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Mémoire de stage
Pour l’obtention du titre de
Technicien supérieur Méthode et Exploitation Logistique
Présenté par Tuteur de stage
Florent ETIENNE Gervais BLAISON
Sur le thème :
Définition
Définitiond’une
d’unenouvelle
nouvelleprocédure
procédurelitiges
litigeset
etoptimisation
optimisationdedelalachaine
chainelogistique.
logistique
A ma petite amie Dark Lolo, que j’aime de tout mon cœur et que
j’embrasse avec toute la tendresse qui sied à nous caractériser
lorsque nous nous retrouvons dans l’intimité de notre bonheur…
Tu m’as sauvé la vie mon cœur.
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Plan :
Remerciements
Plan
Plan de l’entrepôt
Moyens humains
Moyens matériels
Moyens informatique et de communication
Présentation de la problématique
I : LES LITIGES
Nouvelle procédure
La fiche litiges
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Procédure stade 2 : le traitement du litige
La préparation de commandes
Les livraisons
Conclusion
ANNEXES
Organigramme de la logistique
Tableaux de bord
Mises en demeure
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Présentation de l’Entreprise
Cependant, il lui faut pour cela évoluer au-delà des réflexes de la société
familiale et mettre en place de nouvelles routines et procédures de travail afin
d’être en mesure de pouvoir affronter les défis de demain.
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Historique de la société
1964 : Bernard GAY (le fils) reprend les affaires du groupe avec,
notamment, l’ouverture de nouveaux services (chauffage, sanitaires,
carrelages).
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Plan du dépôt
33 32 31 30
29 28 27 26 25 24 23 22 21 20 19 18 17 16 15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1
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Palettier
Carrelage
Réserve
petites pièces
(dont
SALLE d'EXPOSITION
Mezzanine)
Libre Service
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Zone d'enlèvements
clients
palettier
zone carrelages
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Organisation de la chaine logistique
Les produits reçus le sont tant sous forme de palettes que de colis, mais
aussi de fagots (pour les tubes de cuivre) ainsi qu’une quantité non-
négligeable de marchandises hors-normes palettisées en sur-mesure
(baignoires de type « Jacuzzi ». radiateurs, etc..).
Les réceptions ne se font que le matin (de 07h30 à 12h00) et uniquement sur
rendez-vous. Les rendez-vous sont pris et les horaires sont fixés par le
responsable des réceptions. Celles-ci s’organisent sur 2 quais. Après un
contrôle visuel et quantitatif succinct, les marchandises sont stockées
temporairement en attente qu’un adressage leur soit affecté.
Les moyens consacrés à la réception sont de deux personnes ainsi qu’un
transpalette électrique autoporté de marque BT et un chariot élévateur
frontal de marque Toyota
Les BL, une fois la réception terminée, sont transmis au service litiges qui se
charge également de saisir informatiquement les réceptions, et d’éditer les
feuilles de pré-réception, qui contiennent l’adressage définitif des produits et
sont donc transmises à l’équipe rangement.
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L’équipe rangement se charge de transférer les produits pré-réceptionnés
depuis la zone de stockage temporaire jusqu’à leur emplacement désigné.
Dans l’éventualité où l’emplacement désigné informatiquement serait déjà
occupé, le personnel du rangement se charge de trouver un autre
emplacement disponible, et de reporter l’adressage sur la feuille de pré-
réception.
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enlèvements clients et stockées avec les BL correspondants édités sur place
au niveau de la zone désignée aux enlèvements clients, dans l’attente de leur
passage. Le personnel et le matériel assignés à cette fonction sont d’une
personne et d’un chariot élévateur à mât rétractable.
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Description des moyens
AS 400,
Stations informatiques de travail,
Téléphones fixes et sans fil,
Téléphones portables,
Talkie-walkies,
Fax,
« IZYNOTES » (système de mails internes par AS 400),
Liaisons clients et fournisseurs par EDI.
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Problématique :
Il m’a donc été demandé d’orienter ma réflexion dans le sens d’une amélioration
globale de la qualité du service fourni, en insistant tout particulièrement sur le
problème de la gestion des litiges en réception, qui jusqu’ici péchait de par son
aspect désorganisé.
Problèmes de quantités
Problèmes de références
Problèmes de qualité du produit (casse)
Problème de respect des dates prévues de livraison
Problème de signalement des litiges hors-délais
Problème de localisation du lieu de livraison
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Description de l’ancienne procédure litiges :
La ou les palettes ou colis sujets à litiges sont soit refusés après émission
de réserves, soit le litige est constaté au rangement.
Dans l’un et l’autre cas, la cause du litige ainsi que les produits concernés
sont reportés directement et à la main sur le BL.
Le litige n’est relancé auprès des fournisseurs que selon les disponibilités
du personnel du service litiges et sans aucune limite de temps imposée
pour la résolution du litige ni sans aucune mesure coercitive appliquée
aux fournisseurs indélicats.
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Analyse des faiblesses de l’ancienne
procédure litiges :
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Nécessité de créer une nouvelle procédure.
Il est donc essentiel et même crucial, tant pour améliorer les performances et
éviter de geler des capitaux que, dans une optique de pure satisfaction du client,
de définir une procédure stricte et axée sur la qualité tant que sur les
performances, qui suive la chaine logistique depuis la réception du produit
jusqu’à l’archivage des litiges soldés.
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Nouvelle procédure : La fiche Litiges
A terme, elle sera remplie par le contrôleur expéditions et réceptions, dès qu’il
sera installé de façon plus opérationnelle dans sa fonction.
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Les mises en demeure
Pour exemple, certains fournisseurs ont laissé des produits dépérir plus d’un an
avant de se décider à entreprendre une action afin de les récupérer.
Dans cette optique, il semblait urgent de définir une procédure incluant des
mises en demeure, afin de pouvoir forcer la main à certains fournisseurs et de
pouvoir « épurer les stocks ».
Le litige est donc désormais transmis aux fournisseurs sur une fiche litige (voir
annexe) comportant des cases indiquant le nombre de relances maximum ainsi
que leurs dates. Ainsi, 2 semaines après le signalement du litige, une première
relance est envoyée au fournisseur, en lui demandant de régulariser au plus vite
la situation.
Dans l’un ou l’autre de ces cas, la mise en demeure stipule qu’en l’absence de
l’enregistrement de progrès notables dans la résolution de la situation sous 8
jours ouvrés, la marchandise portant à litige sera renvoyée automatiquement au
transporteur, et ce en port dû.
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Procédure de Gestion des Litiges en Réception
Stade 1 : La réception.
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L’original de la fiche litige ainsi que le BL sont transmis au
service litiges.
Procédure de Gestion des Litiges en Réception
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Une copie de la résolution du litige est archivée dans le
classeur « litiges ».
Une deuxième copie du litige résolu est classée avec les
autres BL.
Procédure litige schématisée
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Exemplaire de fiche litige
Salutations.
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La préparation de commandes
Il m’a donc été demandé de réfléchir à des nouveaux angles de réflexion afin de
faire progresser la qualité en matière de préparation de commandes et de
participer à l’effort collectif de tendre vers le « zéro erreurs ».
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catalogue de produits Dupont-Est et dont les caractéristiques,
notamment pondérales ne sont pas forcément connues.
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des commandes, en n’acceptant pas les codes erronés dès lors que
ceux-ci seraient soumis au système informatique.
A noter qu’à ce jour, cette solution est en train d’être testée dans un des
dépôts du groupe avant d’être étendue au reste des structures de la
société.
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Tenue d’entretien de motivation réguliers pour y aborder les
questions de la motivation, de la fatigue, des possibilités
d’évolution, de l’attente du personnel en matière de processus de
travail, de son attitude et de ses éventuels problèmes personnels qui
pourraient impacter la qualité de son travail et quelles aides sont
attendues par ce dernier de la part de l’entreprise.
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dernières impacteront plus l’esprit du personnel qu’une prime
monétaire qui serait beaucoup plus vite oubliée.
Poste de contrôleur réceptions et expéditions
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Permet d’identifier les produits à forte démarque, de
quantifier cette dernière et d’empêcher la survenue de
ruptures de stock.
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Pour ce qui est des contrôles des commandes préparées en
petites pièces, il devra procéder par échantillonnage en ne
s’attachant à contrôler qu’un nombre restreint et défini à
l’avance de références (choisies parmi les plus sujettes à
contestation) avant le filmage de la palette-casier. En effet, le
nombre de références présentes sur une palette-casier est trop
important pour que tout puisse être contrôlé.
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Enfin, sa proximité avec les équipes logistiques lui permettrait de
présenter un avis éclairé au moment de la détermination du lauréat
de la prime de service.
Les livraisons.
Présentation de la problématique
Qui plus est, beaucoup des adresses de livraison sont des chantiers, parfois dans
des lotissements en construction dont les rues ne portent encore ni nom ni
numéros, ce qui complique d’autant plus la localisation exacte du lieu de
livraison.
Un problème plus rare mais pour autant récurrent concerne les cas précis où la
livraison doit être effectuée dans des conditions qui rendent tout simplement
celle-ci impossible : voie non carrossable pour les poids-lourds, charge lourde
sur palette alors que l’accès à la propriété n’est pas compatible avec l’usage d’un
transpalette, etc.
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Le temps dégagé par une meilleure planification des livraisons serait donc
potentiellement significatif, et mérite en cela d’être considéré avec la plus
grande attention.
Solutions envisageables :
-Maporama
-Mapquest
-Mappy
-Viamichelin
-Cartes-plans
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Mais encore une fois, cette solution a ses limites dans le cas de
chantiers de construction massifs dans des lotissements dont les
rues ne sont pas encore référencées, décidées ou adressées.
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Conclusion
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Tableaux de bord
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Tableaux de bord des erreurs de préparation de commande
Nancy Longwy
Essey Lunéville
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Lettre de mise en demeure
Maxéville, le
Madame, Monsieur,
En accord avec notre procédure de traitement de litiges, nous venons de vous laisser un mois, délai
que nous considérons comme raisonnable pour régler ce litige. A ce jour et malgré les deux relances
par fax qui ont suivi la déclaration initiale, vos services ne nous ont toujours pas communiqué à quelle
date votre transporteur prendra en charge ce retour.
Nathalie BRUTO
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