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Seguridad en Access

Objetivos:

Mediante las herramientas de Access, vamos a procurarnos una seguridad bastante buena en nuestras BD.

1. Disponer de una Base de Datos que, solo la persona que disponga de un archivo xxxxxxxx.MDW

determinado que además conozca un código de usuario concreto y su contraseña asociada, sea capaz de entrar en ella.

2. Esta persona, que será la propietaria de la base de datos, podrá crear grupos de usuario y usuarios a los

que podrá dar autorizaciones de uso concretas.

3. Nadie podrá llevarse la base de datos SEGURA a otro sistema Access y acceder a ella, ni como

administrador, ni como ningún otro usuario, excepto que se haya llevado también nuestro xxxxxxxx.MDW y sepa además, nuestro código de usuario y nuestra contraseña.

Para conseguir esto, se deben tener conocimientos de los Grupos de Trabajo Access (el trabajo con los ficheros con extensión .MDW o .MDA).

Access, incorpora unos ficheros (en versiones 7.0 y 97 con extensión .MDW y en versión 2.0 con extensión .MDA) en los que guarda los valores de seguridad. Se accede a estos ficheros desde Access, Herramientas Seguridad Administrador de Grupos de Trabajo ó utilizando el ejecutable WRKGADM.EXE que suele encontrarse en el directorio de Access o en el directorio \Windows\System.

directorio de Access o en el directorio \Windows\System . Fig.1: Administrador de grupos de trabajo. El

Fig.1: Administrador de grupos de trabajo.

El nombre que suele aparecer para el ejecutable es, Administrador para trabajo en grupo. Access trae por defecto un fichero el SYSTEM.MDW (SYSTEM.MDA en Access 2), normalmente en el mismo directorio, el cual contiene dos Grupos de usuarios: Administradores y Usuarios y, un único usuario llamado Administrador.

dos Grupos de usuarios: Administradores y Usuarios y, un único usuario llamado Administrador. Fig. 2 Página

Fig. 2

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Si se ejecuta Access, se entra en cualquier base de datos y se selecciona del menú Herramientas la opción Seguridad/Cuentas de usuario y de grupo, se puede comprobar en el cuadro de diálogo que se visualiza, que en el cuadro combinado Usuario/Nombre aparece el usuario Administrador y bajo en el cuadro de lista Grupos disponibles, los dos grupos indicados anteriormente Administradores y Usuarios. Todo lo anterior existía, aunque no se intuyera.

Usuarios . Todo lo anterior existía, aunque no se intuyera. Fig. 3 Cuando se inicia Access,

Fig. 3

Cuando se inicia Access, el programa se conecta al fichero SYSTEM.MDW, del directorio Access, y por lo tanto, por defecto se entra en las bases de datos como Administrador, y por ello se puede hacer de todo con ellas.

Administrador , y por ello se puede hacer de todo con ellas. Fig. 4 Lo que

Fig. 4

Lo que hay que hacer para asegurar una base de datos es crear un nuevo fichero para trabajo en grupo, es decir un nuevo xxxxxxxx.MDW. Para ello ejecutar WRKGADM.EXE y ahí se verá que, sin saberlo, se está conectado a SYSTEM.MDW, (es el archivo que aparece en la línea Archivo de información, ver Fig. 1), el cuadro de diálogo tiene un botón para crear un nuevo archivo (seguir sus instrucciones, leyendo todo y anotando cuidadosamente todo lo que diga en él, que hay que anotar).

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Fig. 5 Cuidado a la hora de grabar pues propone reemplazar SYSTEM.MDW , eso no

Fig. 5

Cuidado a la hora de grabar pues propone reemplazar SYSTEM.MDW , eso no debe hacerse, déle otro nombre.

SYSTEM.MDW , eso no debe hacerse , déle otro nombre. Fig. 6 Pongamos por caso que

Fig. 6

Pongamos por caso que se crea un archivo llamado PRUEBSEG.MDW (mejor ubicarlo en el mismo directorio en el que se encuentra la base de datos que se pretende asegurar). Por defecto, al crearlo, Access queda conectado a dicho grupo de seguridad. Se puede comprobar saliendo y volviendo a entrar.

La línea Archivo de información contiene ahora el nombre del nuevo fichero .MDW. Salir de nuevo.

ahora el nombre del nuevo fichero .MDW . Salir de nuevo. Fig. 7 Ahora, se puede

Fig. 7

Ahora, se puede uno conectar (antes de ejecutar el propio Access) con WRKGADM.EXE, a uno u otro grupo de trabajo.

Al entrar en Access habiéndose conectado previamente al nuevo grupo, no aparecen las últimas bases de datos abiertas, sino que el lugar aparece vacío; esto es porque en el archivo MDW, además de grupos de usuarios y usuarios, guarda también esta información.

Ahora vamos a empezar a hacer, una Base de Datos Segura:

* Asegurarse de estar conectado al grupo PRUEBSEG.MDW

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* Abrir Access y, sin abrir ninguna base de datos, elegir del menú Herramientas la opción Cuentas de usuario y de grupo. Aparece un cuadro de diálogo más confuso de lo que a primera vista parece.

Observar que está abierta la pestaña Usuarios y que en el cuadro combinado Nombre sólo aparece el usuario Administrador.

combinado Nombre sólo aparece el usuario Administrador . Fig. 8 * Pulsar el botón Nuevo para

Fig. 8

* Pulsar el botón Nuevo para crear un nuevo usuario; se solicitará Nombre para el nuevo usuario e

Id.personal; este no es importante y se puede poner el mismo nombre en los dos sitios para no provocar más confusión.

nombre en los dos sitios para no provocar más confusión. Fig. 9 * Introducir en ambas

Fig. 9

* Introducir en ambas casillas PruebasAdmin y Pulsar Aceptar. Verificar que el Nuevo Usuario, aparece

en el cuadro combinado y que, por defecto lo ha incluido en el "Grupo Usuarios", comprobar si en el cuadro de lista de abajo a la derecha aparece dicho grupo y señalar Administradores, en el cuadro de lista de la izquierda.

* Pulsar el botón Agregar>>. Ahora el nuevo usuario, también pertenece al grupo Administradores. Cualquier usuario que se cree puede pertenecer a más de un grupo de usuarios.

* Pulsar la pestaña Cambiar contraseña de conexión. Aparece un cuadro de diálogo para cambiar la

contraseña del usuario actual. Observar que indica que el usuario actual es el Administrador (no PruebasAdmin). Dejar en blanco el valor Contraseña anterior y teclear el mismo valor en Contraseña nueva y Confirmación. Pulsar Aceptar. Lo que se acaba de hacer es poner una contraseña al Administrador de Access y, a partir de este momento, cuando se ejecute Access conectado al grupo de usuarios PRUEBSEG.MDW, siempre pedirá usuario y contraseña (Atención, así como la opción usuario

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no distingue entre mayúsculas y minúsculas, la de contraseña si lo hace por lo que debes teclear los valores exactamente iguales).

* Hacemos la prueba, salimos de Access y al intentar entrar de nuevo, Access pedirá usuario y

contraseña. Si queremos entrar como Administrador, deberemos teclear Administrador y la Contraseña

que le hayamos puesto. Compruébalo.

* Ahora sal de access y vuelve a entrar con el usuario PruebasAdmin, como al mismo no le hemos asignado contraseña hay que dejar este lugar en blanco.

* Una vez dentro, se puede poner a dicho usuario una contraseña. Ni siquiera el administrador tiene

capacidad para asignar ni ver contraseñas ajenas. Lo que se puede hacer es borrar las contraseñas (que

siempre es útil para el usuario inútil, al que se le olvida la contraseña). Asígnale una contraseña a PruebasAdmin. Salir de nuevo de Access.

* Cambia de grupo y conectate al grupo de toda la vida: SYSTEM.MDW y, una vez hecho, entrar de nuevo en Access, notando que ahora todo vuelve a la normalidad; se verán las llamadas, 'antiguas' bases de datos, que no se pide contraseña, etc.

ASEGURAR UNA BASE DE DATOS

1. Conectarnos al grupo de trabajo seguro (en nuestro caso PRUEBSEG.MDW).

2. Abrir ACCESS, entraremos con nuestro usuario seguro: PruebasAdmin.

3. Crear una base de datos vacía, la llamaremos BaseDatosSegura.MDB

4. Importar a la misma todas las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos desde la base

de datos que queremos hacer segura. (En Access 7, 97 y 2000, menú: Archivo/Obtener datos externos/Importar

)

Acabamos de crear una base de datos cuyo propietario es PruebasAdmin del grupo de trabajo PRUEBSEG.MDW.

5. Con la base de datos nueva abierta, entrar en el menú Herramientas/Seguridad /Cuentas de usuario

y de grupo

6. Al usuario Administrador quitarlo del grupo Administradores.

7. Asegurémonos de que el usuario PrubasAdmin pertenece a Administradores y a Usuarios.

8. Ir al menú Herramientas/Seguridad/Permisos de usuario y de grupo

9. Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario PruebasAdmin, en el combo Tipo de objeto seleccionar

Base de datos (cuidado está oculta antes del valor que toma por defecto: Tabla). Poner las marcas en todos los check box. Elegir en Tipo de objeto el valor Tabla, seleccionar de la lista Nombre de objeto, todas las tablas, incluyendo el valor Tablas/consultas nuevas, poner marcas en todos los check box (lo mas fácil es quitar la marca en el check Administrar y volverselo a poner). Elegir todos y cada uno de los tipos de objeto y hacer lo mismo para cada uno de ellos.

En este momento el usuario PruebasAdmin es dueño y señor de todo.

10. Elegir lista de usuarios, seleccionar el usuario Administrador, en el combo Tipo de objeto seleccionar

Base de datos. Quitar las marcas a los check box: Abrir o Ejecutar, Abrir en modo exclusivo y

Administrar.

11. Elegir lista de grupos, seleccionar el grupo Administradores, y hacer lo mismo del punto anterior:

elegir Base de datos, quitar marcas

12. Seleccionar ahora el grupo Usuarios, y hacer lo mismo.

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¡¡ Nuestra base de datos ES SEGURA. !! Comprobémoslo.

1. Cerremos Access.

2. Nos conectaremos al grupo de trabajo SYSTEM.MDW.

3. Entramos en Access (por defecto entramos como Administrador).

4. Intentemos abrir nuestra base de datos segura. Nos dará un mensaje más o menos así:

No tiene los permisos necesarios para acceder al objeto, etc.

5. Intentemos crear en este SYSTEM.MDW un usuario PruebasAdmin igual al que tenemos creado en

PRUEBSEG.MDW. Recordemos que para que podamos entrar con este usuario deberemos poner una contraseña al usuario Administrador de este grupo de trabajo.

6. Entremos en Access como este usuario, tampoco nos deja entrar.

7. Nos conectamos a PRUEBSEG.MDW y entramos como Administrador, intentamos abrir la base de

datos segura y

tampoco.

Sólo podemos acceder a ella con nuestro usuario PruebasAdmin estando conectados a PRUEBSEG.MDW y solo el que conozca la contraseña de dicho usuario podrá entrar en la misma.

Ahora podemos empezar a crear nuevos grupos de usuarios y nuevos usuarios y empezar a otorgar permisos al uso de tablas y consultas, y formularios

Ejercicio

Establece una política de seguridad para una base de datos concreta Te pido que en un papel anotes la información necesaria sobre los siguientes puntos:

Crear un nuevo grupo de trabajo (el nombre).

Crear los usuarios necesarios (especifica cuales). Establecer una contraseña para cada usuario.

Agrupar los usuarios según necesidades.

Determinar que puede hacer cada usuario.

Este papel deberás pasárselo a un compañero para que realice las operaciones necesarias en su equipo.

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