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[NOM DE L'INSTITUTION]
INSTRUCTIONS / POLITIQUES
ET
PROCÉDURES OPÉRATIONNELLES
STANDARD
LA FORMATION ET LE DÉVELOPPEMENT
Il ne s'agit pas d'une instruction du Trésor. Ce document constitue la base sur laquelle les institutions sont encouragées à rédiger leurs propres instructions,
politiques et procédures, conformément aux règlements du Trésor. Ce document est un modèle qui peut être utilisé par les institutions individuelles pour
adapter leurs politiques existantes si nécessaire. Elles ne comprennent pas nécessairement toutes les instructions, processus ou procédures possibles qui
pourraient être nécessaires pour se conformer aux exigences des règlements du Trésor. Il incombe à l'entité de s'assurer que ses processus et procédures
spécifiques englobent toutes les instructions, processus et procédures nécessaires pour se conformer aux exigences des règlements du Trésor.
Publié en vertu de la section de la loi de 1999 sur la gestion des finances publiques (loi 1 de
1999) - [PFMA] et des règlements du Trésor de 2016.
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TABLE DES MATIÈRES
1. Objectif 4
2. Champ d'application 4
3. Définitions et abréviations 4
4.1 Législation 6
5.1 Le développement des capacités est traité en détail dans les Concepts, définitions et
principes généraux, et doit être lu conjointement avec les présentes instructions/politiques et
procédures opérationnelles standard. 8
7 Annexes 10
8 Délégations d'autorité 10
9 Non-conformité 11
11 Conclusion 11
12 Personne de contact 11
13 Approbation 11
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1. Objectif
1.2 Il sert à définir la responsabilité de chaque employé dans la (les) politique(s), les
procédures et le traitement des paiements et vise à assurer l'uniformité de son
application.
2. Champ d'application
3. Définitions et abréviations
3.1 La liste complète des abréviations et des définitions est traitée en détail dans
Concepts, définitions et principes généraux et doit être lue conjointement avec les
présentes instructions/politiques et procédures opérationnelles normalisées.
On trouvera ci-après une brève description des paiements effectués pour les différents
biens/services tels qu'ils apparaissent dans le SCOA :
Les frais d'hébergement inclus dans les frais d'inscription doivent être classés
dans les frais de voyage et de séjour - intérieur - hébergement si l'élément de
coût est fourni. Dans le cas où l'information n'est pas facilement disponible, le
fractionnement n'est pas nécessaire.
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4. Gestion financière, gouvernance et cadre réglementaire
4.1 Législation
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Para 186 Plan annuel de passation de marchés
4.2.2 Les instructions des Trésors provinciaux sont les instructions émises par
un Trésor provincial en vertu de la loi sur les finances publiques (PFMA)
pour les institutions provinciales d'une province.
Les départements provinciaux peuvent personnaliser cette section pour y ajouter les
instructions de la trésorerie provinciale.
4.2.4 La norme de comptabilité de caisse modifiée (MCS) est le "GRAP" pour les
départements et toute autre entité qui prétendent se conformer à la
comptabilité de caisse modifiée. Le MCS, tel que prescrit par le Trésor
national : Office of the Accountant-General, définit les principes de
reconnaissance, d'enregistrement, de mesure, de présentation et de
divulgation des informations requises selon les formats prescrits par le
Trésor national.
Il est important de noter que, bien que les institutions adhèrent à différents cadres de
présentation des rapports, à savoir les normes du GRAP et du MCS, ces
instructions/politiques et SOP servent de base aux bonnes pratiques pour aider à la
conformité avec l'un ou l'autre de ces cadres.
[L'entité doit compléter cette section pour sa (ses) propre(s) référence(s), si une (des)
norme(s) GRAP doit (doivent) être notée(s) ici].
Des systèmes détaillés et/ou des processus opérationnels, relatifs à ces procédures
opérationnelles standard, doivent être développés par <Insérer le nom de
l'institution> pour compléter les processus de haut niveau contenus dans les
présentes procédures opérationnelles standard.
5.1 Le développement des capacités est traité en détail dans les Concepts, définitions
et principes généraux, et doit être lu conjointement avec les présentes
instructions/politiques et procédures opérationnelles standard.
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6 Instructions / Politiques institutionnelles : Formation et développement
6.1.2 Prévoir ces dépenses dans le plan opérationnel annuel élaboré et mis en
œuvre par le directeur financier (délégué par le comptable/l'autorité
comptable) de l'institution pour l'unité "Gestion de la chaîne
d'approvisionnement".
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6.1.8 Veiller à l'application des mesures de contrôle relatives à la séparation des
tâches en ce sens que la personne qui saisit les paiements et/ou les
ordres ne doit pas être la même que celle qui autorise ces paiements et/ou
ces ordres. Cela s'applique à la fois au système de gestion de la chaîne
d'approvisionnement et au système comptable.
6.2.2 Veiller à ce que les descriptions de poste et les résultats mesurables des
contrats de performance de tous les fonctionnaires délégués concernés
soient alignés sur les processus du présent manuel de procédures.
7 Annexes
7.3 Annexe 3 : Liste de contrôle interne pour les biens et services : Formation et
développement
8 Délégations d'autorité
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8.1 Une copie du cadre de délégation en matière de formation et de développement
est jointe en annexe ;
9 Non-conformité
11 Conclusion
12 Personne de contact
12.1 Pour toute question relative aux présentes instructions et procédures opératoires
normalisées, veuillez contacter[Nom de la personne].
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13 Approbation
________________ _____________
Comptable Date
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Annexe 1 : Organigramme de la formation et du développement
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Annexe 2 : processus et procédures de formation et de développement
Processus de gestion de la demande - Identification des besoins en matière de dépenses de formation et de développement
1. La division du budget de l'institution doit rassembler et consolider les besoins de toutes les
Bureau du
divisions opérationnelles de l'institution qui nécessiteraient une formation et un développement. budget et
Pour donner effet aux dispositions de la Constitution, de la loi n° 108 de 1996, de l'instruction gestionnaires
institutionnelle et de la législation régissant le développement des ressources humaines, de programmes
l'institution doit créer des possibilités pour tous les employés d'acquérir les connaissances et DIRECTEUR
les compétences nécessaires à l'exécution des tâches qui leur sont confiées et d'améliorer FINANCIER
leurs perspectives de carrière. Le mandat de cette instruction institutionnelle découle de ce qui SCM
suit :
o Loi sur les conditions de base de l'emploi, 1997 (loi n° 75 de 1997) ;
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référence
o Résolution n° 14 de 2002 de la Chambre centrale de négociation de la fonction publique
(CCNFP) ;
o Résolution n° 1 de 2003 de la CCSPB ;
Pour tirer le meilleur parti de toutes les interventions en matière de développement des
compétences, une évaluation doit être réalisée afin de déterminer les compétences (aptitudes
et connaissances) dont les employés et l'institution auraient besoin. Il convient de déterminer,
dans le même temps, si les compétences dont l'institution a besoin sont rares, abondantes ou
moins critiques.
Un assortiment d'interventions de formation doit être planifié et mis en œuvre chaque année
pour combler les lacunes identifiées. Pour gérer l'efficacité de la formation, il convient de
l'évaluer par rapport aux objectifs fixés dans la stratégie nationale de développement des
compétences du ministère de l'enseignement supérieur et de la formation, la stratégie de
développement des ressources humaines Vision 2015 de la fonction publique et la stratégie de
développement des ressources humaines de l'institution. Les interventions en matière de
formation comprennent l'ABET/GET, la FET, la HET, les bourses d'apprentissage, les cours de
courte durée et les conférences.
Tous les travailleurs, y compris ceux qui sont nommés sur la base d'un contrat à durée
déterminée, sous réserve des conditions de ce contrat, doivent bénéficier de l'égalité d'accès à
des possibilités de formation appropriées et pertinentes et d'un développement de carrière
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efficace.
L'institution doit, conformément à la Gazette gouvernementale n° 20865 du 7 février 2000,
élaborer et soumettre chaque année des plans de compétences sur le lieu de travail
(Workplace Skills Plans - WSP). Le PSS documentera toutes les interventions prévues en
matière de formation et de développement pour un exercice financier. Le PSM comprendra les
éléments suivants suivant :
o Vision stratégique et mission de l'institution.
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o Faciliter l'élaboration de profils de compétences ;
o Conserver une base de données des employés et des enregistrements des cours de
formation organisés à leur intention ;
o Contrôler et évaluer l'efficacité des programmes de formation et aider les responsables
hiérarchiques respectifs à sélectionner les prestataires de services et à coordonner les
cours de formation.
o Veiller à ce que tous les employés aient un accès équitable aux possibilités de formation.
o Donner des conseils sur tous les résultats en matière d'apprentissage et de développement
au sein du département.
La direction doit fournir des ressources pour la formation ou le développement des
compétences de manière égale et équitable à tous les employés. Ils doivent également gérer
les performances de leurs employés en nommant les inscrire à des cours qui leur
permettront d'améliorer leurs performances et leurs perspectives de carrière.
La responsabilité première de la formation et du développement d'un individu incombe à
l'employé lui-même. L'employé reconnaîtra son rôle dans l'amélioration de sa propre situation
par le biais d'une formation et d'un développement continus. Les employés doivent accepter la
responsabilité d'utiliser toutes les mesures et tous les canaux à leur disposition pour répondre
à leurs besoins en matière de formation et de développement, y compris prendre des
initiatives en matière d'auto-apprentissage et de formation pendant qu'ils sont au service de
l'institution.
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Employés (boursiers) bénéficiant d'une aide financière dans le cadre du régime de bourses
d'études pour La participation à des cours de courte durée doit faire l'objet d'un accord
contractuel avec le département.
Le facilitateur de développement des compétences doit
o Élaborer le plan d'action pour l'environnement en conformité avec les lignes directrices
fournies par la SETA concernée.
o Soumettre le plan de compétences sur le lieu de travail au SETA compétent.
o Conseiller le ministère sur la mise en œuvre du plan de compétences sur le lieu de travail.
o Aider le département à remplir les principaux rapports exigés par le SETA compétent et
l'institution.
o Assister l'institution dans la rédaction d'un rapport annuel de suivi du plan d'action
approuvé.
o Conseiller l'établissement sur les exigences en matière d'assurance qualité définies par le
SETA applicable et celles déterminées par l'établissement.
o Faciliter la mise en œuvre des mesures d'assurance qualité.
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La formation et le développement doivent alors faire partie du plan opérationnel annuel de
l'institution, qui comprend la méthode, le calendrier, la valeur estimée, le financement et le
service responsable de l'exécution de la passation de marché.
Les dépenses pour la formation et le développement doivent être spécifiées dans le plan
annuel de passation de marchés sous un format et selon des valeurs seuils qui détermineront
la stratégie de passation de marchés.
Les processus détaillés sont contenus dans le POS de gestion de la demande.
Le budget des dépenses de formation et de développement doit être affecté et saisi dans le
système comptable au fonds, à l'objectif, à la responsabilité et à l'article appropriés,
conformément à la loi de finances.
La délégation de pouvoir et les spécimens de signature des fonctionnaires délégués qui
peuvent approuver les dépenses de formation et de développement doivent être communiqués
à l'ensemble de l'institution.
Note : Le système doit être configuré avec les niveaux d'approbation appropriés pour tous les
fonctionnaires délégués - ainsi, un fonctionnaire qui n'a pas le niveau d'autorité requis ne peut
pas approuver certaines transactions - [vérifier si le nouveau système dispose de cette
fonctionnalité].
Le gestionnaire de programme/budget concerné doit contrôler les dépenses de formation et de
développement afin de s'assurer qu'il n'y a pas de dépassement.
Le gestionnaire de programme/budget concerné doit suivre l'évolution des dépenses en
matière de formation et de développement par rapport au plan d'acquisition et veiller à ce que
les fonds publics ne soient pas dépensés de manière inappropriée ou utilisés à mauvais
escient de quelque manière que ce soit.
Le plan de passation de marchés doit être revu tous les trimestres en fonction du budget de
l'institution et du plan annuel de performance.
Les rapports sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement doivent être présentés par le
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comptable selon les modalités, le format et la périodicité prescrits par l'instruction de la NT.
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d'approvisionnement aux dépenses réelles et signaler tout écart au directeur financier ;
et
o Fournir des motivations ou des informations à la demande du directeur financier en
matière de formation et de développement.
Réquisitions et commandes
3. Approbation de la réquisition
Fonctionnaire
L'utilisateur final remplit une demande de biens/services délégué
Le gestionnaire du programme doit s'assurer qu'il existe un besoin pour les biens/services et
qu'un budget est disponible avant d'engager des dépenses de formation et de Gestionnaire
développement. de programme
Le gestionnaire de programme concerné vérifie que les dépenses sont pertinentes et contrôle
les pièces justificatives pour s'assurer que les processus de GCL et autres prescriptions sont SCM
respectés (les approbations nécessaires ont été obtenues auprès du comité départemental
concerné).
Le gestionnaire de programme concerné doit également vérifier dans les rapports du système
si des fonds sont disponibles au niveau de la description de l'article du SCOA avant
d'approuver la demande.
La gestion des acquisitions est désormais assurée - SCM participe à l'approvisionnement en
biens/services - en fonction de la valeur des dépenses conformément au plan annuel
d'approvisionnement. Veuillez vous référer à la procédure d'utilisation normalisée de la
gestion du cycle de vie des produits.
Les processus relatifs à l'acquisition de biens et de services sont abordés dans le manuel
d'exploitation de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de la stratégie
d'approvisionnement.
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4. Approbation de l'ordre
Fonctionnaire
Aucun bien ou service ne peut être acquis sans l'émission d'un ordre officiel. délégué
Le reçu doit être traité quotidiennement dans le système afin de mettre à jour les registres
comptables.
Le récépissé simultané est classé dans le dossier du bon de réception dans l'ordre
numérique.
Autre solution : une copie de la commande accompagnée de la facture originale est envoyée
à la section financière après que le fonctionnaire du magasin a saisi l'information par voie
électronique.
Lorsque des marchandises spécialisées sont livrées directement à l'utilisateur final, celui-ci
doit en informer les magasins et le préposé à la réception des marchandises/le fonctionnaire
chargé du transit des magasins doit être présent lors de ces livraisons.
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o Vérifier la quantité et la description des marchandises livrées par rapport au bon de
commande et au bon de livraison ;
o Effectuer un contrôle superficiel de l'état des marchandises livrées, par exemple des
boîtes cassées ou mouillées, etc ;
o Rejeter toutes les marchandises incorrectes, identifier et marquer les rejets sur les copies
du bon de livraison et du bon de commande ;
o Dresser la liste des marchandises acceptées et refusées ;
8. SCM traiter les factures reçues concernant des biens et/ou des services
Responsable
Le chef du SCM doit désigner un fonctionnaire au sein de l'unité SCM qui sera responsable SCM
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de la réception de toutes les factures.
Utilisateur final
Lorsque l'institution dispose de plusieurs sites, un fonctionnaire délégué (contrôleur des Fonctionnaire
stocks) doit être nommé dans chaque site. délégué
Une adresse électronique dédiée doit être configurée pour recevoir toutes les factures DIRECTEUR
envoyées par courrier électronique, à laquelle le fonctionnaire délégué au SCM doit avoir FINANCIER
accès. Gestionnaire
Tous les fonctionnaires doivent être informés de la fonction du fonctionnaire délégué de
responsable de la réception de toutes les factures. programme/bu
dget
Toutes les factures remises en main propre ou reçues par la poste doivent être remises par
l'utilisateur final au fonctionnaire délégué du SCM.
Toutes les factures reçues par le fonctionnaire délégué doivent être datées afin de permettre
à l'institution d'évaluer son respect de l'obligation de paiement dans les trente (30) jours.
La facture reçue par courrier électronique doit être imprimée et datée.
Le fonctionnaire délégué doit enregistrer la facture dans le registre des factures (registre
électronique/manuel) dès réception de la facture.
Le fonctionnaire délégué doit au minimum vérifier la facture pour s'assurer que
o c'est au nom de l'institution
o Qu'il s'agit d'une facture fiscale valide et non d'une copie de facture fiscale/ facture pro
forma non acceptée si le service a été rendu.
o La date de la facture
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o les factures
Les documents doivent porter le cachet "Reçu", la date de réception de la facture, le nom et la
signature documentés.
Le fonctionnaire délégué au SCM doit remettre la facture et le registre manuel à l'utilisateur
final.
L'utilisateur final doit signer le registre et le dater de la date à laquelle la facture lui a été
remise.
Le fonctionnaire délégué chargé de la gestion des risques doit mettre à jour le registre
électronique (le cas échéant) en indiquant la date à laquelle la facture a été remise à
l'utilisateur final.
Le fonctionnaire délégué au SCM se renseigne régulièrement sur les factures qui n'ont pas
été renvoyées par l'utilisateur final.
Le registre des factures doit également indiquer le signataire autorisé pour le code de coût et
le montant. Le fonctionnaire délégué du SCM doit transmettre la facture au gestionnaire du
programme/budget délégué pour autorisation conformément à la délégation.
La signature autorisée sur la facture doit correspondre à la signature autorisée figurant sur le
registre des spécimens, conformément à la délégation pour la certification des factures.
Le fonctionnaire délégué chargé de la gestion du cycle de vie des produits doit augmenter la
fréquence des enquêtes si la période de 30 jours approche et que la facture n'a pas été
renvoyée par l'utilisateur final.
Lorsque la facture est renvoyée au SCM, le fonctionnaire délégué doit vérifier chaque facture
par rapport à l'avis de couverture et au registre et confirmer que toutes les factures ont été
reçues.
Si la facture est incorrecte pour quelque raison que ce soit, le fonctionnaire délégué au MCS
peut en informer le fournisseur par courrier électronique. Le fonctionnaire délégué au MCS
doit annuler la facture du registre des factures, en indiquer la raison sur le registre et
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conserver le courriel adressé au fournisseur comme preuve.
Le fonctionnaire délégué du SCM doit apporter les factures et les pièces justificatives à l'unité
Finances.
Le fonctionnaire délégué chargé de la gestion du cycle de vie des produits doit mettre à jour le
registre électronique avec les informations pertinentes.
o Lorsque les marchandises de l'utilisateur final ont été reçues par le personnel de
réception de l'institution, l'utilisateur final doit obtenir une copie du NRG et s'assurer
que les marchandises correctes ont été reçues et qu'elles ont été reçues en bon état.
o Le numéro de commande figure sur la facture et correspond au numéro de commande
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original ;
o Il s'agit des biens et/ou services effectivement commandés et reçus (description de
l'article) ;
o La date de la facture se rapporte à la période en cours ou à la période précédente ;
Le risque - s'il n'est pas exécuté correctement - peut entraîner des dépenses inutiles et des
gaspillages.
L'utilisateur final doit joindre les documents relatifs à la transaction (demande d'achat, devis,
bon(s) de commande, contrats le cas échéant).
La facture doit être signée/estampillée par l'utilisateur final afin d'indiquer qu'elle a été
correctement vérifiée, ou ;
Risque - en cas d'exécution incorrecte, il devient le catalyseur de l'engagement de dépenses non
autorisées.
L'utilisateur final peut préparer l'avis de paiement. L'utilisateur final doit inclure tous les détails
de paiement requis et, dans le cas d'une institution, les codes SCOA.
L'utilisateur final doit signer l'avis de paiement en tant que préparateur.
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Annexe 3: liste de contrôle pour la conformité: formation et développement
Contrôle
36. Des listes de contrôle des transactions ont-elles été Fonctionnaires
mises en œuvre conformément à l'instruction du des finances
Trésor qui consigne toutes les actions à effectuer
depuis l'initiation d'une demande de formation et de
développement jusqu'à l'autorisation finale d'un
paiement ?
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Annexe 4 : analyse des risques et mesures de contrôle interne proposées : formation et développement
* Pour les besoins de ce tableau, les abréviations suivantes ont la signification suivante :
TYPE DE MESURE DE CONTRÔLE
TYPE DE RISQUE PROBABILITÉ
Acc = Accès
Accu = Précision Pro = Procédure
Auth = Autorisation L = Faible Rep = Rapport
Com = Complétude M = Moyen Seg = Séparation des tâches
Val = Validité H = Haut Tr = Formation
NON RISQUE MESURES DE CONTRÔLE
. DESCRIPTION TYPE IMPACT PROB TYPE DESCRIPTION
Dépenses
Suivi par le gestionnaire du programme et le
1 non H
directeur financier
Affectation d'un poste à un programme incorrect autorisées
Dépenses
2 Dépassement du budget alloué au programme non H Blocage du budget sur le système
autorisées
Réception de biens et de services non Dépenses
3 conformes aux spécifications ou de vaines ou H Suivi par le SCM
biens/services de qualité inférieure inutiles
Non-paiement des factures dans les 30 jours Non- Suivi par la direction de la gestion de la chaîne
4 H
suivant leur réception conformité logistique et le directeur financier
Dépenses
inutiles ou
gaspillées/
Les objectifs H
Accord sur le niveau de service et pénalités
5 Non-performance du prestataire de services de la
Suivi par la direction
prestation de
services ne
sont pas
atteints.
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