Crear un Estado Financiero

El objetivo de los Estados Financieros de una empresa es proveer informacin acerca de la posicin financiera, operacin y cambios en la misma, til para la toma de decisiones de ndole econmica de distintos usuarios. Tipos de Estados Financieros Los estados financieros bsicos son: Balance General si es al cierre de un ejercicio y Balance de Comprobacin o de Situacin cuando son mensuales; Estado de Resultados o Estado de Prdidas y Ganancias que se acumulan mensualmente hasta el cierre del ejercicio; Estado de Cambios en el Patrimonio; Estado de Flujo de Efectivo: y las respectivas Notas a los Estados Financieros, referidas al cierre del ejercicio. 1. Balance El Balance nos permite conocer la situacin financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe. El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el Pasivo (columna de la derecha). En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orgenes. Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crdito a un banco para comprar un camin, el crdito del banco ir en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa), mientras que el camin ir en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado en la empresa). Las trminos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusin, ya que pudiera pensarse que el Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por ejemplo los fondos propios van en el Pasivo. Y por qu van los fondos propios en el Pasivo? La respuesta es porque son orgenes de fondos. Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camin con aportaciones de los socios: cul sera el origen de los fondos que entran en la empresa? los fondos propios aportados por los accionistas. Vamos a distinguir entre varios Balances, segn el momento en que se obtengan: Balance de apertura: al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recursos cuenta la empresa para iniciar su ejercicio econmico. Balances parciales: a cierre del mes, trimestre, semestre, o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situacin de la empresa en esos momentos determinados. Balance final: al cierre del ejercicio; nos permite conocer como queda la situacin financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio econmico (normalmente el 31 de diciembre, aunque podra ser otra fecha del ao). Ejemplo 1: Vamos a suponer que queremos montar una empresa de transporte y que para ello necesitamos un camin que cuesta 1.000.000 pesetas (no es que sea el ltimo grito en camin). Para financiar este camin vamos al banco y solicitamos un crdito. Cul sera el Balance Inicial de esta empresa?

En su Activo (columna de la izquierda) se recogera el camin (destino de los fondos), mientras que en su Pasivo (columna de la derecha) se recogera el crdito (origen de los fondos).

ACTIVO

PASIVO

Camin ............................... 1.000.000 Crditos ........................... 1.000.000

Si nos fijamos en este Balance podemos observar uno de los principios bsicos de contabilidad: el Activo siempre tiene que ser igual al Pasivo; en todo Balance de una empresa, obligatoriamente, el Activo tiene que coincidir con el Pasivo.

Ejemplo 2: Vamos a suponer que en el caso anterior la empresa financia la compra del camin con recursos propios (capital). Su Balance Inicial sera:

ACTIVO

PASIVO

Camin ............................... 1.000.000 Capital .............................. 1.000.000

Comparando los dos ejemplos anteriores se puede ver como el Pasivo recoge el origen de los fondos de la empresa, sean propios (capital) o ajenos (crditos); por lo tanto, y como ya hemos comentado, es incorrecto considerar que el Pasivo representa lo que debe la empresa. El Balance de una empresa presenta la siguiente estructura:

Activo Activo circulante Caja Clientes Mercadera Activo fijo Inmuebles Equipos informticos Elementos de trasportes Maquinaria

Pasivo Exigible a corto plazo Proveedores Otros deudores a c/p Crditos a c/p Exigible a largo plazo Crditos a l/p Otros deudores a l/p Fondos propios Capital Reservas Beneficios

(*) Slo se han recogido, a ttulo de ejemplo, algunas de las cuentas ms significativas

El orden en el que se presentan las cuentas es: En el Activo las cuentas se recogen de mayor a menor liquidez. En el Pasivo el orden es de mayor a menor grado de exigencia. Las principales agrupaciones en el Balance son: Activo circulante: recoge aquellos elementos que se utilizan directamente en la actividad que realiza la empresa y que van rotando (se mantienen en la empresa menos de 1 ao). Activo fijo: son elementos que se utilizan en la actividad que realiza la empresa pero que se mantienen en la misma varios ejercicios. Exigible a corto plazo: partidas que son exigibles antes de un ao Exigible a largo plazo: partidas que son exigibles en un plazo superior al ao. Fondos propios: recoge el patrimonio de la empresa. Como primeros conceptos que hay que tener en cuenta: Los fondos propios siempre tienen que ser positivos, si fueran negativos la empresa estara en quiebra y no podra seguir funcionando. Cuanto mayor sean los fondos propios mayor es la solvencia de la empresa El activo circulante debe ser mayor que el exigible a corto plazo, si no fuera as, la empresa estara en suspensin de pagos, no sera capaz de hacer frente a sus obligaciones de pago del corto plazo. Una empresa puede estar en suspensin de pagos (problemas de liquidez), aun teniendo unos fondos propios muy elevados. Esta segunda idea como norma general, ya que en ciertas actividades las empresas pueden funcionar con activo circulante inferior al exigible a c/p.

2. Cuenta de Resultados La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o prdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio econmico (normalmente de un ao). La Cuenta de Resultados viene a ser como un contador que se pone a cero a principios de cada ejercicio y que se cierra a final del mismo. Mientras que el Balance es una "foto" de la empresa en un momento determinado, la Cuenta de Resultados es una "pelcula" de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio. Balance y Cuenta de Resultados estn interrelacionados, su nexo principal consiste en la ltima lnea de la Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o prdida), que tambin se refleja en el Balance, incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyndolos (si fueron prdidas). Ejemplo 3: Presentamos a continuacin un modelo de cuenta de resultados:

Ventas Coste de la mercanca Gastos de personal

1.000 -400 -200

Gastos financieros Impuestos Resultado final (beneficio)

-100 -50 250

Esta cuenta de resultados nos dice que la empresa, en su ejercicio econmico, ha vendido 1.000 pesetas y que ha incurrido en unos costes de 400 pesetas de materia prima, 200 pesetas de mano de obra, 100 pesetas de gastos financieros (intereses de los crditos) y 50 pesetas de impuestos. En definitiva, la empresa en este ejercicio ha obtenido un beneficio de 250 pesetas. Y estas 250 pesetas se reflejarn tambin en el Balance de la empresa. La pregunta es en el Activo o en el Pasivo? (50% de posibilidades de acertar). Quien haya contestado que en el Activo que levante la mano: estos alumnos, por favor, salgan de Internet, cierren el ordenador, paseen un poco y dentro de un ratito vuelvan y empiecen de nuevo por la Introduccin. Quien haya contestado que en el Pasivo, enhorabuena, la contabilidad empieza a estar dominada. La respuesta, evidentemente, es en el Pasivo, ya que este beneficio de 250 ptas es un origen de fondos para la empresa, con los que podr financiar nuevas adquisiciones (destino de los fondos). La cuenta de resultados presenta la siguiente estructura:

+ Ventas - Coste de las ventas Margen Bruto - Gastos de personal - Alquileres - Gastos informticos - Gastos de agua, luz, gas - Amortizaciones - Otros gastos - Total gastos de explotacin Margen de explotacin + Ingresos financieros - Gastos financieros - Dotacin a provisiones Resultados de la actividad ordinaria + Ingresos extraordinarios - Gastos extraordinarios Beneficios antes de impuestos - Impuestos

Rdo. Neto

Hay que recordar que la contabilidad funciona por el principio de devengo y no por el de caja: Por tanto, la cuenta de resultados registra toda operacin referida al ejercicio, con independencia de que se haya producido un cobro o un pago. Luego, las ventas recogern todas las realizadas, aunque parte de ellas todava no se hayan cobrado. Asimismo, los gastos recogen todos aquellos en los que se haya incurrido, aunque parte de los mismos todava no se hayan pagado. Por otra parte, la cuenta de resultados tambin recoge gastos que no implican salida de dinero, no hay que realizar ningn pago, pero si es una prdida que sufre la empresa y que, por tanto, hay que registrar: Amortizaciones: es la prdida de valor que va sufriendo todos los aos el inmovilizado de la empresa (edificios, instalaciones, maquinarias, vehculos de transporte, equipos informticos, etc.) debido a su uso, a su obsolescencia, etc. Provisiones: es la prdida de valor que en un momento puntual puede sufrir algn elemento del activo: por ejemplo, clientes que probablemente no van a pagar, existencias que se han deteriorado, etc. Tambin se dotan provisiones por posibles prdidas futuras en las que puede incurrir la empresa: por ejemplo, por alguna demanda judicial, impuestos reclamados por Hacienda, etc. La cuenta de resultados distingue entre los resultados de la actividad ordinaria y los de naturaleza extraordinaria: Los resultados de la actividad ordinaria son los que indican realmente cmo est evolucionando la empresa, que tendencia est siguiendo, cual es su posible evolucin futura. Las partidas extraordinarias son de carcter puntual y, por tanto, no tienen porque repetirse en el futuro. La cifra de resultados netos se refleja en el pasivo del Balance, son fondos generados por la empresa. La empresa decidir posteriormente que parte de estos beneficios quedan en la empresa en forma de reservas y que parte reparte a los accionistas en forma de dividendos. Por ltimo, cuando se analiza una cuenta de resultados conviene comparar, al menos, los tres ltimos aos, para ver cmo viene evolucionando, calculando crecimientos interanuales.

3. Declaracin de Renta
Una declaracin de renta demuestra qu ha sucedido en un negocio sobre un perodo del tiempo especfico, generalmente un ao. Es similar a una pelcula que ilustre cambios en el coste y las vueltas en un cierto periodo de tiempo del negocio, comparados con el balance. Las tres secciones de una declaracin de renta completa son: Rditos, costos y renta. El sistema para declaracin de los Impuestos sobre la renta varia de acuerdo a las normas y legislacin de cada pas, por lo que le instamos a visitar la base de datos de Superintendencias de Impuestos Internos Nacionales, donde encontrar informacin especifica de cada pas.

4. Estados de Flujo de Efectivo

Movimiento o circulacin de cierta variable en el interior del sistema econmico. Las variables de flujo, suponen la existencia de una corriente econmica y se caracterizan por una dimensin temporal; se

expresan de manera necesaria en cantidades medidas durante un periodo, como por ejemplo, el consumo, la inversin, la produccin, las exportaciones, las importaciones, el ingreso nacional, etc. Los flujos se relacionan en forma ntima con los fondos, pues unos proceden de los otros. De esta manera, la variable fondo "inmovilizado en inmuebles" da lugar a la variable flujo "alquileres", en tanto que la variable flujo "produccin de trigo en el periodo X" da lugar a la variable fondo "trigo almacenado". Aqul que en forma anticipada, muestra las salidas y entradas en efectivo que se darn en una empresa durante un periodo determinado. Tal periodo normalmente se divide en trimestres, meses o semanas, para detectar el monto y duracin de los faltantes o sobrantes de efectivo. a) Flujo de efectivo. Estado que muestra el movimiento de ingresos y egresos y la disponibilidad de fondos a una fecha determinada. Movimiento de dinero dentro de un mercado o una economa en su conjunto. b) Flujo de fondos. Movimiento de entrada y de salida de efectivo que muestra las interrelaciones de los flujos de recursos entre los sectores privado, pblico y externo, que se dan tanto en el sector real como a travs del sistema financiero. Flujo neto efectivo. Es la diferencia entre los ingresos netos y los desembolsos netos, descontados a la fecha de aprobacin de un proyecto de inversin con la tcnica de "valor presente", esto significa tomar en cuenta el valor del dinero en funcin del tiempo.

c)

Informacin del estado de flujos de efectivo para la toma de decisiones en las empresas a) El valor de la informacin. La informacin dada por el Estado Financiero Bsico (EFE) reduce la incertidumbre y respalda el proceso de toma de decisiones en una empresa; es por ello que la informacin que brinda este estado financiero bsico se caracteriza por su exactitud, por la forma en ser estructurada y presentada, frecuencia en la cual se da alcance, origen, temporalidad, pertinencia, oportunidad, y por ser una informacin completa. El valor de la informacin dada por este estado financiero bsico est adems en el mensaje, la ganancia econmica adicional que se puede lograr por valerse de dicha informacin, etc. El valor no depende de que tanta informacin contenga el mensaje, sino de su relacin con la cantidad de conocimientos previamente recopilada y almacenada. b) Decisiones gerenciales en gestin empresarial. El EFE pretende brindar informacin fresca que permita a las respectivas instancias proseguir en la bsqueda de los objetivos trazados, prever situaciones y enfrentar problemas que puedan presentarse a pesar de que todo est perfectamente calculado. Aplicaciones del Estado de Flujos de Efectivo. Se considera que una de las principales aplicaciones que se da al EFE est orientada a garantizar el dinero de los accionistas para, de esta forma, dar la informacin de cmo se mueven los ingresos y egresos de dinero. El EFE permite a la empresa garantizar una liquidez estable y permanente para que la empresa pueda desarrollar su gestin adecuadamente. Cabe sealar que una correcta aplicacin del EFE y un ptimo manejo de la informacin que brinda permite garantizar solidez, competitividad y confiabilidad a los diversos usuarios de la informacin de la empresa, as como dar estabilidad al sistema econmico del pas. d) El control del flujo de efectivo. Una empresa busca beneficios y rentabilidad, pero debe garantizar a sus accionistas y clientes la inversin echa y la confianza depositada. Es por ello que si la empresa no tiene un control permanente y eficiente de sus entradas y salidas de dinero (Caja, efectivo) y de sus inversiones en general, simplemente vivir una lenta agona y por ltimo se extinguir. Si, por el contrario, cuidan y velan por conseguir sus objetivos y metas, estn asegurando su supervivencia, rentabilidad a sus clientes y estabilidad al sistema empresarial

c)