POLITIQUE sur le transfert approprié des tâches et des responsabilités Entrée en vigueur : Révision n° 0

LISTE DE TRANSFERT
MODE D'EMPLOI Veuillez lire avant de continuer.
1. Veuillez lire et vous référer à la politique ADM 0153-10.
2. Ce formulaire doit être rempli électroniquement. La copie imprimée et approuvée doit être conservée par l'employé.
3. Dans la partie 3, les tâches régulières nécessitent des détails tels que les tâches quotidiennes, mensuelles et annuelles qui vous sont
assignées, aussi petites ou insignifiantes soient-elles (comme le réglage du thermostat du système de climatisation).
4. Dans la partie 4, les tâches en cours et entrantes nécessitent des spécifications sur l'état actuel des tâches dans lesquelles vous êtes
engagé ou dans lesquelles vous serez engagé pour les prochains mois – de préférence jusqu'à un mois après votre heure de retour estimée.
De plus, la manière dont les tâches doivent être accomplies, avec qui travailler et ce qui doit être préparé doivent tous être clairement écrits.
Remplissez tous les éléments nécessaires avant le début de votre remise.
5. N'écrivez pas de numéros personnels importants, tels que votre sécurité sociale ou vos codes PIN, sur ce document et sur aucun de vos
documents de remise.

Partie 1 : DÉTAILS SUR L'EMPLOYÉ

Nom de l'employé:
Numéro d'employé:
Titre d'emploi:
Département:
Division:
Zone/Section :
Lieu de travail:
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Partie 2 : DOCUMENTS, DOSSIERS ET FICHIERS

Artic Titre du document Emplacement; Fichier de boîte ; Armoire;
le (Inclure les numéros de contrôle si disponibles) Tiroir
1.
2.
3.
(Veuillez ajouter d'autres colonnes si nécessaire.)

Partie 3 : TÂCHES RÉGULIÈRES

Veuillez indiquer TOUTES vos tâches régulières. Votre remplaçant sera informé de TOUTES vos tâches régulières au cas où vous ne
pourriez pas revenir selon l'horaire.
Artic Description de la tâche Date Remarques (statut ; instructions
le d'achèveme et lignes directrices)
nt
1. Date
2. Date
3. Date
(Veuillez ajouter d'autres colonnes si nécessaire.) (Vous pouvez joindre les documents connexes si vous le jugez nécessaire.)

Ce document doit être signé partout pour valider son exactitude. _________________________ PAGE
VEUILLEZ SIGNER AVEC LA DATE Signature de l'employé __ de __

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Partie 4 : TÂCHES EN COURS ET À VENIR

Cette section met en évidence les tâches en cours et à venir, couvrant de préférence un mois après votre retour estimé.
Artic Description de la tâche Comm Exigible Remarques (statut ; instructions et
le encer lignes directrices)

1. Date Date
2. Date Date
3. Date Date
(Veuillez ajouter d'autres colonnes si nécessaire.) (Vous pouvez joindre les documents connexes si vous le jugez nécessaire.)

Partie 5 : NUMÉROS DE CONTACT

Si vous avez un grand nombre de contacts (notamment pour l'ingénieur commercial, le coordinateur VID, le coordinateur CND, les chefs de
zone, etc.), vous devez remplir cette section pour TOUS vos contacts professionnels.
Nom du contact Numéro de téléphone
(1)
Nom de l'entreprise Numéro de téléphone
(2)
Département Numéro de portable
Position Numéro de télécopie
Adresse d'affaires Adresse e-mail

Nom du contact Numéro de téléphone

(1)
Nom de l'entreprise Numéro de téléphone
(2)
Département Numéro de portable
Position Numéro de télécopie
Adresse d'affaires Adresse e-mail
(Veuillez ajouter d'autres colonnes si nécessaire.) (Vous pouvez joindre les documents connexes si vous le jugez nécessaire.)

Partie 6 : MOTS DE PASSE ET CODES D'ACCÈS ÉMIS PAR L'ENTREPRISE (ET OFFICIELS)
Artic Description Mot de passe / Code d'accès
le
1.
2.
3.
(Veuillez ajouter d'autres colonnes si nécessaire.)

Partie 7 : LISTE DES ÉQUIPEMENTS, MATÉRIAUX ET FOURNITURES

Artic Description Code d'étiquette Emplacemen Quantité
le d'actif/numéro de série t
1.
2.
3.
(Veuillez ajouter d'autres colonnes si nécessaire.) (Vous pouvez joindre les documents connexes si vous le jugez nécessaire.)

Partie 8 : DERNIÈRE DESCRIPTION DE POSTE

Si vous n'avez pas de copie de votre description de poste mise à jour, demandez l'aide des ressources humaines/administratives.
Veuillez joindre la dernière description de poste approuvée.

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VEUILLEZ SIGNER AVEC LA DATE Signature de l'employé __ de __

DOSSIER D'HISTOIRE DE TRAVAIL ET JOURNAL DE

TRAVAIL
DIRECTIVES POUR LA PRÉPARATION ET L'ENTRETIEN

La tenue d'un historique de travail sert à enregistrer la carrière et l'expérience d'un ouvrier. Garder cette pratique permettra à l’ouvrier de :
1. Produire un rapport complet de ses réalisations et de ses lacunes.
2. Dans le cas d'un Journal de Travail, il lui permet de planifier efficacement son travail.
3. Fournir des enregistrements des événements pour la prochaine génération.

L'objectif de permettre à la personne suivante d'effectuer efficacement les tâches qui lui sont confiées est clair. L'ouvrier est encouragé à indiquer
les méthodes personnelles et les expériences acquises au cours de son emploi à partager avec d'autres pour le bénéfice de tous les employés et de
l'organisation.

Un journal de travail est une rédaction de documents datés basée sur le récit des expériences et des événements de l'ouvrier de son point de vue. Il
s’agit d’un outil très important dans la planification et l’ordonnancement.
OBLIGATOIRE Contenu d'un journal de travail
1. entrées de planification du travail quotidien
2. plans de travail futurs
3. évolution de carrière
4. notes de réunions
5. détails du contact
6. détails du client et transactions
7. numéros importants en dehors des numéros de téléphone
8. notes techniques, de supervision et administratives importantes
9. méthodes, techniques et idées
10. informations sur les voyages d'affaires et journaux/rapports de voyage
11. vacances et autres congés
12. conditions physiques et mentales
13. observations et commentaires sur l'entreprise, la culture, les conditions de travail, la charge de travail, les collègues, les patrons, la météo et bien d'autres

Un fichier d'historique de travail ou un fichier de boîte est essentiellement une compilation de documents importants que l'ouvrier a accumulés et qu'il
a identifiés comme ayant de la valeur. L’objectif est de regrouper tous ces documents au même endroit pour en faciliter l’accès. Le contenu est plus
objectif puisque ces documents, à eux seuls, constituent des preuves. Cependant, on ne pourra jamais en tirer une véritable description des
activités de l'ouvrier.
La consultation du dossier professionnel d'un autre ouvrier est interdite d'un point de vue éthique, à l'instar d'un journal personnel. Le consentement
de l'ouvrier doit être obtenu, et l'ouvrier doit avoir pleinement confiance en cette personne. Lors de la remise de ce document, le destinataire doit être
soigneusement évalué (s'il est digne de confiance) et informé de la nature confidentielle du dossier d'historique de travail.
L'ouvrier est libre de choisir ce qui lui convient, sauf si l'organisation l'exige (pour quelque raison que ce soit). Dans la plupart des cas, les
fonctionnaires de haut niveau et le personnel clé ayant des tâches irrégulières peuvent mettre en œuvre les deux méthodes.
OBLIGATOIRE Contenu d'un fichier d'historique de travail
1. descriptions de poste de lui-même et de ses subordonnés
2. Avis d'action du personnel (détails monétaires supprimés)
3. des informations, telles que des CV, de son personnel clé
4. demande de main d'oeuvre et réaffectation
5. demandes de matériel, bons de livraison et transferts de matériel
6. procès-verbaux de réunions (formelles ou informelles)
7. gestion et autres rapports spéciaux
8. dossiers et rapports de voyages d'affaires
9. mémorandums et correspondances internes du bureau
10. e-mails importants
11. avances de fonds et dépenses

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12. notes manuscrites
13. planification et projections de travaux spéciaux
14. dessins et images ayant une importance professionnelle ou administrative
15. reçu des documents de formation
16. documents de chiffre d'affaires
17. des copies de documents spéciaux avec des emplacements de fichiers spécifiques
18. dossiers de participation à des activités conjointes avec d’autres départements, divisions, unités ou personnel

FORMULAIRE DE TRANSFERT
DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ
SORTIE / MUTATION D'EMPLOYÉ EMPLOYÉ REMPLACEMENT / BÉNÉFICIAIRE
Nom de l'employé: Nom de l'employé:
Numéro d'employé: Numéro d'employé:
Titre d'emploi: Titre d'emploi:
Département: Département:
Division: Division:
Zone/Section : Zone/Section :
Lieu de travail: Lieu de travail:

ORIENTATION PROFESSIONNELLE
Cochez la case après avoir terminé chaque activité.
RENDEZ-VOUS COMPLET
Introduction aux détails du travail et au package de transfert
Introduction aux collègues, fournisseurs et clients
Explication des processus et politiques commerciales
Instructions sur les tâches régulières, en cours et à venir
Compréhension des objectifs de travail, des exigences et des résultats attendus
Préparation des rapports réguliers et périodiques

FORMATION SUR LE TRAVAIL avec SUPERVISION

RENDEZ-VOUS COMPLET
Familiarisation avec le métier
Utilisation et accès aux équipements et matériaux
Accès aux fichiers et documents (imprimés et électroniques)
Immersion dans le métier avec Suivi/Supervision Quotidien
Achèvement de la session OJT supervisée dans la durée spécifiée

FORMATION SUR LE TRAVAIL sans SUPERVISION

RENDEZ-VOUS COMPLET
Employé de remplacement effectuant le travail de manière indépendante
Réception et contrôle des équipements, matériels et fournitures
Vérification des soldes sur les tâches régulières et continues
Clés de bureau : portes ; Armoires ; Tiroirs; Coffres; Équipement; etc.
Mots de passe et codes d'accès (officiels) émis par l'entreprise
Évaluation de l'efficacité de l'employé remplaçant dans l'exécution du travail

RECONNAISSANCE
SORTIE / MUTATION D'EMPLOYÉ EMPLOYÉ REMPLACEMENT / BÉNÉFICIAIRE

SIGNATURE SUR NOM IMPRIMÉ SIGNATURE SUR NOM IMPRIMÉ

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DATE: DATE:

REMARQUES

Signature du gestionnaire : _______________________

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