Tel 0727592093 fax : 0345 816626 e-mail:office@savedoc.

ro

ARHIVAREA ELECTRONICA, O SOLUTIE MODERNA CONSERVARE SI ACCES RAPID LA DOCUMENTE

SI

EFICIENTA

DE

Din ce in ce mai multe societati se confrunta cu o problema majora. Este vorba de asa numita invazie a hartiilor care ajung sa stranguleze sau sa sufoce pur si simplu segmente intregi ale activitatii propriu-zise. Ca si cum nu ar fi deajuns ,datorita volumului mare de documente pe suport de hartie care circula in cadrul unei organizatii si accesului greoi al angajatilor din diferite departamente la acestea , se ajunge nu numai la ingreunarea activitatii ci si la inducerea unei lipse de responsabilitate a personalului referitoare la manipularea documentelor si chiar la pierderea documentului original, fara posibilitatea reconstituirii acestuia . Daca la aceste considerente le adaugam si pe acelea referitoare la existenta in afara arhivei curente a unei arhive istorice , care contine si documente cu termen de pastrare permanent, rezolvarea nu poate veni decat prin arhivarea electronica a documentelor. Pentru organizatiile care detin sucursale, arhivarea electronica a documentelor acestora este chiar o necesitate, fiind cea mai eficienta modalitate pentru manageri de a avea acces la documente in timp util , oferindu-se astfel posibilitatea stabilirii unei politici coerente si a unor standarde si norme care sa fie respectate in orice moment de toti membrii organizatiei. In esenta , arhivarea electronica a documentelor reprezinta procedeul prin care documentele editate pe suport de hartie sunt transformate , prin proceduri specifice in documente electronice. In mare , procedura de arhivare electronica include cateva etape, care difera in functie de nevoile beneficiarului. Analizarea arhivei fizice a clientului Scopul acestei etape este determinarea tipului documentelor (felul acestora, dimensiuni, formate, gradul de uzura, etc) care vor fi arhivate electronic. De asemenea, in urma acestei analize sunt determinate si metadatele asociate documentelor (criteriile de indexare si regasire rapida a acestora), precum si modul de repartizare pe departamente a documentelor. Scanarea si indexarea documentelor In aceasta etapa , documentele se repartizeaza pe loturi, in functie de caracteristicile lor , se scaneaza si se indexeaza in functie de cerintele identificate in etapa anterioara. Exportul si conservarea documentelor si a datelor asociate acestora pe diferite medii de stocare. Ulterior se poate face si o integrare a acestor date in baza de date preexistenta a beneficiarului. Avantajele imediate ale arhivarii electronice a documentelor sunt evidente :

Posibilitatea regasirii, editarii , transmiterii unui document practic instantaneu , fara degradarea in timp a acestuia datorita utilizarii. Stabilirea unor circuite a documentelor cu posibilitatea identificarii automate a utlizatorilor documentelor, a nivelului de acces a acestora la anumite tipuri de documente, etc. Posibilitatea reconstituirii unor arhive intregi, deteriorate de calamitati naturale, neglijenta umana, avand in vedere ca documentele sunt stocate simultan pe : hard disk, cd, dvd, etc. In concluzie se poate spune ca arhivarea electronica a documentelor se adreseaza societatilor cu volume mari de documente a caror gestionare in forma fizica necesita alocarea unor resurse umane si financiare (inclusiv cheltuielile cu spatiile de depozitare ) insemnate si care doresc sa-si imbunatateasca substantial timpul si costurile aferente gestionarii documentelor. Solutia externalizarii arhivarii electronice, prin apelarea la societati specializate in domeniu, s-a impus in majoritatea organizatiilor datorita beneficiilor pe care le implica aceasta alegere: - reducerea costurilor de operare - reducerea costurilor cu personalul si cursurile de specializare a acestuia - absenta investiilor in echipamente - accesul rapid si sigur la documente prin tehnologie de ultima generatie - asistenta competenta asigurata de personal specializat, familiarizat cu problemele arhivarii electronice a documentelor - avantaje referitoare la posibilitatea dezvoltarii unei strategii pe termen lung a societatii bazata pe accesul rapid la documente si datele asociate acestora a personalului de conducere - avantajul posibilitatii concentrarii folosirii propriilor resurse financiare si umane strict pentru dezvoltarea propriilor activitati - colaborarea cu specialisti in domeniu care cunosc modalitatea de rezolvare a unor probleme complexe, datorita faptulu ca s-au mai intalnit cu acestea la alti clienti . - economisirea de spatiu si resurse destinate stocarii - posibiliatea realizarii de back-up fara ca resursele hard si soft ale societatii sa fie solicitate. Se poate concluziona ca arhivarea electronica a documentelor reprezinta, datorita flexibilitatii ei, in mod obligatoriu solutia ce trebuie aleasa in vederea asigurarii unei dezvoltarii sustinute a unei organizatii , al carei scop este eficientizarea activitatii, datorita faptului ca ofera managementului cadrul optim de control si decizie , iar personalul se poate dedica in exclusivitate activitatilor principale ale organizatiei.