Garis Besar Tantangan

UK! Sistem Baru

2
 Latar Belakang Proyek

Tantang UK! adalah spesialis liburan aktivitas independen kecil dengan kantor
pusat di Sheffield. Ini menyediakan liburan aktivitas dan kursus luar ruangan untuk
orang-orang dari segala usia di empat pusat aktivitas yang berlokasi di Kepulauan
Inggris, di Skotlandia (Loch Tay), Wales (Bala), Cumbria (Keswick) dan
Derbyshire (Matlock). Setiap pusat menyediakan kursus dengan panjang dan
tingkat kesulitan yang bervariasi dalam kegiatan seperti kano, panjat tebing,
caving, dan berjalan di bukit. Semua kursus sudah termasuk akomodasi dalam
harga meskipun orang dapat memesan ke asrama jika kami memiliki ruang
kosong yang tersisa, tanpa harus memesan kursus.

Setiap pusat kegiatan berada di lokasi pedesaan dan yang terkecil mampu
menampung 160 orang. Semua kursus kegiatan dijadwalkan berlangsung pada
waktu tertentu dalam setahun dan umumnya dipesan oleh campuran perusahaan
(untuk latihan membangun tim), pesta sekolah, dan individu. Kursus berlangsung
dari Senin hingga Jumat dan dari Jumat hingga Minggu.

Saat ini komputer digunakan di dalam departemen tetapi tidak ada pembagian
data yang nyata karena sistem manual lama masih digunakan. Penggunaan
komputasi yang umum di perusahaan adalah email, pengolah kata, dan
spreadsheet untuk pekerjaan administrasi umum. Agen menghosting situs web
perusahaan yang menyediakan informasi periklanan/pemasaran tetapi belum
dikembangkan untuk pemesanan pelanggan online. Perusahaan telah mengalami
peningkatan bisnis yang signifikan selama beberapa tahun terakhir dan merasa
bahwa sekarang ada kebutuhan nyata untuk memanfaatkan teknologi komputasi
dengan cara yang jauh lebih efektif. Sangat disadari bahwa sebagian besar
perusahaan liburan aktivitas lainnya telah melakukannya. Ada juga sejumlah
masalah dengan sistem yang ada yang hanya bisa menjadi lebih buruk dengan
meningkatnya volume bisnis

Awal tahun ini perusahaan memanggil konsultan untuk melakukan studi kelayakan
awal. Pengarahannya adalah untuk memeriksa perusahaan secara keseluruhan,
khususnya bidang pemesanan kursus dan akuntansi, mengidentifikasi di mana
perbaikan dapat dilakukan, khususnya melalui penggunaan teknologi informasi
(TI). Konsultan mengidentifikasi sejumlah bidang, tetapi rekomendasi utamanya
adalah bahwa sistem komputer yang dirancang khusus diperlukan untuk
menangani prosedur pemesanan kursus, masalah voucher liburan, dan operasi
check-in asrama. Untuk mengembangkan sistem seperti itu akan membutuhkan
studi yang lebih mendalam untuk dilakukan. Ini perlu menentukan masalah
dengan sistem yang ada dan mengidentifikasi persyaratan dan struktur yang
sesuai dari sistem berbasis komputer pengganti.

3
 Tim Proyek - Kerangka Acuan
Setelah studi kelayakan awal, organisasi kami diundang untuk melakukan Analisis
dan Desain sistem baru untuk area yang diidentifikasi di atas. Sebagai pemasok
solusi TI, kerangka acuan Anda adalah:-

 untuk memeriksa dan mendokumentasikan pemesanan kursus yang ada,

masalah voucher kursus, dan sistem check-in asrama
 untuk memastikan masalah saat ini dan persyaratan baru
 untuk menentukan desain perangkat keras/perangkat lunak yang sesuai
untuk sistem pemesanan kursus berbasis TI
 untuk melakukan studi kelayakan untuk memastikan apakah itu masuk akal
atau tidak untuk melanjutkan proyek ini
 untuk membangun prototipe sistem dan mendemonstrasikannya kepada
manajemen (prototipe yang disepakati kemudian akan dikembangkan
menjadi sistem yang beroperasi penuh oleh tim implementasi).

Dari penyelidikan awal, konsultan merekomendasikan pembelian dan penggunaan

paket buku besar penjualan standar oleh departemen akun untuk menangani
penagihan dan mencatat pembayaran. Nasihat ini telah diikuti dan paket buku
besar penjualan telah dibeli yang akan berjalan di dua PC di kantor akuntan. Studi
Anda, oleh karena itu, tidak perlu menyertakan area ini tetapi Anda mungkin harus
mempertimbangkan untuk memberikan informasi kepada, atau mengambil
informasi dari, sistem buku besar penjualan yang baru.

Tinjauan Perusahaan - Pemesanan Kursus

Tantang UK! berkembang dari bisnis keluarga dan struktur serta banyak prosedur
yang saat ini digunakan oleh perusahaan mencerminkan asal usul ini. Perusahaan
saat ini menggunakan campuran sistem informasi berbasis komputer dan kertas
untuk menangani pemesanan dan ini mengalami kesulitan dalam mengatasi
volume bisnis mereka yang berkembang.

Perusahaan memiliki sejumlah area fungsional yang jelas terkait dengan

pemesanan kursus:-

 Kantor Pemesanan Pusat, berbasis di Sheffield, yang menangani pertanyaan

pelanggan, menerima reservasi kursus dan pemesanan dari pelanggan dan
memberikan informasi hari libur umum.
 Meja Resepsionis Hostel yang juga menangani permintaan kursus/akomodasi,
menerima pemesanan menit terakhir, check-in tamu, menangani masalah
voucher kursus, pembayaran tunai, dan mengeluarkan token makan.
 Kantor Penerbit yang memeriksa semua pembayaran untuk pemesanan
kursus dan mengotorisasi dan menerbitkan voucher kursus.

Semua perincian pemesanan kursus saat ini dicatat pada formulir pemesanan
kursus yang dibuat oleh departemen yang menerima pemesanan dan berfungsi
sebagai catatan utama setiap pemesanan. Formulir pemesanan diteruskan dari
departemen inisiasi ke kantor pemesanan pusat dan kemudian ke rekening yang
mengumpulkan pembayaran dan kemudian ke kantor penerbit untuk memeriksa
pembayaran dan penerbitan voucher kursus. Akhirnya formulir pemesanan dikirim
kembali ke kantor pusat pemesanan ini untuk tujuan referensi dan digunakan

4
untuk menganalisis ketersediaan tempat kursus. Untuk semua pemesanan,
pelanggan dapat membayar dengan uang tunai, kartu kredit atau jika mereka
memiliki akun maka mereka dapat membebankannya ke akun mereka untuk
ditagih di kemudian hari.

Wawancara telah diadakan dengan staf kunci dari sejumlah bidang fungsional
untuk mendapatkan informasi tentang proses bisnis yang terperinci dalam bidang
fungsional. Transkrip wawancara ini tersedia.

Managing
Director

Issuing Bookings Activities Accounts

Clerk Manager Manager Manager

Booking Hostel Accounts

Clerks Manager Clerk

Instructors,
Hostel Staff

Struktur Organisasi Perusahaan

5
Transkrip

6
 Transkrip Wawancara dengan Pengelola Kegiatan

Tugas saya adalah mengawasi semua aspek pemesanan kursus yang mencakup
pengalokasian kursus ke hostel dan membuat jadwal kegiatan. Saya juga
bertanggung jawab atas empat manajer asrama yang mengawasi pengelolaan
asrama sehari-hari dan staf yang bekerja di sana. Karena Anda terutama
mementingkan pemesanan kursus, saya akan berkonsentrasi pada aspek itu.
Detailnya akan diberikan kepada Anda oleh orang lain, jadi saya akan mencoba
memberi Anda gambaran umum tentang situasinya.

Kami memiliki kantor pusat di sini di Sheffield. Kami memiliki sekitar selusin staf
yang dipekerjakan di sini dan kantor pemesanan pusat, departemen akun, dan
kantor penerbit kami berbasis di sini. Kantor pemesanan terdiri dari manajer
pemesanan, tiga penuh waktu dan tiga bagian- panitera pemesanan waktu yang
menangani pemesanan kursus. Kami memiliki empat hostel, satu di Lake District,
satu di Derbyshire, satu di Skotlandia dan satu di Wales. Masing-masing hostel
beroperasi dengan cara yang hampir sama dan terdiri dari: meja penerima tamu
yang memeriksa tamu, menerima pemesanan, dan menjual persediaan darurat;
satu set instruktur; satu set staf dapur. Setiap hostel dan kantor pemesanan pusat
juga mempekerjakan staf kebersihan. Saat ini sistem pemesanan kami berfungsi
dengan baik tetapi ada beberapa masalah. Satu masalah tampaknya adalah
banyak informasi yang tersesat antara meja asrama, kantor pemesanan, dan
akun. Beberapa di antaranya diisi dengan dokumen yang buruk dan ini juga
menyebabkan masalah. Mereka semua saling menyalahkan atas masalah ini,
tentu saja. Hasil dari masalah ini adalah terkadang voucher kursus tidak
dikeluarkan atau dibayar dan terkadang sulit untuk mengatakan di meja hostel
apakah pelanggan tertentu telah membayar atau belum.

Salah satu masalah utama yang saya miliki adalah mengetahui kemungkinan
permintaan untuk kursus tertentu. Biasanya pada saat kami mengetahui seberapa
rendah atau banyak kursus yang dipesan, sudah terlambat untuk melakukan apa
pun. Saat ini kami mencari tahu tentang hal-hal tersebut melalui laporan
penerimaan kursus yang dibuat oleh kantor pemesanan dan dikirimkan kepada
kami setiap hari Jumat. Ini menunjukkan status pemesanan dari setiap jadwal
kursus untuk minggu berikutnya (Senin sampai Minggu). Ini berguna dalam
beberapa hal tetapi datanya tidak selalu akurat dan biasanya sudah terlambat
untuk membuat penawaran khusus pada pemesanan menit terakhir untuk kursus
yang kurang populer, atau untuk menambah instruktur atau membawa staf
asrama tambahan untuk kursus yang sibuk. Kami dapat melakukannya dengan
laporan yang lebih tepat waktu dan menunjukkan kursus yang dipesan sangat
banyak atau sedikit, terutama yang sedikit dipesan karena kami dapat
menggunakan situs web kami untuk mengiklankan liburan ini dengan harga yang
lebih murah. Juga pada saat kantor pemesanan menghasilkan laporan permintaan
aktivitas triwulanan yang menunjukkan permintaan untuk aktivitas tertentu selama
kuartal sebelumnya. Saya telah berpikir bahwa yang benar-benar saya butuhkan
adalah laporan yang menunjukkan kepada saya pendapatan yang dihasilkan
setiap asrama untuk semua kursus yang dijalankannya. Saya kemudian dapat
membandingkannya dengan angka biaya kami dari sistem akun untuk
menentukan profitabilitas.

7
8
 Transkrip Wawancara dengan Manajer Pemesanan

Kantor pemesanan pusat di Sheffield buka 9 sampai 5, Senin sampai Sabtu. Di

luar jam tersebut ada telepon penjawab yang digunakan oleh pelanggan untuk
meninggalkan detail pemesanan yang diperlukan. Setiap pagi kami mentransfer
perincian pemesanan ini dari telepon jawaban ke formulir pemesanan dan kami
mungkin harus menghubungi pelanggan jika ada perincian yang hilang.

Kursus kami dapat dipesan hingga enam bulan sebelumnya. Kantor buku
memiliki file catatan kursus di mana perincian dari setiap kursus yang dijadwalkan
diadakan. Ini diadakan di spreadsheet terpisah. Kami memiliki empat PC di kantor
kami, satu untuk setiap asrama. Semua pemesanan dicatat di Lembar Kerja
Catatan Kursus yang relevan - kami menyebutnya CRS - dan ini perlu diakses
untuk memeriksa ketersediaan kursus sebelum kami menerima pemesanan.
Setiap pemesanan juga dicatat pada Formulir Pemesanan Kursus/Akomodasi
(Formulir Pemesanan kepada kami) yang diteruskan ke akun dan petugas
penerbit untuk diproses dan kemudian kembali kepada kami untuk diisi dalam file
arsip formulir pemesanan. Ini bisa menjadi sedikit masalah ketika semua staf ingin
mengakses komputer yang sama, misalnya ketika beberapa pemesanan datang
semuanya menginginkan lokasi yang sama. Artinya kita harus membuat catatan
dan memperbarui CRS nanti. Kadang-kadang hal ini dilupakan dan dalam kasus
yang lebih buruk, kursus-kursus mungkin akan penuh.

Sebagian besar pemesanan kami dilakukan melalui telepon meskipun beberapa

datang melalui email dan beberapa dilakukan melalui surat. Kami memiliki dua
macam pelanggan. Ada pelanggan akun yang mengeluarkan faktur bulanan
reguler melalui akun. Ada pelanggan non-akun yang harus membayar sebelum
Voucher Kursus dapat diberikan kepada mereka. Saat melakukan pemesanan,
kami perlu mengetahui penawaran khusus dan pengurangan harga yang telah
diperkenalkan, yang rinciannya dikirim oleh manajer aktivitas ke departemen
terkait yang menangani pemesanan. Promosi semacam itu cenderung terjadi saat
tanggal mulai kursus semakin dekat.

Pemesanan melalui telepon dapat datang langsung dari pelanggan atau dari meja
resepsionis hostel. Prosedur untuk hostel hampir sama dengan pelanggan
langsung tetapi kami memiliki staf khusus yang menangani hostel secara
eksklusif. Jika meja hostel menerima pemesanan di luar jam kerja maka mereka
mencatat detailnya pada formulir pemesanan elektronik (benar-benar hanya
dokumen Word) dan mengirimkannya melalui email kepada kami. Kami
menggunakan ini untuk memperbarui catatan kami di awal bisnis setiap hari. Jika
pelanggan menelepon kantor kami, petugas pemesanan harus mencari tahu
kursus mana yang ingin mereka hadiri. Ini berarti mencari tahu jenis kursus, lokasi
pilihan, durasi, dan tanggal yang ingin mereka hadiri.

Setiap pemesanan diberi nomor pemesanan unik. Kami kemudian harus mencari
tahu siapa pelanggan itu dan apa persyaratan mereka dan/atau tamu mereka; ini
termasuk menentukan persyaratan diet khusus, masalah medis, dan apakah tamu
memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon anak atau tidak, dll. Jika ini adalah
pemesanan non akun maka kami perlu tahu siapa yang harus ditagih dan kemana
mengirimkannya. Semua hal ini digunakan untuk melengkapi formulir pemesanan

9
dan menghitung total biaya pemesanan. Jika pemesanan dibatalkan oleh
pelanggan, kami mengubah detail pada CRS yang sesuai dan mengisi Formulir
Pembatalan Pemesanan yang dikirim ke akun dengan cara yang sama seperti
formulir pemesanan biasa.

Jika seseorang menelepon ingin menghadiri kursus lebih cepat daripada kami
dapat mengeluarkan faktur dan mendapatkan pembayaran maka mereka dapat
membayar dengan mengutip nomor kartu kredit atau mereka dapat mengatur
untuk membayar ketika mereka tiba di asrama. Kami harus memasukkan ini di
CRS sehingga staf meja resepsionis asrama tahu apa yang harus dilakukan dan
juga di formulir pemesanan untuk petugas dan akun yang mengeluarkan. Untuk
pembayaran kartu kredit, kami memeriksa kelayakan kredit dengan perusahaan
kartu kredit dan menerima nomor otorisasi yang dicatat pada formulir pemesanan.
Prosedur yang sama berlaku jika pelanggan membayar dengan kartu kredit di
meja resepsionis hostel. Jika sebuah asrama menelepon dengan pemesanan
karena mereka memiliki pelanggan di sana yang ingin melakukan pemesanan
kursus, maka prosedur yang persis sama berlaku seolah-olah pelanggan
menelepon dirinya sendiri kecuali bahwa meja tersebut dapat segera melakukan
pembayaran dan mengeluarkan voucher kursus. Pelanggan akun juga dapat
memesan di meja hostel tentunya.

Salah satu masalah kami adalah pemesanan di telepon penjawab karena

seringkali informasinya tidak lengkap. Juga ketika meja melakukan pemesanan di
luar jam kerja dan kapan pun mereka mengeluarkan voucher kursus dan
mengambil uang, mereka harus mengisi formulir pemesanan dan mengirimkannya
melalui email kepada kami. Tak jarang mereka lupa melakukan hal ini.

Kami memiliki file di salah satu PC kami yang berisi semua akun pelanggan, yang
selalu diperbarui dengan informasi yang dikirimkan kepada kami oleh Panitera
Penerbit. Ini berisi prosedur keamanan yang disetujui yang harus dipatuhi oleh
siapa pun yang memesan atas nama perusahaan. Ini dapat berupa nomor
pesanan yang harus dikutip atau hanya orang tertentu yang diizinkan untuk
melakukan pemesanan.

Pelanggan non-akun yang ditagih harus mengirimkan pembayaran ke

Departemen Akun yang memberi tahu Panitera Penerbit yang kemudian
mengirimkan voucher kursus kepada mereka. Ketika pembayaran telah dilakukan,
Departemen Penerbit harus mengirimkan kembali informasi ini kepada kami di
formulir pemesanan sehingga kami dapat memperbarui CRS. Juga jika voucher
akan dikeluarkan di meja resepsionis asrama, maka ini perlu dimasukkan ke CRS
agar meja mengetahui hal ini. Seringkali informasi semacam ini sampai kepada
kita terlambat.

Pada penutupan bisnis setiap hari Selasa, ketika kantor pemesanan pusat tutup,
kami mengirimkan salinan CRS melalui email ke asrama terkait untuk kursus yang
akan dimulai pada hari Jumat berikutnya. Prosedur yang sama dilakukan pada
Jumat malam untuk kursus yang akan dimulai pada Senin berikutnya, yang
memberi staf asrama waktu yang cukup untuk mengalokasikan tamu ke kamar.

10
Kami hanya menerima pemesanan kursus lanjutan; akomodasi saja, kursus saja
dan pemesanan menit terakhir ditangani oleh masing-masing meja hostel dan
bukan tanggung jawab kami. Kami sering mendapat pertanyaan tentang
akomodasi hanya lowongan di hostel dan kami ingin menerima pemesanan
seperti itu, tetapi kami tidak tahu berapa banyak ruang yang ditempati di hostel
pada satu waktu. Hanya hostel itu sendiri yang mengetahui jenis informasi ini oleh
karena itu kami harus meneruskan pertanyaan tersebut ke masing-masing hostel.

Masalah utama kami di sini adalah keterlambatan informasi penting dari akun,
ketidakjelasan informasi konfirmasi pemesanan dari meja resepsionis hostel dan
masalah telepon penjawab. Selain itu, semuanya berjalan dengan baik walaupun
saya kira formulir pemesanan mungkin dirancang lebih baik.

11
 Transkrip Wawancara dengan Staff Desk Hostel

Kami memiliki banyak masalah di sini hanya karena kesalahan apa pun yang
dibuat di tempat lain dalam sistem cenderung muncul di sini sebagai tamu yang
marah. Pada dasarnya saya pikir kami melakukan tiga hal yang menjadi perhatian
Anda. Kami bertindak sebagai perantara dengan kantor pemesanan untuk
pelanggan yang ingin melakukan pemesanan lanjutan untuk suatu kursus.
Biasanya, ini adalah tamu yang telah menyelesaikan salah satu kursus pengantar
dan sangat menikmatinya sehingga mereka ingin segera memesan kursus paling
awal yang tersedia yang mencakup tingkat instruksi berikutnya, atau tamu yang
telah memesan hanya untuk akomodasi dan melihat sebagian dari kursus
tersebut. kursus kami diiklankan di asrama. Dalam hal ini kami hanya
menyampaikan informasi yang diinginkan oleh kantor pemesanan dan mungkin
mengambil pembayaran pelanggan. Kami juga berurusan dengan check-in tamu,
mengeluarkan token makan dan menerima pemesanan menit terakhir untuk
kursus atau akomodasi saja.

Tiga hari sebelum kursus akan dimulai, kami akan menerima salinan email dari
CRS yang merinci semua pemesanan terbaru dan informasi tamu dari kantor
pemesanan pusat yang memungkinkan kami untuk mulai mengalokasikan tamu ke
tempat tidur untuk sementara dan melakukan pemesanan menit terakhir terhadap
kursus yang akan segera dilakukan. CRS kadang-kadang tidak akurat terutama
untuk kursus paling populer di mana permintaan sangat tinggi dan kantor
pemesanan belum memasukkan semua informasi terbaru mereka ke dalam
spreadsheet. Kami dimaksudkan untuk mencoba menjual tempat cadangan tetapi
kami tidak dapat selalu mengandalkan informasinya. Ketika kami menjual tempat,
kami harus mengisi formulir pemesanan yang memakan waktu lama dan mengirim
email ini kembali ke kantor pemesanan. Jika kami memiliki pelanggan akun maka
kami harus menelepon kantor pemesanan dan menyelesaikannya dengan
mereka. Saat tamu tiba di hostel, kami memeriksa mereka ke kamar kami dan
menukar voucher kursus dengan token makan.

Terkadang tamu mengambil voucher kursus mereka saat pendaftaran/check in

dan terkadang mereka harus membayarnya juga, baik dengan uang tunai atau
kartu kredit. Kita seharusnya menyelesaikan semua ini dari CRS. Di penghujung
hari, kami menyimpan uang tunai yang kami terima di bank lokal dan mengirimkan
slip pembayaran yang telah distempel ke departemen buku besar penjualan di
rekening.

Setiap pemesanan yang dilakukan setelah CRS dikirim melalui email kepada kami
dianggap sebagai pemesanan menit terakhir dan dijual dengan diskon 25% dari
harga kursus (setelah potongan lainnya).

Tamu yang memesan kursus harus tiba di hostel pada Jumat malam untuk kursus
Jumat sampai Minggu, atau Senin malam untuk kursus Senin-Jumat. Jika tamu
yang memesan kursus akan tiba lebih lambat dari waktu check-in yang ditentukan,
maka mereka harus memberi tahu kami sebelumnya.

Pagi hari setelah check-in terjadwal untuk suatu kursus, setiap tempat yang tidak
terjual di kursus tersebut dapat dijual dengan harga diskon, demikian pula tempat

12
yang telah dipesan tetapi belum dibayar. Sangat sulit untuk mengetahui berapa
banyak dari tempat-tempat ini yang tersisa. Jika kita salah, kita dapat memiliki
pelanggan yang sangat marah ketika mereka tiba untuk menemukan tempat
mereka telah dijual kepada orang lain.

Check-in melibatkan mengacu pada rencana akomodasi. Tamu yang telah

melakukan pemesanan lanjutan pada kursus akan diberikan kamar untuk
sementara oleh kami dan oleh karena itu kami mencentang nama mereka di paket
saat mereka tiba. Kami perlu mengubah rencana akomodasi setiap kali kami
melakukan pemesanan menit terakhir pada kursus. Untuk tamu yang belum
memesan kursus dan yang menginginkan akomodasi saja, kami memeriksa paket
untuk tempat kosong dan mengalokasikan tempat tidur untuk mereka di tempat
jika tersedia. Kami biasanya memiliki beberapa kamar gratis karena kami harus
meninggalkan beberapa tempat tidur cadangan untuk memastikan kami dapat
menjaga kamar satu jenis kelamin; sebagian besar kamar gratis pada Minggu
malam karena ini adalah hari pergantian kursus.

Saat mengalokasikan pemesanan lanjutan ke kamar, kami mencoba

menempatkan tamu berjenis kelamin sama yang dipesan di kelas yang sama,
bersama-sama di kamar jika memungkinkan. Dalam keadaan apa pun, kami tidak
boleh menempatkan tamu dengan jenis kelamin berbeda di kamar yang sama
karena hal ini dapat menyinggung tamu lain.

Kami memiliki segala macam masalah. Masalah utamanya adalah menuntut

pembayaran dari pelanggan yang sudah membayar karena CRS belum
diperbarui. Masalah lainnya adalah mengatasi saat kantor pemesanan tutup; kami
menggunakan CRS terbaru tetapi tanpa sadar kami mungkin menerima
pemesanan untuk kursus yang sudah penuh. Juga pada pemesanan pelanggan
akun untuk kursus langsung, kami tidak memiliki cara untuk memeriksa apakah
pelanggan berwenang jika kantor pusat pemesanan ditutup. Umumnya kami tidak
menerima pemesanan akun di luar jam 9 sampai jam 5, tetapi terkadang kami
harus menggunakan penilaian kami dan melakukannya. Kami benar-benar dapat
melakukannya dengan salinan file pelanggan akun di setiap meja asrama.

Tentu saja, ketika kami melakukan pemesanan, kami mengisi formulir pemesanan
kursus dan ini dikirim melalui email ke kantor pemesanan pusat. Kadang-kadang
ketika segala sesuatunya sangat sibuk, sangat sulit untuk melakukan ini dengan
benar. Kami tidak dapat menunda kursus dan prioritas kami adalah mendaftarkan
kedatangan dan check-in tamu serta memilah pertanyaan umum lainnya tentang
hostel. Kami tidak dapat menunda dimulainya kursus atau membuat tamu kami
tidak nyaman hanya karena kami tidak dapat mengisi dokumen. Bagaimanapun, di
mana pelanggan membayar di tempat dan kursus akan segera dimulai maka staf
kantor pemesanan tidak perlu tahu, bukan?

Situasi ini diperparah karena kami harus mengisi formulir pemesanan terpisah
untuk jenis pemesanan yang berbeda meskipun pelanggan yang sama membayar
semuanya. Misalnya, jika sekelompok orang tiba dan beberapa dari mereka ingin
melakukan pemesanan menit terakhir pada suatu kursus dan beberapa dari
mereka hanya ingin menginap, maka kita harus mengisi dua formulir terpisah -
satu untuk akomodasi dan satu lagi untuk kursus. Ini karena pemesanan harus

13
dilakukan baik terhadap kursus lengkap plus akomodasi atau hanya untuk
akomodasi, bahkan jika orang yang sama membayar. Ini berarti menggandakan
pekerjaan yang terlibat dan menyelesaikan dua transaksi jika pelanggan
membayar dengan kartu kredit.

Jika Anda dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengisi semua detail yang tidak
perlu pada formulir pemesanan maka Anda akan membuat hidup kita jauh lebih
mudah. Dan jika Anda dapat membujuk kantor pemesanan dan departemen
penerbit untuk bertindak bersama dan memastikan kami mendapatkan informasi
yang lengkap dan benar tentang CRS, maka Anda akan mendapatkan banyak
teman di antara kami yang harus berurusan dengan publik yang membayar!

14
 Transkrip Wawancara dengan Petugas Penerbitan

Saya akan mencoba membatasi diri untuk memberi tahu Anda tentang bagian dari
sistem kami yang perlu Anda ketahui. Tentu saja, kami harus berhubungan erat
dengan departemen akun, tetapi saya memahami bahwa Anda tidak tertarik
dengan hal ini karena mereka sekarang telah menginstal paket buku besar
penjualan yang menangani pembuatan faktur, pembayaran, daftar kredit
pelanggan, dan operasi kas dan perbankan umum. Pemahaman saya adalah
bahwa Anda terutama peduli dengan pemeriksaan pembayaran dan prosedur
penerbitan voucher kursus.

Tugas kami pada dasarnya adalah untuk melacak pemesanan, memastikan

bahwa mereka dibayar dan mengeluarkan voucher kursus bila perlu. Ini diperumit
oleh segala macam hal seperti pelanggan akun dan metode pembayaran.

Voucher dapat dikeluarkan oleh kami atau oleh meja hostel. Jika meja asrama
mengeluarkan voucher atau menjual kursus atau akomodasi kepada pelanggan,
maka mereka harus mengisi formulir pemesanan kursus dan mengirimkannya
melalui email ke kantor pemesanan yang memprosesnya kemudian
meneruskannya ke akun, yang meneruskannya kepada saya. Salah satu masalah
kami adalah ini tidak diisi atau hilang atau diselesaikan dengan tidak benar. Hal ini
membuat hampir tidak mungkin untuk menguraikan pemesanan apa yang telah
dilakukan, voucher apa yang perlu dikeluarkan dan pembayaran apa yang
seharusnya diterima. Kadang-kadang kami mendapatkan formulir pemesanan
ketika meja hostel mengeluarkan voucher yang telah dibayar, baik dengan uang
tunai, kartu kredit atau cek resmi - kecuali jika formulir tersebut membuatnya
sangat jelas maka itu juga dapat menyebabkan kebingungan.

Formulir pemesanan dari kantor pemesanan pusat, yang berada di ujung koridor
kantor pusat kami, juga dikirimkan kepada kami dari rekening. Dari mana pun
formulir pemesanan berasal, kami perlu melakukan hal yang sama. Awalnya
formulir pemesanan masuk ke akun untuk pemrosesan pembayaran di buku besar
penjualan dan setelah pembayaran diproses, mereka akan meneruskan formulir
tersebut kepada kami. Saat pemesanan diverifikasi telah dibayar, kami perlu
menerbitkan voucher melalui pos jika ada cukup waktu untuk melakukannya.
Biasanya jika kurang dari lima hari kerja sebelum tanggal dimulainya kursus, kami
mengirimkan voucher ke meja asrama untuk diambil oleh para tamu pada saat
kedatangan. Jika kami tidak punya waktu untuk mengirim voucher, kami memberi
tahu kantor pemesanan pusat yang kemudian bertanggung jawab untuk memberi
tahu pelanggan dan meja hostel yang kemudian harus membuat voucher sendiri.
Ini akan diambil dari meja penerima tamu pada saat kedatangan di hostel.

Jika departemen akun memberi tahu kami bahwa pelanggan dengan akun adalah
pembayar yang buruk, kami menginstruksikan kantor pemesanan untuk
menghapus perincian mereka dari file yang mereka simpan di PC. Kami juga
bertanggung jawab untuk memelihara file detail akun yang digunakan oleh kantor
pemesanan. Ini adalah pekerjaan langsung untuk mengirimkan instruksi kepada
mereka untuk menambah, mengubah, dan menghapus detail akun pelanggan
sebagaimana dan ketika disarankan oleh akun.

15
Salah satu masalah utama kami terletak pada formulir pemesanan - sering kali
tidak jelas, tidak lengkap, atau tidak ada sama sekali. Saya tahu kantor
pemesanan mengeluh bahwa kami memberi mereka informasi tentang
pembayaran yang terlambat atau tidak jelas. Kurangnya kejelasan dalam formulir
pemesanan biasanya adalah kesalahan mereka, kami menghabiskan waktu begitu
lama untuk menyelesaikan masalah yang mereka dan meja asrama telah
menyebabkan kami - itu hanya membuang-buang waktu - kami terlalu banyak
bekerja untuk menyelesaikan kesalahan mereka

Formulir

16
 Rencana Akomodasi
Minggu dimulai _____________ Asrama _______________

Kamar Hari Tempat Tempat Tempat Tempat jenis

No dalam tidur 1 tidur 2 tidur 3 tidur 4 kelamin
semin r
ggu
1 Menik
ahi
Kamis
Jum
Duduk
Matah
ari
Sen
Selasa
2 Menik
ahi
Kamis
Jum
Duduk
Matah
ari
Sen
Selasa
3 Menik
ahi
Kamis
Jum
Duduk
Matah
ari
Sen
Selasa
4 Menik
ahi
Kamis
Jum
Duduk
Matah
ari
Sen
Selasa
5 Menik
ahi
Kamis
Jum

17
Duduk
Matah
ari

18
Tantang UK!

Formulir pemesanan
TANGGAL PEMESANAN __________ PEKERJA PEMESANAN _________________ STATUS _____________
ID KURSUS ____________ NAMA KURSUS ________________ LOKASI ___________
TANGGAL MULAI KURSUS ________________ TOTAL TEMPAT YANG DIPESAN __________ DURASI
____________
NOMOR PELANGGAN _______________ NAMA PELANGGAN __________________________________________

Detail Tamu
TIDAK. Nama Jenis kelamin Persyaratan Khusus
Iklan/Anak Harga
1
2
3
4
5

total_____________

19
Tantang UK!

Rincian Pembayaran
Jumlah yang Harus Dibayar: Pelanggan Akun: YA/TIDAK
Nama/Alamat Pembayaran:
Mode Pembayaran (hapus jika berlaku): CASH/CHEQUE/DEBIT CARD/CREDIT CARD/INVOICE
Kartu Kredit/Debit No: Tanggal Kedaluwarsa:
No Otorisasi: Tanggal Dibebankan:
No Faktur: Tanggal Terkirim: Tanggal Diterima:
Tanggal Penerbitan Voucher: Ditindaklanjuti oleh:

20
Tantang UK!

Formulir Pembatalan
Nomor Pembatalan _____________ TANGGAL PEMBATALAN ___________

ID KURSUS ___________________ NAMA KURSUS _____________________ LOKASI _________________

TANGGAL MULAI KURSUS ________________

JUMLAH TEMPAT YANG DIBATALKAN _______________ Nomor Pemesanan __________________

Tamu Nama tamu

1
2
3
4
5

Nama dan Alamat Pembayaran

_______________________________________________________________________________________________

Pengembalian Uang Karena £____________________________

Ditindaklanjuti oleh __________ Tanggal Tindakan _________________

21
Tantang UK!
FAKTUR
Nomor faktur ____________
Tanggal faktur ___________
Nomor Pelanggan ______________

Nama Pelanggan __________________________

Alamat pelanggan ________________________

________________________
________________________

Nomor Pemesanan ID kursus Tanggal Kursus Jumlah tamu Total £

TOTAL UTANG £____________

Silakan kirim pembayaran dengan faktur ini ke: ChallengeUK! 53 MoorsideLane, Sheffield S1 4NY

22
Tantang UK!

Token Makan

sarapan

makan
siang

makan
malam

23
Tantang UK!

Voucher Kursus

NAMA TAMU _______________________________________________

Detail Kursus

ID KURSUS ____________ NAMA KURSUS ____________________

LOKASI KURSUS _________________

TANGGAL MULAI KURSUS ______________

Kamar Anda akan dialokasikan pada saat kedatangan di hostel.

Harap check-in di hostel antara pukul 16:00 dan 18:30 pada hari kedatangan.
Jika Anda akan tiba setelah waktu tersebut, harap informasikan pihak hostel.

Dikeluarkan oleh ___________

24
Tantang UK!

25
Tantang UK!

26
Tantang UK!

Laporan Pengambilan Mingguan

Nama Asrama Komunika Jumlah Total Tempat Jumlah Tempat % Mengambil
si Minggu Kursus Tersedia Terisi

Danau Tay 31/03/03 5 36 29 81

07/04/03 5 36 35 97

14/04/03 5 36 31 86

21/04/03 5 36 36 100

28/04/03 5 36 24 67

05/05/03 7 60 58 97

12/05/03 7 60 41 68

19/05/03 7 60 47 78

26/05/03 7 60 60 100

02/06/03 6 56 54 96

09/06/03 7 60 55 92

16/06/03 8 72 70 97

23/06/03 8 72 68 94

27
Tantang UK!

Laporan Kegiatan Terjadwal

Kode Kursus Mulai tanggal Tempat Tegas Sementara Total % Mengambil
Tersedia

CLM02 5/05/03 10 7 1 8 80

CAN03 5/05/03 12 9 3 12 100

ORT01 5/05/03 8 3 1 4 50

VEN03 5/05/03 6 6 - 6 100

KAY01 9/05/03 8 1 1 2 25

ORT03 9/05/03 12 3 1 4 33

28
Tantang UK!

Laporan Spreadsheet Catatan Kursus

Maks. Jumlah
Mulai tanggal Panjang ID kursus Harga (dewasa) Harga (anak)
Tempat
2 Mei 03 3 hari ABS01 8 150 100
3 hari KAY02 10 180 120
hanya untuk orang
3 hari CAV03 12 210
dewasa
5 Mei 03 5 hari CLM02 10 250 165
5 hari CAN03 12 290 190
5 hari ORT01 8 265 175
hanya untuk orang
5 hari VEN03 6 315
dewasa
9 Mei 03 3 hari KAY01 8 180 120
3 hari ORT03 12 175 115
12 Mei 03 5 hari CLM01 8 265 175
5 hari PON02 10 300 200
hanya untuk orang
5 hari VEN03 6 315
dewasa
16 Mei 03 3 hari CLM02 10 250 165
hanya untuk orang
3 hari HNG01 8 250
dewasa
3 hari ABS02 10 150 100
19 Mei 03 5 hari CAN02 10 290 190
5 hari CLM03 12 250 165
hanya untuk orang
5 hari HNG03 12 415
dewasa

29
Tantang UK!

Harga anak untuk usia 12-15 tahun.

Akomodasi Saja: £30 per orang per malam

30
Tantang UK!
Kode Kursus

ID kursus Keterangan Tingkat

ABS01 Abseiling Pemula
ABS02 Abseiling Intermediat
ABS03 Abseiling Canggih
CAN01 Berkano Pemula
CAN02 Berkano Intermediat
CAN03 Berkano Canggih
CAV01 Gua Pemula
CAV02 Gua Intermediat
CAV03 Gua Canggih
CLM01 Pendakian Pemula
CLM02 Pendakian Intermediat
CLM03 Pendakian Canggih
HNG01 Layang gantung Pemula
HNG02 Layang gantung Intermediat
HNG03 Layang gantung Canggih
KAY01 Kayak Pemula
KAY02 Kayak Intermediat
KAY03 Kayak Canggih
ORT01 Orientasi Pemula
ORT02 Orientasi Intermediat
ORT03 Orientasi Canggih
Trekking kuda
PON01 Pemula
poni
Trekking kuda
PON02 Intermediat
poni
Trekking kuda
PON03 Canggih
poni
Kursus
VEN03 Canggih
Petualangan

Catatan: Untuk tujuan Pemesanan, setiap kursus diidentifikasi dengan

menggunakan ID Kursus, Tanggal Mulai Kursus, dan Lokasinya.

31