Microsoft Excel 97 – Nivel începători CUPRINS

CAPITOLUL 1 - NOŢIUNI DE BAZĂ............................................................................................................ 1-1

1.1. INTRODUCERE ........................................................................................................................................ 1-1
1.2. LANSAREA PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL ...................................................................................... 1-1
1.3. INTERFAŢA GRAFICĂ A PROGRAMULUI MICROSOFT EXCEL .................................................................... 1-2
1.4. REGISTRE DE CALCUL ............................................................................................................................. 1-3
1.5. CREAREA SAU DESCHIDEREA UNUI DOCUMENT: ..................................................................................... 1-3
1.5.1. Deschiderea unui document existent............................................................................................ 1-4
1.5.2. Deschiderea unui document nou .................................................................................................. 1-5
1.6. INTRODUCEREA DATELOR ŞI A TEXTULUI ............................................................................................... 1-6
1.6.1. Selectarea unui element din documentul prelucrat ...................................................................... 1-6
1.6.2. Introducerea valorilor.................................................................................................................. 1-6
1.6.2.1. Introducerea textului................................................................................................................................ 1-7
1.6.2.2. Scrierea numerelor sub formă de texte .................................................................................................... 1-8
1.6.2.3. Introducerea valorilor de calcul ............................................................................................................... 1-9
1.6.2.4. Introducerea datelor calendaristice şi a orei............................................................................................. 1-9
1.6.2.5. Crearea unor serii de date şi folosirea facilităţii AutoFill ...................................................................... 1-10
1.7. NAVIGAREA .......................................................................................................................................... 1-11
1.8. EXECUŢIA INSTRUCŢIUNILOR ŞI A COMENZILOR ÎN EXCEL ................................................................... 1-11
1.8.1. Folosirea meniurilor .................................................................................................................. 1-11
1.8.2. Folosirea meniurilor contextuale............................................................................................... 1-12
1.8.3. Folosirea barelor cu instrumente............................................................................................... 1-12
1.8.4. Folosirea scurtăturilor............................................................................................................... 1-13
1.9. TERMINAREA SESIUNII DE LUCRU EXCEL.............................................................................................. 1-13
1.10. OBŢINEREA ASISTENŢEI DIN PARTEA PROGRAMULUI ....................................................................... 1-14
1.10.1. Comanda Help ........................................................................................................................... 1-14
1.10.2. Ecranul Help Topics .................................................................................................................. 1-15
1.10.3. Microsoft Word Help.................................................................................................................. 1-17
1.10.4. Informaţii dependente de context ............................................................................................... 1-18

Facultatea de Electrotehnică Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-1

Capitolul 1

NOŢIUNI DE BAZĂ

1.1. Introducere
La prima vedere programul Microsoft Excel 97 vi se poate părea foarte
impresionant, mai ales dacă este pentru prima oară când lucraţi cu un program de calcul
tabelar. Binenţeles, această frică va dispare cu timpul, mai ales dacă vă veţi decide să afectaţi
mai mult timp necesar pentru a parcurge toate etapele de instruire necesare înţelegeri
programului.
În capitolul de faţă vom discuta noţiunile introductive ale programului Microsoft
Excel 97, urmând a învăţa apoi cum să introduceţi text şi numere în foaia de calcul, care sunt
modalităţile de deplasare în Excel, ce comenzi există şi cum pot fi acestea lansate, cum salvaţi
fişierele de lucru şi cum puteţi folosi programul de asistenţă oferit de Microsoft Excel.
Prima etapă pe care trebuie să o parcurgem înainte de a studia programul Excel este
de a cunoaşte modalitatea de a-l instala. Astfel în anexa A aveţi prezentată modalitatea
generală de instalare a programului. Dacă calculatorul dumneavoastră are deja instalat
software-ul Microsoft Excel atunci puteţi trece mai departe. Trebui precizat de altfel că vom
presupune o cunoaştere cât de cât a sistemului de operare b, adică ştiţi să lansaţi programe, să
mutaţi ferestre, să alegeţi meniurile şi comenzile necesare şi aşa mai departe.

1.2. Lansarea programului Microsoft Excel

Există mai multe modalităţi de lansarea programului Microsoft Excel 97, funcţie de
ceea ce dorim să facem. În acest paragraf vă vor fi prezentate câteva modalităţi foarte des
utilizate.
Metoda I: Folosirea meniului Start din Windows 95.
1. Selectaţi succesiv meniul Start>Programs>Microsoft Excel;
2. Va apare fereastra programului Microsoft Excel 97 şi probabil fereastra Office
Assistant. În această fază închideţi această ultimă fereastră, executând clic pe
opţiunea Start Using Microsoft Excel (Începeţi utilizarea Microsft Excel).
Ecranul dumneavoastră trebuie să arate ca cel din figura 1.1.
Metoda II:Folosirea pictogramei de pe suprafaţa de lucru a sistemului de operare
Windows 95.
1. Selectaţi pictograma programului Microsoft Excel de pe suprafaţa de
lucru a sistemului de operare Windows 95, care reprezintă o scurtătură
pentru lansarea programului. Pentru setarea acestei pictograme urmaţi următorii
paşi:
! Executaţi un clic cu butonul drept al mouse-ului pe suprafaţa liberă a
ecranului şi alegeţi succesiv opţiunile New şi Shortcut din meniul afişat;
! Odată intrat în caseta de dialog Create Shortcut, executaţi clic pe butonul
Browse şi navigaţi pe traseul Program Files>Microsoft
Office>Excel.exe;
! Executaţi clic pe butonul Next;
! Scrieţi un nume pentru pictograma scurtăturii;
! Executaţi clic pe butonul Finish.
Metoda III:
În cazul în care aveţi un fişier Excel, puteţi deschide fişierul dorit şi implicit
programul Excel efectuând dublu clic pe numele fişierului în cauză. Pentru a putea ştii că

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-2

fişierul este pentru programul Excel, deci îl veţi putea vedea cu acesta, trebui avut în vedere
faptul că extensia fişierului tip Excel este *.xls (sau *.xl şi *.xla dar mult mai puţin utilizate).

1.3. Interfaţa grafică a programului Microsoft Excel

În momentul în care aţi solicitat deschiderea programului Excel, pe ecran va apare
fereastra de lucru a programului aşa cum indică figura 1.1.
Caseta cu Butonul pentru Bara de Bara cu instrumente Bara cu instrumente
numele celulei editarea formulelor titlu standard de formatare

Bara de formule

Foaia de calcul Celulă activă

Celulă inactivă

Butoanele de
deplasare în registru Barele de derulare
Eticheta foii de calcul

Bara de stare

Fig. 1.1 Componentele ecranului programului Microsoft Excel

Cea mai mare parte a ecranului este ocupată de o foaie de calcul vidă care este
împărţită în coloane şi linii. Foaia de calcul conţine un număr de 256 de coloane, notate la
capătul de sus cu litere şi combinaţii de litere de la A la IV, şi 65536 de linii, numerotate la
capătul din stânga de la 1 la 65536. Dreptunghiul format la intersecţia dintre o coloană şi o
linie reprezintă o celulă a foii de calcul.
Pentru identificarea fiecărei celule, programul Excel foloseşte o adresă formată din
alăturarea literei care desemnează coloana la numărul care contorizează linia. De exemplu,
prima celulă, din colţul stânga-sus al foii de calcul este A1.
Aşa cum este precizat în figura 1.1. există două tipuri de celule şi anume celulă
activă şi celulă inactivă. Celula activă este celula cu care tocmai lucraţi şi este marcată de un
contur îngroşat, adresa acesteia regăsindu-se în caseta cu numele celulei. Toate celelalte
celule sunt celule inactive.
Alte componente esenţiale ale ferestrei programului Microsoft Excel sunt:

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-3

Bara de titlu este bara care afişează numele programului (Microsoft Excel) şi
numele documentului în curs de editare.
Bara de meniuri conţine meniul principal al programului Microsoft Excel.
Bara de unelte standard care afişează butoanele pe care le puteţi selecta pentru
a realiza rapid diverse activităţi de editare. Bara de unelte Excel poate fi folosită cu
ajutorul mouse-ului.
Bara cu instrumente de formatare se foloseşte pentru a selecta comenzi de
formatare pentru caracterele selectate. De asemenea, pentru a folosi bara cu uneltele
de formatare a textului trebuie să dispuneţi de mouse.
Bara de formule reprezintă bara unde se introduc datele sau formulele dorite.
Butonul pentru editarea formulelor introduce formula scrisă în bara pentru
formule în celula activă şi afişează rezultatul aferent. Acest buton are două funcţii:
butonul Enter pentru confirmarea introducerii formulei scrise în bara de formule şi
respectiv butonul Cancel cu care se anulează introducerea efectuată în bara de
formule.
Eticheta foii de calcul reprezintă denumirea foii de calcul aflată în uz şi este
utilizată pentru identificarea şi selectarea foilor unui registru. Dacă se efectuează
dublu clic pe etichetă, această poate fi editată, introducându-se numele dorit.
Butoanele de deplasare în registru se folosesc pentru a deplasarea între
diversele foi de calcul din cadrul registrului deschis.
Barele de derulare sunt barele care afişează informaţii despre documentul cu
care se lucrează.
Bara de stare afişează informaţii despre documentul cu care se lucrează.
Bara de programe Windows este o componentă a sistemului Windows 95.
Afişează aplicaţiile active precum şi ora curentă. Poate fi utilizată pentru a comuta
între diversele programe sau pentru a porni un nou program.
În funcţie de modul în care este configurat programul dumneavoastră, este posibil ca
una sau mai multe dintre componente să nu fie afişate.

1.4. Registre de calcul

Foaia de calcul de pe ecranul dumneavoastră este doar una din cele pe care le conţine
fişierul curent, numit registru de calcul. În mod implicit fiecare registru nou conţine trei foi,
dar poate avea până la 255 de foi, ce sunt identificate de la Sheet1 la Sheet255.
Registrul poate conţine mai multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (în
care se pot crea grafice cu datele obţinute în foile de calcul) şi foi de tip macro (în care sunt
memorate proceduri automate de prelucrare a datelor). Această structură permite stocarea
datelor în foi diferite, dar totuşi în acelaşi fişier.
Regula principală de lucru în Excel este următoarea:
Selectăm mai întâi elementul dorit (un document, o celulă, un domeniu de celule, o
diagramă, un obiect sau o componentă a acestora) asupra căruia dorim să acţionăm, şi apoi
alegem comanda şi o executăm. O dată ce am selectat un element, putem să executăm asupra
lui o secvenţă de comenzi sau acţiuni fără a trebui să precizăm de fiecare dată ţinta acestora.

1.5. Crearea sau deschiderea unui document:

Pentru a putea folosi programul Excel în vederea memorării şi prelucrării datelor,
trebuie să avem un document deschis, mai bine spus un registru. Aşa cum s-a observat
programul Microsoft Excel deschide implicit un astfel de document o dată cu deschiderea sa.
La început acest registru este denumit Book1, toate meniurile din bara de meniuri fiind active
Dacă nu este deschis nici un document din bara cu meniuri sunt active doar două meniuri şi

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-4

anume File şi Help (sau chiar dacă mai există şi alte meniuri active, acestea nu au nici o
comandă activă).
În cazul în care nu avem nici un document deschis avem două posibilităţi: să
deschidem unul din documentele existente sau să creăm unul nou.

1.5.1. Deschiderea unui document existent

Dacă ne decidem că dorim să deschidem un document deja existent şi care se află pe
hardul calculatorului vom proceda astfel:
1. Selectăm meniul File din bara de meniuri.
2. Selectăm comanda Open care va deschide fereastra de dialog Open, aşa cum se
observă şi în figura 1.2.

Fig. 1.2. Fereastra de dialog Open

3. Se selectează documentul dorit.

4. Apoi se efectuează clic pe butonul open (deschidere) aflat în dreapta-sus a
ferestrei de dialog sau se poate efectua dublu clic pe documentul selectat. În
cazul în care renunţăm la deschiderea documentului se efectuează clic pe butonul
cancel (anulare).
Se poate observa că în afară de butoanele prezentate anterior, în fereastra de dialog
Open mai sunt prezente şi alte opţiuni, cum ar fi: butonul Advanced, butonul Find Now,
butonul Search, opţiuni utile în momentul în care dorim să căutăm documentul dorit;
opţiunile File Name, Files of Type, Text or property, Last modified, opţiuni utile pentru a
restrânge numărul fişierelor afişate în fereastra de dialog.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-5

Obţinerea ferestrei de dialog Open se mai poate face prin acţionarea butonului Open
aflat pe bara de instrumente standard (figura 1.3).

Butonul Open

Butonul New

Fig. 1.3. Butoanele Open şi New din bara de instrumente standard

1.5.2. Deschiderea unui document nou

În cazul în care dorim să deschidem nu un document existent ci unul nou vom aplica
următoarea metodă:
1. Se selectează meniul File din bara de meniuri.
2. Se selectează comanda New, care deschide fereastra de dialog New (figura 1.4.).

Diferite stiluri
de documente

Previzualizare stil
document

Fig. 1.4. Fereastra de dialog New

3. Se selectează stilul documentului pe care dorim să-l deschidem (programul

Microsoft Excel are presetat căteva tipuri de stiluri de documente care asigură
minimul necesar de formatări).
4. Selectează butonul OK pentru activarea documentului sau Cancel pentru
anularea deschiderii documentului.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-6

1.6. Introducerea datelor şi a textului

Majoritatea foilor de calcul conţin tabele cu numere, denumite în Excel valori, cu
care se execută diverse calcule folosind formule. Într-o foaie de calcul se pot introduce
diverse valori, cum ar fi: date calendaristice, ore ale zilei şi chiar texte.

1.6.1. Selectarea unui element din documentul prelucrat

Pentru a arăta cum se pot introduce aceste tipuri de valori vom începe prin a prezenta
modalitatea de selecţie a unui element din documentul deschis. Aşa cum am precizat înainte
de a executa o comandă în Excel, trebuie identificat elementul asupra căruia vom acţiona.
Operaţia de identificare a elementului de prelucrat se numeşte selectare, iar elementul se
numeşte selecţie. Acest element poate fi o parte a unui document (una sau mai multe celule),
un obiect (sau părţi ale acestui obiect), întregul document sau caractere din bara pentru
formule. În continuare, vom prezenta câteva tehnici de selectare a celulelor.
Pentru selectarea unei singure celule, se procedează astfel:
! Fie acţionăm celula dorită cu ajutorul mouse-ului, efectul fiind apariţia unui
chenar îngroşat în jurul celului, ce va marca selecţia;
! Fie prin intermediul unui clic selectăm caseta cu numele celulei şi introducem
adresa celului pe care dorim să o selectăm.
Pentru selectarea unui domeniu de celule se procedează astfel:
1. Plasăm mouse-ul pe prima celulă dorită.
2. Antrenăm mouse-ul în diagonală peste celelalte celule pe care dorim să le
selectăm. Domeniul de celule selectat este evidenţiat prin schimbarea culorii de
afişare şi încadrarea lui cu un chenar gros.
De exemplu, acţionăm pentru selectare celula B2 (figura 1.5). Antrenăm mouse-ul
până la celula C9, obţinând astfel un domeniu de celule (de la B2 la B9 şi de la C2 la C9) care
este afişat pe fundal negru incadrat de un chenar îngroşat. Celula B2 este celula activă, fiind
singura care are un fond alb.

Fig. 1.5. Selectare domeniului B2-C9.

1.6.2. Introducerea valorilor

Introducerea valorilor se face fie direct în celula activă, fie în bara pentru formule,
care trebuie mai întâi activată. În primul caz, facem dublu clic pe celula vizată, iar în al doilea
caz selectăm bara de formule. Activarea barei de formule va deveni evidentă prin afişarea
butoanelor Cancel, Enter şi Function Wizard (figura 1.6).

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-7

Butonul Undo

Enter Bara pentru formule

Funcţii predefinite

Cancel
Introducerea valorilor
pentru funcţie

Descrierea funcţiei Ajutorul oferit de

predefinite aleasă Office Assistent

Fig.1.6. Descrierea barei pentru formule şi activarea butonului Function Wizard

Începem apoi să efectuăm introducerea valorilor. Pe măsură ce adăugăm caractere,

acestea apar atât în celula activă, cât şi în bara de formule. În momentul în care am finalizat
introducerea, o confirmăm prin apăsarea tastei ENTER sau prin acţionarea butonului Enter.
Dacă dorim să anulăm valorile introduse, apăsăm tasta ESC sau acţionăm butonul Cancel.
Dacă ne-am răzgândit sau am comis o eroare care necesită abandonarea introducerii,
există două situaţii:
! Dacă nu am confirmat introducerea, acţionăm butonul Cancel sau apăsăm tasta
ESC.
! Dacă am confirmat introducerea, executăm comanda Undo Entry, din meniul
Edit, sau acţionăm butonul Undo din bara de instrumente standard (figura 1.6).

1.6.2.1. Introducerea textului

Pentru ca foile de calcul să fie citite uşor. Se introduc de obicei titluri de coloană sau
de linie care descriu datele din celule respective. Să scriem acum câteva titluri de coloană şi
de linie (figura 1.7):
1. Având celula A1 selectată, scrieţi Data (data calendaristică). Pe măsură ce scrieţi,
textul apare deopotrivă în celula A1 cât şi în bara de formule. Un cursor clipitor
vă semnalizează unde va fi plasat următorul caracter.
2. Apăsaţi butonul Enter din bara de formule (sau pur şi simplu acţionaţi tasta
ENTER) pentru a încheia introducerea textului. Textul Data va apare în celula
A1, aliniat la stânga (aceasta este alinierea implicită pentru texte).
3. Executaţi un clic pe celula B1 pentru a o selecta.
4. Scrieţi Numele Produsului, dar în loc de a apăsa tasta ENTER, apăsaţi tasta Tab.
Programul încheie introducerea textului în celula B1 şi selectează celula C1.
5. Scrieţi în celula C1 Numărul Clientului şi apăsaţi tasta Tab.
6. Scrieţi în celula D1 Volumul vânzărilor şi apăsaţi tasta Enter pentru validare.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-8

Fig. 1.7. Introducerea textului în celule

Puteţi remarca că titlurile din celulele B1, C1, D1 sunt destul de lungi şi nu încap în
totalitate, deoarece Excel trunchiază textul introdus funcţie de lăţimea celulei. Astfel după
introducerea textului trebuie ajustată lăţimea celulelor (vezi paragraful ?? de la pagina ??).
Am terminat de scris titlurile coloanelor, aşa că ne vom îndrepta atenţia către
completarea cu informaţii specifice fiecărei coloane. Deocamdată vom lăsa necompletată
prima coloană, completând coloana a doua.
Astfel vom preciza câteva produse, astfel:
1. Executaţi clic în celula B2 şi scrieţi Monitor 17”.
2. Apăsaţi tasta ENTER, astfel că programul va termina scrierea în celula B2 şi va
trece la celula B3.
3. Introduceţi în celula B3 produsul Placă de bază.
4. Scrieţi, în continuare, următoarele produse:
B4 Microprocesor AMD K7
B5 Memorie DIMM 64
B6 Placa Video S3 Trio
B7 Placa Sunet Yamaha
B8 Coller AMD K7
B9 Unitate CD-ROM 64x
B10 Mouse Genius 3B
5. În momentul în care s-a dorit introducerea textului aferent celulei B5 s-a putut
observa că Excel a afişat textul din celula B4, anticipând ceea ce am fi dorit să
scriem. Acest lucru este executat de funcţia AutoComplete a programului Excel.

1.6.2.2. Scrierea numerelor sub formă de texte

După ce am terminat de introdus textele aferente coloanei B vom completa coloana C
cu numerele asociate clienţilor firmei fictive. De obicei, dorim ca programul să trateze
numerele clienţilor , numerele documentelor, numerele de telefon şi alte numere folosite
pentru identificare ca texte şi nu ca valori cu care să se efectueze calcule. Dacă numărul
include pe lângă cifre între 0 şi 9 şi alte caractere, programul îl va considera automat text.
Dacă numărul este însă compus doar din cifre, atunci programul îl va considera ca atare. De
exemplu codul produselor menţionate anterior, conţin uneori doar cifre sau şi cifre şi litere.
Să vedem cu tratează Excel codurile introduse:
1. Excutaţi clic pe celula C2 şi scrieţi 4739AA şi apăsaţi tasta Enter. Codul
conţinând şi cifre şi litere, Excel îl tratează ca text şi îl aliniază la stânga.
2. În celula C3, scrieţi 943200 şi executaţi clic pe butonul Enter. Se observă că
programul a tratat codul clientului ca un număr, aliniindu-l la dreapta.
În cazul în care dorim ca Excel să nu interpreteze numerele introduse ca valori de
calcul ci ca text, la începutul înregistrării se introduce un apostrof (‘). Astfel, dacă:

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-9

3. În celula C3 introducem din nou codul anterior dar de data aceasta cu apostrof,
‘943200, după care acţionăm butonul Enter, programul Excel va trata valoarea ca
text şi îl va alinia la stânga.
4. Introduceţi în continuare următoarele coduri pentru clienţii virutali:
C4 1488AA
C5 6398AA
C6 ‘242422
C7 ‘652248
C8 ‘742669
C9 5465CF
C10 ‘855111
Rezultatele se pot observa în figura 1.8.

Fig. 1.8. Introducerea valorilor (text) în celule

1.6.2.3. Introducerea valorilor de calcul

După cum s-a putut observa introducerea valorilor numerice de calcul este o operaţie
la fel de uşoară ca şi introducerea unui simplu text. Parcurgeţi următorii paşi pentru
introducerea valorilor corespunzătoare vânzărilor, în coloana D:
1. Executaţi clic pe celula D2 pentru a introduce valoarea de 230.56 şi tastaţi Enter.
2. Scrieţi următoarele valori în celulele aferente:
D3 189.23
D4 145.00
D5 78.12
D6 89.36
D7 36.25
D8 7.5
D9 175.9
D10 5.6
Se observă că programul nu scrie totdeauna aşa cum aţi introdus. Cu excepţia cazului
că îi spuneţi altfel, programul alege modalitatea cea mai simplă de afişare şi reţinere a
informaţiilor.

1.6.2.4. Introducerea datelor calendaristice şi a orei

Pentru ca datele calendaristice şi orele să fie afişate corect, acestea trebuie scrise într-
un format pe care programul să îl identifice ca atare. Sunt recunoscute următoarele formate:

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-10

4/20 20-Apr-98 April 20, 1998 4-Mar Mar-97

3/4/97 04-Mar-97 M March-97 M-97
03/04/97
Există două formate suplimentare care combină data şi ora sub forma:
3/4/97 1:30 PM 3/4/97 13:30
Pentru a evidenţia modalitatea de lucru, a programului Excel, cu date calendarisitce
vom introduce în coloana A următoarele date:
A1 Jan3, 1997
A2 1/4/97
A3 1/10/97
A4 24-Jan-97
A5 Feb 2, 97
A6 2/8/97
A7 feb 14, 97
A8 3/1/97
A9 11-March-97
A10 March 28, 1997
Încă o dată, nu trebuie să vă îngrijoraţi dacă programul nu va afişa datele
calendaristice aşa cum le-aţi introdus. După cum se vede în figura următoare aţi completat
toate rubricile corespunzătoare unei foi de calcul simple.

1.6.2.5. Crearea unor serii de date şi folosirea facilităţii AutoFill

În Excel, avem posibilitatea să creăm diverse serii de valori pentru numere, date
calendaristice şi texte cu elemente de ordonare. De exemplu, pentru ca să creăm o serie de
numere de ordine, putem extinde secvenţa 1, 2, 3 adăugând 4, 5, 6, 7, … . Aceste serii sunt
utile de fiecare dată când avem nevoie de numere incrementate, perioade de timp sau alte
elemente ce include valori incrementate.
Pentru crearea unor astfel de serii de valori, Excel ne pune la dispoziţie două
mecanisme:
! Mânerul din chenarul pentru selecţii;
! Subcomanda Series, a comenzii Fill, din meniul Edit.
Folosind tasta CTRL, putem să controlăm creare seriilor de date. Astfel:
1. Dacă am selectat o celulă care conţine o valoare şi o copiem prin antrenarea
mânerului într-un domeniu de celule, ea va fi introdusă în toate celulele
domeniului.
2. Dacă dorim să creăm o serie de valori incrementate pornind de la valoarea
selectată, ţinem apăsată tasta CTRL şi antrenăm mânerul selecţiei în jos sau spre
dreapta.
3. Dacă dorim să creăm o serie de valori decrementate pornind de la valoarea
selectată, ţinem apăsată tasta CTRL şi antrenăm mânerul selecţiei în jos sau spre
dreapta.
4. Dacă am selectat o celulă care conţine o valoare pe care Excel ar incrementa-o
automat, putem să preîntâmpinăm acest lucru, prin apăsarea tastei CTRL şi să
copiem prin antrenarea mănerului.
Programul Excel poate crea următoarele tipuri de serii:
! timp - putem include incremente măsurate în zile, săptămâni sau luni şi care sunt
specificate de utilizator.
! liniare - valorile sunt incrementate sau decrementate cu o valoare constantă.
! de creştere - seria se obţine prin înmulţirea valorilor printr-un factor constant.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-11

! AutoFill - aceasta extinde mai multe tipuri de valori şi creează serii inteligente de
valori. Poate fi folosită direct, prin antrenare sau prin execuţia subcomenzii
Series a comenzii Fill, din meniul Edit sau din meniul contextual.

1.7. Navigarea
Cel mai rapid mod de navigare în foaia de calcul este cu ajutorul mouse-ului. După
cum aţi văzut, executarea unui clic în oricare dintre celule mută indicatorul de celulă în
aceasta şi afişează noua adresă corespunzătoare. Pentru a afişa părţi ale foii de lucru care nu
sunt vizibile pe ecran se folosesc barele de derulare.
Pentru revenirea la prima celulă a foii de calcul, oriunde v-aţi afla, tastaţi combinaţia
de taste Ctrl + Home.
De asemenea o altă modalitate de a naviga în interiorul unei foi de calcul este
folosire tastaturii. Probabil că, la început, veţi folosi mai frecvent tastele cu săgeţi, dar, pe
măsură ce câştigaţi experienţă, veţi învăţa alte tasta sau combinaţii de taste ce permit
deplasarea cu o mai mare uşurinţă de la o celulă la alta.
Iată câteva din aceste taste sau combinaţii de taste, extrem de utilizate şi foarte utile:
Tabelul 1.
Taste sau combinaţia de taste ... Folosite pentru a ...
Page Down Derula foaia cu o fereastră în jos
Page Up Derula foaia cu o fereastră în sus
Alt + Page Down Derula foaia cu o fereastră în dreapta
Alt + Page Up Derula foaia cu o fereastră în stânga
Ctrl + End Ajunge la sfârşitul zonei active
Ctrl + Home Ajunge la celula A1
Home Ajunge la prima celulă a liniei conţinând celula activă
End, Săgeată dreapta Ajunge la ultima celulă a liniei conţinând celula activă
End, Săgeată sus Ajunge la prima celulă a coloanei conţinând celula activă
End, Săgeată jos Ajunge la ultima celulă a coloanei conţinând celula activă

1.8. Execuţia instrucţiunilor şi a comenzilor în Excel

După ce aţi învăţat să selectaţi şi să introduceţi valori, vom discuta despre
modalităţile prin care puteţi transmite programului instrucţiunile sau comenzile dorite.

1.8.1. Folosirea meniurilor

Puteţi transmite instrucţiuni programului Excel utilizând comenzile puse la dispoziţie
de meniurile din bara de meniuri. Pentru cei ce cunosc procedurile elementare ale sistemului
Windows 95, vor descoperi că şi aici trebuie procedat la fel.
Astfel dacă dorim să alegem o comandă din meniu, trebuie mai întâi să executaţi un
clic pe numele meniului din bara de meniuri. Când meniul se desfăşoară pe ecran, nu aveţi
altceva de făcut decât să executaţi un clic pe numele comenzii dorite. Dacă vreţi să obţineţi
acelaşi rezultat folosind tastatura, puteţi folosi combinaţia de taste formată din tasta Alt –
pentru a activa bara de meniuri – simultan cu tasta corespunzătoare literei subliniate din
numele meniului şi apoi apăsaţi tasta conţinând litera subliniată din comanda dorită.
Unele comenzi sunt urmate de o săgeată care indică faptul că, selectare comenzii
respective, va fi afişat un submeniu. Alegeţi comenzile din submeniuri la fel ca pe cele din
menuri.
Alte nume de comenzi sunt urmate de puncte de suspensie (...), care indică faptul că
trebuie să furnizaţi informaţii suplimentare pentru ca Excel să execute comanda. Când se

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-12

selectează o astfel de comandă, programul Excel afişează o casetă de dialog. Unele casete de
dialog conţin mai multe pagini, reprezentate prin etichete. Pentru afişare aopţiunilor fiecărei
pagini se execută un clic pe eticheta paginii respective.
În cazul când numele comenzii este estompat, înseamnă că nu putem alege acele
comenzi.

Fig. 1.9. Folosirea meniurilor pentru a lansa comenzi şi instrucţiuni în Excel

În figura 1.9 se poate observa cum meniul Edit a fost selectat. Selectarea se putea
face fie direct cu mouse-ul, fie prin combinaţia de taste Alt+E. De asemenea se poate observa
tipurile de comenzi precizate anterior. Astfel comanda Fill care este selectată are deschis un
submeniu care are la rândul său alte comenzii. Totodată se pot observa tipurile de comenzi ce
nu pot fi încă selectate (de exemplu Links, Objects din meniul Edit şi Down sau Right din
submeniul Fill).

1.8.2. Folosirea meniurilor contextuale

Meniurile contextuale grupează comenzile specifice unui anumit tip de obiect, cum
ar fi o celulă sau un element al unei ferestre. Plasăm indicatorul mouse-ului pe obiectul
respectiv, executând un clic cu butonul din dreapta mouse-ului şi meniul corespunzător este
afişat (pe scurt executarea unui clic-dreapta). Putem alege o comandă din meniul contextual
la fel ca dintr-un meniu obişnuit.

1.8.3. Folosirea barelor cu instrumente

O altă metodă de a lansa comenzi sau instrucţiuni constă în folosirea butoanelor din
barele cu instrumente. Excel vă pune la dispoziţie numeroase bare cu instrumente predefinite.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-13

Pe unele le veţi folosi frecvent, pe altele, probabil, niciodată. De obicei programul afişează
doar barele cu instrumente Standard şi Formatting. Cu toate acestea putem afişa, muta sau
ascunde oricând orice bară de instrumente dorim.
Este bine să vă obişnuiţi cu folosirea acestor bare cu instrumente, deoarece reprezintă
o metodă eficientă şi rapidă. Să ne convingem:
1. Plasaţi indicatorul pe oricare buton din bara cu instrumente Standard. Veţi vedea
o etichetă ToolTips cu numele butonului.
2. Deplasaţi încet mouse-ul deaspura tuturor butoanelor exsitente pe barele de
instrumente Standard şi Formatting, pentru a le afişa numele.
3. Executaţi clic pe butonul Web Toolbar din bara de instrumente Standard pentru
a afişa bara cu instrumente Web care apare sub celelalte bare.
4. Executaţi clic-dreapta undeva pe bara cu instrumente standard sau de formatare
pentru a afişa un meniu contextual care conţine câteva din celelalte bare cu
instrumente disponibile. Meniurile care sunt deja activate au un semn distinctiv
(√ ) în faţa denumirii lor.
5. Selectaţi opţiunea Chart din meniul contextual pentru a afişa o bară cu
instrumente Chart flotantă.
6. Executaţi dublu clic pe titlul barei Chart pentru a o aduce în zona barelor cu
instrumente din partea superioară a ferestrei.
7. Plasaţi indicatorul pe linia dublă de la capătul din stânga al barei cu instrumente
Chart şi trageţi-o pe suprafaţa foii de calcul.
8. Executaţi clic pe butonul Close din partea dreaptă a barei de titlu pentru a
îndepărta bare cu instrumente Chart de pe ecran.

1.8.4. Folosirea scurtăturilor

Dacă preferaţi să folosiţi tastatura în locul mouse-ului, puteţi lansa numeroase
comenzi Excel folosind combinaţii de taste, numite scurtături. Puteţi afişa o listă a acestor
scrutături alegând din meniul Help comanda Contents And Index şi executând dublu clic pe
opţiunea Reference Information din pagina Contents, apoi pe textul Keyboard Shortcut
Reference şi în final pe scurtătura care vă interesează.

1.9. Terminarea sesiunii de lucru Excel

În momentul în care am terminat lucrul cu un document, acesta poate fi salvat într-un
fişier. Dacă documentul există deja, salvarea se poate face în acelaşi fişier sau într-altul cu alt
nume. Dacă documentul este nou creat, trebuie să precizăm numele fişierului în care dorim
să-l salvăm.
Pentru a înţelege mai bine vom salva fişierul pe care am lucrat până acum. Pentru
acest lucru parcurgeţi următorii paşi:
1. Executaţi clic fie pe butonul Save din bara cu instrumente standard, fie din
meniul File de pe bare de meniuri alegeţi comanda Save sau Save As. A doua
comandă o vom folosi atunci când avem deja un nume al fişierului sau când
dorim să salvăm sub un alt nume. În cazul nostru indiferent de ce alegem va
trebui să introducem numele dorit de fişier (ex1capitol1.xls).
2. Programul afişează caseta de dialog Save As.
3. Introduceţi numele ales pentru fişierul în cauză (ex1capitol1.xls).
4. În caseta Save In alegeţi directorul în care doriţi să salvaţi documentul
dumneavoastră. Implicit programul oferă posibilitatea salvării în directorul My
Documents (documentele mele).

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-14

5. Se acţionează butonul Save pentru a salva numele ales al fişierului sau butonul
Cancel pentru a anula denumirea fişierului.
6. La revenire în fereastra programului Excel se va observa că în bara de titlu s-a
efectuat schimbarea denumirii documentului.
Pentru închiderea documentului urmaţi unul dintre paşii următori:
1. Executaţi comanda Close din meniul File. Dacă documentul pe care îl închidem
conţine modificări nesalvate încă, Excel afişează o fereastră de dialog prin care
sunteţi întrebat dacă doriţi să salvaţi modificările survenite de la ultima salvare.
Aveţi la dispoziţie trei opţiuni: Yes (Da – salvează documentul), No (Nu – nu
salvează documentul), Cancel (anulează închiderea documentului).
2. Executaţi clic pe butonul sub formă de x din partea dreapta–sus a ferestrei
documentului (atenţie că există două astfel de semne, primul de sus
corespunzător închiderii programului, al doilea corespunzător închiderii
documentului activ).
3. Pentru închiderea programului selectaţi comanda Exit din meniul File. În acest
moment programul închide toate documentele deschise şi ne avertizează în cazul
în care au mai rămas nesalvate date în anumite documente.

1.10. Obţinerea asistenţei din partea programului

Programul Microsoft Excel înglobează mai multe mecanisme care permit accesul
utilizatorului la informaţii, sugestii de perfecţionare, explicaţii detaliate şi exemple de utilizare
cu privire la toate facilităţile acestuia.
În acest paragraf sunt explicate modalităţile de utilizare ale sistemului de asistenţa
software al programului Microsoft Excel.

1.10.1. Comanda Help

Comanda Help vă permite accesul în sistemul de asistenţă software al programului
Microsoft Excel, sistem ce afişează pe ecranul dumneavoastră informaţii şi instrucţiuni de
lucru cu programul Excel. O cale de acces la sistemul de asistenţă software o reprezintă
comanda Help din meniul principal. La selectarea comenzii Help se afişează un submeniu ce
conţine cinci comenzi. Acestea sunt următoarele:
" Microsoft Excel Help - afişează meniul asistentului sistemului de asistenţă.
" Contents and Index - afişează ecranul principal al sistemului de asistenţă
software, ecran ce are titlul Help Topics.
" What's this? - afişează meniul help pentru un anumit obiect indicat, asigurând
ajutorul pentru o formatare deja existentă din text.
" Microsoft on the Web - permite conectarea la reţeaua Microsoft (Microsoft
Network). Această comandă este disponibilă numai dacă la configurare aţi realizat conectarea
sistemului pe care lucraţi la reţeaua Microsoft. .
" Lotus 1-2-3 Help - afişează mesaje de asistenţă pentru utilizatorii familiarizaţi cu
programul Lotus 1-2-3.
" About Microsoft Word - afişează informaţii despre programul Word pentru
Windows, cum ar fi numărul versiunii programului şi numărul de licenţă.
Acest capitol explică cele mai des folosite comenzi de asistenţă. Dacă doriţi
informaţii mai amănunţite despre Microsoft Network sau Lotus 1-2-3 Help puteţi consulta
documentaţia livrată odată cu programul.
Asistenţă rapidă:
În orice moment al editării unui document, puteţi afişa rapid ecranul Help Topics
apăsând tasta F1.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-15

1.10.2. Ecranul Help Topics

Fereastra Help Topics conţine patru etichete (Contents, Index, respectiv Find, care
vă permit accesul în diferite zone ale sistemului de asistenţă software on-line.
Carte deschisă

Capitol
Fig. 13.1 Eticheta Contents din caseta de dialog Help Topics

Observaţi conţinutul grupului Contents (figura 13.1) din meniul Help Topics
Microsoft Wizard. Fiecare titlu (sau carte) din lista afişată defineşte o anumită secţiune din
materialul de asistenţă software on-line. Pentru a deschide o carte, selectaţi-o şi apoi apăsaţi
butonul Open. Pentru a închide o carte deschisă, faceţi dublu clic pe pictograma ce reprezintă
o carte deschisă situată în stânga titlului selectat.
Atunci când deschideţi o carte se afişează lista capitolelor conţinute de aceasta.
Capitolele cărţii deschise sunt indicate prin pictograme de forma unui semn de întrebare.
Pentru a deschide un capitol, faceţi clic pe pictograma asociată lui şi apoi faceţi clic pe
butonul Open. De asemenea, o carte poate conţine şi alte cărţi pe care le puteţi deschide
procedând în acelaşi mod.
Pentru a reveni din fereastra ce conţine amănuntele ajutătoare, faceţi clic pe butonul
Help Topics pentru a închide fereastra respectivă şi a reveni în meniul principal.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-16

Fig. 13.2 Eticheta Index din ecranul Help Topics

Grupul Index conţine o listă ordonată alfabetic a subiectelor despre care se pot
furniza informaţii, aşa cum se observă deschizând grupul din meniul principal Help Topics.
Pentru a vizualiza fişierul faceţi clic pe subiectul ce vă interesează şi apoi apăsaţi tasta
Display.

Fig. 13.3 Eticheta Find din ecranul Help Topics

Grupul Find din fereastra Help Topics permite căutarea informaţiei dorite în
sistemul de asistenţă software al programului.
Pentru a utiliza facilitatea Find procedaţi astfel:
1. Introduceţi subiectul sau cuvântul după care vreţi să se efectueze căutarea în prima
casetă de text.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-17

2. În a doua casetă de text, faceţi clic pe termenul cel mai apropiat de subiectul tastat
în prima casetă de text.
3. A treia casetă de text afişează o listă ce conţine termenii care se referă la subiectul
selectat. Faceţi clic pe elementul din listă care vă interesează şi apoi selectaţi butonul Display.

Fig. 13.4 Fereastra de tip text ce conţine informaţiile cerute

Programul va afişa o fereastră (figura 13.4) de asistenţă software cu informaţii

referitoare la subiectul selectat. Fereastra poate fi de două tipuri: grafică sau text. În figura
13.4 este vorba de o fereastră grafică care furnizează o imagine a elementului selectat şi
conţine diverse etichete asupra cărora puteţi face clic cu mouse-ul pentru a afişa informaţii
suplimentare referitoare la anumite opţiuni ale programului. Fereastra de tip text furnizează
informaţii, multe din ferestrele de acest gen, conţin la rândul lor, butoane pe care le puteţi
selecta pentru a obţine informaţii suplimentare.
În orice fereastră a sistemului de asistenţă
software v-aţi afla, faceţi clic pe butonul Help Topics
pentru a închide fereastra în cauză şi a reveni la meniul
principal. Pentru a închide fereastra se foloseşte tasta
ESC. De asemenea activând butonul Options veţi obţine
alte comenzi utile sistemului de asistenţa software, cum ar
fi tipărirea ferestrei în cauză.

1.10.3. Microsoft Word Help

Fereastra Microsoft Excel Help reprezintă un
sistem de ajutor mult mai facil, având o grafică mai
atrăgătoare.
Aşa cum se observă în figura 13.1 la activare
comenzii Microsoft Excel Help din cadrul meniul Help,
în cadru ferestrei programului Microsoft Excel, în partea
dreaptă jos, apare o animaţie şi un chestionar care ajută la Fig. 13.1 - Microsoft Assistent
soluţionarea problemei apărute. Astfel cel mai simplu este
introducerea în spaţiul destinat al cuvântului care descrie cel mai bine problema apărută. După

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa

 Microsoft Excel 97 - Nivel începători Pag. 1-18

aceea se activează comanda Search fiind urmată de apariţia unei ferestre cu descrierea
soluţiei sau soluţiilor posibile pentru problema în cauză.

1.10.4. Informaţii dependente de context

Dacă folosiţi meniurile sau casetele de dialog ale programului Excel, puteţi obţine
informaţii de asistenţă software dependente de context în orice moment apăsând tasta F1.
Dacă aţi selectat o comandă dintr-un meniu şi apăsaţi tasta F1 se vor afişa informaţii despre
ea. Dacă aţi deschis o casetă de dialog, apăsarea tastei F1 afişează informaţiile referitoare la
caseta de dialog respectivă.
După ce aţi citit informaţiile afişate, apăsaţi tasta ESC pentru a închide fereastra de
asistenţă software şi a reveni la ceea ce făceaţi anterior.

Centrul de perfecţionare radiocomunicaţii Ing. Ioan Şerban Popa