Concepo e Desenvolvimento de um Painel de Controladoria Utilizando Tecnologia da Informao Um Estudo Fundamentado no Mtodo de Pesquisa-Ao Autores ALEXANDRE MAJOLA GAVA

A Pontifcia Universidade Catlica do Rio Grande do Sul - PUC-RS EVANDRO CARLOS STUMPF Universidade de Caxias do Sul

RESUMO A competio mundial forou as empresas a reformularem seus modelos gerenciais e organizacionais, visando uma maior racionalizao dos recursos utilizados e o alcance de um grau mximo de eficincia operacional. Diante deste cenrio, este trabalho apresenta a concepo e implementao de um Painel de Controladoria para apoiar a tomada de decises nos nveis de diretoria e gerncia em uma organizao privada do setor de autopeas do municpio de Caxias do Sul - RS, utilizando instrumentos de Tecnologia da Informao, avaliando o impacto desta soluo sobre as atividades das pessoas envolvidas. Para a discusso destes assuntos apresentamos um contexto terico de Controladoria e Sistemas de Informaes, bem como uma metodologia de Pesquisa-Ao, a qual contempla cinco fases: diagnstico, planejamento da ao, ao, avaliao e aprendizado. A partir das discusses pode-se sugerir que o desenvolvimento do Painel de Controladoria significa uma importante contribuio em termos de integrao entre a nova realidade competitiva das organizaes e o papel da Controladoria frente necessidade de uma nova organizao aberta em rede, cabendo ao controller o desenvolvimento de seu Painel, buscando as melhores alternativas de torn-lo um sistema de informao adequado organizao na qual ser implementado. 1. Introduo A competio, na era da globalizao e do uso efetivo de tecnologia da informao (TI) exige que as empresas reformulem seus modelos gerenciais e organizacionais, com vistas racionalizao dos recursos utilizados e ao alcance de um grau mximo de eficincia operacional. Diante desse cenrio, as empresas foram compelidas a adotar sistematicamente novas tecnologias, especialmente para aumentar sua competitividade e, assim, fazer frente a uma concorrncia cada vez mais acirrada. Segundo JOHNSON & KAPLAN (1996), em 1925, possivelmente, todas as prticas de contabilidade gerencial hoje usadas haviam sido desenvolvidas, mas as questes levantadas a respeito da Controladoria no residem apenas no tratamento numrico dos controles necessrios, como tambm no enfoque da funo Controladoria em desenvolver na empresa postura e dinmica das quais resultar agregao ou no de valor ao negcio. Para transformar a Controladoria em um centro de inteligncia moderno, cabe ao controller maximizar tecnologias que permitam s organizaes responderem aos contnuos desafios e criar novas oportunidades empresariais para aumento da produtividade, qualidade e controle de custo (BRANNEN, 1997). O uso de Tecnologia da Informao (TI), e seus recursos, como o uso da informtica na transformao de dados em informaes, mostram sua importncia neste cenrio. Atravs deste trabalho, prope-se a concepo de um modelo de Sistema de Informao para a Controladoria, aqui denominado Painel de Controladoria, o qual foi

projetado e desenvolvido sob dois aspectos fundamentais: a gerao e a comunicao das informaes da Controladoria aos usurios, utilizando recursos de Tecnologia da Informao. O modelo foi gerado a partir da reviso de literatura da rea de Controladoria, focando nas informaes-chave que devero estar contempladas no Painel. Para tanto se prope o desenvolvimento e implementao do Painel de Controladoria em uma organizao do setor de autopeas da Serra Gacha, Alfa S.A. (nome fictcio). Esta organizao industrializa material de frico, especificamente, lonas de freios para carros pesados, contemplando atualmente um quadro de 110 funcionrios e um faturamento bruto projetado para 2005 em torno de 30 milhes de dlares. A organizao conta com uma participao de 15% do mercado de reposio de lonas de freios em nvel nacional. Este cenrio permite sugerir modelos atuais de gesto, entre eles o desenvolvimento de uma Controladoria, utilizando tecnologias adequadas. A metodologia de pesquisa utilizada para o desenvolvimento deste trabalho foi Pesquisa-Ao. A proposta de adotar-se esta metodologia baseou-se na possibilidade do pesquisador intervir, na organizao em estudo, de forma positiva, uma vez que, na funo de controller, coleta e analisa dados sobre a organizao e os efeitos de suas intervenes, levando em conta a riqueza das interaes organizacionais e, ainda, no mostrando nenhum controle artificial do ambiente estudado. Os estudos foram centrados no que SUSMAN & EVERED (1978) definiram como Ciclo de Pesquisa-Ao, que contempla cinco fases: diagnstico, planejamento da ao, ao, avaliao e aprendizado. Neste contexto os objetivos deste trabalho so de prospectar e investigar solues em Tecnologia da Informao, para a rea de Controladoria da organizao em estudo, que venham a dar suporte s decises em sua gesto, bem como desenvolver um Painel de Controladoria adequado organizao, utilizando tecnologias e informaes adequadas alm de avaliar o impacto desta soluo sobre as atividades dos usurios do Painel de Controladoria. 2. A Funo Controladoria A cadeia de valores de uma empresa e o modo como ela executa atividades individuais so um reflexo de sua histria, de sua estratgia e da economia bsica das prprias atividades. A cadeia de valor, segundo PORTER (1986), um instrumento bsico para a anlise das fontes da vantagem competitiva e no pode ser compreendida apenas observando-se a empresa com um todo. Ela tem sua origem nas inmeras atividades distintas que uma empresa executa. Cada uma dessas atividades pode contribuir para a posio dos custos relativos de uma empresa, alm de criar uma base para a diferenciao. Dentro desse contexto, pode ser entendida como misso da Controladoria a coordenao de esforos para que seja alcanada a sinergia na cadeia de valores da empresa, garantindo o cumprimento da misso e da continuidade da organizao (PETERS & RICCI, 1993). Em outras palavras esta sinergia dever corresponder a um resultado global igual ou superior soma dos resultados individuais das reas. PEREIRA (1991) entende que a Controladoria deveria atender, alm da cpula administrativa, todas as reas da organizao uma vez que o resultado da organizao alcanado pela soma dos resultados das reas que a compem. Dentro deste enfoque, PETERS & RICCI (1993) utilizam a expresso Controladoria Distribuda, onde a cultura e a misso de Controladoria so levadas a todos os setores da empresa dentro de uma viso de co-participao e co-responsabilidade, orientada e incentivada pelo controller. PETERS & RICCI (1993) destacam ainda que a misso da Controladoria otimizar os resultados econmicos da empresa atravs da definio de um modelo de informaes baseado no modelo de gesto. O papel da Controladoria, portanto, assessorar a gesto da empresa, fornecendo mensurao das alternativas econmicas e, atravs da viso sistmica, 2

integrar informaes e report-las para facilitar o processo decisrio. Diante disso, o controller exerce influncia na organizao medida que norteia os gestores para que mantenham sua eficcia e da organizao. Por fim, entende-se a Controladoria como a coordenadora e fiadora do processo de planejamento e controle para garantia do sucesso da misso da empresa. A partir dessas consideraes, caracteriza-se o Painel de Controladoria como: a) um sistema de base para sustentar a cadeia de valores da organizao, gerando informaes relevantes; b) um elemento de apoio da Controladoria Distribuda; c) um sistema de informao que auxilia o processo decisrio dos gestores. 3. Os Sistemas de Informaes Segundo NAKAGAWA (1993), os modernos conceitos de Controladoria indicam que o controller desempenha sua funo de controle no sentido de organizar e reportar dados relevantes, exercer uma fora ou influncia que induz os gerentes a tomarem decises lgicas e consistentes de acordo com a misso e os objetivos da empresa. Para tanto, geralmente o controller acaba tornando-se o responsvel pelo projeto, na implementao e manuteno de um sistema de informao, operacionalizando o conceito de que a contabilidade suportada pelas teorias da deciso, mensurao e informao. Segundo TRAHAND & HOPPEN (1988), o Sistema de Apoio Deciso (SAD) uma ferramenta destinada ao uso de um ou mais decisores (gerentes) que trabalham num ambiente econmico e social bastante complexo e que so constantemente submetidos presso do tempo. O objetivo de um SAD , pois, auxiliar o gerente no que diz respeito ao aprendizado de como reagir rapidamente e de maneira eficaz ao meio ambiente e presso do tempo. Conseqentemente, o objetivo de um SAD no a automao do processo decisrio do gestor, mas, ao contrrio, consiste na assistncia e na amplificao da sua capacidade de intuio. Quanto ao aspecto de arquitetura de um SAD, SPRAGUE & CARLSON (1982) destacam que o arquiteto de um SAD tem a responsabilidade de desenhar e gerar o suporte deciso solicitada por gerentes, utilizando ferramentas e tcnicas baseadas em computador. Um gerador deve ter uma srie de capacidades que agilizem e facilitem a criao inicial de um especfico SAD, seguidas por modificaes em resposta s mudanas nas necessidades dos gerentes, do ambiente e das tarefas. Um modelo conceitual pode ser usado para organizar estas capacidades, sendo que caber a ambos, construtores (Controller) e ferramentas (Painel de Controladoria), desenvolverem tecnologias para prover estas capacidades. 4. Intranet H uma aceitao generalizada por parte dos gestores que computadores e redes de computadores mudaram consideravelmente a maneira dos negcios serem conduzidos. Praticamente, todos os negcios das organizaes envolvem computadores. De um banco de dados contbil, de marketing ou mesmo de produo, todas as divises das empresas esto dependentes de uma larga variedade de computadores e redes de computadores para compartilharem recursos e disseminarem informaes. Provavelmente, a Intranet esteja inserida dentro desse contexto. TURBAN et al (2003) definem Intranet como sendo uma rede privada que utiliza o software e os protocolos TCP/IP da Internet. Uma Intranet, segundo o autor, basicamente uma Internet privada, ou um grupo de segmentos privados de rede Internet Pblica, reservados para serem usados por pessoas com autoridade para utilizar a rede. Ter uma Intranet no necessariamente define um novo estado de funcionalidade; na realidade, ela gera 3

um novo mecanismo de distribuio de informaes que poder facilitar a comunicao, colaborao e coordenao entre os usurios de uma determinada organizao. BA, KALAKOTA & WHINSTON (1997) destacam que a Intranet possui uma grande amplitude de utilizao, parecendo um ambiente ideal para aplicaes que assumem um alto grau de integrao no processo empresarial, permitindo juntar as funcionalidades do software com aplicaes em plataformas cliente/servidor. Alm disso, os autores citam que muitas organizaes tm sido rpidas para perceber este benefcio da arquitetura World Wide Web (acesso fcil e rico em informaes para clientes) e que os mesmos mtodos e tcnicas podem ser aplicados para a distribuio interna das informaes da organizao ou departamentos (Controladoria). Entre as principais categorias de aplicaes da Intranet, podemos citar algumas: (1) facilidades na comunicao; (2) colaborao entre grupos de trabalhos; (3) desempenho nos relatrios e (4) integrao com banco de dados. Na viso de BA, KALAKOTA & WHINSTON (1997), a maioria dos projetos de implementao de Intranet nas organizaes concentram-se nas categorias de aplicaes (1), (2) e (3). A categoria (4), que essencialmente recai sobre apoio deciso, tem sido relativamente inexplorada. A Intranet como apoio deciso est tornando-se crescentemente complexa e est voltada para necessidades operacionais, com respostas rpidas ao cliente e rpida resoluo de seus problemas. Embora o conceito de integrao entre Controladoria e Intranet seja relativamente novo, a adoo desta tecnologia permitiu refletir sobre seus benefcios atuais e potenciais. No transcorrer deste trabalho, apresenta-se esta integrao, relatando o processo de construo de um sistema de apoio deciso e utilizando o referencial terico at aqui desenvolvido. 5. Metodologia de Pesquisa A Figura 1, ao lado, apresenta uma adaptao do modelo do Ciclo de - Excel 1 Soluo Pesquisa-Ao desenvolvido por - Impresso - Excel Diagnstico SUSMAN & EVERED (1978). O - Intranet - Percepes 2 Soluo - Recomendaes referido modelo guiou o Planejamento - Excel - Concluses Aprendizado da Ao Ciclo de desenvolvimento desta pesquisa, cujo - Visual Basic Pesquisa-Ao - Access mtodo apresentado a seguir. - Intranet - Uso Avaliao - Utilidade As origens do mtodo de PesquisaAo - Facilidade Ao referem-se s abordagens scio- Prottipo do Simulador - Qualidade de Margem - Impacto e Benefcios psicolgicas ligadas a questes sociais e vida no trabalho. A Pesquisa-Ao identificada, freqentemente e de Fig. 1 Mtodo Geral de Pesquisa forma singular, por seu duplo objetivo: melhorar os processos da organizao que participa da pesquisa e gerar ao mesmo tempo conhecimento vlido e consistente (KOCK, McQUEEN & SCOTT, 1997). Nossa proposta de utilizarmos Pesquisa-Ao est baseada na possibilidade de o pesquisador intervir na organizao em estudo de forma positiva, coletando dados e analisando os efeitos de suas intervenes, levando em conta a riqueza das interaes organizacionais e ainda no mostrando nenhum controle artificial do ambiente estudado. Esta possibilidade tornou-se vivel, uma vez que o pesquisador exerce a funo de controller na organizao em estudo. Com as caractersticas de adaptabilidade e imprevisibilidade de um Painel de Controladoria, torna-se indispensvel a troca de idias permanentes entre as partes responsveis pela pesquisa e pela ao. A ao conjunta das partes resulta em uma sistemtica
Situao Inicial

MTODO GERAL DE PESQUISA

maior da abordagem de problemas, como tambm na prpria definio dos mesmos. Estas caractersticas da Pesquisa-Ao provm uma base particularmente slida para a opo por este mtodo neste estudo. 5.1 O Ciclo de Pesquisa-Ao Uma caracterstica particular do mtodo de Pesquisa-Ao, descrita no trabalho de SUSMAN & EVERED (1978), sua natureza cclica, isto , a noo de que Pesquisa-Ao qualitativa conduzida em ciclos que envolvem uma sucesso de interveno e fases de reflexo. Embora a maioria dos projetos de Pesquisa-Ao contemplem esta caracterstica em seus estudos, os mesmos omitem a existncia de ciclos e o processo de aprendizagem ocorrido ao longo de repeties cclicas. Apesar disso, KOCK (1997) confia na natureza cclica da Pesquisa-Ao, principalmente, para aumentar o nvel de consistncia interna e validao de resultados. Segundo SUSMAN E EVERED (1978), a Pesquisa-Ao, como um processo cclico, inclui cinco fases: diagnstico, planejamento da ao, ao, avaliao e aprendizado, as quais sero desenvolvidas a seguir. 5.1.1 Primeira Fase do Ciclo de Pesquisa-Ao - Diagnstico Nesta fase do Ciclo de Pesquisa-Ao foram descritas algumas solues dentro do contexto de Tecnologia da Informao, as quais foram investigadas para a gerao e apresentao das informaes da Controladoria na organizao em estudo (Painel de Controladoria). Seguindo a metodologia de pesquisa, inicialmente foi efetuado um diagnstico da organizao para a qual se buscou uma soluo, principalmente comentando sua infra-estrutura de informtica bem como realizando uma descrio dos problemas que vinha enfrentando, o que permitiu uma compreenso do seu estgio inicial quanto gesto de suas informaes. A organizao percebeu que seus recursos de informtica vinham atendendo s B ase de Filtro N ecessidade D ados (Relatrios, de suas principais necessidades. Porm, ao Corporativa A rquivoT exto) Inform ao (M agnus) mesmo tempo em que a organizao dispunha de um Sistema de Informao adequado sua realidade, seus gestores B ase de D ados para D eciso (M icrosoft Excel) alertaram para a necessidade de as informaes chegarem s suas mos de forma cada vez mais rpida, confivel, ntegra e, principalmente, objetiva, com capacidade de
U surio

agilizar o processo decisrio. Estas afirmaes foram abordadas em funo da necessidade de a organizao se adequar ao mercado altamente competitivo, do qual faz parte, alm de poder sustentar seu crescimento projetado para os prximos anos. As principais informaes gerenciais, utilizadas pela organizao, e eleitas pelos gestores como fundamentais para auxili-los no acompanhamento e controle da mesma, vo desde o seu faturamento at a precificao de seus produtos. Esta informao vem sendo gerada e comunicada pela Controladoria. A Figura 2, anterior, apresenta como vem ocorrendo este processo. Para obter as informaes gerenciais, diversos dados so retirados e filtrados do ERP (Enterprise Resource Planning) Magnus das seguintes formas: impresso de relatrio ou em formato de arquivo texto, dependendo da informao a ser gerada. Em ambas as formas, os dados so digitados ou convertidos em planilhas do Microsoft Excel. Aps, as informaes
Fig.2 Situao Inicial da Organizao em estudo

so arranjadas em forma de tabelas ou grficos, conforme a necessidade, e ento so impressas para chegarem s mos do usurio final. Para propiciar o entendimento do processo de como a Controladoria vinha gerando e comunicando as informaes, foi utilizado um modelo de Precificao de Produtos. Para a elaborao deste modelo diversos relatrios ou arquivos so gerados para se chegar ao custo final do produto, o qual servir de base para a formao dos preos. Estes relatrios vo desde informaes de folha de pagamento at custos das matrias-primas e despesas fixas. Este conjunto de informaes transferido para o Microsoft Excel, gerando uma lista dos produtos com seus respectivos custos. A lista enviada ao diretor da unidade que a utiliza para formar o preo de venda dos produtos da organizao. Paralelamente, foi desenvolvida uma planilha para clculo do preo de venda, onde inserido o custo do produto, prazo de venda e as variveis de vendas chegando-se margem operacional de cada produto e a sugesto de um preo a ser praticado. O principal usurio desta informao, o diretor da unidade, vinha manifestando seu descontentamento na manipulao das planilhas de custos e margens dos produtos. Cada vez que avaliava um preo de venda, despendia um demasiado tempo na busca do custo do produto numa extensa relao de itens. Outra observao feita por este diretor refere-se dificuldade encontrada em avaliar a margem de um pedido composto por diferentes itens. Quando necessitava fazer esta anlise, tinha que abrir uma planilha paralela importando dados da planilha de custos e montando o mix de produtos para chegar margem do pedido. Este contexto auxiliou a entender o processo de gerao e comunicao das informaes gerenciais elaboradas pela Controladoria dentro da organizao. As demais informaes seguiam a mesma rotina de trabalho. Basicamente, os problemas percebidos nesta metodologia relacionavam-se a: (1) Excesso de utilizao de papel; (2) Custo elevado de impresso de relatrios e grficos; (3) Pouca explorao do uso de recursos visuais das informaes; (4) Excesso de tempo despendido na anlise das informaes; (5) Restrita utilizao dos recursos de informtica, j disponveis pela organizao. A prxima fase deste trabalho avalia algumas alternativas que sero estudadas na busca de solues para os problemas at aqui descritos. 5.1.2 Segunda Fase do Ciclo de Pesquisa-Ao - Planejamento da Ao A primeira soluo avaliada consistiu em continuar usando Planilhas Eletrnicas (Microsoft Excel), software j conhecido pela maioria dos usurios da organizao, para a construo da base de dados da Controladoria. A Planilha Eletrnica consiste em programas projetados para possibilitar o controle sobre nmeros que se quer analisar. Essa ferramenta permite manipular, extrapolar e interpretar dados numricos, usando, na maioria das vezes, recursos grficos os quais provocam o entendimento de dados complexos. Na realidade, a Controladoria j vinha utilizando Planilha Eletrnica Excel para a gerao da informao ao usurio, porm sempre utilizando recursos de impresso para distribuir as informaes necessrias aos usurios (Figura 2). Como a ltima verso deste software j dispunha de recursos de gerao de pginas Web, cogitou-se a idia de apresentar e comunicar as informaes geradas pela Controladoria atravs da Intranet. A proposta em utilizar Intranet baseou-se nas contribuies de GULATI Base de Filtro N ecessidade Dados (Relatrios, de (1997), que destaca trs aspectos que Corporativa ArquivoTexto) Inform ao (M agnus) estimulam uma organizao a usar a Intranet: facilidade de comunicao; colaborao entre grupos de trabalhos Base de Dados para Deciso e integrao com banco de dados. (M icrosoft Excel)
Interface

6
Usurio

Intranet

A Figura 3, ao lado, demonstra a primeira soluo avaliada para melhorar o processo de distribuio das informaes dentro da organizao, a qual est calcada na integrao de Planilhas Eletrnicas com Intranet. Esta primeira soluo foi desenvolvida levando-se em conta a possibilidade de eliminar o uso de papel (Figura 2) na gerao da informao ao usurio. Com o decorrer do estudo, percebeu-se as Fig.3 Primeira Soluo Avaliada dificuldades que seriam geradas para viabilizar este processo. Os principais problemas encontrados foram: compartilhamento das informaes; dimensionamento do formato da apresentao das informaes e impossibilidade de criao de grficos dinmicos. Como um dos objetivos deste modelo foi desenvolver um Painel de Controladoria que contemplasse a possibilidade de simulaes para formao do preo de venda e avaliao das margens dos produtos (Modelo de Precificao de Produtos), a primeira dificuldade que surgiu foi a impossibilidade de abrir a mesma planilha simultaneamente por mais de um usurio. No momento em que um segundo usurio tentasse abri-la, surgia uma mensagem do Microsoft Excel, informando que a referida Planilha j estava sendo usada por outro usurio, perguntando da possibilidade de abri-la apenas com a opo de leitura, no permitindo nenhuma entrada de dados. Ora, se dois usurios necessitassem fazer algum tipo de simulao ao mesmo tempo, esta prtica tornava-se impossvel. Para a organizao, a perspectiva de simular preos e verificar margens de fundamental importncia, principalmente pelo forte ambiente de concorrncia em que est inserida. O terceiro problema encontrado no modelo, e que culminou em seu descarte como opo de apresentao das informaes da Controladoria, esbarrou na impossibilidade da gerao de grficos dinmicos das tabelas geradas no Microsoft Excel. Por grfico dinmico, podemos entender como sendo aquele que possui caracterstica de interatividade com os dados de uma determinada tabela. No momento que ocorrer qualquer alterao na tabela, o grfico sofre modificaes automaticamente. Quando se realizou a tentativa de converter um grfico para a Intranet, o mesmo tornou-se uma figura, assumindo uma estrutura esttica (sem possibilidade de alteraes). A cada alterao nos dados da tabela, um novo grfico deveria ser gravado e convertido para a Intranet. Esta prtica se tornaria, obviamente, inconveniente para a organizao. Com as dificuldades encontradas na primeira soluo, e a partir do aprendizado deste estudo, foi elaborada uma segunda soluo, a qual representada na Figura 4, a seguir. A segunda soluo avaliada mostrou-se mais eficiente sobre os objetivos traados para as questes-chave da organizao. Em comparao primeira soluo avaliada (Figura 3), a extrao de dados e informaes da base corporativa (Magnus) continuou sendo realizada da mesma forma: atravs de relatrios impressos ou arquivos-texto. Dependendo das caractersticas das informaes a serem geradas, continuou-se a utilizar o Microsoft Excel, porm em outras situaes se aderiu ao uso de Banco de Dados Microsoft Access e linguagem de programao Visual Basic Enterprise Edition, ambos da Microsoft. Sero descritas a seguir em que casos e de que forma sero usadas estas ferramentas e tecnologias.
B ase de D ados C o r p o r a t iv a (M a g n u s ) F ilt r o ( R e la t r io s , A r q u iv o T e x t o ) N e c e s s id a d e de Inform ao M Mci c ro s o f f t i r os o t xc e EEx c e l l
V iVuia l u a l i c s s B as

B a s ic

B ase de D ados para SAD (M ic r o s o f t A c c e s s )

Inte rface I n t e lig e n t e

U s u r io

Intranet

Fig.4 Segunda Soluo Avaliada

O uso do Microsoft Excel 7

continuou sendo muito oportuno para a informao de Custos e Margens dos Produtos. Pela sua complexidade, a ferramenta mais adequada para a elaborao dos custos dos produtos foi a Planilha Eletrnica. Porm, para a apresentao destas informaes ao usurio, avaliou-se a utilizao de Banco de Dados Microsoft Access e Intranet, com auxlio de linguagem de Programao Visual Basic. Dentro deste contexto, dados e informaes necessrios formao dos custos foram extrados do Magnus, digitados ou convertidos para a planilha Microsoft Excel e trabalhados de forma a obter-se o custo de todos os produtos da organizao. Estas informaes de custos foram ento importadas para o Microsoft Access, formando uma nova base de dados somente com informaes necessrias para a precificao dos produtos. Com o auxlio do Visual Basic, foi criado um aplicativo com caractersticas especficas de simulao. O objetivo deste simulador seria responder perguntas do tipo: Qual a margem obtida no produto x, caso o prazo de venda seja y? Se aumentar o prazo de compra de matria-prima, em quanto aumenta a margem? Qual a margem obtida na venda dos produtos a, b e c ao mesmo cliente? E se aumentar a quantidade de venda do produto w, vendido em conjunto com os produtos x e y, qual ser a margem do pedido? O prximo passo, ento, foi converter o simulador proposto para a Intranet. A opo pela Intranet como tecnologia para a apresentao destas informaes est baseada nas afirmaes de HILLS (1996) sobre este assunto, que destaca como algumas vantagens ao se implementar uma Intranet: (1) facilidade e rapidez em acessar informaes-chave da organizao; (2) melhoria e agilizao da comunicao entre as pessoas dentro da organizao; (3) reduo de papel e custos, uma vez que as publicaes estaro disponveis on-line, substituindo material impresso por informao eletrnica. Para se fazer a ligao do Banco de Dados com a Intranet, foi necessria a construo de um mecanismo que se denominou de Interface Inteligente. Esta interface deveria permitir a construo de pginas dinmicas na Intranet, dando ao simulador uma caracterstica de amigabilidade, ou seja, facilidade e interatividade com o usurio no especialista em informtica (SPRAGUE & CARLSON, 1982 apud FREITAS et alii, 1997). Entende-se por pgina dinmica aquela que d possibilidade de interao ao usurio, pois permite a insero de algumas variveis e obtm como resposta o desenho de alguns cenrios que iro auxili-lo em seu processo decisrio. Esta integrao foi possvel com a utilizao de uma tecnologia denominada ActiveX. TANLER (1997) denomina ActiveX como um conjunto de tecnologias integradas que ajudam as aplicaes e os componentes a comunicarem-se e a coordenarem-se uns com os outros. O autor esclarece que conveniente pensar que ActiveX como um guarda-chuva para muitas tecnologias auxiliarem na implementao de aplicativos. O simulador de Margem dos Situao 1 Soluo 2 Soluo Produtos est descrito na seo 5.1.3 Inicial onde explicado seu funcionamento. No disponvel - Intranet - Intranet Tecnologias Na seo 5.1.4.3 avalia-se o uso deste - ActiveX - HTML instrumento pelos gestores, - Excel - Excel - Excel Ferramentas verificando a eficincia das opes de - Access ferramentas e tecnologias elencadas - Visual Basic - FrontPage neste estudo. Relatrios e Relatrios e Relatrios e Gerao da A partir dessas anlises, Arquivos Arquivos Arquivos Informao demonstra-se no Quadro 1, ao lado, Texto Texto Texto um comparativo entre a situao Meio Meio Apresentao Relatrios Impressos Eletrnico Eletrnico da inicial da organizao e as duas (Rede) (Rede) Informao solues avaliadas pelo pesquisador, quanto gerao e apresentao das
Quadro 1 Sntese das Solues Avaliadas

informaes concebidas pela Controladoria. O Quadro 1 caracteriza o avano dos estudos na busca de uma soluo tecnolgica para a Controladoria da organizao. Conforme o que j foi descrito, a primeira soluo avaliada no atende suas necessidades. Dentro deste contexto, apresenta-se, no prximo tpico, um prottipo do Painel de Controladoria (Modelo de Precificao de Produtos), onde se caracteriza a gerao e apresentao de algumas informaes geradas pela Controladoria, utilizando a segunda soluo avaliada, a qual mostrou, at o presente momento, ser a mais adequada realidade da empresa Alfa. 5.1.3 Terceira Fase do Ciclo de Pesquisa Ao - Ao Seguindo o mtodo de pesquisa-ao, aps a avaliao das solues tecnolgicas e a escolha daquela que melhor se adequou s necessidades da organizao, entra-se na fase da ao propriamente dita, a qual se caracteriza pela implementao do que foi planejado na fase anterior. Para colocar-se em prtica a implementao e construo do Painel de Controladoria, optou-se por conceber um prottipo deste instrumento, a fim de poder-se identificar melhor as necessidades do usurio (WYSOCKI & YOUNG, 1989), bem como incentivar-se sua participao desde o incio, podendo desenvolv-lo de forma gradativa e de acordo com a realidade da organizao. ALTER (1980), ao propor estratgias de implementao de um Sistema de Apoio Deciso (Painel de Controladoria), destaca a importncia de identificar as necessidades dos usurios. Como j se caracterizou no captulo anterior, a organizao j vinha de uma cultura, onde um grupo de informaes j circulava entre os gestores. Sendo assim, o papel do controller e pesquisador fundamentou-se em buscar solues para facilitar e agilizar a comunicao dessas informaes elaboradas pela Controladoria. Para construo do prottipo do Painel de Controladoria, foram usadas algumas destas informaes, adequando as tecnologias investigadas at aqui, as quais deveriam, necessariamente, estar adaptadas implementao de outras informaes que se faro necessrias de acordo com o crescimento da organizao ou novas necessidades dos usurios. HILLS (1997) levanta a seguinte questo quando trata de caracterizar o uso de uma Intranet: O que poderia ser mais fcil do que apontar e clicar com um mouse? A possibilidade de navegao usando links em hipertexto faz da Intranet uma tecnologia muito fcil de ser utilizada, permitindo ao usurio ir em busca rapidamente de informaes. Apesar de simplista, este contexto instigou a construo do Painel de Controladoria, o qual deve apresentar como caractersticas principais: funcionalidade, amigabilidade e facilidade de uso por parte do usurio, garantindo que o mesmo encontre as informaes desejadas com o menor esforo possvel. As figuras, abaixo, apresentam algumas telas do Modelo de Precificao de Produtos, elemento de anlise do Painel de Controladoria, utilizando para isto, a caracterizao das informaes que foram eleitas para a construo do prottipo. Considerado um importante elemento do Painel de Controladoria, este instrumento de apoio deciso tem por objetivo auxiliar o gestor a simular cenrios de precificao dos produtos da organizao, considerando determinadas variveis. Com capacidade de executar uma simulao, o gestor pode alterar algumas dessas variveis, simulando o reflexo nas
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demais. Gerando vrios cenrios, o instrumento auxilia a deciso, facilitando ao gestor a escolha do que for mais adequado dentro de seu contexto. O instrumento, apresentados nas Figuras 5 e 6, destaca algumas informaes-chave para o funcionamento do Painel. O bloco um de informaes referentes identificao do produto possibilita ao usurio pesquisar um determinado produto, o qual est contido dentro de uma tabela de produtos previamente importados do Magnus e armazenados no banco de dados Microsoft Access, com seus respectivos custos de mo-de-obra, materiais, gastos gerais de fabricao e os custos fixos administrativos. No bloco dois esto inseridas informaes das variveis de vendas. As informaes contidas neste bloco tratam dos impostos incidentes sobre as vendas, bem como as variveis de comisso e frete. As referidas variveis podem ser manipuladas pelo usurio uma vez que se caracteriza o Painel como um instrumento de negociao, os percentuais e prazos dessas variveis podero sofrer alteraes, dependendo do cliente com quem o usurio estiver negociando. O bloco trs contempla outras variveis do tipo: custo financeiro do ms (taxa mensal informada para transformar os valores vista); prazo de venda (prazo de pagamento concedido ao cliente) e quantidade vendida (nmero de itens daquele produto solicitado pelo cliente). O bloco quatro do Simulador apresenta os resultados da simulao elaborada pelo usurio, onde o mesmo ter condies de verificar a margem e lucro financeiro de cada produto (Fig. 5) bem como de um mix de produtos (Fig. 6), e a partir da tomar suas decises a respeito dos preos a serem praticados pela organizao. Ao optar-se pela metodologia de prototipagem, foram estabelecidos alguns limites de informaes que deveriam estar contidas no prottipo do Painel de Controladoria. Ainda que o prottipo seja apenas uma verso simplificada do sistema completo, outras informaes devero estar inseridas no Painel futuramente, bem como os mtodos de custeio que sero utilizados pela organizao. Na prxima fase do ciclo de pesquisa-ao, avaliaram-se algumas caractersticas do Painel de Controladoria: uso, utilidade, facilidade de uso, qualidade, impacto e benefcios, segundo a percepo dos gestores da organizao, procurando investigar e validar o uso das tecnologias analisadas na segunda fase do ciclo de pesquisa-ao, bem como relatar os resultados de referida pesquisa. 5.1.4 Quarta Fase do Ciclo de Pesquisa-Ao - Avaliao Tendo em vista o desenvolvimento do prottipo do Painel de Controladoria, realizouse ento um esforo para avaliar o seu potencial de apoiar no gerenciamento e tomada de decises da organizao em estudo. Para realizar esta avaliao, foi usado, em primeiro lugar, um instrumento de avaliao de Sistemas de Informao desenvolvido por FREITAS, BALLAZ & MOSCAROLA (1994). O modelo de avaliao, apresentado pelos autores, se baseia em dois pilares bsicos: a utilidade (ligada ao usurio) e a facilidade (ligada ao sistema). Sendo assim, foi analisada a opinio dos usurios verificando as seguintes afirmaes (A1 e A2): A1: A disponibilidade do Painel de Controladoria (facilitando a informao, apoiando o processo decisrio) til ao decisor (contribui para o processo de deciso do usurio); A2: O Painel de Controladoria, como concebido, fcil de utilizar (apresenta boa ergonomia, segundo o usurio na condio de decisor). Com relao aos dois pilares bsicos, que so objetos de avaliao do Painel de Controladoria, utilidade e facilidade, DAVIS (1989) os define da seguinte forma: utilidade percebida o grau atribudo, pelo usurio, ao uso efetivo de um determinado sistema, considerando a capacidade de aumentar seu desempenho no trabalho. Este conceito parte da definio da palavra til: algo capaz de ser usado com vantagens. Ainda na viso do autor, a 10

utilidade percebida em um sistema de informao acontece quando o usurio acredita na existncia de um relacionamento positivo entre o uso efetivo do sistema e o seu desempenho ao utiliz-lo. Quanto facilidade de uso, em contraste, refere-se ao grau de credibilidade depositado pelo usurio ao usar um determinado sistema. O uso efetivo do sistema o liberaria de determinados esforos. Sendo assim a definio da palavra fcil est relacionada liberdade de grandes esforos pelo usurio. Um esforo caracteriza-se por um recurso que um determinado usurio despende para realizar diversas atividades das quais responsvel. Para complementar-se o estudo, buscou-se na literatura formas de avaliar a percepo dos usurios do Painel de Controladoria quanto a sua qualidade, impacto causado, e benefcios alcanados a partir do seu uso. Esta avaliao foi fundamentada em trabalhos desenvolvidos por VANDENBOSCH & HIGGINS (1996). Alm destes aspectos, os autores desenvolveram entrevistas semi-estruturadas, nas quais este artigo se baseia, para avaliar o uso efetivo do instrumento. Dentro deste contexto, esta seo avalia o Painel de Controladoria. Para a realizao desta fase do ciclo de pesquisa-ao, foi elaborado um protocolo de avaliao, o qual apresentado a seguir. 5.1.4.1 Protocolo de Avaliao A elaborao de um protocolo uma estratgia a ser seguida para aumentar a confiabilidade do estudo nesta etapa do ciclo de pesquisa-ao. O mesmo deve conter os instrumentos, os procedimentos e as regras gerais que devero ser seguidas para que os objetivos sejam atingidos (YIN, 1984 apud POZZEBON, 1998). O uso de um protocolo como parte de um projeto de pesquisa cuidadoso deve incluir as seguintes sees: a) Viso geral do projeto: apresentada no decorrer deste trabalho; b) Procedimentos de campo: descritos nas prximas sees; c) Questes especficas que o pesquisador teve em mente durante a coleta de dados: apresentadas a seguir, baseando-nos em DAVIS (1989) e VANDENBOSCH & HIGGINS (1996); d) Guia para o relatrio: descrito a seguir. 5.1.4.2 Criao de um Instrumento de Coleta de Dados Cada mtodo de pesquisa pode utilizar uma ou mais tcnicas para coleta de dados. Em estudos de caso, e at mesmo em pesquisa-ao, as principais tcnicas empregadas passam por entrevistas, tcnicas observacionais, relatrios das empresas, memorandos, cartas, mensagens, artigos e outros. A escolha do mtodo de pesquisa influencia a forma como o pesquisador coletar seus dados. A qualidade de uma pesquisa qualitativa depende, sobretudo, da capacidade de coletar dados de alta qualidade (POZZEBON, 1998). Para realizar a coleta de dados na execuo da presente pesquisa, foi usada a tcnica de entrevistas semi-estruturadas, considerada decisiva para estudar os processos e produtos os quais esto sendo investigados. As entrevistas semi-estruturadas valorizam a presena do investigador, oferecendo as perspectivas possveis para que o informante alcance a liberdade e a espontaneidade necessrias, enriquecendo a investigao (TRIVIOS, 1987). Sendo assim, definiram-se algumas variveis referentes percepo de utilidade e facilidade para o usurio. Este procedimento permitiu a elaborao de um referencial para a realizao das entrevistas com as pessoas que efetivamente utilizaram o Painel de Controladoria. As informaes obtidas possibilitaram a verificao das afirmaes (A1 e A2) apresentadas nesta seo. As variveis definidas, a seguir, quanto utilidade e facilidade de uso, dizem respeito ao modelo investigado por DAVIS (1989) e aqui adaptado para a realizao nesta etapa do trabalho. Do mesmo modo, para investigarem-se as percepes dos usurios em relao ao 11

uso, qualidade, impacto e benefcios proporcionados pelo Painel de Controladoria, foi adaptado o modelo de entrevistas desenvolvido por VANDENBOSCH & HIGGINS (1996) doravante VH. Para cada uma das variveis, dentro de cada um dos pilares uso, utilidade, facilidade, qualidade, impacto e benefcios foram elaboradas questes para serem respondidas pelos usurios, as quais serviram para a avaliao. So elas:
Pilar Varivel
Uso Mdulos Usados Deciso do que olhar Tempo de uso Informaes teis Informaes Inteis Utilidade Rapidez na realizao das tarefas Desempenho e produtividade no trabalho Eficcia Facilidade no trabalho Utilidade

Questes Referencial
Como voc usa o Painel de Controladoria? Que funes e telas (mdulos) voc usa? Como voc decide quais informaes olhar? Quanto tempo voc despende, por dia, usando o Painel de Controladoria? Que informaes voc considera teis que esto contidas no Painel de Controladoria? Que informaes voc considera inteis que esto contidas no Painel de Controladoria? Usar o Painel de Controladoria em seu trabalho permite executar suas tarefas com mais rapidez? Usar o Painel de Controladoria no seu trabalho aumenta seu desempenho? Usar o Painel de Controladoria em seu trabalho aumenta sua produtividade? Usar o Painel de Controladoria em seu trabalho aumenta sua eficcia? Usar o Painel de Controladoria torna seu trabalho mais fcil de ser executado? O Painel de Controladoria proporciona a voc informaes de que precisa para fazer seu trabalho? Voc considero o Painel de Controladoria til ao seu trabalho? O PC til para voc tomar suas decises tpicas? Aprender a operar o Painel de Controladoria fcil para voc? VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996) Davis (1989) Davis (1989) Davis (1989) Davis (1989) Davis (1989) VH (1996) Davis (1989)

Facilidade

Aprendizado Domnio (controle) Interao Flexibilidade Habilidade Facilidade de Uso

Qualidade

Preciso e confiabilidade Oportunidade Dificuldade para obter informaes Facilidade de Interpretao Fonte de Informao Contribuio Impacto

VH (1996) Davis (1989) Davis fcil para voc conseguir que o Painel de Controladoria faa aquilo que voc (1989) quer que ele faa? Davis Sua interao com o Painel de Controladoria clara e compreensvel? (1989) Davis Voc considero o Painel de Controladoria flexvel para interagir com ele? (1989) Davis fcil para voc tornar-se um perito em usar o Painel de Controladoria? (1989) Davis Voc considero o Painel de Controladoria fcil de usar? (1989) Como a qualidade do Painel de Controladoria quanto preciso e confiabilidade VH (1996) das informaes? VH (1996) Como a qualidade do Painel de Controladoria quanto oportunidade das informaes? VH (1996) difcil para voc obter informaes significativas do Painel de Controladoria? fcil para voc interpretar as informaes contidas no Painel de Controladoria? Voc considera o Painel de Controladoria eficiente como uma fonte de informao? Em sua opinio qual a contribuio do Painel de Controladoria para voc? Teve algum impacto no que voc faz? O que aconteceria se voc no tivesse mais o Painel de Controladoria a partir de amanh? O Painel de Controladoria proporciona a voc um melhor entendimento do negcio? O Painel de Controladoria mudou a natureza das reunies ou discusses na organizao? De que forma? Em sua opinio o Painel de Controladoria torna a organizao mais competitiva? De que forma? VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996) VH (1996)

Impacto e Benefcios

Entendimento do negcio Discusses dentro da organizao Competitividade organizao

Quadro 3 Instrumento de Coleta de Dados

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Ao avaliar-se a questo impacto da utilizao do Painel de Controladoria procurou-se, no decorrer da entrevista, resgatar do usurio sua percepo de como era seu trabalho antes da utilizao do Painel e aps a utilizao. Sendo assim, todas as questes pertinentes para esta investigao foram resgatadas pelo pesquisador com o objetivo de colher tais percepes. 5.1.4.3 Aplicao do Instrumento As entrevistas foram conduzidas no decorrer do ms de julho de 2004 com quatro usurios que, efetivamente, usaram o prottipo do Painel de Controladoria por um perodo mnimo de um ms. Embora o nmero de usurios possa parecer pouco significativo, ele representa a totalidade dos efetivos usurios, que ocupam diversas posies dentro da hierarquia da organizao, no existindo, no curto prazo, uma perspectiva de ampliao. Os referidos usurios so dois diretores e dois gerentes de rea (comercial e tcnica). O primeiro diretor, denominado Diretor A, ocupa a posio de Diretor Presidente da organizao. O segundo usurio, Diretor B, tem como responsabilidades as reas industrial e comercial, o terceiro usurio, Gerente A, tem a posio de Gerente Comercial, cuja principal funo administrar a poltica de vendas da organizao junto s equipes interna e externa, e o quarto, e ltimo usurio, o Gerente B, ocupando o cargo de Gerente de Promotoria Tcnica, cujas responsabilidades esto concentradas na promoo dos produtos e assistncia tcnica junto aos clientes. Todas as entrevistas foram gravadas e transcritas. Aps a transcrio, foi elaborada uma grade de anlise dos dados coletados, a qual serviu de base para a compilao das percepes e a anlise dos resultados, apresentados nas prximas sees. 5.1.5 Quinta Fase do Ciclo de Pesquisa-Ao - Aprendizado Esta seo procura fazer algumas reflexes sobre a ltima fase do ciclo de pesquisaao. Para tanto, sero abordadas questes dos pontos centrais do nosso estudo. TAPSCOTT & CASTON (1995) enfatizam o surgimento da nova empresa, aquela que deixa de ser organizada de forma tradicional, com estrutura hierrquica de mltiplas camadas, para transformar-se em uma organizao aberta em redes, mais horizontal, onde os negcios so relativamente autnomos, movidos pelos times de negcios. Esta nova empresa est baseada na informao, assumindo que a tecnologia da informao proporciona este novo ambiente. A nova empresa possvel de ser conseguida quando cada membro compreende a viso da equipe, possui as competncias necessrias, possui a confiana dos demais membros, e, principalmente, tem acesso s informaes e ferramentas exigidas para o funcionamento e cooperao dentro da equipe neste contexto mais amplo. Dentro deste contexto, til lembrar-se o conceito de Controladoria Distribuda desenvolvido por PETERS & RICCI (1993), caracterizando as funes da Controladoria as quais so levadas a todas as reas da organizao dentro de uma viso de co-participao e co-responsabilidade, porm orientada e incentivada pelo controller. Entre essas funes destacam-se: comparao e classificao das variaes de desempenho; identificao de causas e responsveis pelas variaes; apresentao de recomendaes; coordenao das informaes; planejamento e acompanhamento dos planos traados. Tais funes fazem sentido e se tornam efetivas e importantes se aplicadas dentro dos conceitos de empresas abertas em rede. O desenvolvimento do Painel de Controladoria significa uma importante contribuio em termos de integrao entre a nova realidade competitiva das organizaes e o papel da Controladoria frente necessidade de uma nova organizao aberta em rede. O nvel de facilidade ou dificuldade com que foi implementado demonstra, de forma bastante direta, 13

tanto o grau de adaptao da Controladoria s novas tecnologias quanto ao grau de planejamento da gerao e comunicao das informaes para a empresa usuria do Painel. Este diagnstico, propiciado pelo desenvolvimento deste projeto, aponta para a construo de um sistema que deve integrar dados de todas as reas da empresa, com objetivos muito bem definidos, entre eles, otimizar o desempenho da organizao. Sendo assim, o uso de tecnologia na Controladoria vai alm do fato de tornar automtico o registro contbil; volta-se tambm para a utilizao de seus recursos para comunicar e facilitar o entendimento das informaes inerentes ao processo decisrio dos gestores. No presente caso, foram coletados modelos de percepo dos diretores e gerentes de acordo com o quadro da seo 5.1.4.2 anterior, para cada um dos pilares abordados (uso; utilidade; facilidade; qualidade; impacto e benefcios). Os resultados no sero aqui apresentados na ntegra em funo de questes de espao, mas podem ser enviados mediante solicitao. No geral, a percepo dos gestores com relao ao processo foi ao encontro das necessidades tericas previstas no incio deste projeto, sinalizando um menor uso de papel; a integrao de diferentes bases de informao de forma confivel e eficaz; a disponibilidade de dados permitindo certos clculos antes impensveis; melhora na produtividade; maior agilidade na tomada de certas decises e finalmente a facilidade de uso. 6. Concluso Os principais objetivos propostos, no incio deste trabalho, foram atingidos no decorrer da pesquisa. Apesar da dificuldade de ser encontrada uma soluo tecnolgica que se adequasse s expectativas quanto a um prottipo de Painel de Controladoria, esta fase da pesquisa mostrou-se uma das mais interessantes em todo o processo. As tecnologias utilizadas no desenvolvimento do Painel de Controladoria mostraramse adequadas realidade da organizao, tanto que os usurios percebem no Painel algumas caractersticas fundamentais que o consideram til como um instrumento de apoio deciso, tais como confiabilidade, preciso, integridade, e identificam simplicidade e facilidade ao interagirem com o mesmo. Como atualmente a acessibilidade tem se tornado uma das principais caractersticas da informao, o Painel demonstrou ter capacidade de disponibilizla ao usurio de forma dinmica e permitindo acessos nos momentos desejados por eles, tornando seus processos de trabalho mais dinmicos. Na questo disponibilidade, o fato da reduo do uso do papel e a utilizao de um meio eletrnico para a comunicao da informao permitiram ao usurio acessar a informao no seu momento mais adequado, sabendo que uma informao atual ou passada estaria a sua disposio. Percebeu-se tambm o grau de confiabilidade dos usurios do Painel. Alguns comentrios do tipo ... as informaes do Painel esto afinadas com o meu feeling (sentimento)... impulsionaram o uso do Painel, pois a utilidade da informao est relacionada diretamente com o grau de confiana depositada pelo usurio vide a esse respeito a questo da intuio em TRAHAND & HOPPEN (1988). Em uma avaliao final, os usurios percebem no Painel de Controladoria um forte aliado para enfrentar o forte ambiente competitivo em que a empresa Alfa est inserida. As informaes obtidas e a capacidade de gerar cenrios (simulaes) esto permitindo firma reordenar algumas estratgias e mesmo repensar algumas decises. Quanto a pesquisas futuras, acredita-se que h uma forte tendncia de interao entre a Controladoria e a Tecnologia da Informao. Neste campo muito se tem a desenvolver, principalmente no campo de construo de Sistemas Contbeis de Apoio Deciso. Este trabalho pretende inspirar a gerao de novas pesquisas que permeiem o desenvolvimento de facilitadores das funes dos Controllers.

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