ptimisation des cots

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Frais gnraux : sept pistes pour rduire vos cots

Chasser le gaspi. Si l'expression a vieilli, rduire les cots reste un des leviers principaux pour la rentabilit. L'exercice, pas toujours agrable sur le moment, rserve in fine de bonnes surprises. Vade-mecum suivre... L'Entreprise, publi le 06/02/2007

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La matrise des cots est indispensable quand les marges commerciales se rduisent. Mme si l'heure est la reprise dans votre secteur, ce n'est pas une raison pour se livrer des dpenses excessives. A l'inverse, rduire les frais gnraux en priode de vaches maigres peut dmobiliser le personnel, alors que sa motivation est plus ncessaire que jamais pour acqurir de nouveaux contrats ! C'est donc en priode d'abondance qu'il faut matriser ses frais gnraux, les rduire ou obtenir plus pour le mme montant, afin d'anticiper sur une priode moins faste. Ils reprsentent 15 25 % du chiffre d'affaires d'une entreprise. Selon les postes, on peut conomiser jusqu' 30 % et, par consquent, gnrer jusqu' 6 % de rsultat supplmentaire , rappelle Christophe Fillon, directeur chez Lowendal Group. Quant au mode opratoire, pas de mystre : il n'y a que deux voies, matriser ses cots, ou ses consommations. Franois Lacoste, PDG de NSE, une entreprise florissante, circonscrit les dpenses non primordiales en priode de croissance. Pour tout ce qui est papier-impression-fournitures de bureau, nous avons fix une enveloppe constante malgr un chiffre d'affaires en hausse , dit l'entrepreneur auvergnat, ancien agriculteur, qui a gard son bon sens paysan. L'esprit d'conomie se cultive en permanence ! 1re piste : Centraliser Les frais gnraux relvent souvent de tout un chacun. L'entreprise a abandonn les achats des secrtariats non responsabiliss ou aux oprationnels. Sans parler des achats sauvages . Alors, les achats hors production sont disperss et pas grs. Les achats priphriques sont souvent d'un montant suprieur aux achats stratgiques et sont clats entre de multiples comptes , explique Thierry Mercier, consultant chez CSC, un spcialiste du conseil en intgration de systmes d'information et externalisation. Le directeur informatique achte lui-mme ses ordinateurs, le patron du marketing choisit ses prestataires, le DRH ses socits d'intrim... aucun n'entre dans le giron du patron des achats ! A dfaut de pouvoir vous payer un poste de directeur des achats temps plein encadrant trois acheteurs spcialiss, vous pouvez dj confier la responsabilit une seule et mme personne. Laquelle recensera les besoins et identifiera dans l'existant qui a quoi . En faisant l'inventaire, je me suis aperu que des commerciaux disposaient de deux vhicules de socit , note Manuel Gonzales, responsable de services gnraux, qui a oeuvr dans de grandes entreprises comme Air liquide. Centraliser permet d'obtenir au moins 10 20 % d'conomie sur les contrats , estime Thierry Cadiot, membre de l'Arseg, Association des responsables de services gnraux. J'ai procd une centralisation des achats sur projet et des frais gnraux. J'ai mis en place une politique budgtaire. Cela me permet de raliser 10 % d'conomie , remarque aussi Pascal Colin, PDG de Keynectis, entreprise parisienne spcialise

dans la signature lectronique. Notre entreprise, Famar-L'Aigle, fait partie d'un groupe de soustraitance pharmaceutique qui compte trois sites de production en France. En centralisant nos achats, nous avons pu rduire de 11 % le contrat restauration, de 11 % le contrat nettoyage et de 53 % le contrat location-entretien des vtements de travail , tmoigne pour sa part Liliale Lambert, la responsable des services gnraux (RSG). L'entreprise procde actuellement un audit sur le remplacement et la rationalisation de son parc d'imprimantes et espre conomiser 45 000 euros sur cinq ans. Club-Internet, filiale de Deutsche Telekom, a adopt le principe de la disjonction des rles : les demandeurs ne sont pas les acheteurs, ce qui limite les drives. Jusqu'ici, nous n'avions pas de procdure dfinie , confie le directeur administratif et financier, Marc Sevray. Les achats taient confis aux oprationnels. Avec l'aide d'un cabinet, Club-Internet a cr l'automne 2006 une direction des achats. Le service aura un rle d'expertise sur les diffrents marchs et de contre-pouvoir par rapport aux oprationnels. L'oprationnel exprime un besoin, et l'acheteur ngocie le meilleur prix. "J'ai rduit la surface des bureaux d'un tiers et je sous-loue" Nous sommes installs rue du Chteau-des-Rentiers, dans le XIIIe arrondissement de Paris. Pour optimiser la surface au sol, certaines quipes techniques sont passes du bureau individuel cloisonn au plateau, et les bureaux ont t disposs en toile. Rduire la taille des bureaux n'est pas une mesure populaire, mais c'est une question de courage et, en quinze jours, les gens se sont habitus. J'conomise un tiers de la surface totale. Et je sous-loue les mtres carrs dgags, ce qui rapporte 8 000 euros. Keynectis Activit : services de certification lectronique Implantation : Paris (75) Chiffre d'affaires 2006 : 7 millions d'euros Effectifs : 50 salaris Pascal Colin, prsident de Keynectis 2e piste : Vrifier les contrats, comparer et rengocier ! La personne charge de suivre les frais gnraux doit plucher les contrats en cours et les tarifs tous les ans. Mme si leur excution ne pose aucun problme. Ne vous engagez pas sur des contrats pluriannuels, surtout dans des marchs trs volutifs comme les fluides ou la tlphonie. On ne pense pas assez rengocier les abonnements et forfaits (tlphonie mobile, internet...). Je les revois tous les ans. Je change rgulirement d'oprateur. Comme ces derniers privilgient les nouveaux clients par rapport aux anciens, autant en profiter , confie Pascal Colin (Keynectis). Pensez donc rengocier systmatiquement, selon le bon vieux principe : Qui ne tente rien... Club-Internet en France a ainsi rengoci les conditions de location de ses locaux (une surface de 700 m2). Rsultat : une conomie de 200 000 euros sur un an ! L'important est de professionnaliser votre dmarche de consultation : de quoi avez-vous vraiment besoin ? Comment allez--vous faire pour l'acheter au meilleur prix ? Au besoin, le recours un expert (pay au rsultat) peut vous permettre d'aller plus loin dans le questionnement sur le modle conomique d'oprateurs qui compliquent l'envi leur grille tarifaire (propret, informatique, tlcoms...). Les chasseurs de cots comme Alma Intervention, Lowendal, CSC, K-Buy, Factea, Cost House et consorts ont bti des grilles de questions pointues pour obtenir plus de transparence dans les prix. Enfin, gardez l'oeil et l'esprit ouvert. Soyez l'afft des opportunits. Pour mes dplacements, je guette les offres promotionnelles sur internet, explique encore Pascal Colin. Sur des vols que j'effectue rgulirement, comme Paris-Toulon ou Paris-Munich, j'tais habitu aux tarifs des compagnies nationales. Un jour, une commerciale m'a trouv un billet aux horaires habituels qui cotait 50 % moins cher, via une agence de voyages en ligne