Guarda ou Conservao dos Documentos - Prazo

Fascculo n 42/2005

SUMRIO 1. 2. Introduo Relao de Documentos e Prazos de Guarda

1.

Introduo

Em face do prazo prescricional para o ingresso de ao trabalhista previsto no art. 7 inciso XXIX da Constituio Federal/88, os documentos trabalhistas e previdencirios devero ser conservados pelo prazo mnimo de 5 anos, contados da data do pagamento da verba ou de 2 anos contados da resciso contratual. Nota Cenofisco: O art. 440 da CLT determina que contra os empregados menores de 18 anos de idade no corre prazo prescricional. Sendo assim, quando estes empregados completarem 18 anos que o empregador dever iniciar o "prazo de guarda" dos documentos que a estes se relacionarem. 2. Relao de Documentos e Prazos de Guarda

Por disposio legal ou por uma questo de cautela, existem documentos que devero permanecer arquivados por um prazo maior. Com base no exposto, relacionamos esses documentos. a) 1) 2) 3) b) 1) 2) Prazo de 2 anos: Termo de Resciso do Contrato de Trabalho; Aviso Prvio; Pedido de Demisso. Prazo de 3 anos: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data da postagem conforme determina a Portaria MTb n 1.022/92, art. 1, 2, e a Portaria n 561/01 art. l, 2; Resumo Estatstico Anual - as empresas de construo devem enviar o Formulrio (Anexo II) de resumo estatstico anual, at o ltimo dia til de fevereiro do Ano subseqente, devendo manter cpia e protocolo de encaminhamento. Portaria SSST n 4/95 - NR.18 - item 18.32.2. 95. Registro de Segurana - o livro onde so anotadas as ocorrncias relativas a caldeiras e vasos sob presso tem que ser guardado pelo tempo em que se mantenha o equipamento. NR.13 - Item 13.6.5, Portaria SSST n 23/94. Prazo de 5 anos: 1) cartes, fichas ou livros de ponto;

3)

c)

2) recibos de pagamento; 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) recibos de adiantamento salarial; acordos de compensao e/ou prorrogao de horas; solicitao de abono de frias; recibos de abono e gozo de frias; atestados mdicos; autorizao para descontos no previstos em lei; vale-transporte; guias de recolhimento de contribuio sindical e assistencial para contribuies descontadas e no recolhidas (no corre prazo prescricional); relao de contribuio sindical e assistencial;

12) 13) 14) 15) 16) 17) d) 1) 2) 3) 4) 5) 6) e)

comprovante de entrega da Comunicao de Dispensa (CD); recibo de entrega do requerimento Seguro-Desemprego (SD); Mapa Anual de acidentes do trabalho, conforme a Portaria ( MTb n 3214/78 - NR.4 - Item 4.12, letra j; CIPA, documentos relativos eleio, conforme NR 5 - Item 5.40, letra J; As empresas obrigadas a constituir o SESMT tm que manter arquivado o comprovante de entrega do mapa de avaliao dos acidentes do trabalho, conforme a Portaria SSST n 33/83 - NR.4 - Item 4.12-letra J; COFINS - Aplicam-se as normas relativas a determinao e exigncia de crditos tributrios federais. Prazo de 10 anos: folha de pagamento; recibo e ficha de salrio-famlia; atestados mdicos relativos a afastamento por incapacidade ou salrio-maternidade; Guias da previdncia Social (GPS) e demais documentos sujeitos fiscalizao do INSS de acordo com o Decreto no 3.048/99, arts. 348 e 349; documentos relativos ao PIS/PASEP, a contar da data prevista para seu recolhimento de acordo com o Decreto-lei n 2.052/83, art.10; documentos relativos ao SME salrio-educao, conforme determina o Decreto- lei n 1422/76, art. 1o, 3o, e o Decreto n 3142/99, art. l . Prazo de 20 anos:

Segurana e Medicina do Trabalho - Histrico Clnico do empregado tendo todo o pronturio Individual de acordo com a Portaria SSST n 24/94 - NR. 7 - subitens 7.4.5 e 7.4.5.1. f) Prazo de 30 anos: Documentos relativos ao FGTS, Lei n 8.036/90, art. 23, 5, e Decreto n 9.9684/90, art. 55. g) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Prazo Indeterminado: RAIS; contratos de trabalho; livros ou fichas de registro de empregados; livros de atas da CIPA; livros de inspeo do trabalho; Declarao de Instalao - a empresa poder encaminhar ao rgo Regional do MTb uma declarao de instalao do estabelecimento novo, que poder ser aceita pelo rgo, para fins de fiscalizao, quando no for possvel realizar inspeo prvia antes de iniciar suas atividades, de acordo com a Portaria SSMT n 35/83 - NR 2 - Item 2.3.

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