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Barra de frmulas
Libro de Trabajo
Nota: Los archivos creados con Excel 2003 se denominan libros, porque poseen varias hojas para que el usuario ingrese informacin o cree varias planillas. Cada hoja de un libro de Excel est formada por 256 columnas (nombradas con letras A, B, ... Z, AA, AB, ...) y 65536 filas (identificadas mediante nmeros); la interseccin entre una fila y una columna se denomina celda y sta se nombra con la letra de columna y el nmero de la fila (A1, C14, etctera), tal como se ejemplifica en la figura 1.3.
Cursor
Ingresando informacin
Cuando inicie una sesin de Excel 2003, siempre tendr disponible un archivo o libro para trabajar. Dentro de cada una de las celdas que conforman las hojas de un libro, podr ingresar: textos, nmeros, fechas, frmulas y funciones. La informacin de cada celda se alinear, dentro de la misma, segn el tipo de dato ingresado. Por ejemplo, los nmeros y las fechas se alinearn a la derecha, mientras que el texto lo har a la izquierda.
Nota: A esta altura debemos aclarar que si en una celda ingresamos letras y nmeros, el dato de la misma ser considerado como alfanumrico (texto general), por lo que se alinear a la izquierda y no ser apto para efectuar clculos. Cuando escriba datos en una celda podr finalizar el ingreso con la tecla ENTER. Al pulsar esta tecla estaremos confirmando el dato ingresado. Inmediatamente Excel lo almacenar en la celda activa y desplazar el cursor hacia la celda que se encuentra debajo de aquella. Tambin puede terminar el ingreso pulsando las teclas de movimiento de cursor, y el mismo se mover en la direccin indicada por tecla pulsada. 1. Con el cursor ubicado en la celda A1 escriba un nombre, por ejemplo: Ivan. 2. Pulse la tecla ENTER y el cursor pasar a la celda de abajo (A2). 3. Escriba un nmero, por ejemplo: 7. 4. Pulse la tecla ENTER, nuevamente bajar el cursor. 5. Escriba una fecha, con el formato de da/mes/ao, por ejemplo: 8/8/90. 6. Pulse la tecla ENTER y observar que automticamente se agreg el cero a la izquierda del mes, el ao 90 fue reemplazado por 1990 y la fecha se aline a la derecha de la celda (igual que los nmeros). 7. Ingrese ahora una fecha invlida (por ejemplo 45/33/50). 8. Pulse la tecla ENTER y comprobar que Excel almacen el dato, pero ste qued alineado sobre el lado izquierdo (figura 1.4).
Nota: Esto se debe a que la informacin ingresada no fue reconocida como una fecha vlida. La misma pasa a ser entonces un dato alfanumrico (un texto cualquiera) porque, como ya dijimos, son considerados como valores (informacin numrica) slo aquellos datos que contienen nada ms que nmeros.
Nota: Mientras ingresa informacin en una celda, en la barra de frmulas aparecen dos iconos: una cruz roja y un tilde verde (figura 1.5) cuyas funciones detallamos a continuacin: La cruz roja equivale a la tecla ESC y sirve para cancelar el ingreso de la informacin; si estaba escribiendo en una celda vaca, al hacer un clic sobre este icono, la celda continuar vaca. Iconos de la barra El tilde verde equivale a la tecla de funciones ENTER y sirve para confirmar el ingreso en la celda.
Seleccin de rangos
Utilizaremos en el resto de este libro las palabras rango o bloque para referirnos a un grupo de celdas. 1. Posicione el puntero del mouse sobre la primera celda de la planilla: A1. 2. Pulse y, sin soltar arrastre hacia abajo o hacia los lados. Observe (figura 1.6) que mientras arrastra, las celdas toman el color celeste de fondo y la primera celda contina con el fondo blanco, pero forma parte de la seleccin.
Figura 1.6: Rango seleccionado
Cuidado: Verifique, antes de comenzar a seleccionar, que el puntero del mouse tenga el formato de cruz blanca, porque si tiene formato de flecha lo que har es mover la celda en lugar de seleccionarla. Hemos seleccionado un rango con el mouse. En el prximo captulo haremos algunos clculos sencillos sobre bloques de celdas, como por ejemplo sumar todas las celdas de importes para obtener un total. En ese caso, para hacer referencia a todas las celdas de ese rango o bloque deber indicar la primera y la ltima celda que lo componen. Por ejemplo, para referirnos al rango de la figura 1.6 escribiremos A1:A3, y para hacerlo con el de la derecha escribiremos A1:B4 usando siempre los dos puntos (:) para separar los nombres de las celdas.
Nota: Adems de seleccionar un rango simple, como el indicado anteriormente, usted podr seleccionar "mltiples rangos", es decir grupos de celdas no adyacentes. Por ejemplo, si desea seleccionar los rangos A1:A5 y C1:D6, deber proceder de la siguiente forma: 1. Seleccione el primer rango: A1:A5, de la forma ya indicada. 2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL. 3. Posicione el puntero del mouse en la primera celda del segundo rango a marcar, por ejemplo: C1. 4. Arrastre el mouse hasta la ltima celda a seleccionar, en este caso D6. 5. Suelte el mouse y luego la tecla; podr visualizar los rangos seleccionados, tal como lo muestra la figura 1.7.
Nota: Si necesita seleccionar varias columnas, por ejemplo desde la B hasta la F, deber colocar el mouse sobre el rtulo de la primera columna y pulsar y arrastrar hasta la ltima que desea seleccionar. De similar forma deber proceder si desea seleccionar varias filas.
Sugerencia: Si necesita seleccionar toda la hoja del libro, no necesitar arrastrar el mouse sobre todas las filas o columnas, sino que podr hacer un clic en el botn que aparece en el ngulo superior izquierdo de la hoja, tal como muestra la figura 1.10.
Nota: De la misma forma en que trabaja con los rangos, podr seleccionar filas y columnas no adyacentes, es decir, utilizando la tecla CONTROL entre los bloques de filas y columnas seleccionados. La figura 1.11 muestra cmo quedan seleccionadas las columnas A y C y las filas 3 a la 5 de la columna B.
Borrando el contenido
La informacin ingresada en las celdas puede ser eliminada de una forma fcil y gil. Para ello es preciso seleccionar el bloque de celdas cuyo contenido se desea borrar y luego pulsar la tecla SUPRIMIR.
Cuidado: Esta forma de borrar elimina solamente el contenido de las celdas, no el formato que tiene aplicado. Es por esta razn que las lneas y colores, que ms adelante
Nota: Para borrar el contenido y los formatos (de nmeros, de apariencia, etc.) que posean las celdas, deber proceder de la siguiente forma: 1. Seleccione el bloque de celdas cuyo contenido desea eliminar. 2. En el men Edicin, elija la opcin Borrar y podr observar las distintas opciones de borrado, tal como las muestra la figura 1.12. Observe que podr elegir si borra el formato y conserva la informacin de la celda o viceversa.
3. Haga un clic en la opcin Todo que eliminar el contenido ms los formatos contenidos en las celdas seleccionadas.
El comando deshacer
Si comete un error (por ejemplo, borrar celdas accidentalmente) Excel 2003 le permite deshacer las acciones que ejecut incorrectamente. Para ello cuenta con un comando, llamado Deshacer, que deshace las acciones ejecutadas, recuperando la informacin que se perdi accidentalmente. Este comando
3. Haga un clic sobre la ltima accin que desea deshacer y todas las acciones seleccionadas quedarn eliminadas. Nota: Si deshizo ms operaciones de las deseadas, puede utilizar el icono de rehacer, que se encuentra a la derecha del icono que utiliz para desandar las acciones.
Guardar el libro
Cuando finalice la planilla o libro que est creando es recomendable que lo guarde, ya sea en el disco rgido de su computadora o en un disquete. De esta forma podr volver a utilizarlo para modificarlo o crear uno nuevo a partir de la informacin escrita en el mismo. Nota: Si bien en este captulo no ha creado ninguna planilla, sino que ha reconocido el terreno donde se mover, igualmente guarde el archivo y de esta forma podr practicar este procedimiento. 1. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. Como el archivo es nuevo y no tiene nombre, aparecer el cuadro de Guardar como, tal como muestra la figura 1.14 de la pgina siguiente.
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2. En el recuadro Nombre de archivo, que actualmente contiene "Libro1" (el nombre que por omisin le asigna Excel 2003), escriba el nombre que tendr el documento. 3. En el recuadro Guardar en, podr elegir la unidad de disco donde desea almacenarlo. Por omisin, Excel 2003 asume que ser en la carpeta Mis documentos, que est en el disco rgido. 4. Haga un clic en el botn Guardar.
Nota: Guardar almacena los cambios efectuados en el mismo archivo. Si por alguna razn necesitara guardar la planilla en otro archivo para tener una copia o una versin diferente del original, deber utilizar la opcin Guardar como, del men Archivo. Sugerencia: Si tiene que realizar un trabajo largo o importante, es recomendable que vaya guardando el archivo a medida que trabaja sobre la planilla; de esta forma, estar protegido ante cualquier falla del equipo que pudiera provocar la prdida de datos.
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Cerrando un archivo
Excel 2003, as como muchas de las aplicaciones del entorno de Windows 95, permiten trabajar con varios archivos a la vez. Esto significa que puede mantener abiertos varios libros o planillas a la vez, pero si no desea mantenerlos abiertos podr cerrarlos utilizando la opcin Cerrar, del men Archivo. Tambin puede utilizar el botn de cerrar que est a la derecha de la ventana, debajo del que cierra el programa (figura 1.15).
Nota: Si intenta cerrar la ventana del libro actual aparecer un cuadro preguntndole si desea guardarlo (esto siempre y cuando hayamos modificado la planilla leida). Pulsando el botn S, Excel 2003 proceder a almacenar el documento en el disco (figura 1.16).
Abriendo un libro
Todos los archivos o libros creados con Excel 2003 pueden abrirse utilizando el men (o el icono de la barra de herramientas) o el panel de tareas. Tcnica 1: Abrir un archivo desde el men o el icono. 1. En el men Archivo, elija la opcin Abrir o haga un clic en el icono correspondiente. Visualizar el cuadro de la figura 1.17. 2. En el recuadro Buscar en, elija la carpeta donde est almacenado el documento. Luego ver la lista de los archivos de Excel guardados en la misma. 3. Haga un clic sobre el nombre del archivo que desea abrir. 4. Haga un clic en el botn Abrir. El archivo aparecer dentro de la ventana de Excel 2003.
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Nota: En la ventana de abrir un archivo tambin puede hacer doble clic sobre el nombre del libro a abrir y ste aparecer en la ventana de Excel 2003.
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Sugerencia: Excel 2003 muestra, en la parte inferior del men Archivo, la lista de los ltimos archivos abiertos. Si usted desea abrir un archivo que us recientemente, puede hacer un clic en el men Archivo y luego en el nombre del archivo a abrir. Tcnica 3: Abrir un archivo desde el panel de tareas. 1. En el men Ver, elija la opcin Panel de tareas, si no lo est visualizando. El panel de tareas, presentar la lista de las opciones para abrir un libro existente, o crear uno nuevo, tal como lo muestra la figura 1.18. 2. Haga un clic en el nombre del archivo que desea abrir. El archivo aparecer en la ventana de Excel.
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Nota: Si est trabajando con un libro que todava no guard, al ejecutar el procedimiento para salir del programa, Excel 2003 le preguntar (figura 1.16) si desea guardar el archivo que estuvo creando. Esto le permitir guardar la informacin y luego salir de la aplicacin.
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1. Posicione el cursor en la celda A1. 2. Escriba el ttulo de la planilla, por ejemplo: Listado de precios. 3. Pulse dos veces la tecla ENTER para confirmar el ingreso del ttulo y dejar una lnea en blanco. El cursor quedar ubicado en la celda A3. 4. Escriba el primer ttulo de columna: Cdigo. 5. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la informacin y pasar a la siguiente columna. 6. Escriba el ttulo de columna: Descripcin. 7. Pulse la tecla TAB para confirmar el ingreso de la informacin y pasar a la siguiente columna. 8. Escriba el ttulo de columna: Compra. 9. Pulse nuevamente TAB para pasar a la siguiente columna.
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Tcnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla. 1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que, como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER. 2. Pulse y mantenga la tecla CONTROL durante los prximos tres pasos. 3. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que el puntero adopta el formato de una cruz negra. 4. Pulse all y sin soltar el botn comience a arrastrar el mouse hacia abajo. Observe que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo ms y un cartelito indicador, que le mostrar el nmero que colocar en las celdas sucesivas, tal como lo muestra la figura 2.4.
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Cuidado: Cuando utilice acciones de mouse junto con teclas, recuerde que primero debe soltar el mouse y luego la tecla, ya que si invierte el orden, la funcin que cumpla la tecla podra quedar cancelada. Tcnica 1: Crear una serie utilizando el una tecla. 1. Con el cursor ubicado en la celda A4 escriba el primer valor de la serie que, como dijimos es: 100, pero luego no pulse ENTER. 2. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que el puntero adopta el formato de una cruz negra. 3. Arrastre el mouse hacia abajo hasta la celda que desea completar. Observe que mientras arrastra, al puntero se le agrega un signo ms y un cartelito indicador, que le mostrar el mismo nmero que contiene la celda de origen. 4. Libere el botn del mouse, y observe el icono que aparece en el ngulo inferior derecho del rango que est seleccionado. 5. Haga un clic en el control del icono que apareci despus de copiar la celda, y visualizar la lista de las opciones para copiar o armar una serie, tal como se exhibe en la figura 2.5. 6. Haga un clic en la opcin Rellenar serie, y la serie de nmeros correlativos quedar armada.
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1. Seleccione el rango que desea llenar, incluyendo la celda que contiene al primer valor de la serie. 2. En el men Edicin, elija la opcin Rellenar y visualizar las listas de las opciones para completar el rango seleccionado. 3. Haga un clic en la opcin Series y aparecer el cuadro que muestra la figura 2.6.
4. En el recuadro Tipo, elija el tipo de serie, por ejemplo: Lineal. 5. En el recuadro Incremento, especifique el intervalo que desea entre los nmeros de la serie. 6. Haga un clic en el botn Aceptar y la serie quedar armada.
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Nota: Si el campo tomado como base contiene una fecha, al emplear cualquiera de los dos procedimientos anteriores crear una serie de fechas. Si utilizamos el segundo mtodo (empleando el cuadro de la figura 2.5), aparecer activa la opcin Cronolgica; podemos aqu activar tambin la casilla Das laborables para generar una serie con slo los das laborables, sin incluir los sbados y domingos.
El Autocompletar
El Autocompletar es una herramienta de Excel 2003 que, mientras usted va ingresando la informacin de una columna, podr completar el dato cuando escriba los primeros caracteres similares de otra celda (de la misma columna). 1. Posicione el cursor en la celda B4 para ingresar la descripcin del primer producto. 2. Escriba la primera descripcin, por ejemplo: Marcos de madera N 8. 3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente lnea. 4. Escriba la descripcin siguiente: Pincel chato N 6. 5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente lnea. 6. Escriba una descripcin que comience con la inicial de una ya ingresada, por ejemplo: con la letra M y Excel 2003 completar la celda con la misma informacin que estaba en la columna, tal como lo muestra la figura 2.7.
7. Pulse la tecla F2 y luego la tecla FIN para indicar a Excel que desea modificar el contenido de la celda y desplazar el cursor al final del texto. 8. Pulse la tecla RETROCESO para borrar el nmero 8 y escriba el nmero 12. 9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y pasar a la siguiente lnea. 10. Complete la tabla con la informacin de la figura 2.8.
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Nota: Observe que la informacin ingresada en la columna Descripcin supera el ancho de la columna, pero se visualiza como si ocupara dos celdas. Esta forma de mostrar la informacin es posible si no hay datos en la siguiente columna (la del precio de compra). Por lo tanto, es recomendable ampliar ya la columna antes de continuar cargando informacin.
Figura
2. Con el puntero del mouse con formato de cruz con flechas, haga doble clic y la columna tomar el ancho que tiene la entrada o el texto ms largo incluido en ella.
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2. Con el puntero con formato de cruz con flecha, comience a arrastrar. Visualizar un cartel indicador del tamao de la columna, como lo muestra la figura 2.11, cuyo valor variar a medida que usted mueva el mouse.
3. Cuando consiga el tamao deseado, libere el mouse y la columna tomar el ancho indicado. 4. Complete los precios de compra con la informacin de la figura 2.12.
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Sugerencia: Para escribir nmeros con decimales es recomendable utilizar el sector numrico del teclado, porque si bien tiene el punto decimal, el mismo se convertir en coma (,) si tiene definido este separador en Windows. Cuidado: Si escribe un nmero con el punto (.) del teclado principal y tiene definido, en Windows, como separador decimal a la coma (,) el nmero no ser considerado como tal y no servir para realizar clculos.
Las frmulas
En las celdas se pueden ingresar frmulas tan complejas como resulte necesario, pues en cuanto a capacidad de clculo, Excel 2003 es mucho ms poderoso que la calculadora cientfica ms completa del mercado. Para indicarle a Excel que ingresar una frmula anteponga el signo igual (=); todo lo que ingrese a continuacin ser entonces evaluado como frmula. Una frmula incluye referencias a las celdas que contienen la informacin para los clculos, relacionadas mediante los siguientes operadores matemticos: + * / ^ Sumar. Restar. Multiplicar. Dividir. Potencia.
Para el ejemplo que se est creando, se estimar que el precio de venta ser un 20% superior al precio de compra y que la ganancia resultar de la diferencia entre ambos precios. 1. Posicione el cursor debajo del ttulo Venta, en este caso la celda D4, para crear la primera frmula. 2. Escriba la siguiente frmula: =C4*1,2.
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4. Realice el mismo procedimiento para copiar la frmula de la celda E4 (el clculo de ganancia). Nota: Cuando copia una frmula, Excel toma las referencias de las celdas como relativas, por lo que para la fila 5 las celdas son C5 y D5 y as sucesivamente. Esto es lo que se denomina: referencia relativa. Sugerencia: Si tiene que copiar varias frmulas, puede seleccionarlas previamente y luego usar el manejador, como puede verse en la figura 2.15.
Sumando columnas
Excel 2003 dispone de muchas funciones que agilizan la construccin de los clculos; una de ellas es la que permite sumar un grupo de celdas. Nota: Las funciones tambin deben comenzar con el signo igual (=), continuar con el nombre y por ltimo, parntesis de apertura y cierre, donde se indicar (en algunos casos) parmetros o rangos. 1. Posicione el cursor en la celda A11. 2. Escriba el ttulo: Total.
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4. Haga un clic en el icono de autosuma y habr creado una frmula basada en la funcin SUMA, tal como muestra la figura 2.16. Observe que aparecen seleccionados los precios, slo falta confirmar si el rango es el correcto.
5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar el clculo. 6. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y, cuando aparezca el formato de cruz negra ... 7. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para obtener la suma de las restantes columnas. La figura 2.17 muestra el resultado de los clculos realizados.
Referencias Absolutas
La referencia absoluta es una direccin de celda cuyos componentes estn precedidos por el signo pesos ($); por ejemplo la direccin $A$5 se refiere en forma absoluta a la celda A5 y, en este caso, cuando la frmula es copiada, estas direcciones no varan como ocurra en el ejemplo anterior. Debido a que es bastante frecuente el uso de referencias absolutas, incluiremos en el ejemplo una columna que realice un clculo donde intervenga una referencia de este tipo.
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Esta ltima suma siempre dar como resultado la unidad y entenderemos rpidamente el porqu de esta afirmacin si analizamos la siguiente ecuacin: Si Total = a+b+c+d entonces... a --------Total Nota: Si no utiliza la referencia absoluta aparecer, en cada celda donde copie la frmula, el error #DIV/0!. b + --------Total + c --------Total + d --------- = Total a+b+c+d ------------- = 1 a+b+c+d
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Sugerencia: Modifique los anchos de columnas, como se indic en el captulo anterior, para visualizar correctamente la informacin de las columnas de la planilla. Utilice el ancho automtico para todas las columnas.
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Sugerencia: Para realizar una copia rpida, especialmente si la planilla contiene muchas filas, puede posicionar el puntero del mouse sobre el manejador y hacer doble clic. Automticamente, Excel copiar la o las frmulas hasta la ltima fila que contenga informacin en la planilla. 1. Posicione el cursor en la celda F14, debajo de la cantidad de hijos. 2. Escriba el ttulo de fila: Total:. 3. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 4. Escriba el ttulo de fila: Promedio:. Si no se visualiza en forma completa, no ensanche la columna, porque luego se le cambiar la alineacin y se ver correctamente. 5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 6. Escriba el ttulo de fila: Mximo:. 7. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 8. Escriba el ttulo de fila: Mnimo:. 9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el dato ingresado. 10. Seleccione el rango G14:J14 para calcular el total de todas las columnas con una operacin. 11. Haga un clic en el icono de autosuma y obtendr los totales de todas las columnas: Sueldo Bsico, Jubilacin, Obra Social y Sueldo Neto, tal como aparece en la figura 2.21.
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12. Posicione el cursor en la celda G15 para calcular el promedio de los sueldos bsicos. 13. Escriba la funcin: =PROMEDIO(G2:G13). 14. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 15. Escriba la funcin: =MAX(G2:G13). Con esta funcin se calcula el sueldo mximo que se paga. 16. Pulse la tecla ENTER para pasar a la fila siguiente. 17. Escriba la funcin: =MIN(G2:G13). Con esta funcin se calcula el sueldo mnimo que se paga. 18. Pulse la tecla ENTER para confirmar la frmula ingresada. 19. Seleccione los tres clculos realizados. 20. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y ver que aqul adopta el formato de una cruz negra. 21. Haga un clic y arrastre hacia la derecha para que los clculos se efecten para todas las columnas de la planilla. La figura 2.22 muestra parte de la planilla, pero ya con el resultado de los clculos.
Nota: Todas las funciones bsicas, las puede obtener utilizando el icono que calcula la suma, haciendo un clic en el control del mismo y eligiendo la funcin que desea utilizar. La figura 2.23 muestra las funciones que calcula en forma automtica dicho icono.
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1. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. 2. Indique el nombre del archivo, por ejemplo: Sueldos y Jornales. 3. Haga un clic en el botn Guardar.
Usando el Autoformato
Autoformato es una galera de formatos de tablas pre-armados. Utilizar autoformatos es muy sencillo, bastar con que seleccione alguna de las opciones de la lista (figura 2.24) para que su tabla adquiera una apariencia verdaderamente profesional. Cada uno de estos formatos que, como vemos en la figura 2.20 se identifica mediante un nombre, contiene tipos de letras, colores de fondo, lneas, recuadros y en suma, todas las caractersticas de formato necesarias, las que se aplicarn a la tabla en un solo paso. Veamos: 1. Posicione el cursor dentro de la planilla. No importa la celda donde est, basta con que se encuentre dentro del bloque o rango que comprende a la planilla.
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2. En el men Formato, elija la opcin Autoformato y visualizar el cuadro que muestra la figura 2.24. 3. Utilizando la barra de desplazamiento de la derecha ubique el modelo que desea aplicar, y pulse sobre el mismo para seleccionarlo. 4. Haga un clic en el botn Aceptar. La figura 2.25 muestra cmo queda un modelo de Autoformato una vez aplicado.
Nota: Si est de acuerdo con el aspecto de la muestra en general pero desea que no se aplique alguno de los tipos de formato incluidos en la opcin (por ejemplo, si las
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Formatos numricos
Excel 2003 muestra los nmeros tal cual fueron ingresados o calculados. Este formato, llamado General, no siempre es el ms adecuado para mostrar los datos de todas las celdas de una planilla; puede ocurrir que en algunos casos necesite ms decimales (o menos), en otros agregar o quitar signos de moneda, etc. Si bien se aplic un modelo de Autoformato, ste cambi el aspecto del trabajo pero, no modific el formato de los nmeros. Probaremos ahora de cambiar los formatos numricos para conseguir una mejor legibilidad de los datos que se presentan. 1. Seleccione los nmeros de los precios de compra, venta y ganancia (el rango C4:E11). 2. Haga un clic en el icono que aumenta los decimales y todos los nmeros mostrarn un decimal. 3. Repita el paso anterior para obtener nmeros con dos decimales.
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Centrando el ttulo
Nos falta ahora mejorar el aspecto del ttulo de la planilla. Cambiaremos tipo de letra, tamao y atributos para adecuar el ttulo al formato que aplicamos a la tabla. Como primera medida, centraremos el ttulo en el ancho de la planilla.
1. Seleccione el bloque de celdas donde desea centrar el ttulo, en este caso el rango A1:F1. 2. Haga un clic en el icono que centra y combina las celdas y el ttulo quedar centrado en la planilla (combinar las celdas significa unirlas para que formen una sola). 3. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra y visualizar las tipografas que podr elegir, tal como lo muestra la figura 2.29. 4. Elija el tipo de letra que desea aplicar, por ejemplo: Times New Roman. 5. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao y visualizar los tamaos que puede elegir. 6. Elija un tamao adecuado para un ttulo, 20 puntos, por ejemplo.
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10. Haga un clic en el control del icono que cambia el color del fondo de las celdas y visualizar la paleta de colores disponible, que es similar a la utilizada para el color de las letras. 11. Elija el color que desea aplicar al fondo. La figura 2.31 muestra cmo queda el ttulo con los atributos aplicados.
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Y ahora, para terminar: 1. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. 2.Ingrese el nombre del archivo, por ejemplo: Precios. 3. Haga un clic en el botn Guardar. Sugerencia: Si va a utilizar frecuentemente las paletas de colores, ya sea para el texto o para el fondo, es recomendable que stas permanezcan abiertas en la ventana de trabajo. De esta forma, podr seleccionar directamente los colores pulsando sobre las muestras. Para que una paleta permanezca en la pantalla, primeramente la abrir de la manera que ya vimos. Luego pulsar sobre el borde gris oscuro que aparece en la parte superior y arrastrar hacia abajo. Al liberar el botn obtendr la paleta fija (figura 2.32).
Cuando desee cerrar una de estas paletas, slo deber hacer un clic en el botn de cerrar que aparece a la derecha de la barra de ttulos de la misma.
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3 - Herramientas tiles
Adems de conocer la forma de trabajar con las planillas y los libros de Excel, es importante que aprenda a manejar ciertas herramientas. Algunas de estas herramientas actan mientras usted trabaja en la creacin y modificacin de los documentos y otras estarn listas para ayudarle cuando usted las necesite. En este captulo aprender a utilizar estas herramientas que le ayudarn a trabajar ms rpidamente y lograr mejores resultados.
Copiar informacin
Para reutilizar informacin de una planilla en otra parte de la misma debemos usar la tcnica de copiar. Para copiar se utiliza un rea reservada en memoria llamada Portapapeles que almacena en forma temporaria el texto u objeto copiado mientras no finalicemos la sesin de trabajo. La informacin copiada permanece en el Portapapeles hasta tanto sea reemplazado por un nuevo objeto. Este puede ser copiado a otra parte de la planilla actual o a otras, o bien incluso a otras aplicaciones Office o no. Para copiar utilizando el men siga estos pasos: 1. Seleccione las celdas que desea copiar. 2. En el men Edicin, elija la opcin Copiar, o haga un clic en el icono correspondiente. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del bloque copiado. 4. En el men Edicin, elija la opcin Pegar, o haga un clic en el icono correspondiente. Al pegar el texto, aparecer un icono, que le permitir elegir si desea que el texto pegado tenga el mismo formato que el original o colocar slo el texto, tal como se visualiza en la figura 3.1.
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Nota: Estas opciones aparecern cuando pegue, sin importar la tcnica utilizada. Tambin aparecer cuando copie o mueva utilizando el procedimiento de arrastrar y colocar.
Mantener formato de origen: Pegar de forma convencional. Es lo que se hace normalmente cuando utilizamos Copiar y Pegar. Coincidir con formato de destino: Pega los valores, pero utilizando los formatos de la planilla u hoja de destino de los datos. Solo valores: Pegar nicamente los valores. Si se trata de una frmula, extrae el resultado actual y lo pega. Formatos de nmeros y valores: Pegar formatos y contenidos pero no los bordes. Formatos de origen y valores: Pega los formatos del bloque de origen y los valores que contiene. Mantener anchos de columnas de origen: Pega en forma convencional, cambiando los anchos de columnas para que coincidan con los del bloque original. Slo formatos: Pegar nicamente los formatos (no los contenidos de las celdas copiadas). Vincular celdas: Establece un nexo o vnculo entre las celdas de destino de la copia y las celdas de origen, es decir, cuando las celdas de origen modifiquen su contenido; este se actualizar en las celdas vinculadas con ellas. Para copiar utilizando el teclado siga estos pasos:
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Cortar informacin
En el desarrollo del tema anterior hemos discutido como se hace para copiar informacin en una planilla. Tambin puede utilizar la tcnica de mover para cambiar de un lugar a otro un bloque de celdas. Esto puede ser necesario si ha agregado informacin en la planilla o ha hecho cambios y se ha dado cuenta que parte de la misma puede ser desplazado a otro lugar. La accin de cortar implica mover informacin de un lugar de la planilla a otro o bien a otra. Para mover utilizando el men siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a mover. 2. En el men Edicin, elija la opcin Cortar, o haga un clic en el icono correspondiente. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia de la informacin cortada. 4. En el men Edicin, elija la opcin Pegar, o haga un clic en el icono correspondiente. Para mover utilizando el teclado siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a mover. 2. Pulse la combinacin de teclas CONTROL + C. 3. Haga un clic en el lugar de la planilla donde desea dejar la copia del mismo. 4. Pulse la combinacin de teclas CONTROL + V.
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Para copiar con el mouse siga estos pasos: 1. Seleccione el bloque de celdas a copiar. 2. Coloque el puntero del mouse sobre el borde del bloque seleccionado. 3. Haga un clic y sin soltar arrastre el bloque a la nueva ubicacin mientras mantiene presionada la tecla CONTROL. 4. El puntero del mouse tendr temporalmente un aspecto diferente como se vio en la imagen anterior pero con un signo mas (+) bajo el puntero 5. Al llegar al destino suelte el botn del mouse y luego la tecla CONTROL..
El panel Portapapeles
La versin actual de Excel 2003 trae una nueva caracterstica para el empleo del portapapeles, lo que hace que se puedan almacenar varias copias en l. Excel 2003 posee un panel de Portapapeles, de esta forma ahora puede conservar varias copias (hasta 24 como mximo) entre aplicaciones de Microsoft Office 2003. El panel Portapapeles esta disponible para todas las aplicaciones de Office, lo que quiere decir que se comparte el espacio de los 24 elementos entre todas las aplicaciones. Cada vez que utiliza el comando Copiar o Cortar automticamente esta colocando una copia sobre la barra del Portapapeles de Office. La figura 3.3 muestra el aspecto de este panel, cuando posee elementos almacenados en el mismo.
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La correccin ortogrfica
Para revisar la ortografa de un texto, debe ejecutar los pasos que se indican a continuacin: 1. Ubquese al principio de una hoja pulsando en A1 y luego, en el men Herramientas, elija la opcin Ortografa o haga un clic en el icono correspondiente. Visualizar el cuadro de la figura 3.5, donde podr tomar la decisin de corregir la palabra (en este caso onesti) mediante cualquiera de las alternativas planteadas en la Nota de la pgina siguiente.
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2. Luego de solucionar el error de la primera palabra, Excel 2003 continuar con la siguiente. 3. Finalizada la correccin ortogrfica se mostrar un cuadro como el de la figura 3.6, indicando que se han salvado todos los errores. 4. Haga un clic en el botn Aceptar.
Nota: La revisin de ortografa se realiza por hoja, y si no estaba ubicado el cursor al comienzo de la hoja, aparecer un cuadro preguntando si desea revisar desde el comienzo de la misma. Cuando el programa encuentra un error o una palabra que no figura en su diccionario, el usuario deber tomar una decisin con respecto a la palabra mal escrita o inexistente, para lo que dispone de las siguientes opciones: Cambiar: Deber elegir, entre las palabras sugeridas, la que estime correcta para solucionar el error.
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La Autocorreccin
La Autocorreccin es una herramienta muy til, pues corrige los errores comunes de tipeo a medida que van ocurriendo. Excel dispone de una lista, bastante amplia, de errores de tipeo, pero usted puede agregar sus propios errores o eliminar aqullos que, por su actividad, no son tales. Adems de los errores en las palabras, la Autocorreccin est configurada para corregir dos maysculas seguidas (ste es un EJemplo), para corregir el que provoca haber usado la tecla BLOQ. MAYSCULA y seguir escribiendo (por ejemplo: eSTAMOS CON pABLO) y para colocar en mayscula la primer letra de una oracin. Nota: Esta utilidad est activa desde que se inicia una sesin de Excel y acta a medida que usted escribe, pero no corrige los errores que pudieran existir en archivos ya creados y que se abren para su modificacin. Para configurar la Autocorreccin: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Autocorreccin y visualizar el cuadro que muestra la figura 3.7. 2. Desmarque las opciones que no desea que estn activas y/o marque las que necesite. 3. Haga un clic en el botn Aceptar. Para agregar un elemento de Autocorreccin: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Opciones de Autocorreccin. 2. En el recuadro Reemplazar escriba la palabra con el error que habitualmente se produce. Tambin puede colocar una sigla, como por ejemplo las iniciales de su nombre o las de la empresa donde trabaja. 3. Pulse la tecla TAB para ubicar el cursor en el recuadro Con, donde deber indicar la o las palabras que reemplazar/n lo escrito en el paso anterior.
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4. Haga un clic en el botn Agregar y Excel lo colocar en la lista, en orden alfabtico, tal como lo muestra la figura 3.8.
5. Haga un clic en el botn Aceptar. Para eliminar un elemento de Autocorreccin: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Autocorreccin.
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3. Haga un clic en el botn Eliminar y el elemento desaparecer de la lista pero quedar en los recuadros Reemplazar y Con para que pueda agregarlo, si lo elimin por error. 4. Para finalizar, haga un clic en el botn Aceptar. Sugerencia: Pruebe las modificaciones realizadas para verificar cmo funcionan, y recuerde que los cambios efectuados quedarn disponibles para todos los libros que cree o modifique de aqu en adelante.
Excepciones a la Autocorreccin
Es muy frecuente la utilizacin de abreviaturas, como por ejemplo: Av., km., etctera, y si tiene activada la opcin de Autocorreccin que coloca en mayscula la primera letra de una oracin, tendr problemas. Por ejemplo, si tiene que escribir: Ocurri a 5 km. del estacionamiento, Excel colocar: ... 5 km. Del ... Para solucionar estos casos existen las excepciones a esta regla y a la de dos maysculas seguidas, y para configurarlas deber seguir los siguientes pasos: 1. En el men Herramientas, elija la opcin Autocorreccin. 2. Haga un clic en el botn Excepciones y visualizar el cuadro que muestra la figura 3.9.
3. En la solapa Letra inicial, indique la abreviatura (incluyendo el punto) cuya palabra siguiente no desea que comience forzadamente con mayscula, por ejemplo: km.
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3. Haga un clic en el botn Nueva y aparecer un cuadro solicitando el nombre que tendr la barra. 4. Indique el nombre que tendr la barra, por ejemplo: Utilidades. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y visualizar una pequea barra, sobre el cuadro de personalizar las barras. 7. En el cuadro de personalizar, haga un clic en la solapa Comandos y visualizar el cuadro de la figura 3.11. 8. Del recuadro Categora, elija la que contenga al icono que desea insertar. Las categoras estn asociadas con las opciones del men principal de Excel; por ejemplo, si desea buscar el icono que inserta imgenes prediseadas (dibujos para acompaar a las planillas), deber elegir la categora Insertar.
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9. Del recuadro Comandos, elija el que desea insertar en la barra de herramientas que est creando. 10. Arrastre el icono que desea insertar hacia la barra donde desea ubicarlo, tal como lo muestra la figura 3.12. 11. Libere el botn del mouse y el icono quedar en la barra de herramientas. 12. Repita los pasos 8 al 11 hasta agregar todos los iconos que desee. 13. Haga un clic en el botn Cerrar para finalizar la tarea con el cuadro de personalizacin de las barras de herramientas.
Para eliminar un icono de una barra de herramientas: 1. En el men Ver, elija la opcin Barra de herramientas.
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4 - Aplicando formatos
Siempre es importante lograr una buena presentacin de los datos de una planilla, pero a veces no es posible alcanzar plenamente este objetivo mediante el Autoformato propuesto por Excel 2003. En estos casos ser conveniente recurrir a las variadas y eficientes herramientas de formato que el mismo programa nos proporciona para personalizar nuestros trabajos. En el captulo anterior se utiliz el Autoformato para la presentacin de los datos de la planilla, pero en este captulo se crear una planilla nueva, en la que los datos tendrn un tratamiento personalizado mediante la utilizacin de lneas, el cambio del tipo de letra, la alineacin de la informacin de las celdas, etctera. Por aadidura, se explicarn otras funciones sumamente tiles para las tareas habituales en las que se utiliza Excel 2003.
Insertando filas
Para que la planilla est completa, necesitar un ttulo. Para ello, deber insertar una o dos filas (segn su gusto). 1. Abra el archivo Sueldos y Jornales. 2. Seleccione la fila 1 haciendo un clic en el nmero de la fila. 2. En el men Insertar, elija la opcin Fila y automticamente aparecer la nueva fila y la planilla se habr desplazado hacia abajo, tal como muestra la figura 4.2.
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Sugerencia: Puede realizar esta operacin utilizando el botn derecho del mouse, con el que se abrir un "men contextual" que le permitir realizar las tareas con mayor agilidad; para insertar una fila mediante este mtodo, haga lo siguiente: 1. Ubique el puntero del mouse sobre el rtulo de la fila que contiene los encabezados: Legajo, Apellido ... etc. y pulse all con el botn derecho. As visualizar el men que muestra la figura 4.4.
2. Elija la opcin Insertar (pulse sobre la misma) y la fila quedar insertada. 3. Posicione el cursor en la celda A1 para escribir el ttulo de la planilla. 4. Escriba el ttulo: Sueldos y Jornales.
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Alineando el contenido
Cuando ingresa texto, ste se alinea automticamente a la izquierda de la celda, mientras que los nmeros se alinean a la derecha. Pero existe la posibilidad de cambiar la alineacin para que la planilla tenga una mejor presentacin. 1. Seleccione el rango D4:F15, que contiene la informacin del sexo, estado civil y cantidad de hijos. 2. Haga un clic en el icono de centrar y la informacin se visualizar en el centro de cada una de las columnas. 3. Seleccione el rango F16:F19, que contiene los ttulos de las filas de totales, promedios, mximos y mnimos. 4. Haga un clic en el icono de alineacin derecha y podr observar los ttulos en forma completa, tal como puede apreciarse en la figura 4.6. Nota: Observe que el icono de alineacin queda en bajo relieve, lo que indica que es la alineacin activa. Si desea volver a la alineacin estndar, deber hacer un clic en el icono que est en bajo relieve.
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1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los ttulos de las columnas, para solucionar el problema de los ttulos largos que no se visualizan en el ancho de la columna. 2. En el men Formato, elija la opcin Celdas. 3. Haga un clic en la solapa Alineacin y visualizar el cuadro de la figura 4.7. 4. Haga un clic en el control del recuadro Horizontal y visualizar la lista de las posibles alineaciones. 5. Elija la alineacin Centrar. 6. Haga un clic en el control del recuadro Vertical y visualizar la lista de las posibles alineaciones verticales que puede dar al texto.
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7. Elija la alineacin Centrar. 8. Marque la opcin Ajustar texto. Esta opcin permitir que se modifique la altura de la fila para que se visualice, en el ancho de la columna, la informacin completa. 9. Haga un clic en el botn Aceptar y quedarn los ttulos tal como los muestra la figura 4.9.
Aplicando bordes
Los bordes, o las lneas alrededor de las celdas, pueden aplicarse utilizando el icono de la barra de herramientas Formato o utilizando el men. En el ejemplo presentado al comienzo del captulo, se observan lneas verticales que separan las columnas, pero solamente aparecen lneas horizontales para dividir las filas de los ttulos de columnas y los clculos finales.
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Nota: El icono no presenta todas las alternativas de lneas, por lo que se necesitar usar el men para trazar ciertas lneas. 1. Seleccione el rango A3:J3, que contiene los ttulos de las columnas. 2. Haga un clic en el control del icono que coloca lneas o bordes y visualizar la paleta de posiciones y estilos de lneas que puede utilizar, tal como lo muestra la figura 4.10.
3. Haga un clic en el icono que coloca lneas alrededor de todas las celdas del rango seleccionado (indicado en la figura). Observe que el icono de la barra pasa a tomar este formato de bordes como el predeterminado. 4. Seleccione el rango G16:J19, que contiene los clculos con funciones. 5. Haga un clic en el icono de bordes (no en la flecha), para aplicar el mismo formato (recordemos que en el paso 3 qued preestablecido). 6. Seleccione el rango A16:F19, que contiene los ttulos de las filas de los clculos con funciones. 7. Haga un clic en el control del icono que coloca lneas o bordes. 8. Abra nuevamente el cuadro de bordes y seleccione en el icono Bordes exteriores para aplicar ese formato al rango seleccionado. 9. Seleccione el rango A4:J15, que contiene la informacin de la planilla. 10. En el men Formato, elija la opcin Celdas. 11. Haga un clic en la solapa Bordes y visualizar un cuadro como el que muestra la figura 4.11. 12. Haga un clic en el icono de contorno y en el rea de muestra aparecern lneas alrededor de cuatro supuestas celdas. 13. Haga un clic en el icono de lnea vertical central que aparece debajo, dentro del recuadro Bordes. 14. Haga un clic en el botn Aceptar y podr observar cmo quedan en la planilla las lneas creadas (figura 4.12).
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Nota: Utilizando el cuadro de colocacin de bordes, usted puede elegir el estilo de las lneas (punteada, continua, rayas, etctera) y el color que tendrn. Para esto, deber elegir el estilo y el color, antes de fijar la posicin, en el rea de muestra.
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Nota: Las lneas horizontales que aparecen en la planilla son las denominadas "lneas de divisin", que le permiten visualizar el tamao de cada una de las celdas. Estas lneas, por omisin, no se imprimen.
3. Elija el color que desea para el fondo de los ttulos. 4. Seleccione el rango A16:J19, que contiene los ttulos de las filas y los clculos con funciones. 5. Haga un clic en el control del icono que aplica colores de relleno y seleccione el color que desea aplicar. Sugerencia: Si desea como fondo un color oscuro, sera recomendable cambiar el color del texto para obtener un efecto contrastante y poder visualizar e imprimir el contenido de las celdas con mayor nitidez.
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6. Elija alguna de ellas y luego haga un clic en el botn Aceptar para visualizar cmo queda el rango seleccionado con el tramado elegido.
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3. Ingrese el nombre que tendr la hoja, por ejemplo: Sueldo y retenciones. 4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el nombre ingresado. La figura 4.17 muestra cmo se ampla la solapa para que pueda visualizarse el texto ingresado.
Nota: El nombre de la hoja puede tener como mximo 31 caracteres y como mnimo un carcter.
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5 - Utilizando condiciones
Excel 2003 dispone de una amplia gama de funciones. Estas funciones estn divididas, segn el tipo de clculo que realizan, en grupos tales como matemticas, lgicas, trigonomtricas, financieras, etctera. En el captulo anterior se utiliz la funcin ms usada: SUMA, que tiene un icono en la barra de herramientas. Tambin se utilizaron las funciones PROMEDIO, MAX y MIN, para calcular el valor promedio de un rango, y establecer el valor mximo y el mnimo en una columna. En este captulo se crear una planilla nueva que contendr funciones que evalan condiciones y que le servirn de base para crear sus propias planillas. Aprender adems cmo copiar informacin entre las hojas de un libro, cmo mover los datos y tambin cmo aplicar formatos condicionados.
1. En el men Archivo, seleccione la opcin Abrir o haga un clic en el icono correspondiente. 2. Elija el archivo o libro que desea abrir, por ejemplo: Sueldos y Jornales.
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Nota: Haciendo un clic en las solapas que tienen los nombres de las hojas, podr visualizar el contenido de las mismas. Si hace un clic en la solapa Hoja2, ver que est vaca y la solapa mostrar un color blanco de fondo; haga un clic en la solapa Sueldos y retenciones y volver a visualizar la informacin de la primera hoja.
Copiando datos
Los datos o las planillas que existan en una hoja pueden ser copiadas a otra hoja del mismo libro o a otro libro. Esta tarea o procedimiento es comn a todas las aplicaciones del entorno de Windows, pero Excel 2003 presenta ciertas particularidades para ejecutar este procedimiento. Nota: Cuando copia informacin, el primer paso es seleccionarla y luego proceder a copiarla. En el entorno de Windows, cuando se copia informacin, sta pasa a un depsito temporal, llamado portapapeles, que la conservar hasta que se la pegue en el lugar en que se necesita. Este portapapeles guarda siempre lo ltimo que se copi, pues al iniciarse otro procedimiento de copia, los nuevos datos ocuparn el portapapeles, desalojando a los que estaban anteriormente. Para la nueva planilla que se crear en este libro, se necesitar informacin de la primera hoja, pero solamente la de algunas columnas: Legajo, Apellido, Sexo, Estado Civil, Hijos y Sueldo Bsico (la columna Nombre no se incluir en la copia). Por lo tanto, deber seleccionar mltiples rangos. 1. Seleccione el rango que desea copiar, en este caso: A3:B15, que contiene las columnas Legajo y Apellido. 2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL, para poder seleccionar otro rango. 3. Seleccione el siguiente rango: D3:G15, correspondiente a las columnas Sexo, Estado Civil, Hijos y Sueldo Bsico. 4. En el men Edicin, elija la opcin Copiar o haga un clic en el icono correspondiente. Observe que una lnea punteada "gira" alrededor de los rangos seleccionados, tal como se aprecia en la figura 5.2. 5. Haga un clic en la solapa de la hoja donde desea pegar la informacin, por ejemplo: Hoja2. 6. Posicione el cursor en la celda donde desea pegar la informacin, por ejemplo: en la celda A1. 7. Pulse la tecla ENTER y los rangos quedarn pegados, pero juntos, formando una nueva planilla. Observe que adems de la informacin de las celdas, tambin peg los formatos que las mismas tenan en la planilla original.
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Nota: La particularidad de Excel 2003 para copiar o mover la informacin, mencionada anteriormente, radica en la forma de pegar los datos. Como se indic en los pasos anteriores, en Excel se puede pegar pulsando la tecla ENTER, pero en el resto de las aplicaciones o programas ser preciso usar la opcin Pegar, del men Edicin o el icono correspondiente.
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Condiciones combinadas
Ahora ser preciso calcular la asignacin por esposa, que cobrarn los empleados de sexo masculino (M) y que sean casados (C). La asignacin por esposa ser de $50. Para resolver este clculo necesitar de una funcin que permita evaluar varias condiciones, y para ello Excel 2003 dispone de las funciones Y y O, cuya sintaxis es colocar, entre parntesis, la lista de las condiciones que deben cumplirse (separadas por comas (,). Nota: Estas funciones devuelven dos posibles valores; VERDADERO y FALSO. La funcin Y devuelve el valor VERDADERO cuando todas las condiciones de la lista se cumplen; la funcin O devuelve el valor VERDADERO cuando por lo menos una de las condiciones listadas se cumple. Estas funciones no se usan en forma independiente, sino que se incluyen como condicin de la funcin SI.
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Copiando el formato
Deberamos aplicar ahora a las columnas agregadas el mismo formato y caractersticas que tienen el resto de las columnas. Recordemos que estas celdas provienen de la primera planilla, en donde en su oportunidad se aplicaron rellenos, bordes y se ajustaron otras caractersticas como anchos de columna, tipografas, etc. Al efecto, Excel 2003 le proporciona una herramienta que permite copiar los formatos que existen en otras celdas y transferirlos a las celdas que usted determine. 1. Seleccione la celda o el rango que posee el formato que desea copiar, por ejemplo, el rango F1:F13, correspondiente al Sueldo Bsico. 2. Haga un clic en el icono que copia el formato que contiene el rango seleccionado. Observe que aparece una lnea punteada rodeando las celdas seleccionadas. 3. Seleccione las celdas en las que desea aplicar ese formato; en este caso, el rango: G1:H13, tal como se aprecia en la figura 5.7.
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4. Libere el mouse y el formato quedar copiado. Nota: Si el formato habr de ser aplicado a una sola columna (por ejemplo a la de Asign. Hijos), no hace falta que marque todo el rango donde desea copiar el formato (rango de destino); bastar con que haga un clic en la primera celda. Inserte dos filas al comienzo y agregue el ttulo Clculo de Asignaciones, de la siguiente forma: 1. Seleccione las filas 1 y 2, haciendo un clic y arrastrando por el rea gris que tiene los nmeros de las filas. 2. En el men Insertar elija la opcin Filas y quedarn insertadas dos filas. 3. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el ttulo.
4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso del ttulo. 5. Seleccione el rango A1:H1 para centrar el ttulo en el ancho de la planilla. 6. Haga un clic en el icono de combinar y centrar el ttulo en las columnas seleccionadas.
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Un formato condicionado
Adems de aplicar formatos como se explic en los captulos anteriores, puede crear formatos condicionados, en el sentido de que el formato se aplique cuando el contenido de una celda cumpla con una condicin determinada. Podemos as asignar un formato condicional a una columna de manera tal que se aplique a aquella celda que presente el valor mximo y otro formato tambin condicional para que nos resalte la celda que contenga el valor mnimo de una determinada serie. Veamos cmo hacerlo:
1. Posicione el cursor en la celda J5 y escriba el ttulo Sueldos:. 2. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 3. Escriba la palabra Mximo y pulse la tecla t para pasar a la siguiente columna. 4. Escriba la funcin: =MAX(F4:F15). 5. Pulse la tecla ENTER para pasar a la siguiente fila. 6. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 7. Escriba la palabra Mnimo y pulse la tecla t para pasar a la siguiente columna. 8. Escriba la funcin: =MIN(F4:F15). 9. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso. 10. Seleccione el rango J5:L6. 11. Haga un clic en el icono que aplica el formato de negrita. 12. Haga un clic en el control del icono que coloca bordes para visualizar la paleta correspondiente.
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7. Haga un clic en el botn que est a la derecha del cuadro pequeo para volver al cuadro grande. 8. Haga un clic en el botn Formato y aparecer un cuadro similar al utilizado anteriormente para aplicar colores, tramas, etctera. 9. Haga un clic en la solapa Tramas y elija el mismo color que el aplicado a la celda de referencia. 10. Haga un clic en la solapa Fuente y elija el atributo Negrita. 11. Haga un clic en el botn Aceptar y volver al cuadro de creacin del formato condicional. 12. Haga un clic en el botn Agregar y aparecer el recuadro de la Condicin 2, para que indique los formatos para el sueldo mnimo. 13. Haga un clic en el control del recuadro que indica el operador (actualmente dice entre). 14. Elija el operador que desee, para el caso: igual a. 15. Haga un clic en el botn para seleccionar que aparece en el recuadro de la derecha. 16. Haga un clic en la celda donde est el valor que desea usar para aplicar el formato; la celda L6. 17. Haga un clic en el botn que est a la derecha del cuadro pequeo para volver al cuadro grande.
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22. Haga un clic en el botn Aceptar para volver a la planilla y apreciar cmo quedan resaltados los sueldos mximos y mnimos (figura 5.13).
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Nota: Puede crear formatos condicionales con tres condiciones como mximo, y no necesariamente tienen que hacer referencia a datos de una misma columna. Esto significa que debe seleccionar todas las columnas de la planilla, o al menos las intervinientes en la seleccin y luego indicar los valores. Excel rastrear por todas las columnas y marcar las celdas que cumplan con la condicin.
Nota: Como habr notado, en la figura 5.14 la planilla est ordenada por el nmero de legajo y los formatos condicionales continan activos, es decir que al cambiar la ubicacin de las celdas que contenan los sueldos mximos y mnimos, tambin cambi el formato. Esto no ocurre con los formatos aplicados manualmente. Ordenando por varias columnas:
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Condiciones anidadas
Adems de las condiciones simples y combinadas, es posible crear condiciones anidadas. Debe usar este tipo de condiciones cuando en una columna tiene tres o ms, posibles clculos o valores. Por ejemplo, imagine que desea crear una planilla que calcule los das de vacaciones segn la antigedad de los empleados. Para ello deber tomar en cuenta la siguiente tabla: Antigedad Menos de 5 aos Entre 5 y menos de 10 aos Entre 10 y menos de 20 aos 20 aos o ms Vacaciones 14 das. 21 das. 28 das. 35 das.
1. Haga un clic en la solapa Sueldos y retenciones para visualizar la primera planilla del libro. 2. Seleccione el rango A3:C15, es decir las columnas de Legajo, Apellido y Nombre. 3. En el men Edicin, elija la opcin Copiar o haga un clic en el icono correspondiente. 4. Haga un clic en la solapa de la ltima hoja del libro: Hoja3. 5. Posicione el cursor donde desea pegar la informacin, por ejemplo, en A3. 6. Pulse la tecla ENTER para pegar la informacin. 7. Posicione el cursor en la celda D3 y escriba el ttulo de columna: Ingreso. 8. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 9. Escriba el ttulo de la columna: Antigedad. 10. Pulse la tecla TAB para pasar a la siguiente columna. 11. Escriba el ttulo de la columna: Vacaciones.
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Nota: Para calcular los das de vacaciones que le corresponden a cada empleado, necesitar utilizar la funcin SI, pero esta funcin sirve (por s sola) para dos posibles valores. Cuando es preciso colocar en una columna ms de dos valores o clculos (en este caso son cuatro), deber utilizar una funcin SI dentro de otra; por lo general, sto se realiza en la parte falsa de la funcin. Clculo de la antigedad: 1. Coloque el cursor en la celda E1 y escriba: Antigedad al. 2. Pulse la tecla t para pasar a la siguiente columna. 3. Escriba la funcin que coloca la fecha actual: =HOY(). Esta funcin siempre muestra la fecha actual, pues se actualiza segn el reloj de la computadora. 4. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso y ver la fecha actual. 5. Posicione el cursor en la celda E4. 6. Escriba la frmula: =($F$1-D4)/365. Con este clculo se le resta a la fecha actual la de ingreso y al resultado, que son los das trabajados, se lo divide por 365 para calcular los aos que lleva trabajados. 7. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la celda donde ingres la frmula. 8. Pulse sobre esa misma celda con el botn derecho y del men emergente elija Formato de celdas, para que se presente el cuadro de la figura 2.22 (Captulo 2). 9. Aparecer en primer plano el cuadro correspondiente a Nmero. Seleccionemos en la lista la opcin General. Esto es necesario porque la
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3. Haga un clic en el icono con el tilde verde para que el cursor quede en la celda donde ingres la frmula. Automticamente visualizar los das de vacaciones que le corresponden al primer empleado. 4. Posicione el puntero del mouse en el manejador; el puntero adoptar el formato de una cruz negra.
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Sugerencia: Es recomendable aplicar los formatos, especialmente los de lneas y colores, al finalizar la creacin de la planilla, porque al copiar las frmulas se copian todos los formatos, lo que, en ciertos casos, puede ocasionar inconvenientes. 1. Posicione el cursor dentro de la planilla.
2. En el men Formato, elija la opcin Autoformato. 3. Elija el modelo que desea aplicar. 4. Haga un clic en el botn Aceptar. 5. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el ttulo: Das de vacaciones. 6. Pulse la tecla ENTER para confirmar el ingreso de la informacin.
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10. Haga un clic en el icono de guardar para actualizar la informacin del libro almacenado en el disco.
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Insertar hojas
Algunas operaciones que se ejecutan en una planilla implican agregar pginas; tal es el caso de las tablas dinmicas. Es posible agregar tantas pginas como sean necesarias, y para hacerlo puede utilizar cualquiera de las tcnicas que se indican a continuacin: Tcnica 1: Insertar una hoja con el men. 1. En el men Insertar, elija la opcin Hoja de clculo y quedar insertada una hoja. La nueva hoja tiene el nombre Hoja4 y, por omisin, queda delante de la hoja que estaba visible, razn por la cual, si estaba visualizando Hoja1, la Hoja4 quedar delante de la Hoja1. Tcnica 2: Insertar una hoja con el mouse. 1. Posicione el puntero del mouse sobre la solapa de una hoja. 2. Haga un clic con el botn derecho del mouse y aparecer el men contextual para trabajar con las hojas que muestra la figura 6.1.
4. Haga un clic en el icono de hoja de clculo. 5. Haga un clic en el botn Aceptar. Si prob esta tcnica, tendr un total de cinco pginas, y si no cambi de hoja, el orden en que aparecern las hojas ser: Hoja5, Hoja4, Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
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Figura 6.2: Cuadro para Insertar hojas Tcnica 3: Insertar varias hojas a la vez. 1. Haga un clic en la primera hoja que tiene en el libro. 2. Mantenga pulsada la tecla MAYSCULA y haga un clic en la ltima. Con estos pasos quedan seleccionadas todas las hojas del libro, y todas se visualizan con el fondo blanco como lo muestra la figura 6.3.
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Eliminar hojas
Puede eliminar del libro de trabajo todas las hojas que no use, siguiendo estos pasos: 1. Haga un clic en la solapa de la hoja que desea eliminar. 2. En el men Edicin, elija la opcin Eliminar hoja y aparecer un cuadro, como el de la figura 6.4, pidiendo confirmacin para la eliminacin de la hoja. 3. Haga un clic en el botn Aceptar y la hoja quedar eliminada.
Nota: Puede eliminar varias hojas si las selecciona previamente haciendo un clic en la primera del grupo y, manteniendo pulsada la tecla MAYUSCULA, hace un clic en la ltima que desea seleccionar.
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7. En el men Archivo, elija la opcin Guardar o haga un clic en el icono correspondiente. 8. Indique el nombre del archivo, para el caso: Registro de gastos. 9. Haga un clic en el botn Guardar. Recordaremos nuevamente que, cuando trabaja en grupo, todo lo realizado en una hoja, incluyendo el texto de las celdas, tambin se repetir en las dems. 1. Haga un clic en la solapa de la primera hoja, llamada Trim. 1. 2. Mantenga pulsada la tecla MAYUSCULA. 3. Haga un clic en la ltima hoja: Total Ao y las hojas quedarn agrupadas. Observe que en la barra de ttulos aparece el nombre del archivo y, entre corchetes, la palabra Grupo. 4. Posicione el cursor en la celda A1 y escriba el nombre de la empresa, por ejemplo: Acme & Co.. 5. Haga un clic en el icono del tilde verde para confirmar la informacin y dejar el cursor en la celda. 6. Haga un clic en el control del icono de tamao y elija 14 puntos.
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15. Suelte el mouse cuando obtenga la ltima sucursal: Suc. N 3. 16. Utilice la informacin de la figura 6.7 para armar las planillas de todas las hojas, verificando siempre que las solapas estn seleccionadas (todas con el fondo blanco).
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8. Pulse la tecla ENTER para finalizar el clculo. Visualizar la hoja Total Ao y el resultado de la frmula (por ahora es cero). 9. Posicione el cursor en la celda de la frmula creada (B6) y podr visualizar cmo ha quedado construida la funcin. La funcin suma construida de esta forma: =SUMA('Trim. 1:Trim. 4'!B6), se interpreta como la suma de la celda B6 de las hojas Trim. 1, Trim. 2, Trim. 3 y Trim. 4. La figura 6.9 muestra la relacin de las celdas de las distintas hojas.
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10. Posicione el puntero del mouse sobre el manejador y el puntero adoptar la forma de una cruz negra. 11. Lleve hacia abajo para copiar la funcin en la columna. 12. Libere el botn del mouse y vuelva a posicionar el puntero del mouse sobre el manejador. Observe que ahora tiene seleccionado el rango de los clculos de una columna. 13. Desplace hacia la derecha para copiar la funcin en las dos columnas restantes (Suc. N 1 y Suc. N 2).
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4. Elija la organizacin que desea, por ejemplo: Mosaico. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y las ventanas se visualizarn una al lado de la otra, como puede apreciarse en la figura 6.12. Luego podr elegir una hoja en cada ventana y visualizar la distinta informacin del libro.
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Nota: Si desea volver a tener una sola ventana para el libro, cierre una de ellas y luego podr maximizar la restante para tener una mayor visualizacin.
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4. En el recuadro Contrasea para desproteger la hoja, escriba la palabra clave que necesitar ingresar si desea modificar la hoja. No es obligatorio indicar una contrasea, pero si est protegiendo datos que comparte con otra persona y no quiere que se los cambie, es recomendable ingresar una contrasea. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y, si indic una contrasea, Excel le mostrar un cuadro, como el del la figura 6.14, que le pedir que vuelva a ingresarla para confirmarla. 6. Vuelva a escribir la contrasea. 7. Haga un clic en el botn Aceptar y la hoja quedar protegida. Nota: Cuando una hoja est protegida los iconos que modifican atributos quedan deshabilitados y si intenta escribir o borrar informacin, aparecer un cartel indicando que no puede realizar ninguna operacin porque la hoja est protegida y por lo tanto es de "slo lectura".
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Cuidado: Debe recordar la contrasea y cmo fue escrita, si con maysculas o minsculas o con una combinacin de ambas. Esto es importante porque la contrasea es sensible a la forma en que ha sido tipiada.
4. Escriba la contrasea tal cual la cre y, si fuera el caso, utilizando las maysculas y minsculas utilizadas en la proteccin. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y la hoja quedar desprotegida.
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Ocultando hojas
Si no desea que est visible la informacin que posee una hoja, podr ocultarla, sin que ello, naturalmente, signifique eliminarla. 1. Visualice la hoja que desea ocultar, por ejemplo: Total Ao. 2. En el men Formato, elija la opcin Hoja y acceder a las opciones para dar formato a la hoja. 3. Haga un clic en la opcin Ocultar y la hoja desaparecer de la visualizacin, pero seguir estando vigente y podr recuperarla cuando lo desee. Nota: Si desea ocultar varias hojas del libro, deber seleccionarlas previamente: haciendo un clic en la primera hoja a ocultar, manteniendo pulsada la tecla MAYUSCULA y finalmente haciendo un clic en la ltima que desea ocultar. Una vez seleccionadas, deber seguir los pasos explicados anteriormente.
3. Elija la hoja que desea visualizar (en el caso de que hubiera varias ocultas). 4. Haga un clic en el botn Aceptar y la hoja seleccionada recuperar su condicin de visible.
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7 - Insertando objetos
Utilizando WordArt
Excel 2003, al igual que las dems aplicaciones de Office, le permiten colocar o insertar texto con formato especial, para lo cual utiliza una herramienta llamada WordArt, que le permitir insertar texto con cierto movimiento o efecto especial. Para crear un texto con WordArt, deber ejecutar los siguientes pasos: 1. Posicione el cursor donde desea colocar el texto WordArt. Para este ejemplo, ubique el cursor donde no haya ninguna parte de la planilla. 2. En el men Insertar, elija la opcin Imagen y aparecern los tipos de imgenes que podr utilizar. 3. Haga un clic en la opcin WordArt y visualizar un cuadro como el que exhibe la figura 7.1.
4. Elija el modelo que presente el efecto que usted desea aplicar. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y visualizar un cuadro como el de la figura 7.2, donde podr ingresar el texto que desea utilizar con el aspecto elegido en el paso anterior. 6. Escriba el texto que desee colocar en la planilla, con el efecto elegido.
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Nota:
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Cambiar el texto del objeto: Si necesita modificar el texto contenido en el objeto WordArt, deber seguir los Siguientes pasos: 1. Haga doble clic sobre el objeto WordArt y automticamente aparecer el cuadro que utiliz para el texto. 2. Modifique el texto. 3. Haga un clic en el botn Aceptar. Cambiar el color del texto: 1. Haga un clic sobre el objeto WordArt para que quede seleccionado y visible su barra de herramientas. 2. Haga un clic en el icono de modificacin del formato del objeto WordArt y aparecer un cuadro con varias solapas. 3. Haga un clic en la solapa Colores y lneas y visualizar el cuadro de la figura 7.5.
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4. Haga un clic en el control del recuadro Color y aparecer la paleta con los colores disponibles. 5. Elija el color deseado para el texto. 6. Haga un clic en el botn Aceptar. Sugerencia: Si necesita lograr una presentacin que impacte, en lugar de utilizar colores planos puede elegir, de la paleta de colores, la opcin Efectos de relleno, donde podr encontrar distintas combinaciones, tramas, colores degradados, texturas, etctera.
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1. Haga un clic en el icono que le permite acceder al panel de tareas que contiene a las imgenes prediseadas. 2. Haga un clic en el hipervnculo Galera multimedia. Aparecer una ventana, que tendr, a la izquierda, una Lista de colecciones. 3. Haga un clic en el signo ms que aparece a la izquierda del nombre de la coleccin que desea examinar. Por ejemplo, elija la Colecciones de Office, y visualizar la lista de las distintas categoras en la que se encuentran agrupadas las imgenes. 4. Haga un clic en la categora que contiene a la imagen que desea insertar. La lista de las imgenes que contiene la categora elegida, aparecer a la derecha de la ventana, tal como se observa en la figura 7.7. 5. Posicione el puntero del mouse sobre la imagen que desea colocar en la diapositiva. 6. Mantenga pulsado el botn del mouse y arrastre la imagen sobre la diapositiva, tal como se ve en la figura 7.8.
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1. Conctese a Internet, para tener acceso a la galera de imgenes que proporciona Microsoft. 2. Haga un clic en el icono que le permite acceder al panel de tareas que contiene a las imgenes prediseadas. 3. Haga un clic en el hipervnculo Galera multimedia en lnea. Acceder a la pgina que contiene a la galera de imgenes en lnea, tal como lo muestra la figura 7.9.
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Nota: Si no est conectado a Internet, visualizar el cuadro de conexin, para que pueda acceder a la pgina con las imgenes prediseadas que estn en la Web. 4. Haga un clic en la imagen que desea insertar, y aparecer una ventana con la imagen elegida, tal como lo muestra la figura 7.10, y ms opciones para que busque otras que estn relacionadas con la imagen elegida.
5. Haga un clic sobre la imagen, para que se descargue en el disco rgido de su computadora. Finalizado este proceso, la imagen quedar ubicada en la Galera multimedia, en una categora de la coleccin Clips descargados. 6. Utilice los pasos de la Tcnica 2, para insertar la imagen a la diapositiva. Nota: Cuando inserta una imagen, que ya sabemos es un objeto, deber determinar el ajuste del texto, esto es, el comportamiento que tendr el texto con respecto al objeto insertado. Por otra parte, mientras la imagen insertada est seleccionada, podr visualizar una barra de herramientas, llamada Imagen, que contiene los iconos que necesitar para personalizar el formato de la imagen.
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8 - Creando grficos
Excel 2003 puede graficar la informacin contenida en las planillas, propiedad que resulta muy til, pues los grficos permiten exhibir los datos con un mayor nivel de comprensibilidad que la presentacin numrica, que hasta puede llegar a ser farragosa. En este captulo se trabajar sobre una planilla creada anteriormente, cuyos datos sern representados mediante grficos y tambin se aprender a personalizar los grficos propuestos por Excel por omisin, mediante cambios en los colores, el agregado de ttulos y leyendas, y otras posibilidades.
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1. En el men Archivo, elija la opcin Abrir o haga un clic en el icono correspondiente. 2. Elija el archivo que desea abrir, en este caso: Precios. 3. Haga un clic en el botn Abrir.
2. Haga un clic en la barra de herramientas Grfico y visualizar la barra que muestra la figura 8.3.
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Nota: Puede visualizar esta barra de herramientas pulsando el botn derecho del mouse sobre las barras de herramientas; aparecer un men contextual con la lista de las barras disponibles (las activas aparecen con un tilde). Luego, haciendo un clic sobre la que desea visualizar, la tendr en la ventana de Excel.
2. Haga un clic en el control del icono de tipo de grfico, que se encuentra en la barra de herramientas Grfico, y visualizar una paleta con los tipos de grficos disponibles, que se exhibe en la figura 8.5.
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Moviendo el grfico
Como se indic anteriormente, el grfico es un objeto, por lo tanto, si desea moverlo, deber proceder de la siguiente forma: 1. Posicione el puntero del mouse sobre el grfico, en el rea blanca, que no tiene ninguna parte del grfico. 2. Haga un clic (el puntero del mouse se convertir en una cruz con cuatro flechas) y lleve hasta la nueva posicin. La figura 8.7 muestra cmo, al mover, aparece una lnea punteada que marca el contorno del grfico.
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Tcnica 2: Mediante el men. 1. Verifique que el grfico est seleccionado. 2. En el men Grfico, elija la opcin Tipo de grfico y visualizar el cuadro de la figura 8.11. 3. En el recuadro Tipo de grfico, elija el que desea utilizar. Al cambiar a otro tipo de grfico, podr visualizar los modelos disponibles.
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4. En el recuadro Subtipo de grfico, elija el modelo que desee para representar los datos. Elija, por ejemplo, el tipo de grfico Columnas y el subtipo en 3D. 5. Haga un clic en el botn Aceptar y podr visualizar cmo queda el grfico con el modelo elegido (figura 8.12).
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Nota: Al cambiar un grfico de dos dimensiones a uno de tres, puede ocurrir que el nuevo grfico se muestre deformado. Pero este problema tiene solucin modificando las opciones de las tres dimensiones. Por ejemplo, es posible hacer que los ejes se presenten en ngulo recto, para lograr una presentacin similar a la del ejemplo del comienzo del captulo o bien elegir otro tipo de grfico (tambin en tres dimensiones), pero que presente una serie delante de la otra.
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Las opciones 3D
Si su grfico se parece al de la figura anterior, podr mejorar su aspecto. A continuacin se presentan dos posibles soluciones. Solucin 1: 1. Verifique que el grfico est seleccionado y luego en el men Grfico, elija la opcin Vista en 3D; aparecer el cuadro de la figura 8.13.
2. Marque la opcin Ejes en ngulo recto y podr observar en el rea de muestra cmo cambia la apariencia del grfico. 3. Haga un clic en el botn Aceptar y el grfico tendr la presentacin que muestra la figura 8.14.
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Nota: Si no puede mover libremente el grfico, use la opcin Vista en 3D, del men Grfico y desmarque la opcin Ejes en ngulo recto.
Agregando ttulos
Es posible colocar un ttulo principal al grfico, as como tambin ttulos a los ejes. Para ello, ejecute los siguientes pasos: 1. Verifique que el grfico est seleccionado. 2. En el men Grfico, elija la opcin Opciones del grfico. 3. Haga un clic en la solapa Ttulos, si no est visible, y aparecer el cuadro de la figura 8.16.
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4. En el recuadro Ttulo del grfico, escriba el texto que desee como ttulo principal. Por ejemplo, Precios. 5. En el recuadro Eje de categoras (X), escriba el ttulo que desea ver en el eje horizontal. Por ejemplo, Productos. 6. En el recuadro Eje de valores (Z), escriba el ttulo que desea ver en el eje vertical. Por ejemplo, Pesos. 7. Haga un clic en el botn Aceptar. La figura 8.17 muestra cmo queda el grfico con los ttulos insertados.
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Nota: Si necesita ajustar alguna de las leyendas agregadas, puede pulsar sobre la misma para seleccionar el objeto y luego pulsar dentro de su recuadro para modificar su texto, tamao, atributos, tipografas, colores, etc. como lo hara con cualquier otro texto (veremos esto enseguida). Puede tambin eliminar el objeto seleccionndolo y pulsando luego la tecla SUPRIMIR.
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5. En el recuadro Orientacin escriba la inclinacin que desea darle, por ejemplo: 90 grados. 6. Haga un clic en Aceptar y el ttulo quedar orientado verticalmente. En lugar de escribir un valor de ngulo podemos pulsar sobre el pequeo manejador rojo y desplazar, tal como se muestra a la derecha de la figura. Nota: Este procedimiento puede aplicarlo a cualquier texto que est en el grfico, ya que todos pueden tener la orientacin que usted desee. Por ejemplo, pruebe cambiando la orientacin a los valores del eje horizontal (los nombres de los productos) haciendo un clic sobre los mismos y luego siguiendo los pasos indicados anteriormente.
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Nota: El procedimiento para cambiar la apariencia del texto es igual que el usado para las celdas de la planilla, ya que puede utilizar los mismos iconos y los cuadros que visualiza, por medio del men, son idnticos. 1. Haga un clic sobre el texto cuya apariencia desea modificar. Para el caso, los nmeros del eje de valores (Z). Observe que aparecen nodos en los extremos del eje. 2. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao de letra. 3. Elija un tamao ms pequeo (por ejemplo 8), ya que el propuesto por Excel es bastante grande. Nota: Este atributo est relacionado con el cambio de tamao del grfico, es decir que si agranda o achica el grfico (completo), el tamao del texto cambiar en forma proporcional. 4. Haga un clic sobre el cuadro de la leyenda (donde se indican los colores que representan las series compra y venta). 5. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao de letra y elija un tamao ms pequeo. 6. Haga un clic en el icono de negrita. 7. Haga un clic en el ttulo principal del grfico. 8. Haga un clic en el control del icono que cambia el tipo de letra. 9. Elija la letra que desea para el ttulo, por ejemplo: Times New Roman. 10. Haga un clic en el control del icono que cambia el tamao de letra y elija un tamao ms grande, por ejemplo: 20 22. 11. Haga un clic en el icono de negrita. 12. Haga un clic en el icono que aplica el atributo de cursiva. 13. Haga un clic en el icono que aplica el subrayado. La figura 8.19 muestra cmo quedan las modificaciones del texto (adems, se eliminaron los ttulos de los ejes).
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Nota: Si lo desea, puede utilizar el icono de color del texto para resaltar la informacin del grfico, previa seleccin (con un clic) del texto cuyo color ser modificado.
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5. En el recuadro Colores, elija si desea combinar un color o dos colores. Si lo prefiere active la casilla Preestablecer y los controles de color cambiarn por una lista que nos muestra las configuraciones de color de fondo preelaboradas de Excel 2003 (detalle de la derecha). 6. En el recuadro Estilos de sombreado elija cmo desea que aparezca la combinacin de colores elegida. 7. En el recuadro Variantes, elija el modelo de su agrado. Observe en la muestra el modelo que se aplicar. 8. Haga un clic en el botn Aceptar y visualizar el grfico con el diseo elegido para fondo. 9. En el men Formato, elija la opcin rea del grfico seleccionada, que contina siendo el fondo del grfico, o use el icono correspondiente. 10. Haga un clic en la solapa Tramas, si no estuviera visible y aparecer el cuadro de la figura 8.21.
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11. Marque la opcin Esquinas redondeadas. 12. Haga un clic en el botn Aceptar y el marco del grfico quedar con las puntas redondeadas. 13. Haga un clic en el sector que est detrs de las barras, llamado planos laterales. 14. Haga un clic en el control del icono que aplica color al objeto seleccionado y elija un color para el sector elegido. Si el fondo del grfico es oscuro puede usar un color contrastante para que se destaque la informacin. 15. Si lo prefiere, puede hacer un clic sobre una barra y cambiar el color de la serie de datos. La figura 8.22 muestra al grfico con las modificaciones realizadas.
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Sugerencia: Si el cuadro de las leyendas ocupa una posicin que le molesta para presentar los datos del grfico, muvalo para ubicarlo donde sea ms conveniente. Nota: Si, en el cuadro de eleccin de los colores degradados, elige combinar dos colores o usar los preestablecidos, cambiar solamente el recuadro Colores; ah deber elegir los colores que usar para la combinacin.
Un grfico de sectores
Los grficos de sectores o de torta son muy utilizados para presentar datos, pero solamente es posible graficar una serie de datos, por lo que no sirven para comparar valores, como el creado anteriormente. Para probar este tipo de grfico se graficar la ganancia de cada producto, que son columnas no adyacentes. 1. Seleccione el primer rango: B3:B10. 2. Mantenga pulsada la tecla CONTROL. 3. Seleccione el siguiente rango: E3:E10 y libere la tecla CONTROL. 4. Haga un clic en el control del icono de tipo de grfico para ver la paleta con los tipos de grficos que puede utilizar. 5. Elija el tipo de grfico de sectores, de preferencia el de tres dimensiones, y el grfico quedar creado. 6. Muvalo para que no tape la informacin de la planilla.
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Cambiando el efecto 3D
El grfico de sectores, por omisin, se visualiza bastante "aplanado", por lo que sera conveniente cambiar el efecto 3D para que se vean mejor los sectores. 1. Verifique que el grfico est seleccionado. 2. En el men Grfico, elija la opcin Vista en 3D. Aparecer la ventana de ajuste del grfico.
3. Utilice el botn que aumenta la elevacin del grfico, hasta 40 grados. 4. Haga un clic en el botn Aceptar y el grfico se visualizar cmo lo muestra la figura 8.24.
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Separando sectores
En los grficos de sectores estos pueden ser separados, ya se trate de uno, varios o todos. Separacin de todos: 1. Haga un clic sobre alguno de los sectores del grfico; notar que aparecen nodos de seleccin alrededor de los mismos. 2. Posicione el puntero del mouse sobre un sector. 3. Arrastre hacia afuera y ver que el contorno de los sectores se ampla. 4. Libere el botn del mouse y ver cmo quedan los sectores separados. La figura 8.26 muestra el procedimiento. Separacin de uno: 1. Si procedemos del ejercicio anterior tendremos ya todos los sectores seleccionados; si no es as, repitamos el paso 1 de modo que se muestren los manejadores de todos ellos. 2. Haga un clic sobre el sector que desea separar y los nodos aparecern solamente en el mismo.
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3. Mueva hacia afuera y al liberar el botn del mouse el sector seleccionado quedar separado del resto. Nota: Para unir los sectores el procedimiento es similar, solamente debe tomar uno y llevarlo hacia el centro.
Cambio de la apariencia
Para repasar lo aprendido en este captulo, cambie la apariencia del grfico de sectores para que se vea como el de la figura 8.28.
Solamente deber tomar en cuenta los siguientes atributos, que son diferentes a los planteados en el captulo:
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9 - Imprimiendo el libro
En algn momento le ser preciso imprimir los trabajos creados con Excel. En consecuencia usted aprender en este captulo a imprimir ya sea una planilla, o bien tan slo un grupo de celdas seleccionadas o nicamente un grfico a pgina completa. Nota: En Windows 95/98 las impresoras se encuentran definidas en el Panel de Control, y en el mismo se especifican los controladores de cada una de las impresoras definidas (puede tener varias). Pero slo una de ellas es la "predeterminada", es decir, la que se utilizar prioritariamente (salvo que se indique lo contrario).
La presentacin preliminar
Antes de comenzar a imprimir es importante poder visualizar cmo quedar la planilla en la pgina de impresin. Para ello, usted puede hacer una presentacin preliminar de los datos, y as ver cmo va a quedar su trabajo una vez impreso. 1. En el men Archivo, elija la opcin Presentacin preliminar o haga un clic en el icono correspondiente. 2. Haga un clic en el botn Cerrar para volver a la planilla.
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Nota: Por lo general, la impresin de una planilla larga o con grficos no puede ser ejecutada rpidamente, porque la informacin no ocupa adecuadamente la pgina de impresin, tal como puede observarse en la figura anterior.
Configurando la pgina
En la figura anterior, donde se muestra la presentacin preliminar de la impresin, se puede observar una incorrecta distribucin de los datos en la pgina. La solucin a este problema podra ser el cambio de orientacin de la pgina; tambin podran modificarse los mrgenes, etctera. 1. En el men Archivo, elija la opcin Configurar pgina. 2. Haga un clic en la solapa Pgina, si no estuviera visible, y aparecer el cuadro de la figura 9.2.
3. En el recuadro Orientacin, indique la orientacin que desea para la pgina, supongamos: Horizontal. 4. Haga un clic en el control del recuadro Tamao de papel y visualizar la lista de los tamaos disponibles. 5. Elija el tamao de papel que necesite.
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3. Haga un clic en el control del recuadro Pie de pgina y visualizar la lista de la informacin que puede agregar en el pie de pgina, que es igual a la que puede agregar en el encabezado. 4. Elija el texto que desea para el pie, por ejemplo: Pgina 1. 5. Haga un clic en el botn Vista preliminar y podr ver si el cambio realizado soluciona el problema de la distribucin en la pgina. 6. Haga un clic en el botn Cerrar para volver a la planilla.
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Nota: Puede crear un encabezado o un pie de pgina personalizado, donde podr elegir qu desea incorporar a la izquierda, derecha y centro de la pgina. Por ejemplo, podra escribir un texto, la fecha y la numeracin de la pgina.
Nota: Puede realizar esta operacin para modificar todos los mrgenes, incluso los anchos de las columnas de la planilla.
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2. En el recuadro Copias deber indicar la cantidad de copias a imprimir. Para esta tarea puede escribir el nmero o utilizar los botones con flechas que estn a la derecha del recuadro.
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Imprimiendo un grfico
Si bien Excel 2003 imprime la planilla junto con el o los grficos insertados, usted puede imprimir solamente el grfico, y con el tamao de toda la pgina. 1. Haga un clic sobre el grfico que desea imprimir. 2. Haga un clic en el icono de imprimir para realizar una impresin directa del grfico seleccionado. Nota: Si hace una presentacin preliminar podr observar que efectivamente el grfico ocupa toda la pgina de impresin, tal como lo muestra la figura 9.6.
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