ECB Empresarial
Obligaciones Legales al Constituir una Empresa
Una vez analizado legalmente, con un
abogado, la forma societaria más convenien-
te, se procede a realizar los actos mercantiles
necesarios para la constitución de la empre-
sa, conforme a las disposiciones de la Ley Ge-
neral de Sociedades, Ley Nº 26887 (09.12.97).
En primer lugar el abogado elabora el pacto
social el cual contiene el acuerdo de volunta-
des de los socios o inversionistas dirigida a
constituir la sociedad y datos generales de los
socios fundadores, luego se pasa a diseñar
el estatuto social, considerando los aspectos
de mayor interés para los socios.
El estatuto contiene el régimen interno de
la sociedad y en él se señalan los datos de
identificación de la sociedad como su deno-
minación, descripción de su objeto social, do-
micilio, el plazo de su duración, el monto de
su capital, el número, valor nominal y clases
de acciones en las que se encuentra dividido,
los órganos de la sociedad y el régimen de
estos, los requisitos para acuerdos trascen-
dentes para la sociedad como el aumento o
disminución de capital o la modificación del
estatuto, la forma y oportunidad en que debe
someterse a los accionistas la aprobación
de la gestión social y el resultado de cada
ejercicio, normas para la distribución de las
utilidades y el régimen para la disolución y
liquidación de la sociedad.
Luego se eleva a escritura pública ante
un Notario Público, o Juez de Paz a falta de
aquél, para posteriormente proceder a la
inscripción en el Registro de Sociedades. Es
conveniente que previamente al ingreso de
Registros Públicos se solicite una Reserva de
Nombre a fin que no se tenga como contin-
gencia la negativa de inscripción por existir
otra sociedad con la misma denominación o
razón social anteriormente inscrita.
Una vez otorgada la escritura pública, la
sociedad cuenta con un plazo de treinta (30)
días para presentarla al Registro de Personas
Jurídicas de la Oficina registral de la sede
donde haya fijado su domicilio social dicho
plazo se cuenta a partir de la fecha del otorga-
miento de la escritura pública; es importante
cumplir con esta formalidad, caso contrario, la
sociedad adquiere la condición de irregular.
Principales contingencias de la
n
irregularidad de las Sociedades
Mercantiles y Civiles
a) Responsabilidad civil
Cuando la sociedad ha incurrido en una
causal de irregularidad, los adminis-
ESTUDIO
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tradores, representantes y, en general,
quienes se presenten ante terceros
actuando a nombre de la sociedad
irregular son personal, solidaria e
ilimitadamente responsables por
los contratos y, en general, por todos
los actos jurídicos realizados desde
que la empresa incurrió en la causal de
irregularidad.
Estas responsabilidades comprenden
el cumplimiento de la respectiva obli-
gación (responsabilidad contractual)
así como, en su caso, la indemnización
por los daños y perjuicios (responsa-
bilidad extracontractual), causados por
actos u omisiones que lesionen direc-
tamente los intereses de la sociedad,
de los socios o de terceros.
Queda claro que la Ley General de
Sociedades ha establecido una res-
ponsabilidad personal, solidaria e
ilimitada, sin beneficio de excusión,
para los administradores, represen-
tantes legales y terceros que actúan a
nombre de la sociedad irregular.
Representantes/
Administradores
Responsabilidad:
Personal
Responsabilidad
Civil
Solidaria
Ilimitada
b) Responsabilidad penal
Si bien las mencionadas personas
pueden ser sancionadas por su respon-
sabilidad civil, dicho hecho no enerva
la responsabilidad penal que pudiera
corresponderles, de ser el caso, conforme
a lo prescrito por el Artículo 424º de la
Ley General de Sociedades.
Asesoría en un caso concreto
Un cliente del Estudio Caballero requirió
de nuestra asesoría legal para determinar
si en calidad de miembro del Directorio de
una sociedad anónima tenía que asumir
las deudas que mantenía con una entidad
bancaria, tomando en consideración que
este acreedor consideraba que la sociedad
había incurrido en irregular razón por la
cual atribuía responsabilidad solidaria a
los miembros del directorio. Como había
incurrido en dicha irregularidad por no
haberse constituido válidamente es que
se procedió a regularizar mercantilmente
esta sociedad a efecto de restablecer la res-
ponsabilidad patrimonial limitada con que
se cuenta en cualquier sociedad mercantil,
con ello, habría cesado cualquier acción
legal que intente atribuirle responsabilidad
solidaria, personal e ilimitada por la deudas
de la empresa.
c) R
esponsabilidad tributaria
Asimismo, los administradores, manda-
tarios, representantes legales o quienes
tengan la disponibilidad de los bienes
de la sociedad irregular (entes colec-
tivos que han perdido la personería
jurídica), responderán solidariamente
cuando por dolo, negligencia grave o
abuso de facultades se dejen de pa-
gar las deudas tributarias, vale decir,
cuando incumpla con las obligaciones
tributarias (Artículo 16º inciso 3. del
Código Tributario). En este sentido el
acreedor tributario (SUNAT, ADUANAS,
Municipalidades, etc.), podrá dirigirse
no solo contra los bienes de la sociedad
no adecuada, sino también contra los
bienes propios de los obligados, tenien-
do que concurrir conjuntamente con los
acreedores particulares de estos para
el cobro del crédito tributario (Artículo
430º de la Ley General Sociedades).
Si bien la norma societaria consagra la
regla de la responsabilidad personal,
solidaria e ilimitada, esta beneficia a
los diversos acreedores (comerciales,
bancarios, laborales, proveedores,
consumidores, etc.), a excepción de los
acreedores tributarios, por cuanto, en
este caso, resulta aplicable las normas
especiales del Código Tributario, el cual
exige la presencia del dolo, la negli-
gencia grave o el abuso de facultades
en el incumplimiento de tributos para
considerar la existencia de responsabi-
lidad solidaria en los administradores o
personas que pueden disponer de los
bienes de la sociedad.
d) R esponsabilidad de los socios o
accionistas
Los socios solamente son responsables
en tanto actúen como administradores
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Derechos Reservados
 o representantes legales de la sociedad
irregular, sin embargo, tendrán igual
respon­sabilidad si la irregularidad existe
desde su constitución (Artículo 424º de la
Ley General de Sociedades), por cuanto
habiendo vencido los plazos de ley, no
han firmado u otorgado la escritura públi-
ca u solicitado su inscripción respectiva.
n
Obligación de cumplir con can-
celar los aportes
Otro aspecto a tener en cuenta es la
acreditación de los aportes realizados a
la sociedad que se constituye, estos pa-
sarán por la verificación tanto del Notario
Público como del Registrador, dicha acre-
ditación debe realizarse de las siguientes
formas:
a) Si el aporte es en dinero, títulos valores o
documentos de crédito, deberá insertarse
en la escritura pública el documento
expedido por una empresa bancaria o fi-
nanciera del sistema financiero nacional,
donde conste su abono en una cuenta a
nombre de la sociedad.
b) Si el aporte es de bienes o derechos
registrados, deben indicarse en el mis-
mo instrumento los datos referidos a su
inscripción registral y la indicación del
valor neto del conjunto o unidad econó-
mica objeto de la aportación. En el caso
de bienes no registrados, la indicación
contenida en la escritura pública que son
transferidos a la sociedad y la certifica-
ción del gerente general o representante
autorizado de haberlos recibido.
c) El aporte de bienes o derechos de
crédito requiere en general, de un
Informe de valorización, conteniendo
información suficiente que permita la
individualización de los mismos. El
informe debe estar suscrito por quien
lo efectuó con indicación de sus datos
personales.
Efectos de la inscripción registral
Una vez admitido el registro de la
sociedad, le será extendida una partida
electrónica, en ella la sociedad, deberá
inscribir los actos que lleve a cabo durante
su vigencia, aquellos que se consideran
relevantes según su naturaleza y que se
encuentran señalados expresamente por
la ley como actos inscribibles (1), cada
inscripción da lugar a un asiento registral
que contiene un resumen del acto materia
de inscripción, y los datos relevantes para
el conocimiento de terceros.
Con la inscripción la sociedad adquiere
personalidad jurídica, es decir, se convierte
en un centro de imputación de derechos y
obligaciones; un sujeto de derecho distinto
de aquellos que la conformaron. Es común,
en estos días que las sociedades adopten
formas con limitación de la responsabi-
lidad, por la que la sociedad responderá
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Derechos Reservados
por sus obligaciones únicamente con su
patrimonio y los socios sólo hasta el límite
de sus aportaciones a éste, esa es una
manifestación de la personalidad jurídica
que adquiere ésta con la inscripción.
Si la sociedad no se constituye o
inscribe conforme a lo dispuesto en la
Ley General de Sociedades adquiere la
condición de irregular, pues como hemos
visto se señala diversos supuestos en los
que una sociedad ya constituida puede
devenir en irregular más, si esta deficien-
cia se presenta desde la constitución, la
responsabilidad por los actos u omisiones
que lesionen directa o indirectamente a
los intereses de la sociedad, de los socios
o de terceros serán asumidos en forma
personal, solidaria e ilimitada por admi-
nistradores y representantes de ésta, sin
perjuicio de las responsabilidades penales,
administrativas o tributarias.
Las personas jurídicas actúan a través
de sus representantes por ello conviene
prever que consten literalmente en el
registro para qué clase de actos estos se
encuentran facultados resultando esto, de
la mayor importancia tanto para la misma
sociedad como para los terceros que
contratan con ella puesto que el Registro
es por esencia un sistema de publicidad
jurídica, al que todos tenemos acceso,
por eso se presume el conocimiento de
la información contenida en él por toda
persona; y lo que se adquiere o contrata
basado en lo que ahí se encuentra inscrito
surte plenos efectos aunque después se
anule, rescinda o resuelva la facultad o
derecho del otorgante -representante- por
causas que no constan en el registro.
Los actos o contratos que se hubieran
realizado en nombre de la sociedad antes
de su inscripción quedarán supeditados
a ésta y a la ratificación de los mismos
durante los tres meses siguientes a la
inscripción, caso contrario, quienes los
hubiesen realizado responderán por ellos
personal e ilimitadamente.
Por otro lado, para el caso de socie-
dades cuyo capital se encuentra repre-
sentado en acciones, la inscripción es un
requerimiento previo y necesario para la
emisión y la enajenación de éstas, antes de
la inscripción la realización de cualquiera
de estos actos es nula.
CAUSALES DE IRREGULARIDAD
Conforme al Artículo 423º de la Ley Ge-
neral de Sociedades (LGS), es irregular
la sociedad que no se ha constituido e
inscrito conforme a esta ley o la situación
de hecho que resulta de que dos o más
personas actúan de manera manifiesta en
sociedad sin haberla constituido e inscrito.
En cualquier caso, una sociedad adquiere la
condición de irregular de forma automática
cuando:
1. Transcurridos sesenta (60) días desde
que los socios fundadores han firmado
el pacto social no han solicitado el
otorgamiento de la escritura pública de
constitución.
2. Transcurridos treinta (30) días desde que
la asamblea designó al o los firmantes
para otorgar la escritura pública, éstos
no han solicitado su otorgamiento.
3. Transcurridos más de treinta (30) días
desde que se otorgó la escritura pública
de constitución, no se ha solicitado su
inscripción en el Registro.
4. Ha transcurrido treinta (30) días desde que
quedó firme la denegatoria a la inscripción
formulada por los Registros Públicos.
5. Se ha transformado sin observar las
disposiciones de la LGS.
6. Continúa en actividad no obstante
haber incurrido en causal de disolución
prevista en la LGS, el pacto social o el
estatuto.
A lo antes referido, debemos agregar como
causal la no adecuación de la sociedad a la
LG, para incurrir en irregularidad. En este
sentido, corresponde analizar los aspectos
más relevantes en torno a las consecuen-
cias legales por la no adecuación de las
sociedades, así como la forma correcta
para regularizarlas o adecuarlas extempo-
ráneamente.
n
Libros societarios obligatorios
Existen diversas obligaciones legales que
las empresas deben de cumplir, muchas de
las cuales no son lo suficientemente difundi-
das entre los agentes empresariales, hecho
que genera su involuntario incumplimiento
con la consecuente imposición de multas,
sanciones administrativas y consecuencias
legales perjudiciales para la empresa. In-
clusive, el anexo 1 de la Resolución de Su­
perintendencia Nº 234-2006/SUNAT, vigente
a partir del 01.01.2007 considera a los libros
societarios dentro de la relación de Libros y
Registros vinculados a asuntos tributarios,
por ende la SUNAT está facultada a requerir-
los durante un proceso de fiscalización.
En este sentido, en adelante, desarrolla-
remos cuáles son las obligaciones legales
que tiene toda empresa en el país, así como
sus aspectos jurídicos más relevantes.
1. LIBRO DE ACTAS DE JUNTA GENERAL
Generalidades
El libro de actas de junta general, es
aquel libro donde constan de manera
escrita la asistencia, los sucesos y las
deliberaciones ocurridas durante el desa-
rrollo de la junta general de accionistas
o de socios de la empresa, debidamente
convocada de acuerdo a ley.
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Los hechos más relevantes se anotan en
las hojas o folios de los libros, a manera
de actas, las mismas que deberán estar
firmadas por los asistentes. Actualmente
se permite que el libro sea sustituido por
hojas sueltas, que llegado a determinada
cantidad debieran de empastarse en un
solo tomo.
El libro de actas de junta general de
accionistas o de socios, conforme al
Artículo 134º de la Ley General de Socie-
dades Nº 26887 del 09.12.97, es un libro
obligatorio para todas las sociedades
mercantiles o civiles.
Formalidad
El libro de actas requiere ser legalizado
notarialmente. El Notario Público certi-
fica la apertura del libro o de las hojas
sueltas de actas, dejando constancia
de la legalización en la primera hoja
útil del libro o la primera hoja suelta y
consignando en todos los folios el sello
notarial respectivo (Artículo 113º de la Ley
del Notariado, Decreto Ley Nº 26002 del
28.12.92 y Decreto Supremo Nº 007-80-
JUS y 006-81-JUS).
Contenido
El libro deberá contener las actas de la jun-
ta general, la misma que deberá consignar
el lugar, fecha y hora en que se realizó;
la indicación de si se celebra en primera,
segunda o tercera convocatoria; el nom-
bre de los accionistas o socios presentes;
el número y clase de acciones de la que
son titulares; el nombre del presidente y
secretario; la fecha y los periódicos en que
se publicaron las convocatorias; la forma
y resultado de las votaciones y acuerdos
adoptados (Artículo 135º de la Ley General
de Sociedades).
Cambio o pérdida del libro
En el caso de querer legalizar un se-
gundo libro de actas u hojas sueltas,
deberá acreditarse el hecho de haberse
concluido el anterior o la presentación
de certificación que demuestre en forma
fehaciente su pérdida, robo o extravío
(115º de la Ley del Notariado).
Responsable
El responsable de la existencia del libro
de actas es el gerente general (Art. 190º
Ley General de Sociedades).
2. L IBRO DE SESIONES DEL DIREC­
TORIO
Generalidades
El libro de sesiones del directorio es
aquel que contiene las deliberaciones y
acuerdos arribados en las sesiones de
los directores de la sociedad anónima.
La obligación de llevar este libro u hojas
sueltas de las sesiones del Directorio,
radica única y exclusivamente en la so-
ciedad anónima, más no en otro tipo de
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sociedades mercantiles o civiles (Artículo
170º de la Ley General de Sociedades).
Al igual que el libro de actas de junta
general, el libro de sesión de directorio
se anotan los hechos más relevantes en
sus hojas, debiendo estar firmada por
los miembros del directorio asistentes.
Es práctica usual en algunas empresas
que este mismo libro sirva como libro
de actas de junta general y a la vez de
sesión de directorio.
Formalidad
El libro de sesión de directorio requiere
ser legalizado ante Notario Público, quien
al igual que los libros de actas certificará
la apertura del libro de sesiones, dejan-
do constancia de la legalización en la
primera hoja útil del libro o la primera
hoja suelta y consignando en todos los
folios el sello notarial respectivo (Artículo
113º de la Ley del Notariado, Decreto Ley
Nº 26002 del 28.12.92).
Contenido
El libro deberá contener las actas de
la sesión del directorio de la sociedad
anónima, consignando la fecha, hora y
lugar de la celebración y el nombre de
los concurrentes; de no haber habido
sesión la forma y circunstancias en
que se adoptaron el o los acuerdos; y,
en todo caso, los asuntos tratados, las
resoluciones adoptadas y el número de
votos emitidos, así como las constancias
que quieran dejar los directores (Artículo
170º de la Ley General de Sociedades).
Cambio o pérdida del libro
En el caso de querer legalizar un segundo
libro de sesión de directorio, deberá acre-
ditarse el hecho de haberse concluido el
anterior o la presentación de certificación
que demuestre en forma fehaciente su
pérdida, robo o extravío (115º de la Ley
del Notariado).
Responsable
El responsable de la existencia del libro
de sesión de directorio es el gerente
general (Art. 190º Ley General de Socie-
dades).
3. MATRÍCULA DE ACCIONES
Generalidades
Conforme a la LGS sólo las sociedades
anónimas y las sociedades en coman-
ditas por acciones (actualmente en
desuso), son las únicas que pueden
emitir títulos societarios denominados
acciones. Estas acciones representativas
del capital social se anotan en un libro
denominado matrícula de acciones, en
el cual se anotan la creación de estos
títulos, su transferencia, canje, desdo-
blamiento, cancelación, modificación
o gravámenes (Artículo 92º de la Ley
General de Sociedades).
Informe Legal
Formalidad
La matrícula de acciones se llevará en un libro
especialmente abierto a dicho efecto o en
hojas sueltas, debidamente legalizados nota-
rialmente, conforme a las mismas formas que
los libros de actas y de sesión de directorio,
sin embargo, también es posible que conste
en un registro electrónico o en cualquier
otra forma permitida por la ley (Artículo 92º
Ley General de Sociedades, modificado por
Tercera Disposición Modificatoria de la Ley
de Títulos Valores Nº 27287 del 19.06.2000.
Contenido
Se anotan la creación de acciones,
emisión de acciones representadas en
certificados provisionales o definitivos,
transferencias, canjes, desdoblamientos,
constitución de derechos sobre acciones,
gravámenes o medidas cautelares, limi-
taciones a la transferencia de acciones,
convenios entre accionistas con terceros
que versen sobre acciones.
Cambio o pérdida del libro
Sólo es posible el cambio en el caso que
la matrícula de acciones conste en un libro
especial u hojas sueltas, más no si se en-
cuentra desmaterializada en anotaciones
en cuenta o en un registro electrónico
(Artículo 115º de la Ley del Notariado).
Responsable
La existencia de la matrícula de acciones
es responsabilidad del gerente general
de las sociedad (Artículo 190º de la Ley
General de Sociedades).
4. MATRÍCULA DE ACCIONES DE
INVERSIÓN
Las acciones de inversión (ex acciones del
trabajo) son títulos sui generis emitidos
por determinado sector de empresas, las
cuales deben ser anotadas con carácter
obligatorio, en un registro denominado
matrícula de acciones de inversión. En
esta matrícula deberá consignarse los da-
tos relativos a las acciones de inversión,
el nombre de su titular, las transferencias,
su canje, redención o modificación.
Formalidad
La matrícula de acciones de inversión
sólo puede constar en anotaciones en
cuenta (Ley Nº 27028 del 30.12.98).
Contenido
En la matrícula de acciones se anotarán
la creación de acciones, la emisión de
acciones, transferencias, canjes, la cons-
titución de derechos y gravámenes sobre
las mismas y la emisión de certificados
de suscripción preferente.
Responsable
La existencia de la matrícula de ac-
ciones es responsabilidad del gerente
general de las sociedad (Artículo 190º
de la Ley General de Sociedades). n
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