Etapas Diseo De Sistema De Informacion

Cada organizacin es nica, tiene su propia combinacin exclusiva de hombres, recursos econmicos, mquinas, materiales y mtodos. No solamente son diferentes los componentes individuales de la organizacin, sino tambin el grado de evolucin de su sistema de informacin para la administracin. Esta singularidad hace necesario que cada organizacin desarrolle sus propias especificaciones de su sistema de informacin para la administracin, mediante una evaluacin sistemtica de su propio ambiente externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades nicas. Dicha evaluacin comprende la cumplimentacin de diez etapas, las cuales son: Etapa 1: Organizacin del equipo de estudio de sistemas. No puede exagerarse la importancia que tiene el equipo de estudio. Debe ser grande e incluir a representantes de los principales campos funcionales de la organizacin. Etapa 2: Establecimiento de los objetivos del equipo de estudio de la organizacin. La participacin en el establecimiento de objetivos de quienes deben ayudar a alcanzarlos es esencial. Una vez se hayan tomado debidamente en consideracin los objetivos a largo plazo de la organizacin, pueden desarrollarse las metas a corto plazo que permitan alcanzar esos objetivos, siendo interpretadas por el equipo de estudio para convertirlas en requisitos del sistema de informacin para la administracin. Etapa 3: Investigacin de las necesidades de informacin de la organizacin. Se requiere de un estudio que de respuesta a las necesidades actuales y, a corto y largo plazo. Dicha investigacin deber cubrir los siguientes campos: - Revisin del alcance general de las actividades de registro, procesamiento, transporte, y almacenamiento de informacin de la organizacin. - Compilacin de las necesidades de la administracin en lo que se refiere a la informacin para la resolucin de problemas y la toma de decisiones. - Determinar del cuadro de tiempo de la obtencin de informacin, su procesamiento y su entrega. Identificacin de todos y cada uno de los canales de retroalimentacin dentro de los subsistemas y entre los subsistemas de la organizacin. - Inventario del personal y del equipo de procesamiento de informacin, dentro de la organizacin. - Inventario de todos los informes y las formas que se utilizan en la actualidad, se piensa emplear o pueden requerirse eventualmente. - Compilacin de datos sobre la eficiencia y el costo del sistema actual y prediccin de los costos probables de los sistemas existentes y los posibles. - Preparacin de especificaciones generales sobre las necesidades de informacin de la organizacin, de acuerdo con la

oportunidad y los elementos identificables de datos, subsistema por subsistema. Identificacin de entradas y salidas de subsistemas definibles, dentro de la organizacin y de todos los subsistemas organizativos que se enfrenten al ambiente exterior. - Preparacin de medidas provisionales de realizacin para elementos de subsistemas y los subsistemas mismos. Etapa 4: Establecimiento del programa y los objetivos del estudio. Dichos estudios sern modulares en lo referente a sus conceptos. Esta filosofa modular evitar las grandes complicaciones de todos los planes grandiosos el tratar de hacer demasiado en un espacio de tiempo excesivamente breve. Etapa 5: Anlisis de los procedimientos existentes de informacin. Mediante grfica de flujos, diagramas y simplificaciones de trabajo, deber evaluarse si los elementos y los subsistemas contribuyen o no eficientemente a los objetivos de la organizacin. Etapa 6: Desarrollo de las especificaciones mejoradas de funcionamiento para el sistema. Debe desarrollarse el nuevo sistema de informacin para la administracin satisfaciendo los requisitos y superando las limitaciones que se hayan especificado previamente. Etapa 7: Diseo del sistema mejorado de informacin. Conforman esta etapa las siguientes actividades: - Utilizacin de grficas de flujo de sistemas, diagramas de flujo del proceso y grficas de distribucin, para describir las etapas generales de procesamiento de la informacin. - Descripcin de la entrada, la salida, los requisitos de archivo, las etapas de procesamiento, los requisitos de comprobacin y la documentacin para todos los programas de computadoras y los procedimientos de hombres y mquinas que se requieran. - Bosquejo de los procedimientos necesarios para asegurar las posibilidades de mantenimiento, la compatibilidad y las posibilidades de ampliacin de los mtodos y los procedimientos que constituyen el sistema de informacin para la administracin. Etapa 8: Evaluacin y seleccin del equipo de procesamiento de datos con el nuevo sistema de informacin para la administracin. Etapa 9: Lista detallada de los procedimientos de funcionamiento del sistema de informacin. Etapa 10: Aplicacin de la conversin al nuevo sistema de informacin para la administracin.