CUPRINS

INTRODUCERE CAPITOLUL I : ASPECTE TEORETICE ASUPRA MIJLOACELOR FIXE I A SISTEMELOR INFORMATICE 3 4

1.1 ORGANIZAREA CONTABILITI MIJLOACELOR FIXE I A AMORTIZRILOR DIN CARDUL UNEI NTREPRINDERI 4 1.1.1 Definirea cadrului conceptual si juridic 4 1.2 IMPLICAII TEHNOLOGIEI INFORMAIEI N EVIDENA I MANAGEMENTUL MIJLOACELOR FIXE 16 1.2.1 Sistemul informaional - component a sistemului de management 16 1.2.2 Sistemul informatic 17 1.2.3 Relaia dintre sistemul informatic i sistemul informaional 19 1.2.4 Influena sistemului informatic i informaional n organizarea eficient a activitii organizaiei 20 CAPITOLUL II : MICROSOFT ACCESS 2007 2.1 MEDIUL DE PROGRAMARE MICROSOFT ACCESS 2.1.1 Prezentare general 2.1.2 Caracteristici CAPITOLUL III: STUDIUL DE CAZ: PROIECTAREA I REALIZAREA SISTEMULUI INFORMATIC DE EVIDEN A MIJLOACELOR FIXE I CALCULUL AMORTIZRII 3.1 PREZENTAREA SOCIETATII RAVINEXPRES SRL 3.2 PARTICULARITILE SISTEMULUI INFORMATIC 3.2.1 Baza de date 3.2.2 Hardware-ul 3.2.3 Software-ul 3.2.4 Utilizatorii 3.3 PREZENTAREA APLICAIEI 3.3.1 Utilizare i explicaii CONCLUZII I PROPUNERI BIBLIOGRAFIE ANEXE ANEXA 1. RESTRICII DE INTEGRITATE ANEXA 2.MODELUL CONCEPTUAL DE DATE ANEXA 3. MODELUL CONCEPTUAL DE PRELUCRARE ETAPA 1. Intrarea Mijlocului Fix ETAPA 2. Transferul MF. ETAPA 3. Ieirea Mijlocului Fix ANEXA 4. MODELUL LOGIC DE DATE (MLD) 21 21 21 22 23 23 23 24 24 26 27 27 28 43 45 47 47 49 51 51 52 53 54

INTRODUCERE
Ultimele dou decenii au fost marcate de evoluia continu a tehnologiei informaiei, care a schimbat semnificativ modul n care organizaiile ii desfsoar activitatea. Creterea puternic a fluxului informaional n toate domeniile de activitate, existena unui volum de date tot mai mare, nevoia de prelucrare a acestuia i nevoia de comunicare ct mai rapid i eficient au determinat apariia sistemelor informatice. Aceste sisteme informatice au drept scop stocarea, prelucrarea i generarea informaiilor necesare pentru luarea deciziilor. Astfel, informaia a putut fi prelucrat mai repede i mult mai uor, rezultatul fiind concis i relevant. Treptat sistemul informatic a devenit din ce n ce mai important, performana unei organizaii depinznd foarte mult de calitatea sistemului informaional i informatic. Pe parcursul acestei lucrri voi evidenia avantajele de care beneficiaz orice organizaie n urma utilizrii unui sistem informatic. Astfel, am realizat o aplicaie de gestiune a mijloacelor fixe deinute de o entitate economic care permite i calculul amortizrii. Prima parte a acestei lucrri este dedicat noiunilor teoretice aferente conceptelor fundamentale utilizate pentru evidena mijloacelor fixe, calculul amortizrii, evaluare i reevaluare, cedare i casare; precum i principalelor elemente specifice sistemului informaional i sistemului informatic. Cea de a doua parte a lucrrii conine prezentarea unei aplicaii de eviden a mijloacelor fixe care are drept scop implementarea tuturor elementelor teoretice prezentate anterior. Utilizarea unei astfel de aplicaii optimizeaz modul de gestionare a activelor imobilizate din cadrul entitii, deoarece doar pe baza unor date primare utilizatorul poate genera numeroase formulare i raporte ce prezint o imagine de ansamblu a situaiei mijloacelor fixe din cadrul firmei. Principalul obiectiv al acestei lucrri este de a prezenta ct de important este locul pe care l ocup sistemul informatic n cadrul organizaiei. Avantajele produse de utilizarea acestuia sunt nenumarate iar prezena lor este esenial, pentru ca firma s poat activa pe o piaa cu o concuren ridicat.

CAPITOLUL I : ASPECTE TEORETICE ASUPRA MIJLOACELOR FIXE I A SISTEMELOR INFORMATICE

1.1 ORGANIZAREA CONTABILITI MIJLOACELOR FIXE I A AMORTIZRILOR DIN CARDUL UNEI NTREPRINDERI

1.1.1 Definirea cadrului conceptual si juridic 1.1.1.1 Mijloacele fixe. Criterii de recunoatere i clasificare. Conform cadrului juridic actual mijloacele fixe sunt recunoscute i clasificate conform codului fiscal i a catalogului privind clasificarea i durata normal de funcionarea a mijloacelor fixe. n codul fiscal la Titul II : Impozitul de Profit, Cap.II: Calcului impozitului pe profit, Art.241 avem urmtoare criterii de recunoatere a mijlocului fix: Mijlocul fix amortizabil este orice imobilizare corporal care ndeplinete cumulativ urmtoarele condiii: este deinut i utilizat n producia, livrarea de bunuri sau n prestarea de servicii, pentru a fi nchiriat terilor sau n scopuri administrative; are o valoare fiscal mai mare dect limita stabilit prin hotrre a Guvernului, la data intrrii n patrimoniul contribuabilului; are o durat normal de utilizare mai mare de un an. Pentru imobilizrile corporale care sunt folosite n loturi, seturi sau care formeaz un singur corp, lot sau set, la determinarea amortizrii se are n vedere valoarea ntregului corp, lot sau set. Pentru componentele care intr n structura unui activ corporal, a cror durat normal de utilizare difer de cea a activului rezultat, amortizarea se determin pentru fiecare component n parte. Sunt, de asemenea, considerate mijloace fixe amortizabile: investiiile efectuate la mijloacele fixe care fac obiectul unor contracte de nchiriere, concesiune, locaie de gestiune sau altele asemenea; mijloacele fixe puse n funciune parial, pentru care nu s-au ntocmit formele de nregistrare ca imobilizare corporal; acestea se cuprind n grupele n care urmeaz a se nregistra, la valoarea rezultat prin nsumarea cheltuielilor efective ocazionate de realizarea lor;

Monitorul Oficial

investiiile efectuate la mijloacele fixe existente, sub forma cheltuielilor ulterioare realizate n scopul mbuntirii parametrilor tehnici iniiali i care conduc la obinerea de beneficii economice viitoare, prin majorarea valorii mijlocului fix; investiiile efectuate din surse proprii, concretizate n bunuri noi, de natura celor aparinnd domeniului public, precum i n dezvoltri i modernizri ale bunurilor aflate n proprietate public; amenajrile de terenuri. Conform normelor contabile mijloacele fixe sunt din cadrul imobilizarilor corporale cu excepia terenurilor; tratamentul contabil pentru aceste active este reglementat de standardul IAS 162. Imobilizrile corporale sunt acele elemente tangibile care : sunt deinute pentru a fi utilizate n producia de bunuri sau prestarea de servicii, pentru a fi nchiriate terilor sau pentru a fi folosite in scopuri administrative; este preconizat a fi utilizate pe parcursul mai multor perioade; costul activului poate fi masurat in mod credibil; 1.1.1.2Amortizarea. A.Conform Codului Fiscal n codul fiscal la Titul II : Impozitul de Profit, Cap.II: Calcului impozitului pe profit, Art.24 avem urmatoare criterii conform carora se poare amortiza un mijloc fix. Regimul de amortizare pentru un mijloc fix amortizabil se determin conform urmtoarelor reguli: n cazul construciilor, se aplic metoda de amortizare liniar; n cazul echipamentelor tehnologice, respectiv al mainilor, uneltelor i instalaiilor, precum i pentru computere i echipamente periferice ale acestora, contribuabilul poate opta pentru metoda de amortizare liniar, degresiv sau accelerat; n cazul oricrui alt mijloc fix amortizabil, contribuabilul poate opta pentru metoda de amortizare liniar sau degresiv. n cazul metodei de amortizare liniar, amortizarea se stabilete prin aplicarea cotei de amortizare liniar la valoarea fiscal de la data intrrii n patrimoniul contribuabilului a mijlocului fix amortizabil. n cazul metodei de amortizare degresiv, amortizarea se calculeaz prin multiplicarea cotelor de amortizare liniar cu unul dintre coeficienii urmtori: 1,5, dac durata normal de utilizare a mijlocului fix amortizabil este ntre 2 i 5 ani; 2,0, dac durata normal de utilizare a mijlocului fix amortizabil este ntre 5 i 10 ani; 2,5, dac durata normal de utilizare a mijlocului fix amortizabil este mai mare de 10 ani.
2

Standardelor Internaionale de Raportare Financiar IFRS, Ed.a II a, Editura CECCAR, Bucureti, 2006.

n cazul metodei de amortizare accelerat, amortizarea se calculeaz dup cum urmeaz: pentru primul an de utilizare, amortizarea nu poate depi 50% din valoarea fiscal de la data intrrii n patrimoniul contribuabilului a mijlocului fix; pentru urmtorii ani de utilizare, amortizarea se calculeaz prin raportarea valorii rmase de amortizare a mijlocului fix la durata normal de utilizare rmas a acestuia. Amortizarea fiscal se calculeaz dup cum urmeaz: ncepnd cu luna urmtoare celei n care mijlocul fix amortizabil se pune n funciune; pentru cheltuielile cu investiiile efectuate din surse proprii la mijloacele fixe din domeniul public, pe durata normal de utilizare, pe durata normal de utilizare rmas sau pe perioada contractului de concesionare sau nchiriere, dup caz; pentru cheltuielile cu investiiile efectuate la mijloacele fixe concesionate, nchiriate sau luate n locaie de gestiune de cel care a efectuat investiia, pe perioada contractului sau pe durata normal de utilizare, dup caz; pentru cheltuielile cu investiiile efectuate pentru amenajarea terenurilor, liniar, pe o perioad de 10 ani; mijloacele de transport pot fi amortizate i n funcie de numrul de kilometri sau numrul de ore de funcionare prevzut n crile tehnice, pentru cele achiziionate dup data de 1 ianuarie 2004; pentru locuinele de serviciu, amortizarea este deductibil fiscal pn la nivelul corespunztor suprafeei construite prevzute de legea locuinei; numai pentru autoturismele folosite n condiiile prevzute la art. 21 alin. (3) lit. n).3 (cheltuielile de funcionare, ntreinere i reparaii, exclusiv cele privind combustibilul, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu funcii de conducere i de administrare ale persoanei juridice, deductibile limitat la cel mult un singur autoturism aferent fiecrei persoane cu astfel de atribuii.) Contribuabilii care au investit n mijloace fixe amortizabile sau n brevete de invenie amortizabile i care au dedus cheltuieli de amortizare reprezentnd 20% din valoarea de intrare a acestora conform prevederilor legale, la data punerii n funciune a mijlocului fix sau a brevetului de invenie, pn la data de 30 aprilie 2005 inclusiv, au obligaia s pstreze n patrimoniu aceste mijloace fixe amortizabile cel puin o perioad egal cu jumtate din durata lor normal de utilizare. n cazul n care nu sunt respectate prevederile prezentului alineat, impozitul pe profit se recalculeaz i se stabilesc dobnzi i penaliti de ntrziere de la data aplicrii facilitii respective, potrivit legii. Pentru investiiile realizate n parcurile industriale pn la data de 31 decembrie 2006 se acord o deducere suplimentar din profitul impozabil, n cot de 20% din valoarea investiiilor n construcii sau a reabilitrilor de construcii, infrastructur intern i de conexiune la reeaua public de utiliti, innd seama de prevederile legale n vigoare privind clasificarea i duratele normate de utilizare a mijloacelor fixe amortizabile.

Codul Fiscal

Pentru mijloacele fixe amortizabile, deducerile de amortizare se determin fr a lua n calcul amortizarea contabil. Ctigurile sau pierderile rezultate din vnzarea ori din scoaterea din funciune a acestor mijloace fixe se calculeaz pe baza valorii fiscale a acestora, diminuat cu amortizarea fiscal. Pentru mijloacele fixe cu valoarea contabil evideniat n sold la data de 31 decembrie 2003, amortizarea se calculeaz n baza valorii rmase neamortizat, pe durata normal de utilizare rmas, folosindu-se metodele de amortizare aplicate pn la aceast dat. Contribuabilii care investesc n mijloace fixe destinate prevenirii accidentelor de munc i bolilor profesionale, precum i nfiinrii i funcionrii cabinetelor medicale, pot deduce integral valoarea acestora la calculul profitului impozabil la data punerii n funciune sau pot recupera aceste cheltuieli prin deduceri de amortizare. n cazul unei imobilizri corporale care la data intrrii n patrimoniu are o valoare fiscal mai mic dect limita stabilit prin hotrre a Guvernului, contribuabilul poate opta pentru deducerea cheltuielilor aferente imobilizrii sau pentru recuperarea acestor cheltuieli prin deduceri de amortizare. Cheltuielile aferente achiziionrii sau producerii de containere sau ambalaje, care circul ntre contribuabil i clieni, se recupereaz prin deduceri de amortizare, prin metoda liniar, pe durata normal de utilizare stabilit de contribuabilul care i menine dreptul de proprietate asupra containerelor sau a ambalajelor. Ministerul Finanelor Publice elaboreaz normele privind clasificaia i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe. n codul fiscal la Titul II : Impozitul de Profit, Cap.II: Calcului impozitului pe profit, Art. 25 se specific faptul c n cazul leasingului financiar utilizatorul este tratat din punct de vedere fiscal ca proprietar, n timp ce n cazul leasingului operaional, locatorul are aceast calitate. Amortizarea bunului care face obiectul unui contract de leasing se face de ctre utilizator, n cazul leasingului financiar, i de ctre locator, n cazul leasingului operaional, cheltuielile fiind deductibile, potrivit art. 24. B.Conform normelor contabile Conform normelor contabile amortizarea este reglementat de standardul IAS 16 care definete amortizarea ca fiind alocarea sistematic a valorii amortizabile a unui activ pe ntreaga sa durat de via util. Amortizarea activului este o cheltuial, calculat pe o baz sistematic pe durata sa de viat util, conform metodei care reflecta cel mai bine consumul de avantaje economice ateptate de la activul n cauz (linear, degresiv, pe baza unitilor de producie etc.)4.
4

Feleaga,L., Feleaga,N. Contabilitate financiara. O abordare europeana si internationa, editia a II-a, rev., Vol.2, Bucuresti, Editura Economica, 2007

Metoda de amortizare folosit trebuie s reflecte modul n care beneficiile economice aduse de aceste active sunt consumate de ctre ntreprindere. Prin urmare, firmele care aplic Standardele Internaionale de Raportare Financiar vor nregistra n contabilitate doar amortizarea contabil, calculate avnd la baz raionamente economice, i nu amortizarea fiscal, determinate potrivit reglementrilor fiscale n vigoare. Diferenele care vor aprea ntre rezulatul contabil i rezultatul fiscal vor genera, n aceast situaie, impozite amnate. IAS 16Imobilizri corporale precizeaz c valoarea amortizabil este costul activului sau o alta valoare substituit n situaiile financiare, din care s-a sczut valoarea rezidual. Costul activului reprezint suma platit n numerar sau echivalente de numerar, ori valoarea just a altor contraprestaii efectuate pentru intrarea unui activ, la data achiziiei sau a construciei acesteia. n ceea ce privete valoarea rezidual, aceasta trebuie s fac obiectul unor determinri cu ocazia recunoaterii i msurrii iniiale a fiecrui activ. Se au n vedere toate sumele care pot fi obinute prin valorificarea ca atare la finele duratei i viaa util sau prin valorificarea pieselor, subansamblelor i materialelor care se obin prin dezmembrarea sau dezafectarea activului.5 Valoarea rezidual reprezint suma neta pe care ntreprinderea se ateapt s o obin prin vanzarea unui activ, la sfaritul duratei sale de utilitate, dup deducerea cheltuielilor estimate cu operaia de cesiune.6 Exist situaii n care valoarea rezidual nu poate fi considerat nul. Astfel, atunci cnd exist o pia activ pentru respectiva imobilizare, valoarea rezidual trebuie s fie determinat prin referire la aceasta pia, iar n situaia n care un ter s-a angajat s rscumpere activul la sfritul duratei sale de utilitate, valoarea rezidual trebuie estimat. n general, n practic, valoarea rezidual a unui activ poate fi nesemnificativ i deci nu se ia n calcul la valoarea amortizrii, valoarea amortizabil fiind egal cu costul. IAS 16 Imobilizri corporale face referire la durata de via util a unei imobilizri. Aceasta reprezint perioada pe parcursul creia se estimeaz c ntreprinderea va utiliza activul supus amortizrii sau numrul unitilor produse sau a unor uniti similare ce se estimeaz a fi obinute de ntreprindere prin folosirea activului respectiv. Aceast durat se stabilete de ctre ntreprindere. La determinarea duratei de via util a unui activ trebuie luai n considerare o serie de factori, ca de exemplu:

5 6

Toma, M. "Ghid pentru ntelegerea i aplicarea IAS 16", Editura CECCAR, Bucuresti, 2003. Bunea, S., Grbin, M., "Sinteze, studii de caz i teste gril privind aplicarea IAS-IFRS", Editura C.E.C.C.A.R., Bucuresti, 2005.

uzura fizic estimat, care depinde de conditiile de exploatare, cum ar fi: numrul de schimburi n care se utilizeaz, programul de reparaii i ntreinere practicat de ntreprindere, modul de pstrare i ntreinere al activului cnd acesta nu este utilizat; producia fizic estimat sau capacitatea de producie a activului; uzura moral aprut ca urmare a schimbrilor sau mbuntirilor aduse procesului de producie sau datorit schimbrilor n structura cererii pe piaa pentru bunurile produse i serviciile furnizate de activul in cauz; limitele juridice privind posibilitatea folosirii activului cum ar fi, de exemplu, expirarea termenelor din contractele de leasing. Metoda de amortizare aleas trebuie aplicat n mod consecvent de la o perioad la alta n afar de cazul n care apariia unei situaii diferite justific schimbarea metodei. n perioada n care se schimb metoda, efectul trebuie cuantificat i prezentat, iar motivul trebuie menionat n situaiile financiare. n teoria i practica contabil se ntalnesc mai multe metode de calcul al amortizrii: Metoda liniar sau metoda cotelor constante de amortizare se realizeaz prin includerea uniform n cheltuielile de exploatare a unor sume fixe, proporional cu durata normal de utilizare a imobilizrii corporale. n conformitate cu aceasta metoda, plecnd de la duratele de via utile ale activelor amortizabile i valoarea de intrare, se stabilesc anuitile (amortizarea anual a fiecrui bun). Amortizarea anual (Aa) se calculeaz fie raportnd valoarea amortizabil a activului (Vi) la durata sa de utilizare, exprimat n ani (d), fie prin ponderarea valorii amortizabile cu o rat de amortizare (ra) conform relaiilor: Aa = Vi / d , respectiv Aa = Vi * ra Rata de amortizare se calculeaz conform relaiei: ra = Aa / Vi * 100 nlocuind pe Aa cu Vi / d, din relaia precedent obinem: ra = [(Vi / d) / Vi] * 100; de unde ra = 100 / d. Metoda amortizrii variabile sau proporionale cu volumul activitii se aplic n cazul n care la nivelul fiecrei imobilizri se poate determina volumul de activitate prestat. De exemplu, pentru mijloacele de transport auto criteriul de amortizare este volumul prestaiilor exprimat n mii de km echivaleni, pentru aeronave n ore de zbor etc. Norma (rata) de amortizare se calculeaz ca raport ntre valoarea de intrare (valoarea amortizabil) a imobilizrii i volumul de activitate stabilit a se realize cu ajutorul lui. Pentru a calcula amortizarea, rata astfel stabilit se aplic la volumul de activiatate realizat. 9

n cazul cldirilor i construciilor speciale, minelor, salinelor cu extracie n soluie prin sonde, carierele exploatrilor la zi pentru substane minerale solide a cror durat de utilizare este limitat de volumul rezervelor i care nu pot primi alte utilizri decat epuizarea rezervelor, precum i a investiiilor pentru decopertare, de calculul amortizrii se face pe unitatea de produs n funcie de rezerva exploatabil de substan mineral util. Formulele de calcul sunt: Az = Vi / r Vi = valoarea contabil la intrare/ valoarea reevaluat a imobilizrilor; R = rezerva exploatabil de substan mineral util n mii de tone, existential la nceputul exerciiului financiar; Aa = amortizare anuala; C = extracia anual de subsant mineral util, n mii de tone. Metoda amortizrii degresive const n practicarea unor amortizri mai mari n primii ani de utilizare a bunului, asigurnd astfel ntreprinderii un avantaj fiscal prin amnarea de la plata impozitului pe profit. Anuitaile scad pe msura trecerii timpului, deoarece n calcule se aplic: fie o rat degresiv care se aplic n fiecare an la o baz fix (valoare de intrare); fie o rata constant la o baz de calcul degresiv(valoare neta contabil). Rata constant se determin prin multiplicarea ratei aplicate n sistemului liniar al amortizrii cu un coeficient fiscal de corecie: Rata de aplicat (Rd) = rata de aplicat n amortizarea liniar * coeficient fiscal. Amortizarea degresiv poate fi aplicat n dou variante: fr a se lua in calcul influena uzurii morale (AD1); cu luarea n calcul a influenei morale (AD2). Metoda amortizrii sistemul softy const n : calculul ratelor ca raport ntre numrul anilor n ordinea invers numerotrii lor i suma cifrelor exprimnd ordinea anilor duratei de via; suma cifrelor exprimnd ordinea anilor de funcionare: 1+2+3+4+5=15 ratele degresive: 5/15, 4/15, 3/15, 2/15, 1/15 determinarea anuitilor de amortizare prin aplicatea ratelor degresive la valoarea de intrare a bunurilor respectve. Metoda amortizrii accelerate, aplicat numai n Romnia, const n nregistrarea amortizrii de pn la 50% din valoarea de intrare n primul an de funcionare, dup care se trece la sitemul liniar. Metoda amortizrii progresive const n nregistrarea unor anuiti calculate pe baza unor rate mai mici n primii ani, acestea crescnd o dat cu numrul anilor ce se succed.

10

Calculele necesare sunt similare amortizrii degresive, cu deosebirea c ordinea de aplicare a ratelor asupra bazei de calcul constante este invers. Aceasta metoda se regasete mai mult n teorie dect n practica ntreprinderilor, datorit dezavantajelor pe care le prezint. 1.1.1.3 Evaluarea i Reevaluarea. Evaluarea mijloacelor fixe este un aspect deosebit de important n gestiunea agenilor economici, avnd n vedere ponderea acestora i procesul inflaionist care influeneaza valoarea lor real. Corespunztor celor patru momente n care se realizeaz evaluarea elemenetelor patrimoniale (intrarea n patrimoniu, inventarierea, nchiderea exerciiului i ieirea din patrimoniu), mijloacele fixe sunt evaluate pe baza urmtoarelor valori: Valoarea de intrare (denumit i valoarea contabil) care reprezint: costul de achiziie al mijloacelor fixe procurate cu titlu oneros. Acest cost este format din preul de cumprare, taxele nerecuperabile, cheltuielile de transport i alte cheltuieli necesare pentru punerea n stare de funcionare a mijlocului fix; costul de producie al mijloacelor fixe sau produse n ntreprindere. Acesta este constituit din costul de achiziie al materiilor prime i materialelor consumate, celelalte cheltuieli de producie i cota de cheltuieli indirecte legate raional de fabricaia mijloacelor fixe. Costul de producie al unui mijloc fix poate s includ i cheltuielile financiare, cu condiia ca ele s reprezinte dobnzi aferente mprumuturilor pentru finanarea investiiei i s vizeze perioada ei de execuie. Valoarea de utilitate estimat la nscrierea lor n activitate, innd seama de valoarea mijloacelor fixe cu caracteristici tehnice similare sau apropiate, pentru cele obinute cu titlu gratuit. Valoarea de aport acceptat de pri, pentru mijloacele fixe intrate n patrimoniu cu ocazia asocierii, fuziunii etc., conform contractelor de asociere; Valoarea de reevaluare pentru mijloacele fixe supuse unei astfel de operaiuni, n baza unor dispoziii legale exprese. Valoarea de inventar. Cu ocazia inventarierii, evaluarea mijloacelor fixe se face la valoarea actual sau de utilitate a fiecrui element. Valorile reinute la inventariere trebuie s in cont de amortizarea calculat, n sensul deducerii acesteia, valoarea de inventar fiind dat de valoarea net contabil ce rezult din planul de amortizare, exceptnd situaia n care valoarea actual este considerat inferioar valorii nete contabile. Valoarea bilanier, stabilit la nchiderea exerciiului. La nchiderea exerciiului, valoarea de inventar (contabil) a mijloacelor fixe este comparat cu valoarea de utilitate (valoarea actual), stabilit cu ocazia inventarierii. 11

n urma comparrii i ca o consecin a aplicarii principiului prudenei, rezult dou situaii: constatarea unor plusuri de valoare (plusurile nu se nregistreaz n contabilitate, dar pot s fac obiectul unei meniuni n anex; constatarea unor minusuri de valoare (minusurile se nregistreaz n contabilitate, sub form de amortizri, atunci cnd deprecierea este ireversibil sau sub form de provizioane pentru depreciere, atunci cnd aceasta este reversibil). n contabilitatea curent, mijloacele fixe sunt nregistrate la valoarea lor contabil (de intrare), n timp ce n bilanul contabil sunt nregistrate la valoarea net contabil, stabilit ca diferen ntre valoarea contabil sub form de amortizari sau provizioane constatate. Valoarea la ieirea din patrimoniu. Ieirea unui mijloc fix din patrimoniu poate s fie datorat mai multor cauze: scoaterea din folosin, la expirarea duratei de utilizare sau nainte de acest termen; constatarea unui minus n gestiune la inventariere; scoaterea din folosin, ca urmare a unor situaii de for major (distrugerea generat de cataclismele naturale, incendii etc.); vnzarea (cesiunea) mijoacelor fixe; cedarea cu titlu gratuit, sub forma unor donaii sau subvenii; alte cauze. De regul, la ieirea din patrimoniu, mijloacele fixe sunt nregistrate la valoarea lor de intrare. n cazul ieirii prin vnzare, creana asupra cumprtorului este nregistrat la preul de vnzare. Valoarea neamortizat a unui bun cedat genereaz, n mod logic, o cheltuial exceptional privind operaiile de capital. n cazul ieirilor de mijloace fixe amortizate, se calculeaz amortizarea i pentru perioada scurs ntre nceputul exerciiului i data efectiv cnd are loc constatarea ieirii, n cadrul exerciiului respectiv. O problema deosebit din punct de vedere financiar o ridic reevaluarea, n condiiile n care inflaia genereaz, la nivelul economiei naionale, o perimare a informaiilor oferite de contabili. Reevaluarea mijloacelor fixe ar putea fi definit ca operaiunea de substituire a valorii contabile a fiecrui mijloc fix existent n patrimoniul unui agent economic cu valoarea actual, inndu-se seama i de o serie de elemente, cum ar fi: valoarea rmas, valoarea amortizarii, gradul de uzur etc. Valoarea de piaa este o valoare de tranzacie sau un pre real obinut n momentul n care se cedeaz un mijloc fix, valoare calculat pe baza raportului cerere-ofert.

12

Valoarea de intrare nregistrat n contabilitate, mpreun cu valoarea amortizrii, ne dau valoarea rmas. Totodat, valoarea de intrare, mpreun cu valoarea rmas, evideniaz un grad de uzur scriptic, puternic deformat din cauza componentei amortizare acumulat i neactualizat n structura valorii de intrare. Gradul de uzur scriptic reprezint o imagine a deprecierii mijloacelor fixe, obinut prin metoda de calcul convenional, el neexprimnd ansamblul factorilor care au contribuit la uzura real a activelor fixe. n privina reevalurii imobilizrilor corporale, Hotrrea Guvernului Romniei nr. 403. publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 252/7.06.2000 prevede o serie de norme privind activitatea de evaluare. Prin aceast hotrre guvernamental se prevede ca societile comerciale indiferent de forma de proprietate pot proceda la reevaluarea mijloacelor fixe aflate n patrimoniul lor la data de 31 decembrie a anului precedent, pe baza ratei inflaiei comunicat de Comisia Naional pentru Statistic asfel nct rezultatul reevalurii s fie cuprins n bilanul contabil al anului respectiv. Reevaluarea se va efectua anual dac rata inflaiei cumulat pe ultimii trei ani consecutivi depaete 100%. Prin operaiunea de reevaluare a imobilizrilor corporale existente n patrimoniul persoanelor juridice prevazute la articolul 1 din hotrre se realizeaz actualizarea valorii elementelor patrimoniale din raportrile contabile ntocmite la data de 31 decembrie a anului precedent. Reevaluarea imobilizrilor corporale prevzute la articolul 1 din hotrre are ca obiectiv aducerea acestora la costul curent sau la valoarea de intrare actualizat n corelare cu utilitatea bunurilor i cu valoarea de pia a acestora. La terminarea aciunii de reevaluare a imobilizrilor corporale persoanele juridice vor determina i valoarea inregistrat n contabilitate ca diferene din reevaluare. Sfera de cuprindere a imobilizrilor corporale supuse reevalurii existente n patrimoniul persoanelor juridice i evideniate n balana contabil ntocmit la 31 decembrie a anului precedent cuprinde: mijloace fixe aflate n patrimoniu, evideniate n conturile 2121 Construcii, 2122 Echipamente tehnologii (maini, utilaje i instalaii de lucru), 2123 Aparate i instalaii de msurare, control i reglare, 2124 Mijloace de transport, 2125 Animale i plantaii i 2126 Mobilier aparatur birotic, echipamente de protecie a valorii umane i materiale i alte active corporale. mijloce fixe de natura celor prezentate la articolul 1 din hotrre, date n locaie de gestiune sau nchiriate, dupa caz, i cele date n folosin asocierilor n participaiune, conform

13

contractelor ncheiate, se reevalueaz de ctre persoanele juridice care le au evideniate n patrimoniu; investiiile efectuate la imobilizrile corporale concesionate, luate cu chirie sau n locaie de gestiune se supun reevalurii de ctre persoanele juridice care le-au efectuat i care le-au nregistrat n contabilitate; capacitile puse n funciune parial, de natura mijloacelor fixe pentru care nu s-au ntocmit formele de nregistrare ca mijloace fixe; mijloace fixe la care n perioada 1 aprilie 1994 - 31 decembrie a anului precedent s-au efectuat lucrri de modernizare care au majorat valoarea de nregistrare a acestor imobilizri corporale. Pentru aceste active reevaluarea se efectueaz separat pentru valorile reprezentnd modernizri, prin aplicarea ratei inflaiei corespunztoare perioadei scurse dup efectuarea modernizrii; mijloace fixe predate n sistemul de leasing vor fi reevaluate, avndu-se n vedere valoarea negociat, prevazut n contractul ncheiat ntre pri, de ctre persoanele juridice care le au evideniate n patrimoniu; imobilizrile corporale aparinnd patrimoniului public, nscrise n activul bilanului la agenii economici prevazui la articolul 1 din hotrre; mijloace fixe aflate la sucursale, filiale i la ageniile din strintate se reevalueaz de ctre agenii economici din ar, n cazul n care sunt nregistrate n patrimoniul acestora; bunurile amortizabile, respectiv mijloacele fixe, nregistrate n Registru-inventar, n cazul persoanelor fizice care desfoar activiti independente. Nu sunt supuse reevalurii: mijloacele fixe a cror valoare de intrare a fost recuperat integral pe calea amortizrii la data de 31 decembrie a anului precedent; mijloacele fixe la care n anul precedent s-au inclus n valoarea investiiei valoarea spezelor i comisioanelor bancare, precum i dobnzile i diferenele de curs valutar, n conformitate cu prevederile legale n vigoare; mijloace fixe trecute n conservare; mijloace fixe de natura obiectelor de inventar; mijloace fixe care au ieit din patrimoniul agenilor economici dupa data de 31 decembrie a anului precedent; mijloace fixe evideniate n conturi n afara bilanului. Pentru reevaluarea mijloacelor fixe se va stabili valoarea ramas actualizat la data de 31 decembrie a anului precedent avndu-se n vedere: valoarea de intrare a mijloacelor fixe supuse reevalurii, evideniat n contabilitate; amortizarea calculat pn la data de 31 decembrie a anului precedent, evideniat n contabilitate n creditul contului 281 Amortizarea imobilizrilor corporale i n debitul contului 8045 Amortizarea aferenta gradului de neutilitate a mijloacelor fixe; amortizarea aferent mijloacelor fixe pentru care s-au obinut scutiri totale sau pentru o perioad limitat la calculul amortizrii, potrivit articolului 16 din Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, cu modificrile i completrile ulterioare i articolul 3 din Hotrrea Guvernului nr. 104/1997 privind unele msuri pentru reflectarea n contabilitate a unor operaiuni financiar-contabile din activitatea agenilor economici; 14

rata inflaiei comunicat de Comisia Naional pe Statistic pentru intervalul cuprins ntre data de referin a ultimei reevaluri nregistrate n evidena contabil. valoarea rmas actualizat, precum i valoarea de intrare actualizat, precum i valoarea de intrare actualizat se stabilesc conform anexei 1 la prezentele norme. Comisiile de inventariere vor analiza diferenele rezultate din reevaluare i valorile actualizate ale mijloacelor fixe reevaluate n corelaie cu utilitatea bunurilor respective i cu valoarea de pia, iar n cazurile n care se vor constat supraevaluri sau subevalurii ale valorii acestora ele vor fi eliminate. Valoarea de pia a unei imobilizri corporale reprezint preul care poate fi obinut pe o pia activ, atunci cnd activele de pe pia sunt relativ omogene i exist cantiti suficiente de asemenea active tranzacionate, n aa fel nct oricnd pot fi gsii poteniali cumprtori i vnztori. 1.1.1.4 Cedarea i Casarea. Casarea se refer la acele imobilizri care exist n gestiune, dar care nu mai sunt utilizate. Casarea presupune distrugerea fizic a echipamentelor inutilizabile, diferind n acest sens de scoaterea din evidena contabil urmat de valorificare. Practic este cea a ntocmirii de ctre comisia de inventariere a unor memorii justificative privind propunerile de casare, care urmeaz a fi supuse aprobrii conducerii unitii. Conform Ordinului nr.3055/2009, o imobilizare corporala trebuie scoas din eviden la cedare sau casare, atunci cnd nici un beneficiu economic viitor nu mai este ateptat din utilizarea sa ulterioar. Ctigurile sau pierderile obinute n urma casrii sau cedrii unei imobilizri corporale trebuie determinat ca diferen ntre veniturile generale de scoaterea din eviden i valoarea sa neamortizat, inclusiv cheltuielile ocazionate de aceasta si trebuie prezentate ca venit sau cheltuial, dup caz, in contul de profit si pierdere. Scoaterea din funciune a mijloacelor fixe poate avea loc n urmtoarele situaii: valoarea de intrare a fost recuperat integral pe calea amortizrii; valoarea de intrare nu a fost recuperat integral pe calea amortizrii. Competenele de aprobare a scoaterii din funciune a mijloacelor fixe n aceste dou situaii revine consiliului de administraie sau persoanei care ndeplinete atribuiile prevzute de lege pentru administraie. n luna urmtoare aprobrii scoaterii din funciune, pentru mijloacele fixe a cror valoare de intrare nu a fost recuperat se va sista calculul amortizrii.

15

Dup aprobarea scoaterii din funciune a mijloacele fixe, se va proceda la valorificarea acestora, stabilindu-se i procedura de valorificare. Aceasta se aprob de ctre organul care a aprobat i scoaterea din funciune. Dac bunul se vinde mai devreme jumtatea duratei de via, facilitatea fiscal se pierde. Dac se vinde bunul dup ce durata de via consumat este mai mare de jumtate, atunci diferena dintre valoarea rmas neamortizat i valoarea fiscal este cheltuial nedeductibil la calculul impozitului pe profit.

1.2 IMPLICAII TEHNOLOGIEI INFORMAIEI N EVIDENA I MANAGEMENTUL MIJLOACELOR FIXE

1.2.1 Sistemul informaional - component a sistemului de management Datorit importanei pe care o exercit n cadrul unei organizaii, informaia poate fi considerat o resurs economic alturi de munc, materia prim i capital. Activitatea oricrei firme este bazat pe utilizarea unor informaii provenite att din mediul extern, ct i din cel intern. n general, un sistem "reprezint un ansamblu de elemente (componente) interdependente, ntre care se stabilete o interaciune dinamic, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv".7 Interaciunea direct ntre aceste elemente se realizeaz prin fluxurile stabilite ntre acestea i prin resursele utilizate. Sistemul informaional este format din ansamblul informaiilor interne i externe utilizate n cadrul firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor, procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor, platforma hardware necesar prelucrrii datelor i transmiterii informaiilor i personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. Astfel, orice entitate economic reprezint un sistem informaional deoarece conine o serie de elemente proprii ce interacioneaza ntre ele pe baza unor principii fundamentate i au un scop comun: de a atinge obiectivele firmei i de a asigura o funcionare ct mai buna a acesteia. Ca n cazul oricrui alt sistem informaional i ntr-o ntreprindere pot aprea: fluxuri materiale: flux de materii prime, semifabricate; fluxuri financiare;

Stanciu, V., "Sisteme informatice de gestiune" , Editura Cison, Bucuresti 2000.

16

fluxuri informaionale: flux de informaii ntre dou departamente dependente, flux informaional de la persoanele aflate n conducere ctre personalul subordonat: flux descendent sau flux ascendent n caz contrar; Toate fluxurile de mai sus, utilizeaz diferite resurse materiale, informaionale, monetare i umane. Resursele materiale cuprind toate stocurile, produsele finite, obiectele de inventar i totalitatea mijloacelor fixe deinute de entitate pentru producerea bunurilor i prestarea serviciilor. Resursele financiare sunt reprezentate de disponibilitile bneti deinute n cas i n conturile bancare iar resursele informaionale cuprind informaii din toate domeniile relevante pentru firm (juridic, comercial, etc). Resursele umane sunt constituite din totalitatea personalului angajat n societate, performana activitii fiind bazat pe perfectionarea profesional a angajatilor i motivarea lor. Sistemul informaional poate fi privit ca totalitatea proceselor i fenomenelor ce se realizeaz n cadrul unei entiti economico-sociale. Principalul obiectiv al acestuia este de a satisface cerinele informaionale necesare conducerii n procesul de elaborare a deciziilor. ntr-o form analitic, principalele activiti8 ale sistemului informaional sunt urmatoarele: culegerea i consemnarea datelor primare de la locurile unde se petrec procesele i fenomenele economice precum i din spaiul economic extern; verificarea, transmiterea i stocarea datelor; prelucrarea manual sau automat a datelor n concordan cu cerinele conducerii; selectarea informaiilor necesare conducerii; n concluzie, se poate afirma c sistemul informaional pentru conducerea unitii economice ar putea fi definit ca "un ansamblu ierarhizat de procese informaionale prin intermediul crora se asigur conexiunile informaionale dintre sistemul de conducere i sistemul condus, dintre elementele componente ale acestui sistem, dintre unitatea economic i sistemul economico-social de ansamblu, n scopul realizrii de catre unitate a obiectivelor proprii n concordan cu obiectivele generale ale societaii, n condiii de maxim eficien"9. 1.2.2 Sistemul informatic Conceptul de sistem informatic este folosit frecvent n limbajul curent datorit extinderii utilizrii diferitelor sisteme de calcul n cadrul activitilor derulate de firme. Deoarece managementul modern trebuie s ia decizii avnd la dispoziie un volum complex de informai, sistemul informatic este folosit tot mai des pentru stocarea, prelucrarea i generarea informaiilor necesare n fundamentarea deciziilor. Sistemul informatic este definit 10ca "un ansamblu de elemente intercorelate funcional, n scopul automatizrii obinerii informaiilor necesare conducerii n procesul de fundamentare i elaborare a deciziilor".

8 9

Lungu I., Sabu Ghe., "Sisteme Informatice. Analiz, proiectare i implementare" Editura Economic, Bucureti 2003. Iacob,C., "Sistemul informational contabil la nivelul firmei", editura Tribuna Economica, Bucuresti, 2000. Lungu I., Sabu Ghe., "Sisteme Informatice. Analiz, proiectare i implementare" Editura Economic, Bucureti 2003.

10

17

1.2.2.1 Componentele sistemului informatic Componentele unui sistem informatic sunt4: hardware-ul, software-ul, comunicaiile, baza tiinific i metodologic, baza informaional, utilizatorii i cadrul organizatoric. Toate aceste elemente sunt intercondiionate. Hardware-ul sistemului informatic este constituit din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare i prelucrare automat a datelor. Software-ul sistemului cuprinde totalitatea programelor pentru funcionarea sistemului informatic, n concordan cu funciile i obiectivele stabilite. Comunicaiile se refer la totalitatea echipamentelor i tehnologiilor de comunicaie a datelor ntre sisteme. Baza tiinifico-metodologic este constituit din modele matematice ale proceselor i fenomenelor economice iar baza informaional cuprinde datele supuse prelucrrii. Utilizatorii reprezint personalul de specialitate necesar funcionrii sistemului informatic. Personalul de specialitate include informaticieni, analiti, programtori, etc. Cadrul organizatoric este cel specificat n regulamentul de organizare i funcionare al unitii n care funcioneaz sistemul informatic. 1.2.2.1 Obiectivele sistemelor informatice pentru management O ampl prezentare a obiectivelor este facut n lucrarea ce trateaz pe larg sistemele informatice:" Sisteme informatice. Analiz, proiectare i implementare". Clasificarea obiectivelor se poate realiza dup mai multe criterii, cel mai important fiind din punctul de vedere al domeniului de activitate asupra cruia se resfrng efectele utilizrii calculatoarelor. Astfel, vom avea: Obiective ce afecteaz activitile de baz din cadrul organizaiilor: Creterea volumului produiei; Reducerea consumului specific al materiilor prime; Creterea productivitii muncii; Creterea profitului i a rentabilitii; Obiective ce afecteaz funcionarea sistemului informaional: Reducerea costului informaiei; Raionalizarea fluxurilor informaionale; Creterea vitezei de rspuns a sistemului la solicitrile beneficiarilor. Totodat, obiectivele sistemelor informatice pot fi clasificate i din punctul de vedere al posibilitilor de cuantificare a efectelor:

18

Obiective cuantificabile: Reducerea cheltuielilor; Creterea volumului produciei; Accelerarea vitezei de rotaie a mijloacelor fixe. Obiective necuantificabile: Creterea calitii informaiilor; Sporirea calitii produselor finite sau serviciilor prestate. Obiectivele unui sistem informatic sunt numeroase i specifice fiecrei organizaii n parte. Definirea acestora revine n sarcina managerului; tot el trebuie s stabileasc ordinea ndeplinirii i resursele materiale i financiare necesare. 1.2.3 Relaia dintre sistemul informatic i sistemul informaional Sistemul informatic reprezint o parte a sistemului informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare i difuzarea informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (IT).11 ntre sistemul informaional i sistemul informatic exista o relatie de incluziune, n sensul c sistemul informatic este o component important a sistemului informational ce permite realizarea unor activiti cu ajutorul tehnicii de calcul. n general, aceste dou sisteme sunt confundate sau suprapuse fiindc de obicei prin sistem informaional se face referire la calculatorul electronic. Pentru a fi ct mai util, sistemul informatic trebuie structurat n aa fel nct s corespund cerinelor diferitelor categorii de utilizatori. Printre acetia se regasesc persoanele din conducere, care au nevoie de informaii pentru a-i fundamenta deciziile precum i personalul implicat n procesul culegerii i prelucrarii datelor. Prin implementarea unor modele matematice i prin utilizarea tehnicii de calcul, sistemul informatic imprim valene sporite sistemului informaional sub aspect calitativ i cantitativ. Astfel, asistm la o cretere a capacitii de calcul sub aspectul volumului datelor de prelucrat i a operaiilor de efectuat, creterea exactitii informaiilor, sporirea operativitii i complexitatea situaiilor de informare, etc. Toate aceste aspecte determin o apropiere a decidentului de fenomenele i procesele economice pe care le are n atenie. n concluzie, putem afirma c sistemul informatic este o parte a sistemul informaional iar n ceea ce privete raportul dintre cele dou sisteme se poate aprecia c sistemul informatic tinde s egaleze sfera de cuprindere a sistemului informational. Totui, acest lucru nu va fi niciodat posibil n totalitate din cauza limitrilor sistemului informatic, fiindc exist activiti ce nu vor putea fi automatizate n proporie de 100%.

11

" Stanciu, V., "Sisteme informatice de gestiune" , Editura Cison, Bucuresti 2000.

19

1.2.4 Influena sistemului informatic i informaional n organizarea eficient a activitii organizaiei Datorit cresterii gradului de informatizare a majoritii proceselor din toate domeniile de activitate i a cresterii gradului de folosire a informaiilor obinute n urma prelucrrii diferitelor date, informaia a devenit vital. Obinerea de ctre organizaii a unei eficiene economice sporite este condiionat de calitatea sistemului de conducere i de performana sistemului informaional. Sistemul informatic constituie un element de baz n managementul modern deoarece ofer numeroase faciliti12: exist posibilitatea simulrii unor procese i fenomene economice asigur corelarea ntre obiective i resurse; orice tip de activitate poate fi detaliat i planificat chiar i la nivel unei zilei, n condiii de eficien economic exist posibilitatea implementrii unor modele matematice n cadrul sistemelor informatice pe baza crora se poate alege varianta optim a unei probleme informaiile furnizate sunt exacte, reale i complete. utilizarea tehnologiei informaiei n cadrul unei firme genereaz numeroase avantaje, ce pot conduce i la reducerea costului managementului, reducerea numrului de persoane angajate, etc. Pe masur ce volumul de informaii a crescut, a aparut necesitatea crerii unor sisteme informatice care s poata utiliza i prelucra aceste date; avantajul principal al acestor sisteme este reprezentat de faptul c prelucrarea informaiilor se realizeaz mult mai repede i mult mai corect dect munca efectuat de un grup de persoane. Informaia furnizat se caracaterizeaz prin acuratee i realitate, concizie, relevan, consisten i printr-o form de prezentare adecvat. Prin acuratee i realitate se nelege faptul c informaia furnizat trebuie s reflecte ct mai fidel realitatea, concizia face referire la plusul de cunoatere pe care trebuie s l ofere informaia procesat iar relevana reprezint acele elemente de cunoatere care sunt necesare pentru luarea unei decizii. Informaia trebuie oferit utilizatorului ntr-o maniera ct mai sintetizat, pe care s o nteleag repede. Sistemul informational intervine pentru a asigura funcionarea i dezvoltarea firmei, prin realizarea conexiunilor informaionale ntre sistemul de conducere i cel condus precum i conexiunea firmei cu mediul social-economic n care i desfasoar activitatea.

12

" Lungu I., Sabu Ghe., "Sisteme Informatice. Analiz, proiectare i implementare" Editura Economic, Bucureti 2003.

20

CAPITOLUL II : MICROSOFT ACCESS 2007

2.1 MEDIUL DE PROGRAMARE MICROSOFT ACCESS
2.1.1 Prezentare general Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) Microsoft Access face parte din pachetul de aplicaii Microsoft Office i este exploatabil sub oricare dintre sistemele de operare ce aparin familiei Microsoft Windows (Windows 95, Windows 2000, Windows XP, etc). MS Access este un instrument puternic pentru dezvolatarea i gestionarea bazelor de date relaionale de capacitatea mic-medie. Performanele de funcionare scad o dat cu creterea volumului bazei de date; astfel, cnd numrul nregistrrilor depete ordinul sutelor de mii, viteza de lucru este sub nivelul celei oferite de sistemele de gestiune a bazelor de date Oracle sau Informix. controleaz multe dintre operaiile uzuale ale activitilor de creare i editare ale tabelelor, interogrilor, formularelor i rapoartelor.

21

Microsoft Access deine toate caracteristicile si funciile specifice unui sistem de gestiune a bazelor de date relaionale. n primul rnd este puternic, flexibil i uor de utilizat iar principalele funcii13 pe care le ndeplinete sunt urmatoarele: descrierea datelor se realizeaz prin descrierea structurii tabelelor i a relaiilor dintre acestea. Descrierea structurii const n precizarea numelor cmpurilor, tipurilor de date i precizarea proprietilor pentru fiecare cmp. manipularea datelor const n operaii de adugare date, modificare, tergere, interogare. Aceste operaii se realizeaz prin intermediul unor limbaje de manipulare a datelor (QBE, SQL, VBA). Chiar dac este destul de complex, acest sistem este uor de utilizat chiar i de cei care nu sunt programatori, fiind echipat cu numeroase programe Wizard i aplicaii auxiliare. confidenialitatea datelor i lucrul n regim utilizator, asigurat prin parole i drepturi de acces. Access permite identificarea utilizatorilor i precizarea tipurilor de operaii permise pentru fiecare. Astfel, administratorul bazei de date este singurul care are dreptul sa descrie ntreaga baz de date i s execute orice operaie asupra acesteia. Tot el este cel care definete utilizatorii i drepturile lor de aciune asupra obiectelor din baza de date. importul i exportul de date posibil att ntre diferite baze de date Access ct i ntre aplicaii Word sau Excel. integritatea datelor. Cu ct volumul datelor stocate n baza de date este mai mare, cu att crete riscul ca parte din datele nregistrate s fie eronate n raport cu realitatea. Pentru reducerea acestui risc, exist posibilitatea definirii unor reguli care permit meninerea integritii bazei de date.

2.1.2 Caracteristici Caracteristicile definitorii ale sistemului de gestiune a bazelor de date Microsoft Access se pot sintetiza n felul urmator14: posibilitatea crerii unei baze de date care s poate fi utilizat de ctre un utilizator sau mai muli uilizatori n mod partajat; interogarea bazei de date se poate realiza n mod grafic prin interfaa qbe (query by example) sau prin limbajul sql (standard query language); automatizarea unor activiti precum programare n limbajul vba sau prin macrocomenzi; fundamentarea pe concepte noi, cum sunt conceptele de obiect, proprieti ale obiectelor, eveniment, procedur declanat la apariia unui eveniment, programare orientat pe obiecte i evenimente; realizarea importului/exportului de date ctre alte aplicaii ale pachetului Office; interfata utilizator gui (graphical user interface) este usor de folosit i respect principiile de utilizare caracteristice tuturor aplicaiilor pachetului ms office, ceea ce face ca utilizatorul s regseasc un mediu de lucru familiar la care s se adapteze cu uurin;
13 14

Popa Ghe., Berbec F., Ivancenco V., "Baze de date Access", Editura Cison, Bucureti 2004. Surcel T., Avram.V, "Medii de programare pentru gestiunea bazelor de date", Editura Tribuna Economic, Bucureti 2004

22

asisten in dezvoltarea de aplicaii i utilizarea bazei de date; nglobarea de componente wizard pentru a ajuta utilizatorul n dezvoltarea de aplicaii; tabelele din baza de date pot prelucra sute de mii de nregistrri;

Capitolul III: Studiul de caz: proiectarea i realizarea sistemului informatic de eviden a mijloacelor fixe i calculul amortizrii
3.1 PREZENTAREA SOCIETATII RAVINEXPRES SRL
Societatea RAVIN EXPRESS SRL a luat fiin n data de 20.06.2008. Numrul i data nregistrrii la Registrul Comerului este J40/10845/2008. nca de la nceput s-a declarat ca societate comercial pltitoare de TVA, avnd CODUL UNIC de nregistrare RO 24080147. n prezent are ca i obiect de activitate comerul cu amnuntul n magazine nespecializate cu vnzarea predominant de produse alimentare, buturi i tutun. Societatea este condus de managerul general Dinu Felix-Laureniu, unul dintre fondatorii societii.

3.2 PARTICULARITILE SISTEMULUI INFORMATIC

Sistemul informatic permite culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea automat a datelor utiliznd componente IT performante. Elementele de baz ale sistemului sunt

23

reprezentate de sistemul de programe (software), baza tehnic (hardware), baza de date i resursele umane specializate. 3.2.1 Baza de date Baza de date este de fapt o colecie complex de date; acestea pot fi de natur financiarcontabil, juridic, tehnic, etc. Toate aceste date sunt memorate pe un suport tehnic, astfel nct pot fi accesibile simultan tuturor utilizatorilor. Avnd n vedere activitatea extins a firmei, baza de date cuprinde informaii despre clieni, o arhiv a documentelor contabile, o baz de date cu informaii legislative, etc. 3.2.2 Hardware-ul Hardware-ul15 reprezint partea fizic a sistemului informatic i este constituit, n principal din totalitatea elementelor fizice ce reprezint componente de calculatoare i reele de calculatoare. n cadrul firmei de contabilitate se gaseste un server HP, 17 calculatoare-client, un switch Cisco Catalyst i un adaptor Cisco ASA 5500. Serverul ocupa un loc extrem de important n cadrul retelei de calculatoare, el opernd continuu n retea. Este folosit doar ca server pentru celelalte calculatoare din retea nu ca i staie de lucru. Configuraia hardware este diferit de cea a calculatoarelor obinuite. Deoarece serverul trebuie s efectueze operaii rapide i extrem de ample, trebuie s aib o configuraie corespunzatoare, cu nite componente performante i fiabile. n principal, un server ofer foarte mult spatiu pe disc; pentru a mri sigurana n funcionare, n general sunt folosite mai multe hard-discuri de capacitate mic, interconectate. Viteza de rotaie a microprocesorului poate fi mai mica decat la un calculator personal. Acest lucru este posibil deoarece serverul nu are o interfa grafic cu utilizatorul, iar operaiile de intrare/ieire sunt executate mult mai rapid. Ca i n cazul hard-discurilor, un server folosete mai multe procesoare pentru a asigura fiabilitatea sistemului. Pentru a putea lucra continuu i pentru a fi n siguran, n cadrul serverului exist o serie de ventilatoare zgomotoase pentru a putea preveni supranclzirea. Serverul din cadrul firmei suport maxim dou microprocesoare i are n componenta sa un sistem ce asigur alimentarea cu energie electrica n cazul n care exist o pan de curent. De server sunt legate toate celelalte calculatoare-client, aa cum apar n Fig.1. Fig1. Modul de distribuire a semnalului
Semnal

Internet
Adaptor Prof.univ.dr.Tr.Surcel; Prof.univ.dr.R.Marsanu; Asist.univ.dr.A.Reveiu; Lect.univ.dr.P.Pocatilu;Bazele informaticii economice; curs in format digitat din biblioteca digitala a Academiei de Studii Economice.
15

CISCO

24
Server HP

ntr-un director Public, se regsesc o serie de fiiere ce pot fi vizualizate i modificate n funcie de drepturile de acces. Astfel, exist nite foldere standard (MyExcel, MyWord, etc) ce conin toate firmele-client; aici fiecare utilizator va salva fiierele prelucrate. Sistemul de operare al serverului este extrem de diferit fa de cel al unui calculator obinuit. n timp ce pe PC-uri ruleaz Microsoft Windows XP, pe server ruleaz Solaris. n principal, aceste sisteme de operare sunt caracterizate prin lipsa interfaei grafice cu utilizatorul, abilitatea de a reconfigura sistemul (hardware i software) n unele cazuri fr oprirea sistemului, faciliti de a crea copii de siguran (backup-uri) pentru datele importante, la intervale de timp frecvente i/sau regulate, posibilitatea de a muta date ntre diferite partiii sau dispozitive printr-un mod transparent (invizibil, nederanjant) pentru utilizator precum i capaciti flexibile i complexe de lucru n reea. Switch-ul Cisco asigur suport pentru comunicaii de voce, video i date, menine funcionarea fr ntreruperi i protejeaz informaiile importante, mpiedicnd accesul utilizatorilor neautorizai n reea. De asemenea, ofer posibilitatea conectrii la computere desktop, servere, telefoane IP, puncte de acces wireless, camere video pentru televiziune n circuit nchis sau alte dispozitive de reea. Adaptorul Cisco ASA 5500 asigur o securitate solid contribuind la protejarea afacerii mpotriva viermilor, furtului de date i a atacurilor de reea. Din punctul de vedere al topologiei, computerele sunt aezate n forma de Stea (Fig.2). Acest mod de aranjare presupune ca toate cablurile de conexiune ale dispozitivelor sunt legate la un dispozitiv central, n cazul nostru switch-ul Cisco. Fig2.Tipologia Stea
Computer 3 Computer 2

25

Switch

3.2.3 Software-ul Este un sistem de programe de gestiune care asigur descrierea structurii bazei de date, manipularea datelor (crearea, actualizarea, interogarea), controlul i autorizarea accesului la baza de date. Software-ul societii este reprezentat, n principal de sistemul de operare Windows XP, programul Microsoft Office 2003, programele de declaraii i fie fiscale precum i programul specific operaiunilor contabile, Spectra. Spectra Software conine urmtoarele module: contabilitate, salarizare, gestiunea stocurilor i eviden vnzrilor. Prelucrarea datelor se realizeaz n funcie de legislaia n vigoare, iar programul este adaptabil la noile modificri legislative. Modulul de contabilitate permite introducerea, actualizarea i vizualizarea datelor contabile, n lei sau n valuta, posibilitatea definirii notelor contabile, crearea unei monografii contabile precum i evidena facturilor. n general, contabilul trebuie s nregistreze documentele primare: facturi, chitana, extras de la banc, ordin de plat, etc. Programul permite att nregistrarea unor note simple, ct i a notelor compuse. Avantajele programului informatic sunt reprezentate de posibilitatea prelucrrii datelor i vizualizarea lor n diferite forme: balan, jurnal de vnzri, jurnal de cumprri, fia contului, registru de casa, registru de ncasari i plati, evidena facturilor, cartea mare, etc. n modulul de gestiune sunt nregistrate intrarile i iesirile din gestiune, sunt urmrite micrile de stocuri i se ine i evidena acestora. ntrarile sunt nregistrate pe baza facturii sau a unui aviz iar ieirile de stocuri au la baza un bon de consum, o factur sau un bon de cas. Tot acest modul permite consultarea stocurilor n orice moment sau perioad i inventarierea i corectarea stocurilor atunci cnd este cazul. n modulul de salarizare se ine o eviden a personalului angajat, a concediilor de odihn sau medicale iar n mod automat se calculeaz reinerile salariale (CAS,CASS,somaj, 26

etc) i salariul net. Sub form de list sau rapoarte se genereaz statele de plat, foaia de prezen, registru de salariai precum i declaraiile lunare pentru bugetul de stat: sntate, omaj, ITM, etc. Folosirea programului de contabiliate nu este suficient pentru a ndeplini toate cerinele juridice, deoarece modulele programului nu genereaz o serie de declaraii fiscale ce trebuie depuse la Administraia Financiar. Astfel, pe site-ul Ministerului de Finante sau ANAF se gsesc o serie de aplicaii pentru prelucrarea asistat, validarea, listarea i obinerea formatului electronic pentru declaraiile fiscale conform legislaiei n vigoare: Declaraia 100-Datorii la Bugetul de Stat; Declaraia 300-Decont de TVA; Declaraia 102-Declaratia privind obligaiile de plat la bugetele asigurrilor sociale i fondurilor speciale; Declaraia 101-Impozitul pe profit anual. 3.2.4 Utilizatorii Dintre toate resurele folosite de fim, resursa uman joac rolul cel mai important n activitate, deoarece atingerea obiectivelor organizaiei depinde foarte mult de pregtirea profesional i motivarea angajatilor. Avnd n vedere faptul c firma analizat se ncadreaz n sectorul ntreprinderilor mici i mijlocii, numrul de angajati este mic, doar 17 persoane. Astfel, ii desfoar activitatea trei experi contabili, trei consultani n domeniul fiscal, un informatician, patru contabili junior, patru contabili i o secretar.

Departament conducere Director (1)

Departament contabilitate Expert Contabil (3) Contabil (4) Contabil Junior (4)

Departament consultan Consultani (3)

Departament IT Informatician (1)

Departament Administrativ Secretara (1)

3.3 PREZENTAREA APLICAIEI

Sistemul informatic realizat urmrete evidena mijloacelor fixe i calculul amortizrii acestora. Prin utilizarea acestuia se va uura modul de gestionare a mijloacelor fixe din cadrul ntreprinderii i se vor putea extrage date de interes general. Prin prelucrarea bazei de date constituite se pot prezenta numeroase informaii cu privire la situaia oricrui mijloc fix,

27

proveniena i circuitul acestuia precum i detalii legate de situaia amortizrii i cheltuielile cu amortizarea realizate pe parcursul vietii economice. Pentru a realiza gestiunea bazei de date am ales s utilizez facilitile oferite de Microsoft Access. Prima etap a constat n realizarea unui model conceptual de date (anexa 2) pentru problema aleas, urmnd ca ulterior s stabilesc restriciile de integritate (anexa 1), modelul conceptual de prelucrare (anexa 3) i modelul logic de date (anexa4). Programul este uor de utilizat i nu necesit introducerea multor informaii; utilizatorul trebuie s introduc n sistem doar datele aferente documentelor justificative (fia mijlocului fix, factura de achiziie, procesul verbal de punere n funciune i scoatere din funciune, bonul de micare). Programul grupeaz multitudinea acestor informatii ntr-o manier sintetizat i uor de neles prin rapoarte i formulare. Spre exemplu, pe baza informaiilor din cadrul tuturor fielor nregistrate se pot obine rapoarte cu situaia mijloacelor fixe amortizate integral sau parial; foarte important este i situaia amortizrii unui anumit mijloc fix deoarece ofer informaii despre numrul de ani neamortizai i cheltuielile cu amortizarea ce vor urma. Acest sistem informatic raspunde principalelor cerine legate de gestiunea mijloacelor fixe: asigur adugarea mijloacelor fixe prin completarea fiei mijlocului fix; pentru fiecare mijloc fix este posibil calculul oricrui tip de amortizare (liniar, degresiv, accelerat) ; fiecrui mijloc fix i se poate genera un plan de amortizare ; asigur crearea i modificarea principalelor documente specifice: proces verbal de punere n funciune i scoatere din funciune, bon de micare; permite vizualizarea circuitului unui mijloc fix ce a fost anterior transferat ntre departamentele entitaii; prezint o baz de date a furnizorilor, a facturilor i a documentelor de plat pentru a permite gestionarea eficient a plilor; permite realizarea unui raport cu situaia plailor din cursul unei luni calendaristice; prezint sub forma de rapoarte situaia mijloacelor fixe scoase din funciune, amortizate parial sau integral; 3.3.1 Utilizare i explicaii Sistemul informatic de eviden a mijloacelor fixe este uor de neles i de utilizat, avnd o interfa prietenoas i intuitiv. La deschiderea programului, pe prima pagin sunt prezentate principalele operaiuni ce se pot realiza cu ajutorul acestuia. n prima etap, ne vom ocupa de completarea documentelor specifice mijloacelor fixe: fia mijlocului fix, procesul verbal de punere n funciune, procesul verbal de scoatere din funciune, bonul de micare. Dup ce utilizatorul completeaz toate datele necesare se poate trece la urmatoarea etap, ce const n prelucrarea acestora.

28

Sub forma unor rapoarte se prezint evidena tuturor mijloacelor fixe sau doar a acelor amortizate parial sau integral. Putem genera i o situaie a mijloacelor scoase din funciune nainte de a se termina durata de viat economic a acestora; pentru o astfel de situaie se poate genera i o list a cheltuielilor cu amortizarea. n ultima parte, exista o serie de formulare ce au drept scop gestionarea informaiilor despre achiziii. Astfel, se memoreaz date despre furnizori, facturile de achiziie i documentele de plat. Pe baza lor, se poate realiza un raport al achiziiilor din cadrul unei luni alese de utilizator. 3.3.1.1 Tabele Datele ce fac obiectul prelucrrii (datele de intrare) vor fi memorate ntr-o baz de date; elementele fundamentale ce creeaz o baz de date relaional sunt tabelele. Un tabel16 reprezint "o colecie de date legate ntre ele, memorat pe linii i coloane"; fiecare linie conine o nregistrare-entiate complet de date referitoare la un anumit tip de obiecte. La rndul ei, fiecare nregistrare este compus din coloana sau cmpuri , cmpul fiind cea mai mic entitate de date. Majoritatea tabelelor unei baze de date au unul sau mai multe cmpuri ce identific n mod unic fiecare nregistrare din acest tabel. Aceast identificare unic poart numele de cheie
16

Popa Ghe., Berbec F., Ivancenco V., "Baze de date Access", Editura Cison, Bucureti 2004.

29

primar i este folosit la indexarea tabelului respectiv. Cheile primare stabilesc relaiile prin care mai multe tabele ale unei baze de date sunt legate la crearea unei interogri. n proiectarea i realizarea bazelor de date relaionale, normalizarea este o etap de optimizare care are ca socp garantarea coerenei bazei de date n timpul operaiilor de includere sau modificare a datelor. Prin procesul normalizrii se elimin informaiile redundante, se reduce mrimea bazei de date, se facilteaz cutarile i se simplific interogrile.

2.1.3.2 Interogri O interogare17 este o definiie a datelor care se extrag: care cmpuri, din ce tabele, criteriile de selecie, ordinea de sortare. Structura unei interogri indic datele care se vor extrage, Access oferind urmtoarele posibiliti: selectarea anumitor cmpuri mai semnificative din nregistrrile unei tabele ; selectarea nregistrrilor ce satisfac anumite criterii ; interogarea mai multor tabele; o interogare permite combinarea nregistrrilor din mai multe tabele i afiarea rezultatului ntr-un singur tabel de date; crearea de cmpuri pentru afiarea rezultatelor unor calcule. Odat nregistrat, o interogare poate fi surs de nregistrri pentru crearea unui formular sau a unui raport. De fiecare dat cnd se deschide formularul sau raportul, interogarea folosit drept surs de date ofer informaii actualizate.

17

Surcel T., Avram.V, "Medii de programare pentru gestiunea bazelor de date", Editura Tribuna Economic, Bucureti 2004

30

3.3.1.1 Formulare Formularele18 sunt machete folosite n scopul adugrii, modificrii, tergerii sau consultrii datelor din/n tabelele bazei de date. Formularul este destinat n special ecranului, dar poate fi tiprit i la imprimant. Este folosit pentru acces aleator la nregistrri. Formularele au i anumite limite; principala limit face referire la faptul c nu pot grupa datele dup diverse criterii, inconvenientul fiind eliminat prin utilizarea rapoartelor. Utilizarea lor prezint o serie avantaje deoarece cu ajutorul lor se realizeaz o interfa prietenoas, exist posibilitatea definirii unor reguli de validare suplimentare celor definite la nivelul tabelelor i exist posibilitatea actualizrii mai multor tabele printr-un singur formular. Scopul utilizrii acestor formulare este de a prezenta datele ntr-o form ct mai atractiv utilizatorului; reprezint de fapt, o interfa care permite utilizatorului accesul la tabele i la extragerea i prelucrarea inregistrrilor din tabele asociate. Principalele formulare din cadrul bazei de date permit vizualizarea i actualizarea principalelor documente contabile: fia mijlocului fix, procesul verbal de punere n funciune, procesul verbal de scoatere din funciune, bonul de micare, factura de achiziie, etc.

17

Popa Ghe., Berbec F., Ivancenco V., "Baze de date Access", Editura Cison, Bucureti 2004.

31

3.3.1.1.1Fia mijlocului fix Unul dintre cele mai importante documente ce se completeaz la primirea unui mijloc fix este fia de identificare a acestuia. Conform modelului de ntocmire din nomenclatorul publicat n anul 2004, fia mijlocului fix cuprinde informaii referitoare la data achiziiei, valoarea de intrare i modul de amortizare. Prin intermediul unei liste derulante se pot cuta toate mijloacele fixe inregistrate pn in prezent. Acest document se ntocmete ntr-un singur exemplar pentru fiecare mijloc fix i se pstreaz la departamentul financiar-contabil. Spre exemplu, din fia mijlocului fix din imaginea de mai jos aflm c Laptopul HP a fost achiziionat n anul 2008 pentru suma de 2800 lei i se amortizeaz liniar pe o perioad de cinci ani. El a fost ncadrat n categoria 6, a aparatelor birotice i se estimeaz c la scoaterea lui din funciune se va obine o suma de 200 lei.

Fig.3 Fia unui mijloc fix. Dup ce au fost completate toate datele, noul mijloc fix este nregistrat n baza de date. Pentru a putea vizualiza planul amortizrii se apas butonul "Calculeaz amortizarea" i apoi "Vizualizeaz planul de amortizare". Programul permite calcularea oricrui tip de amortizare, fie c este vorba de o amortizare liniar, degresiv sau accelerat. Alegerea modului n care se va consuma activul se face de ctre utilizator, pe baza experienei i a raionamentului sau profesional. Planul de amortizare prezint cheltuielile cu amortizarea ce vor fi generate n fiecare an de ctre activ. Spre exemplu, n fig.4 i n fig.5 amortizarea este calculat n dou moduri.

32

Fig4. Amortizare degresiv

Fig.5 Amortizare liniar

3.3.1.1.2 Calculul amortizrii Avnd n vedere faptul c procedeul de calcul al amortizrii este amplu, pentru a putea surprinde toate aspectele eseniale am creat n limbajul de programare Visual Basic o funcie de calcul a amortizrii; acest limbaj permite dezvoltarea i gestionarea bazei de date prin automatizarea unor aciuni. n continuare sunt prezentate instruciunile pentru calculul fiecrui tip de amortizare: ' calculul amortizrii liniare If TipAmortizare = "Liniara" Then For i = Year(DataAchizitiei) + 1 To Year(DataAchizitiei) + NrAni Amortizarea = ValAmortizabila * Cota ValRamas = ValAmortizabila - j * Amortizarea j=j+1 strList = strList & " ," & NrInventar & "," & DenMF & "," & i & ", " & Round(am, 0) & vbCrLf Open "c:\PlanAmortizare.txt" For Output As #1 Write #1, strList Close Next i=i+1 Else ''calculul amortizrii degresive If TipAmortizare = "Degresiva" Then For i = Year(DataAchizitiei) + 1 To Year(DataAchizitiei) + NrAni AmortizL = ValAmortizabila * Cota AmortizD = (ValAmortizabila - suma) * CotaD 33

If AmortizD > AmortizL Then j=j+1 suma = suma + AmortizD strList = strList & " ," & NrInventar & "," & DenMF & "," & i & ", "& Round(AmortizD, 0) & vbCrLf Open "c:\PlanAmortizare.txt" For Output As #1 Write #1, strList Close #1 Else amortizarea = (ValAmortizabila - suma) / (NrAni - j) strList = strList & " ," & NrInventar & "," & DenMF & "," & & Round(am, 0) & vbCrLf Open "c:\PlanAmortizare.txt" For Output As #1 Write #1, strList Close #1 End If Next Else '' calculul amortizrii accelerate If TipAmortizare = "Accelerata" Then For i = Year(DataAchizitiei) + 1 To Year(DataAchizitiei) + NrAni If i = Year(DataAchizitiei) Then amortizarea= ValAmortizabila * 0.5 strList = strList & " ," & NrInventar & "," & DenMF & "," & i & ", " & Round(am, 0) & vbCrLf Open "c:\PlanAmortizare.txt" For Output As #1 Write #1, strList Close #1 Else amortizarea = (0.5 * ValAmortizabila) / (NrAni - 1) strList = strList & " ," & NrInventar & "," & DenMF & "," & i & ", " & Round(am, 0) & vbCrLf Open "c:\PlanAmortizare.txt" For Output As #1 Write #1, strList Close #1 End If Next End If End If End If 34 i & ",

Tot n cadrul Fisei Mijlocului Fix se pot vizualiza i modifica datele de intrare a celorlalte mijloace fixe existente. Pentru un mijloc fix achiziionat n anii precedeni se poate realiza i o situaie a amortizrii.

Fig.6 Situaia amortizrii unui mijloc fix Spre exemplu, pentru Laptopul HP achiziionat n 2008 i amortizat degresiv situaia se prezint ca n Fig.6. Se pot vizualiza date generale precum data achiziiei, valoarea de intrare i modul de amortizare. Scopul acestui raport este de a afla amortizarea cumulat i numrul de ani trecui precum i valoarea rmas de amortizat. 3.3.1.1.3 Proces verbal de punere n funciune Dup ce fia mijlocului fix a fost ntocmit urmtorul document ce trebuie completat este procesul verbal de punere n funciune (Fig.7). Acesta servete ca document de nregistrare n contabilitate, de consemnare a stadiu n care se afl activul precum i document de punere n funciune a obiectivului de investiii. Mijloacele fixe pot intra n firma n diferite moduri: prin achiziie, nchiriere, leasing financiar sau operational. Procesul verbal de predare-primire are la baz contractul de nchiriere, de locaie, factura, etc.

35

Fig.7 Proces verbal de punere n funciune n program, utilizatorul trebuie s introduc principalele date ce in de punerea n funciune a activului (data i eventuale comentarii), celelalte date se ncarc automat deoarece au mai fost nregistrate o dat n fia mijlocului fix. 3.3.1.1.4 Factura de achiziie Dup ce noul activ achiziionat a fost pus n funciune se nregistreaz factura i documentul de plat aferent. Formularul permite selectarea furnizorului dintr-o list derulant iar celelalte date legate de denumire, adresa i telefon sunt preluate automat. Ulterior se completeaz numarul facturii, data acesteia i mijloacele fixe achiziionate (Fig.8).

36

Fig8. Factura de achiziie Presupunem c o parte a sumei facturate este platit prin intermediul unui ordin de plat (Fig.9). Formularul cuprinde i detaliile facturii (bunul achiziionat, cantitatea, preul) pentru o mai bun nelegere a sumei de plat. n cmpuri separate se calculeaz valoarea facturat, TVA-ul i suma rmas de pltit.

Fig.9 Model document de plat Pentru a uura modul de gestiune a facturilor, n raportul de eviden a achiziiilor se prezint detalii despre achiziiile realizate i modul de plat a acestora. ntr-un cmp separat,

37

se calculeaz diferena ramas de pltit; coloana este formatat condiionat, iar n cazul n care exista o datorie, aceasta este scris cu culoarea rosie, pentru a atrage atenia utilizatorului.

Fig.10 Situaia plilor

3.3.1.1.5 Bonul de micare Bonul de micare al unui mijloc fix este un document justificativ de predare-primire ce se ntocmete n situaiile n care un activ din cadrul firmei este mutat de la un departament la altul sau de la o secie la alta. Acesta este pstrat ntr-un exemplar la departamentul financiarcontabil i n alt exemplar la secia predtoare. Sistemul de eviden a mijloacelor fixe permite crearea unui nou bon de micare, precum i modificarea sau vizualizarea celorlalte bonuri existente. Cmpurile existente conin detalii despre activul transferat, data la care se realizeaz transferul, departamentele implicate precum i detalii despre persoanele care aprob miscarea bunului (Fig.11). n cazul mijloacelor fixe care au fost mutate de mai multe ori, ntre diferite departamente, se poate genera un istoric al circuitului pe care acestea l-au parcurs. Prin

38

intermediul lui se prezint n mod cronologic transferurile care au avut loc. Fig11. Bon de miscare 3.3.1.2 Rapoarte Produsul final al aplicaiilor de baze de date este un raport19. El este destinat n mod special tipririi i permite parcurgerea secvenial a nregistrrilor. Spre deosebire de formulare, n cazul unui raport se pot realiza totaluri si subtotaluri, datele se pot grupa pe mai multe niveluri diferite iar sursa de date o constituie rezultatul unei interogri. Raportul consituie cea mai bun modalitate de a tipri o copie a informaiilor extrase dintr-o baz de date. n cadrul lui se pot compara sau rezuma seturi complexe de date i pot fi create diferite etichete i butoane de comand. Spre deosebire de formular, raportul este destinat n primul rnd pentru tiprirea la imprimant, dar poate fi afiat i pe ecran; nu permite editarea i modificarea datelor. Raportul prezint o serie de date permind gruparea lor i calculul unor totaluri sau subtotaluri. Pe baza informaiilor introduse n documentele prezentate anterior se realizeaz o serie de rapoarte ce prezint o imagine de ansamblu a mijloacelor fixe deinute de ntreprindere. Aceste informaii se adreseaz n general persoanelor care doresc s cunoasc situaia activelor din ntreprindere i trebuie s ia decizii legate de achiziia unor mijloace fixe noi, casarea celor existente, etc. 3.3.1.2.1 Situaia mijloacelor fixe Primul raport prezint ntr-o form sintetizat situaia mijloacelor fixe din firm (Fig.12). Acestea sunt grupate pe categorii, menionndu-se pentru fiecare categorie activele coninute i valoarea lor. Categoriile din cadrul raportului sunt cele mentionate in "Catalogul mijloacelor fixe": Construcii ; Mijloace de transport ; Animale i plantaii ; Aparate i instalaii de msur, control i reglare ; Mobilier, aparatur birotic, echipamente protecie.

19

www.office.microsoft.com/ro-ro/access

39

Fig.12 Evidena mijloacelor fixe 3.3.1.2.2 Situaia mijloacelor fixe amortizate parial Cel de al doilea tip de raport prezint doar situaia mijloacelor fixe amortizate parial. n cuprins, pentru fiecare mijloc fix se prezint date legate de intrarea lui in firma: valoarea achiziiei, data la care a fost achiziionat, modul n care activul se va amortiza (liniar, degresiv, accelerat) precum i durata normal de funcionare i numrul de ani amortizai. 3.3.1.2.3 Situaia mijloacelor fixe scoase din funciune Raportul de eviden a mijloacelor fixe scoase din funciune prezint detalii specifice activelor ce nu mai sunt utilizate de firm. nainte de a deschide raportul, utilizatorului trebuie s specifice perioada pe care dorete s o analizeze, introducnd luna i anul dorit. Am ales acest mod de comunicare cu utilizatorul pentru a putea pune la dispoziia acestuia exact informaia pe care o caut, ntr-un mod uor de neles. Astfel, prin interogarea bazei de date se vor afia doar nregistrrile din perioada introdus, nu o lista cu toate mijloacele fixe care au fost scoase din funciune de-a lungul timpului. Cmpurile cele mai importante din acest raport sunt cele care calculeaz data la care activul ar fi trebuit s fie scos din funciune i cmpul care indic dac activul a ieit din funciune prematur sau nu. Spre exemplu, n Fig.13 observm c automobilul Nissan a fost scos din funciune pe data de 13.05.2010, dat ce coincide i cu data prevzut n fia mijlocului. n cazul serverului HP, scoaterea din funciune a fost prematur, deoarece managerii au estimat ca acest va fi casat abia n 2012.

40

Activul poate iesi din firm datorit vanzrii, distrugerii, uzurii morale sau casrii. n oricare dintre situaiile enumerate dac mijlocul fix este scos din functiune nainte de data estimat, se genereaz o serie de cheltuieli cu amortizarea ce nu au fost acoperite.

Fig. 13 Evidena mijloacelor fixe scoase din funciune 3.3.1.2.4 Situaia cheltuielilor cu amortizarea generate de scoaterea din funciune i n acest caz, n momentul n care utilizatorul dorete sa consulte situaia cheltuielilor trebuie s introduc luna i anul in care mijlocul fix a fost scos din gestiune. Astfel se evit afiarea unei ntregii liste a activelor care au ieit din gestiune; n urma interogrii se vor extrage doar nregistrarile ce corespund criteriilor introduse (luna i anul) ca n Fig.14.

Fig.14 Situaia mijoacelor fixe scoase din funciune nainte de data prevazut 41

Dup cum am vzut n exemplul anterior, Serverul HP a fost scos din gestiune datorit uzurii morale. Iniial, contabilul a estimat c acest activ va iei din gestiune dupa cinci ani de utilizare, tocmai in 2012. Se pare c tehnologia a avansat iar vechiul server a fost nlocuit cu un model mai nou i mai modern. Fiindc activul a fost scos din gestiune mai devreme decat s-a estimat, n contabilitate se nregistreaz o cheltuial cu amortizarea. Prin apsarea butonului de calcul al amortizrii, n mod automat se va genera o situaie a cheltuielilor cu amortizarea pe fiecare an. Astfel, fiindc serverul a fost scos din gestiune n anul 2010, mai rmn nca doi ani neamortizai. Pentru fiecare an se prezint valoarea amortizrii precum i suma cumulat (Fig.15). Fig.15 Afisarea cheltuielilor cu amortizarea

42

Concluzii i propuneri
n prezent exist numeroase programe informatice care corespund cerinelor provenite din diferite domenii de activitate. Astfel, pentru orice entitate economic, indiferent de aria n care ii desfaoara activitatea, exist o aplicaie specific; spre exemplu, AutoCad este folosit n construcii, Saga i Spectra n contabilitate, etc. Gradul de informatizare a activitaii economice a crescut din ce n ce mai mult, deoarece informaia obinut n mod automat este mult mai exact i corect decat cea obinut n cazul n care prelucrarea ar fi fost facut de un grup de persoane. Spre exemplu, n cazul firmei de contabilitate analizate, gestionarea stocurilor se poate realiza n dou moduri: prin utilizarea aplicaiei specializate n gestiunea mijloacelor fixe sau prin inerea unor registre de ctre un angajat. Avantajele aduse de evidena informatizat sunt nenumrate: datele stocate pot fi manipulate mai uor; cutarea sau modificarea unei nregistrri se realizeaz ntr-un timp foarte scurt; activele gestionate pot fi sortate dup diferite criterii (valoare, data de intrare, durata de funcionare); datele pot fi prezentate n diferite moduri, sub forma de rapoarte sau formulare; sumele rezultate din calculul amortizrii sunt exacte i nu prezint riscul unei erori umane, deoarce sunt calculate n mod automat; n cazul aplicaiei de eviden a mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii, utilizatorul trebuie s introduc doar datele de pe principalele documente justificative (valoarea achiziiei, data de intrare, data punerii n funciune, numrul facturii de achiziie, etc) pentru a le putea prelucra i pentru a obine o serie de situaii a mijloacelor existente. Sistemul de calcul ofer sigurana unor rezultate precise, concrete i relevante; el prelucreaz datele stocate n funcie de cerinele utilizatorului i returneaz rspunsul ntr-un timp foarte scurt. Datorit importanei care i se acorda n cadrul organizaiei, informaia obinut n urma prelucrrii constituie baza lurii de decizii. n concluzie, utilizarea unui sistem informatic este mai indicat pentru gestionarea activitaii unei ntreprinderi. Activitatea informatizat este mult mai uor de gestionat, iar datele primare pot fi prelucrate n diferite moduri i pot raspunde unei game largi de probleme. n prezent, performana firmei depinde de calitatea soft-urilor utilizate i de gradul de pregtire profesional a angajailor care le utilizeaz. Pentru a putea face fa concurenei de pe o piata cu o competitivitate ridicat, firmele trebuie s investeasc att n calitatea managementului ct i n performana sistemului informatic. Pentru a putea acoperi ct mai multe nevoi ale firmei de contabilitate analizate a dori ca n viitor s implementez i alte module necesare n activitatea desfaurat; avnd n vedere complexitatea obiectului de activitate, modulele cele mai importante in de evidena 43

personalului i de calculul salariilor, gestiunea stocurilor din cadrul unitii, precum i de eviden achiziiilor i a vanzrilor. Toate aceste evidene pot fi realizate cu ajutorul MS Access; totui n viitor voi utiliza mai mult mediul de programare Visual Basic deoarece permite programarea i prelucrarea mai eficient a datelor. n ceea ce privete sistemul de eviden a mijloacelor fixe a dori ca n varianta ulterioar s pot ncorpora mai multe norme fiscale, pentru a realiza convergena practicii contabile cu practica fiscal. Chiar dac programele informatice sunt foarte importante n cadrul oricrei organizaii, acestea nu pot acoperi n totalitate ntreaga activitate desfaurat. Orict de performant ar fi un produs informatic acesta nu poate automatiza toate procesele dintr-un domeniu i, n unele cazuri nu poate nlocui un post. n general, posturile care pot fi nlocuite de un sistem informatic sunt caracterizate prin rutin i printr-un nivel ridicat de repetitivitate al actiunilor; acest lucru permite crearea unor algoritmi care s realizeze n mod automat activitatea angajatului. Unul dintre cele mai importante procese ce se desfaoar la nivelul conducerii este procesul prin care se iau decizii. n acest caz, sistemele informatice asist decidentul n rezolvarea unor probleme i contribuie la creterea calitii procesului decizional, fr a putea nlocui activitatea angajatului. n concluzie, pot afirma c informaiile rezultate n urma prelucrrii automate sunt extrem de importante, caracterizate prin exactitate, corectitudine i relevan. Utilizarea unui sistem informatic genereaz numeroase avantaje la nivelul organizaiei iar rolul principal al acestuia este de a asista angajaii n desfurarea activitii.

44

Bibliografie
Bunea, S., Grbin, M., "Sinteze, studii de caz i teste gril privind aplicarea IAS-IFRS", Editura C.E.C.C.A.R., Bucureti, 2005. Feleaga,L., Feleaga,N. Contabilitate financiara. O abordare europeana si internaiona, ediia a II-a, rev., Vol.2, Editura Economica, Bucureti 2007. Grama, A., Filip, M., Medii de programare n economie, Editura Sedcom Libris, Iai 2000. Iacob,C., "Sistemul informaional contabil la nivelul firmei", Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2000. Lungu I., Sabu Ghe., "Sisteme Informatice. Analiz, proiectare i implementare" Editura Economic, Bucureti 2003. Popa Ghe., Berbec F., Ivancenco V., "Baze de date Access", Editura Cison, Bucureti 2004. Prof.univ.dr.Tr.Surcel; Prof.univ.dr.R.Marsanu; Asist.univ.dr.A.Reveiu; Lect.univ.dr. P. Pocatilu; Bazele informaticii economice; curs n format digital din biblioteca digitala a Academiei de Studii Economice. Stanciu A., Aleca O., Oancea M., "Baze de date Access 2007. Studii de caz"; Editura Infomega, Bucureti 2009. Stanciu, V., "Sisteme informatice de gestiune" , Editura Cison, Bucureti 2000. Surcel T., Avram.V, "Medii de programare pentru gestiunea bazelor de date", Editura Tribuna Economic, Bucureti 2004. Toma, M. "Ghid pentru ntelegerea i aplicarea IAS 16", Editura CECCAR, Bucureti 2003. Catalog privind clasificarea i duratele normale de funcionare a mijloacelor fixe. Nomenclator din 14/12/2004 privind modelele i normele de ntocmire i utilizare a registrelor i formularelor financiar-contabile, comune pe economie. OMFP 1752/2005. Legea 571/2003 privind Codul Fiscal. Legea 92/2004 privind Codul de Procedur Fiscal. Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale. 45

Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, numrul 80/29 martie 1994. Monitorul Oficial nr. 228/4.05.2001. Monitorul Oficial nr. 333 din 18 iulie 2000. Monitorul Oficial numrul 520/30 decembrie 1998. Monitorul Oficial numrul 530/31 decembrie 1998. Monitorul Oficial numrul 73/23 februarie 1999. Monitorul. Oficial al Romniei nr. 265 din 27 decembrie 1991. www.contabilul.ro www.office.microsoft.com/ro-ro/access

46

Anexe
Anexa 1. Restricii de integritate
Restriciile de integritate reprezint de fapt un set de condiii pe care datele existente trebuie s le ndeplineasc pentru ca sistemul s funcioneze corect conform situaiilor reale. Aceste restrictii se mpart n mai multe categorii: de domeniu, structurale i de integritate pe roluri sau asocieri. Restricii de domeniu ce vizeaz un singur atribut: SumaPlatit>0 PretAchiziie>0 ValoareAchiziie>0 Tip DP={OP,Chitan} TipFurnizor={Intern, Extern} Motiv={Casare,Vnzare; Uzura morala, Distrugere} TipAmortizare={Liniar,Degresiv,Accelerat} CoeficientAmortizareDegresiv={1,5; 2; 2,5} Restricii de domeniu ce vizeaz corelaii ntre atribute: DataProcVerbalPunereFunciune<DataProcVerbalScoatereFunciune DataDocPlat>DataFacturii Restricii structurale Cheile primare trebuie s identifice n mod unic fiecare nregistrare din tabel; ele sunt unice, diferite de zero i neduplicabile. Exemplu de chei primare: NrFactura>0, CodFz>0, NrInventar>0, CodCategorie>0, CodDepartament>0

47

Restrictii de integritate de roluri i asocieri Exemplu: restricie de incluziune de asocieri FURNIZOR Cod Fz DenumireFZ ie AdresaFZ NrTelefon Tip Furnizor 1,n Emit e 1,1

i
FACTURA Nr.Factur DataFactur 1,n 1,1 Se achit

DOC DE PLATA Numr DP DataDP SumaDP TipDP

48

ANEXA 2.Modelul Conceptual De Date

DOC DE PLATA FURNIZOR 1,n Cod Fz
DenumireFZ AdresaFZ TipDP NrTelefon Tip Furnizor

1,1 Emite

FACTURA Nr.Factur
DataFactur

1,n Se achita

1,1

Numr DP
DataDP SumaDP

1,n
DEPARTAMENT
CODDepartament DenumireDepart Cladire Etaj Director

Achizitie

1,n
DareFolosinta DataDF NrBucDF

#
FURNIZOR INTERN CUI FURNIZOR EXTERN

PreAch NrBucAch

1,n

1,n

1,n MIJLOC FIX NrInventar

DenumireMF Descriere CodCategorie

0,n

1,1 PRIMIRE
NrPrimire Primit

1,1 Predare
NrPredare Predat

Nr.Inregistrare ara de provenien

0.1 BonMiscare MF 1,1

0.1

0,n Continut NrBuci

Nr BonMicare DataBonM

1,1

1,n

NrPrimire NrPredare

49

MODELUL CONCEPTUAL DE DATE (continuare)

MIJLOC FIX NrInventar Categoria CodCategorie

DenumireCateg DenumireMF

FIA MIJLOC FIX 1,1 corespunde 1,1 NrFiMF

TipDocProvenien NrDocProvenient DataAchiziiei ValoareaAchiziiei

0,n Se inscrie

1,1

Descriere Cod Categorie

0,1

0,1

DurataNormalDe Functionare

intocmete 1,1
PROCES VB DE PUNERE N FUNCIUNE
Nr.PVPF Data PVPF NrBucai

se completeaz 1,1
PROCES VB SCOATERE DIN FUNCIUNE
Nr.PVSF Data PVSF Motiv

TipAmortizare Coeficient

50

ANEXA 3. Modelul Conceptual De Prelucrare

ETAPA 1. Intrarea Mijlocului Fix

Primire MF

-instalare i punere n funciune a MF -verificarea parametrilor de funcionare -verificarea documentelor justificative Refuz Acceptare

Respingere MF

Acceptare MF

-completarea datelor necesare fiei mijlocului fix: ncadrarea ntr-o categorie, atribuirea unui tip de amortizare, etc -ntocmirea procesului verbal de punere n funciune Refuz Acceptare

Reanalizarea documentaiei MF

Darea n folosinta a MF

ETAPA 2. Transferul MF.

MF Existent

Cerere de transfer

Decizie de transfer

-analiza cererii de transfer ctre un alt departament/secie din cadrul societii. -aprobarea cererii de ctre superior -completarea bonului de miscare Refuz Acceptare

Transfer respins

Transfer MF

ETAPA 3. Ieirea Mijlocului Fix

Decizie de scoatere din funciune a MF

-verificarea starii MF i a modului de ntreinere; -eventuale reparaii i modernizri - gradul de uzur -analizarea fia mijlocului fix (durata de functionare, data punerii n funciune)

Mentinere

Scoatere din funciune

Mentinere MF

Scoatere din funciune MF

-stabilirea modului de scoatere din funciune: vanzare, casare; -ntocmirea procesului verbal de scoatere din funciune.

Casare

Vnzare

ANEXA 4. Modelul Logic De Date (MLD)

Furnizor(CodFz, DenumireFz, AdresaFZ, NrTel, TipFurnizor) FurnizorIntern (CUI, CodFZ) FurnizorExtern (NrDenregistrare, araDeProvenien,CodFZ) Factura(NrFactur, DataFactur,CodFZ) DocDePlata(DP, DataDP,SumaDP,TipDP,NrFactur) Achizitie(NrFactur, NrInventar, PreUnitar, NrBucAch) MijlocFix(NrInventar, DenumireMF,Descriere, CodCategorie,NrFiMF) FiaMijlocFix(NrFiaMf, TipDocProvenien,NrDocProvenien DataAchiziiei, ValoareaAchiziiei, TipAmortizare, CoeficientDegresiv, DurataNormalaDeFuncionare, NrInventar) Categorie(CodCategorie, DenumireCateg) ProcesVBPunereFunciune(NrPVPF, DataPVPF, NrBuci,NrInventar) ProcesVBScoatereFunciune(NRPVSF, DataSF, Motiv, NrInventar) Departament(CodDepartament, DenumireDept,Cladire, Etaj, Director) DareInFolosinta(NrInventar, CodDepartament, DataDF,NrBucDF) Primire(NrPrimire, Primit, CodDepartament) Predare(NrPredare, Predat, CodDepartament) BonMiscareMF(NrBonMiscare, DataBonM, NrPrimire, NrPredare) ContinutBM(NrInventar, NrBonMiscare,NrBuci)