COI Basico

COI
Sistema de Contabilidad Integral

MODULO BASICO INTEGRAL
GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. PASEO DE LA REFORMA No. 76 DESP. 1104 COL. JUAREZ DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06600 TEL. 55-66-59-78 FAX.85-96-61-30 www..gvamundial.com.mx
MANUAL DEL PARTICIPANTE

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL Modulo Bsico Integral
INDICE
Cap.
1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 1.5 1.5.1 1.6 1.6.1 1.6.2 2. 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.2 2.3
Contenido
INSTALACIN
(1a. hora)
Pag.
Requisitos del Sistema ........................................................................................ Esquema de Licenciamiento ................................................................................ Concepto de Red ................................................................................................. Instalacin del Sistema ....................................................................................... Directorio de Archivos Comunes (DAC) .................................................................... Asistente de Instalacin ........................................................................................... Instalacin Local o Servidor ..................................................................................... Instalacin Estacin de Trabajo ................................................................................ Entrando por Primera Vez al Sistema ................................................................. Activacin del Sistema ............................................................................................. Configuracin Inicial del Sistema ....................................................................... Iniciando el Sistema por Primera Vez ........................................................................ Entradas Continuas al Sistema .................................................................................
CONFIGURACION DEL SISTEMA
(1a. hora)
Parmetros del Sistema ...................................................................................... Datos de la Empresa ............................................................................................... Cuentas .................................................................................................................. Plizas .................................................................................................................... Activos ................................................................................................................... Multimoneda ........................................................................................................... Agregar Empresa ................................................................................................ Perfiles de Usuario ..............................................................................................
Cap.
2.4 2.5 2.6 3. 3.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.2.8 3.2.9 3.2.10 3.2.11 3.3 4. 4.1 4.2 4.2.1 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.5
Contenido
Preferencias ........................................................................................................ Modo Alterno de Captura .................................................................................... Activar Sugerencias ............................................................................................
Pag.
CONFIGURACION DE LA EMPRESA
(2da. hora)
Actualizacin ....................................................................................................... Administrador de Perodos ................................................................................. Crear Nuevos Perodos ............................................................................................ Eliminacin de Perodos ........................................................................................... Traspaso de Saldos ................................................................................................. Auditar/Desauditar .................................................................................................. Control de Archivos ................................................................................................. Traduccin de Archivos ............................................................................................ Generacin de Respaldo .......................................................................................... Reinstalacin de Respaldo ....................................................................................... Ayuda .................................................................................................................... Directorio de Trabajo ............................................................................................... Regenera Archivo Administrador de Perodos ............................................................. Borrador de Movimientos ...................................................................................
CATALOGOS
(3a. hora)
Departamentos ................................................................................................... Catlogo de Moneda ........................................................................................... Histrico de Tipos de Cambio ................................................................................... Catlogo de Cuentas ........................................................................................... Agregar................................................................................................................... Modificar ................................................................................................................ Eliminar ................................................................................................................. Consulta y Filtro ..................................................................................................... Catlogo de Cuentas Departamentales .............................................................. Catlogo de Rubros ............................................................................................
Cap.
4.6 4.7 4.8 4.9 4.9.1 4.9.2 4.9.3 4.9.4 4.9.5 4.9.6 4.10 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2
Contenido
Catlogo de Conceptos de Plizas ....................................................................... Catlogo de Plizas ............................................................................................. Catlogo de Tipos de Activos .............................................................................. Catlogo de Activos ............................................................................................. Generales ............................................................................................................... Depreciacin Contable ............................................................................................. Depreciacin Fiscal .................................................................................................. Moneda Extranjera .................................................................................................. Mantenimiento y Seguro .......................................................................................... Observaciones ........................................................................................................ Tabla de I.N.P.C. .................................................................................................
Pag.
PROCESOS
(4a. hora)
Plizas ................................................................................................................. Captura de Plizas ................................................................................................... Cuadrado y Auditado de Plizas ............................................................................... Contabilizacin de Plizas ........................................................................................ Copiado de Plizas .................................................................................................. Asociacin de Documentos ...................................................................................... Plizas Modelo ........................................................................................................ Consolidacin ...................................................................................................... Balanza Anual ..................................................................................................... Ajuste Anual por Inflacin .................................................................................. Pliza de Ajuste Cambiario ................................................................................. Pliza de Cierre ................................................................................................... Integracin Plizas ............................................................................................. IETU y OPERACIONES CON TERCEROS (5a. hora)
Operaciones con Terceros ................................................................................... Datos Fiscales con Terceros ..................................................................................... Definicin de Cuentas para Operaciones con Terceros / Deducciones IETU .................. Manejo del IETU en ASPEL-COI 6.6 ....................................................................
Cap.
Contenido
Pag.
6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 7. 7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.2 7.2.1 7.2.2 7.3 7.3.1 7.3.2 7.3.3 7.3.4 7.3.5 8. 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6
Definicin de Cuentas de Ingresos Efectivamente Cobrados para IETU ............ Asociacin de Cuentas ........................................................................................ Registro de Movimientos .................................................................................... Bitcora de Ingresos ........................................................................................... Definicin del Perodo de Causin ...................................................................... Ejemplos Prcticos ..............................................................................................
MANEJO DE ARCHIVOS
(6a. hora)
Depreciacin Contable y Fiscal de Activos .......................................................... Plizas de Depreciacin ........................................................................................... Parametros de Depreciacin .................................................................................... Consulta de Depreciacin Contable y Fiscal ............................................................... Detalle de Depreciacin Contable y Fiscal ................................................................. Baja Contable del Activo .......................................................................................... Reporte de Depreciacin Contable y Fiscal ......................................................... Reporte de Depreciacin Contable ............................................................................ Reporte de Depreciacin Fiscal ................................................................................ Revaluacin de Activos ....................................................................................... Proceso de Rvaluacin ............................................................................................. Parametros de Revaluacin ...................................................................................... Consulta de Revaluacin .......................................................................................... Detalle de Revaluacin ............................................................................................ Reporte de Revaluacin de Activos Fijos ...................................................................
REPORTES
(7a. hora)
Generales ............................................................................................................ Especificar Impresora ......................................................................................... Emisin de Reportes ........................................................................................... Reportes de Catlogos de Cuentas ..................................................................... Reporte Saldo Promedio Diario ........................................................................... Reporte Emisin de Plizas .................................................................................
Cap.
8.7 8.8 8.9 8.10 8.11 8.12 8.12.1 8.12.2 8.12.3 8.12.4 8.12.5 8.13 9. 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.5.1 9.5.2 9.6 9.7
Contenido
Reporte Balanza de Comprobacin ..................................................................... Reporte Diario General ........................................................................................ Reporte Auxiliares .............................................................................................. Reporte Catlogo de Activos Fijos ...................................................................... Reporte de Inventarios de Activos Fijos ............................................................. Reportes Financieros ........................................................................................... Balance General ...................................................................................................... Estado de Resultados .............................................................................................. Libro de Mayor ........................................................................................................ Reexpresin de Saldos ............................................................................................. Presupuestos .......................................................................................................... Reportes del Usuario ...........................................................................................
Pag.
UTILERIAS
(8a. hora)
Traduccin de Archivos ....................................................................................... De Cuentas a Archivos ......................................................................................... Importacin ........................................................................................................ Control de Archivos ............................................................................................. Respaldo de Archivos .......................................................................................... Generacin de Respaldo .......................................................................................... Reinstalacin de Respaldo ....................................................................................... Servidor de Licencias .......................................................................................... Directorio Comun ASPEL .....................................................................................
SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL Modulo Bsico Integral

CONSIDERACIONES
Consideraciones para trabajar con Windows Vista
Si tienes Aspel-AL versin 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitir tambin que Aspel AL se actualice a la versin ms reciente. Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje: "No se hall el registro del producto, por favor proporcione la ubicacin del archivo de versin". Al ejecutar Aspel-AL versin 2.00.6 o superior tendr el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin de Aspel-AL. Acptala. Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red. Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opcin "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te dars cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura". Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendr el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows: * Si eres Administrador, te aparecer un dilogo preguntndote si deseas permitir la ejecucin del Servidor de Licencias. Debers Aceptarla. * Si no eres Administrador, te aparecer un dilogo solicitndote el nombre de usuario y contrasea del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.
1. INSTALACIN
1.1 Requisitos del Sistema

Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 Mhz o superior* 256 Mb de RAM* 220de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o Vista Los requerimientos del Sistema Operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado. Para una instalacin en Servidor es recomendable una configuracin mayor, dependiendo del nmero de usuarios y el nmero de empresas a operar en el mismo servidor.
1.2 Esquema de Licenciamiento

Ahora podrs crecer fcilmente tu Aspel-COI con la modalidad de usuarios adicionales.
Total 8 Usuarios 99 empresas
Con la nueva modalidad de 1 usuario disea tu sistema de acuerdo a tus necesidades y a un costo menor.
1.3 Concepto de Red
SERVIDOR: Es una computadora central conectada a otras computadoras y cuya funcin es la de controlar y compartir informacin entre todas ellas. (COI Instala 1 Licencia en el Servidor) ESTACION DE TRABAJO: Es una computadora completa e independiente conectada a un servidor y cuya funcin es la de extraer o depositar informacin en el medio de almacenamiento de dicho servidor. (COI Instala hasta 5 Usuarios)
1.4 Instalacin del Sistema 1.4.1 Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Manejo: Las nuevas versiones de los sistemas Aspel (NOI 4.0, COI 5.5, BANCO 3.0, SAE 4.0 y PROD 2.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la lnea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn , tales como: Aspel-AL, Infoweb, el mdulo de perfiles de usuarios, as como otros documentos de uso comn entre los sistemas Aspel, entre otros. Esta carpeta por omisin se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicacin puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalacin del sistema.
El directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que en dicho directorio se almacenan los perfiles de usuario, el archivo empresaw que contiene los parmetros de configuracin de cada una de las empresas, la carpeta Datos donde se localizan los formatos y reportes que el sistema proporciona por omisin (archivos fto y qr2 ), la aplicacin Infoweb, el archivo de control que administra el acceso concurrente al nmero de usuarios permitidos y en general todas las aplicaciones de uso compartido para las estaciones de trabajo, por esa razn, es en esta carpeta que debe ubicarse la base de datos. Para garantizar que todas las terminales que accedan al sistema utilicen los mismos parmetros de configuracin, la misma base de datos, as como el mismo mdulo de perfiles de usuario o la aplicacin Infoweb, etc, es necesario que al momento de instalar Aspel-COI tanto el servidor como las estaciones de trabajo apunten al mismo directorio de archivos comunes asegurando que el trabajo en red sea completo. Nota : Es importante mencionar que cualquier modificacin o alteracin que se realice sobre estos archivos repercutir en todos los sistemas Aspel instalados, por lo que se sugiere no moverlos. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:

Aspel-AL Infoweb.
Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:

Archivos de perfiles de usuario Archivos de informacin de los sistemas instalados Archivos con recursos de imgenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.
Este directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalacin bajo el siguiente esquema:
Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora
El directorio se crear si: 1. Existen programas o aplicaciones que deberan ubicarse en dicho directorio, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicacin se copiaba en un directorio especfico. 2. No hay ningn producto Aspel instalado. En ambos casos se crear fsicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.
Si ya existe un directorio de archivos comunes
Se realizar un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente.
Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizar lo siguiente: 1. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. 2. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se copi el directorio es la que por omisin sugiere el proceso de instalacin, dicha ruta ser: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. 3. El programa verifica que las versiones de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean posteriores o iguales, sino, procede a actualizarlas. 4. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes sea diferente a la encontrada en la ruta destino. Con el proceso anterior se asegura que slo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC) en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale.
En General
Estas Carpetas o Directorios contienen diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los productos de ASPEL, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso comn entre ellos.
ASPEL Instala en forma Predefinida los Archivos Comunes de la Siguiente Manera:
ARCHIVOS DE PROGRAMA
ARCHIVOS COMUNES
ASPEL
COI NOI
1.4.2 Asistente de Instalacin Primeros Pasos de la Instalacin

Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegar automticamente una presentacin, elige la opcin Instalar para iniciar el proceso de instalacin de Aspel-COI. Es importante mencionar que ahora no se solicitar el Nmero de serie y Cdigo de activacin para realizar la instalacin, posteriormente en el Asistente de Activacin del sistema se solicitarn dichos datos.
Mensaje de Bienvenida
El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuacin se mostrar el contrato de la licencia de uso, tendrs que aceptarlo para poder continuar con la instalacin del programa.
1.4.3 Instalacin Local o Servidor

Seleccin del tipo de instalacin 1. Local o servidor. Utiliza esta opcin si:

El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o, El sistema se utilizar en una red y el equipo donde ests instalando ser el servidor. Este tipo de instalacin te permitir operar la computadora como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones de trabajo, validarn su acceso a travs de dicho servidor. Tomando en cuenta que desde dicho servidor hay que realizar la activacin de las licencias de los usuarios adicionales que se hayan adquirido.
para la instalacin en red (Expertos)

REDES MICROSOFT. En el servidor: 1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. 2. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones Compartir/Permisos
y Seguridad todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total (lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accedern al sistema o slo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parmetro. Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto para que los permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. 4. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 5. Para el directorio de instalacin del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. 6. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. 7. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, utilizando un nmero de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. 8. Finalmente debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. As mismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. Importante Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisin, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente: a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel
instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red. En las Estaciones de Trabajo: 1. Crea la misma unidad virtual que se registr en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 3. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. 4. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. Importante Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:
a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estacin de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opcin "Utileras / Directorio Comn Aspel", se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin.
REDES NOVELL. En el servidor: 1. Realiza la instalacin del sistema en su modalidad "Local o servidor". 2. Para el directorio de instalacin del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). 3. Para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generar). Este directorio contendr los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. 4. Despus de concluir la instalacin y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la seccin Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. 5. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activacin, recuerda que preferentemente al nmero de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema 6. Debes acceder a la opcin Utileras / Servidor de Licencias y seleccionar el parmetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la seccin Servicios, que la opcin "Licencias de usuarios Aspel" se est ejecutando, ya que de lo contrario no ser posible trabajar con las estaciones de trabajo. 7. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contrasea con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. 8. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opcin Configuracin\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel. b. Activa el men flotante y selecciona la opcin: "Propiedades" c. En la carpeta "Iniciar sesin", activa la opcin: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realiz la instalacin del
sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura - escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contrasea que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuracin aplique. De esta forma garantizars que el sistema Aspel-COI funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesin del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-COI y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo: 1. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalacin del sistema en su modalidad "Estacin de trabajo". 2. Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalacin de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instal el servidor. 3. Al terminar la instalacin y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell. Importante Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisin en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: En el servidor: a) Accede al sistema a la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Crear un nuevo directorio de archivos comunes, despus indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botn examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la crear, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creacin de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el
sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opcin Utileras / Directorio Comn Aspel, se presentar el Asistente de configuracin del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botn siguiente y elige la opcin Seleccionar otro directorio de archivos comunes, despus mediante el botn examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instal los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime Terminar y el sistema se reinicializar para cargar la nueva configuracin. Para la Instalacin Local o en Red (Sin Experiencia) Para la instalacin Local o en Red y no tienes mucha experiencia en informatica unicamente sigue los pasos que se ilustran a continuacin: - Marcas Local o Servidor y Oprimes el icono Siguiente
- Aparece la informacin sobre el trabajo de red y se oprime el icono Siguiente para continuar.
- Se debe colocar la direcccin donde se desean colocar los programas dentro del servidor o la
computadora local, oprimiendo el icono Examinar y elegir la carpeta que ocupara dicha direccin o simplemente conservamos la carpeta de destino sugerida por Aspel y despues se oprime el icono Siguiente.
- Es importantisimo colocar la direccin correcta donde se desean almacenar o recuperar los datos (DAC) dentro del servidor o la computadora local, oprimiendo el icono Examinar y elegiendo la carpeta que ocupara dicha direccin o simplemente conservamos la carpeta de destino sugerida por Aspel y despues se oprime el icono Siguiente para continuar con la instalacin.
Nota: Recuerda que para instalar los archivos DAC en RED dentro del servidor, es necesario crear una unidad logica (X, Y, Z, \\Aspel, etc.)
- Selecciona el nombre de la carpeta del sistema o simplemente dejas el predeterminado que sugiere Aspel.
- Por ultimo termina la instalacin con el cuadro siguiente donde se marca ver instrucciones de Instalacin de Red, Iniciar Aspel o se dejan desmarcadas ambas casillas y se oprime el icono Finalizar y estamos listos para iniciar nuestro trabajo en RED.
1.4.4 Instalacin Estacin de Trabajo

Selecciona esta opcin si la computadora donde ests es una de las terminales que acceder al sistema en red y ya cuentas con una instalacin del programa en el equipo servidor. Nota: Independientemente del tipo de instalacin que se realice (Servidor o Estacin de trabajo), el sistema se instalar de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisin nicamente de la informacin a travs de la red. Esencial Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente:

Que las estaciones de trabajo estn conectadas a una red de rea local. Que el equipo de cmputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior. Debers efectuar la Instalacin de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalacin de tipo Estacin de Trabajo en cada una de las terminales.
Instalacin automtica de la red
Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instal el sistema est encendido y previamente se haya realizado la activacin correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias).
Para empezar la instalacin se marca la opcin Estacin de Trabajo y se oprime el icono Siguiente.
- Aparece la informacin del trabajo en RED y el cuadro de dialogo donde colocaremos la direccin donde se van a grabar los programas en la estacin de trabajo con solo oprimir el icono Examinar para escoger la carpeta adecuada o de lo contrario conservamos la direccin propuesta por Aspel, posteriormente se oprime el icono Siguiente.
Directorio de Archivos Comunes (DAC) En este dilogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisin se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botn Examinar. Directorio de Archivos Comunes (DAC) Asistente de configuracin del directorio de archivos comunes Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso comn para los sistemas de la lnea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones: Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalacin de tipo Local o Servidor, debers crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta informacin, como los perfiles de usuarios, los parmetros de configuracin, etc. Durante la instalacin de tipo Estacin de trabajo se solicitar la ruta donde el instalador crear el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuracin previa de este Directorio en el equipo donde la instalacin se est realizando, el programa no solicitar esta especificacin. Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los equipos trabajen con los mismos parmetros de configuracin, con la misma base de datos, que compartan el mdulo de perfiles del usuario y la aplicacin Infoweb, etc, para que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si as lo requieres, en el men Utileras, opcin Directorio comn Aspel, podrs reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes.
RECUERDA: Colocar en esta carpeta de destino (DAC) la misma direccin que pusiste
en la instalacin del servidor o de la computadora local ya que es de donde se rescatara o almacenara la informacin relacionados con la Contabilidad.
- Por ultimo termina la instalacin con el cuadro siguiente donde se marca ver instrucciones de Instalacin de Red, Iniciar Aspel o se dejan desmarcadas ambas casillas y se oprime el icono Finalizar y estamos listos para iniciar nuestro trabajo en RED.
Para actualizar un sistema y enlazar una licencia de Usuarios Adicionales, se debern realizar los siguientes pasos:
1. Acceder a la pgina aspel.com.mx/enlace

2. Indicar el Nmero de Serie de tu sistema, la licencia de Usuarios Adicionales y sus correspondientes Cdigos de Activacin(CDAs) los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. 3. En caso de actualizacin, proporcionar el(los) nmero(s) de serie de la versin anterior. 4. Seleccionar la liga "Enlazar" 5. En cuanto se haya procesado la informacin, se presentar una pgina en la que se informar que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo ms tarde o bien comunicarse a Soporte Tcnico. 6. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendr que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. 7. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los nmeros de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, debers acceder al asistente de Activacin del sistema Aspel para realizar el proceso de Activacin correspondiente. 8. Por ultimo debers acceder en la PC Servidor a la opcin "Servidor de licencias" del men Utileras, para indicar al sistema que ese equipo ser el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitir o negar el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo. 9. Con esto ya puedes acceder a tu sistema con los usuarios adicionales que actualizaste y ya podrs trabajar en el sistema. Nota: En caso de no haber enlazado los usuarios adicionales antes de activar el sistema, debers realizar los pasos para enlazar una licencia de usuarios adicionales mencionados anteriormente y ejecutar nuevamente el asistente de activacin del sistema.
1.5 Entrando por Primera Vez al Sitema 1.5.1 Activacin del Sistema Asistente para la activacin del sistema
Acceso

La primera vez que accedes al sistema En accesos posteriores, si el sistema no ha sido activado: Men Utileras, Activar Sistema.
Notas: Es indispensable que la instalacin y activacin del sistema se efecte en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde el sistema se utilizar. Si no realizas la activacin del sistema, cada vez que inicies una sesin se desplegar una ventana que te informar los das que restan para llevar a cabo la activacin de tu sistema. En esta misma ventana encontrars una liga para desplegar el asistente de activacin.
Pasos del asistente:

Se presenta el mensaje de bienvenida y posteriormente el recordatorio de que el sistema no ha sido activado, esto en el caso de an todavia no hacerlo, por que de lo contrario se accedera directamente al programa .
Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema

En este primer paso del asistente debers indicar la forma en la que deseas realizar la activacin del sistema, las formas disponibles son: Activacin del sistema en lnea (computadora con conexin a Internet) desde la computadora en la que se encuentre instalado el sistema, el requisito para realizar este tipo de Activacin es que la computadora tenga activo el servicio de Internet. Este es el tipo de activacin sugerida por omisin al acceder al asistente. Procesar una solicitud de activacin previa. A travs de un equipo de cmputo diferente (cuando la computadora donde se instal el sistema no cuenta con conexin a Internet), en este caso se tendr que generar previamente un "Archivo de peticin de Activacin" para enviarlo a Aspel de Mxico a travs de la pgina www.aspel.com.mx. Una vez recibida la respuesta, se deber ejecutar nuevamente el Asistente de Activacin para procesar el Archivo de respuesta de Activacin conforme a las instrucciones del mismo asistente.
Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente
Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema

En esta parte del asistente debers proporcionar el Nmero de serie y el Cdigo de activacin que para los productos en su versin tradicional o normal se localizan en el Certificado de Autenticidad (dentro del sobre de la Licencia de Uso que se te entreg al momento de su adquisicin), en el caso de los productos en renta estos datos se proporcionarn al realizar la contratacin del servicio de renta en aspel.com.mx En caso de que el Nmero de serie corresponda a una Actualizacin el sistema solicitar adems el Nmero de Serie y Cdigo de Activacin correspondientes a la versin anterior.
Es importante considerar que tanto para la activacin de Licencias de usuarios adicionales como para la Actualizacin de tu versin debers realizar primero el proceso de Actualizacin y Enlace de sistemas en la direccin aspel.com.mx/enlace.
RECUERDA QUE EL NUMERO DE SERIE Y EL CDIGO DE ACTIVACIN VIENEN EN EL CERTIFICADO DE
AUTENTICIDAD EN EL PAQUETE ORIGINAL.
Datos de Registro del Cliente

La informacin que se proporciona en esta ventana es muy importante, ya que corresponde a los datos de la persona Fsica o Moral del propietario de la Licencia de uso del sistema, por lo que la informacin que se indique debe ser adecuada ya que ser enviada a Aspel en donde quedar registrada para referencias futuras. En este paso hay datos de carcter obligatorio, por lo que si no los proporcionas no podrs avanzar a la siguiente ventana del asistente y continuar con la activacin del sistema, ya que en este caso el botn "Siguiente" estar deshabilitado.
Es importantisimo mencionar que los datos deben ser llenados tal y cual fueron proporcionados en la factura de compra del sistema, ya que estos seran cruzados con los que tiene registrados ASPEL y de ello dependera la correcta activacin de tu sistema. A continuacin se oprimira el icono Siguiente para continuar con la activacin.
Peticin de Activacin del Sistema

El asistente te permitir realizar la peticin de dos formas: Activacin en lnea: Esta opcin enviar en lnea (es decir, en tiempo real) la peticin de activacin del sistema a Aspel. Para que esta operacin se realice debers asegurarte que tu conexin a Internet est activa y que la computadora donde ests realizando la activacin sea el equipo donde utilizars el sistema. Al activar el botn Siguiente, se presentar una pgina con el resumen de la informacin proporcionada, para que en caso de ser necesario se modifiquen los datos que se requieran antes de realizar la Activacin del sistema.
Activar desde otro equipo: Esta opcin permite generar y guardar fsicamente el Archivo de peticin de activacin del sistema en la ubicacin o ruta que indiques, para que posteriormente desde otra computadora que si cuente con acceso a Internet se acceda a la pgina aspel.com.mx/activacion y se deposite este archivo. En esa misma pgina se obtendr un archivo de respuesta de activacin. Finalmente ser necesario regresar al equipo donde se instal el sistema, acceder nuevamente al Asistente de Activacin y elegir la opcin "Procesar una solicitud de activacin previa" para concluir con la activacin del sistema. Al activar el botn Siguiente, el paso que se presenta en "Nombre de archivo para la solicitud de Activacin el Sistema". el asistente es:
Esta ventana se presenta cuando la peticin de activacin se realizar desde otro equipo. Y su funcin consiste en guardar fsicamente el archivo de peticin de activacin en una ruta; por omisin se sugiere la ruta C:\...\Archivos de programa\ Archivos comunes\ Aspel\ Sistemas Aspel\ COI5.50. El nombre sugerido para el archivo por omisin se arma con el nmero de serie del sistema a activar junto con la terminacin Regasp, pero puedes modificarlo. Este archivo deber depositarse en la pgina aspel.com.mx ah mismo obtendrs el archivo de respuesta.
Resumen de la informacin
En este paso se presenta un resumen de la informacin proporcionada la cual es indispensable para el registro y activacin del sistema. Estos datos son empacados y enviados a Aspel para el registro del sistema, por lo que es importante que verifiques tus datos, para que en caso de que existan datos errneos puedas regresar al paso donde se solicitaron y los proporciones nuevamente. Si la informacin es correcta, selecciona el botn "Activar".
Recuerda que esta ventana se presentar independientemente del tipo de Activacin elegida, es decir, para "Activacin en lnea" o para "Procesar una solicitud de Activacin previa". Si el proceso que ests ejecutando es "Solicitar archivo de peticin para enviarlo desde otro equipo", en lugar del botn "Activar" estar disponible el bot n "Guardar", selecciona este botn para que el archivo de peticin sea grabado en la ruta que especificaste en el paso anterior "Nombre de archivo para la solicitud de activacin del sistema".
Procesar la solicitud de Activacin del Sistema

Esta ventana se despliega nicamente si como forma de activacin se eligi la opcin "Procesar una solicitud de Activacin previa" (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella debers indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en aspel.com.mx al enviar el archivo de peticin para la activacin del sistema. Con el bot n "Examinar" ubica el archivo de respuesta. Para continuar con la activacin oprime el botn "Siguiente".
Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente ser: "Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema".
Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Una vez concluido el proceso de activacin y dependiendo de la forma de activacin (en lnea o mediante otro equipo con acceso a Internet) se desplegar una ventana informando del xito del proceso, dependiendo de la forma de activacin se desplegar la siguiente informacin: En lnea. Si la activacin fue satisfactoria se informar de su xito, en caso contrario se informar la razn por la cual fall el proceso y no se realiz la activacin del sistema.
Mediante otro equipo con acceso a Internet.
Se informar del xito de la generacin del archivo de peticin y se presentarn los pasos que debes seguir para obtener el archivo de respuesta desde la pgina aspel.com.mx. Con el botn Imprimir, podrs obtener un reporte con la descripcin de dicho procedimiento.
1.6 Configuracin Inicial del Sistema 1.6.1 Iniciando el Sistema por Primera Vez
Al entrar por primera vez al sistema, por lo regular siempre aparecera la empresa que se dio de alta. Se conserva el usuario predefinido y en el espacio de la clave se oprime la tecla F8. Para continuar con el Proceso se oprime la tecla Aceptar.
Al responder que SI, generar los archivos de bases de datos necesarios para el uso del sistema. Si respondemos que NO se generara una base de datos con archivos de ejemplo.
Se despliega el cuadro donde se solicitar la ruta o direccin donde se ubican los archivos comunes (DAC), es decir de donde se estaran tomando o grabando los datos contables. Si no se deja la direccin predefinida.
Recordemos que siempre que se realiza una nueva instalacin es necesario crear una contabilidad, por lo que contestamos que SI
- Se indica el periodo con el que se desea comenzar la primera contabilidad y en el ejercicio inicial. - Se recomienda conservar en Driver el predeterminado que es PARADOX si no eres experto en el manejo de base de datos. - Nuevamente recordamos direccionar el lugar donde se encuentran los archivos comunes o simplemente se conserva el directorio predeterminado por Aspel. - Por ultimo se oprime Aceptar
Es momento de seleccionar alguno de los catlogos de cuentas predeterminados que nos sugiere Aspel, los cuales nos ofrece los mas comunes en los diferentes sectores comerciales, sin embargo podemos conservar el estandar general. Tambin pudiera seleccionar el vacio y llenarlo posteriormente de acuerdo a las necesidades de su empresa. Por ultimo se oprime el icono Aceptar para continuar.
Una vez que se termina de generar el catalogo de cuentas al 100% podemos continuar con solo oprimir el icono de Aceptar.
En cada opcin podras elegir el icono SI e instalar los catalogos estandar de rubros y departamentos propuestos por Aspel, sin embargo podras oprimir el icono NO, pero recuerda que si lo haces generaras archivos vacios que posteriormente tendras que llenar.
Casi ya para terminar el proceso de configuracin, seleccionaremos el tipo de moneda que se manejara en la contabilidad o simplemente lo dejamos en blanco para trabajar en moneda contable normal. Por ultimo oprimimos el icono Aceptar
Ya para terminar con este asunto de la configuracin del sistema, procederemos a seleccionar el periodo con el que comenzaremos a trabajar con nuestra contabilidad. Es importante destacar que siendo la primera vez que vamos a realizar movimientos, solo tendra que aparecer un periodo al que seleccionaremos y daremos doble click para poder entrar al sistema.
1.6.2 Entradas Continuas al Sistema

Al entrar al programa de COI, por lo regular siempre aparecer en pantalla la empresa que se configuro en la instalacin del sistema o la predefinida por Aspel. Se seleccionara dicha empresa y se conservara el usuario ADMINISTRADOR y en la clave unicamente se teclea F8 o se escribira la palabra ASPEL1 y se oprimira el icono Aceptar para poder accesar al sistema.
En la ultima pantalla solo recuerde marcar el recuadro de no volver a mostrar sugerencia, aunque si desea que se sigan presentando no lo marque y solo oprima el icono Aceptar para terminar.
Y POR FIN DESPUES DE ESTE LARGO CAMINO DE INSTALACIN Y CONFIGURACIN DEL SISTEMA PODREMOS UTILIZAR NUESTRO PROGRAMA COI.
2. CONFIGURACIN DEL SISTEMA

2.1 Parmetros del Sistema
Los parametros del sistema son las modalidades de operacin con las que trabaja tu programa y permiten que prepares a tu sistema de tal manera que se adapte a las necesidades particulares de tu empresa. Esta opcin es la primera que se tiene que revisar antes que hacer cualquier cosa al comenzar a trabajar con COI Estos parmetros afectan directamente a la constitucin y funcionamiento de los catlogos de cuentas, cuentas departamentales, Plizas, Histrico de tipos de cambio y catlogo de monedas. Es decir, cualquier modificacin, repercutir directamente en los resultados de tu contabilidad. El men de esta opcin comienza en Configuracin y Parmetros del Sistema
y su estructura principal contempla a las opciones que afecta directamente:
2.1.1 Datos de la Empresa

Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Datos de la empresa Aqu se muestra y configuras la informacin de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicacin, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registr.
Campo No. de empresa No. de serie Razn social
Descripcin
Muestra el nmero de empresa con la que ests trabajando, este campo no se modifica. Muestra el nmero de serie con el que diste de alta el sistema. Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Anota la ubicacin de la empresa. Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos.
Direccin Poblacin R.F.C.
Registro estatal
2.1.2 Cuentas
Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Cuentas
Nos permite configurar la estructura y comportamiento de las cuentas que se utilizaran en los registros contables Campo Descripcin
Dgitos por nivel Por omisin el sistema configura 4 dgitos para el primer nivel y para el segundo y tercer niveles de 3 dgitos. (XXXX-XXX-XXX) Captura de cuentas Cuentas con guin
Activado Separa las cuentas por niveles aadindoles un guin. Este manejo es automtico ya que genera las separaciones an cuando t teclees nicamente los nmeros. Al momento de capturar tus cuentas no necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guin, pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14 Desactivado

Las cuentas aparecen sin guiones. En la captura de cuentas, debers teclear todos los dgitos que tengan
stas. Captura de saldo inicial
Activado Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta. Adems de los saldos iniciales, tambin podrs modificar la naturaleza de la cuenta definida por omisin por el sistema. Desactivado
No podrs capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de darlas de alta. Slo podrs afectarlas con una pliza de apertura, para evitar cualquier tipo de descuadre.
Nota: Como es sabido, es ms recomendable la alimentacin de saldos de las cuentas utilizando plizas. Alta en traspasos
Activado Al momento de hacer un traspaso de saldos, el sistema dar de alta automticamente las cuentas que no existan en los perodos subsecuentes. Desactivado
Cuando efectes un traspaso de saldos, el sistema no agregar las cuentas que no existan al catlogo de cuentas del perodo destino.
Repercusiones - Posible problema Puede ocurrir que, despus de haber creado los perodos de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo nmero de una cuenta ya creada. Entonces, cuando hagas el traspaso de saldos de febrero a los dems meses, habrs mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catlogo de cuentas actual. Traspaso automtico
Activado El sistema har un traspaso automtico para los perodos subsecuentes cuando se modifique una pliza en sus partidas, despus de contabilizar una pliza, al dar de baja una pliza, al correr el proceso de integracin de plizas, al correr el proceso de contabilizacin, al
modificar el saldo inicial de la cuenta o al dar de alta una cuenta y cuenta departamental. Nota: Cuando se realiza alguno de los movimientos antes mencionados, al momento de cerrar la ventana del Catlogo el sistema te advertir del avance del traspaso de los saldos mediante una barra de avance del proceso. Desactivado
Cuando efectes un movimiento en los casos anteriormente, el traspaso automtico no se realizar.
mencionados
Repercusiones - Posible problema
Puede ocurrir que, despus de haber creado el perodo de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo nmero de una cuenta ya creada. Entonces, cuando est activo el parmetro Traspaso automtico, habrs mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catlogo de cuentas actual. Tambin se aplica para las cuentas departamentales y p lizas en caso de que su clave sea la misma. Cuando se ejecute el Borrado de movimientos en un perodo anterior al de trabajo, el sistema no realizar el Traspaso automtico y se deber correr el proceso de traspaso de saldos. Activado
Manejo de departamentos
Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o departamentos, es decir, pudiendo conocer el detalle de los ingresos o egresos por el rea de tu empresa que los gener. Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes dar de alta tu catlogo de Departamentos, puedes dar de alta un saldo inicial departamental para cada cuenta. Desactivado
No tomar en cuenta las Cuentas departamentales. Se deshabilitarn los catlogos de cuentas departamentales,
departamentos y balanza de comprobacin con departamentos. Base de datos Con el botn de configuracin seleccionas la ruta de la base de datos que manejar el sistema, para mayor informacin de este manejo dirgete al tema
2.1.3 Plizas
Campo Tipos de pliza
Descripcin

Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus plizas. Las tres primeras son las ms comunes: de diario (Dr), de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).
Repercusiones Al clasificar tus plizas por tipo, podrs realizar consultas ms rpidas y delimitar el reporte de Diario general. Tasa de IVA default Es la tasa default con la que el sistema calcular los impuestos en la captura de Operaciones con terceros y operaciones con IETU; podrs definir una tasa del 15%, 10%, 0% o Exento. Si durante la captura de estos procesos requieres de la aplicacin de una tasa diferente a la default, debers realizar manualmente los clculos correspondientes. En el mdulo de plizas cuando se capture una cuenta que est configurada para trabajar con operaciones con terceros y operaciones con IETU la ventana de la captura del desglose de impuestos, se desplegar con las cantidades calculadas en la columnas en donde se haya definido la tasa, es decir, si se indic una tasa de 15%, en la captura de Operaciones con
terceros en la columna de valor de los actos y el IVA Acreditable a la tasa del 15%, automticamente se calcularn. Las tasas definidas las puedes cambiar modificando el archivo param.ini que se encuentra en el Archivos Comunes/Aspel/Sistemas Aspel. Nota: Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de operaciones con terceros y IETU las columnas se mostrarn en ceros. Montos incluyen IVA - En Ingresos. Selecciona este parmetro si el monto de la operacin manejado en el desglose de operaciones con IETU, ya tiene el impuesto incluido. Este campo afecta directamente al clculo del campo "Valor de los actos"; de tal forma que al activar este parmetro, el valor que se utiliza en "Valor de los actos" es igual a: Monto de la operacin / (1.15, 1.10 ) dependiendo el % de impuesto default especificado en el campo "Tasa de IVA default". Si este parmetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operacin no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos ser igual al del monto de la operacin. Revisa en el tema: Desglose de ingresos como se interpreta y aplica este parmetro.
Ejemplos: Campo activado
Campo Desativado
- En Oper. de terceros. Selecciona este parmetro si el monto de la operacin manejado en el desglose de operaciones con terceros, ya tiene el impuesto incluido. Este campo afecta directamente al clculo del campo "Valor de los actos"; de tal forma que al activar este parmetro, el valor que se utiliza en "Valor de los actos" es igual a: Monto de la operacin / (1.15, 1.10 ) dependiendo el % de impuesto default especificado en el campo "Tasa de
IVA default". . Si este parmetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operacin no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos ser igual al del monto de la operacin. Revisa en el tema: Captura de operaciones con terceros como se interpreta y aplica este parmetro. Captura de plizas Nmero secuencial
Activado Si slo est activo el parmetro nmero secuencial, al dar de alta una pliza automticamente se le asignar un nmero consecutivo considerando el tipo de p liza; esto es, si la ltima pliza registrada para el tipo Ingresos corresponde al nmero 16, al agregar otra de este mismo tipo, el folio asignado ser el nmero 17. En la captura de las plizas este campo no podr modificarse. Desactivado

Puedes indicar manualmente el nmero de una nueva pliza. Mientras est desactivado este campo y el de folio nico podrs asignar un folio alfanumrico.
Folio nico
Este campo no estar disponible si no est habilitada la opcin "Nmero secuencial" Activado
Al dar de alta una nueva pliza, el sistema asignar un nmero de pliza sin importar el tipo al que pertenezca, es decir consecutivo. Si est activado el parmetro "Folio nico", al dar de alta una pliza automticamente se le asignar un nmero consecutivo sin importar el tipo de pliza; esto es, si la ltima pliza para el tipo Ingresos corresponde al nmero 1 al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado ser el nmero 2, y as sucesivamente sin importar el tipo de pliza.
Desactivado
El folio o nmero de pliza se asignar de acuerdo al estado en que se encuentre el parmetro nmero secuencial. Activado
Sin decimales
El sistema no considerar los decimales capturados en las plizas en los diferentes clculos y procesos que realiza. Desactivado
El sistema permite capturar cantidades decimales en la pliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, pudindose capturar hasta 15 dgitos incluyendo el punto decimal.
Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el sistema puede presentar imprecisiones en los clculos. Mes de ajuste (13) Activado Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al momento de crear el siguiente perodo, se crear un mes de Ajt (13), en el cual podrs hacer plizas de ajuste o registrar la pliza de cierre del ejercicio sin que se mezcle la informacin del ltimo mes capturado. Nota: Si indicas que el mes de cierre fiscal es junio, con este parmetro activado el sistema crear el mes 13 antes del mes de julio. Auxiliares por fecha
Activado En la consulta e impresin de los Auxiliares mensuales y anuales, las plizas se ordenarn por fecha. Desactivado
Las plizas se presentarn organizadas por tipo y nmero de pliza. Activado
Contabilizar en lnea
Al grabar las plizas, el sistema afectar automticamente los saldos
de las cuentas que se estn utilizando. Desactivado
Al grabar una pliza, no se afectarn los saldos de las cuentas correspondientes. Para actualizarlos, debers ejecutar el proceso de
Contabilizacin.
NOTA: Para ejecutar el proceso de Contabilizacin se requiere que est desactivado este parmetro. Alta de cuentas en plizas Te permite dar de alta cuentas a dicho catlogo al momento de capturar una p liza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle)
Cuadrar plizas Con este parmetro de configuracin y la cuenta de cuadre definida, podrs Automticamente cuadrar una pliza automticamente. Esta cuenta es til para saldar una pliza automticamente, en caso de que no se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en la consulta de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Cuenta de cuadre. Especifica la cuenta que le servir al sistema para cuadrar las plizas. Esta cuenta deber ser de detalle. Con el botn o F2, podrs seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que servir como cuenta de cuadre al capturar una pliza.
Mes de cierre fiscal
Escribe aqu el mes en el que se efectuar el cierre fiscal de tu empresa, donde casi siempre es el mes de diciembre. Este parmetro est relacionado con la operacin del mes de ajuste explicado anteriormente. Si sealaste que trabajars con el mes de ajuste y el mes de cierre fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicar entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces el sistema localizar el mes de ajuste entre junio y julio.
2.1.4 Activos
Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Activos
Al configurar la cuenta contable, el sistema te proporcionara en la partida correspondiente, en la pliza de activos. Campo Cuenta Banco Descripcin En este campo debers indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la partida correspondiente a Banco, en la pliza de alta de activos. Puedes utilizar la tecla F2 o el botn para seleccionar la cuenta en del catlogo.
Cuenta IVA En este campo debers indicar la cuenta contable que el sistema sugerir en la partida correspondiente a IVA, en la pliza de alta de activos. Puedes utilizar la tecla F2 o el botn para seleccionar la cuenta en del catlogo.
2.1.5 Multimoneda
Acceso
Men Configuracin, Parmetros del sistema, Multimoneda Descripcin Al activar este parmetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y se activarn los campos correspondientes a dicho manejo: Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar el tipo de cambio del da. Proponer tipo de cambio en la captura de plizas: Si quieres que al momento de capturar plizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial de tipos de cambio. Convertir montos de moneda extranjera en captura de plizas. Al momento de capturar la pliza si se elige una cuenta que maneje moneda extranjera, los montos que se capturen se convertirn en la moneda base.
Campo Trabajar con monedas extranjeras
Repercusiones Tendrs que dar de alta las monedas a manejar en tu contabilidad e indicar cual ser el tipo de cambio que se manejar en el da de trabajo, tambin debers almacenar en el Historial de tipos de cambio, el tipo de cambio para cada una de las monedas a manejar.
2.2 Agregar Empresa

Acceso

Men Configuracin, Datos de la empresa, con el botn Altas. Desde la Barra de herramientas, con el botn Descripcin Este nmero es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. y despus el botn Altas (*)
Datos de identificacin de la empresa Campo No. de empresa Razn social
Escribe el nombre o razn social de la empresa a registrar. La razn social que se registre como Empresa 1 ser la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre l. Por ello te recomendamos que la primer razn social que des de alta sea la de la empresa corporativa.
Modifica los datos de una empresa

Direccin Anota la ubicacin de la empresa.
Poblacin Anota la ubicacin geogrfica de la empresa. R.F.C. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos. Este dato ser impreso en diversos reportes, la cual har tus listados an ms completos.
Registro Estatal
2.3 Perfiles de Usuario

* Agrega un nuevo usuario Aspel Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuario, con el botn Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Nuevo usuario
En esta ventana podrs dar de alta al personal o usuarios que podrn trabajar en los sistemas Aspel. Debers proporcionar los datos generales del usuario, as como el nombre del usuario y clave de acceso a los sistemas. Manejo Al ingresar al mdulo de perfiles de usuarios, el sistema presenta por omisin un usuario que es el administrador, el cual tiene asignada la clave Aspel1 F8, por lo que necesitars dar de alta a los dems usuarios que trabajarn dentro de la empresa. Cuando das de alta un usuario Aspel, por omisin se agrega en la seccin donde se administran todos los usuarios de los sistemas Aspel (seccin derecha de la ventana), y ste slo se aadir en la parte de usuarios registrados del sistema (seccin izquierda de la ventana), si al darlo de alta se seal una o varias empresas de las registradas dentro del sistema en cuestin. Para un mejor entendimiento de este manejo, utilizaremos un ejemplo: Para dar de alta un usuario realiza lo siguiente: 1. Selecciona la opcin Nuevo Usuario. 2. Al hacerlo, se desplegar una ventana donde debers proporcionar el usuario, nombre completo del usuario, clave (contrasea), puesto, departamento, correo electrnico y el perfil a aplicar; adems si tienes ms de una empresa debers indicar a cuales empresas se van a agregar. Descripcin de campos para la carpeta "General" Descripcin_de_campos_para_la_carpeta_empresas Una vez definidos dichos datos, selecciona el botn "Crear" para que el usuario se agregue al entorno comn Aspel. En ese momento observars que automticamente el nuevo usuario aparecer en la seccin derecha de la ventana que es donde se registran los usuarios comunes Aspel y slo si al darlo de alta lo asignaste a alguna de las empresas disponibles, incluyendo la empresa actual, observars que dicho usuario aparecer listado en la seccin izquierda de la ventana, que es donde se muestran los usuarios registrados en la empresa seleccionada.
Los usuarios se dan de alta de manera general, quedando disponibles para su uso en cualquier sistema Aspel, por lo que una vez registrados, debers seleccionar aquellos que trabajarn en cada sistema y/o empresa. Gracias a esta nueva interfase ser posible tener habilitado el mismo usuario en varios sistemas, s lo que el perfil asignado depender del sistema en el que se est trabajando, es decir el uso de los procesos correspondientes al sistema en cuestin. Si se quieren aadir o registrar los perfiles en otra empresa perteneciente a otro sistema Aspel, tendrs que hacerlo desde el sistema al que pertenecer y habilitarlo por cada una de las empresas en donde podr trabaja.
Descripcin de campos para la carpeta "General" Campo Usuario Descripcin Proporciona el nombre con el que se identificar el usuario al acceder al sistema, sta ser la clave que proporcionars junto con tu contrasea para acceder al sistema. Proporciona el nombre completo del usuario, Ejemplo: Pedro Mndez Puerto Escribe la contrasea con la que se tendr acceso al sistema. La contrasea
Nombre Clave
podr tener 6 caracteres como mximo. Confirmar clave Puesto Vuelve a escribir la clave para confirmar que fue escrita correctamente.
Indica el puesto que desempea el usuario en la empresa, Ejemplo Vendedor
Departamento Escribe el departamento al que pertenece el usuario, Ejemplo Ventas Correo electrnico Anota el correo electrnico del usuario que ests dando de alta.
Perfil a aplicar Selecciona el perfil que deseas aplicar a tus usuarios. De esta forma indicas los derechos especficos con los que dichos usuarios se agregarn en la empresa. Para cada perfil asignado debes definir previamente las actividades que dicho perfil deber tener activas y cules no dependiendo del puesto que desempee. De esta forma ahorras tiempo en la asignacin de perfiles aplicando stos por cada persona. Te recomendamos que antes de asociar un perfil a un usuario, des de alta los distintos perfiles predefinidos que manejars y los adaptes a tus necesidades. Cada sistema por omisin, tendr definidos ciertos perfiles predefinidos . A estos perfiles les podrs Habilitar o Deshabilitar las diferentes opciones y/o procesos disponibles, dependiendo de tus necesidades, Ejemplo: En SAE: Facturista, Almacenista, Gerencia, Cobranza y Pagos En COI: Capturista, Contador, Auxiliar, y Contralor. Una vez aplicado un perfil, podrs cambiarlo, para ello, selecciona en el men flotante (botn derecho del ratn) la opcin Aplicar perfil. Como se mencion anteriormente, dependiendo del sistema por omisin se aaden perfiles predefinidos los cuales no se vern en pantalla hasta que se habilite la opcin "Ver perfiles predefinidos" la cual est disponible el men Flotante (botn derecho del ratn).
Descripcin de campos para la carpeta "Empresas" Campo Descripcin
Empresas En este campo podrs indicar las empresas en las que se registrarn los usuarios que "Todas" se den de alta. Por omisin estn seleccionadas todas las empresas registradas en el sistema en el cual se est trabajando, pero podrs modificar dicha seleccin indicando la o las empresas en las que desees registrar tus usuarios, para ello desactiva el campo "Todas" y selecciona con el ratn las empresas que especficamente deseas. Conforme vayas registrando ms empresas en el sistema, debers asignar los usuarios que podrn trabajar en ellas, ya que cada una de las nuevas empresas por omisin tendrn registrado solamente al usuario Administrador. Para activar tus usuarios en empresas pertenecientes a otros sistemas, tendrs que acceder al sistema en cuestin y asignarlos. Esencial Podrs modificar los datos definidos en la carpeta "Generales" , desde cualquier sistema Aspel. El manejo de agregar o modificar un usuario podr realizarse con el ratn o con el teclado:
Para presentar el Men Flotante: utiliza el botn derecho del ratn o las teclas SHIFT + F10. Para modificar un usuario: utiliza el men flotante o, el botn de Modificar.
Para consultar y/o modificar las propiedades del administrador, utiliza el men flotante (botn derecho del ratn), opcin "Prop". Administrador". El sistema no te permitir eliminar el nombre de los usuarios que des de alta, slo te permitir realizar modificaciones. Los perfiles se aplican y se definen por sistema, a diferencia de los datos generales de los usuarios Aspel y las propiedades del administrador, que son modificables y aplicables desde cualquier sistema.
* Administracin y Control de Accesos Acceso
Men Configuracin / Perfiles del usuario.
En este mdulo se administran y controlan los accesos a cada una de las opciones de los sistemas Aspel y dicho control aplica para todos los recursos de dichos sistemas, es decir, para los usuarios que utilizan dichas opciones. Para una mejor administracin de estos usuarios, se proporciona un mdulo principal, en el que podrs dar de alta los usuarios que podrn activarse en cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalados en tu computadora. Manejo Ahora todos los sistemas de la lnea Aspel: NOI, COI, etc, cuentan con un m dulo de perfiles con interfaz comn, es decir, de uso compartido, de tal forma que al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya registrado, este usuario quedar disponible para todos los sistemas instalados que compartan el mismo directorio de archivos comunes (DAC) ya sea que se encuentren en la misma red de trabajo o en el mismo equipo. La integracin de este nuevo concepto de perfiles de usuarios, tiene las siguientes ventajas o caractersticas:
Los usuarios dados de alta en este mdulo estarn disponibles para todos los sistemas de la lnea Aspel, de tal forma que no sea necesario recapturar usuarios que por su perfil laboral tengan asignadas actividades en diferentes sistemas. Adicional a los perfiles predefinidos en cada sistema (dependiendo del sistema), podrs dar de alta tus propios perfiles predefinidos segn tus necesidades y asociarlos a los usuarios que pertenezcan a un mismo perfil, (por ejemplo: El perfil Auditor externo) Tu decidirs los usuarios que estarn activos en cada uno de los sistemas Aspel y para cada una de las empresas que estn registradas en cada sistema, ya que cada sistema puede manejar varias empresas y no necesariamente ser las mismas. Ahora se podrn imprimir los perfiles del usuario correspondientes al sistema en el cual se est trabajando y de la empresa que se tenga seleccionada en el mdulo. Los datos personales del usuario como nombre, clave, etc, se podrn modificar desde cualquier sistema Aspel, pero los perfiles o derechos especficos se debern definir desde cada uno de los sistemas, es decir, aunque el usuario est activo en varios sistemas, slo se podrn consultar los perfiles que le correspondan en el sistema en el cual se est trabajando.
Independientemente de la empresa con la que se haya iniciado sesin, en este m dulo podrs cambiar de empresa para hacer modificaciones en cuanto a los perfiles definidos para los diferentes usuarios registrados, sin que esto afecte o cambie la empresa con la que se accedi al sistema (y que se especific desde la ventana de Abrir empresa). En este mdulo podrs: Agregar usuarios Aspel y modificar datos de los mismos Registrar usuarios en las empresas Dar de alta Perfiles predefinidos y aplicarlos Definir los perfiles de un usuario Modificar las Propiedades del administrador Imprimir los perfiles de la empresa seleccionada
El usuario administrador ser el mismo para todos los sistemas Aspel, de tal forma que se facilite la administracin de la informacin, al utilizar el mismo nombre y clave de acceso. Si modificas la clave del usuario administrador este cambio aplicar a todos los sistemas.
Los botones de las diferentes opciones se habilitarn dependiendo del sitio en el que ests posicionado. En la parte donde se muestran los usuarios Aspel podrs identificar fcilmente a los usuarios que ya estn registrados en el sistema y empresa seleccionada, los diferentes status que podrs observar son:
Usuario registrado. Lo podrs identificar por que el nombre del usuario estar en letras en Negritas, y el color depender del formato establecido en las propiedades de Windows para la apariencia en pantalla, Ejemplo: "Pedro Mndez". Usuario disponible para su registro. Lo podrs identificar por que el nombre del usuario estar en letra normal, y el color depender del formato establecido en las propiedades de Windows para la apariencia en pantalla, Ejemplo: "Pedro Mndez". Usuario suspendido. Cuando un usuario est suspendido se resaltar su nombre con color Rojo "Vctor Osorio". Por omisin los usuarios suspendidos no se ven en pantalla, por lo que debers activar la opcin "Ver suspendidos" disponible en el men flotante (botn derechos del ratn), para que se visualicen. Ejemplo con una configuracin de windows diferente a la estandar:
En este mdulo, se manejan diferentes iconos para diferenciar los tipos de usuarios, e incluso para ubicar rpidamente los perfiles predefinidos. Cuando los usuarios de los diferentes sistemas Aspel accedan al mdulo de perfiles del usuario, slo podrn consultar su perfil para revisar a qu partes del sistema tienen acceso y a cules no, estas limitantes sern definidas previamente por el administrador de la empresa. Estos usuarios slo podrn modificar: su clave, puesto, departamento y correo electrnico, as como imprimir su perfil.
Notas importantes
Los perfiles se definen y aplican por sistema, a diferencia de los datos generales de los usuarios Aspel y propiedades del administrador, que son modificables y aplicables desde cualquier sistema. Es importante que por cuestiones de seguridad slo una persona conozca la clave (contrasea) del administrador y que sta se conserve en un lugar seguro para futuras referencias, ya que dicha contrasea ser aplicable para el acceso como Administrador en todos los sistemas de la lnea Aspel que se tengan instalados en la computadora y que compartan el directorio de Archivos comunes. Adems si dos personas en un mismo momento (trabajo en red) modifican algn dato ya sea de los usuarios Aspel registrados o de las propiedades del administrador, se conservarn y guardarn las ltimas modificaciones realizadas. Para que este mdulo sea de interfaz comn para los usuarios pertenecientes a una misma red de trabajo, el sistema en cuestin y todas sus estaciones de trabajo deben hacer referencia a la misma carpeta de Archivos Comunes Aspel. Para modificar y/o consultar las propiedades del administrador, utiliza el men flotante (botn derecho del ratn), opcin "Prop. Administrador". Es importante que para permitir el acceso al sistema, tengas en cuenta no slo la clave de acceso, sino tambin el nombre de usuario, ya que ahora al iniciar una sesin con el sistema se solicitarn ambas (Usuario/Clave).
* Suspender, eliminar o borrar usuarios

Acceso Suspensin de usuarios Aspel Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios Aspel / Men flotante / Datos generales / Botn Suspender. Eliminar un usuario Aspel de una empresa Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios registrados para la empresa seleccionada / con el botn
Manejo Borrar usuarios Dado que los usuarios de un sistema especfico, por ejemplo, los usuarios de Aspel-SAE, ahora pueden ser tambin usuarios de otros programas Aspel, el sistema no te permitir eliminar fsicamente usuarios, slo te permitir realizar modificaciones o en su defecto eliminarlos nicamente de la empresa en la que estn registrados o suspenderlos temporalmente. Es importante mencionar que por la nueva integracin de este mdulo,(el cual como se indic anteriormente se instala como una aplicacin comn para todos los sistemas Aspel en la carpeta de Archivos Comunes Aspel), aunque realices una reinstalacin o desinstalacin de cualquier sistema no se perder la informaci n de los perfiles de usuarios definidos, a menos que manualmente sean eliminados los archivos correspondientes a dicha aplicacin, en ese caso, s necesitaras instalar nuevamente el mdulo de perfiles del usuario el cual ser instalado por cualquiera de las nuevas versiones de los sistemas Aspel. Suspensin de usuarios Aspel El sistema da la opcin de suspender temporalmente un usuario, de tal manera que ste quedar deshabilitado y no estar disponible para su registro en ninguna empresa del sistema donde se suspendi, pero dado que el proceso de suspensi n es general, si dicho usuario se encuentra registrado en otro sistema Aspel, por ejemplo en NOI, la suspensin aplicar tambin en todas las empresas de dicho sistema, es decir, tanto en NOI como en SAE. Pasos a seguir: 1. Ubcate en la seccin: "Usuarios Aspel", selecciona el usuario que deseas suspender y activa el men flotante (con el botn derecho del ratn) para elegir la opcin "Datos Generales", por ltimo marca la casilla "Suspendido".
2. Al momento de activar el botn "Modificar", el sistema enva el siguiente mensaje: "El usuario ser suspendido por lo que no tendr acceso a ninguna empresa de ningn sistema. Por seguridad, la clave del usuario ser eliminada pero recuerde que al reactivarlo deber ingresarla nuevamente. Desea suspenderlo?", si tu respuesta es afirmativa el usuario quedar suspendido y no estar disponible para su registro en ninguna empresa. Si tu respuesta es "No" el usuario no ser suspendido. Los usuarios registrados en las empresas que tengan estatus de suspendidos, no podrn acceder al sistema hasta su reactivacin. Para reactivar nuevamente a tus usuarios, por cada uno de ellos, debers acceder a la opcin "Datos generales" y desmarcar la casilla "Suspendido". Cuando un usuario sea suspendido, se conservarn todos los perfiles proporcionados en el alta, a excepcin de la clave, la cual debers proporcionar nuevamente al momento de reactivarlo.
Por omisin, los usuarios que estn suspendidos no se listan entre los usuarios Aspel disponibles en la seccin correspondiente, para que puedas visualizarlos y reactivarlos nuevamente, posicinate sobre cualquier usuario Aspel y activa la opcin "Ver Suspendidos" que se encuentra disponible desde el men flotante (botn derecho del ratn).
Eliminar un usuario Aspel de una empresa Si solamente deseas que el usuario deje de pertenecer a la empresa en la que est registrado, realiza lo siguiente: 1. Posicinate sobre el usuario que deseas eliminar de la empresa. 2. Selecciona el botn , en ese momento observars que el usuario Aspel:
a). Dejar de mostrarse en la seccin: "Usuarios registrados para la empresa seleccionada". b). En la seccin: "Usuarios Aspel", el nombre de ste se mostrar en letra normal as, indicar que dicho usuario ya no est registrado en la empresa seleccionada.
Posteriormente si as lo requieres podrs volver a registrarlo en la empresa sin ninguna restriccin.
Nota: El usuario Administrador no podr ser suspendido, eliminado ni borrado.

* Copiar y pegar perfil Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Men flotante (botn derecho del ratn), opcin Copiar o Pegar Con esta opcin podrs copiar el perfil de un usuario previamente definido, para pegarlo y que sea adoptado por otro usuario, esto con el fin de ahorrarte tiempo en la definicin de su perfil, si es que ambos cumplen con el mismo perfil de trabajo, o bien te pueda servir como base para continuar definiendo perfiles segn corresponda.
Manejo
1. Posicinate sobre el usuario del cual se quiere copiar su perfil. 2. Con el men flotante (botn derecho del ratn) selecciona la opcin de copiar perfil 3. Selecciona el usuario al que quieres pegar el perfil copiado. 4. Y con el men flotante (botn derecho del ratn) opcin pegar perfil se copiar el perfil completo del usuario copiado anteriormente. 5. Para que este perfil tenga efecto, debers grabarlo con el botn si quieres cancelar el .
proceso y que no se grabe los cambios, cancela el cambio con el botn * Definir el perfil de un usuario Acceso
Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada La definicin de un perfil de usuario, consiste en indicar a qu operaciones tendr acceso y a cules no dependiendo el tipo de trabajo o puesto que desempee en la empresa. Al usuario Administrador no se le podr modificar su perfil, ya que por la misma naturaleza de su
perfil o puesto debe tener permiso de acceso a todos los procesos del sistema. Manejo
Para cada uno de los usuarios registrados podrs observar una lista de las distintas operaciones generales que se pueden realizan en el sistema, y donde a su vez cada una contiene las opciones con las que est relacionado. Cuando se crea un usuario ste por omisin tiene permisos para acceder y trabajar con todos los procesos o funciones que se realizan desde el sistema (siempre y cuando en el momento de darlo de alta no se le haya asignado un perfil predefinido). Es importante definir correctamente el perfil de un usuario, ya que podrs permitirle que ejecute una funcin muy general o llegar a lo ms especfico, de acuerdo al tipo de organizacin en tu empresa.
Selecciona el usuario al cual vas a definir su perfil y expande los nodos con ayuda del ratn.
Colcate en el proceso u opcin que deseas habilitar o deshabilitar y, con el botn derecho del ratn despliega el men flotante y selecciona la opcin Habilita/Deshabilita o utiliza el botn de la barra de herramientas, al efectuar este proceso se asignar a las opciones un estado diferente que se marcar con un icono tambin diferente, de tal forma que fcilmente puedas distinguir si la opcin est habilitada o deshabilitada.
Para que los cambios se apliquen, debers Grabar el perfil con el botn Para aplicar un perfil predefinido realiza lo siguiente: Si al dar de alta un usuario no le aplicaste un perfil predefinido, podrs hacerlo desplegando el men flotante y seleccionando de los perfiles predefinidos el que le corresponda al usuario dependiendo el puesto que desempee. Si no existe un perfil predefinido que se adapte a tus necesidades, puedes tomar alguno como base, o bien, dar de alta uno nuevo. Una vez aplicado un perfil ste quedar marcado indicando cul de los perfiles predefinidos tiene aplicado el usuario.
Los perfiles predefinidos slo estarn disponibles desde el sistema en el que hayan sido dados de alta, ya que se estructuran con las opciones y procesos correspondientes al sistema en el que se dieron de alta. Es importante mencionar que las funciones o procesos que se desglosarn dependern del sistema que est activo es decir, si ests trabajando con Aspel-SAE se mostrarn los procesos o funciones
propias de dicho sistema, y as por cada sistema, Ejemplo:
Notas En caso de que no se modifique el perfil que por omisin baja el sistema, el usuario tendr acceso a todos los mdulos y opciones del sistema. Si inhabilitas una funcin de nivel superior, las opciones asociadas a sta tambin quedarn bloqueadas. Cuando un usuario ingrese al sistema, visualizar atenuadas las opciones del men a las que no tenga acceso, de igual forma en los iconos correspondientes. Si modificas el perfil de un usuario, al grabarlo debes tomar en cuenta que no podrs recuperar el perfil anterior. El perfil del administrador no podr modificarse, ya que debe tener acceso completo a todas las operaciones del sistema. Los perfiles se aplican y se definen por sistema, a diferencia de los datos generales de los usuarios Aspel y de las propiedades del administrador, que son modificables y aplicables desde cualquier sistema.
* Registrar un usuario Aspel en una empresa Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuario, Seccin Usuarios Aspel, con el botn Este proceso te permite registrar un usuario Aspel en la empresa seleccionada. Manejo Algunas de las razones por las que ser necesario registrar en una empresa a un usuario Aspel son: 1. Porque cuando se dio de alta al usuario Aspel, no seleccionaste la empresa para que su registro en ella fuera automtico. 2. Seguramente el usuario Aspel fue dado de alta en un sistema especfico, pero tambin necesitas que dicho usuario est registrado en otros sistemas de la lnea Aspel y en otras empresas pertenecientes a dichos sistemas. 3. Por alguna razn el usuario Aspel fue suspendido o eliminado de la empresa. Cada vez que das de alta un usuario ste se considera como un usuario Aspel, es decir, un usuario que estar disponible para trabajar en cualquier sistema o cualquier empresa. Cuando das de alta un usuario Aspel en ese momento puedes indicar en qu empresa se registrar, pero recuerda que slo se listan las empresas que pertenecen al sistema en el que ests trabajando. Para registrar un usuario Aspel en la empresa seleccionada realiza los siguientes pasos:
1. Inicia una sesin con el sistema y accede a la empresa en la que deseas registrar a tu usuario, 2. En la seccin derecha de la ventana, ubica el usuario que deseas registrar en la empresa posicionndote sobre l y selecciona el botn .
Nota: Si necesitas registrar ms de un usuario, podrs ayudarte con el ratn y la tecla Shift. Si los usuarios a registrar estn alternados, podrs ayudarte con el ratn y la tecla Ctrl.
Recuerda que los usuarios que no estn registrados en la empresa se mostrarn con letra normal, y el estilo de fuente depender del formato establecido en las propiedades de Windows para la apariencia en pantalla.
Este proceso lo debers realizar por empresa y recuerda que slo se listan las empresas del sistema con el que se est trabajando.
* Modificar los datos generales de un usuario Aspel Acceso Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin Usuarios Aspel / Elige el usuario a modificar, y activa el botn Men Configuracin / Perfiles de usuarios, Seccin Usuarios Aspel / Elige el usuario a modificar y activa el men flotante (botn derecho del ratn), y elige la opcin "Datos Generales", o con las teclas Ctrl + M. Esta opcin te permitir modificar los datos de un usuario Aspel, como pueden ser Usuario, Nombre, Clave, etc. Para que se active el botn correspondiente a esta opcin, debers estar posicionado sobre un usuario Aspel.
Descripcin de campos para la carpeta "General" Campo Usuario Descripcin Proporciona el nombre con el que se identificar el usuario al acceder al sistema, ste ser el usuario que se deber proporcionar junto con su clave para ingresar al sistema. Nota: Slo el Administrador podr modificar este campo y asignar un valor diferente. Nombre Clave Proporciona el nombre completo del usuario, Ejemplo: Pedro Mndez Puerto. Escribe la contrasea con la que se tendr acceso al sistema. La clave no debe ser mayor a 6 caracteres.
Confirmar Clave Vuelve a escribir la contrasea para confirmar que fue escrita correctamente. Puesto Indica el puesto que desempaa el usuario dentro de la empresa, Ejemplo Vendedor Escribe el departamento al que pertenece el usuario, Ejemplo Ventas Este campo te permitir indicarle al sistema que el usuario estar suspendido temporalmente, al estar suspendido el usuario queda deshabilitado para su uso o registro dentro de una empresa, pero cuando lo desees lo podrs habilitar
Departamento Suspendido
nuevamente. Nota: Este campo no estar disponible cuando los cambios sean realizados por un usuario diferente al Administrador. Correo electrnico Notas La modificacin de empresas slo aplica para el sistema en el que se est trabajando y los datos generales que se hayan modificado desde esta opcin se vern reflejados automticamente en todos los sistemas Aspel. Es importante considerar que con esta opcin no se pueden aplicar perfiles predefinidos y que slo el usuario Administrador puede cambiar la o las empresas en las que est registrado un usuario. Los usuarios administradores son los que tienen control total sobre cualquier cambio en los datos de los usuarios del sistema, cuando un usuario Aspel acceda a este mdulo, slo podr modificar su nombre, clave de acceso al sistema, su puesto, departamento y correo electrnico. * Propiedades del administrador Acceso
Anota o verifica el correo electrnico del usuario que ests modificando.
Men Configuracin / Perfiles de usuarios / Seccin: Usuarios registrados para la empresa seleccionada / Men flotante (botn derecho del ratn) / Opcin Prop. Administrador
Con esta opcin podrs modificar los datos generales del administrador de los sistemas Aspel, as como su clave de acceso a los sistemas. Esta contrasea o clave es considerada como la clave principal la cual tiene control completo de todas las operaciones disponibles en el sistema, por lo tanto, el usuario Administrador es el nico que al acceder al mdulo de perfiles de usuarios podr realizar cualquier modificacin a los derechos del resto de los usuarios Aspel. La ventana que se desplegar para modificar las propiedades del administrador, es la misma que se presenta al solicitar la modificacin de los datos de un usuario Aspel, pero por la misma naturaleza de este usuario, no estar disponible la casilla "Suspendido".
Manejo El usuario administrador por omisin tiene definida la contrasea Aspel1, la cual se recomienda por seguridad modificar lo ms pronto posible. Y una vez modificada, la nueva clave deber conservarse en un lugar seguro para futuras referencias, ya que dicha contrasea ser aplicable para el acceso como Administrador en todos los sistemas de la lnea Aspel instalados en la
computadora.
* Agregar perfiles predefinidos Acceso Men Configuracin / Perfiles del usuario, con el Botn O con el men flotante (botn derecho del ratn) / Nuevo perfil predefinido Esta opcin te permitir dar de alta perfiles predefinidos, para que al agregar un usuario, su perfil se forme con base en un perfil previamente definido. El objetivo de los perfiles predefinidos, es ahorrarte tiempo en la definicin de los diferentes permisos dado que en algunas ocasiones varios usuarios pueden pertenecer al mismo puesto y desempear las mismas funciones. Manejo Al acceder a esta opcin, slo se solicitar el nombre que se asignar al perfil predefinido, por ejemplo: Aux de nmina, almacenista, etc., y para grabarlo debers seleccionar el botn Crear. Cuando el perfil es creado, ste se coloca al mismo nivel que los usuarios registrados, esto para su fcil consulta y modificacin en todo momento. Nada ms hay que considerar que por omisin los perfiles predefinidos no se visualizan en la seccin "Usuarios registrados para la empresa seleccionada" del mdulo de perfiles, por lo que para visualizarlos tendrs que activar la opcin "Ver perfiles predefinidos" disponible en el men flotante.
La activacin de la opcin: "Ver perfiles predefinidos", slo aplica para una instancia o momento especfico, es decir, cuando cierres el mdulo esta opci n se deshabilitar automticamente y cuando vuelvas a acceder al mdulo tendrs que activarla nuevamente. Al dar de alta los perfiles predefinidos, ya sea que los asocies desde el alta de usuarios Aspel, o bien, los apliques directamente sobre un usuario registrado. Esencial Se recomienda primero dar de alta los perfiles predefinidos, y en su caso modificarlos segn tus necesidades, para posteriormente asignarlos en el alta de usuarios. No hay un limite para el alta de perfiles predefinidos, por lo que podrs agregar el nmero que necesites para cubrir todos los puestos o funciones que se desempean dentro de la empresa.
Los perfiles predefinidos slo estarn disponibles desde el sistema en el que hayan sido dados de alta, ya que se estructuran con las opciones y procesos correspondientes a dicho sistema. Una vez que los perfiles se dieron de alta, no podrs eliminarlos, solamente podrs modificarlos habilitando o deshabilitando los procesos y funciones que tengan asociados. * Generacin de respaldos Acceso
Men Configuracin / Perfiles de usuarios, con el Botn Respaldar o Restaurar.
, desplegar y seleccionar la opcin
Esta opcin sirve para respaldar y/o copiar el archivo de perfiles en otros dispositivos o directorios de tu computadora. Este proceso te permitir contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron a los usuarios en un determinado perodo para que, en caso de que por alguna razn se dae tu archivo, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Al respaldar el archivo de perfiles se incluye informacin de todos los sistemas Aspel, es decir, de todos los usuarios dados de alta y de la asignacin o registro de estos usuarios en los sistemas y empresas correspondientes; con sus respectivos perfiles, no importando desde que sistema instales o restaures el respaldo (siempre se recuperar la informacin de todos los sistemas).
Manejo Respaldar El procedimiento es muy sencillo: 1. Al seleccionar esta opcin, se desplegar una ventana donde se sugiere el nombre del archivo de respaldo a generar, por ejemplo: "30-09-04", donde: en las primeras dos posiciones se indica el da en el que se est generando el respaldo, en las siguientes dos posiciones se indica el mes y en las dos ltimas posiciones se indica el ao. Si lo deseas, podrs cambiar el nombre que se asignar al respaldo. Nota: El formato o extensin con el que se generar el archivo de respaldo es "pqz", el cual se maneja como un archivo de uso interno. 2. Selecciona la ruta o directorio donde deseas copiar el respaldo, por omisin se sugiere un directorio llamado: "Respaldo" que se encuentra ubicado en la ruta donde est instalado el mdulo de perfiles (dentro de la carpeta de Archivos Comunes/Aspel). 3. Oprime el botn "Guardar" para que el archivo con la informacin de los perfiles se genere en el directorio especificado. Restaurar El procedimiento es el siguiente:
1. Al seleccionar esta opcin, se desplegar una ventana donde se mostrar el ltimo archivo de respaldo generado, siempre y cuando el respaldo se haya generado en la carpeta que por omisin sugiere el sistema, de lo contrario, especifica la ruta donde se encuentra el archivo del respaldo. 2. Selecciona el archivo del respaldo que quieres restaurar. 3. Oprime el botn " Abrir" para que el respaldo se restaure. Nota: Recuerda que los archivos del mdulo de Perfiles de usuarios se encuentran instalados en la Carpeta de Archivos Comunes / Aspel, por lo que el respaldo se restaurar en la ruta o directorio correspondiente a la carpeta
* Imprimir perfil Acceso Men Configuracin / Perfiles del usuario, con el Botn Con esta funcin podrs imprimir el perfil de cada uno de los usuarios registrados en la empresa seleccionada. Para imprimir el perfil de un usuario registrado en otra empresa que no se la actual, es necesario ubicarse en la empresa deseada desde el campo ubicado en la parte superior de la ventana de perfiles, despus seleccionar el usuario del cual se desea imprimir su perfil. Manejo Para que en la presentacin preliminar como en la impresin se muestren todos los perfiles de un usuario, debes Expandir el nodo de los perfiles, esta opcin se localiza en el men flotante que se despliega al oprimir el botn derecho del ratn cuando el cursor est ubicado sobre el registro de un usuario, lo anterior es necesario porque la presentacin preliminar e impresin del reporte se obtiene tal y como se presenta la informacin en la ventana de perfiles. Finalmente se oprime el botn "Imprimir perfiles" localizado en la barra de herramientas de la ventana. El reporte presentar la informacin desglosada de todas las opciones y procesos disponibles para el usuario, con su respectivo estatus, es decir, si la opci n se encuentra habilitada o inhabilitada para su uso.
As se emitir el reporte
Esencial
Si un usuario Aspel no tiene el perfil de Administrador, cuando acceda al m dulo de perfiles, slo podr modificar sus datos generales, consultar e imprimir su perfil.
2.4 Preferencias
Acceso
Men configuracin, Preferencias
Configura o definir las siguientes opciones para el fcil manejo de tu sistema:
Barra de herramientas
Acceso
Men Configuracin, Preferencias, Barra de herramientas
Campo Barra Actual Disponibles Descripcin
Observaciones Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo es informativo y describe la funcin que tiene asignado cada botn.
Botn Agregar Botn Eliminar Botn Original
Te permite agregar un botn a la barra de herramientas
Elimina un botn de la barra de herramientas
La Barra original es la seleccin bsica, que contiene los botones ms utilizados, y puedes basarte en ella para completarla y adecuarla a tus necesidades. Restablece a su estado original la barra de herramientas. Inserta espacios entre botones, para que te sea ms fcil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.
Botn Separador
Aplicaciones Asociadas
Acceso

Men Configuracin, Preferencias, Aplicaciones asociadas Desde la Barra de herramientas con el botn (*)
Campos Ruta de las aplicaciones: Calculadora, Editor de texto y Hoja de clculo
Descripcin Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de clculo desde el sistema COI, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, as podrs tener
acceso a ellas desde el sistema. Nota: En caso de no definir la ruta del ejecutable para la calculadora, al momento de solicitarla desde la barra de herramientas principal con el botn la que se muestra en los campos de tipo monto. , la calculadora que se desplegar ser
2.5 Modo alterno de captura

Acceso
Men Configuracin, Modo alterno de captura
Si est habilitada esta opcin significa que la tecla ENTER dentro de los catlogos funciona para cambiarse de un campo a otro, como si se tratara de un tabulador. Cuando habilitas est opcin saldr un mensaje donde te explica cul es su funcin. Nota: Si est activada esta opcin, al momento de que llegues a algn botn de ACEPTAR la tecla Enter se convertir en validacin o terminacin el proceso.
2.6 Activar sugerencias

Acceso
Men Configuracin, Activar Sugerencias
El objetivo de esta herramienta es mostrarte "Tips" o recomendaciones sobre los procesos y actividades novedosas e importantes en el sistema, as como sugerencias para un eficiente manejo. Las sugerencias se muestran al iniciar la sesin siempre y est activa esta opcin.
Nota: Si desea desactivarlas puedes hacerlo desde el Men Configuracin / Activar sugerencias o desde la ventana de sugerencias marcando la casilla " No volver a mostrar sugerencias".
3. CONFIGURACION DE LA EMPRESA
3.1 Actualizacin
Aspel actualizacin en lnea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualizacin de los sistemas Aspel va Internet. Cuando se solicita la actualizacin de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versin del sistema desde el cual se solicit el proceso. Caractersticas
Aspel-AL muestra en su pgina los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar va Internet. Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalacin anterior del sistema (ltimo reinstalable) en la ruta especificada en el mdulo de configuracin del programa Aspel-AL. Recuerda que Aspel-AL slo podr actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versin que se tiene instalada, es decir, si sta corresponde a Aspel-COI 4.0, entonces Aspel-AL te actualizar al ltimo reinstalable disponible, pero no te actualizar a la ltima versin de Aspel - I si hubiera uno disponible. Desde Aspel-AL podrs revisar el nmero de versin del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algn reinstalable. En caso de haber instalado el sistema de manera local o Servidor, la actualizacin en lnea de la versin se realizar por FTP y en caso de instalar el sistema como una estacin de trabajo la actualizacin en lnea del sistema se realizar por medio de una Unidad de Red. Para mayor informacin consulta el ayuda de Aspel-AL. Beneficios Por este medio puedes actualizar un sistema de la lnea Aspel va Internet, con slo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Consideraciones No todas las versiones de los productos Aspel estn preparadas para realizar una actualizacin en lnea, solamente a partir de los siguientes sistemas Aspel: SAE 3.0 y 4.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5 y 3.0, COI 4.0 y 5.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrnico 1.5 versiones posteriores.
3.2 Administrador de Periodos

Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
En este mdulo se encuentran los perodos dados de alta en la empresa; dentro ste, podrs dar de alta un perodo, crear el siguiente, realizar traspaso de saldos as como asignar el manejador en que trabajar la base de datos del perodo, auditar o desauditar el perodo as como cambiar la ruta del perodo.
3.2.1 Crear Nuevo Periodo

Acceso
Men archivos, Administrador de perodos, con el botn
Con esta opcin tendrs la posibilidad de crear un siguiente perodo en base a los saldos finales del perodo anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo perodo en ceros; adems de poder crear un perodo siempre y cuando no haya sido creado. Manejo Selecciona la opcin que mejor te convenga de las dos opciones que te ofrece la siguiente ventana:
* Creacin del siguiente perodo Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Dentro del mdulo de administracin de perodos, botn siguiente perodo o F3 o men flotante, opcin Crear
Este proceso genera los archivos que se utilizarn en el nuevo perodo y transporta el catlogo de cuentas ntegro, convirtiendo los saldos finales del presente mes a saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. As garantizas la continuidad del catlogo de cuentas y de los saldos acumulados.
Repercusiones Si el siguiente perodo que se est creando es el primero de un nuevo Ejercicio fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2003 se haga la creacin de enero de 2004), el sistema actualizar los montos de Depreciacin acumulada, el valor de mercado y % de vida til remanente de cada uno de los activos registrados. Nota: Al oprimir Aceptar el sistema ejecutar este proceso. Al finalizar podrs cambiarte al perodo recin creado. Si no te cambias en ese momento, despus podrs hacerlo con el mdulo de Administracin de perodos. * Iniciar nueva contabilidad Acceso
Men Archivos, Administrador de perodos, botn
o men flotante, opcin Agregar un
perodo o Alt + Ins
Desde la Barra de herramientas botn
, botn
Este proceso permite crear un nuevo perodo en un directorio para la contabilidad de la empresa. Si quieres agregar otra contabilidad, sta ser en un directorio diferente ya que el sistema no permitir la creacin. Campo Perodo Ejercicio Directorio o alias Descripcin Selecciona el mes que quieres crear. Selecciona el ao a que corresponder el mes del perodo. Indica la ruta donde se va a crear el archivo del perodo. Nota: La ruta deber ser diferente ya que el sistema no dejar crear la base de datos para evitar incongruencias. Manejo Una vez que hayas indicado la informacin del perodo a crear, al oprimir el botn Aceptar, comenzar la instalacin automtica de los catlogos; el sistema te mostrar la ventana de Creacin del catlogo de cuentas, en donde se elige el tipo de catlogo de cuentas que necesitas:
Catlogo vaco (sin cuentas) Catlogo estndar general.- Contiene las cuentas que se emplean en la mayora de las compaas, sin importar el giro al que pertenezcan. Catlogo de empresas manufactureras.- Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricacin. Catlogo para empresas comerciales.- Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro, Viticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc Catlogo para empresas de servicios.- Este catlogo no cuenta con almacn de productos terminados. En sus Gastos de venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesora, Gastos de viaje, Gastos de representacin, Boletos
de avin, y otras.
Catlogo para paquete demostrativo.- Este tipo de catlogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas.
* Agregar perodo Acceso
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn
opcin Agrega perodo.
Este proceso te servir para recuperar los datos en caso que hayas eliminado el perodo dentro del Administrador de perodos. Estos es, si por error eliminaste un perodo, para recuperarlo debers incorporar el perodo que habas eliminado e indicar la ruta donde se encuentra la base de datos de ese perodo. Manejo Dentro del Administracin de perodos, al incorporar un perodo en el administrador, se crear vaco siempre y cuando no hayas indicado una ruta, es decir sin tablas de cuentas, activos, etc. Si al eliminar un perodo necesitas recuperarlo, debers incorporar un perodo con el mes y ao correspondiente al perodo eliminado al igual de la ruta donde se encuentran los datos, para que el sistema lo reconozca. Nota: El Administrador de perodos no elimina fsicamente de la computadora los archivos de un perodo de trabajo, sino que los mantiene en la ruta donde se generaron. Si agregas un perodo vaco, debers crear el catlogo de cuentas para poder realizar las operaciones correspondientes, por ejemplo, si necesitas realizar un traspaso de saldos hacia este perodo debers crear el catlogo si no lo creas, se generar un error.
3.2.2 Eliminacin de Periodos

Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, botn Desde la Barra de herramientas, con el botn Alt+Del o men flotante opcin Borra perodos
Este procedimiento elimina el perodo slo del administrador de perodos, de modos que fsicamente todava se encuentra en el directorio donde se cre el perodo. Manejo
Selecciona el perodo que deseas eliminar y con un clic al botn se desplegar una ventana en donde se advierte que slo se eliminar la referencia el perodo e el administrador pero que los datos permanecen en la base de datos. Si quieres recuperar el perodo necesitas ejecutar el proceso de Incorporar un perodo en el Administrador de perodos.
3.2.3 Traspaso de saldos

Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, botn Desde la Barra de herramientas, con el botn F4. ; men flotante opcin Traspasa saldos o
Esta funcin permite realizar la actualizacin de los saldos en los casos en que se hayan modificado movimientos en perodos anteriores al actual. Este proceso afectar los saldos de los perodos que se especifiquen desde esta opcin, es decir, desde el perodo donde se realizaron los movimientos hasta el ltimo perodo creado actual. Manejo En la pantalla de Administrador de perodos en el campo Traspaso, te indicar si se necesita realizar esta tarea o no. Al indicar si requiere, elige la opci n de Traspaso de saldos y aparecer una ventana en la cual debers especificar de qu a qu meses quieres el traspaso de saldos. Por omisin te sugiere el de un mes a otro. Por ejemplo: si en la columna de Traspaso te indica que el mes de marzo requiere traspaso, al indicarle la opcin de traspaso de saldos, te mostrar la ventana con los meses de marzo hasta abril para traspasar.
Nota : El traspaso de saldos podr efectuarse desde cualquier perodo y abarcar no s lo un mes sino varios, hasta llegar al ltimo perodo creado. As mismo, el proceso podr ejecutarse sin problemas, an cuando los archivos de datos de los diferentes perodos a los que traspasars el nuevo saldo, se encuentren grabados en distinto disco, directorio y/o subdirectorio.
Campo Perodo del mes... Perodo al mes. Solo cuentas con movimientos
Observaciones Debers anotar o elegir el perodo del que quieres traspasar los saldos. Debers anotar o elegir el perodo al que se van a traspasar los saldos. Si seleccionas esta opcin, solo las modificaciones hechas sern procesadas disminuyendo as el tiempo para la actualizacin de saldos.
El sistema contempla varias formas para informarte que es necesario efectuar el traspaso de saldos. Una forma es cuando el Parmetro del sistema, Traspaso automtico se encuentra desactivado y despus de modificar o agregar una pliza o al agregar una cuenta, el sistema enviar el mensaje: "Recuerda que es necesario hacer traspaso de saldos" Otra forma de informarte es dentro de la consulta de Administracin de perodos en la columna de Traspasos, te indicar si requiere o no un traspaso. Nota: Te recomendamos que luego de capturar varias plizas por ejemplo, 30, en el catlogo de plizas y si ests trabajando con el Parmetro Traspaso automtico activado, al momento de cerrar la ventana del catlogo se realizar el Traspaso de saldos pero tardar unos segundos en lo que traspasa los saldos de los movimiento que se realizaron en las plizas. Es recomendable captura pocas plizas y cerrar la ventana para que el proceso de Traspaso sea ms gil. Repercusiones Al efectuar el traspaso de saldos, el sistema vuelve a generar los catlogos de cuentas y/o de cuentas departamentales, actualizando los saldos iniciales y los saldos finales de las cuentas modificadas. Si se agregaron nuevas cuentas y se activ en los Parmetros del sistema la opcin Alta en traspasos", las nuevas cuentas sern registradas automticamente al correr este proceso. Por otra parte, las cantidades anotadas en las partidas de las plizas no sern afectadas.
3.2.4 Auditar / Desauditar perodo

Acceso
Desde la Barra de herramientas con el botn / Desauditar perodo
o desde el men flotante, opcin Auditar
Este proceso audita el perodo de modo que no puedas realizar las operaciones bsicas de la consulta de Cuentas, Cuentas departamentales, Plizas, Activos Podrs realizar consultas a las cuentas, plizas, activos, balanza de comprobacin, control, de archivos, etc., siempre y cuando no afecte a las tablas principales. Para poder desauditar el perodo debers entrar al mdulo de Administracin de perodos y abrir el perodo con la tecla F5, el botn flotante. o la opcin auditar/Desauditar perodo desde el men
3.2.5 Control de Archivos

Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn
o F8
(*)
Esta opcin te permite revisar el estado de tus archivos de datos. Utilzala cuando el sistema seale alguna anomala con tus datos; as podrs verificar que los archivos de datos no estn daados y, si lo estn, podrs corregir el problema. Esencial: Antes de ejecutar cualquier operacin de Control de Archivos, genera un respaldo de tu informacin. Manejo
La informacin que generas en tu sistema se almacena en "archivos" dentro de tu computadora en

la unidad de disco que elijas. Se crean varios tipos de archivos: de datos (terminacin ".DB"), de ndice (terminacin ".PX, XGO, YGO, XG1, YG1, XG2, YG2, X01, Y01"), Donde: DB PX Los archivos de datos contienen los registros tal y como lo capturaste. ndice de datos primarios.
XGO/YGO ndices de control secundarios. XG1 / YG1 XG2 / YG2 Nota: Los ndices contienen informacin de la organizacin de tus registros en el X01 / Y01 archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar ms rpidamente la informacin capturada.
Si seleccionas un archivo de datos (.DB) podrs ejecutar los procesos de Verificacin, Recuperacin, Creacin, Instalacin Automtica, Avanzado y Conversin, y si seleccionas un archivo de ndice (PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01) slo podrs ejecutar el proceso de regeneracin e Instalacin automtica.
Esencial: Si no generaste la base de datos al instalar el sistema, podrs hacerlo con la Instalacin Automtica. Por otro lado, si ya tienes movimientos capturados, este proceso slo crea los archivos que no existan conservando la informacin en los archivos ya existentes.
* Diagnstico de archivos Acceso
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn Men Utileras, Control de archivos, Botn
o F8, opcin Diagnstico de
(*), opcin Diagnstico de archivos
Por medio de esta funcin podrs conocer datos generales del archivo seleccionado, as como la informacin de su estado. Campo Nombre Descripcin Descripcin Este campo informativo te mostrar el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrar qu descripcin tiene el archivo.
Estado
Este campo informativo te mostrar el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo informativo te mostrar el tamao actual del archivo, este depender de los movimientos registrados en el mismo. Este campo informativo te mostrar la hora en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo informativo te mostrar la fecha en que se modific el archivo por ltima vez. Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el nmero de registros que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Este campo informativo representa una cifra terica; se refiere al nmero de registros que deberan estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamao del archivo (en bytes) entre el tamao que ocupa un registro (tambin en bytes)
Tamao
Hora
Fecha
Cifra en registro de control Registros calculados
Nota: Si la cifra en el registro de control y los registros calculados son iguales, tu archivo est correcto; si no es as, significar qu tu archivo est daado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con l, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperacin. Manejo El botn , slo se encontrar activado cuando ests diagnosticando un archivo de datos (con terminacin .DB). * Verificacin de registros Acceso
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn botn
o F8 , Botn Diagnstico,
Desde la Barra de herramientas, con el botn
(*),, Botn Diagnstico, botn
Men Utileras, Control de archivos, botn Diagnstico , Botn
Esta opcin verifica los archivos de datos (terminacin.DB) para conocer el estado en que se
encuentran. Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la informacin que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numrico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.)
Nota: Si el proceso de Verificacin presenta algn dao, ser necesario realizar el proceso de Recuperacin. * Creacin de archivos Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*) ,Botn
o F8 , Botn
Este proceso genera el nuevo archivo de datos de tu contabilidad que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos. Nota: Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opcin puedes crear cada archivo de datos (.DB). Al crear los archivos de datos tambin se generarn los ndices asociados. Repercusiones: Al crear cualquier archivo si ya existe, perders toda tu informacin contenida en ste.
Manejo
Si ejecutas este proceso, el sistema revisar primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos), se crea automticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicit, enviar un mensaje de que ya existe y te pedir la confirmacin para continuar. Al crear cualquier archivo de datos, el sistema mostrar el Estado de creado. En el caso de la creacin del archivo del Catlogo de monedas el sistema te proporciona una ventana; en donde podrs observar un listado de las monedas con el nombre de la moneda, en la cual podrs reinicializar el archivo de monedas con las que deseas trabajar.
* Recuperacin de archivos Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*), Botn
o F8, Botn
Esta funcin te permite recuperar la mayor cantidad de informacin de los archivos que se encuentren daados; una vez terminado el proceso el sistema indicar dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados. Esta opcin estar disponible nicamente para los archivos de datos (archivos con terminacin DB) Repercusiones: Si por algn error efectuaste el proceso de Recuperacin sobre un archivo que no lo necesitaba, tu informacin no se ver afectada. Despus de recuperar un archivo ser necesario Regenerar el ndice del mismo. Nota: Si en el Diagnstico de Archivos observaste un Estado de archivo como daado, debes llevar a cabo la Recuperacin de archivo. Al ejecutar el proceso no se asegura que se recupere la informacin del registro daado, pero s de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar slo los registros daados o los ms recientes. Manejo y Sugerencia El sistema leer el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabar en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro daado, el sistema preguntar si deseas continuar recuperando la informacin, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuar la recuperacin hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dar por terminando y el archivo quedar compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del daado. En el caso de las Plizas, el proceso tambin borra los cargos y abonos que aparecen en el Catlogo de cuentas y actualiza las afectaciones de las plizas que no estn daadas, tanto en las
cuentas de detalle como en las acumulativas. Si al encontrar un registro daado decides suspender la recuperacin, necesitaras volver a capturar el movimiento daado y los posteriores para que tu contabilidad no se descuadre. Se recomienda usar esta funcin slo cuando los archivos que la Verificacin marca como existentes son superiores al 60% de su informacin y cuenta con un respaldo reciente, debido a que tendrs que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron. * Regeneracin de ndices Acceso

Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn
o F8, Botn
(*) , Botn
Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas ms comunes se solucionan ejecutando esta utilera. Solamente podr ser ejecutado sobre archivos de ndice (archivos con extensin en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que se encargan de grabar en un cierto orden la informacin. Esta utilera soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga elctrica o cuando alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna operacin de guardado. Utiliza esta opcin cuando:
Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estn duplicados o no aparezcan. Los archivos de ndice no existan. El Estado aparezca como Incorrecto. Existan problemas de operacin.
Repercusiones: En caso de que algn registro est daado, la regeneracin de ndices no contribuir a recuperarlo, por lo que debers utilizar la recuperacin de archivos. Si ejecutas la regeneracin de un ndice que no requera este proceso, sus archivos no se vern afectados. * Instalacin Automtica Acceso
Men Archivos, Administrador de perodos, con el botn Men Utileras, Control de archivos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn Men Archivos, Administrador de perodos, botn
o F8 , Botn
(*) ,Botn
, opcin Nueva Contabilidad
Esta opcin permite crear de manera automtica archivos necesarios para trabajar con el sistema fcil y rpidamente, nicamente suministrando algunos parmetros bsicos como: Si deseas que se instale el catlogo estndar de cuentas, si vas a manejar o no departamentos, las monedas con las que trabajar el sistema, etc. Esta forma de instalacin te asegura que el sistema est listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parmetros de operacin especficos dependiendo del manejo de tu empresa. Manejo La primera vez que accedas al sistema, por omisin se desplegar el Administrador de perodos para que selecciones una ruta de trabajo, por omisin el sistema te propone una ruta en la cual slo faltar crear los archivos necesarios para iniciar una nueva contabilidad. Nota: Recuerda que antes de crear tu perodo de trabajo, puedes aprender a usar el sistema con la base de datos Ejemplos que el sistema te proporciona. Para esto, indica o selecciona en el campo "Directorio de trabajo" ubicado en el Administrador de perodos, la ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COI5.50\Ejemplos\. Instalacin automtica desde el Administrador de perodos Podrs crear en el Administrador de perodos tu base de datos para que empieces a incorporar la informacin de tu empresa. Para facilitar su creacin se ejecutar el proceso de instalacin automtica. Instalacin automtica desde control de archivos Para el caso en el que el control de archivos detecte que algn archivo no fue creado correctamente o por alguna razn se encuentre daado, desde este mdulo tambin estar disponible el proceso de instalacin automtica. La instalacin automtica se encargar de instalar y/o configurar el sistema para que puedas empezar a trabajar con l de inmediato. Este proceso te pedir que confirmes o indiques el tipo de informacin con el que deseas generar ciertos catlogos, la informacin que se solicita es:
Tipo de catlogo de cuentas a usar Si deseas usar el Catlogo estndar de departamentos. (Esta informacin slo te la solicitar si en los parmetros de configuracin est activada la opcin "Manejo de
Si deseas usar el catlogo estndar de rubros de cuentas
departamentos")
Las diferentes monedas con las que trabajar el sistema
Con este proceso, tambin se configurarn ciertos parmetros que son indispensables para iniciar el procesamiento de informacin en tu sistema. Para consultar los parmetros que por omisin trae configurados el sistema por omisin, consulta el tema de "Parmetros del sistema". Notas: Si cuentas con una base de datos de otra versin, primero debers crear el directorio y la misma base, para posteriormente desde el proceso de traduccin de archivos realices la traduccin. Si ejecutas este proceso en una base de datos que por alguna razn est incompleta, slo se solicitarn los elementos necesarios, es decir, puede ser que en esa ruta ya este creado un catlogo de departamentos, pero no el de cuentas, por lo que para este caso, slo se requerir la creacin del catlogo estndar del catlogo de cuentas. * Avanzado Acceso - Men Utileras, Control de archivos, con el botn Esta opcin te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Paradox, Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la informacin administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Paradox, Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podr leerla y actualizarla sin problema, y convertirla nuevamente a formato ASPEL en cualquier momento, ya que la informacin no se crea solo se actualiza.
Al darle clic al botn aparecer la siguiente pantalla:
La ventana solicita los siguientes datos: Tipo o Driver. Indica el formato de Base de datos en la que deseas exportar tus archivos. Ruta o Alias. Escribe la ruta o "alias" donde se encuentra la base. Apyate con la tecla F2 para indicar la ruta o alias. a) Si en la ruta o "alias" indicado se encuentra el archivo, el sistema lo leer y desde ese momento realizar las afectaciones correspondientes en l. b) Si el archivo existe pero en un tipo diferente al indicado, el sistema lo informar y permitir hacer la exportacin del archivo al tipo y "alias" seleccionado. Esencial: Si las tablas o archivos fueron generados por Aspel-COI, puedes estar seguro que su estructura es la correcta, pero si fueron generados desde otra aplicacin debers asegurarte que su estructura pueda ser leda por Aspel - COI. Tablas de descripcin de archivos Una vez que se ha definido la ruta y el tipo de los archivos, el sistema actualizar la informacin de manera transparente para el usuario; as mismo, los datos podrn ser vistos desde otras aplicaciones, como el Desktop de MSSQL Server o Paradox, segn sea el tipo del archivo. Si desde el manejador de la base de datos se agregan o eliminan registros es necesario actualizar manualmente el dato correspondiente a NUM-REGS del archivo de control asociado a la tabla de datos. * Conversin Acceso
Men Utileras, Control de archivos, con el botn
Utiliza esta opcin para exportar los archivos de la base de datos que actualmente est utilizando Aspel - COI (formato Paradox o Dbase) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este ltimo objetivo se debe utilizar la opcin de Avanzado. Al oprimir el botn Conversin el sistema muestra una ventana donde se solicitan los siguientes datos:
Campo Nombre
Descripcin Anota el nombre del archivo que contendr la informacin del archivo seleccionado, el sistema sugiere el nombre por omisin, por ejemplo CC_E Indica el tipo de Base de datos al que quieres convertir el archivo. o Escribe la ruta donde se dejar el archivo de la base de datos.
Tipo Ruta alias
Una vez realizada la conversin podemos consultar o modificar este archivo desde el propio manejador de base de datos (por ejemplo el Desktop de Paradox) o desde cualquier otra aplicacin que pueda leer archivos de este formato. Con esta opcin nicamente se "exporta" la informacin al formato indicado y no configura Aspel- COI. Si deseas "convertir" y "usar" el archivo de datos utiliza la opcin Avanzado.
3.2.6 Traduccin de archivos

Acceso
Men Utileras, Traduccin de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botn
(*)
Al acceder al sistema en el directorio indicado se detecta una base de datos de otra versin, te dar la opcin de manera automtica para que realices esta operacin (traduccin en lnea). Men Archivos, Administrador de perodos, botn
El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la informacin contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 3.x y 4.0) para que esta pueda ser leda por la versin 5.5. Te recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar movimientos, para que no se sobrescriba la informacin anteriormente capturada. Podrs traducir los archivos de datos, los parmetros del sistema y los perfiles del usuario. Nota: Para la versin 5.0 no se necesitar traducir la base de datos, basta con indicar el directorio donde se encuentra la base de datos de Aspel COI 5.0. Traduccin en lnea Si el asistente de traduccin se est ejecutando al momento de acceder el sistema (ver especificacin en la seccin "Acceso"), se propone slo la traduccin de parmetros, por lo que para traducir los datos o los perfiles del usuario, debers ejecutar el asistente desde el men Utileras especificando dicha traduccin. Cuando utilizas la Traduccin en lnea slo podrs traducir los parmetros de la empresa con la que iniciaste, es decir, el sistema automticamente verificar que en la versin anterior exista el mismo nmero de empresa donde tomar la informacin de los parmetros. Si ejecutas el proceso desde el men Utileras o Administrador de perodos, se enlistan todas las empresas dadas de alta en la versin anterior y debers indicar la empresa de la que se tomarn los datos para esta empresa y/o versin. Se recomienda que antes de ejecutar este proceso realices lo siguiente:
La recuperacin de archivos y regeneracin de ndices de todos los archivos en la versin en la cual vas a traducir. El respaldo de los archivos que vas a traducir. Revisa que tengas espacio suficiente en tu disco, mismo que ocupar la informacin traducida. Una vez revisado lo anterior, ejecuta este proceso.
Nota: Este proceso de traduccin tambin lo podrs realizar desde el Asistente para la configuracin de Aspel - COI 5.5 desde el men Configuracin, agregar empresa al seleccionar
Actualizar empresa de la versin Aspel - COI 3.x, 4.0

Manejo * Qu deseas traducir?
Mediante este asistente podrs traducir fcilmente los parmetros generales as como sus datos y perfiles de usuarios. La ventana que se despliega es la siguiente:
Campos de este proceso Campo Descripcin
Parmetros de Activa este campo si deseas traducir los parmetros de configuracin definidos en la versin anterior. la empresa
Nota: Es recomendable que para que la estructura de las tablas de cuentas se genere correctamente al momento de traducir los datos, es necesario traducir conjuntamente los parmetros del sistema, ya que el proceso de traduccin necesita los niveles de cuenta para que no se generen incongruencias. Si la traduccin se hace en lnea antes de traducir debers establecer los niveles correspondientes en los parmetros de COI.
Archivos de datos
Este proceso actualiza los archivos de datos de la versin anterior de Aspel - COI, con los de Aspel - COI 5.6. Es necesario que tus archivos no se estn utilizando. Antes de empezar la traduccin, es recomendable tener un respaldo de la informacin. Recuerda que slo necesitars realizar la traduccin, si eres usuario de Aspel-COI 4.0 o menor a esta. La activacin de este campo traducir los perfiles de usuario, de manera automtica y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el
Perfiles del usuario
archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior. Al terminar de seleccionar lo que se traducir, oprime el botn siguiente para seleccionar la nueva opcin. * Seleccin del directorio Selecciona el directorio de donde se tomarn los archivos de datos, parmetros o perfiles segn corresponda, para realizar la traduccin de los mismos, los cuales fueron generados desde versiones anteriores. Se entiende como versiones anteriores vlidas, la versin 3.x y 4.0 de Aspel COI. La ventana que se despliega es la siguiente:
Manejo Indica el directorio de instalacin de la versin de Aspel COI. Campo Versin Descripcin Selecciona la versin de Aspel - COI que deseas traducir.
Ruta donde est instalado Selecciona el directorio donde est instalado Aspel-COI. Se Aspel - COI 3.X, 4.0 podrn traducir las versiones 3.x y 4.0 de Aspel - COI. * Selecciona la empresa que deseas traducir
En este apartado seleccionars la empresa que quieres traducir, para que el traductor actualice los datos a la nueva empresa, por ejemplo, se podrn traducir los perfiles, parmetros y datos de la empresa 5 a la empresa 2, por lo que tambin el nmero de empresa se actualizar.
Nota: Si la empresa que ests traduciendo difiere del nmero de empresa a la actual, al traducir en lnea, el sistema no podr traducir los archivos. El sistema no reconoce la empresa, por lo que te sugiere crear una nueva contabilidad en un directorio diferente. Para continuar con la configuracin, selecciona el botn "Siguiente" y sigue el orden de los pasos. * Traduccin de los parmetros del sistema En este paso se traducirn los parmetros del sistema definidos en la versin anterior. Para consultar y/o modificar los parmetros, selecciona el botn "Configurar". En este proceso podrs modificar la razn social y dems datos de la misma en la traduccin de archivos o puedes modificarlos despus en Men Configuracin / Datos de la empresa, botn cambios. Nota: La razn social de la empresa no se podr modificar en el caso que ests manejando una versin demostrativa o educativa, se tendr que activar el sistema para poder modificar este dato.
Manejo La ventana de este paso es la siguiente:
En trminos generales podrs configurar lo siguiente: Cuentas Pliza Activos Multimoneda Nota: Los parmetros mostrados en este proceso son los definidos en la versin anterior, los parmetros nuevos para la versin de Aspel - COI 5.5 ( Traspaso automtico y Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas), estarn inactivos, con la opcin de poder activarlos si as se requiere. Hay que tomar en cuenta que si en la versin anterior se tenan definidos los parmetros de Activos y Cuenta de cuadre, las cuentas correspondientes a estos parmetros no se mostrarn, dado que el proceso de traduccin slo lee el archivo empresa de la versin anterior, y la informacin de estos parmetros se guarda en un archivo distinto; por lo que se tendrn que definir nuevamente dichas cuentas.
* Traduccin de datos Este proceso actualiza los archivos de datos de la versin Aspel - COI anterior, con los de Aspel COI 5.5. Es necesario que tus archivos no se estn utilizando. Antes de actualizar es recomendable
tener un respaldo de la informacin. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos, asegurndote que no contengan errores los archivos de datos ni los de ndices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de Recuperacin de archivos y Regeneracin de ndices desde la versin donde se crearon. La ventana que se despliega es la siguiente:
Campo Directorio de datos fuente
Descripcin Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la versin anterior y de la cual se tomar toda la informacin para empezar a trabajar con esta nueva versin de Aspel - COI. A travs de estos campos podrs traducir la informacin de un mes, de varios meses y hasta de varios aos. Indica las fechas respetando el formato y verificando que no ests dejando a un lado ningn perodo. Especifica la unidad de disco y trayectoria en la que se depositarn los datos traducidos. Por seguridad, no es conveniente que esta ruta sea igual a la del Directorio fuente.
Perodo Desde/Hasta
Directorio de datos destino
* Traduccin de perfiles
Este paso Traducir los perfiles de usuario, de manera automtica y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no est siendo utilizado, por algn usuario en la versin anterior. La ventana que se despliega es la siguiente:
Botn
Descripcin
Configurar Este botn despliega la ventana de Perfiles del usuario, con el fin de verificar o dar de alta los usuarios que podrn acceder al sistema, as como asignar el perfil de los mismos. Si previamente ya habas dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traduccin de perfiles, el archivo de stos se sobrescribir con la informacin proveniente de dicha traduccin. Nota: Los usuarios que estn dados de alta en el sistema podrn quedarse con la misma configuracin o se puede cambiar su configuracin por nuevos usuarios o asignarle un perfil diferente al que ya tenan. Una vez concluido este paso, se dar por terminada la traduccin de tu empresa.
3.2.7 Generacin del respaldo de archivos

Acceso

Men Utileras, Respaldo de archivos, Generacin del respaldo Desde el administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio. El asistente crear un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendr uno o ms archivos con la extensin .ZIP que a su vez contendrn los archivos con los datos que se quieren respaldar. Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de ndices sean respaldados. El procedimiento es muy sencillo: Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.5 te da varias opciones:
Mis datos
Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa.
Archivos de configuracin
Perfiles de usuario Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. Comprobantes fiscales digitales INFOWEB Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.
Oprime el botn Respaldar para que tu informacin quede grabada. Campo ODetalles de instalacin de Aspel - CI 5.50 Ruta de instalacin Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.50
Descripcin
Ruta de datos
Ruta donde se encuentran las bases de datos con que ests trabajando. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Ruta de archivos comunes Detalle del respaldo Directorio destino
Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositar la informacin de tu empresa. Por razones de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que estn tus datos originales.
Nombre del Anota el nombre que llevar el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo archivo comprimido con extensin .zip. Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el nmero de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de septiembre del 2002, de la empresa 01. Proteger con contrasea Contrasea Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contrasea debers activar esta opcin al igual que debers escribir una clave. Vuelve a escribir la contrasea para confirmar que has escrito bien la contrasea. Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar.
Confirmar
Qu quieres respaldar? Mscara para nombre de archivo
Esta mscara sirve para poder respaldar slo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada uno de los datos a respaldar, por ejemplo: Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto debers poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensin de diferente tipo;
tambin podrs buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir uno o ms caracteres. Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo mscara; este manejo tambin se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos especficos de configuracin debers escribirlos como * o ? para seleccionar uno o ms caracteres pero con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini. Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.coi, slo tomar en cuenta ese archivo de ese mdulo, en este caso Archivos de configuracin, y el sistema lo tomar en cuenta. Nota: Es necesario que interrumpas la operacin de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona est trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se est respaldando, el sistema indicar que el archivo No existe. Para el caso de base de datos, slo se podr respaldar cuando se encuentre estructurada en los formatos locales, es decir nativos (paradox, Dbase, etc, ). 3.2.8 Reinstalacin de respaldo
Acceso

Men Utileras, Respaldo de archivos, Reinstalacin de respaldo. Administrador de perodos, con el botn Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Utiliza esta opcin si tu base de datos se dao, utiliza tu respaldo para reinstalar y/o recuperar tu informacin. Por eso es muy importante que realices respaldos diariamente. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. Selecciona el tipo de informacin que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.5 te da varias opciones:
Mis datos
Recupera todos tus archivos de datos, incluyendo los ndices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. Esta opcin te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuracin del sistema y datos de tu empresa. Esta opcin te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.
Archivos de configuracin Perfiles de usuario Comprobantes fiscales digitales INFOWEB
Esta opcin te permite respaldar todos los archivos y configuracin de tus cuentas y espacios en Internet para la publicacin de tus documentos.
Oprime el botn Restaurar para que tu informacin se instale. Campo Descripcin
Detalles de instalacin de Aspel - COI 5.50
Ruta de instalacin Ruta de datos
Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.50
Ruta donde se encuentra la base de datos con que ests trabajando. Es importante que tomes en cuenta que en la ruta seleccionada en este campo se bajar el respaldo al iniciar el proceso de reinstalacin. Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.
Ruta de archivos comunes
Respaldo a restaurar Directorio origen Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensin .ZIP
Respaldo protegido con contrasea Contrasea Si el archivo a reinstalar tiene contrasea, debers escribirla, de lo contrario no podrs realizar el proceso de reinstalacin. Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarn en la parte de los datos que se quieren restaurar.
Qu quieres restaurar?
Nota: Cuando en el directorio de trabajo tienes creados al menos un perodo, posteriormente de la reinstalacin de un respaldo, la regeneracin no ser automtica y por lo tanto debers hacerlo manualmente desde el Administrador de perodos con el botn .
Te sugerimos que la reinstalacin de un respaldo lo hagas en un directorio vaco para evitar problemas en el proceso y que se pierdan datos.
3.2.9 Ayuda
Permite realizar busquedas de ayuda para cada uno de los temas tratados en el sistema COI y se podra realizar atravez de un Indice, una busqueda por temas o una busqueda general. En el se podr consultar la mayoria de las dudas que vayan surgiendo durante la operacin del sistema
3.2.10 Directorio de Trabajo

Acceso
botn Avanzado
Este proceso permite establecer el tipo de manejador de base de datos que manejars en la empresa en el sistema as como el directorio donde se encuentran los datos para el manejo de la misma. Por omisin el sistema maneja base de datos en Paradox por lo que al crear una nueva contabilidad sta se crear en Paradox. Si necesitas manejar la base de datos en un manejador diferente lo podrs hacer con este proceso. Esencial

Se sugiere que slo una vez realices este proceso ya que puedes daar la base de datos. Tambin se sugiere que manejes un solo manejador, es decir, si tiene varias bases de datos y stas estn en Paradox, Dbase, u otro, debes unificar stas.
Campo Driver
Descripcin Selecciona el manejador de base de datos que quieres configurar.
Directorio de trabajo o Alias Selecciona la ruta donde se encuentra la base de datos.
3.2.11 Regenera Archivo Administrador de Periodos

Acceso
Este proceso regenera el archivo del administrador de perodos.
3.3 Borrador de Movimientos

Acceso

Men Procesos, Borrado de movimientos. Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Esta funcin te permite borrar los movimientos del perodo en el que te encuentras, con dos modalidades: 1. Borra slo los movimientos (borra las plizas capturadas) 2. Borra los movimientos y tambin el saldo inicial (borra las plizas y saldos iniciales que corresponde al saldo final del perodo anterior).
Campo Borra slo movimientos
Descripcin Si activas esta opcin el sistema borrar todas las plizas registradas en el perodo hasta el momento de efectuar el proceso. Esto afectar los saldos finales de las cuentas ya que slo mostrarn los montos de los saldos
iniciales. Borra movimientos y saldo inicial Si activas esta opcin, adems de eliminar las plizas, el campo de saldo inicial de todas las cuentas y cuentas departamentales se igualar a cero. De esta manera, antes de repetir la captura de las plizas necesitars efectuar un traspaso de saldos del perodo anterior al perodo actual de trabajo.
Repercusiones: Al efectuar el borrado de movimientos debers capturar todos los movimientos del perodo o, en su caso, realizar el Traspaso de saldos, ya que la informacin es eliminada completamente.
4. CATALOGOS
4.1 Departamento
Acceso

Men Archivos, Departamentos Desde la Barra de herramientas mediante el botn (*)
En esta ventana se mostrar el catlogo de Departamentos y te despliegan los Centros de costo que ests manejando para tu empresa.
Repercusiones: Slo si agregas departamentos en este catlogo, despus podrs asignar a cada cuenta contable, que ds de alta en el catlogo de cuentas, un Centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental.
4.2 Catlogo de Monedas

Acceso

Men Archivos, Monedas Desde la Barra de herramientas, con el botn
Con esta opcin puedes conocer todos los datos que conforman a cada moneda definida dentro del catlogo de monedas y, en el caso de que lo requieras, modificar sus datos.
Manejo
Para el manejo eficiente de tus monedas, el sistema te proporciona una ventana; en donde podrs observar un listado con el nombre de la moneda, simbologa, fecha de ltimo cambio y el tipo de cambio (actualizado por el Histrico de tipos de cambio). Este catlogo se podr personalizar desde el mdulo de Control de archivos/ Seleccionando el catlogo de Monedas/ Botn Crea, en el cual podrs seleccionar slo aquellas monedas con las que deseas trabajar. Este catlogo es actualizado por el Histrico de tipos de cambio, por lo que te recomendamos tenerlo siempre al da. El sistema tambin maneja una pliza de ajuste cambiario para aquellas cuentas que trabajen con monedas extranjeras.
Nota: Este catlogo estar disponible si tienes activo el parmetro Trabajar con monedas extranjeras. en los Parmetros del sistema / Multimoneda.
4.2.1 Historico de Tipo de Moneda

Acceso

Men Archivos, Monedas, botn
Al iniciar el sistema, si se configur desde Men Configuracin, Parmetros del sistema, Multimoneda, Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. Desde cualquier campo donde se requiera obtener un tipo de cambio. Dentro de la calculadora del sistema con el botn .
Esta opcin te ser de gran utilidad para consultar y almacenar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras da a da. De esta forma podrs obtener un historial del tipo de cambio de una moneda extranjera en particular. Es importante que tomes en cuenta que slo se solicitar el tipo de cambio al iniciar el sistema, si en el mdulo Configuracin / Parmetros del sistema, tienes activada la opcin Trabajar con monedas extranjeras / Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. De otra forma para almacenar el tipo de cambio de la moneda, debers acceder al Men Archivos / Monedas / Histrico de tipos de cambio. Manejo Al momento de acceder al sistema, se solicitar o en su caso te mostrar el Tipo de cambio del da, independientemente del perodo en el que ests trabajando, es decir, el que corresponda a la fecha de tu computadora; de igual forma cuando accedes desde el Men Archivos / Monedas / Histrico de tipos de cambio. Caso contrario, desde la Captura de plizas, el tipo de cambio que se propone es del perodo o fecha en que se est capturando la pliza. Si deseas, desde la captura de plizas o desde cualquier campo que contemple un manejo de multimoneda, podrs consultar y seleccionar el tipo de cambio a usar, hasta podrs consultar el tipo de cambio almacenado en otras monedas y usarlo sin que se vea afectado el nombre de la moneda definida para dicho campo. Una vez anotado el tipo de cambio para la moneda seleccionada, debers usar el botn para guardar los datos de acuerdo a la fecha de cambio, de lo contrario slo se guardar el tipo de cambio de la ltima fecha.
Lo almacenado en esta ventana de tipos de cambio, te servir para que al momento de capturar una pliza, el sistema proponga el tipo de cambio del da en el que se est capturando dicha pliza, o bien, consultar el histrico de la moneda, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se generar la p liza. Nada ms debers tomar en cuenta, que si no existe un tipo de cambio almacenado para la fecha en la que se est efectuando la pliza, el tipo de cambio que se propone, ser el almacenado recientemente partiendo de esa fecha, es decir, buscar en fechas anteriores el tipo de cambio ms actualizado, de no existir ningn tipo de cambio, se propone por omisin el valor 1. Tambin servir para tener actualizado el catlogo de monedas, de tal forma que cada vez que se almacene un tipo de cambio para una fecha mayor a la registrada en el catlogo de monedas, el tipo de cambio se actualiza. Nota
No ser necesario actualizar diariamente el tipo de cambio si ste no sufri actualizaciones, de tal manera que el valor proporcionado en una fecha determinada servir como valor para fechas subsiguientes (respetando la fecha en la que se est solicitando el tipo de cambio).
Por otra parte, al almacenar un tipo de cambio en una determinada fecha y para una moneda en particular, el sistema validar que el valor proporcionado sea distinto al almacenado en una fecha anterior, ya que si es igual no se almacenar, por lo que se seguir tomando el valor de la fecha anterior, slo si el valor es diferente se grabar y almacenar en el Histrico de Tipos de Cambio. Campos de este proceso
Campo Lista de Monedas
Descripcin En este campo se enlistan las diferentes monedas extranjeras que el sistema tiene registradas en el Catlogo de monedas. Selecciona la moneda a la que le indicars
su tipo de cambio del da, de das atrs o incluso de meses.
Recuerda que al generar la Base de datos o al Crear nuevamente el archivo de monedas, podrs seleccionar las monedas que usars, de tal forma que en el catlogo de monedas slo aparezcan las monedas que tu contabilidad requiera. Calendario Mediante este calendario podrs desplazarte entre los das, meses o aos, en los que requieras indicar el tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada, o bien, slo consultarla. Tambin podrs seleccionar un rango de fechas consecutivas (varias fechas), esto mediante la ayuda del ratn y la tecla SHIFT.
Tipo cambio En este campo debers indicar el tipo de cambio correspondiente a la fecha y moneda seleccionada. Para consultar el tipo de cambio proporcionado en otras fechas, desplzate con ayuda del ratn. Se podr seleccionar o grabar un tipo de cambio con Enter. Para las fechas en donde no hayas proporcionado el tipo de cambio, observars la leyenda No capturado, o en su caso el tipo de cambio de la ultima fecha actualizada. Nota Si existiera en la fecha seleccionada un tipo de cambio para la moneda, el sistema te enviar un mensaje en el cual preguntar si deseas sobrescribir el tipo de cambio anteriormente definido. Por ejemplo: Si a la moneda Dlar Americano ya se le haba asignado un tipo de cambio (12.05), a partir del da 22/02/2006 y se desea asignar otro valor dentro de la misma fecha, entonces presentar el siguiente mensaje al momento de grabar nuevamente:
4.3 Catlogo de Cuentas 4.3.1 Agregar Cuentas

Acceso - Men Archivos, Catlogo de cuentas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins - Desde el catlogo de cuentas, al posicionarte en la parte de cuentas, con el botn Men flotante (botn derecho del ratn), Agregar

Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catlogo de cuentas. Tambin podrs agregar el saldo inicial de la cuenta que ests dando de alta, siempre y cuando tengas habilitada la opcin Capturar Saldo inicial en Parmetros del sistema. Puedes elegir el tipo de moneda en el que se registrarn los movimientos de esa cuenta. Adicionalmente, te permite indicar si la cuenta manejada en moneda extranjera afectar a la pliza de ajuste cambiario. Podrs indicar la naturaleza ya sea acreedora o deudora de la cuenta, adems de poder asignar una cuenta complementaria. Desde este proceso puedes asociar una cuenta a un rubro de cuenta disponible. Descripcin Indica el nmero de la cuenta a dar de alta; si la cuenta es de detalle el sistema te sugiere la subcuenta de la cuenta de mayor, slo si te colocas sobre la cuenta de mayor haciendo clic en el botn . Con el botn o la tecla de funcin F2, se desplegar el catlogo de cuentas para que te gues sobre la cuenta de detalle o de mayor que le corresponde.
Campo No. de cuenta
Descripcin Define el nombre que le pondrs a la cuenta. Tipo de cuenta Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.
Carpeta Generales Campo Es departamental Descripcin Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la informacin correspondiente a sus saldos iniciales y finales. Este campo se activa si en los parmetros de configuracin est activado el campo "Manejo de departamentos" para reactivar en el sistema este manejo. Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes
introducirlos a travs de una pliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial tambin debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es ms recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a travs de una pliza de inicio. Nota Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas. Saldo final Este campo es informativo, se actualiza automticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuyo monto se podr comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aqu el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el perodo de trabajo. Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao.
Presupuesto mensual
Presupuesto anual Presupuesto acumulado
El sistema acumular el presupuesto de cada perodo en este campo, el cual se reinicia cuando se llega al mes de ajuste.
Nota En los campos de saldo inicial, presupuesto anual, mensual y acumulado, podrs solicitar la calculadora del sistema mediante la tecla F2 o con el botn . Carpeta Moneda Esta Carpeta de Monedas, estar activada en caso de que el sistema este manejando el Parmetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras". Campo Afecta la pliza de Ajuste cambiario Descripcin Al activar este parmetro, la cuenta en cuestin ser incluida en la pliza de ajuste cambiario.
Tipo de moneda
El sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu Catlogo de Monedas. Nota: En algunas ocasiones el campo tipo de moneda puede estar inactivo, esto puede ser por dos razones: Las cuentas de detalle ya tienen movimientos y sus saldos estn en trminos de esa moneda. Cuando una cuenta acumulativa tiene una moneda diferente a la moneda contable, todas sus subcuentas deben tener la misma moneda para que los saldos no se combinen con los de otra moneda, manteniendo as la integridad de los saldos.
Saldo Inicial Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta; si se / Final capturo un saldo inicial en la carpeta Generales el saldo inicial en la carpeta Monedas se ver afectado y, en caso de indicar una moneda diferente a la base, este saldo har la conversin automticamente de acuerdo al tipo de cambio de ese da. Pero el campo Saldo final estar inactivo y se ir actualizando conforme el registro de movimientos que se realicen a la cuenta, en estos campos se mostrar esta cantidad, pero expresada al tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada. Para expresar los saldos en moneda extranjera, se toma el tipo de cambio para dicha moneda almacenado en el Histrico de Tipos de cambio.
Carpeta Atributos Campo Naturaleza acreedora o deudora Pertenece a estos rubros Descripcin Indica la naturaleza contable que tendr la cuenta.
Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde est dndose de alta la subcuenta. Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automticamente si se aade una cuenta desde la cuenta mayor, esta tambin visualizar el de la subcuenta.
Contrapartida
Es la cuenta que servir como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la pliza quede igual tanto en el cargo como en el abono. Podrs modificar la asociacin de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarn las cuentas asociadas.
Asociar cuenta
Desasociar cuenta
Permite desligar la cuenta de los rubros del catlogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estn heredadas por la cuenta de mayor.
Cuentas de saldos deudoras Son aquellas que registran costos, gastos y prdidas, por lo tanto, aumentarn cargando, disminuirn abonando y su saldo ser deudor. Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos sobre venta, los gastos de venta, los gastos de administracin, los gastos financieros y los otros gastos. Cuentas de saldos acreedoras Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentarn abonando, diminuirn cargando y su saldo ser acreedor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra, los productos financieros y los otros productos. Contrapartida Esta cuenta de naturaleza contraria a la cuenta correlativa para mostrar un saldo apropiado para la partida registrada a la cuenta en una pliza; esta cuenta ser de naturaleza contraria, esto es, que si realizas una pliza con una cuenta que se le defini una cuenta complementaria, al momento de capturar la siguiente cuenta en la pliza automticamente te pondr la cuenta complementaria posicionndola del otro lado de la columna. Por Ejemplo: A la cuenta FONDO FIJO 11110-001-000 se le asigna la cuenta complementaria INTERESES PAGADOS 7500-001-000, al momento de capturar la partida de la cuenta FONDO FIJO, la cantidad en el debe $500.00 y al darle Enter o TAB, automticamente la partida siguiente se completar
con la cuenta complementaria asignada a la cuenta FONDO FIJO y la cantidad $500.00 se pondr en el Haber de la partida. Podrs realizar varias partidas que contengan las cuentas complementarias, en este caso debers verificar que tanto en el DEBE y en el HABER tengan las mismas cantidades para poder cuadrarlas. Puedes utilizar cuentas con o sin cuentas complementarias teniendo en cuenta que debers cuadrar tu pliza posteriormente. Podrs cuadrar la pliza con la cuenta de cuadre que hayas indicado en los parmetros de configuracin
4.3.2 Modificar Cuentas

Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas (colocarse en el registro a cambiar)/ Men Edicin, Modificar o Alt + BkSp Men Archivos, Catlogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter En el catlogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir (botn derecho del ratn), opcin Modificar. , men flotante
Este proceso te permitir realizar modificaciones de alguna cuenta y, adems, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catlogo. Tambin podrs modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (si tienes activada esta opcin en los parmetros del sistema y si la cuenta no tiene movimientos), el cambio se debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el cambio se haga automticamente en las cuentas de detalle que dependan de sta. Campo No. de cuenta Descripcin No se puede modificar este campo, debido a que se perderan los registros de la cuenta. Para cambiar algn nmero de cuenta debers dar de baja la cuenta que tiene el nmero equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente, debers de dar nuevamente de alta la cuenta con el nmero correcto. Tecla de ayuda F2 Descripcin Modifica el nombre asignado a la cuenta.
Tipo de cuenta
Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, debers verificar que dicha cuenta no tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitir que se efecte dicho cambio.
Carpeta Generales Campo Es departamental Descripcin Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catlogo de cuentas departamentales debers dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la informacin correspondientes a sus saldos iniciales y finales. Este campo se activa si en los parmetros de configuracin est activado el campo "Manejo de departamentos" para reactivar en el sistema este manejo.
Saldo inicial
ste se podr modificar nicamente si la cuenta no es departamental, pero no es recomendable hacerlo para que no se alteren los saldos Nota: Slo se podrn registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parmetro "Captura del saldo inicial" desde los Parmetros del sistema / Carpeta Cuentas.
Saldo final
Este campo es informativo, se actualiza automticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no est permitido el acceso para la captura. Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuyo monto se podr comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aqu el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el perodo de trabajo. Modifica la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el ao.
Presupuesto mensual
Presupuesto anual Presupuesto acumulado Carpeta Moneda
El sistema acumular el presupuesto de cada perodo en este campo, el cual se reinicia cuando se llega al mes de ajuste.
Esta Carpeta de Monedas, estar activada en caso de que el sistema este manejando el Parmetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras". Campo Descripcin
Afecta la pliza Puedes activar o desactivar la opcin. Al activar este parmetro, la cuenta en de Ajuste cuestin ser incluida en la pliza de ajuste cambiario. cambiario Tipo de moneda Campo informativo. El sistema te presenta la moneda con que fue asignada a la cuenta. Saldo Inicial / Final Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta. Se sugiere no modificar el saldo ya que afectara la contabilidad de tu empresa. El saldo final es un campo informativo que te mostrar el saldo despus de los movimientos que haya realizado en el sistema.
Carpeta Atributos Campo Naturaleza acreedora o deudora Pertenece a los rubros Descripcin Puedes cambiar la naturaleza contable de la cuenta pero debes tomar en cuenta que afectara en tu contabilidad.
Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde est dndose de alta la subcuenta. Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automticamente si se aade una cuenta desde la cuenta mayor, esta tambin visualizar el de la subcuenta.
Contrapartida
Es la cuenta que servir como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la pliza quede igual tanto en el cargo como en el abono. Podrs modificar la asociacin de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarn las cuentas asociadas.
Asociar cuenta
Desasociar cuenta Permite desligar la cuenta de los rubros del catlogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estn heredadas por la cuenta de mayor.
4.3.3 Eliminar una Cuenta

Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas, Seleccionar el registro a borrar/ Men Edicin, Eliminar o Alt + Del Sobre el catlogo, elegir el registro con el ratn y oprimir el botn
Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catlogo de cuentas. Manejo
Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se cumplan algunas condiciones: Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta debern ser iguales a cero. Si quieres eliminar una cuenta no deber contener subcuentas. La cuenta no deber tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un movimiento y luego modificas o eliminas la pliza, tampoco podrs dar de baja la cuenta, por lo que es ms fcil eliminarla al inicio de un nuevo mes). Para eliminar la cuenta da clic al botn o con la opcin Eliminar del men flotante, aparecer el detalle de la cuenta y al darle clic al botn Aceptar se eliminar la cuenta; en caso de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botn Cancelar o cierra la ventana de detalle de la cuenta. Nota: Trata de dar de baja cuentas de tu catlogo lo menos posible, lo que le dar mayor consistencia a tu informacin. Te recomendamos realizar todas las bajas del catlogo slo una vez al ao, al iniciar un nuevo ejercicio.
4.3.4 Consulta y Filtro

* Buscar cuentas La bsqueda de cuentas en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna Para realizar una bsqueda de una cuenta debers colocarte sobre la columna de la descripcin de las cuentas dependiendo del mtodo de bsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una bsqueda por Descripcin, Nmero de cuenta, saldos, etc. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda por Descripcin, la cuenta pagos anticipados. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripcin comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.
Bsqueda por registros Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas/ Men Ver, Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn , donde aparecer una ventana
Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn para que puedas escribir la informacin que requieras encontrar. * Filtrar cuentas Acceso

Men Archivos, Catlogo de cuentas/ Men Ver, Filtrar o F5 Catlogo de cuentas, con el botn
Campo
Descripcin
Nmero En el delimitador Desde debers anotar el primer rango de cuenta que deseas que de cuenta aparezca en el reporte y, en el delimitador Hasta, especificar el ltimo rango que Desde / deseas incluir en la consulta. Hasta Con la tecla F2 o con el botn podrs desplegar el catlogo de cuentas y seleccionar la que necesites. Tipo de cuenta Monedas Selecciona que se desplieguen Todas las cuentas independientemente de su tipo, nicamente las que sean Slo Acumulativas o cuentas con Slo detalle. Selecciona la moneda con la cual se har el filtro. Este campo estar activado si se trabaja con el Parmetro de multimoneda. Saldo final Define el saldo que tienen las cuentas que quieres seleccionar. Con la tecla F2 o con el botn el saldo final que requieras. Incluye podrs desplegar la calculadora para que indiques
Elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorar el saldo final anotado y mostrar los registros que cumplan con el campo de descripcin), Exacto (mostrara las cuentas cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de saldo Final), Mayor (filtrar las cuentas cuyo saldo sea mayor al indicado), Mayor o igual (el saldo de los registros a filtrar ser exactamente igual o mayor al indicado), Menor y Menor o igual ( el saldo de los registros a localizar ser exactamente igual o menor al indicado)
Nota: En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botn consulta a su estado normal haz clic sobre el botn
y para dejar la ventana de
4.4 Catlogo de Cuentas Departamentales

Las cuentas de tu catlogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una pliza a un departamento en particular. Grfico de un centro de costos En el siguiente caso, los gastos de telfono de una empresa se asignan a la cuenta general de telfono, desglosados por reas o departamentos:
Al momento de hacer la instalacin automtica, si se trabaja con departamentos, el sistema crear algunos departamentos, dado que el catlogo estndar incluye cuentas departamentales. Manejo En la ventana del catlogo de cuentas departamentales mostrar la consulta agrupada, ya sea por cuenta o por departamento. Tambin te mostrar el detalle del movimiento de la cuenta, en aquellas p lizas en donde se incluy esta cuenta departamental. En este apartado te indicar el Tipo de pliza, Nmero, Fecha, Concepto y Monto por el cual se realiz la partida. Si vas a manejar departamentos en tus cuentas, primero debes dar de alta las cuentas y los departamentos.
Posteriormente, debers asociar las cuentas con los departamentos respectivos desde el catlogo de cuentas departamentales.
Nota: Tambin podrs ordenar la informacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. * Agregar cuentas Departamentales Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin, agregar o Alt + Ins Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales, con el botn Posicionndote sobre la ventana de catlogo de cuentas departamentales, Men flotante (botn derecho del ratn), Agregar. Desde el catlogo de cuentas activando el parmetro de "es departamental", el resultado se ver en el catlogo de cuentas hasta que se realice algn movimiento.
Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que estarn asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa.
Slo podrs asociar cuentas de detalle a los departamentos.
Campos de este proceso Campo Descripcin
No. de cuenta Selecciona la cuenta a la que le asociars el departamento, aydate de la tecla o con F2 para que despliegue el catlogo de las cuentas.
Tecla de ayuda F2
Departamento Selecciona el departamento con que asociars la cuenta, aydate del botn o la tecla de funcin F2 para que despliegue el catlogo de los departamentos.
Tecla de ayuda F2
Saldo inicial Captura el saldo inicial de la cuenta departamental; toma en cuenta que el saldo inicial de tu cuenta departamental es el saldo final de la cuenta en el catlogo, es decir, el saldo final es igual a la sumatoria de todos los saldos de tus cuentas departamentales que pertenezcan a la misma. Este campo estar habilitado si se tiene activo el Parmetro del sistema "Captura del saldo inicial". Moneda Contable Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la cuenta en donde se asociar el departamento est en moneda extranjera, se escribir el saldo inicial en moneda contable y automticamente, al darle Enter o TAB se realizar la conversin en moneda extranjera, aydate del botn o la tecla de funcin F2 para que despliegue la calculadora.
Si la cuenta se encuentra en moneda base en el campo moneda extranjera no se realizar la conversin. Moneda extranjera Indica el saldo en moneda extranjera de la cuenta departamental, en este campo la conversin se realizar al momento de captura la cantidad en moneda contable, aydate del botn o la tecla de funcin F2 para que despliegue la calculadora.
* Modificar cuentas departamentales Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin, Modificar o con el botn o Alt+BkSp
Posicionndote sobre la consulta del catlogo de cuentas departamentales/ Men flotante (botn derecho del ratn, Modificar.
En este proceso podrs modificar el saldo tanto en moneda contable como en moneda extranjera de la cuenta departamental. Nota: Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu cuenta departamental, la cuenta de mayor ver afectado su saldo final * Elimina cuentas departamentales Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas departamentales/ Men Edicin, Eliminar o con el botn o Alt + Del
Posicionandote sobre la consulta del catlogo de cuentas departamentales, Men flotante (botn derecho del ratn)/ Eliminar
n este proceso eliminars las cuentas departamentales que diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas tendrs una pliza con movimientos de una cuenta que ya no existe. Nota: No podrs eliminar cuentas departamentales si en la cuenta tiene saldos y/o movimientos. Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra a varios departamentos, por lo que
para eliminar la cuenta deber eliminarse en todos los departamentos. Tambin desde el catlogo de cuentas puedes eliminar una cuenta departamental: 1. Elimina la cuenta departamental del catlogo de cuentas departamentales. 2. En el catlogo de cuentas debers deshabilitar el campo Es departamental 3. Elimina la cuenta con el botn .
4.5 Catlogo de Rubros

Acceso
Desde la ventana de cuentas, men flotante, botn derecho del ratn, opcin Asociar cuentas Men Archivos, Rubros Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botn Asociar cuenta Desde la Barra de herramientas principal, botn Durante el proceso de importacin de archivos (*)
El mdulo de asociacin de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catlogo.
Nota: Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrs obtener debidamente tu Balance general, as como reportes que se forman con la informacin de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta. Rubros de cuenta en el catlogo estndar: El catlogo estndar que ofrece el sistema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubros, las cuentas que son utilizadas para la obtencin de los reportes financieros. Esencial: Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, stas podrn asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros de cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitacin de rubros.
El sistema por omisin te sugiere instalar el catlogo estndar de cuentas el cual contiene: # 1. Descripcin Activo Circulante Cuentas Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacn, Deudores diversos, funcionarios y empleados, Documentos por cobrar, IVA por acreditar Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cmputo, Equipo de oficina, Depreciacin de edificios, depreciacin de mobiliario y equipo de oficina, Depreciacin de equipo de cmputo, Pagos anticipados, Depsitos en garanta, Gastos de organizacin, Gastos de instalacin, Amortizacin de gastos de organizacin e instalacin. Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar, Anticipos de clientes. Crditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP.
2.
Activo No Circulante
3.
Pasivo a Corto plazo Pasivo a Largo Plazo Capital
4.
5.
Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversin, Superavit por actualizacin de Act. Fijo, Resultado de ejercicios anteriores. Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas. Costo de ventas y mano de obra
6. 7.
Ventas Costo de ventas Gastos de operacin Otros Ingresos y gastos
8.
Gastos de operacin
9.
Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.
10. ISR y PTU
ISR y PTU
Manejo
En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripcin de los rubros del catlogo, al darle clic sobre (+) te mostrar las cuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:
Esencial: Tendrs dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botn o arrastrando la cuenta hacia el rubro de la cuenta por medio del ratn. Puedes seleccionar ms de una cuenta para asociarla a un rubro. Del lado derecho se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas disponibles, o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles. En la ventana del catlogo de cuentas, sitate en la cuenta que deseas desasociar y con el men flotante, opcin desasociar cuenta del rubro realizars este proceso. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)
* Agregar un rubro Acceso Men Archivos, Catlogo de cuentas, desde un rubro de cuentas con el botn Desde el catlogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Men flotante (botn derecho del ratn), Agregar o Alt + Ins
Aqu podrs agregar un nuevo rubro con el fin de crear y asociar cuentas ya sea acreedoras o deudoras y hacer los cargos y abonos correspondientes. Recuerda que una vez dado de alta los rubros de cuentas, estos no podrn eliminarse, slo se podrn modificar. Manejo
Ubcate en la zona donde se encuentran los rubros de cuentas y con el botn se agregar un campo donde pondrs el nombre que llevar el rubro. La numeracin de los rubros es consecutiva,
por lo tanto no tienes que poner nmero, el sistema lo coloca automticamente. * Renombra un rubro Acceso
Men Archivos, Catlogo de cuentas, desde un Rubro o la Barra de herramientas con el botn
Desde el catlogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Men flotante (botn derecho del ratn), Modificar o Alt + BkSp
Podrs modificar el nombre del rubro con un clic sobre el mismo o con el botn derecho del ratn, opcin modificar o el botn , el campo se activar para que puedas modificar el nombre.
Nota: No se puede eliminar (dar de baja) un Rubro. Generalmente, cuando tienes un rubro que no va a serte til, bastar con eliminarlo de los formatos de los reportes en que lo hayas incluido.
4.6 Catlogo de Concepto de Plizas

Acceso
Men Archivos, Conceptos de plizas.
Este catlogo te permite dar de alta y modificar los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para identificar una pliza y/o los diferentes movimientos realizados en sta. Para agregar un concepto de pliza al catlogo utiliza del botn modificar el concepto que diste de alta en esta ventana. y con el botn para
Nota: Al momento de dar de alta o modificar una pliza, desde el campo "Concepto" podrs desplegar el catlogo, y seleccionar aqul con el que se grabar la pliza; adems desde estos procesos podrs dar de alta conceptos mediante el botn .
4.7 Catlogo de Plizas

Acceso

Men Archivos, Plizas Desde la Barra de herramientas, con el botn
En este catlogo se encuentran las plizas y todas sus caractersticas, por omisin el sistema muestra informacin del Tipo de pliza, Nmero, Fecha, Concepto o descripcin de la pliza, los atributos Auditada o Contabilizada; sin embargo t puedes personalizar el catlogo ocultando o mostrando las columnas segn tus necesidades.
Desde la ventana de consulta podrs:

Exportar y copiar tu informacin de una manera ms fcil. Filtrar, restaurar y hacer la bsqueda de plizas. Realizar un copiado y pegado de plizas.
Manejo: Esta ventana consta de tres partes: 1. Cuentas con un mdulo donde te mostrar los tipos de pliza dados de alta en los parmetros de la empresa. 2. Adems cuentas con un mdulo, el cual por omisin presenta informacin sobre el Tipo de pliza, Nmero, Fecha de elaboracin, Concepto de la pliza; as como sus atributos; es decir si estn o no auditadas y/o contabilizadas; sin embargo podrs personalizar dichas columnas de tal forma que el catlogo muestre la informacin de acuerdo a tus necesidades 3. Se tiene disponible un mdulo en el cual se muestra el detalle de la pliza; es decir al posicionarte sobre una pliza, en dicho mdulo se mostrarn los movimientos o partidas que se registraron en la misma. Estas partidas contienen informacin como: nmero de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida, movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de los montos de las partidas.
En la parte inferior se presentan las pestaas correspondientes a los meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta vers las plizas correspondientes a ese perodo de trabajo. Nota: Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es:

Tipo de pliza Nmero de pliza Fecha de elaboracin Concepto de pliza Auditada Contabilizada
Tambin podrs ordenar la informacin por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. Dentro de este catlogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripcin Te permite Agregar una pliza. Este botn te permite Modificar la pliza en el sistema. Permite Dar de baja plizas capturadas anteriormente. Esta opcin te permitir Copiar plizas dentro de la consulta de plizas. Esta opcin te permitir Pegar plizas dentro de la consulta de plizas. Filtrar la informacin de acuerdo a lo requerido.
Activa o desactiva el Filtro que tienes aplicado en la consulta.
Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.
Realiza una Bsqueda de informacin requerida en la consulta. Imprime la consulta de plizas. Con este botn podrs visualizar la Presentacin preliminar del reporte del catlogo de plizas; podrs modificar la presentacin del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la informacin hacia otras aplicaciones. Permite realizar una Exportacin de la consulta. Prepara la consulta para su envo y/o publicacin en Internet. Enva y publica en tu espacio de hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm. Podrs Asociar documentos de otros sistemas. Este botn sirve para consultar o modificar la captura de operaciones con terceros. Nota: En caso que una partida tenga una cuenta que no est definida como cuenta para trabajar con terceros, al hacer clic sobre el botn el sistema te lo indicar y te sugerir si quieres agregarla.
4.8 Catlogo de Tipos de Activos

Acceso - Men Archivos, Tipos de activos - Desde la Barra de herramientas botn (*)
Los Tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciacin y revaluacin. Los datos definidos en los tipos de activos sern los que el sistema sugiera al dar de alta los activos.
Ventana del catlogo de Tipos de activos Dentro del catlogo de tipos de activos, podrs observar un listado de los tipos de activos existentes con su nmero, descripcin, tasa de depreciacin, mtodo de depreciacin y monto mximo deducible.
Nota: No podrs eliminar los tipos de activos. Slo podrs realizar modificaciones de los campos que los definen, con excepcin del nmero de tipo de activo, el cual es asignado secuencialmente por el sistema. Dentro de este catlogo puedes realizar diversas operaciones. * Agregar tipos de activo Acceso

Men Archivos, Tipos de activos/ Men Edicin, Agregar o Alt + Insert. Desde el Catlogo de Tipos de activos, con el botno Men Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botn
Esta funcin te permite dar de alta los diferentes tipos de activos que agruparn a su vez a los
activos que se utilizarn en tu contabilidad.

El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. 2. Anota la informacin solicitada en los campos. 3. Graba el tipo de activo con el botn Aceptar. Nota: El sistema te da por omisin los tipos de activos ms comunes (equipo de oficina, equipo de cmputo, equipo de transporte y edificios), pudiendo dar de alta todos los que t necesites. Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sistema sugerir al dar de alta los activos que sean de ese tipo.
Campo
Descripcin
Nmero de tipo Campo informativo. El sistema asignar el nmero en forma secuencial por de activo cada tipo de activo que des de alta. Descripcin Debes anotar una descripcin genrica del tipo de activo, con la cual te ser fcil identificar el tipo de activo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de Computo, etc.).
Tasa contable
Debes anotar el porcentaje de deduccin contable anual para el tipo de activo que ests dando de alta. Debes anotar el porcentaje de deduccin fiscal anual para el tipo de activo que des de alta. Debers anotar la cantidad mxima que se puede deducir el activo, independientemente de los aos que tarde en depreciarse. Selecciona el tipo de depreciacin que deseas aplicar al nuevo tipo de activo (Lnea recta, Doble saldo declinante, Suma de aos dgitos). El mtodo de depreciacin indicado en este campo slo se usar en el reporte de proyeccin de depreciacin, y no significa que los activos de este tipo se van a depreciar por este mtodo, ya que el mtodo utilizado, para los clculos, se tomar del definido dentro de Catlogo de Activos / Agregar Activo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerir el mtodo de depreciacin especificado en este campo.
Tasa fiscal
Mximo deducible Mtodo de depreciacin proyectada
% de Depr. proyectada
Anota el porcentaje de depreciacin que creas necesario para el nuevo tipo de activo; generalmente se proyecta el porcentaje de depreciacin anual establecido en la ley del ISR. Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. Este campo estar activado si el sistema est configurado para El manejo de
Moneda
multimoneda.
Cuentas contables Cuenta del activo Depreciacin del activo Gastos de depreciacin Anota o elige la cuenta contable que se afectar por la compra de este tipo de activo. Anota o elige la cuenta contable que se afectar al depreciar activos de este tipo. Anota o elige la cuenta contable que se afectar con los gastos de depreciacin de este tipo de activo.
Baja o venta de Anota o elige la cuenta contable que se afectar en caso de que se d de baja o activos se venda algn activo de este tipo. * Modificar un tipo de activo Nota
Es importante que tengas cuidado al dar de alta un tipo de activo, ya que el nmero no se podr cambiar. Las cuentas contables deben estar relacionadas con la moneda seleccionada para ese tipo de activo. En el campo "Depreciacin proyectada" del Catlogo de Tipos de activos se tiene que indicar el porcentaje de depreciacin anual de los activos que agrupa, este porcentaje sirve para el reporte de "Proyeccin de la Depreciacin", ya que cuando se da de alta un activo, el sistema sugiere los montos anotados en Tasa fiscal y Tasa contable. El porcentaje de Deduccin Inmediata NO se indica en el catlogo de Tipos de Activos. Debe indicarse en el Activo al momento de registrarlo. Es posible asignar cuentas multimoneda en el catlogo de Tipos de activos, con lo cual se podr conocer el valor y montos de depreciaciones de los activos en otra divisa, no obstante, todos los datos del activo DEBEN capturarse en moneda nacional.
Sugerencia Aspel Se recomienda crear un tipo de activo para cada tasa de depreciacin o tipo de moneda diferente. Teclas de funcin Presionando la tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podrs ver los registros existentes en el catlogo correspondiente.
4.9 Catlogo de Activos

Acceso - Men Archivos, Activos - Desde la Barra de herramientas con el botn
(*)
Con este catlogo el sistema te permitir administrar mejor tus activos, proporcionndote informacin contable y fiscal. El catlogo de activos es la consulta en donde estn registrados todos los activos de la empresa; los datos indicados en cada activo sern los que se consideren para realizar
clculos como la depreciacin, revaluacin, clculo del impuesto al activo, etc.
Ventana del catlogo de activos
Dentro de la ventana de consulta se muestra la informacin tanto de activos como de los tipos de activos. Si te colocas en la parte de activos, podrs realizar los procesos que te muestra la barra de herramientas y el men flotante. Se podrn registrar y consultar informacin de Mantenimiento y Seguro de los activos dados de alta. Adems puedes dar de baja contablemente a los activos. Podrs ordenar de forma ascendente o descendente por columna, adems de realizar una bsqueda rpida por columna de la informacin.
- Para esta versin no se podr realizar el copiado especial con vnculos, pero ahora se tienen los procesos de Copiado y Exportacin a formatos como Excel, Paradox, etc., para que puedas manipular tu informacin. Nota: Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es:
4.9.1 Generales
Acceso

Men Archivos, Activos/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de activos, oprimir el botn
Esta funcin agrega nuevos Activos al catlogo, recopilando todos los datos del mismo para su posterior procesamiento. Para dar de alta un activo, el proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. 2. Anota la informacin solicitada en los campos. 3. Graba el activo con el botn Aceptar. Campo Clave del activo Descripcin Debers anotar la clave del activo fijo, ya que este dato es importante para la identificacin del mismo. Presionando la tecla F2 o el botn en este campo, podrs ver las claves de los activos ya existentes y realizar una bsqueda de los mismos. Puedes anotar la descripcin genrica del activo fijo (marca, modelo, etc.). Debers capturar la fecha en la que adquiriste el activo fijo. Es importante porque indicar la fecha del INPC a utilizar en el clculo del factor de actualizacin. Con la tecla F2 o el botn elegir la fecha de adquisicin. Monto original se desplegar el calendario para
Descripcin Fecha de adquisicin
Anota el valor original del activo. Mediante la tecla F2, o con el botn despliega la calculadora. Puedes cambiar el porcentaje de vida til del activo fijo. Si el activo es nuevo su vida til ser al 100%. Mediante la tecla F2, o con el botn despliega la calculadora.
% Vida til remanente
Valor de mercado El sistema anotar de manera automtica el mismo valor que colocaste en el
campo del monto original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado. Mediante la tecla F2 o con el botn despliega la calculadora. Tipo de activo y descripcin Anota o selecciona el tipo de activo al cual pertenecer el nuevo activo. Puedes ver la lista de los tipos de activo existentes si presionas la tecla F2 o con el botn . Al seleccionar el tipo de activo vers su descripcin adems de poder realizar una bsqueda. Este es un campo informativo que muestra la moneda que se encuentra asociada al tipo de activo que seleccionaste. Puedes anotar el lugar fsico donde se encontrar el activo fijo. Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecer el activo fijo. Mediante la tecla F2 o con el botn despliega la lista de los activos dados de alta, adems de poder realizar una bsqueda escribiendo el nombre en el campo para que al hacer clic sobre el botn { nombre escrito. N Serie } y busque el
Moneda
Localizacin Departamento
Aqu podrs registrar el nmero de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios.
Nota: Es importante que evales con cuidado la definicin de las claves de tus activos, ya que no podrn ser modificadas posteriormente. La nica manera de cambiar una clave es eliminando el activo y volver a realizar el proceso de agregar un activo fijo.
4.9.2 Depreciacin Contable

Campo Fecha de inicio depreciacin Descripcin Debers capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisicin. Mediante la tecla F2, o con el botn despliega el calendario. Anota el porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo
Tasa de depreciacin
de activo. Mediante la tecla F2, o con el botn Depreciacin acumulada ltimo cierre Mtodos de depreciacin despliega la calculadora.
Anota el monto de depreciacin acumulada al 31 de diciembre del ejercicio anterior, es decir al ltimo cierre. Mediante la tecla F2 o con el botn despliega la calculadora. Selecciona el tipo de depreciacin que deseas aplicar al nuevo activo (Lnea recta, Doble saldo declinante, Suma de aos dgitos).
4.9.3 Depreciacin Fiscal

Saldos para el clculo de la depreciacin Campo Mtodos depreciacin Fecha de inicio depreciacin Tasa de depreciacin fiscal Descripcin Campo Informativo, para la depreciacin fiscal, siempre se usar el mtodo de lnea recta. Debers capturar la fecha en la que se empezar a depreciar el activo fijo.
Anota el porcentaje anual de la depreciacin del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciacin, pues es la que se utilizar para los clculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Debers indicar si al activo fijo que ests dando de alta se le aplicar una deduccin inmediata o no. Anota la depreciacin acumulada al ltimo cierre del ejercicio.
Deduccin inmediata Depreciacin acumulada ltimo cierre Monto mximo deducible
Anota el monto tope mximo permitido para la depreciacin del activo fijo.
Nota: Si est activa la opcin de Deduccin inmediata, la fecha de inicio de depreciacin fiscal determinar la fecha de aplicacin de la deduccin, y el porcentaje de depreciacin fiscal
corresponder al porcentaje de deduccin inmediata.
4.9.4 Moneda Extranjera

Esta carpeta se mostrar dentro de esta opcin, si est activado el parmetro "Trabajar con monedas extranjeras", definido en los parmetros del sistema. Campo Descripcin
Valor del El sistema te proporciona el monto o valor original del activo en relacin con el tipo de activo en moneda correspondiente. Tipo de cambio actual Anota el tipo de cambio al cual compraste el activo. El sistema te proporcionar el tipo de cambio para el primer da del mes en que ests trabajando de la moneda definida en el tipo de activo, si no existe un tipo de cambio almacenado para esa fecha, se propone por omisin el valor 1. Nota: Mediante el botn o presionando la tecla F2, se despliega la ventana del Histrico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se registrar el activo. Al presentarse el histrico se presentar la primera moneda registrada en el catlogo de monedas, en el primer da del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese da. Podrs cambiarte de moneda sin ninguna restriccin y podrs usar el valor registrado para cualquier moneda.
4.9.5 Mantenimiento y Seguro

En esta carpeta podrs capturar los datos de la pliza de seguro del activo en cuestin. Los datos se mostrarn en la ventana de la consulta de activos. Campo Pliza de seguro Descripcin Escribe la clave de pliza de seguro del activo que se est dando de alta, esta puede contener nmeros y letras. Teclea el nombre de la compaa aseguradora de la pliza que pertenece el activo. Escribe el nombre del representante de la compaa aseguradora. En caso de siniestro se deber llamar a este telfono para reportar el
Compaa aseguradora Agente de seguro Tel. siniestro
caso. Tipo cobertura Monto asegurado La cobertura depender de la pliza por el que fue asegurado el activo. Debers poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de seguro en caso de que se produzca el siniestro. Indica la aportacin econmica que hace el asegurado a la compaa de seguros como pago para que sta cubra el riesgo amparado por el seguro contratado. Indica la cantidad proporcional que deber pagar el asegurado por los daos del siniestro de acuerdo al tipo de cobertura que se tenga. Teclea la fecha de vigencia del seguro. Indica la ltima fecha de mantenimiento que se le dio al activo.
Prima total
Deducible
Vigencia ltimo mantenimiento
Costo mantenimiento Indica el monto por el ltimo mantenimiento que se le dio al activo. Perodo mantenimiento (mes) Indica el perodo dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 meses, 6 meses, etc.
Prx. mantenimiento Fecha en la cual se debe de realizar el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra automticamente al indicar el perodo de mantenimiento.
4.9.6 Carpeta de Observaciones

Puedes guardar observaciones y/o comentarios del detalle del activo. Nota: Estos datos los podrs consultar en la ventana principal del catlogo de activos en las pestaas Mantenimiento y Seguro de la consulta. Podrs personalizar la informacin que mostrar la consulta; la informacin que podrs aadir o eliminar es: Pestaa Mantenimiento Pestaa Seguro
Clave del activo Descripcin Fecha de adquisicin Valor de marcado Estado Nmero de serie Prximo mantenimiento ltimo mantenimiento Periodicidad del mantenimiento Costo del mantenimiento
Clave del activo Depreciacin Monto original MN Monto original ME Depreciacin acumulada fiscal Nmero de pliza Aseguradora Nmero de pliza Agente de seguros Telfono de siniestros Cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia pliza
Pliza de registro de Activos
Cuando se Cancela el proceso de Agregar activos, el sistema sugiere una pliza por la compra de activos; si la grabas, se afectarn contablemente los saldos de las cuentas que hayas ocupado en la pliza, si est activado el Parmetro del sistema/ Contabilizacin en lnea. Si deseas una pliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerir la pliza para ese activo. En cambio, si deseas una pliza para registrar todos los activos recin capturados, elige Aceptar despus de cada activo y cuando termines indica Cancelar; la pliza sugerida incluir los montos de todos los activos.
La pliza est desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda del activo.
4.10 Tabla de I.N.P.C.

Acceso

Men Archivos, Tabla de INPC Desde la Barra de herramientas, con el botn (*)
Esta tabla contiene informacin del ndice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) desde 1950 hasta 2006.
El ndice Nacional de Precios al Consumidor contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta bsica que emite mensualmente el Banco de Mxico, por medio del Diario Oficial de la Federacin (en promedio son emitidos el da 10 de cada mes); los cuales nos sirven para medir los efectos inflacionarios en la economa del pas. El sistema tiene cargados los ndices desde el ao de 1950, hasta Enero de 2003; para los ndices posteriores, debers registrarlos, actualizarlos y grabarlos a medida que sean emitidos. Para el sistema, la tabla del INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la contabilidad de la empresa, de tal forma que se reflejen los cambios en valor producidos por la inflacin (e incluso por la deflacin) como en los siguientes casos:
1. Depreciaciones fiscales. 2. Revaluaciones. 3. Clculo de la depreciacin con valores actualizados para el ajuste de ISR. 4. Para el clculo del Impuesto al activo. 5. Reexpresin de saldos. Ventana de ndice Nacional de Precios al Consumidor Podrs observar un listado con los aos y los respectivos ndices mensuales que existen y los pendientes por capturar.
Botn FTP Mediante este botn, podrs realizar automticamente la actualizacin del archivo del INPC (INPC01.DB) mediante una conexin a un servidor FTP, manteniendo el ndice de precios al da de una manera ms directa y rpida, slo necesitars estar conectado a Internet y hacer clic en este botn. Al realizar la conexi n, se baja el archivo nuevo y se sustituye el anterior, posteriormente se actualizarn los valores en pantalla. Cuando el sistema haya realizado correctamente la actualizacin, enviar el mensaje " Archivo de INPC actualizado". Recuerda que para que esta actualizacin se pueda realizar, debes estar conectado a Internet de lo contrario el sistema mandar el mensaje "No se pudo actualizar el archivo de INPC". Este mensaje tambin se muestra cuando la pgina o servidor FTP no est disponible. Se recomienda que se tenga un respaldo del archivo INPC01.DB, ya que al momento de bajar el archivo de la tabla de INPC de Internet, ste se sobrescribir.
Repercusiones: Alguna modificacin de datos en la tabla de INPC puede ocasionar cambios en los clculos de las depreciaciones, revaluaciones, reexpresiones, etc., ya que algunos valores son tomados directamente de esta tabla. La informacin capturada en esta tabla corresponde a los valores oficiales, pero los meses que falten debers aadirlos mes con mes, dependiendo de la informacin publicada por el Banco de Mxico (http://www.banxico.com o bien, utilizar el botn FTP para realizar la actualizacin mediante un servicio de FTP (Internet), en caso de no contar con Internet la actualizacin de esta
tabla se realizar manualmente.
5. PROCESOS
5.1 Plizas 5.1.1 Captura de Plizas
Acceso

Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de plizas, botn
- Permite dar de alta las plizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos movimientos podrs consultarlos tambin en la consulta del catlogo de cuentas. Manejo
El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: Abre el catlogo que se indica y ejecuta la opcin de agregar .
Anota la informacin que se solicita en los campos. Graba la pliza con la tecla F3 o con el botn Descripcin Debers elegir el tipo de pliza que se agregar; sta puede ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr) o segn los tipos de pliza definidos en los parmetros. .
Campo Tipo
Nmero
Capturable: Si tienes inhibida la opcin de folio secuencial y/o nico en tus parmetros, podrs indicar el nmero de pliza que quieras. No-Capturable: La numeracin de las plizas se dar en forma consecutiva y automtica si tienes activados los parmetros de folio secuencial. Debers capturar la fecha del movimiento que ests realizando; el sistema te da por omisin la fecha del da en que ests trabajando y slo acepta fechas del mes de trabajo. Con el botn o la tecla de funcin F2, se desplegar el calendario para que selecciones la fecha de la pliza a capturar. Podrs capturar la razn o descripcin de la pliza que se efectuar. Con el botn o con ayuda de la tecla F2, se desplegar el catlogo de conceptos de plizas, de tal forma que puedas seleccionar el concepto o descripcin de la pliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botn o la tecla F6 podrs agregar conceptos de plizas al catlogo, el cual, al momento de darse de alta quedar reflejado dentro del campo Concepto. Nota: Lo anotado o seleccionado en este campo, se desplegar en la columna "Concepto del movimiento".
Fecha
Concepto
Columnas No. Cuenta Debers anotar el nmero de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla. Nota: Si la cuenta que ests utilizando en la captura de tu pliza tiene asignada una cuenta contrapartida, automticamente se agregar una partida con dicha cuenta y se le asignar el monto capturado en la cuenta que le da origen. Puedes ayudarte de la tecla F2 para desplegar el catlogo de cuentas y realizar una bsqueda de la cuenta. La bsqueda para este campo en particular se puede escribir parte de la cuenta o parte de la descripcin de la cuenta sobre el campo No.Cuenta, enseguida la tecla F2 para que busque las cuentas que cumplan con lo tecleado en el campo.
En este ejemplo de la imagen, al teclear la palabra "almacen" sin acento el sistema te despliega las cuentas cuya descripcin contenga la palabra "almacen" ya sea Mayscula o minscula o combinada, si la palabra se le pone acento el resultado desplegar las cuentas con descripcin con la palabra acentuada y no lo contrario. Si escribes 1120, el sistema desplegar en la ventana de Catlogo de cuentas todas las cuentas que comiencen con 1120. Departamento Debers anotar el nmero del departamento que origin el movimiento. El campo estar disponible si tienes activo el parmetro Manejo de departamentos, y para indicar algn valor en dicho campo, es necesario que tambin se tengan definidas cuentas departamentales. Mediante la tecla F2 podrs desplegar los departamentos asociados a la cuenta y para consultar todos los departamentos dados de alta con Shift + F2. Concepto del movimiento Podrs capturar la razn del movimiento que se efectuar. Por omisin se muestra la descripcin proporcionada en el campo "Concepto de la pliza". Nota: Puedes desplegar el dilogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botn , haciendo clic sobre el campo u oprimiendo la combinacin de teclas ALT+Enter. En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podr tomar el concepto del movimiento de la partida anterior utilizando la tecla F2. Para la primera partida se tomar la descripcin del campo Concepto. Tipo de cambio Se presenta el tipo de cambio de la moneda usada por la cuenta, si en el hist rico hay un tipo de cambio para la fecha en la que se est elaborando la p liza, el sistema lo propone, de lo contrario se propone el tipo de cambio inmediato
anterior a la fecha en la que se est registrando la pliza, de no existir ningn tipo de cambio por omisin se propondr el valor 1. Ejemplo: Si se tiene capturado un tipo de cambio para el 6 y 10 de algn mes, y la fecha de la pliza es 8, el sistema propone el tipo de cambio del da 6. Mediante el botn o presionando la tecla F2, se despliega la ventana de Histrico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se generar el movimiento. Este campo estar disponible cuando se Manejen multimoneda. DEBE Debers anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptar hasta 15 nmeros entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botn . Nota: Si en parmetros de multimoneda se activ "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automticamente se realizar la conversin a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales slo se tomarn y/o redondearn las primeras cinco posiciones de decimales. HABER Debers anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptar hasta 15 nmeros entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botn . Nota: Si en parmetros de multimoneda se activ "Convertir montos en moneda extranjera en captura de plizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automticamente se realizar la conversin a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales slo se tomarn y/o redondearn las primeras cinco posiciones de decimales. Notas:
Recuerda que slo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que ests trabajando. Si la fecha pertenece a otro perodo no la aceptar. Slo se propondr el tipo de cambio de la cuenta, cuando sta maneje multimoneda y est
definido en Parmetros generales. Repercusiones: Si el sistema se encuentra configurado para la contabilizacin en lnea, al grabar la pliza se afectarn los saldos de aquellas cuentas que estn involucradas. De lo contrario slo quedar registrada la pliza, pero sin afectar los saldos de las cuentas, los cuales se actualizarn hasta que ejecutes el proceso de contabilizacin.
Botones de la ventana de captura de plizas Al dar de alta una pliza, el sistema cuenta con las siguientes posibilidades que te facilitarn tu trabajo: Te permite contabilizar o grabar la pliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura. Te da la posibilidad de que puedas salir de la pliza sin grabarla. Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentar el catlogo de cuentas sin salir de la pliza. Puedes insertar una partida dentro de la pliza, posicionndote en la lnea donde la quieras insertar. Puedes eliminar una partida dentro de la pliza, posicionndote en la partida que quieras borrar. Puedes grabar la pliza que ests capturando como una pliza modelo. Enva las plizas modelo por correo electrnico. Con este botn se puede desplegar en pantalla el contenido de la pliza que fue grabada como modelo.
Permite copiar plizas de otros perodos para contabilizarlas en el perodo actual de trabajo. Aqu podrs sealar que la pliza seleccionada en ese momento ya est revisada por el auditor, y por lo tanto no podr tener ningn cambio posterior. Este botn estar disponible cuando se acceda a modificar la pliza. Emite o imprime la pliza que ests dando de alta. Consulta el siguiente tema para el manejo de Emite la pliza. Desde el detalle de una pliza que ya fue grabada, este botn permite desplazarte a la siguiente pliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botn no estar disponible cuando ests dando de alta una pliza Desde el detalle de una pliza que ya fue grabada, este botn permite desplazarte una pliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botn no estar disponible cuando ests dando de alta una pliza. Muestra y/o te regresa a la primera pliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botn, slo estar habilitado cuando ests en la ventana de cambios. Muestra la ltima pliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botn, slo estar habilitado cuando ests en la ventana de cambios. Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta opcin, debers posicionarte sobre la ltima partida de la p liza y crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre definida en parmetros del sistema, directamente en la columna "No. de cuenta", despus selecciona el botn "Cuadrar pliza". Nota: Si deseas que la pliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con estatus de "Pendiente", debers editar la pliza y eliminar la partida o seleccionar otra cuenta donde se
haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al grabarse nuevamente, no perder el atributo de "Pendiente". Este botn para el alta de movimientos estar deshabilitado. Este botn para la modificacin de la pliza, servir para configurar una cuenta como una cuenta para llevar las deducciones de operaciones con terceros. Desde la consulta de plizas, este botn permitir dar de alta una operacin con terceros a un movimiento en particular. Este botn para el alta de movimientos estar deshabilitado. Este botn para la modificacin de la pliza, servir para configurar una cuenta como una cuenta para llevar los ingresos de operaciones con IETU. Desde la consulta de plizas, este botn permitir dar de alta una operacin con IETU a un movimiento en particular. * Modificar pliza Acceso
Men Archivos, Plizas (posicionarse en la pliza a cambiar)/ Men Edicin , Modificar o Alt + BkSp Desde la consulta de Plizas, hacer doble clic sobre la pliza a cambiar. Desde la consulta de plizas, posicionarse sobre el registro, oprimir el botn Men Archivos, Catlogo de cuentas y Catlogo de cuentas departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos de pliza, botn
Por medio de esta funcin se realizarn cambios a las plizas ya capturadas, y automticamente afectarn las correcciones a los auxiliares de las cuentas con movimientos modificados. Manejo El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. Abre el catlogo que se indica y ejecuta el proceso de modificar .
2. Anota la informacin que quieras cambiar. 3. Graba la pliza con la tecla F3 o con el botn
Nota: Puedes modificar una pliza independientemente de si ests utilizando el parmetro de Contabilizar en lnea. Si modificas plizas de meses anteriores al de trabajo, ser necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, ya que este proceso tiene por objeto actualizar los saldos iniciales de los meses subsecuentes a aqul donde se efecta el cambio. Repercusiones: Si tus plizas son contabilizadas en el momento de registrarse, al hacer cualquier correccin, el saldo de las cuentas afectadas ser actualizado. * Eliminar plizas Acceso - Men Archivos, Plizas (elegir la pliza a borrar)/ Men Edicin, opcin eliminar o Alt + Del - Desde la consulta de plizas, elegir la pliza a borrar y oprimir el botn
Este proceso permite dar de baja plizas capturadas anteriormente, esto afectar las cuentas que integraron la pliza. Dentro de este proceso debers seleccionar la pliza que quieres dar de baja en el catlogo de plizas, aparecer un mensaje que dir: Est seguro que desea eliminar la pliza (tipo y nmero)?, con las opciones S y No. Si decides afirmativamente, la pliza se borrar inmediatamente.
Repercusiones
Al eliminar la pliza, no se afectar la numeracin subsecuente de las dems plizas.
Nota: Si eliminas plizas de meses anteriores, ser necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, que actualizar los saldos de los meses subsecuentes a aquellas cuentas donde se efecto el cambio. * Buscar plizas
La bsqueda de plizas en el catlogo tiene dos formas: Bsqueda de registros por columna
Para localizar una pliza por columna, basta con que te coloques en algn registro de la columna que te interese, ya sea de Tipo, Nmero, Fecha, Concepto, etc. Ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una bsqueda de acuerdo a la descripcin del concepto Depsito en cuenta bancaria Bital. Coloca el ratn sobre cualquiera de los registros de la columna Concepto, comienza a escribir la palabra, el sistema comenzar a buscar el registro de acuerdo a la posicin de la letra; es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que ests buscando.
Bsqueda por registros Acceso
Men Archivos, Plizas/ Men Ver, opcin Buscar o F3 Dentro del catlogo, oprimir el botn
Tambin puedes realizar una bsqueda por medio del botn que puedas escribir la informacin que requieras encontrar.
, donde saldr una ventana para
5.1.2 Cuadrado y Auditado de Plizas

* Cuadrado Acceso Men Archivos, Plizas, Men Agregar/Modificar Pliza oprimir el botn
Con este botn podrs cuadrar la pliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es til para saldar y/o cuadrar una pliza automticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la pliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, sta ser grabada con el estatus de "Pendiente" y se observar en el catlogo de plizas en color rojo, con el propsito de identificarla fcilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta opcin, debers posicionarte sobre la ltima partida de la pliza y crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna cuenta del catlogo o la cuenta de cuadre definida en parmetros del sistema, directamente en la columna "No. de cuenta", despus selecciona el botn "Cuadrar pliza". Nota: Si deseas que la pliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con estatus de "Pendiente", debers editar la pliza y eliminar la partida o seleccionar otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al grabarse nuevamente, no perder el atributo de "Pendiente". * Auditar pliza Acceso

Men Archivos, Plizas, doble clic o enter sobre la pliza a modificar, con el botn Men Edicin, Auditar Pliza, slo si est abierta la pliza que se desea auditar.
Esta herramienta est diseada para que el contador o auditor verifique las plizas y las marque como auditadas, para evitar que puedan ser modificadas posteriormente.
Manejo
Cuando ests modificando la pliza, slo debers seleccionar el botn ubicado en la barra de herramientas, para que la pliza sea auditada. En la consulta de las plizas se indicar en la columna "Auditada" si la pliza se encuentra auditada o no. Si el botn est presionado indica que la pliza ha sido auditada, y slo debe ser modificada por el administrador. Puedes deshabilitar esta opcin para posteriormente modificarla; se recomienda no realizar este proceso posteriormente debido a que se ven afectados los saldos de las cuentas involucradas. Aquellos usuarios que no tengan derechos para modificar una pliza que ya est auditada, el botn correspondiente a esta opcin estar deshabilitado.
5.1.3 Contabiliza una pliza Acceso

Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar con el botn Men Archivos, Plizas modelo, con el botn
Cuando necesites que una pliza modelo ya sea considerada en tu contabilidad, debes realizar el siguiente proceso: 1. Selecciona del Men Archivos, la opcin Plizas Modelo 2. Modifica una pliza pdelo con el botn 3. Graba la pliza con el botn Si tienes configurado el sistema para Contabilizar en lnea, la pliza quedar contabilizada al momento de grabarla; de no ser as, al grabar la pliza sta quedar registrada en el Catlogo de plizas pero no afectar los saldos de las cuentas involucradas hasta que ejecutes el proceso de Contabilizacin. Recomendacin Se recomienda que el nombre de los archivos de plizas contengan la terminaci n .POL; de esta manera te ser fcilmente identificarlos. Adems, si ests manejando varias empresas, ser conveniente que indiques en el nombre de la pliza a cul empresa pertenece; por ejemplo, si ests elaborando la pliza modelo de depreciacin de la empresa 2, el nombre podra ser
DEPRE02.POL. * Contabilizacin Acceso
Men Procesos, Contabilizacin
Debers ejecutar este proceso cuando: 1. Capturaste alguna pliza y tenas desactivado el parmetro de Contabilizacin en lnea en tus Parmetros del sistema. 2. Cuando en algn perodo capturaste plizas sin la Contabilizacin en lnea, a fin de contabilizarlas posteriormente. Campo Slo no contabilizadas Todas Slo las no contabilizadas de tipo: Descripcin Contabiliza aquellas plizas que no han sido contabilizadas.
Contabiliza todas las plizas contabilizadas y no contabilizadas. Contabiliza aquellas plizas que hayas seleccionado, ya sea de ingresos, de egresos, o de diario o algn otro tipo de pliza que hayas definido en parmetros del sistema.
Nota: Esta operacin leer el archivo de plizas del perodo y registrar los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectas este proceso en un perodo donde ya se haban afectado las cuentas, los datos no se duplicarn.
5.1.4 Copiado de Plizas

* Copiado y pegado de plizas Acceso

Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Copiar o Pegar, Ctrl+Ins o Shift+Ins Desde el catlogo de Plizas, oprimir el botn (copiar), (pegar).
Esta opcin permitir copiar y pegar plizas dentro del catlogo con el fin de utilizar las plizas
previamente dadas de alta, ya sea en el mismo o en otro perodo. Manejo El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar una pliza es el siguiente: 1. Posicinate sobre la pliza a copiar y selecciona el botn 2. Ubcate en el perodo donde se va a pegar la pliza. 3. Luego selecciona el botn 4. El sistema te preguntar si deseas editar la pliza antes de pegarla, si tu repuesta es "S" se mostrar la ventana de captura de plizas, si tu respuesta es "No" se copiar la pliza tal y como fue registrada y para que no se realice el proceso selecciona el botn "Cancelar". 5. Posteriormente, podrs editar la pliza. El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar varias plizas es el siguiente: 1. Selecciona las plizas que quieres copiar y oprime el botn . Para seleccionar varias plizas consecutivas oprime la tecla Shift + el rat n o flecha abajo/arriba, por el contrario si tu seleccin es aleatoria oprime la tecla "CTRL" y sin dejar de oprimirla, selecciona con ayuda del ratn las p lizas a copiar. 2. Ubcate en el perodo donde se van a pegar las plizas. 3. Luego selecciona el botn 4. El sistema te advierte de que vas a pegar varias plizas, si tu respuesta es "No" se cancela el proceso de copiado y pegado, de lo contrario el sistema comienza el pegado de cada pliza. Si al pegar una pliza est coincide, en nmero de pliza, con otra por estar en el mismo perodo, el nmero de pliza que se le asignar ser el siguiente al ltimo generado, tomando en cuenta el tipo de pliza que se est manejando. 5. Posteriormente, podrs editar las plizas. .
Nota: Al copiar y pegar una pliza se conservarn las caractersticas con las que fue dada de alta, slo se modificar el nmero de la pliza adquiriendo un nmero consecutivo, es decir, el nmero siguiente a la ltima pliza dada de alta en el catlogo de plizas. Es importante mencionar que el nmero consecutivo que se va asignando a las p lizas es por perodo de trabajo, es decir, en el mismo perodo no se va a poder repetir un nmero; sin embargo en otro perodo de trabajo puede ser posible tener una pliza del mismo tipo y nmero que un perodo anterior o posterior, debido a que esto depende de los nmeros iniciales que especifiques en el perodo, de acuerdo a la opcin que tengas activada ya sea nmero secuencial y/o folio nico (especificado en los parmetros del sistema/ Nmero secuencial y Folio nico). Si no ests trabajando con la Configuracin "Nmero secuencial" dentro de la captura de plizas, el sistema te permite copiar y pegar una sola pliza y en este caso se abrir el detalle de la misma para que proporciones el folio que le corresponda. * Copiar pliza de otro perodo Acceso
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar, con el botn perodo)
(Copiar pliza de otro
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar/ Men Edicin, Copiar pliza desde.
Esta herramienta est diseada para que copies plizas que fueron capturadas en diferentes perodos de tu base de datos. Puedes copiarlas de cualquier perodo excepto las que correspondan al mismo perodo en el que ests ubicado. Las p lizas que copies tendrn como fecha la que corresponda al perodo de trabajo. Manejo de la funcin de copiar pliza de otro perodo. 1. Una vez que se ha ingresado a esta opcin se presentar la siguiente ventana:
2. Selecciona el perodo de donde tomars la pliza a copiar, luego te desplegar la lista de las plizas realizadas en ese perodo. Bastar con darle doble clic o presionar la tecla Enter. 3. La pliza se integrar al catlogo de plizas con el botn
Nota: Slo aquellas personas que tengan activado en el mdulo de Perfiles del usuario la opcin "Copiar pliza de otro perodo", podrn realizar este proceso.
5.1.5 Asociacin de Documentos

Esta ventana de Documentos asociados est disponible desde varios sistemas de la lnea Aspel, de tal forma que puedas asociar dependiendo el caso, un documento o varios archivos de diferentes formatos, los cuales pueden ser: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. Estos archivos se almacenan en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario, incluso podrs asociar comprobantes fiscales digitales de tus proveedores o clientes para llevar un ptimo control. Tambin podrs llevar acabo una asociacin de archivos de tipo triangular Aspel-SAE, Aspel-COI, Aspel-BANCO, es decir, podrs relacionar una pliza (Aspel-COI) a un documento de Aspel-SAE y al mismo tiempo relacionarlo a un movimiento de Aspel-BANCO, esto utilizando un documento comn entre los sistemas para asociarlos de manera indirecta. * DOCUMENTOS ASOCIADOS (CFD) Acceso Desde Aspel-COI
Men Archivos / Plizas, con el botn Desde el mdulo de compras / Men Archivos, Catlogo de recepciones y devoluciones, con el botn
Desde Aspel-SAE
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn
En esta ventana podrs consultar los diferentes archivos asociados al movimiento (Aspel-BANCO), Recepcin/Devolucin (Aspel-SAE) o pliza (Aspel-COI) seleccionada desde el sistema en cuestin. La ventana es la siguiente:
Ejemplo basado del sistema de Aspel-COI Manejo Aspel Podrs asociar un archivo de pliza generado por Aspel-COI a un documento de Aspel-SAE y a un registro de Aspel-BANCO, lo cual indique que los registros tienen relacin con dicho archivo de pliza (puede ser una pliza modelo). Para realizar esta asociacin consulta el tema: Como realizar asociaciones triangulares (Aspel-SAE, Aspel-BANCO, Aspel-COI). Adicionalmente podrs asociar al registro (movimiento, pliza o documento) cualquier archivo que te proporcione informacin adicional o complementaria a dicho registro, informacin que no necesariamente haya sido generada por un sistema Aspel en particular, pudiendo ser la copia de un cheque, especificaciones en particular del cheque, una factura electrnica, etc.
Botones de esta ventana Botn Descripcin Lo ms relevante que podrs realizar desde esta opcin es consultar todos los archivos disponibles para su asociacin desde cualquier sistema Aspel. Para mayor informacin Depsitos de documentos asociados Utiliza este botn si deseas visualizar en pantalla el contenido del archivo asociado. Para mayor informacin: Visualizar un documento Utiliza esta opcin para:

Eliminar el archivo fsicamente. Eliminar el archivo de esta ventana de archivos asociados.
Para mayor informacin consulta el tema: Eliminar un documento o desascialo Con est opcin podrs consultar las propiedades del archivo, datos como: Nmero de pliza con la que esta asociado, su descripcin, fecha, etc. Para mayor informacin: Propiedades del documento . Despliega el tema de ayuda que explica el funcionamiento de esta ventana. Con este botn cierras la ventana de asociacin de archivos.
* DEPSITO DE DOCUMENTOS ASOCIADOS

Acceso Desde Aspel-COI
Men Archivos / Plizas, con el botn
, botn
Desde Aspel-SAE
Desde el mdulo de compras / Men Archivos, Catlogo de recepciones y devoluciones, con el botn , botn
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn , botn
En esta ventana se almacenan los archivos que se podrn asociar a los registros dependiendo del sistema. Manejo Aspel En esta ventana se almacenan todos los archivos seleccionados y/o aadidos desde la opcin "Copiar y seleccionar". Los archivos depositados en esta ventana quedarn disponibles para asociarlos a otros registros desde cualquier sistema (Aspel-SAE, Aspel-BANCO, Aspel-COI), y dependiendo del sistema en el que sean asociados es la informacin que se mostrar en las columnas. Inicialmente al acceder a esta ventana, dependiendo el sistema, se aplicar un filtro por omisin. Para el caso de Aspel-COI slo se mostrarn los archivos que todava no han sido asociados a una pliza en particular, para el caso de Aspel-BANCO slo se mostrarn los archivos que no estn asociados al registro seleccionado, en Aspel-SAE slo se mostrarn los archivos que no estn asociados al documento seleccionado. Si el filtro se desactiva, tambin se observarn todos los archivos asociados al registro. Cuando no existen archivos en este depsito, algunos botones se encontrarn deshabillitados, y a medida que vayas anexando archivos se irn habilitando.
La consulta muestra en pantalla las siguientes columnas: Columna 1 "Archivo asociado". Muestra el nombre del archivo asociado al registro o en su caso disponible en esta ventana de depsito para su asociacin.
Columna 2 "Pliza". Muestra el tipo de pliza al cual se le asoci el documento.
Columna 3 "Nmero". Nmero de pliza a la cual se le asoci el documento. Columna 4 "Documento":
Para el caso en que el archivo este asociado a un documento de Aspel-SAE: Tipo de documento al que est asociado el archivo ("Recepcin" cuando es un documento de compras, "Devolucin" cuando es una devolucin de compras). Este dato slo se llena y/o utiliza cuando el archivo est asociado a un registro o documento desde Aspel-SAE. Para el caso en que el archivo este asociado a un movimiento de Aspel-BANCO: Indica el nmero de la cuenta en la que se est efectuando la asociacin. Recuerda que los archivos asociados y/o depositados se controlan o se rigen por fechas, es por eso que se incluye al archivo asociado el nmero de la cuenta. Nota: Para el caso del sistema Aspel-COI, no se utilizan estos campos.
Columna 5 "Nmero".
Para el caso de Aspel-SAE Nmero de documento al cual se le asoci el archivo. Dependiendo la configuracin para la generacin de claves ser el tipo o formato de este campo, ya que puede ser numrico o alfanumrico. Para el caso de Aspel-BANCO Nmero del registro o movimiento dentro de la base de datos, nmero secuencial.
Columna 6 "Referencia bancaria". Este nmero tiene como propsito la identificacin del movimiento cuando se consulta el archivo. Este dato slo se llena y/o utiliza cuando el archivo est asociado a un registro o movimiento desde Aspel-BANCO.
Notas relevantes Es importante que consideres que los archivos asociados y/o depositados en esta ventana se organizan por la fecha del registro, es decir, cuando desees asociar un archivo desde otro sistema Aspel, debers asegurarte que la fecha del movimiento, documento o pliza sean de la misma fecha. En la ventana de depsitos de documentos asociados se presentaran los archivos disponibles para asociar en otros sistemas as como los archivos asociados o eliminados previamente del sistema con el que se esta trabajando. Cuando exista un archivo que no tenga ninguna informacin en sus columnas, significa que fue desasociado de los distintos registros o sistemas, quedando disponible ms adelante para una nueva asociacin. * SELECCIONA EL DOCUMENTO QUE QUIERES ASOCIAR Acceso Desde Aspel-COI
, opcin
/ botn
Desde Aspel-SAE
Desde el mdulo de compras / Men Archivos, Catlogo de recepciones y devoluciones, con el botn , opcin / botn
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn , opcin / botn
Esta opcin te permitir asociar a un registro cualquier archivo que se encuentre en la ventana de Depsito de documentos. Manejo Aspel Que debes tomar en cuenta al asociar un archivo a un registro:
Cuando el archivo que deseas asociar ya ha sido utilizado para dicho proceso desde cualquiera de los sistemas Aspel-BANCO o Aspel-SAE, observars que el archivo se duplicar en la ventana de depsito de documentos, uno con los datos obtenidos por la asociacin desde Aspel-BANCO y otro con los datos de la asociacin del archivo desde Aspel-SAE. Recuerda que ciertas columnas como documento y nmero son compartidos entre ambos sistemas, por lo tanto si ya fueron utilizadas esas columnas por el sistema Aspel-SAE tendr que crearse un archivo para llenar los datos correspondientes al sistema Aspel-BANCO. Cuando el sistema detecte que el archivo que ests asociando ya existe con las mismas
caractersticas, el sistema te mandar el siguiente mensaje: "El documento ya est asociado". El sistema valida que el mismo archivo no est dado de alta dos veces para un mismo registro, pero pudiese darse el caso en el que una misma pliza tenga asociado un registro de Aspel-BANCO y uno de Aspel-SAE, por consiguiente observars dos archivos con el mismo nombre, pero uno proveniente de una asociacin con un registro de Aspel-SAE y el otro de Aspel-BANCO. Como realizar asociaciones triangulares entre Aspel-SAE, Aspel-COI y Aspel-BANCO. Si en algn momento necesitars asociar una pliza a un documento de Aspel-SAE y a un registro de Aspel-BANCO, debers efectuar una asociacin triangular indirecta mediante la utilizacin de un archivo ficticio, el cual no necesariamente contendr informacin relevante para los registros. Para lograr esta asociacin realiza lo siguiente: 1. Como primer paso, crea o identifica en tu explorador de Windows el archivo ficticio que servir para asociar los registros de manera y relacionarlos de manera indirecta.
2. Desde el sistema Aspel-COI desde la ventana de documentos asociados opcin Anexar,

Selecciona, copia y asocia el archivo ficticio a la pliza:
3. Posteriormente accede al sistema Aspel-BANCO, ventana documentos asociados, opcin

Anexar, e identifica el archivo asociado a la pliza de Aspel-COI y selecciona el botn "Asociar":
4. Una vez realizado esto, el archivo se asocia a Aspel-BANCO creando una relaci n entre ambos sistemas:
5. Ahora, accede a Aspel-SAE ventana de documentos asociados, opcin Anexar, e identifica el

archivo asociado tanto en Aspel-COI como en Aspel-BANCO y selecciona el botn "Asociar":
6. En ese momento se crear una copiar del archivo en este caso "Documentoficticio", con los datos correspondientes a Aspel-SAE. 7. Por ltimo, accede a Aspel-COI y realiza con el archivo asociado en Aspel-BANCO la misma asociacin pero en Aspel-COI:
De esta forma indirectamente podrs relaciona una pliza con un documento de Aspel-SAE y un movimiento de Aspel-BANCO.
* VISUALIZAR UN DOCUMENTO Acceso Desde Aspel-COI
, botn
Desde Aspel-SAE
Desde el mdulo de compras / Men Archivos, Catlogo de recepciones y devoluciones, con el botn , botn .
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn , botn .
Desde la ventana de Documentos asociados si no existe archivo asociado, botn , botn .
Mediante este botn podrs consultar o visualizar en pantalla el contenido del archivo seleccionado. Manejo Aspel Para abrir un archivo se utilizar la aplicacin asociada para este tipo de archivo desde Windows. Para los formatos que no tengan asociado una aplicacin en particular, debers realizar dicha asociacin desde el explorador de Windows, de lo contrario cuando desees visualizar este archivo el sistema mandar el mensaje "No hay una aplicacin asociada al archivo". El tipo de archivo identifica el programa (p. ej., Microsoft Word) que se utiliz para su elaboracin. Los tipos de archivo estn asociados a una extensin del nombre de archivo. Por ejemplo, los archivos que tienen la extensin .txt corresponde al tipo "Documento de texto" y se pueden abrir con cualquier editor de texto. Para mayor informacin consulta el ayuda de Windows. Notas: Este botn estar disponible desde la ventana principal de Asociacin de documentos y la ventana de depsito de documentos. Para abrir los comprobantes fiscales digitales, los sistemas Aspel proporcionan un visor para poder consultar en pantalla este tipo de archivo (XML), con el Aspel-Visor CFDS podrs consultar la informacin detallada de estos comprobantes. Recuerda que Aspel-SAE puede generar comprobantes fiscales (facturas) para agilizar el envo de documentos de facturacin teniendo una validez oficial.
* PROPIEDADES DEL DOCUMENTO O ARCHIVO Acceso Desde Aspel-COI
, botn
Desde Aspel-SAE
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn , botn , botn
Desde la ventana de Documentos asociados, botn
En esta ventana podrs consultar y modificar las propiedades del archivo el cual puede estar o no asociado a un registro en particular. Manejo Aspel Las propiedades o caractersticas del archivo muestran ciertos datos que se generaron al asociar dicho archivo desde cualquier sistema Aspel. Estos datos se podrn modificar tomando en cuenta que para al modificar ciertos campos afectar su ubicacin o asociacin en el sistema o ventana, es decir, si decides modificar el campo "Nmero de documento" el sistema tomar en cuenta el cambio ubicando y/o asociando ahora el archivo al registro o documento indicado en dicho campo. La ventana es la siguiente:
Los campos tipo y nmero de pliza no podrn modificarse. Campo Descripcin Descripcin Es la descripcin que se captur al momento de copiar/seleccionar el archivo al depsito de documentos. Esta descripcin la puedes modificar segn requieras. Desde Aspel-COI: Indica el mes y el ao del perodo en el que se ests trabajando. Desde Aspel-BANCO y Aspel-SAE: Indica el mes y el ao en el que se gener y/o realiz el registro seleccionado. En cualquiera de los casos, podrs modificar la fecha. Para el caso en el que el archivo sea una factura electrnica, escribe el RFC del cliente o proveedor segn corresponda. Campo informativo. Muestra el tipo y nmero de la pliza asociado al archivo, siempre y cuando el archivo haya sido asociado a una pliza en particular. Fecha en la que fue asociado el archivo por primera vez, es decir, fecha en la que se copio y/o selecciono para su deposito y asociacin. Escribe la referencia bancaria a la que hace mencin el movimiento si ste lo requiere, por ejemplo, cheque. Para el caso de Aspel-SAE: Nmero de documento al cual se le asoci el archivo. Dependiendo la configuracin para la generacin de claves ser el tipo o formato de este campo, ya que puede ser numrico o alfanumrico. Para el caso de Aspel-BANCO: Nmero del registro o movimiento dentro de la base de datos, nmero secuencial. Tipo de documento Para Aspel-SAE: Tipo de documento al que est asociado el archivo ("Recepcin" cuando es un documento de compras, "Devolucin" cuando es una devolucin de compras). Este dato slo se llena y/o utiliza cuando el archivo est asociado a un registro o
Mes / Ao
RFC
Pliza
Fecha de recepcin Referencia bancaria Nmero de documento
documento desde Aspel-SAE. Para Aspel-BANCO: Indica el nmero de la cuenta en la que se est efectuando la asociacin. Recuerda que los archivos asociados y/o depositados se controlan ose rigen por fechas, es por eso que se incluye al archivo asociado el nmero de la cuenta. * FILTRAR LOS DOCUMENTOS ASOCIADOS Acceso Desde Aspel-COI
, botn
, con el botn
Desde Aspel-SAE
Desde el mdulo de compras / Men Archivos, Catlogo de recepciones y devoluciones, con el botn , botn , con el botn
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn , botn , con el botn
Este proceso sirve para visualizar en pantalla slo aquellos documentos que cumplan con las caractersticas especificadas en el filtro. Campos Pliza Descripcin Selecciona dependiendo el caso si deseas listar los registros o archivos que:
Tengan una pliza asignada. Para este caso indica el tipo de pliza o nmero de pliza a filtrar. Que no tengan asignada ninguna pliza Todos (con pliza y sin pliza) Nota: Por omisin al acceder a la ventana de depsito de documentos, slo se mostrarn aquellos registros o archivos que no estn asociados desde el sistema donde se est consultando dicha ventana. Selecciona el o los documentos que estn asociados a una pliza, as como los que no estn asociados o estn asociado a una pliza en especial, en
este caso especifica el tipo y nmero de la pliza. Documento SAE Referencia bancaria Podrs visualizar todos los documentos de Aspel-SAE, ninguno o un documento en particular mediante la especificacin del nmero del documento. Podrs indicar si deseas ver en pantalla todos los archivos asociados a un movimiento de Aspel-BANCO, si deseas ver uno en particular selecciona de la lista desplegable la opcin "Referencia indicada" y proporciona en el campo "Referencia" el nmero. Si no deseas filtrar los archivos por una referencia en particular indica la opcin "Sin referencia". Anota o selecciona el rango de fechas que se considerar para filtrar los archivos o registros por tipo de fecha. Considera esta fecha como la fecha en la que el archivo fue seleccionado, copiado o asociado al registro. Aunque el archivo sea desasociado posteriormente, siempre conservar la fecha de la primera asociacin. Esta fecha la podrs consultar desde la ventana de Propiedades del archivo. Nombre de Archivo Si lo deseas podrs especificar el nombre del archivo a filtrar, escribe el nombre del archivo sin extensin.
Fecha de recepcin Desde / Hasta
* ELIMINAR UN DOCUMENTO O DESASOCIARLO Acceso Desde Aspel-COI
, botn
Desde Aspel-SAE
Desde Aspel-BANCO
Men Archivos / Movimientos bancarios/ Depsitos y retiros, Tipo cheque y/o En trnsito, con el botn , botn ventana de Documentos asociados, botn , botn
Desde
la
Esta opcin te permitir eliminar fsicamente el archivo o bien slo desasociar el archivo del registro quedando disponibles para una nueva asociacin desde la ventana de depsito de documentos. Manejo Aspel Este proceso de eliminacin tiene un manejo diferente dependiendo desde la ventana donde se est utilizando: Desde la ventana principal de Asociacin de documentos Al seleccionar este botn desde la ventana de Asociacin de documentos el documento podr ser desasociado o eliminado fsicamente dependiendo los siguientes casos:
Si el archivo a eliminar no est asociado a otro registro (pudiendo ser desde otro sistema Aspel), el sistema te permitir escoger entre Desasociar el archivo o eliminarlo fsicamente.
Desasociar el archivo del documento: El archivo es desasociado del registro y lo deja para su uso posterior en la ventana de depsito de documentos. Eliminar el archivo fsicamente: El archivo es eliminado de esta ventana de documentos asociados y de la ventana de depsito de documentos, es decir, elimina el archivo fsicamente de la carpeta. Para anexar nuevamente el archivo, utiliza la opcin de: Copiar y seleccionar un documento
Cuando el archivo est asociado en otro sistema, el sistema automticamente desasocia este archivo sin preguntar del registro o sistema que corresponda.
Desde la ventana de depsito de documentos La opcin de eliminar desde la ventana "Deposito de documentos" vara un poco con respecto a la ventana anteriormente explicada. Desde esta ventana el archivo se eliminar o borrar fsicamente del directorio donde Se almacenan dichos archivos. Al seleccionar este botn, el sistema mandar el siguiente mensaje de confirmacin:
* COPIAR Y SELECCIONAR UN DOCUMENTO Acceso Desde Aspel-COI
, botn
, botn
Desde Aspel-SAE
Desde el mdulo de compras / Men Archivos, Catlogo de recepciones y devoluciones, con el botn , botn , botn
Desde Aspel-BANCO
Esta opcin sirve para copiar archivos al depsito de documentos desde alguna carpeta de Windows o unidad de disco o red, al mismo tiempo el archivo se asociar al registro seleccionado. Manejo Aspel Este proceso lo que hace es realizar una copiar del archivo seleccionado y lo deposita en una ruta ubicada en la carpeta de Archivos comunes Aspel, la cual por omisin es: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Comprobantes\Coi\. De esa ruta se van tomando los archivos para su uso desde cualquier sistema Aspel.
Los pasos son los siguientes:
1. Desde la ventana de Deposito de documentos selecciona el botn "Copiar".

2. Se desplegar una ventana de Windows para buscar y seleccionar en tu mquina el archivo que deseas asociar . 3. Al seleccionar el archivo se desplegar una ventana para que proporciones una descripcin breve del archivo, descripcin que te servir para diferenciar los archivos.
4. Al seleccionar el botn "Aceptar", el archivo se asociar directamente al registro y al mismo tiempo se colocar en la ventana de depsito de documentos.
Nota: Si el archivo ya se encuentra en el depsito de archivos, utilizar la opcin "Asociar" ubicada dentro de la ventana de deposito para asociar el archivo a un registro. * PROPIEDADES DEL DOCUMENTO O ARCHIVO Acceso Desde Aspel-COI
, botn
Desde Aspel-SAE
Desde Aspel-BANCO
Desde la ventana de Documentos asociados, botn
En esta ventana podrs consultar y modificar las propiedades del archivo el cual puede estar o no asociado a un registro en particular. Manejo Aspel Las propiedades o caractersticas del archivo muestran ciertos datos que se generaron al asociar dicho archivo desde cualquier sistema Aspel. Estos datos se podrn modificar tomando en cuenta que para al modificar ciertos campos afectar su ubicacin o asociacin en el sistema o ventana, es decir, si decides modificar el campo "Nmero de documento" el sistema tomar en cuenta el cambio ubicando y/o asociando ahora el archivo al registro o documento indicado en dicho campo. La ventana es la siguiente:
Los campos tipo y nmero de pliza no podrn modificarse. Campo Descripcin Descripcin Es la descripcin que se captur al momento de copiar/seleccionar el archivo al depsito de documentos. Esta descripcin la puedes modificar segn requieras. Desde Aspel-COI: Indica el mes y el ao del perodo en el que se ests trabajando. Desde Aspel-BANCO y Aspel-SAE: Indica el mes y el ao en el que se gener y/o realiz el registro seleccionado. En cualquiera de los casos, podrs modificar la fecha. RFC Para el caso en el que el archivo sea una factura electrnica, escribe el RFC del cliente o proveedor segn corresponda. Campo informativo. Muestra el tipo y nmero de la pliza asociado al archivo, siempre y cuando el archivo haya sido asociado a una pliza en particular. Fecha en la que fue asociado el archivo por primera vez, es decir, fecha en la que se copio y/o selecciono para su deposito y asociacin. Escribe la referencia bancaria a la que hace mencin el movimiento si ste lo requiere, por ejemplo, cheque. Para el caso de Aspel-SAE:
Mes / Ao
Pliza
Fecha de recepcin Referencia bancaria Nmero de
documento Nmero de documento al cual se le asoci el archivo. Dependiendo la configuracin para la generacin de claves ser el tipo o formato de este campo, ya que puede ser numrico o alfanumrico. Para el caso de Aspel-BANCO: Nmero del registro o movimiento dentro de la base de datos, nmero secuencial. Tipo de documento Para Aspel-SAE: Tipo de documento al que est asociado el archivo ("Recepcin" cuando es un documento de compras, "Devolucin" cuando es una devolucin de compras). Este dato slo se llena y/o utiliza cuando el archivo est asociado a un registro o documento desde Aspel-SAE. Para Aspel-BANCO: Indica el nmero de la cuenta en la que se est efectuando la asociacin. Recuerda que los archivos asociados y/o depositados se controlan ose rigen por fechas, es por eso que se incluye al archivo asociado el nmero de la cuenta.
5.1.6 Pliza Modelo

Las plizas modelo son plizas que se graban en un archivo independiente al Catlogo de plizas con la extensin *.POL. De esta forma, podrs acceder posteriormente a este archivo para ajustar algn dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. Tambin las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar plizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Debido a los procesos de redondeo en la generacin de plizas modelo, en ocasiones el total de cargos y el total de abonos varan por centavos, en cuyo caso es necesario que ajustes la diferencia manualmente. * Grabar pliza modelo Acceso
Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar o modificar una pliza con la tecla F9 o el Botn
Men Plizas modelo, al agregar o modificar una pliza modelo, Botn
Utiliza esta opcin si no deseas que la pliza sea contabilizada y afecte la contabilidad de tu empresa, o bien, deseas que la pliza sirva de modelo para realizar otras. Manejo Mdulo de Plizas El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. Abre el catlogo de plizas y ejecuta el proceso de Agregar con el botn Edicin, opcin agregar o en su caso modificar. 2. Anota o modifica la informacin de la pliza. 3. Graba la pliza con el botn o con la tecla F9. o Men
4. Selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se grabar la pliza modelo y escribe el nombre del archivo que va a ser creado. Mdulo Pliza Modelo 1. Agrega o modifica una pliza modelo con el botn 2. Anota o modifica la informacin de la pliza modelo. 3. Y graba la pliza modelo con el botn Nota: Cuando se est trabajando sin Contabilizacin en Lnea, con el botn la pliza modelo se grabar como una pliza y en la Consulta del Catlogo de plizas se mostrar con el estado sin Contabilizar. o respectivamente
Para poder contabilizar una pliza modelo debers configurar tu sistema para trabajar la Contabilizacin en lnea de lo contrario debers realizar el proceso de Contabilizacin que se encuentra en el men Procesos. * Modificar una pliza modelo Acceso

Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, Agregar y oprimir el botn Men Archivos, Plizas modelo, doble clic sobre la pliza modelo seleccionada o con el botn
Qu es Puedes modificar las partidas de las plizas modelo. Manejo Mdulo de Plizas El proceso que debes llevar a cabo en el catlogo de plizas es el siguiente: 1. Carga la pliza modelo con el botn .
2. Anota el nombre del archivo de la pliza modelo, selecciona el directorio y/o subdirectorio
donde se encuentra el archivo. 3. Cambia los campos que desees. 4. Graba la pliza modelo con el botn Mdulo de Plizas Modelo El proceso que debes llevar a cabo en el mdulo de plizas modelo es el siguiente: Selecciona la pliza que quieres modificar. 1. Con el botn desplegars el detalle de la pliza modelo para que realices las modificaciones que necesites. 2. Por ltimo con el botn guarda la pliza. o con la tecla F9.
Nota: No es posible eliminar una pliza modelo desde el sistema, slo modificar sus datos. Puedes salir del sistema y borrar los archivos de las plizas modelo desde Windows o en DOS. * Enviar pliza modelo por correo Acceso

Men Archivos, Plizas/ Men Edicin, agregar o modificar, con el botn Men Archivos, Plizas modelo, con el botn
Esta opcin te permite enviar por correo electrnico la pliza consultada o creada. Manejo Antes de enviar la pliza, sta deber ser guardada como una pliza modelo, el sistema te desplegar la ventana correspondiente para guardarla. Una vez grabada la pliza modelo, el sistema te desplegar la aplicacin de correo predeterminado en tu mquina por ejemplo Microsoft Outlook para el envo de la pliza, indica los datos correspondientes para el envo satisfactorio. Tambin desde el mdulo de plizas modelo puedes enviar las plizas modelo, por medio del
botn
* Recepcin y envo de plizas modelo Acceso

Men Archivos, Plizas Modelo Desde la Barra de herramientas principal con el botn (*)
Desde este mdulo se podr tener un manejo eficiente de las plizas modelo, de tal forma que puedas consultar las plizas modelo grabadas, as como organizar y/o almacenar las plizas recibidas va correo electrnico y clasificarlas por sistema. Adicionalmente podrs: contabilizarlas, enviarlas va correo electr nico, as como la obtencin de una vista previa del contenido de cada una de las plizas, sin tener que abrirlas. Este mdulo actuar como un visor, es decir, el programa encargado de la recepcin y envo por correo electrnico, ser el predeterminado en tu mquina, como puede ser Microsoft Outlook, etc. Los correos se almacenarn en este mdulo de recepcin y envo, pero tambin los podrs consultar desde tu programa de correo predeterminado. Las plizas modelo que lleguen a Aspel - COI va correo son organizadas y/o clasificadas por sistema, tambin se organizan las que no llegan por correo, observndolas en la lista de todas las plizas puedes clasificarlas por sistema a travs del men flotante. Nota: Se recomienda usar para la recepcin y envo de plizas modelo los programas de correo electrnico Outlook, Outlook 2000 y Outlook Express. Manejo
Todas: En este apartado podrs consultar las plizas modelo que se encuentren grabadas en el directorio de trabajo. Tambin es posible consultar las plizas modelo de otro directorio, siempre y cuando se indique la ruta en el campo "Directorio". Se muestra el detalle de la pliza seleccionada:

Pliza. Nombre de la pliza. Fecha. Fecha en que se gener la pliza.
Por sistema: Los nodos o carpetas que aqu se muestran, representan cada sistema de la lnea Aspel que generan plizas modelo y se muestran con su icono correspondiente, esto con el fin de poder ordenar las plizas por sistema. Si el Asunto del correo se arma slo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomar como si fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal y al momento de recibir un correo Una vez clasificados, la pliza en la columna Enviado por tomar el nombre de acuerdo al sistema al que se clasifico: Sistema Aspel - SAE Aspel - COI Subject o Asunto [ASPMSAE]USUARIO [ASPMCOI]USUARIO
Aspel - NOI
[ASPMNOI]USUARIO
Aspel - CAJA [ASPMCAJA]USUARIO Todas ellas deben ir encerradas entre corchetes: [PREFIJO+NOMBREDESISTEMA]USUARIO Al seleccionar alguno de los iconos de los sistemas, se muestran los datos de las plizas como:
Pliza. Nombre de la pliza. Enviado por. Sistema por el que fue generada la pliza, asunto del correo electrnico. Cuando la pliza modelo es clasificada por el usuario es decir, no fue recibida por correo electrnico, esta columna se armar con la leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que se clasific, ejemplo: "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Esto con el fin de que puedas diferenciar entre las plizas recibidas va correo electrnico y las que fueron clasificadas por t. Fecha. sta es tomada del servidor de correo de donde se envi la pliza, fecha de envo del correo. Ver: Descripcin de los campos. Notas: Cabe mencionar que la clasificacin por sistema se realiza por perodo, es decir, cuando se crea el siguiente perodo de trabajo, todas aquellas plizas que estn clasificadas por sistema no se presentarn en la opcin correspondiente, sino que las podrs encontrar en la opcin Todas. Cuando la pliza no es recibida por correo electrnico pero es clasificada por sistema, la fecha del archivo se tomar como la fecha de envo. Correos nuevos: La funcin principal de este proceso es obtener mediante el correo predeterminado, las plizas enviadas por correo electrnico, esto se realiza de la siguiente manera:
El sistema te pedir la contrasea de correo para el usuario configurado, lo que es lo mismo la contrasea para conectarse al servidor de tu empresa y obtener tus correos.
La contrasea se solicitar siempre y cuando en el programa de correo predeterminado, as
se haya configurado.
Mediante el programa de correo, se obtienen (se bajan), se identifican y se muestran los correos nuevos para Aspel - COI.
Observaciones Es importante que tomes en cuenta que se obtendrn todos los correos que se encuentren en el servidor de tu proveedor de Internet (servidor de tu empresa), pero slo podrs consultar desde este mdulo aqullos que en su descripcin o asunto tenga la leyenda ASPMCOI o en su caso ASPMSAE, ASPMNOI o ASPMCAJA, dependiendo del sistema que lo enve. Si el Asunto del correo se arma slo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomar como si fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal. Los correos deben contener un archivo tipo pliza (Pol, etc.) de lo contrario no se bajar, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto. Tambin debers tomar en cuenta que si te mandan una pliza modelo por correo y sta es recibida con cualquier programa de correo (Outlook), mientras no sea leda, Aspel - COI la va a detectar como nueva y la mostrar. Los correos tambin podrn ser consultados desde el programa de correo en el que fueron recibidos. Botones del mdulo de plizas modelo Botn Funcin Con este botn podrs agregar una pliza desde el mdulo de plizas modelo. Este botn sirve para abrir la pliza y poder modificar alguna partida u otra informacin. Este botn despliega la ventana de captura de la pliza con el fin de contabilizar la pliza, para esto utiliza el botn .
Este proceso tambin se podr llevar a cabo oprimiendo doble clic sobre la p liza modelo, o men flotante opcin contabilizar plizas. Con este botn envas por correo electrnico la pliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en tu PC. Indica la direccin del destinatario, asunto y
texto del mensaje. Se verifica nuevamente si existen correos nuevos para Aspel - COI. En su caso, se solicitar la contrasea del usuario, para la obtencin de los correos. Recuerda que para que se visualicen los correos deben de tener como asunto la leyenda [ASPM] y deben contener un archivo tipo pliza (*.pol;*.p01;*.p02), de lo contrario no se bajarn, ya que este proceso verifica que el contenido del correo sea el correcto. Campos del mdulo Campos Descripcin
Directorio Selecciona la ruta donde se encuentran los archivos de plizas modelo, aydate con el botn o con la tecla F2. Por omisin, se muestra el directorio con el que ests trabajando en Aspel - COI. Tipos de archivo En este campo se muestra el formato o extensin de las plizas modelo grabadas en Aspel - COI, esta extensin le servir al sistema para filtrar las plizas modelo del directorio especificado. Por omisin se mostrar la extensin *.Pol, para desplegar varios tipos de archivo a la vez, sepralos mediante el punto y coma (;) Ejemplo: *.pol;*.p01;*.p02. Esto te ser de utilidad, cuando las p lizas sean generadas por otro sistema de la lnea Aspel, por ejemplo: Aspel-SAE, ya que los archivos de plizas se generan con extensin P01, P02, dependiendo de la empresa. Si el campo se deja vaco se mostrarn las plizas modelo grabadas en el directorio de trabajo con extensin *.Pol, o bien, las grabadas en la ruta especificada en el campo "Directorio". Si se indica otro tipo de extensin, el sistema te mostrar la lista de los archivos correspondiente, pero al no ser reconocido como una extensin de pliza vlida, es decir *.Pol o en su caso P01., se enviar un mensaje dentro del campo "Concepto" con la siguiente leyenda " Pliza modelo no vlida o daada".
Nota: Es importante mencionar que para aquellos archivos que no sean del formato requerido, las opciones como Contabilizar pliza, Ver notas, Enviar pliza, etc., no estarn disponibles. Lista de archivos Pliza. En este apartado se en listan todos los archivos filtrados por el tipo de archivo. Por omisin el sistema mostrar todas las plizas modelo con extensin *.Pol encontradas en el directorio seleccionado. Fecha. sta es tomada del servidor de correo de donde se envi la pliza, fecha de envo del correo. Nota: Cuando la pliza no es recibida por correo electrnico la fecha del archivo se tomar como la fecha de envo. Enviado por. Sistema por el que fue generada la pliza, asunto del correo electrnico. Cuando la pliza modelo es clasificada por el usuario, es decir, no fue recibida por correo electrnico, esta columna se armar con la leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que es clasificado por ejemplo "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Slo estar disponible esta columna, para las carpetas o nodos por sistema. Detalle de una pliza modelo Tipo Muestra el tipo de pliza; stas pueden ser de ingresos (Ig), egresos (Eg),
diario (Dr). etc. Fecha Concepto Cuenta Fecha en la que se gener la pliza da/mes/ao. Muestra la razn o descripcin de la pliza. Nmero de cuenta afectada.
Departament Nmero del departamento que origin el movimiento. o Concepto T. Cambio Debe Haber Razn o descripcin por movimiento. Tipo de cambio de la moneda con la que se afect el movimiento. Cantidad que se carg a la cuenta. Cantidad que se abon a la cuenta.
Opciones del men flotante (botn derecho del ratn) Opcin Ver notas Enviar pliza Descripcin Contenido o texto del correo electrnico enviado con el archivo de pliza adjunto. Despliega el correo predeterminado de tu PC o computadora y adjunta el archivo de la pliza a enviarse. Elimina la pliza seleccionada. Esta opcin no estar disponible para los archivos que se graben en el directorio de trabajo o en un directorio diferente como plizas modelo; slo para aqullos que hayan sido clasificados por ti o recibidos por correo electrnico. Slo elimina la pliza modelo de la clasificacin del sistema y no fsicamente del directorio donde se gener. Agregar Modificar Con esta opcin despliega la ventana de captura de plizas para agregar una. Esta opcin despliega la ventana de captura de la pliza para modificarla y volver
Eliminar de este sistema
a grabarla con el botn Contabilizar pliza Clasificar como
ubicado en dicha ventana de captura.
Selecciona esta opcin cuando necesites que una pliza modelo sea considerada en tu contabilidad. Esta opcin slo estar disponible si ests situado en la opcin de TODAS, de tal forma que te permita clasificar las plizas por sistema. Esta opcin es til para las plizas que fueron generadas en versiones anteriores y se desean especificar bajo un nodo de sistema en especfico.
Nota: Para la correcta visualizacin de la informacin desde este mdulo, debers asegurarte que en cada uno de los sistemas Aspel, estn definidas las cuentas involucradas para la generacin de plizas y correspondan en nmero y descripcin.
5.2 Consolidacin
Acceso

Men Procesos, Consolidacin. Desde la Barra de Herramientas con el botn Descripcin Es un campo informativo donde se despliega el nmero y nombre de la empresa que actuar como consolidadora. (*)
Campo Empresa consolidadora
Directorio para archivo de datos Directorio fuente Seala la unidad de disco, directorio y/o subdirectorio donde debern localizarse los datos de las empresas a consolidar. Si los archivos de las distintas empresas no se encuentran en el mismo directorio, el sistema ir solicitando la ruta para acceder a los datos de las empresas que no localice en dicho directorio. Indica el disco, directorio y/o subdirectorio donde debern grabarse los archivos que contendrn los datos de la consolidacin de las empresas. Este directorio / subdirectorio debi haber sido creado con anterioridad. Puedes elegir desde qu nivel de cuenta contar el catlogo de la empresa consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si seleccionas el nivel de Mayor, el catlogo de cuentas de la empresa consolidadora slo estar formado por cuentas de Mayor.
Directorio destino
Nivel de cuenta
Manejar empresas Permite manejar cada empresa que intervino en la consolidacin como un como departamento (se debi haber activado El Manejo de departamentos en los departamentos parmetros del sistema de la empresa consolidadora). Si no marcas esta casilla, los datos que se presentarn correspondern al corporativo en general. Nmero de empresas a consolidar Notas: No olvides tomar en cuenta lo siguiente:
Marca las empresas que va a consolidar el sistema en la empresa consolidadora. Con las flechas localiza el nmero de cada empresa que deseas marcar y hazlo con el indicador del ratn o con la barra espaciadora.
Es muy importante que todos tus movimientos se encuentren contabilizados, ya que la consolidacin nicamente considera los saldos existentes en el catlogo de cuentas y en el catlogo de cuentas departamentales. Al efectuar este proceso se borran los archivos del catlogo de cuentas y departamentos del perodo en que ests trabajando, por lo que es muy importante que ejecutes esta funcin estando en la empresa consolidadora y en el perodo indicado. Te recomendamos que las empresas a incluir en la consolidacin manejen los mismos catlogos de cuentas, para que el procedimiento arroje resultados efectivos.
Es importante que el catlogo de cuentas de la empresa consolidadora sea el ms "general" de todos: debe estar definido de tal manera que los catlogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estn "contenidos" en l. De preferencia ejecuta este proceso al final de cada mes, debido a que, si efectas modificaciones en tus plizas despus de ejecutar este proceso, debers correrlo nuevamente para que el consolidado est actualizado (puedes ejecutar la Consolidacin las veces que consideres necesario, ya que no duplica la informacin). Consulta el resultado de tu consolidado ingresando nuevamente a la empresa desde la ventana de seleccin de empresa (opcin Abrir empresa del men Archivos).
Repercusiones: El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacenan en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catlogo de cuentas que contienen la informacin de todas las empresas consolidadas, pero sin contar con las plizas de cada una de ellas. Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora, se pueden cargar plizas para hacer eliminaciones por operaciones intercompaas y, finalmente, obtener los reportes y grficas que desees.
5.3 Balanza Anual

Acceso - Men Procesos, Balanza anual
Este proceso emite una Balanza de comprobacin conteniendo la informacin de varios meses, incluso hasta de un ao. A diferencia de una balanza de comprobacin normal, la Balanza anual no slo se reporta, sino que se archiva en disco, como un perodo de trabajo ms. Para accederla, debes indicar como perodo de trabajo Ao/06 (mes correspondiente). Ya ubicado en el perodo anual, debes revisar el Catlogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobacin o emitirla en forma de reporte.
Campo Descripcin Directorio para archivo de datos Fuente Campo informativo. Indica la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde se deben buscar los datos. Campo informativo. Indica la ruta donde se guardar la balanza anual.
Destino Generales
Nivel de cuenta Selecciona el nivel de cuenta al que deseas detallar tu Balanza: De Mayor, Subcuentas o Auxiliares. La consulta a nivel De mayor es ms compacta que las otras dos consultas. Por departamento Indica si quieres desglosar por departamento el saldo inicial, cargos y abonos, y saldo final del perodo que sealaste en tu reporte. Puedes pedir que se muestren todos los departamentos o slo alguno de ellos. Este campo estar disponible si en Parmetros del sistema se configur manejar departamentos. Indica el rango de fechas a reportar (que no deber ser mayor de 12 meses).
Rango de fechas Repercusiones
El catlogo de cuentas departamentales slo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento. El catlogo de cuentas debe ser consistente a lo largo del perodo de balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que se dieron de baja y luego ese nmero se retom para dar de alta otro concepto, se mezclaran en el mismo nmero de cuenta los montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo, no existir ningn problema si existen cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un perodo a otro.
5.4 Ajuste Anual por Inflacin

Acceso
Men Procesos, Ajuste anual por inflacin.
Al acceder a esta opcin el sistema te presentar un asistente que te ayudar en el Clculo del ajuste anual por inflacin para perodos ya sean Regulares (perodos de 12 meses) o Irregulares (perodos de 6 o 3 meses) indicando el tipo de ejercicio que se vaya a calcular. Este proceso se basa en la Reforma Fiscal para el ejercicio fiscal a partir del 2003, en la cual se elimin la obligacin que tenan los contribuyentes de realizar el clculo mensual de los componentes inflacionarios de los crditos y de las deudas, llamado componente inflacionario, para sustituirlo con un solo ajuste anual por inflacin. Para ms informacin revisa el tema "Clculo del Ajuste Anual por Inflacin". Observaciones: Este ajuste anual, por ley slo lo deben calcular las personas morales y se realizar nicamente al cierre de cada ejercicio fiscal. Para ejecutar este proceso, no debe de haber ningn catlogo o proceso en ejecucin, de otra manera la opcin de men correspondiente se encontrar deshabilitada. Manejo Para la realizacin de este proceso debers seguir los pasos del asistente y proporcionar la informacin que se solicita en ellos.
1. Primero debers seleccionar el tipo de ejercicio a calcular: A. Ejercicio Regular de 12 meses.- Al utilizar esta opcin se deber de verificar que el sistema tenga creados todos los meses correspondientes al ejercicio que se desea calcular, es decir, si el ajuste anual lo realizars para el ao 2004, el sistema deber tener creado a partir de enero de 2004 hasta diciembre de 2005, ya que el sistema realizar los clculos con el ejercicio completo de un ao (12 meses). B. Ejercicio Irregular de menos de 12 meses.- Selecciona esta opcin si el ejercicio fiscal resultara de menos de 12 meses (irregular), ya sea por inicio de actividades, por liquidacin, inclusive por fusin o por escisin.
Dependiendo el tipo de ejercicio a calcular, proporciona los siguientes datos: a) Ruta.- Anota el directorio de trabajo de COI, donde se encuentra la informacin correspondiente al ejercicio del cual se desea determinar el ajuste anual por inflacin. Con ayuda del botn o la tecla F2 podrs seleccionar la ruta o directorio.
b) Ejercicio.- Para los ejercicios regulares: Por omisin se mostrar l o los ejercicios completos que se localicen dentro de la ruta sealada en el campo anterior. Para los ejercicios irregulares: debers anotar el ejercicio del cual se desea calcular el ajuste anual por inflacin.
c) Mes inicial del ejercicio y mes final del ejercicio. Esta opcin slo estar disponible para los ejercicios irregulares. Selecciona el mes inicial y final del ejercicio del que se realizar el ajuste anual por inflacin. 2. y 3. Seleccin de cuentas de crdito y de deudas. En estos pasos se muestran todas las cuentas en el orden en que fueron dadas de alta desde el catlogo de cuentas, tanto las acumulativas como las de detalle. Selecciona las cuentas de crdito o las de deudas segn corresponda, para que el sistema obtenga el saldo de las mismas hasta el ltimo da de cada mes del ejercicio seleccionado, el resultado ser Aplicado segn la frmula. Para seleccionar las cuentas, utiliza la opcin Agregar cuentas con las teclas de acceso rpido Ctrl + A, con ayuda del men flotante (botn derecho del ratn), o bien, selecciona la cuenta a incluir y arrstrala con el ratn hacia el lado derecho. Ejemplo:
Observaciones
Las cuentas que primero debers seleccionar son las de crdito y luego en el paso 3 las cuentas de deudas.
Para incluir varias cuentas, presiona la tecla "Ctrl" y selecciona las cuentas con ayuda el ratn, una vez seleccionadas, arrstralas con el ratn hacia la derecha o utiliza la opcin "Agregar cuentas" ubicada en el men flotante (botn derecho del ratn). Para eliminar las cuentas ya incluidas, posicinate sobre la cuenta a borrar, y selecciona la opcin "Eliminar esta cuenta" o "Eliminar todas" ubicada en el Men flotante (botn derecho del ratn).
4. Reporte. En el siguiente paso y el ltimo se desplegar el reporte del Ajuste anual por inflacin, el cual podrs imprimir si lo deseas. Este reporte te mostrar la siguiente informacin:

Fecha del ejercicio El nmero de cuentas de crdito incluidas La descripcin de las cuentas Saldo promedio anual Total del saldo promedio anual de crditos Los mismos conceptos pero para las cuentas de Deudas Total del saldo promedio anual para las cuentas de crdito y deudas INPC del perodo Factor de ajuste anual Ajuste anual por inflacin deducible o acumulable
Notas:
Si deseas un reporte donde se emita el desglose de ajuste anual, en el cual se muestren los saldos finales de cada una de las cuentas y de cada uno de los meses podrs generarlo desde el reporte del Catlogo de cuentas / Desglose de ajuste anual, siempre y cuando se haya realizado ya el proceso de Ajuste anual por inflacin, de lo contrario al generar el reporte del Desglose de ajuste anual te enviar un mensaje donde te informar que es necesario que se realice dicho proceso.
Para que el proceso de Ajuste anual calcule correctamente los saldos de las cuentas que manejen monedas extranjeras, debe existir un tipo de cambio para el primer da de cada mes en el Histrico de tipos de cambio, ya que el proceso de ajuste revala dichas cuentas, de no tenerse, el sistema presentar los resultados en moneda extranjera incorrectos en los reportes involucrados con el ajuste anual.
5.5 Pliza de ajuste cambiario

Acceso - Men Procesos, Pliza de ajuste cambiario - Desde la Barra de herramientas, con el botn
(*)
El sistema solicita un rango de cuentas entre las cuales busca aquellas que manejan multimoneda y que afectan a la pliza de ajuste cambiario, caractersticas definidas en el Catlogo de cuentas. La pliza se genera para el ltimo da del mes, con el tipo de cambio de ese da. En caso de que no est capturado, se propone el tipo de cambio ms actualizado a partir de esa fecha, es decir, busca el inmediato anterior, si no encuentra alguno, tomar el tipo de cambio registrado en el catlogo de monedas. Este proceso se repite por cada cuenta que se encuentra en el rubro sealado y que cumple con las caractersticas antes mencionadas. Por ltimo, el sistema cuadra la pliza generando un movimiento en la cuenta de ajuste, la cual debes indicar al momento de ejecutar el proceso.
Nota: Esta pliza se debe realizar cuando necesites obtener el monto de ganancia o prdida por fluctuaciones cambiarias. Debido a las variaciones que se registran en los tipos de cambio, es posible que la pliza generada presente un descuadre mnimo, el cual debe ser ajustado manualmente. Es muy importante que antes de generar la Pliza de ajuste cambiario, te cerciores que los tipos de cambio se encuentran actualizados en el Histrico de tipos de cambio.
Campo Nmeros de Cuentas Cuenta Inicial
Descripcin Anota o elige la cuenta inicial del rubro que se utilizar en el proceso.
Cuenta Final Anota o elige la cuenta final del rubro que se utilizar en el proceso. Cuenta de ajuste Anota o elige la cuenta que se utilizar para realizar el ajuste de las fluctuaciones monetarias.
Nota: La cuenta de ajuste cambiario debi haber sido registrada o dada de alta dentro del
Catlogo de cuentas.
5.6 Pliza de cierre anual

Acceso - Men Procesos, Pliza de cierre. - Desde la Barra de Herramientas con el botn
(*)
Esta opcin te permite la elaboracin automtica de la pliza de cierre del ao de trabajo, traspasando sus saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o prdida del ejercicio. Descripcin Anota o elige desde qu cuenta quieres que se realice la Pliza de cierre. Anota o elige hasta qu cuenta debe abarcar la Pliza de cierre. Anota o elige la cuenta de cierre, la cual se utilizar para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicar una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la pliza. Puedes solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un slo departamento o que se consideren las de todos ellos (opcin casilla sin marcar). Si activas esta opcin debers seleccionar el departamento al que corresponde
Campo Cuenta inicial Cuenta final Cuenta de cierre
Por departamento
la p liza de cierre. Este campo estar disponible si en Parmetros del sistema se configur manejar
departamentos.
Notas
Es importante que antes de realizar la pliza de cierre, emitas un reporte del Estado de Resultados, ya que despus de contabilizar la pliza de cierre, la utilidad neta vara notablemente. Mediante la tecla F2 puedes ver la lista de las cuentas. La cuenta de cierre debe haber sido registrada o dada de alta dentro del Catlogo de cuentas, y en su caso necesario, en el Catlogo de cuentas departamentales.
Repercusiones: Cuando la pliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las plizas se igualarn a cero y la diferencia de cargos y abonos ser aplicada a la cuenta de cierre sealada.
5.7 Integracin de Plizas

Acceso
Men Procesos, Integracin de plizas
Podrs integrar las plizas previamente auditadas o todas, de un perodo de trabajo y de una empresa diferente a la que se est trabajando. La ventana es la siguiente:
Campo Ruta
Descripcin Selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las plizas a integrar. Selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarn las plizas a integrar en esta empresa.
Empresa, Mes, Ejercicio Tipo de Plizas Nmero de Plizas Fecha Atributos
Selecciona el tipo de pliza que se requiere integrar.
Indica un rango de plizas a integrar considerando el nmero de pliza, o si lo prefieres que se integren todas las plizas. Indica la fecha que corresponde a las plizas que quieres integrar. Puedes filtrar con ms detalle escogiendo a las plizas ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Ejemplo: Si seleccionaste en el filtro que slo deseas integrar las plizas auditadas, el sistema tomar en cuenta las plizas con los atributos auditadas, no contabilizadas y no pendientes. La integracin de las plizas se realizar si cumple con cada uno de los atributos
seleccionados, en caso contrario no se podr llevar a cabo este proceso. Crear tipo de Si tienes seleccionada esta opcin al concluir el proceso, el sistema verifica en pliza parmetros del sistema si tienes dado de alta ese tipo de pliza y si no la tienes te la crear. Slo en el caso de no haber espacio no ser creada y por lo tanto no las integrar. COI te permite definir 12 tipos de plizas diferentes. Crear bitcora de proceso Si seleccionas esta opcin, el sistema presentar automticamente un resumen y/o una lista de posibles errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las plizas. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrars en el directorio donde tengas tu base de datos.
6. IETU Y OPERACIONES CON TERCEROS

6.1 Operaciones con Terceros 6.1.1 Datos Fiscales de Terceros
Acceso Men Archivo, Operaciones con terceros/IETU, Datos fiscales de terceros
Desde la ventana de captura de operaciones con terceros/IETU, RFC o ID Fiscal con el botn o
Con esta ventana se puede agregar, modificar o borrar la informacin fiscal de los proveedores o terceros que se tomarn en cuenta para realizar la captura de operaciones con terceros/IETU as como importar la lista de proveedores desde Aspel-SAE. Manejo Agregar un RFC Puedes agregar la informacin directamente desde Men Archivo/Operaciones con terceros/IETU/ Datos fiscales de terceros con el botn o desde la captura de operaciones con terceros al escribir un RFC o ID Fiscal que no est dado de alta en los datos fiscales de terceros y haciendo clic sobre el botn .
Campos de este proceso Campos Descripcin
RFC o ID Fiscal Indica el RFC tratndose de persona moral o fsica o ID Fiscal para el caso de una persona Extranjera. Nota: Para personas fsicas el formato es: AAAAaammddHHD, en donde: AAAA= siglas del contribuyente; aammdd= Fecha de nacimiento (ao, mes, dia); HH= Homonimia; D= Dgito verificador. Para persona moral el formato es: AAAaammddHHD, en donde: AAA= siglas del contribuyente; aammdd= fecha de constitucin; HH= homonimia; D= dgito verificador.
Clave SAE
Campo informativo. Es la clave que el sistema asigna automticamente para identificar al Tercero. Por medio del botn se importar la lista de proveedores que se encuentra en el sistema Aspel-SAE.
Nombre
Escribe el nombre o razn social con el que se identificar el proveedor o Tercero.
Tipo de tercero Indica el tipo de tercero que identifica a la persona moral o fsica. Los tipos de tercero que puedes indicar son: 04 Proveedor Nacional; 05 Proveedor Extranjero, 07 Accionistas, Socios o Integrantes, 07 Retenciones (excepto proveedores); 15 Proveedor global. Tipo de Operacin Selecciona el tipo de operacin que se le asignar al proveedor o tercero. Nota: Dependiendo del tipo de tercero que se haya indicado son las operaciones que puedes realizar y que se desplegarn en el campo. Pas Selecciona el pas de residencia. Nota: Este campo se activar cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero. Nacionalidad Escribe la nacionalidad del Tercero. Nota: Este campo se activar cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero. Asociacin de Gastos deducibles para IETU Cuenta de gasto asociada Selecciona la cuenta de gasto asociada al proveedor, donde se acumularn las deducciones por concepto de IETU. El nmero de cuenta que se elija solo le servir de referencia al sistema para la emisin de Reportes, no se le generar ningn movimiento, as por ejemplo, si las compras al proveedor Papelera Moderna, S.A. de C.V. son en su mayora de Papelera la cuenta de gasto asociada que se seleccionara es la 6000-026-000 Papelera y Artculos de oficina.
Deducibilidad
Por Porcentaje o por Monto Indica la forma en la que se deber calcular la parte deducible de la operacin, segn lo indique la ley debers especificar si la parte que se deducir ser por un monto o por porcentaje. Si por ejemplo la Cuenta de gasto asociada es de Papelera el tipo de deducibilidad ser por Porcentaje pero si es por Renta de Autos ser por Monto.
Porcentaje/Monto Si indicaste que la deduccin de la operacin se llevar a cabo por Porcentaje debers capturarlo, por el contrario si elegiste Monto debers anotar el monto tope que indique la Ley. Para el ejemplo de Papelera el porcentaje ser del 100% y para el de Renta de Autos ser un monto de 750 pesos. Nota: Lo definido en estos tres ltimos campos, le servir al sistema para calcular de manera automtica el monto de deduccin IETU cada vez que se este capturando una operacin con terceros/IETU. Captura de causacin de IVA Captura de operaciones con terceros
Botones de este proceso Botones Descripcin Este botn sirve para dar de alta a un proveedor o tercero. Podrs modificar los datos del proveedor o tercero. Con este botn eliminas la informacin del Tercero que hayas seleccionado. Realiza una Bsqueda de informacin requerida en la consulta. Con este botn se importarn los proveedores que hayas dado de alta en el sistema Aspel-SAE y deseas tener esta informacin en tu sistema.
Captura ruta SAE
Con estos botones avanza al primer o al ltimo proveedor o tercero.
Con estos botones regresa al anterior o avanza al siguiente proveedor o tercero.
6.1.2 Definicin de Cuentas para Operaciones con Terceros / Deducin IETU

Acceso
Men Archivos, Operaciones terceros/Deducciones IETU
con
terceros/IETU,
Cuentas
para
operaciones
con
Esta ventana se emplea para asignar del catlogo de cuentas, aquellas cuentas que trabajarn como cuentas de operaciones con terceros/IETU. Nota: Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de impuestos con terceros se vern afectados. Slo se podrn asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas. Manejo
En la parte izquierda se encuentra el "Catlogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (nmero
de cuenta y Descripcin) que tienes dadas de alta en el catlogo del sistema y del lado derecho se encuentran las "Cuentas con operaciones de terceros" (nmero de cuenta, descripcin y Tipo de movimiento). Al definir una cuenta como cuenta con operaciones a terceros por omisin el tipo de movimiento que se asigna ser Todos es decir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, debers asignarlos con los botones o respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle los dos movimientos utiliza el botn .
Esencial
Tienes dos formas de definir las cuentas de terceros: Por medio del botn Arrastrando por medio del ratn la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones de terceros. Puedes seleccionar ms de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros. Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la derecha las cuentas con operaciones de terceros, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas con operaciones de Terceros basta que la selecciones y con el
botn pase del lado de las cuentas disponibles (catlogo de cuentas), o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas con operaciones de terceros se eliminen, usa el botn Con el botn .
podrs filtrar el catlogo de cuentas de modo que slo se muestren las
de tu inters, en caso de querer volver a desplegar todas las cuentas utiliza el botn
* Captura de Operaciones con Terceros Acceso
Desde la consulta de plizas, con el botn Men Plizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de las operaciones con terceros.
Permite capturar las operaciones con terceros as como las deducciones IETU que aplican para la cuenta registrada en la pliza. Manejo Al capturar una pliza que contenga una o ms cuentas que se defini como cuenta con operaciones a terceros/IETU, se desplegar una ventana en donde capturars el tipo de operacin y las cantidades que corresponden a los impuestos por cada cuenta que se haya agregado a la pliza. Al contabilizar la pliza este dilogo de desglose se desplegar una vez por cada partida donde se encuentre una cuenta configurada para trabajar con operaciones con terceros/IETU. Cuando seleccionas el botn sobre una partida o cuenta que no est definida para trabajar con operaciones a terceros, se desplegar el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de operaciones con terceros", al seleccionar que "Si" esta cuenta se incluir en las "Cuentas para operaciones con terceros/IETU. Desde el detalle de la pliza slo podrs indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones de terceros. Pero no podrs dar de alta una operacin. Para dar de alta la operacin, debers solicitar la captura de operaciones con terceros desde la consulta de plizas,
con el botn
o con la tecla de acceso rpido "F11".
La ventana es la siguiente:
Importante Cuando se elimine una pliza tambin se eliminarn las operaciones registradas para las cuentas de las partidas que tengan operaciones con terceros, se mandar un mensaje advirtiendo de la eliminacin de la operacin y el cual se deber confirmar. Para eliminar nicamente la operacin con terceros/IETU sin que necesariamente deba eliminarse la pliza podrs hacerlo desde la "Captura de causacin de IVA". Pestaa "Deducciones IETU" Desde esta pestaa, podrs consultar el desglose de las deducciones IETU asociados a la operacin con terceros. Para un clculo automtico del monto de las deducciones es necesario la correcta definicin desde el catlogo de Datos fiscales de terceros. Tambin se podrn adicionar deducciones indicando los montos y porcentajes deducibles, y si es necesario eliminarlos con el botn de Suprimir del teclado.
Campo Datos de la partida Cuenta
Descripcin
Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se aplicar la operacin de terceros. Campo informativo. Muestra el tipo de pliza que se gener. Campo informativo. Fecha de elaboracin de la pliza. Campo informativo. Muestra el nmero de pliza.
Tipo de pliza Fecha Nmero de pliza Datos de operacin RFC o ID Fiscal
Es la clave de identificacin del proveedor con hacienda. Puedes ayudarte de la tecla F2 o el botn para seleccionar un proveedor. Con el botn se desplegar la ventana de Datos fiscales de terceros en
donde
podrs
dar
de
alta
el
RFC
ID
Fiscal
de
terceros.
Con el botn
podrs modificar los datos del RFC o Tercero.
Nota: Para la declaracin informativa de operaciones con terceros los contribuyentes podrn no relacionar la informacin de los proveedores cuyo monto no exceda del 10% de los pagos efectuados en el mes, siempre que el monto de cada uno de ellos no sea superior a $5,000.00, es decir, se presentar la informacin de stos en forma colectiva bajo la clave XXX010101000. Tipo de operacin Es una devolucin Muestra el tipo de operacin que se asign al RFC o ID fiscal del proveedor. Marca este campo si el tipo de operacin se trata de una devolucin.
Monto de operacin Monto total de la operacin o partida. Para este campo se debe considerar el parmetro "Montos incluyen IVA / En Oper. con terceros , ya que le indicar al sistema si este monto tiene el impuesto incluido o no. Con la tecla F2 o el botn se desplegar la calculadora en donde podrs indicar la cantidad a utilizar en este campo. Valor de los actos Este campo se rige por el parmetro de configuracin "Montos incluyen IVA/En oper. de terceros", es decir: Si est Activado el parmetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de operacin" ya tiene el impuesto default especificado en parmetros, por lo que para obtener el valor de los actos, debers dividir el monto de la operacin con la tasa del impuesto default. Ejemplo: Monto de la operacin: 755.00 Tasa de impuesto default: 15% Valor de los actos: 755.00 / 1.15= 656.52 Si el parmetro esta Deshabilitado, la cantidad especificada en el campo "Monto de operacin" no tiene el impuesto incluido, por lo que en este campo observars la misma cantidad especificada en el monto de operacin y a este valor es al que se le calcular el impuesto default especificado en parmetros. Ejemplo:
Monto de la operacin: 755.00 Valor de los actos: 755.00 Cuentas con el botn o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la calculadora. IVA Acreditable Se calcula automticamente y no podr ser modificado. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA. Se deber capturar (el sistema no lo calcula) y una vez capturado se recalcular automticamente el IVA Acreditable restndole la cantidad capturada.IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA IVA no Acreditable. Cuentas con el botn o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la calculadora. Monto Ded. ISR Monto Deducible para ISR, el monto se calcular automticamente de la suma de los "valores de los actos", pero podrs modificarlo. Cuentas con el botn o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la calculadora. IVA Retenido Indica el IVA Retenido en la operacin, este valor deber ser capturado por el usuario para las operaciones que apliquen, as por ejemplo para un Pago de Honorarios de 10,000 el IVA Retenido al 10% que se deber especificar es de 1,000 pesos. En el caso de que el parmetro Montos incluyen IVA este Activado:Este campo no podr ser capturado y se calcular automticamente de tal forma que el Monto de la Operacin y el Total queden cuadrados, para el ejemplo de Pago de Honorarios de 10,000 pesos en este campo se calculara el 10% de ISR retenido, es decir, 1,000 pesos. Si el parmetro esta Deshabilitado:Debers capturarlo de acuerdo a la operacin que ests dando de alta. TOTALES Total de los actos = Valor de los actos al 15% + Valor de los actos al 10% + Valor de los actos al 0% + Valor de los actos con tasa exenta. Total del IVA Acreditable = IVA Acreditable al 15% + IVA Acreditable al 10%.
IVA no Acreditable
Otras retenciones
Total del IVA No Acreditable = IVA No Acreditable al 15% + IVA No Acreditable al 10% + IVA No Acreditable con tasa exenta. IVA Trasladado = Total del IVA Acreditable + Total de IVA No Acreditable. IVA Retenido = Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transaccin, este dato lo debers alimentar manualmente. Otras retenciones Otras retenciones (cuando el parmetro Montos incluyen IVA este Activado )= Monto de la operacin Total de valor de los actos + IVA Trasladado IVA Retenido. Total Es el total de la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir: Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado IVA Retenido Otras retenciones.
* Reporte de operaciones con terceros Acceso
Men Reportes, Operaciones con terceros Detallado Concentrado
Este reporte muestra la informacin de las operaciones con terceros.

La informacin que se despliega tanto en el reporte Detallado y Concentrado es la siguiente, excepto que en el Detallado se agrega la columna Tipo y No. de p liza.
Clave tipo Extranjero)
de
tercero
(Nacional
Valor de los dems actos o actividades pagados a proveedores a la tasa del 0% de IVA. Valor de los dems actos o actividades pagados a proveedores por lo que no paga el IVA (Exento) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importacin de bienes y servicios a la tasa del 15%. Monto del IVA pagado no Acreditable por la importacin a la tasa del 15% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR)
Tipo de Operacin
Concepto o bien del servicio RFC del proveedor
Nmero de ID Fiscal Nombre del extranjero
Pas de residencia
Tipo y No. de pliza ( Reporte Detallado) Monto de la operacin pagada proveedores (incluyendo IVA) a
Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importacin de bienes y servicios a la tasa del 10% Monto del IVA pagado no Acreditable por la importacin a la tasa del 10% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importacin de bienes y servicios por los que no se pagar el IVA (Exentos) IVA retenido por el contribuyente Total del IVA Trasladado al contribuyente (pagado a proveedores excepto importaciones de bienes y servicios) Total del IVA pagado en importaciones de bienes y servicios las
Monto de la operacin deducible para ISR Valor de los actos o actividades a tasa del 15%
Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa del 15% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a tasa 10% Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa del 10% (correspondiente en la proporcin deducible de ISR)

IVA correspondiente a las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.
Campo
Descripcin
Fecha Desde / Hasta Indica el rango de fechas de las operaciones con terceros. Con el botn o la tecla de funcin F2, se desplegar el calendario para que selecciones la fecha a capturar. Proveedores Desde/Hasta Escribe o selecciona un rango de proveedores a travs del RFC o ID Fiscal segn el caso y que quieras que se muestre en el reporte. Con el botn o la tecla de funcin F2, se desplegarn los datos fiscales de terceros de la cual indicars el que te interesa. Marca las casillas de acuerdo al tipo de proveedor de tu inters y por el cual quieres que se despliegue en el reporte; si quieres que se desplieguen todos los proveedores marca la casilla Todos o de lo
Tipo de Proveedor
contrario marca todas las casillas. Tipo de operacin Marca las casillas de acuerdo al tipo de operacin y por el cual quieres que se despliegue en el reporte, la ventana te da la opcin de desplegar todos los tipos de operacin marcando la casilla Todos o de lo contrario marca todas las casillas. Selecciona el tipo de reporte con el que quieres que se muestre la informacin necesaria. Concentrado.- El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegar una ventana con la informacin requerida y desde ah puedes generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato SAT. Detallado.- Mostrar la informacin de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros. La diferencia entre uno otro reporte es que el concentrado no muestra el nmero y tipo de pliza. Formato SAT.- Muestra la misma informacin que el reporte concentrado con la diferencia que este reporte es el que tendr el formato para el envo a Internet al SAT. Al seleccionar este tipo de reporte debers indicar la ruta donde se guardar el archivo con extensin .txt. Por default el sistema te sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt, donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al SAT y se gener el 1 de diciembre del 2004; pero puedes modificar el nombre. Nota
Tipo de reporte
En el reporte concentrado y el archivo que se exporta a Excel desde este reporte mostrarn los montos de los impuestos slo como enteros; para mostrar los montos con decimales se muestran con el reporte detallado, tambin se muestran estas cantidades con decimales en el archivo que se exporta en Excel. El reporte despliega la informacin en forma de columnas en donde podrs ver el resultado
de las operaciones con proveedores o terceros.
Cuando generas un reporte de forma detallada o concentrado se despliega ste en forma de consulta y contiene el botn , en donde lo podrs guardar como archivo con extensin .XLS y que se podr abrir con Microsoft Excel y al abrirlo en este programa se mostrar tal y como se muestra en pantalla.
Si deseas salir del reporte lo podrs hacer con el botn
Cuando generas el reporte en formato para el SAT se habilita el botn donde se exportar el archivo que servir para enviar al SAT y se generar en la ruta que previamente indicaste en el filtro del reporte; al hacer clic sobre este botn se generar y mostrar en pantalla este archivo.
* Captura de causacin de IVA/Acumula deducciones IETU

Acceso
Men Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU
Esta consulta muestra la informacin de las operaciones con terceros registradas y las cuales no se les haya asignado un perodo de causacin. Adicionalmente podrs consultar el monto de las deducciones IETU, as como sus acumulados por cada operacin. Manejo Ahora con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones, los montos que corresponden a este movimiento se mostraran con signo negativo tanto en la consulta "Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deducciones IETU e IVA acreditable". Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se mostraran tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo. Si eres usuario de COI 5.5 y tienes operaciones con terceros registradas como devolucin, vers de manera trasparente el mismo efecto en estos movimientos, siempre y cuando los montos se hayan grabado positivos, pero si se grabaron con signo negativo no se notarn cambios en la consulta "Causacin de IVA/Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los movimientos, porque los montos ya no se vern con el signo negativo.
Definicin del perodo de causacin Para poder definir el perodo de causacin selecciona el registro y haciendo clic escribe el campo fecha del perodo de causacin escribe o indica el perodo de causacin del IVA. Con el botn podrs indicar la fecha del perodo mediante el calendario que se despliega. Tambin podrs definir el perodo de causacin con el men flotante opcin Definir perodo de causacin, podrs definir la fecha indicndolo dentro del campo calendario haciendo clic sobre la flecha . o con el
Por omisin el formato del campo ser mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el ao, sin embargo podrs ingresar fechas con otros formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo nmero, por ejemplo 04, el sistema lo tomar como el cuarto mes que corresponde al mes de abril.
La consulta permite seleccionar ms de un registro mediante la tecla shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la seleccin haz clic sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A. Para filtrar la consulta podrs hacerlo con la tecla de funcin F5. La informacin que se muestra es la siguiente:

Tipo de pliza Nmero de pliza de COI Fecha de captura de las operaciones Monto de la operacin Monto deducible IETU (En la Pestaa Deducciones IETU podrs ver el desglose de este monto) Nmero de cuenta RFC o ID Fiscal Tipo de operacin Tipo de proveedor
Perodo de causacin del IVA
Pestaa "Deducciones IETU" Desde esta pestaa, podrs consultar el desglose de la cuenta de gastos asociada al proveedor. Para modificar la cuenta de gastos asociada a la operacin, su gasto y el monto a deducir, regresa a la captura de Operaciones con terceros/IETU carpeta deducciones IETU.
Botones de este proceso Botn Descripcin Se despliega la ventana de operaciones donde podrs consultar el detalle de captura de operaciones con terceros. Tambin tienes la opcin de desplegar esta ventana con la opcin Consultar operacin que se encuentra en el men flotante, doble clic sobre el registro o con las teclas Alt+BkSp. Este botn elimina la operacin con terceros seleccionada. Filtra la informacin de acuerdo a lo requerido.
Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.
6.2 Manejo del IETU en ASPEL-COI

A partir del ejercicio fiscal de 2008, tanto las personas fsicas como las morales debern pagar un nuevo gravamen denominado impuesto empresarial a tasa nica (IETU), regulado por la Ley del mismo nombre. A grandes rasgos, la mecnica de clculo del IETU es la siguiente: Ingresos Efectivamente Cobrados
Deducciones Efectivamente Erogadas
= Base del IETU X Tasa en 2008 16.50% = IETU del Ejercicio En Aspel-COI 5.6 se han incorporado diversos elementos que facilitan el control, clculo y seguimiento de las obligaciones del Impuesto Empresarial a Tasa nica (IETU). Dado que para calcular la base de IETU se requiere conocer los montos que sern considerados ingresos y/o deducciones, los cambios en Aspel-COI tienen como fin indicarle al sistema: En el momento que se registra una asiento contable Cules montos deben ser considerados ingresos IETU y cules deducciones?, para que de esta manera el sistema pueda ofrecer en todo momento diversos reportes con esos valores, de ah los siguientes cambios: Nuevo parmetro para indicar si los montos afectados en las plizas incluyen o no IVA, este se llama: Montos incluyen IVA en la seccin Plizas. Definicin de cuentas en las que se registraran los Ingresos y Deducciones IETU. En la captura de plizas se debe indicar los montos gravables y deducibles para IETU, el sistema los sugiere con base a la configuracin previa de IVA. Para facilitar la captura y proporcionar un mejor detalle de los gastos y su aplicacin, a cada proveedor se puede asociar una cuenta de gastos y definir un tipo de deducibilidad al gasto, por ejemplo, a un proveedor X le pago gastos de restaurante con 12.5 % deducible para ISR, cada vez que se registre un abono al proveedor el sistema sugerir los montos deducibles para ISR e IETU automticamente. Despus de la captura de movimientos el sistema est listo para ofrecer en todo momento: La bitcora de los ingresos efectivamente cobrados, as como de los egresos
efectivamente pagados. El usuario podr definir en todo momento el periodo de causacin (de cobro o pago) diferente a la fecha de pliza, para el correcto control de IVA e IETU por flujo de efectivo. Reportes de ingresos y deducciones IETU para obtener la base gravable. A travs del intercambio dinmico de datos de Aspe-COI 5.6 con Microsoft Excel, se puede obtener. Clculo de los crditos fiscales que intervienen en el clculo de IETU. Determinacin del pago provisional y anual del IETU.
* Dar de alta cuentas para Inventarios y sueldos y salarios

Manejo Es necesario definir un rango de cuenta para inventarios y otra para sueldos y salarios. Estos rangos se solicitarn al momento de generar el reporte de Crdito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestacinoes y Previsin Social, as como Crdito Fiscal por Inversiones adquiridas de 1998 a 2007 para IETU, disponibles desde las hojas "ietu ANUAL.xls" y "ietu PROVI.xls". 1. Da de alta los rubros o apartados donde se darn las cuentas:
1. Posteriormente da de alta las cuentas y define sus rangos. Si las cuentas ya las tienes dadas de alta en otro rubro, ubicarlas desde el apartado "Todas las cuentas" y arrastra la o las cuentas hasta el nuevo rubro definido, es decir, si ya tenas cuentas para sueldos y salarios o inventarios slo debers reubicarlas hacia el nuevo rubro.
Estos rangos o cuentas sern solicitados al insertar y/o utilizar una funcin para obtener el pago provisional y anual del IETU.
6.3 Definicin de Cuentas de Ingresos Efectivamente Cobrados para IETU

Acceso
Men Archivos, Operaciones con terceros/ IETU, Cuentas para ingresos IETU
Esta ventana se emplea para asignar del catlogo de cuentas, aquellas cuentas en las que se llevar el registro de los ingresos para el clculo del impuesto empresarial a tasa nica (IETU). Esta seleccin o asignacin de cuentas, servir para desplegar un desglose de la cuenta al momento de garbar la pliza. Si no especificas que cuentas se utilizarn para llevar el registro de los ingresos, al momento de modificar desde el detalle una pliza, mediante el botn lo podrs indicar.
Nota Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de ingresos se vern afectados. Slo se podrn asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas. Manejo
En la parte izquierda se encuentra el "Catlogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (nmero de cuenta y Descripcin) que tienes dadas de alta en el catlogo y del lado derecho se encuentran las "Cuentas que podrs usar para registrar operaciones con IETU" (nmero de cuenta, descripcin y Tipo de movimiento). Al definir una cuenta como cuenta para registrar operaciones con IETU, por omisin el tipo de movimiento que se asigna ser Todos es decir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, debers asignarlos con los botones o respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle los dos movimientos utiliza el botn .
Esencial Tienes dos formas de definir las cuentas de ingresos: 1. Por medio del botn 2. Arrastrando por medio del ratn la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones IETU.

Puedes seleccionar ms de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros. Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que estn disponibles y a la derecha las cuentas que ya estn configuradas para trabajar con operaciones IETU, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas de ingresos basta que la selecciones y con el botn pase del lado de las cuentas disponibles (catlogo de cuentas), o arrastrando con el ratn la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas se eliminen, usa el botn .
Con el botn
podrs filtrar el catlogo de cuentas de modo que slo se muestren las .
de tu inters, en caso de querer volver a desplegar todas las cuentas utiliza el botn
6.4 Asociacin de Cuentas

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Sistema de Contabilidad Integral

MANUAL DEL PARTICIPANTE

CONFIGURACION DEL SISTEMA

SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL Modulo Bsico Integral

1.2 Esquema de Licenciamiento

Total 8 Usuarios 99 empresas

1.3 Concepto de Red

1.4 Instalacin del Sistema 1.4.1 Directorio de Archivos Comunes (DAC)

Adems de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente informacin:

Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora

Si ya existe un directorio de archivos comunes

1.4.2 Asistente de Instalacin Primeros Pasos de la Instalacin

1.4.3 Instalacin Local o Servidor

para la instalacin en red (Expertos)

1.4.4 Instalacin Estacin de Trabajo

Instalacin automtica de la red

1. Acceder a la pgina aspel.com.mx/enlace

Pasos del asistente:

Selecciona el mtodo a utilizar para activar el sistema

Presiona el botn de "Siguiente" para continuar con el asistente

Indicar el Nmero de Serie y el Cdigo de Activacin del Sistema

RECUERDA QUE EL NUMERO DE SERIE Y EL CDIGO DE ACTIVACIN VIENEN EN EL CERTIFICADO DE

AUTENTICIDAD EN EL PAQUETE ORIGINAL.

Datos de Registro del Cliente

Peticin de Activacin del Sistema

Procesar la solicitud de Activacin del Sistema

Finalizacin del Asistente para la Activacin del Sistema

Mediante otro equipo con acceso a Internet.

1.6.2 Entradas Continuas al Sistema

2. CONFIGURACIN DEL SISTEMA

y su estructura principal contempla a las opciones que afecta directamente:

2.1.1 Datos de la Empresa

Campo No. de empresa No. de serie Razn social

Direccin Poblacin R.F.C.

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Cuentas

stas. Captura de saldo inicial

Cuando efectes un movimiento en los casos anteriormente, el traspaso automtico no se realizar.

Repercusiones - Posible problema

Campo Tipos de pliza

Ejemplos: Campo activado

Las plizas se presentarn organizadas por tipo y nmero de pliza. Activado

Al grabar las plizas, el sistema afectar automticamente los saldos

de las cuentas que se estn utilizando. Desactivado

Mes de cierre fiscal

Men Configuracin, Parmetros del sistema, Activos

Campo Trabajar con monedas extranjeras

2.2 Agregar Empresa

Datos de identificacin de la empresa Campo No. de empresa Razn social

Modifica los datos de una empresa

2.3 Perfiles de Usuario

Indica el puesto que desempea el usuario en la empresa, Ejemplo Vendedor

Descripcin de campos para la carpeta "Empresas" Campo Descripcin

* Administracin y Control de Accesos Acceso

Men Configuracin / Perfiles del usuario.

* Suspender, eliminar o borrar usuarios

Posteriormente si as lo requieres podrs volver a registrarlo en la empresa sin ninguna restriccin.

Nota: El usuario Administrador no podr ser suspendido, eliminado ni borrado.

propias de dicho sistema, y as por cada sistema, Ejemplo:

Anota o verifica el correo electrnico del usuario que ests modificando.

Men Configuracin / Perfiles de usuarios, con el Botn Respaldar o Restaurar.

, desplegar y seleccionar la opcin

Men configuracin, Preferencias