1. Apa pemanfaatan aktivitas pada setiap langkah dalam proses?

Apa yang dimaksud

dengan pemanfaatan tenaga kerja langsung?

Dalam penggunaan kata yang paling sederhana adalah ukuran waktu yang dihabiskan untuk
bekerja. Ini adalah rasio antara waktu bekerja dan waktu yang seharusnya dihabiskan untuk
bekerja.

yaitu Pemanfaatan = Actual time spent working ÷ Time available for work

Kami secara khusus melihat dua jenis pemanfaatan di sini. Pertama kita akan melihat
pemanfaatan untuk masing-masing departemen dan kemudian kita melihat pemanfaatan tenaga
kerja langsung. Rincian tentang bagaimana perhitungan dilakukan disediakan dalam Lampiran.

Pemanfaatan Aktivitas
Untuk menghitung penggunaan kegiatan, kami melihat penggunaan masing-masing dari empat
departemen – Kantor depan (pendaftaran dan verifikasi), rontgen dan radiologi, hand off rontgen
dan pemeriksaan. Untuk perhitungan, kami menjumlahkan semua waktu yang dihabiskan oleh
semua staf di setiap departemen dalam melakukan tugasnya dan membagi jumlah ini dengan
jumlah total menit orang yang tersedia di setiap departemen.

Dari perhitungan utilisasi terlihat bahwa utilisasi klinik secara keseluruhan adalah 76,36%. Ini
secara logis tampaknya merupakan tingkat pemanfaatan yang baik tetapi pemanfaatan yang
sedikit lebih tinggi dapat ditargetkan.

Dilihat dari masing-masing 4 jurusan, kegiatan ujian terlihat sangat termanfaatkan dengan rata-
rata 97,6%. Departemen ini terlihat berada di bawah tekanan yang sangat tinggi dan sedikit
variabilitas dapat menyebabkan banyak masalah. Dan seperti yang akan kita lihat di bagian
selanjutnya, karyawan termasuk ahli bedah, teknisi pemeran, dan residen senior semuanya
berada di bawah tekanan yang sangat besar dengan pemanfaatan ahli bedah melebihi 100%.

Meja depan yang bertanggung jawab untuk pendaftaran, verifikasi, pengumpulan sinar-X dan
pengarsipan/persiapan ruang pemeriksaan digunakan pada tingkat 76,02%, yang sebanding
dengan penggunaan keseluruhan klinik dan tidak dapat dibatalkan penggunaan. Departemen X-
Ray dan radiologi tampaknya kurang dimanfaatkan hanya sekitar 70%. Mengingat waktu tunggu
yang sangat lama di departemen ini, perbaikan proses yang serius terlihat penting.

Pemanfaatan Tenaga Kerja Langsung

Dokter bedah digunakan hampir 110% yaitu dia harus bekerja lebih dari waktu yang seharusnya
dia gunakan dan karenanya keluhan darinya tentang penggunaan yang berlebihan terlihat adil.
Residen senior juga memiliki tingkat utilisasi sebesar 92,23% dan dapat dianggap cukup baik
meskipun dibandingkan dengan sumber daya manusia lainnya dan utilisasi klinik secara
keseluruhan mungkin membuat mereka terlihat terlalu termanfaatkan. Anggota ketiga ruang
ujian di teknisi cor memiliki tingkat pemanfaatan 90,03% dan juga tingkat pemanfaatan yang
baik. Perawat dimanfaatkan pada tingkat 77,05% sedangkan pegawai dipekerjakan pada tingkat
74,07%.

Jika kita menganggap bagian radiologi/X-Ray sebagai bagian dari klinik maka utilisasi tenaga
kerja untuk teknisi dan ahli radiologi masing-masing adalah 83,44% dan 69,79%.

2. Bagaimana variabilitas mempengaruhi kapasitas di klinik? Bagaimana variabilitas

dapat dikendalikan?

Sebagian besar data bersifat variabel berdasarkan kejadiannya. Di sini, kami memperhatikan
aliran pasien di klinik ortopedi anak. Kami tidak dapat mengontrol jumlah dan jenis aliran pasien
untuk pemeriksaan di klinik. Kami hanya dapat mengelola dan menjadwalkan sumber daya yang
tersedia di klinik secara efisien sehingga layanan dapat disampaikan dengan cara yang optimal.

Berdasarkan data yang terkumpul, terlihat bahwa klinik memeriksa sekitar 80 pasien setiap
setengah hari, dimana 60 persen kembali untuk janji tindak lanjut. Dalam hal ini klinik dapat
memprediksi terlebih dahulu kasus dan sifatnya dari sekitar 48 pasien yang mendaftar untuk
tindak lanjut setiap hari. Menurut bukti 3, hambatan dari semua proses tampaknya adalah
departemen radiologi di mana pasien harus menunggu rata-rata 58 menit dan juga memiliki
standar deviasi yang tinggi yaitu 22 pasien.

Waktu tunggu yang tinggi dan juga standar deviasi yang sangat besar menunjukkan bahwa
variabilitas di departemen ini sangat tinggi. Departemen Radiologi digunakan oleh Klinik Anak,
Urologi dan Dada dan UGD. Hal ini menyebabkan tuntutan yang berbeda-beda yang bergantung
pada kedatangan pasien untuk setiap departemen yang menyebabkan variabilitas dalam jumlah
waktu pasien harus menunggu untuk dirawat. Semakin banyak pasien, semakin besar
kemungkinan waktu tunggu akan meningkat.

Salah satu cara untuk mengendalikan variabilitas ini adalah dengan meningkatkan penjadwalan
klinik dengan departemen lain. Tes dapat dilakukan untuk melihat kapan mesin paling sedikit
digunakan dan mencoba menjadwalkan janji temu kemudian. Juga pembelian peralatan
tambahan dan staf dapat dipertimbangkan untuk mengurangi pengaruh variabilitas.

Demikian pula, sifat X-Ray yang dibutuhkan juga mempengaruhi variabilitas di klinik.
Tergantung pada jenis sinar-X, mesin membutuhkan penyesuaian besar. Di sini, sifat variabel
pasien yang masuk mempengaruhi waktu yang dibutuhkan untuk sinar-X karena penyesuaian
yang diperlukan untuk beralih antara ekstremitas atas dan bawah. Kebutuhan variabel pasien
dapat, agak dikontrol dengan menggunakan setiap mesin untuk mengambil X-Ray ekstremitas
atas atau bawah. Keenam mesin yang tersedia dapat didedikasikan untuk jenis X-Ray tertentu
berdasarkan data sebelumnya. Namun fleksibilitas mesin tetap harus dipertahankan untuk
mengatasi situasi di mana kebutuhan tidak mengikuti tren.
Rumah sakit mungkin juga berpikir untuk membeli mesin X-Ray baru yang akan membantu
mengurangi waktu tunggu (tetapi kami tidak dapat memastikannya) dan juga membantu
mengendalikan variabilitas sampai batas tertentu. Namun, mengingat biaya mesin baru dan yang
lebih penting mengingat pemanfaatan proses pembuatan film X-Ray hanya sekitar 80% dan
pengembangan X-Ray hanya sekitar 60%, penjadwalan yang lebih baik tentu dapat memberikan
hasil yang lebih baik bahkan dengan jumlah mesin yang ada.

3. Di mana hambatan dalam prosesnya? Apa kendala kapasitas di klinik?

Kemacetan adalah hambatan dan penghalang untuk proses yang menyebabkan menunggu dan
penundaan. Kemacetan mengganggu aliran alami dan menentukan kecepatan di mana seluruh
proses bekerja. Dalam hal ini hambatan dalam proses melekat pada waktu tunggu dan tingkat
pemanfaatan di beberapa departemen dan aktivitas.

Kemacetan utama dalam kasus ini terlihat di departemen radiologi dan ruang pemeriksaan. Di
departemen radiologi, pasien mungkin harus menunggu hingga dua kali lipat dari waktu yang
mereka habiskan di departemen lain mana pun. Pasien diminta untuk menunggu di ruang tunggu
departemen radiologi sampai mesin sinar-X tersedia. Tergantung pada jenis gambar sinar-X,
mesin harus disesuaikan dan untuk menyesuaikan mesin dari satu ekstremitas ke ekstremitas
lainnya memerlukan waktu beberapa menit. Setelah sinar-X, pasien kembali harus menunggu
untuk mengumpulkan gambar sinar-X pada film. Departemen radiologi juga digunakan oleh
klinik Urologi, Pediatri dan Dada. Pengecualian sering dibuat untuk beberapa pasien dari Darurat
yang membutuhkan sinar-X mendesak dalam waktu singkat. Oleh karena itu kami dapat
menemukan volume pasien yang tinggi di departemen radiologi yang secara signifikan
meningkatkan waktu tunggu di departemen radiologi.

Di ruang ujian, terlihat bahwa staf digunakan secara berlebihan atau hampir digunakan. Baik ahli
bedah atau salah satu residen senior melakukan pemeriksaan medis terhadap pasien. Dokter
bedah memeriksa semua pasien baru dan sekitar 30% dari pasien tindak lanjut dengan
kompleksitas yang lebih besar. Seorang residen senior memeriksa pasien tindak lanjut yang
tersisa dan memiliki tingkat pemanfaatan lebih dari 90%. Hambatan telah ditentukan menjadi
ruang pemeriksaan, di mana ahli bedah khususnya telah bekerja melebihi kapasitas lebih dari
110%.

Tuntutan pelayanan khususnya di ruang ujian melebihi kapasitas. Meskipun pemanfaatan

keseluruhan adalah 97% untuk ruang pemeriksaan, ahli bedah digunakan secara berlebihan
mewakili kendala kapasitas. Semua departemen lain memiliki kapasitas untuk menangani
permintaan 80 pasien saat ini, meskipun variabilitas dapat membuat kapasitas tampak tidak
memadai.

4. Berapa biaya ekonomi dari waktu tunggu?

Seperti yang diberikan dalam kasus, pendapatan tahunan rata-rata untuk pekerja penuh waktu di
London adalah $44000 yang berarti pendapatan rata-rata per menit adalah $0,08 (sejak
44000/(365*24*60)) . Perhitungan yang diberikan di bawah ini telah dilakukan dengan
mengambil tingkat kepercayaan 95% yaitu 2 sigma dan data seperti di bawah ini
Pasien Baru Menindaklanjuti Pasien
Juml
Departemen Jumla Waktu ah
h Waktu menun Wakt Waktu Waktu
Waktu proses ggu u proses menunggu
Batas atas 38 14 24 33 9 24
Resepsionis Batasan yang
lebih rendah 22 14 8 17 9 8
Batas atas 102 23 79 102 23 79
Departemen
Batasan yang
Radiologi
lebih rendah 14 23 0 14 23 0
Hand-off X- Batas atas 7 4 3 7 4 3
Ray ke Batasan yang
klinik lebih rendah 0 4 0 0 4 0
Batas atas 76 24 52 71 24 47
Ruang ujian Batasan yang
lebih rendah 0 24 0 0 24 0
Batas atas 223 65 158 213 60 153
Total Batasan yang
lebih rendah 36 65 8 31 60 8

Pendapatan
Tahunan
Rata-Rata 44000
Pendapatan
rata-rata per
menit 0.0837

Biaya Pasien Baru Batas

Ekonomi atas 13.23
Waktu Batasa 0.67
 n yang
lebih
rendah
Batas
atas 12.81
Tunggu
Tindak lanjut Batasa
untuk satu
pasien n yang
kali
lebih
kunjungan
rendah 0.67

Oleh karena itu, biaya ekonomi untuk satu kunjungan untuk pasien baru dapat berkisar dari $0,67
hingga $13,23 dan untuk pasien lanjutan dapat berkisar dari $0,67 hingga $12,81.

5. Rekomendasi apa yang akan Anda buat dan mengapa?

a. Ubah Waktu Klinik

Operasi klinik bertepatan dengan jam kantor biasa dan karenanya banyak orang tua
yang mengeluh. Hal ini dapat diatasi dengan mengubah waktu operasi klinik,
mungkin menjadi malam hari ketika sebagian besar orang tua akan selesai bekerja.

b. Izinkan kedua penghuni senior untuk memeriksa pasien

Ruang ujian terlihat seperti leher botol. Dokter bedah digunakan secara berlebihan
dan residen senior lainnya hampir dimanfaatkan sedangkan residen kedua hanya
sebatas pengamat belaka. Jika hal ini dilakukan untuk tujuan pelatihan, klinik dapat
menempatkan ahli bedah dan satu residen senior di ruang pemeriksaan yang sama
sehingga ahli bedah dapat mengawasi residen senior tersebut sekaligus memeriksa
pasien lain.

c. Penjadwalan yang tepat dengan klinik lain

Saat ini berbagai klinik beroperasi pada waktu yang sama dan berbagi departemen
Radiologi. Departemen radiologi adalah hambatan dan menghadapi banyak
variabilitas. Penjadwalan waktu operasi klinik akan membantu meringankan tekanan
dan juga mengurangi variabilitas yang dihadapi oleh departemen.

d. Membeli mesin X-Ray baru

Meski kami tidak bisa memastikannya, diperkirakan mesin baru bisa mengurangi
waktu tunggu hingga 25%. Waktu tunggu saat ini dari 35 menit dapat dikurangi
menjadi 26,25 menit dan pengurangan ini akan terlihat sebagai pengurangan waktu
total yang signifikan. Tetapi pembelian ini akan meningkatkan total biaya dan opsi
lain harus dieksplorasi terlebih dahulu.
e. Mesin khusus untuk ekstremitas atas dan bawah
Waktu penyesuaian mesin X-Ray saat beralih antar ekstremitas merupakan sumber
variabilitas dan menyebabkan beberapa penundaan. Ini dapat dihindari dengan
mendedikasikan beberapa mesin ke ekstremitas atas sementara yang lain ke bawah.
Analisis tren yang tepat harus dilakukan untuk menentukan berapa banyak mesin
yang harus didedikasikan untuk bagian mana.

f. Kegiatan persiapan dan pra operasi

Ada beberapa kegiatan yang dapat dilakukan oleh klinik dan pasien bahkan sebelum
pasien tiba di klinik. Misalnya pasien tindak lanjut yang datang dari lokasi yang jauh
dapat melakukan rontgen di tempat mereka sendiri sebelum mereka datang ke klinik.
Perawat perlu memberikan instruksi selama kunjungan sebelumnya. Demikian pula
akan lebih efisien untuk mengambil catatan pasien tindak lanjut sebelumnya yaitu
segera setelah janji temu dibuat untuk kunjungan ulang daripada mengambil catatan
hanya setelah pasien tiba sehingga membuang-buang waktu untuk melakukannya.

g. Aliran informasi otomatis

Sebagian besar arus informasi antar departemen terjadi secara manual dalam bentuk
rujukan internal dan hard copy. Sistem informasi yang otomatis dan real time akan
menghemat banyak waktu. Misalnya, laporan sinar-X dapat dimasukkan ke dalam
sistem oleh departemen radiologi untuk digunakan oleh dokter daripada pasien yang
menunggu perkembangan, berjalan sejauh 25 meter, menyerahkannya ke perawat
yang mencatatnya dan memberikannya ke bagian pemeriksa. Otomatisasi akan
memungkinkan perawat pemeriksa menyiapkan ruangan dan ahli bedah diberi tahu
bahkan sebelum pasien tiba. Ada banyak kegiatan lain sistem informasi otomatis akan
berguna.
Lampiran: Perhitungan Tingkat Pemanfaatan

1. Resepsionis
1.1. Registrasi
Waktu operasi – 8:30 – 11:30 yaitu 3 jam atau 180 menit
Total Staf yang terlibat – 3 panitera
Total waktu yang tersedia = 3 × 180 = 540 menit

Waktu yang dihabiskan untuk pendaftaran = 80 pasien × 5 menit = 400 menit

Utilisasi pegawai = utilisasi proses pendaftaran = 400 ÷ 540 = 74,07%

1.2. Verifikasi
Waktu pengoperasian – 08:30 – 12:45 yaitu 4 jam 15 menit atau 255 menit
Total Staf yang terlibat – 3 perawat
Total waktu yang tersedia = 3 × 255 = 765 menit

Waktu yang dihabiskan untuk Verifikasi = 9 menit × 32 pasien baru + 4 menit × 48

tindak lanjut = 480 menit

Pemanfaatan proses verifikasi = 480 ÷ 765 = 62,75%

(Karena perawat juga terlibat dalam pengumpulan X-Ray, ini tidak sama dengan
pemanfaatan tenaga kerja langsung perawat)

Total pemanfaatan kegiatan pendaftaran dan verifikasi =

(400+480) ÷ (540+765) = 67.43%

1.3. Tangan X-Ray off

1.3.1. Koleksi Sinar-X
Jumlah total rontgen = 11 menit × (semua pasien baru + 85% tindak lanjut)
=11 × (32 + .85 ×48) = 72.8
Total waktu yang tersedia = 3 perawat × 255 menit = 765 menit
Total waktu yang dibutuhkan = 2 menit × 72,8 X-ray = 146 menit
Pemanfaatan = 146 ÷ 765 = 19,04%

1.3.2. Pemberkasan dan persiapan ruang ujian

Total waktu yang tersedia = 1 perawat beroperasi selama 255 menit (8:45 – 1:00)
= 255 menit
Waktu yang dibutuhkan = 2 menit × 80 pasien (dengan asumsi semua pasien
memerlukan persiapan ruang pemeriksaan)
= 160 menit
Pemanfaatan kegiatan = 160 ÷ 255 = 62,75%

Pemanfaatan kegiatan Hand off X-Ray

= (146+160) ÷ (765+255) = 30%
2. Departemen Radiologi
2.1. Pembuatan Film Sinar-X
Beroperasi selama 4 jam atau 240 menit mulai pukul 08.30 hingga 12.30 dengan 6
teknisi/mesin
Tapi dari 240 menit ini hanya 2/3 dari total waktu untuk klinik yaitu 160 menit

Total waktu yang tersedia untuk pembuatan film x-ray untuk klinik = 160 × 6 = 960
menit

Total waktu yang diperlukan = 72,8 x-ray × 11 menit = 801 menit

Pemanfaatan proses = 801 ÷ 960 = 83,44%

2.2. Pengembangan Sinar-X

Ini adalah kegiatan non-kerja dan dilakukan sepenuhnya oleh mesin-mesin

Waktu tersedia = 960

Waktu yang dibutuhkan = 72,8 x-ray × 7 menit = 510 menit

Pemanfaatan proses = 510 ÷ 960 = 53,13%

2.3. Pembacaan diagnosis dan analisis

Waktu operasi = 160 menit untuk klinik dengan 3 ahli radiologi
Total waktu yang tersedia = 160 × 3 = 480 menit

Total waktu yang diperlukan = 5 menit × 72,8 x-ray = 364

Pemanfaatan proses = 364 ÷ 480 = 75,83%

Pemanfaatan keseluruhan departemen radiologi

= (801+510+364) ÷ (960+960+480) = 69.79%

3. Penyelidikan
3.1. Oleh ahli bedah
Waktu operasi: 8:45 – 1:00 yaitu 255 menit, satu dokter bedah

Total waktu yang tersedia = 255 menit

Total waktu yang diperlukan = 7 menit × semua pasien baru + 4 menit × 30% tindak
lanjut
= 7 × 32 + 4 × 0,3 × 48 = 282 menit

Pemanfaatan ahli bedah = 282 ÷ 255 = 110,6%

 3.2. Oleh residen senior
Waktu tersedia = 255 menit
Waktu yang diperlukan = 7 menit × 70% dari semua pasien tindak lanjut
= 7 × .7 × 48 = 235.2
Tingkat pemanfaatan untuk penduduk lanjut usia = 235,2 ÷ 255 = 92,23%

3.3. Teknisi Pengecoran

Total waktu yang tersedia = 255 menit
Total waktu yang diperlukan = 17 menit × 25% pasien baru + 13 menit × 15% tindak
lanjut
= 17 × .25 × 32 + 13 × .15 × 48 = 229.6

Pemanfaatan proses/tenaga kerja = 229,6 ÷ 255 = 90,03%

Pemanfaatan keseluruhan ruang ujian = (282+235,2+229,6) ÷ (255+255+255) = 97,6%

4. Pemanfaatan tenaga kerja perawat

Total waktu yang tersedia = Waktu untuk ketiga perawat pada saat verifikasi dan
pengumpulan x-ray + waktu untuk perawat pada tugas persiapan ujian
= 765 + 255 = 1020 menit
Total waktu yang diperlukan = Verifikasi + pengambilan X-Ray + Pengarsipan dan persiapan
ruang ujian
=480 + 146 + 160 = 786 menit

Pemanfaatan tenaga kerja = 786 ÷ 1020 = 77,05

5. Keseluruhan pemanfaatan sumber daya klinik

Jumlah waktu yang tersedia
Pegawai 540
Perawat 1020
teknisi rontgen 960
pengembangan sinar-X 960
Ahli radiologi 480
Ahli bedah 255
Residen Senior 255
Teknisi Pemeran 255
Total 4725

Total waktu yang diperlukan untuk

Pendaftaran dan pendaftaran 880
proses sinar-X 1675
X-ray lepas tangan 306
Penyelidikan 746
Total 3607
Tingkat Utilisasi keseluruhan klinik = 3607 ÷ 4725 = 76,36%