Material de Apoyo Instruccional Informes

(Conceptos bsicos)

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REDACCIN DE UN INFORME No se deber tratar de alcanzar la mejor redaccin desde el primer momento, es decir se elaborarn varios borradores en los cuales debemos preocuparnos al inicio, principalmente en el contenido y no en la forma, teniendo cuidado de haber incluido todos los elementos fundamentales, as como no incluir aquellos que no son importantes, que ms bien harn innecesariamente compleja la presentacin. Una vez que hemos precisado los elementos a incluir pasamos entonces a abordar los aspectos formales de la presentacin. En general, se deber hacer un uso adecuado del lenguaje que permita la comprensin de lo escrito con la mayor facilidad. Es fundamental por tanto, tener presente el tipo de pblico al cual va dirigida la presentacin, al fin de garantizar una adecuada comunicacin del contenido que pretendemos transmitir. Recordamos entonces que la efectividad o aporte real de nuestro trabajo, no va a aumentarse con adornar su exposicin con palabras o frases rebuscadas sino que esto ms bien podra conducir a que no se le d la importancia debida a causa de su incomprensin. Como escribir el Informe Final Bsicamente es la misma frmula, ya se trate de una tesis, una monografa, una disertacin. una revista, un artculo o una presentacin tcnica. El informe es un documento escrito en prosa (cientfica, tcnica o comercial) con el propsito general de comunicar informacin a un nivel ms alto en una organizacin. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor (reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos), aporta los datos necesarios para una cabal comprensin del caso, explica los mtodos empleados, y a veces propone o recomienda la mejor solucin posible para el hecho tratado. Las principales caractersticas que distinguen al informe escrito son: El informe es generalmente preparado a pedido de un superior o de un cliente. Excepcionalmente se escribe de propia iniciativa. El informe es ledo como una obligacin de trabajo por el destinatario. El informe es preparado en una situacin especfica y cumple una necesidad de informacin para tomar una decisin por parte del nivel superior. El lector del informe es generalmente un solo individuo, y a veces, un grupo estrechamente unido, por razones de trabajo o de funcin. El informe se caracteriza tambin por el uso liberal de cuadros, grficos, fotografas u otro tipo de material documental. El informe contiene la metodologa usada para reunir la informacin. El informe recurre al vocabulario y fraseologa tcnicos, y elude las formas meramente literarias. EI formato a ser usado depende de la naturaleza de la publicacin. La mayora de las universidades y de las publicaciones profesionales han desarrollado sus propias reglas de estilo o han adoptado uno que hay que seguir.

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Es conveniente conocer la informacin especfica concerniente al formato usado en la universidad o publicacin donde se pretende escribir. Hay que verificar aspectos como el tamao de la hoja, el ancho de los mrgenes y el tamao y estilo de los tipos de letra. Aunque diferentes manuales de estilo sugieren diversas reglas de redaccin, hay algunas reglas que son comunes a todos los manuales. El Informe Final trata de contestar las siguientes preguntas:

Cul era el problema? (Introduccin) Cmo fue resuelto problema? (Mtodos) Qu es lo que se encontr? (Resultados) Qu significan los resultados? (Discusin) Cmo pretenden resumirse los resultados? (Conclusiones) Qu es lo que debera hacerse? (Recomendaciones)

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Consideraciones para la elaboracin de un Informe

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Establezca el fundamento: Es imposible decir todo acerca de un asunto. Por consiguiente, el autor debe decidir qu informacin corresponde y conviene incluir en su informe. El segundo problema es saber qu organizacin ha de darse a las ideas y hechos seleccionados para transmitir. Una exposicin ordenada, coherente, clara e inteligente perfecciona a comunicacin, ahorra tiempo y produce resultados efectivos. Su informe debe constituir un documento completo sobre el asunto. Algunas preguntas bsicas pueden ayudarlo a decidir esta cuestin: Qu necesita saber mi lector? Escriba un informe sobre cada tema que l debe saber. Por qu, cmo, cundo y para qu necesita esa informacin? Prepare su informe atendiendo a estas condiciones. Hay algo que yo creo necesario comunicar y no est previsto por mi lector? Si as lo considera y esa informacin es til para su destinatario o la Compaa, hgalo sin vacilar. Identifique al lector: Todo mensaje debe adecuarse al receptor. De lo contrario, puede resultar intil. Un requisito bsico es, pues, escribir en funcin del lector. Informar a un receptor conocido es relativamente fcil, pero informar a otro desconocido es ms arduo. Y aun esto es ms fcil que informar a un grupo, integrado por miembros cuyos conocimientos e intereses pueden ser dismiles. Entonces el dilema se presenta y el informante debe decidir si informa al grupo como totalidad y se arriesga a no satisfacer a ninguno, o si informa a uno o dos integrantes del grupo y deja en confusin o fuera de comunicacin a los restantes miembros. Sin duda alguna, la solucin adecuada es informar y satisfacer a todos los miembros del grupo, pero, a veces, no es tan simple la solucin. En casos extremos, es preferible satisfacer a uno o dos miembros antes que no agradar a ninguno. En esta disyuntiva, Ud. deber decidir quin es su lector clave y tenerlo presente en todo momento. El concepto de lector clave es una innovacin reciente en los tratados sobre la tcnica de la redaccin. El lector clave es la persona o grupo de personas que tienen mayor importancia en cuanto al efecto o resultado de su mensaje. Una vez identificado su lector clave, el informante est en mejores condiciones de escribir su mensaje, pues conocer sus funciones y responsabilidades, su idiosincrasia, su nivel de conocimientos, su rea de decisin, el lenguaje que le es familiar y su personalidad. El informe se elaborar exactamente como l o ellos lo necesitan. A partir de esta identificacin, la seleccin, organizacin y expresin de las ideas se torna ms fcil y efectiva, porque la informacin que pueda ser vital para unos, puede resultar irrelevante o superflua para otros. De la misma manera, ser ms o menos persuasiva, sugestiva, objetiva, detallada o sinttica, acorde con las caractersticas del lector. O sea, que la estrategia de elaboracin y redaccin se desarrollar en funcin del destinatario. En sntesis, y aunque en ste como en otros puntos slo son posibles afirmaciones bastante generales, la tarea de identificacin del lector puede resumirse en estas preguntas: Quin debe leer y comprender esto? Adapte entonces el contenido del mensaje (informacin), estilo y tono a este lector. Cules son las necesidades de mi lector? El cumplimiento de este requisito es fcil si usted mientras elabora su mensaje, se sita mentalmente en la posicin de su lector y se

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imagina qu deseara y necesitara saber si Ud. estuviera en su lugar: Cul es su posicin en la Compaa? Es un cliente o un extrao? Puede tomar decisiones acerca de la materia informada? Para qu le servir la informacin proporcionada? Debe conocer el asunto en forma detallada o sumara? Debe poner especial nfasis en cierto aspecto? Cmo deber usar de esta informacin? Determine el propsito: Cada informe debe tener un propsito o finalidad determinados. En caso contrario, no debe escribrselo. Un propsito es ms que una simple justificacin, una supuesta gran idea o el mero cumplimiento de una obligacin. Esto equivaldra a desvalorizar o menospreciar al lector. De modo general, cada informe suele tener dos propsitos, uno general y otro especfico. Propsito general, este puede ser: ordenar (dirigir, ensear), informar, persuadir. Estas tres finalidades generales suelen estar muchas veces interrelacionadas. Se refieren al qu, quin, cundo, dnde, por qu y cmo de un hecho. Pero el nfasis de estos datos o aspectos difiere segn el propsito general del escrito. Una directiva pone el nfasis en qu debe ser hecho; una informacin en cmo hacer algo, y una persuasin en por qu hay que hacerlo. El tener en la mente el propsito general de un escrito, ayuda al informante a encontrar el enfoque adecuado a su tarea. Propsito especifico, el segundo paso en la preparacin es encontrar una respuesta a la siguiente pregunta: Cul es mi objetivo?, la respuesta puede ser obvia o requerir un largo estudio, pero es lgico que si la respuesta a esta cuestin es vaga, el informe resultar vago; y si es clara, el escrito tambin lo ser. Suele ayudar en esta tarea el gastar un poco de tiempo en precisar el objetivo y escribirlo para no perderlo de vista. La determinacin del objetivo general y del objetivo especfico de un informe se denomina estrategia del informe, y es evidente que esta estrategia afecta la totalidad del mensaje, tanto en sus aspectos de contenido como de forma. Desarrolle el mensaje: Ha llegado el momento de preparar el informe mismo. O sea, definir el mensaje. Generalmente, su escrito debe: Presentar su punto de vista o respuesta a un problema determinado, y Aportar suficientes datos o hechos para que el lector compruebe que su opinin es correcta. Es decir, que usted debe explicar su punto de vista sobre el asunto y explicar por qu razn este punto de vista es correcto. Esto implica que el redactor debe manejarse con ideas y hechos. Los escritores, maestros y hombres de venta saben que es tan difcil decidir sobre lo que debe dejarse sin escribir o hablar, como sobre lo que debe ponerse. Las palabras, ideas o hechos no esenciales complican y oscurecen el informe. Cuando el informe est fundado en conocimientos, experiencias o investigaciones personales, el problema reside en la abundancia de elementos disponibles. Entonces la seleccin tambin se vuelve difcil.

La preparacin de un escrito es, pues, un largo proceso de anlisis y seleccin de ideas o hechos, que slo puede realizarse con xito a partir de ideas perfectamente claras.

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Pero al mismo tiempo, estas ideas y hechos deben estar organizados en un complejo de informacin claramente dispuesto, de manera que las ideas guarden una secuencia o correlacin entre s y una presentacin sistemtica e inteligente. Para esto, dichas ideas y hechos se estructuran en un esquema, gua o plan, primero provisional, y luego definitivo, una vez que se ha completado la tarea de bsqueda del material informativo. Con el plan provisional ya preparado, comienza a fase final de investigacin de nuevos hechos que han surgido precisamente de ese plan, de confirmacin de datos, de ampliacin de otros, de supresin de algunos, de necesidad de documentacin y otros aspectos tendientes a hacer del informe un documento completo. Resumiendo, el desarrollo de un mensaje comprende las siguientes tareas: Identificacin de las ideas y hechos, Organizacin de las ideas en un esquema, Investigacin y conclusiones Escriba el informe: En el esquema o plan no es necesario escribir las ideas en su totalidad, en forma de prrafos y oraciones: basta con simples enunciados o palabras claves. Esto permite tener delante un plan fcil de ver y seguir, y al mismo tiempo, fcil de cambiar a medida se nos ocurren mejores ideas o modificamos el planteo inicial. El esquema final es a menudo una variante del esbozo inicial, y esto es lo normal en todo trabajo intelectual. El plan o esquema debe atenerse a la estructura de la que se trata. Ha llegado entonces el momento de poner todo ese cuadro en palabras, es decir, escribirlo. Cuando se escribe un informe o cualquier otro tipo de texto se emplean verbos en modo personal, es decir, verbos que llevan consigo, expresadas o sobreentendidas, las personas gramaticales. Las personas gramaticales son los pronombres: yo, t, usted, l, nosotros, vosotros, ustedes y ellos y sus respectivos femeninos y el neutro ello. Segn sea el verbo, la presentacin es personal o impersonal.

El informe puede redactarse en las siguientes personas: Forma personal 1ra. Singular: Plural: YO NOSOTROS Elevo a esa Gerencia Elevamos a esa Gerencia

Forma impersonal

3ra. Singular institucional: ELLA individual: EL impersonal: SE

Esta Auditora eleva El suscrito eleva a esa... Se eleva a esa Gerencia...

a...

El informe puede redactarse en cualquiera de estas modalidades, a condicin de que se respeten las siguientes normas:
La adopcin de una de estas formas cualquiera depende de la tradicin de la empresa u oficina y del grado de responsabilidad individual de quien emite el mensaje.

Por ejemplo, el informe de un capitn de barco debe redactarse siempre en primera persona del singular YO, porque as lo exigen las instituciones martimas. Lo mismo sucede

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con quien ha sido personalmente comisionado para una determinada investigacin o asunto y es el nico responsable, etc. El informe en primera persona singular personaliza en grado sumo la responsabilidad. Fuera de estos casos u otros similares, conviene estar advertido de que su empleo fuera de oportunidad o necesidad puede resultar petulante o ambicioso. El grado de responsabilidad disminuye en el siguiente orden decreciente: yo, l, nosotros, ella, se.
Una vez adoptada una de las personas gramaticales, debe mantenerse sin excepcin en todo el texto, porque el cambio de persona es considerado como un error gramatical.

Revselo hasta perfeccionarlo: En los tratados de metodologa intelectual se aconseja a los escritores dejar pasar un tiempo prudencial despus de haber concluido su escrito, para volver a revisado y hacerle los retoques necesarios que puedan presentarse. Sin lugar a dudas esto es lo que hacen los expertos. En el caso de los informes, tambin puede aplicarse esta recomendacin en la medida en que la urgencia lo permita. Releer un escrito es confrontarlo una vez ms con nosotros mismos, y sobre todo, tener una impresin ms acomodada al punto de vista del lector. Revisar es recapacitar, volver a poner la cabeza en el mismo asunto. La mejor garanta de objetividad es sta.

Estructura de un Informe (primera visin) Todos los informes, aun los cortos se organizan sobre una estructura tripartita: Introduccin, Cuerpo o desarrollo y Conclusin La introduccin es la parte primera del informe, donde el autor expone sucintamente al lector su propsito (justificacin del mensaje), le refiere los hechos que correspondan, le seala la importancia del mismo y le aade la metodologa empleada en el caso. Propsito: El lector necesita saber desde el principio por qu razn se le somete determinada informacin. En general, se espera del lector una decisin de su parte, la aprobacin de una decisin tomada en nivel superior o la toma de conocimiento de un hecho acaecido. Por ello, antes de escribir su pieza, el informante ya ha analizado a fondo el asunto y hallado la suficiente justificacin para emitir el escrito. Y esto debe decirlo desde el comienzo.. No olvide que esta posicin deber ser suficientemente demostrada en el cuerpo del escrito, recuerde que ella: debe ser explicada o demostrada al lector, ser contrastada con los intereses de su lector clave y ser aceptada o negada. Hecho: A continuacin, o implcita ya dentro del prrafo anterior, suele estar la descripcin del hecho real, que confirme su posicin. La explicacin del hecho debe efectuarse en forma sumaria pero completa, lo cual requiere cierta habilidad en el

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arte de escribir, pues debe incluir todo lo necesario, pero nada ms. Implica un cierto dominio de la sntesis, o de la narracin y la descripcin, segn sea el caso. Importancia: Conforme a la estrategia que se haya fijado el informante, puede resultar conveniente, adems, sealar la importancia del asunto para las funciones del lector o de la compaa. Este aspecto suele incluirse forzosamente cuando no es un caso de rutina, cuando se tiene temor de que pudiera pasar inadvertido, demorado o girado a otros niveles o circuitos. Por otra parte, es al mismo tiempo una cortesa y una colaboracin hacia el lector, que el informante le debe. Sin exagerar la real magnitud del hecho, depender de su habilidad el suscitar primero la atencin y luego el inters del interlocutor. Metodologa: En ciertos casos, sobre todo cuando se narra un hecho, se describe una situacin o se someten resultados de averiguaciones o investigaciones, es de rigor anticipar al lector el mtodo o procedimiento con que se han recogido los datos u obtenido las conclusiones, pues estas referencias son de valor primordial para que el lector pueda dictaminar sobre la materia sometida a su juicio. En los informes cientficos o de tipo tcnico y universitario, este requisito es ineludible, pues toda la argumentacin posterior quedar subordinada a la validez del mtodo empleado. El cuerpo o desarrollo, en esta parte del informe se presentan, analizan y discuten las posibles soluciones del problema. Cada posibilidad es presentada con todos los elementos de juicio que sean posible para que pueda ser evaluada por el lector, y segn su criterio y responsabilidad, acepte o rechace la propuesta del autor. Si las alternativas son dos o ms, se presentan una por una. La posicin propuesta debe cumplir algunos requisitos que conviene tener presente, a saber: Debe ser significativa para el lector, de modo que su prominencia se justifique; lo hipottico, imposible o irrelevante debe ser evitado; Debe ser total, es decir, cubrir todo el problema; lo parcial, insuficiente o meramente circunstancial no debe incluirse, salvo el caso de que se estime conveniente mencionarlo ilustrativamente como tal; Debe ser convincente, es decir, aportar una causalidad y una demostracin desarrolladas lgicamente, y que al mismo tiempo, tengan en cuenta las expectativas del lector clave; Debe probar cul es la posicin conveniente y correcta, con franqueza y responsabilidad por parte del autor; No deben sobreponerse o entremezclarse unas con otras, cuando son varias: cada una debe ser concluida en todos sus aspectos y slo entonces pasar a la otra, sin repeticiones redundantes; Debe ser concreta y especfica, evitando las divagaciones, la aparatosidad, la indefinicin, la errnea argumentacin y otros defectos conceptuales y de razonamiento; Deben mantener una simetra entre s, es decir, tratar todas ellas los mismos aspectos pertinentes y en el mismo orden, de manera que permitan al lector la comparacin de las alternativas discutidas. La conclusin: Como se ha visto hasta ahora, el informe es un encadenamiento lgico de ideas. El ltimo paso de esta serie es la conclusin. En ella se reafirma la posicin

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inicial denunciada por el informante y se recomienda o aconseja la decisin s conveniente que debera adoptar el responsable de la decisin, o se efecta la peticin que corresponda. Conclusiones: En sntesis, las conclusiones son deducciones lgicas derivadas de los problemas expuestos, analizados y discutidos, a partir de los hechos reales. Equivale, sencillamente, a un sumario sinttico de lo expuesto. En el caso de que las conclusiones sean varias, esto debe expresarse as. Ninguna conclusin puede ofrecerse que no est apoyada en lo dicho en el cuerpo. Recomendaciones: De las conclusiones obtenidas por el informante, ste sugiere o recomienda a su lector la actitud que juzga conveniente adoptar. Por consiguiente, la recomendacin debe satisfacer estos tres requisitos: qu debe hacerse, quin debe hacerlo y cundo debe ser hecho.

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Estructura de un Informe (segunda visin) El informe debe contar con secciones bien diferenciadas, que garanticen orden y cohesin. Se sugiere el siguiente esquema para el texto del informe, que es usualmente empleado en publicaciones cientficas y tcnicas. Encabezamiento del informe: Titulo Autora Resumen ndice Cuerpo del informe: Introduccin Mtodo experimental Resultados Discusin Conclusiones Referencias

Ttulo: El titulo del trabajo debe ser especfico e informativo, y, en lo posible, agudo y provocador. Con l debemos dar una idea clara del tema estudiado. Autora: Nombres de los autores incluyendo alguna va de comunicacin con los mismos, por ejemplo direccin electrnica, telfono, direccin postal, etc. ndice: Este se elabora de la manera que resulte ms prctica y sencilla al lector, permitindole ubicar con rapidez los elementos incluidos en el documento. Resumen: El resumen del informe debe dar un adelanto de lo que se leer en el cuerpo del mismo, en lo posible en no ms de 100 palabras. Aqu debemos indicar con concisin el tema del trabajo, referirnos sucintamente a la metodologa seguida y destacar los resultados ms importantes obtenidos. Introduccin: En esta seccin debemos orientar al lector hacia el tema de estudio y la motivacin por hacerlo elegido. Para esto es aconsejable que incluyamos un marco terico experimental del tema que estudiamos, con referencias adecuadas que lleven rpidamente a los antecedentes del problema y que destaquen la conexin de esas ideas con el trabajo realizado. Estas referencias deben orientar al lector hacia el estado del arte del tema. Asimismo debemos enunciar claramente el propsito u objetivo del experimento. Mtodo experimental: En la seccin describimos los procedimientos seguidos y el instrumental usado. Es una buena prctica indicar tambin cules variables se miden directamente, cules se obtienen indirectamente y a cules tomamos como datos de otras fuentes (parmetros fsicos, constantes, etc.). Tambin es aconsejable describir las virtudes y limitaciones del diseo experimental, analizar las fuentes de errores e individualizar las que aparezcan como las ms crticas. Resultados: Los resultados deben presentarse preferiblemente en forma de grficos. En lo posible evitemos la inclusin de tablas de datos, a menos que sean sustanciales. Los datos del experimento deben estar diferenciados de otros datos que puedan incluirse para comparacin y tomados de otras fuentes. Como prctica invariante, debemos expresar resultados con sus incertidumbres, en lo posible especificando cmo las calculamos.

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Discusin: En esta parte debemos explicitar el anlisis de los datos obtenidos. Aqu se analizan, por ejemplo, las dependencias observadas entre las variables, la comparacin de los datos con un modelo propuesto, o las similitudes y discrepancias observadas con otros resultados. Si el trabajo adems propone un modelo que trate de dar cuenta de los datos obtenidos, es decir, si el modelo es original del trabajo, su descripcin debe quedar lo ms clara posible, o bien, si se us un modelo tomado de otros trabajos, debe citarse la fuente consultada. Si fuera necesaria una comparacin de nuestros resultados con otros resultados previos, resaltemos similitudes y diferencias de los materiales, mtodos y procedimientos empleados, para as poner en mejor contexto tal comparacin.
Conclusiones: En esta seccin tenemos que comentar objetivamente qu hemos aprendido del experimento realizado, y sintetizar las consecuencias e implicancias que encontramos asociadas a nuestros resultados. Podemos decir que un buen informe es aquel que demuestra el mayor nmero de conclusiones (correctas) alcanzadas a partir de los datos obtenidos.

Referencias: Las referencias bibliogrficas se ordenan al final del informe. Deben contener el nombre de los autores de las publicaciones (artculos en revistas o libros) citados en el texto, el ttulo de los trabajos; el nombre de la revista o editorial que los public; adems se debe incluir los datos que ayuden a la identificacin de los mismos: volumen donde estn incluidos, captulo, pginas, fecha de publicacin, etc.

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El Informe Corto Obviamente, un informe puede ser corto, largo o de mediana extensin. Todo depende de la naturaleza del asunto que se desarrolla. Sin embargo, la brevedad de un informe no invalida la exigencia de organizarlo segn la estructura bsica explicada. Ejemplo de Informe Corto La mquina fotocopiadora actualmente en uso en la Seccin Control Interno se encuentra en deficientes condiciones de funcionamiento, por lo cual es urgente decidir su reemplazo. Los desperfectos son semanales y su reparacin slo puede ser atendida por un mecnico especializado. Estas circunstancias determinan prdidas de tiempo y gastos administrativos del orden de los $2500 mensuales, que afectan el presupuesto del Departamento. En procura de una solucin conveniente, se han efectuado en plaza las averiguaciones tcnicas, econmicas y financieras pertinentes, como consecuencia de las cuales surgen dos nicas alternativas. Podra alquilarse la fotocopiadora XM, de la misma firma proveedora, de concepcin tcnica ms avanzada y un costo final superior en un 8 % al equipo actualmente en uso. Este equipo ha sido analizado por personal de nuestra empresa y se la considera satisfactorio en calidad, rendimiento y precio. La segunda alternativa consistira en alquilar la fotocopiadora lF, de la firma competidora N.N., de caractersticas y rendimiento similares a la citada precedentemente, y cuyo costo final es un 2 % inferior a la que estamos usando actualmente. Nuestro personal la considera igualmente satisfactoria. Dado que el estado de obsolescencia y deterioro de la fotocopiadora es irreversible segn la opinin de los mecnicos consultados y las experiencias recogidas por el personal que la usa, y considerando que debido a los frecuentes desperfectos la actividad administrativa se ha visto resentida y el costo operativo adicional supera en estos momentos el 20 % de nuestro presupuesto, su reemplazo inmediato es la nica solucin recomendable en este caso. I N T R O D U C C I N D E S A R R O L L O
propsito

Concusin

Por lo expuesto, de las dos alternativas sealadas recomendamos optar por el alquiler de la fotocopiadora IF, a la firma N.N., a razn de $150mensuales por menor costo segn el cuadro comparativo anexo, ya que las condiciones tcnicas de los dos equipos disponibles y la responsabilidad de las firmas proveedoras son equivalentes. La mquina fotocopiadora actualmente en uso en la Seccin Control Interno se encuentra en deficientes condiciones de funcionamiento, por lo cual es urgente decidir su reemplazo. dominiolaboral1@hotmail.com

Recomenda cin

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Solucin 2

Solucin 1

Metodologa

hecho

Este material fue elaborado, diseado y compaginado por los Docentes Gustavo Lofeudo y Eduardo Martino como recurso de Apoyo al Taller de Informtica y Gestin Laboral.

Neuqun, marzo de 2008

Gustavo Lofeudo Maestro de Integracin Cultural Interino Eduardo Martino Maestro de Enseanza Prctica Interino

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