TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNIC PIOS DO ESTADO DO CEAR

CONTROLE INTERNO NAS ADMINISTRA ES MUNICIPAIS

Fernando Antonio da Justa

Contador e Administrador T cnico do TCM Ce. Instrutor e Facilitador do TCM - Ce

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As pessoas mais felizes s aquelas que conhecem a o alegria de trabalhar e estudar. O trabalho e os estudos s os meios pelos quais o o Homem, ao mesmo tempo que beneficia outras pessoas e o mundo, beneficia tamb m a si mesmo, progredindo e experimentando uma imensa alegria em seu Cora o.

MASAHARU TANIGUCHI A Cartilha da Vida.

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CONTROLE

I - INTRODU O

A Autonomia do munic pio assegurada e definida tanto na Constitui o Federal, art. 18, quanto na Constitui o Estadual, art. 25 , portanto pode organizar-se administrativamente como melhor lhe aprouver, n o cabendo a outras entidades o direito de estabelecer normas de estrutura organizacional, no entanto, oportuno lembrar que os munic pios devem manter um rigoroso sistema de controle sobre as atividades desenvolvidas. Todavia a Administra o P blica, em sua atua o rotineira, executa um imenso n mero de atos de despesas e receitas, devendo atuar com legitimidade, ou seja, segundo as normas pertinentes a cada ato e de acordo com a finalidade e o interesse coletivo na sua realiza o. At mesmo nos atos discricion rios a conduta de quem os pratica h de ser leg tima, isto , conforme as op es permitidas em lei e as exigncias do bem-comum. Infringindo as normas legais, ou relegando os princ pios b sicos da Administra o, ou ultrapassando a competncia, ou se desviando da finalidade institucional, o agente p blico vicia o ato de ilegitimidade e o exp e anula o pela prpria Administra o ou pelo Judici rio em a o adequada. O interesse p blico imp e a verifica o da eficincia do servi ou a utilidade do o ato administrativo, ainda que leg timo, exigindo a sua modifica o ou supress o, em virtude de ser ineficiente, in til, inoportuno ou inconveniente coletividade. Preocupada com a boa execu o desses atos, de modo a refletir uma atitude correta e em obedincia lei or ament ria, estabelece a Administra o uma seqncia de controles que procuram garantir a lisura no ato do ordenador de despesa ou respons vel por recursos p blicos. Assim sendo, quando o Munic se organiza, tem por fim atingir com eficincia pio os objetivos que lhe s o inerentes , ou seja, proporcionar o bem estar social e econmico comunidade que nele reside. propor o que se organiza, a Administra o tem a necessidade de verificar se os objetivos est o sendo atingidos com ou sem eficincia, economicidade e efic cia, e se os recursos est o sendo auferidos em toda a sua plenitude. Diante do exposto, deve o munic pio estruturar mecanismos de controle exercit veis em todos e por todos os Poderes Municipais, abrangendo todas as suas atividades e agentes que lhe possibilitem estar a par do que ocorre na Administra o atrav s de informa es certas e corretas, a fim de poder avaliar o seu desempenho e permitir tomadas de decis es corretivas das poss veis falhas detectadas.

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1 - CONCEITO

A Administra o exercida atrav s de a es coordenadas e planejadas, que denominamos de fun es administrativas. Estas fun es, segundo Fayol, s o: Previs o; Organiza o; Coordena o; Comando; Controle.

Assim sendo, passa-se a apresentar conceitos da fun o controle: Controle fiscaliza o exercida sobre as atividades de pessoas, rgos, departamentos , ou sobre produtos, etc., para que tais atividades,ou produtos, no desviem das normas preestabelecidas. (Novo Dicionrio Aur lio, Rio de Janeiro, Ed. Nova Fronteira). Controle conjunto de t cnicas, procedimentos e comportamentos atrav s das quais os processos , empreendimentos , programas e organiza o so mantidos direcionados para seus fins e objetivos. (Dicionrio de Or amento, Planejamento e reas Afins, Bras Ed. Prisma). lia, Pode se registrar ainda o conceito de autoria do saudoso Hely Lopes Meirelles, o qual se pronunciou: o controle, em tema de Administra o, a faculdade de vigilncia, orienta o e corre o que um Poder, rg o ou Autoridade exerce sobre a conduta funcional do outro. Aps as exposi es anteriores, conclui-se o seguinte sobre a funo controle: a) indispens vel para acompanhar a execu o de programas; apontar falhas e desvios; velar pela boa utiliza o e guarda dos bens patrimoniais e pela perfeita aplica o dos princ pios adotados e constatar a veracidade das opera es realizadas;

b) Exige da Administra o aten o voltada execu o de planos e programas, para que os objetivos previamente delineados sejam atingidos; c) Est intimamente relacionada com a Administra o, que ao exerc-la, acompanha, analisa os resultados obtidos, comparando-os com o planejado, no sentido de corrigir poss veis falhas, que se tenham verificado. Portanto, sendo o controle uma fun o administrativa, dever ser exercido em todas as atividades, no sentido de procurar atingir as metas com o m ximo de eficincia e efic cia. -4PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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2 TIPOS DE CONTROLE

No mbito da Administra o P blica a fun o controle exercida em decorrncia de imposi es constitucionais. Consultando as Cartas Magnas Federal e Estadual, observa-se que nelas foram destacadas dois tipos de controles a serem executados na Administra o P blica, os quais passamos a comentar: a) Controle Externo o controle exercido pelo Poder Legislativo com o aux do Tribunal de lio Contas, conforme preceituam os artigos 71 da Constitui o Federal CF; 69 e 78 da Constitui o Estadual CE. O controle externo tem por objetivo verificar a probidade da Administra o, a guarda e emprego legal dos dinheiros p blicos e o cumprimento da Lei Or ament ria. b) Controle Interno o controle exercido pelos Poderes Executivo e Legislativo, em raz o dos mandamentos contidos nos artigos 74 da CF; 67 e 80 da CE. Assim, qualquer controle efetivado pelo Executivo sobre seus servi ou agente os considerado interno, como interno ser tamb m o controle do Legislativo, por seu pessoal e os atos administrativos que pratiquem. Importante ressaltar que a mat ria aqui tratada tamb m encontra respaldo nas Leis Orgnicas Municipais e na Lei n4.320/64 que estatui Normas Gerais de Direito Financeiro para a elabora o e controle dos or amentos e balan da Uni o, dos Estados, dos Munic os pios e do Distrito Federal. Portanto, o Controle Interno orientado para realizar a auto-avalia o (com suas limita es usuais); abrange preocupa es de ordem gerencial (eficincia e contributividade), program tica (efic cia e convergncia) e administrativo-legal (conformidade). O quadro a seguir d uma id ia da divis o da fun o controle a n municipal: vel TIPOS DE CONTROLE EXTERNO EXECU O CMARA MUNICIPAL com o aux lio do TRIBUNAL DE CONTAS DOS MUNIC PIOS AMPARO LEGAL Artigo 71 da CF Artigo 78 da CE

INTERNO

PODER EXECUTIVO em suas Artigo 74 da CF diversas reas de atua o ( Adm. Artigo 80 da CE Direta e Indireta ) e PODER LEGISLATIVO Artigos 75 a 80 da LEI 4320/64

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II CONTROLE INTERNO

Deve-se salientar que esse controle tamb m conhecido pelos Doutrinadores como Controle Administrativo, o que verifica o cumprimento das prprias atividades exercidas pelos seus rg os, objetivando mant-las dentro da lei, segundo as necessidades do servi e as o exigncias t cnicas e econmicas de sua realiza o, pelo que um controle de legalidade e de m rito. Sob ambos aspectos pode e deve-se operar o controle administrativo para que a atividade p blica em geral se realize com legitimidade e eficincia, atingindo a sua finalidade plena que a satisfa o das necessidades coletivas e atendimento dos direitos individuais dos administrados. Atrav s do controle administrativo, a Administra o pode anular, revogar ou alterar os seus prprios atos, e punir os seus agentes com as penalidades estatut rias. A Administra o s anula o ato ilegal e revoga ou altera o ato legal mas ineficiente, inoportuno ou inconveniente, se ainda pass de supress o ou modifica o. vel

1 Objetivos: No setor p blico, a preocupa o com o fortalecimento de mecanismo de controle interno vem se constituindo em permanente interesse das autoridades governamentais, tendo como principais objetivos: a) obten o de informa es precisas e adequadas para a formula o de diretrizes de a o administrativa. Os princ pios b sicos de controle interno para alcan esse objetivo s o: documenta o ar h bil e fidedigna; elabora o de concilia es e an lises; manuten o de um plano descritivo contendo a fun o e o funcionamento das contas e utiliza o de equipamentos de processamentos eletrnicos de dados; b) comprova o da veracidade dos informes e relatrios cont beis, financeiros e operacionais. Os princ pios b sicos de controle interno para alcan esse objetivo s o: Clareza na execu o dos ar relatrios e excelente estado de conserva o dos documentos comprobatrios dos dados epigrafados nos documentos; c) prote o de Ativos. Segundo esse objetivo, os ativos devem ser protegidos contra quaisquer situa es de riscos, fraudes, desperd cios e contra erros decorrentes de c lculos incorretos, de contabiliza es inadequadas, da realiza o de procedimentos n o autorizados ou de omiss o, bem como contra erros intencionais ou manipula es . Os princ pios b sicos de controle interno para alcan esse objetivo; entre outros, s o: sistema de autoriza o e ar aprova o; determina o de fun es e responsabilidades; uniformidade de procedimentos e corre o das falhas cometidas; -6PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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rota o de funcion rios; manuten o de seguros; contagens f sicas independentes; confronto da existncia f sica com os registros cont beis; e pessoal qualificado; d) promo o da Eficincia Operacional. Esse objetivo est diretamente relacionado com o est mulo eficincia do pessoal, salvaguarda dos bens e a correta utiliza o dos ativos e a produ o de informa es tempestivas e adequadas, proporcionando assim condi es de otimiza o do desempenho das fun es de planejamento, programa o e execu o or ament ria.Os princ pios b sicos de controle interno para alcan esse objetivo s o: sele o e treinamento de pessoal; ar implanta o de um plano de carreira; sistema de avalia o de desempenho; programas de controle de qualidade; manuais de normas e procedimentos, ado o de custo padr o, etc. e) estimula o da Obedincia e do Respeito s Pol ticas da Administra o.Para que esse objetivo seja alcan ado em plenitude, a entidade deve possuir uma administra o e um corpo funcional comprometido com as finalidades sociais da organiza o. Os princ pios b sicos de controle interno para alcan esse objetivo s o: supervis o adequada; sistema de ar aprova o e revis o dos procedimentos e auditoria interna. f) contribui o para a Efic cia do controle externo.Os princ pios b sicos de controle interno para alcan esse objetivo s o: ar Sistema de informa es atualizado e corretamente escriturado; riqueza de detalhes das informa es; alto grau de confiabilidade das anota es; informa es idneas e qualificadas.

2 Importncia e Fundamentos legais A Importncia do controle interno real pelas normas constitucionais que ada disp em sobre este assunto. De conformidade com os artigos 74 da CF e 80 da CE o Controle Interno tem como finalidade: I avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execu o dos programas de Governo e dos or amentos; II comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto efic cia e eficincia, da gest o or ament ria, financeira e patrimonial nos rg os e entidades da administra o , bem como da aplica o de recursos p blicos por entidades de direito privado; III exercer o controle das opera es de cr dito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres; IV apoiar o controle externo na sua miss o institucional. -7PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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Deve-se registrar tamb m, que o caput do retromencionado artigo determina que cada um dos Poderes tenha um sistema de controle interno e que este sistema seja exercido de forma integrada. A integra o do sistema ser coordenada pelo Poder Executivo, posto que lhe competir ao final do exerc preparar a presta o de contas consolidada, mesmo que o Poder cio Legislativo elabore a sua presta o de contas em separado. Normas da maior importncia est o estabelecidas nos par grafos primeiro e segundo dos artigos supracitados. O par grafo primeiro estabelece e responsabilidade solid ria dos respons veis pelo controle quando, ao tomarem conhecimento de irregularidades, deixarem de dar cincia ao Tribunal de Contas. No par grafo segundo, se explicita o controle popular, que uma forma de controle externo. Como hav amos mencionado, a Lei n4.320, de 17.03.64, j havia se preocupado em disciplinar a forma de controle interno a ser exercido pela Administra o P blica, ao tratar deste assunto no t tulo relacionado ao controle da execu o or ament ria que, em seus artigos 75 a 80 disp e: Art. 75. O controle da execu o or ament ria compreender : I a legalidade dos atos que resultem a arrecada o da receita ou a realiza o da despesa, o nascimento ou a extin o de direitos e obriga es; II a fidelidade funcional dos agentes da administra o respons veis por bens e valores p blicos; III o cumprimento do programa de trabalho, expresso em termos monet rios e em termos de realiza o de obras e presta o de servi os.

Art. 76. O Poder Executivo exercer os trs tipos de controle a que se refere o artigo 75, sem preju das atribui es do Tribunal de zo Contas ou rg o equivalente.

Art. 77. A verifica o da legalidade dos atos de execu o or ament ria ser pr via, concomitante e seqente.

Art. 78. Al m da presta o ou tomada de contas anual, quando institu em lei, ou por fim de gest o, poder haver, a qualquer da tempo, levantamento, presta o ou tomada de contas de todos os respons veis por bens ou valores p blicos.

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Art. 79. Ao rg o incumbido da elabora o da proposta or ament ria ou a outro indicado na legisla o, caber o controle estabelecido no inciso III do artigo 75.

Par grafo nico. Esse controle far-se- , quando for o caso, em termos de unidade de medida, previamente estabelecida para cada atividade.

Art. 80.Compete aos servi de contabilidade ou rg os os equivalentes verificar a exata observncia dos limites das quotas trimestrais atribu a cada unidade or das ament ria, dentro do sistema que for institu para esse fim. do Merecem ainda se tecer alguns coment rios acerca da norma preconizada no artigo 77 da Lei n 4.320/64, onde se observa que o controle pode ser efetivado em v rios momentos em rela o aos fatos administrativos. Sen o vejamos: a) Controle Pr vio ou Preventivo (a priori) : o que antecede conclus o ou operacionalidade do ato, como requisito para sua efic cia. Esse controle exercido por interm dio da promulga o de leis, elabora o de contratos, convnios, instru es e regulamentos que disciplinam as atividades; b) Controle Concomitante ou sucessivo : todo aquele que acompanha a realiza o do ato para verificar a regularidade de sua forma o. exercido atrav s da vigilncia sobre o trabalho administrativo, medindo o impacto da sua decis o no momento prprio da ocorrncia dos fatos; e c) Controle Subseqente ou corretivo (a posteriori) : o que se efetiva aps a conclus o do ato controlado.Faz-se depois de conclu o projeto ou terminado o exerc do cio financeiro, por meio da utiliza o de relatrios cont beis e extracont beis que possibilitam o conhecimento das a es efetivas. Ressalte-se tamb m que a Administra o Federal, ao instituir o seu plano de reforma administrativa , consubstanciado no Decreto-Lei n200/67, previa que o controle interno deveria ser exercido em todos os n veis e em todos os rg os, compreendendo, particularmente : a) controle, pela chefia competente, da execu o dos programas e da observncia das normas que governam a atividade espec fica do rg o controlado; b) o controle, pelos rg os prprios de cada sistema, da observncia das normas gerais que regulam o exerc cio das atividades auxiliares; e

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c) o controle da aplica o dos dinheiros p blicos e da guarda de bens da Uni o pelos rg os prprios do sistema de Contabilidade e Auditoria. No mbito das administra es estaduais e municipais tamb m devem existir mecanismos que regulem o controle interno a ser exercitado, consubstanciados em legisla o espec fica e regulamentos prprios. Na Administra o P blica, a manuten o de um sistema de controle interno adequado deve ser uma preocupa o constante do administrador, para obter, em conseqncia, a necess ria tranqilidade para operacionalizar seus planos de Governo. Um bom sistema de controle interno de fundamental importncia para o xito da administra o, contribuindo, de modo acentuado, para atingir os objetivos de eficincia, efic cia e economicidade, que devem ser perseguidos pela Administra o P blica. 3 Fatores que afetam o Controle Interno O sistema de Controle Interno poder ser afetado por: a) Estrutura organizacional: A estrutura organizacional de uma entidade serve como molde orientando a dire o e o controle de suas atividades. Uma boa estrutura permite haver comunica o e delega o de autoridade, bem como defini o da extens o das responsabilidades. Tanto quanto poss vel, tal estrutura dever ser montada para que n o seja permitido a qualquer indiv duo passar por cima do sistema de controles, devendo a estrutura promover adequada segrega o de fun es incompat veis. Fun es s o ditas incompat veis se o seu exerc conjunto (por um mesmo indiv cio duo) permitir que se cometam e se ocultem quaisquer erros ou irregularidades. Fun es que tipicamente s o segregadas s o o acesso a ativos, a autoriza o, execu o de transa es e manuten o de registros cont beis. b) Supervis administrativa: administra o cabe elaborar e o manter em opera o um sistema de controle interno . Ao desempenhar sua responsabilidade de supervis o, a gerncia dever periodicamente avaliar a adequa o dos controles internos, a fim de assegurar que todos os controles internos significativos estejam operando efetivamente. Quando a entidade dispuser de um departamento de auditoria interna a administra o poder delegar a este departamento algumas de suas fun es de supervis o, em especial a da revis o dos controles internos. c) Quadro de funcionrios: O correto funcionamento de qualquer sistema depende da competncia e da honestidade daqueles que operam. As qualifica es, sele o e treinamento, bem como caracter sticas pessoais dos funcion rios envolvidos, s o aspectos importantes a serem considerados para o -10PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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estabelecimento e manuten o de um sistema de controle interno.

. III A AVALIA O DO CONTROLE INTERNO NA ADMINISTRA O MUNICIPAL. No mbito municipal, como em qualquer outra esfera de Governo, o controle interno tamb m deve ser o mais abrangente poss vel, devendo atingir a todos os setores ou servi os a ele pertinente. A verifica o do auditor interno tem quase sempre car ter preventivo e necessariamente apenas opinativa. Caber sempre ao Administrador assumir os riscos de sua decis o, respaldada ou n o, na opini o dos auditores internos. Al m disso, deve abranger o controle exercido por cada setor ou servi sobre as o suas prprias atividades, (pessoal, obras, doa es, subven es, etc.) o controle mantido pela contabilidade sobre as atividades de determinados setores ou servi (finan receitas, despesas, os, as, almoxarifado, patrimnio, licita es, contratos, convnios,opera es de cr ditos, suprimento de fundos, etc.) e o controle realizado pelo servi de auditoria interna. o Portanto, a auditoria interna constitui o conjunto de procedimentos t cnicos que tem por objetivo examinar a integridade, adequa o e efic cia dos controles internos e das informa es fiscais, cont beis, financeiras e operacionais da entidade. A estrutura dos rg os de controle interno de forma adequada o principal fator que determinar seu sucesso ou fracasso como rg o de verifica o dos atos do administrador. Embora a manifesta o do auditor tenha sempre o car ter opinativo, certo que, se esta manifesta o for meramente formal, com o objetivo de satisfazer e referendar a proposta do administrador, nenhuma utilidade trar ao Munic tal a o. Por este motivo, sempre que o rg o pio da Administra o organiza alguma forma de controle interno (departamento de auditoria, jur dico ou de controle) dever garantir um espa m o nimo de liberdade para o auditor ou controlador, sem o que sua atividade ser de pouqu ssima utilidade para toda a Administra o. De conformidade com a Instru o Normativa n01/97, emitida pelo Tribunal de Contas dos Munic pios do Estado do Cear TCM, alguns dos setores ou servi devem merecer os especial aten o, visando comprova o transparente dos recursos aplicados em consonncia com os registros realizados, resguardando assim a imagem dos gestores p blicos a frente das administra es municipais. Ser o objeto de controles espec ficos: Execu o Or ament ria e Financeira;

a) Contabilidade; b) Finan as; c) Receita; d) Cr ditos Or ament rios e Adicionais; -11PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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e) Despesa; Pessoal; Bens Permanentes; Bens em Almoxarifado; Licita es, Contratos, Convnios, Acordos e Ajustes; Obras P blicas e Reformas; Opera es de Cr ditos; Suprimento de Fundos; Doa es, Subven es, Aux e Contribui es concedidos. lios

Ressalte-se que in meros outros setores podem ser auditados, dependendo da necessidade detectada pelo agente executante das tarefas ou por determina o do gestor municipal. Apresentaremos, a seguir, a estrutura o de esquemas de auditoria interna em rg os municipais, abrangendo o exame desses setores ou servi considerados mais importantes os no campo de a o da Administra o Municipal.

1 AUDITORIA CONT BIL.

1.1 Objetivo: As Auditorias na Contabilidade visam, sobretudo, a examinar a corre o t cnica da escritura o, a legitimidade dos atos e fatos que deram origem aos lan amentos, a formaliza o da documenta o comprobatria e a medir e avaliar a seguran e eficincia das fun es de controle a interno, prprias do sistema cont bil. 1.2 Vantagens: Tendo sido realizada uma auditoria cont bil, ainda na vigncia do exerc cio financeiro auditado, as falhas porventura verificadas no sistema or ament rio poder o ser perfeitamente sanadas, fato que do contr rio, ou seja, as defeitua es sendo detectadas aps o encerramento do ano financeiro (ano civil) tornam-se insan veis, haja vista que o or amento encerra-se ao t rmino de cada exerc cio, em raz o do princ or pio ament rio da Anualidade. 1.3 Observa es: Os controles internos utilizados neste setor, tais como: Fichas de Controle Or ament rio, Balancetes, Di rio, Raz o, etc., devem permanecer com seus registros atualizados e na sede da Prefeitura ou da Entidade a que pertencem. Se aludidos controles forem informatizados, esses dever o estar impressos, encadernados e devidamente rubricados pela autoridade competente e pelo respons vel do controle interno. -12PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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Deve-se salientar que para efeito de controle interno, os empenhos anulados ser o processados mediante extra o de documento denominado Nota de Anula de Empenho e o registro na ficha de controle or ament rio.

2 AUDITORIA FINANCEIRA.

2.1 Objetivo: A Auditoria Financeira objetiva verificar a regularidade e corre o dos recebimentos e pagamentos efetuados pelos agentes arrecadadores e pagadores, conferir os saldos de Caixa e Bancos declarados com os existentes e observar o cumprimento das normas internas. 2.2 Vantagem: Procedendo-se uma Auditoria Financeira, as poss veis divergncias encontradas quando do confronto dos documentos comprobatrios dos recebimentos e pagamentos com os registros escriturados nos controles financeiros, poder o ser corrigidas, evitando desta forma que o livro Caixa, o Boletim de Tesouraria, os Demonstrativos Mensais, Fichas de Controle Banc rio e at mesmo o Balan Geral, confeccionado ao t rmino do exerc financeiro, registrem valores o cio que n o condizem com a realidade, evitando portanto que tal irregularidade seja apurada apenas pelos respons veis pelo Controle Externo. 2.3 Observa es: Tamb m os comprovantes inerentes aos controles internos da rea financeira, ou sejam: Livro Caixa, Boletim de Tesouraria, Termo de Conferncia de Caixa, Balancete Financeiro, Fichas de Controle Banc rio, etc. devem permanecer com seus registros atualizados e arquivados na sede da prefeitura ou da Entidade a que pertencem. Acrescente-se, outrossim, que se retromencionados informatizados, esses dever o estar impressos e encadernados. controles forem

De conformidade com o inciso I do artigo 50 da Lei de Responsabilidade Fiscal LRF- a disponibilidade de caixa constar de registro prprio, de modo que os recursos vinculados a rg o, fundo ou despesa obrigatria, fiquem identificados e escriturados de forma individualizada.

3 AUDITORIA DA RECEITA.

3.1 Objetivos: A Auditoria de Receita objetiva verificar a situa o dos controles existentes sobre o lan amento, cobran e arrecada o das receitas municipais, a compatibilizar o e observncia da a legisla o pertinente. 3.2 Vantagem:

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Evitar sonega o de receitas p blicas por parte dos contribuintes, diminuindo ou mesmo eliminando a queda de arrecada o, por manter o fluxo no ingresso de recursos financeiros aos cofres municipais. 3.3 Observa es: Deve haver uma perfeita harmonia entre os setores da Contabilidade e Finan a as, fim de que todas as entradas de numer rios sejam perfeitamente escrituradas. As receitas de aplica es financeiras no mercado aberto devem ser mantidas sob um controle interno espec fico, tendo como finalidade o conhecimento do produto gerado por esse tipo de investimento. Os talon rios de receita, bem como os Documentos de Arrecada o Municipal DAM, se forem utilizados, devem obedecer a uma ordem num rica tipogr fica e escriturados em ordem cronolgica, evitando portanto a inclus o de outras pe aps uma seqncia j escriturada, as colocando assim em d vida a idoneidade dos controles efetuados. Importante informar que os nomes dos reais contribuintes das receitas devem ser registrados nos comprovantes de receitas (tal es e DAM) e n o os nomes dos agentes arrecadadores, principalmente nos ingressos classificados como transferncias correntes e de capital. Acrescente-se tamb m que se deve ter o devido cuidado de registrar o ingresso das receitas no exato per odo em que foram entregues aos agentes arrecadadores ou creditadas em contas correntes da entidade beneficiada, a fim de que seja rigorosamente cumprido o princ da pio oportunidade.

4 ADICIONAIS.

AUDITORIA

DOS

CR DITOS

OR AMENT RIOS

4.1 Objetivos: A Auditoria dos Cr ditos Or ament rios e Adicionais objetiva verificar a efetiva existncia de cr ditos para a realiza o da despesa, a regulariza o e corre o da abertura e utiliza o dos cr ditos adicionais e a observncia das normas, procedimentos e preceitos legais que regem a execu o do or amento municipal. 4.2 Vantagens: Ter o conhecimento do montante dispon vel de cr ditos or ament rios e adicionais que poder o ser utilizados, evitando assim a realiza o de despesas sem cr dito. Outro ponto fundamental que caso tenham sido detectadas omiss es de lan amentos alusivos a abertura de cr ditos adicionais e registro de redu o da fonte de abertura anula de dota ou mesmo assentamentos com erros de valores nas fichas de controle o o, or ament rio, esses s poder o ser sanados se constatados dentro do exerc correspondente, haja cio vista que ao t rmino do ano tem-se o encerramento do or amento. 4.3 Observa es: -14PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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As vias originais dos controles internos utilizados (fichas de controle or ament rio, leis autorizativas e decretos inerentes abertura de cr ditos adicionais) devem permanecer arquivadas na sede da Prefeitura ou da Entidade a que correspondem. Os decretos de abertura de cr ditos adicionais que utilizarem como fonte de recurso o excesso de arrecada devem ser acompanhados de demonstrativo apresentando aludido o excesso, conforme prescreve o artigo 43 da Lei n4.320/64.

5 AUDITORIA DA DESPESA.

5.1 Objetivo: A Auditoria da despesa objetiva verificar se, na realiza o dos gastos p blicos, est o sendo observados os princ pios da legalidade, legitimidade, economicidade, moralidade e eficincia, e se est sendo cumprida a legisla o pertinente a mat ria. 5.2 Vantagens: Verificar no menor espa de tempo poss o vel defeitua es ocorridas no processamento dos dispndios p blicos, adotando medidas corretivas a fim de que os gastos p blicos sejam a seqncia correta dos est gios da despesa, podendo assim atender ao princ pio constitucional da legalidade. 5.3 Observa es: Tamb m sobre esse aspecto, os setores de Contabilidade e Finan devem estar as sempre em harmonia, para que todas as sa de numer rios sejam devidamente escrituradas. das O pagamento da despesa ser processado mediante emiss o de Nota de Pagamento ou registro equivalente, e ser efetuado mediante cheque nominativo ou ordem de cr dito conta bancos oficiais ( par grafo 6do artigo 42 da CE ). Importante a ser observado nesse tpico que as despesas devem ser empenhadas antes de sua realiza o, obedecendo portanto ao artigo 60 da Lei n4.320/64.

6 AUDITORIA DE PESSOAL:

6.1 Objetivo: A Auditoria de Pessoal objetiva verificar a situa o dos controles existentes acerca de todos os servidores p blicos incluindo os ocupantes de cargos em comiss o e os admitidos por tempo determinado. Ainda compete a essa auditoria a fun o de constatar se a despesa total com pessoal n o ultrapassa a 60 % (sessenta por cento) da Receita Corrente L quida, conforme estabelece o inciso III do artigo 19 da LRF. Tamb m deve ser objetivo da auditoria de pessoal verificar os registros referentes as Pens es e Aposentadorias concedidas. -15PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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6.2 Vantagens: Ter um acompanhamento da vida funcional dos servidores municipais, conhecendo sua lota o, quais as fun es que possuem deficincia e quais as que existem excesso de funcion rios, tomando assim medidas saneadoras. Conhecer e acompanhar rigorosamente o montante de despesa realizada com pessoal, evitando assim que o Munic ultrapasse os limites prudencial (95 % do m ximo) e legal, pio estabelecidos na LRF. Verificar os gastos indevidos com pensionistas e inativos, cujos processos concedentes n o tenham tramitado no TCM; providenciando imediatamente o encaminhamento dos processos alusivos a esses benef cios a esta Corte de Contas, a fim de que sejam analisados, julgados e devolvidos as origens para regulariza o dessas despesas. Verificar a forma de admiss o dos servidores, analisando todo o procedimento de ingresso dos mesmos, caso seja detectado irregularidades, comunicar ao Prefeito Municipal para adotar as providncias cab veis. 6.3 Observa es: A Administra o Municipal dever manter registro individualizado e atualizado de todos os servidores, contendo anota es dos dados pessoais, ato e data de admiss o, cargo ou fun o, lota o, remunera o e altera es ocorridas. A Administra o tamb m dever manter registro atualizado das Pens es e Aposentadorias concedidas, identificando o nome do beneficiado e a fundamenta o legal, bem como o protocolo junto ao TCM.

7 AUDITORIA DE BENS PERMANENTES.

7.1 Objetivo: A Auditoria de Bens Permanentes objetiva a verifica o das medidas de controle existentes com respeito a incorpora o, tombamento, guarda, baixa e responsabilidade pelo uso desses bens e, ainda, em rela o a sua movimenta o, conserva o e seguran a. 7.2 Vantagens: Apurar com exatid o o montante dos Bens Permanentes (Bens: Mveis, Imveis, Semoventes, Industriais, etc.), a fim de que o Balan Patrimonial do Munic registre os valores, o pio alusivos a diversas contas correspondentes aos bens, que reflitam a veracidade do Patrimnio, aumentando assim o Saldo Patrimonial; Tendo sido conhecido e tombado todos os bens patrimoniais, o Munic poder pio designar oficialmente um servidor respons vel pelos bens de acordo com a unidade or ament ria. 7.3 Observa es: Os Bens Patrimoniais devem ser registrados em fichas, livros de invent rios ou ainda atrav s de controles informatizados, os quais dever o conter: data de aquisi o, incorpora o -16PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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e/ou baixa, discrimina o do bem, quantidade, valor e identifica o do respons vel por sua guarda e conserva o. A Lei n4.320/64, em seu artigo 106, par grafo 3 faculta que os bens mveis e , imveis poder o ser reavaliados, com a finalidade de expressar o conjunto de bens patrimoniais em termos reais que a moeda exprime, pois muitas vezes o valor registrado nos assentamentos est o muito aqu m da realidade, distorcendo portanto, o somatrio registrado no Balan Patrimonial. o A Administra o Municipal deve realizar periodicamente o invent rio f sico dos bens patrimoniais em per odos n o superiores a 1 (um) ano, com o objetivo de atualizar os registros e controles administrativo e cont bil, e confirmar a responsabilidade dos agentes respons veis por sua guarda. Os artigos 95 e 96 da Lei n4.320/64 disciplinam a existncia de um invent rio anal tico de cada unidade administrativa e que sejam escriturados de forma sint tica na Contabilidade. Determina o inciso II do artigo 106 da Lei n4.320/64, que os bens mveis e imveis devem ser avaliados pelo valor de aquisi o ou pelo custo de produ o ou constru o. Com rela o aos ve culos e m quinas pertencentes ao Patrimnio Municipal, esses devem ser registrados em controle prprio, indicando a marca, cor, ano de fabrica o, tipo, n mero da nota fiscal, modelo, n mero do motor chassis e placas, quando for o caso. Alusivo ainda aos ve culos e m quinas deve ser elaborado um controle individualizado para cada bem, discriminando a quilometragem percorrida ou o n mero de horas trabalhadas, conjuntamente com um demonstrativo do combust e lubrificante consumido e das vel pe e servi mecnicos utilizados nos mesmos, mencionando a quantidade comprada, o valor e as os a data da realiza o da despesa.

8 AUDITORIA DOS BENS EM ALMOXARIFADO.

8.1 Objetivo: A Auditoria dos bens em Almoxarifado objetiva a verifica o das condi es de recebimento, armazenamento, distribui o, controle e seguran dos estoques. a 8.2 Vantagens: Apurar ou mesmo retificar o montante dos bens armazenados no Almoxarifado, expressos em unidade monet ria (real R$), o que acarretar um aumento dos bens patrimoniais no grupo do Ativo, registrado no Balan Patrimonial e, por conseguinte uma melhoria no saldo o Patrimonial apresentado. 8.3 Observa es: Os bens de consumo adquiridos pela Administra o P blica dever o ser controlados por agentes respons veis, oficialmente designado por instrumento emanado da autoridade competente, por sua guarda e administra o, atrav s de mecanismos de controle, mesmo que estes sejam para consumo imediato ou adquiridos em pequenas quantidades. -17PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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Os mecanismos de controle dos bens em almoxarifado dever o ser preenchidos com base na nota fiscal de mercadoria, quando de sua entrada no almoxarifado, e nas requisi es formuladas pelos diversos setores, onde deve ser mencionados o tipo do material, o nome e assinatura do requisitante e a destina o do mesmo. Os registros dos materiais e bens em estoque dever o ser processados em mecanismos (fichas, livros, controles informatizados, etc.) de forma individualizadas, contendo os seguinte elementos: Datas de entrada e sa dos mesmos; da Especifica o do material; Quantidade e custo (unit rio e total), tanto na entrada, quanto na sa dos bens da deste setor; Destina o e especifica o dos materiais e bens com base nas requisi es; Os bens e materiais em estoque no almoxarifado dever o ser avaliados pelo pre o m dio ponderado das compras como determina o artigo 106, inciso III da Lei n4.320/64. Deve-se acrescentar que o valor total dos estoques apurado no encerramento do exerc ou da gest o financeira, dever ser registrado em conta prpria do sistema patrimonial e cio demonstrado no Balan Geral do Munic o pio.

9 AUDITORIA NAS LICITA ES, CONTRATOS, CONV NIOS, ACORDOS E AJUSTES.

9.1 Objetivo: A Auditoria nesses instrumentos administrativos tem como objetivo verificar se os mesmos foram processados corretamente em todas as suas fases, identificando em tempo h bil a existncia de imperfei es verificadas nas diversas etapas processuais. 9.2 Vantagens: Corrigir as falha porventura detectadas, evitando assim que a Administra o P blica venha a sofrer multas ou mesmo ter seus processos anulados, portanto, poupando o Er rio Municipal de poss veis preju zos. Garantir a celebra o de contratos, convnios, acordos e ajustes sem a presen de a v cios e que tragam in meras vantagens e seguran para a Administra o Municipal. a 9.3 Observa es: As licita es, contratos, convnios, acordos e ajustes dever o constituir processo prprio, devidamente autuado e protocolado, possuindo ainda registro em um sistema de controle interno apropriado, aonde deve ser observado a ordem seqencial, de conformidade com a data de celebra o, e os elementos b sicos para fins de identifica o.

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A Prefeitura dever manter cadastro atualizado de todos os fornecedores e prestadores de servi da Administra o Municipal. os Os recursos financeiro oriundos de convnios ser o movimentados em conta banc ria vinculada e espec fica sendo vedada a transparncia dos mesmos a qualquer outra conta da administra o beneficiada ou a utiliza o de forma diversa da estabelecida na legisla o ou no instrumento do respectivo convnio. Quando o convnio compreender a aquisi o de equipamentos ou outros materiais permanentes ou ainda bens imveis, e esse n o expressar qual o destino a ser dado aos bens remanescentes na data de extin o do convnio, o Munic pio dever incorpor -los ao seu patrimnio. Os convnios dever o ser devidamente assinados pelo Prefeito, exceto se houver legisla o municipal dispondo em contr rio. Ressalte-se ainda que a Lei Estadual n12.907, de 1de junho de 1999 pro a be realiza o de convnios do Estado do Cear com os Munic pios em atraso com o pagamento do funcionalismo p blico e a presta o de contas mensal junto ao TCM.

10 AUDITORIA DE OBRAS E REFORMAS.

10.1 - Objetivo: A Auditoria de Obras e Reformas tem como objetivo verificar se as obras constru e os servi de engenharia executados est o dentro da normalidade, tanto no aspecto das os documental, quanto sobre o aspecto da execu o f sica (cronograma f sico-financeiro), detectando as poss veis irregularidades e apontando de imediato as medidas saneadoras. 10.2 Vantagem: Solucionar problemas constatados concomitantemente a execu o da obra ou servi de engenharia, evitando assim preju financeiros e proporcionando mais rapidamente o os zos bem estar da comunidade com a entrega da obra em menor tempo. 10.3 Observa es: A Prefeitura Municipal dever manter um cadastro atualizado dos fornecedores de mat rias, equipamentos e servi destinados s obras, os quais dever o permanecer disposi o do os Controle Externo exercido pela Cmara Municipal auxiliada pelo TCM. As obras ou servi de engenharia, cuja execu o abranja mais de um exerc os cio financeiro, dever o coadunar-se com as diretrizes, objetivo e metas previstas no Plano Plurianual. Os processos alusivos a obras e servi de engenharia devem conter dentre outras os pe o or as: amento detalhado em planilhas expressando a composi o de todos os custos unit rios; projeto b sico aprovado pela autoridade competente; processo licitatrio, quando for o caso; e cronograma f sico-financeiro.

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11 AUDITORIA NAS OPERA ES DE CR DITOS.

11. 1 Objetivo: A Auditoria nas Opera es de Cr ditos tem como objetivo verificar o cumprimento dos limites e condi es relativos a realiza o de Opera es de Cr dito do Munic pio, inclusive das entidades por ele controladas, direta ou indiretamente. 11.2 Vantagem: Sendo esta auditoria realizada no momento em que o ente da Federa o contrair a d vida, poder ser detectada a real necessidade do empr stimo, bem como do montante a ser negociado, a fim de que o Munic n o se endivide al m do necess rio, aumentando assim suas pio obriga es. 11.3 Observa es: A administra o municipal dever manter controle espec fico de todos os empr stimos tomados pelo munic pio, identificando: contrato firmado, valores, prazos e quantidades de parcelas alusivas aos desembolsos ou amortiza es, bem como adiantamentos que elevem o valor da d vida ou modifiquem prazos contratuais. Quando da obten o de Opera es de Cr ditos necess rio observar o atendimento das seguintes condi es: existncia de pr via e expressa autoriza o para a contrata o; observncia dos limites e condi es fixados pelo Senado Federal (Resolu o n 78/98, artigo 6 18 % da Receita L , quida Real RLR -, definida no 3desse artigo); A realiza o de opera es de cr dito n o pode exceder o montante das despesas de capital fixadas no or amento anual. Acerca das Opera es de Cr ditos por Antecipa o da Receita deve-se observar: todas as condi es anteriormente citadas, excetuando-se o limite que est disciplinado no artigo 8da mesma Resolu o, 25 % da RLR; produto desse empr stimo s pode ser destinado a atender insuficincia de caixa durante o exerc financeiro no qual a opera o foi contra cio da; somente pode ser realizada a partir do 10(d cimo) dia do in do exerc cio cio; dever ser liquidada, com juros e outros encargos incidentes, at o dia 10 (dez) de dezembro de cada ano; n o poder ser contra enquanto existir opera o anterior da mesma natureza da n o resgatada integralmente; tamb m n o pode ser contra no ltimo ano de mandato do Prefeito. da

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12 AUDITORIA DOS SUPRIMENTOS DE FUNDOS.

12.1 Objetivo: A auditoria dos suprimentos de fundos tem como objetivo verificar a correta aplica o dos recursos entregue a servidores, mediante observncia lei municipal instituidora para realizar dispndios que n o possam subordinar-se ao processo normal da despesa. 12.2 Vantagem: Sendo detectado irregularidade no uso dos recursos transferidos a servidores, medidas corretivas devem ser adotadas de imediato, inclusive aquelas que implicarem em devolu o de numer rios aos Cofres P blicos Municipais. 12.3 Observa es: A concess o de suprimento de fundos dever ser precedida da extra o da nota de empenho (NE) em nome do servidor por ele respons vel. O suprimento de fundos concedido para determinada despesa n o poder ter aplica o diferente daquela prevista na NE. O ato concessivo do suprimento de fundos dever conter: indica o do exerc financeiro; cio classifica o completa da dota o or ament ria que suportar a despesa; nome, cargo ou fun o do servidor a quem vai ser entregue o suprimento; indica o, em algarismos ou por extenso da importncia do suprimento; per odo de aplica o e prazo para presta o de contas do suprimento; indica o das despesas a realizar. N o havendo presta o de contas do suprimento no prazo determinado pela Lei Municipal, fica o servidor respons vel sujeito Tomada de Contas, a qual deve ser feita imediatamente pela Auditoria Interna. A presta o de contas do suprimento de fundos deve efetivar-se atrav s de processos autuados e arquivados na contabilidade do munic pio, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e ficar disposi o dos rg os de controles interno e externo. A presta o de contas ser instru da seguinte maneira: da comprovante de recebimento do suprimento, devidamente datado e assinado pelo suprido; balancete demonstrativo dos d bitos e cr ditos; documentos fiscais pertinentes;

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recibos dos cr ditos firmados em nome do servidor respons vel pelo suprimento; comprovante de recolhimento de saldo, quando for o caso. Na presta o de contas dos suprimentos s ser o admitidas despesas realizadas dentro do per odo de vigncia dos mesmos.

13 AUDITORIA DAS DOA ES, SUBVEN ES, AUX LIOS E CONTRIBUI ES CONCEDIDAS. 13.1 Objetivo: Essa auditoria tem como objetivo verificar o cumprimento de atividades continuadas que visem a melhoria de vida da popula o reconhecidamente carente, cujas a es est o voltadas para as necessidades b sicas e de car ter emergencial. 13.2 Vantagem: Ao ser constatado desvio de finalidade para os quais os programas assistenciais foram criados, estanca-se imediatamente as transferncias, tomando-se medidas corretivas, as quais evitar o preju financeiros ao munic e o atendimento a pessoas n o necessitadas. zos pio 13.3 Observa es: Os programas assistenciais envolvendo doa es aos mun cipes carentes dever o ser disciplinados por lei espec fica, devendo a administra o municipal manter o controle atrav s de mecanismos que indiquem o nome completo, endere e o n mero de um documento de o identifica o do beneficiado. A prefeitura tamb m dever ter um controle das subven es, aux lios e contribui es concedidas, discriminando a entidade beneficiada, a finalidade e valor da concess o efetivada, bem como o n mero do processo de despesa e data em que for efetuada ajuda.

IV CONCLUS O. Diante de todos os aspectos apontados neste trabalho, espera-se que tenha ficado evidente a importncia do controle interno na administra o municipal, n o s como fonte saneadora de poss veis irregularidades e v cios cometidos durante o processamento da execu o or ament ria e extraor ament ria, como tamb m instrumento de tomada de decis es por parte dos senhores Ordenadores de Despesas e Prefeitos Municipais, no fiel cumprimento da miss o de promover o bem geral dos mun cipes.

V BIBLIOGRAFIA. -22PDF created with FinePrint pdfFactory trial version http://www.fineprint.com

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DA SILVA, Lino Martins, Contabilidade Governamental um enfoque Administrativo, 2Edi o, S o Paulo, Atlas, 1991. PISCITELLI, Roberto Bocaccio, Contabilidade P blica, 2 Edi o, S o Paulo, Atlas, 1990. MEIRELLES, Hely Lopes, Direito Administrativo Brasileiro, 9 Edi o, S o Paulo, Editora Revista dos Tribunais,1982. CITADINI, Antonio Roque, O Controle Externo da Administra o P blica, 1 Edi o, S o Paulo, Max Limonad, 1995. REIS, Heraldo da Costa, Contabilidade Municipal, 2 Edi o, Rio de Janeiro, IBAM, 1985. ARA JO, Inaldo da Paix o Santos, Introdu o Auditoria, 1 Edi o, Salvador, Egba, 1998. SANCHES, Osvaldo Maldonado, Dicion rio de Or amento Planejamento e reas Afins, 1 Edi o, Bras Prisma,1997. lia, S , A. Lopes de, Dicion rio de Contabilidade, 8 Edi o, S o Paulo, Atlas, 1994. PERES, L zaro Borges, Contabilidade P blica, 3 Edi o, Goi s, CRC GO, 1996. CRUZ, Fl vio da, Auditoria Governamental, 1 Edi o, S o Paulo, Atlas, 1997. CRUZ, Fl vio da, Coment rios Lei n4.320, 1 Edi o, S o Paulo, Atlas,1999. REIS, Heraldo da Costa, A Lei n 4320 Comentada, 26 Edi o, Rio de Janeiro, IBAM, 1995. AGUIAR, Afonso Gomes, A Lei n 4320 Comentada, 1 Edi o, Cear , INESP, 1997. Apostila distribu da no 1 Semin rio Comparativo de Procedimentos da Fiscaliza o, promovido pelo Tribunal de Contas do Munic de S o Paulo pio em 1998.

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VI LEGISLA O CONSULTADA.

Constitui o Federal de 1988. Constitui o Estadual de 1989. Lei n101 de 2000. Resolu o n78 de 1998, do Senado Federal. Lei Estadual n 12.907 de 1999. Instru o Normativa n01 de 1997 do TCM-Ce.

Elabora Fernando Antonio da Justa o: Contador e Administrador T cnico do TCM Ce. Instrutor e Facilitador do TCM - Ce Revis Francisco Nelson de Andrade Figueiredo o: Contador T cnico do TCM Ce.

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