EJECUCION DE FICHAS TECNICAS DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA PUBLICA EJECUTADOS POR LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE MARISCAL NIETO Cdigo: N -2011- SGPRAprobada

por: GPP-GM/MPMN Elaborada por: reas involucradas:

OFICINA DE SUPERVISION Y LIQUIDACION DE OBRAS AREA DE LIQUIDACIONES
GERENCIA DE: INFRAESTRUCTURA, SERVICIOS A LA CIUDAD, DESARROLLO URBANO AMIBIENTAL Y ACONDICIONAMIENTO TERRITORIAL Y DESARROLLO ECONOMICO SOCIAL OFICINA DE SUPERVISION Y LIQUIDACION DE OBRAS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION, Y

Municipalida d Provincial Mariscal Nieto MOQUEGUA

Fecha de Aprobacin Sustitu ye

Folio s

15

Anexo s

19

Tota l Pgs .

34

Aprobada por

I. OBJETIVO: Establecer lineamientos de carcter Tcnico - Administrativo, mtodos y procedimientos de observancia obligatoria que permita normalizar y orientar el proceso de Elaboracin y Ejecucin de Fichas Tcnicas de Mantenimiento que ejecutar la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto. II. FINALIDAD Orientar adecuadamente la utilizacin de los recursos tcnicos y financieros para la elaboracin y ejecucin de las Fichas Tcnicas de Mantenimiento en la modalidad de ejecucin presupuestaria directa. III. BASE LEGAL Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades Ley N 29626 Ley de Presupuesto del Sector Publico para el Ao Fiscal 2011 Ley N 27658 Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado. Ley N 27785 Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control, Resolucin de Contralora N 320 -2006- CG: Normas de Control Interno. Ley del Canon N 27506 Ley No. 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley No. 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. Ordenanza Municipal N 017-2007-MUNIMOQ, que aprueba el Organigrama Estructural y el Reglamento de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial de Mariscal Nieto Resolucin de Contralora N 195-88-CG, que aprueba las Normas para la Ejecucin de Obras por Administracin Directa. Resolucin de Contralora General No 320-2006 C. G. 3/11/2006 Contralor General (e) Aprueba Normas de Control Interno Decreto Legislativo N 22056, El Sistema Nacional de Abastecimiento
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Decreto Legislativo N 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado Decreto Supremo N 184-2008-EF que aprueba Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Ley No. 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Repblica. Ley No. 26850 y su reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Decreto Legislativo N 1057 - Decreto Legislativo que Regula el Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios. Decreto Supremo. N 075-2008-PCM, que aprueba el Reglamento del Decreto Legislativo N 1057 - Decreto Legislativo que Regula el Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios. Decreto Legislativo N 635.- Aprueba el Texto del Cdigo Penal Resolucin de Alcalda N 00379-2009-A/MPMN, que aprueba el Manual de Organizacin y Funciones de la Municipalidad Provincial de Mariscal Nieto

IV. ALCANCE: La presente Directiva es de aplicacin y cumplimiento obligatorio por los funcionarios y servidores pblicos involucrados en el proceso de elaboracin y ejecucin de la ficha tcnicas de mantenimiento financiados con recursos pblicos, los que se realizan bajo la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa, de la Municipalidad Provincial de Mariscal Nieto encargados de su operacin y mantenimiento. As como los mantenimientos que se realicen ya sea por administracin directa o convenio con otras Municipalidades Distritales y Centros Poblados dentro de su jurisdiccin. V. DISPOSICIONES GENERALES 5.1.- DEFINICIONES: a. Infraestructura Publica: Elemento u elementos Fsicos de aprovechamiento econmico-social; comnmente puede ser Infraestructura Vial, de Riego, de Saneamiento Bsico, de Edificaciones, de Parques, de Plazas Cvicas, de Areas Verdes Recreativas, de Equipamiento Urbano General, y/u Obras Civiles de uso pblico. b. Ficha Tcnica de Mantenimiento: Documento Tcnico de Gestin que contiene Informacin Ingenieril y Financiera, para la ejecucin de una determinada actividad de mantenimiento de infraestructura pblica existente, elaborada por profesionales ad-hoc en la materia, ejecutada por la Municipalidad, la cual debe ser evaluado y visado en todas sus pginas por el rea de supervisin y por el profesional responsable de su elaboracin la misma que debe ser aprobada mediante resolucin de Gerencia Municipal. La ficha Tcnica de Mantenimiento deber contener: ndice general
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 Memoria descriptiva Especificaciones Tcnicas Metrados (Hoja resumen y planilla de metrados) Presupuesto General de la Actividad. Presupuesto Analtico de la Actividad Anlisis desagregado de Costo Directo y Costos Indirectos Cronogramas de la ejecucin de la actividad Cronograma Valorizado de Gastos de la Actividad. Cronograma de adquisicin de materiales. Anlisis de costos Unitarios Relacin de insumos por tipo (Mano de obra, Materiales, equipos y herramientas). Anexos: Panel Fotogrfico, Autorizaciones del sector correspondiente, convenios, resoluciones, entre otros. Planos de ejecucin de la actividad (firmados de acuerdo a la especialidad) Informacin Digitalizada. . c. Mantenimiento: Accin eficaz para recuperar o mantener la capacidad operativa o de servicios de una infraestructura ya construida y/o existente y que al finalizar el mantenimiento deben ser funcionables, brindar seguridad, productividad, confort, imagen, salubridad e higiene; con la finalidad de conservar su condicin adecuada de operacin. El mantenimiento debe ser por tanto rutinario (anual) u peridico (dos o mas aos), con carcter preventivo y correctivo respectivamente. Mantenimiento Rutinario: Mantenimiento que se realiza cada ao y tiene la particularidad de tomar acciones antes del deterioro, producto del uso y agotamiento de la vida til de componentes en general, y elementos que constituyen la infraestructura, permitiendo su recuperacin, reposicin, sustitucin, restauracin, y renovacin para su operacin continua, confiable, segura y econmica. Mantenimiento Peridico: Mantenimiento que se realizara cada dos aos a mas, en forma puntual a raz del uso, agotamiento de la vida til u otros factores externos, que involucran los dems componentes en general, los cuales constituyen parte de la infraestructura, permitiendo su operatividad continua y confiable, en su recuperacin, restauracin o renovacin. d. Reparacin: Tiene como finalidad recuperar el deterioro ocasional sufrido por una infraestructura ya construida, y estas comprenden reparaciones menores y mayores, calificndose segn la magnitud de la actividad de inversin o de operacin y de su fuente de financiamiento. Generalmente, las reparaciones menores contemplan presupuestos de operacin, mientras que las reparaciones mayores se manejan como inversiones ya que normalmente exceden a los Presupuestos de operacin.
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e. Equipos Tcnicos: Equipo humano de trabajo, conformado por personal con cierto grado de calificacin, capacitacin, que ejercen acciones de mantenimiento preventivo y/o correctivo. El servicio tcnico puede ser ejecutado directamente por su personal o puede ser contratado a terceros que posean el grado de conocimiento adecuado y conveniente. f.
Capataz: Es el encargado de la conduccin y ejecucin de todo tipo de trabajos en campo durante la ejecucin de la actividad.

g.

Operador Especialista: Es aquel trabajador especialista en manejo de cualquier tipo de maquinaria pesada, incluido topgrafos, soldadores, mecnicos de maquinaria pesada entre otros.

h.

Obrero Calificado: Es el personal considerados operarios segn su especialidad como Albailes, Carpinteros, Fierreros, Electricistas, Gasfiteros, Plomeros, Chofer, Mecnico, Tcnico Jardinero y dems trabajadores calificados en una especialidad en el ramo. En esta misma categora se consideran a los maquinistas que desempean las funciones de los operarios mezcladores, concreteros, wincheros, etc.

i.

Obrero no Calificado: Son los trabajadores que son ocupados indistintamente en diversas tareas de la construccin los cuales no han calificado en alguna especialidad o no han concluido sus estudios. En esta categora tambin est comprendido los guardianes y almaceneros, los cuales se les consideran dentro del costo indirecto.

5.2.- DEL RESPONSABLE TECNICO DE LA FICHA DE MANTENIMIENTO: a) Para fines de la Ejecucin Presupuestaria Directa toda actividad de mantenimiento debe contar con un responsable tcnico, quien debe ser un profesional afn al tipo de intervencin del mantenimiento, debidamente colegiado y habilitado con no menos de un (01) ao de ejercicio profesional y contar con experiencia en manejo de fondos pblicos; el cual deber ser designado y/o contratado en la modalidad que el rgano ejecutor establezca con una anticipacin mxima de 15 das calendarios del inicio financiero de la misma. En caso de abandono del mantenimiento en ejecucin por parte del responsable tcnico, la penalidad deber de preverse y contemplarse en el contrato de locacin de servicios, en caso de renuncia del Responsable Tcnico, este deber de entregar el avance fsico y financiero del mantenimiento y/o informe final actualizado a la fecha de su renuncia. As mismo ser designado mediante Memorndum de designacin de funciones otorgado por la Gerencia de Infraestructura Pblica y/o resolucin de la Gerencia respectiva de la MPMN. b) El responsable del mantenimiento, ser el responsable directo del cumplimiento de metas. de la ejecucin fsica y el control financiero del mantenimiento, desde el inicio hasta su culminacin, quien har entrega de la toda la documentacin fsico y financiera, actas de internamiento e Informe final aprobado; teniendo un plazo de 20 das calendario despus de culminado el mantenimiento.
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5.3.DE LAS FUNCIONES MANTENIMIENTO:

DEL

RESPONSABLE

TECNICO

DEL

a) Ejercer la direccin tcnica de la actividad de mantenimiento de acuerdo a la Ficha Tcnica aprobada, debiendo adoptar las medidas pertinentes y oportunas para iniciar y culminar los trabajos en el plazo previsto. Ser responsable de los atrasos o paralizaciones injustificadas as como de la calidad de los trabajos ejecutados. b) El Responsable Tcnico solicitara las autorizaciones o permisos necesarios, de los sectores correspondientes (MINSA, ALA, ELECTROSUR, EPS, EDUCACION, TRANSPORTES, OTROS) para la ejecucin de la actividad, en coordinacin con el inspector. c) Elaborar y presentar oportunamente el requerimiento de los insumos necesarios para la ejecucin de los trabajos de acuerdo al calendario de adquisicin de materiales. d) Programar un Plan de Seguridad de la Actividad de Mantenimiento de acuerdo al Reglamento Nacional de Edificaciones. e) Cautelar que la cantidad de mano de obra, materiales, equipos y herramientas, sean los necesarios para garantizar el cumplimiento del cronograma de avance fsico de la actividad y la continuidad de los trabajos hasta la culminacin y conformidad de los mismos. f) Aperturar y legalizar en todas sus pginas notarialmente el Cuaderno de Mantenimiento o Actividad, el mismo que deber ser visado en todas sus pginas por el Responsable Tcnico e Inspector. g) Llevar un Registro de Asistencia Tcnica Diaria, a travs del cual se pueda determinar la participacin y permanencia de cada trabajador durante la ejecucin de la actividad, el mismo que debe coincidir con las anotaciones diarias de personal en el cuaderno de ocurrencias. h) Presentar los Informes Mensuales dentro de los cinco (5) primeros das hbiles del mes siguiente a la Gerencia de Infraestructura Pblica. i) Presentar en las fechas programadas a la Gerencia de Infraestructura Pblica, los controles del personal de mantenimiento, para que se derive a la Sub Gerencia de Personal y Bienestar Social de la Municipalidad y este trmite los pagos de das laborados, de acuerdo a su normatividad legal. j) Disponer el retiro de los materiales rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones tcnicas de la ficha tcnica aprobada. k) Comunicar a la Municipalidad en caso de que la actividad se encuentre ya ejecutada o est siendo ejecutada por otra entidad, o no se tenga la necesidad de ejecutar la actividad. l) Disponer en caso de faltas o por bajo rendimiento, la separacin del trabajador en forma definitiva y en caso de actos de indisciplina aplicar las sanciones que ameritan, informando de ello a la instancia superior respectiva los que harn cumplir lo dispuesto. m) Mantener al da el cuaderno de ocurrencias de la actividad de mantenimiento n) Presentar el informe final dentro de los 20 das calendario siguiente al trmino del mantenimiento para su revisin por parte del inspector y posterior correccin de ser necesario.
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o) de de p)

Informar a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, Gerencia Administracin, y Gerencia de Infraestructura Pblica, el trmino la actividad adems de anotacin en el cuaderno de ocurrencias. Otras que le asigne el gerente en el campo de su competencia

. 5.4.- DEL INSPECTOR DEL MANTENIMIENTO: La Entidad controlar la ejecucin de las Fichas de Mantenimiento a travs de la Oficina de Supervisin y Liquidacin de Obras, la cual propondr al Profesional encargado de la Inspeccin de las actividades de mantenimiento. La inspeccin de la ejecucin de los trabajos de mantenimiento, se realizara mediante autorizacin de la oficina de Supervisin y Liquidacin de obras. El Inspector de del Mantenimiento ser un Funcionario o Profesional nombrado o contratado por la Municipalidad, designado mediante Memorndum de designacin de funciones y/o resolucin por la Gerencia Municipal. El profesional adems de cumplir con las calificaciones profesionales exigidas como Responsable Tcnico de la ejecucin del Mantenimiento, deber asumir la responsabilidad tcnica de verificar, inspeccionar, fiscalizar y dar solucin en forma tcnica cuando se requiera; durante el proceso de ejecucin del Mantenimiento. Debe ser un profesional afn al tipo de intervencin debidamente colegiado y habilitado de especialidad segn la tipologa de la actividad de mantenimiento. 5.5.- DE LAS FUNCIONES DEL INSPECTOR DEL MANTENIMIENTO: Dentro de las funciones del Inspector del mantenimiento a desempear comprende: a. Controlar verificar y evaluar la correcta ejecucin de la actividad, la cual debe ejecutarse de acuerdo a la ficha de mantenimiento aprobada respetando las especificaciones y normas tcnicas respectivas. b. Participar activamente con el responsable tcnico del mantenimiento en la revisin de la ficha asignada, as como la visita de campo correspondiente emitiendo su opinin mediante informe de compatibilidad, que permitan a la entidad en caso de ser necesario adoptar medidas correctivas oportunas. c. Controlar el cumplimiento de los plazos estipulados en los cronogramas aprobados y la correcta ejecucin de los trabajos, as como de los dems aspectos tcnicos previstos en la ficha tcnica de mantenimiento. d. Anotar en el cuaderno todas las ocurrencias y observaciones relacionadas a la actividad, avances de la actividad y reportar mensualmente el acumulado de dichas anotaciones en el respectivo informe mensual. Asimismo, deber anotar las dificultades que originaron los atrasos injustificados y para los casos en que se requiera se deber solicitar al Responsable de la ejecucin de la ficha de mantenimiento la elaboracin y presentacin del cronograma acelerado de ejecucin de la actividad, cronograma valorizado y cronogramas de recursos, y deber anotar en el cuaderno de ocurrencias la conformidad de terminacin de los trabajos.
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e. Efectuar constantes visitas donde se ejecuta la actividad de mantenimiento, con la finalidad de verificar la correcta ejecucin de los trabajos, as como dar conformidad a los procesos constructivos. f. Presentar a la Oficina de Supervisin y Liquidacin de obras un informe mensual, despus de cinco das hbiles despus de recibido el informe respectivo del Responsable de la ejecucin de la ficha de mantenimiento, previa revisin y V B del inspector de mantenimiento. g. Verificar los requerimientos de materiales e insumos, que sean de calidad, en los plazos establecidos en el calendario de adquisicin de materiales. h. Inspeccionar la cantidad y calidad de los materiales a ser utilizados en la ejecucin de la actividad de mantenimiento, y coordinar con el responsable del mantenimiento el retiro inmediato de aquellos que hayan sido rechazados por su mala calidad o por no corresponder a las especificaciones tcnicas establecidas en la ficha de mantenimiento. i. Verificar el desempeo del personal (tcnico y obrero) que participa en la ejecucin de la actividad de mantenimiento. j. Revisar y verificar las planillas de metrados que el Responsable del mantenimiento presenta mensualmente. k. Efectuar observaciones y emitir la correspondiente notificacin de estas, en caso que el Responsable tcnico del mantenimiento no cumpliese con las funciones dispuestas en la presente directiva. Verificar la subsanacin de las mismas e informar en forma oportuna a la Oficina de Supervisin y Liquidacin de Obras. l. Revisar la documentacin de la actividad mantenimiento y verificar que la ejecucin de las pruebas, controles y ensayos, previstos en las especificaciones de la ficha tcnica, se hayan desarrollado respetando las especificaciones tcnicas de la ficha de mantenimiento. m. Absolver las consultas efectuadas por el Responsable del mantenimiento mediante cuaderno de ocurrencias, en un plazo mximo de 3 das hbiles. n. Absolver las consultas sobre modificaciones no sustanciales y las que no tienen mayor incidencia en el cumplimiento de las metas fsicas. o. Informar a la Gerencia de Infraestructura Publica el incumplimiento de las funciones del responsable tcnico de la ejecucin para la aplicacin de las sanciones estipuladas en la presente directiva. 5.6.- DE LAS ACCIONES MANTENIMIENTO PREVIAS AL INICIO DE LA ACTIVIDAD DE

Antes de dar inicio a la Ejecucin de una actividad en la modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa, se debe cumplir con las siguientes condiciones:
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a. La ejecucin de la actividad se iniciara el da siguiente de la entrega de la infraestructura fsica (Segn Anexo N 01) donde se realizara el mantenimiento. b. La Gerencia de Infraestructura Publica designara al responsable tcnico del mantenimiento mediante memorndum y/o resolucin de Gerencia Municipal, el cual ser el responsable de la ejecucin de la actividad. c. El Inspector y el Responsable Tcnico del mantenimiento debern recibir una copia completa de la ficha de mantenimiento con su respectiva Resolucin de Aprobacin, para que puedan efectuar en forma oportuna la compatibilidad respectiva, revisin de los metrados, solicitar los procesos de adquisicin de servicios e insumos, para el inicio del mantenimiento, segn corresponda sus funciones. d. La Gerencia de Planeamiento y Presupuesto, deber prever la calendarizacin mensual para la ejecucin de la actividad. e. El Inspector y el Responsable Tcnico del mantenimiento, bajo responsabilidad debern revisar todos los componentes de la ficha de mantenimiento (memoria descriptiva, planos, presupuesto, anlisis de costos unitarios, listado de insumos, cronogramas, estudios bsicos otros de ser el caso), as como las planillas de metrado, que en el presupuesto estn las partidas necesarias para el cumplimiento de los trabajos programados y metas fsicas de la ficha de mantenimiento. f. El Inspector y el Responsable Tcnico del mantenimiento debern efectuar una visita al terreno donde se ejecutara la actividad y verificara si este corresponde y es conforme para el desarrollo de la actividad, as mismo verificara la ubicacin de coordenadas, linderos pendientes, y tipo de infraestructura. De encontrar errores, ambigedades o incongruencias en la ficha tcnica, los responsables del mantenimiento deber de dar a conocer en el informe de compatibilidad y en forma conjunta adoptaran acciones para corregir stas. g. El Responsable Tcnico deber Prever y asegurar en cancha los insumos necesarios (materiales, herramientas y equipo) que garanticen el normal desarrollo de los trabajos y un apropiado uso del recurso humano. h. La operatividad y mantenimiento de las actividades ejecutadas por la MPMN, debern estar de acuerdo a los estndares y parmetros especificados, La Gerencia de Infraestructura Publica en coordinacin con la Gerencia de Planificacin y Presupuesto sern los responsables de priorizar la asignacin de los recursos para realizar los mantenimientos adecuados. i. La Gerencia de Infraestructura Pblica, deber llevar un Plan Operativo Anual (POA) de las actividades de mantenimiento de infraestructura pblica; que se han ejecutado y aquellas que se van a ejecutar con el fin de verificar que estas no incurran en duplicidad y que cumplan su vida til para volver a intervenir, para mantenimientos nuevos debern incluirse en el Plan Operativo Institucional (POI) de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto.
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As mismo todas las Gerencias de la MPMN, y dems entidades de la provincia Mariscal Nieto (Municipios Distritales, Municipios de Centros Poblados entre otros, etc.) debern hacer llegar las propuestas de fichas de mantenimiento que crean conveniente para su ejecucin. j. La elaboracin de las Fichas Tcnicas de Emergencia deber ser elaborada por la unidad formuladora, a fin de atender y mitigar en forma inmediata los daos ocasionados por los cambios climatolgicos como lluvias, inundaciones, derrumbes, bajas temperaturas, sismos, etc. 5.7.- DEL CUADERNO DE OCURRENCIAS: El cuaderno de Ocurrencias deber ser legalizado, foliado y firmado en todas sus pginas por el responsable tcnico e inspector, dichos profesionales son los nicos autorizados para hacer anotaciones en el cuaderno con sus respectivas firmas y sello. La custodia del mismo corresponde al responsable tcnico, el mismo que deber permanecer en la oficina de la actividad y a disposicin del inspector de obra, para que este realice el llenado de los respectivos asientos cada vez que este realice la visita in situ a la actividad. En forma diaria el responsable tcnico deber efectuar los asientos respectivos, La no permanencia del cuaderno de ocurrencia en la actividad ser considerada como una falta administrativa. Debern anotarse todas las ocurrencias y observaciones relacionadas a la actividad, en particular, calidad y plazos, esto es, lo relacionado a las distintas partidas en ejecucin en los frentes de trabajo, el esquema del llenado deber contener mnimamente lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) Suscribir actas de inicio y trmino del mantenimiento. Fecha de anotacin del asiento en el cuaderno de ocurrencias. Mano de obra (por categora). Actividades realizadas cuantificando su avance (segn partida de la ficha tcnica). Movimiento de materiales (ingresados, utilizados y debidamente cuantificados). Uso de Maquinaria, equipos y herramientas (con expresa indicacin de las horas de uso). Consultas, Ordenes, Autorizaciones y modificaciones a la ejecucin (de ser el caso). h) Observaciones (problemas que vienen afectando el cumplimiento del cronograma de ejecucin, entre otros). Las constancias de inspeccin de la actividad (cada vez que realice sus visitas). Comunicar la conclusin de la actividad y solicitar la recepcin de la misma. El responsable tcnico entregara el cuaderno; adjunto al informe final ante la Gerencia de Infraestructura Pblica para su revisin. 5.9.- DE LOS BIENES O SUMINISTROS A ADQUIRIR:

i) j)

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El cronograma de ejecucin de la actividad determinara la duracin de esta, por lo que una vez que el responsable tcnico recibe la ficha tcnica deber presentar el informe de requerimiento, indicando la relacin de bienes, materiales, servicios e insumos conteniendo las caractersticas y especificaciones tcnicas de los mismos a adquirir, remitiendo dicho requerimiento a la Gerencia correspondiente para que proceda a la adquisicin de insumos o contratacin respectiva de servicios. La Gerencia de Administracin mediante sus reas correspondientes deber realizar los procesos establecidos de acuerdo a la ley de contrataciones vigentes y cumplir oportunamente con el abastecimiento de insumos o servicios requeridos para la ejecucin de la actividad, dentro de los plazos establecidos por el rea administrativa, bajo responsabilidad. 5.10.DE LAS MANTENIMIENTO: ACTIVIDADES DURANTE LA EJECUCION DEL

Para la ejecucin de una actividad en la modalidad de ejecucin presupuestaria directa, se debe cumplir con los siguientes procedimientos: a) Dentro de los tres (3) das hbiles de iniciados los trabajos el responsable tcnico deber presentar al Inspector del mantenimiento, los cronogramas de la actividad calendarizados actualizados a la fecha de inicio de los trabajos. Asimismo remitir una copia con el V B del Inspector para conocimiento de la Gerencia de Infraestructura Pblica. b) El responsable tcnico organizara un archivo de control tcnico administrativo de la actividad, en el que mantendr actualizado y a disposicin del Inspector de la actividad de Mantenimiento y de la Gerencia de Infraestructura Pblica, que permitir mantener un control efectivo de la actividad, en el cual se consignar la siguiente informacin. Resolucin de aprobacin de la ficha tcnica de mantenimiento. Ficha tcnica de mantenimiento aprobado. Memorndum y/o Resolucin de designacin del responsable tcnico. Informe de Requerimiento y/o pedido de Bienes y Servicios (mano de obra, materiales, maquinaria y equipo). Cuaderno de Asistencia para el control diario del personal. Partes diarios de control de maquinaria y equipo. Cuaderno de control de combustible. Kardex (hoja de control visible de materiales). Cuaderno de almacn donde se tendr el movimiento de materiales segn anexo. Pecosas. rdenes de Compra (copia que recaba al momento de la firma del responsable tcnico). Comprobantes de Pago correspondientes de los insumos. Ordenes de Servicios (copia que recaba al momento de la firma por el responsable tcnico). Valorizacin de maquinaria y conformidad de servicios. Informes mensuales.
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 Pruebas de Laboratorio de suelos y diseos de mezclas de ser el caso. Control de calidad y/o pruebas de funcionamiento. La Gerencia de administracin est obligada a entregar al responsable tcnico una de las copias de las Ordenes de: Compra, Servicio y Pecosa, los cuales sern adjuntados al informe final de la actividad.

5.11. DE LAS PARALIZACIONES Y REINICIOS DE TRABAJOS DE LA ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO: DE LAS PARALIZACIONES: El responsable tcnico podr solicitar al Inspector la paralizacin de los trabajos de la actividad de mantenimiento cuando se produzca cualquiera de las siguientes circunstancias: No Calendarizacin presupuestal mensual. b. Desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, vicios ocultos, etc.) debidamente probados. c. Otras que pongan en riesgo la ejecucin de la actividad o la economa de la ficha tcnica. DE LOS REINICIOS: Para el reinicio de los trabajos el responsable tcnico deber solicitar al Inspector, mediante un informe tcnico sustentado la autorizacin para reiniciar. El Inspector evaluar si las causas que motivaron la paralizacin han sido superadas. De encontrar procedente la solicitud el Inspector autorizar el reinicio de los trabajos. Las fechas de solicitud de paralizacin, la fecha real de paralizacin y la fecha de reinicio de los trabajos debern ser anotados en el cuaderno de ocurrencias. Al tercer da de reiniciado los trabajos el responsable tcnico deber presentar a la Gerencia de Infraestructura Publica el cronograma de la actividad actualizados. 5.12.- DE LAS MODIFICACIONES FISICAS A LA FICHA TECNICA DE MANTENIMIENTO: Excepcionalmente, por causas justificadas, debidamente comprobadas y aceptadas, podr modificarse la Ficha tcnica de mantenimiento, con la aprobacin del Inspector. El responsable tcnico, deber anotar oportunamente en el cuaderno de ocurrencias, los eventos que motivaron las modificaciones que no sean sustanciales ni ameriten mayor presupuesto. Todas las modificaciones a la Ficha Tcnica, debern ser solicitadas a la Gerencia de Infraestructura Publica, mediante un informe tcnico

a.

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sustentatorio por parte del responsable tcnico, para su posterior revisin y aprobacin por el Inspector. 5.12.1 Ampliaciones de Plazo: Las Ampliaciones de plazo son aquellas que modificaran la fecha de trmino programada y podrn fundamentarse solo en las siguientes causales: a. Demora por desabastecimiento sostenido de materiales (escasez de materiales en la zona) y/o insumos u otros casos fortuitos o de fuerza mayor (fenmenos climatolgicos, etc.) debidamente sustentados. b. Paralizaciones temporales sustentadas ya sea de ndole social, lo cual va en contra de la economa de la actividad y ponen en peligro la integridad fsica del trabajador y la seguridad de la actividad. Solo ser procedente otorgar ampliaciones de plazo, cuando la causal modifique la ruta crtica del cronograma de ejecucin de la actividad, de manera que represente demora en la culminacin de los trabajos. Se reconocer la prorroga necesaria obtenida a partir de la nueva ruta critica. El Informe tcnico que deber presentar el responsable tcnico deber contener lo siguiente: Datos Generales.- Donde se indicara el numero de la Resolucin de aprobacin de la Ficha Tcnica, as como el monto del presupuesto aprobado (costo directo e indirecto), el plazo de ejecucin del Mantenimiento (nmero de das calendario), fecha de inicio de Mantenimiento y fecha programada vigente de termino del Mantenimiento tambin se deber informar si es que hay nmero de das de ampliacin de plazo. Antecedentes.- Se deber sealar los hechos que motivan la solicitud de ampliacin de plazo, para lo cual se deber colocar los nmeros de asiento del cuaderno de ocurrencias en la que se dejo constancia de tales hechos, de ser el caso se deber hacer referencia a documentos emitidos con opinin del proyectista. Anlisis.- En base a los hechos sealados en los antecedentes se deber consignar a una o ms de las causales que motivan la ampliacin de plazo. En esta parte se deber adjuntar el nuevo cronograma de ejecucin del mantenimiento y el nuevo cronograma valorizado propuesto, donde se incluye la ampliacin de plazo solicitado en base a la nueva Ruta Critica. Conclusiones.- Entre otras cosas se deber sealar la fecha de inicio del mantenimiento, ampliaciones de plazo aprobadas indicando la cantidad de das; ampliacin de plazo solicitada sealando la cantidad de das solicitados, fecha programada de trmino de plazo vigente y la nueva fecha programada de trmino de plazo.
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 Recomendaciones.- Se deber recomendar el tipo de medidas correctivas que se deber adoptar para no incurrir en nuevas prorrogas y otras que sean convenientes para una mejor ejecucin de los mantenimientos. Anexos.- Se debern adjuntar copias del cuaderno de ocurrencias donde se indiquen y sustenten las ampliaciones o modificaciones correspondientes, los nuevos cronogramas de ejecucin del mantenimiento (mensual valorizado, de adquisicin de los materiales, y de uso de recursos humanos), tambin incluir fotografas, informe del proyectista, entre otros. 5.13.- DE LAS VALORIZACIONES MENSUALES: Al quinto da hbil del mes siguiente el Responsable Tcnico deber presentar al Inspector de la actividad la planilla de metrados acumulados ejecutados a la fecha y deber ser comparado con el del mes anterior, constituyendo la diferencia de los dos, el avance del mes. El Inspector de la Actividad proceder a revisar la planilla de metrados contrastando con lo verificado en campo, en caso de encontrarse conforme esta planilla de metrados deber de visarla, caso contrario deber efectuar sus observaciones, teniendo como plazo 02 das hbiles para este proceso; las observaciones debern ser subsanadas por el Responsable Tcnico en l plazo de 01 da como mximo. Las Valorizaciones sern elaboradas con los metrados aprobados y los precios unitarios del presupuesto de la Ficha Tcnica Aprobada. El Avance Fsico del Mantenimiento ser calculado a partir de la siguiente expresin:
% de Avance Fsico = Costo Directo Valorizado Costo Directo Total del Presupuesto X 100

El Responsable Tcnico est obligado a cumplir con los avances fsicos parciales programados establecidos en el cronograma de la actividad respectiva o las ltimas modificaciones aprobadas. En caso que el retraso sea mayor al diez por ciento (10%) respecto al avance fsico programado, el Responsable Tcnico elaborara y presentara dentro de los tres (03) das hbiles siguientes un nuevo cronograma acelerado de los trabajos, de modo que se garantice el cumplimiento del mantenimiento dentro del plazo aprobado segn Resolucin. Dicho retraso se calculara de la siguiente manera: % de Retraso = %Avance fsico ejecutado acum. - % Avance Fsico Programado acum. Si, posteriormente se vuelven a registrar atrasos superiores al diez por ciento (10%) respecto al calendario acelerado, el Inspector del Mantenimiento anotara este hecho en el cuaderno de ocurrencias y proceder a informar a la oficina de Supervisin quien a su vez lo har a la Gerencia de Infraestructura Pblica para que adopte las acciones correctivas del caso.
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5.14.- DE LOS INFORMES MENSUALES: El Responsable Tcnico deber presentar un informe mensual dentro de los cinco (05) primeros das hbiles del mes siguiente a la Gerencia de Infraestructura Publica responsable de la Ejecucin del Mantenimiento, debidamente firmados y visados en todos sus folios por los responsables de la ejecucin (Responsable Tcnico e Inspector del mantenimiento). La Gerencia de Infraestructura Pblica, derivara estos informes a la Oficina de Supervisin y Liquidacin de Obras (OSLO) para su conocimiento. Dicho Informe segn Anexo N 01 Informe Mensual del Responsable Tcnico indicado en la presente directiva deber contener lo siguiente: 1. Generalidades 2. Antecedentes 3. Descripcin del Mantenimiento 4. Resumen del Avance Fsico 5. Cuadro de Valorizacin de la Actividad Mensual 6. Planilla de Metrados Ejecutados (Mensual) 7. Recursos Humanos (Utilizados en el Mes) 8. Materiales utilizados durante el mes 9. Combustibles y Lubricantes utilizados durante el mes 10. Equipos y Maquinaria de la Institucin o de apoyo utilizados durante el mes 11. Herramientas menores utilizados durante el mes 12. Servicios utilizados durante el mes 13. Resumen de Avance Financiero 14. Observaciones 15. Conclusiones 16. Recomendaciones 17. Anexos al Informe Mensual 17.1 Panel Fotogrfico del proceso constructivo del mantenimiento durante el mes 17.2 Cronograma de Ejecucin del Mantenimiento (Programado/Ejecutado) 17.3 Adjuntar copias del cuaderno de obra (Anotaciones del Mes) 17.4 Adjuntar copias de certificados de ensayos de materiales y certificados de calidad de ser el caso. La elaboracin del Informe Mensual servir para que el Inspector de la ficha de Mantenimiento realice las siguientes verificaciones: a. Que el avance fsico se encuentre dentro de lo programado. b. Que las pruebas de calidad estn de acuerdo a las especificaciones tcnicas de la ficha de mantenimiento. c. El Control del avance financiero el cual estar referido al avance porcentual del gasto efectuado respecto al monto total aprobado. En este aspecto se controlara que las variaciones existentes no generen

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un mayor monto respecto al monto aprobado para el rubro y que finalmente no se altere el presupuesto aprobado. El Avance Financiero estar dado por la siguiente expresin: Avance Financiero = Gasto Total Ejecutado Monto Total Aprobado X 100

El no cumplimiento a los plazos en la presentacin de los informes mensuales y consignacin de informacin no concordante al mes vencido, sern sancionados de acuerdo a las disposiciones legales vigentes. El Responsable tcnico deber presentar un informe mensual de sus actividades realizadas a la Gerencia de Infraestructura Pblica, para su respectivo pago siempre y cuando este sea por Contrato Administrativo de Servicios (CAS), segn Decreto Legislativo N 1057 que regula el rgimen especial de contratacin administrativa de servicios. VI. PROCEDIMIENTOS 6.1.DEL PROCEDIMIENTO DE LA ELABORACION, REVISION Y APROBACION DE LAS FICHAS DE MANTENIMIENTO QUE EJECUTA LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL: a. La Gerencia de Infraestructura Pblica, de acuerdo a sus funciones y competencias, procedern a la elaboracin de las fichas de mantenimiento, a travs de la Sub Gerencia de Estudios de Inversin, quienes elevarn las Fichas Tcnicas definitivas las mismas que debern ser visadas en cada folio, para su trmite respectivo. b. La Gerencia de Infraestructura Publica remitir los proyectos de fichas tcnicas de mantenimiento a la Oficina de Supervisin y Liquidacin de Obras, para su evaluacin, revisin y emisin del respectivo informe tcnico; si se encontrara observaciones esta oficina remitir el informe adjuntando la ficha tcnica a la instancia respectiva, para su absolucin; si no tuviera ninguna observacin, se emitir el informe sustentatorio de aprobacin. c. La Oficina de Supervisin y Liquidacin de Obras, al recibir el informe tcnico lo derivara a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para el informe de Disponibilidad Presupuestal para la ejecucin de la Ficha Tcnica de Mantenimiento. d. De contar con la disponibilidad presupuestal la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto remitir a la Gerencia Municipal a fin de que verifique y apruebe la ficha tcnica de mantenimiento mediante Resolucin de Gerencia Municipal. e. Contando con la respectiva resolucin de aprobacin de Gerencia Municipal, se proceder a la ejecucin de la actividad de mantenimiento.
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f. Si la actividad fuera ejecutada por contrata se sujetara al D.L. N 1017 ley de contrataciones del estado y su reglamento; y de ser ejecutada por encargo se deber suscribir un convenio inter institucional. 6.2.-DEL PROCEDIMIENTO DE CULMINACION DE LA FICHA TECNICA DE MANTENIMIENTO: Designados el Responsable Tcnico y el Inspector del Mantenimiento, se proceder a la ejecucin del mantenimiento de acuerdo a las especificaciones tcnicas y disposiciones de la presente directiva. Una vez culminado los trabajos del mantenimiento, corresponde al Responsable Tcnico e Inspector del Mantenimiento las siguientes acciones: a. DEL INFORME FINAL DEL RESPONSABLE DE LA FICHA DE MANTENIMIENTO : El Responsable Tcnico bajo Responsabilidad debe preparar paralelo a la ejecucin del mantenimiento, un archivo destinado a este fin donde archivar toda la documentacin requerida, as mismo complementar la informacin faltante. De encontrarse observaciones por parte del inspector de la actividad al informe final, el responsable tcnico deber bajo responsabilidad levantar las observaciones en un plazo mximo de 03 das hbiles. El inspector de la actividad verificar la subsanacin de las observaciones, no pudiendo formular nuevas observaciones. El Responsable Tcnico con la aprobacin y V B al informe final de parte del Inspector solicitara mediante informe la recepcin de la actividad a la Comisin de Recepcin, Liquidacin y Transferencia en un plazo no mayor de 10 das hbiles. El informe final ser remitido al rea de Liquidaciones, para la elaboracin de la liquidacin tcnica y financiera: El informe final deber contener:
d.1) Datos generales de la ficha de mantenimiento d.2) Antecedentes d.3) Descripcin general del mantenimiento d.4) Breve descripcin de las partidas ejecutadas d.5) Cuadro Resumen del Avance Fsico y Financiero del Mantenimiento d.6) Cuadro de Valorizacin Final del Mantenimiento d.7) Cuadro Final de Recursos Humanos Utilizados d.7) Cuadro Final de Materiales, Equipos y Herramientas utilizadas d.8) Cuadro Final de Maquinaria utilizada d.9) Cuadro Final de Combustible y Lubricantes Utilizados d.10) Cuadro Final del Avance Fsico y Financiero d.12) Cuadro Final de Servicios Utilizados d.13) Planos Post construccin. d.14) Observaciones d.15) Conclusiones
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d.16) Recomendaciones d.17) Panel fotogrfico d.18) Anexos: 1.- Resoluciones y/o Memorndum a) De Aprobacin de la Ficha Tcnica b) De Ampliaciones de Plazo de ejecucin c) De designacin del responsable tcnico de la ejecucin de la ficha tcnica 2.- Actas: a) De Entrega de Infraestructura a intervenir b) Valorizadas de Internamiento de saldos de Materiales y otros insumos. c) De Recepcin de la actividad sin observaciones. 3.- Documentos Tcnicos: a) Ficha Tcnica de Mantenimiento b) Documentos de Control de Calidad si fuera el caso c) Partes Diarios de Maquinaria d) Cuadernos de Almacn y Combustible e) Cuaderno de Ocurrencias f) Copia digital del Informe Final (CD) 4.- Documentos de Aspecto Financiero (los que obran en su poder): a) Tareos de Personal b) Copias de Vales de Combustible c) rdenes de Compra y Pecosas d) Ordenes de Servicio e) Comprobantes de Pago.

La presentacin del informe final por parte del Responsable tcnico con V B del inspector deber ser presentado dentro de los 15 das hbiles, siguientes del trmino de la actividad. b. DEL TRMINO DE LA ACTIVIDAD DE MANTENIMIENTO: Al termino de los trabajos de Mantenimiento el Responsable Tcnico dejara constancia de ello en el cuaderno de ocurrencias y har de conocimiento al Inspector. A ms tardar al siguiente da hbil, el inspector del mantenimiento verificara la ejecucin de los trabajos y metas programadas, de encontrarlos conformes otorgara su aprobacin consignando este hecho por asiento en el cuaderno de ocurrencias y procediendo con la suscripcin del acta de termino de la actividad. De existir observaciones no se considerar terminada, debiendo el responsable tcnico subsanar las observaciones dentro del plazo establecido por el Inspector del Mantenimiento. La culminacin de la ejecucin del mantenimiento es a partir de la conformidad que consigne el Inspector en el cuaderno de obra. c. DE LOS SALDOS DEL MANTENIMIENTO:
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Al trmino de la actividad de Mantenimiento, el responsable tcnico elaborara el Acta de internamiento de saldos de materiales y otros insumos, de acuerdo a las siguientes consideraciones: Los materiales e insumos nuevos debern ser valorizada en concordancia con las rdenes de compra, para su generacin de NEAS y posterior deductivo. Los materiales e insumos usados se internaran mediante acta sin valorizacin. Dichas Actas debern tener la firma y sello del Responsable Tcnico, Inspector, almacenero del mantenimiento, y representante de la Sub Gerencia de Logstica y Servicios Generales. d. DE LA RECEPCION DEL MANTENIMIENTO: Al trmino de la actividad de Mantenimiento y al haber culminado con toda la documentacin del informe final aprobado y visado por el Inspector, el responsable tcnico solicitar mediante informe la recepcin de la misma. En un plazo no mayor a 10 das siguientes de recibida la comunicacin se proceder a la recepcin de la actividad de mantenimiento por la Comisin de recepcin correspondiente; contando con la presencia del responsable tcnico e Inspector como asesores en dicho acto. De no encontrarse observaciones se levantara el Acta de Recepcin sin Observaciones (Acta de Recepcin de Mantenimiento) De existir observaciones se suscribir un acta de verificacin en la cual se establecer, el plazo otorgado para la subsanacin de las observaciones. VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS a. Disposiciones que no se contemple en la presente Directiva, ser resuelto por la Gerencia de Infraestructura Pblica, y la Oficina de Supervisin y liquidacin de Obras. b. La Gerencia de Infraestructura Pblica de la MPMN, como rgano ejecutor tomara las medidas pertinentes a fin de que el responsable de la Actividad que no cumpla con realizar la entrega del informe final, as como los saldos de materiales y otros insumos, de acuerdo a las normas vigentes, sea sancionado administrativamente no otorgndole la responsabilidad de dirigir y/o inspeccionar otras actividades y obras hasta que regularice dichas observaciones u omisiones, sin perjuicio de las dems sanciones a que hubiere lugar. Estas irregularidades adems sern puestas en conocimiento de la Sub Gerencia de Personal y Bienestar Social y la Sub Gerencia de Logstica y Servicios Generales con el propsito de ser tomadas en cuenta en los futuros procesos de seleccin de personal que convoque la MPMN para este efecto, se llevara un Registro de Personas Observadas en la GIP donde se registrara las faltas o incumplimientos que puedan cometer.
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c. La contratacin de los recursos humanos para la ejecucin de la actividad estar a cargo de la Sub Gerencia de Personal y Bienestar Social coordinara con la Gerencia de Infraestructura Pblica para los trmites respectivos. d. Los conflictos derivados de la prestacin de los servicios, sern resueltos por la Sub Gerencia de Personal y Bienestar Social. e. El pie del Presupuesto de una Ficha de mantenimiento para el presente periodo ser el siguiente:
ITE M (A) (B) RESUMEN DEL PRESUPUESTO COSTO DIRECTO COSTO INDIRECTO * GASTOS GENERALES (DIRECCCION TECNICA) * GASTOS DE SUPERVISION Y EVALUACION PORCENTAJES

(C)

VALOR DETERMINADO (A) VALOR DETERMINADO (B) HASTA EL 12 % DEL COSTO DIRECTO HASTA EL 4 % DEL COSTO DIRECTO HASTA EL 3 % DEL COSTO * GASTOS ADMINISTRATIVOS DIRECTO HASTA EL 2 % DEL COSTO * GASTOS DE LIQUIDACION DIRECTO TOTAL PRESUPUESTO = SUMA DE (A) + (B)

OBS. Dentro de los Gastos de Supervisin deber considerarse hasta el 1 % para el Gasto de Evaluacion de Estudios Las Fichas contendrn el desconsolidado de cada gasto con sus respectivos analticos.

f. Al entrar en vigencia la presente directiva, todas las fichas de mantenimiento que estn en ejecucin se adecuarn a las disposiciones de la presente directiva. g. Las Fichas de mantenimiento por encargo se sujetarn a lo dispuesto por la presente Directiva. h. Las Fichas de mantenimiento ejecutadas por encargo tendrn un inspector designado por la Municipalidad Provincial de Mariscal Nieto, con cargo al porcentaje de gastos de Supervisin. i. Las actividades que se ejecuten por encargo los gastos indirectos de supervisin y liquidacin de obras sern administrados por la Municipalidad Provincial de Mariscal Nieto. j. Segn la Ley de Fomento a la Inversin Privada a la Construccin D. L. N 727 del 12/11/91, estipula que no todo el personal que labora en obras tienen derecho al rgimen de construccin civil, ello depende del monto si la obra sobrepasa los 50 UITs (S/.182,500.00) esta se considera dentro del rgimen de construccin civil; y si no alcanza los 50 UITs esta se considera rgimen comn. (Art. 14 D.L.N 727). VIII. RESPONSABILIDAD: Es responsabilidad de la Gerencia de Infraestructura Publica la elaboracin y ejecucin de las fichas de Mantenimiento, la Gerencia de Planeamiento y presupuesto, Gerencia de Administracin, Gerencia de servicios a la ciudad, Gerencia desarrollo econmico y social, gerencia desarrollo urbano ambiental y acondicionamiento territorial, as como la
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Oficina de Supervisin y Liquidacin de Obras, y de los Responsables Tcnicos e inspectores que estn a cargo de la ejecucin de los trabajos el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva bajo responsabilidad. Tambin es responsabilidad de las entidades que ejecuten actividades por encargo; el fiel cumplimiento a la normatividad de la presente directiva. La Oficina de Control Institucional tendr la responsabilidad de velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva. bajo responsabilidad. Moquegua, Enero 2011

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