Aspel-Coi 4

PORTADA VERSIN MAYO/2004
ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN
TEMARIO I. INTRODUCCIN I.1 Objetivo del curso II. Instalacin en diversas Plataformas de Windows II.1 Tipos de Instalacin II.2 Configuracin del BDE Administrator para el trabajo en red III. Archivos de Configuracin IV. Clculos del Sistema IV.1 Depreciacin Contable (Pliza de depreciacin) IV.2 Depreciacin Fiscal (Detalle) IV.3 Reevaluacin de Activos IV.4 Ajuste cambiario IV.5 Ajuste anual por Inflacin V. Casos prcticos V.1 Herramientas para solucin de problemas (Exportacin, e Importacin). V.2 Catlogo de Cuentas (Catlogo de Cuentas alfanumrico) V.3 Plizas (Plizas daadas, Exportacin) V.3.1 Copiado de plizas V.3.2 Integracin de plizas V.3.3 Exportacin e Importacin de Plizas V.4 Balanza de Comprobacin (Descuadre en la columna del Debe y Haber, Descuadre en la columna de Saldo Inicial y Final) V.5 Balance General (Resultado del ejercicio incorrecto) V.6 Estado de Resultados (Resultado del ejercicio incorrecto) V.7 Auxiliares (Contabilizacin) VI. Hojas de Clculo VI.1 Hojas Financieras VI.1.1 Balance General VI.1.2 Estado de Resultados VI.2 Hojas Fiscales VI.2.1 Declaracin Anual de ISR e IVA VI.2.2 Clculo del IA VI.3 Elaboracin de una Hoja de Clculo nueva. VII. Razones Financieras VII.1 Interpretacin de Razones Financieras
I.
INTRODUCCIN
I.1 OBJETIVO DEL CURSO El asesor conocer los procedimientos para obtener clculos avanzados en el sistema de COI 4.0, tales como depreciaciones, ajuste anual por inflacin, ajuste cambiario, etc. Conocer los archivos de configuracin predeterminados del sistema. Se explotarn las Utileras del sistema para la solucin de casos reales, tales como catlogo de cuentas, plizas, y reportes de estados financieros. Aplicar el anlisis y uso de las hojas financieras y fiscales para alcanzar una mejor explotacin de los alcances reales del sistema, como lo son las razones financieras. II. INSTALACIN EN DIVERSAS PLATAFORMAS DE WINDOWS Es de gran importancia considerar el tipo y versin de plataforma de Windows donde se realizar la instalacin del sistema ASPEL-COI 4.0, para el correcto funcionamiento del mismo. Es por ello que debemos tener en mente los siguientes puntos al momento de realizar la instalacin. Consideraciones Generales para la Instalacin Durante la ejecucin del Asistente de Instalacin, existen dos posibilidades para seleccionar el tipo de Instalacin de acuerdo a los trminos de la Licencia, los cuales son: a) Instalacin completa y registrada: Cuando ya contamos con el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin de la Licencia de uso del sistema. b) Como paquete demostrativo: Cuando deseamos realizar la instalacin del sistema para verificar el funcionamiento y adaptabilidad del sistema a las operaciones de la empresa y an no se ha adquirido una Licencia de uso del mismo. Es importante sealar que existen dos restricciones respecto al uso del sistema como paquete demostrativo: No se permite el manejo de ms de 100 registros en cualquier Mdulo. Tiene una caducidad de 30 das, al trmino de la cual el sistema no permite su operacin. TIPOS DE INSTALACIN En la seleccin del Tipo de Instalacin existen tres modalidades, la cual depende de la funcionalidad y las Licencias de uso del sistema. a) Automtica. Se utiliza cuando se desea instalar de forma completa el sistema en la PC como cualquier aplicacin local de Windows. En ste tipo de instalacin se copian todas la libreras de programa (archivos DLL) necesarias para el correcto funcionamiento de la aplicacin, incluyendo el ejecutable del sistema coiwin.exe. Dichos archivos se copian principalmente en dos rutas: el directorio de instalacin del sistema ASPEL-COI 4.0 y en el directorio de Libreras compartidas de Windows (C:\Windows\System para Windows 98 y C:\Windows\System32 para Windows 2k o Windows NT, Windows XP). Adicionalmente se instala el BDE Administrator. sta es la instalacin que debemos realizar en el Servidor bajo un esquema de trabajo en red. II.1
b) Definida por el Usuario. Cuando slo se desean instalar ciertos componentes del sistema, teniendo la posibilidad de instalar slo lo requerido por el sistema. c) Estacin de trabajo. En este caso, slo se instalan libreras compartidas dentro del directorio de Windows, (C:\Windows\System para Windows 98 y C:\Windows\System32 para Windows 2k, Windows NT, Windows XP), y el sistema NO se instala completamente en la PC, y tampoco se instala el ejecutable del sistema coiwin.exe de manera local. Cabe mencionar que el BDE Administrator SI es instalado en la PC donde se realiza ste tipo de instalacin. Bajo un esquema de trabajo en red, este tipo de instalacin debe realizarse en las PCs que trabajaran como estaciones de trabajo. Al ser instalado ASPEL-COI 4.0, ya sea como estacin de trabajo o como instalacin automtica, se copia el BDE (Borland Data Base Engine) para permitir la operacin de los archivos que se encuentran en formato PARADOX, instalndose en el mismo directorio donde se instala el sistema, y a la vez realizan algunas modificaciones en los registros de configuracin del sistema operativo del equipo. En el registro de Windows se agrega una llave para que el sistema reconozca la ruta de donde tiene que ejecutar el BDEAdmin. Esto es, en: \\HKEY_LOCAL_MACHINE \Software \Borland \Database Engine, donde se modifica la entrada DLLPATH, la cual indica la ruta donde se encuentran los archivos con extensin *.dll correspondientes al BDE, y la entrada CONFIGFILE01 mostrar la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuracin de los drivers y alias. Las definiciones de instalacin las hace el sistema de manera automtica; sin embargo, si se detecta una instalacin previa del BDE, slo se actualizarn los drivers. El sistema mediante el Regedit (registro de configuracin) verifica si existe o no un BDE instalado, el cual puede ser modificado.
Para comprender un poco mejor el esquema de trabajo en red, se muestra en la siguiente figura, un diagrama para el trabajo en red.
TERMINAL
INSTALACIN COMO ESTACION DE TRABAJO EN CADA MAQUINA.
INSTALACIN COMPLETA EN EL SERVIDOR.
SERVIDOR
TERMINAL
Figura 2. Diagrama de Tipos de Instalacin para trabajo en red. CONFIGURACIN DEL BDE ADMINISTRATOR PARA EL TRABAJO EN RED La configuracin para trabajo en red est estrictamente ligado al formato en que se maneja la base de datos. En ASPEL-COI 4.0 adems de los archivos que se encuentran en formato ASPEL (archivos binarios) existen otros archivos: Tablas de INPC e Histrico de tipos de cambio que se crean en formato PARADOX para lo cual es indispensable que se haya asignado un alias dentro del BDE Administrator para dicho driver. Cuando se trabaja algn archivo en formato PARADOX, como es el caso de ASPELCOI 4.0, al igual que cualquier otra aplicacin que maneje bases de datos en dicho formato, se deber realizar la configuracin adicional que se indica a continuacin. 1. Al instalar la base de datos para comenzar a trabajar ASPEL-COI 4.0, crea por defaul solo 2 tablas INPC e Historico de Tipos de cambio en formato PARADOX, las tablas restantes las crea en formato ASPEL, lo cual podemos constatar mediante la opcin Utileras, Control de archivos. 2. Cuando existen archivos con formato PARADOX, se crean ciertos archivos temporales con extensiones .LCK y .NET, los cuales se albergan en el directorio definido dentro del BDE Administrator de cada PC. II.2
3. Para un correcto funcionamiento debemos verificar en el Servidor la existencia de la carpeta denominada ASPELCACHE (creada automticamente por el sistema en C:\ASPELCACHE) y cuya ruta est definida en el BDE Administrator, Configuration, Drivers, Native, Paradox, NETDIR.
Figura 3. Configuracin del BDE Administrator en el Servidor. 4. Debemos compartir la carpeta donde se cre la carpeta ASPELCACHE y la carpeta donde est instalado el sistema, considerando lo siguiente al momento de compartir ambas carpetas desde el Servidor: Si es Windows 98. Simplemente compartir la carpeta y asignar Lectura y Escritura al recurso compartido. Si es Windows 2K, NT. Adems de crear los Usuarios de la red dentro del Dominio, en el Administrador de Usuarios en el Panel de Control, se deben asignar los permisos de control total a los usuarios que fungirn como estacin de trabajo.
Figura. Compartir la carpeta donde est instalado ASPEL- COI
Figura 4. Asignar la propiedad Control total sobre los archivos a los usuarios de las estaciones de trabajo. Si es Windows XP. Debemos asignar la propiedad de Permitir que otros usuarios de la red cambien mis archivos.
Figura 5. Habilitar Permitir que usuarios de la red cambien mis archivos.
5. Desde la estacin de trabajo se debe realizar la conexin de las unidades de red de la carpeta ASPELCACHE del Servidor, as como de la carpeta de instalacin del Sistema ASPEL-COI 4.0, y configurar dentro del BDE Administrator de todas y cada una de las terminales (Configuracin, Drivers, Native, Paradox, NETDIR) la ruta del ASPELCACHE del Servidor (conectado mediante la unidad de red), de tal manera que la unidad lgica y direccin de ASPELCACHE dentro del BDE Administrator sea homognea en todas las terminales (incluyendo el mismo servidor). En otras palabras la carpeta ASPELCACHE debe ser nica para toda la red, y definirse dentro del BDE Administrator como carpeta para guardar los archivos temporales dentro de Configuration / Drivers / Native / Paradox. NOTA: No es completamente necesario que la carpeta ASPELCACHE se conecte mediante otra unidad de red, incluso puede crearse dentro de la carpeta de Instalacin de los sistemas ASPEL (para evitar conectar otra unidad de red), y estipular las rutas de ASPELCACHE homogneas tanto en las terminales como en el servidor. Cmo saber de donde se est leyendo el BDE Administrator? a) Acceder al Regedit de Windows desde: Inicio\Ejecutar\Regedit.
Figura. Verificacin del BDE Administrator dentro del Editor del Registro. b) Ubicarse en HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Borland\Database Engine. En la parte derecha de la ventana se puede observar la ruta de dnde se est leyendo el BDE.
Figura. DLLPATH y CONFIGFILE01 para las rutas del BDE y Drivers dentro del Editor del Registro.
III. ARCHIVOS DE CONFIGURACIN Es de gran importancia conocer todos aquellos archivos que forman parte de la configuracin del sistema y que se pueden editar a fin de obtener mejores resultados. Dentro de los ms importantes estn: CoiWin.ini Se ubica dentro del Directorio Windows, junto con todos los archivos de inicio del Sistema operativo. Guarda datos tales como: Ruta y periodo Aplicaciones Asociadas Nmeros de Usuarios Status de la Ventana de Inicio Direccin para actualizacin de las Tablas del INPC Impresoras Configuracin de las Barras de Herramientas Empresaw.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los Datos de las empresas como la clave de alta, clave maestra, tipos de pliza , niveles de las cuentas y los Parmetros de Configuracin del Sistema. Es un archivo encriptado por seguridad de la informacin. COI4_00.ver Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene informacin sobre la versin de los DLLs del sistema. No debe modificarse para evitar problemas durante las actualizaciones. Catcw.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene el Catlogo de cuentas estndar que sugiere el sistema al crearlo desde Utileras Control de Archivos. Coisuger.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene el listado de las Sugerencias que se despliegan en caso de Activar las Sugerencias desde Configuracin. Inpcw.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los valores de las Tablas de INPC. Monedas.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene las monedas sugeridas al momento de crear el catlogo de Monedas desde Utileras Control de archivos. Rancw.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los rangos de cuentas sugeridos al crear el catlogo estndar de Rangos de Cuentas desde Utileras Control de archivos.
Tipos.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los Tipos de Activos sugeridos al momento de crear el catlogo de tipos de activos desde Utileras Control de archivos. Filtros.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene los Filtros sugeridos al momento de emitir Reportes desde los diferentes Catlogos. Usuariow.coi Ubicado en el directorio de instalacin de ASPEL-COI 4.0. Contiene el listado de los Usuarios, as como el perfil de cada uno de ellos. Es un archivo encriptado por seguridad de la informacin. Todos estos archivos sirven para la carga de una base de datos nueva, con el fin de utilizar los catlogos estndar de ASPEL-COI. IV. CLCULOS DEL SISTEMA Con el objetivo de conocer de manera precisa la manera de como el sistema realiza los Clculos se mostrarn los ms importantes a detalle mediante un ejemplo. El sistema ASPEL-COI permite llevar un control sobre el manejo de Activos Fijos de la empresa, y facilitar as el registro contable y reflejarlo en la contabilidad de la empresa. REGISTRO DE ACTIVOS Y TIPOS DE ACTIVOS CATLOGO DE TIPOS DE ACTIVOS Se deben registrar los Tipos de Activos con las Cuentas contables correspondientes a la Cuenta del Tipo de Activo, Depreciacin del Activo, Gastos de depreciacin y venta o baja contable de activos. Recordemos que al registrar un Activo debemos seleccionar el tipo de activo al cual pertenece y nos sugiere los datos capturados en el detalle del tipo de activo como son las tasas de depreciacin contable y fiscal, el mtodo de depreciacin contable, la moneda, el mximo deducible, etc.
Figura. Catlogo de Tipos de Activos Equipo de Oficina.
Importante La depreciacin contable se lleva mediante un registro en una cuenta del catlogo destinada para cada Tipo de Activo por lo que las cuentas contables al emitir las Plizas se obtienen del catlogo de tipos de activos, y se deben capturar para generar la pliza de depreciacin lo ms completa posible. CATLOGO DE ACTIVOS Al registrar un activo es importante mencionar algunos puntos que afectan durante la depreciacin. Generales Fecha de adquisicin: Se debe indicar la fecha de adquisicin del Activo. Sin importar si el bien es nuevo o usado debe capturarse siempre la fecha en que la empresa adquiri el activo. Monto original: Se debe anotar el monto original invertido en la adquisicin del activo. %Vida til remanente: Se debe indicar de acuerdo a la antigedad del activo el porcentaje de vida til que an se puede considerar para las depreciaciones. En caso de ser un activo nuevo debe ser un 100%, en caso contrario se tiene que calcular de acuerdo a los aos de vida til y la depreciacin acumulada hasta el momento del registro del activo en el sistema. Tipo de Activo: Se debe seleccionar el tipo de activo de donde se obtendrn las cuentas al momento de generar la pliza de alta o registro del Activo. De igual forma los porcentajes y mtodo de depreciacin son sugeridos de acuerdo a los establecido en el tipo de activo seleccionado.
Figura. Ventana de Alta de un Activo.
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Depreciacin contable Fecha de inicio de depreciacin: La depreciacin de los activos comienzan a generarse un mes posterior a la compra, y es la fecha que sugiere el sistema aunque puede modificarse. Tasa de depreciacin: Es el % de depreciacin contable con el cual se calcular la pliza de depreciacin. Depreciacin acumulada al ltimo cierre: Si el activo a registrar es un activo usado debemos calcular la depreciacin cumulada a Diciembre el ltimo cierre. Mtodo de depreciacin: Es el mtodo que se considerar para realizar la depreciacin del activo. El ms usado en al actualidad es el de lnea recta y es el establecido y requerido por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR).
Figura. Ventana de Alta de activos Pestaa Depreciacin Contable. Depreciacin fiscal Mtodo de depreciacin: El mtodo de depreciacin es por default Lnea recta, debido a que es el requerido por la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). Fecha de Inicio de depreciacin: La depreciacin de los activos comienzan a generarse un mes posterior a la compra, y es la fecha que sugiere el sistema aunque puede modificarse. Tasa de depreciacin: Es el % de depreciacin contable con el cual se calcular la pliza de depreciacin. Depreciacin acumulada al ltimo cierre: Si el activo a registrar es un activo usado debemos calcular la depreciacin cumulada a Diciembre el ltimo cierre. Monto mximo deducible: Si existen lmites para un monto mximo de depreciacin sobre el valor del activo establecido en el Artculo 42 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, se deber estipular en ste campo.
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Nota: Los artculos 40, 41 y 42 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) establecen los porcentajes mximos autorizados de activos fijos por tipo de bien o por tipo de actividad, as como las reglas de deduccin para las Inversiones. Deduccin inmediata: Se puede activar el check para aqullos bienes que se establezcan y cumplan los requisitos establecidos en los Artculos 220 y 221 de la Ley del Impuesto sobre la Renta.
Figura. Alta de un Activo, pestaa de depreciacin fiscal. Moneda Extranjera: Se captura el tipo de cambio actual, y se expresa automticamente el valor en moneda base. IV.1 DEPRECIACIN CONTABLE
La depreciacin es el reconocimiento cuantitativo de la prdida de valor, que sufre un bien por el uso, transcurso del tiempo u obsolescencia y tiene como fundamento principal la idea de presentar el valor del activo lo ms aproximado posible conforme a la realidad. Dentro del sistema se pueden calcular dos tipos de depreciacin: contable o histrica y fiscal. Depreciacin contable Conocida de otra manera como Depreciacin histrica. El registro contable de la Depreciacin de los activos se realiza de forma mensual mediante una pliza, la cual afecta con un cargo a la Cuenta de Resultados (Gastos de Depreciacin) y el abono respectivo a la cuenta de Depreciacin acumulada del activo. Su registro se lleva a cabo en libros de contabilidad, para lo cual el sistema incluye tres tipos de o Mtodos de depreciacin:
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a)
Lnea recta
Se base en aplicar un porcentaje fijo al monto de la inversin. Este mtodo es requerido por la ley del ISR. La formula que se emplea es: Depreciacin = Valor del activo * Porcentaje de depreciacin Ejemplo: Datos del activo Valor del activo Porcentaje de Depreciacin $10,000 10%
Sustituyendo la formula el resultado con los datos anteriores es el siguiente: $10,000 * 10 =1000/12=83.33
Figura. Monto de la Depreciacin contable del periodo (Lnea Recta)
Importante: el total a depreciar es anual, por lo que se tiene que dividir entre 12 (meses del ao), para determinar el monto a depreciar del periodo. Al generar la pliza de depreciacin el sistema solicita la fecha inicial y final de los perodos a depreciar, y en caso de emitirla de n perodos se generar por el monto correspondiente a todos los perodos que abarque el rango especificado.
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b)
Suma de aos dgitos porcentaje de
El activo se deprecia a un cierto nmero de aos, por lo que el depreciacin varia ao con ao. La formula que emplea para determinar el No. de aos es :
Aos a depreciar = 100 (% de vida til remanente) / Porcentaje depreciacin Aos a depreciar / Suma total de los nmeros que correspondan a cada ao Ejemplo Datos del activo Valor del activo Porcentaje de Depreciacin Aos a depreciar $100,000.00 25% 4
Sustituyendo la formula el resultado con los datos anteriores es el siguiente: El porcentaje de depreciacin se calcula dividiendo el restante de los aos por depreciar entre la suma de los aos a depreciar, es decir, resulta de sumar 4+3+2+1=10. Ao a Depreciar 1o ao 2o ao 3o ao 4o ao Monto a Depreciar 100,000.00 100,000.00 100,000.00 100,000.00 % de depreciacin 4/10=0.4 3/10=0.3 2/10=0.2 1/10=0.1 Total Depreciacin $ 40,000.00 $ 30,000.00 $ 20,000.00 $ 10,000.00 Meses del ao 12 12 12 12 Monto Dep. x Perodo $ 3,333.33 $ 2,500.00 $ 1,666.66 $ 833.33
$ $ $ $
Figura. Monto de la depreciacin contable del periodo (Suma de aos dgitos) c) Doble saldo declinante
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Mediante ste mtodo se deprecia el doble de la tasa normal de depreciacin, y dicha depreciacin se realiza sobre el saldo pendiente por depreciar y no sobre el costo original de la inversin. La formula que se emplea es: Monto a Depreciar * Porcentaje de Depreciacin = Depreciacin Depreciacin Anual / meses del ao = Depreciacin del periodo Ejemplo: Datos del activo Valor del activo Porcentaje de Depreciacin Aos a depreciar Ao Depreciar 1er ao 2do ao 3er ao 4to ao 5to ao Monto a Depreciar 100,000.00 60,000.00 36,000.00 21,600.00 12,960.00 % depreciar 40% 40% 40% 40% 40% $100,000.00 20*2 = 40 ( 40%) 5=100/20 Total Depreciacin $ 40,000.00 $ 24,000.00 $ 14,400.00 $ 8,640.00 $ 5,184.00 Meses del ao 12 12 12 12 12 Monto Dep. Periodo $ 3333.33 $ 2000.00 $ 1200.00 $ 720.00 $ 432.00
$ $ $ $ $
Nota: Al terminar el plazo de depreciacin todava quedar un saldo por depreciar, este valor terico de rescate permanece en libros, como Saldo pendiente ($7,776.00).
Si un usuario llama y te indica: Como puedo llevar el control de los activos con ASPEL-COI si actualmente lleva una Cuenta contable por cada Activo?
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IV.2
DEPRECIACIN FISCAL
La depreciacin fiscal se basa en valores actualizados, por lo cual se requiere tener capturados los ndices de precios al consumidor (INPC), ya que en base a ellos se calcula el factor de actualizacin o ajuste que se aplicar a la depreciacin por Activo. Dicho de otra manera, es la depreciacin contable a valores actuales (factor de actualizacin), y tiene una serie de reglas especficas, ya que sta se basa en valores actualizados. La depreciacin fiscal no es un gasto real sino virtual y es considerada como gasto solamente para propsitos de impuesto a pagar. La formula que se emplea es: Depreciacin * Factor de actualizacin = Depreciacin actualizada Factor de actualizacin = ( INPCum / INPCma) Donde: INPCum = Indice Nacional de precios al consumido del ltimo mes de la primera mitad del periodo de utilizacin del bien en el ejercicio a depreciar. INPCma= Indice Nacional de precios al consumidor correspondiente al mes de adquisicin del activo.
TABLAS DE INPC AO ENE 2000 86.7298 2001 93.7650 2002 98.2530 2003 103.3200 2004 107.6610
FEB 87.4991 93.7030 98.1898 103.6070 108.3050
MAR 87.9842 94.2967 98.6921 104.2610 108.6720
ABR 88.4848 94.7723 99.2312 104.4390 108.8360
MAY 88.8156 94.9898 99.4323 104.1020
JUN 89.3417 95.2145 99.9171 104.1880
TABLAS DE INPC AO JUL 2000 89.6902 2001 94.9671 2002 100.2040 2003 104.3390 2004
AGO 90.1830 95.5297 100.5850 104.6520
SEP 90.8418 96.4190 101.1900 105.2750
OCT 91.4673 96.8548 101.6360 105.6610
NOV 92.2494 97.2196 102.4580 106.5380
DIC 93.2481 97.3543 102.9040 106.6690
Ejemplo. Se tiene un activo con los siguientes datos: Valor del activo Porcentaje de Depreciacin Mes de adquisicin Valor de junio (1era mitad del ao) 10,000 10% Enero 112.4500
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Valor del mes en que se adquiri el activo
107.6610
Sustituyendo la frmula el resultado es el siguiente: Monto 112.45/107.66 1.0444 10,000 * 1.044 10,444 10,444.00/12 87.03
Total
Valor actualizado del activo = Valor original del Activo * Factor de ajuste
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Ejemplos de Depreciacin de Activos Ejemplo 1. En el perodo de Enero del 2002 se compr una Computadora con un valor de $12,000.00 la cual se depreciar en un 30% por el mtodo de lnea recta a partir del mes de febrero del 2002. a) Se desea saber cul ser el monto de depreciacin contable y la depreciacin fiscal de cada mes, hasta llegar al mes de Septiembre del 2002? b) Cual ser la depreciacin acumulada al ltimo cierre si se consulta el detalle del activo en el mes de Marzo del 2003? c) Cmo saber si se ha generado la pliza de depreciacin mes a mes? a) Clculos Enero Depreciacin contable del perodo Depreciacin fiscal del perodo
= $0 = $0
Recordemos que los activos comienzan a depreciarse a partir del mes siguiente a su adquisicin. Febrero Para la depreciacin contable tenemos que: Valor original de adquisicin: Tasa de depreciacin: Meses del perodo fiscal: $12,000.00 30% 12 $3,600.00 $ 300.00
Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = Depreciacin de cada perodo = $3,600.00/12 = Verificando en el sistema...
Figura. Depreciacin contable del Activo Ejemplo. Para la depreciacin fiscal tenemos que:
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Mes de adquisicin: Enero del 2002 Perodo fiscal en que se emplear el bien: Enero a Diciembre del 2002 Factor de Ajuste INPCum INPCma INPCum INPCma = INPC del ltimo mes de la primera mitad en que se utilizar el bien. = INPC del mes de adquisicin del bien. = De Enero a Diciembre hay 12 meses / 2 (ya que es la primera mitad). = INPC del mes 6 es decir, Junio. = INPC del mes de Enero (Mes de adquisicin). Junio 2002 Enero 2002
Aplicando los valores: INPCum = 99.9171 INPCma = 98.2530 Factor de Ajuste =
99.9171 = 1.016936887423284 98.2530

$12,000.00 $12,202.80 30% 12 $3,600.00 $ 300.00 $ 305.07
Valor original de adquisicin: Valor original de adquisicin actualizado: Valor actualizado = $12,000.00 * 1.0169 = Tasa de depreciacin: Meses del perodo fiscal:
Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = Depreciacin de cada perodo = $3,600.00/12 = Depreciacin del perodo actualizada = $ 300.00 * 1.0169 = Verificando en el sistema...
Figura. Depreciacin fiscal del Activo Ejemplo.
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Continuando con lo solicitado en el punto a, para el mes de Marzo tendramos que: Marzo Para la depreciacin contable tenemos que: Valor original de adquisicin: Tasa de depreciacin: Meses del perodo fiscal: $12,000.00 30% 12 $3,600.00 $ 300.00 $ 600.00
Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% = Depreciacin de Marzo = $3,600.00/12 = Depreciacin total al 31 de marzo del 2002 = Verificando en el sistema...
Figura. Depreciacin contable al mes de marzo del 2002. Para la depreciacin fiscal tenemos que: Mes de adquisicin: Enero del 2002 Perodo fiscal en que se emplear el bien: Enero a Diciembre del 2002 Factor de Ajuste INPCum INPCma INPCum INPCma = INPC del ltimo mes de la primera mitad en que se utilizar el bien. = INPC del mes de adquisicin del bien. = De Enero a Diciembre hay 12 meses / 2 (ya que es la primera mitad). = INPC del mes 6 es decir, Junio. = INPC del mes de Enero (Mes de adquisicin).
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NOTA: En caso de que el perodo de uso sea impar, al obtener la mitad resultar un nmero con decimal, para lo cual se tomar como ltimo mes de la primera mitad el inmediato superior al nmero decimal obtenido. Por ejemplo, si un Activo se obtiene en marzo, de Abril a Diciembre se tienen 9 meses, la mitad del perodo sera de 4.5 meses, y se tomara como el 5to mes el ltimo de la primera mitad, por consiguiente se tomaran los INPC del mes de Agosto y el mes de Abril (Mes de adquisicin). Aplicando los valores: INPCum = 99.9171 INPCma = 98.2530 Factor de Ajuste = Junio 2002 Enero 2002
99.9171 = 1.016936887423284 98.2530
Valor original de adquisicin: $12,000.00 Valor original de adquisicin actualizado: Valor actualizado = $12,000.00 * 1.0169 = $12,202.80 Tasa de depreciacin: 30% Meses del perodo fiscal: 12 Depreciacin para todo el ao = 12,000.00 * 30% Depreciacin de cada perodo = $3,600.00/12 Depreciacin del perodo actualizada = $ 300.00 * 1.0169 Depreciacin total actualizada Verificando en el sistema... = = = = $3,600.00 $ 300.00 $ 305.07 $ 610.14
Figura. Depreciacin fiscal del Activo del Ejemplo.
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Para los meses restantes hasta el mes de Septiembre bastar con seguir los mismos clculos que el los meses de febrero y marzo.
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Obteniendo los resultados en una tabla resumen tendramos que: Depreciacin contable Rubro Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Total Depreciacin del perodo 300 300 300 300 300 300 300 300 2400 Depreciacin total acumulada 300 600 900 1200 1500 1800 2100 2400 2400 Restante a depreciar 12,000 11,700 11,400 11,100 10,800 10,500 10,200 9,900 9,600 9,600
Depreciacin Fiscal Rubro Factor de Ajuste Depreciacin del perodo Depreciacin total acumulada Enero Febrero 1.0169 305.07 305.07 Marzo 1.0169 305.07 610.14 Abril 1.0169 305.07 915.21 Mayo 1.0169 305.07 1220.28 Junio 1.0169 305.07 1525.35 Julio 1.0169 305.07 1830.42 Agosto 1.0169 305.07 2135.49 Septiembre 1.0169 305.07 2440.56 Total 1.0169 2440.56 b) La depreciacin acumulada al ltimo cierre se actualiza de manera automtica cuando se genera el primer perodo del inmediato ao fiscal siguiente, enero en el ejemplo. Al mismo tiempo se despliega el siguiente mensaje:
Figura. Ventana de aviso de actualizacin del % de vida til y monto de depreciacin acumulada. Nota: Recordemos que los datos de Porcentaje de vida til remanente, depreciacin acumulada al ltimo cierre se actualizan slo una vez al ao y no son afectados por la generacin de la pliza de depreciacin. Por lo que es lo mismo consultar ambos datos en el mes de febrero, marzo y cualquier otro mes del mismo ao.
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Continuando con el ejemplo, la depreciacin acumulada al ltimo cierre quedara:
Figura. Actualizacin del campo % de Vida til remanente
Figura. Actualizacin del campo Depreciacin Contable acumulada al ltimo cierre .
Figura. Actualizacin del campo Depreciacin Fiscal acumulada al ltimo cierre .
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c) Para determinar si las plizas de Depreciacin se han generado correctamente, se puede emitir el Reporte de Conciliacin de Activos el cual nos permite encontrar diferencias entre lo que se tiene registrado en la Cuenta del Tipo de Activo y el Activo dentro del Catlogo de Activos Fijos.
Figura. Diferencia entre Activos y Saldo de la Cuenta del Activo. Incluso para encontrar el perodo en que se presenta una diferencia sera factible emitir un Reporte de Auxiliares de la Cuenta Contable de Activos y compararlo contra la Consulta de depreciacin del activo, en el Catlogo de Activos Fijos directamente. PLIZA DE DEPRECIACIN La pliza de depreciacin es la pliza que nos permite el registro contable del monto del activo que se deprecio afectando las cuenta contables de Gastos mediante un cargo y un abono a la depreciacin acumulada del activo, las cuales se definieron en el Catlogo de Tipos de activos . A continuacin se mencionan algunas caractersticas importantes sobre la Pliza de depreciacin generada por el sistema. La pliza se puede emitir por un perodo en especfico o por un rango de periodos. Se recomienda generarla mes con mes y corroborarlo mediante el Reporte de Conciliacin de Activos. La pliza que se genera desde ASPEL-COI es nica para todos los activos, desglosando por partida cada tipo de activo, con los cargos correspondientes a las Cuentas de Gastos y el abono a las cuentas de depreciacin acumulada. Nota: se debe tener cuidado de no duplicar informacin generando y contabilizando ms de una vez la misma pliza para un mismo perodo. Para identificar ello se recomienda corroborarlo con el Reporte de Conciliacin de Activos.
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IV.3
REEVALUACIN DE ACTIVOS
La reevaluacin de los Activos es la aplicacin de los efectos provocados por la inflacin sobre el valor de los activos. Con ayuda de la reevaluacin se pueden calcular los valores actualizados de los activos. La reevaluacin de los activos actualiza definitivamente el Valor del Mercado de los activos (slo en la consulta). Otra funcionalidad de la reevaluacin de los activos es obtener el valor neto de los Activos, el cual se obtiene en base a los valores de mercado y el porcentaje de vida til remanente. Nota: Debido a que el campo de vida til remanente se actualiza slo por cada ejercicio fiscal completo, sin considerar meses, al emitir el reporte o consulta existe al posibilidad de activar el check Actualizar % de vida til, para as considerar los meses que hayan transcurrido a partir del ltimo cierre fiscal. Existen tres maneras de realizar la Reevaluacin de activos: Factor para valor de mercado Consiste en multiplicar un factor especificado en el proceso por el valor de mercado en el detalle del activo. Dicho factor no es calculado por el sistema y puede ser un estimado segn la evolucin del precio de los Activos o incluso de una Agencia de valuacin de activos. Ejemplo: Se tiene un Activo con un valor original de $12,000.00 Fecha de adquisicin : Enero del 2002 Tasa de depreciacin: 30% Valor de mercado: $12,000 Si se requiere revaluar en Mayo del 2003 y el factor de revaluacin estimado es: 1.20. Valor de mercado = 12,000 * 1.20 = 14,400.00 Si se solicita actualizar el porcentaje de vida til remanente: %Vida til remanente = 70% - 12.5% = 57.5% Valor neto = 14,400 * 57.5% = $ 8,280.00 Lo anterior se puede corroborar en el Reporte de Reevaluacin de Activos. Con INPC desde ltima reevaluacin Cuando se realiza el proceso de la ltima reevaluacin se queda almacenado el dato de la fecha de la ltima reevaluacin. Cuando se selecciona ste tipo de reevaluacin se realiza el clculo del factor de ajuste de acuerdo a los INPC de la ltima reevaluacin y al INPC de la fecha de adquisicin. Ejemplo: Se tiene un Activo con un valor original de $12,000.00
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Fecha de adquisicin : Enero del 2002 Tasa de depreciacin: 30% Valor de mercado: $12,568 ltima reevaluacin 31 de Diciembre del 2002 Si se requiere revaluar en Mayo del 2003 empleando Con INPC desde la ltima reevaluacin. Tenemos que:
Factordeajuste =
INPC mes de Mayo 2003 104.1020 = = 1.0116 INPC mes de Dic 2002 102.9040
Valor de mercado revaluado = 12,568.04 * 1.0116 = $12,714.36 Valor neto = 12,568.00 * 70% vida til remanente = $ 8,797.60 Corroborando en el sistema:
Figura. Reevaluacin de activos. Todos los valore antes mostrados se pueden corroborar con el reporte de Con INPC desde fecha de adquisicin Consiste en multiplicar el valor original del Activo calculando el factor de ajuste en base a los INPC del mes actual en que se realiza la reevaluacin y el INPC del mes de adquisicin. Ejemplo: Se tiene un Activo con un valor original de $12,000.00
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Fecha de adquisicin : Enero del 2002 Tasa de depreciacin: 30% Valor de mercado: $12,568 ltima reevaluacin 31 de Diciembre del 2002 Si se requiere revaluar en Mayo del 2003 empleando Con INPC desde la ltima reevaluacin. Tenemos que:
Factordeajuste =
INPC mes de Mayo 2003 104.1020 = = 1.0595 INPC mes de Ene 2002 98.2530
Valor de mercado revaluado = 12,568.04 * 1.0116 = $12,714.36 El valor reevaluado anterior pasa a ser el Valor de mercado para la continuidad con el ejemplo. Valor de mercado revaluado = 12,714.36 * 1.0595 = $ 13,147.86 Valor neto = 12,714.36 * 57.50% vida til remanente = $ 7,310.75 Corroborando en el sistema:
Figura. Reevaluacin de Activos. NOTA: Existen algunos mensajes al momento de realizar ciertas operaciones en la referentes a los activos. El siguiente mensaje se muestra cuando se est realizando la depreciacin de alguna fecha o perodo del cual an no se han registrado los correspondientes INPC. Se muestra cuando accedemos a la consulta de depreciacin, en la columna de depreciacin actualizada del perodo.
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Figura. Faltan INPC para calcular al depreciacin del perodo actualizada. La siguiente ventana se despliega cuando se intenta actualizar mediante la opcin de FTP los INPC y alguna ventana de Activos, Depreciacin y/o Reevaluacin estn abiertos.
Figura. No se permite actualizar si algn catlogo de Activos, Depreciacin o Reevaluacin est abierto. IV.4 AJUSTE CAMBIARIO
La pliza de Ajuste cambiario tiene como fundamento el propsito de conciliar las fluctuaciones cambiarias registradas al utilizar monedas extranjeras. Para ello el sistema solicita el rango de cuentas que se desea contemplar para el ajuste cambiario, las cuales deben manejarse en una moneda extranjera y tener activo el check de Afecta a la pliza de Ajuste cambiario. El sistema realiza la comparacin entre el tipo de cambio de la moneda con la que se realizaron los movimientos contra el tipo de cambio en el Catlogo de Monedas y genera una diferencia un cargo para prdida cambiaria o abono para una ganancia cambiaria, dependiendo la naturaleza de la cuenta, y la contrapartida correspondiente en la cuenta indicada como Ajuste al momento de generar la pliza de ajuste. Importante: Recuerda que la moneda se asigna al momento de crear la Cuenta dentro del catlogo y no puede cambiarse despus. Cuando se maneja Multimoneda los montos de la pliza se capturan siempre en Moneda base, con el tipo de cambio que se indique en cada partida. La pliza de ajuste cambiario es una pliza Modelo, la cual se deber contabilizar despus de ser generada.
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Ejemplo: Se gener una venta al Cliente 1, por un monto de $1,100.00 a un tipo de cambio de 11.20.
Figura. Cliente en Moneda Dlar Americano. La Pliza de la Venta al Cliente 1 queda como sigue:
Figura. Pliza de Ventas en Dlares. Posteriormente, se registra mediante una pliza el pago del Cliente, quedando la pliza como se muestra a continuacin:
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Figura. Pago del Cliente 1 en Dlares Al generar la pliza de Ajuste cambiario se realizan los siguientes movimientos:
Figura. Generacin de la pliza de Ajuste cambiario. Cuenta Clientes Bancos Diferencia Cargo 1265 1265 Tipo de cambio 11.20 11.70 Subtotal ME 112.95 usd 112.95 usd $56.47
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La cual se podra considerar como una ganancia cambiaria.
Figura. Pliza de ajuste cambiario con la Ganancia por las fluctuaciones cambiarias. IV.5 AJUSTE ANUAL POR INFLACION
El sistema ASPEL-COI permite realizar el Clculo de Ajuste anual por inflacin de acuerdo a los establecido en la Fraccin I del Artculo 46 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR), de acuerdo a la Reforma Fiscal para el 2003. Art.46 Las personas morales determinarn, al cierre de cada ejercicio, el ajuste anual por inflacin como sigue: I. Determinarn el saldo promedio anual de sus deudas y el saldo promedio anual de sus crditos. El saldo promedio anual de los crditos o deudas ser la suma de los saldos del ltimo da de cada uno de los meses del ejercicio, dividida entre el nmero de meses del ejercicio. No se incluirn en el saldo del ltimo da de cada mes los intereses que se devenguen en el mes. AJUSTE ANUAL POR INFLACIN ACUMULABLE Cuando el saldo promedio anual de las deudas sea mayor que el saldo promedio anual de los crditos, la diferencia se multiplicar por el factor de ajuste anual y el resultado ser, el ajuste anual por inflacin acumulable. AJUSTE ANUAL POR INFLACIN DEDUCIBLE Cuando el saldo promedio anual de los crditos sea mayor que el saldo promedio anual de las deudas, la diferencia se multiplicar por el factor de ajuste anual y el resultado ser el ajuste anual por inflacin deducible.
II.
DETERMINACIN DEL FACTOR DE AJUSTE ANUAL III. El factor de ajuste anual ser el que se obtenga de restar la unidad al cociente que se obtenga de dividir el INPC del ltimo mes del ejercicio de que se trate entre el citado INPC del ejercicio inmediato anterior. FACTOR DE AJUSTE ANUAL EN EJERCICIO IRREGULAR Cuando el ejercicio sea menor de 12 meses, el factor de ajuste anual por inflacin ser el que se obtenga de restar la unidad al cociente que se obtenga de dividir el
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INPC del ltimo mes del ejercicio de que se trate entre el citado INPC del mes inmediato anterior al del primer mes del ejercicio de que se trate. CRDITOS O DEUDAS EN MONEDA EXTRANJERA Los crditos y las deudas en moneda extranjera se valuarn a la paridad existente al primer da del mes. Nota: En los artculos 47 y 48 de la Ley del Impuesto sobre la Renta se estipulan los conceptos que se consideran Crditos y Deudas para efectos del artculo 46 de la misma LISR. El sistema permite realizar dicho clculo mediante la ayuda de un Asistente. Al acceder a esta opcin, en el paso 1 del asistente, el sistema pide indiquemos si se trata de un perodo Regular (periodo de 12 meses) o Irregulares (periodos de 6 o 3 meses) indicando el tipo de ejercicio que se vaya a calcular.
Figura. Asistente para el Ajuste anual por Inflacin, Paso 1. En el Paso 2 del Asistente para el Clculo del Ajuste Anual por Inflacin se solicitan las Cuentas de Crditos.
Arrastrar las Cuentas de Crditos
Figura. Paso 2 del Asistente para el Ajuste Anual por Inflacin: Seleccin de las Cuentas de Crditos.
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En el Paso 3 del Asistente para el Clculo del Ajuste Anual por Inflacin se solicitan las Cuentas de Deudas.
Arrastrar las Cuentas de Crditos
Figura. Paso 3 del Asistente para el Ajuste Anual por Inflacin: Seleccin de las Cuentas de Deudas. Ejemplo: Considerando un ejercicio regular en el 2003 tenemos los siguientes datos obtenidos previamente la identificacin de las Cuentas de Deudas y Crditos: Crditos AO 2003 Enero 20,000.50 Febrero 10,300.25 Marzo 15,400.60 Abril 11,200.00 Mayo 10,100.80 Junio 30,400.62 Julio 18,728.43 Agosto 12,800.00 Septiembre 16,300.20 Octubre 26,400.00 Noviembre 9,300.15 Diciembre 22,500.62 Total 203432.17 Saldo promedio de las cuentas Crditos 203,432.17 / 12 = 16,952.68 Deudas 176,339.15 / 12 = 14,694.93 Crditos > Deudas Diferencia = 16,952.68 14694.93 = 2,257.75 Deudas AO 2003 Enero 10,325.20 Febrero 14,200.00 Marzo 8,300.10 Abril 11,200.00 Mayo 12,400.00 Junio 19,300.50 Julio 12,048.32 Agosto 30,605.48 Septiembre 4,326.12 Octubre 20,326.89 Noviembre 19,204.36 Diciembre 14,102.18 Total 176,339.15
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Calculando el Factor de Ajuste... INPC del ltimo mes del ejercicio del 2003 = 106.6690 INPC del ejercicio inmediato anterior 2002 = 102.9040 Factor Menos la unidad Factor de Ajuste anual X Diferencia de Saldos = Ajuste Anual por Inflacin Deducible 1.0366 1.0000 0.0366 2,257.75 82.6054
Desde Reportes / Catlogo de Cuentas / se podr emitir el Reporte desglosado de ajuste anual, para cada una de las cuentas involucradas en el proceso de Ajuste anual, mostrando el saldo final de cada mes. Importante: Es necesario haber realizado el proceso de ajuste anual, para poder emitir el reporte, de lo contrario el sistema mandar el mensaje: No existe la informacin ara el Reporte de ajuste anual desglosado, se debe ejecutar primero el proceso de ajuste anual por inflacin,Deseas ejecutar el proceso de ajuste anual por inflacin? y entonces comienza a ejecutarse el Asistente. V. CASOS PRCTICOS V.1 HERRAMIENTAS PARA SOLUCIN DE PROBLEMAS (EXPORTACIN E IMPORTACIN) EXPORTACIN ASCII Esta funcin permite convertir datos del catlogo de cuentas, plizas, tablas de INPC, rangos de cuentas, catlogo de cuentas departamentales, catlogo de monedas, catlogo de tipos de activo y el catlogo de activos en archivos ASCII. El proceso de exportacin de datos slo puede ser efectuado para un slo archivo a la vez y los archivos a exportar correspondern nicamente al periodo que se est trabajando. El proceso a seguir para la Exportacin es el siguiente: 1.- Elegir el catlogo de cuentas, seleccionando el formato de exportacin ASCII.
Figura. Seleccin del archivo a exportar.
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2.- Indicar los parmetros de Filtro, dependiendo del archivo a exportar:
Figura. Filtros vlidos para la exportacin ASCII del catlogo de plizas. 3.- Indicar un nombre de archivo valido y guardarlo.
Figura. Nombre del archivo a exportar.
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IMPORTACIN DE ARCHIVOS Esta opcin permite importar la informacin que se encuentra en otra aplicacin hacia el sistema. Los formatos que se pueden importar son: ASCII delimitado ( Activos fijos, Cuentas y Plizas) CONTPAQ* DOS ( Cuentas y Plizas) CONTPAQ Windows ( Cuentas y Plizas)
Figura. Ventana para la Exportacin de archivos. Es importante mencionar que los archivos que se importen deben tener la siguiente estructura para que se puedan adaptar a ASPEL-COI 4.0: CATLOGO DE CUENTAS CAMPO No. De cuenta Nvel de cuenta Descripcin Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo Inicial Contable Saldo Inicial Extranjero Debe moneda contable Debe moneda extranjera Haber moneda contable Haber moneda extranjera Multimoneda TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Cadena Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Cadena TAMAO 21 1 40 8 8 8 8 8 8 8 8 8 1 INICIO 1 21 23 63 82 101 120 139 158 177 196 215 234
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FORMATO PARA EL ARCHIVO DE ENCABEZADO DE PLIZAS CAMPO Tipo de pliza Nmero de pliza Fecha de la pliza Tipo de registro de pliza (1) Primer encabezado (2) Segundo encabezado (3) Detalle /Partida Concepto de la Pliza Nmero de partidas TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Fecha Cadena TAMAO 2 5 9 1 INICIO 1 3 8 17
Cadena Numrico
60 4
18 78
FORMATO PARA LAS PARTIDAS DE LAS PLIZAS CAMPO TIPO DE CAMPO Tipo de Pliza Cadena Nmero de Pliza Cadena Fecha de Pliza Fecha Tipo de registro de Pliza Cadena (3) Primer encabezado (4) Segundo encabezado (5) Detalle / Partida Nmero de cuenta afectada Cadena Nivel de la cuenta Cadena Concepto Cadena Tipo de movimiento Cadena (D)ebe (H)aber Monto del movimiento Numrico Departamento Numrico Tipo de cambio Numrico CATLOGO DE ACTIVOS CAMPO TIPO DE CAMPO Clave del activo Cadena Tipo de activo Cadena Descripcin Cadena Localizacin Cadena Monto original de la inversin Numrico Fecha de adquisicin Fecha Mximo deducible Numrico Valor de mercado Numrico Depreciacin Acumulada Numrico Vida til Numrico Mtodo de depreciacin Caracter Tasa de depreciacin contable Numrico Tasa de depreciacin fiscal Numrico TAMAO 16 1 30 9 8 3 8 8 8 8 1 8 8 INICIO 1 17 18 48 57 65 68 76 84 92 100 101 109 TAMAO 2 5 9 1 INICIO 1 3 8 17
20 1 30 1
18 38 39 69
19 3 18
70 89 92
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Estado Fecha de eliminacin Nmero de departamento Fecha de ltima revaluacin Nmero de serie Deduccin inmediata Fecha inicio de depreciacin contable Fecha inicio de depreciacin fiscal Observaciones Tipo de cambio
Caracter Fecha Numrico Fecha Caracter Caracter Fecha Fecha Cadena Numrico
1 3 2 9 24 1 3 3 250 8
117 118 121 123 126 150 151 154 165 415
Estos archivos se pueden modificar con cualquier editor de textos compatible con Windows, ya que son archivos binarios planos y su manejo va a depender de la estructura antes mencionada. Mediante sta opcin pueden ser ledos los archivos exportados mediante la utilera del sistema. V.2 CATLOGO DE CUENTAS Un usuario ya cuenta con su catlogo de cuentas y desea capturarlo para ASPELCOI, Cul sera tu sugerencia al respecto? V.3 CATLOGO DE PLIZAS Un usuario llama e indica que sus plizas probablemente estn daadas ya que no le permite realizar la contabilizacin. Cmo identificaras las plizas daadas perdiendo el menor nmero de plizas posible? V.4 BALANZA DE COMPROBACIN
Dentro de la Balanza de comprobacin, en su ultima hoja se muestra un total por los Saldo iniciales y Saldos finales de las cuentas despus de los movimientos. Un usuario puede tener principalmente dos problemas primordiales: Descuadre en la columna de Saldos iniciales Finales Descuadre en la columna de Totales en Debe y Haber. El Descuadre en la columna de Saldos Iniciales y Finales a su vez puede deberse a dos situaciones en particular: Modificacin manual en los Saldo iniciales de las Cuentas. Solucin: Realizar un respaldo de slo movimientos Realizar el borrado de movimientos y saldos iniciales. Regresar al mes inmediato anterior y realizar el traspaso de saldos. Corroborar la correccin de los saldos iniciales emitiendo la balanza de comprobacin.
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Reinstalar plizas. Contabilizar plizas. Cambio en la Estructura del Catlogo de Cuentas. Es decir, alguna cuenta Acumulativa cambio a Detalle o viceversa. Solucin: Para ofrecer una solucin al problema se tiene primeramente que encontrar la diferencia para locuaz se sugiere el siguiente procedimiento. a. Personalizar la consulta del catlogo de Cuentas y agregar la columna de Tipo de Cuenta.
Figura. Personalizacin de la consulta del Catlogo de Cuentas. b. Identificar el mes inicial en el cual se comienza a dar la diferencia, ello se puede realizar emitiendo la balanza de comprobacin en diferentes perodos. c. Exportar con ayuda del Copiado especial el catlogo de cuentas correspondiente al mes anterior al que se present el problema (ltimo mes correcto).
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Figura. Exportacin del catlogo de Cuentas. d. Exportar al igual que en el paso anterior, con ayuda del Copiado especial el catlogo de cuentas correspondiente al mes en el que se present el problema.
Figura. Exportacin del mes en que se present el problema.
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e. Realizar la identificacin de las cuentas nuevas, con ayuda de una comparacin celda a celda, y ajustar la Hoja hasta que las Cuentas queden a la par en ambos meses.
=SI[B4=G4,,AGREGO]
Cuentas nuevas
Recorrer hacia abajo
Nota: Debido a que en el mes posterior muy probablemente se agregaron cuentas es importante que se empaten las cuentas a la par en el mismo rengln, o de lo contrario podramos incurrir en un error.
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f. Una vez a la par las cuentas, se procede a la comparacin en base a las diferencias en la columna de tipo. =SI[D11=I11,,ERROR]
NOTA: Recuerda que las columnas en las que son cuentas nuevas la frmula marcar error, aunque no es necesariamente un error, simplemente es debido a la diferencia entre la cuenta que se agreg en el mes. g. Finalmente, para dar solucin, se debe tomar la decisin de cual ser la estructura definitiva en el catlogo de cuentas y realizar los movimientos necesarios. V.5 BALANCE GENERAL
El descuadre en el Balance general puede deberse a dos situaciones en general: Modificacin del formato. Error en la definicin de los Rangos de Cuentas. Recordemos que los Rangos de Cuentas se definen por cada empresa, es decir, cada catlogo de cuentas es diferente entre una empresa y otra empresa, y la manera de indicarle eso al sistema es personalizando los Rangos de Cuentas dependiendo del
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Catlogo de Cuentas de cada empresa. Es por ello que no debe incurrirse en ninguno de los siguientes casos al definir los Rangos de Cuentas: o o o Repetir o incluir Cuentas en ms de un rango de Cuentas (al menos no entre los primeros 12 rangos de cuentas). Omitir algn rango de cuentas. Incluir cuentas en un rango equivocado, debido a la naturaleza de las Cuentas.
El Reporte de Balance General considera los rangos del 1 al 7 correspondientes a las Cuentas de Balance General: Activo, Pasivo y Capital. V.6 ESTADO DE RESULTADOS
El error en la determinacin del resultado del ejercicio en el Estado de resultados puede deberse a dos situaciones en general: Modificacin del formato. Error en la definicin de los Rangos de Cuentas. Recordemos que los Rangos de Cuentas se definen por cada empresa, es decir, cada catlogo de cuentas es diferente entre una empresa y otra empresa, y la manera de indicarle eso al sistema es personalizando los Rangos de Cuentas dependiendo del Catlogo de Cuentas de cada empresa. Es por ello que no debe incurrirse en ninguno de los siguientes casos al definir los Rangos de Cuentas: o o o Repetir o incluir Cuentas en ms de un rango de Cuentas (al menos no entre los primeros 12 rangos de cuentas). Omitir algn rango de cuentas. Incluir cuentas en un rango equivocado, debido a la naturaleza de las Cuentas.
El Reporte de Balance General considera los rangos del 4 al 12 correspondientes a las Cuentas de Resultados. Es importante verificar que la balanza de comprobacin sea correcta y que se haya realizado la contabilizacin previa de todas las plizas. V.7 AUXILIARES
Cuando exista alguna diferencia en la emisin de Auxiliares, puede deberse principalmente a que no se ha realizado la contabilizacin correctamente o que alguno de los catlogos, ya sea Cuentas o plizas estn daados. VI. HOJAS DE CALCULO Las hojas de clculo son una Herramienta de Intercambio Dinmico de Datos entre ASPEL-COI y Microsoft Excel, manteniendo en todo momento actualizada la informacin en la hoja de clculo. Para ello se utiliza una Matriz por cada conjunto de datos que se desee mantener vinculada. La estructura general de las frmulas es la siguiente: =COIWINMatriz!{@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa}
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Donde cada dato significa: Ctaini..ctafin. Rango de cuentas para el copiado (cuenta inicial y final). = Nmero de cuenta = Descrpcin de la cuenta = Tipo de cuenta (A= acumulativa, D= detalle) = Saldo inicial = Saldo final = Presupuesto mensual = Presupuesto anual = Presupuesto acumulado = Debe = Haber = Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2) = Diferencia entre Debe y Haber (E=D-H) = Incluye slo cuentas con movimientos (sino es solicitado este parmetro, se presentarn todas las cuentas con o sin movimientos del rango definido). Nn = Nmero de departamento (de 1 hasta 999) Xnn = Nmero de moneda #N = Incluye cuentas de nivel n (por ejemplo: Si el sistema maneja, los niveles 4-3-3 #1 representa las cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar. {mmaa} Periodo en donde se obtendr la informacin, por ejemplo 0503 (Mayo 2003). El comando Matriz indica que el resultado no es un valor sino una tabla o matriz con informacin, por ejemplo una balanza de comprobacin con (No. De cuenta, descripcin, saldo inicial, debe, haber y saldo final). 2.2 FRMULAS Para entender ms acerca de cmo cambiar la frmula para los copiados especiales en el intercambio dinmico de datos es necesario conocer el formato de la frmula que define el vnculo con la otra aplicacin. Esta frmula se define con los siguientes parmetros: A) Nombre de la aplicacin de donde provienen los datos en este caso COIWIN B) Tema o Tpico del que se desea obtener los datos por ejemplo, Valor: Es utilizada cuando el resultado de la frmula es slo un nmero, por ejemplo: el saldo final de la cuenta de Bancos, un valor del INPC de Mayo de 2003, etc. C) Datos o frmulas a evaluar desde COI. La funcin principal que utiliza el sistema es @CTA, la cual incluye en su sintaxis una letra que seala el concepto o campo del catlogo de cuentas que fue incluido en el copiado. Por ejemplo, la frmula =COIWIN|Matriz!@CTA[1110-000-000..1150-000-000, U, N,F, C, #1], incluye de la cuenta 1110-000-000 a la cuenta 1150-000-000 slo de nivel Mayor, conteniendo, el nmero de cuenta, su descripcin, su saldo final y su presupuesto acumulado; la frmula =COIWIN!Valor!@Deprecia[T,0199, 0199,0] indica que obtiene el monto original de todos los tipos de activos. La funcin @Deprecia presentar la depreciacin de un periodo, el cual puede ser mensual, bimestral, semestral, anual etc., de acuerdo a un rango de fechas; adems de U N T I F M A C D H P E O
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la depreciacin actualizada de un periodo, el valor actualizado de un activo, el factor de actualizacin, el monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos; as como la cantidad faltante por depreciar de un activo o de todos los activos. Por ejemplo, la sintaxis para utilizar esta funcin es la siguiente: @Deprecia[<SufijoClave>,<FiniDepre>,FFinDepre>,<Que>,<FIniEjer>,<FFinEjer>] {Periodo} <Sufijo> representa el tipo de informacin que se requiere, est compuesto por un caracter y se tienen dos opciones, A Si requiere informacin de un solo activo y T si necesita informacin de todo un tipo de activos. <Clave> Se indica la clave del activo o nmero del tipo de activo del que necesita informacin y a su vez se tienen tres opciones, cve si requiere informacin slo de un activo, debe capturar la clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minsculas, se deben escribir entre comillas. Por ejemplo si la clave del activo es Librero 17, se debe escribir Librero 17. Nn en caso de necesitar informacin de todos los activos de un Tipo de activo, se debe indicar el nmero de tipo. Para indicar informacin de todos los activos, se tiene que capturar el sufijo T <FiniDepre> Indica la fecha inicial de la depreciacin. <FFinDepre> Fecha final de la depreciacin. <Que> Es el campo que corresponde a lo que el usuario desea obtener de la funcin de depreciacin y puede ser uno de los siguientes sufijos: F O V P E A R M D L C I Para obtener el factor de actualizacin (slo para activos) Para obtener el monto original del activo Para obtener el valor actualizado del monto original del activo Para obtener la depreciacin del periodo Para obtener la depreciacin del periodo actualizada Para obtener la depreciacin acumulada Para obtener la cantidad restante por depreciar Para obtener el monto mximo deducible (valor a depreciar) Obtiene el valor real (Monto original Depreciacin acumulada) Obtiene el valor real actualizado Para obtener el 50% de la depreciacin del periodo actualizado Para obtener el monto del activo para calcular el IMPAC
<FIniEjer> y <FFinEjer> Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el periodo en el que se considerar el INPC para calcular el factor de ajuste. Son opcionales y por omisin son: FIniEjer= 01/01/ del ao de <FIniDepre> FFinEjer= 31/12/ del ao de <FFinDepre>
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Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se requieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo. {Periodo} Un dato necesario para los clculos fiscales es la fecha de ltimo cierre, la cual es calculada de acuerdo al periodo en el que se est trabajando en el sistema; si se encuentra trabajando en el periodo 10-03 (octubre de 03), la fecha de ltimo cierre ser 31/12/02, es decir, al 31 de diciembre del ao anterior, esto es porque actualmente estar abierto el archivo de activos del 03, el parmetro {Periodo} es opcional, pero si se utiliza no se debe olvidar que la fecha del ltimo cierre ser calculada con base en este periodo. Tambin se cuenta con la variable @DEPRECIAC, la cual con base en las fechas de inicio de depreciacin y porcentaje de depreciacin contable, proporciona la depreciacin de un periodo (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas). El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos; y la cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. @DEPRECIAC[<Sufijo><Clave>,<FlniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,<FlniEjer>,FFinEjer>]{Periodo} Como se puede observar la sintaxis es muy similar a la funcin @deprecia y slo difieren en los sufijos que manejan en el campo <Que> los cuales son los siguientes: O Para obtener el monto original del activo. X Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera. P Para obtener la depreciacin del periodo. A Para obtener la depreciacin acumulada. R Para obtener la cantidad restante por depreciar. Dentro de las Hojas de clculo que tienen vnculos con ASPEL-COI se pueden utilizar varias frmulas para obtener los datos del sistema por medio del copiado con vnculos, adems de las que ya vimos, tenemos que las ms utilizadas en las hojas de clculo son: @EMPRESA Cuya funcin es mostrar la informacin general de la empresa, su sintaxis es simple, slo se tiene que indicar un caracter entre parntesis, por ejemplo @Empresa(E) indica el nombre de la empresa. Los datos que proporciona esta frmula son los siguientes: E: Nombre de la empresa D: Direccin P: Poblacin C: Registro Estatal R: El RFC @RAN Es utilizado cuando se va a presentar la informacin de un rango de cuentas. Es importante recordar que un rubro puede incluir hasta cinco rangos de cuentas y todas sern consideradas para obtener el resultado que se solicite. Por ejemplo, la sintaxis sera @RAN[R15,F], en donde se est indicando que se requiere el saldo final de todas las cuentas del rubro 15, aunque tambin es posible manejarlo de la siguiente forma @RAN[1160-000...1160-999,F], y en caso de que se estn manejando
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cuentas departamentales slo se deber agregar despus del sufijo (F) el nmero de departamento. @INPC Esta funcin muestra o proporciona el ndice Nacional de Precios al Consumidor del mes y ao que se elija. La informacin es tomada de la tabla de INPC capturada en el sistema, en su sintaxis nicamente se tiene que capturar el mes y ao del ndice que se necesita, por ejemplo en @INPC[09,2003] se est solicitando el INPC de Septiembre de 2003. Importante: En las hojas de clculo se puede observar que en las frmulas del copiado especial se hace referencia a los nmeros de cuenta de manera explcita, de modo que si la hoja de clculo es leda y en la mquina existe el mes de trabajo indicado, pero es un catlogo con diferente estructura, no se podr visualizar la informacin del catlogo y el sistema presentar algo como lo siguiente:
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Figura. Ejemplo de una frmula mediante DDE de un perodo que an no ha sido creado. Lo mismo sucede cuando se modifica la fecha en la hoja de clculo y ese periodo an no existe, en Excel no se actualizarn los datos y en COI se buscarn los periodos y en caso de no encontrarlos, se envan errores de apertura en el catlogo de cuentas, tales como: error de apertura o error de lectura. VI.1 HOJAS FINANCIERAS El sistema cuenta con hojas de clculo, previamente elaboradas, las cuales fueron creadas tomando como base el catlogo de cuentas estndar del sistema, por lo que si la empresa en donde se est trabajando con ASPEL COI utiliza un catlogo diferente o se agregan nuevas cuentas, se deben adecuar las hojas de clculo a ese catlogo, modificando o actualizando las frmulas del copiado especial. Con las opciones del Men Reportes/ Hojas de clculo /Hojas financieras / Fiscales se logra acceder desde el sistema a una hoja de clculo de Excel (o de la aplicacin que se haya definido en las Aplicaciones asociadas) con los siguientes formatos, es recomendable que la aplicacin asociada sea Excel, pues con este sistema se tiene el vnculo dinmico. Hojas de clculo financieras y su hoja predefinida Balance general. Estado de resultados Aplicacin de los recursos. Razones financieras Posicin monetaria Bgral.xls edore.xls oryapmes.xls razones.xls posmon.xls
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VI.2 HOJAS FISCALES Las hojas de clculo fiscales disponibles son las siguientes: Declaracin Anual de ISR e IVA Clculo del IA Depreciacin actualizada Declaracin mltiple Estas hojas de clculo prediseadas, ayudan a obtener resultados financieros y fiscales de manera prctica y aprovechando la informacin de la empresa. VI.2.1 DECLARACIN ANUAL Presenta el resumen del clculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LISR, tambin muestra el resultado final del impuesto a pagar en la declaracin anual. Presenta el resumen para el clculo del IVA, que es comparar el IVA acreditable contra el IVA por pagar; el resultado ser un Impuesto a favor o a cargo. Dentro de las hojas se pide que el usuario anote algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el clculo correcto de la declaracin. Algunos de estos datos son: Amortizacin fiscal, ISR Acreditable de la empresa, etc. La informacin de esta hoja fiscal proviene directamente de los saldos de las cuentas involucradas. VI.2.2 CLCULO DEL IA Clculo del impuesto al Activo Es importante mencionar los fundamentos de Ley que rigen el Impuesto al Activo IMPAC, para ello se citarn algunos prrafos de la Ley del Impuesto al Activo. Artculo 1. Las personas fsicas que realicen actividades empresariales y las personas morales, residentes en Mxico, estn obligadas al pago del Impuesto al Activo que tengan, cualquiera que sea su ubicacin. Artculo 2. El contribuyente determinar el impuesto por ejercicios fiscales aplicando al valor de su activo en el ejercicio, la tasa del 1.8%. VI.3 CREACIN DE UNA HOJA DE CLCULO NUEVA Para la elaboracin de una hoja de clculo desde cero, conociendo todo lo anterior, slo restara definir el diseo y el objetivo de la hoja y comenzar a seguir los siguientes pasos para agregar informacin vinculada a la hoja de clculo. Para generar desde Microsoft Excel el vnculo de una Matriz se debe seguir el siguiente procedimiento: 1. Escribir en la celda la frmula que se requiera. Por ejemplo:
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{=COIWINMATRIZ!'@cta[1000..1199,U,N,F,#1]'} 2. Marcar el rea que van a ocupar los datos a copiar de COI, tomando como punto de partida la celda que contiene la frmula. 3. Oprimir F2, con lo que debe aparecer en modo de edicin la celda que contiene la frmula. 4. Oprimir simultneamente las teclas Ctrl+Shift+Enter. Con ello deben aparecer en la hoja los datos de COI Windows. Recordemos que mediante la opcin Edicin / Vnculos podremos actualizar los vnculos en la Hoja de clculo para mantener actualizada la informacin. VII. RAZONES FINANCIERAS VII.1 INTERPRETACIN DE RAZONES FINANCIERAS Cantidades y valores tales como activo circulante, niveles de inventarios, ventas y cuentas por cobrar ayudan a comprender cunto dinero tiene una empresa, cunto posee y su rentabilidad. Estas cifras pueden resultar muy informativas si se tiene un conocimiento profundo de la empresa misma. Supngase, por ejemplo, que se trabaja para una empresa que hoy tiene dos millones de artculos en su inventario de productos terminados. En este caso, probablemente sabremos que se trata de una cifra aceptable, o que es tan baja que probablemente la empresa tenga dificultades para entregar los productos que vende; o si es tan alta que la empresa debera empezar a reducir su produccin. En vista de la familiaridad con la empresa y sus operaciones, se tiene un contexto para ayudarse a interpretar la cifra de dos millones. Pero en caso de no estar familiarizado con la empresa, dos millones es simplemente una cifra sin contexto para su interpretacin. El saber que la empresa tiene dos millones de productos terminados en existencia no dice nada en razn si la empresa anda muy bien, muy mal o est como siempre. Sin embargo, si tambin se pudiera saber el monto del activo y el pasivo circulantes de la empresa, rpidamente podra uno darse una idea til de la situacin financiera actual de la empresa. Esta frmula: (Activo circulante Inventario)/(Pasivo circulante) nos podra indicar qu tan lquida es la empresa en el corto plazo. Si los activos circulantes de la empresa son cuatro millones y sus pasivos circulantes un milln, la frmula dara: ($4 millones $2 millones)/($1 milln) = 2
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los activos rpidamente accesibles de la empresa son del doble que sus pasivos a corto plazo. Tiene liquidez. Pero si sus activos circulantes son dos y medio millones, la frmula dara: ($2.5 millones $2 millones)/($1 milln) = 0.5 Los activos rpidamente accesibles de la compaa son solamente la mitad de sus pasivos a corto plazo. Dependiendo de si el valor de esta frmula es 2 o 0.5, como empleado potencial probablemente se tendran actitudes distintas hacia la empresa. Si el valor es 2, el empleado se sentira ms confiado de que no rebotara su cheque de sueldo. Como accionista potencial, se confiara en recibir un cheque por dividendos, si el valor es 2. Como director ejecutivo de la empresa, si el valor es 0.5, convocara usted a una reunin con los gerentes de produccin y ventas, y dicha sesin probablemente sera muy grave. Naturalmente, el valor de esta razn (que se conoce como prueba del cido), no depende solamente de lo bien que la empresa est administrando sus activos y pasivos. El valor de la razn tambin depende de otras consideraciones, como cul es el sector industrial al que la empresa pertenece y lo bien que est operando dicho sector empresarial en la economa actual. La evaluacin del valor de la razn deber tomar en cuenta estas consideraciones, as como la forma en que dicha razn ha estado comportndose en el pasado. Si la razn se ha venido incrementando en forma continua, ser mayor su confianza en la administracin de la empresa y en su estructura financiera que si se estuviera deslizando durante cierto tiempo. Razones financieras como la prueba del cido pueden dar mucha informacin sobre la salud de una empresa, y las relaciones entre razones financieras pueden ayudar a localizar puntos de preocupacin respecto de la manera en que una empresa es administrada. Interpretacin de los promedios de la industria y las tendencias Puede resultar informativa la evaluacin de una razn que describa a una empresa en particular en funcin del promedio de esa razn para la industria correspondiente, pero tambin puede ser engaosa. Supngase que se sabe, que al revisar las tablas de la bolsa de valores, que se publican en los peridicos o en cualquier otra fuente, que la razn Precio-Utilidad de una empresa telefnica que da servicio en su rea es 10. Esto significara que las acciones en la empresa en este momento se venden en un valor de diez veces sus utilidades. Quizs tambin sabe, gracias a informacin obtenida de un servicio comercial como Standard & Poor, Moodys o ValueLine, que la razn P/U promedio para la industria de las telecomunicaciones es 15. A primera vista, 10 parecera una razn P/U buena, en comparacin con el promedio de la industria. En funcin de las utilidades, solamente representa las dos terceras partes del valor de acciones similares. Y 10 pudiera ser una buena razn P/U. Sin embargo, de muchas formas esta comparacin puede ser engaosa. Por ejemplo, durante los aos 90, la industria de las telecomunicaciones se ha venido modificando tan rpidamente como lo hizo durante los aos 80, cuando la subdivisin de AT&T foment la creacin de muchas empresas,
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tecnologas, servicios y productos nuevos. Empresas que anteriormente proporcionaban apenas algo ms que un servicio telefnico bsico han entrado en forma emprendedora en campos nuevos, como comunicaciones de datos, comunicaciones inalmbricas, televisin por cable, servicios financieros y diversos servicios empresariales, as como publicidad electrnica. Algunos de estos esfuerzos darn un fruto que se reflejar en mayores utilidades; otros resultarn en prdidas para las firmas involucradas. Pudiera ser que la empresa telefnica con una razn P/U de 10 se ha venido absteniendo de invertir en nuevas oportunidades. Por lo tanto, una porcin mayor de sus ingresos estar disponible en forma de utilidades que en una empresa telefnica que haya invertido en forma emprendedora en opciones diferentes a su base de ingresos histrica. Utilidades ms altas tienden a reducir la razn P/U. El hecho que una empresa tenga una razn P/U menor que el promedio de su industria no es clara evidencia de que est mejor administrada que otras empresas de ese grupo industrial. El punto es que los grupos industriales son clasificaciones muy duras. Slo porque una empresa queda clasificada como Industria de telecomunicaciones no significa que sus estrategias empresariales, mezcla de productos e inversiones, sean directamente conmensuradas con otras empresas dentro de su categora. Antes de dar demasiado crdito a la comparacin de una razn financiera como P/U con el promedio de la industria, usted debera asegurarse de que la empresa realmente est administrada y operada de la misma forma que las dems firmas en su clasificacin. Pero incluso, si se confa que se est comparando una razn con un promedio derivado de empresas verdaderamente comparables, entra en juego el ngulo de los procedimientos contables. En resumen, una razn financiera pudiera no ser igual entre empresas de la misma lnea empresarial, en razn de diferencias en los mtodos contables, que pueden representar resultados diferentes para el clculo de la misma razn. Este tipo de comparacin de la razn de una empresa con la totalidad del sector empresarial, se conoce como comparacin con la muestra. Otro mtodo (conocido, como se pudiera esperar, como comparacin con periodos de tiempo) registra las razones financieras a lo largo del tiempo. El acceso a informacin relativa a varios aos de, digamos, el Precio-Utilidad publicado por una empresa dada, le permitir a usted determinar si su Precio-Utilidad se ha incrementado, reducido o permanecido estable. La comparacin de periodos de tiempo minimiza muchos de los problemas asociados con el anlisis de comparacin con la muestra. Cuando se enfoca en modificaciones a una razn dada por una empresa a lo largo del tiempo, hay menos razn para preocuparse sobre el efecto en las comparaciones de mtodos contables distintos. Aunque de vez en cuando una empresa pudiera cambiar alguna fraccin de sus mtodos, est obligada a informar sobre cualquier modificacin sustancial a los mismos. Por lo tanto, est mejor capacitado para saber si un cambio importante en una razn financiera de un ao al siguiente ha sido causada por una modificacin en mtodos contables o por un cambio en la forma en que la compaa lleva a cabo sus negocios.
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La debilidad principal de un anlisis estrictamente por medio de comparacin con periodos de tiempo es que no da ninguna informacin sobre un estndar correspondiente a una razn dada. Supngase que se sabe que la razn de rotacin de inventarios de un comerciante al menudeo ha venido creciendo en forma continua de 8 hasta 10 rotaciones al ao a lo largo de cinco aos. A simple vista, es un hallazgo alentador: la empresa ha estado trasladando mercancas a travs de sus salidas de menudeo ms y ms aprisa a lo largo del tiempo. Pero si otro comerciante similar promedia 15 rotaciones por ao, entonces, a pesar que esta empresa est mejorando, todava no est administrando su inventario tan bien como debera. Un anlisis estrictamente de esta ndole no le dara a usted esta informacin. Ni el anlisis de comparaciones con la muestra ni el de comparaciones con periodos de tiempo de las razones financieras son totalmente informativos. Puede ser mejor efectuar ambos tipos de anlisis en vez de slo uno, y ciertamente es mejor que no hacer ninguno, pero hay todava formas en que nos podemos engaar efectuando ambas. Lo mejor es no considerar las razones financieras como medidas absolutas, objetivas del rendimiento de una empresa, sino ms bien como pistas: indicadores para preguntas que usted deseara hacer sobre la estructura financiera y las estrategias de negocios de una empresa. Para regresar a un ejemplo anterior, si una empresa informa que tiene una prueba del cido de 0.8, poco importa si a lo largo del tiempo la razn ha venido mejorando continuamente desde 0.1. Tambin importa poco que otras empresas directamente comparables informen de pruebas del cido con promedio de 0.5. Lo que realmente importa es que la compaa tenga ms pasivo circulante de lo que posee en activo circulante menos inventarios. Saber esto lo pone en posicin de preguntar por qu existe esa situacin, y las respuestas a esta pregunta lo podran colocar, si fuera gerente, en posicin de tomar alguna accin correctiva, o de tomar una decisin mejor informada como acreedor o como inversionista en potencia. Las razones financieras se piensa por lo general corresponden a cuatro clasificaciones bsicas: de rentabilidad, de liquidez, de actividad y razones de apalancamiento. ANLISIS DE RAZONES DE RENTABILIDAD Si piensa invertir dinero en una empresa, la rentabilidad es una preocupacin de importancia. Si la empresa tiene la intencin de pagar dividendos a sus accionistas, estos dividendos debern provenir de sus ganancias. Si la empresa espera incrementar su valor en el mercado al mejorar o expandir su lnea de productos, entonces una fuente de capital importante har mejoras en su margen de ganancia. Hay varios procedimientos pero relacionados- para evaluar la rentabilidad de una empresa.
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Razn Rentabilidad Ventas
Frmula
Definida ASPEL-COI
Ventas CostodeVentas Ventas Utilidadesdespuesde Im puestos Ventas
Margen de Utilidad Neta
ANLISIS DE RAZONES DE APALANCAMIENTO El trmino apalancamiento significa la adquisicin de activos con dinero prestado, por ejemplo. Supngase que una empresa vende al menudeo artculos de oficina. Cuando sta recibe un pedido para tarjetas de presentacin, le paga a alguno de sus proveedores el 50 por ciento de dichos ingresos para que ellos las impriman. Este es el costo variable: mientras ms venda, mayor ser su costo. Pero si adquiere el equipo de impresin necesario, la empresa podra imprimir las tarjetas. El hacerlo convertira un costo variable en un costo fijo: independientemente del nmero de tarjetas que vendiera, el costo de imprimirlas quedara fijado en la cantidad pagada por el equipo de impresin. Cuantas ms tarjetas venda, mayor ser su margen de utilidad. Este efecto se conoce como apalancamiento de operacin. Si tomar prestado dinero para adquirir el equipo de impresin, utiliza otro tipo de apalancamiento, conocido como apalancamiento financiero. El costo sigue fijo en cualquier cantidad que deba pagar a intervalos peridicos para liquidar el prstamo. De nuevo, cuantas ms tarjetas venda, mayor ser el margen de utilidad. Pero si la empresa no vende suficientes tarjetas para cubrir el pago del prstamo, podra perder dinero. En este caso, resultara difcil encontrar fondos, ya sea para hacer los pagos al prstamo o para cubrir sus dems gastos. Su historia crediticia se empeorara, haciendo ms costoso para ella misma conseguir ms dinero prestado. El apalancamiento es una herramienta financiera que acelera los cambios en la utilidad, tanto positiva como negativa. Los acreedores y los inversionistas de una empresa estn interesados en saber cunto apalancamiento ha sido utilizado para adquisicin de activos. Desde el punto de vista de los acreedores, un alto grado de apalancamiento representa riesgo porque la empresa pudiera no ser capaz de liquidar los prstamos. Desde el punto de vista de los inversionistas, si el retorno sobre activos es menor que el costo del dinero prestado para su adquisicin, entonces la inversin no es atractiva. El inversionista podra obtener un mejor rendimiento de distintas formas. (Una de ellas sera prestar fondos, en vez de invertirlos en la empresa.) Razn Apalancamiento entre Pasivos Frmula Definida ASPEL-COI
Pasivototal Capital
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ANLISIS DE RAZONES DE LIQUIDEZ Los acreedores en todo momento estn preocupados por el tema de la liquidez: la capacidad de una empresa para cumplir con sus compromisos conforme stos vencen. Una compaa puede tener considerables activos totales, pero si todos estos activos son difciles de convertir en efectivo, puede ser posible que la empresa pudiera ser incapaz de pagar a sus acreedores de manera oportuna. Los acreedores desean que sus prstamos les sean pagados con efectivo, y no por un medio, como inventarios o equipo de fbrica. Dos medidas tiles de la liquidez de una empresa son la razn de circulante y la prueba del cido. Razn Razn Circulante Frmula Definida ASPEL-COI
ActivoCirculante PasivoCirculante ActivoCirculante Inventarios PasivoCirculante
Prueba de cido
ASPEL-COI
ANLISIS DE RAZONES DE ACTIVIDAD Hay varias razones financieras que pueden dar discernimiento de lo bien que una empresa est administrando sus actividades operativas y de ventas. Una meta primaria quizs la meta primordial, de stas actividades es producir utilidad a travs de un uso efectivo de sus recursos. Dos formas de medir esta efectividad es el periodo promedio de cobranza y la Tasa de rotacin de inventarios. Ninguna empresa desea tener un inventario demasiado grande (a excepcin de la fuerza de ventas: los vendedores prefieren poder decirles a sus clientes que lo que han comprado lo pueden recibir esa misma tarde). Los productos que se quedan demasiado tiempo en el inventario atan activos de la compaa en existencias ociosas, a menudo incurriendo en cargas de mantenimiento por almacenamiento, y pueden convertirse en obsoletos mientras aguardan que se vendan. Los procedimientos de inventario Justo a tiempo (Just in Time) intentan asegurar que la empresa obtenga su inventario no antes de lo absolutamente requerido, a fin de darle apoyo a los esfuerzos de sus ventas. Esto es, naturalmente, un ideal nada realista, pero calculando la rotacin de inventarios usted puede estimar lo bien que una empresa est acercndose a dicho ideal. Razn Periodo de Cobranza Frmula Definida ASPEL-COI
CuentasPorCobrar (VentasaCredito / Dias) Costodelamercancavendida Inventariopromedio
Rotacin de Inventarios
ASPEL-COI
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Se deber interpretar el perodo promedio de cobranza en trminos de las polticas de crdito de la empresa. Si, por ejemplo, la poltica de la empresa como ha sido definida para los clientes es que el pago debe ser recibido en las siguientes dos semanas, entonces un periodo de cobranza de 30 das indica que las cobranzas estn retrasadas. Pudiera ser que los procedimientos de cobranza deberan ser revisados, o es posible que una cuenta particularmente grande es la causante de la mayor parte del atraso en cobranza. Es tambin posible que los procedimientos de calificacin utilizados por la fuerza de ventas no sean lo suficientemente estrictos. Una rotacin de inventarios aceptable puede determinarse nicamente conociendo el sector de negocios de la empresa. Si se est en el negocio de ventas al mayoreo de productos agrcolas frescos, por ejemplo, probablemente se requerira de una rotacin anual de inventarios del orden de 50: una rotacin mucho menor significara que se estara perdiendo demasiado inventario por desperdicio. Pero si se vende equipo de cmputo, probablemente se puede aceptar una rotacin anual de inventarios de alrededor de 3 o 4, porque el hardware no se desperdicia ni estropea, ni se convierte en tcnicamente obsoleto con mayor frecuencia que unos cuantos meses. Dentro de ASPEL-COI existe una hoja de clculo, Razones.xls, la cual toma la informacin y realiza los clculos de las cuentas estipuladas en los rangos de Cuentas que a continuacin se mencionan:
Descripcin
Razn circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. Prueba del cido: (Act. Circ. Invent.) /Pasivo Circ. Apalancamiento: Pasivo Total / CAPIT Rotacin CXC: Ventas / Cuentas por Cobrar. Rotacin Inventario: Costo Ventas mes /Inventario. Rotacin Activos Totales: Ventas / Activos Totales. Rotacin Activos Fijos: Ventas / Activos Fijos. Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta / Capital. Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta / Activos Totales. Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta / Ventas. Margen Neto.
Rangos que utiliza

1y4 1, 4 y 15 7 y 25 8 y 14 9 y 15 24 Y 28 2 Y 28 7 Y 26 24 y 26 26 y 28 8 y 17
Importante: Para que las razones financieras arrojen valores reales, se debern tener actualizados los Rangos de Cuentas del 13 al 35.
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PORTADA VERSIN MAYO/2004

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

INSTALACIN COMPLETA EN EL SERVIDOR.

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Figura. Compartir la carpeta donde est instalado ASPEL- COI

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Figura 5. Habilitar Permitir que usuarios de la red cambien mis archivos.

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

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Figura. Catlogo de Tipos de Activos Equipo de Oficina.

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Figura. Ventana de Alta de un Activo.

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Figura. Monto de la Depreciacin contable del periodo (Lnea Recta)

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Suma de aos dgitos porcentaje de

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

FEB 87.4991 93.7030 98.1898 103.6070 108.3050

MAR 87.9842 94.2967 98.6921 104.2610 108.6720

ABR 88.4848 94.7723 99.2312 104.4390 108.8360

MAY 88.8156 94.9898 99.4323 104.1020

JUN 89.3417 95.2145 99.9171 104.1880

AGO 90.1830 95.5297 100.5850 104.6520

SEP 90.8418 96.4190 101.1900 105.2750

OCT 91.4673 96.8548 101.6360 105.6610

NOV 92.2494 97.2196 102.4580 106.5380

DIC 93.2481 97.3543 102.9040 106.6690

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Valor del mes en que se adquiri el activo

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

ASPEL-COI 4.0 CURSO DE CERTIFICACIN

Aplicando los valores: INPCum = 99.9171 INPCma = 98.2530 Factor de Ajuste =

99.9171 = 1.016936887423284 98.2530

Figura. Depreciacin fiscal del Activo Ejemplo.

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99.9171 = 1.016936887423284 98.2530

Figura. Depreciacin fiscal del Activo del Ejemplo.

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Continuando con el ejemplo, la depreciacin acumulada al ltimo cierre quedara:

Figura. Actualizacin del campo % de Vida til remanente

Figura. Actualizacin del campo Depreciacin Contable acumulada al ltimo cierre .

Figura. Actualizacin del campo Depreciacin Fiscal acumulada al ltimo cierre .

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La cual se podra considerar como una ganancia cambiaria.

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