Manual Siage

OFICINA DE INFORMTICA - OFIN
Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE v.2.0.1
Manual de Usuario
MANUAL DE USUARIO
MINEDU OFIN
Fecha: 31-ago-10
HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 16/11/2009 06/05/2010 12/05/2010 09/06/2010 26/07/2010 27/08/2010 12/09/2010 23/09/2010 12/10/2010 25/10/2010 11/11/2010 Versin 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 1.0 2.0 2.0 2.0 2.0 2.0 Descripcin Elaboracin del manual. Elaboracin del manual de Usuario. Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Actualizacin del manual de Usuario a la fecha Autor PO YC YC YC YC LA YC YC YC YC YC
Autor(es): YC : Yajaira Canal LA : Liz Alvarez
Revisores: HZ : Hugo Zumaeta
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Tabla de Contenidos
1. 2. 3. OBJETIVO DEL SISTEMA................................................................................................................................ 6 ALCANCE DEL SISTEMA ................................................................................................................................ 6 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ................................................................................................. 6 3.1 Administracin del Sistema ............................................................................................................. 6 3.2 Configuracin ...................................................................................................................................... 6 3.3 Administrar Personal ......................................................................................................................... 6 3.4 Administrar IE ...................................................................................................................................... 6 3.5 Administrar Red .................................................................................................................................. 7 3.6 Seguridad ............................................................................................................................................. 7 Ayuda ........................................................................................................................................................... 7 4. MDULO ADMINISTRAR PERSONAL ........................................................................................................ 9 4.1 Registro de Personal ......................................................................................................................... 9 4.2 Personal por IE .................................................................................................................................. 16 4.3 Registro asistencia personal ie .................................................................................................... 22 5. MEN ADMINISTRAR INSTITUCIN EDUCATICA ............................................................................. 25 5.1 Datos de Institucin Educativa ..................................................................................................... 25 5.2 Ao Acadmico ................................................................................................................................. 30 5.3 Fases.................................................................................................................................................... 32 5.4 Perodos de Evaluacin .................................................................................................................. 33 5.5 Fechas Especiales IE ....................................................................................................................... 35 5.6 Registro de Ambientes.................................................................................................................... 36 5.7 Grados y Secciones ......................................................................................................................... 38 5.8 Habilitar y deshabilitar criterios de evaluacin ........................................................................ 50 5.9 Registro de Estudiantes ................................................................................................................. 51 5.9 Matrcula de Estudiantes ................................................................................................................ 66 5.10 Registro de Nmina Bsica ......................................................................................................... 83
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5.11 Estudiantes por Seccin .............................................................................................................. 88 5.11 Traslado de Estudiantes ............................................................................................................... 91 5.12 Retiro de Estudiantes .................................................................................................................... 93 5.13 Cambio de Seccin por Estudiante ........................................................................................... 95 5.14 Asistencia Mensual a la IE ........................................................................................................... 97 5.15 Justificacin de inasistencias y tardanzas ............................................................................ 101 5.17 Registro de Notas Genrico ..................................................................................................... 103 5.16 Registro de Notas por Docente ............................................................................................... 109 5.19 Subir Notas desde Excel ............................................................................................................ 116 5.20 Registro Notas de reas a Cargo ............................................................................................. 118 5.21 Subir Notas desde excel por docente ..................................................................................... 119 5.22 Registro de apreciaciones de docentes ................................................................................ 121 5.23 Procesar Notas ............................................................................................................................. 124 5.24 Proceso Disgregado de Notas .................................................................................................. 128 Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este mensaje. 131 5.24 Impresin de Libretas ................................................................................................................ 132 5.25 Nmina de Matrcula .................................................................................................................... 136 5.26 Acta Consolidada de Evaluacin ............................................................................................. 138 5.27 Padrn de Apoderados ............................................................................................................... 138 5.28 Historial de Matricula .................................................................................................................. 139 6. ADMINISTRA RED........................................................................................................................................... 140 6.1 Mantenimiento de Redes .............................................................................................................. 141 6.2 Mantenimiento de coordinadores ........................................................................................ 143
6.3 Documento de Gestin ................................................................................................................. 143 6.4 Recurso de Redes ............................................................................................................................ 144 6.5 Asignacin de Recursos .................................................................................................................. 145
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7. SEGURIDAD ........................................................................................................................................................... 146 7.1 Asignacin Accesos a Familiar .................................................................................................. 146 7.2 Administrar roles ............................................................................................................................ 150 Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: ................................................................... 151 7.3 Mantenimiento de usuarios ......................................................................................................... 152
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1. OBJETIVO DEL SISTEMA

El Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE versin 2.0 (Sistema Web), ha sido desarrollado por la Oficina de Informtica del Ministerio de Educacin para ser gestionado por las Instituciones Educativas del mbito nacional. El SIAGIE versin 2.0 es un software de apoyo para la gestin de la administracin en las Instituciones Educativas. Es de fcil manejo y administracin. El sistema apoya los procesos administrativos, generando informacin base de estudiantes a partir de los cuales se podrn generar Fichas nicas de Matrcula, Listas de Estudiantes, Reportes de Inasistencias, Registros de Evaluacin, Boletas de Notas y Actas de Evaluacin. De similar manera, se podr tener un registro del personal que labora en la Institucin Educativa y que tendr responsabilidad en el dictado de las asignaturas, el control de la infraestructura y los recursos con los que trabaja la Institucin Educativa a travs de la formacin de Redes Educativas (DRE, UGEL, Distrito, Centro Poblado).
2. ALCANCE DEL SISTEMA

Este documento es una Gua Prctica para el manejo del SIAGIE versin 2.0 de tal manera que sea ejecutado ntegramente en ambientes de internet y pueda ser configurado para trabajar de manera independiente y centralizada.
3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

El sistema cuenta con los siguientes mdulos:
3.1 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

Mdulo diseado para permitir el acceso del usuario, basado en el rol y los permisos otorgados para su acceso al sistema.
3.2 CONFIGURACIN
Mdulo diseado para configurar los diferentes parmetros y conceptos que se aplicarn a nivel de todas las instituciones educativas que usarn el sistema. Este mdulo slo es accesible por parte del equipo de administracin central del MINEDU.
3.3 ADMINISTRAR PERSONAL

Mdulo diseado para gestionar el registro de la informacin del personal que labora en la institucin educativa.
3.4 ADMINISTRAR IE
Mdulo diseado para registrar la informacin que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseo Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrcula, Asistencia y Evaluacin de estudiantes.
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3.5 ADMINISTRAR RED

Mdulo diseado para realizar la gestin de administracin de las redes educativas, manteniendo el registro y control de los recursos necesarios para su infraestructura y soporte.
3.6 SEGURIDAD
Mdulo diseado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignacin de roles y la administracin de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas:
AYUDA
Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrn identificar por el smbolo en estas ventanas tambin encontraran videos interactivos donde se les ensea paso a paso a realizar las operaciones del sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opcin abrir la siguiente ventana.
Para ver los videos pulse sobre la opcin que quiere ver
Se puede ingresar al sistema a travs de la pgina web del Ministerio de Educacin URL: http://www.minedu.gob.pe/, mostrara la ventana principal de la pagina del Ministerio de Educacin, despus ingresar a la opcin de Intranet
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Ingrese a la opcin Intranet
Despus de ingresar a la opcin Intranet mostrara la siguiente ventana donde muestra los aplicativos con los que cuenta el Ministerio de Educacin entre ellos el SIAGIE 2.0.
Ingrese SIAGIE 2.0
al
Despus de pulsar la opcin SIAGIE 2.0 mostrara la ventana principal del sistema
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4. MDULO ADMINISTRAR PERSONAL

4.1 REGISTRO DE PERSONAL
Esta opcin permite registrar los datos de un personal para la institucin educativa (docentes, administrativos, auxiliares, etc.), recopilando toda su informacin disponible en el sistema.
Eliminar registro Bsqueda por filtros
Modificar datos del personal Registrar nuevo personal
Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por apellidos, nombre y cdigo modular.
Seleccione criterio bsqueda
el de
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4.1.1. Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilita el formulario con los campos para registro del personal de la IE y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Calendario para elegir la fecha
Listado de Ubigeo
Seleccione el ao escolar en curso
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nmero Personal Tipo documento Es personal SUP Identificador asignado por el sistema Tipo y nmero de documento de identidad Indica que si el personal siendo registrado est incluido en el SUP (Sistema nico de Planillas), entonces los datos son extrados y no pueden ser modificados. Gnero masculino o femenino Apellido paterno del personal Apellido Materno del personal Nombre completo del personal Pas de origen de la persona Fecha de nacimiento (se incluye un calendario) Nmero de la colegiatura profesional del personal (es un dato opcional) Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instruccin de la persona Corresponde al ao acadmico que el personal labora en la Institucin Educativa que realiza el registro.
Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Nmero Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instruccin Asociar ao acadmico
El registro del lugar de nacimiento El registro del lugar de nacimiento requiere una explicacin particular, la misma que se extiende para cualquier punto en el manual que se refiera al registro de
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Departamento, provincia y distrito. Si el usuario conoce el cdigo de ubigeo, lo podr ingresar directamente, en caso contrario, recurrir a la ayuda en donde se muestra una ventana similar a la siguiente: Listado Ubicacin Geogrfica
Buscar texto ingresado Permite hacer bsquedas exactas al texto de detalle ingresado.
Seleccin el registro
Qu pasara si el usuario desea ubicar algn distrito en el departamento de Ica? Si el usuario no indica que desea realizar una bsqueda especfica, entonces el sistema le mostrar Huancavelica e Ica, entre otros ms. Sin embargo, el usuario puede pedir una bsqueda especfica con lo que se tiene el siguiente resultado: Como puede observar slo se muestran cinco pginas para que el usuario pueda ubicar el distrito con mayor rapidez.
Asociar ao acadmico. Esta asociacin permite indicar que el personal que viene siendo registrado labora en un ao acadmico determinado en la IE del usuario. Para realizar ello se seleccionar el (los) ao(s) acadmico(s) que corresponda(n):
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Seleccione los aos acadmicos y luego pulse el botn agregar
Finalmente, despus de registrar todos los datos, el usuario debe pulsar el botn Grabar y se mostrar la siguiente ventana de confirmacin.
4.1.2. Buscar Personal.- Para buscar un personal de la IE, se tiene do modalidades de bsqueda: bsqueda especfica y bsqueda por filtros. a. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
Pulse busca personal
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Personal Cdigo Modular Tipo de Documento Nmero de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Nmero de documento de identidad
b. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
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Pulsar el botn Buscar el cual nos mostrara la siguiente pantalla Al presionar este botn se muestran la ventana siguiente:
2. El botn Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado
1. Ingrese todo el apellido o nombre (parte de cualquiera de ellos) que el usuario requiere ubicar. Por ejemplo, el sistema mostrar, todos los registros que contengan la palabra rojas como parte del nombre, apellido patero o materno.
3. Pulse sobre el registro el cual abrir la siguiente imagen
Despus de pulsar sobre el registro abrir la siguiente ventana donde muestra los datos del personal que hemos estado buscando
Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando
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4.1.3. Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione el registro cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios. Es posible que el sistema emita un mensaje similar al que se muestra a continuacin (impidiendo la modificacin). Ello significa que el registro del personal solo puede ser modificado por un usuario que pertenezca a la IE que cre el personal.
Los datos que se pueden modificar son casi los mismos que se han detallado en el registro de nuevo personal Sin embargo, se puede ingresar tambin los datos de los documentos de identidad que puede tener el personal de la IE. Registro de documentos de identidad. El registro de personal se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.
Agrega un nuevo documento
Editar Eliminar Agrega documento
Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
Ficha Domicilio dentro de la ficha Registrar Estudios. Tambin es posible, una vez grabado el registro del personal, modificar los datos de su domicilio.
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Listado de Ubigeo
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Direccin Telfono Tipo de servidor Condicin Ubicacin geogrfica Direccin de la persona Nmero telefnico de la persona Tipo de servidor pblico Condicin laboral
Cargo
Cargo del personal dentro de la institucin educativa:
Nivel Magisterial
Nivel en el magisterio.
Tipo de Personal
Tipo de contrato del personal.
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4.1.4. Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
Es posible que el sistema no permita la eliminacin fsica del registro debido a que pueden existir registros relacionados (reas asociadas, asistencia de personal, etc.). El mensaje es similar al siguiente:
4.2 PERSONAL POR IE

En esta ventana nos muestra la relacin del personal de la Institucin Educativa y permite realizar el registro del personal que labora en la Institucin Educativa en un ao acadmico determinado.
Elimina el registro Indica si el personal registrado tiene una cuenta de usuario.
Esta opcin tambin permite la signacin de reas a un personal de la IE. 4.2.1. Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla Elimina el de agregacin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
registro
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Marcar la casilla para agregar a la IE. y luego pulse grabar
Criterios de Bsqueda: El usuario puede intentar registrar en este punto a personal que pertenece a la IE o a personal externo a la IE, para ello se puede elegir el mbito de bsqueda correspondiente: seleccionar En esta IE o la opcin En general, respectivamente. Esta opcin muestra solo el personal que labora en la I.E. Esta opcin muestra todo el personal en general.
Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una bsqueda especializada como sigue:
Puede Ingresar el Cdigo modular el cual tiene que estar bien escrito y pulse buscar.
Tambin puede ingresar el apellido el cual tiene que estar bien escrito y pulse buscar.
Finalmente si lo que sabe es|el DNI ingrselo y pulse buscar.
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4.2.2. Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
Botn para eliminar la asociacin del docente a la IE en el ao acadmico en curso.
En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato le mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitir que se elimine el registro.
4.2.3. Asignar Personal de la IE por reas .- Mediante esta opcin es posible asociar un personal de la IE a un grupo de reas con el objetivo que sea este personal quien posteriormente pueda registrar notas de evaluaciones. Para iniciar el registro deber hacer clic en el nmero que indica la cantidad de reas asociadas al personal.
Para asignar reas al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene reas asignadas.
Entonces, aparecer la siguiente ventana, que muestra las reas que el un personal de la IE tiene asignado (inicialmente no tiene ningn rea):
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Al agregar reas se muestra la siguiente ventana.
El sistema solicita los siguientes datos: Diseo Grado Area Estado Es el diseo curricular que agrupa el o las reas que el personal va a asociarse. Es el grado de la IE. Es el area que ser asociada al personal Es el estado de la asociacin
El registro puede quedar de la siguiente manera:
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Cuando se graba el registro, se puede observar la asignacin que el personal tiene para un rea en un grado. Finalmente se deber indicar cules son las secciones que estarn a cargo por el docente.
Para asignar secciones al personal se ingresa a este enlace. El cero indica que no tiene secciones asignadas para el grado y rea.
4.2.4. Asignar Secciones al personal por reas.- Una vez realizado el paso anterior, se podr asociar un conjunto de secciones al docente en un rea determinada. Este registro tiene el mismo resultado que la opcin de Registro de Secciones en la opcin de Grados y Secciones. Esta asignacin permite indicar al sistema a cules secciones tiene acceso un docente en particular, de tal manera que cuando el docente sea un usuario del sistema, pueda solo acceder y actualizar a la informacin que le corresponda. Al pulsar el botn Agregar, se muestra la siguiente ventana:
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En esta ventana se registran los siguientes datos: Seccin Da Es la seccin donde el personal (docente) va a ser responsable del rea. Viene a ser el da de la semana que sern las sesiones de clase.
Hora Desde Hasta
El botn permite obtener el listado de las horas pedaggicas definidas a nivel de toda la institucin educativa Viene a ser la hora inicial en la que inicia la sesin de clases. Viene a ser la hora final en la que finaliza la sesin de clases.
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4.3 REGISTRO ASISTENCIA PERSONAL IE

Esta opcin permite realizar el registro de la asistencia del personal de la institucin educativa por los meses correspondientes al ao acadmico establecido para la institucin educativa.
Listado de registro de asistencia por mes
Pulse seleccionar para ingresar la asistencia
Leyenda: Descripcin de los estados
Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado
El usuario podr indicar cualquiera de las situaciones haciendo repetidos clics sobre cada una de las celdas.
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Al presionar el botn Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:
Se debe considerar que si en la opcin de Configuracin de la Institucin Educativa se ha indicado que se laboran un conjunto de das en particular, esos das sern susceptibles de registro de asistencia.
Por ejemplo: Se incluye sbado como da laborable.
Como puede notar, el da sbado se activa para poder registra la asistencia.
Despus de pulsar la opcin de Imprimir le mostrara la siguiente ventana:
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5. MEN ADMINISTRAR INSTITUCIN EDUCATICA

5.1 DATOS DE INSTITUCIN EDUCATIVA
Esta opcin permite visualizar la informacin bsica de la Institucin Educativa, adems de permitir complementar la informacin con los datos del director, telfono, correo electrnico y direccin de pgina web, entre otros.
Modificar datos
Datos de la IE extrados del padrn de ESCALE.
Esta opcin se constituye en la puerta de entrada para el uso del sistema la primera vez que se modifica el registro de la institucin educativa. Esta opcin no tiene un botn para Agregar, debido a que solo actualiza los datos de la institucin educativa que est previamente registrada en la base de datos del ESCALE. Esto ltimo brinda la seguridad de que solo las IE que estn registradas all tienen acceso al sistema. La primera vez, como los datos son extrados de la base de datos de ESCALE, lo primero que se tiene que hacer es pulsar el botn modificar y seguidamente pulse guardar para que de esta manera la informacin se guarde en la Base de datos del SIAGIE, le mostrara la siguiente ventana y pulse aceptar
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A continuacin realice los siguientes pasos: 4.2.1. Modificar Datos de Institucin Educativa.- Para modificar datos de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin web de la IE, entre otros. Para modificar los datos del director: Puede usar cualquiera de estas dos modalidades:
Buscar personal en Sistema nico de Planillas
Bsqueda de personal en la base del sistema
Los datos que se muestran y registran en este mantenimiento son: Datos de consulta (se obtienen del registro del Sistema ESCALE) Cdigo Modular Identificador del personal Anexo Anexo Nivel Nivel Educativo Nombre Nombre de la institucin educativa Gestin Encargado de la gestin Departamento Departamento de institucin educativa Provincia Provincia de institucin educative Distrito Distrito de institucin educative Direccin Direccin de institucin educative Centro Poblado Nombre del centro poblado Tipo I.E. Tipo de institucin educative Forma Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Cod. Local Cdigo numeral asignado al local Resolucin Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de la OFIN -2010 Pgina 26 de 158
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AUTORIZACION DE institucin educativa FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Fecha de la resolucin de autorizacin Turno Turno de enseanza Caracterstica Modo de enseanza establecido Datos de Registro Director Nombre del director de la IE Telfono Nmero telefnico de la IE Email Cuenta de correo electronic Pgina Web Direccin de pgina web
a. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el SUP, se muestra una ventana que pide el ingreso del DNI y el sistema devuelve los datos personales que corresponden:
b. Buscar Personal en el SUP. Cuando se buscan la informacin en el personal de la IE, se muestra una ventana donde es posible buscar el personal que previamente se ha registrado en la IE en la opcin Registro de Personal.
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c. Para modificar los datos del turno. Cuando pulse la opcin de turno se abrir la siguiente ventana en donde puede ingresar el horario del Turnos y la duracin de las horas acadmicas como la duracin de la hora libre
Seleccione el turno Ingrese el horario del turno
Ingrese la duracin de la hora acadmica y de la hora libre
d. Para modificar las horas pedaggicas por da. En la opcin de horas pedaggicas puede agregar las horas pedaggicas para lo cual les mostrar la siguiente ventana
Despus de pulsar agregar abrir la siguiente ventana donde se tiene que seleccionar el tipo de hora, el mismo que puede ser acadmico o libre. Despus tiene que ingresar desde y hasta qu hora sern las horas. Si el usuario ha definido las duraciones de ambos tipo de horas, entonces el sistema ir mostrando las mismas.
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Si el usuario ha establecido la duracin de las horas, tanto acadmica como libre, entonces el sistema colocar la hora que corresponde.
Finalmente despus de agregar las horas acadmicas y la hora libre quedar como la siguiente ventana
Si el usuario elimina un registro de orden intermedio, entonces borrar los registros de orden superior. De esta manera el sistema se asegura que no existan rdenes de hora vacios.
e. Das laborales por semana.- Permite indicar al sistema que la IE va a laborar ciertos das de la semana. Ello condiciona el registro de asistencia entre otras funcionalidades.
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f. Carga del Logo de la IE.- Esta opcin permite cargar el escudo o logo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar el botn Cargar Foto, el logo debe tener un tamao de 1.5 cm x 1.5 cm.
Ruta de imagen la
Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema
Elija una imagen del ordenador o PC
Pulse el botn Abrir para copiar la ruta de la imagen
5.2 AO ACADMICO
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Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.
Registrar Ao Acadmico
Enlace modificar Ao Acadmico
Eliminar el registro
a. Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del ao acadmico Calendario fecha de inicio de ao acadmico Calendario fecha de fin de ao acadmico Estado de registro
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b. Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. c. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
5.3 FASES
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a desarrollarse (por ejemplo: perodo regular, perodo de recuperacin).
Registrar Fase
Enlace Modificar Fase
Elimina el registro
a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de fases
ESTADO Activo Inactivo
Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
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Fase Fecha Desde Fecha Hasta
Estado Permite Asistencia
Identificador y descripcin de la fase. Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta. Ambas fechas deben estar dentro de las fechas de ao acadmico. Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
5.4 PERODOS DE EVALUACIN

Esta opcin permite registrar los perodos de evaluacin (por ejemplo: Primer Bimestre) para el Perodo Educativo (por ejemplo: Bimestral) elegido y dentro de los cuales se desarrollar las actividades del Ao Acadmico.
a. Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Perodo Listado de tipo periodo. Puede ser:
Fecha Inicio Fecha Fin
Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin OFIN -2010 Pgina 33 de 158
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Estado
Estado de la etapa de evaluacin
En el inicio del ao acadmico, se recomienda mantener el periodo como Sin Evaluar. Posteriormente, al iniciarse el proceso de evaluacin y la posterior culminacin se deber cambiar este estado, respectivamente a En evaluacin y Evaluado.
Finalmente, queda la siguiente ventana.
Elimina el registro Enlace Modifica Perodo Evaluacin
El sistema va a validar que las fechas de inicio de fin no se traslapen y evitar que se registre esa inconsistencia. Por ejemplo, en la siguiente ventana:
b. Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. c. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). OFIN -2010 Pgina 34 de 158
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5.5 FECHAS ESPECIALES IE

Esta opcin permite registrar en el sistema aquellas fechas consideradas como festivas no laborables dentro del presente Ao Acadmico para una IE. Aqu mismo se pueden identificar a las fechas de recuperacin. Una fecha de recuperacin permitir registrar asistencia y programar evaluaciones en fechas que la IE tiene planificado no laborar, como puede ser un sbado o un domingo.
Agregar fecha especial
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Descripcin Tipo fecha Especial Identificador de la fecha especial, este nmero es autogenerado por el sistema. Descripcin de la fecha especial Tipo de fecha especial
Fecha Desde Fecha Hasta
Es la fecha que marca el inicio de las fechas especiales. Es la fecha que marca el final de las fechas especiales.
El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la asistencia a la Institucin Educativa. Al grabar la ventana queda de esta manera:
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Enlace Modificar fecha especial
b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). d. Agregar Fecha Especiales Generales.- El sistema tiene registrado un conjunto de fechas especiales nacionales que permiten facilitar el registro de fechas especiales.
Por defecto aparecen marcadas todas las fechas especiales generales.
Al poner el botn Grabar, queda as el registro.
5.6 REGISTRO DE AMBIENTES
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Esta opcin permite registrar los datos del espacio fsico utilizado como aula o saln de clases de la institucin educativa.
Registro de Ambiente
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Tipo de Ambiente Identificador del ambiente Tipo de rea fsica
Descripcin Ubicacin Capacidad Estudiantes rea Estado
Descripcin del ambiente Descripcin detallada de la local fsico Capacidad de aforo de estudiantes o persona en el ambiente. Medida del local en metros cuadrados. Condicin del local fsico del ambiente
Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. OFIN -2010 Pgina 37 de 158
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Bueno Regular Malo
Nmero de bienes en ptimo estado Nmero de bienes en regular estado Nmero de bienes en mal estado
Luego del registro de un ambiente se tiene la siguiente informacin.
Enlace Modifica Ambiente
b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
Descripcin del Reporte: Aula Ubicacin Estado Cap Estado de carpetas Estado de sillas Estado de mesas Estado de mesas Es la descripcin del aula. Ubicacin fsica del aula. Estado del ambiente: Bueno, regular, malo. Capacidad de estudiantes Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos Los estados pueden ser malo, regulares, buenos
5.7 GRADOS Y SECCIONES

Esta opcin permite realizar el registro de los grados y las secciones correspondientes a la Institucin Educativa para un ao acadmico en particular. Inicialmente se mostrar lo siguiente: OFIN -2010 Pgina 38 de 158
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El dato de diseo curricular es muy importante porque tiene que ver con las reas que un grado va a llevar en un ao acadmico determinado.
a. Agregar Grado por Ao.- Para agregar un grado debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de los grados. En el listado de grados aparecen los grados que estn disponibles para agregar. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
Lista de Grados disponibles
Marcar la casilla de seleccin de registro.
Luego de grabar se tendra una ventana similar a la siguiente:

Nmero de reas
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El sistema reconoce que para el nivel educativo al que pertenece la IE y segn el diseo curricular se van a asociar estas reas curriculares a cada grado.
Elimina registro
el
b. Agregar reas por grado. Una IE puede haber definido reas particulares que son consideradas como talleres para un grado particular de IE. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace Num reas abrir la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las reas correspondientes a un determinado grado.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar y luego seleccione los talleres y pulse el botn Agregar.
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Finalmente Agregar
pulse
Seleccione los talleres que va agregar
Dado que los talleres que aparecen son reas, debe haber un catlogo nico de reas que pueden ser talleres.
En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una ventana en donde sale el mensaje de que si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
Finalmente pulse aceptar
Pulse sobre la cruz
c. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). El sistema no eliminar si es que existe informacin asociada a un grado de la IE. d. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Areas.
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Contenido Silbico
Nmeros criterios evaluacin
de de
e. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.
Agrega Criterio de Evaluacin Elimina registro el
f. Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botn Grabar
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Marcar la casilla de seleccin de registro.
g. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.
Agregar contenido silbico Elimina registro Modificar contenido silbico el
h. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Ao Cdigo Diseo Cdigo Nivel Cdigo Grado Cdigo rea Cdigo Descripcin Fecha Programada Identificador del ao acadmico Identificador del diseo curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de rea generic Identificador del contenido silbico Descripcin del contenido silbico Fecha de exposicin programada.
i. Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el listado de las secciones.
Secciones Opcin para modificar la seccin Horarios de Seccin Estudiantes de Seccin
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j. Agregar Secciones.- Para agregar una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
Listado de Personal Listado Aulas de
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Seccin Descripcin Tutor Identificador de seccin Descripcin de la seccin Es el personal encargado o responsable de la seccin. Previamente debe estar registrado como personal de la IE, pero si no se conoce el tutor al momento de crear la seccin el registro puede continuar. Especifica el aula de uso ms frecuente por la seccin. Nmero de vacantes disponibles. Etapa en la cual se dispone el uso de la seccin. En una fase de recuperacin es posible crear secciones que agrupen a los estudiantes de diferentes secciones para que se recuperen en un rea determinada. rea relacionada a la fase de recuperacin. En la fase de recuperacin de la IE, se forman secciones que van a agrupar a los diferentes estudiantes que estn recuperndose en un rea en particular. Es el turno en el que funcionar la seccin.
Aula Num. Vacantes Fase
rea Recuperacin
Turno
k. Mostrar Horarios Asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num. Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Seccin.
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Elimina registro Opcin para modificar los horarios
el
l. Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de reas Genricas Listado de Docentes
Los datos que se registran en este mantenimiento son: reas Docentes Da Desde Hasta rea genrica impartida Docente responsable del dictado Da de la semana en que se dicta el rea en la seccin. Hora de inicio del dictado Hora de fn del dictado
Esta asignacin del docente (que viene a se un personal de la IE) va a ser utilizada posteriormente en el registro de notas por docente: el docente, cuando sea usuario del sistema, solo podr registrar notas que correspondan al rea y las secciones que tienen una asignacin de este tipo.
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m. Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma. Para una seccin regular: Se mostrar el listado de los estudiantes matriculados en la seccin, de la siguiente manera:
Pulse aqu para ver la ltima libreta de notas como muestra la siguiente ventana
Despus de pulsar la opcin de la libreta nos va mostrar el reporte de la misma como nos muestra la siguiente ventana
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Para una seccin de recuperacin: Si la seccin en cuestin pertenece a una seccin de recuperacin entonces el sistema mostrar una ventana similar a la siguiente:
Inicialmente no se mostrarn estudiantes en recuperacin, sin embargo es posible ir agregando estudiantes mediante el botn Agregar. Al presionar este botn se muestra la siguiente ventana:
Por defecto se muestran todos los registros marcados para ser agregados.
Esta ventana muestra los estudiantes que el proceso de Promocin y Repitencia del ao acadmico de la IE ha identificado como los que pasan a la fase de recuperacin. Al presionar el botn Grabar, los registros seleccionados son incorporados a la seccin. n. Registro de Notas El control de estado de notas consiste en que el docente una vez haya terminado de registrar las notas de una determinada rea en una seccin, el cono del candado sirve para bloquear o desbloquear el registro de notas.
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Pulse la opcin y le mostrara la siguiente ventana
En seguida se muestra al usuario una ventana que solicita el ingreso del periodo que se desea controlar.
Elige el periodo evaluacin
de
Para que pueda pasar del estado cerrado a abierto pulse un clic sobre el icono del candado y viceversa.
Si el candado se encuentra cerrado no podr realizar modificaciones de notas en el rea
Si el candado se encuentra abierto podr realizar modificaciones de notas en el rea
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5.8 HABILITAR Y DESHABILITAR CRITERIOS DE EVALUACIN

En algunas ocasiones es posible que algunas instituciones educativas consideren que se deba desactivar algunos criterios de evaluacin en uno, algunos o todos los periodos de evaluacin. Esta opcin permite deshabilitar uno o varios criterios de evaluacin, inicialmente se presenta la lista vaca:
Al agregar un nuevo registro de para deshabilitar un criterio de evaluacin, se muestra la ventana siguiente:
En esta ventana se pide el registro de la seccin y el rea que cuyo registro de notas ser deshabilitado. El registro queda de la siguiente manera:
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Al grabar el registro se actualiza la pgina inicial y ahora se muestra de la siguiente manera:
La consecuencia de haber deshabilitado este registro se observa en el registro de calificaciones, tal como se muestra en la ventana siguiente:
5.9 REGISTRO DE ESTUDIANTES

Esta opcin permite realizar el registro de los datos de un estudiante en el sistema, recopilando toda la informacin necesaria para llevar un control de su progreso.
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Bsqueda por filtros Bsqueda especfica
a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan la siguiente ventana y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Calendario para seleccin de fecha Listado de Ubigeo:
Nota: En la opcin Posee Apellidos Si escoge la opcin Ambos podr ingresar los apellidos y nombre de estudiante, si escoge la opcin Solo Paterno el campo del Apellido Materno se bloqueara y si elige Solo Materno el campo del Apellido Paterno se bloqueara Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nro. Estudiante Cdigo Estudiante Identificador asignado por el sistema Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. OFIN -2010 Pgina 52 de 158
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Sexo Posee apellidos Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Cargar foto Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento
Gnero masculino o femenino Se refiere a si el estudiante no tiene los apellidos paterno y/o materno. Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Imagen del estudiante. Debe pesar menos menos de 500 Kb. y ser de los formatos .jpg, .bmp. Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito)
Existen algunas consideraciones con el registro de estudiantes, como por ejemplo:
Si ingresa el nombre con doble espacio el sistema le mostrara este mensaje
El control de la homonimia en el sistema. En el momento que est ingresado los datos Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre de un estudiante y si ste ya existe en la base de datos, se mostrar la siguiente ventana que sugiere la existencia de homonimia con otra persona registrada previamente. De inmediato el sistema muestra una ventana donde se muestran los datos personales ms importantes.
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Para acceder a la informacin pulse doble clik en el registro
El registro mostrado podra tratarse de un estudiante, un familiar o una docente de una IE. Para que el usuario pueda verificar informacin adicional que le permita determinar si se trata de un caso de homonimia, entonces podr solicitar al sistema informacin adicional desde la columna registrado como. Si el usuario determina que se trata de un caso de homonimia, entonces la ventana se carga con los datos del estudiante, en caso contrario, el usuario sale de la ventana y registra toda la informacin como nueva. Finalmente y regresando al registro de los datos principales del estudiante, despus de ingresar la informacin requerida del estudiante pulse grabar para que guarde la informacin ingresada y le saldr la siguiente ventana.
En seguida el sistema en esta parte considera como estudiante registrado y los dems datos se pueden ir registrando como si se estuviera modificando el registro. b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la bsqueda especfica o por filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.
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Nuevas pestaas
Cargar foto del estudiante: Para cargar la imagen del estudiante, se hace clic en el botn correspondiente y aparece la siguiente ventana.
Ingresando al botn Examinar, se podr buscar el archivo que contiene la imagen del estudiante. Enseguida pulse Abrir.
Enseguida tendr que presionar el botn Cargar foto con lo que el sistema muestra una barra de progreso:
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Finalmente, la imagen queda asociada al registro del estudiante. As:
GRUPO DE FICHAS REGISTRAR ESTUDIOS FICHA PRINCIPAL: Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se pueden complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Una explicacin especial se debe hacer en el registro de documentos asociados al estudiante, lo cual se realiza en la parte inferior derecha de la derecha:
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Ingrese el nmero de documento
Seleccione el tipo de documento
Finalmente le da grabar para que guarde la informacion solicitada A continuacin se va a detallar las dems fichas: FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha Domicilio y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Lugar Residencia Direccin Lugar Telfono Ao de nacimiento Ubicacin geogrfica del domicilio del estudiante Detalle de la direccin del domicilio del estudiante Lugar de domicilio Telfono de domicilio
Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana
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FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha Situacin Laboral y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
Ficha Registrar Estudios/ Situacin Laboral
Registro de Situacin Laboral
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Edad Descripcin Horas Sem. Ao de labores Edad correspondiente al ao de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Nmero de horas semanales que labor
Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana
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FICHA DATOS SECUNDARIOS: Elegimos la ficha Datos Secundario y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
Ficha Datos Secundario, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios
Ficha Registrar Estudios/ Datos Secundarios
Los datos que se registran en este mantenimiento son:
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Lengua Materna
Lengua por parte de madre
Segunda Lengua
Segunda lengua que domina
Religin
Religin que profesa.
Tipo de Discapacidad
Tipo de discapacidad que tiene el estudiante
Parto
Modo de nacimiento del estudiante
Obs. del Parto Nmero Hermanos Lugar que ocupa
Detalles del modo de nacimiento Nmero de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos
GRUPO DE FICHAS CONTROLES DE SALUD FICHA CONTROLES DE SALUD: Se refiere a la ficha que mantiene actualizada la informacin del peso y talla del estudiante.
Calendario
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fecha Control Fecha del chequeo mdico realizado Tipo de control realizado. OFIN -2010 Pgina 60 de 158
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Resultado Observaciones
Resultado de la consulta realizada Detalle u observaciones adicionales
FICHA ESTADO DE SALUD:
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Tipo Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud.
Enfermedad/ Vacuna
Tipo enfermedad / vacuna Si se trata de una enfermedad:
Si se trata de una vacuna:
Observaciones
Observaciones de la enfermedad o vacuna.
FICHA ACTIVIDADES (PSICOMOTRIZ/LENGUAJE):
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FICHA OTROS (Controles de salud):
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia Traumtica Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante
GRUPO DE FICHAS DE FAMILIARES
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar
Lugar Nacimiento Parentesco
Lugar de nacimiento del familiar Relacin del familiar con el estudiante
Sexo Grado Instruccin
Gnero masculino o femenino Grado alcanzado.
Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive
Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
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c. Generar Ficha de Matrcula.- Se accede al pulsar el botn Generar Ficha nica de Matrcula, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opcin permite realizar la impresin fsica de la Ficha nica de Matrcula.
Ficha Registrar Estudios/ Principal
Generacin de la ficha nica de matrcula
Opcin para generar el reverso de la ficha nica de matrcula
Ficha nica de Matrcula en formato de archivo PDF.
Si el usuario ha indicado Reverso como se muestra en la siguiente imagen
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Y pulsa la opcin Generar Ficha nica de Matricula mostrara el reverso de la ficha de matrcula como se muestra en la siguiente ventana.
d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
e. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de estudiante, cdigo del educando tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.
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Los datos a partir de los cuales se puede buscar son: Cdigo Estudiante Cdigo del Educando Tipo de Documento Nmero de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de nico de estudiante Documento de identidad Nmero de documento de identidad
f. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
Campo para ingreso de texto Filtros (apellidos nombres y cdigo modular)
5.9 M ATRCULA DE ESTUDIANTES

Esta opcin permite realizar el registro o ratificacin de la matrcula de un estudiante para el presente ao acadmico. Despus de elegir la opcin de Matrcula de Estudiante mostrara la siguiente ventana principal donde se podr registrar la matricula de los estudiantes
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Ao Acadmico
Bsqueda por datos especficos
a. Nueva Matrcula.- Para agregar una matrcula debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Enlace Registrar el apoderado
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Cdigo de matrcula Identifica a la matrcula. Es un nmero que es
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Cdigo de Estudiante
Fecha de matrcula:
Foto estudiante Apellidos y nombres: Condicin de Matricula
asignado por el sistema para cada ao acadmico en cada IE. El cdigo que identifica al estudiante. Vea posteriormente en este acpite la bsqueda y creacin de estudiantes para ser matriculados. Es la fecha que el estudiante se ha matriculado. Esta fecha se usa tambin al momento de asociar resoluciones a las matrculas. Esta fecha puede ser diferente a la del sistema. El sistema internamente guarda la fecha en la que se crea un registro de matrcula. Muestra la imagen asociada al estudiante. Corresponde matriculado. al estudiante que ha sido
Situacin matrcula
Ingresante
Promovido
Repite
Reentrante Reingresante Grado
El estudiante ingresa a estudiar en la IE al primer grado del nivel. El estudiante ha sido promovido desde el grado anterior. El estudiante no ha sido promovido, es decir ha repetido el grado. El estudiante ha regresado a estudiar el mismo grado El estudiante ha reingresado a estudiar
Seccin Trabaja
Es el grado al que se ha matriculado un estudiante. Si la matrcula es Ingresante, entonces solo se permitir el registro del primer grado. Si es promovido, entonces no se permitir el primer grado del nivel. Es cualquiera de las secciones que se han registrado en el sistema.
Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones
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I.E Procedencia Misma IE Otra IE El estudiante procede de la misma IE para esta matrcula. El estudiante procede de una IE diferente a la de la matrcula. El estudiante no proviene de ninguna IE.
Su casa Nombre I.E
Nombre de la Institucin Educativa. Se activa siempre que la IE de procedencia del estudiante matriculado sea Otra IE.
Condicion Laboral
En el caso que el estudiante ya se encuentre matriculado en la Institucin Educativa en el mismo ao acadmico (aunque puede ser en otra IE), se mostrar la siguiente ventana indicando la I.E, el cdigo de matrcula, ao, grado y seccin como se muestra en la siguiente ventana.
Bsqueda y creacin de nuevos estudiantes Se debe destacar que este registro de matrcula, requiere que se haya previamente registrado el estudiante en el sistema. Sin embargo es posible CREAR el estudiante y luego poder matricularlo. Para buscar un nuevo estudiante dentro de la misma IE o en el archivo general de estudiantes pulse clic en el botn de ayuda. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ellos y seleccionar una de las dos opciones En la I.E Solo buscar los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E. Se asume que el usuario sabe que el estudiante est asociado a su IE. Bsqueda General Realizara una bsqueda general en toda la base de datos. Esta ser ms costosa en recursos y retornar la informacin en un periodo ms largo de tiempo.
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Apellidos y nombres, cdigo educando Bsqueda en el archivo general de estudiantes
Registrar Estudiante
Bsqueda dentro de la IE
En caso que el estudiante se encuentre registrado y fue encontrado por el sistema pulse sobre el registro el cual volver a la ventana de Registro de Matricula como se muestra en la siguiente ventana
Pulse sobre registro
el
En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opcin Nuevo Estudiante y les mostrara la siguiente ventana:
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Esta ventana permite registrar un estudiante de manera ms directa que la opcin de Registrar Estudiantes. Una vez ingresado los apellidos y nombres y los dems datos, la ventana que queda se parece a la siguiente:
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Nro. Estudiante Cdigo Educando Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Identificador asignado por el sistema. Identificador nico del estudiante dentro del sistema educativo nacional. Gnero masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante OFIN -2010 Pgina 71 de 158
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Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento
Nombre completo del estudiante Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, distrito)
provincia,
Una vez registrado el estudiante, se requiere registrar la informacin del apoderado que est matriculando al estudiante en el ao acadmico en cuestin. Por lo tanto se emite el siguiente mensaje:
Luego de presionar Aceptar, se muestra el siguiente formulario que solicita la informacin del apoderado:
Datos del estudiante
Este formulario solicita los siguientes datos: Es apoderado Tipo y nmero documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. de Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar OFIN -2010 Pgina 72 de 158
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Fecha Nacimiento Estado Civil
Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.
Lugar Nacimiento Parentesco Sexo
Grado Instruccin
Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.
Pulse la opcin Nuevo para que se habilite los campos del apoderado para que pueda ingresar la informacin.
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Seleccione la opcin de apoderado
Finalmente pulse el botn grabar para que guarde la informacin ingresada del apoderado. Con ello la ventana de Matrcula del estudiante vuelve a tomar el control y se debe continuar con el registro de la matrcula. Note que el nmero de estudiante que se ha creado. b. Modificar Matrcula.- Para modificar una matrcula primero busque el registro que desee modificar, ingrese los datos del estudiantes del cual va realizar la modificacin y pulse la opcin Buscar
Bsquedas especficas
Las bsquedas especficas permiten ubicar la matrcula de un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo matrcula, cdigo de estudiante tipo y nmero de documento luego debe de pulsar el botn Buscar y mostrara los datos de la matrcula de estudiante. Despus de encontrar el registro del estudiante pulse el botn Modificar para realizar los cambios necesarios y abrir la siguiente ventana.
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Permite fotografa estudiante.
ver
la del
En la ventana encontrar los siguientes complementos: Agregar rea exonerada Requisitos de Matricula Registrar Apoderado Registrar rea a Cargo
Las cuales pasamos a describir a continuacin: AGREGAR AREA EXONERADA.- Para indicar que un estudiante se va a exonerar en algunas reas pulse el botn Agregar rea Exoneracin, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las reas.
Pulse el botn
Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
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Pulse grabar para guardar la informacin ingresada, caso contrario pulse salir
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseo Curricular Areas Diseo curricular nacional o plan de estudios rea genrica. No todas las reas pueden ser exonerables. Solo se despliegan las reas que pueden ser exonerables, como por ejemplo Religin. Documento que autoriza la exoneracin del estudiante. Calendario de fecha de exoneracin Comentario u observacin referidas a la exoneracin.
Resolucin Fecha Observaciones
Despus de grabar se quedara registrada el rea exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de ID
Pulse el enlace para modificar
REQUISITOS DE MATRICULA.- Esta funcionalidad permite asociar requisitos de matrcula y realizar un mejor control a la IE de la documentacin que se necesita para este proceso.
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REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro (para agregar o modificar) de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace Registrar el Apoderado, luego pulse el botn Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualizacin de los datos del estudiante. Los datos que se ingresan en este mantenimiento son:
Es apoderado Tipo y nmero documento Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil
Indicador si el familiar que se va a registrar es el apoderado. de Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento. Estado civil del familiar.
Lugar Nacimiento Parentesco Sexo
Grado Instruccin
Lugar de nacimiento del familiar. Se activa siempre y cuando el pas de nacimiento sea Per. Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino. Si se eligi el parentesco Madre, entonces se marcar Mujer. De igual manera, con el parentesco Padre, se marcar Hombre en sexo. Ultimo grado alcanzado.
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Si lo que se desea es modificar un familiar ya registrado se deber acceder desde el listado que aparece en la parte inferior de la ventana.
Pulse el enlace para modificar el familiar
REGISTRAR AREA A CARGO.- Esta funcionalidad solo se activa siempre que se trate de una matrcula que no tiene situacin de Ingresante (dado que se trata de un grado que recin inicia dentro del nivel acadmico, no existe un grado previo).
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Dado que la situacin de esta matrcula es Promovido, se tiene la posibilidad de Registrar reas a cargo.
En la siguiente ventana se podr ingresar la informacin correspondiente a las reas a cargo que el estudiante tiene de matrculas anteriores.
Los datos que se ingresan en esta ventana son: Ao Institucin Educativa Diseo curricular Grado Ao al que corresponde al rea a cargo. Es la IE de procedencia en donde el estudiante ha cursado el rea que lleva como cargo. Es la estructura curricular Es el grado al que corresponde el rea a cargo. Debe ingresarse un rea precedente del grado de matrcula. OFIN -2010 Pgina 79 de 158
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rea
Es el rea del diseo curricular que el estudiante lleva como cargo.
c. Eliminar Matrcula.- Utilice la bsqueda especfica para ubicar el registro que desea eliminar. La eliminacin solo ser posible si es que el registro de matrcula est en el estado de En proceso y no existen ninguna informacin relacionada al registro. Una vez ubicado el registro pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
Despus de pulsar aceptar nos mostrar la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada:
d. Confirma matrcula. Cuando est seguro que los datos ingresados en la matrcula del estudiante son los correctos pulse el botn Confirmar Matricula; el estado de matricula que se encontraba En proceso pasara al estado Definitiva por lo tanto ya no podr realizar ningn tipo de modificacin como se muestra en la siguientes ventanas.
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Pulse la opcin cuando este seguro que todos los datos estn correctos
Estado
Cuando el estado de matricula sea Definitiva no se podr realizar ninguna modificacin a los datos.
Estado paso definitiva
Para lo cual saldr la siguiente ventana:
Nota: En la Nomina de Matricula solo aparecer los estudiantes que tienen su matrcula en estado DEFINITIVA. e. Imprimir.- Es la opcin que te permite imprimir la informacin relacionada a la matrcula, si pulsa esta opcin le abrir la siguiente ventana la cual tiene dos opciones
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Si escoge la primera opcin Constancia de Matricula Estudiante le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula
Al escoger la segunda opcin Relacin de estudiantes por fecha matricula mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relacin de estudiantes correspondiente al ao en curso.
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5.10 REGISTRO DE NMINA B SICA

En algunos casos, se va a requerir solo emitir la nmina de matrcula bsica a travs del sistema, para ello se ha creado esta opcin que permite realizar rpidamente la matrcula de estudiantes de una institucin educativa. Como prerrequisito para usar esta opcin se requiere haber creado las secciones de la IE para el ao acadmico en curso y posteriormente ingresar a la opcin.
1. Se selecciona el grado y la seccin y se descarga la plantilla con la opcin Generar plantilla Excel. Entonces se va a descargar una archivo Excel a travs del explorador.
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Usted est en la libertad de Abrir o guardar el archivo que se descarga, tenga en cuenta nicamente que no debe cambiar el nombre del archivo debido a que es mediante el nombre del mismo que la informacin all contenida se depositarn los datos correctamente. 2. Al abrir el archivo, se muestra lo siguiente: La hoja inicial denominada Generalidades, muestra informacin general de la seccin.
La segunda hoja denominada NominaDeMatricula, es donde se deben ingresar los datos de los estudiantes que pertenecen a la seccin
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3. Proceda a cargar los datos de los estudiantes en las celdas que correspondan manualmente. Si la IE cuenta con un sistema de informacin podr rellenar estos campos a travs de una interfase.
4. Una vez guardado el registro, usted debe cerrar el archivo Excel. Luego podr cargar la informacin al sistema mediante el botn de Carga Nmina de Excel.
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5. Presione el bot Examinar y ubique el archivo que desea cargar.
6. Presione el bot Cargar registros para que el sistema capture los datos contenidos en el archivo Excel.
7. Al presionar Aceptar, el sistema muestra los datos contenidos en el archivo en Excel para que el usuario pueda observar los datos que sern actualizados. Es importante mencionar que hasta este punto no se ha culminado la carga de los estudiantes, hasta ahora el sistema se prepara para actualizar siempre que se hayan validado los datos y se transfiera la informacin
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8. Al presionar el botn Validar datos, el sistema realiza una serie de validaciones sobre la informacin registrada por el usuario. Si no hay problemas, el sistema emite el siguiente mensaje:
9. Finalmente, el usuario realizara la actualizacin definitiva con el botn de Transferir Informacin, tras lo cual se muestra la siguiente ventana de advertencia:
10. Luego de transferir, el sistema muestra el mensaje siguiente:
Al presionar el botn Aceptar, se inicializa la lista de estudiantes facultando al usuario a realizar otra transferencia. 11. El usuario puede comprobar la carga realizada imprimiendo la nmina de matrcula mediante la opcin de Nmina de matrcula.
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5.11 ESTUDIANTES POR SECCIN

Esta opcin permite ver el listado de los estudiantes matriculados por seccin, tambin permite ordenar la lista de estudiantes de forma automtica o manual.
Secciones del grado
Enlace que permite modificar los datos del estudiante matriculado
Diseo Curricular Nacional vigente
La lista de estudiantes se puede ordenar de dos maneras a. Orden Automtico Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenara automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente ventana. OFIN -2010 Pgina 88 de 158
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Pulse Orden Automtico
b. Orden Manual Esta opcin permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente.
Se podr cambiar el orden de la lista, cambiando de posicin de los nmeros
En la siguiente ventana se puede observar que los nmeros de orden ya estn cambiados
El usuario puede cambiar la numeracin
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Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn Grabar para que se pueda grabar en el ordenar como se ha modificado, como se muestra en la siguiente ventana.
En la opcin Orden Manual si usted repite el mismo nmero en el momento de grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En la opcin Orden Manual usted ingresa un nmero que excede al total de estudiantes existentes en el momento de de pulsar grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En el caso que desee realizar alguna modificacin de los datos del estudiante presione el enlace Cdigo Educando que permite modificar los datos del estudiante matriculado
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Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado
Despus de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botn Modificar y se habilitara los campos para que pueda realizar las modificaciones.
Despus de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar Nuevo podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos
5.11 TRASLADO DE ESTUDIANTES

Esta opcin permite registrar los datos del estudiante que se va trasladar a otra institucin educativa. Inicialmente muestra el listado de todos los estudiantes trasladados de la institucin educativa:
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Al presionar el botn Agregar, aparece la siguiente ventana:
Los datos que se solicitan son: Cdigo traslado Cdigo matrcula Grado Seccin Observaciones: Resolucin traslado Fecha traslado IE a trasladar Es un nmero autogenerado por el sistema. Es correlativo a la IE durante un ao acadmico. Es el tipo y nmero de documento de identidad del familiar. Muestra el grado del estudiante que va a ser trasladado Muestra la seccin del estudiante que va a ser trasladado El usuario registra alguna observacin Es la resolucin que se ha emitido por el traslado Es la fecha que se ha realizado el traslado Es la IE hacia donde se va a trasladar el estudiante. El sistema considera que solo se pueda trasladar a una IE del mismo nivel educativo.
El registro quedara de esta manera:
Al pulsar abrir la ventana de bsqueda de la I.E a la cual se le va trasladar al estudiante
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El usuario puede buscar la IE a donde el estudiante ser trasladado en la ventana de ayuda siguiente:
Las IIEE posibles de traslado deben ser del mismo nivel al que pertenece la IE de origen.
En este campo se ingresa el nombre de la IE. Se puede filtrar para que se muestren las IIEE que pertenecen a un departamento en especial.
Finalmente el registro del traslado se visualiza en la ventana principal de esta opcin:
Note que luego del registro de Traslado de Estudiantes, el sistema en la opcin de Registro de la Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color naranja los das que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce al estudiante como trasladado (ver el color naranja de la leyenda).
5.12 RETIRO DE ESTUDIANTES

Esta opcin permite el registro de los estudiantes retirados de la Institucin Educativa.
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Para agregar a los estudiantes que sern retirados de la Institucin Educativa pulse el botn Agregar
Pulse Agregar para insertar un nuevo retiro en la IE.
Despus de pulsar la opcin agregar abrir la siguiente ventana
Al pulsar abrir la ventana de bsqueda por el estudiante.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Codigo de retiro Codigo de matricula Nombre de estudiante Resolucin de retiro Fecha retiro Motivo retiro Identificador asignado por el sistema Identificador nico de matrcula del educando Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Nmero de la resolucin de traslado. Fecha que va ser realizado el traslado. Motivo por el cual se est retirando el estudiante.
Observaciones
Observaciones que crea pertinente referidas al retiro del estudiante.
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
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Pulse el enlace para modificar la informacin Note que luego del registro de Retiro Estudiante, el sistema en la opcin de Registro de la Asistencia impide el registro de informacin de asistencia y muestra de color rojo los das que le corresponden, tal como se muestra a continuacin:
Note que el sistema reconoce al estudiante como retirado (ver el color rojo de la leyenda).
5.13 CAMBIO DE SECCIN POR ESTUDIANTE

Esta opcin permite cambiar a un estudiante de seccin dentro de un mismo grado en el transcurso del ao acadmico. Este traslado realiza el movimiento de toda la informacin asociada del estudiante desde su seccin origen al destino, tales como: asistencia, notas, libretas, principalmente. Pulse agregar para que pueda ingresar la informacin correspondiente del estudiante del cual se va realizar el cambio de seccin.
Al pulsar el botn Agregar se muestra el siguiente formulario:
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Al pulsar abrir la ventana de bsqueda por el estudiante.
Los datos que se muestran / registran son: Codigo de matricula Grado Seccin Nombre de estudiante Fecha de cambio Nueva seccin Observaciones Identificador nico de matrcula del educando Grado del estudiante. Seccin del estudiante Muestra el apellido paterno, apellido materno y nombre del estudiante Fecha que va ser realizado el traslado. Es la seccin de destino a donde ser trasladado el estudiante. Observaciones que crea pertinente referidas al cambio de seccin del estudiante.
El registro, puede quedar de esta forma:
Luego debe presionar el botn Grabar y se agregar a la lista de la pantalla principal de la opcin.
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Al pulsar este cono se podr proceder al cambio de seccin.
Hasta este momento, el cambio de seccin del estudiante no se ha efectuado aun. Para lograrlo se debe pulsar el cono del disco, tras lo cual se muestra el siguiente mensaje:
Al ser confirmado, se realiza el cambio y se impide la modificacin y eliminacin del registro.
5.14 ASISTENCIA MENSUAL A LA IE

Esta opcin permite realizar el registro de la asistencia de los estudiantes a la institucin educativa por meses, para las fechas dentro del ao acadmico establecido para la institucin educativa. Al ingresar a esta opcin aparece la ventana siguiente:
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Listado de grados acadmicos
Listado de secciones segn el grado.
Enlace Registro de Asistencia
Permite consolidar o resumir el total de asistencias por mes, para su posterior consulta.
Luego de elegir el mes de registro accediendo al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuacin: a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico, y como lmite hasta la fecha actual. b. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el usuario marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. c. Por defecto las fechas muestran los das de la semana y das festivos de manera informativa, as como una descripcin por cada uno de los estados.
d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicacin del registro.
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Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado
Si pone el cursor aparecer el significado de cada letra Leyenda que describe cada uno de los estados de la asistencia
Fechas especiales marcadas
Despus Pulse el botn grabar el cual va mostrar la siguiente ventana indicando que los datos fueron grabados con xito
Para marcar la asistencia, se debe pulsar repetidas veces con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia. Los valores son detallados a continuacin.
Descripcin Falta Tardanza Falta Justificada Tardanza Justificada Asisti No se registro Smbolo F T J U smbolo de punto espacio en blanco
a. Imprimir asistencia Para imprimir el reporte de asistencia, pulse el cono de la impresora, luego el sistema mostrar la siguiente ventana:
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b. Eliminar asistencia La eliminacin de la asistencia puede hacerse total es decir eliminar la asistencia de todos les estudiantes pulsando la opcin Limpiar Asistencia
Pulse Limpiar asistencia para borrar la asistencia de todos los estudiantes
En el caso que este seguro de borrar la asistencia de todos los estudiantes le mostrara la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar
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En el caso que quiera borrar la asistencia de un solo estudiante pulse el icono
Pulse el icono para borrar la asistencia del estudiante
En el caso que este seguro de borrar la asistencia del estudiante le mostrara la siguiente ventana de confirmacin y pulse Aceptar
5.15 JUSTIFICACIN DE INASISTENCIAS Y TARDANZAS

Mediante esta opcin el usuario de la IE podr aprobar (o denegar) una justificacin realizada por un familiar que es usuario del sistema. El sistema mostrar en pantalla todas las solitudes ingresadas en el sistema. Por ejemplo:
Esta justificacin corresponde a las siguientes inasistencias:
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Estas son las inasistencias que sern justificadas.
Para proceder se deber hacer clic en el Id que corresponda y saldr una ventana como la siguiente:
En esta ventana se ven los datos de la justificacin realizada por el familiar del estudiante y se permite al usuario de determinar el estado de la solicitud (aprobado o denegado) as como tambin la respuesta del usuario.
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Se debe colocar una respuesta tras el registro.
Finalmente al grabar el registro, las inasistencias se marcan como inasistencias justificadas automticamente. De esta manera:
Estas son las inasistencias justificadas.
5.17 REGISTRO DE NOTAS GENRICO

Esta opcin permite a un solo usuario registrar las notas de los estudiantes por cada periodo, grado, seccin y rea.
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Mediante esta opcin tambin es posible generar el archivo Excel que contiene las hojas para el llenado de las notas de los estudiantes de una seccin para que posteriormente se carguen al sistema. Al ingresar a esta opcin se muestra la siguiente ventana:
All se pide ubicar la siguiente informacin: Diseo Curricular Periodo Diseo curricular correspondiente al ao acadmico y al nivel al que pertenece la institucin educativa. El es periodo acadmico al que pertenecen las notas que van a ser registradas y responden a la configuracin realiza por la institucin educativa para el ao acadmico.
El usuario debe asegurarse que los periodos que va a utilizar se encuentren en el estado En evaluacin, de lo contrario se mostrarn los periodos en cursiva y no podrn ser seleccionados, como por ejemplo:
Grado
Seccin
Viene a ser el grado al que pertenece la seccin que se va a ingresar notas. Es la seccin de los alumnos cuyas notas sern ingresadas:
Note que cuando se ha seleccionado una seccin se activa el botn de generar archivo Excel. Esto significa que este archivo se va a generar para la seccin que se ha OFIN -2010 Pgina 104 de 158
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elegido hasta este momento. Ms adelante en este acpite abordaremos la generacin de este archivo: rea El usuario seleccionar el rea que va a ingresar las notas existentes.
Luego de seleccionar se activa el botn de registro resmen: Despus de seleccionar los datos pulsar la opcin Registro Resumen, mostrara la siguiente ventana.
Datos generales
Esta leyenda corresponde a los criterios de calificacin
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En el caso que algn estudiante fue trasladado el registro de dicho estudiante estar de color amarillo y en el caso que es el estudiante fue retirado, la lnea correspondiente a dicho estudiante estar de color anaranjado, tal como se muestra en la siguiente ventana. En ambos caso no se podr realizar el registro de las notas.
Naranja: Retirado
Amarillo: Trasladado
Para registrar notas se procede de la siguiente manera: Al presionar el botn Modificar, se activan los campos de las notas y se muestran el botones Guardar y Cancelar. El usuario ya puede ir ingresando las notas:
Cualquier ingreso incongruente, se marca inmediatamente con un asterisco. En este caso, se ha definido que para tipos de notas vigesimales, esta nota no esta permitida.
Note que la nota final por rea no es editable. Esta nota se calcula al final, cuando se guarda el ingreso para esta seccin.
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Algunas consideraciones para el ingreso de notas: En el momento que se est ingresando las notas si usted por ejemplo ingreso 9 y no 09; es decir que falto poner el 0 en el momento de guardar la notas automticamente se guardara como 09. En el caso que al ingresar las notas sean los literales A, AD sern de color azul y B, C sern de color rojo. El cono permite borrar lo registrado para un criterio de evaluacin determinado.
Si se presionar el botn Grabar y no se han corregido las inconsistencias, la aplicacin vuelve a validar antes de grabar y muestra el mensaje correspondiente, por ejemplo:
Finalmente, se realiza la grabacin:
Note que al grabar, se calculan las notas finales. Cuando se tratan de notas literales, la nota final se corresponde con la nota del ltimo criterio de evaluacin.
a.
Cierre del registro de notas OFIN -2010 Pgina 107 de 158
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Como mecanismo de seguridad, el usuario puede dar por finalizado el registro de los mismos e indicar que no se permita modificar las notas ingresadas. Esto se hace con el botn de Cerrar registro. Cuando el usuario presiona este botn recibe la siguiente advertencia:
Si el usuario confirma, entonces se desactivan los botones de modificacin.
Note que ambos botones se bloquean. El usuario no podr modificar las notas a menos que sea liberado por un usuario de tipo administrador que tenga los suficientes privilegios.
b.
Generacin de archivo Excel para carga de notas Como se mencion anteriormente, el sistema puede generar un Archivo en formato Excel donde se generar un archivo que permita hacer la carga de notas.
Pulse la opcin Generar Archivo Excel
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Despus de pulsa la opcin Generar archivo Excel mostrara la siguiente ventana, donde primero tendr que pulsar el botn guardar para que despus pueda abrir el archivo donde podr ingresar las notas en el archivo de Excel, este ingreso se realiza de la misma forma como vimos en el 5.16 Registro de Notas por Docente
5.16 REGISTRO DE NOTAS POR DOCENTE

Esta opcin permite al docente ingresar las notas solo de las reas que le fueron asignadas.
Para acceder al Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE versin 2.0, debe escribir la siguiente URL (direccin web) en su navegador o browser de Internet: http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2/
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Direccin Web
Para acceder al sistema se requiere tener un usuario y clave.
La siguiente ventana muestra dos opciones donde el docente podr ingresar las notas de las reas que le fueron asignadas.
Datos del docente
Elegir una de las opciones
1. Registro de notas por docente El docente podr registra las notas solo de las reas que le fueron asignadas, podr realizar el registro de forma directa al sistema o generar un archivo Excel.
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Elegir el grado Elegir el diseo curricular
Numero de reas asignadas al docente
Generar archivos Excel para el registro de notas
Para realizar el registro de notas en forma directa al sistema primero pulse la opcin de Num Areas Asignadas, abrir la siguiente ventana donde muestra todas las reas correspondientes a un determinado grado.
Lista de reas que el docente tiene a su cargo
Cuando pulse la opcin de Evaluado mostrara la siguiente ventana donde se podr registrar las notas de una determinada rea por periodo.
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Datos generales
Opcin para que no se pueda realizar modificaciones
Descripcin de los criterios Opcin para eliminar las notas
Pulse modificar para que pueda realizar el registro de las notas como se muestra en la siguiente ventana.
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Pulse grabar para que guarde las notas ingresadas
Al ingresar las notas que son menores a 10 sern en color rojo
Al ingresar las notas que son mayores a 10 sern en azul
Despus de pulsar Grabar automticamente generar la nota final para cada registro como se muestra en la siguiente ventana.
Notas Finales
Elimina todas las notas por asignatura
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En el caso que vaya realizar alguna modificacin pulse la opcin Modificar. Cuando el usuario este seguro que ha ingresado las notas correctamente debe pulsar la opcin Cerrar Registro, esta opcin bloquea las notas para que no puedan ser modificas. GENERAR ARCHIVO EXCEL Para generar el archivo Excel para el registro de notas pulse el icono
Generar archivo Excel
Cuando pulse la opcin Generar archivo de Excel mostrara la siguiente ventana en la cual se tiene que elegir el periodo
Despus de elegir el periodo pulse Generar
Despus de pulsar Generar abrir la siguiente ventana donde se generara el archivo Excel como se muestra en la siguiente ventana y luego pulse abrir.
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Despus de pulsar Abrir mostrara la siguiente ventana en Excel donde el docente podr ingresar las notas por asignatura.
Recomendaciones para correcto registro de notas
el
Cada pestaa es un rea
Cada pestaa tiene el identificador del Estudiante, el cdigo del estudiante, nombre del estudiante as como los criterios de evaluacin.
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Criterios de evaluacin
Despus de realizar el registro de notas debe guardar el archivo.
5.19 SUBIR NOTAS DESDE EXCEL

Esta opcin permite importar la informacin de las notas de cada estudiante desde una hoja de clculo previamente descargada desde el sistema. En la siguiente ventana se busca el archivo que se va importar, pulsando la opcin de examinar abrir la ventana en donde podemos buscar el archivo de Excel, al encontrarlo pulsamos el botn abrir. Busque el archivo de excel
Pulse Abrir
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Despus de pulsar abrir se mostrara la siguiente ventana donde muestra el informe de carga
Informe de Carga
Pulse Cargar Notas Pi
Despus de pulsar cargar notas le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra la informacin de las notas que se han registrado.
Mostrara este mensaje si hay inconsistencias en el ingreso de notas
Informe de Inconsistencias
Ingrese las notas directamente
En el caso que ingresaron las notas errneamente como por ejemplo el rea de comportamiento solo acepta notas literales e ingreso numerales, pulse la pestaa Informe de Inconsistencia donde le mostrara la siguiente ventana donde se encuentra el detalle de todas las inconsistencias.
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Relacin de inconsistencias
Entre las inconsistencias ms frecuentes que el sistema va a validar se encuentran: Que la nota se encuentra en el formato correcto Que el cdigo modular del estudiante pertenezca a la seccin Que el criterio de evaluacin no haya sido modificado Usted puede corregir directamente las notas y posteriormente pulsar el botn grabar o puede pulsar primero el botn grabar y despus corregir las notas desde el sistema en ambos caso mostrara la siguiente ventana
En el caso que quiera realizar una nueva carga de un archivo Excel pulse la opcin de Nueva Carga.
Opcin realizar carga
para nueva
5.20 REGISTRO NOTAS DE REAS A C ARGO

Esta opcin permite el registro de notas de los estudiantes que tienen reas a cargo. Recuerde que estas notas fueron registradas en la matrcula del estudiante. En la siguiente ventana se muestra el registro del rea a cargo en la matrcula del estudiante:
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En primera instancia se debe elegir la seccin que se desea ingresar las notas de reas a cargo.
Pulse Modificar para habilitar los campos de fecha y nota
Despus de ingresar la Informacin pulse el botn grabar.
5.21 SUBIR NOTAS DESDE EXCEL POR DOCENTE

Esta opcin permite importar las notas de las reas que le fueron asignadas al docente desde una hoja de clculo previamente descargada desde el sistema. Para acceder al Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE versin 2.0, debe escribir la siguiente URL (direccin web) en su navegador o browser de Internet:
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http://sistemas06.minedu.gob.pe/siagie2/
Direccin Web
Para acceder al sistema se requiere tener un usuario y clave.
La siguiente ventana muestra la opcin para subir las notas des de un archivo excel.
Datos del docente
Opcin subir notas desde excel
Despus de pulsar la opcin subir notas desde Excel por docente mostrara la siguiente ventana donde podr buscar el archivo Excel para que lo pueda subir al sistema. El procedimiento es el mismo que vimos en el punto 5.19 subir notas desde Excel.
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5.22 REGISTRO DE APRECIACIONES DE DOCENTES

Esta opcin permite registrar las apreciaciones de los docentes, para lo cual se tiene que elegir el grado y seccin.
Despus de seleccionar el grado y seccin mostrara la siguiente ventana donde est la lista de estudiantes.
Opcin para registrar las apreciaciones
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Despus de pulsar el icono de Registra apreciaciones nos mostrara la siguiente ventana donde se podr registrar las apreciaciones por cada periodo.
Pulse modificar para que pueda ingresar la informacin como se muestra en la siguiente ventana
Ingrese apreciaciones estudiante
las del
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Despus de ingresar la informacin pulse el botn grabar, en el caso que quiera seguir ingresando informacin en los siguientes periodos pulse sobre cada uno de ellos y se habilitar el campo para que pueda ingresar la informacin.
Las apreciaciones del docente se reflejan en la libreta de cada Estudiante como se muestran en la siguiente ventana.
Apreciaciones del Docente
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5.23 PROCESAR NOTAS

Esta opcin permite realizar el clculo de las notas de los estudiantes durante el ao acadmico en curso. Este proceso tiene las siguientes caractersticas: Se ejecuta centralizadamente. Es decir desde la estacin del usuario, se emite la orden de ejecucin del proceso y un servidor central realiza el clculo y la actualizacin de los datos. Es asncrono. Significa que el usuario puede seguir ejecutando otras operaciones mientras que el servidor va realizando el clculo correspondiente.
Po estas dos razones existe el botn de refrescar tablero mediante el cual el usuario puede actualizar la informacin que se muestra en la pagina una vez que sea emitido una orden de procesamiento de notas. Al ingresa a esta opcin se muestra una ventana similar a la siguiente
Porcentaje de avance
Esta ventana se divide en 4 columnas para cada uno de los periodos del ao acadmico a) La primera columna se refiere al estado del periodo. En esta columna los estados posibles son: Sin evaluar: Cuando no se ha evaluado el periodo. En evaluacin: Cuando se est evaluando el periodo. Evaluado: Cuando el periodo ya se encuentra evaluado. b) La segunda columna se refiere al proceso de clculo de notas que consiste en obtener la nota final de cada estudiante en el periodo seleccionado.
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Al culminar un proceso el clculo de notas el sistema emite un informe que es similar que se muestra en la ventana siguiente
Informe de Proceso de Clculo de Notas
Enlace Informe de Proceso Clculo de Notas.
Datos de la fecha, hora y usuario que ejecuto el proceso
Datos de la secuencia de proceso seguida (grados, secciones, nmero de estudiantes)
c) La tercera columna es Proceso de notas finales se refiere a los procesos previos y solo se activa para el ltimo periodo del ao acadmico en curso. Este proceso consiste en actualizar la situacin del estudiante una vez terminada la fase correspondiente aplicando las reglas de promocin y repitencia que han sido definidas previamente. El sistema aplica las reglas de promocin de repitencia estudiante por estudiante. Las reglas de promocin y repitencia se definen centralizadamente.
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Proceso Clculo de Notas por asignaturas, realiza el clculo de notas
Proceso Generar Libretas, genera las libretas de notas en el sistema.
Al pulsar Notas Finales nos muestra la siguiente pantalla
Despus de pulsar Aceptar se realizara el proceso de notas como se muestra en la siguiente ventana, el proceso abra terminado cuando llegue al 100%
Porcentaje de avance
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d) La cuarta columna se refiere a la generacin de libretas de los estudiantes. Este proceso consiste en la generacin interna de un archivo PDF conteniendo la informacin impresa en la libreta correspondiente al periodo en curso este archivo PDF puede ser consultado en cualquier momento por el familiar o docente. Al finalizar este proceso el sistema tambin muestra un informe similar al siguiente:
Pulse el icono de impresora y abrir la siguiente ventana
Cuando se pulsa el icono de la impresora aparece la siguiente ventana en donde puedes seleccionar el grado y seccin para que genere el reporte del consolidado de evaluaciones, seleccione el orden de la lista de estudiantes que puede ser por Numero de Orden o por merito.
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Seleccione el grado Seleccione la seccin
Pulse mostrar reporte y le mostrara la siguiente ventana Despus de pulsar la opcin Mostrar Reporte mostrara la siguiente ventana en donde muestra el consolidado de evaluaciones.
reas y criterios de evaluacin
5.24 PROCESO DISGREGADO DE NOTAS

En opcin permite procesar las notas de forma especfica a un grado, una seccin, o hasta a un estudiante en particular. Se debe tener presente que el sistema en esta opcin estar validando que solo un proceso por IE se est ejecutando. En caso que diferentes usuarios procesen informacin el sistema va a emitir el mensaje correspondiente, permitiendo solo un procesamiento. Este proceso se encarga secuencialmente de obtener las notas finales, generar las estadsticas de la seccin y generar las libretas de calificaciones. La pantalla de registro es como sigue:
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Sector de seleccin.
Sector de seleccin de estudiantes para procesar
Sector de procesamiento
Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Diseo Curricular Fase Perodo Escoger el diseo curricular Escoger un periodo
Lista de los procesos que fueron ejecutados anteriormente Muestra el estado en que se encuentra el registro
Criterio Seleccin
de Escoger una opcin para procesar las notas
Primer Criterio de Seleccin: Grados El primer criterio es por Grados, para lo cual se tiene que seleccionar la opcin Por grados, este criterio solo va procesar las notas de los grados q vayamos a seleccionar Despus de seleccionar la opcin Por grados podemos observar todos los grados del ao acadmico en el sector de seleccin. Posteriormente seleccione los grados de los cuales va generar las notas como se muestra en la siguiente ventana.
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Despus de seleccionar los grados pulse la opcin Procesar Notas, esta opcin se va encargar de procesar las notas solo de los grados que hemos seleccionado, se debe pulsar la opcin de Refrescar tablero para que actualice estado del proceso de las notas como se muestra en la siguiente ventana.
Pulse esta opcin para actualizar el % de avance
% de Avance
Seleccin los grados
Cuando el Estado llegue a %100 se habr completado el proceso de las notas Segundo Criterio de Seleccin: Secciones. Seleccin la opcin Por secciones y mostrar la lista de secciones como se puede observar en la siguiente ventana, seleccione las secciones de las cuales se quiere generar las notas.
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Seleccione las secciones
Despus de seleccionar las secciones pulse la opcin Procesar notas esta opcin se encargara de realizar el proceso de las notas solo de las secciones que fueron seleccionadas. Tercer Criterio de Seleccin: Estudiantes. Permite el proceso de notas y generacin de libretas por un grupo de estudiantes determinado.
Sector de bsqueda de estudiantes
Usted puede ubicar los estudiantes que desea procesar, por ejemplo:
Presione la tecla DEL para eliminar el estudiante de la lista.
Si el usuario debe ingresar ms de tres caracteres para buscar, sino se emitir este mensaje.
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Finalmente, es posible consultar el historial de los procesos disgregado que se hayan ejecutado.
Para ver un informe detallado del procesamiento, se puede acceder al link Ver Informe.
5.24 IMPRESIN DE LIBRETAS

Esta opcin permite imprimir las libretas de calificacin de los estudiantes para lo cual tiene 3 opciones de bsqueda: por grados, por secciones, por estudiante. Inicialmente, se solicita determinar el periodo que corresponden las libretas:
Cuando el periodo se muestra en letra cursiva, no se puede tener accesos. Consulte con el administrador del sistema en la IE
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En el proceso de clculo de notas se deber llegar hasta la Generacin de libretas
Este proceso debe ser completado para que se pueda tener acceso a seleccionar el periodo.
Regresando a la impresin de libretas, se indica el criterio de seleccin.
Seleccione uno de los 3 criterios y pulse Generar archivo de impresin
En el caso que haya elegido el criterio de seleccin la opcin Por Grados le mostrara la siguiente ventana:
Puede seleccionar un grado o varios y luego pulse la opcin Generar archivo de impresin
Tambin existe la opcin de seleccin Por secciones
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Puede seleccionar la seccin de un grado o varias secciones de diferentes grados y luego pulse Generar archivo de impresin
La ltima opcin de seleccin es Por estudiante
Ingresar los datos del estudiante y pulse buscar
Despus de Ingresar los datos del estudiante y pulsar buscar abrir la siguiente ventana en la cual aparece el registro del estudiante que estamos buscando
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Pulse sobre el registro y este se pasara a la parte izquierda como se muestra en la siguiente ventana
Para elegir alguno de los estudiantes basta con hacer clic, sobre alguno de ellos.
Puede pasar uno o varios registros y finalmente pulse Generar archivo de impresin
Finalmente es posible visualizar y posteriormente imprimir las libretas de calificaciones, presionando el botn de Generar archivo de impresin.
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5.25 NMINA DE M ATRCULA

Esta opcin permite ver las notas y la situacin final del estudiante al trmino de una fase de acuerdo a las reglas y sub reglas establecidas para la promocin y Repitencia.
Primero tiene que seleccionar el grado.
Seleccione la seccin
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Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opcin de seccin, tambin tenemos que elegir una de las opciones; automticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrcula, R.D institucional, Fecha de aprobacin como se muestra en la siguiente pantalla
Estos datos se pueden actualizar en el registro de la seccin Pulse el botn Generar Nmina
Despus pulse el botn Generar Nmina para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula la cual la puede imprimir. La imagen de la cara de adelante
La imagen de la cara posterior: OFIN -2010 Pgina 137 de 158
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5.26 ACTA CONSOLIDADA DE EVALUACIN

Esta opcin permite ver la situacin final del estudiante de acuerdo a las reglas y sub reglas establecidas para la promocin y repitencia, adicionalmente nos muestra la opcin para ver las notas finales del estudiante en el periodo.
Yc: mostrar el acta
5.27 PADRN DE APODERADOS

Esta opcin permite ver la relacin de los apoderados por seccin en la siguiente ventana podemos ver la lista de los apoderados fltrandolos por grado, diseo curricular, seccin, grupo.
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Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseo Curricular Grupo Seccin El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseo curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados
Despus de seleccionar todos los campos abrir la siguiente ventana en la cual muestra la relacin de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y seccin
5.28 HISTORIAL DE M ATRICULA
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Esta opcin permite ver todas las matriculas del estudiante desde primer grado de primaria, mostrara el nombre de la Institucin Educativa, el grado que curso en dicha Institucin Educativa y el ao, para esto debe saber los datos del estudiante para que pueda realizar la bsqueda.
Pulse el botn para que le muestre la ventana donde pueda buscar al estudiante
La siguiente ventana es la de bsqueda la cual puede realizar por Apellidos y Nombres o Cdigo
Despus de pulsar buscar aparecern los datos de estudiante
del Estudiante La siguiente ventana muestra los datos completos del estudiante, en la parte inferior muestra todas las matriculas del estudiante.
Datos personales del estudiante
Lista de matriculas del estudiante
6. ADMINISTRA RED
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6.1 M ANTENIMIENTO DE REDES

Esta opcin permite realizar el mantenimiento a las redes, una red contiene una o varias Instituciones Educativas cada grupo de red tiene una Institucin Educativa la cual es considerada como la principal y la que dar soporte a las dems Instituciones de su red.
Cuando pulse el botn Agregar abrir la siguiente ventana en la cual podr ingresar la informacin requerida.
Cdigo
El cdigo de automticamente
la
Red
ser
autogenerada
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Descripcin Num. Resolucin Fecha de creacin DRE UGEL Distrito Centro Poblado Observaciones
La descripcin de la red Numero de Resolucin de la creacin de la Red Fecha de Creacin de la Red que DRE corresponde la Red A que UGEL corresponde la Red Distrito donde se encuentra la Red El nombre del centro poblado que pertedece la Red Ingresar alguna observacin si es que la hubiera
Cuando pulse la opcin Num II.EE mostrara todas las I.E que pertenece a una red determinada
Para cambiar de Base, es decir si quiere que otra I.E sea la base pulse sobre esta opcin y se cambiara el estado
Base significa que esa I.E es la base de la red la que va monitorear toda la red
Muestra todo correspondiente determinada I.E
el a
personal una
Cuando pulse la opcin Num Recursos abrir la siguiente venta donde muestra los recurso que tiene la red, en la parte superior sale el nombre de la Red.
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6.2
M ANTENIMIENTO DE COORDINADORES
Esta opcin permite ingresar a los usuarios que sern coordinadores de las redes que sern encargados de administrar toda la red.
Pulse agregar
6.3 DOCUMENTO DE GESTIN
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6.4 RECURSO DE REDES
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6.5 ASIGNACIN DE RECURSOS
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7. SEGURIDAD
7.1 ASIGNACIN ACCESOS A F AMILIAR
Esta opcin permite asignar un usuario y una clave del sistema al familiar de un estudiante para que este pueda ingresar y de esta forma pueda ver informacin de notas y asistencia del estudiante a su cargo. Inicialmente, el usuario ingresa a la opcin y se muestra una ventana similar a la siguiente:
Al agregar un nuevo usuario se muestra la siguiente ventana:
En el caso que quiera realizar alguna modificacin pulse sobre el usuario.
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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son Cdigo de familiar El cdigo que identifica al familiar
Luego de la bsqueda se muestra la informacin actual del familiar. Apellidos y nombres Domicilio Centro de trabajo Telfono Email Cuenta Usuario Usuario login Se muestran los apellidos y nombres del familiar Se muestran el domicilio Se muestra el centro de trabajo del familiar. Se muestra el telfono del familiar Se muestra la cuenta de correo electrnico del familiar, Va indicar que est habilitado para ingresar al sistema Usuario con el cual va ingresar al sistema
Para la bsqueda de un familiar puede ingresar los apellidos y nombres o el DNI del familiar y despus pulse el botn Buscar
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Ingrese la informacin requerida y pulse buscar
Doble clic seleccionar familiar
para al
Despus de pulsar sobre el registro regresar a la ventana anterior donde se puede observar los datos del familiar, pulse el botn modificar para seleccionar los estudiantes asociados al familiar en la IE correspondiente.
Pulse el botn modificar para que pueda realizar las modificaciones correspondientes
Luego, se podr marcar a los estudiantes que el familiar desea obtener informacin:
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Despus de pulsar modificar se va habilitar para que pueda seleccionar
Despus de darle grabar abrir la siguiente ventana donde indica que la informacin se grab correctamente. Tambin muestra el usuario y la clave del familiar (usuario y clave sern el DNI del familiar) con los cuales podr ingresar al sistema.
Despus pulse aceptar y mostrar la siguiente ventana.
Para consultar (o modificar) el usuario y sus asignaciones, se podr acceder mediante el enlace correspondiente.
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En el caso que el usuario sea familiar de otro estudiante en otra I.E el sistema asociara directamente al estudiante sin la necesidad de asignarle usuario, clave como se muestra en la siguiente ventana.
Seleccionar al estudiante y pulse grabar
Cuando el usuario ingrese al sistema con su usuario y clave observara una ventana en la cual muestra la informacin correspondiente de los estudiantes a los cuales est asociado.
7.2 ADMINISTRAR ROLES

Este mantenimiento sirve para administrar los roles de los usuarios de una determinada Institucin Educativa, podr darle privilegios al usuario de acuerdo a su rol.
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En el caso que quiera realizar alguna modificacin pulse sobre el cdigo.
En el caso que quiera eliminar un rol pulse sobre la X
Al pulsar la opcin de usuarios abrir la ventana donde se encuentra la lista de usuarios de un determinado Rol
Al pulsar la opcin de actualizar Privilegios abrir la ventana donde mostrara la lista de privilegios las cuales podr modificar de cuerdo al requerimiento
Al pulsar agregar se abrir la siguiente ventana ingrese la informacin solicitada y pulse el botn grabar.
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Id Rol El cdigo el cual va identificar al Rol Descripcin La descripcin del Rol Al pulsar en la opcin de usuarios abre la siguiente ventana donde aparecen la relacin de usuarios de un determinado rol
Al pulsar la opcin de privilegio abrir la siguiente ventana en donde puede escoger los privilegios del usuario con respecto al rol que tenga despus de seleccionar los privilegios pulse guardar.
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El icono de la lupa tiene el privilegio solo de ver no se puede realizar ningn tipo de mantenimiento
Seleccione el privilegio que tendr el usuario de la I.E
El icono de lpiz tiene el privilegio de realizar mantenimiento
7.3 M ANTENIMIENTO DE USUARIOS

Esta opcin permite administrar a los usuarios de la I.E en donde se le asigna a un personal de la I.E un usuario y una clave para que pueda ingresar al sistema, as mismo se le asigna un rol determinado el cual tendr privilegios
En el caso que quiera realizar alguna modificacin pulse sobre el usuario. En el caso que quiera eliminar el registro pulse sobre la X
Al pulsar la opcin de agregar abre la siguiente ventana
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Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Personal I.E asociado Login Usuario Contrasea Confirmar contrasea Correo Electronico Cambiar password 1era vez Seleccione el personal que esta asociado a la I.E Ingrese el login del usuario con el cual tendr acceso al sistema Ingrese la contrasea para que ingrese al sistema Ingrese nuevamente la contrasea Ingrese el correo electronic del usuario SI: En el momento que ingrese el usuario podra cambiar del password NO: El usuario podr entrar al sistema directamente Escoja el rol correspondiente al usuario
Rols
GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES 1.- Cmo hago para desactivar el bloqueo de ventanas emergentes en el navegador de internet? Al hacer uso del SIAGIE versin 2.0 a travs de un navegador de internet (por ejemplo Internet Explorer), en algunos casos el navegador no nos permite visualizar las ventanas emergentes que el sistema utiliza de manera concurrente para gestionar las opciones del sistema.
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Mensaje Bloqueo
de
En estos casos es necesario desactivar este bloqueo para lo cual seguimos la secuencia que se muestra a continuacin pulsando el botn derecho de su mouse sobre el Mensaje de Bloqueo, lo cual muestra las opciones de configuracin, debiendo desactivar el bloqueo existente tal como se muestra en la imagen.
Mensaje Bloqueo
de
Pulsar con el botn derecho del mouse sobre el mensaje y desactive la opcin de bloqueo.
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En caso usted utilice el navegador Mozilla Firefox, la secuencia para desbloquear ventanas emergentes es similar a las de Internet Explorer.
Mensaje Bloqueo
de
En este caso es necesario desactivar este bloqueo para lo cual pulsamos el botn Opciones, lo que desplegar un men y en el elegiremos Permitir ventana emergente para., lo cual dejar sin efecto el bloqueo tal como se muestra en la imagen.
Mensaje Bloqueo
de
Pulsar el botn Opciones y seleccionamos el mensaje Permitir ventana emergente.
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2.- Cmo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el men principal
utilizando el navegador de Internet?

Cuando accedemos a las opciones del Men Principal, por lo general el sistema nos apertura una nueva ventana de internet por cada opcin de men elegida, ello con la intencin de independizar y hacer ms flexible el ingreso de datos y la configuracin de cada opcin de mantenimiento del sistema.
Ventanas de internet por cada opcin del men
Para aquellos usuarios que trabajen con el navegador de pginas web: Internet Explorer 7 (versin 7 superior) o aquellos usuarios que utilicen Mozilla Firefox, tienen la posibilidad de organizar las ventanas de trabajo del sistema por medio de solapas integradas en el mismo navegador de pginas web, de modo que la gestin del sistema se realice utilizando una sola ventana de internet.
(1) Pulse el botn derecho del mouse sobre la opcin del men.
(2) Del men contextual seleccione la opcin Abrir en una nueva pestaa
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Al organizar las ventanas de esta manera, la gestin de las mismas se realiza en una sola ventana y por medio de solapas o pestaas que proporcioan el navegador de internet.
Opciones del Men Principal
Ventanas de internet organizadas en solapas pestaas.
3.- SI LA VENTANA PRINCIPAL DEL SISTEMA LE APARECE CON OPCIONES SOBRE PUESTAS Si las opciones estan sobre puestas como se muestra en la siguiente ventana, esto se debe a la incopatibilidad del explorador
Opciones sobre puestas
Para solucionar la incompatibilidad lo nico que tiene que hacer en lo siguiente:
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Pulse la opcin de Vista de compatibilidad
Despus de pulsar la opcin de Vista de compatibilidad mostrara la ventana arreglada donde ya no estn sobre puestas las opciones
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OFICINA DE INFORMTICA - OFIN

Sistema de Informacin de Apoyo a la Gestin de la Institucin Educativa SIAGIE v.2.0.1

Autor(es): YC : Yajaira Canal LA : Liz Alvarez

Revisores: HZ : Hugo Zumaeta

1. OBJETIVO DEL SISTEMA

2. ALCANCE DEL SISTEMA

3. DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA

3.1 ADMINISTRACIN DEL SISTEMA

3.3 ADMINISTRAR PERSONAL

3.5 ADMINISTRAR RED

Ingrese a la opcin Intranet

Ingrese SIAGIE 2.0

4. MDULO ADMINISTRAR PERSONAL

Eliminar registro Bsqueda por filtros

Modificar datos del personal Registrar nuevo personal

Seleccione criterio bsqueda

Calendario para elegir la fecha

Seleccione el ao escolar en curso

Seleccione los aos acadmicos y luego pulse el botn agregar

Pulse busca personal

3. Pulse sobre el registro el cual abrir la siguiente imagen

Muestra todos los datos de la persona que estaba buscando

Agrega un nuevo documento

Editar Eliminar Agrega documento

Cargo del personal dentro de la institucin educativa:

Tipo de contrato del personal.

4.2 PERSONAL POR IE

Marcar la casilla para agregar a la IE. y luego pulse grabar

Finalmente si lo que sabe es|el DNI ingrselo y pulse buscar.

Botn para eliminar la asociacin del docente a la IE en el ao acadmico en curso.

Al agregar reas se muestra la siguiente ventana.

El registro puede quedar de la siguiente manera:

Hora Desde Hasta

4.3 REGISTRO ASISTENCIA PERSONAL IE

Listado de registro de asistencia por mes

Pulse seleccionar para ingresar la asistencia

Leyenda: Descripcin de los estados

Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado

Al presionar el botn Grabar, se tienen se presenta el siguiente mensaje:

Por ejemplo: Se incluye sbado como da laborable.

Como puede notar, el da sbado se activa para poder registra la asistencia.

Despus de pulsar la opcin de Imprimir le mostrara la siguiente ventana:

5. MEN ADMINISTRAR INSTITUCIN EDUCATICA

Datos de la IE extrados del padrn de ESCALE.

Buscar personal en Sistema nico de Planillas

Bsqueda de personal en la base del sistema

Ingrese la duracin de la hora acadmica y de la hora libre

Muestra la ventana de dialogo Carga imagen al sistema

Elija una imagen del ordenador o PC

Pulse el botn Abrir para copiar la ruta de la imagen

Enlace modificar Ao Acadmico

Enlace Modificar Fase

ESTADO Activo Inactivo

Al marcar la casilla se establece la asistencia a la fase

Los datos que se registran en este mantenimiento son:

Fase Fecha Desde Fecha Hasta

Estado Permite Asistencia

5.4 PERODOS DE EVALUACIN

Fecha Inicio Fecha Fin

Estado de la etapa de evaluacin

Finalmente, queda la siguiente ventana.

Elimina el registro Enlace Modifica Perodo Evaluacin

5.5 FECHAS ESPECIALES IE