Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins de arquivos: Documentos Contbeis, e Documentos Legais: DOCUMENTOS CONTBEIS

IS Os documentos contbeis devem ser arquivados em ordem cronolgica de data , em alguns casos em ordem cronolgica de lanamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por ms, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa . Os principais documentos contbeis so: notas de compra/servios notas de vendas/servios extratos bancrios duplicatas pagas comprovantes de despesas/custos cpias de cheques comprovantes de dbitos/crditos bancrios outros documentos contabilizados DOCUMENTOS LEGAIS Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos: 100 200 300 400 500 600 700 800 FEDERAL ESTADUAL MUNICIPAL MINISTRIO DO TRABALHO CONTRATOS INSS SINDICAL DIVERSOS

Por sua vez, cada setor dividido em: 100 - FEDERAL 101 Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 102 Declarao do Imposto de Renda - Pessoa Jurdica 103 Ficha de Alterao do CNPJ 104 Pedido de Restabelecimento do CNPJ 105 Certido Negativa do Imposto de Renda e CRJF 106 Comunicaes de Aumento de Capital 107 Demonstrativos dos Duodcimos

108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124

CAIF Comunicaes de IPI e IRPJ DIRF Carto do CNPJ Notificaes - Auto de Infraes Baixa do CNPJ Certido Negativa por Encerramento de Atividades Programa de Alimentao ao Trabalhador DNER Defesas Utilidade Pblica Parcelamentos Termo de Opo - Simples Autorizao do DAC IPEM Diviso de Censura de Diverses Pblicas CADE - SDE

200 - ESTADUAL 201 Ficha Cadastral 202 Declarao para Codificao de Atividade Econmica 203 Declarao do Movimento Econmico Fiscal 204 ndice de Participao dos Municpios 205 Licena da CETESB 206 Demonstrativo das Operaes Interestaduais 207 Certido Negativa do ICMS 208 Autorizao para Confeco de Notas Fiscais 209 Auto de infrao 210 Parcelamento do ICMS 211 Notificaes 212 FIC - Ficha de Inscrio do Contribuinte 213 Declaraes 214 Alvar de Utilizao - Secr. Sade 215 Modelos de Notas Fiscais 216 Comprovao ZONA FRANCA 217 Conselho Regional de Educao 218 Secretaria de Segurana Pblica (Registro Arma) 219 IBDF - IBAMA 220 Defesas 221 Licena da Diviso do Exerccio Profissional

222 223 224 225 226

Utilidade Pblica Declarao de Microempresa Laudos Tcnicos Pedido/ Comunicao Uso Processamento de Dados Vigilncia Sanitria

300 - MUNICIPAL 301 Guia de Inscrio ou Atualizao 302 Ficha de Inscrio Cadastral 303 Taxas de Licena 304 Certido Negativa do ISS 305 Declarao Anual do Movimento Econmico 306 Cadastramento de Anncios 307 Pedido de Vistoria 308 Comunicados 309 Imposto Predial 310 Auto de Infrao e Intimao 311 Autorizao para Impresso de Notas Fiscais 312 Habite-se / Auto Vistoria 313 Alvar de Funcionamento 314 Defesas 315 Utilidade Pblica 316 Declarao de Microempresa 317 Parcelamentos 318 Cancelamentos 319 CONTRU/FICAM 320 Regime Especial

400 - MINISTRIO DO TRABALHO 401 Cadastro de Empresas 402 Relao de Empregados Menores 403 RAIS / DCPIS 404 CIPA 405 Certificados de Aprendizagem SENAI 406 Reclamaes Trabalhistas - Defesas 407 Notificaes/ Processos/ Autos de Infrao 408 Certificados de Aprovao das Instalaes 409 Defesas 410 Acordo de Compensao

411 Laudos Tcnicos

500 - CONTRATO 501 Contrato Social - Ata de Constituio 502 Alteraes de Contrato 503 Contrato de Locao 504 Contrato de Uso de Veculos 505 Cadastro da Junta Comercial 506 Contrato de Assessoria 507 Contrato de Prestao de Servios 508 Reunies 509 Publicaes em Jornais 510 Atas 511 Contratos Diversos 512 Comprovante de Cauo de Locao 513 Certido Breve Relato-Junta Comercial 514 Xerox das Exigncias da Junta Comercial 515 Declarao de Alienao de Participaes Societrias 516 Baixa de Firma Individual p/ Transformao em LTDA. 517 Notificaes 518 Defesas 519 Recadastramento da Firma na Junta Comercial 520 Buscas na Junta Comercial e Cartrios

600 - INSS 601 602 603 604 605 606 607 608 609 610 611 612 613 614

Pedido de Matrcula (Inicial) Certificado de Matrcula Cpia Autenticada de Registros Contbeis Certificado de Regularidade de Situao Certificado de Quitao Certificado de Taxa de Seguro Demonstrativo dos Salrios de Contribuio C.B. Alteraes: Nome, Endereo, CNPJ Declaraes de Rendimento do INSS Comprovante Inscrio Contribuio Individual Carns dos Scios Recadastramento Autos de Infrao

615 616 617 618

Defesas SESI Termo Ao Fiscal TAF Parcelamentos

700 - SINDICAL 701 Contribuio Sindical e Assistencial do Empregador 702 Conselho Regional de Farmcia 703 Dissdios Coletivos 704 Acordos 705 SENAI - SENAC 706 FINAME 707 Certides e Registros 708 CRA 709 Conselho Regional de Contabilidade-CRC 710 CRECI 711 CREA 712 Correspondncia Sindicato Patronal 713 Legislao e Processos 714 SUSEP 715 Certido Negativa de Dbito Salarial 716 Conselho Regional de Medicina 717 EMBRATUR 718 Conselho Nacional do Cinema

800 - DIVERSOS 801 CACEX 802 Certido de Registro de Capital Estrangeiro 803 Procuraes / Declaraes 804 Balanos e Balancetes 805 Documentos dos Scios ( xerox ) 806 Marcas e Patentes 807 Correspondncias 808 Consultas 809 Certides Negativas - Frum - Cartrios - J.Federal - FGTS 810 Escrituras 811 Apurao do Ativo Imobilizado - TELESP 812 Ajustes de Balano 813 Laudo de Avaliao

816 817 818 819 820 821 822 823 824 825 826 827 828 829

Relatrios Inventrio Depsito Inicial Cadastro de Fornecedores e Associaes Convocaes Atestado de Residncia e Capacidade Tcnica Cadastro de Bancos Mapas de Depreciaes Alvars Seguros Carta de Fiana Eletrobras BNDES Consrcios

As guias de recolhimento dos impostos e contribuies, bem como outros documentos esto divididos em 5 (cinco) pastas como segue: PASTA A/1 Guias de Recolhimento do 01INSS Guias de Recolhimento e 02- Relao dos Empregados do FGTS Guias de Recolhimento do 03- IRRF, Pessoas Jurdica e Contribuio Social Guias de Recolhimento do 04ISS Cadastro de Admisso e 05Demisso dos Empregados Guias de Recolhimento do 06PIS, Finsocial e COFINS Guias de Recolhimento e Relao dos Funcionrios de 07Contribuio Sindical e Assistencial Folhas e Envelopes de 08Pagamento PASTA B/2 Guias de Apurao e 09Recolhimento do ICMS 10Guias de Apurao e Recolhimento do IPI

111213- Orientaes e Comunicados 14- Memos Empresa Contbil

15-

16-

PASTA C/3 17- Balanos

PASTA D/4 25- Fichas Financeiras e Informes

18- Balancetes 19- Cadastros e Declaraes 20- IBGE 21- DCTF 222324-

de Rendim. Folhas de Pagamento e Pro26Labore 272829303132- Documentos dos Autnomos

PASTA E/5 - Funcionrios

33343536373839-

40- Empregados Desligados 40.1 40.2 40.3 40.5 40.5 40.6