ADMINISTRACION

CARLOS ARTURO GIL MUOZ.

UNIVERSIDAD S ANTIAGO DE C ALI. S ANTIAGO DE CALI, 22 DE AGOSTO DE 2011. CALI, COLOMBIA.

ADMINISTRACION

PROFESORA: MARA E LENA BEDOYA

CARLOS ARTURO GIL MUOZ.

UNIVERSIDAD S ANTIAGO DE C ALI. S ANTIAGO DE CALI, 22 DE AGOSTO DE 2011. CALI, COLOMBIA.

Tabla de Contenido

Contenido

Pagina

Introduccin...Pg. 1 Objetivos.Pg. 2 Administracin......................Pg. 3-13 ConclusionesPg. 14

Introduccin.

En este trabajo vamos a definir planeacin y la importancia de esta en la administracin, al igual que cada tipo de planeacin existentes, mostrando tambin el significado del DOFA y su importancia en la empresa, por ultimo dando la definicin de una administracin por objetivos y sus caractersticas.

Objetivos.
Dar a entender que es un Planeacin sus caractersticas. Explicar las clases de planeacin que hay y las caractersticas de cada una de estas. Dar a entender la importancia de la matriz DOFA en una empresa Explicar las obligaciones que tiene el administrador con respecto a la fijacin de objetivos. Determinar la definicin y caractersticas de una administracin por objetivos. Explicar cmo se utiliza o e puede manejar una administracin por objetivos.

La Planeacin.
La sabidura es la habilidad de ver con mucha anticipacin las consecuencias de las acciones actuales, la voluntad de sacrificar las ganancias a corto plazo a cambio de mayores beneficios a largo plazo y la habilidad de controlar lo que es controlable y de no inquietarse por lo que no lo es. Por tanto, la esencia de la sabidura es la preocupacin por el futuro. No es el mismo tipo de inters en el futuro que tienen los videntes, que slo tratan de predecirlo. El sabio trata de controlarlo. La palabra previsin de prever: (ver anticipadamente), implica la idea de anticipacin de acontecimientos y situaciones futuras, que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sera imposible hacer planes. Por ello la previsin es base para la planeacin. La previsin es un concepto de la planeacin que define las condiciones futuras de un proyecto y fija el curso concreto de accin a seguir. Gotees dijo: planear es hacer que ocurran cosas que de otro modo no habran ocurrido, equivale a trazar los planes para fijar dentro de ellos nuestra futura accin. La planeacin es la determinacin de lo que va a hacerse, incluye decisiones de importancia, como el establecimiento de polticas, objetivos, redaccin de programas, definicin de mtodos especficos, procedimientos y el establecimiento de las clulas de trabajo y otras ms. De sta manera, la planeacin es una disciplina prescriptiva (no descriptiva) que trata de identificar acciones a travs de una secuencia sistemtica de toma de decisiones, para generar los efectos que se espera de ellas, o sea, para proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para lograrlo. En otras palabras la planeacin es proyectar un futuro deseado y los medios efectivos para conseguirlo. Es un instrumento que usa el hombre sabio; mas cuando lo manejan personas que no lo son, a menudo se convierte en un ritual incongruente que proporciona, por un rato, paz a la conciencia, pero no en el futuro buscado. El planeamiento en el ms puro sentido de su concepto, va ms all de todas las funciones de organizar, controlar, coordinar, dotar y dirigir el personal de la empresa. Los conceptos anteriores se resumen en lo siguiente: Se utiliza la capacidad de la mente humana para plantear fines y objetivos. Involucra la toma de decisiones anticipada en su proceso. Prev las consecuencias futuras de las acciones a tomar.

 Prev la utilizacin de los recursos disponibles con el fin de obtener la mxima satisfaccin. Comprende todo el proceso desde el anlisis de las situaciones hasta llegar a la toma de decisiones. Incluye metodologas para la recoleccin de informacin, programacin, diagnstico, pronstico, avances y medidas de resultados.

Tipos de Planeacin
Los planes son el resultado del proceso de la planeacin y pueden definirse como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Los planes, en cuanto al periodo establecido para su realizacin, se pueden clasificar en: Corto Plazo: cuando se determinan para realizarse en un trmino menor o igual a un ao. Estos, a su vez, pueden ser:

Inmediatos: Aquellos que se establecen hasta seis meses Mediatos: Se fijan para realizarse en un perodo mayor de seis, o menor de doce meses

Mediano Plazo: Su delimitacin es por un perodo de uno a tres aos Largo Plazo: Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres aos Otra clasificacin de los tipos de planes, dice que hay dos tipos principales de planes: Planes Estratgicos: Diseados para cumplir con los objetivos generales de la organizacin Planes Operacionales: Proporcionan los detalles de cmo se realizarn los planes estratgicos. Estos a su vez se pueden dividir de acuerdo a su uso de la siguiente manera: Planes de un solo uso: Se elaboran para alcanzar propsitos especficos y se disuelven una vez que estos se consiguen. Son cursos detallados de accin que seguramente no se repetirn de la misma manera en el futuro. Los principales tipos de planes de un solo uso son:

Programas: El programa comprende un grupo relativamente extenso de actividades, muestra; los pasos principales que se requieren para conseguir un objetivo, la unidad o miembro de la organizacin encargado de cada paso y el orden y la sincronizacin de cada paso.

Proyectos: son las partes ms pequeas e independientes de los programas. Cada proyecto posee una extensin limitada y directivas bien definidas acerca de las asignaciones y el tiempo. Cada proyecto quedar bajo la responsabilidad del personal asignado a quien se darn recursos y plazos especficos.

Presupuestos: Son estados de recursos financieros que se reservan para determinadas actividades en un perodo determinado de tiempo. Son ante todo, medios de controlar las actividades de la organizacin. Detallan los ingresos y tambin los gastos.

Planes Permanentes: Siempre que las actividades de una organizacin se repitan varias veces, una sola decisin o un conjunto de decisiones pueden guiarlas en forma adecuada. Las situaciones se manejan de modo uniforme y previamente establecido. Los tipos principales de planes permanentes son: Polticas: La poltica es una pauta general para la toma de decisiones. Establece los lmites de las decisiones, especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo las que no se permiten. De ese modo canaliza el pensamiento de los miembros de la organizacin para que sea compatible con los objetivos de ella.

Procedimientos: El procedimiento ofrece un conjunto de instrucciones pormenorizadas para ejecutar una serie de acciones que ocurren a menudo o peridicamente. Estas instrucciones detalladas guan a los empleados que realizan estas tareas y ayudan a asegurar una manera uniforme de tratar una situacin concreta.

Reglas: Establecen que una accin especfica debe o no llevarse a cabo en determinada situacin. Son los planes permanentes ms explcitos y no son pautas del pensamiento ni de la toma de decisiones.

PLANEACIN ESTRATGICA Establece los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tcticos y operativos). Es diseada por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin, de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin. Es a largo plazo y comprende toda la empresa. La planeacin estratgica es el proceso de seleccionar las metas de una organizacin, determinar las polticas y programas necesarios para lograr los objetivos especficos que conduzcan hacia las metas y el establecimiento de los mtodos necesarios para asegurarse de que se pongan en prctica las polticas y programas estratgicos. CARACTERSTICAS. Se ocupa de cuestiones fundamentales. La planeacin estratgica da respuestas a preguntas como las siguientes. En qu negocio estamos y en qu negocio deberamos estar?, Quines son nuestros clientes y quienes deberan ser? Ofrece un marco de referencia para una planeacin ms detallada y para las decisiones ordinarias. Cuando afronta tales decisiones el gerente se preguntar: Cules opciones sern las ms adecuadas con nuestra estrategia? Supone un marco temporal ms largo que otros tipos de planeacin Ayuda a orientar las estrategias y recursos de la organizacin hacia las actividades de alta prioridad Es una actividad de alto nivel en el sentido de que la alta gerencia debe participar activamente. Esto se debe a que slo ella tiene la visin necesaria para considerar todos los aspectos de la organizacin.

ELEMENTOS BSICOS. Estudiar la empresa Evaluar el medio ambiente Fijar objetivos Determinar las estrategias a seguir

DESARROLLO. Para llevar a cabo la planeacin estratgica es necesario fijar un plan de mercadeo y un plan de operacin, y asignar los recursos a cada uno de ellos. Los resultados vienen de estos planes, no deben ser parte integrante de los mismos.

El plan de mercadeo debe incluir la definicin del mercado, su tamao, sus concurrentes, la actitud de los consumidores, la participacin de la empresa en el y los factores de xito que este mismo presenta. Una vez hecho esto, es necesario desarrollar el plan de operacin que seale los productos que se van a fabricar, los procesos que se van a seguir, los sistemas que se van a necesitar, la tecnologa que se requiere, etc. VENTAJAS. Ofrece pautas congruentes para las actividades de la organizacin. Al servirse de ella los gerentes dan a su organizacin objetivos definidos con claridad y mtodos para lograrlos Les ayuda a los gerentes a prever los problemas antes que surjan y a afrontarlos antes que se agraven Ayuda a los directivos a reconocer las oportunidades seguras y riesgosas y a elegir entre ellas Reduce al mnimo la posibilidad de errores y sorpresas desagradables

DESVENTAJAS. Existe peligro de crear una enorme burocracia de planificadores que pueden perder contacto con los productos y clientes de la empresa Los planificadores pueden tomar decisiones basndose en conceptos abstractos y no en una estrecha familiaridad con las necesidades reales de la empresa Mientras la planeacin estratgica no empiece a funcionar bien, la organizacin posiblemente tomar las decisiones con lentitud e incertidumbre En ocasiones tiende a limitar la organizacin a la opcin ms racional y exenta de riesgos

PLANEACIN TCTICA Determina planes ms especficos, que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y que se subordinan a los planes estratgicos. Es establecida y coordinada por los directivos de nivel medio (gerentes funcionales), con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa El planeamiento tctico, que es la mediana entre el planeamiento intensivo y el extensivo, abarca de uno a dos aos y se relaciona con una serie de tcticas o programas por virtud de los cuales los gerentes de lnea intentarn cumplir la estrategia de la corporacin. Con frecuencia el planeamiento tctico se manifiesta en un programa de administracin por objetivos PLANEACIN OPERATIVA

Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeacin tctica, y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms detalladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Por lo general, determina las actividades que debe desarrollar el elemento humano. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad El planeamiento de operacin o presupuestal, la forma ms intensiva de planeamiento, es la expresin en trminos financieros de los planes tcticos de la empresa o del programa de administracin por objetivos. Esos planes adoptan la forma de estados financieros proforma, mensuales o trimestrales, o de presupuestos de gastos. El perodo que cubren es generalmente de un ao dividido por meses o bien por trimestres, agregando un trimestre a medida que avanza el ao. En algunos casos las compaas tienen siempre un presupuesto de los doce meses siguientes.

Matriz DOFA
DOFA (en ingls SWOT) es la sigla usada para referirse a una herramienta analtica que le permitir trabajar con toda la informacin que posea sobre su negocio, til para examinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Este tipo de anlisis representa un esfuerzo para examinar la interaccin entre las caractersticas particulares de su negocio y el entorno en el cual ste compite. El anlisis DOFA tiene mltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la corporacin y en diferentes unidades de anlisis tales como producto, mercado, producto-mercado, lnea de productos, corporacin, empresa, divisin, unidad estratgica de negocios, etc. Muchas de las conclusiones, obtenidas como resultado del anlisis DOFA, podrn serle de gran utilidad en el anlisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que disee y que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios. El anlisis DOFA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el xito de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno. Lo anterior significa que el anlisis DOFA consta de dos partes: una interna y otra externa. 1. La parte interna: tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de su negocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algn grado de control. 2. La parte externa: mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aqu

usted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas, circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningn control directo. Fortalezas y Debilidades: Considere reas como las siguientes: Anlisis de Recursos, Capital, recursos humanos, sistemas de informacin, activos fijos, activos no tangibles. Anlisis de Actividades, Recursos gerenciales, recursos estratgicos, creatividad. Anlisis de Riesgos, Con relacin a los recursos y a las actividades de la empresa. Anlisis de Portafolio, La contribucin consolidada de las diferentes actividades de la organizacin. Hgase preguntas como stas: Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que supera a sus principales competidores? Cules son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus competidores lo superan?

Al evaluar las fortalezas de una organizacin, tenga en cuenta que stas se pueden clasificar as: 1. Fortalezas Organizacionales Comunes: Cuando una determinada fortaleza es poseda por un gran nmero de empresas competidoras. La paridad competitiva se da cuando un gran nmero de empresas competidoras estn en capacidad de implementar la misma estrategia. 2. Fortalezas Distintivas: Cuando una determinada fortaleza es poseda solamente por un reducido nmero de empresas competidoras. Las empresas que saben explotar su fortaleza distintiva generalmente logran una ventaja competitiva y obtienen utilidades econmicas por encima del promedio de su industria. Las fortalezas distintivas podran no ser imitables cuando su adquisicin o desarrollo pueden depender de una circunstancia histrica nica que otras empresas no pueden copiar o su naturaleza y carcter podra no ser conocido o comprendido por las empresas competidoras. (Se basa en sistemas sociales complejos como la cultura empresarial o el trabajo en equipo). 3. Fortalezas de Imitacin: de las Fortalezas Distintivas, es la capacidad de copiar la fortaleza distintiva de otra empresa y de convertirla en una estrategia que genere utilidad econmica. La ventaja competitiva ser temporalmente sostenible, cuando subsiste despus que cesan todos los intentos de imitacin estratgica por parte de la competencia. Al evaluar las debilidades de la organizacin, tenga en cuenta que se est refiriendo a aquellas que le impiden a la empresa seleccionar e implementar estrategias que le permitan desarrollar su misin. Una empresa tiene una

desventaja competitiva cuando no est implementando estrategias que generen valor mientras otras firmas competidoras si lo estn haciendo.

Oportunidades y Amenazas Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas reas que podran generar muy altos desempeos. Las amenazas organizacionales estn en aquellas reas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos niveles de desempeo. Considere: Anlisis del Entorno, estructura de su industria (Proveedores, canales de distribucin, clientes, mercados, competidores). Grupos de inters, gobierno, instituciones pblicas, sindicatos, gremios, accionistas, comunidad. El entorno visto en forma ms amplia, aspectos demogrficos, polticos, legislativos, etc. Pregntese: Cules son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno? Cules sus mejores oportunidades?

Objetivos
Un objetivo administrativo es la meta que se persigue, que prescribe un mbito definido y sugiere la direccin a los esfuerzos de planeacin en un gerente. Esta definicin incluye cuatro conceptos: mbito Carcter definitivo Direccin Meta

Desde el punto de vista del gerente la mirada que va a perseguirse debe ser identificada en trminos claros y precisos. No se habr de confundir una meta con el rea general de las actividades deseadas. El hacerlo as pone el nfasis en los medios, no en la mirada. En mbitos de la meta que se persigue est incluido en la declaracin de los limites o restricciones prescritos que debern observase. Los propsitos declarados en trminos vagos o de doble significado tienen poco o ningn valor administrativo porque estn sujetos a varias interpretaciones y con frecuencia el resultado es confusin o disturbio. Por ltimo, la direccin est

indicada por el objetivo. Muestra los resultados que se deben de buscar y aportan esos resultados de los muchos objetivos posibles que de otra forma podran buscarse. Esa direccin proporciona los cimientos para los planes estratgicos apropiados que deben formularse para alcanzar los objetivos. Los objetivos inapropiados e inadecuados pueden retardar el xito de la administracin y sofocar las operaciones en cualquier organizacin.

La Administracin por Objetivos

La administracin por objetivos es un programa que incorpora metas especficas, fijadas de manera participativa, para un perodo de tiempo explcito y que se retroalimenta con el avance hacia las mismas. Proceso administrativo por medio del cual el Jefe y el subordinado, parten de una definicin clara de las metas y prioridades de la organizacin establecidas en grupo por la alta administracin, identifican en conjunto los resultados claves que estn dispuestos a alcanzar as como los correspondientes indicadores de xito, acuerdan una estrategia para alcanzar esos resultados, trabajan tratando de lograrlos, se da seguimiento a los esfuerzos y los resultados alcanzados y se evala el rendimiento del personal de direccin en funcin de los mismos. La administracin por objetivos surgi como mtodo de evaluacin y control sobre el desempeo de reas y organizaciones en crecimiento rpido. Inicialmente constituy un criterio financiero de evaluacin y de control. Como criterio financiero fue vlido, pero en el enfoque global de la empresa trajo como consecuencia una distorsin profesional, pues los criterios de ganancia y de costo no son suficientes para explicar la organizacin social y humana. La respuesta de los niveles medios e inferiores de la organizacin a ese criterio fue de descontento y apata, lo cual ocasion conflictos entre los funcionarios de nivel medio e inferior y la alta direccin. Fue entonces cuando comenzaron a surgir las ideas de descentralizacin y administracin por resultados. El nico modo que encontr la direccin para revertir el proceso antes descrito fue la descentralizacin de las decisiones y la fijacin de objetivos para cada rea clave: cada cual escogera cmo alcanzar los resultados. Se eliminaron los rganos de staff, quedando a cargo de cada

divisin la creacin de los servicios que se necesitaran para alcanzar los objetivos, lo que fortaleci la posicin de autoridad de cada jefe operativo.

CARACTERISTICAS DE LA APO La APO es una tcnica de direccin de esfuerzos a travs de la planeacin y el control administrativo basada en el principio de que, para alcanzar resultados, la organizacin necesita antes definir en qu negocio est actuando y a dnde pretende llegar. La APO es un proceso por el cual los gerentes, principal y subordinado, de una organizacin identifican objetivos comunes, definen las reas de responsabilidad de cada uno en trminos de resultados esperados y emplean esos objetivos como guas para la operacin de la empresa. El administrador tiene que saber y entender lo que, en trminos de desempeo, se espera de l en funcin de las metas de la empresa, y su superior debe saber qu contribucin puede exigir y esperar de l, juzgndolo de conformidad con las mismas. En realidad, la APO es un sistema dinmico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administracin de empresas. La APO presenta las siguientes caractersticas principales: 1. Establecimiento conjunto de objetivos entre el ejecutivo y su superior La mayor parte de los sistemas de la APO utiliza el establecimiento conjunto de objetivos; tanto el ejecutivo como su superior participan del proceso de establecimiento y fijacin de objetivos. La participacin del ejecutivo puede variar, desde su simple presencia durante las reuniones, donde puede ser escuchado, hasta la posibilidad de iniciar la propuesta de reestructuracin del trabajo, con relativa autonoma en el desarrollo del plan. 2. Establecimiento de objetivos para cada departamento posicin Bsicamente la APO est fundamentada en el establecimiento de objetivos por niveles de gerencia. Los objetivos, a alto nivel, pueden denominarse objetivos, metas, propsitos o finalidades; sin embargo, la idea bsica es la misma: definir los resultados que un gerente, en determinado cargo, deber alcanzar. 3. Interrelacin de los objetivos de los departamentos Siempre existe alguna forma de correlacionar los objetivos de varias unidades o gerentes, aunque no todos los objetivos se apoyen en los mismos principios bsicos. 4. Elaboracin de planes tcticos y planes operacionales, con nfasis en la medicin y el control

A partir de los objetivos trazados por cada departamento, el ejecutivo y su superior elaboran los planes tcticos adecuados para alcanzarlos de la mejor manera. De esta manera, tales planes se constituyen en los instrumentos para alcanzar los objetivos de cada departamento. En todos los planes la APO hace nfasis en la cuantificacin, la medicin y el control. Se hace necesario medir los resultados alcanzados y compararlos con los resultados planeados. 5. Evaluacin permanente, revisin y reciclaje de los planes Prcticamente todos los sistemas de la APO tienen alguna forma de evaluacin y revisin regular del progreso realizado, a travs de los objetivos ya alcanzados y de aquellos por alcanzar, permitiendo as el tener en cuenta algunas previsiones, y el fijar nuevos objetivos para el perodo siguiente. 6. Participacin activa de la direccin La mayor parte de los sistemas de la APO involucran ms al superior que al subordinado. El superior establece los objetivos, los vende, los mide y evala el progreso. Ese proceso, frecuentemente utilizado, es mucho ms un control por objetivos que una administracin por objetivos. 7. Apoyo constante del staff durante las primeras etapas La ampliacin de la APO requiere del fuerte apoyo de un STAFF previamente entrenado y preparado. Exige coordinacin e integracin de esfuerzos, lo que puede ser efectuado por el STAFF.

Conclusin.
La planeacin es el eje central para que haya una organizacin en la empresa y todo salga bien. Los objetivos son importantes en una empresa ya que sin ellos no habra razn de ser de esta, pues una empresa siempre debe tener una meta u objetivo que alcanzar para su funcionamiento.

El DOFA en una empresa nos ayuda a determinar la relacin de la empresa con el entorno que la rodea y nos ayuda a tomar decisiones que afecten positivamente a la empresa. La planeacin estratgica se centra en alcanzar los objetivos y metas de la empresa teniendo en cuenta todos los aspectos de la empresa para as alcanzarlos de manera efectiva y eficaz

La Administracin necesita de una excelente planeacin para alcanzar sus objetivos y estar siempre informados sobre su estado haciendo nfasis en la matriz DOFA, al igual que necesita de todo esto para que se pueda tomar una excelente decisin y as la empresa sea emprendedora.