USOS Y ABUSOS DEL POWER POINT

Lic. Dante Bobadilla

FMH-USMP

I.- Introducción

Los programas de presentación gráfica, como el MS Power Point, son una de las
herramientas de oficina más empleadas hoy. Su utilidad se aprecia mejor en los
ambientes en donde la exposición de ideas es bastante frecuente, por ejemplo en
las reuniones de evaluación de proyectos, juntas de directorio, salas de exposición y
el aula de clases, por supuesto. El objetivo de estos programas es facilitar la
presentación de contenidos diversos mediante el uso combinado de todo tipo de
imágenes (estáticas y en movimiento, cuadros, fotos y videos), además de texto y
sonido, creando diapositivas que pueden mostrarse en secuencia programada para
apoyar una exposición. En consecuencia, resulta ser una herramienta formidable
para hacerse entender por un auditorio. Sin embargo, el programa por sí solo no
tiene ninguna magia que hipnotice al espectador, esta magia es un pequeño aporte
de creatividad que corre por cuenta del usuario. En este sentido, un empleo
inadecuado del programa puede no solo adormecer al auditorio sino producir una
confusión total de ideas. Es necesario pues, revisar ciertas pautas para evitar estas
situaciones. En resumen podemos enunciar tres condiciones básicas para conseguir
buenas presentaciones:
a) Dominio del programa
b) Manejo de técnicas de presentación de ideas
c) Arte y creatividad en el diseño gráfico.
El primer aspecto es materia del curso y es casi un hecho que todos terminarán
dominando el programa; sin embargo, esto no es una garantía de que todos harán
buenas presentaciones, del mismo modo que aprender a emplear el óleo y los
pinceles no garantiza que se harán buenos cuadros. Por otra parte, está claro que
en este curso no nos involucraremos con técnicas de exposición de ideas. Y es
posible que solo una porción de alumnos se considere artista, aunque para realizar
buenas presentaciones no se requiere ser un artista necesariamente. Frente a esto
lo único que nos queda después de enseñar el manejo del programa, es plantear
algunas recomendaciones acerca del buen uso del Power Point.
Algunos piensan equivocadamente que el propósito de una diapositiva es tan solo
mostrar un texto que aparece de alguna forma espectacular o graciosa. Podemos
esperar esto cuando los conceptos no están bien definidos, las ideas no están claras
o se han perdido todas las prioridades. Muchos no tienen una idea imprecisa del
propósito de Power Point y lo usan solo para alardear de sus habilidades. Otros lo
desechan porque aun no le ven ninguna utilidad en su vida diaria, por lo menos en
estos tiempos. El objetivo de estas líneas es ayudar a estas personas a que logren
captar el sentido y las proporciones de esta herramienta, ofrecerles una guía simple
y clara de lo que se debe y no se debe hacer. Pero antes de dar estas pautas
empecemos por lo más fácil y hagamos una ácida crítica de los errores más
frecuentes que se cometen en estas presentaciones gráficas.

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II.- Usos y abusos

La imagen de un texto.

Muchos emplean el Power Point como si fuera un reemplazo de la pizarra. Esto

puede ser aceptado cuando, en efecto, no hay ninguna pizarra, pero aun así siempre
es posible hacer algo bastante mejor que mostrar solo textos. Una gran cantidad de
presentaciones se basa en textos y las más de las veces no son más que eso: puro
texto. Podríamos entonces preguntar ¿por qué no usar un simple procesador de
textos y mostrar fichas en la pantalla?

Una presentación “gráfica” basada en diapositivas repletas de solo texto nos permite
albergar al menos dos sospechas bien fundadas:

a) El expositor no sabe hacer otra cosa con el programa.

b) No tiene ninguna técnica para transmitir sus ideas.

Por lo general, estos expositores muestran una diapositiva repleta de texto y a

continuación leen su contenido. Esto, por supuesto, carece de todo sentido. Sería
mejor distribuir una separata y ahorrarnos la exposición. Hablando en grandes
rasgos podríamos afirmar que una página de texto es la última opción a emplear en
una diapositiva. La primera regla que se extrae aquí es:

Las diapositivas no reemplazan la exposición. Solo la apoyan.

El abuso de los efectos

Los programas de presentación gráfica nos proporcionan una serie de efectos que
dinamizan la aparición de los contenidos, a la vez que incorporan una alternativa de
sorpresa que ayuda mucho a mantener el interés del auditorio cuando es
adecuadamente utilizado. Sin embargo, en ocasiones el abuso de estos efectos
opaca al contenido mismo y llega a ser irritante, en especial cuando el efecto no
guarda ninguna relación con el contenido y se hace evidente que su empleo está
orientado más a llamar la atención sobre las habilidades en el manejo del programa
que sobre el tema en exposición. La saturación de efectos provoca un resultado
contraproducente en el auditorio pues se concentran más en el efecto que en el
contenido, se distraen, pierden el hilo de la exposición, acaban irritados e
impacientes. Algunos efectos pueden causar la risa del auditorio cuando el
contenido en sí requiere seriedad. No olvidemos que los efectos solo son un
accesorio que adorna al contenido y que su uso debe estar orientado a reforzar el
contenido y no a competir con él. A veces es evidente que el expositor no ha sabido
distinguir entre la importancia del contenido y la del efecto añadido. La segunda
regla que nos deja este punto es:

Los efectos no deben competir con el contenido.

Informática Médica I 2
La secuencia inadecuada

Las diapositivas deben aparecer en una secuencia perfectamente coordinada con la

exposición, de modo que apoyen el entendimiento de cada etapa del asunto tratado
y para que la transmisión de las ideas sea fluida. No hay nada más desastroso que
interrumpir una exposición para pasar a la bochornosa operación de buscar hacia
atrás y hacía adelante la diapositiva que conviene presentar en ese momento. Esto
indica que las diapositivas se han fabricado sin seguir un orden lógico o antes de
planificar completamente la exposición del tema en cuestión. Una situación de este
tipo no solo es una evidencia de que la exposición no ha sido adecuadamente
planificada, sino que representa una falta de respeto al auditorio, un desprestigio
personal para el expositor, y en general, una pérdida de tiempo para todos. En los
casos en que una misma diapositiva puede ser mostrada más de una vez, esta debe
aparecer en la secuencia tantas veces como sea necesaria. La enseñanza que esto
nos deja es:

La idea de usar diapositivas es ganar tiempo, no perderlo.

El exceso de información

Casi siempre es necesario mostrar contenidos de tipo numérico, en especial cuadros

estadísticos. Sin embargo, la estadística es una ciencia que maneja mucha
información y algunas tablas mostradas en una diapositiva pueden resultar de poca
utilidad si se trata de series numéricas extensas. Encontrarnos con una diapositiva
repleta de números, aunque se encuentren muy ordenados en columnas, desalienta
a cualquiera de seguir el tema. Por lo demás, no todos están en condiciones de
distinguir el cúmulo de cifras que se muestra. En consecuencia, apelar a este tipo de
información en una diapositiva es, por lo general, una pérdida de tiempo, ya que en
nada apoya a la exposición. Para evitar esto, es preferible seleccionar la información
más relevante y elaborar una gráfica estadística apropiada que muestre de manera
simple, clara y directa el punto que se desea transmitir. Una enseñanza de esto
podría ser:

La abundancia de información no es lo relevante

El estilo contraproducente

Los programas como Power Point proporcionan una enorme cantidad de estilos para
elegir en cada elemento posible de usar, tales como el fondo, la letra, colores,
bordes, líneas, símbolos, etc. Esto resulta a veces tan tentador que muchos apelan a
esta inagotable cantera de estilos para confeccionar cada diapositiva, obteniendo
como producto final una serie de diapositivas tan coloridas y extravagantes que
acaban afectando los sentidos. Por supuesto, una presentación de tales
características va en desmedro de la exposición de las ideas. Ante esta observación,
muchos alegan que “las cosas están para ser usadas”. Claro que nadie puede culpar
a nadie por sus gustos; después de todo, el mal gusto no es un delito. De todos
modos conviene tener presente que los estilos deben usarse con arreglo al tema a

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exponer y al auditorio al que va dirigido. Pero principalmente no perder de vista que
el objetivo es transmitir ideas y no hacer una exposición de cuadros. Lo que no entra
en consideración es en realidad el gusto del expositor sino el del auditorio. Elegir un
estilo infantil para tratar un asunto serio ante un auditorio mayor es andar
gravemente desubicado. En general podríamos decir que cuanto más importante es
el tema a exponer y más elevado el nivel del auditorio, los estilos van perdiendo su
importancia hasta convertirse en elementos perturbadores. Para concluir este punto
resaltemos esta enseñanza:

La presentación es para exponer ideas, no cuadros

La imagen fuera de contexto

Hay ocasiones en que una materia no requiere mayor soporte de imágenes para ser
transmitida y comprendida. En otras ocasiones es el expositor quien no sabe qué
mostrar en las diapositivas para acompañar su exposición o alguna parte de ella.
Esto provoca a veces tal ansiedad e inseguridad que no se le ocurre nada mejor que
colocar una imagen cualquiera, supuestamente aproximada o vinculada. Por
ejemplo, si es que está hablando acerca de la niñez, decide mostrar imágenes de
niños jugando; o si está ha/blando de sexualidad muestra imágenes de parejas en
situaciones diversas. En verdad tales imágenes no ayudan absolutamente en nada
para comprender mejor lo que se está exponiendo ya que todo el mundo sabe lo que
es un niño o una pareja, por el contrario, actúan como un elemento de distracción
para el auditorio que así pierde la atención sobre el discurso siendo más atraído por
las imágenes que por el expositor. Debemos volver a repetir que las diapositivas
solo tienen sentido cuando ayudan al discurso. No son algo que tenemos que
mostrar obsesivamente para distraer al auditorio o para evitar que el auditorio se
duerma. Esta lección la podemos resumir así:

Las imágenes deben servir para facilitar la comprensión, no para distraer

El álbum de fotos

Otro error muy común es emplear las diapositivas como un álbum de fotos que se
muestran en secuencia. Esto es el extremo opuesto de mostrar puro texto. Si bien el
programa se presta para realizar ambas funciones, en realidad ninguna de ellas es
su verdadero propósito. Así como podemos emplear el más simple procesador de
textos para mostrar unas páginas de texto, también podemos mostrar fotos con un
software más apropiado para tal fin, como por ejemplo un procesador de imágenes
que nos permite programar una simple exposición de fotos sin tener que recurrir a la
tarea de generar diapositivas, permitiéndonos incluso, si fuera necesario, añadir
textos sobre las fotos y retocarlas de muchas maneras útiles para resaltar detalles.
Hay muchos programas para crear álbumes de fotos y mostrarlas una por una, si
eso es lo que se desea, aunque la mayor parte de las veces bastará con emplear tan
solo el visor de imágenes de Windows. Para resumir este punto diremos:

No tiene que emplear Power Point si puede usar algo más apropiado

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III.- Recomendaciones

Para comenzar ordenemos nuestros pensamientos y clarifiquemos los conceptos. El

programa Power Point es una herramienta de ayuda para la exposición de ideas,
proyectos, materias, temas, etc. En consecuencia, el punto principal es la materia a
exponer. De esto se desprende que el primer paso debe ser preparar la exposición
en cuanto a su contenido teórico. Hecho esto, el siguiente paso es planificar una
estrategia para transmitir esta información al auditorio específico al que nos vamos a
dirigir. Es durante esta planificación cuando decidimos emplear las diapositivas.
Naturalmente no es obligatorio usarlas, pero si lo hacen no es para copiar el texto de
la exposición en cada diapositiva, o para mostrar nada más que una serie de fotos.
El sentido de las diapositivas es emplear imágenes, cuadros sinópticos, mapas
semánticos, esquemas conceptuales, gráficos estadísticos, etc., cuya oportuna
aparición sea un apoyo vital para la comprensión del tema. Ese y nada más que
ese es el propósito de emplear diapositivas. Visto así, lógicamente significa que la
preparación de cada diapositiva demanda un trabajo a veces extraordinario, pues no
solo se trata de ubicar las imágenes sino de preparar los cuadros, mapas y todo tipo
de contenidos gráficos necesarios. Si fuera el caso, podrían usarse otros programas
para tal efecto, aunque Power Point integra la mayor parte de las herramientas de
Word y Excel ya que forma parte de la familia del MS Office. Una vez completado el
proceso de generación de contenidos, o de ubicarlos quizá en otros programas, el
paso final es integrarlos en las diapositivas, importándolos desde su origen. El último
paso es añadirles un toque de elegancia apelando moderadamente a los efectos
especiales de presentación de cada elemento de la diapositiva. Esto podría ser
incluso algo indispensable para sincronizar su aparición con el momento adecuado
durante la exposición.

Aunque no debiera ser necesario, debemos advertir que hay partes indispensables
en toda presentación:

1) Una tapa o carátula que muestre:

a. El nombre de la Institución.
b. El título del tema
c. El nombre del autor y expositor.
d. La fecha

2) Si viene al caso, un índice que advierta el contenido de la exposición.

3) Las diapositivas que apoyan la exposición del tema.
4) Una bibliografía final o una lista de las fuentes.

Durante la primera presentación siempre es necesario estar preparado para tomar

nota de las modificaciones que se deben hacer a fin de sincronizar mejor los
tiempos, ampliar los contenidos, quitar o agregar algo según la reacción del auditorio
y otras cosas por el estilo, hasta quedar finalmente terminada y convertida en una
valiosa herramienta didáctica de apoyo efectivo en la transmisión del conocimiento,
cual es su propósito final.

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