MINISTERUL AGRICULTURII $! DEZVOLTARI RURALE DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA $I INSPECTIL or. 203"? / 91.06 Lol? pentru aprobarea »Manualului de procedura pentru monitorizarea si raportarea controalelor ex-post” privind operatiunile care fac parte din sistemul de finantare prin Fondul European de Garantare Agricola (FEGA), versiunea 2.2 Avand in vedere = referatul de aprobare nr. <24.£ yin 3 financiara, verificaree conturilor, normele referitoare la controale, valorile mobiliare si transparenta; Ordonantei de urgent’ nr. 53/2014 pentru modificarea Ordonangei Guvernului nr. 24/2010 privind controlul operatiunilor care fac parte din sistemul de finantare prin Fondul European de Garantare Agricola Hotérarii Guvernului nr. 1185/2014 privind corganizarea si functionarea M.A.D.R., cu modificarile si completarile ulterioare Ordinului nr. 1574/2015 privind aprobarea structuri organizatorice sia statului de functii ale M.A.D.R. Versiune revizuits ca urmare . a emiterti Ordinului nr. Ordinul M.A.D.R. nr. | SAndica Grigoras 963/R/30.06.2016 privind 24 Alina Nicoleta Durlea 3s 888/05.08.2016 eae? aprobarea structurii Aleonte Mihail Baroian | oreanizatorice si a statului de functii ale M.A.D.R. Versiune revizuita ca urmare ie a emiterii Ordinului nr. Sindica Grigoras ; 22 31.05.2017 Alina Nicoleta Durlea | 749/1/R/18.05.2017 privind aprobarea structurii organizatorice $i a statului de functii ale M.A.D.R. Aleonte Mihail Baroian (META GENERALA CoWTROL, ANTIFRALOK sINSPECTH Bukevardt Carolee. 2-4, sector 3, Boren, cod 020183 “elton 004) 21.307.23°53 he oon 207247 mal control fega@made so somaVersiunea 2.2 MINISTERUL AGRICULTURII $1 DEZVOLTARII RURALE z DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECTIL ee CUPRINS LISTA ABREVIERI 7 DEFINITII 8 LEGISLATIE COMUNITARA SI NATIONALA, 10 CAPITOLUL | - INTRODUCERE 2 1.1.Scopul si obiectivele procedurii 13 1.2 Actualizarea manualului de proceduri B 1.3 Descrierea generala a procedurii de monitorizare si raportare 14 1.4 Institutiile si structurite implicate 14 1.4.1 Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale 14 1.4.1.4 Biroul Ex-post 14 1.4.1.2 Directia Managementul Resurselor Umane 15 41.4.2. Directia pentru Coordonarea Agentiilor de Plati 15 1.4.3 Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura 16 1.4.4 Ministrut Finantelor Publice 16 1.4.4.1 Agentia National de Administrare Fiscal 16 1.4.4.2 Directia Generala a Vamilor 16 1.4.5 Departamentul pentru Lupta Antifrauda 7 CAPITOLUL II - ETAPELE PROCEDURALE ALE ACTIVITATH DE METODOLOGIE 7 1.4 Descrierea procedurii 17 11.1.1 Procedura de monitorizare si raportare a controalelor ex-post. 17 \l. 2 Masuri de securitate gi arhivare a documentelor 19 CAPITOLUL Ill - RESURSE UMANE 20 lilt Posturi sensibile, rotatia personalului /supravegherea crescuta 20 ll.2 Fisele de post 20 {1.3 Estimarea numarului de posturi 20 Ill-4 Declaratia de confidentialitate si impartiatitate a II1.5 Linii generale pentru realizarea planului alternativ de substituire a (inlocuire) a personatului din cadrul structurilor de control 1Nl.6 Controlul intern din partea altor structuri din cadrul MADR 2 11.7 Control extern 2 ANEXE ANEXA 1 - Registrul Rapoartelor de control ex-post B ANEXA 2 - Declaratie de impartialitate si confidentialitate 24 IRECTA GENERALA CONTROL, ANTIRAUOA $ INSPECT Buevardl Carol. 24, sear 3, Bucurest, cod 030163 “elton: (004 021.307.2853 Fx: (004 021.307.2679 mal ont t emmaVersiunea MINISTERUL AGRICULTURII 22 $t DEZVOLTARI RURALE Pagina: +6 -/22- -DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA $I INSPECT = LISTA ABREVIERI ANAF Agentia National de Administrare Fiscala APIA Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura BEP Biroul Ex-post cE Comisia European’ DCAP Directia pentru Coordonarea Agentiilor de Plati DGCAI Directia General Control, Antifrauda si Inspectit Dev Directia Generala a VAmilor DLAF Departamentul de Lupt& Antifrauda DMPCE - APIA Directia masuri de piata, Comert Exterior - APIA FEGA Fondul European de Garantare Agricola FEADR Fondul European Agricol pentru Dezvoltare Rurala MADR Ministerul Agriculturii si Dezvoltarii Rurale NFP ‘Ministerul Finanfelor Publice MRet pos. Consilier din cadrul Biroului Ex-post care este responsabil cu_monitorizarea _| si raportarea controalelor ex-post OLAF Oficiul European de Lupta Antifrauda Ordonanta Guvernului nr. 24/2010 privind controlul operatiunilor care Tac Ordonants Parte din sistemul de finanfare prin Fondul European de Garantare Agricola cu modificarile si completirile ulterioare PAC Politica Agricola Cound Regulament Regulamentul (UE) nr. 1306/2014 SBEP Seful Biroului Ex-post SCEPPOP/POPAM _| Serviciul Control Ex-post si POP/POPAM SM Stat Membru SSCEPPOP/POPAM | Seful Serviciului Control Ex-post si POP/POPAM [UE IRECTIA GENERALK CowTRoL, ANTIFRALOA f NSPECTH Bulevarl Carl tar. 2-4, seta 3, cies cod O3O163 Telefon: (004 €21'307.23.53 Fe (0040213072479 Erma: contol fega@inadeco mma Uniunea EuropeanaVersiunea 2.2 MINISTERUL AGRICULTURII $1 DEZVOLTARI| RURALE Pagina: +7 -/22- =DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECTIL DEFINITII Abatere - orice incdlcare a unei dispozitii legale. Analiza de risc - metoda tehnica de identificare a riscurilor posibile, care pot aparea in procesul de implementare a masurilor finantate din FEGA. Control ex-post - controlul realitatii si regularitatii operatiunilor finantate prin FEGA. Documente comerciale - totalitatea registrelor contabile, registretor, dovezilor si documentelor justificative, contabilitatea, registrele de productie si de calitate si corespondenta referitoare la activitatea profesionala a intreprinderii, precum si datele comerciale, sub orice forma, inclusiv cele stocate in format electronic, cu conditia ca aceste documente sau date s§ fie in legatura directa sau indirect cu operatiunile care fac parte din sistemul de finantare FEGA. Eligibilitate - suma criteriilor pe care o intreprindere trebuie si le indeplineasca in vederea obtinerii finantarii din sistemul FEGA Eroare - orice deficient comisi fara intentie si ale cirei efecte pot fi revocate sau remediate prin initierea unei actiuni corective. Esantion - un segment de subiecti stabilit in urma unor criterii prestabilite cu un scop bine definit bazat pe metoda analizei de risc. Fondul European de Garantare Agricola - destinat finantarii urmatoarelor cheltuieli, care sunt efectuate in conformitate cu dreptul Uniunii, (a) masurilor de reglementare sau sprijinire a pietelor agricole, (b) platile directe catre fermieri in cadrul PAC, (c) contributia financiara a Uniunii la masurile de informare si promovare a produselor agricole pe piata intern’ a Uniunii si in farile terte, intreprinse de statele membre pe baza unor programe selectate de Comisie, altele decat cele mentionate la art. 5, (d) contributia financiaré a Uniunii la programul de incurajare a Consumului de fructe si legume in scoli, mentionat la art. 23 din Regulamentul (UE) nr. 1308/2013 i la masurile privind bolile animaletor si pierderea increderii consumatorilor astfel cum sunt Mentionate la art. 155 din regulamentul mentionat, conform art. 4 alin. (1) din Regulamentul (UE) nr. 1306/2013. Frauda - infractiunea sdvarsita in legaturd cu obtinerea ori utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, incriminata de Codul penal ori de alte legi speciale. Intreprindere/Beneficiar - orice persoana fizicd sau juridica de drept public ori privat, asa cum este aceasta definita pentru fiecare program in reglementérile europene incidente si documentele programului respectiv si care este fie direct sau indirect parte. in contractul/ acordul/decizia/ordinul de finantare finantat integral sau partial din fonduri europene 3i/sau fonduri publice nationale aferente acestora ori, dupa caz, din fonduri provenite de la alti donatori publici internationali, fie persoand fizica sau juridica indreptatita s8 primeasca, numai pe baza unei cereri de plata, subventii ori ajutoare care sunt finantate din instrumentete de finantare a politicii agricole comune, in conformitate cu prevederile legale nationale si/sau comunitare in vigoare, conform art. 2 lit. g din Ordonanta de urgenta nr. 66/2011, cu modificarile si completarile ulterioare. Manual de procedura - prezentarea in scris, a tuturor pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizarii activititii cu respectarea legislatiei in vigoare. Monitorizarea si raportarea - activitatea sistematica prin care se pun la dispozitia factorilor implicati (Comisia Europeana, Agentia de Pliti si Interventie pentru Agriculturs) informatii cu privire la progresul implementarii prevederilor regulamentului, prin intermediul rapoartelor trimestriale si anuale. Neregulé - orice abatere de la legalitate, regularitate si conformitate in dispozitiile nationale si/sau europene, precum si cu prevederile Contras i Inseecrn IECTA GenenaLA ConroL, AvFRAUDA 6 INSPECT . Berard Car. 2 4, sete 3, Bucutet, cot 030183 Telefon: (004) 021.307.2253 Fax: (004) 021.30 ‘ema: conte esapmade.ro omamadrreVersiunea MINISTERUL AGRICULTURII 22 $1 DEZVOLTARII RURALE Pagina: - 8 -/22- DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA'SI INSPECTIL angajamente legal incheiate in baza acestor dispozitii, ce rezulta dintr-o actiune sau inactiune a beneficiarulut ori a autoritatii cu competente in gestionarea fondurilor europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii Europene/bugetele donatorilor publici international 3i/sau fondurile publice nationale aferente acestora printr-o suma platita necuvenit, conform art. 2 lit. a) din Ordonanta de urgent nr. 66/2011, cu modificérile si completirile ulterioare. LEGISLATIE COMUNITARA $1 NATIONALA ‘Manualul de proceduri va fi revizuit ori de cate ori va fi nevoie sau/si in functie de aparitia/ modificarea/ abrogarea actelor normative europene si nationale specifice domeniului atunci cind regulamentele Uniunii Europene si/sau actele normative nationale se vor modifica sau se vor abroga dar si in cazul in care informatiile furnizate de acest manual vor fi insuficiente. Legislatia comunitara + Regulamentul (UE) nr. 1306/2013 privind finantarea, gestionarea si monitorizarea Politicli agricole comune si de abrogare a Regulamentelor (CEE) nr. 352/78, (CE) nr. 165/94, (CE) nr. 2799/98, (CE) nr. 814/2000, (CE) nr. 1290/2005 si (CE) nr. 485/2008 ale Consiliului, cu modificarile si completarile ulterioare; + Regulamentul (UE) nr. 1308/2013 de instituire a unei organiziri comune a pietelor Produselor agricole si de abrogare a Regulamentelor (CEE) nr. 922/72, (CEE) nr. 234/79, (CE) nr. 1037/2001 $i (CE) nr. 1234/2007 ale Consiliului (dupa intrarea in vigoare a prezentului regulament, programele multianuale adoptate anterior datei de 1 ianuarie 2014, continu si fie reglementate de dispozitiile relevante din Regulamentul Consiliului, cu modificarile si completirile ulterioare); ‘+ Regulamentul (UE) nr. 908/2014 al Comisiei de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (UE) nr. 1306/2013 al Parlamentului European si al Consitiului in ceea ce priveste agentiile de plati si alte organisme, gestiunea financiar’, verificarea conturilor, normele referitoare la controale, valorite mobile $i transparenta, cu modificarile si completirile ulterioare; + Regulamentul (UE, Euratam) nr. 883/2013 privind investigatiile efectuate de Oficiul European de Lupt& Antifrauda (OLAF) si de abrogare a Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European si al Consitiului si a Regulamentului (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliuluis + Regulamentul (CE) nr. 1234/2007 de instituire a unei organiziri comune a pietelor agricole si privind dispozitii specifice referitoare la anumite produse agricole ("Regulamentul unic OCP"), cu modificarile si completérile ulterioare; + Decizia Comisiei Europene nr. 352/1999 privind infiintarea Oficiului European de Lupta Antifrauda (OLAF), cu modificarile si completarile ulterioare; * Regulamentul (CE) nr. 2185/1996 privind controalele si inspectiile la fata locului efectuate de Comisie in scopul protejirii intereselor financiare ale Comunititilor ‘Europene impotriva fraudei si a altor abateri; «_ Regulamentul (CE, Eurotam) nr. 2988/1995 privind protectia intereselor financiare ale Comunitatilor Europene, cu modificarile si completarile ulterioare. Legislatie nationala + Hotararea Guvernului nr. 30/2017 privind organizarea si functionarea Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale, precum si pentru modificarea art. 6 alin Guvernului nr. 1.186/2014 privind organizarea si functionarea Autoritati Sistemului National Antigrindind si de Crestere a Precipitatiilor, cu modific eT Gena Conn, ANTIRAUDK 3 6PECTH Barr Crt. 24S Boar 0316S Telefon: 00) 21 367.2353, Feat th 29 al cat featrade ro PiVersiunea 2.2 MINISTERUL AGRICULTURIL $1 DEZVOLTARII RURALE Pagina: -9-/22- DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECTIL * Ordinul nr. 749/1/R/18.05.2017 privind aprobarea structurii organizatorice si a statului de functii ale MADR; * Ordonanta de urgenti nr. 74/2009 privind gestionarea fondurilor comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricola, Fondul european agricol de dezvoltare rurala si Fondul european pentru pescuit si a fondurilor alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea European si a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului de colectare si gestionare a datelor necesare desfasurarii politicii comune in domeniul pescuitului si a programului de control, inspectie si supraveghere in domeniul pescuitului si pentru modificarea art. 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularea absorbtiei fondurilor SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rural, Fondul european pentru pescuit, Fondul european de garantare agricola, prin preluarea riscului de creditare de catre fondurile de garantare, cu modificarile si completérile ulterioare; * Ordonanta Guvernului nr, 24/2010 privind controtul operatiunilor care fac parte din sistemul de finantare prin Fondul European de Garantare Agricola, aprobat’ prin Legea nr. 28/2015, cu modificarile si completarile ulterioare; * Ordinul comun MADR/MFP nr. 216/2834/2010 privind aprobarea normelor metodologice de apticare a Ordonantei Guvernului nr. 24/2010 privind controlului operatiunilor care fac parte din sistemul de finantare prin FEGA; * Ordinul nr. 230/2010 pentru aprobarea Procedurii de lucru privind implementarea Regulamentului (CE) nr. 485/2008 al Consiliului din 26 mai 2008 privind controalele efectuate de statele membre cu privire la operatiunile care fac parte din sistemul de finantare prin Fondul european de garantare agricola; ‘+ Protocolul de colaborare MADR/MFP nr. 111168/803668/2010 privind cooperarea interinstitutionala in implementarea prevederilor Regulamentului si a Ordonantei Guvernului nr. 24/2010; * Protocolul de colaborare MADR/DLAF nr. 110542/7/400/2010 privind stabilirea Procedirii de cooperare interinstitutionala in implementarea prevederilor Regulamentulut si a Ordonantei Guvernului nr. 24/2010; * Ordonanta de urgenta nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora, aprobata prin Legea nr. 142/2012, cu modificarile si completirile ulterioare; + Hotararea Guvernului nr. 875/2011 privind aprobarea_normelor metodologice de aplicare a prevederilor Ordonantei de urgenta nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea $i sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea i utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor Publice nationale aferente acestora, cu modificarile si completérile ulterioare; ‘+ Legea nr. 1/2004 privind infiintarea, organizarea si functionarea Agentiei de Plati si Interventie pentru Agricultura, cu modificarile si completarile ulterioare; * Legea nr. 61/2011 privind organizarea si functionarea Departamentului pentru lupta antifrauda - DLAF, cu modificarile si completarile ulterioare; « Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici - Republicare, cu modificarile si completirile ulterioare; + Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a functionarilor publici” - Republicare; * Ordonanta Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a (or aprobata prin Legea nr. 233/2002, cu modificarile si completarile ulterioare; + Legea nr. 554/2004 a contenciosului administrativ, cu modificarile si completarile ulterioare; * Ordonanta Guvernului nr, 86/2003 privind unele reglementari in dor modificarile si completirile ulterioare; A JRECTIA Gevenath ConTROL, AKTIFRAUDK INSPECT leva Carl nr. 24 sector 3, Bocce, cod 020163 Telefon: (004 021-307.23.53 fhe 04 6 a7 2.79 ‘ma: central fesnomadro semenVersiunea MINISTERUL AGRICULTURII 22 $t DEZVOLTARII RURALE Pagina: = 10 -/22- DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECT + Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnititilor publice, a functiilor publice si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei cu modificarile si completarile ulterioare; © Legea nr. 82/1991 - Legea contabilitatii - Republicare”, cu modific&rile si completarile ulterioare; ‘+ Legea nr. 27/2015 privind Codul Fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare; ‘+ Legea nr. 500/2002 - privind finantele publice; ‘+ Ordonanta Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridical contraventiilor, cu modificarile si completarile ulterioare, aprobata prin Legea nr. 180/2002; ‘+ Hotararea Guvernului nr. 793/205 privind aprobarea Strategie! nationale de lupti antifrauda pentru protectia intereselor financiare ale Uniunii Europene in Romania, cu modificarile si completarile ulterioare; + Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, cu modificarile si completirile ulterioare. IMECTIAGeveRALi CoxTROL, ANTIRAUDK si NSPECTH Buteveril Carl Ln. 2=4, sector 3, Bucures, cod 030163 “Telefon: (004 021.307.2383 Fe (004 021,307.24.79, mal: conta fegn@made co seomacere| Versiunea 2.2 MINISTERUL AGRICULTURII $1 DEZVOLTARI! RURALE Pagina: +11 -/22- DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA $I INSPECT. ! CAPITOLUL | - INTRODUCERE Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale (MADR) este principala autoritate publicé din Romania responsabilé cu implementarea prevederilor Titlului V Cap. Ili al Regulamentului, supravegherea, coordonarea si efectuarea controalelor conform acestuia asupra operatiunilor care fac parte din sistemul de finantare FEGA. Structura de control ex-post denumita in continuare BEP, din cadrul MADR - DGCAI - DC - SCEPPOP/POPAM, este responsabila cu efectuarea controalelor ex-post pentru masurile de interventie care intra sub incidenta Titlului V Cap. Ill al Regulamentului, iar Directia Generala a Vamilor (DGV) este responsabila cu efectuarea controalelor ex-post pentru restitutiile la export care intra sub incidenta Titlului V Cap. Ill al Regulamentului. Scopul activitatii de control desfasurata de BEP este acela de a verifica corectitudinea, realitatea si exactitatea datelor si faptelor pe care sunt bazate cererile si solicitarile beneficiarilor, care primesc sau care efectueaza plati legale direct sau indirect din sistemul de finantare FEGA sau ale reprezentantilor acestora (denumite in continuare intreprinderi), avand ca scop verificarea Conformitatii acestora cu prevederile legislatiei comunitare si nationale. Totodata, prin activitatea de control se urmareste asigurarea efectuarii tranzactiilor, corectitudinii utilizirii fondurilor acordate, precum si respectarea principiilor bunei gestiuni financiare. Activitatea de monitorizare si raportare consta in: =. elaborarea si transmiterea catre CE, anual, a unui raport detaliat cu privire la aplicarea Titlului_V Cap. Ill al Regulamentului, a rapoartelor trimestriale, a propunerii referitoare la utilizarea analizei riscului, a Programelor de control si a informatiilor necesare implementarii Prevederilor Titlului V Cap. Ill al Regulamentului; ~__ transmiterea catre Comisie si celelalte SM in cursul primelor 3 luni dupa exercitiul financiar al FEGA in care au intervenit plata §i/sau varsamantul a listei cu intreprinderile sau tertii stabiliti in alt stat membru decat cel unde a intervenit sau ar fi trebuit si intervina plata si/sau varsamantul ‘sumei respective; > __transmiterea catre APIA a rapoartelor de control ex-post aferente controalelor realizate la intreprinderile care fac obiectul controlului ex-post, in termen de 30 de zile calendaristice de la primirea acestora; ~ __transmiterea, la solicitarea APIA, a documentelor care stau la baza raportului de control ex- Post; ~___asigura schimbul de informatii la nivel comunitar pentru ca rezultatele aplicdrii Titlului V Cap. Ill al Regulamentului sa poata fi exploatate in modul cel mai eficient; ~ __elaborarea si transmiterea catre celelalte SM a informatiilor necesare implementarii prevederilor Titlului V Cap. Ill al Regulamentului. 1.1 Scopul si obiectivele procedurii Manualul de procedura pentru monitorizarea si raportarea controalelor ex-post este elaborat Pentru a fi utilizat drept ghid de personalul din cadrul BEP cu atributii privind monitorizarea si aportarea implementarii prevederilor Titlului V Cap. ill al Regulamentului si a Ordonantei. Prin elaborarea manualului de procedura si comunicarea acestuia catre personalul propriu, se urmareste realizarea unei proceduri unitare de monitorizare si raportare, insusirea clara si temeinicé a atributiilor, activitatilor si a modalitatilor de desfasurare a acestora atat in contextul Operatiunitor de ordin logistic/documentar, ct si operativ, colectarea datelor, calcularea indicatorilor, analizarea datelor si raportarea rezultatelor cStre CE. IRECTA GENERALK ConroL, AvFRAUO sIsPECTH Sudevardl Cara or. 2 4, sctr 3, Boru, cod 03016) Telefon (004 021.307.2353 Fe: (004 071.30724.79 e| Versiunea MINISTERUL AGRICULTURIL -— $1 DEZVOLTARII RURALE Pagina: “12-122- DIRECTIA.GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECTIL 1.2 Actualizarea manualului de proceduri BEP are ca sarcina elaborarea Manualului de monitorizare si raportare a controalelor ex-post pentru implementarea prevederilor Titlului V Cap. Ill al Regulamentului, manual care va fi supus spre avizare SBEP, SSCEPPOP, directorului general DGCAI, sau inlocuitorul acestuia, si spre aprobare ministrului agriculturii si dezvoltarii rurale. Prezentul manual face subiectul unei revizuiri in momentul in care apar modificari ale legistatiei nationale sau comunitare, cu relevanta in domeniu, care poate influenta activitatea descrisa in aceast procedura sau ca urmare a constatarilor si recomandérilor autoritatilor de control competente si constatarilor rezultate dupa incheierea anului/anilor de control ex-post. Consitierii din cadrul BEP asigura revizuirea si modificarea manualului de procedura in conformitate cu reglementarile interne si internationale in domeniul controaletor ex-post. Orice modificare a reglementarilor Comisiei va fi inregistrata, iar instructiunile, bazele de date si listele de verificare vor fi actualizate in timp util de catre consilierii BEP. Toate recomandarile formulate in urma misiunilor de audit privind manualul de procedura vor fi implementate in timp optim, Tabel nr. 1 Centralizator procese care impun revizuiri ale manualului PROCESUL ConsiLieR | COMPARTIMENT REZULTAT ‘Actualizarea legislatiei | CM ex-post - 1 BEP Implementarea modificarilor Implementarea modificarilor CM ex-post - 1 BEP Implementarea modificarilor CM ex-post - 2 BEP Implementarea modificarilor 1.3 Descrierea generala a procedurii de monitorizare $i raportare Monitorizarea si raportarea au ca obiectiv elaborarea $i transmiterea catre CE si SM a documentelor si rapoartelor aferente activitatii de control ex-post conform prevederilor Tittului V Cap. Ill al Regulamentului. La baza intocmirii acestor documente si rapoarte sunt utilizate atat informatii de la alte institutii ct si informatii care rezulta din efectuarea controlului ex-post. 1.4 Institutii implicate Atributiile participantilor la implementarea prevederilor Titlului V Cap. IIl al Regulamentului, in diferitele etape de realizare a acestuia, precum si responsabilitatile ce le revin, descrise in continuare, sunt in conformitate cu prevederile Titlului V Cap. Ill al Regulamentului, a Ordonantei si a Hotararii Guvernului nr. 30/2017 privind organizarea si functionarea Ministerului Agriculturii si Dezvoltarii Rurale si pentru modificarea art. 6 alin. (6) din Hotararea Guvernului nr. 1186/2014, cu modificarile ulterioare . 1.4.1. Ministerul Agriculturii i Dezvoltarii Rurale 1.4.1.1 Biroul Ex-post In cadrul SCEPPOP/POPAM - Directia Generala Control, Antifrauda si Inspectii (DGCAl) din MADR este organizat Biroul Ex-post (BEP) responsabil de implementarea prevederil lui V Cap. Ill al Regulamentului, de supraveghere si coordonare a controalelor ex-post. ae FO ImecTa Genenaui ConrnoL, ArTiRAUOK 3 INSPECT fulevartl Caroli. 2 4, setor 3, Bueare, cod 020163 Telefon (004) 021'307.235) Fx (004 021.307.2479; ‘ mal santa feeamade.co a ers radoVersiunea MINISTERUL AGRICULTURII a $1 DEZVOLTARII RURALE Pagina: +13 -/22- C DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECFI~~ Personalul din cadrul BEP este format din functionari publici si contractuali cu atributii si in monitorizarea si raportarea controalelor ex-post conform prevederilor Titlului V Cap. ill al Regulamentului. Monitorizarea si raportarea au ca obiectiv elaborarea si transmiterea catre CE si SM a documentelor si rapoartelor aferente activitatii de control ex-post conform prevederilor Titlului V Cap. lll al Regulamentului. Principalele activitati ale personalului din cadrul BEP cu atributii in monitorizarea si raportarea controalelor ex-post sunt: = elaborarea si transmiterea catre CE inaintea datei de 1 ianuarie ulterioara perioadei de control a unui raport detatiat cu privire la aplicarea Regulamentului, conform art. 86 alineatul (1); = elaborarea $i transmiterea catre CE a rapoartelor de monitorizare trimestriale, conform art. 45 alineatul (1) paragraf (5) din Regulamentul de punere in aplicare (UE) nr. 908/2014; - _ elaborarea si transmiterea, pana la data de 1 decembrie a anului care preceda inceputul perioadei de control, catre CE a propunerilor referitoare la utilizarea analizei riscului cu toate informatiile utile privind metoda ce trebuie urmata, tehnicile, criteriile i metodele de punere in aplicare, conform art. 2 din Regulamentul de punere in aplicare (UE) nr. 908/2014; = transmiterea catre Comisie si celelalte SM in cursul primelor 3 luni dupa exercitiul financiar al FEGA in care au intervenit plata si/sau varsdméntul a listei cu intreprinderile sau tertii stabiliti in alt stat membru decat cel unde a intervenit sau ar fi trebuit s& intervina plata si/sau varsmantul sumei respective, conform art. 83 alin. (2) al Regulamentului; ~ __ transmiterea catre Comisie si celelalte SM in cursul primelor 3 luni dupa exercitiul financiar al FEGA in care au intervenit plata si/sau varsamantul a listei cu intreprinderile infiintate intr-o tara terta pentru care plata si/sau varsamantul sumei respective au intervenit sau ar fi trebuit si intervina, conform art. 83 alin. (2) al Regulamentului; - transmiterea c&tre APIA a rapoartelor de control ex-post aferente controalelor realizate la ‘ntreprinderile care fac obiectul controtului ex-post, in termen de 30 de zile calendaristice de la primirea acestora; “ ~~ transmiterea, la solicitarea APIA, a documentelor care stau la baza raportului de control ex- post = comunicarea Comisiei anual, inaintea datei de 15 apritie a Programelor de control pentru adoptarea acestora cuprinzand numarul de intreprinderi care urmeaza sa fie controlate si repartizarea acestora pe sectoare, in functie de sumele aferente si criteriile care au fost utilizate pentru elaborarea programului, conform alin. (2) al art. 84 al Regulamentului; > asigura schimbul de informatii la nivel comunitar pentru ca rezultatele aplicarii Regulamentului s& poata fi exploatate in modul cel mai eficient, conform art. 86, alin. (4); = elaborarea si transmiterea c&tre celelalte SM a informatiilor necesare implementarii prevederilor Regulamentului. 1.4.1.2 Directia Managementul Resurselor Umane Directia Management Resurse Umane are, in domeniul monitorizarii si raport&rii controalelor ex-post, urmatoarele atributii principale: - primeste de la BEP nevoile de formare profesionala ale consilierilor din cadrul BEP; - _ propune organizarea de cursuri de formare profesionala; - _ organizarea si urmérirea participarii consitierilor din cadrul BEP la cursuri de instruire si perfectionare profesional in domeniul controlului ex-post. 1.4.2 Directia pentru Coordonarea Agentiilor de Plati (DCAP) a) SA transmit catre MADR - BEP, informatii cu privire la operatiunile sistemul de finantare prin Fondul European de Garantare Agricola, conf IRECTIA GENERALA ConTROL, ANTIFRAUDA gi INSPECTH ‘Bulerardul Cara i. 2 4, seca 3, Bares, cod 030163 Teen: (04) 021.307.2383, Fx (08) 021.307.2439 ral: cont feadimase.co sumedversiunea MINISTERUL AGRICULTURII a $1 DEZVOLTARII RURALE Pagin: = 14-/22- si DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA SI INSPECTIL Regulamentului (UE) nr. 1306/2013, concomitent cu transmiterea acestora c&tre Comisia European, respectiv: - anual, tabelul 104 - date defalcate conform nomenclatorului bugetului comunitatilor europene si pe tip de cheltuieli si venituri, anexa Il la Regulamentul (CE) nr. 1067/2014 de stabilire a formei si a continutului informatiilor contabile care trebuie transmise Comisiei in scopul verificari conturilor FEGA si FEADR, precum si in scopuri de monitorizare si prognaza; - anual, Tabelul cu X, anexa | a Regulamentului (UE) nr. 1067/2014 de stabilire a formei si a continutului informatiilor contabile care trebuie transmise Comisiei in scopul verificdrii conturilor FEGA si FEADR, precum si in scopuri de monitorizare si prognoza; - _ trimestrial, neregulile care fac obiectul unei constatari primare administrative sau judiciare conform prevederilor Regulamentului (CEE) nr. 386/1990 si a Regulamentul (CE) nr. 1971/2015 trimestrial, lista neagr conform Regulamentului (CE) nr. 1469/1995; - alte informatit specifice. b) Sa transmit Comisiei Europene rezultatul de la punctul 2.2 lit. i) al prezentei proceduri, c) 8 desemneze o persoan’ care s4 asigure colaborarea permanent cu MADR - BEP. 1.4.3. Agentia de Plati si Interventie pentru Agricultura (APIA) APIA pune la dispozitia BEP toate datele referitoare la platile din anul bugetar UE (16 octombrie anul n pana la 15 octombrie anul n+1) aferente masurilor ce intr sub incidenta Regulamentului. APIA are urmatoarele atributii: a) _ sa transmit anual catre BEP, in perioada 1 - 10 noiembrie, in format digital, pe suport electronic informatii privind platile efectuate in anul financiar FEGA finalizat la 15 octombrie, respectiv Tabelul cu X, anexa | a anexa | a Regulamentului (UE) nr. 1067/2014 de stabilire a formei sia continutului informatiilor contabile care trebuie transmise Comisiei in scopul verificarii conturilor FEGA si FEADR, precum si in scopuri de monitorizare si prognoza; b) sa transmit lunar, nu mai tarziu de 20 ale lunii in curs, catre BEP - BEP in format digital/pe suport de hartie Tabelul 104 - date defalcate conform nomenclatorului bugetului comunitatilor europene si pe tip de cheltuieli si venituri, anexa Il la Regulamentul (CE) nr. 1067/2014 de stabilire a formei si a continutului informatiilor contabile care trebuie transmise Comisiei in scopul verificari conturilor FEGA si FEADR, precum si in scopuri de monitorizare si prognozi; c)__ s& transmita, la solicitarea BEP, informatii privind platile si copii dupa documentele de plata referitoare la intreprinderile care fac obiectul controlului ex-post. 4) s& transmita, la solicitarea BEP, copii ale dosarelor de plata a intreprinderilor care fac obiectul controlului ex-post. e) _ 54 transmitd, la solicitarea BEP, versiunea manualetor de procedura si de inspectie, precum si instructiunile de control pentru masurile de piata pe baza careia s-a derulat masura de piaté in anul financiar supus controlului ex-post. f) 5a transmita, la solicitarea BEP, copii de pe documentatia de atribuire a serviciilor incheiate intre APIA si intreprinderite care fac obiectul controtului ex-post. 8) _ 5& participe la intrunirile organizate de BEP cu privire la aplicarea reglementarilor specifice, cand se solicita. h) _s& analizeze rapoartele de control ex - post primite de la BEP, sa fundamenteze $i si emita decizii de recuperare financiara. i) _ s& notifice rezultatul final c&tre BEP si Comisia European prin DCAP, in termen de 5 zile lucratoare de la emiterea deciziei, pe suport de hartie. j) 88 recupereze sumele utilizate necorespunzator conform prevederilor Ordonantei de urgenta nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea si sanctionarea neregulilor aparute in obtinerea si utilizarea fondurilor europene si/sau a fondurilor publice nationale aferente acestora k) 38 desemneze o persoana care s& asigure colaborarea permanent cu BEP. — ‘mecTa GeneRALA CoWTaot, ANTIRAUDK sl NSPECTH Bulevardh Cara tn. 24, sector 3, cure, cod 03016) “Telefon: (66) 021-367.23.53 Fax (004 021.307 24.79 malt contra feaemade.co omemaditeVersiunea me MINISTERUL AGRICULTURII $1 DEZVOLTARI RURALE Pagina: = 15 -/22- DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA $I INSPECTH__.- - \)_ sé desemneze o persoana din cadrul structurilor teritoriale de inspectie din Centrele judetene APIA, cu atributii in controlul fondurilor europene, care sa acorde asistenta tehnic& personalului din cadrul organelor de control care execut controale ex-post. m) _ s& solicite BEP documentele care stau la baza raportului de control ex-post. |.4.4, Ministerul Finantelor Publice (MFP) 1.4.4.1. Agentia National de Administrare Fiscala (ANAF) ANAF la solicitarea BEP furnizeaza informatii cu privire a situatia financiara a intreprinderilor controlate, in conformitate cu protocolul de colaborare. 1.4.4.2, Directia Generala a Vamilor (DGV) DGV este responsabild cu efectuarea controatelor ex-post pentru restitutiile la export ce intra sub incidenta Titlului V Cap. lll al Regulamentului. De asemenea, are atributia de a transmite catre BEP informatiile si documentele necesare pentru monitorizarea, raportarea si coordonarea controalelor ex-post, precum si pentru elaborarea si transmiterea la Comisié a rapoartelor trimestriale si a raportului anual. Controlorii_vamali responsabili cu efectuarea controalelor ex-post. in_conformitate cu prevederite Titlului V Cap. Ill al Regulamentului finalizeaza controalele alocate in perioada 1 iulie anul n pana la 30 junie anul nt si transmite raportul de control catre BEP. Atributii generale: 2) Sa primeasca de la BEP lista intreprinderilor care vor face obiectul controlului ex-post si toate informatiile necesare pentru efectuarea controalelor ex-post; b) in cazul in care se solicita informatii, cu privire la verificarea documentelor unor terti (Verificdri incrucisate), de un alt SM, procesarea si remiterea fisierelor cu controalele ex-post, CU toate datele, electronic si pe suport de hartie catre directorul DGCAI; ©) sdelaboreze si si transmit cdtre BEP urmatoarele documente: =O copie a ordinului de control ex-post prin care sunt numiti membrii echipel de control; = fin termen de 10 zile lucratoare de la inchiderea trimestrului un raport privind stadiul si modul de realizare a controalelor ex-post repartizate; = intermen de 5 de zile lucratoare de la finatizarea controtului dosarul de control ex-post inyodes euadr uy INjosyUoD e 482 2 @ 245} | abeos| Tes [ms | PPPOE | | | a | | Wotan] S| emantany xe este |NAROW 8p IN weg meen = = INTNTOYLNOD TAVOINILIN YOMANSYW V IS 1SOd-XF TOULNOD 3d YOTILYVOdVY TNYLSIOIY 1 uu oxauy ILLO3dSNI IS VONVYSILNY “IOULNOD VIVEANIO VilIauIG U/- AZ reulBed JIVUNY IYYLIOAZIq IS Tt NWENLINIOY TNYALSINIW Bauniss9a,Versiunea 2.2 MINISTERUL AGRICULTURII $1 DEZVOLTARII RURALE DIRECTIA GENERALA CONTROL, ANTIFRAUDA St INSPE Anexa nr. 2 DECLARATIE DE CONFIDENTIALITATE $I IMPARTIALITATE. Subsemnatul (a) angajat in functia de wun la DGCAI in cadrul Serviciului Control Ex-post 5i POP/POPAM - Biroul Ex-post, cunoscénd prevederile codului Penal privind falsul in declaratii, declar si ma oblig la urmatoarele: ~ am capacitate deplina de exercitiu; ~ nu am fost niciodata subiectul vreunei condamnari care sé ma fac incompatibil cu functia; - nu ma aflu in nici una din situatiile prevazute la art. 39 din Codul de proceduri fiscala privind conflictul de interese, respectiv art. 301 din Codul Penal; ~ 8 pastrez secretul de stat, secretul de serviciu, precum si confidentialitatea in legatura cu faptele, informatiile sau documentele de care iau cunostinga in exercitarea functiei publice, in conditiile legit, cu exceptia informatiilor de interes public, in conformitate cu prevederile art. 46 din Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare; - 8 indeplinesc cu profesionalism, impartialitate si in conformitate cu legea indatoririle de serviciu si si ma abtin de la orice fapt care ar putea aduce prejudicii persoanelor fizice sau juridice ori prestigiului corpului functionaritor publici, in conformitate cu art. 43 alin. 1 din Legea nr. 188/199; - Sa respect principiile de legalitate, imparfialitate, obiectivitate, transparenta, eficienta, eficacitate, responsabilitate, orientare c&tre cetatean, stabilitate in exercitarea functiei publice si subordonare ierarhica, in conformitate cu art. 3 din Legea nr. 188/199; respect prevederile art. 94 din Legea nr. 161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor publice, a functiflor publice si in mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei cu modificarile si completarile ulterioare, cu privire (a incompatibilitatea calitatii de functionar public cu orice alta functie publica decat cea in care am fost numit, precum si cu functiile de demnitate publica; ~ sé-l informez imediat pe seful meu ierarhic daca ma aflu in una din situatiile care ar putea genera un conflict de interese (rezolvarea unei cereri, luarea deciziilor sau participarea la luarea deciziilor cu privire la persoane fizice si juridice cu care am relatii cu caracter patrimonial, participarea in cadrul aceleiasi comisii, constituite conform legii, cu functionari Publici care au calitatea de sot sau ruda de gradul |, interesele mele patrimoniale, ale sotului sau rudelor sale de gradul | pot influenta deciziile pe care trebuie sa le iau in exercitarea functiei publice), in conformitate cu art. 79 alin. 1 din Legea nr, 161/2003; ~ sa m& abtin de la rezolvarea cererii, luarea deciziei sau participarea la luarea unei decizii, in cazul existentei unui conflict de interese, in conformitate cu art. 79 alin. 2 din Legea nr, 161/2003. *) Mentionez ca, daca, pe parcursul exercitarii functiei pe care o detin, sunt implicat intr- un control la o rudé sau afin de gradul 1-4, voi notifica seful ierarhic cu privire la aceasta situatie si ma oblig la neimplicarea in efectuarea controlului in cauza. Am luat la cunostinta ca orice incAlcare a dispozitiilor prezentei declaratii atrage, dupa az, raspunderea disciplinara, administrativa, civila sau penala, potrivit legii. Nume $i prenume Data: Semnatura: InecTia GevenaLi Con, ANTIFRAUDK 3 INSPECT evar Cara |, 2 4, sector 3, Bucuresti cod 03015) Telefon: (004 021307.23.53, (004 0213072479