FACULTAD DE INGENIERA

Carrera Ingeniera de Sistemas

MODALIDAD DE GRADUACIN

Proyecto de Grado

Anlisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuracin del software OpenBravo para la gestin de Ventas y Contabilidad asociada a las Ventas en la empresa P&S

Oscar Marcos Amelunge Ruiz

Santa Cruz - Bolivia 2010

FACULTAD DE INGENIERA
Carrera Ingeniera de Sistemas

MODALIDAD DE GRADUACIN

Proyecto de Grado

Anlisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuracin del software OpenBravo para la gestin de Ventas y Contabilidad asociada a las Ventas en la empresa P&S

Oscar Marcos Amelunge Ruiz NR. 2003210474

Proyecto de Grado para optar al grado de Licenciado en Ingeniera de Sistemas

Santa Cruz - Bolivia 2010

ABSTRACT
TITULO : Anlisis de requisitos, Modelado de Procesos y Configuracin del software Openbravo para la gestin de Ventas y Contabilidad asociada a las Ventas en la empresa P&S. : Oscar Marcos Amelunge Ruiz.

AUTOR

PROBLEMATICA El presente documento, describe la realizacin del anlisis de requisitos, modelado de procesos y configuracin del software Openbravo para la gestin de Ventas y contabilidad asociada a las ventas en la empresa P&S. OpenBavo es un sistema de cdigo abierto desarrollado en JAVA, lo cual le da una gran flexibilidad en comparacin con otros propietarios. La metodologa empleada, es ASAP, Accelerated SAP que se adapto para el presente trabajo. La primera parte del trabajo describe en detalle la planificacin y preparacin del Proyecto, as como la principal herramienta, Openbravo. La segunda parte, est orientada al diseo y realizacin, dnde se define el modelo del negocio y se configura el sistema en base los procesos identificados. Una serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la configuracin para salir en productivo con una versin beta. OBJETIVO Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos configurar el software Openbravo para la gestin de contabilidad general y ventas de la empresa P&S. CONTENIDO a) Plan del Proyecto; b) P&S; c) Openbravo; d) Metodologa ASAP e) Preparacin del Proyecto; f) Modelado del Negocio; g) Configuracin de Openbravo ERP h) Pruebas del sistema; i) Conclusiones y Recomendaciones.
CARRERA PROFESOR GUIA DESCRIPTORES O TEMAS E-MAIL FECHA : Ingeniera de Sistemas : Lic. Luis Marcelo Suarez Vaca-Rivera. : Openbravo, Modelo del negocio, Pruebas. : oscar.amelunge@gmail.com : Julio de 2010.

AGRADECIMIENTO En esta seccin se realizara el agradecimiento correspondiente

RESUMEN

El presente documento, describe la realizacin de cada una de las etapas de anlisis, diseo de procesos y configuracin, poner en funcionamiento el software Openbravo en la empresa P&S

La metodologa a emplear, es ASAP, Accelerated SAP, metodologa que proveer un marco de referencia para la realizacin de etapas y tareas de la presente implementacin.

La primera parte describe en detalle la planificacin del Proyecto, adems de contener un marco terico que da referencia acercar del software Openbravo.

La segunda parte, est orientada al anlisis del negocio, diseo de procesos y configuracin de los mdulos de contabilidad general y de ventas del Openbravo. Una serie de pruebas unitarias e integrales, ponen a punto la configuracin para tener una versin en funcionamiento del software.

En la tercera parte, se describen las conclusiones y recomendaciones derivadas de las experiencias del presente proyecto.

INTRODUCCION

TABLA DE CONTENIDO

.PARTE I PLANIFICACIN Y PREPARACIN DEL PROYECTO ................................................... 2 1. PLAN DE PROYECTO ............................................................................................................................ 3 1.1. INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 3 1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA ................................................................................................ 3 1.3. SITUACION PROBLEMTICA ......................................................................................................... 3 1.4. SITUACION DESEADA ....................................................................................................................... 4 1.5. OBJETIVOS ........................................................................................................................................... 4 1.5.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................................................... 4 1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS............................................................................................................. 4 1.6. ALCANCE .............................................................................................................................................. 5 1.7. METODOLOGA Y HERRAMIENTAS ............................................................................................. 5 1.8. ASAP ....................................................................................................................................................... 5 1.8.1. FASE 1 - PREPARACIN DEL PROYECTO ................................................................................ 6 1.8.2. FASE 2 - DISEO DEL NEGOCIO .................................................................................................. 7 1.8.3. FASE 3 - REALIZACIN .................................................................................................................. 7 2. SOFTWARE OPENBRAVO.................................................................................................................... 8 2.1.1. AREAS DE APLICACIN DE OPENBRAVO ............................................................................... 8 2.1.2. GESTIN DE DATOS MAESTROS ................................................................................................ 9 2.1.2.1. CONFIGURACIN DE TERCEROS .......................................................................................... 10 2.1.2.2. PRODUCTOS ................................................................................................................................. 11 2.1.3. GESTIN FINANCIERA Y CONTABILIDAD ............................................................................ 12 2.1.3.1. CONTABILIDAD .......................................................................................................................... 12 2.1.4. GESTIN DE VENTAS ................................................................................................................... 13 2.1.4.1. PEDIDO DE VENTA ..................................................................................................................... 13 2.1.4.2. ALBARN (CLIENTE) ................................................................................................................. 13 2.1.4.3. FACTURAS (CLIENTE) ............................................................................................................... 14

PARTE I PLANIFICACIN Y

PREPARACIN DEL PROYECTO

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO 1. PLAN DE PROYECTO 1.1. INTRODUCCIN En la actualidad las grandes disciplinas empresariales como la contabilidad, las finanzas, los modelos de inventarios, modelos de presupuesto, etc. han alcanzado un alto nivel de estandarizacin, debido a la eficiencia que presentas, en consecuencia toda la tecnologa de conocimiento que estas abarcan ha sido plasmada en productos de software parametrizables.

1.2. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA La empresa P&S es una PYME que se especializa en la fabricacin y venta de artesanas en porcelana fra, cuenta con una amplia gama de productos los cuales estn a la venta en tres sucursales.

Actualmente el registro de venta de productos en la empresa P&S es realizado utilizando planillas de Excel. En cada una de sus sucursales se registran las ventas del da y al final de la jornada laboral se procede a los respectivos cierres de caja, se enva por correo electrnico las planillas de Excel a la administradora, al da siguiente o dependiendo de la carga de trabajo, la administradora utiliza las planillas de Excel como informacin de entrada en su sistema contable.

P&S cuenta con un sistema contable el cual es una aplicacin WINDOWS de escritorio que fue implementada solamente para el manejo de la contabilidad, no cuenta mdulos de ventas por lo cual la informacin concerniente a las ventas debe ser introducida en el sistema contable de forma manual, dicha situacin conlleva en un manejo contable poco eficiente y poco fiable.

1.3. SITUACION PROBLEMTICA El problema principal de P&S es la falta informacin contable oportuna que refleje las ventas en forma inmediata (en lnea) y permita la generacin de reportes contables tanto para los administrativos de la empresa como para las entidades reguladoras del gobierno.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Las planillas de Excel para el registro de ventas y la carga manual de estos datos al sistema contable, significan un proceso lento y poco fiable debido a que los archivos de Excel se pueden corromper y la informacin de los mismos es fcilmente manipulable.

Dentro de la problemtica actual de la empresa frente a la gestin contable y gestin de ventas se pueden destacar los siguientes puntos: No existe integracin contable automtica de las ventas que realizan las sucursales. Falta de informacin contable (con respecto a las ventas) oportuna y confiable. Demora en el proceso de cierre contable.

Los propietarios de P&S pretenden expandir su negocio con la apertura de 2 sucursales mas, lo que se traducir en mas ventas y por ende mayor flujo de informacin, por lo tanto se han visto en la necesidad de cambiar su actual sistema contable por un software que les permita reflejar en la contabilidad de manera automtica, eficiente e inmediata las ventas realizadas en sus distintas sucursales, para lo cual han elegido Openbravo.

1.4. SITUACION DESEADA Contar informacin contable fiable y oportuna que refleje las ventas en forma inmediata.

1.5. OBJETIVOS 1.5.1. OBJETIVO GENERAL Analizar los requisitos funcionales, modelar los procesos del negocio y en base a estos configurar el software Openbravo para la gestin ventas y contabilidad asociada a las ventas de la empresa P&S.

1.5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Los objetivos especficos que se pretenden alcanzar son: Recopilar los requisitos empresariales de P&S. Analizar los requisitos empresariales. Crear un modelo de los procesos de negocio de P&S.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Instalar y configurar Openbravo ERP en base al modelo de los procesos del negocio.

1.6. ALCANCE El alcance estar definido por la identificacin, anlisis y posterior configuracin en el software Openbravo de los procesos de venta de la empresa P&S, las transacciones contables asociadas a estos.

1.7. METODOLOGA Y HERRAMIENTAS 1.8. ASAP ASAP, Accelerated SAP [ASAP] es una solucin de SAP para implantaciones rpidas y eficientes en un entorno empresarial. Consiste en una gua paso a paso a travs de cada una de las fases del proyecto.

Combina una tecnologa probada con herramientas, servicios y gestin de calidad para optimizar las implementaciones de R/3. Ofrece ayuda a la gestin de proyectos. La ventaja principal es que ASAP se centra especficamente en las implementaciones

rpidas de SAP, se apoya en las experiencias de los consultores y permite, gracias al roadmap, o plano del proyecto, el equipo del proyecto tenga siempre una visin global de lo que sucede en el proyecto.

Entre los conceptos generales de la Metodologa ASAP tenemos: - Organizacin por procesos. - Definicin del modelo. - Prototipo Iterativo. - Gestin por entregables y uso de aceleradores. - Uso de herramientas de soporte. - Escalabilidad - puede fcilmente adaptarse a proyectos grandes o pequeos. - Orientacin por Temas - definicin de competencias necesarias para desarrollar cada tarea o actividad.

El modelo de implantacin consta de las siguientes fases:

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Preparacin de Proyecto Diseo del Negocio Configuracin del sistema Preparacin Final Salida en Productivo y Soporte Estas fases se pueden apreciar en el siguiente grfico de rutas o Roadmap como lo llama ASAP.

Grfico 2.

Roadmap de ASAP

1.8.1. FASE 1 - PREPARACIN DEL PROYECTO El objetivo de esta fase es proporcionar la planificacin y preparacin inicial para el proyecto de implantacin de Openbravo. Aunque cada proyecto tiene sus propios objetivos, su propio alcance y sus propias prioridades, los pasos de la fase 1 permiten identificar y planificar las principales reas de atencin que se deben tener en cuenta.

Esta fase abarcara lo concerniente al plan de proyecto, identificacin de objetivos y alcance del proyecto, as como tambin los responsables involucrados en el mismos, se realizara una descripcin de la empresa, del software a utilizar para dar las soluciones a sus necesidades y los pasos a seguir de acuerdo a la metodologa planteada.

Entregables: - Documento de planificacin y preparacin del proyecto.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO 1.8.2. FASE 2 - DISEO DEL NEGOCIO El objetivo de esta fase es crear una documentacin detallada de los resultados recopilados durante las sesiones de trabajo de los requerimientos inciales. Por otro lado, tambin se documentan los requerimientos de los procesos de la empresa organizados por mdulos y submdulos (Modulo de Contabilidad , Modulo de Ventas). A travs de toda esta informacin es posible alcanzar una percepcin comn de la forma en que la empresa pretende realizar sus funciones dentro de Openbravo.

En esta fase se identificarn los datos maestros y los requisitos funcionales referentes al proceso de ventas de la empresa P&S, se especificaran dichos procesos as como las transacciones contables que estos generan, finalmente se construir un modelo de los procesos de ventas y un plan contable el cual servir como entrada para la siguiente fase.

Entregables: - Identificacin de Requerimientos - Identificacin de proceso del negocio - Modelo de procesos.

1.8.3. FASE 3 - REALIZACIN El objetivo de esta fase es implementar los requerimientos empresariales y de procesos a partir del diseo del negocio. Los objetivos son la implementacin final en el sistema, la realizacin de una prueba general y la liberacin del sistema para la operacin (versin Beta) del sistema productivo.

Esta fase pretende utilizar el modelo del negocio generado en la fase anterior, para configurar y adaptar el software Openbravo a los mismos, posteriormente se realizaran las pruebas de unidad y aceptacin de dicha configuracin.

Entregables: - Documento de pruebas del software. - Conclusiones y recomendaciones.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO 2. SOFTWARE OPENBRAVO Openbravo ERP Comunity Edition es una aplicacin de cdigo abierto de gestin empresarial del tipo ERP destinada a empresas de pequeo y mediano tamao.

Openbravo es una aplicacin con arquitectura cliente/servidor web escrita en Java. Se ejecuta sobre Apache y Tomcat y con soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle. Actualmente se encuentra disponible en espaol, ingls, italiano, portugus, ruso, ucraniano y francs.[1]

Actualmente Openbravo ERP consta de dos versiones; Openbravo Community Edition (libre y gratuita) y Openbravo Network Edition (con elementos privativos y comercial).

2.1.1. AREAS DE APLICACIN DE OPENBRAVO Openbravo est desarrollado para abarcar una amplia funcionalidad de negocio que trata de cubrir todas las reas de aplicacin de un sistema de gestin empresarial.[2]

Las reas de aplicacin que cubre Openbravo pueden ser apreciadas en el grfico siguiente:

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO

Cada una de las reas que negocio que cubre Openbravo, son correspondientes a un modulo del sistema. Como se ve en la figura el modulo base de Openbravo corresponde a la Gestin de Datos Maestros y sobre este se asientan las funcionalidades del resto de la plataforma. Dentro de los mdulos funcionales el modulo central es el de Gestin financiera y Contabilidad, sobre el cual se reflejan los procesos realizados por el restos de los mdulos funcionales.

2.1.2. GESTIN DE DATOS MAESTROS Los datos maestros son los datos que dirigen un negocio (datos de clientes, productos, proveedores, etc.). Jane Griffin, columnista de DMReview, define los metadatos como la informacin necesaria para crear y mantener un sistema de registro a nivel empresarial en las compaas de actividad central, con el fin de capturar transacciones empresariales y calcular los resultados de tales compaas

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Openbravo ERP dispone de una serie de datos maestros que constituyen la fuente central de informacin para los procesos de gestin soportados en el sistema.

Entre los que destacan:

2.1.2.1. CONFIGURACIN DE TERCEROS Son todo tipo de personas o empresas que tienen algn tipo de relacin econmica con la propia empresa. Los datos maestros ms destacados para configurar terceros son:

Grupos de terceros: se utiliza para clasificar los terceros mediante grupos. Por ejemplo, en cualquier empresa se podran crear al menos los siguientes grupos: clientes, proveedores y empleados.

Calendario de facturacin: permite definir el calendario de facturacin que se podr aplicar a los clientes a travs del proceso de facturacin automatizado. Los calendarios ms comunes son: mensual, quincenal, semanal o diario.

Condiciones de pago: permite definir los plazos de pago o cobro que se podrn asociar a los proveedores y clientes, respectivamente. Por ejemplo, pago a 30 das.

Rappels: permite definir reglas de rappel que se podrn asociar a los terceros. stos se liquidan peridicamente en base a las facturas del periodo asociadas al tercero. Habitualmente los rappels se definen en tramos, de forma que se pueda bonificar gradualmente a los clientes en funcin de las compras que han hecho.

Descuentos: permite definir descuentos en factura que se podrn asociar a los terceros. Este tipo de descuentos se generarn al completar la factura y aparecern como una lnea ms de sta.

Categora salarial: permite definir diferentes categoras salariales de los empleados de la empresa. Cada categora tendr un coste asociado que se podr utilizar, por ejemplo, para

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO obtener informes de rentabilidad de proyectos en los que los recursos humanos que hayan trabajado en l hayan imputado tiempo.

2.1.2.2. PRODUCTOS Son los elementos que sern comprados, fabricados o vendidos por la empresa. Los productos pueden ser fsicos o tambin servicios. los datos maestros ms destacados para configurar productos son:

Categora de producto: se utiliza para clasificar los productos mediante categoras. Por ejemplo, se puede clasificar el catlogo de productos en: productos y servicios.

Unidad de medida: permite definir las unidades de medida de los productos. Estas unidades se utilizarn para definir el precio de compra o de venta de los productos as como para definir otras unidades por las que podr ser comprado o vendido un producto. Por ejemplo, un producto puede tener la tarifa en la unidad unidad pero poderse comprar en cajas de 10 unidades y venderse en packs de 3.

Conjuntos de atributos y atributos: se utilizan para aadir informacin que permita caracterizar a una unidad de producto durante todo su ciclo de vida desde el momento en el que se da entrada de ste en el almacn de la empresa. Cada producto puede tener asociado un conjunto de atributos que a su vez est definido mediante una lista de atributos. De esta forma, estos atributos estn vinculados a la instancia del producto que se ha recepcionado y perduran en l durante todo su ciclo de vida. Un ejemplo de un conjunto de atributos es el nmero de serie de un producto, su fecha de caducidad o el nmero de lote.

Tarifas: son los distintos precios asociados a la compra / venta de productos. Una tarifa es una lista de pares producto-precio, ya sea de compra o de venta, que luego se va a relacionar con los proveedores y clientes, respectivamente.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Esquema de tarificacin: son esquemas de variacin de precios, que se utilizarn para generar nuevas versiones de tarifa a partir de otras, aplicndoles esa variacin.

A su vez, cada uno de estos elementos tiene asociado una serie de datos maestros que se utilizan para configurarlos. A continuacin se destacan los siguientes:[3]

2.1.3. GESTIN FINANCIERA Y CONTABILIDAD

2.1.3.1. CONTABILIDAD En Openbravo ERP la contabilizacin de las transacciones registradas en los procesos de gestin (facturas de venta y compra, cobros y pagos, etc.) es automtica generndose los apuntes de cada una de estas. Este mdulo permite explotar la informacin referente a la contabilidad as como realizar asientos manuales para los casos en los que no se efectuar ningn pago ni cobro. Las funcionalidades ms destacadas de este mdulo son las siguientes:

Asientos manuales: permite generar asientos manuales. Esta funcionalidad se utilizar nicamente cuando el asiento no haga referencia a un cobro ni un pago.

Presupuestos: permite registrar los presupuestos de la empresa.

Para estas funcionalidades listadas arriba as como para contabilizar correctamente las transacciones de gestin, se requiere la configuracin de los siguientes elementos:

Esquema contable: es el esquema de las cuentas contables que se utilizarn en la empresa para la contabilizacin de las transacciones de gestin.

Calendario anual y periodos: permite configurar los ejercicios y los periodos de stos. Adems, cada periodo puede estar abierto o cerrado lo que implica que se permita registrar los asientos en ste o no, respectivamente.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO Concepto contable: permite configurar los conceptos contables que se utilizarn en las liquidaciones manuales. Un concepto contable es un elemento que permite seleccionar una cuenta contable mediante un sinnimo. Es una forma de facilitar la seleccin de cuentas contables a los usuarios del sistema.

Categoras de impuesto: permite configurar las categoras de impuesto que aplican en la empresa.

Rango de impuesto: permite configurar los impuestos que aplican en la empresa. stos estn vinculados a una categora de impuesto y pueden estar compuestos de dos impuestos.

2.1.4. GESTIN DE VENTAS Este mdulo permite gestionar los tres documentos principales del proceso de venta: pedido, albarn y factura de venta. Este mdulo est inter-relacionado con los mdulos de gestin de almacenes, econmico-financiero y gestin de proyectos y servicios.

Las funcionalidades ms importantes de este modulo son:

2.1.4.1. PEDIDO DE VENTA Un pedido de venta es un documento usado para anotar peticiones de clientes. En Openbravo ERP un pedido de venta se compone de una cabecera y una serie de lneas producto-cantidad.

2.1.4.2. ALBARN (CLIENTE) El albarn de cliente es un documento que permite gestionar y procesar los distintos productos que sern enviados a un cliente y que por tanto sern descontados del almacn. En Openbravo ERP un albarn de cliente se compone de una cabecera y un conjunto de lneas de albarn, que relacionan el pedido con sus productos as como con las cantidades enviadas.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO 2.1.4.3. FACTURAS (CLIENTE) Las facturas de venta son documentos contables de los bienes enviados a un cliente. Indican la cantidad y precio de cada elemento enviado. En Openbravo ERP una factura se compone de una cabecera y una serie de lneas donde se especifican cada uno de los productos y cantidades facturadas.

CAPITULO II SOFTWARE OPENBRAVO REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 1. Wikipedia. Openbravo, [en lnea]. 6 mar. 2010 <http://es.wikipedia.org/wiki/Openbravo> [Consulta 3 abr. 2010]. 2. Openbravo. Openbravo ERP : Funcionalidad, [en lnea] <http://www.openbravo.com/es/product/erp/functionality/> [Consulta 4 abr 2010]. 3. Wiki Openbravo. Functional Description/Master data management/es, [en lnea] <http://wiki.openbravo.com/wiki/Functional_Description/Master_data_management/es> [Consulta 5 abr. 2010]

PARTE II MODELADO DEL NEGOCIO Y REALIZACIN

CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO MODELO DEL NEGOCIO El modelo del negocio es una tcnica para comprender los procesos de negocio de la organizacin. (proceso unificado, capitulo 6 pgina 115).

El objetivo de esta fase es crear un modelo del negocio, resultado de la entrevista con los encargados de ventas de sucursales y los administrativos. El modelo del negocio representa a los proceso de venta y los procesos contables que de estos se deriva.

ESQUEMA ORGANIZACINAL JERARQUICA El primer paso para construir el modelo del negocio consistes en definir la estructura jerrquica que presentara P&S en trminos de Openbravo.

Existen tres niveles organizacionales en Openbravo: Cliente, Organizacin y Almacenes.

CLIENTE Tambin conocido como Entidad es el ms alto nivel organizacional. Openbravo es un aplicacin multi-cliente, lo que significa que pueden administrarse mltiples clientes en la misma instalacin de Openbravo ERP. Para empresas pequeas, solo un cliente es necesario, empresas medianas y grandes con complejas estructuras financieras y de negocios requieren ms de un cliente.

(http://wiki.openbravo.com/wiki/ERP/2.50/Configuration_Manual/Getting_started)

Al ser P&S una empresa pequea, se definir solamente un cliente para esta:

Cliente Openbravo:

P&S

ORGANIZACIN ees una subdivisin de un cliente. Se pueden usar organizaciones para dividir el negocio en regiones o para dividir tareas funcionales de la empresa.

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CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO Openbravo define dos tipos de organizacin:

Entidades Legales: Las entidades legales son organizaciones o empresas que estn legalmente establecidas por un ente regulador. Ref:(http://wiki.openbravo.com/wiki/ERP/2.50/Configuration_Manual/Modeling_your_e nterprise, fecha de consulta 17/04/2010)

Entidades Legales con Contabilidad: Es una organizacin o empresa legalmente establecida y que adems registran transacciones financieras. Ref:(http://wiki.openbravo.com/wiki/ERP/2.50/Configuration_Manual/Modeling_your_e nterprise, fecha de consulta 17/04/2010)

En trminos de Openbravo P&S ser definida como una Entidad Legal con contabilidad.

Organizacin 1:

P&S Central

ALMACENES Cada organizacin puede tener un determinado nmero de almacenes donde se almacenan los materiales para la fabricacin o productos para las ventas.

Al tener P&S tres sucursales de venta de productos se tendrn tres almacenes:

Almacn 1: Almacn 2: Almacn 3:

WH Cine Center WH Bolvar WH Aeropuerto LP

El esquema organizacional jerrquico de P&S quedara como se ven en la siguiente figura:

18

CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO

P&S Cliente

P&S Central Organizacion1:

WH Bolivar Almacn 2

WH Cine Center Almacn 1

WH Aeropuerto LP Almacn 3

IDENTIFICACION DE LOS ACTORES DEL NEGOCIO Un actor del negocio representa un rol jugado por alguien o algo externo al negocio y que interacta con el.(presentacin descargada de

http://www.slideshare.net/david.motta/modelo-del-negocio-con-rup-y-uml-parte-1, pagina 30, consultado 15-04-2010)

Segn O.M.G. el smbolo para representar a los actores del negocio es el siguiente:

uc Actors

Business Actor

Los actores del negocio para identificados par P&S son los siguientes:

19

CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO

uc Actors

Gerente Administrador

Vendedor

Cliente

Gerente: El gerente es el encargado de controlar y supervisar todas las actividades de P&S. Administrador: El administrador se encarga de la administracin y control de los vendedores y los puntos de venta de P&S.

Vendedor: La funcin principal del vendedor es la venta de productos de P&S y es responsable de su punto de venta.

Cliente: Es toda persona que compra algn producto de P&S.

DEFINICION DE REQUERIMIENTOS GENERALES La finalidad de esta actividad es analizar los objetivos de estandarizacin (parmetros generales) y las limitaciones a las que estos estn sujetos. Las definiciones realizadas para parametrizacin son:

Aca poner toda las parametrizaciones para la configuracin general, investigar un poco mas en openbravowiki 20

CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO DEFINICION DE DATOS MAESTROS Los datos maestros, son informacin clave en las operaciones del negocin, conforman un repositorio informacin centralizada que puede ser utilizada en distintos procesos o transacciones, son centralizados para asegurar que no exista duplicidad de los mismos. Se han identificado los siguientes grupos de datos maestros para los procesos de venta de la empresa P&S.

Plan de cuentas Es una relacin de las cuentas de bienes y derechos (Activo), obligaciones para con terceras personas o acreedores (Pasivo), obligaciones para con el propietario o accionistas (Apatrimonio o Capital), costos, resultados y de orden, agrupados de conformidad con un esquema de clasificacin estructuralmente adaptado a la naturaleza y necesidades de una empresa en particular, para el registro de sus operaciones y la formulacin de estados financieros(FUNES,2003).

La estructura de codificacin para el plan de cuentas de P&S es la siguiente:

Nivel

2 1

3 1

4 2

5 3

Cant.Digitos 1

Primer Nivel: Asignacin del Grupo (Activo, Pasivo, Patrimonio y Resultado). Segundo Nivel: Asignacin del Sub-Grupo (Corriente y No Corriente). Tercer Nivel: Asignacin de cuenta matriz (Disponibilidades, Crditos, Bines de cambio, etc.) Cuarto Nivel: Asignacin de cuentas de mayor general(Banco, Cajas, Cuentas por Cobrar, cuentas por pagar, etc.) Quinto Nivel: Asignacin de cuentas de mayor auxiliar( Caja M.N., Clientexxx, etc.)

Ejemplo:
1 ACTIVO

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CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO

1.1 1.1.1 1.1.1.01 1.1.1.01.001 ACTIVO CORRIENTE ACTIVO DISPONIBLE CAJAS Caja Chica M/N

El plan de cuentas se obtiene de los administradores de P&S, (Ver ANEXO XXX)

MAESTROS DE CLIENTES Es la base de datos de clientes que compran algn tipo de producto a P&S.

Cuando existan clientes nuevos deben guardarse los siguientes datos, nombre o razn social, direccin, numero de NIT, condiciones de pago, descuentos y otros datos complementarios.

MAESTROS DE PRODUCTOS Los datos maestro de productos estn conformados por la base de datos de productos que P&S tiene a la venta.

Debe existir una categorizacin de los productos, esto significa que los productos se podrn agrupar de acuerdo a un tipo o tipos particulares de productos, por ejemplo: llaveros, centros de meza, portarretratos, etc.

Se registraran los siguientes datos del producto: Nombre del producto, cantidad existente, precio y otros.

MAESTRO DE EMPLEADOS Los datos maestro de empleados estarn formados por los empleados encargados de ventas y administrativos de P&S, los maestros de empleados se utilizarn en las transacciones asociadas a las ventas.

DEFINICION DE PROCESOS 22

CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO Un modelo de casos de uso del negocio describe los procesos de negocio de una empresa en trminos de casos de uso del negocio y actores del negocio que se corresponden con los procesos del negocio y los clientes, respectivamente.(libro de los tres judos, capitulo 6 pagina 115,116).

Para definir y modelar los procesos del negocio de P&S se utilizaran los casos de uso del negocio de la notacin de UML 2.0.

PROCESOS DE CONTABILIDAD GENERAL GESTIONAR PLAN DE CUENTAS CONTABILIZACION DE CUENTAS DE MAYOR CONTABILIZACIONES PERIODICAS

PROCESOS DE VENTAS

CASO DE USO REALIZAR PEDIDO CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA

DIAGRAMA DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA

uc Primary Use Cases

REALIZAR VENTA

Vendedor Cliente

` ESPECIFICACIN DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA CUN001 Id: Realizar venta Nombre: Vendedor, Cliente Actores: Llevar a cabo la venta de uno o ms productos en exposicin Propsito: El caso de uso comienza cuando un cliente se aproxima al punto de Breve 23

CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO descripcin: venta de P&S y solicita comprar uno o ms productos de su preferencia, el vendedor procede a registrar la venta del o los productos, una vez registrada la venta se emite un recibo lo cual junto con la entrega de los productos finaliza el caso de uso. Flujo bsico de eventos pago en efectivo 1. El Cliente solicita la compra de uno o ms productos en exposicin. 2. El Vendedor solicita el nmero de NIT del cliente. 3. El Cliente entrega sus datos al vendedor. 4. El Vendedor busca si los datos personales del cliente fueron previamente registrados y si no estn los registra. 5. El Vendedor solicita al Cliente los productos que desea comprar. 6. El Cliente entrega al Vendedor los productos a comprar. 7. El Vendedor registra los productos a comprar y totaliza el monto a pagar. 8. El Vendedor realiza el cobro del monto total. 9. El Cliente paga el monto total de la venta en efectivo. 10. El Vendedor registra el pago en efectivo. 11. El vendedor emite un recibo por la compra. Flujo alternativo descuento por porcentaje 8. El Cliente solicita al vendedor un descuento. 9. El Vendedor llama por telfono o chat de mensajera instantnea al Administrador de P&S y solicita un descuento. 10. El Administrador autoriza un descuento por porcentaje del total de la venta. 11. El Vendedor registra el descuento por porcentaje. 12. El Vendedor vuelve a totalizar el monto a pagar. 13. El Vendedor realiza el cobro del monto total. 14. El Vendedor registra el pago (efectivo o tarjeta de crdito/debito). 15. El Vendedor emite un recibo por la compra. Flujo alternativo descuento por monto 8. El Cliente solicita al vendedor un descuento. 9. El Vendedor llama por telfono o chat de mensajera instantnea al Administrador de P&S y solicita un descuento. 10. El Administrador autoriza un descuento por un monto determinado del total de la venta. 11. El Vendedor registra el descuento por porcentaje. 12. El Vendedor vuelve a totalizar el monto a pagar. 13. El Vendedor realiza el cobro del monto total. 14. El Vendedor registra el pago (efectivo o tarjeta de crdito/debito). 15. El Vendedor emite un recibo por la compra.. Flujo alternativo pago con tarjeta de crdito 9. El cliente paga el monto total de la venta con tarjeta de crdito debito. 10. El vendedor realiza el cobro con tarjeta de crdito/debito por medio de una terminal de cobro de tarjeta y emite recibo. 11. El cliente firma el recibo emitido por la terminal de cobro de tarjeta 12. El vendedor registra el pago por medio de tarjeta. 13. El vendedor emite un recibo por la compra.

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CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CASO DE USO DEL NEGOCIO REALIZAR VENTA Se puede extender el proceso de ventas a la realizacin de descuentos, modo de pago(efectivo, tarjeta de credito), registro completo del cliente, generacin de asiento contable, etc.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 1. Jacobson Ivar, Booch Grady, Rumbaugh James. El proceso Unificado de Desarrollo de Software. Impreso en Espaa: Pearson Education, S.A.,2000, Pag. 115. 2. f

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CAPITULO III MODELO DEL NEGOCIO 3. CONFIGURACIN DE OPENBRAVO ERP 3.1. PLAN DE CUENTAS 4. PRUEBAS DEL SISTEMA

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 5. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXO A PLAN DE CUENTAS P&S

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