KEBIJAKAN Serah Terima Tugas dan Tanggung Jawab Secara Tepat Efektifitas: Revisi No.

DAFTAR PENYERAHAN
PETUNJUK Harap dibaca sebelum melanjutkan.
1. Harap membaca dan merujuk pada Kebijakan ADM 0153-10.
2. Formulir ini harus diisi secara elektronik. Salinan yang dicetak dan disetujui harus disimpan oleh karyawan.
3. Di Bagian 3, tugas rutin memerlukan rincian seperti tugas harian, bulanan, dan tahunan yang diberikan kepada Anda betapapun kecil
atau sepelenya tugas tersebut (seperti mengatur termostat sistem pendingin udara).
4. Di Bagian 4, tugas yang sedang berlangsung dan yang masuk memerlukan spesifikasi tentang status tugas yang Anda lakukan saat ini
atau yang akan dilakukan selama beberapa bulan ke depan – sebaiknya hingga satu bulan setelah perkiraan waktu kembalinya Anda.
Selanjutnya, cara pelaksanaan tugas, dengan siapa harus bekerja, dan apa yang harus dipersiapkan, semuanya harus ditulis dengan jelas. Isi
semua item yang diperlukan sebelum dimulainya serah terima Anda.
5. Jangan menulis nomor pribadi penting, seperti nomor Jaminan Sosial atau PIN Anda, pada dokumen ini dan pada dokumen serah terima
Anda.

Bagian 1: DETAIL KARYAWAN

Nama karyawan: Klik di sini untuk memasukkan teks.
Nomor pekerja: Klik di sini untuk memasukkan teks.
Judul pekerjaan: Klik di sini untuk memasukkan teks.
Departemen: Klik di sini untuk memasukkan teks.
Divisi: Klik di sini untuk memasukkan teks.
Area/Bagian: Klik di sini untuk memasukkan teks.
Lokasi Pekerjaan: Klik di sini untuk memasukkan teks.

Bagian 2: DOKUMEN, CATATAN DAN FILE

Bar Judul dokumen Lokasi; Berkas Kotak; Kabinet; Laci
ang (Sertakan Nomor Kontrol jika Tersedia)
1.
2.
3.
(Silakan tambahkan lebih banyak kolom sesuai kebutuhan.)

Bagian 3: TUGAS BIASA

Harap tunjukkan SEMUA tugas rutin Anda. Pengganti Anda akan diberitahu tentang SEMUA tugas rutin Anda jika Anda tidak dapat
kembali sesuai jadwal.
Bar Deskripsi Tugas tanggal Keterangan (Status; Petunjuk &
ang penyelesaia Pedoman)
n
1. Tanggal
2. Tanggal
3. Tanggal
(Silakan tambahkan lebih banyak kolom jika diperlukan.) (Anda dapat melampirkan dokumen terkait jika dianggap perlu.)

Dokumen ini harus ditandatangani seluruhnya sebagai validasi keakuratan. _________________________ HALAMAN
HARAP TANDA TANGAN DENGAN TANGGAL Tanda Tangan Karyawan __ dari __

Halaman1 dari 4
KEBIJAKAN Serah Terima Tugas dan Tanggung Jawab Secara Tepat Efektifitas: Revisi No.0

Bagian 4: TUGAS YANG BERLANGSUNG DAN MASUK

Bagian ini menyoroti tugas-tugas saat ini dan yang masuk, sebaiknya mencakup satu bulan setelah perkiraan pengembalian Anda.
Bar Deskripsi Tugas Awal Jatuh Keterangan (Status; Petunjuk &
ang tempo Pedoman)

1. Tangga Tanggal
l
2. Tangga Tanggal
l
3. Tangga Tanggal
l
(Silakan tambahkan lebih banyak kolom jika diperlukan.) (Anda dapat melampirkan dokumen terkait jika dianggap perlu.)

Bagian 5: NOMOR KONTAK

Jika Anda memiliki banyak kontak (khususnya untuk Sales Engineer, Koordinator VID, Koordinator NDT, Manajer Area, dll.), Anda
diharuskan mengisi bagian ini untuk SEMUA kontak bisnis Anda.
Nama Kontak Nomor Telepon (1)
Nama perusahaan Nomor Telepon (2)
Departemen Nomor handphone
Posisi Nomor Faksimili
Alamat bisnis Alamat email

Nama Kontak Nomor Telepon (1)

Nama perusahaan Nomor Telepon (2)
Departemen Nomor handphone
Posisi Nomor Faksimili
Alamat bisnis Alamat email
(Silakan tambahkan lebih banyak kolom jika diperlukan.) (Anda dapat melampirkan dokumen terkait jika dianggap perlu.)

Bagian 6: KATA SANDI & KODE AKSES YANG DITERBITKAN PERUSAHAAN (DAN RESMI)
Bar Keterangan Kata Sandi / Kode Akses
ang
1.
2.
3.
(Silakan tambahkan lebih banyak kolom sesuai kebutuhan.)

Bagian 7: DAFTAR PERALATAN, BAHAN DAN PERSEDIAAN

Bar Keterangan Kode Tag Aset / Seri # Lokasi Kuantitas
ang
1.
2.
3.
(Silakan tambahkan lebih banyak kolom jika diperlukan.) (Anda dapat melampirkan dokumen terkait jika dianggap perlu.)

Bagian 8: DESKRIPSI PEKERJAAN TERBARU

Jika Anda tidak memiliki salinan Deskripsi Pekerjaan Anda yang diperbarui, mintalah bantuan dari HR/Admin.
Mohon lampirkan Deskripsi Pekerjaan terbaru yang disetujui.

Halaman2 dari 4
KEBIJAKAN Serah Terima Tugas dan Tanggung Jawab Secara Tepat Efektifitas: Revisi No.0

Dokumen ini harus ditandatangani seluruhnya sebagai validasi keakuratan. _________________________ HALAMAN
HARAP TANDA TANGAN DENGAN TANGGAL Tanda Tangan Karyawan __ dari __

FILE RIWAYAT KERJA & HARIAN KERJA

PEDOMAN PERSIAPAN DAN PEMELIHARAAN

Menyimpan riwayat kerja berfungsi sebagai catatan karir dan pengalaman seorang pekerja. Menjaga praktik ini akan memungkinkan pekerja untuk:
1. Menghasilkan laporan lengkap mengenai prestasi dan kekurangannya.
2. Dalam kasus Buku Harian Kerja, ini memungkinkan dia merencanakan pekerjaannya secara efektif.
3. Memberikan catatan peristiwa untuk generasi berikutnya.

Tujuan untuk memungkinkan orang berikutnya melaksanakan tugas kerja secara efektif telah dijelaskan. Pekerja didorong untuk menunjukkan
metode dan pengalaman pribadi yang diperoleh selama bekerja untuk dibagikan kepada orang lain demi kepentingan seluruh karyawan dan
organisasi.

Buku Harian Kerja adalah tulisan catatan bertanggal berdasarkan catatan pengalaman dan peristiwa pekerja dari sudut pandangnya. Ini adalah alat
yang sangat penting dalam perencanaan dan penjadwalan.
DIPERLUKAN Isi Buku Harian Kerja
1. entri perencanaan kerja harian
2. rencana kerja di masa depan
3. kemajuan karir
4. catatan pertemuan
5. rincian kontak
6. detail dan transaksi klien
7. nomor-nomor penting selain nomor telepon
8. catatan teknis, pengawasan dan administratif yang penting
9. metode, teknik dan ide
10. informasi perjalanan bisnis dan jurnal/laporan perjalanan
11. liburan dan cuti lainnya
12. kondisi fisik dan mental
13. pengamatan dan komentar tentang perusahaan, budaya, kondisi kerja, beban kerja, rekan kerja, atasan, cuaca, dan banyak lagi lainnya

File Riwayat Kerja atau File Kotak pada dasarnya adalah kompilasi dokumen-dokumen penting yang telah dikumpulkan oleh pekerja yang ia
identifikasi memiliki nilai. Tujuannya adalah untuk meletakkan semua dokumen tersebut di satu tempat untuk kemudahan akses. Isinya lebih
obyektif karena dokumen-dokumen itu sendiri merupakan alat bukti. Namun, gambaran nyata mengenai aktivitas para pekerja tidak akan pernah
bisa diambil hanya dari mereka saja.
Melihat file riwayat pekerjaan pekerja lain dilarang berdasarkan sudut pandang etika seperti halnya dengan buku harian pribadi. Persetujuan pekerja
harus diambil, dan pekerja harus mempercayai orang tersebut sepenuhnya. Saat melakukan serah terima dokumen ini, penerima harus dinilai
dengan hati-hati (jika dapat dipercaya) dan diberitahu tentang sifat rahasia dari file riwayat pekerjaan.
Pekerja bebas memilih apa pun yang cocok baginya kecuali diwajibkan oleh organisasi (untuk alasan apa pun). Dalam kebanyakan kasus, pejabat
tingkat tinggi dan personel kunci dengan tugas tidak tetap dapat menerapkan kedua metode tersebut.
DIPERLUKAN Isi File Riwayat Pekerjaan
1. uraian tugas dirinya dan bawahannya
2. Pemberitahuan Tindakan Personil (detail keuangan dihapus)
3. informasi, seperti CV, personel kuncinya
4. permintaan tenaga kerja dan penugasan kembali
5. permintaan material, catatan pengiriman, dan transfer material
6. risalah rapat (formal atau informal)
7. manajemen dan laporan khusus lainnya
8. catatan dan laporan perjalanan bisnis
9. memorandum internal kantor dan korespondensi
10. email penting
11. penarikan tunai dan pengeluaran
12. catatan tulisan tangan
13. perencanaan dan proyeksi kerja khusus
14. gambar dan gambar yang mempunyai kepentingan pekerjaan atau administratif
15. menerima handout pelatihan

Halaman3 dari 4
KEBIJAKAN Serah Terima Tugas dan Tanggung Jawab Secara Tepat Efektifitas: Revisi No.0
16. dokumen omset
17. salinan dokumen khusus dengan lokasi file tertentu
18. catatan partisipasi dalam kegiatan bersama dengan departemen, divisi, unit atau personel lain

FORMULIR PENYERAHAN
DETAIL KARYAWAN
KELUAR / TRANSFER KARYAWAN KARYAWAN PENGGANTI / PENERIMA
Nama karyawan: Nama karyawan:
Nomor pekerja: Nomor pekerja:
Judul pekerjaan: Judul pekerjaan:
Departemen: Departemen:
Divisi: Divisi:
Area/Bagian: Area/Bagian:
Lokasi Pekerjaan: Lokasi Pekerjaan:

ORIENTASI KERJA
Centang kotak setelah menyelesaikan setiap aktivitas.
TANGGAL SELESAI
Pengenalan Detail Pekerjaan dan Paket Serah Terima
Pengenalan Rekan Kerja, Pemasok, dan Klien
Penjelasan Proses dan Kebijakan Bisnis
Petunjuk tentang Tugas Reguler, Sedang dan Mendatang
Pemahaman tentang Tujuan Kerja, Persyaratan, dan Hasil yang Diharapkan
Penyusunan Laporan Reguler dan Berkala

PELATIHAN DALAM KERJA dengan PENGAWASAN

TANGGAL SELESAI
Pembiasaan Pekerjaan
Penggunaan dan Akses terhadap Peralatan dan Bahan
Akses ke File dan Dokumen (Cetak dan Elektronik)
Mendalami Pekerjaan dengan Monitoring/Supervisi Harian
Penyelesaian Sesi OJT yang Diawasi Dalam Durasi yang Ditentukan

PELATIHAN DALAM KERJA tanpa PENGAWASAN

TANGGAL SELESAI
Karyawan Pengganti Melakukan Pekerjaan Secara Mandiri
Penerimaan dan Pemeriksaan Peralatan, Bahan dan Perlengkapan
Verifikasi Saldo pada Tugas Reguler dan Berkelanjutan
Kunci Kantor: Pintu; lemari; Laci; brankas; Peralatan; dll.
Kata Sandi dan Kode Akses (Resmi) yang Dikeluarkan Perusahaan
Evaluasi Efektivitas Karyawan Pengganti dalam Melaksanakan Pekerjaan

PENGAKUAN
KELUAR / TRANSFER KARYAWAN KARYAWAN PENGGANTI / PENERIMA

TANDA TANGAN DI ATAS NAMA CETAK TANDA TANGAN DI ATAS NAMA CETAK
TANGGAL: TANGGAL:

CATATAN

Halaman4 dari 4
KEBIJAKAN Serah Terima Tugas dan Tanggung Jawab Secara Tepat Efektifitas: Revisi No.0

Tanda Tangan Manajer: __________

Halaman5 dari 4