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Mdulo Autoliquidacin Unificada Esta opcin le permite realizar las liquidaciones de autoliquidaciones de salud, pensin, riesgo y las de parafiscales de caja, SENA, ICBF, ESAP e INSTEC. Este proceso es automtico realiza el archivo, con el formato del archivo plano nico de acuerdo a la Resolucin 1747 de 21 de Mayo de 2008 por la cual se modifica la Resolucin 634 de abril de 2006.

El primer paso es indicar el tipo de liquidacin una sola nomina o consolidada, la consolidacin es la unin de ms de dos nominas para un solo pago, el consolidado se crea activando el campo con clic derecho crear, se le asigna un nombre al consolidado.

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Seleccionamos el periodo actual y el vemos el estado de la Autoliquidacin correspondiente a este periodo (PAGO O NO PAGO). Encontramos tres pestaas Autoliquidacin, Empleados y Fondos, en la pestaa de Autoliquidacin se detalla el contenido de los campos necesarios para efectuar el proceso de autoliquidacin unificada, la fecha de pago, la forma de presentacin. U nico: Cuando el aportante no tenga ms de veinte (20) sucursales, o no cuente con sucursales en ms de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola planilla integrada de liquidacin de Aportes. C Consolidado: Cuando el aportante tenga ms de veinte (20) sucursales, o cuente con sucursales en ms de cinco (5) ciudades y decida presentar una sola planilla integrada de liquidacin de aportes, donde registre la totalidad de los cotizantes de todas las sucursales. S Sucursal: Cuando el aportante decida presentar la planilla integrada de liquidacin de aportes por cada sucursal. Los vencimientos para el pago de los aportes son los que le correspondera si la presentacin fuera U nica o C Consolidado.

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D Dependencia: El valor D aplica nicamente para las entidades estatales, del nivel central o territorial, establecimientos pblicos, empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economa mixta u otras de carcter pblico que teniendo un solo nmero de NIT, paguen sus nominas en forma separada por dependencia. Tipo de Planilla.

E Planilla Empleados Empresas: Este valor deber estar marcado siempre que el aportante se clasifique como A o B en el campo 7 CLASE DE APORTANTE definido en el ARTICULO 3, y paguen los aportes de los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 no sean clasificados como 2, 3, 16 33. Este tipo de planilla es considerada como la planilla principal y es indispensable la presentacin y pago de este tipo de planilla, para que el aportante pueda presentar y pagar en el mismo periodo una planilla tipo A. Y Planilla Independientes Empresas: Este valor podr ser utilizado por los aportantes que se clasifique como A o B en el campo 7 CLASE DE APORTANTE definido en el ARTICULO 3, slo en el caso que el aportante, adems de las cotizaciones de sus empleados est pagando las cotizaciones de trabajadores independientes con los que tenga contrato de prestacin de servicios o sean los cotizantes vinculados a la empresa como agremiado o asociado, para este ltimo caso, el campo 30 TIPO DE APORTANTE definido en el ARTICULO 3 debe ser 4.

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Los registros contenidos en este tipo de planilla solo pueden ser los que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 sean clasificados como 3 o 16. El aportante podr presentar mximo una planilla tipo Y por cada periodo y sta se recibir por el Operador de Informacin previa la verificacin del pago de la Planilla E para el mismo periodo, si es que el aportante est obligado a presentar este tipo de planilla. A Planilla Empleados Adicionales: Este valor podr ser utilizado por los aportantes que se clasifique como A o B en el campo 7 CLASE DE APORTANTE definido en el ARTICULO 3, y que por razones operativas no haya incluido en su planilla tipo E los cotizantes que ingresaron a su nomina en los ltimos 7 das comunes del mes calendario anterior al que se est realizando el pago. Los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 no pueden clasificados como 2, 3, 16 33, y deben registrar la novedad de ingreso en el campo 15 definido en el ARTICULO 10, as como el nmero de das cotizados de los campos 36, 37, 38 y 39 definido en el ARTICULO 10 no puede ser mayor de 7. La Planilla tipo A, slo podr ser presentada en el mismo operador ante el cual se realiz la Planilla tipo E para el mismo perodo. El operador de informacin debe validar siempre que se le presente una planilla tipo A que efectivamente ya se hubiere pagado la Planilla tipo E. El aportante podr presentar mximo una planilla tipo A por cada periodo y sta slo se recibir por el Operador de Informacin hasta el quinto (5) da hbil del mes presente, siempre y cuando el aportante ya haya pagado la planilla tipo E para el mismo periodo. I Planilla Independientes: Este valor deber ser utilizado por los aportantes que en el campo 7 CLASE DE APORTANTE definido en el ARTCULO 3 hayan registrado I, y paguen los aportes de los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTCULO 10 sean 3. S Planilla Empleados de Independientes: Este valor deber ser utilizado por los aportantes que en el campo 7 CLASE DE APORTANTE definido en el ARTICULO 3 hayan registrado I, y que tenga a su cargo trabajadores, es decir personal de servicio domestico o empleados dependientes. El aportante slo podr presentar mximo una planilla tipo S por cada periodo. Los registros contenidos en este tipo de planilla solo pueden ser de los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 sean 1 o 2. Adicionalmente los cotizantes que en el campo 5 TIPO DE COTIZANTE definido en el ARTICULO 10 sean 1, estn obligados al pago de aportes parafiscales a Cajas de Compensacin, SENA e ICBF. M Planilla Mora: El tipo de planilla M slo puede ser utilizada para el pago de perodos respecto de los cuales no se realiz ningn tipo de pago para el o los sistemas que se estn pagando. No podr incluirse en este tipo de planilla otro sistema respecto del cual se est realizando una correccin para incrementar un valor, aunque corresponda a la misma persona, pues ese tipo de correccin debe hacerse mediante la Planilla tipo N.

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Este tipo de planilla slo podr ser utilizada para el pago de perodos ya vencidos, es decir slo podr referirse al mes o a los meses anteriores a la fecha en la cual se liquida y se realiza el pago, de acuerdo con el tipo de cotizante del que se trate. El operador de informacin le debe hacer saber al aportante que el uso y pago de los aportes para alguno de los sistemas no lo exime del pago de los aportes de todos los sistemas, que de acuerdo con el tipo de cotizante y el subtipo de cotizante est obligado hacer, y que este tipo de planilla, no puede ser usado como un mecanismo para la evasin de sus obligaciones para con el sistema de la Proteccin Social. La planilla tipo M deber ser provista por el mismo operador de informacin a travs del cual se estn realizando los pagos a la fecha del pago de los perodos en mora absoluta. El operador de informacin debe validar que los topes mnimos y mximos de los pagos efectuados mediante este tipo de planilla correspondan a los vigentes para la fecha del perodo que se est liquidando y pagando. El operador de informacin deber crear en su pgina web, para acceso electrnico o en el call center, cuando se utilice este mecanismo o en los otros esquemas de asistencia que existen, un filtro previo al acceso a este tipo de planilla, en el cual el aportante sealar expresamente que se trata de de una mora absoluta referida a uno o unos sistemas, y que los otros sistemas respecto de los cuales no hace los pagos, ya se encuentran cancelados al da. El operador de informacin deber validar que se diligencien los campos correspondientes a los otros sistemas diferentes a aquellos que se estn liquidando y pagando, en cuanto a los cdigos de las administradoras a las que ya se les pag y por eso no se pagan nuevamente, de acuerdo con lo sealado en el punto anterior. Los valores as liquidados incluirn los intereses de mora correspondientes de acuerdo con los perodos de que se trate. El aportante deber diligenciar una planilla de este tipo por cada perodo que est pagando, en la cual podr incluir todos los sistemas que deba pagar. Para este tipo de Planilla el valor que se incluye en el IBC ser el correspondiente a aquel que tenia la persona para el perodo de que se trate y lo debe diligenciar el aportante. N Planilla Correcciones: El tipo de planilla N slo puede ser utilizada para el pago de perodos respecto de los cuales se realiz un pago para el o los sistemas que se estn corrigiendo, pero ste es inferior al verdadero valor que debi aportarse. No se puede utilizar para correcciones que impliquen devolucin de valores pagados en exceso. No podr incluirse en este tipo de planilla otro sistema respecto del cual se est realizando un pago total por ausencia del pago correspondiente, aunque corresponda a la misma persona, pues la falta absoluta de pago debe ajustarse a travs de la Planilla tipo M. Este tipo de Planilla podr ser utilizada para el pago de perodos ya vencidos o para el mismo perodo correspondiente a la fecha en la cual se liquida y se realiza el pago, esto ltimo cuando el pago ya realizado deba ser incrementado.

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Solamente el operador de informacin a travs del cual se hubiere realizado el pago que se pretende ajustar podr permitir el uso de este tipo de Planilla, cuando el pago que se pretende ajustar no se hubiere realizado a travs de la PILA, deber realizarse el ajuste a travs del operador que actualmente est prestando el servicio al aportante. El operador de informacin debe validar que los topes mnimos y mximos de los pagos efectuados mediante este tipo de planilla correspondan a los vigentes para la fecha del perodo que se est liquidando y pagando. El operador de informacin deber crear en su pgina web, para acceso electrnico o en el call center, cuando se utilice este mecanismo o en los otros esquemas de asistencia que existen, un filtro previo al acceso a la Planilla de este tipo, en el cual el aportante sealar expresamente que se trata de de una mora parcial referida a uno o varios sistemas, y que los otros sistemas respecto de los cuales no hace correcciones, ya se encuentran cancelados en debida forma. El operador de informacin deber validar que se diligencien los campos correspondientes a los otros sistemas diferentes a aquellos que se estn liquidando y pagando, en cuanto a los cdigos de las administradoras a las que ya se les pag, de acuerdo con lo sealado en el punto anterior. Los valores as liquidados incluirn los intereses de mora correspondientes de acuerdo con los perodos de que se trate. Salvo que el aportante le certifique al Operador de Informacin que las correcciones que est haciendo corresponden a ajustes por retroactivos de aportantes del sector pblico, y que a la fecha en la que se est realizando el pago no est obligado a pagar intereses de mora de acuerdo a norma legal vigente, la cual debe ser invocada en esta certificacin El aportante deber diligenciar una planilla de este tipo por cada perodo que est pagando, en la cual podr incluir todos los sistemas que deba pagar. Para efectos de tramitar y liquidar los ajustes, cuando stos se deban a correcciones en los factores de cotizacin, en el IBC o en el nmero de das cotizados, se tomar en cuenta lo definido en la aclaracin al campo 22 CORRECCIONES descritas en el ARTICULO 11.

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Seleccione la ruta donde se genera el archivo de esta liquidacin.

La pestaa de empleados nos permite ingresar novedades de salud y pensin, notificacin del descuento de una incapacidad, y traslados de los fondos de Salud y Pensin. Una vez activa la pantalla de empleado se presentan dos alternativas novedad o traslado, La novedad nos permite incorporar datos de aportes voluntarios realizados por el empleado o por el empleador y la autorizacin de descuento de la incapacidad con su nmero de radicacin y el valor a descontar, cabe anotar que este proceso se determina en uno de las dos opciones empleado o fondo si se incorpora en las dos este se refleja doble en el archivo uno por cada novedad, estas novedades no se pierden una vez se liquida o reliquia el archivo se guardan junto con los datos del archivo para futuras consultas e informes.

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Opcin de Traslados El traslado indica el nombre del empleado el periodo para el que se genera la novedad y el fondo actual del empleado en las dos denominaciones salud y pensin, de acuerdo al caso seleccionamos el nuevo fondo y aceptamos.

En la pestaa de fondo encontramos los nombres de las administradores de salud y pensin a las cuales pertenecen los empleados, en este caso se permite realizar novedades de autorizacin de descuento de licencias de maternidad e incapacidades relacionando el numero de autorizacin y el valor correspondiente a descontar de acuerdo al tipo de liquidacin, esto se debe efectuar una sola vez sin importar el nmero de veces que se realice la liquidacin de un mismo periodo, el sistema guarda los datos hasta que la autoliquidacin se d por terminada. Una vez incorporadas las novedades respectivas al periodo a liquidar se ejecuta el proceso de liquidacin que dar como resultado el archivo detallado con los valores acordes a los datos relacionados en la nomina de acuerdo a lo dispuesto en la Resolucin 1747 de 21 de Mayo de 2008.

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Como parte del proceso de verificacin de datos existe la consulta que permite analizar la autoliquidacin unificada realizada en los diferentes meses y aos. En la parte inferior de esta consulta se muestra el tipo, el ao y el mes de la autoliquidacin seleccionada, adems muestra las convenciones de cada una de las novedades que se reportaron en la autoliquidacin y que nos muestra en la consulta.

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Detalle del empleado: Permite analizar las Novedades del empleado, das cotizados a salud, ibc de salud, fondo de pensin, ibc de pensin, Riesgos profesionales, caja de Compensacin, SENA, ICBF, ESAP, Institutos Tcnicos.

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Detalle de fondos y cajas: Permite analizar la cotizacin por cada fondo, el total de afiliados por fondo, el numero de novedad, Aporte voluntario por empleado por empresa, aporte fondo solidaridad y aporte solidario pensin.

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Distribucin Cotizacin: Permite analizar la cotizacin de Salud, Pensin y fondo de solidaridad detallando la distribucin que corresponde al empleado y al empleador.

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Descripcin de las Hojas de Consultas Al iniciar una consulta el sistema le despliega un listado con la informacin solicitada. Muestra tres pestaas Detalle empleados, Detalle de fondos y cajas y Distribucin Cotizacin. Registros: el listado est dividido por columnas y en cada columna encuentra su respectivo ttulo y dos iconos, con los cuales el sistema le permite hacer ordenamiento de forma ascendente o descendente y filtra la informacin.

Totales: En la parte inferior de la consulta el sistema despliega los totales de las columnas marcadas por el usuario. Para desplegar los totales de las columnas utilice, con clic derecho sobre la barra inferior, el submen de pie de pgina. El submen tiene las opciones de: sumar, contar, calcula el valor promedio, desplegar el valor mximo, desplegar el valor mnimo, en campos no numricos solo funciona la opcin contar, o simplemente no realiza ninguna operacin.

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Filtros: cada columna tiene un icono de seleccin por donde el sistema le permite filtrar la informacin particular, adicionalmente en la parte izquierda del panel en la interseccin de las columnas el sistema le permite seleccionar las columnas a mostrar en la ventana. Para personalizar los filtros utilice la opcin personalizar del men que despliega el sistema:

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Ordenamiento El sistema le permite ordenar los registros por columnas con clic en el titulo de la columna le permite ordenar de forma ascendente o descendente.

En el archivo se encuentran los botones de Bases, Informe y Ver archivo que en este orden nos facilitan la obtencin de las bases por empleado de los conceptos que sumados conforman la base para liquidar los diferentes aportes que se relacionan en el Archivo, el

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La opcin de Informe muestra la relacin de valores discriminados por empleado y las cotizaciones obligatorias de cada uno de las administradoras.

La opcin de ver archivo presenta un editor de archivos de tipo texto con herramientas de bsqueda y calculo de valores para facilitar la obtencin de datos especficos en el contenido del archivo.

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Por ltimo y una vez validado el archivo por cualquiera de los operadores encargados de dicho proceso se recomienda efectuar el proceso de actualizacin de la autoliquidacin, despus de actualizado no se podr modificar la informacin. Para dejar en firme los valores liquidados y pagos por la empresa a las administradoras.

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Si en el futuro se necesitara una copia de algn archivo solo nos ubicamos en el periodo correspondiente y damos clic en la opcin Archivo y el sistema emitir una copia exacta del archivo efectuado.

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