Proiectarea sistemelor informaionale

1.Managementul afacerii i tehnologia informaiei.

Metoda- reprezint un mod de cercetare, de cunoatere, de transformare a realitii obiective si este un procedeu folosit n scopul cunoaterii unui obiect sau al obinerii unui rezultat. Ea reprezint un mod organizat, sistematic, de lucru sau de gndire. Tehnologia- reprezint totalitatea cunotinelor despre metodele i mijloacele de efectuare a unui anumit proces. Tehnologia informaiei (IT) -reprezint tehnologia prin care se obine informaia. Rolul tehnologiei informaiei (IT) este acela de a dobndi cunoatere prin informaie. IT- nseamn hardware, software, comunicaii, reele, baze de date, automatizarea lucrrilor de birou precum i toate celelalte echipamente i componente software necesare prelucrrii informaiei Informatica- reprezint tiina care studiaz informaia, avnd drept suport tehnica de calcul, sau componente ale acesteia. Tehnologia informaiei- semnific faptul ca informaia este resurs a unei afaceri i are rol de cunoatere .IT ofer astzi nu doar suportul informaional necesar desfurrii afacerii n condiii de eficien ci i soluii pentru regndirea modului de a ne organiza afacerea cu scopul meninerii competitivitii. Reingineria afacerilor- Reengineering nseamn regndirea fundamental i reproiectarea radical a proceselor afacerii pentru obinerea de mbuntiri substaniale privind costurile, calitatea, viteza de reacie a decidenilor. Aceast regndire a modului de a face afaceri este influenat i gsete totodat rspunsuri n noile soluii IT. Modul de desfurare al afacerii n cadrul oricrei firme se schimb (fig. 1 . 1 ) datorita aciunii urmtorilor factori externi: globalizare; competiie de nivel nalt; informaia devenit resurs cheie; spaiul virtual de munc i derularea activitii n condiiile companiei virtuale; comer electronic - cuprinde site-uri, cu posibiliti de prezentare de produse i stabilirea unui sistem de achiziionare (sistem de plat); knowledge worker - existena n cadrul firmei a personalului specializat n procesarea datelor i analiz; un nou tip de relaie cu banca prin care se obin servicii i produse noi ca urmare a promovrii noilor soluii IT etc.

Figura 1.1. Impactul tehnologiei informatiei asupra firmei se resimte nu doar din mediul exterior ci i din interiorul firmei. Orice organizaie (firm, banc, etc.) presupune existena a cinci elemente (componente) interdependente: Structura organizatoric: Producia; Cercetarea; Comerul; Contabilitate; Resurse umane; Managementul i procesele afacerii Tehnologia informaiei Strategia organizaiei Angajaii i cultura organizaiei.
Aceste componente trebuie s se gseasc ntr-o stare de echilibru i aceast stare se va menine att timp ct nu se produc schimbri semnificative n mediul extern sau n oricare dintre componente. Componenta IT cunoate o dinamic deosebit, acest lucru determinand mutaii calitative asupra celorlalte componente.

Fig. 1.2. Nivelurile de management in cadrul firmei. Strategia unei afaceri reprezint un plan ce vizeaz activitatea n perspectiv, pe termen lung, deci o latur dinamic.
2

Tactica- latura static, semnific ceea ce se face n fiecare moment pentru a rezolva problemele de strategie. Sistemul informatic al firmei trebuie s integreze subsisteme informatice acoperind nevoile informaionale specifice fiecrui palier managerial (fig. 1.2).

2. Sisteme informaionale
2.1.Sisteme Un sistem reprezint un ansamblu de elemente (componente) interdependente, ntre care se stabilete o interaciune dinamic, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumit obiectiv. Interaciunea dinamic dintre elemente se materializeaz n fluxurile stabilite ntre acestea, fluxuri implicnd resursele existente. Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece: 1. Prezinta o structura proprie constand dintr-o multime de elemente constitutive care interactioneaza intre ele pe principii functionale; 2. Fluxurile existente intre componente organizatorice implica resursele organismului economic. In cadrul oricarui organism economic se produc: fluxuri materiale (de materii prime, semifabricate, produse finite etc) fluxuri financiare fluxuri informaionale 3. Multimea componentelor organizatorice si interactiunea dintre acestea urmareasc realizarea unui anumit obiectiv global: functionarea firmei in conditii optime sau atingerea unor obiective. Viziunea sistemic asupra unei ntreprinderii este format din urmtoarele trei subsisteme: Subsistemul decizional valorifica informatiile oferite de subsistemul informational in fundamentarea deciziilor. Subsistemul decizional, necesita informatii specifice, necesare fundamentarii pe de o parte a deciziilor strategice,iar pe de alta parte deciziilor tactice si operationale. Subsistemul informaional - joac un dublu rol, pe de o parte asigur toate informaiile necesare lurii deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere i control iar pe de alt parte asigur cile de comunicare ntre celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de execuie prin subsistemul informaional (flux descendent). Subsistemul operativ (n cadrul cruia se desfoar procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) - are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informaional (flux ascendent) n vederea stocrii i prelucrrii datelor necesare obinerii informaiilor utilizate n fundamentarea deciziilor la nivelul subsistemului decizional (de conducere).

Figura 1.3. 2.1.1. Sistemul cibernetic al ntreprinderii. In aceasta schema putem privi o ntreprindere ca un sistem cibernetic n care exist trei componente: procesul, informaia i decizia, i care dei este supus unor perturbaii, poate fi considerat c i regleaz singur funcionarea. 2.1.2 . Sistemul decizional (de conducere). Informaia este transmis de la proces cu un scop bine determinat i anume s reprezinte baza necesar pentru ca un sistem denumit decizional, s ia cele mai bune decizii - transmise napoi sub form de informaii procesului - care s permit sistemului s funcioneze n condiiile respectrii unei anumite politici, adic s lucreze ntre anumii parametrii. Astfel politica obinuit a unei societi comerciale, este s funcioneze cu un profit ct mai mare, dar n condiiile respectrii unor cerine impuse sistemului(sociale, de protecie a mediului, etc.) Calitatea deciziilor luate este evident direct dependent de calitatea informaiilor primite. Acestea trebuie s fie printre altele, ct mai corecte, clare, s aib un nivel de sintez adecvat, s ajung n timp util, etc. 2.1.3. Sistemul informaional. Putem observa din schema prezentat faptul ca de la procesul respectiv, se transmit /recepioneaz informaii la / de la sistemul decizional. Acest sistem se numete sistem informaional. El reprezint totalitatea procedeelor, metodelor, tehnicilor i mijloacelor de culegere, transmitere, prelucrare, stocare i arhivare a informaiei, necesare procesului decizional.

Subsistemul informaional se interpune ntre subsistemul decizional i subsistemul operativ avnd drept scop asigurarea informaiilor necesare staffului managerial, reprezentnd n acelai timp un mijloc de comunicare ntre celelalte dou subsisteme. Subsistemul informaional nu trebuie vzut doar ca o interfa ntre sistemul operativ i sistemul de conducere ci i ca elementul de legtur a mediului intern al firmei i cel exterior lui (mediu economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informaional este de a furniza fiecrui utilizator, n funcie de responsabilitile i atribuiile sale, toate informaiile necesare.

2.2. Sistemul informatic.

Sistemul informatic reprezint un sistem informaional care permite realizarea operaiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor i difuzare a informaiilor astfel obinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informaiei (IT) i a personalului specializat n prelucrarea automat a datelor. Sistemul informatic cuprinde: ansamblul informaiilor interne i externe, formale sau informale utilizate n cadrul firmei precum i datele care au stat la baza obinerii lor; software-ul necesar procesrii datelor i difuzrii informaiilor n cadrul organizaiei; procedurile i tehnicile de obinere (pe baza datelor primare) i de difuzare a informaiilor; platforma hardware necesar prelucrrii datelor i disiprii informaiilor; personalul specializat n culegerea, transmiterea, stocarea i prelucrarea datelor. Sistemul informatic este structurat astfel nct s corespund cerinelor diferitelor grupuri de utilizatori: factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice i operative; personalul implicat n procesul culegerii i prelucrrii datelor; personalul implicat n procesul cercetrii tiinifice i proiectrii de noi produse i tehnologii de fabricaie.

Figura 1.4 Tipuri de sisteme informatice i utilizatorii acestora.

Alturi de definirea strategiei de afaceri este necesar definirea strategiei sistemului informatic i aceasta deoarece: sistemul informatic susine managerii, prin informaiile furnizate, n conducerea i controlul activitii n vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizaiei; sistemele informatice sunt deschise i flexibile adaptndu-se permanent cerinelor impuse de mediul dinamic n care opereaz firma; promovarea soluiilor IT susine organizaia n consolidarea i dezvoltarea afacerii (ex.: comerul electronic, e-banking etc); sistemul informatic ofer informaiile necesare controlului ndeplinirii i adaptrii planurilor operaionale i strategice ale organizaiei; organizaia trebuie s cunoasc i s controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii i adaptarea sistemului informatic la noile cerine; stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile i performanele hard i soft ale componentelor ce urmeaz a se achiziiona i ce metodologii urmeaz s se utilizeze n dezvoltarea sistemului.

2.3.Sistemul cibernetic. Bucla de autoreglare.

Din schema unui sistem cibernetic, se observ c el se autoregleaz, adic informaiile transmise de la proces, se rentorc napoi, sub form de decizii, care fac ca sistemul s funcioneze ntre anumii parametrii.De aceea, un asemenea sistem este nchis, adic reglarea lui se face chiar n interiorul acestuia. In lumea real nu exist sisteme cibernetice nchise, adic total lipsite de perturbaii, dar n activitatea de modelare se pot considera procesele studiate, ca pe sisteme cibernetice nchise. Aceast proprietate a sistemelor cibernetice se numete bucla de autoreglare (feedback).

3.Informaia - Caracteristicile informaiei.

Neprogramat (neanticipat}; Sintetizata; Aleatorie n timp; Caracter previzional; Vizeaz orizonturi mai largi de timp; Provine i din mediul exterior firmei; Coninut prestabilit; Planificat ca moment al obinerii; Detaliat; Frecvena mare de solicitarea a inf.;

Figura 1.5. Informaia i nivelele de management (Surs: J. A. O'Brien Managing Information Technology in the Networked Enterprise) Nivelul managementului strategic i tactic se caracterizeaz prin solicitarea de informaii:
6

Adhoc - neanticipate, determinate de un anumit context creat n care managerul este obligat s-i fundamenteze decizia; Sintetizate - pe msur ce urcm treptele ierarhiei manageriale are loc o selecie i o sintetizare treptat a informaiei; Previzionale - permind anticiparea tendinelor de evoluie a procesului condus; Externe - care s definesc mediul economic, financiar, concurenial n care firma va opera. n cazul managementului operaional, cruia i sunt caracteristice deciziile structurate, informaiile oferite sunt: Prestabilite, coninutul lor acoperind nevoia informaional determinat de deciziile de rutin luate la acest nivel; Detaliate deoarece managerul trebuie s cunoasc n detaliu modul de derulare a activitii din aria sa de responsabilitate; Interne; Punctuale; Prezint caracter istoric; Se obin cu o anumit frecven, momentul furnizrii informaiilor fiind prestabilit. Informaia furnizat de ctre sistemul informaional trebuie s se caracterizeze prin: acuratee i realitate; concizie; relevan ; consisten; oportunitate; forma de prezentare adecvat; cost corespunztor n raport cu valoarea acesteia.

3.1.Calitatea informaiei.
Astzi se acord o atenie deosebit calitii informaiei oferite decidenilor.Analiza calitii informaiei trebuie fcut urmrind trei coordonate: Coordonata temporal care vizeaz: Oportunitatea; necesitatea actualizrii permanente a informaiei n vederea asigurrii acurateei i realitii. disponibilitate, necesitatea oferirii informaiei ori de cte ori aceasta este solicitat; segmentul de timp la care se refer informaia solicitat (informaiile putnd fi curente sau istorice);

valabilitate (grad de perisabilitate) exprimnd intervalul de timp n care informaia rmne valabil.

Coordonata cognitivitii: acuratee; relevan; completitudine; scopul pentru care este oferit o anumit informaie (viznd un segment ngust sau strategic intern sau extern). Coordonata formei de prezentare: Claritate; nivel de detaliere (informaia urmeaz s fie supus unui proces de sintetizare pe msur ce beneficiarul acesteia se afl pe niveluri superioare de conducere); ordonarea informaiei ntr-o secven prestabilit; modalitatea de prezentare: text, grafic, tabelar (n mrimi absolute sau relative) etc; suportul, informaia poate fi oferit n form tiprit, afiat pe monitor sau oferit pe alte suporturi.

4.Clasificarea sistemelor informatice.

Analiznd structura sistemului informatic global al unei organizaii putem realiza urmtoarele clasificri legate de componentele acestuia: 1.Dup aria de cuprindere: Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii funcionale n cadrul organizaiei: Subsistemul contabilitii; Subsistemul produciei; Subsistemul cercetrii; Subsistemul comercial; Subsistemul resurselor umane. Subsisteme interorganizaionale concepute s asigure fluxuri informaionale ntre: Organizaie i partenerii si (furnizori, clieni, banc, etc.),Ex: e-banking, comer electronic etc; Firma mam" i subdiviziunile sale organizatorice. 2.n funcie de natura activitilor susinute: Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) care cuprind: Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems);
8

Sisteme destinate conducerii curente (MIS - Management Information Systems); Sisteme informatice ale executivului (EIS - Executive Information Systems). Sisteme destinate nivelului operaional care cuprind: Sisteme destinate activitii de birou (OAS - Office Automation Systems); Sisteme pentru procesarea tranzaciilor (TPS - Transaction Processing Systems); Sisteme pentru controlul proceselor (PCS - Process Control Systems). Sisteme destinate gestiunii cunoaterii (KWS - Knowledge Work Systems). Sisteme destinate conducerii (MSS) . Au rolul de a oferi informaii cu scopul deciziilor. susinerii i asistrii managerilor n luarea

Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) . Reprezint sisteme informatice interactive cu rolul de a asista managerii (plan strategic) n rezolvarea unor probleme semistructurate folosind n acest scop modele i baze de date specializate pe probleme bine definite. DSS nu formuleaz decizii ci, ajut managerii n luarea unor decizii mai bune; DSS ofer middle i top managerilor rapoarte (ale cror formate pot fi uor modificate), ofer posibilitatea derulrii de analize de tip what if i realizrii de grafice; Susin decizii specifice unor situaii avnd caracter recurent sau cerine ad hoc; Sprijin managerii n soluionarea unor probleme semistructurate; Susin decizii n domenii cum ar fi: trezorerie/finane, planificare strategic, marketing etc. Categorii de DSS-uri:

Figura 1.6 Modelele de optimizare caut s identifice punctele de maximizare sau minimizare i pot fi imperative (what to do) sau predictive (what will happen). Modelele descriptive descriu comportamentul sistemului, nu sugereaz condiiile de optimizare dar atenioneaz asupra punctelor problem". Modelele probabilistice se folosesc pentru a descrie natura mai puin previzibil a sistemului utiliznd intrri probabilistice (nu toate intrrile sunt cunoscute cu certitudine) i genernd ieiri probabilistice. DSS-urile pot fi considerate ca nivelul de vrf al aplicaiilor destinate conducerii. Avantajele utilizrii DSS: Posibilitatea testrii unor numeroase scenarii; Pot fi revzute efectele modificrii simultane ale mai multor variabile; Ofer faciliti grafice dinamice; Stimularea creativitii decidentului; Facilitile deosebite oferite n planul formrii/perfecionrii managerilor. Dezavantajele utilizrii DSS: Pot fi omise n model variabile importante; Modelele pot s nu corespund ntocmai realitii fapt ce influeneaz negativ decizia; Se apeleaz preponderent la ecuaii liniare pentru a uura programarea; Modelul poate prezenta erori importante dar greu de indentificat. Clasificarea DSS n funcie de soluia IT utilizat: Sisteme interactive de asistare a deciziei (SIAD/DSS); Sisteme expert. Un SIAD este o aplicaie n care funcia de evaluare se prezint n fiecare etap sub forma unor modele proiectate n funcie de natura deciziei ce trebuie luat. Un SIAD se caracterizeaz prin: baza de modele matematice oferite pentru efectuarea de calcule i reliefarea consecinelor unor aciuni; decidentul poate "naviga" prin baza de modele n funcie de particularitile problemei de rezolvat i experiena sa; pleac de la decideni i de la natura deciziei ce trebuie luat i a scopului final urmrit. Sistemele expert (SE) se caracterizeaz prin stocarea experienei i cunotinelor expertului uman, referitoare la un anumit domeniu (problem), ntr-o baz de cunotine care va fi utilizat n deducerea unor concluzii, prin derularea unor raionamente automate utiliznd fapte descriind problema concret de rezolvat.Un sistem expert se caracterizeaz prin: utilizarea unei baze de cunotine construit pe baza cunotinelor unui expert uman; Derularea unor raionamente automate n vederea formulrii unor concluzii/diagnostice;
10

Ofer posibilitatea argumentrii concluziei formulate.

Att SIAD-urile ct i SE pot fi utilizate, spre exemplu, pentru diagnosticarea financiar a firmei. SE sunt utilizate n bnci pentru: fundamentarea deciziei legate de acordarea de credite clientelei; determinarea necesarului fondului de rulment pentru firmele clieni ai bncii, ca segmental diagnosticului financiar realizat integral prin SE; consilierea clienilor privind plasamentul de capital. Sisteme destinate conducerii curente (MIS). Sunt sisteme informatice cu rolul de a oferi managerilor informaiile necesare monitorizrii i controlului proceselor afacerii precum i anticiprii unor performane viitoare.Se caracterizeaz prin urmtoarele aspecte: Sunt destinate managementului operaional i tactic; Ofer rapoarte de rutin tip sintez i tip abatere prezentnd structuri predefinite; Sprijin managerii n soluionarea unor probleme structurate, deciziile astfel luate au caracter curent, de rutin; Utilizeaz preponderent date interne firmei oferite de TPS-uri. Sistemele informatice ale executivului (EIS). Reprezint sisteme informatice gndite s ofere: acces rapid i selectiv la date interne i externe firmei, informaii referitoare la factorii critici de succes determinani n realizarea obiectivelor strategice, faciliti de calcul i reprezentri grafice deosebite. Caracteristicile EIS, sunt urmatoarele: Sunt uor de utilizat i asigur un mod de lucru interactiv; Sunt utilizate pe scar larg de top manageri, de managerii executivi i analitii din cadrul firmei; Spre deosebire de DSS nu sunt gndite s rezolve un anume tip de problem; Sunt destinate soluionrii unor probleme nestructurate; Ofer acces rapid la baze de date interne i externe; Ofer faciliti de calcul i reprezentri grafice extinse. ElS-urile (Enterprise Information Systems) mai sunt cunoscute i sub numele de Executive Support Systems (ESS). ESS reprezint extensii ale EIS. Sistemele destinate activitii de birotic (OA). Sunt utilizate n principal de persoanele implicate n procesul prelucrrii datelor (funcionari, secretari, contabili etc) dar i managerilor rolul lor fiind de a colecta, procesa, stoca i transmite informaie utiliznd mijloace IT. n aceast categorie se cuprinde soft specializat pentru: procesare de texte; comunicaie (electronic mail, voice mail etc);

11

lucru colaborativ (Electronic Meeting Systems, Collaborative Work Systems, Teleconferencing); procesarea imaginilor (Electronic Document Management, procesoare grafice, sisteme multimedia);

Sistemele pentru procesarea tranzaciilor (TPS) Sunt specializate n preluarea, stocarea i prelucrarea datelor corespunztoare tranzaciilor zilnice, de rutin asigurnd actualizarea curent a bazei de date. Au ca si caracteristici, urmatoarele: Se particularizeaz prin caracterul repetitiv al prelucrrilor i complexitatea redus a acestora, volumul mare al datelor procesate; Sunt destinate activitilor curente desfurate n compartimentele funcionale ale organizaiei; Sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele funcionale.

12

13