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Manual de Usuario
MANUAL DE USUARIO
MINEDU OFIN
Fecha: 12-May-10
HISTORIAL DE REVISIONES
Fecha 06/05/2010 Versin 1.0 Descripcin Elaboracin del manual de Usuario. Autor YC
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Tabla de Contenidos
1. 2. 3. OBJETIVO DEL SISTEMA ......................................................................................................................................... 5 ALCANCE DEL SISTEMA .......................................................................................................................................... 5 DESCRIPCION GENERAL DEL SISTEMA ................................................................................................................ 5 3.1 Administracin del Sistema .................................................................................................................... 5 3.2 Configuracin........................................................................................................................................... 5 3.3 Administrar Personal ............................................................................................................................... 5 3.4 Administrar IE .......................................................................................................................................... 5 3.5 Administrar Red....................................................................................................................................... 6 3.6 Seguridad ................................................................................................................................................. 6 3.7 Ayuda ....................................................................................................................................................... 6 4. MODULO ADMINISTRAR PERSONAL ..................................................................................................................... 7 4.1 Registro de Personal................................................................................................................................ 7 4.2 Personal por IE ....................................................................................................................................... 14 4.3 Registro asistencia personal i.e ............................................................................................................. 17 5. MEN ADMINISTRAR INSTITUCIN EDUCATICA ................................................................................................ 18 5.1 Datos de Institucin Educativa.............................................................................................................. 18 5.3 Fases ...................................................................................................................................................... 22 5.4 Perodos de Evaluacin ......................................................................................................................... 23 5.5 Fechas Especiales IE ............................................................................................................................... 24 5.6 Registro de Ambientes .......................................................................................................................... 26 5.7 Grados y Secciones ................................................................................................................................ 28 5.8 Registro de Estudiantes ......................................................................................................................... 35 5.9 Matrcula de Estudiantes ...................................................................................................................... 46 5.10 Estudiantes por Seccin ...................................................................................................................... 60 5.11 Traslado de Estudiantes ...................................................................................................................... 65 5.12 Retiro de Estudiantes .......................................................................................................................... 66 OFIN -2010 Pgina 3 de 88
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5.13 Asistencia Mensual a la IE ................................................................................................................... 69 5.14 Registro de Notas ............................................................................................................................... 71 5.15 Procesar Notas..................................................................................................................................... 76 5.16 Nmina de Matrcula........................................................................................................................... 78 5.17 Acta Consolidada de Evaluacin ......................................................................................................... 81 5.18 Padrn de Apoderados........................................................................................................................ 82 6 GLOSARIO DE PREGUNTAS FRECUENTES ........................................................................................................ 83
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3.2 CONFIGURACIN
Mdulo diseado para configurar los diferentes parmetros y conceptos que se aplicarn a nivel de todas las instituciones educativas que usarn el sistema. Este mdulo slo es accesible por parte del equipo de administracin central del MINEDU.
3.4 ADMINISTRAR IE
Mdulo diseado para registrar la informacin que se genera por cada estudiante, producto de su proceso de aprendizaje y en base al Diseo Curricular Nacional vigente o usado. Incluye el soporte a las funciones de Matrcula, Asistencia y Evaluacin de estudiantes. OFIN -2010 Pgina 5 de 88
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3.6 SEGURIDAD
Mdulo diseado para realizar el mantenimiento y control de los usuarios que acceden al sistema, la asignacin de roles y la administracin de privilegios. Adicionalmente, el sistema cuenta con las siguientes caractersticas:
AYUDA
Son ventanas diseadas para que el usuario tenga un mayor alcance sobre las funcionalidades del Sistema, la cual podrn identificar por el smbolo en estas ventanas tambin encontraran videos interactivos donde se les ensea paso a paso a realizar las operaciones del sistema. La ayuda se encuentra en la parte superior derecha de las ventanas y al entrar a esta opcin abrir la siguiente ventana.
Para ver los videos pulse sobre la opcin que quiere ver
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Al pulsar Buscar abrir la siguiente ventana donde nos muestra la opcin de bsqueda por apellidos, nombre y cdigo modular. Seleccione el
criterio bsqueda de
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a. Nuevo Personal.- Para agregar un personal debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan la ficha y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar. Ficha Principal, se ubica dentro de la ficha Registrar Estudios.
Listado de Ubigeo
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nmero Personal Cdigo Modular Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Nmero Colegiatura Lugar Nacimiento Nivel Instruccin Activo Asociar personal a esta I.E Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Gnero masculino o femenino Apellido paterno de la persona Apellido Materno de la persona Nombre completo de la persona Pas de origen de la persona Fecha de nacimiento Nmero de la colegiatura profesional Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito) Nivel de instruccin de la persona Estado de actividad en la Institucin Educativa Seleccionamos el aos acadmico correspondiente
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b. Modificar Personal.- Para modificar los datos de un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios. Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro.
Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nombre Nombre completo del usuario Usuario Nombre de usuario del sistema Contrasea Palabra secreta o clave Confirmar contrasea Repetir palabra secreta o clave Correo electrnico Cuenta de correo electronic Cambiar password la Optar por que el sistema pida cambiar la clave de acceso la 1era vez prxima vez que ingrese al sistema. Rol Listado de roles
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Listado de Ubigeo
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lugar Nacimiento Direccin Telfono Tipo de servidor Condicin Cargo Nivel Magisterial Tipo de Personal Ubicacin geogrfica Direccin de la persona Nmero telefnico de la persona Tipo de servidor pblico Condicin laboral Cargo en la institucin educativa Rango o nivel en el magisterio. Tipo de contrato del personal
c. Eliminar Personal.- Para eliminar un personal, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin. d. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un personal en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de personal, cdigo modular tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del personal consultado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Personal Cdigo Modular Tipo de Documento Nmero de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de personal Documento de identidad Nmero de documento de identidad
e. Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige OFIN -2010 Pgina 11 de 88
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el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
2. El botn Buscar nos mostrara todos los registros que coinciden con la palabra que ha ingresado
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Hay otra forma de realizar la bsqueda en este caso es una bsqueda especializada en la cual se tiene que poner todo los datos completos ya que si se ingresa un dato incompleto nos saldr un mensaje que dice que esa persona no existe
Mostrara los datos de la persona que estamos buscando siempre y cuando pongamos los datos correctos
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Elimina el registro
a. Agregar Personal por IE.- Para agregar un personal dentro de la IE se debe pulsar el botn Agregar, ubicar al personal con los filtros y luego marcar la casilla de agregacin de personal. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
Si en el momento que se ingreso el personal no se escogi la opcin de Activo al querer agregar el personal a la I.E, no lo podr hacer ya que estar desactivado para esto tiene que regresar a la ventana de Registro de Personal pulse modificar y seleccione Activo y repita la operacin para agregar al personal
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Apellidos Nombres Tipo de Documento Nmero de Documento Estado Identificador asignado por el sistema Apellidos y nombres del personal Documento de identidad Nmero de documento de identidad Estado de actividad del personal
Criterios de Bsqueda: En el caso que no recuerde ninguno de los criterio de bsqueda puede seleccionar En otra IE o la opcin En general y pulse Buscar, nos mostrara todos los registro que tiene la opcin elegida y pulse buscar
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Ahora si conocemos los datos del personal podemos hacer una busque especializada como sigue:
Tambin puede ingresar el apellido el cual tiene que estar bien escrito y pulse buscar.
Puede Ingresar el Cdigo modular el cual tiene que estar bien escrito y pulse buscar.
Cualquiera de los datos que usted va ingresar tiene que estar bien escrito ya que si no fuese el caso les mostrara un mensaje donde indica que no hay Registros disponibles
b. Eliminar Personal por IE.- Para eliminar un personal de la IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
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En el caso que el registro que va eliminar este relacionado con algn dato le mandara la siguiente ventada de advertencia la cual no permitir que se elimine el registro.
Mensaje aparece al posicionar el puntero del mouse sobre alguna parte del registro
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Modificar datos
a. Modificar Datos de Institucin Educativa.- Para modificar de la institucin educativa se pulsa el botn Modificar, tras lo cual se habilitan los campos para el nombre del director, telfono, email y direccin web de la IE.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Datos Estndar Cdigo Modular Identificador del personal Anexo Anexo Nivel Nivel Educativo Nombre Nombre de la institucin educativa Gestin Encargado de la gestin Departamento Departamento de institucin educativa Provincia Provincia de institucin educativa Distrito Distrito de institucin educativa Direccin Direccin de institucin educativa Centro Poblado Nombre del centro poblado Tipo I.E. Tipo de institucin educative Forma Forma de enseanza (escolarizado, no escolarizado, etc) Cod. Local Cdigo numeral asignado al local Resolucin Detalle de la resolucin que autoriza el funcionamiento de la AUTORIZACION DE institucin educativa FUNCIONAMIENTO Fecha Res. Fecha de la resolucin de autorizacin Turno Turno de enseanza Caracterstica Modo de enseanza establecido Datos de Registro Director Nombre del director de la IE Telfono Nmero telefnico de la IE Email Cuenta de correo electrnico Pgina Web Direccin de pgina web
b. Buscar Personal en el SUP.- Se accede al pulsar el botn Buscar en el SUP. Esta opcin nos permite realizar la consulta del personal encargado como director de la institucin educativa en el SUP (Sistema nico de Planillas).
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Doc. Nro. Doc. Tipo de documento Nmero de documento OFIN -2010 Pgina 19 de 88
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c. Buscar Personal.- Se accede al pulsar el botn Buscar en el Personal. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ventana de mantenimiento.
d. Carga del Logo de la IE.- Esta opcin permite cargar el escudo o logo de la institucin educativa al sistema. Se accede al pulsar el botn Cargar Foto.
Ruta de imagen la
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5.2 Ao Acadmico
Esta opcin permite dar apertura al Ao Acadmico dentro del sistema, indicando su estado y el perodo de inicio y fin de vigencia.
a. Agregar Ao Acadmico.- Para agregar un ao acadmico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Fecha Inicio Fecha Fin Estado Detalle descriptivo del ao acadmico Calendario fecha de inicio de ao acadmico Calendario fecha de fin de ao acadmico Estado de registro
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b. Modificar Ao Acadmico.- Para modificar el ao acadmico ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. c. Eliminar Ao Acadmico.- Para eliminar el ao acadmico ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
5.3 FASES
Permite establecer el perodo de inicio y fin en el cual se llevar a cabo la fase o etapa a desarrollarse (por ejemplo: perodo regular, perodo de recuperacin).
Registrar Fase
Elimina el registro
a. Agregar Fases.- Para agregar fases debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Listado de fases
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Fase Fecha Desde Fecha Hasta Estado Permite Asistencia Identificador y descripcin de la fase Calendario fecha de fase desde Calendario fecha de fase hasta Estado de registro Permite la asistencia en el rango de fecha indicado.
b. Modificar Fases.- Para modificar fases ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. c. Eliminar Fases.- Para eliminar fases ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
Cierra pgina
la
Elimina el registro
a. Agregar Perodo por IE.- Para agregar el perodo por IE debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Tipo Perodo Fecha Inicio Fecha Fin Estado Listado de tipo perodo Calendario fecha inicio del perodo de evaluacin Calendario fecha fin del perodo de evaluacin Estado de la etapa de evaluacin
b. Modificar Perodo por IE.- Para modificar el perodo por IE ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna ID para realizar los cambios. c. Eliminar Perodo por IE.- Para eliminar el perodo por IE ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
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Eliminar el registro
a. Agregar Fecha Especial.- Para agregar una fecha especial debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Descripcin Tipo fecha Especial Fecha Desde Fecha Hasta Identificador de la fecha especial Descripcin de la fecha especial Tipo de fecha especial Calendario fecha desde Calendario fecha hasta
El registro de las fechas especiales tiene relevancia en la programacin de la asistencia a la Institucin Educativa.
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b. Modificar Fecha Especial.- Para modificar una fecha especial ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. c. Eliminar Fecha Especial.- Para eliminar la fecha especial ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa).
Registro de Ambiente
Eliminar el registro
a. Agregar Ambiente.- Para agregar un ambiente debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Identificador del ambiente Tipo de Ambiente Tipo de rea fsica Descripcin Descripcin del ambiente Ubicacin Descripcin detallada de la local fsico Capacidad Estudiantes Capacidad de aforo de personas rea Medida del local en metros cuadrados. Estado Condicin del local fsico Estado de bienes: carpetas, sillas, mesas y armarios. Bueno Nmero de bienes en ptimo estado Regular Nmero de bienes en regular estado Malo Nmero de bienes en mal estado
b. Modificar Ambiente.- Para modificar un ambiente ubique el registro y luego elija el enlace debajo de la columna Cdigo para realizar los cambios. c. Eliminar Ambiente.- Para eliminar el ambiente ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). d. Reporte de Datos de Ambiente.- Se obtiene al pulsar el botn Imprimir.
Capacidad estudiantes
Tipo de Ambiente
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Nmero reas
de
Elimina registro
el
a. Agregar Grado por Ao.- Para agregar un grado debe pulsar en el enlace Num de Areas de botn Agregar y luego marcar las casillas de los grados. Para guardar los datos pulse el botn Grabar.
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b. Agregar Talleres por grado. Para agregar un taller primero debe pulsar el enlace Num reas abrir la siguiente ventana donde nos muestra a lista de las reas correspondientes a un determinado grado.
Para poder agregar el taller a un grado determinado primero pulse el botn Agregar taller y luego seleccione los talleres y pulse el botn Agregar.
Finalmente Agregar
pulse
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En caso que se requiera eliminar taller por grado pulse sobre la X y abrir una ventana en donde sale el mensaje de que si est seguro eliminar el registro y pulse aceptar.
c. Eliminar Grado por Ao.- Para eliminar el grado ubique el registro y luego pulse el botn Eliminar (smbolo del aspa). d. Nmero de reas por Grado.- Permite visualizar las reas genricas segn el grado seleccionado. A su vez permite gestionar los criterios de evaluacin y el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de reas.
Criterios de Evaluacin
Contenido Silbico
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e. Criterios de Evaluacin.- Permite agregar los criterios de evaluacin al rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero Criterios Evaluacin en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.
f.
Agregar Criterios de Evaluacin.- Para agregar un criterio de evaluacin debe pulsar el botn Agregar y luego marcar las casillas de criterio. Para guardar los datos pulse el botn Grabar
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g. Contenido Silbico.- Permite registrar el contenido silbico del rea genrica. Se accede al elegir el enlace Nmero de Slabo en el mantenimiento Nmero de reas por Ao.
h. Agregar Contenido Silbico.- Para agregar una contenido silbico debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Ao Cdigo Diseo Cdigo Nivel Cdigo Grado Cdigo rea Cdigo Descripcin Fecha Programada Identificador del ao acadmico Identificador del diseo curricular Identificador del nivel educativo Identificador del grado Identificador de rea genrica Identificador del contenido silbico Descripcin del contenido silbico Fecha de exposicin programada.
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i.
Mostrar Lista de Secciones.- Al seleccionar el enlace Nmero de Secciones de un registro de grados, este se marcar en verde y mostrar en la parte inferior el listado de las secciones.
Horarios de Seccin
Estudiantes de Seccin
j.
Agregar Secciones.- Para agregar una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Id Seccin Descripcin Docente Aula Num. Vacantes Fase rea Recuperacin Identificador de seccin Descripcin de la seccin Personal encargado de la seccin Especifica el aula de uso Nmero de vacantes disponibles Etapa en la cual se dispone el uso de la seccin rea relacionada a la fase de recuperacin
k. Mostrar Horarios Asignados a la Seccin.- Al seleccionar el enlace Num. Horas de un registro, se muestra la Ventana de Horarios Asignados a la Seccin.
Registra Horario
Modifica Horario
Elimina registro
el
l.
Asignar Horarios a la Seccin.- Para agregar un horario a una seccin debe pulsar el botn Agregar y luego ingresar los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: reas Docentes Da Desde Hasta rea genrica impartida Responsable del dictado Da de la semana en que se dicta Hora de inicio del dictado Hora de fn del dictado
m. Listado por Estudiantes por Seccin.- Al seleccionar el enlace estudiantes de un registro de seccin, se muestra el listado de estudiantes de la misma.
Bsqueda especfica
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a. Nuevo Estudiante.- Para agregar un estudiante debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan la ficha y los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar. Ficha Principal, se encuentra dentro de la ficha Registrar Estudios
Ficha Registrar Estudios/ Principal
Listado de Ubigeo: Calendario para seleccin de fecha Si est marcado el estado es activo.
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Nro. Estudiante Cdigo Educando Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Activo Identificador asignado por el sistema Identificador nico del estudiante Gnero masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido Materno del estudiante Nombre completo del estudiante Pas de origen del estudiante Fecha de nacimiento Condicin del estudiante Ubicacin geogrfica (Departamento, provincia, distrito) Estado de actividad en la Institucin Educativa
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Seleccin el registro
Despus de ingresar la informacin requerida pulse grabar para que guarde la informacin ingresada y le saldr la siguiente ventana
Pulse el aceptar
botn
b. Modificar Estudiante.- Para modificar un estudiante, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro, seleccione la ficha cuyos datos desea cambiar y luego pulse el botn Modificar para realizar los cambios.
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Campos nuevos
Para la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios se puede complementar los datos del documento de identidad al modificar el registro. Las opciones alternativas de editar, eliminar, actualizar y Cancelar de un registro de documento, se muestran al posicionarse sobre el registro.
Posicinese sobre las alternativas y les mostrara un mensaje como este de cada alternativa
Editar
Eliminar
Pulse para agregar documento Seleccione el tipo de documento Ingrese el nmero de documento
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Vamos a detallar las dems fichas: a) FICHA DOMICILIO: Elegimos la ficha Domicilio y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Lugar Residencia Direccin Lugar Telfono Ao de nacimiento Ubicacin geogrfica del domicilio Detalle de la direccin del domicilio Lugar de domicilio Telfono de domicilio
Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana
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b) FICHA SITUACION LABORAL: Elegimos la ficha Situacin Laboral y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Ao Edad Descripcin Horas Sem. Ao de labores Edad correspondiente al ao de labores Detalle del trabajo o las labores realizadas Nmero de horas semanales que labor
Despus de ingresar la informacin requerida pulse el botn grabar para que guarde la informacin solicitada y nos mostrara la siguiente ventana
c) FICHA DATOS SECUNDARIOS Elegimos la ficha Datos Secundario y luego pulsamos modificar el cual nos va habilitar los campos para que podamos ingresar la informacin correspondiente
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Los datos que se registran en este mantenimiento son: Lengua Materna Segunda Lengua Religin Tipo de Discapacidad Parto Obs. del Parto Nmero Hermanos Lugar que ocupa Lengua por parte de madre Segunda lengua que domina Religin que profesa Nmero de horas semanales que labor Modo de nacimiento del estudiante Detalles del modo de nacimiento Nmero de hermanos del estudiante Orden que ocupa entre los hermanos
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Fecha del chequeo mdico realizado Tipo de chequeo realizado Resultado de la consulta realizada Detalle u observaciones adicionales
Eliminar el registro
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Edad aprox. Tipo Enfermedad/ Vacuna Observaciones Edad aproximada del estudiante Tipo de estado de salud Tipo enfermedad/ vacuna Observaciones de la enfermedad o vacuna.
Tipo de sangre O A B AB
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Alergias Detalle de las alergias que puede sufrir Experiencia Traumtica Accidente o caso acontecido Tipo de Sangre Tipo de sangre del estudiante
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Listado Ubigeo
de
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Parentesco Sexo Grado Instruccin Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar Lugar de nacimiento del familiar Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino Estudios o conocimientos refrendados Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
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c. Generar Ficha de Matrcula.- Se accede al pulsar el botn Generar Ficha nica de Matrcula, ubicado en la ficha Principal dentro de la ficha Registrar Estudios. Esta opcin permite realizar la impresin fsica de la Ficha nica de Matrcula.
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d. Eliminar Estudiante.- Para eliminar un estudiante, utilice la Bsqueda Especfica o por Filtros para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
e. Bsqueda Especfica.- Permite ubicar un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo de estudiante, cdigo del educando tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos del estudiante consultado en la ficha de registro de estudiante para su mantenimiento.
Busca Estudiante
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Estudiante Cdigo del Educando Tipo de Documento Nmero de Documento Identificador asignado por el sistema Identificador de nico de estudiante Documento de identidad Nmero de documento de identidad
f.
Bsqueda por Filtros.- Se accede al pulsar el botn Buscar. Permite ubicar un personal en el sistema al acotar los datos conocidos del mismo. Luego de ubicar al personal se elige el enlace ubicado bajo la columna cdigo, tras lo cual se muestran los datos del personal encontrado en la ficha de registro de personal para su mantenimiento.
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Modifica Matrcula
Eliminar registro
Ao Acadmico
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5.9.1
Nueva Matrcula.- Para agregar una matrcula debe pulsar el botn Nuevo, tras lo cual se habilitan los campos para registro y luego ingrese los datos a continuacin descritos. Para grabar los datos pulse el botn Grabar.
Concepto de Matrcula Gratuito Pagante Beca completa Media beca
Listado de grados
Listado de secciones
Listado de IE
Buscar o Crear Estudiante.- Permite ubicar a un estudiante dentro de la misma IE o en la base general de estudiantes. En caso el estudiante no se encuentre registrado, este le permite registrar un nuevo estudiante en la base general del sistema. Puede ingresar el apellido y nombre del estudiante o puede ingresar parte de ello y seleccione una de las dos opciones en la I.E o en Bsqueda General; si selecciona el primero solo buscara los estudiantes que se encuentran registrados en la I.E; en caso que sea la segunda opcin har una bsqueda general en toda la base de datos
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Fecha: 12-May-10
Registrar Estudiante
Bsqueda dentro de la IE
a) En caso que el estudiante fue encontrado pulse sobre el registro el cual volver a la ventana de Registro de Matricula
el
b) En caso que el estudiante no fue encontrado con ninguna de las dos opciones puede pulsar la opcin Nuevo Estudiante y les mostrara la siguiente ventana
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Fecha: 12-May-10
Los datos que se ingresan en esta ventana son las siguientes: Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Sexo Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar Lugar de nacimiento del familiar Elegir una de las opciones
Nota: En esta ventana solo estn los datos generales del estudiante; para que complete los datos del estudiante debe ingresar al modulo Registro de Estudiante y realizar los pasos descritos en ese modulo para ir al modulo hacer clik aqui (para seguir vinculo presione control + clic)
Volvemos al tema en que se encontr el registro al seleccionar el registro volver a la ventana de Matricula de Estudiantes donde podemos observar que los datos personales de los estudiantes fueron extrados; lo que nos faltara ingresar serian los datos faltantes como se muestra en la ventana siguiente.
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Fecha: 12-May-10
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Cdigo Matrcula Estado Matrcula Apellidos Nombres Concepto Matrcula Identificador asignado por el sistema Situacin actual de la matrcula y Apellido y Nombres del estudiante de Modo de acceso a la matrcula Ingresante Condicin de Promovido la matrcula del estudiante Repite (poner el primer) Reentrante
Situacin Matrcula
El estudiante es matriculado automticamente a primer grado Se debe escoger el grado que le corresponde Se debe escoger el grado que le corresponde Se debe escoger el grado que le corresponde
Grado Seccin
Grado de estudios, si el estudiante es ingresante, en la opcin de grado solo aparecer la opcin de Primero, caso contrario aparecern los dems grados Seccin de asignacin del estudiante
Trabaja
Trabaja
Si el estudiante trabaja se habilitar la opcin horas semanales en la cual se tiene que poner las horas correspondientes al trabajo y la condicin de trabajo en la cual se tiene que elegir una de las dos opciones
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Fecha: 12-May-10
En caso que el estudiante no trabaja aparecer bloqueada las opciones de horas semanales, y condicin laboral
Condicin del trabajo realizado se elige entre independiente o dependiente Horas Semanales Horas de labor en la semana Misma I.E Considera automticamente la misma Institucin educativa de Otra I.E donde procede el estudiante Su casa
I.E
Se habilita la opcin Nombre I.E en la cual se selecciona la I.E de procedencia
IE Procedencia
Nombre de IE
Nombre de la IE de procedencia, se habilitara siempre y cuando en la opcin de I.E de procedencia se eligi "Otra I.E"
Nota: En caso que no fue registrado el apoderado en el momento que se registro al estudiante en esta ventana tambin hay un enlace para poder registrar al apoderado, si pulsamos la opcin Registra el apoderado abrir la siguiente ventana.
Pulse la opcin Nuevo la cual va habilitar los campos del apoderado para que pueda ingresar la informacin.
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Fecha: 12-May-10
Los datos que se ingresan en esta ventana son los siguientes Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas Nacimiento Fecha Nacimiento Estado Civil Lugar Nacimiento Parentesco Sexo Grado Instruccin Domicilio Centro de Trabajo Telfono Celular Email Ocupacin Vive Apellido paterno del familiar Apellido materno del familiar Nombres del familiar Pas de nacimiento del familiar Fecha de nacimiento Estado civil del familiar Lugar de nacimiento del familiar Relacin del familiar con el estudiante Gnero masculino o femenino Estudios o conocimientos refrendados Direccin de vivienda del familiar Centro de labores del familiar Nmero telefnico del familiar Nmero de telfono mvil del familiar Correo electrnico del familiar. Cargo o tarea que realiza el familiar Estado de existencia del familiar
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Fecha: 12-May-10
Finalmente le da grabar para que guarde la informacin ingresada. 5.9.2 Modificar Matrcula.- Para modificar una matrcula, primero busque el registro que desee modificar, realice la bsqueda ingresando cualquiera de los datos que se le solicita y pulse la opcin Buscar
Bsquedas especficas
Las Bsquedas especficas permiten ubicar la matrcula de un estudiante en el sistema al suministrarle algn dato especfico como el cdigo matrcula, cdigo de estudiante tipo y nmero de documento. Luego de pulsar el botn Buscar, muestra los datos de la matrcula de estudiante consultado para su mantenimiento. Despus de encontrar el registro del estudiante pulse el botn Modificar para realizar los cambios necesarios y abrir la siguiente ventana.
En la ventana encontrara las siguientes opciones: Agregar rea exonerada Requisitos de Matricula Registrar Apoderado OFIN -2010 Pgina 53 de 88
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Fecha: 12-May-10
Las cuales pasamos a describir a continuacin: AGREGAR AREA EXONERADA.- Para exonerar reas pulse el botn Agregar rea Exoneracin, tras lo cual se muestra la ventana para el registro de las reas.
Pulse el botn
Abrira la siguiente venta en la cual solo aparece el area de religion es decir en la unica area que se puede exonerar.
Pulse grabar para guardar la informacin ingresada, caso contrario pulse salir
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseo Curricular Areas Resolucin Fecha Observaciones Diseo curricular nacional o plan de estudios Area generic Documento que autoriza la exoneracin Calendario de fecha de exoneracin Comentario u observacin
Despus de grabar se quedara registrada el rea exonerada; en el caso que desee modificar pulse el enlace debajo de ID OFIN -2010 Pgina 54 de 88
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Fecha: 12-May-10
REQUISITOS DE MATRICULA.-
REGISTRAR APODERADO.- Permite realizar el registro de los datos del apoderado del estudiante. Se accede al elegir el enlace Registrar el Apoderado, luego pulse el botn Grabar para guardar los cambios. Asimismo, permite realizar la actualizacin de los datos del estudiante.
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: OFIN -2010 Pgina 55 de 88
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Fecha: 12-May-10
Sexo Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas nacimiento Fecha nacimiento Estado Civil Lugar nacimiento Activo
Identificador asignado por el sistema Identificador nico del estudiante (Cdigo del educando) Gnero masculino o femenino Apellido paterno del estudiante Apellido materno del estudiante Nombres del estudiante Pas de nacimiento Fecha de nacimiento Estado civil del estudiante Ubicacin geogrfica Estado del registro
Ao inicio de residencia Ubicacin geogrfica Ubicacin especfica del domicilio Referencia del domicilio Telfono de contacto
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Fecha: 12-May-10
Ficha Familiares
Los datos que se ingresan en este mantenimiento son: Es apoderado? Apellido Paterno Apellido Materno Nombres Pas nacimiento Fecha nacimiento Estado Civil Lugar nacimiento Parentesco Sexo Grado Instruccin Vive con educando Domicilio Telfono Celular Centro de Trabajo Ocupacin Vive Email Condicin de apoderado del estudiante Apellido paterno del apoderado Apellido materno del apoderado Nombres del apoderado Pas de nacimiento Fecha de nacimiento Estado civil del apoderado Ubicacin geogrfica Relacin del apoderado con el estudiante Gnero masculino o femenino Grado de instruccin Condicin de vivir con el apoderado Direccin especfica del lugar de vivienda Nmero de telfono del apoderado Nmero celular del apoderado Nombre o descripcin del centro de trabajo Labor, funcin o cargo desempeado Condicin de existencia Correo electrnico del apoderado
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Fecha: 12-May-10
5.9.2.1 Eliminar Matrcula.- Para eliminar una matrcula, utilice la Bsqueda Especfica para ubicar el registro y luego pulse el botn Eliminar, tras lo cual se mostrar un mensaje de confirmacin de la accin.
Despus de pulsa aceptar nos mostrara la siguiente ventana donde nos confirma que la matricula ha sido eliminada
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Fecha: 12-May-10
IMPRIMIR.- Es la opcin que te permite imprimir, si pulsa esta opcin le abrir la siguiente ventana la cual tiene dos opciones
Si escoge la primera opcin Constancia de Matricula Estudiante le mostrara la siguiente ventana en la cual muestra una imagen en PDF de la constancia de matricula
Al escoger la segunda opcin Relacin de estudiantes por fecha matricula mostrara la siguiente imagen en PDF donde muestra la relacin de estudiantes correspondiente al ao en curso.
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Fecha: 12-May-10
Listado de grados
Al presionar el botn Orden Automtico la lista de estudiantes se ordenara automticamente por orden alfabtico como se muestra en la siguiente pantalla.
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Fecha: 12-May-10
b) Orden Manual Esta opcin nos permite ordenar la lista de estudiantes de acuerdo a criterios que vea por conveniente el docente, al presionar el botn Orden Manual se muestra la siguiente pantalla.
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Fecha: 12-May-10
En la siguiente pantalla se muestra que se cambio los nmeros del orden de la lista
Despus de cambiar manualmente la numeracin se procede a pulsar el botn Grabar para que se pueda ordenar de acuerdo a la numeracin que hemos ingresado como se muestra en la siguiente ventana.
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Fecha: 12-May-10
En la opcin Orden Manual usted repite el mismo nmero en el momento de grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En la opcin Orden Manual usted ingresa un nmero que excede l total de estudiantes en el momento de grabar le saldr la siguiente ventana de advertencia.
En el caso que desee realizar alguna modificacin de los datos del estudiante presione el enlace Cdigo Educando que permite modificar los datos del estudiante matriculado
Pulse este enlace para modificar los datos del estudiante matriculado
Despus de pulsar el enlace, mostrara la siguiente ventana en la cual tiene que pulsar el botn Modificar y se va habilitar los campos para que pueda modificar los campos requeridos.
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Fecha: 12-May-10
Despus de hacer los cambios correspondiente pulse grabar para que guarde los cambios realizados
Despus de Grabar las modificaciones nos muestra la siguiente pantalla, en la cual al pulsar Nuevo podemos matricular a un nuevo estudiante ingresando los datos requeridos
Despus de ingresar los datos del Estudiante se procede a pulsar el botn Grabar
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Fecha: 12-May-10
Nota: En esta venta puede realizar todas las operaciones que se realizan en el Modulo MATRICULA DE ESTUDIANTES
Opcin para imprimir Enlace Editar estudiante trasladado Institucin Educativa de procedencia
En el listado de Estudiantes Trasladados, hay un enlace para modificar, el cual nos lleva directamente a la ficha de matrcula del estudiante para poder realizar la actualizacin de los datos.
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Fecha: 12-May-10
Permite guardar los datos ingresados Bsqueda de Estudiantes Estado de matrcula (pre matrcula, definitiva)
Cdigo de matrcula Situacin de matrcula Cdigo Estudiante Tipo de Matrcula Listado de secciones
Listado de grados
Pulse Agregar
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Fecha: 12-May-10
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Codigo de retiro Codigo de matricula Nombre de estuduante Resolucion de traslado Fecha traslado Motivo retiro Observaciones Identificador asignado por el sistema Identificador nico de matrcula del educando Apellido paterno, Apellido materno, nombre del estudiante Nro de la resolucin de traslado Fecha que va ser realizado el tralado Motivo por el cual se esta retirando el alumno Observaciones que crea pertinente
Despus de agregar a los estudiantes que son retirados la ventana queda como sigue, en el caso que desee modificar algn dato pulse sobre el cdigo de cada registro
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Fecha: 12-May-10
Despus de pulsar el enlace abrir la siguiente ventana en donde podr modificar la informacin requerida
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Fecha: 12-May-10
Despus de pulsar sobre la X mostrara la siguiente ventana donde pregunta si est seguro que desea eliminar el registro si es afirmativo pulse Aceptar en caso contrario pulse Cancelar
Luego de elegir el mes de registro al acceder al enlace Seleccionar, se procede al registro de la asistencia teniendo en cuenta las consideraciones indicadas a continuacin: a. Slo se pueden registrar fechas que se encuentran dentro del ao acadmico, y como lmite hasta la fecha actual.
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Fecha: 12-May-10
b. Por defecto todos aquellos das laborables y marcados como de recuperacin aparecen como Asisti (smbolo de punto), con la finalidad que el profesor marque, solo aquellos estudiantes que no asistieron a clases. c. Por defecto las fechas muestran los das de la semana y das festivos de manera informativa, as como una descripcin por cada uno de los estados. d. El Registro de Asistencia posee mensajes informativos a modo de leyenda, que se obtienen al posicionar el puntero del mouse sobre cualquier ubicacin del registro.
Mensaje aparece al posicionar el puntero del mouse sobre alguna parte del registro
Pulsar con el mouse en la casilla para cambiar el estado Fechas especiales marcadas Permite guardar el registro realizado Casillas para verificacin de asistencia.
Numero de orden
Para marcar la asistencia, se debe pulsar con el mouse sobre cada casilla asociada al estudiante segn el da de toma de asistencia, para obtener los diferentes estados de registro de asistencia detallados a continuacin.
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Fecha: 12-May-10
Los datos que se registran en este mantenimiento son: Diseo Curricular Periodo Grado Seccin Diseo curricular correspondiente al ao Periodo acadmico (primer, segundo, tercer trimestre) Grado que le corresponde al alumno Seccin que le corresponde al alumno
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Fecha: 12-May-10
rea
Despus de ingresar los datos solicitados se va habilitar la opcin Registrar Resumen la cual al pulsar esta opcin se va abrir la siguiente ventana. En esta ventana ingresamos las notas
Datos generales
Para ingresar las notas pulse Modificar la cual se va habilitar los campos para que pueda ingresar las notas. En el caso que las notas se han numerales al ingresar las notas aprobatorias osea de 11 a 20 seran de color azul, en el caso de que las notas se han desaprobatorias sern de color rojo como se muestra en la siguiente ventana
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Fecha: 12-May-10
Luego de ingresar las notas pulse grabar para guardar la informacin ingresada Al ingresar las notas que son menores a 10 sern en color rojo
En el caso que las notas se han literales al ingresar las notas A, AD sern de color azul, en el caso de que las notas se han B, C sern de color rojo como se muestra en la siguiente ventana
Elija la nota correspondiente; AD y A sern de color azul y B,C sern de color rojo
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Fecha: 12-May-10
En el momento que se ingresa las notas si usted por ejemplo puso 9 y no 09; le falto poner el 0 en el momento que guarde la notas se dara cuenta que automticamente se guardo con el 0 incluido
Si ingreso la nota sin el cero, despus de pulsar grabar se guardara automticamente con el cero
Despus de guardar y de volver a pulsar el botn modificar vera los cambios correspondiente como muestra en la ventana siguiente
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Fecha: 12-May-10
Despus de pulsa grabar aparecer una ventana con el siguiente mensaje Pulse aceptar
Despus pulsamos el botn calcular la cual va calcular la Nota final por rea como se muestra en la siguiente venta
Si ponemos el mouse encima del nmero aparecer a que criterio de evaluacin corresponde
Pulse aceptar
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Fecha: 12-May-10
En el caso que se dio cuenta que se equivoco en el ingreso de las notas pulse Modificar y se volver a habilitar los campos para que pueda realizar las modificaciones pulse grabar y nuevamente pulse calcular para que actualice la Nota final por rea.
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Fecha: 12-May-10
Fases Regular y Recuperaci n Proceso Clculo de Notas por asignaturas , realiza el clculo de notas
Proceso Clculo de Notas Finales, realiza el clculo de promedios de asignaturas por rea acadmica
Listado Fases
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Seleccione la seccin
Primero se tiene que seleccionar el grado el cual va habilitar la opcin de seccin, tambin tenemos que elegir una de las opciones; automticamente va mostrar los datos de Responsable de la matrcula, R.D institucional, Fecha de aprobacin como se muestra en la siguiente pantalla
Estos datos se pueden actualizar en el registro de la seccin Pulse el botn Generar Nmina
Despus pulse el botn Generar Nmina para que muestre la imagen en PDF de la Nomina de Matricula la cual la puede imprimir.
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Fecha: 12-May-10
Los datos que se seleccionan en esta ventana son: Grado Diseo Curricular Grupo Seccion El grado del cual quiere saber la lista de apoderados Escoger el diseo curricular El grupo del cual quiere saber la lista de apoderados La seccin del cual quiere saber la lista de apoderados
Despus de seleccionar todos los campos abrir la siguiente ventana en la cual muestra la relacin de todos los apoderados correspondientes a un mismo grado, grupo y seccin
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Fecha: 12-May-10
Mensaje Bloqueo
de
En estos casos es necesario desactivar este bloqueo para lo cual seguimos la secuencia que se muestra a continuacin pulsando el botn derecho de su mouse sobre el Mensaje de Bloqueo, lo cual muestra las opciones de configuracin, debiendo desactivar el bloqueo existente tal como se muestra en la imagen.
Mensaje Bloqueo
de
Pulsar con el botn derecho del mouse sobre el mensaje y desactive la opcin de bloqueo.
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Fecha: 12-May-10
En caso usted utilice el navegador Mozilla Firefox, la secuencia para desbloquear ventanas emergentes es similar a las de Internet Explorer.
Mensaje Bloqueo
de
En este caso es necesario desactivar este bloqueo para lo cual pulsamos el botn Opciones, lo que desplegar un men y en el elegiremos Permitir ventana emergente para., lo cual dejar sin efecto el bloqueo tal como se muestra en la imagen.
Mensaje Bloqueo
de
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Fecha: 12-May-10
2.- Cmo organizar las ventanas de mantenimiento que provee el men principal utilizando el
navegador de Internet?
Cuando accedemos a las opciones del Men Principal, por lo general el sistema nos apertura una nueva ventana de internet por cada opcin de men elegida, ello con la intencin de independizar y hacer ms flexible el ingreso de datos y la configuracin de cada opcin de mantenimiento del sistema.
Para aquellos usuarios que trabajen con el navegador de pginas web: Internet Explorer 7 (versin 7 superior) o aquellos usuarios que utilicen Mozilla Firefox, tienen la posibilidad de organizar las ventanas de trabajo del sistema por medio de solapas integradas en el mismo navegador de pginas web, de modo que la gestin del sistema se realice utilizando una sola ventana de internet.
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(1) Pulse el botn derecho del mouse sobre la opcin del men.
(2) Del men contextual seleccione la opcin Abrir en una nueva pestaa
Al organizar las ventanas de esta manera, la gestin de las mismas se realiza en una sola ventana y por medio de solapas o pestaas que proporcioan el navegador de internet.
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Fecha: 12-May-10
3.- SI LA VENTANA PRINCIPAL DEL SISTEMA LE APARECE CON OPCIONES SOBRE PUESTAS Si las opciones estan sobre puestas como se muestra en la siguiente ventana, esto se debe a la incopatibilidad del explorador
Despus de pulsar la opcin de Vista de compatibilidad mostrara la ventana arreglada donde ya no estn sobre puestas las opciones
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Fecha: 12-May-10
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