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UFRGS
Prof Helena Saint Pastous Vauthier de Souza Prof. Roberto Cabral de Mello Borges
Maio 2006
Reservados todos os direitos. proibida a duplicao ou reproduo de todo ou de partes deste material, sob quaisquer formas ou quaisquer meios (eletrnico, mecnico, gravao, fotocpia ou outros), sem a permisso expressa dos autores.
Copyright 2001 by Helena Vauthier & Roberto Cabral de Mello Borges
VAUTHIER DE SOUZA, Helena Saint Pastous e BORGES, Roberto Cabral de Mello. Mdulo IV Planilha Eletrnica Excel 97. Porto Alegre, UFRGS/II, 2001. 74 p.
Universidade Federal do Rio Grande do Sul Instituto de Informtica Av. Bento Gonalves, 9500 Campus do Vale Bloco IV 9150-970 Porto Alegre RS Tel: +55 (51) 316-6850 Fax: +55 (51) 319-1576 E-mail: vauthier@inf.ufrgs.br E-mail: cabral@inf.ufrgs.br Diretor: Prof. Dr. Philippe Navaux Chefe do Departamento de Informtica Aplicada: Prof. Dr. Joo Netto Autores: Prof Helena Saint Pastous Vauthier de Souza e Prof. Roberto Cabral de Mello Borges
ndice
1 O que o Excel .................................................................................................. 10 1.1 1.2 Planilha eletrnica ...................................................................................... 10 Elementos bsicos de uma planilha ............................................................. 10
1.3 Tipos de dados manipulados em uma planilha ............................................. 11 1.3.1 Valor constante ........................................................................................ 11 1.3.2 Frmula ................................................................................................... 11 2 Iniciar o Excel.................................................................................................... 12 2.1 2.2 Ativao do Excel ........................................................................................ 12 Desativar o Excel ........................................................................................ 12
2.3 A janela do Excel......................................................................................... 12 2.3.1 A barra de ttulo ....................................................................................... 13 2.3.2 A barra de menus ..................................................................................... 13 2.3.3 A barra de ferramentas padro ................................................................. 13 2.3.4 A barra de ferramentas Formatao.......................................................... 15 2.3.5 A barra de frmulas ................................................................................. 16 2.3.6 A barra de status ...................................................................................... 17 2.3.7 Barras de rolagem .................................................................................... 17 2.3.8 Barra de guias .......................................................................................... 18 2.3.9 A rea de edio ...................................................................................... 18 3 Trabalhar no Excel............................................................................................ 19 3.1 As pastas de trabalho .................................................................................. 19 3.1.1 Renomear uma pasta de trabalho.............................................................. 19 3.1.2 Salvar uma pasta de trabalho.................................................................... 19 3.1.3 Fechar uma pasta de trabalho ................................................................... 20 3.1.4 Criar uma nova pasta de trabalho ............................................................. 20 3.1.5 Abrir uma pasta de trabalho existente ...................................................... 20 3.2 A insero de dados..................................................................................... 21 3.2.1 Selecionar clulas .................................................................................... 21 3.3 A insero de texto ...................................................................................... 22 3.3.1 Selecionar a primeira clula para texto ..................................................... 22 3.3.2 Digitar texto ............................................................................................ 23 3.3.3 Texto excedente ....................................................................................... 23 3.3.4 Alinhamento de texto ............................................................................... 23 3.3.5 Teclas de concluso ................................................................................. 24 3.3.6 AutoConcluso ........................................................................................ 24 3.4 A insero de nmeros................................................................................. 24 3.4.1 Formatos de nmeros ............................................................................... 24 3.4.2 Inserir nmeros inteiros ........................................................................... 24 3.4.3 Inserir decimais ....................................................................................... 24
3.4.4 Inserir fraes .......................................................................................... 24 3.4.5 Nmeros longos ....................................................................................... 25 3.5 A insero de cifras e datas ......................................................................... 25 3.5.1 Inserir cifras ............................................................................................ 25 3.5.2 Inserir datas ............................................................................................. 26 3.5.3 Inserir horrio .......................................................................................... 26 3.6 4 Inserir porcentagem .................................................................................... 27
Frmulas, funes e clculos ............................................................................. 28 4.1 Frmulas ..................................................................................................... 28 4.1.1 Os operadores aritmticos ........................................................................ 28 4.2 Funes ....................................................................................................... 28 4.2.1 Totalizaes com AutoSoma.................................................................... 29 4.2.2 Funes Trigonomtricas e Matemticas.................................................. 30 4.2.3 Funes Data e Hora ................................................................................ 34 4.2.4 Funes de texto ...................................................................................... 35 4.2.5 Funes lgicas ....................................................................................... 36 4.2.6 Funes financeiras ................................................................................. 37 4.2.7 Funes de banco de dados ...................................................................... 39
5.2 Criar sries de dados................................................................................... 41 5.2.1 Criar uma srie de dias............................................................................. 41 5.2.2 Criar uma srie de datas ........................................................................... 42 5.2.3 Criar uma srie de horrios ...................................................................... 42 5.3 Recortar, Copiar e Colar ............................................................................. 43 5.3.1 Copiar uma nica clula........................................................................... 43 5.3.2 Colar o dado copiado ............................................................................... 43 5.3.3 Recortar uma nica clula ........................................................................ 43 5.3.4 Copiar um bloco de clulas ...................................................................... 44 5.3.5 Colagens mltiplas .................................................................................. 44 5.4 Copiar via arrastar e soltar ......................................................................... 44 5.4.1 Copiar uma nica clula........................................................................... 44 5.4.2 Copiar um bloco de clulas ...................................................................... 44 5.4.3 Referncias relativas e absolutas .............................................................. 45 5.5 Inserir novas colunas, linhas e clulas ......................................................... 46 5.5.1 Inserir uma coluna ................................................................................... 46 5.5.2 Inserir linhas ............................................................................................ 46 5.5.3 Inserir clulas .......................................................................................... 46 5.6 Copiar e inserir ........................................................................................... 47 5.6.1 Copiar/inserir em vrias linhas ................................................................. 47 5.6.2 Copiar/inserir uma nica clula................................................................ 47 5.6.3 Um atalho para copiar, arrastar e inserir ................................................... 47
Editar planilhas ................................................................................................. 49 6.1 Alterar contedos de clulas ........................................................................ 49 6.1.1 Alterar um texto....................................................................................... 49 6.1.2 Alterar valores de frmulas ...................................................................... 49 6.1.3 Editar texto na clula ............................................................................... 49 6.1.4 Editar na barra de frmulas ...................................................................... 49 6.2 Mover e permutar dados .............................................................................. 50 6.2.1 Mover via recortar e colar ........................................................................ 50 6.2.2 Mover via arrastar e soltar ....................................................................... 50 6.2.3 Permutar linhas e colunas ........................................................................ 50 6.3 Inserir e editar comentrios......................................................................... 50 6.3.1 Inserir comentrio .................................................................................... 50 6.3.2 Exibir e editar comentrios ...................................................................... 51 6.3.3 Alterar caixa de comentrio ..................................................................... 51 6.3.4 Exibir todos os comentrios ..................................................................... 51 6.4 Limpar clulas............................................................................................. 51 6.4.1 Limpar um formato .................................................................................. 51 6.4.2 Limpar contedos de clulas .................................................................... 52 6.4.3 Limpar por preenchimento ....................................................................... 52 6.4.4 Limpar tudo de clulas............................................................................. 52 6.4.5 Limpar via teclado ................................................................................... 52 6.4.6 Limpar comentrio .................................................................................. 52 6.5 Excluir colunas, linhas e clulas .................................................................. 52 6.5.1 Excluir uma coluna .................................................................................. 52 6.5.2 Excluir algumas linhas ............................................................................. 53 6.5.3 Excluir algumas clulas ........................................................................... 53
Formatar planilhas ............................................................................................ 54 7.1 Formatos de clulas .................................................................................... 54 7.1.1 Formatao condicional ........................................................................... 54 7.1.2 AutoFormatao ...................................................................................... 54 7.1.3 Estilos...................................................................................................... 55 7.1.4 Largura da coluna e largura da linha ........................................................ 55 7.1.5 Pincel ...................................................................................................... 55 7.2 Aplicar formatos aos nmeros ..................................................................... 55 7.2.1 Selecionar um formato ............................................................................. 55 7.2.2 Criar formatos personalizados .................................................................. 57 7.2.3 Reutilizar formatos personalizados .......................................................... 57 7.2.4 Cdigos de formatos personalizados ........................................................ 57 7.3 Alinhar clulas ............................................................................................ 58
Criar grficos .................................................................................................... 60 8.1 Criar um grfico simples ............................................................................. 60 8.1.1 Criar uma planilha ................................................................................... 60 8.1.2 Criar o grfico ......................................................................................... 60
8.2 Uma viso geral dos grficos ...................................................................... 61 8.2.1 Componentes dos grficos ....................................................................... 61 8.3 O Assistente de grfico ................................................................................ 62 8.4 Seleo dos dados ....................................................................................... 62 8.4.1 Escolher um tipo de grfico ..................................................................... 62 8.4.2 Especificar o intervalo e a seqncia de dados ......................................... 63 8.4.3 Adicionar ttulos e legenda ...................................................................... 65 8.4.4 Decidir onde armazenar o grfico ............................................................ 66 8.5 Formatar o grfico ...................................................................................... 67 8.5.1 Formatao de fontes de letra................................................................... 67 8.5.2 Formatao de legendas ........................................................................... 68 8.5.3 Formatao dos eixos .............................................................................. 69 8.5.4 Formatao da rea de plotagem .............................................................. 69 8.5.5 Formatao de linhas de grade ................................................................. 70 8.5.6 Formatao das seqncias de dados........................................................ 71 Bibliografia................................................................................................................ 72 Glossrio.................................................................................................................... 73
ndice de figuras
Figura 1.1 Janela principal do Excel ..................................................................... 10 Figura 2.1 cone do Excel na rea de trabalho ..................................................... 12 Figura 2.2 Barra de frmulas ................................................................................ 16 Figura 2.3 Barra de status ..................................................................................... 17 Figura 2.4 Barra de rolagem vertical .................................................................... 17 Figura 2.5 Barra de guias e barra de rolagem horizontal .................................... 17 Figura 3.1 Caixa Salvar como................................................................................ 19 Figura 3.2 Confirmao de salvamento................................................................. 20 Figura 3.3 Caixa Abrir........................................................................................... 21 Figura 3.4 Caixa Formatar clulas ........................................................................ 25 Figura 3.5 Caixa Formatar clulas guia Nmero ................................................. 26 Figura 4.1 Caixa Colar funo .............................................................................. 29 Figura 4.2 Paleta de frmula ................................................................................. 29 Figura 4.3 Funo PGTO ...................................................................................... 38 Figura 5.1 Preenchimento de clulas direita ...................................................... 40 Figura 5.2 Comando Preencher para a direita ..................................................... 40 Figura 5.3 Ala de preenchimento ......................................................................... 40 Figura 5.4 Preenchimento de clulas direita ...................................................... 41 Figura 5.5 Clulas preenchidas ............................................................................. 41 Figura 5.6 Sries de dados ..................................................................................... 41 Figura 5.7 Srie de dados criada ........................................................................... 42 Figura 5.8 Srie de datas ........................................................................................ 42 Figura 5.9 Srie de horrios................................................................................... 42 Figura 5.10 Preenchimento de horrios com ala de preenchimento .................. 43 Figura 5.11 Srie de horrios preenchida ............................................................. 43 Figura 5.12 Referncia relativa ............................................................................. 45 Figura 5.13 Cpia de referncia relativa ............................................................... 45 Figura 5.14 Faixa ou bloco de clulas .................................................................... 46 Figura 5.15 Caixa Inserir clulas........................................................................... 47 Figura 7.1 Caixa Formatar clulas ........................................................................ 54 Figura 7.2 Caixa Formatar clulas guia Nmero ................................................. 55 Figura 8.1 Planilha exemplo .................................................................................. 60 Figura 8.2 Grfico padro do Excel ...................................................................... 60 Figura 8.3 Assistente de grfico etapa 1 ................................................................ 63 Figura 8.4 Assistente de grfico etapa 2 guia Intervalo de dados ........................ 63 Figura 8.5 Assistente de grfico etapa 2 guia Seqncia ...................................... 64 Figura 8.6 Assistente de grfico etapa 3 ................................................................ 65 Figura 8.7 Assistente de grfico etapa 3 guia Linhas de grade ............................ 65 Figura 8.8 Assistente de grfico etapa 3 guia Legenda ......................................... 66 Figura 8.9 Assistente de grfico etapa 3 guia Rtulos de dados ........................... 66 Figura 8.10 Assistente de grfico etapa 4 Local do grfico .................................. 66 Figura 8.11 Visualizao do grfico junto da planilha ......................................... 67 Figura 8.12 Caixa Formatar ttulo do grfico ....................................................... 68 Figura 8.13 Caixa Formatar legenda .................................................................... 68 Figura 8.14 Caixa Formatar eixo .......................................................................... 69 Figura 8.15 Caixa Formatar rea de plotagem ..................................................... 70 Figura 8.16 Caixa Formatar linhas de grade ........................................................ 70
ndice de tabelas
Tabela 4.1 Operadores lgicos ............................................................................... 37 Tabela 7.1 Formatos para nmeros....................................................................... 56 Tabela 7.2 Formatos personalizados ..................................................................... 57 Tabela 7.3 Exemplos de formatos personalizados ................................................ 58 Tabela 7.4 Cdigos para datas e horas .................................................................. 58 Tabela 7.5 Exemplos de cdigos para datas e horas ............................................. 58 Tabela 7.6 Opes para alinhamento de clulas ................................................... 59
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1 O que o Excel
O Microsoft Excel um programa que pertence ao grupo de aplicativos conhecidos como planilhas eletrnicas, permitindo armazenar, apresentar e manipular dados sob vrias formas. O Excel pode ser um programa contbil ou pode servir como uma calculadora; dispe de complexas frmulas e funes. Suas ferramentas de formatao incluem cores, bordas e fontes para destacar dados. Alm disto, o Excel permite criar grficos a partir dos dados disponveis nas planilhas.
Clula
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Cursor
na planilha, o cursor identifica a clula atual. Esta clula destacada atravs de suas bordas. Para deslocar o cursor, pode-se usar o mouse, clicando sobre a nova clula desejada, ou levando-o clula a clula, atravs das setas do teclado ou, ainda, pressionando a tecla de funo F5. bloco de uma ou mais clulas que formam uma rea retangular.
Faixa
1.3.2 Frmula
Uma frmula uma combinao de valores constantes, referncias clulas ou funes, e operadores que produzem um novo valor a partir dos valores j existentes. Por exemplo, a frmula: =(A1 + B1)/2, que referencia as clulas A1 e B1, calcula a mdia aritmtica entre os valores armazenados em A1 e B1 e coloca o resultado na clula em que ela definida. Uma frmula sempre inicia com o sinal de igual (=). O valor produzido como resultado de uma frmula pode ser modificado quando outros valores da planilha, referenciados na frmula, forem modificados.
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2 Iniciar o Excel
2.1 Ativao do Excel
1) Clicar o boto Iniciar.
Iniciar
a) Apontar e clicar o item Programas. Ser apresentado um menu com a lista dos programas armazenados no computador. Nesta lista dever aparecer o nome do Microsoft Excel (pode ser que o Excel esteja dentro de um grupo de programas chamado Microsoft Office). b) Clicar em Microsoft Excel. 2) Tambm possvel ativar o Excel via um atalho do programa na rea de trabalho (desktop) do micro. Caso ele exista, deve-se seguir os procedimentos abaixo. a) Apontar para o cone do Excel na rea de trabalho (desktop) do micro. Ver a figura a seguir.
b) Dar um duplo clique para ativ-lo. 3) possvel ativar o Excel e abrir uma planilha (se esta j existir) em um nico passo. Basta dar um duplo clique sobre o cone ou nome do documento desejado. 4) Surgir no vdeo a tela de licenciamento do Excel. Em seguida ser apresentada a janela principal do Excel. 5) Quando o Excel ativado, uma nova planilha, sem nome, automaticamente aberta. Neste momento aparece na tela a janela do Excel, conforme mostra a Figura 1.1.
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Cria uma Nova planilha baseada nas definies padres atuais. Abre uma planilha existente. O Excel exibe a caixa de dilogo Abrir onde pode-se localizar e abrir o arquivo desejado. Salva a planilha ativa com seu nome atual. Se o documento ainda no foi nomeado, ser apresentada a caixa de dilogo Salvar Como para que se possa nome-lo. Imprime a planilha atual. Ser apresentada a caixa de dilogo para impresso de documentos. Exibe pginas inteiras em tamanho reduzido, o que permite ajustar o layout antes da impresso. Verifica a ortografia em um documento inteiro ou, se houver texto selecionado, verifica a ortografia da seleo. Leva o texto selecionado ou grficos da planilha para a rea de transferncia (clipboard). Copia o texto selecionado ou grficos da planilha para a rea de transferncia (clipboard).
Abrir (Ctrl + A)
Salvar (Ctrl + B)
Imprimir (Ctrl + P)
Visualizar Impresso
Recortar (Ctrl + X)
Copiar (Ctrl + C)
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Colar (Ctrl + V)
Insere o contedo da rea de transferncia (clipboard) na posio do ponto de insero ou seleo. Copia o formato de um objeto ou texto selecionado e o aplica ao objeto ou texto clicado. Reverte a ltima ao executada. comandos no podem ser cancelados. Refaz a ltima ao executada. Insere ou edita o hyperlink especificado. Exibe ou oculta a barra de ferramentas Web. Adiciona nmeros automaticamente com a funo Soma. O Microsoft Excel sugere o intervalo de clulas a ser adicionado. Exibe uma lista de funes e seus formatos e permite que sejam definidos valores para os argumentos. Classifica os itens selecionados na seguinte ordem: a partir da primeira letra do alfabeto, do menor nmero ou da data mais antiga, usando a coluna que contm o ponto de insero. Se outras opes de classificao foram selecionadas anteriormente, essas opes ainda estaro em vigor. Classifica os itens selecionados na seguinte ordem: a partir da ltima letra do alfabeto, do maior nmero ou da data mais recente, usando a coluna que contm o ponto de insero. Se outras opes de classificao foram selecionadas anteriormente, essas opes ainda estaro em vigor. Inicia o Assistente de grfico, que orienta pelas etapas de criao de um grfico incorporado em uma planilha ou na modificao de um grfico existente. Cria um mapa com base nos dados selecionados. Os dados devem conter referncias geogrficas, como abreviaes de pases ou estados. Para Alguns
Desfazer (Ctrl + Z)
Refazer (Alt + Shift + B) Inserir Hyperlink (Ctrl + K) Barra de ferramentas Web AutoSoma
Colar funo
Classificao crescente
Classificao decrescente
Assistente de grfico
Mapa
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Exibe ou oculta a barra de ferramentas de Desenho. Escala a visualizao da edio. O Assistente do Office fornece tpicos da dicas para ajudar a concluir tarefas.
Ajuda
Altera a fonte do texto e dos nmeros selecionados. Na caixa Fonte, selecionar um tipo de fonte. Altera o tamanho do texto e nmeros selecionados. A caixa Tamanho da fonte, insere um tamanho. Os tamanhos na caixa Tamanho da fonte dependem da fonte selecionada e da impressora ativa. Aplica negrito ao texto e aos nmeros selecionados. Se a seleo j estiver em negrito, clicar no boto remover a formatao negrito (alterna). Aplica itlico ao texto e aos nmeros selecionados. Se a seleo j estiver em itlico, clicar no boto remover a formatao itlico (alterna). Sublinha o texto e os nmeros selecionados. Se a seleo j estiver sublinhada, clicar no boto remover o sublinhado (alterna). Alinha texto, nmeros ou objetos selecionados, entre linhas, esquerda com uma margem direita desigual. Centraliza texto, selecionados. nmeros ou objetos
Negrito (Ctrl + N)
Itlico (Ctrl + I)
Sublinhado (Ctrl + S)
Centralizar (Ctrl + E)
Alinha texto, nmeros ou objetos selecionados, entre linhas, direita com uma margem esquerda desigual. Combina duas ou mais clulas adjacentes selecionadas para criar uma nica clula. A clula
Mesclar e centralizar
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mesclada resultante contm apenas os dados localizados na parte superior mais esquerda na seleo, que ficam centralizados na clula. A referncia de clula para uma clula mesclada a clula superior esquerda no intervalo selecionado original.
Estilo de moeda
Aplica um estilo de moeda internacional s clulas selecionadas. Dependendo do pas selecionado na caixa de dilogo Propriedades de configuraes regionais, o boto Estilo de moeda internacional poder aparecer em vez do boto Estilo de moeda. Aplica o Estilo de porcentagem s clulas selecionadas. Para alterar o Estilo de porcentagem, usar o comando Estilo do menu Formatar. Aplica o Separador de milhares s clulas selecionadas. Para alterar o Separador de milhares, usar o comando Estilo do menu Formatar. Aumenta o nmero de dgitos exibido aps a vrgula decimal nas clulas selecionadas. Diminui o nmero de dgitos exibidos aps a vrgula decimal nas clulas selecionadas. Reduz o recuo do contedo da clula selecionada o equivalente, aproximadamente, largura de um caractere da fonte padro. Recua o contedo da clula selecionada o equivalente, aproximadamente, largura de um caractere da fonte padro. Adiciona uma borda clula selecionada ou ao intervalo selecionado. Adiciona, modifica ou remove a cor ou o efeito de preenchimento do objeto selecionado. Os efeitos de preenchimento incluem os preenchimentos graduais, de textura, de padro e de figura. Formata o texto com a cor selecionada.
Estilo de porcentagem
Separador de milhares
Diminuir recuo
Aumentar Recuo
Bordas
Cor do preenchimento
Cor da fonte
A prxima barra a barra de frmula. Ela contm a Caixa e Inserir e a Barra de frmulas, conforme mostra a seguir.
Figura 2.2 Barra de frmulas
de nome,
as caixas de
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Caixa de nome
contm o endereo da clula atual. Sempre que uma nova planilha iniciada, a clula atual A1. medida que o cursor se move pela planilha, o endereo da clula atual se modifica. clicar na caixa Cancelar significa cancelar qualquer alterao feita na clula atual ou mesmo apagar o contedo da clula. clicar na caixa Inserir significa dizer ao Excel para aceitar qualquer alterao feita para esta clula ou para entrar com o valor digitado. esta janela mostra o contedo da clula atual. Ela constitui-se em uma rea de edio do contedo da clula.
Caixa Cancelar
Caixa Inserir
Barra de frmulas
Nela so exibidas informaes tais como: Quando um comando selecionado, o lado esquerdo desta barra mostra uma breve descrio deste comando. O lado esquerdo da barra de status tambm indica as atividades em andamento, tais como copiar o contedo de uma clula ou o salvamento da planilha. O lado direito mostra se as teclas Caps Lock ou Num Lock foram ativadas.
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3 Trabalhar no Excel
3.1 As pastas de trabalho
Toda e qualquer informao criada no Excel armazenada em um arquivo denominado Pasta de trabalho. Cada pasta pode conter uma ou mais planilhas. Quando o Excel ativado, ser apresentada uma pasta vazia, chamada Pasta1, que contm de 3 a 10 planilhas vazias. Inicialmente, s guias so atribudos os nomes Plan1, Plan2, Plan3 e assim sucessivamente.
Salvar
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b) Na caixa Salvar em, selecionar a unidade de disco (disco rgido ou disquete) e, a seguir, uma pasta ou diretrio; a pasta de trabalho ser salva na pasta indicada nesta caixa. c) Na caixa Nome de arquivo, digitar um nome para a pasta de trabalho. A seguir, clicar o boto Salvar. 2) Via barra de ferramentas a) Aps o primeiro salvamento, basta clicar o cone do disquete na barra de ferramentas Padro para continuar salvando as alteraes executadas na pasta de trabalho. 3) Via teclado a) Pressionar as teclas Ctrl + B simultaneamente.
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Abrir.
Abrir
(ver
b) Na caixa Examinar, selecionar a unidade de disco desejada. Ser apresentada uma lista de pastas e/ou arquivos na unidade selecionada. Dar um duplo clique para abrir uma pasta ou clicar sobre o nome de um arquivo. Clicar o boto Abrir. 2) Via barra de ferramentas a) Clicar o boto Abrir 3) Via teclado a) Pressionar as teclas Ctrl + A simultaneamente. na barra de ferramentas Padro.
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3.2.1.2 Selecionar mltiplas clulas A seleo de mltiplas clulas feita para aes em bloco tais como formatao, insero de colunas, linhas ou clulas, limpar clulas ou duplicar dados de uma clula para diversas outras. Novos dados podem ser digitados apenas em uma clula por vez, mas, de acordo com algumas situaes, possvel selecionar um bloco de clulas antes de comear a digitar o contedo. Para deslocar o cursor dentro da rea selecionada, pressionar a tecla Tab. 3.2.1.3 Selecionar um bloco ou faixa de clulas Um bloco de clulas pode ser formado tanto por clulas adjacentes numa linha ou coluna quanto por reas retangulares de qualquer tamanho. 1) Clicar em uma clula em um dos cantos do bloco a ser selecionado. 2) Mantendo pressionada a tecla Shift, clicar no canto diagonal oposto para formar o bloco OU a) Clicar em uma clula e arrastar o mouse na direo/sentido das demais clulas que devem ser selecionadas. 3.2.1.4 Selecionar clulas ou faixas de clulas no adjacentes 1) Clicar a primeira clula ou arrastar o mouse de modo a selecionar a primeira faixa de clulas. 2) Mantendo pressionada a tecla Ctrl, selecionar a clula ou faixa adicional. 3.2.1.5 Selecionar linhas, colunas ou toda a planilha Linha/Coluna Diversas linhas/colunas Toda Planilha clicar o cabealho da linha/coluna desejada. arrastar o mouse atravs dos cabealhos das linhas/colunas desejadas. clicar o boto de Selecionar cabealhos das colunas.
tudo,
esquerda dos
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equivalente ao duplo-clique do
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3.3.6 AutoConcluso
Sempre que for necessrio digitar um mesmo texto em diferentes partes da planilha, o Excel oferece o recurso de AutoConcluso, mostrando o texto completo, destacado em fundo preto. Para aceita-lo, basta pressionar Enter ou Tab. Para ignor-lo, deve-se continuar digitando.
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Para digitar um nmero misto, por exemplo, 12 , digitar a parte inteira (12), um espao em branco e a frao separada pela barra.
Formatar
2) Clicar na guia Nmero e escolher uma categoria (neste caso Nmero) e clicar Ok. 3) possvel que surja na clula uma srie de caracteres ###, que indicam que a largura da coluna insuficiente para mostrar o nmero. Neste caso, deve-se seguir os procedimentos para alargar uma coluna, constantes no item 3.3.3.1.
Cifras monetrias so inseridas utilizando-se o smbolo da moeda desejada (R$ ou por exemplo) antes do nmero representando o valor. a) Selecionar as clulas a serem formatadas. b) No menu Formatar, selecionar Clulas. Clicar a guia Nmero. c) Em Categorias, selecionar Moeda ou Contbil. Ver caixa de dilogo a seguir:
1) Via menu
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d) A categoria Moeda formata a clula especificando casas decimais (2 o padro), permite inserir um smbolo monetrio e, por fim, deve ser selecionado um formato para nmeros negativos (entre parnteses ou com o sinal de menos frente ou em vermelho). Em seguida, clicar Ok. e) A categoria Contbil bastante semelhante moeda e as vrgulas so alinhados na coluna.
Moeda;
entretanto os smbolos de
f) No caso de existir algum valor fracionrio, a frao ser convertida em centavos. g) importante salientar que a moeda definida nas Configuraes Regionais no Painel de Controle do Windows. Normalmente, no Brasil, configurado o smbolo do Real (R$); assim, o uso da cifra monetria para o dlar no ser reconhecida como valor numrico, no podendo ser usado em clculos no Excel. 2) Via barra de ferramentas a) Na barra de ferramentas de Formatao, clicar o boto Estilo de moeda e ser aplicada uma formatao automtica (tanto pode ser a Moeda como a Contbil).
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2) Via barra de ferramentas de formatao a) Digitar o valor a ser formatado. b) Na barra de ferramentas de Formatao, clicar o boto Estilo de porcentagem. Este boto formata o contedo da clula com o smbolo %, sem mostrar as casas decimais, fazendo um arredondamento para cima. Por exemplo, um valor 0,587 seria mostrado como 59% se aplicada a formatao do boto Estilo de porcentagem.
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4.1 Frmulas
Uma frmula sempre inicia pelo sinal de igual (=), a seguir so digitados os endereos das clulas, separados por operadores. Deve-se digitar a frmula em uma clula, que vai receber o resultado do clculo. Por exemplo, digitar a frmula =A2*B2 na clula C4. Tambm possvel usar o mouse em vez de digitar as referncias das clulas. Por exemplo, clicar na clula C4, digitar o sinal de igual, clicar na clula A2, digitar o operador de multiplicao e clicar na clula B2. Por ltimo, pressionar a tecla Enter ou clicar no boto Inserir na barra de frmulas.
4.2 Funes
Uma funo um atalho para uma srie de clculos. O Excel possui funes que permitem executar inmeras operaes. A estrutura (sintaxe) de uma funo comea com o nome da funo, seguido de um parntese de abertura, os argumentos ou parmetros da funo separados por ponto e vrgulas e um parntese de fechamento. Se a funo iniciar uma frmula, digitar um sinal de igual (=) antes do nome da funo. Sempre que se criar uma frmula que contm uma funo, a caixa de criao de frmula estar disponvel. Caso o nome da funo seja composto, separa-se por ponto. Os argumentos podem ser nmeros, texto, valores lgicos como Verdadeiro ou matrizes, valores de erro como #N/D, ou referncias de clula. O argumento atribudo deve produzir um valor vlido para este argumento. Os argumentos tambm podem ser constantes, frmulas ou outras funes.
Falso,
29
Uma funo pode ser inserida por diversas maneiras: 1) Via menu a) No menu Inserir, selecionar Funo. Ver figura a seguir:
Funo.
Colar
Categoria da funo
e na caixa
Nome da funo
c) Pressionar Ok e ser apresentada a Paleta de frmula, com orientao passo a passo no processo de insero de argumentos. Ver figura a seguir.
d) Digitar os argumentos ou inseri-los via mouse. e) Clicar Ok. 2) Via barra de ferramentas a) Selecionar a clula que ir armazenar a funo. Na barra de ferramentas Padro, clicar o boto Colar funo. Ser apresentada a caixa de dilogo da Figura 4.1. Os demais procedimentos so iguais aos do item anterior.
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No importa qual nmero maior ou qual data mais recente, o resultado ser sempre positivo. Exemplo: =ABS(162) retorna o valor 162
=ABS(-162) retorna o valor 162
ARRED Esta funo arredonda um nmero at uma quantidade especificada de dgitos, quando se poder determinar uma preciso numrica de n casas decimais. A sintaxe da funo : onde, num o nmero a ser arredondado e dgitos para o qual se deseja arredondar num. Se num_dgitos for maior que especificado de casas decimais.
0 =ARRED(num;num_dgitos) num_dgitos
especifica o nmero de
(zero), ento
num
Se num_dgitos for igual a 0 (zero), ento num ser arredondado para o inteiro mais prximo. Se num_dgitos for menor que 0 (zero), ento num ser arredondado para a esquerda da vrgula decimal. Exemplos:
=ARRED(3,35;1) =ARRED(3,349;1) =ARRED(-3,475;2) =ARRED(22,3;-1) 3,4 3,3 -3,48 21
onde num qualquer nmero real que se deseja arredondar e nmero de dgitos para o qual se deseja arredondar num.
num_dgitos
Se num_dgitos for maior que 0 (zero), ento o nmero ser arredondado para menos, de acordo com o nmero de casas decimais especificado. Se num_dgitos for igual a 0 (zero) ou omitido, ento o nmero ser arredondado para menos, at o valor inteiro mais prximo. Se num_dgitos for menor que 0 (zero), ento o nmero ser arredondado para menos, esquerda da vrgula decimal.
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Exemplos:
=ARREDONDAR.PARA.BAIXO(8,4;0) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(63,9;0) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(2,24259;3) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(-3,14159;3) =ARREDONDAR.PARA.BAIXO(31415,92654;-2) 8 63 2,242 -3,141 31400
onde num qualquer nmero real que se deseja arredondar e nmero de dgitos para o qual se deseja arredondar num.
num_dgitos
Se num_dgitos for maior que 0 (zero), ento o nmero ser arredondado para cima, de acordo com o nmero de casas decimais especificado. Se num_dgitos for igual a 0 (zero) ou omitido, ento o nmero ser arredondado para cima, at o valor inteiro mais prximo. Se num_dgitos for menor que cima, esquerda da vrgula decimal.
0
COS(nmero) Retorna o coseno de seu nico argumento numrico. COS e as outras funes trigonomtricas trabalham com radiano e no com graus. Caso se deseje obter o resultado em graus, existe outra funo, RADIANOS que converte graus para radianos. Por exemplo, a funo a seguir, retorna o coseno de 45 graus.
=COS(RADIANOS(45))
MPAR Retorna o nmero arredondado para cima at o inteiro mpar mais prximo. A sintaxe :
=MPAR(num)
onde num o valor a ser arredondado. Se num no for um valor numrico, a funo retornar um valor de erro #VALOR!. Independentemente do sinal de num, um valor arredondado para cima quando est longe de 0 (zero). Se num for um inteiro mpar, no h arredondamento. Exemplos:
=MPAR(3,5) =MPAR(3) =MPAR(2) =MPAR(-3) =MPAR(-4) 5 3 3 -3 -5
INT Arredonda um nmero para baixo at o nmero inteiro mais prximo. A sintaxe :
=INT(num)
onde num um nmero real que se deseja arredondar para baixo at um inteiro.
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Exemplos:
=INT(8,9) =INT(8,4) =INT(-8,9) 8 8 -9
onde num o nmero real positivo para o qual se deseja obter o logaritmo e base a base do logaritmo. Se base for omitida, ser considerada a base 10. Exemplos:
=LOG(10) =LOG(8;2) =LOG(86;2,7182818) 1 3 4,454347
onde num o nmero real positivo para o qual se deseja obter o logaritmo de base 10. Exemplos:
=LOG10(86) =LOG10(10) =LOG10(1E5) =LOG10(10^5) 1,934498451 1 5 5
MOD Retorna o resto da diviso de num por divisor. O resultado possui o mesmo sinal que o divisor. A sintaxe :
=MOD(num;divisor)
onde num o nmero para o qual se deseja encontrar o resto e divisor o nmero pelo qual se deseja dividir o nmero. Se divisor for 0 (zero), ento =MOD retornar o valor de erro #DIV/0!. Exemplos:
=MOD(3;2) =MOD(-3;2) =MOD(3;-2) =MOD(-3;-2) =MOD(5;3) 1 1 -1 -1 2
PAR Retorna o num arredondado para o inteiro par mais prximo. Esta funo pode ser usada para processar itens que aparecem em pares. Como exemplo pode-se citar uma caixa em que podem ser guardados itens em uma ou duas fileiras. A caixa estar completa quando o nmero de itens, arredondado para mais at o par mais prximo, preencher sua capacidade. A sintaxe :
=PAR(num)
onde num o nmero a ser arredondado. Se num no for numrico, ento a funo retornar o valor de erro #VALOR!. Independentemente do sinal de num, um valor ser
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(zero). Se
num
2 4 2 -2
PI() A funo PI retorna as 14 primeiras casas decimais do pi, poupando sua digitao. Esta funo no tem argumentos, mas obrigatrio anexar um par de parnteses. Por exemplo, a frmula a seguir encontra o volume de um cilindro que tem 5 metros de dimetro e 8 metros de altura.
=PI()*(5/2)^2*8
onde num o nmero de base. Pode ser qualquer nmero real; e potncia o expoente para o qual a base elevada. O operador ^ pode substituir =POTNCIA para indicar a potncia pela qual o nmero base deve ser elevado. Por exemplo:
=POTNCIA(5;2) =POTNCIA(98,6;3,2) =POTNCIA(4;5/4) =5^2 25 2.041.077 5,656854 25
INT(nmero) Retorna a parte inteira de seu argumento numrico. Por exemplo, Para produzir o nmero da data sem o valor da hora associado, usar: que tambm igual funo HOJE.
=INT(AGORA()) =INT(PI()) retorna o valor 3.
INT sempre arredonda para baixo para o inteiro mais prximo. No caso de nmeros negativos,
Caso desejar truncar um nmero sem nenhum arredondamento, usar a funo TRUNCAR. Por exemplo,
=TRUNCAR(-5;3), que retornar o valor 5.
=INT(-5;3) retorna 6
ALEATRIO() Esta funo conveniente quando necessrio gerar um nmero randmico. Normalmente, a funo retorna um nmero aleatrio maior ou igual a zero e menor que 1. Em geral ela multiplicada por outro valor para obter um nmero aleatrio maior. A frmula,
=100*ALEATRIO()
retorna um valor aleatrio maior ou igual a zero, mas menor que 100. A funo ALEATRIO retorna um novo nmero aleatrio a cada vez que a planilha for recalculada. possvel bloquear um valor aleatrio convertendo a frmula em um
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nmero. Uma maneira de fazer isso editar a frmula, pressionando F9 (a tecla Calcular) e, em seguida, pressionar Enter. ROMANO(nmero;forma) Converte seu argumento numrico no numeral Romano equivalente (como um valor texto). A frmula =O ano atual ROMANO(ANO(AGORA())) retornar O ano atual MMII (equivalente a 2002) Se o argumento forma no for includo, o numeral ROMANO ser exibido no estilo tradicional. Se for includo um nmero de estilo de 1 a 4, o Excel aplica uma verso mais concisa do numeral ROMANO. Por exemplo, O ano atual &ROMANO(ANO(AGORA());2) retorna O ano atual MMII RAIZ(nmero) Essa funo retorna a raiz quadrada do seu argumento numrico e equivalente a =nmero^0,5. Para descobrir o comprimento da hipotenusa de um tringulo retngulo cujos lados so 3 e 4 unidades de comprimento, usar a frmula:
=RAIZ(3^2+4^2)
que retornar o valor 5. Se nmero no for um valor positivo, o resultado ser invlido e retornar #NUM. Para evitar essa situao, usar a funo ABS para garantir que o nmero seja positivo. TRUNCAR O objetivo desta funo truncar um nmero para um inteiro, removendo a parte fracionria do nmero. A sintaxe : onde num o nmero que se deseja truncar e num_dgitos o nmero que especifica a preciso da operao. O valor padro para num_dgitos 0 (zero). As funes TRUNCAR e INT so semelhantes j que ambos retornam um valor inteiro (TRUNCAR remove a parte fracionria do nmero e INT arredonda para menos at o nmero inteiro mais prximo de acordo com o valor da parte fracionria do nmero). As duas funes diferem apenas quando os nmeros so negativos. Por exemplo, =TRUNCAR(-4,3) retorna 4 e =INT(-4,3) retorna 5 porque 5 o nmero menor.
=TRUNCAR(8,9) =TRUNCAR(-8,9) =TRUNCAR(PI()) 8 -8 3 =TRUNCAR(num;num_dgitos)
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Ela retorna o valor apropriado do Excel que representa essa data. Por exemplo,
=DATA(02;12;31)
exibe a data 31/12/02. possvel usar o ano de dois ou quatro dgitos. ANO(nmero_srie) Essa funo examina seu argumento numrico como uma data e retorna o ano que corresponde a ela. Por exemplo,
=ANO(36187)
retornar o ano de 1999. Para obter a data atual, pode-se usar a frmula
=ANO(AGORA())
que retornar 2002. Tambm possvel usar as funes MS e DIA para retornar o ms e o dia do argumento numrico. AGORA() Essa funo retorna a data e a hora atuais, com base no relgio interno do computador. Como as outras funes de data e hora, AGORA atualizada apenas quando a planilha recalculada, portanto a data e a hora no sero atualizadas continuamente. DIA.DA.SEMANA(nmero_srie;retornar_tipo) Essa funo retorna o nmero que representa um dia da semana. Seu primeiro argumento um nmero de data e obrigatrio. A frmula
=DIA.DA.SEMANA(2002;12;31))
retorna 3 porque 31 de dezembro de 2002 tera-feira. Por padro, a funo conta os dias de domingo (1) a sbado (7). possvel usar um segundo parmetro opcional para alterar o nmero do dia, inserindo um 2 para contar de segunda (1) a domingo (7) ou um 3 para contar de segunda (0) a domingo (6).
DIA.DA.SEMANA
Esse resultado de funo simplesmente um nmero, no um dia da semana ou um valor de data. Se desejar que o dia da semana seja exibido para uma data, criar um formato numrico personalizado conforme o item 7.2.2, pgina 57.
retorna Igrej. A funo DIREITA funciona da mesma forma, mas retorna caracteres iniciando da direita do texto. A funo EXT.TEXTO retorna caracteres de qualquer lugar do texto, especificando-se o ponto inicial e a quantidade de caracteres desejados. Por exemplo,
=EXT.TEXTO(Igreja;2;3)
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retorna gre. NM.CARACT(texto) Essa funo retorna o nmero de caracteres no texto. Por exemplo,
=NM.CARACT(Igreja)
retorna igreja. Usar MAISCULA e PRI.MAISCULA para converter todo o texto para letras maisculas ou para maisculas/minsculas (cada palavra comea com uma letra maiscula). TEXTO(valor;formato_texto) O Excel permite a incluso de nmeros dentro de um valor texto. Por exemplo, se a clula A10 contm 112345,5, a frmula
=A clula A10 contm &A10
retorna A clula A10 contm 112345,5. Com a funo TEXTO possvel converter um nmero em texto simples enquanto tambm formata o texto com a especificao do argumento formato. A frmula modificada
=A clula A10 contm &TEXTO(A10,R$#.###,00)
retornar A clula A10 contm R$12.345,60. Os cdigos para o argumento formato numrico so os mesmos definidos no formato personalizado. Tambm pode-se usar a funo MOEDA como um atalho para transformar um nmero em texto com um formato monetrio com duas casas decimais. A frmula
=A clula A1 contm &MOEDA(A1) retornar
A clula A1 contm R$12.345,60. A frmula a seguir retorna o percentual do dia concludo, com duas casas decimais:
=TEXTO(AGORA()-HOJE();0,00%).
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=100>99
Retorna uma saudao em 1 de janeiro de 2002; caso contrrio, retorna um resultado vazio ou nulo (representado por um par de aspas sem nada entre elas). Pode-se aninhar funes SE em at sete nveis. Por exemplo:
SE(CONDIO1;VERDADEIRO1;SE(CONDIO2;VERDADEIRO2;FALSO2))
Esta frmula mostra que se a condio1 for verdadeira, retorna verdadeiro1; caso contrrio, avaliar a segunda funo SE e se a condio2 for verdadeira, retornar verdadeiro2, caso contrrio, retornar falso2.
VERDADEIRO
Algumas funes na categoria Informao tambm retornam resultados de ou FALSO. Por exemplo, estas trs funes:
=CEL.VAZIA(A1) =NUM(A1) =TEXTO(A1)
retornam VERDADEIRO se a clula A1 estiver em branco, ou se conter um nmero ou texto. Caso contrrio, cada uma delas retorna o valor FALSO. 4.2.5.1 Operadores lgicos Os operadores lgicos informam ao Excel como trabalhar com as funes lgicas.
Tabela 4.1 Operadores lgicos
Operador
> < >= <= = <>
Significado Maior que Menor que Maior ou igual Menor ou igual Igual Diferente
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pagamentos forem feitos trimestralmente, dever ser usado da taxa anual. PGTO(taxa;nper;vp;vf;tipo) Esta funo calcula o pagamento devido para amortizar um emprstimo ou aumentar contas de poupana; os dois ltimos argumentos so opcionais. Ver figura a seguir:
PGTO =
Para encontrar o valor do pagamento para um emprstimo de R$ 50.000,00 (vp) a uma taxa de juros anuais de 11% a ser pago mensalmente durante 5 anos (nper), usar a seguinte frmula:
=PGTO(11%/12;5*12;50000)
esta funo retorna 1087,12, o valor do pagamento mensal, que inclui os juros e o valor principal. Os juros e o prazo so calculados em uma base mensal. Se for omitido o argumento tipo ou inserido 0 para ele, o pagamento ser calculado como sendo feito no final de cada perodo. Inserir 1 se o pagamento tiver que ser feito no incio do perodo. O argumento vf o valor futuro desejado aps o pagamento final. Se vf for omitido (como no exemplo anterior), ele ser considerado como sendo 0. PPGTO(taxa;per;nper;vp;vf;tipo) Esta funo calcula a parte principal de um pagamento; a funo IPGTO calcula a parte de juros e tem os mesmos argumentos. Quando as duas so usadas com os mesmos argumentos, a soma delas deve ser igual ao resultado da funo PGTO. No argumento per, inserir o perodo para o qual deve ser calculado o principal. Para um emprstimo, o primeiro perodo dever ter o nmero do principal e o ltimo perodo deve ser quase todo o principal. Como na funo PGTO, os argumentos vf e tipo so opcionais. Usar as seguintes funes para calcular as partes do principal e dos juros do primeiro pagamento mensal do exemplo da funo PGTO:
=PPGTO(11%/12;1;5*12;50000)
EFETIVA(taxa_nominal;num_por_ano) Esta funo calcula o rendimento efetivo anual de uma taxa nominal de juros, dado o nmero de perodos de capitalizao por ano. Quando a taxa de juros anual de 5% e os juros so capitalizados mensalmente, a taxa efetiva :
=EFETIVA(5%;12)
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ano rende uma taxa anual de 5,12%. Para calcular a taxa de juros nominal dada a taxa efetiva, usar:
=NOMINAL(0,05122;12)
que retorna 5,00%. DPD(custo;recuperao;vida_til) A funo de depreciao em linha reta retorna o valor da depreciao de um ativo com base nos seus custos, seu valor de recuperao no final do perodo de depreciao e da vida til do ativo. Por exemplo, para calcular a depreciao anual de um ativo de R$10.000,00 em cinco anos; ele ter um valor de recuperao de R$1.500,00 no final de sua vida til.
=DPD(10000;1500;5)
Isto retorna R$1.700,00. Se multiplicado por 5, obtm-se R$8.500,00 na depreciao total; a diferena entre o custo e a recuperao.
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5 Construir planilhas
5.1 Copiar dados por preenchimento
Reproduzir um mesmo dado em clulas adjacentes uma tarefa fcil no Excel quando se utiliza os comandos Preencher e AutoPreencher. 1) Via menu usando o comando Preencher a) Selecionar a(s) clula(s) a serem copiadas ou preenchidas e estender a seleo para as clulas onde os dados devem ser copiados. Ver figura a seguir.
Preencher.
A seguir, clicar em
Para a direita.
2) Via mouse usando o AutoPreencher a) Selecionar a(s) clula(s) a serem copiadas. Posicionar o ponteiro do mouse sobre a ala de preenchimento da clula (o ponteiro do mouse se transformar em uma cruz). Ver figura a seguir.
b) Definir o intervalo das clulas arrastando o mouse pela planilha. Ver figura a
41
seguir.
c) Liberar o boto de mouse e o intervalo selecionado ser preenchido pelo contedo da clula selecionada.
Obs: o comando Preencher copia dados em qualquer direo (direita, esquerda, para cima e para baixo).
digitar
Seg
ou
Segunda-feira
2) Selecionar novamente A1, clicar sobre a ala de preenchimento da clula e arrastar pelo intervalo de clulas desejado. Ver figura a seguir.
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Obs.: caso seja preciso preencher um intervalo de clulas sem produzir uma srie, basta pressionar a tecla Ctrl enquanto se arrasta a ala de preenchimento. Neste caso, o mesmo dado ser copiado em cada clula do intervalo.
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3) Liberar o boto do mouse e as clulas sero preenchidas com uma seqncia de horrios. Ver figura a seguir.
44
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Quando feita uma cpia de uma frmula que usa referncias relativas, o Excel ajusta automaticamente as referncias na frmula colada para fazer referncia a clulas diferentes, relativas posio da frmula. No exemplo a seguir, a frmula na clula B6, =A5, que est uma clula acima e esquerda de B6, foi copiada para a clula B7. O Excel ajustou a frmula na clula B7 para =A6, que faz referncia clula que est uma clula acima e esquerda da clula B7.
5.4.3.2 Referncias absolutas Se no for indicado o ajuste das referncias quando copiar uma frmula para uma clula diferente, deve-se usar uma referncia absoluta. Por exemplo, se a frmula multiplicar a clula A5 pela clula C1 (=A5*C1) e a frmula for copiada para outra clula, o Excel ajustar ambas as referncias. possvel criar uma referncia absoluta para a clula C1, colocando um cifro ($) antes das partes da referncia que no so alteradas. Para criar uma referncia absoluta para a clula C1, por exemplo, adicionar sinais de cifro frmula da seguinte forma:
=A5*$C$1
5.4.3.3 Alternar entre referncias relativas e absolutas 1) Selecionar a clula que contm a frmula. 2) Na barra de frmulas, selecionar a referncia a ser alterada e pressionar F4. Sempre que pressionar F4, o Excel alternar entre as combinaes: coluna absoluta e linha absoluta (por exemplo, $C$1); coluna relativa e linha absoluta (C$1); coluna absoluta
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e linha relativa ($C1) e coluna relativa e linha relativa (C1). Por exemplo, selecionando o endereo $A$1 em uma frmula e pressionar F4, a referncia passar a ser A$1. Pressionar F4 novamente e a referncia passar a ser $A1 e assim por diante.
2) No menu Inserir, selecionar Clulas. Ser apresentada uma caixa de dilogo com a da figura a seguir:
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3) Para criar espao para as novas clulas, pode-se escolher entre deslocar as clulas para a direita ou para baixo. O Excel j apresenta a caixa de dilogo com a sugesto mais apropriada, no caso, Deslocar clulas para a direita. 4) Clicar o boto Ok.
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3) Caso as clulas originais da rea-alvo devam se deslocar para a direita quando ocorrer a insero, colocar a barra cinza esquerda da rea-alvo. 4) Para mover estas clulas para baixo, colocar a barra cinza acima da rea-alvo. 5) Liberar o boto do mouse.
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6 Editar planilhas
Na edio de planilhas possvel alterar contedos de clulas, verificar ortografia, mover clulas, inserir comentrios, remover contedos ou excluir grupos de clulas.
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4) Digitar o comentrio e clicar sobre qualquer clula vazia para fechar a caixa de texto. 5) As clulas que possurem comentrios mostram um pequeno tringulo vermelho no seu canto superior direito.
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7 Formatar planilhas
7.1 Formatos de clulas
No menu Formatar esto os recursos para a formatao das clulas. 1) No menu Formatar, selecionar dilogo a seguir.
Clulas.
a) Guia Nmero: aplica um formato numrico. O contedo da clula pode ser exibido com um dos formatos disponveis na caixa Categoria. b) Guia Alinhamento: alinha uma entrada horizontal ou verticalmente dentro da clula ou em ngulo; cria uma quebra de linha automtica em uma entrada de texto longo; mescla vrias clulas em uma, etc. c) Guia Fonte: altera a fonte, o tamanho, o estilo de uma clula ou apenas alguns caracteres em uma clula. d) Guia Borda: aplica bordas em vrios estilos em qualquer lado de uma clula ou intervalo. e) Guia Padres: altera cor ou padro interno de uma clula. f) Guia Proteo: ativa/desativa o bloqueio de uma clula para impedir a edio, visualizao de frmulas, etc.
7.1.2 AutoFormatao
So formataes previamente definidas, disponveis no menu
AutoFormatao. Formatar,
opo
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7.1.3 Estilos
Um estilo um conjunto de formataes como fonte, cor e categorias de formatos numricos e estilos internos do Excel.
7.1.5 Pincel
Permite repetir a formatao de clulas ou intervalos de clulas.
4) Selecionar uma categoria na lista de Categorias e, em seguida, selecionar as opes direita. 5) Clicar Ok. 6) Na tabela a seguir, so exibidas as opes de formatos para nmeros.
Formato
Geral Nmero
Opes Duas casas decimais, vrgula. Duas casas decimais; smbolo de moeda. Duas casas decimais; smbolo de moeda. Estilo m/d/aa. Estilo h:mm. 2 casas decimais. Mximo de um dgito (_). Duas casas decimais. Mostra o contedo das clulas como inserido. Nmero de telefone. #.###?/?kgf
Moeda
12345,678 35795,75 35795,75 0,253 22,375 PI()*10000^2 PI()*10000^2 8005551212 12345,678 (800)555-1212 12.345 2/3 kgf 31/12/97 18:00 25,30% 22 3/8 3,14E+08 31459265,4
Quando um formato numrico aplicado e este formato torna o nmero muito grande para a clula, o Excel aumenta automaticamente a largura da coluna para permitir a visualizao do seu contedo. Entretanto, isto no acontecer se a largura da coluna j tiver sido modificada manualmente. Neste caso, a clula ser exibida com uma srie de sinais (####). A largura da coluna ter de ser aumentada ou, ento, deve-se selecionar outro formato para o nmero que seja mais compacto. 7.2.1.1 Casas decimais O Excel leva em considerao, para fins de clculo, os valores inseridos nas clulas, com a formatao Geral ( a padro). Caso as clulas sejam formatadas com alguma categoria diferente do Geral, o resultado do clculo poder parecer no compatvel com os valores mostrados. As alternativas para corrigir este problema so: 1) Formatar os nmeros para mostrar o nmero real de casas decimais que eles contm. 2) Caso no sejam necessrias casas decimais, estas no devem ser utilizadas para no alterar o formato da clula. 3) Usar a funo ARRED para arredondar cada nmero para a quantidade apropriada de casas decimais. Por exemplo, ARRED(7,6;0), retornar o nmero 8. 4) Tambm pode ser ativada a caixa de verificao Preciso conforme exibido, na caixa de dilogo Opes, guia Clculo. Neste caso, o nmero de casas decimais corresponder ao formato numrico da clula.
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selecionar
Clulas
e clicar a guia
Nmero
se esta j no estiver
3) Selecionar uma categoria e, dentro desta, um Tipo. 4) Selecionar a categoria Personalizado na lista de Categorias. 5) Este estilo personalizado pode ser editado, inserindo, por exemplo, ponto entre os milhares. As posies para os nmeros so representadas pelo smbolo #. 6) Tambm possvel exibir texto junto a um formato numrico. Para isto, basta digitar o texto entre aspas e com um espao entre o formato e o texto. 7) O campo Exemplo mostra o resultado final. Pressionar Ok para voltar para a planilha.
Cdigo
# 0 . (ponto) , (vrgula) % texto
Efeito Espao reservado se o dgito existir no nmero Espao reservado; se no existir nenhum nmero, ser exibido um zero Coloca um ponto entre os milhares Coloca uma vrgula decimal no formato Multiplica a exibio do nmero por 100 e anexa um sinal de porcentagem Exibe o texto entre aspas no formato
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Exemplos
Tabela 7.3 Exemplos de formatos personalizados
Formato
00,0 000 #.### #.### ### ###,# ###,00%
7.2.4.2 Cdigos de data e hora No formato para data e hora, so includos cdigos para dia, ms e ano, ou para horas, minutos e segundos. Quando a letra do cdigo repetida, como mmm ou mmmm, ser exibido um estilo mais longo para ms, como Mar ou Maro.
Tabela 7.4 Cdigos para datas e horas
Cdigo
M, mm, mmm ou mmmm d, dd, ddd ou dddd aa ou aaaa Am/pm ou ap H M
ou hh ou mm S ou ss
Efeito 1, 01, Jan ou Janeiro 1, 01, Dom ou Domingo 99 ou 1999 A hora ser mostrado no formato 12 horas, seguido de um dos indicadores am/pm 1 ou 00 1 ou 00 1 ou 00
Exemplos
Tabela 7.5 Exemplos de cdigos para datas e horas
Formato
Dd/mm/aa Dddd, d mmmm, aaaa Em uma dddd em mmmm Devido s hh:mm Devido s hh:mm am/pm
Exibio 21/12/00 Quinta-feira, 21 dezembro, 2000 Em uma quinta-feira em dezembro Devido s 15:00 Devido s 03:00 PM
de modo
e lgicos (como
Verdadeiro)
sero
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Para modificar o alinhamento de uma clula: 1) Selecionar a clula. 2) No menu Formatar, selecionar clulas (ver Figura 7.1). 4) Pressionar o boto Ok.
Tabela 7.6 Opes para alinhamento de clulas
Clulas.
Formatar
Esta opo
Horizontal Vertical Orientao Retorno automtico de texto
Mesclar clulas
Tem o efeito de Alinhar entradas dentro da largura de suas clulas Alinhar entradas dentro da altura de suas clulas (na parte inferior, por padro) Alinhar as entradas verticalmente dentro da planilha ou com uma inclinao selecionada pelo usurio Retorna o texto para se ajustar dentro da largura da coluna Reduz o tamanho da fonte da clula selecionada para que seu contedo se ajuste dentro da largura da clula. Caso seja alterada a largura da coluna, o tamanho da fonte se ajustar proporcionalmente Combina clulas selecionadas em uma nica clula
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8 Criar grficos
8.1 Criar um grfico simples
Para criar um grfico, utiliza-se os dados de uma planilha j existente. No exemplo a seguir, ser criada uma planilha simples e, a partir dela, ser criado um grfico padro. Posteriormente, ser possvel modific-lo, e at utilizar outros recursos disponveis no Excel.
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o grfico da Figura 8.2 um grfico de coluna simples. O Excel dispe de vrios tipos tais como: barra, rea, coluna, pizza, sendo que cada tipo de grfico tem suas prprias caractersticas. dependendo de como foram criados, os grficos podem ser localizados tanto em uma folha de grficos ( o caso do grfico anterior) como incorporados planilha. o retngulo que abrange todos os componentes do grfico. possvel alterar cores ou bordas, o padro ou a cor do seu fundo, assim como a fonte de letra usada para os itens do texto. um grfico est sempre vinculado aos dados de uma planilha. Caso algum valor em uma clula, referenciado pelo grfico seja alterado, o ponto correspondente ao grfico tambm ser alterado. ou eixo das categorias a linha horizontal na parte inferior do grfico ao longo da qual as vrias categorias so dispostas. A marca de escala principal identifica a posio de cada categoria no eixo. ou eixo dos valores a linha vertical esquerda, para a qual o valor de cada ponto de dados plotado. Por padro, o Excel dimensiona os eixos para que o mximo seja um pouco maior do que o valor mximo plotado. nos tipos de grficos que tem um eixo x e um eixo y, estes eixos definem dois lados da rea de plotagem retangular. possvel alterar a borda dessa rea ou o padro ou a cor do seu fundo. Nos grficos 3-D, a rea de plotagem composta de duas paredes e da base do grfico. no grfico da Figura 8.2, so representadas trs seqncias de dados: lcool, Gasolina e Diesel. Cada uma destas seqncias tem seis pontos de dados (um para cada ano). Cada ponto representa uma clula no intervalo que est sendo representado no grfico. Em um grfico de linhas, um marcador de dados mostra cada ponto de dados e uma linha conecta os marcadores para cada seqncia.
Local
rea do grfico
Vnculo
Eixo X
Eixo Y
rea de plotagem
Seqncias de dados
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Ttulos
os ttulos ficam na parte superior do grfico e esquerda do eixo y. Tambm possvel colocar um ttulo abaixo do eixo x. a legenda fica direita da rea de plotagem e identifica cada seqncia de dados. opcional apresentar linhas de grade em um grfico. As linhas de grade so linhas que correm a partir de cada marca de escala nos eixos x e y ao longo da rea de plotagem e podem ajudar a identificar o valor de cada ponto de dados dentro de um grfico.
Legenda
Linhas de grade
so as trs linhas de dados: B2:F2, B3:F3 e B4:F4. o ttulo na clula esquerda de cada seqncia. Neste caso, lcool, Gasolina e Diesel. so os ttulos na linha 1 que sero exibidos ao longo do eixo x e identificam cada grupo de ponto de dados (so os anos dispostos na linha 1 da planilha). so os nomes das seqncias (A2:A4) e sero exibidos na legenda do grfico, identificando cada seqncia de dados.
Ttulos de categoria
Texto da legenda
importante salientar que no necessrio que os dados estejam em um bloco ou faixa contguo, ou na mesma planilha ou pasta de trabalho. Entretanto, obrigatrio que, em caso de intervalos no contguos, cada um dos intervalos tenham uma seleo retangular.
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seguir:
a) Selecionar o tipo de grfico desejado (no caso, Linha). b) Na caixa Subtipo do grfico, existem estilos disponveis e uma explicao sobre eles na caixa logo abaixo. c) O boto grfico.
Manter pressionado para exibir exemplo,
1) A guia Intervalo de dados exibe o intervalo de dados selecionado para o grfico (no caso B2:F4). Clicando no boto pode-se selecionar diretamente na planilha um intervalo de dados.
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a) Tambm podem ser selecionadas Linhas ou Neste caso, cada seqncia ocupa uma linha.
Colunas,
no grupo
Seqncias em.
2) A guia Seqncia exibe outra caixa de dilogo com o exemplo do grfico e com outro conjunto de opes. Ver figura a seguir.
a) Nesta guia possvel alterar as referncias de clulas para cada referncia, com as seguintes opes.
Seqncia
permite selecionar uma seqncia do grfico. Neste exemplo, existem trs: lcool, Gasolina e Diesel. o que estiver na clula servir como nome da seqncia. o intervalo de clulas que contm os valores das seqncias selecionadas. o intervalo de clulas contm os rtulos que sero exibidos ao longo do eixo x.
Assistente de
Nome
Valores
Clicar em Seqncia 1 na caixa Seqncia. para visualizar a planilha fechando o Clicar o boto grfico momentaneamente.
Na planilha, clicar o primeiro nome para a seqncia (neste caso, lcool). Voltar para a planilha clicando no boto novamente. Repetir os procedimentos ii at iv para cada seqncia de dados. Em Rtulos do eixo x de categorias, clicar o boto para alternar para a planilha, selecionar o intervalo B1:F1 (os anos) e clicar novamente no boto para voltar para o Assistente. Clicar em Avanar para passar para a prxima etapa.
vii)
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1) Clicar na guia Ttulo. a) Em Ttulo do grfico, digitar um ttulo para o grfico (Combustvel Consumido BR). b) No necessrio digitar um ttulo para o eixo das categorias (x), pois o mesmo j apresenta a seqncia em anos previamente selecionada no passo anterior. c) Para o eixo dos valores (y), digitar o ttulo Em quatrilhes de litros. d) medida que os ttulos vo sendo inseridos, so mostrados na caixa que permite visualizar previamente o grfico. 2) Clicar na guia Linhas de grade. Ver figura a seguir.
a) As linhas de grade do eixo dos valores (y), devem continuar marcadas, pois ajudam a compreenso do grfico (posteriormente podero ser formatadas). 3) Clicar na guia Legenda. Ver caixa de dilogo a seguir.
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a) Clicar a caixa de verificao Mostrar legenda. b) Selecionar uma opo, no caso direita. 4) Clicar na guia Rtulo de dados. a) Neste caso, a opo selecionada valores)
Nenhum
cria o grfico em uma nova planilha independente, possibilitando uma maior rea de visualizao para o grfico, facilitando a formatao e a impresso em pgina separada.
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Como objeto
incorpora o grfico dentro da planilha especificada. O grfico ser visualizado junto com a planilha que contm os dados a partir dos quais o grfico foi plotado.
1) Selecionar a opo desejada. No caso, Como objeto em. 2) Clicar o boto Concluir para visualizar o grfico pronto. Ver figura a seguir.
Ser
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c) Nesta caixa possvel formatar Fontes (fonte, estilo, tamanho, sublinhado, cor, etc); Padres (bordas para o ttulo, cores) e Alinhamento (horizontal e vertical). 2) Esta formatao pode ser aplicada a qualquer ttulo do grfico. Para a formatao de tamanho de caracteres (letras e nmeros), nas demais partes no grfico, existem opes em outras caixas de dilogo).
1) Clicar sobre a Legenda com o boto direito do mouse. a) Selecionar a opo seguir.
Formatar legenda.
b) A guia Padres, permite formatar os padres para Bordas e rea. c) A guia Fonte permite formatar tipos de letras, tamanhos, estilos, sublinhados, cores, etc. d) A guia grfico.
Posicionamento
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Os Padres dizem respeito aos tipos de marcas de escala e rtulos de marca de escala. A guia Escala difere de um eixo para outro e permite modificar valores para as escalas dos eixos. A guia Fonte formata fontes de letra e suas opes, e igual para os dois eixos. A guia Nmero a mesma para os dois eixos e permite formatar os valores numricos dos eixos de acordo com a guia Nmero da opo Formatar clulas do menu Formatar. A guia eixos.
Alinhamento
v)
Ser
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b) Esta caixa permite formatar borda a ser inserida (ou no) no grfico, bem como o fundo (rea que tambm pode ser referenciada como Paredes e Base) do grfico onde se pode selecionar Nenhuma e o fundo do grfico ficar sem a cor padro (Automtica) do Excel (que cinza) ou pode-se trocar por qualquer outra cor com Efeitos de preenchimento ou no.
i) ii) iii)
No caso de etc.
Estilo,
No caso de Cor, pode-se alterar a cor padro para outra qualquer ou aplicar Efeitos de preenchimento. No caso de Espessura, pode-se deixar as linhas de grade mais ou menos espessas.
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Bibliografia
[Tch63] Tchao Michael et al. Approaching Macintosh: A guide to Learning Macintosh Software. Addison-Wesley, 1991. [Man97] Manzano, Andr Luiz. Estudo dirigido do Excel 97. So Paulo: rica, 1997. [Wei00] Weisskopf, Gene. Excel 2000 Prtico e Fcil. So Paulo: MAKRON Books, 2000.
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Glossrio
ALA DE PREENCHIMENTO
Pequeno quadrado em negro no canto direito inferior de uma clula, ou de um bloco de clulas selecionadas. Arrastar esta ala pode executar uma ao de AutoPreencher.
AUTOPREENCHER
usado para copiar contedo e formato de uma clula em um bloco de clulas adjacentes, ou para criar uma srie de dados com a ala de preenchimento.
BARRA DE FRMULAS
rea disponvel no alto da planilha, junto s barras de ferramentas, que mostra o contedo de uma clula.
CLULA ATIVA
Clula circundada por uma borda em negro mais grossa ou, no caso de uma faixa ou bloco de clulas selecionadas, a clula que aparece em branco. Quando algum contedo for digitado na planilha, os caracteres sero mostrados na clula ativa e na barra de frmulas.
CLULAS SELECIONADAS
rea da planilha que foi destacada com o mouse para que sobre ela seja exercida uma ao ou comando.
COMENTRIO
Texto, valor numrico ou frmula inseridos em uma clula. Se a clula contiver uma frmula, ela ser mostrada na barra de frmulas e seu resultado, na clula propriamente dita.
ENDEREO DA CLULA
Localizao de uma clula, definida pela interseco de uma coluna com uma linha. Usualmente identificada pela letra da coluna seguida pelo nmero da linha.
FORMATO
Informao que define a aparncia de uma clula ou o seu comportamento. Pode incluir itens como cor, tamanho, bordas, fonte, corpo e cor usados em caracteres, alinhamento destes caracteres e modo de exibio de nmeros. Um conjunto de formatos chamado de estilo.
FRMULA
Expresso matemtica inserida em uma clula que calcula um valor numrico a partir de uma combinao de constantes, operadores aritmticos e (freqentemente) valores de outras clulas da planilha. Todas as frmulas, obrigatoriamente, devem iniciar com o caracter =. Uma frmula tambm pode conter uma funo.
74 FUNO
Operao ou conjunto de operaes que podem ser executadas com os valores de uma ou mais clulas selecionadas, endereos de clulas ou outros dados. As funes so incorporadas a frmulas.
INTERVALO
Conjunto de planilhas.
PLANILHA
Grade de clulas nas quais possvel inserir dados que depois podem ser manipulados.
PREENCHER
O que se v em uma clula seu valor. Ele pode ser numrico (nmeros ou datas) ou pode ser texto. Existem valores constantes e valores variveis (so calculados por frmulas que usam valores de outras clulas). Uma clula vazia tem o valor zero.
VALOR NUMRICO