Excel Avanzado

Computacin del Golfo-Clavijero
Curso-Taller Excel Bsico
Desarrollado por: LI DOMINGO HERNNDEZ HERNNDEZ, LI RICARDO MARN MAURICIO, LSCA BRIANDA
MARTNEZ RODRGUEZ
ndice
1. Introduccin A Excel
2. Entorno De Excel 3. Manejo Bsico Del Archivo 3.1.Nuevo 3.2.Abrir 3.3. Guardar Como 3.4.Guardar 3.5.Configurar Pagina 3.6.Imprimir 4. Formato De Celda 4.1. Tamao y unin de celdas 4.2. Relleno y color de texto 4.3.Bordes 4.4.Tipo De Datos 4.5.Alineacin de Celdas 4.6.Series De Datos 4.7. Insertar Objetos 4.8.Agregar y Eliminar Hojas 5. Frmulas 5.1.Definicin De Frmula 5.2.Estructura De Una Frmula 5.3.Referencias Absolutas Y Relativas 5.4.Operadores Bsicos 6. Grficos 6.1.Creacin Del Grfico 6.2. Modificar el Grfico 7. Funciones 7.1.Definicin de funcin 7.2.Funciones de Texto 7.3.Funciones de Fecha y Hora 7.4.Funciones Estadsticas 7.5.Funciones Lgicas 7.6.Funciones Matemticas 7.7.Funciones de Bsqueda y Referencia 7.8.Macros 7.9.Tablas Dinmicas
3 3 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 6 6 6 6 6 6 6 6 6 7 7 9 11 11 12 13 13 16 18 18 21 23
1. INTRODUCCIN A EXCEL
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Excel es una aplicacin del tipo hoja de clculo, integrada en el entorno Windows y desarrollada por Microsoft, en la cual se combinan las capacidades de una hoja de clculo normal, base de datos, programa de grficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programacin y generacin de macros; todo dentro de la misma aplicacin. Las hojas de clculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informticas de uso ms general y extendido. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas celdas pueden contener: texto valores numricos, fechas y datos horarios frmulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas. Adems, contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo. Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria del equipo lo permita. Distintas hojas de clculo se agrupan en un archivo denominado libro de trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C,..., AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante nmeros (1, 2, 3, ..., 65536). Una celda se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.)
2. ENTORNO DE EXCEL Para arrancar Excel en Windows 98/ME/NT/2000/XP se puede utilizar el men Inicio / Programas, del modo habitual. Se puede tambin se puede entrar a ejecutar:
En el cuadro de ejecutar escribe Excel y da clic en aceptar.
Lo que Excel muestra en pantalla tiene una estructura similar a cualquier ventana del entorno Windows y consta de las siguientes barras o componentes: 1. Barra de Ttulo: Muestra el nombre del archivo. 2. Barra de Mens: Contiene los mens desplegables, por ejemplo: Archivo, Edicin, Ver o Insertar.
1 3. Barra o barras de Herramientas: Es posible activar varias barras de herramientas, la imagen solo muestra dos. 2 4. Barra de Referencia: En esta barra se mostraran la informacin insertada en cada celda.
5. Celda Activa: Es la celda en la cual se esta trabajando, su nombre aparece del lado izquierdo.
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Las barras de herramientas son aquellas que se encuentran debajo de la barra de mens, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. La forma de agregar o quitar las barras de herramientas es la siguiente: 3. MANEJO BSICO DEL ARCHIVO Las opciones para el manejo bsico del archivo se encuentran dentro del men Archivo, a continuacin se describen las opciones elementales: A) Nuevo: Permite crear un nuevo Libro. Otra forma de trabajar con los programas es utilizando los mtodos abreviados, es decir una combinacin de teclas que nos permite visualizar los cuadros de dilogo o hacer cambios en nuestros archivos, para obtener un nuevo archivo sin presionar el botn Nuevo, solo debe presionar al mismo tiempo las teclas: Control + U.
B) Abrir: Permite volver a visualizar en pantalla un archivo que se ha creado con

anterioridad Para mostrar el cuadro de dialogo de abrir, es posible utilizar el mtodo abreviado: Control + A.
C) Guardar Como
La opcin Guardar Como, del Men Archivo le permitir almacenar un archivo que se haya creado. El mtodo abreviado para obtener este cuadro de dilogo es F12. La opcin Guardar Como tambin permite realizar una copia del archivo en una nueva ubicacin y con un nombre diferente.
D) Guardar: Significa almacenar los cambios que se han realizado sobre un archivo
existente, es decir, actualizar el archivo: Cuando se presiona el botn guardar no se aparecer ningn cuadro de dialogo, pues slo se actualizara el archivo, es decir, solo se le agregarn los cambios. El mtodo abreviado para la guardar un archivo es Control + G. E) Configurar Pgina La opcin configurar pgina permite adecuar los mrgenes de la hoja para logar una buena presentacin cuando se imprima el archivo: La ventana de configurar pgina consta de cuatro pestaas, en la imagen se muestran dos de ellas. En la primera, Pagina, es posible modificar la orientacin y tamao de la hoja, la segunda, es la ventana de Mrgenes, la tercera tiene opciones para introducir el encabezado y pie de pgina.
F) Imprimir: Permite mana a impresora un archivo creado.
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4. FORMATO DE CELDAS El formato de celdas abarca desde los colores de letra hasta el tipo de dato contenido en ellas, de esta forma se logra que Excel interprete la informacin de las celdas de forma adecuada. A) Tamao de la celda: El Mouse de debe colocar sobre la columna de la celda a modificar, aparecer una doble Otra forma de realizar esta tarea es la siguiente: La unin o combinacin de celdas permite formar una sola celda a partir de varias:
Paso1. Seleccionar
Paso2. Presionar icono combinar
el
Celdas combinadas
B) Relleno y color de letra: Permite agregar color a la celda y modificar los colores de texto. Para realizar estos y otros cambios relativos al formato y color de la celda tenemos la barra de herramientas Formato. 1. Tipo de letra 1
3 1 4 1 5 1 6 1 7 6 1 8 7 1 9 8 1 1 0
1. Tamao de letra 2. Estilo de letra N(Negrita), K(Cursiva), S(Subrayado)
3. Alineacin vertical
moneda, porcentaje, millares y euros. 5. Aumentar y disminuir decimales 6. Aumentar y disminuir sangra 7. Bordes 8. Color de relleno 9. Color de texto C) Bordes: Permite modificar lo bordes de las celdas, tanto los internos como los externos. La opcin marcada en el recuadro permite dibujar los bordes deseados utilizando el Mouse. Otra forma es seleccionar las celdas a modificar 1. Clic secundario 2. Formato de celdas Estilo de borde 3. Bordes Para utilizar esta ventana debe: 1. Seleccionar el borde a modificar Color de borde 2. Seleccionar el estilo de lnea 3. Seleccionar el color Borde D) Tipo de Datos: Es la forma en la cual Excel interpreta la informacin almacena en las celdas. En la tabla de la derecha se requiere informacin variada: Numero enteros, moneda (Utilizando signo de peso) y porcentajes. Para marcar los tipos de dato necesarios se debe: 1. Seleccionar las celdas a utilizar 2. Buscar los conos de estilo de numero en la barra de formato. Otra forma es: 1. Seleccionar las celdas 2. Presionar el botn secundario y elegir formato de celda 3. Ir a la pestaa nmero y elegir la opcin a utilizar. La tabla del ejemplo ya tiene los tipos de datos necesarios.
4. Estilos de numero
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E) Alineacin del Celdas: Permite centrar o girar el texto de las celdas. Pasos: Seleccionar las celadas Clic secundarioFormato de Celdas AlineacinElegir la opcin necesaria.
Alineacin vertical Horizontal y
Ajuste de texto
Orientacin del texto
F) Series de Datos: Permiten llenar automticamente las celdas a partir de informacin inicial. Pasos: Colocar el dato inicial Copiar el datos Como se aprecia en la imagen, se arrastra el Mouse, al momento que aparece un indicador del la cifra en la que se encuentra, al soltar el Mouse aparecer la serie de datos. G) Insertar objeto: Es posible utilizar las mismas opciones de objetos que en Word: Imagen prediseada, imagen a partir de archivo, Word Art, objeto de dibujo, etc. I) Insertar hoja nueva: Permite agregar una nueva hoja de clculo al libro. Pasos: Clic secundario sobre la hoja de clculo Insertar Hoja de Calculo Para eliminar la hoja de clculo: Clic secundario sobre la hoja eliminar 5. FRMULAS A) Definicin De Frmula Son operaciones realizadas con la informacin contenida en las hojas de clculo. B) Estructura De Una Frmula En las frmulas que cree puede utilizar operadores y expresiones como en cualquier. Pueden utilizarse constantes y hacer referencia a las celdas. 1. La frmula debe colocarse o escribirse en la celda donde se desea visualizar el resultado. 2. La frmula inicia con el signo = 3. Es necesario utilizar al menos un operador c) Referencias Absolutas Y Relativas Referencias Relativas: Solo se especifica el nombre de la celda. Ejemplo: D7 Referencias Absolutas: Almacenan la direccin exacta de una celda. Ejemplo: $D$7. Ntese los signos. D) Operadores Bsicos Multiplicacin: D5*E5 Divisin: D5/E5 Suma: D5+E5 Resta: D5-E5 Aumentos: (1+porcentaje)*cantidad Descuentos: (1-porcentaje)*cantidad
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Ejemplo:
A 1 2 Clav e Trab TR00 4 1 1 TR01 4 1 1 5 1 Bono 6 : 3 B C D E F Fecha 24/10/2005 Sueldo + Percepcin Sueldo Total =F4+ $B$16 G Repote Quincenal de Asistencias Asistenci as Sueldo por Da Sueldo * Das Trabajados =B4*C4 % Percepciones
$ 15 45.60 $ 15 35.60 $ 25.00
=(1+E4)*D 2% 4 2%
6. GRFICOS 6.1 Creacin del Grfico Es fcil realizar grficos partiendo de unos datos con el Asistente de grficos. Partimos de los datos que se muestran en la primera imagen. Marcamos los datos que vamos a utilizar para el grfico. En la Barra Estndar pulsamos sobre el botn Asistente de grficos
Paso1: Elaboramos la tabla con los datos Paso2: Seleccionamos el encabezado conjuntamente con el contenido.
Paso3: Clic
Nos aparece el primer cuadro del asistente para grficos de cuatro pasos.
Paso1: Elegimos el grupo de grficos deseado.
Paso2: Elegimos especifico.
un
grafico
Paso3: Clic sostenido para la vista previa Paso4: Clic para continuar.
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En el siguiente cuadro tenemos que definir de donde se toman los datos para realizar el grfico. En este caso hemos marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Y aparece bien definido el rango de celdas desde el que se tomarn los datos. Si las celdas que aparecen a continuacin de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de grfico debemos escribir el rango correcto.
Paso3: Observa la Vista previa.
Paso1: Elige una de las opciones y observa la vista previa.
Paso2: Clic continuar.
para
Si hubisemos elegido la opcin filas quedara as:
En el siguiente cuadro tenemos la oportunidad de aadir un ttulo. En este caso ya lo hemos tomado al marcar Ventas al comienzo. Podemos aadir un ttulo a los ejes del grfico. En nuestro caso aadimos Meses para la escala horizontal y Ventas Mensuales para la vertical.
Paso1: Escribe el titulo de la grafica. Paso2: Escribe el titulo del eje X Paso3: Escribe el titulo del eje Y Paso4: Observa la vista previa Paso5: Clic para continuar.
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El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico.

Paso1: Elige la ubicacin del grfico. Podemos colocar el grfico en una Hoja nueva o a una hoja ya existente.
Paso2: Clic para terminar.
Y el resultado se muestra en la imagen. Pulsando sobre los puntos del recuadro del grfico y movindonos sin dejar de pulsar, podemos modificar el tamao del grfico.
Presionamos y arrastramos modificar su tamao.
para
Una cuestin muy interesante en relacin a los grficos en que se encuentran enlazados a los datos de los que procede. De tal forma que si cambiamos por ejemplo en la celda A4 el nmero 46 por 99 y pulsamos Enter, el grfico refleja automticamente el nuevo dato.
Modifica el valor de cada celda y veras como cambia automticamente la grfica
6.2 Modificar grficos Adems de poder realizar cambios en los grficos modificando los valores que se encuentran vinculados al grfico, podemos modificar el formato. Es fcil cambiar la visualizacin del grfico. Comenzamos cambiando el rea de grfico:
Paso1: Clic sobre la zona blanca Paso2: Observa la barra herramientas de grfico de
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Paso1: Elige la ubicacin del grfico. Podemos colocar el grfico insertado en una Hoja nueva LSCA BRIANDA MAURICIO,o podemos asignar una 9 hoja ya existente.
En la barra de herramientas de grfico elige las siguientes opciones:

Paso1: Aqu elegimos la parte del grafico que deseamos modificar. Por ejemplo: Elige rea de grfico.
Paso2: Clic sobre la herramienta Formato de rea de e grfico. Asi tambin para cualquier elemento seleccionado.
Aparece el cuadro de Formato de rea del grfico. Aqu podemos cambiar el formato del texto que aparece en el rea de grfico. Podemos cambiar el color de fondo, el tipo de letra. Y pulsamos Aceptar. Cambiamos el tipo de Grfico:
Paso1: Elige grfico.
otro
tipo
de Paso2: Observa el resultado.
Mostrar u ocultar leyenda:

Paso1: Clic para ocultar mostrar leyenda.
Paso2: Observe el resultado.
Agregar una tabla de datos:

Paso1: Clic para agregar la tabla de datos.
Paso2: Observe el resultado.
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Cambiar la serie de datos: Por filas por columnas.

Paso1: filas. Elige Por
Paso2: Observe resultado.
el
Para mostrar los valores de la serie ventas, debemos seguir los siguientes pasos:
7. FUNCIONES
Paso1: Clic sobre cualquiera de las barras y luego botn derecho sobre la misma barra cliqueada, elegimos Formato de serie de datos.
Paso2: Marcamos casilla Valor.
la
Paso3: Clic y listo
7.1 DEFINICIN DE FUNCIN. Es una frmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y clculos, y que produce un resultado. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que sumar una columna de datos numricos: En el ejemplo de la izquierda podramos colocar en la celda A10 la frmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultara horrible si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100. En lugar de esa frmula, utilizamos la funcin =SUMA(A3:A8) que realizar exactamente la misma operacin; sumar el rango de celdas A3:A8. Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados argumentos.
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Cmo debe escribirse una funcin? Nos referimos a la manera de estructurar la escritura de una funcin. Observa la sintaxis de una funcin:
Las funciones las podemos introducir de dos formas: Mediante teclado Mediante el asistente para funciones. 7.2 FUNCIONES DE TEXTO. IZQUIERDA(texto, num_de_caracteres): Devuelve el numero especificado de caracteres del principio de una cadena de texto. DERECHA(texto, num_de_caracteres): Devuelve el numero especificado de caracteres del principio de una cadena. EXTRAE(texto, posicin_inicial, nm_de_caracteres): Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posicin y longitudes iniciales. CONCATENAR(text1,texto2,):Une varios elementos de texto en uno solo. MAYUSC(texto): Convierte una cadena de texto en maysculas. MINUSC(texto): Convierte una cadena de texto en minsculas. Ejemplo:
7.3 FUNCIONES DE FECHA Y HORA. Funcin AHORA() Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora. Ejemplo: =AHORA() devuelve 25/10/2005 11:50. Funcin HOY() Esta funcin nos devuelve la fecha y la hora actual del sistema con formato de fecha y hora. Ejemplo: =HOY() devuelve 25/10/2005. Funcin AO(nm_de_serie) Esta funcin tiene como parmetro un nmero de serie, es decir una fecha y devuelve el ao en formato ao entre el rango de 1900-9999. Ejemplo: =AO(b1) devuelve 2005.
Funcin MES(nm_de_serie) Devuelve el mes correspondiente al nmero de serie proporcionado. Ejemplo: =MES(b1) devuelve 10, es decir, octubre.
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Funcin DIA(nm_de_serie) Devuelve el da del mes correspondiente al nmero de serie proporcionado. Ejemplo: =DIA(b2) devuelve 21.
Funcin DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;mtodo) Calcula el nmero de das entre las dos fechas proporcionadas basandose en aos de 360 das. El parmetro mtodo es lgico (verdadero, falso), V --> mtodo Europeo, F u omitido--> mtodo Americano. Mtodo Europeo: Las fechas iniciales o finales que corresponden al 31 del mes se convierten en el 30 del mismo mes Mtodo Americano: Si la fecha inicial es el 31 del mes, se convierte en el 30 del mismo mes. Si la fecha final es el 31 del mes y la fecha inicial es anterior al 30, la fecha final se convierte en el 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se convierte en el 30 del mismo mes Ejemplo: =DIAS360(B4,B5) devuelve 297
Funcin FECHA(ao;mes;da) Devuelve la fecha en formato fecha, esta funcin sirve sobre todo por si queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde tengamos los datos del da, mes y ao por separado. Ejemplo: =FECHA(B3,B2,B1) devuelve 15/02/2004.
7.4 FUNCIONES ESTADISTICAS. PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Sintaxis: PROMEDIO(nmero1,nmero2,...): Nmero1, nmero2, ... obtener. son entre 1 y 30 argumentos numricos cuyo promedio desea
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CONTAR: Cuenta el nmero de celdas que contienen nmeros, adems de los nmeros dentro de la lista de argumentos. Utilice CONTAR para obtener el nmero de entradas en un campo numrico de un rango o de una matriz de nmeros. Sintaxis: CONTAR(ref1,ref2,...) Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero slo se cuentan los nmeros.
CONTAR.BLANCO: Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)
CONTAR.SI: Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados. Sintaxis CONTAR.SI(rango,criterio)
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MAX: Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos. Sintaxis: MAX(nmero1,nmero2, ...) Nmero1, nmero2, ... mximo. son entre 1 y 30 nmeros de los cuales desea encontrar el valor
MEDIANA: Devuelve la mediana de los nmeros dados. La mediana es el nmero que se encuentra en medio de un conjunto de nmeros. Sintaxis: MEDIANA(nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros cuya mediana desea obtener.
MIN: Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos. Sintaxis: MIN(nmero1,nmero2, ...) Nmero1, nmero2, ... son entre 1 y 30 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo.
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MODA: Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posicin. Sintaxis: MODA(nmero1,nmero2, ...) Nmero1, nmero2, ... son de 1 a 30 argumentos cuya moda desea calcular. Tambin puede utilizar una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos separados con coma.
7.5 FUNCIONES LOGICAS. SI: Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Sintaxis: SI(prueba_lgica,valor_si_verdadero,valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo: La cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula.
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FALSO: Devuelve el valor lgico FALSO. Sintaxis: FALSO( ) Observacin Tambin puede escribir la palabra FALSO directamente en la hoja de clculo o en la frmula y Microsoft Excel la interpreta como el valor lgico FALSO.
NO: Invierte el valor lgico del argumento. Use NO cuando desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor especfico. Sintaxis: NO(valor_lgico) Valor_lgico es un valor o expresin que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO.
O: Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO. Sintaxis: O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...) Valor_lgico1;valor_lgico2,... ser VERDADERO o FALSO. son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden
Y: Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos son FALSO. Sintaxis: Y(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
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Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
Otro ejemplo:
7.6 FUNCIONES MATEMTICAS. Las funciones matemticas con las que cuenta Excel nos van a auxiliar cuando se requieran realizar clculos matemticos, para realizar las cosas de manera ms rpida y entendible. Las funciones ms importantes son las siguientes: RAIZ(numero): Devuelve la raz cuadrada de un nmero. REDONDEAR(nmero, nm_decimales): Redondea un nmero al nmero de decimales especificado. SUMA(numero1, numero2,): Suma todos los nmeros de un rango de celdas. SUMAR.SI(rango, criterio,rango_suma): Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condicin. PI():Devuelve el nmero 3,14159265358979, o la constante matemtica pi, con una exactitud de 15 dgitos. POTENCIA(nmero;potencia): Devuelve el resultado de elevar el argumento nmero a una potencia. PRODUCTO(nmero1;nmero2; ...): Multiplica todos los nmeros que figuran como argumentos y devuelve el producto. 7.7 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIAS Las funciones de bsqueda nos van a auxiliar cuando se requieran recuperar datos de otra tabla para su utilizacin en formulas o bien nicamente conocer su valor. BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado): Busca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Use BUSCARV cuando los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar. La V de BUSCARV significa "Vertical". BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado): Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee
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encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. La H de BUSCARH significa "Horizontal". Ejemplo: se van a utilizar algunas de las funciones anteriormente mencionadas en el siguiente ejercicio, la papelera la independencia lleva en control de sus productos y facturas mediante un libro de Excel, para esto utiliza 2 hojas una de ellas llamada productos y la otra factura.
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En la hoja de factura basta con dar la clave del producto y automticamente se mostrara la descripcin, y el precio unitario, una vez dada la cantidad se calculara el importe el subtotal el IVA y el total.
=BUSCARV(A7,Productos! A$1:F$11,2,FALSO)
=BUSCARV(A7,Productos! A$1:F$11,4,FALSO)
=PRODUCTO(B7,D7)
=SUMA(F7:F13)
Para obtener los datos de la factura se han utilizado las formulas mencionadas anteriormente, en la imagen se indica que funcin se ha utilizado en algunas de las celdas. Descripcin: =BUSCARV(A7,Productos!A$1:F$11,2,FALSO), A7 nos indica que el valor buscado ser la clave escrita en la celda A7, la matriz de bsqueda se encuentra en la hoja Productos en el rango de A1 a F11, la columna a devolver ser la nmero 2 ya que las columnas q intervienen son de la A a la F, a cada una se le asigna un numero a partir del 1, y la descripcin esta en B(q ahora es la columna 2), al ultimo se escribe Falso, ya q si no va a ordenarse la primera columna, lo cual dara resultados no tiles. =PRODUCTO(B7,D7), realiza la multiplicacin de B7 y D7, se separan por comas ya que son las nicas celdas que intervendrn en la operacin, si fuera un rango, se separaran por 2 puntos(:) =SUMA(F7:F13), realiza la suma de los importes, note que se separa por 2 puntos para incluir todo el rango de celdas. Si se deseara redondear el total bastara con utilizar la formula redondear, de la siguiente manera: =REDONDEAR(SUMA(F14,F15),0), automticamente cambiara la suma del subtotal y el IVA de 49.65 a 49, ya que se indica que la cantidad de decimales ser 0.
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En la tabla productos se obtendra la cantidad total de productos de cada marca, en este caso Scribe, Berol, Dixon, Kores, Verbatim, BIC, para esto se utilizara la funcin SUMAR.SI
=SUMAR.SI(C$2:F$11,"Scribe",E$2:E$11), el rango donde buscara ser de C2 a F11, la condicin es la palabra que encuentre sea Scribe, si lo encuentra sumara lo que encuentre en la misma fila pero sobre la columna E, ya que el rango de la suma es de E2 a E11. 7.8 MACROS Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra. Por ejemplo, todos los das se emplean los mismos pasos en las celdas: Tamao de Fuente(Tamao de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee. A continuacin se muestra como grabar una macro y ejecutarla: Paso1. Crear la situacin Previa para grabar la macro. En este caso escribiremos una palabra en la celda b2 y seleccionamos la celda. Paso2. Activar la barra de herramientas de Visual Basic (Menu VerBarras de HerramientasVisual Basic) y modificar el nivel de seguridad Medio, en e botn Seguridad
Elementos de la Barra de Herramientas de Visual Basic

1. 3. 5. 7. Ejecutar Macro Seguridad Cuadro de Controles Editor de Secuencias de Comandos de Microsoft 2. 4. 6. Grabar Macro Editor de Visual Basic Modo Diseo
Paso3. Grabar la macro. a. Presiona el botn grabar macro y realiza la operacin que desea que almacene la macro. Grabar una macro es similar a grabar un video.
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En la ventana de abaja se observa una opcin que dice Mtodo Abreviado, es decir, es posible indicar un conjunto de teclas que servirn para activar la macro.
Botn Grabar Macro
Nombre de la Macro
Descripcin Macro
de
la
Al dar clic en aceptar, Excel empezar a grabar todas las acciones que realice.
b. Una vez que se tenga la accin realizada se detiene la macro.

Cambio Realizado
Detener Macro
c. Colocar un botn para activar la macro. Se debe activar la barra de herramientas Formulario. Se elije la herramienta Botn y se dibuja dentro de la ventana de Excel. Al dibujar el botn aparece una ventana:
Macros Disponibles Al dar clic en aceptar la macro se asigna al botn y posteriormente al presionarlo se realizar el cambio deseado.
d. Colocar un nombre al botn.

Independientemente del texto o palabra escrita en B2, cada ves que se presione el botn Formato, se modificar y aparecer en color Verde y letra Negrita.
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7.9 TABLAS DINMICAS. El empleo de Tablas Dinmicas se justifica si la cantidad de datos a manejar es importante El ejemplo que se empleara para ejecutar paso por paso todas las opciones que ofrece Excel para ejecutar las Tablas dinmicas consiste en una factura telefnica con algunas columnas agregadas, que permite asimilarla a una lista bastante completa para desarrollar el trabajo. La tabla es bastante amplia, manejndose en un rango de A1:H110, con fechas que van desde el 15/9/05 hasta el 30/09/05. Por razones de espacio se muestra una parte de la misma, que abarca un rango A1:H44. No obstante la totalidad de los datos sern analizados con la opcin de Tablas Dinmicas.
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 Fecha B C D E Numero F G H
Da semana 15/09/0 sbado 5 15/09/0 sbado 5 15/09/0 sbado 5 16/09/0 domingo 5 16/09/0 domingo 5 16/09/0 domingo 5 16/09/0 domingo 5 16/09/0 domingo 5 16/09/0 domingo 5 17/09/0 lunes 5 17/09/0 lunes 5 17/09/0 lunes 5 17/09/0 lunes 5 17/09/0 lunes 5 18/09/0 martes 5 18/09/0 martes 5 18/09/0 martes 5 18/09/0 martes 5 18/09/0 martes 5 18/09/0 martes 5 18/09/0 martes 5
Hora Destino inicial 0:00:04 Correo
Duraci n 61022238 0:00:46 47 10:42:49 Urbanas 4693881 0:06:36 20:31:44 Internet 61022276 38 19:10:44 Correo 61022238 47 23:25:47 Correo 61022238 47 23:43:20 Correo 61022238 47 23:46:29 Internet 61022276 38 10:11:37 Urbanas 4660671 22:21:51 InterUrb 22:28:17 Correo 35142688 88 61022238 47 23:21:59 Correo 61022238 47 9:14:50 Urbanas 4694898 19:08:07 Celular 15507005 9 20:55:07 Internet 61022276 38 17:59:08 Correo 61022238 47 18:15:50 Correo 61022238 47 18:17:45 Correo 61022238 47 22:56:18 Internet 61022276 38 8:58:14 Urbanas 4694898 20:08:33 Celular 20:28:27 Celular 15507005 9 15507005 9 1:28:50 0:03:46 0:05:26 0:02:10 1:00:02 0:05:08 0:05:00 0:05:57 0:05:54 0:00:09 0:08:23 1:04:02 0:03:18 0:05:05 0:00:50 1:05:56 0:00:08 0:05:03 0:00:39
Hora Import final e 0:00:50 $ 0,05 10:49:2 5 22:00:3 4 19:14:3 0 23:27:1 3 23:45:3 0 0:46:31 10:16:4 5 22:26:5 1 22:30:1 4 23:23:5 3 9:14:59 19:16:3 0 21:59:0 9 18:02:2 6 18:16:5 5 18:18:3 5 0:02:14 $ 0,19 $ 0,56 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,09 $ 2,31 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,23 $ 0,47 $ 0,09 $ 0,05 $ 0,05 $ 0,47
8:58:22 $ 0,05 20:09:3 $ 0,05 6 20:29:0 $ 0,05 6
Existe dos caracterstica muy importantes que deben cumplir las tablas o conjuntos de datos para formar con ellos tablas dinmicas: En primer lugar los datos deben ser susceptibles de agrupacin, es decir es necesario poder formas conjuntos a partir de la tabla, en la del ejemplo es posible formar grupos por da de la semana o por destino. En segundo debe existir un dato numrico que permita realizar una operacin matemtica. En el caso del ejemplo, sera importe. Pasos Para realizar un tabla dinmica. 1. Seleccionar los datos a utilizar.
23
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2. Ir al Men DatosInforme de tablas y grfico dinmicos. Inmediatamente aparecer un asistente que nos guiar paso a paso en la realizacin de la tabla dinmica.
3. La imagen de la parte inferior muestra el primer paso del asistente. En esta ventana de debe elegir el origen de los datos, es decir, donde esta la tabla original y el tipo de informe a realizar. 4. La siguiente ventana muestra el rango de datos, es decir, que celdas se vana
abarcar en la realizacin de la tabla dinmica.
5. En la siguiente
ventana elegiremos donde deseamos que aparezca la tabla dinmica y en el botn diseo le indicaremos a Excel como debe aparecer.
6. En la opcin Diseo, aparecer una ventana donde podremos organizar la tabla

dinmica.
En columnas y filas se colocaran los datos que se pueden agrupar en conjunto.
En datos se colocar la informacin numrica con la cual se puede realzar un clculo matemtico.
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24
7. Por ltimo damos clic en Finalizar y podremos ver la tabla dinmica.
La tabla dinmica tiene el siguiente aspecto, al dar clic sobre las listas desplegables se puede elegir lo que se desea visualizar, funcionando como un filtro.
Listas desplegables
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En el cuadro de ejecutar escribe Excel y da clic en aceptar.

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B) Abrir: Permite volver a visualizar en pantalla un archivo que se ha creado con

F) Imprimir: Permite mana a impresora un archivo creado.

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Paso2. Presionar icono combinar

1. Tamao de letra 2. Estilo de letra N(Negrita), K(Cursiva), S(Subrayado)

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Orientacin del texto

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Paso2: Elegimos especifico.

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Paso1: Elige una de las opciones y observa la vista previa.

Paso2: Clic continuar.

Si hubisemos elegido la opcin filas quedara as:

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El ltimo cuadro nos permite seleccionar la ubicacin del grfico.

Paso2: Clic para terminar.

Presionamos y arrastramos modificar su tamao.

Desarrollado por: LI DOMINGO HERNNDEZ HERNNDEZ, LI RICARDO MARN

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En la barra de herramientas de grfico elige las siguientes opciones:

Paso1: Elige grfico.

de Paso2: Observa el resultado.

Mostrar u ocultar leyenda:

Paso2: Observe el resultado.

Agregar una tabla de datos:

Paso2: Observe el resultado.

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Cambiar la serie de datos: Por filas por columnas.

Paso2: Observe resultado.

Paso2: Marcamos casilla Valor.

Paso3: Clic y listo

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CONTAR.BLANCO: Cuenta el nmero de celdas en blanco dentro de un rango. Sintaxis: CONTAR.BLANCO(rango)

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