Matriz de Requerimientos

ICETEX - PROYECTO NUEVO SISTEMA DE INFORMACION DE CREDITO Y CARTERA Y FONDOS EN ADMINISTRACION Anexo 7 - ver 2.
0 -MATRIZ REQUERIMIENTOS MATRIZ DE REQUERIMIENTOS SISTEMA DE GESTION DE CREDITO Y CARTERA Y DE LA GESTION DE FONDOS EN ADMINISTRACION
Nro. 1 CODIGO 100001 PROCESO 1. Estudio de credito DESCRIPCION el sistema deber permitir el cambio de codeudores y generacin de nuevos pagars INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe permitir el cambio de codeudor antes del perfeccionamiento (firma de pagar y autenticacin de carta de isntruccin) por parte del deudor principal y el deudor solidario y generar el nuevo pagar y carta de instrucciones con los datos del nuevo deudor solidario. Permitir el cambio de deudor solidario en epoca de ejecucin y amortizacin unicamente cuando se cumplan las condiciones establecidas en el reglamento de credito educativo del ICETEX. El sistema debe realizar cruces de informacin con la CIFIN para registro de deudores solidarios con el fin de consultar el resultado del estudio y los datos registrados en el formulario de deudores solidarios siempre y cuando estas entidades permitan la realizacin de estos procesos.
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1. Estudio de credito
Cruce con CIFIN o cualquier entidad similar para registro de codeudores.
Se ajusta el requermiento a la interfaz con la Contadura (para consulta de morosos con el estado y el envio de un reporte semestral de los morosos del ICETEX a la contadura ) y la interfaz con el ICFES para consulta de puntajes de los estudiantes a tener en cuenta en el estudio del crdito.
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El sistema debe permitir el cambio de identificacin del beneficiario del crdito.
El sistema debe permitir realizar el cambio de tipo y numero de identificacin en cualquier momento desde la creacin de la solicitud del crdito, generando nuevamente la carta de instrucciones y le pagar con los nuevos datos de identificacin del beneficiario si el crdito ya ha sido legalizado. Se tiene definido que el reglamento de crdito CRITERIOS PARA LA ADJUDICACIN DEL CREDITO EDUCATIVO educativo del ICETEX abarca las reglas de los fondos para la calificacin de crditos, no se estima incluir modelo especifico de evaluacin por fondo, si no un modelo general que atienda los criterios regularmente manejados en el sector financiero mas unas variables de caracter social que hemos identificado utiliza el ICETEX. El sistema debe consultar mediante interface con presupuesto el valos disponible para realizar la aprobacin de crditos. El sistema debe permitir asignar el presupuesto disponible de acuerdo a criterios parametrizables tales como: desempeo academico (ICFES) o n promedio de notas, Departamento, Zonas Apartadas, Estrato, Valor Crdito, Programas de estudio, Nivel Educativo, Acreditacin, Cantidad de Bachilleres egresados frente a total nacional, Demanda frente a total nacional, Porcentaje adicional de asignacin de presupuesto de acuerdo a indices de desercin.
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Aplicacin de criterios de calificacin de las solicitudes.
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Generacin de escenarios de aplicacn de criterios previo a la asiganacin de beneficios.
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Capacidad para producir cambios, dejando huella y facilitando auditoria, como documento de identidad, residencia y codeudor, entre otros. Solo para usuarios autorizados 11. Plataforma Registro va WEB en las distintas lineas de crdito tecnologica 2. El sistema permitir al usuario definir transacciones de pago, cargos, Desembolsos ajustes y planes de pago individual o en grupo. No se incluye migracin de datos, solo se cargaran saldos iniciales par todas las lneas de crdito. PENDIENTE. El software debe ser totalmente WEB para todos los servicios. No solo el registro de la lnea de crdito. El sistema debe permitir el procesamiento de recaudos en cualquier momento con la fecha reportada dentro del archivo de recaudo. El sistema debe ajustar los saldos de recaudos que se apliquen en fechas anteriores a la actual. El sistema debe permitir cargar al usuario la cartera generada por los giros realizados. El sistema debe permitir cargar giros con fechas anteriores realizando los ajustes correspondientes a los saldos, entendido que el tope maximo de fecha anterior es el inicio del funcionamiento en vivo.
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Bogot, D.C., Agosto 2006
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Matriz de Requerimientos
ICETEX - PROYECTO NUEVO SISTEMA DE INFORMACION DE CREDITO Y CARTERA Y FONDOS EN ADMINISTRACION Anexo 7 - ver 2.0 -MATRIZ REQUERIMIENTOS MATRIZ DE REQUERIMIENTOS SISTEMA DE GESTION DE CREDITO Y CARTERA Y DE LA GESTION DE FONDOS EN ADMINISTRACION
Nro. 9 10 CODIGO 300001 300002 PROCESO 3. Recaudos 3. Recaudos DESCRIPCION El sistema permite que los beneficiarios apliquen al monto total de un item pagos parciales dejando el saldo pendiente. El sistema permite que se puedan aplicar los pagos recibidos "en la cuenta" en caso de que no se conozca el numero de factura al momento de la aplicacin de efectivo. El sistema permite obtener el recaudo automatico de entidades bancarias. El sistema debe manejar pagos por adelantado y permitir la asociacin de pagos con periodos o cargos futuros El sistema debe incluir manejo de notas debito y crdito. El sistema puede identificar el ingreso duplicado de cheques del cliente. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
El sistema permite parametrizar la aplicacin de pagos
El sistema proporicionar una pantalla donde se visualizaran las inconsistencias de los recaudos y se permitira su apliacin mediante la asociacin a un crdito.
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3. Recaudos 3. Recaudos 3. Recaudos 3. Recaudos
El sistema debe permitir el registro de notas debido y crdito identificando el concepto por el que se realiza. Se debe revisar el proceso de entrega de informacin El sistema debe permitir identificar la entrada de recaudos con los mismos por parte de las entidades financieras, verificando que atributos (banco, sucursal, mes, monto, codigo de referencia), estos recaudos se suministre toda la informacin requerida por el mostraran como "posibles pagos duplicados". sistema de crdito y cartera para cumplir con este requerimiento. Posibles ubicaciones de un pagar: En IES, en custodia por el ICETEX, en cobro juridico, en fiscala, devuelto endosado, devuelto cancelado. Para el caso de devuelto cancelado el sistema deber validar que el saldo del crdito sea menor o igual a cero. La consulta de pagars podr realizarse por: Nmero de crdito, cdula, nombre de beneficiario, nombre de deudores solidarios, nmero de pagar. Cuando un pagar se marque como devuelto el sistema genera una careta segn formato establecido que confirme la entrega del pagar. Proceso: liquidacin de la amdministracin de un fondo. Se identificar el fondo como inactivo y el afinamiento en el software se ejecutar durante el proyecto. Para esta funcionalidad adicional, se requiere tener las siguientes opciones: liquidacin del contrato de administracin, reactivacin del contrato y sus niveles de aprovacin, reliquidaciones de crditos a la fecha de reactivacin, reportes y consultas nuevos generados por estos procesos, para lo anterior se estiman 10 das. se debe validar si es un requerimiento indispensable de lo contrario no se ejetuctara. En el paz y salvo se incluir la informacin bsica del beneficiario y deudores solidarios. El sistema debe permitir generar diferentes certificados como: certificado al da, certificado para efectos de retencin en la fuente del ao inmediatamente anterior discriminando valor pagado por: capital, inters corriente e inters de mora.
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4. Terminacin El sistema deber permitir el control y devolucin de pagares del contrato
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4. Terminacin Generacin de paz y salvos y cancelacin de crdito, revisin de la del contrato cancelacin del crdito y generacin de listado de crditos a cancelar.
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6. El sistema deber permitir la liquidacin diaria de pagos, intereses Liquidaciones corrientes, intereses de mora, etc. 6. El sistema contar con la habilidad para generar cargos e intereses por Liquidaciones mora. 6. El sistema deber permitir la reliquidacin de uno o varios crditos Liquidaciones
El sistema debe permitir la liquidacin diaria de pagos, intereses corrientes, intereses de mora e intereses de prrroga. El sistema debe permitir la liquidacin diaria de pagos, intereses corrientes, intereses de mora e intereses de prrroga. El sistema debe proporcionar una consulta para cargar los crditos que se reliquidarn por los siguientes parmetros: Lnea de Crdito Edad de vencimiento de la obligacin Estrato La reliquidacin se realizar teniendo en cuenta: Saldo de la Obligacin Nueva Tasa de Inters Plazo pendiente por amortizar
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Nro. 20 CODIGO 600004 PROCESO DESCRIPCION 6. El sistema deber generar las facturas de pago por las diferentes Liquidaciones modalidades de crdito. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe permitir generar facturas en lote o individuales por cada Lnea de crdito y poder imprimirlas en cualquier momento de la vida del crdito. Las facturas debern contener cdigo de barras dependiendo del convenio con cada entidad bancaria. El sistema debe permitir definir diferentes fechas de corte para generacin de facturas. El sistema debe permitir el registro de prrrogas. El sistema debe permitir la probacin o rechazo de prrrogas generando una carta con formato predefinido informando del periodo de prrroga y el valor de la cuota al reinicio de pagos. El sistema no debe permitir ms de 2 prrrogas consecutivas en cada poca del crdito (estudios o amortizacin) Para acceder a una prorroga se debe haber ectuado como mnimo un pago en la poca que se encuentre (estudios o amortizacin) y debe estar al da en sus pagos Durante la prrroga se genera un nuevo cargo: Intereses de prorroga Los intereses de prrroga se redistribuirn en el plazo restante de amortizacin y se agregara al valor de la cuota. Si se realizan pagos a un crdito con estado en prorroga se debe aplicar dicho pago al capital directamente. Manejar atributo especial para la no generacin de intereses (Secuestro del deudor principal) Reversin de registro de prorrogas realizando los ajustes correspondientes. El sistema asumir que un crdito contina en estado de prorroga cuando no se realiza. Se debe definir con que criterios se calculan los Impuestos debido a que esta parametrizacin no la almacena el sistema de Crdito y Cartera. El sistema debe permitir realizar la parametrizacin de los porcentajes de provisin sobre cada rubro (capital, intereses corrientes, intereses de mora) por cada Lnea de crdito. Al ejecutar la provisin se debe Contabilizar mediante interface. El sistema debe permitir generar cartas de notificacin de retencin salarial una vez la obligacin supere el tope mximo de antigedad definido en el sistema y se haya realizado el estudio previo a los deudores solidarios. El sistema debe presentar un Check List donde se seleccionarn los deudores solidarios a los cuales se les realizar la notificacin de retencin salarial. Esta funcionalidad no se tiene disponible para el presente proyecto. El sistema debe permitir generar el plan de pagos sobre retencin salarial a partir de los siguientes datos: valor a retener, saldo de la deuda, tasa inters, plazo de amortizacin. Se debe permitir la devolucin de giros en cualquier momento mediante una nota dbito, generando automticamente la reliquidacin necesaria apartir de la fecha en la que se realiz el giro y su respectiva contabilizacin a la fecha en que se realiza el ajuste. Este requerimiento corresponde a otro. El sistema debe permitir contabilizar las liquidaciones generadas diaria o mensualmente.
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6. El sistema deber permitir definir diferentes ciclos de facturacin Liquidaciones 6. El sistema debe manejar prorrogas de pago, suspensin y activiacin Liquidaciones del crdito
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6. El sistema debe calcular y contabilizar los impuestos y retenciones de Liquidaciones impuestos, de acuerdo a la normatividad vigente tanto en causacin como en pago. 6. El sistema debe permitir realizar la provisin de uno o varios crditos. Liquidaciones
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7. Gestin de El sistema deber generar notificaciones de retenciones salariales. cartera.
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6. El sistema debe generar el plan de pagos sobre retencin salarial. Liquidaciones 2. El sistema debe registrar la devolucin deobligaciones en etapa de Desembolsos ejecucin generando los ajustes correspondientes.
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6. El sistema debe permitir hacer cierres mensuales, Liquidaciones as como actualizacin de periodos cerrados y actualizacin de saldos a la fecha.
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Nro. 29 CODIGO 600013 PROCESO DESCRIPCION 6. El sistema posee un simulador de comportamiento Liquidaciones de cartera por beneficiario en sus diferentes modalidades de crdito INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe permitir crear simulaciones de crditos parametrizando las siguientes variables. Lnea de Crdito, Estrato, Etapa de estudios,Etapa de amortizacin,Tasa de inters corriente tasa de Inters de mora,Programa de Estudios, El simulador deber mostrar:Plan de Pagos detallado Saldo de capital inicial y final en cada cuota,liquidacin de intereses,Aplicacin de pago detallado
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6. El sistema debe poseer la interfaz con la aplicacin Liquidaciones de Cobranzas de tal manera que se calculen internamente los intereses de mora por documento en el momento de realizar el pago, en cuyo caso, debe crear internamente una nota dbito por valor de los intereses de mora y distribuir el pago entre estos y la factura. 6. Cierre de cartera y generacin de facturas. La Liquidaciones cartera deber actualizarse diariamente y las facturas se generan mensualmente en los crditos en amortizacin y semestralmente en los que estn en ejecucin 7. Gestin de Definicin del paso del crdito a los tipos de cobro cartera. (administrativo, pre-jurdico y jurdico) El sistema debe permitir parametrizar las fechas de corte para la generacin de facturas.
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El sistema debe permitir parametrizar los topes de vencimiento para clasificar los crditos en los tipos de cobro (administrativo, pre-jurdico y jurdico)al ejecutarse el cierre. Reliquidaciones El sistema debe permitir procesos de reliquidacin con base en: Abono Extraordinario y Cambio en la Tasa de Inters. para lo cual existirn dos posibilidades de reliquidacin: 1. Cambio de valor manteniendo el plazo. 2. Cambio de plazo manteniendo el valor. Renovaciones El sistema debe permitir la renovacin de crditos mediante el siguiente proceso: 1. Diligenciamiento de Solicitud de Crdito para renovacion 2. Si el nmero del documento de Identificacin del deudor solidario es diferente al del crdito inicial se debe realizar el tramite de evaluacin con CIFIN. 3. Cambio en la ruta de aplicacin de cargos para el crdito en proceso de renovacin. 4. verificaci6n del cumplimiento de los requisitos de renovacin. Los requisitos de renovacin se crearan con base en los siguientes parmetros: a. Edad de Vencimiento b. Porcentaje cancelado sobre inters de mora. c. Porcentaje cancelado sobre inters corriente.5. Generacin e impresin del nuevo pagar y carta de instruccin. 6. legalizacin del nuevo crdito. 7. Condonacin de porcentaje de intereses 8. Traslado de saldos mediante notas crdito 9. Creacin de plan de pagos pera el nuevo 10. Creacin e
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6. El sistema debe permitir procesos de reliquidacin Liquidaciones de un crdito, novaciones, cambios de tasas de inters, solo para usuarios autorizados
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Nro. 34 CODIGO 600018 PROCESO DESCRIPCION 6. El sistema permite cancelar automticamente los Liquidaciones saldos pendientes, menores a un monto especificado por el usuario durante la aplicacin de efectivo. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe proporcionar un Check List con las obligaciones que se encuentren dentro del rango definido como "saldos menores" para seleccionar las obligaciones que se incluirn en la resolucin. Se debe generar un informe por Resolucin con la siguiente Informacin: Nmero de Resolucin Fecha de la Resolucin Fecha de Aplicacin de la Resolucin Nmero del Crdito Nombre del Beneficiario Valor Cancelado El sistema debe proporcionar un Check List con las obligaciones que presentan saldo a favor del beneficiario para seleccionar los crditos a los cuales se les devolver el dinero a favor. Esta seleccin deber generar una Resolucin por cada lnea de crdito.
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6. Proyeccin de planes de pago. Adems. debe Liquidaciones permitir reversiones de pagos y de giros o desembolsos 1. Estudio de credito. Renovacin del crdito por las lES o a quien se delegue, expedicin de certificado de conformidad por parte del usuario y certificacin por parte de la lES de que el beneficiario tiene derecho a la renovacin El sistema debe permitir la actualizacin de los datos del deudor principal y del deudor solidario en cada periodo acadmico. El sistema debe verificar que el crdito se encuentre a paz a Salvo en las cuotas en poca de estudio. El sistema debe permitir la admisin del estudiante por parte de la lES mediante un Check List al periodo siguiente. El sistema debe permitir realizar programacin de pagos a las lES o a los beneficiarios y pasar esta informacin mediante interface al mdulo de Tesorera para que se realice la solicitud de PAC. El sistema debe permitir crear tipo de categoras de antigedad de la cartera teniendo en cuenta: Nmero de das de vencimiento Cdigo de calificacin Otorgada El sistema debe determinar la categora de antigedad por edades de vencimiento en cada uno de los crditos. El sistema debe permitir asignar a cada lnea de crdito el tipo de categora con la cual se calificar la antigedad de sus obligaciones.
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2.Desembolso Programacin de pagos a las lES o a los s beneficiarios para solicitud de PAC
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7. Gestin de El sistema podr definir categoras de antigedad cartera. en detalle o en resumen
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700002 700003
7. Gestin de cartera. 7. Gestin de cartera.
Creacin de indicadores bsicos para recuperacin de cartera y su rentabilidad Control de todos los topes o rangos para los atributos de cartera y administracin de garantas.
El sistema debe realizar el control de los topes de vencimientos parametrizados para los tipos de cobro al ejecutarse el cierre.
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Nro. 41 CODIGO 700004 PROCESO DESCRIPCION 7. Gestin de Mantenimiento de informacin de abogados y cartera. funcionarios de cobranza. Calificacin de abogados de cobranza. Consulta de un proceso de cobro. Actualizacin de un proceso de cobro. Registro de cheques posfechados. Consulta de cheques posfechados. Registro de demandas y embargos. Generacin de reportes y estadsticas de procesos de cobro. Registro de retencin salarial. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe permitir asignar la cartera Administrativa, Prejurdica y Jurdica a funcionarios de cobranza o firmas contratadas en porcentajes parametrizados previamente en el sistema. El sistema debe permitir registrar Informacin de abogados o Funcionarios de cobranza tales como Identificacin de funcionario abogado o firma de cobranza Tipo de usuario (funcionario, abogado, firma de cobranza) Direccin Telfono Nmero de contrato Valor del contrato Fecha de inicio del contrato Mximo de obligaciones a gestionar Porcentaje de la cartera a gestionar Nmero de cuotas en mora que puede recibir el abogado O funcionario Valor mximo de las obligaciones Valor mnimo de las obligaciones Valor asignado Valor amparo de la pliza de seriedad Cantidad de obligaciones asignadas Nmero de arreglos efectuados Calificacin El sistema debe permitir le calificacin de abogados segn los siguientes parmetros: en investigacin.
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9. Consultas y Debe generar de modo automtico reportes que el reportes usuario final desee, diferentes a los expresamente solicitados en cada aplicacin. 9. Consultas y Debe atender consultas en lnea para usuario final, reportes que permita la definicin parametrizable, con libertad de escogencia de las columnas y renglones del informe, que puedan ser definidos utilizando diferentes grados de acumulacin, que al mismo tiempo permita tener acceso en tiempo real a todos los niveles de informacin definidos para el perfil del usuario. 9. Consultas y Todos los reportes que genere la solucin pueden reportes exportarse a Excel, de forma tal que el usuario pueda transformar su presentacin. 9. Consultas y La solucin ofrecida tiene su propio generador de reportes reportes totalmente integrado a la solucin y basado en estndares de industria.
El sistema debe dar las herramientas necesarias al usuario final para poder generar reportes a criterio propio sin depender de desarrollos adicionales o soporte tcnico por parte de Sistemas y que estos puedan ser cargados en una nueva opcin de men dentro del sistema. El sistema debe proporcionar un generador de consultas que permita definir los criterios de columnas, filtros y agrupamientos.
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El sistema debe permitir exportar los reportes que se han diseado para salir en Excel o en formato plano y deber estar sujeto a previa autorizacin del administrador del sistema. El sistema debe dar las herramientas necesarias al usuario final para poder generar reportes a criterio propio sin depender de desarrollos adicionales o soporte tcnico por parte de Sistemas y que estos puedan ser cargados en una nueva opcin de men dentro del sistema. El sistema debe permitir la consulta del historial de pagos, cargos Y ajustes por nombre, cdula y cdigo de crdito.
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9. Consultas y El sistema tiene capacidad para mostrar detalles de reportes cargos, pagos, facturas, historial de crditos, recibos de efectivo, notas de dbito, ajuste y crdito en lnea, consultados por nombre, cdula, cdigo de crdito, etc 9. Consultas y El sistema permite la recuperacin de nmeros de reportes crdito del beneficiario e informacin del crdito mediante: Nmero de crdito del beneficiario o Nmero de factura. 9. Consultas y El sistema debe proporcionar reportes que detallen reportes cuentas por Cobrar notables de beneficiarios con pagos atrasados 9. Consultas y El sistema debe proporcionar la antigedad reportes detallada en lnea de los beneficiarios
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El sistema permita generar un reporte con la informacin de un crdito consultado a partir de: nmero de crdito, cdula, nombre o nmero de factura.
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El sistema debe permitir generar un reporte de la cartera por edades de vencimiento y estado (Cobro Jurdico, Pre-jurdico, Administrativo, Retencin Salarial, Prrroga, Suspendido) El sistema debe generar un extracto de cuenta detallado por beneficiario.
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Nro. 50 CODIGO 900009 PROCESO DESCRIPCION 7. Gestin de El sistema debe calcular la antigedad de cuentas cartera. por cobrar con base en la fecha y los trminos de pago del beneficiario 9. Consultas y El sistema debe proporcionar reportes por criterios reportes de seleccin, Entidad Territorial, Dependencia por Lnea de crdito. 9. Consultas y EL sistema debe permitir a los usuarios producir reportes estados de cuentas de beneficiarios seleccionados y reclamos presentados y generacin automtica de notas dbito y crdito No se puede incluir la funcionalidad solicitada, a nuevas interfaces se Impactan el tiempo y costo del proyecto, no viables. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe calcular la antigedad de la obligacin y el valor correspondiente a cada rango de antigedad con base en la fecha de los pagos realizados y el plan pagos generado. El sistema debe dar las herramientas necesarias al usuario final para poder generar reportes a criterio propio sin depender de desarrollos adicionales o soporte tcnico por parte de Sistemas y que estos puedan ser cargados en una nueva opcin de men dentro del sistema. QUEJAS Y RECLAMOS el sistema debe contar con un modulo de atencin al usuario que permita Ingresar la Informacin bsica del Usuario como: Nombra, cedula, Direccin, Telfono, e-mail, el numero del documento de identificacin deber identificar que clase de usuario (beneficiario, codeudor, clientes, externo) Esta Informacin debe ser validada con Informacin del crdito y en caso de ser diferente se deber almacenar para realizar la correspondiente actualizacin de datos. El sistema debe permitir realizar consultas de servicios (general, crdito, cartera, fondos, TAE, quejas y reclamos). Respuestas a las consultas: el sistema debe permitir crear un tempario clasificndolo por temas. El sistema debe permitir realizar consultas al tempario por cada tema con el fin de extraer las respuestas ya proporcionadas a los usuarios. El sistema debe permitir realizar el registro de novedades a las dependencias correspondientes para verificacin y realizacin de posibles correcciones.
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9. Consultas y reportes 9. Consultas y reportes
El sistema debe generar un informe detallado diario, semanal y mensual de recibo de dinero. El sistema permitir al usuario definir reglas para elaborar automtica mente cartas de notificacin.
El sistema debe permitir definir reglas para generar automticamente cartas de notificacin teniendo en cuenta los siguientes parmetros: Edad de vencimiento y saldo de la obligacin. El sistema debe permitir exportar los reportes que se han diseado para salir en word y deber estar sujeto a previa autorizacin del administrador del sistema. El sistema debe permitir definir reglas para generar automticamente cartas de notificacin Incluyendo en ellas la siguiente Informacin: Estado de Antigedad Estado de Recaudacin Nmero de Cuenta
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9. Consultas y El sistema permite soporte de Integracin con reportes Microsoft Word para generar correspondencia 9. Consultas y El sistema puede generar cartas de notificacin con reportes base en criterios especificados por el usuario, Incluyendo el estado de antigedad, estado de recaudacin y/o nmero de cuenta 9. Consultas y reportes 9. Consultas y reportes 9. Consultas y reportes El sistema podr realizar anlisis de tendencias de pago Consulta va WEB de las distintas lneas de crdito Informe a las lES y a los beneficiarios seleccionados. Las lES dispondrn de clave secreta para poder acceder durante los procesos de seleccin, otorgamiento, legalizacin y renovacin de los beneficiarios de su institucin Generacin de pagars y cartas de compromiso a firmar por beneficiarios y deudores solidarios, en las lES o donde se requiera
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El sistema debe generar un Informe por Institucin Educativa que permita visualizar el estado de cada uno de los crditos que se encuentran en proceso de aprobacin. El sistema debe proporcionar mediante un Check List la verificacin del cumplimiento de los requisitos para legalizacin o renovacin de un crdito. Una vez aceptado el crdito y aprobado el deudor solidario el sistema le permita a las lES o donde se requiera imprimir el pagar y la carta de instrucciones.
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1. Estudio de crdito
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9. Consultas y Consulta del crdito por las diferentes llaves de reportes consulta (nombre, cdula, cdigo)
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Nro. 62 CODIGO 1000001 PROCESO DESCRIPCION 10. El sistema permite aplicar condonacin, descuentos Condonacione y crditos con sus respectivos soportes. s 10. Generacin de resoluciones para condonar un Condonacione crdito o un conjunto de crditos, para suspensin y s para reactivacin INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe permitir aplicar condonaciones con previa verificacin del cumplimiento de los requisitos mediante un Check List que se hayan parametrizado, permitiendo asignar un porcentaje de condonacin para cada uno de los requisitos en cada una de las Ineas de crdito. El sistema debe permitir generar resoluciones Individuales o por lnea de crdito para condonar, suspender o reactivar un crdito.
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LOS SIGUIENTES REQUERIMIENTOS SON PROPIOS DE SISTEMAS - SE LISTAN PARA QUE SE TENGAN EN CUENTA CUANDO SE ELABOREN LOS TERMINOS DE REFERENCIA PAR LA FASE DE CONSTRUCCION E IMPLANTACION DEL SISTEMA
64 1100001 11. Plataforma Debe ser un sistema integrado. que requiera una tecnologica sola captura, de datos de los documentos fuente y que esta afecte todos los procesos relacionados, con esto produzca informacin automtica para distintas reas de la operacin. 11. Plataforma Para todos los mdulos, el sistema debe tener tecnologica ayuda en lnea, en forma contextual y general. El sistema debe poseer una base de datos relacional,mediante la definicin del modelo estructura-dato se debe identificar un proceso de actualizacin de datos en cascada para todos los mdulos que contemplan el sistema general de crdito y cartera. El sistema debe poseer archivos hip o formato Internet, cuya funcin principal es la de dar soporte en lnea a los usuarios finales. Si se requieren ayudas adicionales el programa debe estar en disposicin de enlazar archivos hip o formato Internet diseados por usuarios administradores del sistema. El sistema deber contener un modulo de seguridad contemplando niveles de jerarqua a cada uno de sus mdulos. El administrador del sistema podr definir grupos y perfiles de usuarios permitiendo la definicin de accesos por mdulos, opciones de men, tareas especificas. El sistema deber estar desarrollado con un front-end de caractersticas Internet Java, herramientas .net, asp) y motor de base de datos ORACLE 9i. El sistema debe dar la seguridad de que las tareas que se realicen sobre las bases de datos sean ejecutadas 100%, as mismo se deben realizar las pruebas con el fin de asegurar que el acceso al software es ilimitadoen forma simultanea por usuarios va Internet y local. El sistema deber correr bajo los navegadores comercialmente ms conocidos como: Internet Explorer, NetScape. El motor de base de datos, ORACLE 9i o superiro, deber dar la posibilidad de estar instalado bajo plataforma MICROSOFT o UNIX. Solamente. Las bases de datos debern ejecutarse en plataforma UN IX o Microsoft, y con servidores SUN, o tecnologa APLIANCE, siempre conservando la versin 9i de oracle. El software deber tener bases de datos espejo realizando transacciones en lnea con el fin de disminuir el grado de falla hacia el usuario final, as mismo poseer mdulos de recuperacin de fallas y puesta en funcionamiento en forma automtica. El sistema debe tener la capacidad de importar datos mediante una herramienta que utilice tecnologas como ODBC o ms avanzadas.
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11. Plataforma Debe permitir a cada nivel de la organizacin definida, el manejo de tecnologica todos sus procesos como si fuera el nico usuario, con acceso a todos los datos Interrelacionados con el proceso
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11. Plataforma El sistema tiene una serie de caractersticas que aprovechan las tecnologica ltimas tecnologas computacionales, habilitando el cumplimiento de las actividades de los usuarios y que garantizan un ciclo del sistema prolongado.
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11. Plataforma El sistema debe ser de tecnologa abierta, tecnologica ejecutarse en las plataformas de hardware de las marcas reconocidas en el mercado.
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11. Plataforma Debe tener la capacidad de ejecutar sus bases de tecnologica datos en una plataforma de almacenamiento SAN 11. Plataforma El Sistema de Informacin Soporta instalacin en tecnologica ambiente de alta disponibilidad y tolerancia a fallas.
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11. Plataforma El Sistema de Informacin Posee capacidad de tecnologica importacin desde conexiones ODBC.
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Nro. 72 CODIGO 1100009 PROCESO DESCRIPCION 11. Plataforma El Sistema de Informacin posee capacidad de tecnologica exportacin a conexiones ODBC. 11. Plataforma El Sistema de Informacin Posee Capacidad de tecnologica exportacin e importacin de datos. 11. Plataforma La administracin de las Bases de Datos debe ser tecnologica centralizada. 11. Plataforma El sistema puede ejecutarse sobre cualquiera de los tecnologica sistemas operativos Unix, Solaris o Windows; de ltimas versiones. 11. Plataforma El sistema puede operar en cualquiera de los tecnologica siguientes motores de bases de datos: Oracle, Microsoft SOL Server; de ltimas versiones y se encuentren debidamente certificadas por el fabricante del Sistema de Informacin. 11. Plataforma El oferente debe presentar un documento con el tecnologica "Dimensionamiento de la Solucin", describiendo los requerimientos de la plataforma de hardware mnimos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema propuesto con crecimiento para los prximos tres aos. 11. Plataforma La Base de Datos de la solucin, puede ser Oracle tecnologica o Microsoft SERVER, de acuerdo con los convenios que tiene el lCETEX con Oracle y Microsoft respectivamente 11. Plataforma El software no debe requerir herramientas para tecnologica emulacin tales como: Terminal server, Citrix, Tarantella u otros; para su funcionamiento en ambiente Web. 11. Plataforma los usuarios deben acceder al Sistema, para todas tecnologica sus funcionalidades y respetando todas las seguridades, a travs de un Browser comercial del tipo de Internet Explorer u otro provisto por la solucin, desde puntos conectados a la LAN, WAN del lCETEX, o por WEB. 11. Plataforma La interfaz grfica de usuario final debe estar tecnologica disponible para ambiente Windows y para accesos por va Web, (browser) de modo que el 100% de la funcionalidad que el usuario tiene por ambiente Windows, sea la misma que tiene por ambiente Web. 11. Plataforma Durante cada una de las etapas del proyecto, el tecnologica oferente Junto con el personal del lCETEX disearan y documentarn las estrategias y procedimientos necesarios para la administracin y soporte tcnico del sistema tales como polticas de seguridad, acceso controlado al sistema, estrategia de impresin, etc. El Motor de Base de Datos ORACLE 9i. La base de datos deber estar Instalada en un servidor principal. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe tener la capacidad de exportar datos mediante una herramienta que utilice tecnologas como ODBC o ms avanzadas.
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El proponente deber instalar el ambiente de pruebas bajo la plataforma que considere como la ptima para obtener el mejor performance. El proponente instalara las bases de datos bajo plataforma ORACLE 9i.
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El oferente deber asegurar que el front-end es tecnologa 100 % intemet mediante pruebas de acceso remotas desde las regionales, generacin de ambiente de pruebas. El software debe correr bajo los browser mas comerciales tales como: Internet Explorer y NetScape desde puntos conectados a la LAN, WAN del lcetex o por WEB, as mismo debe tener la encriptacin mxima requerida para el viaje de Informacin por la WEB, a nivel de post de seguridad tanto en los cdigos de acceso a los aplicativos, datos y cdigos fuente. El software debe ser 100 Web y estar desarrollado con tecnologa grafica similar a Windows, con el fin de facilitar el trabajo del usuario final, manteniendo estndares similares a Microsoft, tanto de escritorio como de los browser mas comerciales.
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Es necesario que en cada etapa del proyecto se analicen Y diseen las estrategias y procedimientos para la -administracin del sistema tales como polticas de seguridad, estrategia de impresin, generacin de backups.
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Nro. 83 CODIGO 1100020 PROCESO DESCRIPCION 11. Plataforma El oferente, junto con el personal deI ICETEX, tecnologica analizar los posibles escenarios de fallas del sistema y disearn su consiguiente procedimiento, con recursos necesarios, para recuperarlo en el menor tiempo posible a fin de evitar retrasos en el sistema productivo. (Dentro de las posibles fallas se encuentran: borrado de un archivo de la base de datos, cadas abruptas del sistema por fallas elctricas, falla de comunicaciones, etc.) 11. Plataforma El Sistema permite efectuar procesos de consulta tecnologica de la base de datos central, con redireccionamiento a bases de datos remotas, de ser necesario. 11. Plataforma El Sistema permite enlazamiento de informacin tecnologica entre bases de datos remotas y base de datos central. 11. Plataforma El Sistema permite comunicacin con otros tecnologica sistemas en forma abierta. 11. Plataforma El Sistema, sin importar la plataforma con la que se tecnologica desee comunicar, posee funcionalidad o software que le permite integracin ya sea a travs de conectores, formatos XML, etc. 21. Registro de tasas de cambio Parametrizaci n y configuracin. No se puede incluir la funcionalidad solicitada, a nuevas interfaces se impactan el tiempo y costo del proyecto, no viables El sistema debe tener un modulo administrativo que contempla todas las tablas parametrizables, que contienen no solo la descripcin de cada tem, sino la codificacin adecuada de acuerdo a la funcionalidad de cada tabla. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO Es necesario que en cada etapa del proyecto se analicen Y diseen las estrategias y procedimientos para la recuperacin del sistema en caso de posibles fallas.
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El sistema debe ser totalmente compatible con herramientas ODBC o tecnologa ms avanzada como Web Services. El sistema debe dar la posibilidad mediante herramientas Web service y xml, realizar enlaces a otros aplicativos, con el fin de eliminar la generacin de archivos planos. El sistema debe dar la posibilidad mediante herramientas web service y xml, realizar enlaces a otros aplicativos, con el fin de eliminar la generacin de archivos planos. El sistema debe dar la posibilidad mediante herramientas web service y xml, realizar enlaces a otros aplicativos, con el fin de eliminar la generacin de archivos planos.
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21. Mantenimiento de tablas de codificacin Parametrizaci n y configuracin. 21. El sistema permite el manejo de crditos en tasas Parametrizaci n y de Inters fijas y variables con modalidades de configuracin. - pagos anticipados y vencidos. 11. Plataforma El sistema tiene la habilidad para registrar tecnologica conversaciones con clientes.
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El sistema debe contener un modulo cuya funcionalidad es la de crear una plataforma de preguntas y respuestas por tema utilizado por los usuarios finales y profesionales especializados del Instituto. Este modulo permitir que el Instituto realice un seguimiento a las preguntas mas frecuentes, mediante un tempario aportado por lcetex, Con el fin de dar respuestas a los usuarios sobre sus inquietudes. As mismo debe tener estadsticas de preguntas no resueltas, tipos de preguntas mediante codificacin de una tabla, por reas de interes (cartera, fondos, administ rativo, sistemas, etc).
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Nro. 92 CODIGO 1100029 PROCESO DESCRIPCION 11. Plataforma El sistema mantiene direcciones y contactos tecnologica ilimitados. 21. El sistema podr definir trminos de pagos a los Parametrizaci clientes n y configuracin. 21. El sistema permitir al usuario definir reglas para Parametrizaci aplicacin de cargos financieros. Generar informes n y de recaudo y su rentabilidad configuracin. Identificar el recaudo y cargar proporcionalmente a cada fuente de financiacin, lo cubre el presente proyecto. Se debe dimensionar el desarrollo para agregar la parametrizacin de la distribucin del recaudo por cargo financiero PENDIENTE DIMENSIONAMIENTO Se requiere la informacin de todos los tipos de fuentes y los parametros por lnea de crdito que afectan las fuentes Parmetros de una lnea de Crdito: Nombre de la lnea de Crdito Descripcin de la lnea de crdito Nivel Educativo Nmero de desembolsos (segn programa de estudios) Nmero de meses entre giros (depende del programa) Tipo de crdito Mixto, Condonable, Reembolsable o Gastos. Plan de amortizacin (Corto, Mediano o Largo Plazo) Tasa incremento (Corto Mediano o Largo Plazo) Periodos de Incrementos (Corto. Mediano o Largo Plazo) Plazo mximo de pago Condonaciones (semestral. Anual o cuando termina estudios) porcentaje de condonacin a corto plazo (semestral. anual o cuando termina estudios, Porcentaje de condonacin a largo plazo Tipo inters Ej: vencido simple fijo Tipo inters en estudio ej: vencido simple fijo Tipo inters en amortizacin Ejemplo: vencido simple fijo Tiempo de gracia con Intereses Tiempo de gracia sin intereses sin Intereses INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe permitir el registro histrico de las direcciones y contactos que se le hayan registrado a un crdito. El sistema debe permitir definir la fecha de corte para generacin de facturas y la fecha de pago.
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21. Creacin y administracin de Lneas de crdito Parametrizaci identificando los rubros que comprende cada una n y configuracin.
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1.Estudio de Crdito
Legalizacin por parte de las lES o de otros usuarios de los beneficiarios que cumplan los requisitos.
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El sistema mostrar un Check List a las lES que permita identificar los requisitos para legalizar cada uno de los crditos.
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2.Desembolso Generacin de las resoluciones de giro, registro s presupuestal, registro contable en ICETEX y en ACCES si es del caso, pago a travs de la tesorera, generacin de reporte de desembolso segn formato del Banco Mundial, para los crditos ACCES
El sistema debe generar un informe con las resoluciones de giro, generar el registro presupuestal mediante interface con el aplicativo de presupuesto, generar el registro contable mediante interface con el aplicativo de Contabilidad, generar la interface al aplicativo de tesorera para la realizacin de los pagos y generar el reporte de desembolsos segn el formato del Banco Mundial para los crditos ACCES.
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Nro. 98 CODIGO 120001 PROCESO 12. Seguridades. 12. Seguridades. 12. Seguridades. DESCRIPCION El Sistema, debe permitir definir para cada usuario las opciones y operaciones a las que nicamente se les permite acceder. El acceso a los datos debe contener ROLES y Polticas de uso y estos ser definidos para cada usuario, todos controlados por el sistema. Debe existir el ROL para la administracin del sistema, (propietario.) INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El administrador del sistema podr definir grupos y perfiles de usuarios permitiendo la definicin de accesos por mdulos, opciones de men y tareas especificas. El administrador del sistema podr definir grupos y perfiles de usuarios permitiendo la definicin de accesos por mdulos, opciones de men y tareas especificas. El administrador del sistema podr definir grupos y perfiles de usuarios permitiendo definicin de accesos por mdulos, opciones de men y tareas especificas.
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12. Seguridades. 12. Seguridades.
El sistema debe tener mecanismos de seguridad de passwords como podr ser la encriptacin. Cada usuario debe ser responsable de manejar su propio password, a travs de opciones del sistema. El sistema debe tener una opcin que le permita a los usuarios finales cambiar el password en forma peridica, bajo dos esquemas, uno que lo realice el usuario final a decisin suya, y la otra que el sistema le exija cambio peridico de password por seguridad. Los periodos de cambio debern ser definidos en la parametrizacin de los usuarios y asignados por el administrador del sistema. El sistema debe tener una opcin que le permita a los usuarios finales cambiar el password en forma peridica, bajo dos esquemas, uno que lo realice el usuario final a decisin suya, y la otra que el sistema le exija cambio peridico de password por seguridad. Los periodos de cambio debern ser definidos en la parametrizacin de los usuarios y asignados por el administrador del sistema. El sistema debe tener una opcin que le permita a los usuarios finales cambiar el password en forma peridica,bajo dos esquemas, uno que lo realice el usuario final a decisin suya, y la otra que el sistema le exija cambio peridico de password por seguridad. Los periodos de cambio debern ser definidos en la parametrizacin de los usuarios y asignados por el administrador del sistema. El sistema le permitir al administrador del software definir TIMEOUT de acuerdo alas necesidades del aplicativo por los usuarios finales. Una vez sea definido esta propiedad el software debe estar en capacidad de cerrar las sesiones de los usuarios en forma automtica. El sistema debe permitir F117Parametrizar a cada uno de los usuarios el nmero mximo de intentos de ingreso fallidospara bloquearle la cuenta.
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12. Seguridades.
Los passwords de usuario deben ser entregados por el administrador y deben ser cambiados por el usuario final.
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12. Seguridades.
El sistema debe exigir el cambio y administracin peridica de passwords a sus usuarios
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12. Seguridades.
El sistema debe cerrar automtica mente sesiones que hayan sido desatendidas en un periodo de tiempo. El sistema debe bloquear el acceso a un usuario si repite ms de 3 intentos fallidos para ingresar. Debe proveer, para el acceso de usuarios en todos los mdulos, registro y procedimientos para hacer AUDITOR lA de los ingresos al Sistema. Debe proveer en todos los mdulos, para el acceso a las Bases de Datos, procedimientos y registros para hacer AUDITORIA a los movimientos de ingreso, actualizacin y borrado de datos.
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Estas operaciones se registrarn para las tablas a las cuales se les parametrice el registro en el Log
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Nro. 109 CODIGO 120012 PROCESO 12. Seguridades. DESCRIPCION Debe contener facilidades que permitan la consulta e Impresin de la informacin de AUDITOR lA. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO El sistema debe tener un modulo cuya finalidad es la de realizar todo tipo de consultas sobre los archivos maestros deauditoria, por fechas, numero de documento, tipo de transacciones realizadas como: adiciones, borrados y modificaciones El sistema debe tener un modulo cuya finalidad es la de realizar todo tipo de consultas sobre los archivos maestros de auditoria, por fechas, numero de documento, tipo de transacciones realizadas como: adiciones, borrados y modificaciones Entrega de manual tcnico, usuario final de cada modulo durante todo el proceso. En formato fsico y digital. Y en medio hlp o html
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12. Seguridades.
Debe contener facilidades que permitan el mantenimiento a tablas de auditoria.
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13. Procesos El sistema debe contar con documentacin tcnica, y para garantizar al personal tcnico del lCETEX la documentaci comprensin de su funcionamiento. n. 13. Procesos La documentacin del sistema deber ser y entregada en medio magntico. documentaci n. 13. Procesos y documentaci n. El implementador, de acuerdo con personal del ICETEX, debe analizar, ajustar, disear e implementar los procesos propios de la Entidad con los del software.
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Entrega de manual tcnico, usuario final de cada modulo durante todo el proceso. En formato fsico y digital. Y en medio hlp o html
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13. Procesos El sistema debe tener documentacin tcnica de la y funcionalidad. documentaci n. 13. Procesos El sistema provee documentacin, realizada durante y la parametrizacin, consignada dentro del mismo documentaci sistema. n. 13. Procesos Los mdulos deben tener ayuda en Lnea para sus y usuarios, en espaol. (Tutor para el uso operativo documentaci del mdulo). n. 13. Procesos y documentaci n. La documentacin del sistema debe contener como mnimo: Manuales de Usuario Final, Manuales Tcnicos, Arquitectura del Software y componentes del Sistema, Manuales de Mantenimiento, manuales de Instalacin.
Entrega de manual tcnico, usuario final de cada modulo durante todo el proceso. En formato fsico y digital. Y en medio hlp o html
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El sistema debe proveer informes de la informacin consignada en las tablas paramtricas.
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Debe tener todas las ayudas en lnea en formato hlp, xml o html o el mas adecuado en formato web, con el fin de poderlo modificar por los administradores del sistema segn se requiera. La documentacin del sistema debe contener como mnimo: Manuales de Usuario Final, Manuales Tcnicos, Arquitectura del Software (diccionario de datos, definicin de estructuras, descripcin de campos) y componentes del Sistema, Manuales de Mantenimiento, manuales de Instalacin.
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14. Work flow Debe permitir la implementacin de flujos de sus procesos mediante facilidades Work Flow del fabricante de la solucin, que tiendan a la utilizacin de cero papeles. 15. Business intelligence La solucin ofrecida tiene la funcionalidad de BI, (Business Intelligence), natural y nativa, necesaria para que de forma grfica y amigable el usuario pueda realizar extraccin de informacin sobre el Sistema de Informacin y construir sus propios anlisis, sin necesidad de programacin. Para la implementacin del BI (Business Intelligence) es necesario manejar los cubos en SQL Server 2000, por lo cual es necesario que el ICETEX obtenga una licencia del mismo. Esta informacin se detalla en el documento "Dimensionamiento de la Solucin"
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Nro. 120 CODIGO 160001 PROCESO 16. Gerencia de proyectos DESCRIPCION El oferente puede demostrar su experiencia exitosa en por lo menos uno de sus clientes que posea la solucin que ofrece, implementada en ambiente WEB. Se debe anexar certificacin de su cliente. El oferente debe tener la infraestructura necesaria para cumplir con las modificaciones de ley que afectan los sistemas. El oferente debe asegurar, (mediante contratos de mantenimiento), la atencin Inmediata a los cambios del sistema, forzados por requerimientos de Ley y entidades reguladoras El oferente debe tener Infraestructura diseada para dar soporte al uso de la aplicacin El oferente debe prestar soporte en el funcionamiento tcnico de la aplicacin y sus bases de datos durante horas de trabajo hbiles. El sistema tiene soporte telefnico en espaol, durante horas de trabajo hbiles El sistema tiene soporte va WEB en las horas de trabajo hbiles, en temas como funcionalidad del aplicativo, temas tcnicos como base de datos, correcciones al software, localizaciones, etc. El oferente adjudicatario, debe utilizar una metodologa en el proceso de la implementacin de la solucin, que contenga indicadores para su medicin. El oferente debe dar informes del proceso de implementacin, con la metodologa, periodicidad y formatos que solicite el lCETEX EL oferente adjudicatario, debe permitir acceso a todo el proceso de implementacin a funcionarios de control del lCETEX o a quienes esta Entidad designe para efectos de interventoria o control. El oferente debe presentar un documento "Indicadores de Avance", que contenga los indicadores con los que se medir el avance en el proceso de implementacin de la solucin en el ICETEX. Administracin de espacios y medios de almacenamiento de la informacin y reporte de cifras estadsticas de la utilizacin de la estructura Manejo de Indicadores gerenciales y proyecciones Se requiere que el oferente asegure la atencin Inmediata al software instalado, ya sea por mal funcionamiento del mismo o modificaciones al sistema requeridos por la institucin. Es necesario que el oferente utilice una metodologa adecuada para dar soporte funcional de mantenimiento de la aplicacin. Es necesario que el oferente utilice una metodologa adecuada para dar soporte tcnico de mantenimiento de la aplicacin. El oferente debe asegurar la atencin a nuestro grupo tcnico va telefnica y personal, cuando existan problemas al Interior del software. El oferente debe asegurar la atencin a nuestro grupo tcnico va Web, cuando existan problemas al interior del software. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos
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16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos
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Nro. 133 CODIGO 160014 PROCESO 16. Gerencia de proyectos DESCRIPCION El oferente debe proveer para el grupo de trabajo que participe en la etapa de Implementacin del Sistema de Informacin de cartera espacio de trabajo, servidores, estaciones de trabajo y comunicaciones para el ajuste, preparacin, parametrizacin y pruebas del sistema. Esta labor se debe desarrollar fuera de las instalaciones del ICETEX y el oferente deber asumir todos los costos que esto Implique. NOTA: Ninguno de estos recursos hacen parte de la solucin que el lCETEX desea adquirir. El oferente debe entregar un documento expresando y justificando los requerimientos del sistema en recursos humanos, tcnicos y de conocimiento para garantizar la operabilidad del Sistema. EI ICETEX debe tener acceso a las instalaciones del oferente con el fin de verificar las respuestas al pliego. El oferente a discrecin del lCETEX debe realizar una demostracin de su producto en una instalacin en produccin, donde los asistentes de ICETEX podrn efectuar preguntas, comprobar aspectos de la oferta y su funcionalidad. Debe ser parametrizable, teniendo en cuenta Que las disposiciones legales Que enmarcan los procedimientos del manejo financiero y presupuestal, pueden cambiar en cualquier momento. El sistema debe contener un modulo completo de tablas principales y secundarias, con utilidades de adicin, modificacin y borrado. Su funcin principal es la de definir la codificacin de datos que sean necesarias para ser utilizados por los archivos principales del sistema. Si los usuarios requieren modificaciones, de acuerdo a normativas o adiciones de cdigos lo podr hacer mediante este modulo administrativo. SI se realizan cambios en las tablas de parametrizacion automticamente se vernreflejados en los registros Que tengan relacin a dichas tablas. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO Todo el ambiente de pruebas que se realicen tanto a las bases de datos, front.end, parametrizacion ,ajustes se realizaran en las instalaciones el oferente, utilizando sus recursos informticos, sin costo alguno para el lcetex.
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18. Capacitacin
El oferente se hace responsable por impartir capacitacin en el uso del sistema a grupos de capacitadores conformado por treinta (30) usuarios por cada modulo en Bogot El oferente entregar diez juegos de material de estudio y apoyo por mdulo, para la capacitacin en los mdulos del sistema. El oferente apoyar a los capacitadores formados a impartir conocimiento a otros usuarios La capacitacin que imparta el oferente debe garantizar su eficacia, ,mediante la incorporacin de criterios de evaluacin, tanto a capacitadores como a capacitandos. El oferente debe capacitar tres (3) administradores tcnicos en la ciudad de Bogota.
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18. Capacitacin
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Nro. 143 CODIGO 180006 PROCESO 18. Capacitacin DESCRIPCION El oferente deber entregar material, (como cursos ylo manuales), para tres administradores, que faciliten la reinduccin o capacitacin a nuevo personal. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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19. Manejo del El oferente se hace cargo, junto con personal del cambio ICETEX ylo quin esta Entidad designe, de la Gerencia del Cambio que suponga el uso del nuevo sistema. 21. Parametrizaci n y configuracin. Configuracin parametrizable y administracin de diferentes tipos de servicios y Lneas de crdito, productos a facturar, Incluyendo tarifas y tipos de tasas a aplicar por servicio y producto.,administrar los recaudos, generar planes de pago, y los respectivos pagars., control de cuentas vencidas por cliente para manejos de carteras morosas, clculo de Intereses moratorios, Integracin total con los mdulos de contabilidad, tesorera , utilidades para exportar e importar informacin y manejo y control de auditorias. El sistema podr definir clientes y relaciones de enlace. El sistema, debe estar alineado con la normatividad legal vigente. El marco legal del sistema lo conforman actualmente los decretos 111/96, 568/96, la Ley 225/94, la Ley Anual de Presupuesto, la Ley 38/89, la Ley 21/82, la Ley 80/93 y todas aquellas normas que los modifiquen o adicionen. Solicitar cooperativas al beneficiario, padre, madre y cnyuge para los formulario solicitud de crdito. Esto requiere el diseo y reacin de una tabla bsica de cooperativas con su respectiva pantalla de mantenimiento reporte. El sistema debe tener los modulas de parametrizacion , definir N lneas de crdito de acuerdo al usuario final, con caractersticas propias de cada lnea, realizar los clculos exigidos por cada rea responsable de los procesos operativos, poseer herramientas de integracin de informacin (Web Services) con otras bases de datos mediante software especializado y no generacin de archivos planos.
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18. Capacitacin 17. Normatividad aplicada a todo el sistema
El sistema estar en capacidad de administrar clientes o beneficiarios generados en otros aplicativos, mediante Web Services.
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Se debe incluir un campo para capturar la localidad en el formulario de solicitud de crdito. Esto implica disear y crear una tabla bsica de localidades que deber estar relacionada con la tabla de ciudades con su respectivo formulario de mantenimiento y reporte
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Se debe ajustar la institucin educativa a la que ingresa el beneficiario para el formulario solicitud de crdito. Esto implica: crear 2 campos en la tabla de instituciones educativas donde se indicar que la institucin tiene convenio con el lCETEX y el numero de convenio;y se debe agregar un campo en las lneas de crdito que indique si solamente se deben "tener en cuenta las insituciones educativas que tienen convenio con el ICETEX
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Nro. 151 CODIGO PROCESO DESCRIPCION Se debe disear y crear la tabla bsica de subniveles educativos la cual debe estar relacionada con los niveles educativos con su respectivo formulario de mantenimiento y su reporte. Se debe disear y crear la tabla bsica de subareas acadmicas "la cual debe estar relacionada con las reas acadmicas con su respectivo formulario de mantenimiento y su reporte. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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Se debe crear una tabla que se incluir a manera de grilla en las lneas de crdito donde se parametrizarn los niveles educativos que debe filtrar el formulario de solicitud de crdito. Se debe crear una tabla que se incluir a manera de grilla en las lneas de crdito donde se parametrizarn las reas acadmicas que debe filtrar el formulario de solicitud de crdito. Se deben incluir los siguientes campos para el registro de la cuenta bancaria del solicitante: entidad bancaria, no. cuenta, tipo de cuenta para formulario solicitud de crdito. Se debe agregar el campo valor total del programa para el formulario solicitud de crdito. Se debe crear el campo subnivel educativo en el formulario solicitud de crdito filtrando por el nivel educativo. Se deben agregar los campos de captura de informacin de residencia en el exterior: pas, ciudad, direccin, telfono. se debe crear el campo subarea acadmica en el formulario solicitud de crdito filtrando por el rea acadmica AI estandarizar los formularios quedaron definidos 3 para las diferentes lneas de crdito por lo cual hay que ajustar las validaciones de instituciones educativas, programas acadmicos, reas y subareas acadmicas, niveles y subniveles acadmicos, campos obligatorios segn la lnea de crdito. Se debe ajustar el diseo de los formularios para incluir los siguientes campos: Empresa, direccin, telfono, fax, departamento, ciudad, tipo de institucin, tipo de colegio que egres, nmero de hijos, nombre del centro hospitalario, departamento, ciudad, fecha inicial del servicio, fecha final del servicio, nombre del hospital donde est rotando actualmente (crear tabla bsica), tipo de hospital (pblico 10 privado), fecha inicio y fecha final de rotacin, tiempo de rotacin, nmero de la tarjeta profesional, informacin cnyuge, informacin referencias familiares, informacin referencias personales, informacin del ICFES, promedio de notas, datos residencia en Colombia, valor en dlares puntaje WAI, tipo de discapacidad.
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Generar el proceso de verificacin de otros servicios con el ICETEX para que sea ejecutado como proceso posterior a la solicitud de crdito.
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Nro. 156 CODIGO PROCESO DESCRIPCION Se debe ajustar el proceso de visado incluyendo una grilla donde muestre el valor a aprobar por rubro y la informacin bancaria del tercero a quien se le va a girar para Crdito al Exterior, permitiendo modificar estos valores. INTERRELACIONES DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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Ajuste al reporte de solicitud de crdito de acuerdo a las modificaciones de unificacin de las diferentes lneas y sublneas de crdito. Crear tabla tipo de deudor con su respectivo formulario de mantenimiento y reporte. Ajustar la pantalla de cambio de deudor solidario agregando el tipo de deudor y verificando si este exige cdigo de referencia de la CIFIN. Generacin reporte con los resultados de los casos especiales revaluados . Generacin formato de contrato para algunos fondos que no generan carta de instruccin. Generar el nmero del crdito con un digito de verificacin Modificar el orden de captura de los datos de la institucin en el formulario solicitud de crdito, filtrando de la siguiente manera: 1. Institucin: Segn sublinea de crdito tener en cuenta los siguientes parmetros: Exige convenio con lES, Verificar lES activa, Verificar si exige inscripcin de calendario a las IES. 2. Departamento: Debe filtrar de acuerdo a la Institucin seleccionada. 3. Ciudad: Debe filtrar de acuerdo al Departamento. 4.Programa Acadmico: Debe filtrar segn Institucin, departamento y ciudad seleccionadas, reas acadmicas y niveles educativos segn parametrizacin de la lnea de crdito. Generar reporte que indique los crditos que deben cambiar de deudor solidario. (Aquellos crditos donde el deudor solidario es la Ies) Ajustar el proceso de legalizacin de crdito donde se permita confirmar el valor de la matrcula y adicionar un campo de observacin para que sea diligenciado por la lES. Ajustar el proceso de visado donde se determine la cancelacin de la solicitud. Generar resoluciones de giro parciales permitiendo establecer el porcentaje a desembolsar. Generar archivo plano separado por comas con las solicitudes adjudicadas. Crear una tabla y formulario de parametrizacin de instituciones educativas y programas acadmicos con un estado (activo-inactivo) por lnea y sublinea de crdito.
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Nro. 168 CODIGO PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES Desarrollar proceso que se ejecute cuando se inactiva un programa: 1. Consultar las solicitudes para la sublinea actual que tenga la institucin y el programa que se esta inactivando, que no se han adjudicado y que no se hayan rechazado. 2. Crear tabla, formulario que permita capturar el cdigo de la causal de rechazo, con su respectivo reporte. 3. Se marcan las solicitudes como rechazadas y se les asigna el cdigo de causal rechazado por el usuario Desarrollar proceso que inactive los programas para la institucin en el momento de suspender el convenio con eI ICETEX. Ejecutando el proceso anteriormente descrito para cada uno de los programas acadmicos. Desarrollar una utilidad que permita la actualizacin de instituciones provenientes del MEN (Ministerio de Educacin Nacional). La cual debe identificar los cdigos de institucin nuevos, los no reportados y permitir al usuario determinar la accin a realizar (agregar nueva institucin, reemplazar cdigo de Institucin, eliminar cdigo de institucin). Desarrollar una utilidad que permita la actualizacin de programas acadmicos provenientes del MEN (Ministerio de Educacin Nacional). La cual debe identificar los cdigos de programas nuevos, los no reportados y permitir al usuario determinar la accin a realizar (agregar nuevos programas, reemplazar cdigo de programa, eliminar cdigo de programa). Generacin de e-mail automtico a los beneficiarios, con mensaje parametrizado de la confirmacin del giro. Desarrollar el proceso de simulacin de Adjudicacin de presupuesto segn necesidades del lCETEX, de manera parametrizable con las variables de la solicitud de crdito y las fuentes de recursos, teniendo en cuenta las alianzas estratgicas entre el lCETEX y los entes externos; permitiendo guardar los diferentes modelos con su respectiva parametrizacin de variables. F10001 F10002 F10003 F10004 F10005 F10006 F10007 F10008 F10009 F10010 F10011 F10012 Territorial Regional Codigo Tipo de Fondo Estado General Modalidad de Financiamiento Tipo de Entidad Contacto Telefonico de Territoral a IES Fecha Visita a las IES por Territorial Fecha Estado del Fondo Estado Liquidacin El sistema debe permitir el registro de la informacin bsica de cada uno de los contratos y/o convenios de los Fondos: Cdigo, Nombre y NIT del constituyente, Regional, Monto, Condiciones para Otorgamiento de Crditos, periodicidad de los abonos, intereses esperados, forma de reembolso, etc.: DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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Nro. 186 CODIGO F10013 PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES El sistema debe suministrar las interfases de integracin con el sistema Financiero (Contabilidad, Tesorera, Presupuesto) y el sistema de Crdito y Cartera del ICETEX, con el fin de administrar y controlar los giros, desembolsos y estado de la cartera. Utilizando esquemas de web Service XML. El sistema debe permitir registrar y relacionar los beneficiarios de cada uno de los Fondos. El sistema debe controlar los desembolsos de cada uno de los Fondos de acuerdo con el monto. El sistema debe permitir el calculo de los rendimientos de cada uno de los Fondos. El sistema debe clasificar y emitir reportes de los Fondos por mltiples conceptos: Cdigo, Nombre y NIT del constituyente, Regional, Monto y las variables que se consideren necesaria para el control y gestin.: El sistema debe permitir la generacin de reportes por fecha, de los giros y desembolsos de cada uno de los Fondos. El sistema debe emitir reportes de giros y desembolsos por cada uno de los beneficiarios de cada uno de los Fondos. El sistema debe emitir reportes del estado de cartera de cada uno de los Fondos y de los beneficiarios dentro de cada Fondo. El sistema debe generar las resoluciones de giro, de acuerdo con la respectiva informacin presupuestal de cada uno de los Fondos. El sistema debe tener un control de las resoluciones de giro, por numero , cdigo , nombre e identificacin del beneficiario y por las variables que se consideren necesarias. El sistema debe aceptar solicitudes de giros nuevos y renovaciones a travs de la WEB. El sistema debe generar informes para aprobacin de giros nuevos y renovaciones. El sistema debe generar reportes de las solicitudes aprobadas. El sistema debe emitir la resolucin/relacin para orden de giro. El sistema debe permitir la anulacin de giros. El sistema deber permitir crear y clasificar los usuarios de acuerdo a su perfil : Usuarios de consulta, usuarios de modificacin , usuarios master que poseen todos los permisos de consulta, modificacin y eliminacin El sistema debe ofrecer un esquema de contraseas, de acuerdo a los perfiles. La contraseas debern ser alfanumricas de mnimo 8 caracteres y mximo 14. El sistema debe suministrar los servicios a travs de la WEB, para que los Constituyentes, Universidades, beneficiarios, puedan consultar informacin. El sistema debe permitir el manejo de convocatorias virtuales, permitiendo el establecimiento de criterios de evaluacin y calificacin. El sistema debe recibir la informacin relacionada con nuevas solicitudes a travs de la WEB. DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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F10014 F10015 F10016 F10017
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F10018 F10019 F10020 F10021
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Nro. 206 207 CODIGO F10033 F10034 PROCESO DESCRIPCION INTERRELACIONES El sistema debe recibir y actualizar la informacin relacionada con renovaciones a travs de la WEB. El sistema debe validar la informacin de los beneficiarios al momento de la renovacin. DESCRIPCION DEL REQUERIMIENTO
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ICETEX - PROYECTO NUEVO SISTEMA DE INFORMACION DE CREDITO Y CARTERA Y FONDOS EN ADMINISTRACION Anexo 7 - ver 2.

Cruce con CIFIN o cualquier entidad similar para registro de codeudores.

El sistema debe permitir el cambio de identificacin del beneficiario del crdito.

Aplicacin de criterios de calificacin de las solicitudes.

Generacin de escenarios de aplicacn de criterios previo a la asiganacin de beneficios.

Bogot, D.C., Agosto 2006

El sistema permite parametrizar la aplicacin de pagos

300003 300004 300005 300006

3. Recaudos 3. Recaudos 3. Recaudos 3. Recaudos

4. Terminacin El sistema deber permitir el control y devolucin de pagares del contrato

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7. Gestin de El sistema deber generar notificaciones de retenciones salariales. cartera.

Bogot, D.C., Agosto 2006

Bogot, D.C., Agosto 2006

7. Gestin de El sistema podr definir categoras de antigedad cartera. en detalle o en resumen

7. Gestin de cartera. 7. Gestin de cartera.

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9. Consultas y reportes 9. Consultas y reportes

900016 900017 900018

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12. Seguridades. 12. Seguridades.

El sistema debe exigir el cambio y administracin peridica de passwords a sus usuarios

12. Seguridades. 12. Seguridades. 12. Seguridades.

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Debe contener facilidades que permitan el mantenimiento a tablas de auditoria.

El sistema debe proveer informes de la informacin consignada en las tablas paramtricas.

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16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos

16. Gerencia de proyectos

16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos

16. Gerencia de proyectos

16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos

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16. Gerencia de proyectos

16. Gerencia de proyectos 16. Gerencia de proyectos

21. Parametrizaci n y configuracin.

18. Capacitacin 18. Capacitacin 18. Capacitacin

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18. Capacitacin 17. Normatividad aplicada a todo el sistema

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F10014 F10015 F10016 F10017

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F10018 F10019 F10020 F10021

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F10023 F10024 F10025 F10026 F10027 F10028

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