INSTITUTO LA CUMBRE NIT: 804003820-3 TEL: 6581223 DIRECCION: calle 33 N 4E-16 La Cumbre

Taller 2 ITEMS CREACION La produccin manual de documentos se tiene la creacin, diseo y produccin de documentos, la normalizacin de la produccin documental en trminos de la identificacin de quien los produce, definicin de las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos. Los principales elementos del sistema para el proceso de produccin de documentos del sistema automtico, son las Tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental, formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, una definicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el control de acceso a la produccin documental a travs de un modulo de administracin) y un men de opciones para la identificacin y descripcin de documentos. PRODUCCION MANUAL PRODUCCION AUTOMATIZADA

DISEO Documento autntico es su integridad. En d o c u m e n t o s tradicionales como un contrato o un cheque, si se aprecian modificaciones o tachones, dichosdocumentos son prcticamente invalidados. NORMALIZACION DE LA PRODUCCION En un documento electrnico, donde por erroresde transmisin, fallas en el medio de almacenaje, o donde intencionadamente se modifica elcontenido original del documento, ste pierde su integridad y, por tanto, su autenticidad

la produccin documental e n trm inos de la identificacin de quie n los produce, definicin d e las tipologas, directrices relacionadas con las copias y con el control de la produccin de los nuevos documentos

tablas de Retencin Documental, el cuadro o mapa documental,formatos o formularios que se identifican el mapa documental para cada uno de los tipos, unadefinicin de usuarios habilitados para la produccin de los documentos (para hacer el controlde acceso a la producc in docum ental a travs de un m dulo de adm inistracin) y u n m ende opciones para la identificacin y descripcin de documentos El proceso de autenticacin consiste en que, mediante un programa de cmputo, se alimentau n d o c u m e n t o f i r m a d o y la llave pblica del supuesto firmante; el programa indica si e s autntico o no es autntico Hay que tener e n cuenta en la etapade produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a losm e t a d a t o s . P o r ejemplo en los datos de contexto se puede tener en c u e n t a l o s d e t i p o docum ental com o dependencia, as como el funcionario que produce el docum ento, al igualque aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte

AUTORIZACION DE PRODUCCION DE DOCUMENTOS

En el proceso manual la autentificacin es una firma escrita que se lleva a cabo en un recibido o en una entrega directa esa firma siempre podr ser vlida solo en ese documento Hay q ue tener e n cuenta en la etapade produccin son datos de contexto e informacin de contenido lo cual hace referencia a losm e t a d a t o s . P o r e j e m p l o en los datos de contexto se puede tener en cuenta l o s d e t i p o docum ental como depe nde ncia, as com o el funciona rio que produce el docum ento, al igualque aspectos como fecha, serie y subserie, formato y soporte La fecha no la dan manualmente el da que se entrega el documento Es cuando nos da la firma del recibido manualmente

VARIABLES MINIMAS DE DESCRIPCION

ASIGNACION DE FECHAS RADICACION FIRMA

En la automatizada no la da el computador cuando cuando enviamos el documento En la automatizada nos envan y cuando abramos el documento vendrn la firma y la autorizacin de los codigos