Instituto Grfico de Computacin Administrativa

Tcnico Programador Analista

Manual Terico

Microsoft Office Visio 2007

Elaborado por: Aldair Monroy

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Principios bsicos imprescindibles

En Visio, la definicin de forma es mucho ms amplia de lo que se pueda suponer. Es cierto que puede usar formas bsicas como rectngulos y rombos en un diagrama de flujo, pero tambin puede utilizar formas muy detalladas. Por ejemplo, las formas pueden representar calles y edificios en un mapa. Pueden simbolizar un equipo informtico en un diagrama de red. Hay incluso formas de mobiliario para planos de plantas de oficinas.

Le parece exagerado?
Pues hay muchsimas ms. Adems, las formas de Visio no se limitan a permanecer quietas y ser bonitas. Tambin tienen un comportamiento interactivo, es decir, cuando se trabaja con ellas, reaccionan de una determinada manera. Cuando trabaja con formas de Visio, puede cambiarlas de tamao, girarlas, desplazarlas, darles formato, etc. Pero el comportamiento que muestren cuando realice estas acciones depender del tipo de forma al que pertenezcan.

Formas unidimensionales (1D)

Son formas que, cuando se seleccionan, tienen un punto inicial y un punto final . Las formas 1D son normalmente lneas.

Cmo se comportan las formas 1D cuando trabaja con ellas?

Si mueve el punto inicial o el punto final, slo cambia una dimensin: la longitud. Pero el comportamiento ms eficaz de las formas 1D es su capacidad para conectar otras dos formas. Por ejemplo, en un diagrama de procesos de empresa, puede conectar dos departamentos con una lnea o una flecha. Probablemente estar pensando, "Un momento, a m estas lneas no me parecen formas". Es cierto, la palabra "forma" suele utilizarse para objetos con un contorno o un borde diferenciado. Por otro lado, Visio considera que estas lneas son formas y las denomina formas, por lo que, si se acostumbra a ello ahora, evitar confusiones ms adelante.

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Formas bidimensionales (2D)

Es una forma que, cuando se selecciona, no tiene un punto inicial ni un punto final, sino ocho controladores de seleccin .

Cmo se comportan las formas 2D?

Cuando hace clic y arrastra un controlador de seleccin situado en una esquina, puede cambiar dos dimensiones: la longitud y el ancho. Pero no puede utilizar formas 2D para conectar otras formas. Slo las formas 1D tienen esta caracterstica. Las formas 2D se utilizan normalmente para representar algo: puede ser un concepto general, como un paso en un diagrama de flujo, o un objeto especfico, como una fbrica o un equipo. Como el equipo porttil y el bloque que se muestran aqu, el dibujo de algunas formas 2D tiene un aspecto tridimensional. An as, Visio las considera 2D. La razn son los ocho controladores de seleccin.

1D o 2D Cmo estar seguro?

A primera vista, algunas pero formas son parecen realmente bidimensionales (2D)

unidimensionales (1D), y viceversa. Para evitar confusiones, seleccione siempre la forma y Visio le indicar cul es su tipo. Por ejemplo, la forma de flecha de la parte superior de esta ilustracin parece que es bidimensional porque tiene espesor. Pero si la selecciona, vera un punto inicial y un punto final, por lo que es unidimensional (1D) con toda seguridad. En lugar de utilizarse para representar un concepto o un objeto, esta flecha se usa para conectar otras formas. Por una parte, la forma de curva parece ser unidimensional (1D). Despus de todo, su aspecto es el de una lnea, pero si la selecciona, ver los ocho controladores de seleccin , lo que indica que es bidimensional (2D). Por lo tanto, esta curva representa el concepto de una curva de datos en forma de campana. Tambin podemos decir que esta lnea no puede conectar otras formas. Para muchas personas, "1D" describe una forma con una dimensin y "2D" describe una forma con dos dimensiones. Estas son definiciones familiares de 1D y 2D. Sin embargo, como puede ver en estos ejemplos, las definiciones de Visio dependen del comportamiento de las formas, no de su aspecto.

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Formas con un comportamiento especial

Todas las formas de Visio son unidimensionales (1D) o bidimensionales (2D), dependiendo de cmo se comporten. Sin embargo, algunas formas tienen algn otro comportamiento que es exclusivo de ellas y que no depende de que sean unidimensionales (1D) o bidimensionales (2D). Esta caracterstica hace que estas formas sean muy tiles y prcticas. Por ejemplo, algunas formas tienen controladores amarillos para abrirla y cerrarla. que permiten al usuario interactuar con ellas. En esta ilustracin, la forma Puerta tiene un controlador que permite girarla

Ser un obstculo la mesa que est prxima?

Parece que no. Lo mejor ser buscar una mesa ms pequea o realizar otros ajustes con el mobiliario para que este problema no se presente en la realidad. Los controladores no son el nico signo de que una forma tenga un comportamiento interactivo especial. Pueden encontrarse algunos comportamientos especiales haciendo clic con el botn secundario del mouse (ratn) en ella.

Cualquier cosa es una forma

Cuando trabaje con Visio, es probable que desee agregar texto, fotografas o imgenes. Aunque no se trata de formas creadas por Visio, no obstante, en Visio todos estos elementos se consideran formas. Si escribe texto en una parte vaca de la pgina, ese texto ser una forma 2D y tendr ocho controladores cuando la seleccione. Si selecciona una imagen importada, tambin tendr dichos controladores. Para Visio, cualquier elemento de la pgina es una forma. En Visio, todo... es una forma. Y hay cientos de formas de Visio entre las que elegir; ms de las que pueda memorizar. Por lo tanto, conviene saber cmo se pueden encontrar cuando se necesitan. Las maneras de obtener formas no son tan numerosas como las propias formas, pero hay muchas. Es por ello que formas diferentes son idneas para finalidades diferentes. Eche un vistazo y vea cules le gustan.

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Debe recordar esto

Antes de hablar sobre cmo se obtienen formas, es necesario asegurarse de que se entienden tres trminos: 1. Ventana Formas. Contiene galeras de smbolos. 2. Galeras de smbolos. Contienen formas. Las galeras de smbolos no son formas. 3. Formas. Figura especial que hace referencia a un objeto, figura geomtrica entre otros. Las formas no son galeras de smbolos.

La ilustracin muestra la galera de smbolos Formas para organigramas y sus formas. Observe las otras dos galeras: Bordes y ttulos y Fondos. Para ver las formas de cualquiera de estas galeras de smbolos, slo tiene que hacer clic en su nombre.

Obtener formas con plantillas

Una manera de obtener formas es elegir una plantilla. Una plantilla es una de las opciones de tipo de dibujo que ve cuando inicia Visio. Cuando elige una plantilla, las galeras de smbolos y las formas de esa plantilla aparecern en la ventana Formas, listas para trabajar con ellas. La ventaja de usar una plantilla es que proporciona una gran cantidad de formas organizadas para una finalidad especfica y relacionada entre s. En este ejemplo, las formas son especficas de los diagramas de flujo. Si elige otra plantilla, obtendr formas diseadas y organizadas para la finalidad de esa plantilla.

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Obtener formas examinando

Si lo desea, puede buscar formas utilizando el men Archivos y el submen Formas. Por ejemplo, suponga que hace unas semanas utiliz Visio para crear un mapa. Recuerda que us una forma para el aeropuerto del mapa que ahora le sera de gran utilidad en el diagrama de flujo que est creando. Para conseguir la forma de aeropuerto para el diagrama de flujo, puede realizar una bsqueda como se indica aqu. La galera de smbolos Formas para transporte aparecera en la ventana Formas junto con las galeras de smbolos de su diagrama de flujo y podra arrastrar la forma de aeropuerto hasta la pgina. Nota: Algunas formas tienen un comportamiento especial que est vinculado a una plantilla en particular. Si se utilizan fuera de esa plantilla, puede que no se comporten de la misma manera.

Dibujar sus propias formas

Si no puede encontrar la forma que necesita en Visio, siempre puede dibujar su propia forma. Esta forma puede ser simple o compleja, desde una lnea ondulada a un equipo de oficina personalizado. El mtodo para dibujar sus propias formas queda fuera del alcance de este curso a menos que la ocasin lo amerite se empleara. La punta del iceberg es la barra de herramientas Dibujo, que se muestra aqu. Permite crear formas partiendo de cero mediante el uso de herramientas sencillas.

Obtener formas de otras personas

Puede suceder que otras personas hayan creado formas que desea utilizar, ya sea un compaero o una empresa que crea y vende formas de Visio para ciertos sectores industriales. Si desea usar formas creadas por otros usuarios, estos pueden enviarle una copia de un dibujo de Visio que contenga dichas formas. Sin embargo, a menudo, lo que recibir es una galera de smbolos de formas.

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Una galera de smbolos es un archivo con la extensin ".vss" o ".vsx". Por ejemplo, una galera de smbolos puede denominarse ContosoShapes.vss o ContosoShapes.vsx. Cuando reciba un archivo de galera de smbolos, cpielo en esta ubicacin:

C:\Documents and Settings\nombreDeUsuario\Mis documentos\Mis formas

Despus de realizar esta accin, la galera de smbolos estar disponible en el men Archivo y en el submen Formas.

Insertar imgenes
Suponga que le gustara insertar una fotografa en un diagrama. Para ello, en el men Insertar, debe elegir Imagen y, a continuacin, hacer clic en Desde archivo. Este proceso es similar al de otros programas de Office con los que puede estar familiarizado. Cuando inserta una imagen, Visio la convierte automticamente en una forma 2D y coloca en ella ocho controladores. Las formas creadas mediante la insercin de imgenes no son tan inteligentes como las procedentes de galeras de smbolos. En lo que respecta al comportamiento interactivo, no son mucho ms que un cuadrado en la pgina. Sin embargo, son formas, lo que significa que puede conectarlas con formas 1D, cambiar su tamao, colocarlas, etc. Nota: Cuando inserta una imagen del panel de tareas Imgenes prediseadas, Visio la convierte tambin en una forma 2D.

Colocar, agrupar y apilar formas con destreza

Uno de los principales motivos por los que se utilizan diagramas es para comunicar informacin, ya que son mucho ms eficaces que una gran cantidad de texto. Sin embargo, algunos diagramas no lo son porque sus formas tienen una posicin poco cuidada. Eche un vistazo a estos ejemplos. El diagrama situado a la derecha es obviamente ms fcil de entender porque est mejor organizado. Se siguen fcilmente las conexiones de las formas. El diagrama situado a la izquierda parece aleatorio y resulta difcil de seguir.

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Al colocar las formas con destreza y cuidado en una pgina, los diagramas no slo tendrn una apariencia eficaz sino que tambin comunicarn claramente la informacin que contienen.

Usar flechas de autoconexin

Desea que las formas estn cuidadosamente colocadas. Pero, adems, en la mayora de los casos, tambin desea conectarlas con otras formas. Para alcanzar ambos objetivos, puede utilizar las flechas de autoconexin.

Cmo funcionan las flechas de autoconexin?

1. Asegrese de que est activada la caracterstica Autoconexin haciendo clic en el botn (Observe que a menudo ya est activada dependiendo del tipo de diagrama). 2. En una galera de smbolos, seleccione la forma que desee. 3. Site el puntero sobre la forma a la que desee conectar y, a continuacin, haga clic en una flecha de autoconexin de color azul. 4. De este modo, se agrega, se conecta y se coloca cuidadosamente una nueva forma en la pgina. 5. La caracterstica Autoconexin permite ahorrar mucho tiempo si necesita que todas estas acciones se lleven a cabo a la vez. En la prxima sesin de prcticas ver paso a paso cmo hacerlo. .

Utilizar la cuadrcula y las reglas

La caracterstica Autoconexin es fabulosa, pero a veces desear colocar usted mismo alguna forma, sin ningn tipo de conexin. Por lo tanto, otra manera de organizar las formas ordenadamente es organizarlas mediante la cuadrcula y las reglas. Al colocar las formas en una pgina o al agregar por primera vez formas a la pgina, utilice las lneas de la cuadrcula para colocarlas debidamente. Adems, fjese en la cuadrcula para asegurarse de que las formas estn espaciadas de manera uniforme.

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Las reglas tambin tienen una gran importancia. Utilcelas para ver la distancia exacta entre las formas o conocer el tamao de una forma determinada. Estos nmeros son especialmente importantes si crea un diseo de oficina o un plano de edificio detallado que controle las medidas fsicas. De manera predeterminada, las formas se ajustan a las lneas de la cuadrcula y las lneas de medida de las reglas. Esto hace que sean mucho ms fciles de colocar debidamente sin tener que recurrir a maniobras complicadas. Las formas se colocan en el lugar donde usted desee y se mantienen en ese lugar, a menos que las mueva.

Seguir las guas

Las guas son incluso ms visibles que las lneas de la cuadrcula. Las guas son lneas verticales u horizontales que se pueden colocar en una pgina. Se arrastran desde una regla y, de manera predeterminada, aparecen en color azul, tal y como puede observar en la ilustracin.

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Las guas ayudan a organizar los diagramas segn su contenido. Por ejemplo, si sabe que un diagrama de flujo muestra tres procesos, podr espaciar de manera uniforme tres guas verticales en la pgina. A continuacin, podr colocar las formas verticalmente a lo largo de cada una de las guas. (Las guas no aparecen en los diagramas impresos. Son su secreto.) Sugerencia: Las guas tambin son tiles para marcar los mrgenes de una pgina.

Abrir la ventana Tamao y posicin

A veces puede resultar difcil colocar o ajustar el tamao de una forma mediante el mouse (ratn). Por ejemplo, si trabaja en un diseo de oficinas, quizs desee que una mesa tenga una posicin exacta. Y si

Visio la ajusta en un lugar que usted no desee? O qu sucede si no suelta el botn del mouse en el momento apropiado? La respuesta a estas preguntas reside en Ventana Tamao y posicin, que aparece en
el men Ver.

La posicin de una forma la determinan las coordenadas X e Y. La coordenada X es la posicin en la regla horizontal situada en la parte superior de la pgina. La coordenada Y es la posicin en la regla vertical situada a la izquierda de la pgina. El punto donde se cruzan ambas coordenadas es el eje de la forma . Para la mayora de las formas, el eje es el centro de la forma. Para mover una forma, escriba nuevos valores para las coordenadas. La forma se mover automticamente al lugar exacto. Para cambiar el tamao de la forma, escriba nuevos valores para el ancho y el alto. Los bordes de la forma cambiarn a esas dimensiones exactas, mientras que el eje de la forma se mantendr en el mismo lugar.

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Ordenar las formas a alinearse por si mismas

La cuadrcula, las reglas y las guas son fabulosas cuando se crea un diagrama de manera planificada y organizada. Sin embargo, a veces, preferir trabajar libre y espontneamente, dejando la organizacin para el final. Eso es totalmente comprensible y Visio permite hacerlo. Cuando trabaja a mano alzada o cuando ya ha terminado, podr ordenar el diagrama mediante el comando Alinear formas en el men Forma. Este comando permite alinear las formas de manera sencilla. Seleccione la forma con la que las dems formas deben alinearse y, a continuacin, haga clic en la opcin de alineacin que desee. En el ejemplo que se muestra aqu, un botn de alineacin vertical se encarg de alinear estas formas.

Distribuir las formas de manera uniforme

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Puede usar la cuadrcula, las reglas y las guas para colocar las formas una por una. Y si el diagrama tiene

docenas de formas? Gracias al comando Distribuir formas en el men Forma, llegar a casa antes de la
cena. Tiene las formas deseadas en la pgina pero una de ellas se encuentra demasiado cerca de otra y una tercera est demasiado alejada. Lo ideal es que haya el mismo espacio entre todas las formas. Podr conseguirlo en tres pasos sin tener que recurrir a complicadas maniobras con el mouse (ratn). Simplemente, seleccione tres o ms formas, haga clic en el comando y elija una opcin de distribucin. En este ejemplo, se ha optado por una distribucin horizontal.

Girar formas
A veces, una forma tiene la posicin correcta, tiene el tamao adecuado y se encuentra debidamente espaciada pero, an as, necesita algn que otro ajuste. Por ejemplo, quizs desee colocar una forma de estallido en un ngulo para llamar la atencin. O bien, quizs desee girar una flecha de modo que apunte al lugar debido, o bien, girar una mesa en un diseo de oficinas para aprovechar ms la luz natural que entra por una ventana.

Para girar formas 2D, utilice el controlador de rotacin y mueva la forma hasta la posicin deseada.

. Simplemente haga clic y arrastre ese

controlador hasta la nueva posicin. Para girar formas 1D, haga clic, arrastre el punto inicial o el punto final

Voltear formas
Y ahora abordamos otro tipo de rotacin. A veces, necesita girar una forma dndole la vuelta para crear una versin invertida de imagen especular. Esto se denomina voltear una forma como si fuese una tortilla. Las formas se pueden voltear horizontal y verticalmente. 1. Cuando se voltean horizontalmente, la accin se produce de un lado a otro. 2. Cuando se voltean verticalmente, la accin se produce de arriba abajo.

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La ubicacin no siempre lo es todo. A veces, la posicin de las formas no es suficiente para transmitir una relacin. Se requiere ms informacin visual.

Cmo se apilan las formas?

Eche un vistazo a esta ilustracin y le quedar ms claro el concepto de orden de apilamiento. Si bien en Visio jams ver las formas apiladas desde este lado, imaginrselas de este modo le ayudar a entenderlo. De manera predeterminada, Visio coloca las formas en un orden de apilamiento cuando se agregan a la pgina. La regla que debe recordar para saber cmo Visio establece el orden de apilamiento es: "gana el ltimo en llegar".

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Esto significa que la ltima forma colocada en la pgina ocupa el primer lugar en el orden de apilamiento. En este ejemplo, el PC est encima de las dems formas porque fue el ltimo en agregarse a la pgina. Sin embargo, esta regla no siempre le beneficia. Por ejemplo, qu sucedera si agregara primero el PC y

despus el crculo? El crculo ocultara el PC y no servira de nada.

Cmo cambiar el orden de apilamiento?

Para cambiar la posicin de una forma en el orden de apilamiento, seleccione la forma y, a continuacin, elija Ordenar en el men Forma. Aparecern cuatro opciones. Las opciones Traer al frente y Enviar al fondo mueven una forma por todo el orden de apilamiento. Sin embargo, si el orden de apilamiento comprende muchas formas, quizs no desee traer una forma al frente o enviarla al fondo del orden de apilamiento. En ese caso, puede mover la forma un nivel hacia adelante o hacia atrs eligiendo Traer hacia adelante o Enviar hacia atrs. Con Visio, puede agrupar los edificios de modo que el grupo se mantenga unido y se puedan mover todos los edificios a la vez.

Seleccionar y, a continuacin, agrupar

El primer paso para agrupar formas es la seleccin de las formas. Para ello, puede mantener presionada la tecla MAYS mientras hace clic en las formas, o bien, puede arrastrar una red de seleccin alrededor de las formas.

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Una vez seleccionadas las formas, en el men Forma, haga clic en Agrupar y, a continuacin, haga clic en Agrupar. Ya est: las formas quedan agrupadas. Todo lo que se pueda hacer con una forma tambin se puede hacer con un grupo de formas: cambiar su tamao, girar, alinear con otras formas, etc. Visio trata un grupo como una forma 2D de gran tamao. Sugerencia: Las teclas de mtodo abreviado para la agrupacin son CTRL+MAYS+G ("G" de grupo).

Cambiar una sola forma dentro de un grupo

Incluso despus de agrupar formas, es posible modificar slo una de ellas. Utilicemos el ejemplo del grupo de edificios. Si hay tres edificios agrupados, cmo puede cambiar el tamao de uno de ellos? O cambiar

su color?
1. Haga clic en el grupo para seleccionarlo. 2. A continuacin, haga de nuevo clic para seleccionar una forma dentro del grupo.

Una vez seleccionada una forma, sta aparecer con controladores de color verde y una X en su interior. Esto indica que la forma seleccionada es parte de un grupo. Ahora, puede realizar los cambios que desee en esa forma. ste es un mtodo eficaz para cambiar rpidamente una forma. Sin embargo, si necesita realizar cambios ms exhaustivos en una forma, en la siguiente seccin se muestra una alternativa.

Desagrupar formas
A veces es necesario desagrupar un grupo de formas. Por ejemplo, quizs desee mover todo el grupo salvo uno de los edificios. O bien, tal y como se ha mencionado anteriormente, puede que necesite realizar cambios exhaustivos en una de las formas. El proceso es sencillo. Seleccione la forma. A continuacin, en el men Forma, elija Agrupar y, despus, haga clic en Desagrupar.

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Sugerencia: Para desagrupar, tambin puede presionar CTRL+MAYS+U.

Formas agrupadas desde el principio

Puede que ya haya trabajado con formas agrupadas sin saberlo. De hecho, muchas de las formas en Visio son grupos. Los diseadores crearon cada forma por separado y, a continuacin, las agruparon para que fuese ms fcil trabajar con ellas. La forma de fbrica es un ejemplo perfecto. 1. As aparece la forma de fbrica al colocarla en la pgina. 2. Pero, si la desagrupa, en realidad es un grupo de varias formas.

Recurdelo cuando trabaje en Visio. Si desea cambiar parte de una forma, pruebe a desagruparla. Puede que se desagrupe dando lugar a formas ms prcticas.

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