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1. SUMRIO 2. INTRODUO 3. OBJETIVO 4. APLICAO 5. PBLICO-ALVO 6. O QUE AUTOMAO COMERCIAL? 7. RAZES PARA AUTOMATIZAR SUA LOJA 8.ROTEIRO PARA AUTOMAO DA LOJA - PROJETO 8.1. ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAO(PARTE 1) 8.1. ETAPAS DO PROJETO DE AUTOMAO(PARTE 2) - PLANEJAMENTO EXECUTIVO OU PREPARAO 9. FATORES CRTICOS DE SUCESSO NA AUTOMAO 10. COMENTRIOS FINAIS 11. INFORMAES IMPORTANTES 11.1. COMO TORNAR-SE UM ASSOCIADO EAN BRASIL?
APRESENTAO
As relaes comerciais entre os diversos parceiros na Cadeia de Suprimentos tm evoludo muito nos ltimos anos. As possibilidades de otimizao e de melhor gerenciamento do fluxo fsico de produtos e do fluxo de informaes merecem cada vez mais a ateno das empresas. H uma busca constante pela melhoria da qualidade do atendimento ao consumidor, da eficincia e da reduo dos custos operacionais. Isto tem sido uma constante, independentemente do porte das organizaes e do produto comercializado. As novas tecnologias trazem uma viso de que ainda melhores e maiores benefcios podem ser obtidos em toda a Cadeia de Suprimentos. Isso motiva e movimenta as empresas a continuarem os seus investimentos em ferramentas e sistemas de gerenciamento. Nessa busca pela disseminao das informaes, a organizao desenvolveu a "Biblioteca Virtual EAN BRASIL - encartes e guias sobre automao". Um material de fcil acesso que conceitua os usurios nos mais diversos temas. Os principais assuntos: automao, identificao por cdigo de barras, EDI e rastreabilidade so disponibilizados com navegao temtica e por ttulos. Cada um deles possui, no cone Menu, um pequeno resumo informando ao usurio o assunto tratado em cada uma das publicaes. A EAN BRASIL, com este HotSite, prope ao usurio uma forma de navegao atual e condizente com as inovaes tecnolgicas presentes mundialmente. Sergio Ribinik CEO EAN BRASIL
1. SUMRIO
Hoje , a informao o "bem" mais precioso do empresrio varejista e a base do gerenciamento eficiente e eficaz, que mantm o negcio e traz condies de crescimento sustentvel, fazendo frente a concorrncia de grandes empresas nacionais e internacionais. A automao comercial deve ser encarada como um importante investimento pelo varejista empreendedor que pretende, por meio de um controle efetivo de suas operaes comerciais, aperfeioar sua gesto buscando eficincia e produtividade. Com a automao do estabelecimento, o varejista prepara-se para atender com mais qualidade o exigente consumidor do novo sculo, uma vez que consegue conhecer melhor seus clientes e sua empresa. Pode, portanto, tomar decises rpidas tanto para realizar uma negociao, como para corrigir alguma falha, ter indicadores de desempenho, planejar de forma consciente o estoque, a compra e a venda, o fluxo de caixa, a exposio de mercadorias e as tendncias do mercado. No h mais razes para que os pequenos e mdios comerciantes deixem de investir em automao, uma vez que podemos encontrar no mercado uma infinidade de solues sob medida para cada setor ou tamanho, bem como, baixo custo e grande variedade de equipamentos, que so alternativas atraentes de investimento na automao. A EAN BRASIL lanou a edio atualizada do Guia Como Automatizar sua Loja, para auxiliar o empresrio empreendedor a planejar a automao de seu estabelecimento, e beneficiar-se dela plenamente, conseguindo os resultados esperados e fazendo uso da tecnologia no seu dia-a-dia. A automao, ento, far parte da vida do varejista, como hoje o ato de negociar.
2. INTRODUO
Os grandes avanos que esto ocorrendo na tecnologia da informao e nas telecomunicaes, tm provocado uma verdadeira revoluo no mundo dos negcios. As organizaes esto realizando um aumento gradativo e contnuo da eficincia e da competitividade em razo do acesso cada vez mais fcil e rpido informao, do surgimento de novos modelos de gesto e da globalizao dos mercados. Com estratgias caracterizadas pela reduo dos custos e pelo aumento da eficincia, as empresas lderes de mercado tm forado no s as suas prprias estruturas a se tornarem mais competitivas, mas tambm todos os seus fornecedores, tendo como fundamento estratgias colaborativas de gesto da cadeia de suprimentos. No varejo, a utilizao da automao nas operaes internas e no relacionamento com os parceiros comerciais cada vez mais primordial para o aumento da eficincia das operaes e a reduo dos custos. A utilizao da automao por meio da adoo do cdigo de barras e o EDI (Electronic Data Interchange) - Troca Eletrnica de Dados, so grandes provedores desta mudana. A EAN BRASIL est atenta evoluo do varejo e espera contribuir com suas ferramentas para o ganho de eficincia, qualidade e lucratividade.
3. OBJETIVO
O grande desafio hoje encontrar a soluo adequada ao negcio, pois a falta de conhecimento em tecnologia, a ansiedade em automatizar o estabelecimento e a falta de critrios na escolha, leva o comerciante a adquirir solues que sero motivos de frustrao futuramente. No difcil encontrar varejistas que passaram por esta dolorosa experincia. O Guia Como Automatizar sua Loja foi desenvolvido com o objetivo de atender aos pequenos e mdios varejistas de todos
os setores, que se sentem prejudicados quanto falta de informao e desconhecimento da tecnologia. A identificao padronizada de produtos e a comunicao entre a indstria e o varejo facilitam o processo de implantao da automao, e potencializam os ganhos, pelo estabelecimento de padres de cdigos de barras e comrcio eletrnico. Faz parte tambm dos objetivos do Guia Como Automatizar sua Loja que o varejista consiga obter os principais benefcios que a automao traz ao negcio, como o aumento da eficincia no ponto de venda, a velocidade na entrada de dados, a eliminao de erros de digitao, o controle rpido e preciso das informaes, a identificao de mudanas de hbitos de consumo dos clientes e por fim, a gesto de estoques em tempo real.
4. APLICAO
O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de como iniciar e desenvolver um Projeto de Automao no estabelecimento, auxiliando-o na identificao da melhor soluo em relao aos equipamentos e softwares ideais para o seu negcio. Alm do conhecimento das etapas de um Projeto de Automao, importante definir os objetivos da automao do estabelecimento e quais sero os resultados esperados para, posteriormente, aps a efetiva implantao, colher as informaes relativas evoluo das atividades e processos automatizados e quais os benefcios obtidos com a automao. importante tambm para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automao, entre elas a tecnologia de identificao (cdigo de barras) e a troca eletrnica de dados (EDI), que so as bases do Sistema EAN UCC, padro internacionalmente reconhecido e que proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um nico cdigo de identificao que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para a eficcia no processo de comercializao de produtos. Os cdigos EANUCC possibilitam a identificao de mercadorias, padronizam exportaes e garantem segurana no recebimento, controle de estoque e gesto administrativa por meio de informaes rpidas e precisas. O emprego dos padres envolve a aplicao das estruturas de cdigo de barras padronizadas em seus vrios nveis, das unidades comerciais s unidades logsticas. Nesse caso, possibilitam a completa integrao e rastreabilidade das operaes logsticas e comerciais do setor, desde os fornecedores das matrias-primas, fabricantes, varejistas at o consumidor final. As estruturas padronizadas de identificao tambm so aplicadas ao processo de implantao de sistemas de comrcio eletrnico, principalmente nos modelos de troca de mensagens padronizadas, o EDI (Intercmbio Eletrnico de Dados).
5. PBLICO-ALVO
O pblico-alvo do Guia Como Automatizar sua Loja formado por varejistas de todos os setores; alm de distribuidores e atacadistas; provedores de solues de tecnologia da informao; fornecedores de equipamentos e desenvolvedores de software para automao comercial.
coragem, liderana, disciplina de trabalho e tcnicas ensinadas neste material. Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFCIOS que a Automao poder trazer ao seu negcio, em relao Operao, Gesto, s Conformidades Legais, Qualidade e Produtividade.
simples e estruturada, planejar as fases do processo de automao. por isso que a realizao de um Projeto de Automao Comercial imprescindvel para o sucesso da automao, somente por meio desta ferramenta que o varejista ter claramente as informaes necessrias do negcio, conseguir identificar a melhor soluo de hardware e software para a loja e obter os melhores resultados. O que o varejista deve ter em mente que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e implantao das ferramentas da automao comercial, permitir uma gesto eficiente e lucrativa do negcio. O ideal tirar o mximo de proveito da automao maximizando o investimento, revertendo, portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade s expectativas do consumidor. Um Projeto de Automao depende da dedicao e perseverana do varejista, uma vez que normalmente no um processo simples. Para obter-se sucesso com um Projeto de Automao necessrio que o empresrio tome alguns cuidados, que se comprometa e exija o comprometimento de seus funcionrios com o processo de automao. O principal objetivo do Projeto identificar a soluo adequada ao negcio, atingindo as diretrizes determinadas para a sua realizao. O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garantem o resultado positivo esperado: "A automao funciona e muito bem!".
8.1.1.PLANEJAMENTO ESTRATGICO
Nesta etapa, voc se concentrar nas questes "o que somos" e "o que queremos ser", para poder determinar como a Automao Comercial levar seu negcio "at l". Estrategicamente, preciso investir mais tempo planejando, pois esse tempo ir reverter-se em reduo de custo do Projeto, ou de um cronograma mais favorvel de desembolso.
A.EQUIPE DO PROJETO
Dever ser indicado um responsvel pelo planejamento, como coordenador do Projeto, podendo este ser o dono do negcio, um gerente, um consultor ou o responsvel pela rea de informtica. A Equipe do Projeto dever ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja e que conheam muito bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com equipamentos e softwares. Caso no haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessrio, o melhor procurar apoio especializado. Existem diversas formas de buscar respostas s dvidas, tais como: conhecer lojas que atuem no mesmo ramo e que j tenham implantado a automao; visitar feiras de revendedores de equipamentos e softwares de automao comercial, conversar com especialistas em tecnologia da informao e em automao; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma demonstrao sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados que iro esclarec-lo melhor; e por fim, participar de treinamentos por meio de seminrios, palestras e cursos sobre automao comercial em Associaes e entidades que se propem a capacitar varejistas. A EAN BRASIL dispe de cursos especficos para Automao Comercial, ministrados em sua sede em So Paulo, e nas Associaes Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Mais informaes: 0800.110789 ou acesse o calendrio de cursos e eventos no site http://www.eanbrasil.org.br. A contratao de um consultor especialista em automao comercial para gerenciar o Projeto tambm pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a soluo adequada. Reforamos a necessidade de comprometimento de todos participantes da Equipe do Projeto para realizao das atividades, determinao de prazos, acompanhamento e execuo, inclusive, sempre contando com o apoio e patrocnio do dono do negcio.
B.ANLISE DO NEGCIO
Na fase de anlise do negcio a primeira coisa a fazer identificar as necessidades gerenciais e operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a automao. importantssimo que haja a definio dos objetivos especficos da automao, quais os resultados que queremos alcanar com a automao do estabelecimento.
Esta fase delineia toda a execuo do Projeto, uma vez que determina qual direo tomar e, ao final , o objeto de checagem. O Projeto de Automao dar os resultados esperados se as necessidades gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas aps a implementao. Por isso, o estudo detalhado da situao atual em contraposio situao desejada fundamental.
Realizado o levantamento da situao atual, necessrio o estabelecimento de prioridades para o incio do processo de automao. Pode-se iniciar selecionando as reas que podem ser automatizadas de modo mais simples e rpido ou ainda selecionar aquelas que so realizadas de forma precria e sobre as quais a automao trar resultados positivos rapidamente. Determine seus pontos fracos (que provocam perdas de vendas e de lucro, precisando ser reparados) e fortes (suas vantagens competitivas, que precisam ser preservadas).
Os riscos devem ser levados em conta em todo o ciclo de vida do Projeto de automao. No incio do Projeto, os riscos so sempre mais elevados, sendo minimizados ao longo deste e bastante reduzidos ao final da implementao. Alguns fatores de risco que devem ser analisados ao longo do Projeto: Custo x Benefcio: os custos da automao devem ser compatveis com os benefcios esperados num perodo de tempo mnimo para que ocorra o retorno do investimento; Adeso da equipe: o risco de resistncia dos funcionrios bastante alto, que deve ser contornado por meio do envolvimento e treinamento contnuo deles; Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reunies peridicas para informao dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com mais detalhes, nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software / Aplicativo.
8.1.2.PLANEJAMENTO BSICO
Nesta etapa, voc estar concentrado na escolha das opes tecnolgicas mais adequadas aos seus objetivos presentes e futuros, assim como em negociaes com fornecedores de hardwares (equipamentos, perifricos) e softwares. Ao final desta fase, o Projeto de Automao Comercial estar "formatado" e contratado. Ou seja, o que ser feito, quem far e quanto custar.
A.3.2.Suporte e Treinamento
O fornecedor do aplicativo dever explicitar no contrato de prestao de servios como ser o suporte e o treinamento durante e ps-implementao. O suporte poder ser remoto (fora da empresa), on site (dentro da empresa), 7 x 24 (7 dias por semana, 24 horas por dia), etc. A grade de atendimento de suporte dever ser adequada s necessidades de cada empresa, obedecendo aos horrios de trabalho dos usurios do sistema aplicativo e do negcio. O treinamento um fator bastante crtico, pois a base para o bom uso do aplicativo. Este treinamento dever ser dado antes do incio da utilizao do aplicativo e para todas as pessoas que o utilizaro.
A.3.3.Experincia no ramo
O fornecedor dever conhecer o ramo de atuao de comrcio com profundidade para que o desenvolvimento ou parametrizao seja facilitado e implementado com qualidade e voltados s melhores prticas do mercado. Visite lojas nas quais o fornecedor implantou o sistema. Informe-se sobre seu desempenho.
A.4.2.Capacidade de expanso
O aplicativo deve ser expansvel, ou seja, medida que a empresa vai crescendo, ele deve ter a capacidade de acompanhar este crescimento, sendo aberto incluso de novas funcionalidades e transaes.
A.4.3. Modular
Quando desenvolvido em mdulos, a implementao, treinamento, manuteno e expanso do aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transaes de negcio, no afetando quelas transaes que no necessitam sofrer alteraes.
A.4.4. Integrao
No devemos esquecer que estes mdulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para evitar rupturas nas transaes de negcios ou afetar a viso global dos resultados do negcio. Isso significa, por exemplo, que o mdulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao mdulo de finanas, disparando uma transao de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o desenvolvimento de um Projeto de automao comercial deve prever um mnimo de conexo Internet, principalmente para fins de pesquisa de preos de fornecedores e uso de correio eletrnico. D preferncia a softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma procedncia. No sendo possvel, faa com que os fornecedores garantam a integrao dos aplicativos antes do fechamento do contrato.
- Recebe comandos de um computador externo; - Existem modelos mais completos, com 2 estaes, capazes de imprimir documentos avulsos, como cheques, por exemplo.
B.3. Coletores:
- Microcomputadores portteis que podem incluir leitor ptico ou no; - Compacto, capacidade de memria varivel, utilizado na retaguarda do varejo, possibilidade de transmisso instantnea de dados via radiofreqncia; - Alguns possibilitam conexo de perifricos como impressoras, modems, alm de poder serem conectados a PCs para enviar e receber informaes.
B.5. Micro-registradora
um microcomputador de tamanho bem reduzido, com display e teclados para operador: alguns possuem processador, drive, portas para mouse etc. Possui a principal caracterstica de ocupar pouco espao na loja.
serem automatizados, identificando que tipo de ferramenta ser utilizada para a automao de cada atividade (hardware / software). Tendo como base as tarefas e procedimentos a serem automatizados e a ferramentas necessrias, ser possvel fazer um Cronograma de Aquisio e Investimentos, identificando, ento, se haver necessidade de financiamentos ou ser realizado com recursos prprios.
B. TREINAMENTO DE USURIOS
Durante o treinamento, todas as situaes do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta assim como as possveis excees e como proceder nestes casos. Deve-se levar em conta todas as funes a serem desempenhadas pelos funcionrios no novo sistema a ser implantado e ter sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas crticas.
Todos os nmeros de identificao devero estar "justificados" em 14 dgitos, recebendo "zeros" esquerda quando necessrio. O GTIN serve para identificar o Item comercial, ou seja, definido como qualquer item, produto ou servio, sobre o qual h necessidade de recuperar informaes predefinidas e que possa receber preo, ser encomendado ou faturado em qualquer ponto na cadeia de suprimentos.
ITEM COMERCIAL
EAN/UCC-13
Esta estrutura composta por treze dgitos numricos, sendo principalmente utilizada na identificao de itens comerciais.
EAN/UCC-8
Esta estrutura composta por oito dgitos numricos, usada na identificao de itens comerciais que no possuam rea de impresso suficiente para o cdigo EAN/UCC-13. O uso dessa estrutura somente poder ser realizado com aprovao tcnica da EAN BRASIL.
UCC-12
Estrutura composta por 12 dgitos numricos, utilizada na identificao de itens comerciais nos Estados Unidos e Canad. Semelhante ao cdigo EAN/UCC-13.
8.1.4.IMPLANTAO
Para que o sucesso da fase de implantao seja alcanado de forma mais suave e rpida, as etapas anteriores devem ter sido
realizadas de forma cuidadosa e detalhada. Faa um check-list de todas as atividades antes da implantao.
tratadas de forma a no prejudicar a automao da loja. Existem vrias formas de faz-lo, por meio de motivao, realocao de pessoal para outras atividades, integrao das pessoas contrrias para participarem ativamente do Projeto de Automao etc. e) Tratamento das Informaes: H uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a necessidade de um rigoroso planejamento e administrao desses cadastros - alinhamento de dados. Se os cadastros viabilizam os benefcios da automao, eles exigem, em compensao, uma frrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga de informaes, dada abundncia de dados antes indisponveis. Assim, preciso repensar os relatrios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta contedo, formato e periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentao (on line, batch, consulta etc.). Ainda em razo da nova carga de informaes, indispensvel que estas sejam avaliadas discriminando-se o que relevante do que apenas interessante saber. Embora no seja o costume anterior, deve-se passar a empregar mtodos de seleo do tipo "curva ABC", entre outros. Em resumo, a Automao Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nos processos da empresa e proporcionam benefcios concretos.
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