las gestiones administrativas se materializan en el proceso de elaboracin de un presupuesto. Adems, la organizacin, la coordinacin y la direccin permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los lmites preestablecidos. Mediante l se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, se determina las variaciones y se suministran a la administracin elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas.

ORGANIZACIN: Estructurar tcnicamente las funciones y actividades de los recursos humanos y materiales buscando eficiencia y productividad. COORDINACIN: Buscar equilibrio entre las diferentes reas departamentos y secciones de la empresa. DIRECCIN: Guiar las acciones de los subordinado segn los planes que estn de acuerdo con las necesidades y requerimientos del mercado. PREVISIN Y PLANEACIN: Anticipar lo que ha de suceder en diferentes escenarios. Conocer el camino a seguir, interrelacionar actividades, establecer objetivos y dar una adecuada organizada. Sin presupuestos, la direccin de una empresa no se sabe hacia cul meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversin que merecen financiarse, puede incurrir en la administracin incorrecta de los recursos econmicos, no tiene bases slidas para emplear la capacidad instalada de produccin de los objetivos. La ausencia de presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto, abastecimientos, produccin y/o utilidades.

DETERMINACIN DE LAS CARACTERSTICAS EMPRESARIALES

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO El diagnstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere expresin monetaria mediante el presupuesto. En efecto, las variables relacionadas a continuacin son importantes en el trabajo desarrollado para que los planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias:

Situacin Financiera: El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la liquidez, la valorizacin de las propiedades y los ndices de rentabilidad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir crditos o gestionar la concesin de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios. Eficiencia y productividad: La eficiencia comprende las acciones puestas en prctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisicin de insumos y la comercializacin de productos, en tanto que la productividad se expresa como la produccin por hora-hombre y hora-mquina. Estos resultados dependen de elementos como la actualizacin tecnolgica, la distribucin funcional de la planta y la destreza de la mano de obra. Los ndices de eficiencia, que guardan estrecha relacin con el sistema logstico y la naturaleza de los procedimientos administrativos, y los coeficientes de productividad tienen influencia notable sobre los costos y, por ende, sobre la fijacin de los precios. Actualizacin tecnolgica: En virtud de la influencia ejercida por el desarrollo tecnolgico industrial sobre los cortos, la intensidad del reproceso y la capacidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades. Polticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar la operacin normal o la expansin de actividades afectar en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiamiento sobre la amortizacin de capitales, el reconocimiento de los dividendos y la cancelacin de los intereses.

En cuanto a la evaluacin del entorno, en vista que ninguna empresa puede abstenerse del medio en que se desenvuelve, en los presupuestos se deben tener en cuenta aspectos del entorno, como las ejecuciones de los competidores nacionales e internacionales, las prcticas comerciales impuestas por canales de abastecimiento, las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflacin y la devaluacin y las tasas de inters, y las polticas establecidas por el gobierno en las reas tributarias, salarial, de seguridad social y de comercio exterior. En cuanto al aspecto mercantil, las expectativas se centran en el estudio detallado de las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las empresas rivales y, por tanto, se impone la evaluacin de parmetros como la imagen de la marca, los gustos y
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO preferencias de los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, el prestigio de la empresa y las tendencias de participacin en el mercado donde se acta. Cuando se hace el diagnstico del entorno, incorpora dos clases de variables que afectan de manera significativa el comportamiento de las empresas: las que dependen de la administracin, denominada controlables, y las que no denominadas no controlables (estas ltimas representan graves riesgos o amenazas para la empresa).

Variables controlables Objetivos Estrategias competitivas Proyectos de inversin Calidad del producto Canales de distribucin Campaas publicitarias Sistemas de produccin

Variables no controlables Gastos del consumidor Disposiciones gubernamentales Inflacin y devaluacin Tasa de inters Estabilidad poltica Ingresos per-cpita del consumidor Acciones de la competencia
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Tendencias demogrficas

DEFINICIN DE PRESUPUESTO

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cul es su papel y su relacin con el proceso gerencial. Pocas veces (y nunca con xito) un presupuesto es algo aislado ms bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra ntimamente relacionado con la planeacin financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clsico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, ms especficamente, como parte de un sistema total de administracin que incluye:

Formulacin y puesta en prctica de estrategias Sistema de Planeacin Sistema presupuestales Organizacin Sistema de produccin y Mercadotecnia Sistema de Informacin y Control

Con base a lo anterior y de manera muy amplia, un presupuesto puede definirse como la presentacin ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A Propsito, esta definicin hace una distincin entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos ltimos estn orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, an cuando en su funcin de control, el presupuesto para un periodo anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Con toda intencin, esta definicin tampoco establece lmite si bien por costumbres los presupuestos se elaboran por meses, aos o algn otro lapso. Pueden, sin embargo, referirse fcilmente a un solo artculo o proyecto; a propsito, esta definicin no implica que el presupuesto deba establecerse en trminos financieros, a pesar de que esa es la costumbre. En este sentido cabe mencionar que los sistemas presupuestales completos pueden incluir, y de hecho lo hacen, renglones como la mano de obra, materiales, tiempo y otras informaciones.

En la prctica, los sistemas administrativos no se encuentran tan claramente definidos y a menudo se entrelazan con mayor o menor grado. En empresas pequeas no es raro que el mismo grupo maneje tanto la contabilidad como los presupuestos. Pocas veces a cabo la tarea gerencial como ese paquete limpio y ordenado que tericamente se presenta. Por lo general los directivos y gerentes se enfrentan a una actividad de equilibrio complejo para la cual el juicio es un factor crtico.

Es evidente la ntima relacin entre la planeacin y el presupuesto y no es raro encontrar que utilizan indistintamente trminos como presupuesto. Plan anual de la empresa. Como se dijo, el presupuesto es resultado de algn tipo de plan o est basado en l, sea ste explicito o bien algo que se encuentra en las mentes de los directivos.

PROPSITO Y NATURALEZA DE LOS PRESUPUESTOS

En la bsqueda de estabilizar las actividades de las empresas pblicas y privadas se han venido desarrollando desde finales del siglo XlX, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros. Toda empresa, con o sin nimo de lucro, est siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollaron unas mecnicas, unas tcnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dieron por resultado lo que se conoce como Presupuestos. Hay quienes disean esta herramienta utilizada en el manejo de la administracin empresarial argumentando que depende del pronstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero la mayora de los administradores modernos consideran los presupuestos como una de las principales armas con que cuenta para el manejo eficaz de su negocio.

El inters creciente en sistemas presupuestarios modernos se explica en parte por los cambios constantes que se dan en las situaciones polticas y econmicas nacionales y
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO mundiales. Una manera segura de disminuir el riesgo generado en lo anterior, es utilizar programas de planeacin y control de utilidades (presupuestos) formalmente establecidos. Un plan presupuestal bien establecido proporciona a las administraciones programas eficientes basados en los estudios de toda la organizacin.

FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS Las funciones que desempean los presupuestos dependen en gran parte de la propia direccin de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, estn fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. Este tema se tratar en la siguiente unida, una vez que hayamos considerado lo que la direccin espera de la actividad presupuestal.

De manera ideal la direccin espera que la funcin presupuestal proporcione:

1. Una herramienta analtica, precisa y oportuna. 2. La capacidad para pretender el desempeo. 3. El soporte para la asignacin de recursos. 4. La capacidad para controlar el desempeo real en curso 5. Advertencia de las desviaciones respecto a los pronsticos. 6. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. 7. Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento de

aprendizaje.
8. Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del

presupuesto anual.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

Planear los resultados de la organizacin en dinero y volmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organizacin.
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Lograr los resultados de las operaciones peridicas.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS Las organizaciones hacen parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuando mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir.

Es decir, cuanto menor sea el grado de aciertos de prediccin o de acierto, mayor ser la investigacin que debe realizarse sobre la influencia que ejercer los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como herramienta moderna del planteamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores econmicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos contables y financieros de la empresa.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin, adems de:

Por medio del presupuesto se mantiene el plan de operaciones de las empresas en unos lmites razonables. Sirve como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifica en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado perodo de tiempo, y sirve como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su anterior anlisis. CLASIFICACIN DE LOS PRESUPUESTOS

Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les d depende de las necesidades del usuario.
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Ver el cuadro sinptico siguiente:

1. Segn la Flexibilidad.

-Rgidos, Estticos, Fijos o Asignados. -Flexibles o variables.

2. Segn el perodo que cubran.

-A corto Plazo -A largo Plazo

3. Segn el campo de aplicabilidad en la empresa.

-De operacin o econmicos -Financieros (tesorera y de Capital)

4. Segn el sector en el cual se utilice.

-Pblico -Privado -Tercer Sector

SEGN SU FLEXIBILIDAD
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO RGIDOS, ESTTICOS, FIJOS O ASIGNADOS

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado ste, no se permite los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efecta un control anticipado sin considerar el comportamiento econmico, cultural, poltico, demogrfico o jurdico de la regin donde actan la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector pblico.

FLEXIBLES O VARIABLES

Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes actividades y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gasto ajustados al tamao de la operacin manufactureros o comerciales. Tiene amplia aplicacin en el campo de la presupuestacin de los costos, gastos indirectos de fabricacin, administrativos y de ventas.

SEGN EL PERIODO QUE CUBRAN A CORTO PLAZO Los presupuestos a corto plazo se planifican para el ciclo de operacin de un ao.

A LARGO PLAZO En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes del Gobierno el horizonte de planteamiento consulta el perodo presidencial establecido por normas constitucionales en cada Pas. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones econmicas, como generacin de empleo, creacin de infraestructura, lucha contra la inflacin, difusin de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalizacin del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.

SEGN EL CAMPO DE APLICABILIDAD EN LA EMPRESA DE OPERACIN O ECONMICOS

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Incluye la presupuestacin de todas las actividades para el perodo siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de prdidas y ganancias proyectadas. Entre stos podran incluirse:

Ventas. Produccin. Compras. Uso de Materiales. Mano de Obra. Gastos operacionales.

FINANCIEROS Incluyendo el clculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance. Convienen en este caso destacar el de la caja o tesorera y el de capital tambin conocido como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesoreria: Se formula con las estimaciones revistas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fcil realizacin. Tambin se denomina presupuesto de caja o efectivo Porque consolida las diversas transacciones relacionadas con las entradas de fondos monetarios o con la salida de fondos lquidos ocasionada por la congelacin de deudas, amortizacin u otros.

Presupuesto de erogaciones Capitalizables: Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendr el importe de las inversiones particulares a la adquisicin de terrenos, la construccin o ampliacin de edificios y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversin posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad de tiempos.

SEGN EL SECTOR EN DONDE SE UTILICEN PRESUPUESTOS DEL SECTOR PRIVADO Los presupuestos del sector Pblico cuantifican los recursos que requieren la operacin normal, la inversin y el servicio de la deuda pblica de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneracin de los funcionarios que laboran en las instituciones del gobierno, los gastos
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO del funcionamiento de las entidades estatales, la inversin de proyectos de apoyo a la iniciativa privada, la realizacin de obras de inters social y la amortizacin de compromisos ante la banca internacional. PRESUPUESTO DEL SECTOR PBLICO Cuando son realizados por el sector pblico se denominan Presupuesto Pblico, los cuales son un documento que tiene forma de Ley Especial y en el cual se estiman los ingresos de que dispondr un ente pblico durante un perodo de tiempo determinado, que generalmente es un ao, y se autorizan los gastos que esa entidad pblica puede efectuar para cumplir con las metas fijadas. El presupuesto pblico persigue fines socio-econmicos a favor de la colectividad, por lo tanto, debe estar inspirado en la funcin social del Estado. En este sentido, se puede decir que la importancia del presupuesto Pblico se enfoca a travs de tres aspectos:
1. Aspectos Econmicos: refleja el Plan de Gobierno, por lo tanto, la tendencia del

mismo est determinada por la autoridad que lo elabora (PODER EJECUTIVO) Y LA QUE LO APRUEBA (PODER LESGIDLATIVO).
2. Aspecto Econmico: del presupuesto depende, fundamentalmente la Economa

del pas, especialmente por la gran dependencia que ejerce el gasto pblico sobre ella y sobre el gasto pblico.
3. Aspecto Jurdico: el presupuesto pblico debe estar contenido en una Ley, la cual

constituye una ley formal, porque para su aprobacin deben cumplirse los requerimientos que la Constitucin exige para la Leyes Ordinarias. Cuando los presupuestos son elaborados por el sector privado Presupuestos privados o Sistema Presupuestario Empresarial. Los utilizan las empresas particulares como base de planificacin de las actividades empresariales. PRESUPUESTOS DEL TERCER SECTOR Una organizacin del tercer sector en una asociacin u organizacin sin nimo de lucro est conformada por un grupo de personas que aportan trabajo voluntario para liderar y orientar la entidad; no busca el lucro personal de ninguno de sus miembros, socios y fundadores y tiene un carcter no gubernamental. PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS Se denomina "principios" a una serie de requisitos esenciales que debe contener un presupuesto para ser considerado como tal.

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Estos principios o requisitos que debe cumplir un presupuesto son:

Universalidad: seala que un presupuesto deber contener todos los ingresos y los gastos del ente o nivel al que se est aplicando. Unidad: expresa que los presupuestos de los diferentes sectores dentro de un mismo ente, deben estar perfectamente armonizados y compatibilizados entre s, de tal suerte de que pueda presentarse un documento unitario que englobe la accin del conjunto. Periodicidad: seala de que un presupuesto debe considerar de tiempo de tiempo bien definido, sea este un da, una semana, un mes o un ao, etc. Previsin: Contenido en el concepto mismo de presupuesto, seala que debe confeccionarse por anticipado. Flexibilidad: seala que un presupuesto debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita incorporarse enmiendas, sin que por ello todo el sistema quede daado. Contenido programtico: est ntimamente vinculado a la concepcin moderna del presupuesto, esto es, que este no represente una simple nomina de ingresos y gastos, sino que adems, todo un plan de accin adecuadamente concebido. Claridad: Expresa que el presupuesto debe ser presentado en trminos tales que no dejen margen alguno para dudas o interpretaciones personales. Detalle (o especialidad): seala que un presupuesto debe contener un cierto grado de desagrega miento desglose que permita, por un lado, que el responsable de su aplicacin pueda visualizar rpidamente que les corresponde, y por otro lado, que permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuaran. ELEMENTOS PRINCIPALES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administracin tratar de realizar. INTEGRADOR Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las reas de forma que contribuye al logro del objetivo global. Es indispensable que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no identifica con el objetivo total de la organizacin, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formando por las diferentes reas que lo integran. COORDINADOR
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armona. En trmino monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias. OPERACIONES Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinacin de los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos que se van a producir. Esta informacin debe elaborarse en la forma ms detallada posible. RECURSOS No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera que incluya:

Presupuesto de efectivo. Presupuesto de adiciones de activos.

Dentro de un perodo futuro determinado. PROCESO DE PLANIFICACIN PRESUPUESTARIA El proceso de planificacin presupuestaria de la empresa vara mucho dependiendo del tipo de organizacin de que se trate, sin embargo, con carcter general, se puede afirmar que consiste en un proceso secuencial integrado por las siguientes etapas:

Definicin y transmisin de las directrices generales a los responsables de preparacin de los presupuestos: La direccin general, o la direccin estratgica, es la responsable de transmitir a cada rea puedan disear sus planes, programas, y presupuestos: ello debido a que las directrices fijadas a cada rea de responsabilidad, o rea de actividad, dependen de la planificacin estratgica y de las polticas generales de la empresa fijadas a largo plazo. Elaboracin de planes, programas y presupuestos: A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas, cada responsable elaborar el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados. Sin embargo, conviene que al preparar los planes correspondientes a cada rea de actividad, se planteen distintas alternativas que contemplen las posibles variaciones que puedan producirse en el comportamiento del entorno, o de las variables que vayan a configurar dichos planes. Negociacin de los presupuestos: La negociacin es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a travs de fases iterativas sucesivas, cada uno de los niveles jerrquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.
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Coordinacin de los presupuestos: A travs de este proceso se compraba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones necesarias y as alcanzar el adecuado equilibrio entre las distintas reas. Aprobacin de los presupuestos: La aprobacin, por parte de la direccin general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, as como las resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar. Seguimiento y actualizacin de los presupuestos: Una vez aprobado el presupuesto es necesario es necesario llevar a cabo un seguimiento o un control de la evolucin de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones. Este seguimiento permitir corregir las situaciones y actuaciones desfavorables, y fijar las nuevas previsiones que pudieran derivarse del nuevo contexto. ETAPAS PARA LA ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeacin y control, debe considerarse las etapas siguientes en su preparacin, cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.
1. Pre iniciacin: En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en vigencias

anteriores, se analizan las tendencias de los principales iniciadores empleados para calificar la gestin gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.) Se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnstico contribuir a sentar los fundamentos del planeamiento, estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos siguientes:

Seleccin de las estrategias competitivas: liderazgo en costos y/o diferenciacin.

Seleccin de las operaciones de crecimientos: intensivo, integrado o diversificado.

2. Elaboracin del presupuesto: Con base en los planes aprobados para cada nivel

funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales: se procede segn las pautas siguientes:
o

En el campo de las ventas: Su valor depender de las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO alcance de los objetivos mercantiles se tomarn decisiones inherentes a los medios de distribucin, los canales promocionales y la poltica crediticia.
o

En el frente productivo: Se programarn la cantidades las cantidades a fabricar o ensamblar, segn los estimativos de ventas y las polticas sobre inventarios. Con base en los programas de produccin y en las polticas que regulan los niveles de inventarios: de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en trminos cuantitativos y monetarios. Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura: segn los criterios de la remuneracin y las y las disposiciones gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nmina en todos los rdenes administrativos y operativos. Los proyectos de inversin especiales: demandarn un tratamiento especial relacionado con la cuantificacin de recursos. En competencia de los encargados de la funcin presupuestal: recopilar la informacin de la operacin normal y los programas que ameriten la inversin adicional. El presupuesto consolidado se remitir a la gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes.

Analizando el presupuesto y discutidas sus convivencias financieras, se procede a ajustarlos.

3. Ejecucin: Se relaciona con la "puesta en marcha de los planes" y con el

consecuente inters de alcanzar los objetivos trazados, con el comit de presupuesto como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman los esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos fsicos, financieros y humanos colocados a su disposicin con la realidad.
4. Control: monitorea, seguimiento y acompaamiento en tiempo real: Esta

etapa se utiliza para determinar hasta qu punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrn de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronsticos con la realidad.
5. Evaluacin: Al culminar el periodo para el cual se elabor el presupuesto, se

prepara un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Ser necesario analizar las tallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los xitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planteamiento materializado en presupuestos.
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO TIPOS DE PRESUPUESTO Con la finalidad de abordar los aspectos que se consideran bsicos dentro de cada una de las tcnicas empleadas se describen a continuacin las caractersticas ms resaltantes de los sistemas de Presupuesto Tradicional, Presupuesto por Programa, Planteamientoprogramacin-Presupuestacin (PPBS), y presupuesto Base cero.
1. Presupuesto Tradicional: el fundamento del presupuesto tradicional es la

asignacin de los recursos tomando en cuenta, bsicamente, la adquisicin de los bienes y servicios segn su naturaleza o destino, sin ofrecer la posibilidad la posibilidad de correlacionar tales bienes con las metas u objetivos que se pretenden alcanzar. Es slo un instrumento financiero y de control. Por parte, la metodologa de anlisis que emplea es muy rudimentaria, fundamentndose ms en la intuicin que en la razn, es decir, que las acciones que realizan las diferentes instituciones no estn vinculadas a un proceso consciente y racional de planificacin.
2. Presupuesto por programa: a parece para dar respuesta a las condiciones

implcitas en el Presupuesto Tradicional y en especial para que el Estado y las instituciones que lo integran dispongan de un instrumento programtico que vincule la produccin de los bienes y servicios a alcanzar con los objetivos y metas previstas en los planes de desarrollo.
3. Sistemas de Planeamiento-Programacin-Presupuestacin (PPBS) La otra

forma que se ha utilizado para presupuestar dentro del sector pblico, ha sido la conocida como "Planeacin-Programacin-Presupuestacin(PPBS)", empleada originalmente por los Estados Unidos de Norteamrica como una manera de disponer criterios efectivos para la toma de decisiones, en la asignacin y distribucin de los recursos tanto fsicos como financiero en los diferentes Organismos pblicos.
4. Presupuesto Base Cero: Esta tcnica presupuestaria es de reciente data. Comienza

a utilizarse a partir de 1973 en algunas entidades federales del gobierno Norteamericano, la nueva metodologa pretende determinar si las acciones que desarrollan los diferentes rganos que conforman el Estado son eficientes. Si se deben suprimir o reducir acciones con el fin de propiciar la atencin de otras que se consideran ms prioritarias. PRESUPUESTO BASE CERO El presupuesto base cero es un proceso presupuestario aplicado tanto en el gestin empresarial como en los programas presupuestarios pblicos que exige a cada gestor justificar detalladamente la totalidad de sus peticiones

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Presupuestarias, debiendo justificarse la necesidad de cada importe a gastar. El procedimiento debe identificar todas las actividades en grupo de decisin que son evaluados y ordenados segn su prioridad. Se realiza sin tomar en consideracin las experiencias habidas. Este presupuesto es especialmente til ante la desmedida y continua elevacin de los precios, las exigencias de actualizacin, de cambio y por el aumento continua elevacin de los precios, las exigencias de actualizacin, de cambio y por el aumento continuo de costes en todos los niveles. Resulta muy costoso y con informacin extempornea, pero que sirve para evitar vicios, repeticiones y obsolescencia. VENTAJAS E INCONVENIENTES VENTAJAS
1. Mientras que el Presupuesto base cero los gastos, incluidos los ya existentes, el

resto de los sistemas realiza un anlisis slo de las nuevas decisiones de gasto.
2. El horizonte temporal del PPBC es ms amplio que el anual. 3. Se trata de partir de cero cada ao, de modo que se vuelva a justificar todas las

partidas del nuevo presupuesto y no negocie el incremento sobre el presupuesto y no se negocie el incremento sobre el presupuesto del ao anterior sin ms. En el caso del sector pblico, con un detalle analtico de las distintas formas de alcanzar cada objetivo. INCONVENIENTES
1. Necesidad de una planificacin adecuada antes de su puesta en marcha. 2. Su aplicacin estricta y sin planificacin absorbe una enorme utilizacin de

tiempo.
3. En su aplicacin se ha detectado la utilizacin de datos intiles y la duplicidad de

esfuerzos en distintos niveles del proceso. PRESUPUESTO POR PROGRAMAS Y PROYECTOS Se conoce como Presupuesto al sistema mediante el cual se elabora, aprueba, coordina la ejecucin, controla y evala la produccin pblica (Bien o Servicio) de una institucin, sector o regin, en funcin de las polticas de desarrollo previstas en los Planes. El Presupuesto por Programas es un conjunto de tcnicas y procedimientos que sistemticamente ordenados en forma de programas y proyectos, muestran las tareas a efectuar, sealando objetivos especficos y sus costos de ejecucin, adems de racionalizar el gasto pblico, mejorando la seleccin de las actividades gubernamentales.

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO El Presupuesto por Programa es el instrumento que cumple el propsito de combinar los recursos disponibles en el futuro inmediato, con metas a corto plazo, creadas para la ejecucin de los objetivos de largo plazos. La tcnica debe incluir adems, en forma expresa, todos los elementos de la Programacin (objetivos, metas, volmenes de trabajo, recursos reales y financieros) que justifiquen y garanticen el logro de los objetivos previstos. Asi concebido el presupuesto se constituye en un excelente instrumento de gobierno administracin y planificacin. BASE TERICA DEL PRESUPUESTO POR PROGRAMAS: El presupuesto es un medio para prever y decidir la produccin que se va a realizar en un perodo determinado, as como para asignar formalmente los recursos que esa produccin exigue en la praxis de una institucin, Sector o Regin. Este carcter prctico del presupuesto implica que debe concebirselo como un sistema administrativo que se materializa por etapas: formulacin, discusin y sancin, ejecucin, control y evaluacin. Bajo este enfoque, el presupuesto debe ser cumplir con los siguientes requisitos: Primero:El presupuesto debe ser agregable y des-agregable en centros de produccin, donde el producto de cada centro debe ser excluyente de cualquier otro producto, de cualquier otro centro de produccin de su mismo mbito. De no ser as, el total de asignacin de recursos que se exprese el nivel del gasto presupuestario no tendra significado y encerrara duplicaciones y confusiones. Segundo: Las relaciones entre los recursos asgnados y los productos resultantes de esa asignacin deben ser perfectamente definidas; no puede haber dudas sobre el producto que se persigue con determinada asignacin de recursos o parte fraccionable del mismo no puede ser requisito presupuestario de dos o ms productos. Tercero: La asignacin de recursos para obtener los productos, que directamente requieren los objetivos de las politicas (productos terminales) exige tambin de la asignacin de recursos para lograr otros productos que permitan o apoyen la produccin de los productos terminales (productos intermedios). De manera que, una parte de la produccin expresada en el presupuesto es un requisito directo de las politicas y otra parte slo es un requisito indirecto de tales politicas. Cuarto: El presupuesto debe expresar la red de produccin donde cada producto es condicionado y, a la vez, condicionada a otros productos de la red, existiendo as unas determinadas relaciones de coherencia entre las diversas producciones que se presupuestan. CONTROL PRESUPUESTARIO

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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuacin y el rendimiento o resultado obteniendo en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones. La presupuestacin y el control son por tanto proceso complementarios dado que la presupuestacin define objetivos previstos, los cuales tienen valor cuando exista un plan que facilite su consecucin (medios), mientras que la caracteristicas definitoria del control presupuestario es la comparacin entre la programacin y la ejecucin, debindose realizar de forma metdica y regular. El eje fundamental del control presupuestario se centra en la informacin necesaria acerca del nivel real y la desviacin. Adems es necesaria la accin para poner en marcha los planes y modificar las actividades futuras. El control presupuestario, por tanto, va mucho ms all de la mera localizacin de una variacin. La implantacin de un mecanismo de control a travs del presupuesto supone comparar los resultados con los correspondientes programas, y si no coinciden debern analizarse las causas de tales diferencias. En este contexto, pues, para ejercer un control eficaz deben realizarse las siguientes consideraciones:

Todo lo que ha sido objeto de una programacin debe ser objeto de control: Toda desviacin entre programas y ejecucin del presupuesto tiene un motivo que hay que analizar y que puede deberse a un fallo en la programacin, un defecto en la ejecucin o a ambas razones. Toda desviacin debe ser asignada a un responsable concreto, lo que requerir llevar a cabo un anlisis minicioso de dicha desviacin.

Las desviaciones pueden exigir medidas de correccin; es decir, el fin ltimo del control presupuestario no es transmitir temor a los directivos, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las acciones correctoras a emprender.

SISTEMA PRESUPUESTARIO EMPRESARIAL En trminos generales, podemos definir el Presupueso como una expresin cualitativa de las actividades que debe realizar una organizacin para alcanzar determinadas metas. Los presupuestos son realizados tanto en el sector pblico como en el sector privado. Como se ha estudiado hasta ahora cuando son realizados por el sector pblico se denominan Presupuestos Pblicos, mientras que los elaborados por el sector privado se les llama Presupuestos Privado o Sistemas Presupuestario Empresarial. DEFINICIN
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PRESUPUESTOS DE LA EMPRESA/PLANIFICACIN Y PRESUPUESTO Es un plan cuidadosamente elaborado de las condiciones futuras de un negocio, el cual debe abarcar las coordinaciones de todas las funciones de la empresa, as como tambin, un estudio y comparacin de los resultados reales con las cifras presupuestadas para interpretar las causas de las discrepancias. OBJETIVOS El Sistema Presupuestario Empresarial tiene como objetivos optimizar las ganancias de la empresa ya que est orientado por la funsin de lucro de sta a favor se sus dueos. IMPORTANCIA Constituye una herramienta de incalculable valor para la toma de decisiones y para la evaluacin y control de las actividades de la empresa ya que permite:
1. La Planificacin: implica el establecimiento de las metas de la empresa y las

estrategias a seguir para alcanzarlas.

2. La Coordinacin: se refiere a la sincronizacin de las estrategias individuales de

cada departamento con la finalidad de alcanzar las metas de la empresa.

3. El control: implica el seguimiento de los resultados reales para compararlos con

los presupuestados de manera que si existen diferencias se tomen las medidas correctivas oportunamente. REQUISITOS PARA SU INSTALACIN Para el Sistema Presupuestario Empresarial funcine adecuadamente es necesario que la empresa cumpla como minimo con los siguientes requisitos:
a. Contar con un Comit Presupuestario: ste es un cuerpo integrado por los

ejecutivos de alto nivel jerarquico y por los jefes de departamentos, quienes sern responsables de que las cifras presupuestadas sean determinadas y coordinadas de una manera realista. Entre sus principales funciones, tenemos:
b. Recibir y revisar todas las estimaciones presupuestarias de los departamentos a

quienes asesorar y les propondr las modificaciones y sugerencias pertinentes. Aprobar los presupuestos y las ltimas revisiones.
c. Contar con un sistema contable adecuado: esto es de suma importancias a la hora

de implemenar el Sistema Presupuestario Empresarial, porque:

La contabilidad es la que va a proporcionar los datos histricos que sern requeridos para hacer las predicciones:

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El plan financiero del Sistema Presupuestario Empresarial est estructurado en un formato contable y; Los datos reales utilzados en la medicin de los resultados son proporcionados, en gran parte por el sistema contable.

ETAPAS PARA SU PREPARACIN Comprenden dos etapas:

A. La primera, denominada PLAN SUSTANTIVO, consiste en: I.

Establecimiento de los objetivos, es decir, de las metas que se ha propuesto la empresa, en este sentido, hay que analizar los: propuesto la empresa, en este sentido, hay que analizar los:

II. Anlisis de los factores o circustancias que puedan afectar las metas que se ha

Factores Externos: Son los que se encuentran fuera del mbito de la empresa y, por tanto, no los puede modificar sino controlar o adaptarse a ellos. Entre ellos tenemos: las preferencias de los consumidores, la competencia, las leyes y decretos del Gobierno Nacional, Regional, la inflacin y la devaluacin, la temporada. Factores Internos: se encuentran dentro del mbito de la empresa, por lo tanto, pueden ser modificados o controlados. Como ejemplo, tnemos: la capacidad de produccin, la calidad, los recursos humanos, y financieros, etc. empresa

lll. Desarrollo de las estrategias o actividades que ha de llevar a cabo la para alcanzar los objetivos fijados.

IV. Coordinacin de los objetivos y estrategias, para ello es necesario que exista comunicacin entre cada uno de los departamentos involucrados en el proceso para que los objetivos de cada departamento estn en concordancia con los de los otros departamentos. Por ejemplo, el departamento de ventas no puede fijar sus metas sin tomar en consideracin la opinin del departamento de produccin: asimismo, el departamento de produccin no puede fijar sus metas sin considerar al departamento de compras, al de personal, etc.
B. La segunda etapa, denominada PLAN FINANCIERO, comprende: I.

La formulacin: aqu se expresan, cuantitativamente, los objetivos y estrategias que ha fijado la empresa para cada una de sus funciones y es lo que se conoce con el nombre de "Elaboracin del Presupuesto Maestro".
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II. El control: aqu se le hace el seguimiento a las cifras reales y se comparan con las

presupuestadas de manera que, si existen discrepancias, se tomen las medidas correctivas oportunamente.

PRESUPUESTO MAESTRO De acuerdo a lo dicho anteriormente se puede decir, que el PRESUPUESTO MAESTRO es la expresin cuantitativamente de todos los objetivos y estrategias que ha fijado la empresa, por lo tanto, est formado por un conjunto de presupuestos A continuacin se muestran los diferentes presupuestos que, normalmente, debe incluir un Presupuesto Maestro de una empresa manufacturera:
I.

PRESUPUESTO OPERACIONALES:

Son estimados que en forma directa en proceso tiene que ver con la parte Neurolgica de la Empresa, desde la produccin misma hasta los gastos que conlleven ofertar el producto o servicio.

II.

PRESUPUESTO FINANCIERO:

Consiste en fijar los estimados de inversin de ventas, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado econmico y real de la empresa.

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III.

PRESUPUESTO DE INVERSIN

Comprende todo el cuadro de renovacin de mquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados. Comprende:
Compra activo tangible. Compra activo intangible.

REFERENCIAS BIBLOGRAFICAS Burbano, J. (2005) Presupuestos. Enfoque de gestin, planeacin y control de recursos. Colombia: Mc Graw Hill

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