Sunteți pe pagina 1din 7

DE LA IDEE LA PROIECT Pai n pregtirea unei propuneri de proiect Etapele realizrii unei propuneri de proiect n calitate de promotor: 1.

. Desemnarea unei persoane responsabile; 2. Alegerea unui consultant; 3. Alegerea tipului de proiect; 4. Studierea documentaiei proiectului; 5. Redactarea unei propuneri de parteneriat; Gsirea de parteneri; 6. Redactarea propunerii finale. 1. Desemnarea unei persoane responsabile Stabilii o persoan care s aib n responsabilitate realizarea proiectului (responsabilul de proiect) i a unei echipe de colaboratori. Responsabilul i echipa trebuie s cunoasc bine o limb de circulaie european (de preferinta Engleza). Responsabilul i echipa trebuie s urmeze un curs de formare n domeniul redactrii i managementul proiectelor comunitare dac nu au experien n domeniu. Un consultant extern cu experien poate ajuta foarte mult responsabilul de proiect i echipa n redactarea unei propunerii de proiect de succes! 2. Alegerea unui consultant Angajarea consultantilor se poate face: pentru redactarea propunerii de proiect; pentru redactarea propunerii de proiect si managementul proiectului; pentru redactarea propunerii de proiect si monitorizarea proiectului. Angajarea consultanilor trebuie s se bazeze pe urmtorii factori: - Experiena i competena consultantului dac acesta demonstreaz discernmnt, exactitate, inovaie, experien; - Cunotinele de specialitate de care dispune consultantul; - Capacitate de management asumarea rspunderii i a calitii, instrumente de lucru i control a proiectului, reputaie bun. Rolul consultantului: 1. Experienta in scrierea si derularea de proiecte; 2. Calificare multidisciplinara; 3. Expertiza acolo unde personalul permanent al organizatiei nu are calificarile necesare; 4. Sprijin pentru personalul existent, n special n perioade de vrf ale activitii; 5. Instruirea profesionala a personalului institutiei n domeniul noilor tehnici si metode; 6. Obtinerea de performante mai rapid si de calitate mai nalta dect se pot obtine cu personalul existent, care are si alte responsabilitati n afara proiectului; 7. Obiectivitate si capacitatea de a da sfaturi impartiale. 3. Alegerea tipului de proiect: n alegerea unui program comunitar: Analizai: - obiectivele i prioritile diferitelor programe de finanare; - criteriile de eligibilitate; - criteriile de evaluare a proiectelor; Evitai s interpretai nejustificat de favorabil aceste criterii, pentru c analiza comisiei de evaluare singura care conteaz n cele din urm este neutr. Analizai condiiile financiare: - suma minim i maxim care poate fi solicitat; - nivelul i structura contribuiei cofinanrii care trebuie asigurat de solicitant. Identificai termenul limit de depunere a proiectelor de finanare. Realizai dialoguri cu finanatorii nainte de a ncepe realizarea propriu-zis al proiectului de finanare. Utilizai adresele la care pot fi solicitate informaiile suplimentare pentru a clarifica nelmuririle care apar pe parcursul procesului de realizare a proiectului de finanare. 4. Studierea documentaiei proiectului Pentru construirea proiectului se pornete de la documentele cuprinse n pachetul informativ. Prezentarea programului; - Ghidul Solicitantului + Anexe. 1

Documentaia trebuie studiat cu atenie i trebuiesc evideniate nc de la nceput principalii factori limitativi sau de constrngere referitori la propunerea de proiect: - Tipul organizailor care poate prezenta propuneri de proiecte; - Tipurile de aciuni; - Prioritile europene i cele naionale; - Termenul limit de depunere a propunerii timpul la dispoziie pentru elaborarea propunerii; - Suma maxim ce poate fi cerut; - Suma ce trebuie alocat din fonduri proprii (mrime, n natur in kind sau n bani cash); - Modul de finanare (complet, n trane, etc.); - Numrul de parteneri externi. 2. Clarificai n detaliu informaiile solicitate n cadrul Cererii de Finanare! 3. Acumulai din timp toate informaiile semnificative! Ghidul solicitantului :-prezentarea programului (obiective, prioritati, rezultate asteptate); - criterii de eligibilitate (beneficiarii eligibili, tipuri de proiecte, activitati, cheltuielile eligibile, alte conditii de eligibilitate); - limitele de finantare pentru un proiect, limitele de finantare publica, bugetul alocat operatiunii; - criteriile de evaluare/selectie si procedura de evaluare; - planificarea evaluarii proiectelor depuse; - legislatia relevanta; - modalitati de depunere a aplicatiilor de solicitare a finantarii; - documentele suport de anexat; - aspecte legate de contractare (proceduri de contractare, plati, raportari, monitorizare, intreruperea contractului etc); - aspecte legate de implementare (gestionare, obligatiile beneficiarului). - Anexe (cerere finanatare, alte formulare de completat, modele contract de finantare, alte documente) 5. Redactarea propunerii finale: a) cererea de finantare ( formular+ rezumatul proiectului) b) documentaie tehnico-economic (studiu de fezabilitate, avize, acorduri, expertiz tehnic, certificat de urbanism, fi tehnic de mediu, alte documente specificate n Ghidul Solicitantului i n Cererea de Finanare) c) documente administrative (actul de mputernicire, cazierul juridic al reprezentantului legal, cazierul fiscal al reprezentatului legal, declaraiile de eligibilitate, situaiile financiare, documente de proprietate, declaraie de angajament, hotrrea consiliului de aprobare a proiectului i cheltuielile legate de proiect, CV-urile i/ sau fiele de post aferente poziiilor care formeaz echipa de proiect) De reinut: - Ordinea n care vi se cere s aezai elementele unei cereri de finanare ordinea n care abordai elementele cererii. - NU pierdei din vedere ansamblul i Grila de evaluare! Condiii care trebuiesc ndeplinite de o propunere de proiect Proiectul respect i contribuie la atingerea obiectivelor politicii Comisiei Europene; Proiectul este relevant pentru strategia aprobat de Guvern i pentru problemele reale ale grupurilor int / beneficiarilor; Proiectul este fezabil, obiectivele sunt realiste, avnd n vedere constrngerile mediului de lucru i capabilitatea ageniilor de implementare; Beneficiile generate de proiect sunt durabile. 5.1 Documentaia tehnico economic i administrativ ETAPE SPECIFICE PREGTIRII DOCUMENTAIEI DE FINANARE DOCUMENTAIE Studiu de Fezabilitate Alte Studii Studiu Geotehnic, Studii pentru obinere Studiu Hidrologic, Avizelor i Autorizaiilor Studiu Topografic; Studii de impact asupra mediului Cerere de Finanare Studiu Gospodrirea Apelor Expertiz tehnic Studiu Istoric Alte studii (ex: Studiu pedologic) 2

nainte de pregtirea Documentaiei Identificai Planul Operaional / Planul Complemet afferent / axa / domeniul de intervenie. Identificai tipurile de proiecte pentru care putei solicita finanare. Consultai instruciunile elaborate (Ghidul Solicitantului), clarificrile, etc. Studiai activitile, solicitanii eligibili, criteriile de eligibilitate, listele de cheltuieli, condiii / valori finanare Identificai cerine, limite de finanare, valoare co-finanare. ncercai s rezolvai n avans o parte din cerine. Identificati poteniale surse pentru asigurarea cofinanrii. Consultai legislaia privind achiziiile publice. Identificare proiect Necesitate Plan Operaional Axa prioritar Pregtire Proiect Studiu socio-economic Studiu de pia Alte studii (n fc de proiect) Studiu Fezabilitate Date generale Date Tehnice Studii de teren Analiza Financiar Analiza Economic Analiza finanare Analiza risc i senzitivitate Desene tehnice Acorduri i autorizaii

ntocmirea Documentatei: Studiul de Fezabilitate Studiul de fezabilitate trebuie s fie ntocmit conform legislaiei n vigoare (HG 28/9.01.2008) sau modelulului ataat la Formularul Cererii de Finanare. Important: Studiul de fezabilitate nu trebuie s fi fost elaborat / revizuit / reactualizat cu mai mult de 1 an nainte de data depunerii Cererii de finanare. La Studiul de fezabilitate se vor ataa, urmtoarele avize/acorduri asupra documentaiei tehnico economice: Expertiza tehnic, dac dac proiectul prevede intervenii n timp asupra construciilor existente, conform prevederilor Legii 10/1995 privind calitatea n construcii, art. 18, cu modificrile i completrile ulteriore Avizul Inspectoratului de Stat n Construcii, dac proiectul vizeaz obiective de investiii noi, conform Hotrrii Guvernului nr. 1072 / 2003 privind avizarea de ctre Inspectoratul de Stat n Construcii a documentaiilor tehnico-economice pentru obiectivele de investiii finanate din fonduri publice, publicat n Monitorul Oficial nr. 656 din 16 septembrie 2003, cu modificrile i completrile ulterioare Analiza financiar a proiectului (analiza cost beneficiu financiar), dac proiectul are o valoare total mai mic de 17 milioane lei Analiza economico-financiar (analizele cost beneficiu financiar i economic) a proiectului, dac proiectul are o valoare total mai mare sau egal cu 17 milioane lei. Avize i acorduri emise de organele n drept, potrivit legislaiei n vigoare, solicitate prin Certificatul de Urbanism. Puncte slabe ale studiilor de fezabilitate care trebuie identificate i corectate: 1. Nivelul sczut al detaliilor tehnice 2. Costuri estimate necorespunzator 3. Analiza alternativelor nu este abordat corespunzator 4. Elementele tehnice teoretice nu sunt particularizate la proiect (copiat din alte proiecte) 5. Studiile de teren nu sunt realizate sau nu conin toate informaiile necesare unei proiectri adecvate 6. Analizele economico-financiare nu respect formatul recomandat 7. Partea desenat este tratata cu superficialitate sau abund n detalii arhitectonice, fr s conin i elemente de instalaii, utiliti, etc... Certificatul de Urbanism - Avize i Acorduri - Acord Unic - Utiliti urbane i infrastructur Ap Canal, Gaze Telefonie, Termice Salubritate, Transport public - Alte avize - PSI, Mediu - Aprare civil - Sntate public 3

- Alte Avize (dup caz) Inspectoratul de Stat n Construcii Apele Romne + Direcia Silvic Ministerul Transporturilor i SNCFR Ministerul Culturii, SRI, etc. - Studii (dup caz) Expertiza tehnic Geotehnic Hidrologic Pedologic / istoric Studiu de Impact de Mediu (dac se impune Acord Integrat de mediu) Etapele premergtoare pregtirii documentaiei de finanare: Evaluare necesiti - Departamente de specialitate Analiza necesitii i oportunitii investiiei; elaborarea temei de proiectare. Asugurare fonduri Conducerea organizaiei aprobarea referatului de necesitate i a temei de proiectare; avizarea listei de investiii n care este inclus noua investiie. Program anual de achiziii Consiliul de conducere al organizaiei aprobarea listei de investiii; emitere hotrre de consiliu. Aplicare procedur achiziii publice Organizare procedur de achiziii publice pentru pregtirea studiilor necesare promovrii investiiei (Documentaie de Finanare). Atribuire contract elaborare documente de atribuire. 5.2. Cererea de Finanare Analiza problemei 1. problema este a oamenilor, nu a resurselor! 2. este orientat spre nevoi i nu spre ofert! 3. este concret, nu abstract! 4. este rezolvabil! 5. are efecte negative serioase! 6. este urgent! Obiectivele proiectului Sunt rezultate scontate ce trebuie obinute n efortul de atingere a scopului proiectului i, implicit a rezolvrii problemei. Pot fi evaluate! Obiectivele trebuie cutate printre cauzele problemei! SMART !!! Specifice pentru a defini foarte clar ceea ce va fi realizat. Msurabile rezultatul obinut trebuie s poat fi msurat. Acceptate de toi membrii echipei. Realiste pentru a putea fi ndeplinite. Timp precizat stabilirea unui interval de timp realist pentru a le realiza. Continutul unui obiectiv: S (un verb de actiune i o stare care s reflecte indicatorul de performan) ai (Grup tin) pn la (standard de performan) ntr-un timp de (perioada de timp) cu un cost total nu mai mare de (costul estimativ). Scopul proiectului este rspunsul direct la problema identificat! arat o situaie pozitiv, ameliorat a problemei, ca urmare a proiectului propus. Scopul rspunde la ntrebarea Ce dorete organizaia s realizeze prin activitile desfurate n cadrul acestui proiect. Scopul trebuie s fie simplu, concis, i s introduc dou noi dimensiuni: grupul int, prin determinarea cruia dintre grupurile sociale, etnice, etc. i se adreseaz activitile proiectului; nivelul organizaional de activitate: nivel local, regional, naional sau internaional. Nu trebuie s apar necesitatea de a folosi conjunctia i pentru a despri dou propoziii! 4

Un proiect trebuie s aib un singur scop! Justificarea Proiectului Scopul Justificrii Proiectului const n demonstrarea necesitii i a oportunitii implementrii proiectului propus, att pentru zona n care se desfoar (ex. regiune), ct i pentru grupurile int. Trebuie s includ informaii privind pregtirea proiectului, analiza cererii i ofertei, ct i implicarea prtilor interesate. Realizeaz o evaluare empiric a situaiei din sectorul de interes, luand n considerare informaii disponibile (din statistici oficiale, anchete i, oricare alt surs credibil) i furnizeaz informaii despre contextul proiectului. Metodologia: metodele de implementare; motivele alegerii metodologiei propuse; cum intenioneaz proiectul s continue sau s dezvolte un proiect anterior sau activiti anterioare (dac este cazul); procedurile interne utilizate pentru evaluarea proiectului; auditarea final a proiectului; nivelul de implicare i activitile altor organizaii care particip la proiect (parteneri i eventuali subcontractani); justificarea rolului fiecrui partener i a eventualilor subcontractori (dac este cazul); echipa propus pentru implementarea proiectului i atribuiile fiecrui membru al echipei. Planul de aciune: Trebuie s cuprinda: enuntarea fiecrei activiti n parte; specificarea responsabilului activittii respective; specificarea resurselor de care este nevoie (personal, echipament, timp, etc) descrierea secvenelor n timp i modul cum se interfereaz activitile Activitile din planul de aciune: 1. Ce trebuie fcut pentru atingerea obiectivului? 2. Ce sarcini trebuie indeplinite n cadrul fiecarei aciuni? 3. Ce resurse sunt necesare pentru ndeplinirea fiecrei sarcini? 4. Care sunt datele de ncepere i terminare a sarcinilor? 5. Cum vor fi selectai partenerii? Durabilitatea proiectului durabilitate financiar (Cum vor fi finanate activitile dup ncetarea finanrii nerambursabile primite de la finanatori) durabilitate organizaional (Vor exista, la sfritul acestui proiect, structurile care permit continuarea activitilor?) durabilitate la nivel de politici (unde este cazul) (Care va fi impactul structural al proiectului ex.: va duce la mbuntirea legislaiei, a codurilor de conduit, a metodelor etc.) ? Bugetul proiectului 1. Planificarea activitatilor proiectului; 2. Estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate si subactivitate; 3. Estimarea potentialelor surse de venituri; 4. Reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venituri; 5. Realizarea unei planificri n timp a cheltuielilor i a veniturilor; 6. Gsirea soluiilor pentru evitarea potenialelor crize de lichiditi; 7. Bugetul se va supune organizaiei pentru aprobare; 8. Stabilirea procedurilor de supraveghere permanent n timpul implementrii a cheltuielilor comparativ cu bugetul. Tipuri de bugete: a) Buget pe categorii de cheltuieli Grupeaz veniturile i cheltuielile pe categorii. b) Buget pe categorii de cheltuieli i pe activiti Este tipul de buget cu care se opereaz atunci cand se elaboreaz bugetul proiectului. c) Buget pe surse 5

Grupeaz cheltuielile pe categorii i pe surse de finanare care particip cu fonduri. Titlul proiectului Titlul poate varia ca lungime. De cele mai multe ori finanatorul precizeaz lungimea maxima a acestuia. Este bine s nu se foloseasc acronime, nume celebre (din cultura general) sau termeni tehnici cu elemente de jargon. Este important de reinut ca titlul proiectului va fi cel mai mult mediatizat, motiv pentru care trebuie s se acorde o atenie deosebit alegerii sale. Rezumatul proiectului: datele de identificare ale aplicantului (numele aplicantului, adres, numrul de telefon i de fax) informaii despre instituia implicat n proiect (de cte vreme funcioneaz, cu ce se ocup, care sunt principalele ei realizri, care sunt scopurile ei etc.) problema ce urmeaz a fi rezolvat (ce parte a oraului, rii, populaiei va beneficia ca urmare a rezolvrii ei), cuprinznd o formulare clar a acesteia. cum se intenioneaz a se rezolva problema (o descriere pe scurt a scopului i obiectivelor, precum i a metodologiei). mentionarea costului total al proiectului, a fondurilor deja primite, a fondurilor solicitate de la finantatorul caruia i este adresata cererea si a fondurilor solicitate de la alti finantatori; experiena anterioar n scrierea de proiecte (Dac instituia a mai avut alte proiecte, programe speciale, colaborri, lucrri publicate? Dac au fost ntreprinse i alte msuri n derularea unui proiect?). De asemenea, trebuie artat de ce organizaia aplicant este cea mai potrivit pentru rezolvarea problemei formulate. Etape specifice pregtirii documentaiei de finanare Elemente importante pentru aprobarea unei cereri de finanare 1. Cererea de finanare este elaborat clar i logic, uor de studiat. 2. Obiectivele solicitantului sunt corelate cu obiectivele i prioritile finanatorului. 3. Problema este precis identificat i documentat; soluia aleas este potrivit pentru rezolvarea problemei. (Nevoile sunt demonstrate!) 4. Proiectul este inovator (are elemente de noutate expuse convingtor). 5. Grupul tinta este ales bine, n concordan cu prioritile finantatorului. 6. Dimensiunea grupului int este corelat cu dimensiunea proiectului. 7. Activitati clare, coerente, logice, includ informaii despre durata, resurse necesare, responsabil. 8. Activitile sunt corelate cu bugetul. Activittile sunt planificate atent i realist. 9. Buget clar, detaliat, argumentat . Este corelat cu activitile! 10. Durabilitatea proiectului este demonstrat. 11. Parteneriatul este real. 12. Este demonstrat capacitatea proiectului de a contribui la promovarea politicilor finanatorului. Greseli frecvente 1. Conformitate administrativa si eligibilitate Neconformitate administrativ (ntarzieri, documente lips, semnaturi). Alt format de cerere. Cereri neinsoite de formularul electronic dac s-a solicitat. Documente suport lips / incomplete. Solicitant / partener neeligibil. Proiect neeligibil pentru linia de finanare respectiv. Activiti neeligibile. Grupuri int confuse / neeligibile. Costuri neeligibile pentru prioritatea pe care e depus proiectul. Durata minima / maxima gresit. Bugetul nu se incadreaz n limitele admise, % co-finantare, % costuri impuse. Costuri neeligibile (ncadrari greite pe linii de buget). CV-uri n alt format decat cel solicitat. Anexe lips / incomplete. 2. Cererea de Finanare Capitole tratate incomplet . Justificare vag, fr relevan pentru propunerea depus (nu se citete grila de evaluare). 6

Obiective neclare (lipsete legatura cu obiectivele specifice ale programului / prioritilor). Rezultatele concrete nu sunt msurabile, ci declarative/descriptive. Grupul int nu a fost cuantificat, localizat, definit ca structur, identificat. Confuzii ntre grupul int i beneficiarii direci. Costuri greeli de calcul n buget . Costuri nerealiste, necorelate cu activitatile. Salariile nu includ toate taxele; diurnele nu se ncadreaz n limitele legale. Se include i TVA. Descrierea activitatilor incoerente, definite neclar (durata, indicatori msurabili, responsabilitatea). Metodologie nu sunt definite clar metodele de implementare i instrumentele folosite. Nu e definit clar / lipseste rolul participanilor. Incompatibilitate ntre buget i metodologie. Planul de monitorizare / evaluare intern este vag. Durabilitatea lipsete aprecierea financiar cuantificabil. Capacitatea tehnic i managerial experiena n alte proiecte este tratat superficial. Succesul unui proiect: - Reprezentarea diferitelor interese prin participarea factorilor interesai; - Planificarea corect i atent; - Proiectul se adreseaz grupurilor int; - Prile implicate respect angajamentele; - Beneficiari clar identicficai dup sex i grup socio economic; - Capacitate organizaional; - Repartizarea corect a costurilor i beneficiilor ntre femei i brbai; - Echipa de proiect competent i motivat; - Managementul eficient al proiectului.