Capitolul 11

00:50

Finalizarea auditului
11.1 edina de nchidere 11.2 Elaborarea proiectului de raport 11.3 Structura raportului de audit intern 11.4 Transmiterea proiectului Raportului auditorilor interni 11.5 Reuniunea de conciliere 11.6 Elaborarea Raportului de audit intern final 11.7 Difuzarea Raportului auditorilor interni 11.8 Urmrirea recomandrilor 11.9 Supervizarea misiunii de audit intern
Timp necesar: 50 minute

Parcurgnd acest capitol vom afla: Care se organizeaz nchiderea misiunii de audit intern; Care sunt cerinele de care trebuie s in cont auditorul la ntocmirea raportului de audit intern; Care este structura raportului de audit intern; Cum se definitiveaz concluziile raprtului de audit intern; Cum se difuzeaz raportul, se urmrete ndeplinirea recomandrilor i controleaz calitatea lucrrilor de audit intern.

11.1 edina de nchidere edina de nchidere a interveniei la faa locului are drept scop prezentarea opiniei auditorilor interni, a constatrilor i a recomandrilor preliminare, precum i discutarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar de implementare al acestora. Se ntocmete o minut a edinei de nchidere. Auditorii interni prezint entitii auditate opinia, constatrilor i recomandrilor preliminare rezultate n urma aduditului.

177

Scopul prezentrii este ca auditorii s se asigure c att constatrile ct i recomandrile sunt clare, obiective, fundamentate, relevante. Constatrile i recomandrile sunt clare atunci cnd sunt uor de neles i nu determin interpretri contradictorii; sunt obiective, atunci cnd nu apr sau prejudiciaz vreo una din pri; sunt fundamentate atunci cnd fiecare constatare are la baz probe doveditoare i o baz legal; sunt relevante atunci cnd aspectele semnalate ajut conducerea entitii auditate s ia decizii manageriale pentru eliminarea deficienelor constatate. Auditorii planific edina de nchidere, prezint constatrile i recomandrile, fac rezumatul discuiilor ntr-o Minut a edinei de nchidere, pregtesc probele suplimentare necesare pentru justificarea modificrilor propuse. Conductorii entitii auditate particip la desfurarea edinei de nchidere. Conductorii entitii auditate i declar prerile lor n privina constatrilor auditorilor, ale concluziilor entitii auditate i recomandrilor, precum i a coreciilor de efectuat. 11.2 Elaborarea proiectului de raport La elaborarea proiectului de Raport de audit intern (raport intermediar) trebuie s fie respectate urmtoarele cerine: a) constatrile trebuie s aparin domeniului/obiectivelor misiunii de audit intern i s fie susinute prin documente justificative corespunztoare; b) recomandrile trebuie s fie n concordan cu constatrile i s determine reducerea riscurilor poteniale; c) raportul trebuie s exprime opinia auditorului intern, bazat pe constatrile efectuate;

178

d) se ntocmete pe baza fielor de observaii i a celorlalte documente de lucru. La redactarea proiectului Raportului de audit intern, trebuie s fie respectate urmtoarele principii: a) constatrile trebuie s fie prezentate ntr-o manier pertinent i incontestabil; b) trebuie evitat utilizarea expresiilor imprecise (se pare, n general, uneori, evident), a stilului eliptic de exprimare, a limbajului abstract; c) promovarea unui limbaj ct mai uzual i a unui stil de exprimare concret; d) evitarea tonului polemic, jignitor, tendenios; e) ierarhizarea constatrilor (numai cele importante vor fi prezentate n sintez sau la concluzii); f) evidenierea aspectelor pozitive i a mbuntirilor constatate de la ultima misiune de audit public intern. La elaborarea proiectului Raportului de audit intern, auditorul folosete dovezile de audit raportate n Fiele de Identificare i Analiz a Problemelor (FIAP) i n Formularul de constatare i raportare a iregularitilor i a celorlalte documente de lucru. 11.3 Structura raportului de audit intern Pagina de titlu i cuprinsul Reprezint pagina n care se menioneaz denumirea misiunii de audit intern. Rapoartele vor conine un cuprins al lucrrilor i documentelor. Semntura Raportul de audit intern este semnat de fiecare membru al echipei de auditori, pe fiecare pagin a acestuia. Ultima pagin a raportului este

179

semnat i de ctre supervizor. Introducerea Descrie tipul de audit i baza legal a misiunii (planul anual de audit, solicitri speciale etc.). Prezint datele de identificare a misiunii de audit intern (ordinul de serviciu, echipa de auditori, entitatea/structura auditat, durata aciunii de auditare, perioada auditat). Descrie activitatea auditat i prezint informaii sintetice cu privire la misiunea de audit intern. Prezint modul de desfurare a misiunii de audit intern (caracterul misiunii de audit intern: sondaj/exhaustiv, documentare; proceduri, metode, tehnici utilizate; documente materiale examinate n cursul misiunii de audit intern; materiale ntocmite n cursul misiunii de audit intern). Face referire la recomandrile misiunilor de audit intern anterioare care, pn la finalizarea misiuni curente de audit intern, nu au fost implementate. Stabilirea obiectivelor Obiectivele de audit prezentate n Raportul de audit intern coincid cu cele nscrise n programul de audit intern. Stabilirea metodologiei Explic tehnicile i instrumentele de audit public intern folosite pentru a ndeplini obiectivele misiunii de audit intern. Constatrile i recomandrile auditului Auditorul trebuie s se pronune asupra obiectivelor de audit n ordinea n care au fost stabilite n Programul de audit intern.

180

Constatrile efectuate trebuie prezentate sintetic, cu trimitere explicit la anexele la Raportul de audit intern. Sunt prezentate distinct constatrile cu caracter pozitiv de constatrile cu caracter negativ, n scopul generalizrii aspectelor pozitive, pe de o parte, i al identificrii cilor de eliminare a deficienelor stabilite, pe de alt parte. Concluziile echipei de audit sunt elaborate pe baza constatrilor fcute, avnd un caracter fundamentat. Trebuie s fie pertinente i s nu fie disproporionate n raport cu constatrile pe care se bazeaz. Recomandrile din Raportul de audit intern trebuie s fie fezabile i economice i s aib un grad de semnificaie important n ceea ce privete efectul previzibil asupra entitii auditate. Trebuie s aib un caracter de anticipare i, pe aceast baz, de prevenire a eventualelor disfuncionaliti sau tendine negative la nivelul entitii auditate. De asemenea, trebuie s contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activitii entitii auditate i de cretere a performanelor managementului. Prezentarea recomandrilor se va face dup urmtoarea structur: constatri; criterii, cauze, efecte; recomandri. Recomandrile vor fi redactate clar, concis pentru fiecare deficien constatat. Recomandrile vor fi prezentate n funcie de prioritile stabilite n Fia de Identificare i Analiza Problemelor: majore, medii i minore. 11.4 Transmiterea proiectului Raportului auditorilor interni Proiectul Raportului se transmite subunitii auditate, iar aceasta poate trimite n maxim 15 zile obieciile sale. Obieciile primite trebuie analizate

181

de auditorii interni. Netransmiterea obieciilor n intervalul de timp menionat, presupune acordul tacit al subunitii auditate privind Proiectul de Raport al auditorilor interni. n aceste condiii reuniunea de conciliere nu mai este necesar. Transmiterea proiectului raportului auditorilor interni are scopul de a asigura entitii auditate posibilitatea de a analiza Proiectul raportului de audit intern i de a formula un punct de vedere la constatrile i recomandrile auditorilor. Proiectul de raport de audit intern transmis la subunitatea auditat trebuie s fie complet, cu toate dovezile asupra faptelor, opiniilor i concluziilor la care se face referire. 11.5 Reuniunea de conciliere n termen de 10 zile de la primirea obieciilor, auditorii interni organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditat, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile, n vederea acceptrii recomandrilor formulate. Se ntocmete o minut privind desfurarea reuniunii de conciliere. 11.6 Elaborarea Raportului de audit intern final Raportul de audit intern trebuie s includ modificrile discutate i convenite din cadrul reuniunii de conciliere. Raportul de audit intern va fi nsoit de o prezentare a sintezei concluziilor reuniunii de conciliere. eful structurii de audit intern trebuie s informeze conducerea superior despre recomandrile care nu au fost acceptate de conductorul entitii auditate. Aceste recomandri vor fi nsoite de documentaia de susinere.

182

Auditorii trebuie s preia rezultatele concilierii, s le prelucreze i s le introduc n raportul de audit intern, pe care trebuie s-l pregteasc pentru redactarea final i pentru tiprire. Auditorii sunt responsabili de calitatea Raportului de audit intern, de ntocmirea unei liste corecte i complete de difuzare a acestuia. Structura raportului de audit intern final este asemntoare cu a raportului interimar de audi prezentat anterior. Difernele pot aprea la nivelul elementelor care au fost conciliate cu parte auditat. 11.7 Difuzarea Raportului auditorilor interni eful structurii de audit public intern transmite Raportul de audit intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate conductorului entitii care a aprobat misiunea, pentru analiz i avizare. Dup avizare, Raportul de audit intern, n copie, va fi comunicat structurii auditate. Raportul de audit intern final trebuie s fie nsoit de o sintez a acestuia. La entitile mai mici, Raportul de audit intern este transmis spre avizare conductorului acesteia. Auditorii transmit Raportul de audit intern, rezultatele concilierii i punctul de vedere al entitii auditate efului compartimentului de audit intern; eful compartimentului de audit intern semneaz i transmite Raportul de audit intern conductorului entitii sau comitetului de audit. Acesta este nsoit de o informare cuprinznd recomandrile care nu au fost acceptate de auditat, nsoit de documentaia de susinere. Conductorul entitii analizeaz i aprob sau respinge Raportul auditorilor. Dup aprobare

183

auditorii transmit entitii auditate o copie a Raportului de audit intern final. 11.8 Urmrirea recomandrilor Obiectivul acestei etape este asigurarea c recomandrile menionate n Raportul de audit intern sunt aplicate ntocmai, la termenele stabilite i n mod eficace, iar conducerea a evaluat riscul de neaplicare a acestor recomandri. Entitatea auditat trebuie s informeze copartimentul de audit intern asupra modului de aplicare a recomandrilor conform calendarului de implementare. Responsabilitatea structurii auditate Responsabilitatea structurii auditate n aplicarea recomandrilor const n: 1) elaborarea unui plan de aciune, nsoit de un calendar privind ndeplinirea acestuia; 2) transmiterea planului de aciune, respectiv a calendarului privind ndeplinirea acestuia compartimentului de audit; 3) stabilirea responsabililor pentru fiecare recomandare; 4) punerea n practic a recomandrilor; 5) comunicarea periodic a stadiului de realizare a aciunilor; 6) evaluarea rezultatelor obinute. Responsabilitatea structurii de audit intern Compartimentul de audit intern verific i raporteaz comitetului de audit stadiul de implementare a recomandrilor. n cazul cnd nu exist comitet de audit raportarea se face conducerii entitii.

184

11.9 Supervizarea misiunii de audit intern eful compartimentul de audit intern sau persoana desemnat de acesta este responsabil de supervizarea misiunii de audit intern. Scopul aciunii de supervizare este de a se asigura c obiectivele misiunii de audit intern au fost ndeplinite i lucrrile realizate de auditori au fost de calitate. Supervizarea misiunii de audit intern: a) ofer instruciunile necesare (adecvate) derulrii misiunii de audit intern; b) verific executarea corect a programului misiunii de audit intern; c) verific existena elementelor probante; d) verific dac redactarea raportului de audit intern, att cel intermediar ct i cel final, este exact, clar, concis i s-a efectuat la termenele fixate. Dac eful compartimentului de audit intern este implicat n misiunea de audit, supervizarea este asigurat de un auditor intern desemnat de acesta.

Vocabular: edina de nchidere; raport de audit intern, structura raportului de audit intern; constatrile auditorului; recomandrile auditorului; supervizarea misiuni de audit intern.

ntrebri 1. Care este scopul i coninutul edinei de nchidere? 2. Care sunt cerinele ce trebuie respectate la elaborarea raportului de

185

audit intern? 3. Care este structura raportului de audit intern? 4. Care este coninutul reuniunii de conciliere? 5. Cum se realizeaz difuzarea raportului de audit intern? 6. Cum se urmresc ndeplinirea recomandrilor fcute de auditori n raportul de audit? 7. Cine i cu ce scop realizeaz supervizarea misiunii de audit intern?

186