CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

SISTEMA DE AUDITORA GUBERNAMENTAL PROYECTO SIAF-SAG

MARCO CONCEPTUAL CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

Guatemala, junio de 2006

PRESENTACION De acuerdo con la normativa legal vigente, la mxima autoridad administrativa, director, gerente, ejecutivo o titular de cada institucin del sector pblico, es responsable de implantar y mantener vigente un ambiente y estructura de control interno, acorde a las circunstancias y la evolucin de la tecnologa que promuevan el logro de los objetivos institucionales y gubernamentales, para apoyar el proceso integral de rendicin de cuentas en todos los niveles de la organizacin. Los servidores pblicos tienen la responsabilidad legal de rendir cuentas claras y oportunas de su gestin, basado en las atribuciones y funciones inherentes al cargo desempeado, sin importar su naturaleza: administrativas, financieras, tcnicas, etc. La responsabilidad otorgada a los servidores pblicos al designarles sus atribuciones y funciones especficas, requiere de mtodos y procedimientos de supervisin y seguimiento de su gestin, para garantizar que se alcancen los objetivos y metas planificados, la correcta ejecucin presupuestaria, y el uso de los recursos, bajo parmetros de eficiencia especficos que permitan medir y retroalimentar los sistemas como medio de actualizacin y modernizacin de la administracin pblica. La Contralora General de Cuentas en uso de sus facultades consagradas en la Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y su Ley Orgnica, as como en la perspectiva dinmica de mejoramiento de la administracin pblica, ha elaborado el Marco Conceptual del Control, que constituye la gua para la elaboracin de las Normas Generales de Control Interno que deben observarse en todos los entes pblicos. El Marco Conceptual y las Normas Generales de Control Interno, son el marco de referencia para organizar ese ambiente y estructura de control interno que cada ente pblico requiere a la luz de sus necesidades, de la complejidad operacional y de las circunstancias especficas de funcionamiento que exige el apego a las leyes y polticas gubernamentales, institucionales, sectoriales y nacionales. La comprensin del Marco Conceptual y la debida aplicacin de las Normas Generales de Control Interno, permiten una eficiente gestin y adecuada ejecucin presupuestaria, facilitando el ejercicio eficiente de la Auditora Interna y Externa con evaluaciones imparciales, objetivas, confiables y sobretodo profesionales, como el medio de retroalimentacin a las mximas autoridades para la conduccin eficiente de sus instituciones. La preparacin del Marco Conceptual del Control Interno, tom como base la literatura disponible emanada de organismos internacionales que se pronuncian al respecto, autores destacados, Universidades, e Institutos y Colegios Profesionales de Auditora

Lic. Joaqun Flores Espaa

Subcontralor de Probidad Encargado del Despacho

I. GENERALIDADES 1. Definicin Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado ms alto (Consejo de administracin, Directorio, etctera), la gerencia y por el personal de una entidad, diseado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos institucionales, comprendidos en uno o ms de los siguientes grupos: Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables. El control interno incluye: El plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas que se adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la previsin, seguimiento y control de las actividades econmicas y administrativas, la proteccin y conservacin de los recursos naturales y el medio ambiente en un ente pblico; medible tanto en lo relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los funcionarios que intervienen en ellos.

2. Objetivos Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con: a. La eficiencia de las operaciones en la captacin y uso de los recursos pblicos. b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y finanzas, diseados para el control e informacin de los resultados de las operaciones. c. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin que se genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado. d. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta oportuna de los resultados de su gestin. e. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado.

3. Importancia El control interno es de mucha importancia porque permite: a. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando su integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de administracin y finanzas.

b. Contar con la informacin administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas de la gestin de los funcionarios pblicos. c. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar sus causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control existentes. d. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economa, en la administracin y uso de los recursos pblicos. e. Promover el cumplimiento de las polticas dictadas por la mxima autoridad, as como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y objetivos programados.

4. Alcance El control interno es institucional y diseado en forma especfica para cada mbito de especializacin funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional, los sistemas integrados generales y especficos, y todas las operaciones de los entes que conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se realicen y de quienes intervengan.

5. Funcionamiento Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que: a. Se establezca en forma sistemtica en funcin de la prctica institucional. b. Se le dote de la tecnologa y de los elementos, humanos, materiales y financieros necesarios. c. Se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto de las acciones, puedan ser evaluados. En el diseo e implantacin de controles, es necesario tener presente que el exceso de controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir el costo frente al beneficio de implantar los controles.

6. Caractersticas Un ambiente y estructura de control interno slido y efectivo, debe incluir criterios especficos que se relacionan con: a. Controles de la legalidad, a travs de los cuales slo se autoricen e inicien operaciones legtimas y apropiadas.

b. Controles de la oportunidad, a travs de los cuales las transacciones autorizadas se ejecuten y se registren oportunamente como fueron autorizadas. c. Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusin para cometer delitos contra la administracin pblica. d. Controles gerenciales, por medio de los cuales se evale y mida la eficiencia, efectividad y economa de los indicadores de gestin en los distintos niveles operacionales, as como el costo frente al beneficio de los controles. e. Controles detectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los riesgos de errores e irregularidades en la ejecucin o registro de las operaciones, y sirvan como base de acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos. f. Controles prcticos, que slo se diseen e implanten medidas de control que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.

g. Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los procesos ya existentes, sino que ms bien, sean complementarios y giles. h. Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a las necesidades. i. Controles especficos, son aquellos diseados en el detalle necesario, para cubrir todos los ngulos de la operacin que se quiere controlar.

7. Limitaciones La falta de planificacin e integracin de esfuerzos en el diseo e implantacin de controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones. La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, generan serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los servicios del Estado.

II. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada rea de funcionamiento institucional, divididos, por su aplicacin, en tres grandes grupos:

8. Aplicables a la estructura orgnica La estructura orgnica necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la separacin de funciones y la asignacin de responsabilidad y autoridad, para lo cual se aplicarn los siguientes Principios de Control Interno: a. Responsabilidad delimitada Permite fijar con claridad el campo de accin de cada funcionario y la autoridad especfica para que pueda actuar dentro del mbito de su competencia. b. Separacin de funciones de carcter incompatible Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operacin, dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el caso. c. Instrucciones por escrito Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y especficas, dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados.

9. Aplicables a los sistemas contables integrados Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos del ente pblico; por tanto, son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

a. Aplicacin de pruebas continas de exactitud La aplicacin de pruebas continas de exactitud, independientemente de que estn incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos. b. Uso de numeracin en los documentos El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema integrado de administracin financiera, permite el control suficiente sobre la emisin y uso de los mismos; adems, sirven de respaldo de la operacin, as como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.

c. Uso de dinero en efectivo La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios, segn las necesidades y facilidades del ente pblico. Los nicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia, se debern realizar a travs de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y reposicin. d. Uso de cuentas de control La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, as como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen parte del sistema en s; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben disear los registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la operacin requiera. e. Depsitos inmediatos e intactos Segn la tecnologa utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestin y de las transferencias hacia la Cuenta nica. Se debe crear mecanismo que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto de las recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de terceros, sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados. En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben ser depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en operaciones ordinarias. f. Uso mnimo de cuentas bancarias La aplicacin del concepto de Cuenta nica dentro de los sistemas integrados de administracin financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando la tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera. Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de fondos. g. Uso de dispositivos de seguridad En los entes pblicos que dispongan de equipos informticos, mecnicos o electrnicos, formando parte de los sistemas integrados de administracin financiera, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control

adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como para que permitan la posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas. h. Uso de indicadores de gestin El uso de indicadores de gestin que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, debe formar parte de los sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin que ayuden a reorientar las acciones, en los casos especficos. 10. Aplicables a la administracin de personal La Administracin de Personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicarn los siguientes Principios de Control Interno: a. Seleccin de personal capacitado Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado bajo criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto y su respectiva jerarqua, y dentro del marco legal correspondiente. Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con las unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a los intereses del ente pblico. b. Capacitacin contina Todo ente pblico deber programar la capacitacin de su personal en los distintos campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda. Los entes pblicos debern coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado de Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Pblicas y la Contralora General de Cuentas, para la programacin de la capacitacin de su personal, en forma permanente, as como el seguimiento de la aplicacin de lo aprendido. c. Vacaciones y rotacin de personal Vacaciones y rotacin de personal, generan la especializacin de otros servidores y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; adems permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos. Todos los entes pblicos, a travs de las unidades administrativas respectivas, deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los servidores, as como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento de las operaciones. d. Cauciones (Plizas de seguro) Cada ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o

plizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien.

III. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO El Control Interno es global; sin embargo, sus elementos son identificables y se relacionan con los siguientes aspectos. 11. El ambiente de control El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, bsicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente pblico, sus polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de operaciones, el personal, sus recursos y obligaciones, etctera; sus componentes son los siguientes. a. Filosofa de control interno Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administracin, de la filosofa de control interno, los valores ticos de sus servidores, los valores corporativos, y las polticas y estrategias para su desarrollo, implantacin y actualizacin permanente. b. Integridad y valores ticos Se refiere a las polticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que establecen los valores ticos institucionales que regulan la conducta de todo el personal de la organizacin. c. Competencia del personal Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas. d. Filosofa administrativa y estilo de operacin Se refiere a los criterios tcnicos y cientficos que regularn el proceso de las operaciones, as como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para cumplir con el proceso administrativo, en el marco de una planificacin y control operacional, que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y seguimiento, dentro del concepto de empresa en marcha e. Estructura organizacional La organizacin tiene que ver con una adecuada separacin de funciones de carcter incompatible, tomando en cuenta los objetivos institucionales y de servicio que sta brinda en el sector al que pertenece. La estructura organizacional debe responder a las necesidades de poner en ejecucin las funciones del ente pblico, as como de controlar las mismas.

f. Funcionamiento de la alta direccin Dependiendo del tipo de organizacin del ente, la definicin del rol del cuerpo colegiado de ms alto nivel (Junta de Directores, Comit de Auditora, Comit de Finanzas, etctera.), para que intervenga en las decisiones y conduccin de las operaciones es fundamental, as como la creacin de Comits que ejecuten y controlen reas especficas, dentro del proceso administrativo y operacional. g. Mtodos para fijar funciones y autoridad Las polticas y estrategias permitirn definir los mtodos que faciliten la asignacin de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad requerida para la ejecucin de las actividades de cada servidor. Dichas polticas y procedimientos, deben formar parte de un manual de organizacin y funciones. h. Mtodos de control gerencial Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de las distintas herramientas gerenciales para que realicen la supervisin de la ejecucin de las operaciones, as como para la evaluacin del control interno, las operaciones y sus resultados. La definicin, fijacin, respaldo y autoridad de las herramientas gerenciales, as como los medios de informacin gerencial, deben quedar claramente establecidos y conocidos por todos los niveles operacionales, de tal manera que se cumplan oportunamente. i. Polticas y prcticas de administracin de personal

Con base en las polticas y estrategias institucionales, la definicin de los criterios tcnicos que permitan seleccionar, contratar, evaluar, promocionar y sancionar al personal, es de fundamental importancia en el desarrollo de las operaciones y el grado de eficiencia con que stas se ejecuten. j. Influencias externas

Los mecanismos de informacin gerencial deben proveer de los datos necesarios sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la legislacin, crecimiento institucional, leyes gubernamentales, normas internacionales, etctera, que afecten las operaciones y la prctica del ente pblico, y que deben ser incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para garantizar la actualizacin permanente. 12. Evaluacin de riesgos Este componente involucra la identificacin y anlisis de riesgos relevantes, como base para determinar la forma cmo tales riesgos deben ser manejados. La evaluacin de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que estn involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales; para tal efecto es necesario establecer los siguientes aspectos:

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a. Objetivos de control Aparte de ser importante la fijacin de objetivos en cualquier actividad, los objetivos de control interno, representan la orientacin bsica de todos los recursos y esfuerzos, y proporcionan una base slida para un control interno efectivo, que se encaminan bsicamente a los siguientes campos: Objetivos de operacin, objetivos de informacin financiera, y objetivos de cumplimiento de la legislacin. b. Evaluacin de riesgos El establecimiento de un proceso de evaluacin, mediante el cual se identifiquen, analicen y se manejen los distintos tipos de riesgos, forma parte de un buen ambiente y estructura de control interno. Es necesario establecer un proceso suficientemente amplio que tome en cuenta sus interacciones ms importantes entre todas las reas al interior y exterior del ente pblico. El proceso debe incluir, sin importar la metodologa, la estimacin de la magnitud o significancia de los riesgos, la evaluacin de la frecuencia en que stos ocurren y el establecimiento de acciones peridicas. c. Manejo de cambios Esta actividad est enfocada a la identificacin de los cambios que pueden influir en la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos controles, diseados bajo ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras. Es de vital importancia la identificacin de las condiciones que pueden tener un efecto desfavorable sobre los controles internos, as como la seguridad razonable de que los objetivos sean logrados. 13. Los sistemas integrados contables y de informacin La integracin de los sistemas tanto contables como de informacin es de mucha importancia en el control interno, debido a que integran informacin de otros subsistemas, y, a travs de stos, se pueden integrar, procesar, resumir, consolidar e informar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales, as como para realizar evaluaciones especficas. Los sistemas pueden estar integrados a la estructura organizacional, as como a las operaciones; sus componentes son los siguientes: a. Polticas Contables La definicin de las polticas relacionadas con la contabilizacin de las operaciones es muy importante, por lo que se debe fijar con claridad, cundo se reconocen y registran los ingresos y egresos, as como los compromisos del ente pblico, con relacin a los presupuestos asignados, tomando como base los criterios desarrollados en el Sistema Integrado de Administracin Financiera.

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b. Aplicacin de principios contables El proceso de las operaciones debe contemplar los principios, normas de contabilidad, as como los procedimientos que los organismos rectores del SIAFSAG, han desarrollado para el sector pblico, y aquellos de origen internacional que sean aplicables a cada ente pblico, segn sus necesidades. El Sistema Integrado de Administracin Financiera, incorpora sus propios criterios tcnicos para la contabilizacin e informacin de las operaciones. c. Adecuacin a las Leyes El proceso de las operaciones debe estar enmarcado en la legislacin general para el sector pblico y aquella que particularmente rige a la institucin, adems de aquellas que norman el Sistema Integrado de Administracin Financiera. d. Registros Contables La existencia de registros contables para controlar e informar de la ejecucin y resultado de las operaciones, debe responder a las necesidades de control e informacin dentro del contexto institucional y los distintos niveles de consolidacin sectorial y nacional, bajo los criterios tcnicos del Sistema Integrado de Administracin Financiera. e. Informacin peridica La produccin de informacin interna y externa debe ser oportuna y guardar relacin con las necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su campo de accin y la autoridad asignada, as como para el control y agregacin, integracin y consolidacin que realicen otros organismos, con base en la informacin que produzcan los sistemas integrados de administracin y finanzas. f. Comunicacin La produccin de informacin no es suficiente si no se han diseado los canales de comunicacin tanto internos como externos. Estos canales deben informar de los aspectos relevantes a todos los niveles necesarios para apoyar la toma de decisiones oportunas y confiables, y la evaluacin de la gestin en todos los niveles institucionales, sectoriales y nacionales; la comunicacin es de vital importancia para la toma de decisiones oportunas y correctas. g. Procedimientos de registro Los pasos empleados para registrar y controlar las operaciones, en trminos de salvaguarda fsica y uso adecuado de los recursos, deben constar por escrito en un Manual General de Contabilidad, y en particular, para cada ente pblico o actividad gubernamental. El diseo del Sistema Integrado de Administracin Financiera, incluye los procedimientos de registro de las operaciones en forma centralizada en la Base de Datos Central (SIAF-CENTRAL), ubicada en el Ministerio de Finanzas Pblicas, la

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cual se alimenta desde las UDAFs de cada entidad, va Internet, por medio del SICOIN WEB. 14. Las actividades de control Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se controlen e informen con base en las necesidades generales y especficas que se desprenden del contexto del ente pblico y sus sistemas integrados de administracin y finanzas, se relacionan con los siguientes aspectos: a. Necesidad de controlar Los datos que se produzcan en las diferentes etapas del proceso, deben documentar adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado, creando un marco ptimo para la seguridad e integracin de la informacin, a travs de los sistemas integrados de administracin y finanzas. La necesidad de controlar se basa, adems, en los objetivos institucionales y el grado de autoridad que tiene cada ejecutivo en el proceso de toma de decisiones y rendicin de cuentas. b. Necesidad de informar Basada en las necesidades de los distintos sectores y niveles jerrquicos, ya que cada uno de ellos necesita informacin especfica para la toma de decisiones en forma oportuna, por lo que los sistemas integrados de administracin y finanzas, deben producir los informes necesarios para cumplir con una gestin administrativa oportuna y eficaz. Los sistemas contables, especialmente, producen informacin relativamente, til, por lo que no se puede utilizar para todo; la informacin es incompleta y puede conducir a juicios equivocados. Especialmente la informacin financiera, puede decir lo que ocurri pero no dice lo que va a ocurrir en el futuro, por lo que resulta insuficiente para conducir adecuadamente a un ente pblico. c. Sistemas integrados de informacin Todos los sistemas que funcionan en un ente pblico, se encuentran integrados o entrelazados con las operaciones o con la estructura organizacional, y la tendencia es que, stos, deben apoyar la implantacin de estrategias y como medios efectivos para la realizacin de las actividades de los entes pblicos. La calidad e la informacin, est ligada directamente con la capacidad de la gerencia, y constituye un verdadero activo institucional, para lo cual debe tener ciertas caractersticas como: relevancia en el contenido, oportunidad, actualizacin, accesibilidad; en la medida en que los sistemas de informacin apoyen las operaciones, en esa misma medida, se convierten en medio til de control.

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d. Necesidad de integrar, descentralizar o desconcentrar La centralizacin normativa y descentralizacin operativa contemplada en el Proyecto denominado Sistema Integrado de Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), debe tomar en cuenta los elementos sustantivos para que el ente pblico, adquiera la eficiencia operativa necesaria, fortaleciendo sus controles y agilizando sus acciones. Sin embargo, en la medida de las necesidades y realidades institucionales de cada ente pblico, se debe procurar que: Se integren actividades, informacin, funciones, procesos, etc.; Se descentralicen procesos, funciones, controles, autoridad, etc.; y, Se desconcentren actividades, informes, supervisin, control, especialmente la autoridad en las distintas actividades, para facilitar el flujo continuo de las operaciones.

e. Fijacin de lmites d e actuacin Como soporte de la ejecucin de las funciones y el ejercicio de la responsabilidad y autoridad asignadas a un funcionario, los procedimientos deben establecer con claridad cules son los lmites en su aplicacin, tanto al interior como al exterior del ente pblico. Las grandes actividades operativas dentro de una institucin, deben quedar bien establecidas para que se pueda especificar los lmites de actuacin en lo que se refiere a la autorizacin, al registro y a la custodia de los bienes. f. Apoyo a la toma de decisiones Todo esfuerzo de control e informacin, deben constituirse en un respaldo para el ejecutivo en las decisiones que ste tome, y en el proceso de rendicin de cuentas establecido para todos los niveles. g. Generar historia operacional Los procesos de control interno deben permitir crear la historia operacional, a ms de que la informacin pueda ser controlada y conservada en los archivos en la medida de las necesidades y con base en las leyes especficas. Los criterios de conservacin de la documentacin, deben formar parte de las medidas de control interno. 15. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura de control La gerencia debe realizar la supervisin y evaluacin sistemtica de los componentes y elementos que forman parte del ambiente y estructura de control interno, la evaluacin debe conducir a la identificacin de los controles dbiles, insuficientes o necesarios, para promover el apoyo de la gerencia para su reforzamiento y actualizacin.

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Los siguientes son los elementos que forman parte de este segmento: a. Actividades de supervisin Las actividades cotidianas de supervisin permiten observar si, efectivamente, los objetivos de control se estn cumpliendo y si los riesgos se estn controlando adecuadamente, a travs de la comparacin de los resultados, informes preparados al interior y exterior del ente pblico, registros contra existencias, manejo de riesgos, etctera, lo cual permitir detectar indicios de errores, fraudes o algn tipo de irregularidad. b. Evaluaciones independientes Los objetivos, extensin, enfoque y frecuencia de las evaluaciones, varan de un ente a otro, dependiendo de las circunstancias especficas. Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal interno, por personal o instituciones externos, o por profesionales independientes especializados. c. Informes de deficiencias El proceso de informacin de las evaluaciones, debe ser dirigido a quienes manejan y tienen autoridad sobre las operaciones, para que tomen decisiones para mejorar las debilidades de control interno.

IV. RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO El control interno representa el contexto institucional. Por sto, dentro de cada campo de accin, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la ejecucin de las funciones. 16. La Gerencia (Ministros, Directores, Rectores, etctera)

Por ser el principal responsable de la existencia y mantenimiento del control interno al interior del ente pblico, la gerencia deber: a. Disear la filosofa de control interno institucional, y una estrategia para su desarrollo a corto, mediano y largo plazos. b. Divulgar e instruir para que se apliquen las Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contralora General de Cuentas. c. Disponer el diseo de los procedimientos y las medidas de control interno complementarias, que permitan definir su propio ambiente y estructura de control interno de acuerdo a las circunstancias especficas del ente pblico, e informar a la Contralora General de Cuentas. d. Solicitar peridicamente, la evaluacin de los logros alcanzados utilizando todos los medios disponibles de control y seguimiento, que permitan mejorar y actualizar el control interno.

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e. Tomar las medidas correctivas que le permitan anular cualquier posibilidad de riesgos de errores o irregularidades o de uso indebido de los recursos institucionales, y optimizar el control interno. 17. Ejecutivos financieros

A ms de sus funciones tpicas del rea, debern exigir la aplicacin de las normas y procedimientos de control interno, para apoyar la prevencin y deteccin de informes financieros fraudulentos. 18. Comit de Auditora

Este rgano tiene la facultad de cuestionar a la gerencia relacionado con el cumplimiento de sus responsabilidades, adems de asegurar que se tomen las medidas correctivas necesarias. 19. Comit de Finanzas

Contribuye a fortalecer el control interno a travs de evaluar la consistencia de los presupuestos con los planes operativos. 20. rea jurdica

Contribuye con la revisin de los controles y otros instrumentos jurdicos, con el fin de salvaguardar los recursos. 21. La Auditora Interna

La Unidad de Auditora Interna tiene la responsabilidad de evaluar permanentemente toda la estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de informacin, para evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, asegurando su solvencia actual y aquella impuesta por la dinmica necesaria de una organizacin. Debern informar oportunamente de cualquier anomala para que la administracin tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los riesgos existentes. 22. Los funcionarios pblicos

Todo servidor pblico es responsable, en el campo de su competencia, por aplicar las Normas Generales de Control Interno y buscar e informar de nuevos mtodos de trabajo que aumenten la eficiencia operacional y los controles de su rea, as como denunciar irregularidades que conozcan y descubran como producto de su trabajo. 23. La Contralora General de Cuentas

Como rgano Rector del Control Gubernamental, es responsable por establecer las Normas Generales de Control Interno (NGCI) que permitan:

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a. A cada ente pblico, definir su propio ambiente y estructura de control interno, basado en la complejidad, el mbito de las operaciones, y las circunstancias presupuestarias propias de las mismas. b. Asesorar en la implantacin de las Normas Generales de Control Interno, as como en la aplicacin de las recomendaciones que emita la Unidad de Auditora Interna y las firmas privadas que sean contratadas, para fortalecer el control interno. c. Evaluar peridicamente la existencia, implantacin y actualizacin de los sistemas operacionales, y el control interno en todos los entes que conforman el sector pblico. 24. Los Auditores independientes

Todo auditor independiente o firma privada de auditores que sea contratada, para que realice trabajos de auditora en el sector pblico, es responsable por evaluar el control interno para detectar los niveles de riesgo existentes en todos los elementos del control interno, e informar el resultado de su trabajo, incluyendo las recomendaciones respectivas para mejorar las deficiencias detectadas. 25. Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)

Contribuyen mediante el establecimiento de requerimientos de control interno, a travs del examen directo de las operaciones de la organizacin. V. TIPOLOGIA DEL CONTROL INTERNO Los diferentes tipos de control interno existentes dentro de la administracin pblica, dependen de las reas y del momento de su aplicacin. 26. Control Interno Administrativo Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de decisin que llevan a la autorizacin de transacciones o actividades por la administracin, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia de la poltica prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados. Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economa de los procesos de decisin. 27. Control Interno Financiero Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificacin de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre el activo, pasivo y patrimonio institucional. 28. Control Interno Previo Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo

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regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la institucin. Es de suma importancia que se definan y se desarrollen los procedimientos de los distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la informacin a producir. Los distintos momentos que deben identificarse y desarrollar sus procedimientos, en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al: control previo, control concomitante y control posterior interno. 29. Documentacin del Control Interno El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislacin, sistemas, documentacin de soporte, informacin y dems criterios utilizados en las operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten.

VI. RECTORIA DEL CONTROL INTERNO 30. De la institucin Como responsable primaria de la ejecucin y control de las operaciones, en el marco institucional, deber aplicar las Normas Generales de Control Interno y las medidas que deban incorporarse a los sistemas diseados, para asegurar el cumplimiento de los requisitos mnimos operacionales tales como la aplicacin de polticas, procedimientos, leyes, y reglamentos. 31. De la Contralora General de Cuentas Como rgano Rector del Control Gubernamental, segn el mandato Constitucional y Legal, ser quien emita las Normas Generales de Control Interno que complementen los sistemas que se diseen e implanten en el sector pblico. Promocionar los cambios que introduzcan reformas para darle mayor eficiencia y garantizar que el proceso de rendicin de cuentas sea claro y oportuno.

VII. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO 32. Definicin Las Normas Generales de Control Interno, constituyen el elemento bsico para desarrollar adecuadamente la organizacin, las polticas y los procedimientos que sern incorporados a los sistemas integrados de administracin y finanzas, con el objeto de controlar las operaciones institucionales. Asimismo, constituyen el marco de referencia para evaluar la eficacia del control interno. 33. Objetivos

Las Normas de Control Interno tienen como objetivos los siguientes:

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a. Dar las bases para estructurar el control interno en cada ente pblico. b. Orientar y fortalecer el control interno en cada ente del sector pblico, en el marco del concepto de Rendicin de Cuentas. c. Permitir la evaluacin del control interno y definir el grado de responsabilidad de los servidores en los diferentes niveles de la organizacin. d. Facilitar la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economa de la administracin pblica. e. Permitir que los sistemas sean auditables para el desarrollo eficiente de la Auditora interna y externa. 34. Importancia

Las Normas Generales de Control Interno se consideran importantes porque: a. Sirven de gua en el desarrollo de procedimientos de control e informacin, y como parmetros para medir su eficiencia. b. Son uniformes y especficas para temas que son afines en todas las instituciones. c. Son indispensables para disponer de un buen ambiente de control interno institucional. d. Son obligatorias y su actualizacin y mantenimiento obedecen a la evolucin institucional. 35. Fundamento de las normas

El diseo de las Normas Generales de Control Interno, debe considerar la literatura tcnica disponible emitida por los organismos internacionales de control, Universidades, autores destacados, auditores internos y externos, as como las condiciones y costumbres nacionales. 36. mbito de aplicacin Las Normas Generales de Control Interno son parte integrante del Control Gubernamental que se aplicar en todo el sector pblico. a. En los sistemas operacionales Diseados para la administracin de los recursos pblicos que comprende el funcionamiento de los sistemas de administrativos y el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), compuesto por los subsistemas de: Presupuesto, Crdito Pblico, Tesorera, Administracin de Personal, Administracin de Bienes y Servicios, Contabilidad Integrada y los medios informticos como soporte del proceso de informacin.

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b. En el sector pblico guatemalteco Se extiende a todas las personas que tengan a su cargo la custodia y manejo de fondos pblicos u otros bienes del Estado, del Municipio, de la Universidad, de las instituciones estatales autnomas, semiautnomas o descentralizadas, as como sobre las dems entidades o personas que reciban fondos del Estado y las que hagan colectas pblicas. El control interno, Involucra a todos los entes pblicos que conforman los tres Organismos del Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial) y toda otra persona jurdica donde el Estado forme parte del patrimonio. 37. Compatibilizacin Todas las normas, disposiciones internas y procedimientos administrativos que se dicten o establezcan en cada institucin, estarn en concordancia con las Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contralora General de Cuentas. 38. Obligatoriedad Las Normas Generales de Control Interno constituyen la base terica para desarrollar el ambiente y estructura de control interno, por lo que, obligatoriamente, stas se incorporarn en las regulaciones especficas del Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), y en cualquier otro sistema en funcionamiento en cada institucin del sector pblico 39. Mantenimiento y actualizacin Por ser de carcter tcnico, las Normas Generales de Control Interno emitidas por la Contralora General de Cuentas, sern revisadas peridicamente, a fin de garantizar su actualizacin, segn el desarrollo de los sistemas de administracin y los avances tecnolgicos. La mxima autoridad de cada institucin tiene la responsabilidad de promocionar el mantenimiento y actualizacin de las Normas Generales de Control Interno, y sugerir los cambios, de ser el caso, a la Contralora General Cuentas. 40. Emisin y divulgacin La Contralora General de Cuentas, es la responsable por la emisin, publicacin y divulgacin de las Normas Generales de Control Interno (NGCI), y de asesorar para garantizar la implantacin de las mismas en forma eficiente y oportuna en todos los entes del sector pblico. 41. Seguimiento La aplicacin de las Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contralora General de Cuentas, ser evaluada en forma permanente por la Unidad de Auditora Interna de la respectiva institucin y, en todos los casos, por el ejercicio de la auditora externa gubernamental, a travs del Sistema de Auditora

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Gubernamental (SAG), de lo cual se desprendern acciones oportunas de actualizacin y mejoramiento. 42. Estructura y contenido de las normas Su estructura obedece al proceso administrativo y a los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), as como a otras actividades que se desarrollan en el sector pblico. 43. Coordinacin con otros organismos Tanto la Contralora General de Cuentas como la institucin, integrarn esfuerzos orientados a incorporar los avances tcnicos a travs de la coordinacin con organismos internos y externos que tengan que ver con la materia. VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 44. nica. Para hacer viable oficialmente la implantacin de las Normas Generales de Control Interno que se diseen, y garantizar que exista coordinacin con todos los niveles institucionales e interinstitucionales, la Contralora General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas Pblicas, formarn comisiones de trabajo al interior de cada ente pblico, la misma que debe estar formada por todos los sistemas y subsistemas que forman parte del Proyecto SIAF, y aquellos que sean complementarios.

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