UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTIN

Facultad de psicologa, relaciones industriales y ciencias de la comunicacin Escuela profesional de RR.II.

Curso: Comunicacin Tema: Flujo comunicativo escrito Ordenacin de la comunicacin escrita Docente: Dr. ngel Ancori Villegas Integrantes: Alfaro Condori Karina Noem Aylas Arizapana Dirssey Stefhanny Jimnez Carbajal Moiss Suyo Abarca Bersabeth Judith Ao: 1ro A AREQUIPA _PER

2011

NDICE

PRESENTACIN pg.

1 Resumen ejecutivo ..................................................................................... 3 2 Flujo comunicativo escrito ............................................................................ 4 II.1 Caracteriaticas de un buen escrito..6 II.2 Elavoracion de escritos diversos.....7 II.2.1 La redaccin...............................................................................7 II.2.2 El informe....8 II.2.3 Utilizacin de tablas grficas y material complementario........11 II.2.4 El ensayo.................11 II.2.5 El resumen14 II.2.6 La narracin..14 II.2.7 Esquemas.....15 II.3 Comunicados escritos de uso frecuente ............................................ 15 3 Ordenacion de comunicacin escrita. ........................................................ 17 4 Conclucin ................................................................................................ 20 5 Recomendacin ......................................................................................... 21 6 Mapa conceptual...22 7 Caso estudio..23 8 Bibliografia.....24

PRESENTACION

En nuestro mundo actual es obvia la importancia de la comunicacin. Se nos exige en todas partes: en la escuela, en el trabajo y en mltiples actividades cotidianas. La comunicacin es como la imagen de una preparacin del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso ttulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de comunicacin es cada uno de ellos. Lo que nos proponemos aqu entonces, es ofrecer los medios para acercarse hacia ese conocimiento, un poco ms orientado a la comunicacin escrita. Dado que sta no ms que un instrumento, vamos a intentar aprender a manejarlos a fin de poder emplear mejor nuestros conocimientos de redaccin. El trabajo ha sido concebido tambin, pensando en un grupo de alumnos y personas. Consideramos que tiene elementos suficientes para entenderse perfectamente bien. El trabajo se compone de temas que forman parte de la comunicacin escrita, en estos se integran los aspectos ms relevantes y relativos a formatos comunes de mencionado tipo de comunicacin. Aunque tradicionalmente estos aspectos de un carcter sencillo, la experiencia nos ha demostrado que es difcil su dominio y se hacen difciles incluso en trabajos de carcter profesional. La comunicacin escrita, a diferencia de la oral, no est sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interaccin entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicacin escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintctica y lxica con respecto a la comunicacin oral. La primera escritura, fue la cuneiforme o pictogrfica con smbolos que representaban objetos. La lengua escrita tambin sirve para la expresin del pensamiento. Aunque no siempre es fcil reflejar con exactitud lo que se piensa por escrito, hay diferentes posibilidades para hacerlo.

RESUMEN EJECUTIVO

El flujo comunicativo escrito no es ms que trasladar nuestro pensamiento a travs de palabras , esto implica , escoger un vocablo determinado que pertenezca tanto al receptor como al emisor , para ello las caractersticas que debe tener un buen escrito es la claridad , pues sin ella no sera entendible el mensaje a transmitir , el pensamiento compartido entre el emisor y receptor para la comprensin de ambos , utilizar frases cortas y sencillas para una mayor aceptacin por parte del receptor . Existen diversos escritos como la redaccin, el informe, el ensayo, el resumen, la narracin, esquemas, tambin existe comunicados escritos de uso frecuente como los son el memo parte o recado, el memorndum, la carta, orden del da y agenda .La ordenacin de comunicacin escrita obliga una estructura para alcanzar las caractersticas de claridad, objetividad y concrecin. Existen varios mtodos para acondicionar el contenido en funcin de un propsito predeterminado, El mtodo ms elemental se debe a Rudyard Kipling, otro mtodo para integrar la comunicacin escrita es el de Marshall Mc Luhan. Para escribir bien necesitamos conocer el tema y hacerlo objeto de reflexin.

FLUJO COMUNICATIVO ESCRITO.

Cualquier persona de la cual pueda escribir o tener uso de la escritura, puede realizar una comunicacin escrita por medio de pensamientos, ideas, sentimientos, etc., que son transmitidos diariamente a travs de la escritura; pero escribir no resulta tarea fcil. No basta lpiz, papel, imaginacin y un poco de observacin. Escribir implica trasladar el pensamiento a caracteres grficos conformando palabras; escoger vocablos que pertenezcan tanto al lenguaje del receptor como al del emisor, considerando su significado denotativo, connotativo, contextual y estructural. Denotativo: que se identifica con el de general aceptacin. Connotativo: cuya caracterstica es la evaluacin y deriva de la reaccin emocional que experimenta la persona ante la palabra. Contextual: que parte de las relaciones formales entre los trminos, esto es, se desprende del texto en el cual algunas palabras tienen significado cierto. Estructural: para disponer las palabras, unas a lado de otras, de tal modo que sugieran la relacin que pretendemos transferir en un comunicado.

Las ideas y pensamientos, ms que otra cosa, deben dirigir el orden en que se coloquen las palabras. Segn la importancia de la idea, se escoger la forma de expresarla y conviene ligarla con una secuencia lgica dentro del perodo, con otras ideas, a fin de lograr unidad de propsito, cohesin y por consecuencia claridad en la expresin. Para que la informacin resulte completa debe responder a las siguientes preguntas: Qu? (el suceso) Quin? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la informacin). Cmo? (la forma en que se desarrolla o son las cosas).

Dnde? (lugar de los hechos) Cundo? (tiempo) Por qu? (explicacin) Debe considerarse tambin que para escribir correctamente es necesario conocer el tema y hacerlo objeto de reflexin; es decir, "pensar primero y escribir despus" y observar ciertos principios de composicin, para no caer en la falta de unidad y de articulacin coherente. El desarrollo de un tema implica la bsqueda de las ideas, la ordenacin de las mismas y la forma de expresin; finalmente debe hacerse una revisin crtica, para corregir, redondear expresiones y hacerlas ms claras, o reducir aquellas partes que resulten insustanciales. En el estilo se refleja la personalidad del autor, las caractersticas de su temperamento y su estado de nimo; en algunas ocasiones el escrito lleva plasmado caractersticas de agresividad, resentimiento, complejo de inferioridad, etc. De tal forma que se pierdan los resultados que se esperan obtener. Puede suceder tambin que el escritor carezca de un estilo propio y sus comunicados sean imitaciones de lo que expresan otras personas. El estilo debe ser natural y accesible para el receptor; que se adapte a las capacidades del lector para que puedan cumplirse los objetivos de una forma plena. ESTILOS: Personal: Se escribe en primera persona; inspira mayor inters a los receptores; es la forma para hacer copartcipe al receptor, se convierte en parte de la trama. Impersonal: Tiende a desaparecer toda relacin entre el autor de un comunicado y su carcter del autor del mismo, en las relaciones de trabajo, este estilo es el ms apropiado.

Debe cuidarse que las comunicaciones escritas sean comprendidas, en todas sus palabras por quien recibe el mensaje; es decir, las palabras deben comunicar ideas, para ser comprendidas como smbolos, a los que se asigna un significado de acuerdo con un cdigo de aceptacin mutua, esto significa que los mencionados smbolos deben coincidir en las mentes del emisor y receptor.

II.1 CARACTERISTICAS DE UN BUEN ESCRITO. 1. Pensamiento compartido entre emisor y receptor: Es necesario que exista un puente entre ambos para que el significado de las palabras quede plenamente comprendido. 2. Claridad: Para llegar a ella es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

Seleccin de expresiones, con el fin de que no se admita ninguna interpretacin y cuyos trminos deben ajustarse a las condiciones y comprensin del emisor y del receptor (sea una o varias personas). Respecto a la puntuacin, ya que aumenta la posibilidad de que el receptor decodifique (entrada) el mensaje dentro de los mismos esquemas del significado. Uso del lenguaje llano directo o indirecto, es decir utilizar frases cortas y sencillas para que tengan una mayor aceptacin por parte del receptor. Los comunicados extensos generalmente producen a la primera impresin un rechazo que se convierte en una barrera de la comunicacin.

En ocasiones es conveniente utilizar proverbios, refranes o recursos retricos, para enfatizar la idea del mensaje que deseamos transmitir; de igual forma se pueden utilizar ejemplos que permitan mejorar los escritos, estos pueden ser a base de figuras, fotografas, mapas o cualquier clase de ilustracin. Recordemos aquel proverbio que dice " Una ilustracin vale por mil palabras". Para aumentar la calidad de los escritos, debemos imprimirles, rasgos personales, esto significa relacionarlas con las personas que las usan, las comparan o que son influidas por ellas; lo ideal es que un buen escrito trate de hablar en el mismo lenguaje del lector en todo momento. Otra recomendacin es exponer un punto a cada vez, dando a conocer al lector dnde comienza y donde termina dicho asunto; comnmente se confunde el mensaje cuando tratamos de plantear ms de un punto de vista al mismo tiempo. En resumen la claridad depende de adoptar medidas como las siguientes: a) b) c) d) e) f) Palabras inequvocas. Correccin gramatical, en la forma mnima indispensable. Frases sencillas para expresar ideas complejas. Ejemplos frecuentes. Utilizar el lenguaje del lector. Hacer referencia a las personas lo mismo que a las cosas.

g) Mejorar la idea utilizando palabras diferentes. h) Organizar las ideas antes de ponerlas en papel. i) Pensar en el inters y en la comprensin del lector. II.2 ELABORACIN DE ESCRITOS DIVERSOS: II.2.1 LA REDACCIN. Consiste en expresar por escrito los pensamientos e ideas previamente ordenadas. El propsito de la redaccin es combinar palabras, frases, perodos, prrafos y textos, para, a travs de ellos, verter ideas ya elaboradas, capaz de ser debidamente comprendido.

PARTES DE UNA REDACCIN a) Bsqueda e inventiva: El primer paso al hacer una redaccin, es la bsqueda e invencin de las materias relacionadas con el tema propuesto. b) Comienzo: Es la presentacin del tema. Los comienzos deben ser originales y sorpresivos. c) Desarrollo: Se refiere a la secuencia temporal del tema. Es el cuerpo del trabajo. Donde se menciona el contenido base. d) Final: Tambin los finales tienen que ser originales e interesantes. Es donde se manifiesta la conclusin. e) Estilo: Propiamente, el estilo no se elige, porque se identifica con nosotros mismos. f) Correccin de estilo: Despus de hecho el borrador, se procede a dar un repaso a la acentuacin, errores ortogrficos, sintaxis y vocabulario. Se eliminan las repeticiones y se suprime lo que no sea necesario, a fin de conseguir la mayor concisin posible

II.2.2 EL INFORME. Es un documento que representa una de las formas ms comunes de comunicacin vertical ascendente; mediante el cual se transmite informacin acerca de situaciones que se dan en el ambiente tanto interno como externo de la empresa; pueden ser: POR SU CRITERIO DE FUNCIONALIDAD:

Aquellas que solo presentan noticias o dan conocimiento de algo sin carcter analtico, (estados financieros que requieren interpretacin). Los que contienen una explosin interpretativa del autor de la redaccin, pero no aportan soluciones. Analticos, aquellos que adems de contener informacin, interpretacin, conclusin y recomendaciones, exponen la resolucin de asunto.

POR SU FINANLIDAD:

Operacionales, destinados a coordinar y controlar actividades; generalmente se refieren a la actividad diaria de una organizacin. Innovadores, se utilizan cuando hay necesidad de introducir cambios, explicando las circunstancias que justifiquen el cambio y previendo los problemas que pueden presentarse.

DE ACUERDO CON SU ORIGEN Y PERIODICIDAD:

Ejecutivos: Cuando provienen de funcionarios de alta gerencia. Intermedios: Fluyen en los niveles medios. Ordinarios: Tienen lugar en niveles operativos. Peridicos: Los que se elaboran cada determinado tiempo. Especiales: Por la complejidad o urgencia de la informacin, requieren que se produzcan fuera de los perodos establecidos.

ESTRUCTURA DEL INFORME. Redactar informes supone: 1. Elaborar una planeacin de comunicado. Debemos partir de una definicin clara y breve del problema o tema del cual se referir el informe; es indispensable tambin dentro de esta fase de planeacin, examinar las fuentes de informacin de que disponemos y el grado de dificultad para allegarnos informacin de las diferentes fuentes, incluyendo nuestra experiencia personal o ajena. Tambin es necesario seleccionar los procedimientos de investigacin que se van a utilizar (bibliografa, por encuesta, por observacin y experimentacin, etc.) 2. Desechar las improvisaciones y hacer un esquema, antes de pasar a la redaccin. El xito de un informe radica fundamentalmente en la planeacin inicial de su contenido, el cual deber ser detallado cuando su contenido sea amplio; en el caso de un informe breve el bosquejo deber considerar solo las partes principales. En cada encabezado bsico se recomienda agregar la informacin de mayor o menor importancia; correlacionar las tablas, figuras y apoyos grficos que se pueden utilizar; posteriormente deber procederse al esbozo final, que servir de modelo para elaborar el borrador del informe; es necesario que se planee tambin el equilibrio de cada una de las partes aunque sea en forma estimada, mismo que se ir ajustando a medida que se avanza en la redaccin. Antes de comenzar a elaborar el borrador, debemos preparar la elaboracin de las cubiertas, portadas, contraportadas y otros aspectos formales que darn presentacin al comunicado y que evitan los problemas y tensiones que surgen cuando tratamos de armar el informe. PARTES QUE DEBE CONTENER UN INFORME: 1. Recapitulacin inicial: En forma condensada se hace una resea de todo el informe, destacando sus aspectos fundamentales.

2. Prlogo: Cuando se trata de informes extensos, una persona que no sea el autor, asienta comentarios sobre el contenido del mismo y las cualidades del redactor. 3. Introduccin o prefacio: Ubica al lector en el problema sin muchos detalles, debiendo contener la siguiente informacin:

Antecedentes del asunto. Secuencia de las partes. Fuentes de informacin. Mtodo de investigacin empleado en el caso. Explicacin de ciertos trminos especiales o smbolos utilizados en el contenido. Comentarios sobre informacin complementaria o de apoyo, tales como: tablas, grficas o notas del apndice.

CONTENIDO: Uno de los mtodos ms usuales se basa en el desarrollo lgico, iniciando por los aspectos menos importantes del problema o los ms trascendentales; o bien en sentido inverso, es decir, plantear en primer lugar el punto ms importante para descender hasta factores de segundo o tercer orden. En el primer caso del planteamiento resulta til, cuando los receptores ya conocen los antecedentes, o cuando es necesario que demostremos por medio de un anlisis objetivo la relevancia del proyecto. El contenido en escala descendente se recomienda para personas muy ocupadas, y que solo se interesan por las frases que consideran principales del informe. Puede hacerse tambin una presentacin cronolgica, que hace la historia del desarrollo del asunto, a fin de que se entienda la solucin recomendada. La secuencia las ideas y la divisin en partes puede seguir diferentes pautas; sin embargo, obtenemos una mayor objetividad y concisin utilizando para los encabezados una codificacin decimal; ejemplo: SISTEMA DECIMAL SISTEMA TRADICIONAL Captulo 1........... A)........................... 1.1........ a)......................... 1.2......... b)......................... 1. CONCLUSIONES Y/O RECOMENDACIONES: Las conclusiones son juicios que parten de estudio de los resultados y de los enunciados del trabajo; las recomendaciones se fundamentan en las conclusiones, en este caso el autor se hace partcipe de la responsabilidad de la solucin de problema. Es necesario que las recomendaciones constituyan

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enunciados completos y no la simple expresin de buenos deseos sin proponer como hacer las cosas, cuando, donde y quien debe llevarlas a cabo. 2. INDICE: Nos proporciona el nmero de pgina especfica donde se inicia o encuentra la exposicin de un tema. Por ltimo es importante que resaltar debemos utilizar un estilo que consideremos propio, utilizando un lenguaje sencillo y haciendo exposiciones objetivas. II.2.3 UTILIZACIN COMPLEMENTARIO. DE TABLAS, GRFICAS Y MATERIAL

Las tablas e ilustraciones contribuyen a una mejor interpretacin del comunicado. Deben presentarse de manera atractiva, presentando las cifras y los datos de manera objetiva, de tal forma que facilite la comprensin y le brind a travs de un cuadro o esquema una visin panormica del problema. Se acostumbra colocar las ilustraciones inmediatamente despus del prrafo con el cual se relaciona, o en la pgina siguiente cuando la ocupan completamente; de igual forma las grficas deben incluirse de acuerdo con la secuencia lgica de texto; siempre que se trate solamente de ilustraciones o de tablas y cuadros simples, ya que aquellas que manejan mucha informacin o que requieren un anlisis cuidadoso, debern manejarse en un apndice. El apndice es un complemento al informe. Los detalles, las explicaciones circunstanciadas, cifras, estadsticas y otras informaciones adicionales extensas deben presentarse en este apartado, al igual que todo aquel material de apoyo del que dispongamos. Constituye una especie de archivo o fuente de consulta para quien desea o necesita profundizar en ciertos temas y analizar detenidamente los enunciados del informe. II.2.4 EL ENSAYO. QU ES?

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Un gnero literario en forma breve y sin pretensiones tcnicas, trata diferentes temas de manera reflexiva y documentada. Es un texto informativo escrito en prosa. Mediante ste el autor pretende persuadir al lector para que comparta con l una misma tesis, un mismo punto de vista a cerca de cualquier tema. En l se conjugan cuatro prosas bsicas existentes: descripcin, narracin, exposicin y argumentacin.

Se puede referir a lo cotidiano, al presente o al futuro inmediato; pero an tratndose de ensayos histricos, el anlisis del pasado termina por referirse implcita o explcitamente al momento actual o al maana. Se trata de un texto propositivo donde el autor presenta informaciones valiosas que le permitan alcanzar algunas certezas, pero que tambin est rodeado de incertidumbre y dudas. Es ms una invitacin a reflexionar con el lector, que la imposicin de un punto de vista; es decir el autor no deber pretender decir la ltima palabra a cerca del tema. ESTRUCTURA DEL ENSAYO. 1. INTRODUCCION: Deber hacerse un planteamiento del tema que se va a desarrollar, sealando los diferentes aspectos que componen el trabajo; deber ubicarse el tema en un contexto ms amplio y de ser posible exponer la intencin del trabajo; sus lmites, el material, las normas y el mtodo de la investigacin. 2. DESARROLLO: Es la parte esencial del ensayo que puede consistir en lo siguiente:

La exposicin de un tema. Una argumentacin. La descripcin de ciertos fenmenos. La presentacin de opiniones personales. El anlisis reflexivo de lecturas. La demostracin de alguna tesis. Comentarios relacionados con los textos. Comparacin de ciertos criterios, corrientes, posiciones ideolgicas, etc.

3. CONCLUSIONES: Se elabora un juicio a cerca del trabajo desarrollado. COMO REDACTARLO.

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A. Claridad.- Esto significa que sea entendido por los lectores para quienes va dirigido. B. Unidad.- Debe centrarse en un solo objeto de estudio; un autor, un concepto, etc.; es decir, el ensayo guarda una unidad temtica, no trata en el mismo escrito temas ajenos unos de otros. C. Congruencia.- Es necesario evitar frases que sean contradictorias; es decir, afirmar en una pgina lo que se neg en otra. D. Orden.- Es necesario elaborar un esquema previo, en el que se vaya dividiendo el escrito en partes pequeas encabezadas por subttulos en los que se mencione de manera resumida lo que enseguida se plantear. E. Sencillez.- Consiste en ir directo al tema evitando rodeos o rebuscamientos, utilizando un lenguaje que sea accesible para el lector; debe buscarse adems ser conciso (decir mucho en pocas palabras) y preciso (utilizar palabras especficas, que no se presten a varios significados o que sean ambiguas). F. Cortesa.- La cortesa resalta en un escrito cuando en el no hay indicios de autosuficiencia, cuando el autor evita el tono ofensivo y cuando a cada quien le de los crditos que le corresponden (autores consultados, compaeros que le ayudaron a elaborar el trabajo, etc.) G. Originalidad.- Debe reflejar las meditaciones propias del ensayista, los resultados de una investigacin, de observaciones o de experiencias, etc. H. Veracidad.- Deber decir la verdad, al menos la verdad del autor. No debe opinarse a cerca de lo que se ignora, no exagerar para impresionar ni ocultar datos o pruebas que llevaran al fracaso nuestras conclusiones. COMO DEBE PRESENTARSE. 1. Limpieza.- Cuidar que el trabajo este bien presentado, que sea legible, limpio las hojas sin arrugar o manchadas, sin tachaduras, sin errores de "dedo" y todo en su lugar. 2. Cuartillas.- Se trata de hojas blancas tamao carta escritas por una sola cara, a doble espacia, con maysculas y minsculas, las hojas unidas y numeradas, que contengan entre 24 y 28 renglones y cuyos mrgenes miden aproximadamente 3 cm. tanto en la parte superior como en el inferior; 3,5 cm. del lado izquierdo y 2.5 cm. Del lado derecho. 3. Ortografa.- En el nivel profesional es intil que el alumno culpe a otros de sus propias deficiencias ortogrficas y de puntuacin, lo que procede es asumir que el problema existe y tomar las medidas remediales a la mayor brevedad.

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4. Portada.- En ella deben registrarse los datos indispensables para identificar: el nombre de la institucin, el nombre de la carrera, el ttulo de trabajo, el nombre del autor, el lugar y la fecha. 5. ndice.- Es conveniente utilizarlo cuando el ensayo es demasiado extenso. 6. Aparato crtico.- Es el conjunto de "notas al pie de pgina", ya sea por aclaraciones personales del autor o por citas de otros autores, con sus respectivas referencias bibliogrficas. 7. Bibliografa.- Es la relacin pormenorizada de todas las fuentes consultadas por el autor para realizar el trabajo. II.2.5 EL RESUMEN. Consiste en exponer la esencia de un texto con las propias palabras del autor. Puede ser de dos tipos:

El que se hace por medio de una exposicin oral o escrita. El que se hace por medio de un cuadro sinptico.

TECNICA DEL RESUMEN. 1. Se hace una lectura exploratoria del contenido. 2. Se hace una lectura de estudio en busca de la comprensin total del texto. 3. Se aplica la tcnica del subrayado que consiste en marcar nicamente las oraciones y las palabras que expresan las ideas, datos o hechos ms importantes, evitando alterar su significado al sacarlas de su contexto y cuidando que tengan sentido completo. 4. Se lee de corrido lo subrayado para verificar el sentido y la estructuracin lgica. 5. Se transcribe lo subrayado. 6. Se compara el resumen con el texto original para confirmar: II.2.6 NARRACIN Narrar quiere decir relatar, contar. Para organizar las acciones narradas se deben tener en cuenta las siguientes relaciones lgicas y temporales:

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Situacin inicial.- presentacin de los hechos Nudo.- durante su desarrollo la accin se complica. Desenlace.- finalmente los hechos planteados en el nudo se solucionan. Dilogo.- es la conversin alternada entre dos o ms personas.

II.2.7 ESQUEMAS (CUADROS SINOPTICOS) Sinopsis.- Resumen de un asunto, expuesto de tal manera que a primera vista se puede apreciar las partes del todo. La forma ms prctica de elaborarlas es mediante el cuadro sinptico. El cuadro sinptico es un esquema que en breves enunciados y utilizando signos de agrupacin (llaves o corchetes) define, caracteriza o clasifica la informacin fundamental a cerca de un tema, ordenndola en tanto niveles de generalidad como sean necesarios. Para elaborar un cuadro sinptico una vez que nos hemos familiarizado con el tema y hemos captado las ideas o datos ms importantes del mismo, se procede de la siguiente manera: a. Escribir el nombre del tema (primer nivel de generalidad) y delante del mismo trazar una llave. b. Escribir dentro de esta primera llave en forma de lista, los subtemas o datos esenciales que tengan el mismo grado de importancia (segundo nivel de generalidad). c. Trazar una serie de llaves delante de cada subtema y escribir los subtemas o datos que sean necesarios (tercer nivel de generalidad), y as sucesivamente hasta que se agote el asunto. d. Revisar que no falte ninguna parte importante del tema y que todas estn en su lugar. Los cuadros sinpticos ofrecen las siguientes ventajas: Permiten sintetizar en forma lgica las partes fundamentales de un tema, clase o conferencia. Cuando se anota lo ms importante de un tema, en pocas palabras y en orden, es ms fcil retenerlo y recordarlo cuando sea necesario. Cuando este sistema de resumen se convierte en hbito, permite al interesado adquirir habilidades de orden, unidad y calidad en sus conocimientos.

II.3 COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE. En el rea administrativa se lleva a cabo una buena cantidad de comunicados escritos; los cuales tienen diferentes denominaciones en las

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empresas y que son necesarios de conocer porque su aplicabilidad es diaria en las mismas. MEMOPARTE O RECADO: Es la manifestacin ms elemental de la comunicacin escrita en el contexto administrativo. En l se asienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas. Su estructura responde a la necesidad de una comunicacin rpida, mediante la cual el receptor puede actuar en razn del contenido. Se escribe en papeles pequeos; un ejemplo es la anotacin de la secretaria para informar a su jefe la resea de una conversacin telefnica. MEMORANDUM: Es un tipo de carta-resumen que se usa en los niveles internos de una organizacin. Su objetivo es recordar asuntos, comunicar disposiciones o solicitar informes. El memorndum siempre se debe archivar para referencia ya sea permanente o temporal; es un documento breve, compacto y claro; deber cubrir los siguientes requisitos: a) Transmisor y receptor bien definidos. Es til la frmula: DE: PARA: b) El asunto debe quedar claramente establecido. c) En el primer prrafo, o en un apartado especial, deber exponer claramente el asunto tratado, en muy pocas palabras, y el resto d) Siguiendo una sistemtica lgica, cronolgica, alfabtica u operacional. CARTA: El destino de la carta estriba en formalizar la comunicacin. En la parte superior lleva el nombre de la ciudad y fecha, abajo del membrete, integrado por el nombre del organismo, su domicilio y logotipo. En el siguiente rengln, el nmero de referencia con el fin de llevar el control de la correspondencia. Ms abajo, el nombre y direccin del destinatario; posteriormente una frase inicial de cortesa. A esta parte se llama cabeza. El desarrollo incluye un cuerpo o texto, as como la terminacin en la cual expresamos agradecimiento por la atencin prestada y nos despedimos con frases de afecto. Se aconsejan frases como: Un fuerte abrazo, saludos cordiales, etc. ORDEN DEL DIA: Es un documento escrito que tiene la finalidad de agilizar las reuniones y en el que se detallan los asuntos sobre los cuales se va a hablar o puntos que se tratarn durante las mismas. Sirve para formalizar una secuencia o tratamiento en un orden determinado de los asuntos sobre

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los que se intercambiarn puntos de vista. Evita la dispersin temtica, facilita la disciplina y centra la atencin en los asuntos trascendentes. AGENDA: Es el registro de actividades que desarrolla un individuo. Contiene los datos bsicos en torno al desarrollo de actividades derivadas del trabajo, con fechas, horarios, nombre de personas que intervendrn y sitio donde se llevar a efecto. Evita llenar la memoria de datos excesivos, as como tambin permite la planeacin del uso de tiempo. ORDENACIN DE COMUNICACIN ESCRITA. Existen varios mtodos para acondicionar el contenido en funcin de un propsito predeterminado, orientacin que conduce a la unidad de la comunicacin. El mtodo ms elemental se debe a Rudyard Kipling, y se aplica en la informacin periodstica. En uno de sus poemas, el autor hind coloca al hombre perdido, en contacto con acompaantes que toman la forma de preguntas, y su propsito consiste en integrar en un todo armnico los elementos dispersos. Para que toda informacin resulte completa debe responder a las siguientes preguntas: Qu? (el suceso); Quin? (el sujeto activo o pasivo al que se refiere la informacin); Cmo? (la forma en que se desarrollan o son las cosas); Dnde? (lugar de los hechos); Cundo? (tiempo); Por qu? (explicacin, causa). El empleo de estas preguntas se conoce tambin como mtodo de estructural. Otro mtodo para integrar la comunicacin escrita es el de Marshall Mc Luhan. En este mtodo, primero se identifica al objeto o situacin sobre la que se va a escribir. Una vez ubicado el objeto, identificado y delimitado para que no existan posibilidades de equvocos o de distorsiones, se le asignan las posibles relaciones que puedan tener con otro objeto u objetos, situacin o situaciones, hechos o circunstancias. Una vez identificado el objeto, se procede a fundamentar la tesis, posicin, postura o planteamiento central, unidos entre s argumentos, juicios e ideas. Terminando con lo anterior se inicia la elaboracin de las conclusiones. Para escribir bien necesitamos conocer el tema y hacerlo objeto de reflexin, esto es, pensar primero y hacer despus, y adems observar ciertos principios de composicin, para no caer en la dispersin propia de la falta de unidad y de articulacin coherente. El desarrollo de un tema implica la bsqueda de las ideas, la ordenacin de las mismas y la forma de expresin, que se conoce como elocucin. Finalmente, debe tener lugar una revisin crtica, para corregir, redondear expresiones y hacerlas ms claras, o reducir aquellas partes que resultan insustanciales. Podemos decir que no hay un escrito que cumpla sus propsitos, que antes no haya sido objeto de tachaduras y enmendaduras; sin embargo, la severidad excesiva en los

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retoques puede privar al comunicado, de aspectos estilsticos y humanos que servirn mejor para su claridad y comprensin. En el estilo se reflejan la personalidad del autor de un comunicado escrito y al mismo tiempo, las caractersticas de su temperamento y estado de nimo circunstancial. Suele anteceder que, en algunas ocasiones, el tono del escrito, aun proveniente de sujetos normales, acuse agresividad, resentimiento, complejo de inferioridad, inperatividad u otras maneras de comportamiento en un momento dado, y sus resultados pueden diferir mucho en los esperados. Tambin es comn que el escritor carezca de un estilo propio, y sus comunicados constituyan imitaciones de la forma en que se expresan otras personas. La falta de colorido y la impersonalidad de este tipo de escritos producen una barrera de comunicacin, puesto que la imitacin puede acarrear un efecto destructivo en el pensamiento creador. A la gran mayora de las personas del mundo no les gusta escribir, es ms, las pocas que les gusta hacerlo, normalmente se sienten inseguros respecto a su capacidad de hacerlo eficientemente. Pero podemos resumir en cuatro las normas bsicas para realizar una ptima comunicacin escrita, ms all de ser o no un gran literato. 1- Piense antes de escribir. Piense en todo lo que quiere decir antes de redactarlo. Cuando crea tenerlo claro, elabore un borrador o escrito previo que resalte los puntos principales que desea comunicar, en un orden lgico. 2- A quin escribimos? nos dirigimos a una o varias personas? Desconocen totalmente el tema y necesitan que se les ponga en antecedentes? Esperan que nuestro texto se ajuste a un formato particular? Si convoca a la accin, est claro quin, qu y cundo llevarlo a cabo? 3- Sea breve en sus asertos, que su documento sea corto, sin demasiadas divagaciones, vaya directo a la yugular, salvo que ser ingenioso o gracioso venga a cuento dentro de su estilo de transmitir ideas o, sea esto necesario para suscitar emociones dentro de sus lectores. 4- Prevea las reacciones: Creern lo que digo? Si no es as, cmo lo cuestionarn? Estarn de acuerdo con lo que digo? Si as no sucede, de qu forma se opondrn? Tendrn miedo de lo que digo? Si es as, Qu efecto tendr sobre ellos? Si es capaz de tener respuesta a estos tres pares de preguntas con una razonable probabilidad, proceda con tranquilidad lazando su mensaje al mundo. Todo lo anterior respecto a la comunicacin escrita est muy bien como consejos puntuales frente a cualquier tipo de redaccin. Pero no obsta reiterar que una buena ortografa habla con y por nosotros, que las muletillas no son deseables, que un amplio vocabulario nos permite ser ms entretenidos y menos repetitivos, etc. Como colofn a esta disertacin, recordar, para todos mis alumnos que la escritura es una tcnica de liderazgo eficaz. Hay dos

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partes dentro de nuestros escritos claramente diferenciables: uno son los datos y otras son las opiniones; el truco consiste en saber combinarlos ambos en la proporcin justa. Ahora, no faltar quien diga que ya escribe con relativa sencillez y fluidez y que desea hacerlo brillantemente. A ese inquieto escritor le dir que aadir sentimientos y opiniones a un texto, es el camino; tan solo tenga presente que al escribir, los sentimientos se transmiten por medio de las palabras que se escogen, aqu no hay gestos que valgan. El tobogn engrasado .El tobogn engrasado es una tcnica periodstica valiosa para los escritores, ideada por el publicista legendario Joe Sugarman. Lo nico que hay que hacer es asegurarse de que el lector leer la frase despus de la que acabamos de escribir. Hay que repasar todo lo que ya hemos dicho y ver qu es lo que al lector le gustara saber a continuacin. La pirmide invertida. En primer lugar ponga lo ms importante, a continuacin ponga lo que le siga en orden de importancia, etc. Empiece con una frase corta y sencilla. Cmo concluir? Generalmente se recomienda resumir lo explicado, pedir que se tomen medidas, extraer la moraleja o reiterar al destinatario lo que se le ha dicho. La comunicacin escrita, una herramienta poderosa para destacarnos o para arruinar definitivamente nuestra precaria reputacin. *** Saba usted que la diferencia entre un vocabulario pobre y otro riqusimo solo es de unas 2.500 palabras? 1) Tcnicas estructurales: Flujo comunicativo escrito: Palabras con significado Denotativo: que se identifica con el de general aceptacin. Connotativo: cuya caracterstica es la evaluacin y deriva de la reaccin emocional que experimenta la persona ante la palabra. Contextual: que parte de las relaciones formales entre trminos, se desprende del texto en el cual algunas palabras tienen significado cierto. Estructural: para poder disponer las palabras, unas al lado de otras, de tal modo que sugieran la relacin que pretendemos transferir en un comunicado Martin Vivaldi escribir bien es algo que no se aprende nunca de un modo definitivo 2) Mtodos estructurales: Flexibilidad.

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 Las ideas y el pensamiento, deben ser rectores del orden en que se coloquen las palabras. Segn la importancia de la idea. Claridad, objetividad y concrecin. El estilo debe de ser natural y accesible a todo el mundo del receptor. El estilo personal genera mayor inters en los receptores en primera persona. El estilo impersonal tiende a desaparecer toda relacin entre el autor de un comunicado y su carcter de escritor del mismo. CONCLUSIONES La ley simblica de la comunicacin no es ms que a lo que nosotros conocemos como escritura; un medio no menos importante que el oral, que a diferencia de este, la comunicacin grafica, simblica, o escrita puede romper las barreras del tiempo y a travs de las generaciones, tanto textual como analticamente, propala el conocimiento y por consiguiente la experiencia que influye tanto en la vida del ser humano (madurez). .La escritura castellana est sujeta a diferentes tipos de leyes o reglas que pueden ser relativas dependiendo del caso con que se escriba, siempre que su estructura tenga claridad y objetividad y conviccin en la idea a expresar.; los diferentes mtodos de cmo representar esta informacin fueron dilucidados principalmente por rudyard kupling y Marxhall mc hullan q nos dicen que una idea bsicamente debe tener una identificacin y ser desarrollada en una estructura o planteamiento, abstenindose a llegar al menos a una conclusin que se puede presentar directa como indirectamente; bsicamente estos mtodos se reducen a una sola idea pensar primero y escribir despus. .La relacin emisor-receptor en la escritura concierne al emisor, que busca expresar sus ideas con objetividad, veracidad y naturalidad para la comprensin del receptor ,hay muchas formas de estilos de escritura ,la ms usada (probablemente) es la impersonal ya que es expresada con mas objetividad y veracidad, es mayormente usada en el mbito econmico y comercial ,en cambio la personal hace cmplice del tema tanto a emisor como a receptor, y en algunos casos se deja guiar por lo emocional mas no por lo objetivo.

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RECOMENDACIONES A LA COMUNICACIN ESCRITA 1. Todo aprendizaje tiende a la formacin de una capacidad. 2. Por capacidad debemos entender el poder de realizacin. 3. Para formar una capacidad es necesario unir armnicamente la adquisicin de conocimientos, la formacin de hbitos y la promocin de las habilidades personales. 4. Al lograr la capacidad, el hombre modifica su conducta en el mbito de ese aprendizaje, en vista de que cambia su actitud al respecto, en virtud de la capacidad adquirida. 5. Por tanto, en trminos muy generales, aprender es modificar la conducta, y tal modificacin es un producto terminal del proceso de aprendizaje. 6. Se deben de utilizar proverbios, refranes o recursos retricos. 7. Hay que utilizar figuras, fotografas, mapas y toda gama de ilustraciones. 8. Debemos imprimir rasgos personales. 9. Para mejorar la claridad es exponer un punto cada vez, el principio y el final.

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MAPA CONCEPTUAL
COMUNICACIN ESCRITA

FLUJO COMUNICATIVO ESCRITO Implica trasladar el pensamiento a caracteres grficos conformando palabras; escoger vocablos que pertenezcan tanto al lenguaje del receptor como al del emisor, considerando su significado denotativo, connotativo, contextual y estructural. CARACTERSTICAS DE UN BUEN ESCRITO Pensamiento compartido ente receptor y emisor Claridad Uso de lenguaje llano directo o indirecto

ORDENACION DE LA COMUNICACIN ESCRITA La comunicacin escrita precisa entonces de una estructura para alcanzar las caractersticas de claridad, objetividad y concrecin.

MTODOS Rudyard Kipling Marshall Mc Luhan

TECNICAS ESTRUCTURALES ESCRITOS DIVERSOS Flujo comunicativo

Redaccin Informe Esquemas

Narracin Ensayo

MTODOS ESTRUCTURALES Flexibilidad

Resumen Ideas y pensamientos

ESCRITOS DE USO FRECUENTE Claridad, objetividad, concrecin Recado Carta Agenda Memorndum Orden del dia

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CASO ESTUDIO Se solicita a todos los empleados de Recovery S.A. que debido al trabajo realizado en el ltimo periodo acudan a la calle Rue Morgue 2do piso que de har una evaluacin de empleado y se dar recompensa que cada uno merece. Qu actitud tomaran los trabadores respecto al comunicado? Pues al leer este anuncio, la mayora de empleados no acudir al lugar indicado, ya que la frase que cada uno merece inculca al miedo en cada uno de ellos por el simple hecho de creer que no han hacho un buen trabajo y se les despedir u otra consecuencia desfavorable a su labor. Por otro lado, los jefes de relaciones humanas que esperaban en la Rue Morgue se quedaron con ms de treinta cheques de compensacin que se iba a otorgar a todos los empleados y no se explicaban por que casi nadie haba a acudido a la cita. Cul creen que fue el problema? Pues la mala conjugacin y claridad que se dio a las palabras en el comunicado. Cmo debi ser el comunicado? Se solicita a todos los empleados del Recovery S.A. que gracias al trabajo realizado, acudan a la calle Rue Morgue 2do piso, que se gratificar a los empleados y se dar una recompensa por el arduo trabajo de todos.

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BIBLIOGRAFA http://www.aulafacil.com/cienciainvestigacion/Lecc-19.htm

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