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DE PROJETOS
(Apostila de Curso)
3
1. Generalidades
1.1. Considerações Iniciais
Inicialmente, vale salientar que esta Apostila não tem a pretensão de esgotar o assunto,
até porque a ciência da elaboração e gerenciamento de projetos é bastante ampla e
dinâmica, à medida em que possui extensa bibliografia, atualizada constantemente.
É impossível entender o conceito de PROJETO sem antes entender o que vem a ser
PLANEJAMENTO e GERENCIAMENTO, cujas definições, retiradas do dicionário Aurélio,
estão expostas a seguir:
9 Planejamento: ato ou efeito de planejar; trabalho de preparação para
qualquer empreendimento seguindo roteiro e métodos determinados;
elaboração, por etapas, com bases técnicas, de planos ou programas
com objetivos definidos.
A C A C
P
D
P D
1
Programa de Excelência Gerencial – Ministério da Defesa
4
verdade, reduz-se o risco de incerteza, principalmente se o planejamento prevê
mecanismos de monitoramento e controle desde o início do projeto.
Uma figura muito utilizada é o chamado PROJETO PILOTO. O “Piloto” deve manter as
mesmas características principais do projeto, apenas reduzindo a sua aplicabilidade. Uma
boa técnica é atingir, com o projeto piloto, um público alvo que seja amostra significativa
do universo total de stakeholders, com ações também amostrais que possam ser
expandidas para o projeto principal.
5
Sucesso de um projeto:
encerrar dentro do prazo previsto;
encerrar dentro do custo orçado;
encerrar dentro dos níveis de especificação e performance;
possuir aceitação pelo cliente / usuário
PLANO
PROGRAMA
PROJETO
AÇÃO
ATIVIDADES
TAREFAS
6
1.3.2. Projeto de Inovação e Melhoria
As oportunidades de melhoria que não puderem ser resolvidas pelo simples poder
hierárquico deverão resultar em um projeto para cada oportunidade, com a nomeação de
um gerente para cada projeto. Os projetos poderão ser SIMPLES ou COMPLEXOS. Essa
definição de simplicidade ou complexidade poderá surgir por ocasião da etapa de
“Estudos Preliminares” da fase de Elaboração de Projetos, discorrida adiante.
O ciclo de vida do projeto define o que é necessário para realizar o trabalho do projeto.
Ele mostra qual trabalho técnico deve ser realizado em cada fase e quem deve ser
envolvido.
Missão
5. Monitoramento 2. Anteprojeto
e Avaliação
Gerenciamento Elaboração
Figura 3 - Ciclo de vida
Uma maneira simples e não menos eficiente de gerenciar as fases do ciclo de vida é por
intermédio da identificação das perguntas mais relevantes relacionadas a cada fase. Tais
perguntas podem ser encontradas no Anexo A – check lists2.
2
A sugestão desses checklists foi retirada do Programa de Excelência Gerencial do Exército [4].
7
2. Missão – Ponto de Partida
Nesse instante, a Missão, que vem a ser o ponto de partida para a Elaboração
(Planejamento) de Projetos, deve ser bem analisada e entendida. O(s) objetivo(s) deve(m)
ser definido(s) e as melhores estratégias identificadas e selecionadas para a execução do
projeto. É o momento, também, de uma primeira avaliação de recursos (pessoal, material
e financeiros). O exemplo a seguir ilustra a pirâmide de planejamento para o caso do
Programa de Governo “Um Brasil para Todos”. A Missão, ressalte-se, confundir-se-á com
a Orientação Estratégica de Governo
Programa de Governo
“UM BRASIL PARA TODOS”
Estratégia
de
Orientação Estratégica Desenvolvimento
de Governo
MISSÃO
Dimensões
Desafios
Orientação Estratégica
dos Ministérios Objetivos Setoriais
8
3. Elaboração de Projetos
Tão logo o gerente recebe a Missão (o que fazer), inicia-se a fase de elaboração de
projetos, a qual tem por intuito detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto (como
fazer), o que envolve cronogramas, interdependências, atividades, alocação dos recursos
envolvidos, análise de custos, etc. O produto da fase de Elaboração de Projetos deve ser
um Plano de Ação de modo que possa ser executado de maneira a reduzir os riscos,
incertezas e imprevistos.
9 Estudos Preliminares.
9 Anteprojeto.
9 Projeto Definitivo.
Ainda na fase de estudos preliminares pode ser efetuado um estudo de cenários. Esta
leva em conta o cenário atual relevante para o projeto, uma vez que foram levantados
diversos dados inerentes, e o cenário futuro desejado. A distância entre o cenário atual e
o cenário futuro definirá a complexidade do projeto. Sendo assim, caso o cenário futuro
desejado seja alcançado sem muito esforço, o projeto pode ser considerado SIMPLES.
Caso contrário é COMPLEXO. Dessa análise surge o dimensionamento do prazo, equipe,
recursos, etc.
De qualquer forma, o critério utilizado para decidir pela complexidade ou não do projeto
não é rígido. O gerente poderá, por exemplo, pautar-se pelo critério financeiro. Assim, um
projeto que dure um ano mas que seja barato para a organização pode ser considerado
simples, ao passo em que um projeto de apenas três meses, mas que seja caro, pode ser
considerado complexo.
Como se vê, é uma fase prévia de discussões, bastante subjetiva, em que o nível de
incerteza é ainda alto. De modo geral, quem participa é o núcleo da equipe de projeto.
3.2 Anteprojeto
Esta fase pode ser encarada como um aprofundamento da fase de Estudos Preliminares.
O anteprojeto constitui, em poucas palavras, a idealização de linhas de ação, pelo gerente
de projeto, para atender às oportunidades de melhoria.
9
Assim sendo, com visão na Missão e de posse dos estudos preliminares, são realizados
estudos de viabilidade nas áreas técnica, financeira, demanda, sócio-econômico, legal,
riscos, e outros julgados necessários.
9 legal: listar todos os aspectos legais que podem interferir no projeto, não
havendo necessidade de explorar detalhes, bastando concluir se os efeitos
do projeto estão dentro dos aspectos legais, normativos, etc;
3
A Carta de Projeto pode ser encarada como o Projeto Básico, ao passo em que o Projeto Definitivo pode ser
denominado de Projeto Executivo.
10
9 nome do gerente do projeto e suas responsabilidades e autoridades;
9 necessidades básicas do trabalho a ser realizado;
9 descrição do produto do projeto;
9 cronograma básico do projeto;
9 estimativas iniciais de custo;
9 necessidades de recursos (financeiros, pessoal e material);
9 necessidade de suporte pela organização;
9 controle e gerenciamento das informações do projeto;
9 aprovações com assinatura do executivo responsável pelo documento
(elemento externo ao projeto).
9 nome da organização;
9 nome dos integrantes da equipe do projeto;
9 escopo: nome da pessoa que elaborou o documento; restrições; objetivo do
projeto; justificativa do projeto; produto do projeto; expectativa do
cliente/patrocinador; fatores de sucesso do projeto; premissas; exclusões
específicas (tudo o que não será abordado pelo projeto); principais
atividades e estratégias do projeto; principais entregas do projeto; plano de
entregas e marcos do projeto; registro de alterações no documento;
aprovações.
11
9 objetivo detalhado do projeto para atender ao gerente e à equipe do
projeto;
9 organograma do projeto;
9 Cronogramas
9 lista de pendências;
A coletânea metodológica do instrumento ZOPP foi flexibilizada no anos 1990 e ZOPP foi
definido – mantendo-se os princípios de comunicação – como conceito de qualidade do
planejamento. O conceito baseia-se num processo de planejamento participativo e
transparente orientado para as necessidades dos parceiros e dos grupos-alvo e na noção
de que um projeto ou programa constitui um processo, cujos elementos principais têm de
ser desenvolvidos passo a passo em equipes que contam com a participação dos
indivíduos ou grupos afetados pelo projeto e que têm de ser documentados de forma
facilmente reproduzível.
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Análise dos Envolvidos
Análise da Situação
Identificação do problema central
Análise do
Etapas do Método ZOPP
Análise de Alternativas
Indicadores
Indicadores Suposições das
Lógica da Intervenção
Matriz de Planejamento
Suposições
Objetivo Superior
Objetivo do Projeto
Resultados
Atividades
O Método ZOPP inicia-se com a ANÁLISE DA SITUAÇÃO. Sendo assim, de certa forma
desde a etapa de Estudos Preliminares esta fase do ZOPP já está ocorrendo. Ela abrange
a avaliação da realidade problemática antes de se proceder a elaboração do projeto. É
pré-condição para o sucesso de um planejamento.
A ANÁLISE DA SITUAÇÃO envolve a ANÁLISE DOS ENVOLVIDOS, isto é de pessoas
ou grupos que de alguma forma estão relacionados a situação em que se quer intervir.
Assegura uma visão mais ampla do problema.
Mas o cerne do Método ZOPP é a ANÁLISE DE PROBLEMAS, a qual tem por intuito:
13
3.3.1.1 Passo a Passo da Análise de Problemas
Primeiro passo: relacionar todos os problemas IMPORTANTES referentes a um
problemas específico; exemplo: transporte coletivo precário.
Passageiros chegam
atrasados
Perda de confiança na
empresa de ônibus
Passageiros feridos
Freqüência de
acidentes de ônibus
Manutenção inadequada
da frota
14
Terceiro passo: identificar o problema central.
Passageiros chegam
atrasados
Perda de confiança na
empresa de ônibus
Passageiros feridos
Freqüência de
acidentes de ônibus
Manutenção inadequada
da frota
15
Quinto passo: identificar as causas em principais e correlatas.
Passageiros feridos
Perda de confiança na
Efeitos empresa de ônibus
Passageiros chegam
Passageiros feridos
atrasados
16
Oitavo passo: Construir a Árvore de Problemas, situando os problemas bem como sua
relação de causa e efeito.
EFEITOS Perda de confiança na
empresa de ônibus
Passageiros chegam
Passageiros feridos
atrasados
FREQÜÊNCIA DE
ACIDENTES DE ÔNIBUS PROBLEMA CENTRAL
Passageiros chegam
Menos Passageiros feridos
pontualmente
REDUZIDA FREQÜÊNCIA DE
ACIDENTES DE ÔNIBUS
Neste instrumento, o projeto é visto como uma cadeia de acontecimentos ligados entre si
de forma causal. Assim, assume-se que se os recursos estiverem disponíveis, realizar-se-
ão as atividades. Se as atividades se realizarem, então produzir-se-ão os resultados. Se
forem produzidos os resultados, atingir-se-á então o objetivo específico. A longo prazo,
isto contribuirá para a prossecução do objetivo geral do projeto / programa.
19
As atividades e os resultados são classificados e numerados em função dos seus vínculos
recíprocos. Essa numeração pode ser usada para indicar a seqüência dos eventos ou a
ordem de prioridade das atividades.
9 Influências políticas;
9 Influências econômicas;
9 Influências sócio-culturais;
9 Influências técnicas;
9 Influências ambientais.
EFEITO AVALIAÇÃO
OBJETIVO DO (Eficácia)
POPULAÇÃO
PROJETO ALVO
PRODUTOS
ORGANIZAÇÃO ESFORÇO ACOMPANHAMENTO
(Eficiência)
ATIVIDADES/
INSUMOS
21
Esse entendimento é melhor visualizado na cadeia de resultados apresentada na figura a
seguir:
EFEITO (OUTCOME)
resultado final do projeto
resultados intermediários
PRODUTOS (OUTPUTS) ou os meios necessários
para o alcance do efeito
ATIVIDADES (INPUTS)
estabelecidas por produto
É importante discernir que o Quadro Lógico possui uma lógica horizontal e uma lógica
vertical:
Impacto Indicadores
22
3.3.2 Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
A Estrutura Analítica do Projeto é a tradução do termo WBS – Work Breakdown Structure
o qual, de acordo com o PMBOK®2000, é definido como um agrupamento orientado a
produtos (deliverables) de elementos do projeto que organiza e define o escopo total do
trabalho.
Resta claro, portanto, que tudo o que for realizado durante a vida útil do projeto deve estar
de alguma forma representado na EAP. Caso não esteja, não é trabalho a ser
desempenhado no bojo do projeto.
23
3.3.3 Sugestão de Roteiro de Projeto Definitivo
O Projeto Definitivo não possui um modelo “guarda-chuva” que possa ser utilizado em
qualquer situação, mesmo porque cada projeto terá suas características específicas.
Entretanto, é possível admitir que exista um roteiro de conteúdos utilizável na grande
maioria dos casos:
IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO
IMPORTÂNCIA E JUSTIFICATIVA
HORIZONTE DO PROJETO
OBJETIVO SUPERIOR (ou Geral)
OBJETIVO(S) IMEDIATO(S) (ou Específicos)
METODOLOGIA
PRODUTOS ESPERADOS (Metas)
DESCRIÇÃO E CRONOGRAMA DAS ATIVIDADES
QUANTIFICAÇÃO E ORÇAMENTAÇÃO DAS ATIVIDADES (quando for o
caso)
ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO
EQUIPE TÉCNICA
INSUMOS REQUERIDOS (Q E $)
ANEXOS: (Matriz Lógica do Projeto; Estrutura Analítica do Projeto; Árvore
de Problemas e de Objetivos)
24
4 Gestão de Projetos
4.1 Conceitos Principais
Segundo o PMI (Project Management Institute), o gerenciamento de projetos surgiu como
ciência no início dos anos 1960, mas foi a partir de 1969, com a criação do PMI, que a
sua disseminação ocorreu com maior intensidade4.
Execução
Planejamento
Iniciação Controle
Encerramento
Tempo
4
O PMI é uma instituição sem fins lucrativos cujo principal objetivo é disseminar a gestão de projetos no mundo, de
forma a promover a ética e profissionalismo no bojo dessa atividade.
25
comportamento de algum interessado no projeto ou membro da equipe. Para tal , faz-se
mister que o gerente saiba a forma mais adequada de utilização dos diversos tipos de
poder.
Poder Formal ⇒ o chamado Poder Formal é aquele que existe com base no princípio de
que o gerente detém esse poder porque alguém de hierarquia superior o delegou para tal
por meio de algum documento. Tal documento pode ser uma Portaria (no caso da
Câmara) ou mesmo a Carta de Projeto, assinada pela autoridade superior.
Poder de Recompensa ⇒ Parte do princípio de que o gerente que o exerce tem o poder
de oferecer recompensa à pessoa influenciada pelo gerente. Tal recompensa não
necessariamente será de ordem financeira. Na realidade corporativa a recompensa vai
desde a promoção ou aumento salarial até favores pessoais, como um computador novo,
viagens para participar de seminários, cursos, etc.
Poder por Referência ⇒ O gerente que exerce o poder por referência o faz em nome de
alguma autoridade superior que deu “carta branca” para sua atuação. É muito útil quando
das dificuldade encontradas pelo gerente de projeto na relação com algum gerente
funcional que não esteja interessado. O gerente de projetos pode alegar que foi enviado a
mando de um diretor ou mesmo que seu projeto está previsto no plano estratégico.
9 Prazos;
9 Prioridades de projeto;
9 Recursos;
9 Questões técnicas;
9 Procedimentos administrativos;
9 Choques de personalidade;
9 Custos.
Força (Forcing) ⇒ essa técnica ocorre quando uma das partes força a outra a aceitar
seu ponto de vista, na maioria das vezes pela via da influência de poder de uma parte
26
sobre a outra. Essa técnica não é, nem de longe, a mais recomendada, por ser de
conteúdo imperativo. Entretanto, em situações de exiguidade de prazos nas quais não há
tempo para uma discussão sobre o assunto a técnica é defensável.
27
4.1.3 O Efeito das Estruturas Organizacionais na Gestão de Projetos
A estrutura organizacional, em síntese, é a maneira pela qual a instituição está
organizada para exercer suas atribuições e desenvolver suas funções. Essa estrutura
organizacional pode variar desde uma estrutura tipicamente funcional até uma estrutura
por projetos. Vejamos, na tabela a seguir, as diferenças entre cada uma delas e o impacto
no gerenciamento de projetos.
Tabela-4 Comparação entre as estruturas funcional, matricial e projetizada
Estrutura Funcional Matricial Projetizada
A organização é agrupada Pretende maximizar as Toda a organização é
por áreas de especialização forças e minimizar as estruturada conforme os
dentro de diferentes áreas fraquezas das estruturas projetos que ela desenvolve;
Definição
funcionais de maneira funcionais e projetizadas. diz-se ser organizada por
hierarquizada. projetos ou baseada em
projetos.
9 Os membros da equipe 9 Os objetivos dos 9 Foco no projeto;
se reportam somente a projetos são definidos
9 Comunicação mais
um gerente funcional; com maior clareza;
efetiva do que na
9 Os recursos similares 9 Utilização máxima dos estrutura funcional;
são centralizados; recursos escassos;
9 Os membros da equipe
9 A organização é 9 Melhor disseminação se reportam a somente
Vantagens composta por das informações tanto um gerente de projetos.
funcionários verticalmente quanto
especialistas; horizontalmente;
9 A definição de carreira é 9 Quando o projeto é
muito clara e está de finalizado, a equipe é
acordo com a alocada em outras
especialização técnica. atividades dentro da
organização.
9 Os funcionários dão 9 Possui pessoal 9 Quando o projeto é
maior ênfase ao trabalho administrativo extra para finalizado, a equipe é
técnico do que ao cumprir com as desalocada;
próprio projeto; necessidades do projeto
9 Uso dos recursos não é
(acarreta aumento de
9 Não existe uma carreira eficiente;
custo);
de gerente de projetos;
9 Duplicação das funções
9 Mais de um gerente
9 O gerente de projetos exercidas.
para a equipe de projeto
não possui autoridade.
se reportar (o gerente de
Desvantagens projetos e o gerente
funcional);
9 Maior probabilidade para
a duplicação de esforços
e de conflitos;
9 Os gerentes funcionais
possuem prioridades
diferentes daquelas
apresentadas pelos
gerentes de projetos.
28
4.1.4 Project Management Body of Knowledge (PMBOK)
Segundo o PMI (Project Management Institute), o PMBOK é uma denominação que
representa todo o conhecimento dentro da profissão de gerência de projetos. Trata-se de
um guia de orientação de profissionais sobre o conhecimento em gerenciamento de
projetos que aborda as boas práticas já sedimentadas. Em síntese, é uma bibliografia de
referência, uma “bíblia” para muitos usuários. Seu propósito é identificar e descrever
conceitos e práticas do gerenciamento de projetos, padronizando os termos geralmente
utilizados.
29
Figura 22 - Mapa mental dos trinta e nove processos do PMBOK Guide 2000.
30
4.2 Execução
No jargão utilizado em planejamento, a execução é o momento de sair do papel e ir
para a prática. A fase de execução é o momento onde efetua-se tudo aquilo que foi
previsto no planejamento. Caracteriza-se por um forte trabalho em equipe, focalizado
em cumprimento de prazos, metas, qualidade, etc. É o momento mais crítico para o
gerente de projeto.
4.3 Controle
O controle é uma função gerencial que Implica nos em estabelecer padrões de
desempenho, elaborar e aplicar técnicas de monitoramento, decidir ações corretivas e
estabelecer um sistema de informação gerencial do projeto. Ocorre de maneira
simultânea à execução e monitora tudo aquilo que está sendo realizado pela execução
vis a vis o que foi planejado durante a fase de elaboração do projeto. O intuito do
controle é tomar ações corretivas de modo a reconduzir o projeto à trajetória
inicialmente delineada.
4.3.1 Monitoramento
Monitoramento é atividade gerencial que visa o acompanhamento permanente e
contínuo das atividades de um projeto e a apreciação quantitativa e qualitativa dos
seus avanços. Se realizado de maneira quantitativa, o monitoramento poderá valer-se
da medição do andamento das atividades realizada em formulários de apontamentos
ou sobre o próprio cronograma de Gantt, em papel ou em aplicativos de informática
com esse intuito5.
5
O MSProject é um exemplo de software que apóia o gerenciamento de projetos.
31
4.3.2 Avaliação
Em poucas palavras, a avaliação é a comparação do planejado com o alcançado. Para
medir o grau e a qualidade de um objetivo (de um projeto, por exemplo) utiliza-se
indicadores, previamente estabelecidos ou posteriormente desenvolvidos. Serve
também para obter subsídios a fim de melhorar sucessiva e sistematicamente o
planejamento e a implementação de projetos, e com isso o desempenho da
organização.
4.3.2.1 Indicadores de Desempenho
Segundo a organização Management de Projetos e Processos o indicador é uma
situação ou caraterística que serve como sinal comprobatório de um outro fato. O
método ZOPP utiliza indicadores objetivamente comprováveis, isto significa que eles
contêm informações objetivas, quantitativas e qualitativas, que podem ser verificadas
por qualquer especialista no tema que se está trabalhando.
O grande problema dos indicadores é que estes são geralmente limitados quanto às
informações de qualidade dos resultados do projeto. Dessa forma, em alguns casos
faz-se necessária uma avaliação qualitativa e subjetiva dos resultados.
5. Encerramento
É a última fase do ciclo de projeto. Nela os beneficiários das melhorias pretendidas
pelo projeto são preparados para assumir adequadamente a manutenção e garantir a
32
sua sustentabilidade. Dessa forma, resta claro que é o momento da entrega do objeto.
A oportunidade do encerramento deve ser utilizada para sistematizar toda a
documentação e submeter à Alta Administração de forma a possibilitar uma avaliação
final e identificação dos erros que ocorreram, para que os mesmos possam ser
doravante evitados.
5.1 Satisfação
Satisfação é a prestação de contas final aos interessados e à Alta Administração. Tal
prestação de contas buscará obter a aceitação final, pelos stakeholders, dos resultados
atingidos. Na maior parte das vezes alguns grupos de usuários deverão questionar o
produto entregue, avaliando-o comparativamente ao que foi prometido e esperado.
A satisfação pode ser encarada como uma “sabatina” final, em que o gerente e sua
equipe precisam estar preparados para explicar e demonstrar tecnicamente e
didaticamente a adequação do “deliverable”. A chancela final, pela Alta Administração,
significa que o projeto está concluído e entregue.
33
efetivamente resolvidos?; 3) Sendo (1) e (2) diferentes, quais as causas?; 4) Os
objetivos originais continuam válidos?; 5) Quais as dificuldades enfrentadas na
administração deste projeto; 6) Quais as conclusões; e, 7) Quais as recomendações
para os novos projetos?
Principalmente em organizações funcionais e matriciais, o que se percebe é os
membros das equipes de projetos entram e saem sem ao menos saberem se o projeto
obteve ou não sucesso.
Como se vê, este tópico é talvez um dos que mais de perto referem-se à gestão do
conhecimento. Uma ótima estratégia para qualquer organização é saber aprender com
os erros. Para tal, é necessário que as equipes façam registros explícitos da
informações de projeto, de forma sistematizada, intuitiva e acessível, de maneira que
possa ser acessadas facilmente no futuro.
34
6. Metodologia Simplificada de Projetos
A maioria das oportunidades de melhoria encontradas em órgãos como a Câmara dos
Deputados pressupõem projetos simples para seu atendimento, notadamente aquelas
mapeadas dentro de um departamento específico, sem uma conexão obrigatória com o
Plano Estratégico.
Identificação;
Declaração de Propósitos;
Antecedentes / Histórico;
Justificativas;
Objetivos;
Público-Alvo;
Metodologia (ou Abordagem);
Produtos Esperados;
Escopo;
Riscos Envolvidos;
Monitoramento e Avaliação;
Estimativas de Recursos e Custos;
Matriz de Responsabilidades;
Cronograma de Execução Física.
35
7. Conclusão
É cada dia mais evidente que a cultura de gestão por projetos precisa ser
implementada nas organizações, como requisito de inovação e qualidade dos
trabalhos das mesmas. Essa realidade é também verdadeira em organizações
públicas, as quais possuem talvez maiores oportunidades de inovações e melhorias
em sua gestão.
Hoje em dia está em alta o chamado “Gerente de Idéias”, aquele que produz e viabiliza
projetos dentro da organização, baseados em idéias inovadoras. O filósofo
contemporâneo Edward de Bono aborda muito bem essa questão quando sustenta
que os profissionais modernos devem buscar outros caminhos para resolver os
problemas6
Cabe ressaltar que não há um modelo, um padrão obrigatório a ser utilizado para
projetos. Cada organização, mesmo cada setor dentro da Câmara, a depender de suas
características, poderá adotar seu critério próprio caso seja conveniente e justificável.
O importante é entender que o tempo gasto em planejamento deve ser considerado
pela Alta Administração como um investimento e que sem dúvida trará retornos
positivos.
6
O assunto é tratado em “O Pensamento Lateral”. Na publicação, o autor expõe duas formas de pensamento: o
vertical e o lateral. O pensamento vertical, na analogia de De Bono, é responsável pela manutenção dos erros e pelas
pessoas buscarem “cavar sempre no mesmo lugar”. Por sua vez, o pensamento lateral busca “outros locais para
escavar”, isto é, outras formas de resolver o problema e que podem ser geniais e aparentemente fáceis após serem
concebidas.
7
Na terminologia utilizada pelo Programa de Excelência Gerencial – PEG – do Exército.
36
ANEXO A - SUGESTÃO DE MODELO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO
(CHECK-LIST)8
Questões Fundamentais: A partir da definição das fases do ciclo de vida de um
projeto, procura-se identificar as perguntas mais relevantes relacionadas com cada
fase, listando-as na forma de uma lista de verificação.
10. Já foi definido quem será o gerente deste projeto, com a capacitação e
experiência requeridas?
8
Sugestão do Programa de Excelência Gerencial – PEG – do Exército[4].
37
Sim Não 2. Fase de Elaboração
38
Sim Não 3. Fase de Execução
39
Sim Não 5. Fase de Encerramento
Obs: Os itens a serem verificados podem ser modificados de acordo com o projeto.
40
ANEXO B – Exemplo de Estrutura Analítica de Projeto – EAP –
sob a forma de rede neural
A Estrutura Analítica do Projeto, também usualmente denominada de Work
Breakdown Structure (WBS), define o escopo do projeto relacionando
hierarquicamente o conjunto de atividades necessárias e suficientes para se
atingir os objetivos.
9
Programa de Excelência Gerencial – Comando do Exército
41
ANEXO C – Exemplo de Estrutura Analítica de Projeto – EAP– sob
a forma de lista
A Estrutura Analítica do Projeto apresentada a seguir refere-se ao Projeto para a
Implantação da “Correspondência Eletrônica nos Correios”.
43
ANEXO D - Exemplo de Aplicação do Método ZOPP
PROBLEMA PROGRAMA
Causa 1 Ação 1
Causa 2 Ação 2
Causa 3 Ação 3
........ ........
Causa n Ação n
10
A metodologia que se tenta utilizar aqui foi sugerida pela Secretaria de Planejamento e Investimentos
Estratégicos – SPI, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, para a construção programática do
PPA 2004-2007.
44
ÁRVORE DE PROBLEMAS SIMPLIFICADA
Na figura a seguir, os problemas estão ligados às suas respectivas causas, formando uma lógica de causa e efeito
em forma de árvore.
P1
P1 1 1 P1 1 2 P1 2 2 P1 2 3 P1 2 4 P1 3 1 P1 3 2 P1 3 3
46
ESPELHOS DOS PROGRAMAS
Código Descrição
PG11 Programa “Radiografia”
Objetivo
O objetivo deste Programa é conhecer as áreas de conhecimento interessantes e necessárias a
cada setor da Câmara, bem como onde estão lotados os funcionários que possuem tais requisitos.
Justificativa
A existência de um Programa como este em um Plano de GC é de fundamental importância, uma
vez que permite à área de Recursos Humanos ter uma idéia dos desvios de talentos existentes na
Casa. Uma vez implantado o Programa na sua totalidade, será possível entender melhor as
necessidades intelectuais de cada setor, assim como promover permutas que visem ao aumento
da eficiência.
Gerente do Programa
Setor de Recursos Humanos
47
Código Descrição
PG12 Programa “Portal do Conhecimento”
Objetivo
O objetivo deste Programa é implantar uma ferramenta tecnológica de apoio a GC na Intranet da
Câmara dos Deputados, que auxilie na desfragmentação, busca, interatividade e explicitação do
conhecimento detido pelos funcionários.
Justificativa
A Gestão do Conhecimento é uma empreitada muito mais abrangente que a construção de
ferramentas tecnológicas integradas, tendo em vista que envolve questões mais sensíveis, como
relacionamento interpessoal e as mudanças culturais. Entretanto, não há como negar que um
Portal do Conhecimento, estruturado com navegação fácil intuitiva, é uma formidável ferramenta
de apoio às políticas de GC. Tal Portal, além das ferramentas de apoio implementadas pelas
ações deste programa, poderia ter outras funcionalidades interessantes, como por exemplo um
link contendo conceitos e exemplos de sucesso na aplicação da Gestão do Conhecimento.
Gerente do Programa
Setor de Tecnologia de Informações (TI)
48
Código Descrição
PG13 Programa “Difusão da Gestão do Conhecimento”
Objetivo
O objetivo deste Programa disseminar a filosofia da Gestão do Conhecimento na Câmara dos
Deputados.
Justificativa
Vivemos hoje uma fase de mudança de paradigmas na Administração Pública. Da mesma forma
que um dia as antigas carruagens e diligências já conviveram com automóveis e máquinas a
vapor, num de mudança como o que enfrenatmos hoje é mais do que natural que o convencional
e o tradicional convivem com o inovador e o ousado.
O programa “Difusão” busca justamente aproveitar esse momento de mudança para incentivar o
funcionário em suas relações interpessoais e na busca de uma nova forma de pensar o trabalho.
Gerente do Programa
Setor de Capacitação e Treinamento
49
ESPELHOS DAS AÇÕES
Descrição
Esta ação se presta a elaborar um mapa de competências e funções de cada setor da Câmara dos
Deputados. O produto da ação é um estudo contendo todas as necessidades intelectuais de cada
órgão interno, bem como as funções que o referido órgão desempenha.
Exemplificação
Unidade de Medida
Número de Setores Mapeados
Metas
Dez. 2004: (10) Dez. 2005: (20) Dez. 2006: (30) Dez. 2007: (50)
Gerente de Projeto
A designar
50
Código Título da Ação
A112.0 Construção do Banco de Talentos
Descrição
Esta ação se presta a elaborar um mapa de talentos dos funcionários da Câmara dos Deputados. É
o oposto da ação anterior. O produto da ação é o Banco de Talentos, o qual conterá a “ficha”
intelectual de cada funcionário em atividade. Envolve a inserção no Portal do Conhecimento,
como uma ferramenta de busca de “experts” a qual poderá, inclusive, auxiliar na política de
pessoal.
Exemplificação
Unidade de Medida
Número de Funcionários Mapeados
Metas
Dez. 2004: (500) Dez. 2005: (2500) Dez. 2006: (7500) Dez. 2007: (10000)
Gerente de Projeto
A designar
51
Código Título da Ação
A122.0 Workflow na Intranet
Descrição
Esta ação se presta a criar no Portal do Conhecimento uma estrutura de diretório que “imite” a
estrutura hierárquica administrativa e com capacidade de receber arquivos digitais.
Os funcionários responsáveis pela produção de documentos a serem inseridos em processos
ficariam encarregados de salvar uma cópia do documento definitivo (após todas as correções)
para a pasta correspondente ao seu local de criação no organograma. No momento da gravação, a
ferramenta perguntaria apenas o número do processo. O arquivo ficaria, portanto, com 2
atributos: o local de criação e o número de processo.
Exemplificação
Observe a estrutura a seguir:
Coordenação de Contratos
Seção de Acompanhamento
Arquivo 1: Atributo 1
......
Arquivo n: Atributo n
Unidade de Medida
Número de Diretórios em Funcionamento
Metas
Dez. 2004: (10) Dez. 2005: (20) Dez. 2006: (30) Dez. 2007: (50)
Gerente de Projeto
A designar
52
Código Título da Ação
A123.0 Mural de Soluções
Descrição
Esta ação se presta a implementar no Portal do Conhecimento uma ferramenta de
armazenamento de análises (e não de simplesmente de informações). Nela, voluntários deixariam
registrados casos de sucesso que já enfrentaram algum dia, relacionados ao cotidiano do
trabalho. Os links para as soluções seriam estruturados na forma de sinopses:
[VTD] [OD] [CN]
onde “VTD” é um verbo transitivo direto, “OD” é um objeto direto e “CN” é um complemento
nominal.
Exemplificação
O exemplo a seguir registra a experiência de um servidor que construiu uma fórmula de cálculo
para o Adicional Noturno utilizando uma ferramenta de planilha eletrônica:
[VTD] [OD] [CN] = [Calcular] [o Adicional Noturno] [por meio de uma planilha eletrônica]
Unidade de Medida
Número de Soluções Cadastradas
Metas
Dez. 2004: (10) Dez. 2005: (100) Dez. 2006: (500) Dez. 2007: (2500)
Gerente de Projeto
A designar
53
Código Título da Ação
A123.1 Armazém Acadêmico
Descrição
Esta ação se presta a implementar no Portal do Conhecimento uma ferramenta de
armazenamento de pesquisas e projetos executados por funcionários. Os trabalhos seriam
catalogados segundo uma classificação customizada à Câmara, que utilizasse a codificação CDU
(Codificação Decimal Universal) seguida do número de ponto.
Exemplificação
O exemplo a seguir registra um exemplo de Dissertação de Mestrado armazenada na ferramenta.
Uma vez que cadastrada a classificação CDU, seria possível buscar todos os trabalhos realizados
em uma determinada área do conhecimento, bem como o funcionário que a desenvolveu.
Código : 624.01-6738
Autor : Gustavo Veloso Martins
Título : Síntese Plástica e Análise Modal de Pórticos Metálicos
Submetidos a Cargas Não-proporcionais
Co-autores : Eldon Londe Mello, Luciano Mendes Bezerra
Sinopse : Estudo que apresenta duas metodologias de dimensionamento de
estruturas metálicas visando à economia de material. Após a síntese da estrutura por cada uma
das técnicas é realizada uma análise elasto-plástica incremental seguida de uma análise modal.
Estudos comparativos são também realizados.
Tecnologias Utilizadas :Análise Plástica Limite, Mínima Norma Euclidiana, Visual Basic
4.0
Unidade de Medida
Número de Trabalhos Cadastrados
Metas
Dez. 2004: (10) Dez. 2005: (100) Dez. 2006: (500) Dez. 2007: (2500)
Gerente de Projeto
A designar
54
Código Título da Ação
A124.0 Conhecimento on line
Descrição
Esta ação se presta a implementar uma ferramenta no Portal do Conhecimento destinada à busca
de informações em duas etapas: a 1ª, por meio de uma FAQ para cada grupo temático e, em
seguida, uma busca no Banco de Talentos a especialistas no respectivo grupo temático. Ao
encontrar um grupo de especialistas em determinado assunto, o deficitário em conhecimento
pode passar um e-mail para o grupo inteiro ou para parte do grupo, solicitando algum
esclarecimento a alguma dúvida relacionada.
Exemplificação
Unidade de Medida
Ferramenta Implementada
Metas
Dez. 2004: (0) Dez. 2005: (1) Dez. 2006: (0) Dez. 2007: (0)
Gerente de Projeto
A designar
55
Código Título da Ação
A125.0 Rede Workgroups
Descrição
Esta ação se presta a criar no Portal do Conhecimento uma estrutura de diretório que contemple
as funções desenvolvidas dentro da Câmara dos Deputados.
Alguém que esteja interessado em participar de algum fórum de discussão envolvendo tal função
poderá acessar a Rede Workgroups e escolher o Fórum.
Exemplificação
Observe a estrutura a seguir:
A estrutura, visível a toda a Câmara, permitiria ao interessado acessar de uma maneira intuitiva o
seu fórum de interesse.
Unidade de Medida
Número de Fóruns Implementados
Metas
Dez. 2004: (4) Dez. 2005: (10) Dez. 2006: (20) Dez. 2007: (40)
Gerente de Projeto
A designar
56
Código Título da Ação
A131.1 Oficinas de Informática
Descrição
Esta ação se presta a promover, em cada Coordenação, e em especial naquelas não ligadas às
áreas de tecnologia, oficinas de exploração de recursos e práticas saudáveis em informática. Nas
oficinas, os servidores da respectiva Coordenação em oficina trocariam experiências sobre dicas
e macetes que costumam utilizar no seu dia-a-dia de trabalho em frente ao computador.
Cada funcionário participante poderia fazer demonstrações de como realiza uma tarefa rotineira
de alguma forma que considere eficiente. As oficinas poderiam ser mediadas por funcionários do
CENIN e CEFOR.
Exemplificação
Exemplos de discussões e demonstrações que podem surgir nessas oficinas:
Unidade de Medida
Oficinas Realizadas
Metas
Dez. 2004: (15) Dez. 2005: (50) Dez. 2006: (150) Dez. 2007: (300)
Gerente de Projeto
A designar
57
Código Título da Ação
A132.0 Câmara em Idéias
Descrição
Ação que se presta a promover e incentivar o funcionários a propor soluções que auxiliem na
busca à eficácia, eficiência e efetividade, notadamente no que se refere à minimização de
recursos financeiros.
Exemplificação
Unidade de Medida
Número de Idéias Apresentadas
Metas
Dez. 2004: (35) Dez. 2005: (55) Dez. 2006: (95) Dez. 2007: (255)
Gerente de Projeto
A designar
58
Código Título da Ação
A133.0 Curso de Multiplicadores em GC
Descrição
Ação que se presta a promover cursos destinados a multiplicadores da filosofia de Gestão do
Conhecimento. Seriam formadas turmas de multiplicadores em cada Coordenação. O curso
apresentaria aos multiplicadores conceitos e técnicas de GC. A incumbência de cada
multiplicador, após concluído o curso, seria divulgar a filosofia a seus colegas de Coordenação.
O ideal, inclusive, seria que o multiplicador organizasse um pequeno curso e o ministrasse a seus
colegas.
Exemplificação
Unidade de Medida
Número de Multiplicadores Formados
Metas
Dez. 2004: (10) Dez. 2005: (20) Dez. 2006: (30) Dez. 2007: (40)
Gerente de Projeto
A designar
59
Código Título da Ação
A133.1 Palestras sobre GC
Descrição
Ação que se presta a promover palestras ministradas por especialistas e destinadas a divulgar a
filosofia de GC aos funcionários ca Câmara dos Deputados.
Exemplificação
Unidade de Medida
Número de Palestras Proferidas
Metas
Dez. 2004: (10) Dez. 2005: (20) Dez. 2006: (30) Dez. 2007: (40)
Gerente de Projeto
A designar
60
ANEXO E - Exemplo de Quadro Lógico
Resultados • Na região são implantados 60km de canais de irrigação e 12 bombas elétricas de • Livro de obras
1. Sistema de irrigação • Não há desastres naturais.
potência média até 9/2000. • Vistoria local
implantado e funcionando. • X hectares de terras são servidos em 12/2000.
• Não há disputas excessivas
• Livro de ocorrências pelo uso d'água.
• Ociosidade do sistema de irrigação é, no máximo, 24h/mês.
2. Serviço de Assistência • Relação do no de assessores/ agricultores. • Min. de Agricultura
• Não há evasão de
Agrícola está fortalecido. • No mínimo, 2 visitas técnicas/mês por agricultor. • Relatórios dos assessores
• Quantidade de insumos solicitada em x%. • Livros de solicitação
assessores capacitados.
4. Sistema de comercialização • Esquema de comercialização é definido em 2/2001, especificando locais, datas, • Documentação do Depto de • O preço internacional do
implantado e funcionando. pagamento etc. Comercialização
• Volumes comercializados: 2001 - x; 2002 - y; 2003 – z toneladas.
arroz não baixa mais que
10%.
5. Agricultores capacitados.
• Nº de agricultores treinados em novas técnicas de cultivo de arroz. • Relatórios dos instrutores
• Agricultores assimilam o
• Tipo e duração do treinamento e seu aproveitamento. • Documentação do projeto
novo conhecimento.
61
ANEXO F - Quadro Lógico (X) Gerenciamento PMBOK
Área de Conhecimento
Resposta do Quadro Lógico
PMBOK
O escopo bem definido é uma das principais preocupações do
QL. A Lógica da Intervenção trata dele exaustivamente,
inclusive considerando as duas dimensões do escopo: aquela
que é diretamente gerenciável (resultados) e aquela que é
Escopo
esperada como efeito do projeto (objetivo).
O estabelecimento das atividades principais relacionadas a
cada resultado também contribui para uma delimitação
precisa e para o gerenciamento do escopo.
Para cada objetivo e resultados são estabelecidos um ou mais
indicadores. Uma das características do indicador é a sua
dimensão tempo que permite definir prazos e milestones, e
Tempo
acompanhá-los durante o ciclo do projeto.
O plano operacional, baseado no QL detalha mais os prazos e
as datas.
As principais atividades do QL dão uma primeira base para
Custo realizar estimativas de custos. O seu detalhamento acontece
no plano operacional.
Qualidade Qualidade é uma das características desejáveis do indicador.
As atividades principais dão uma base para a estimativa de
recursos humanos necessários, mas o QL não se propõe
Recursos Humanos especificamente a gerenciar RH. A aplicação do QL requer
uma estrutura organizacional adequada complementar à
estruturação do projeto.
Faz parte da estrutura organizacional e o seu funcionamento
Comunicação não é considerado especificamente pelo QL. No entanto, o
próprio QL é um instrumento de comunicação.
O QL dá atenção especial a riscos externos, ou seja, fatores
que estão fora do controle gerencial do projeto, mas que são
importantes para o êxito do projeto. Esses riscos são
Risco
analisados e considerados na coluna das
Suposições. As suposições podem ser especificadas
Com indicadores que devem ser monitorados.
Aquisição e contratos O QL não considera esta área.
A descrição do QL, dos seus diversos elementos e das suas
inter-relações, que é um documento à parte, e o
Integração monitoramento da sua validade ao longo do tempo, visam
garantir a integração, dentro de uma estrutura organizacional
definida para o projeto.
62
ANEXO G – Modelo de Carta de Projeto
5. Descrição do Projeto:
6. Data Início/Término
Início_____/____
_____/____
Término mm / aaaa
63
ANEXO H – Modelo de Projeto Simplificado
P L A N O D E P R O J E T O
1. IDENTIFICAÇÃO
Título do projeto:
Entidade proponente:
Órgão responsável:
Coordenador:
Grupo de Trabalho:
Período de execução:
2. DECLARAÇÃO DE PROPÓSITOS
4. JUSTIFICATIVAS
5. OBJETIVOS
5.1. Geral
64
5.2. Específicos
6. PÚBLICO-ALVO
8. PRODUTOS ESPERADOS
a) ...
b) ...
c) ...
9. ESCOPO
65
ser feito para evitá-lo ou, caso ocorra, o que fazer para minorar o
problema)
CUSTO ESTIMADO
RECURSO
(em reais)
Total
CONTATO/
ÓRGÃO RESPONSABILIDADE
RESPONSÁVEL
66
14. CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO FÍSICA
MESES
Produto / Atividade 2004 2005
MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ JAN FEV
67
ANEXO I – Causas Potenciais de Fracasso em Projetos
9 falta de comprometimento;
9 falta de credibilidade;
9 falta de perseverança;
9 rodízio de pessoas;
9 falta de treinamento;
9 falhas na comunicação;
9 interferências externas;
68
GLOSSÁRIO DE TERMOS AFINS
Termo Definição
Alta direção [inglês: upper management]. Abrange os executivos ou líderes
de escalões superiores, que compartilham a responsabilidade
principal pelo desempenho e pelos resultados da organização.
Ver também gerência.
Ambiente Conjunto de todos os fatores que, dentro de um limite
específico, se possa conceber como tendo alguma influência
sobre o funcionamento do sistema considerado. Também
chamado entorno. Não se limita ao "meio ambiente".
Atividade A menor unidade de trabalho dentro de um projeto. Atividades
podem ser agregadas numa tarefa. Na utilização da WBS, as
atividades são derivadas a partir do pacote de trabalho.
Atividades Elementos do Quadro Lógico. Cada resultado é desagregado
Principais em atividades principais que representam subsídios para uma
primeira estimativa dos recursos necessários para a realização
do projeto.
Auditoria Um conjunto de atividades, planejadas e documentadas,
realizadas por pessoas qualificadas, para investigar, examinar
ou avaliar as evidências mostrando o grau de avanço e
eficiência de um projeto.
Avaliação Comparação do planejado com o alcançado. Para medir o
grau e a qualidade de um objetivo (de um projeto, por
exemplo) utiliza-se indicadores, previamente estabelecidos ou
posteriormente desenvolvidos. Serve também para obter
subsídios a fim de melhorar sucessiva e sistematicamente o
planejamento e a implementação de projetos, e com isso o
desempenho da organização.
Avanço Desenvolvimento para um estado melhor. O avanço relaciona
o progresso do desenvolvimento e assim mostra a relação
entre o estado atual e o estado inicial.
Benchmark [inglês]. Referencial de Excelência. Líder reconhecido
mundialmente, no País, na região e/ou no setor, utilizado para
efeito de comparação de desempenho. O Termo também pode
ser utilizado para designar uma prática ou um resultado que
seja referencial de excelência.
Caminho Crítico Num diagrama de rede (PERT), a seqüência de atividades
mais longa do início até o término do projeto, sem qualquer
possibilidade de reduzir a duração. Portanto, o caminho crítico
representa o tempo mínimo possível da duração de um
projeto.
69
Termo Definição
Chuva de idéias [inglês: Brainstorming]. Exercício criativo no qual se solicita
aos participantes expressar rapidamente as suas idéias a
respeito de um tema ou uma pergunta definida, sem pensar
imediatamente nas conseqüências. As contribuições podem
ser feitas por escrito em fichas ou faladas em voz alta. As
idéias são visualizadas e estruturadas conjuntamente. Durante
a chuva de idéias não se deve avaliar as idéias como, por
exemplo, boas/ruins ou adequadas/ inadequadas.
Ciclo de Projeto [inglês: Project Cycle]. Um conjunto de fases cujo número e
denominação são determinados pelas necessidades da
organização responsável pelo projeto. As quatro fases básicas
são concepção, planejamento, implementação e finalização.
Comunicação A transmissão de informações de tal maneira que o receptor
compreende o que o emissor pretende.
Controle Função gerencial. Implica nos subprocessos de estabelecer
padrões de desempenho, elaborar e aplicar técnicas de
monitoramento, decidir ações corretivas e estabelecer um
sistema de informação gerencial do projeto.
Coordenação Função gerencial. Procura aproximar, ao máximo, os
resultados apresentados com a situação anteriormente
planejada.
Cultura O completo espectro de comportamentos, ética e valores que
são transmitidos, praticados ou reforçados pelos membros da
organização.
Desempenho Resultados obtidos de processos e de produtos que permitem
avaliá-los em relação às metas, aos padrões, aos resultados
históricos e a outros processos e produtos.
Efetividade Refere-se à relação entre os resultados alcançados e os
objetivos propostos ao longo do tempo.
Eficácia É fazer as coisas certas, produzir alternativas criativas,
maximizar a utilização de recursos, obter resultados.
Eficiência É fazer as coisas bem, resolver problemas, salvaguardar
recursos, cumprir com seu dever e reduzir os custos.
Empowerment [inglês]. Trata-se de uma concepção normativa que, em última
análise, aponta para a distribuição ou redistribuição mais justa
do poder. Na cooperação para o desenvolvimento, o termo
"empowerment" designa formas de atuação coletiva de grupos
marginalizados e desprivilegiados, os quais querem, através
da articulação e organização dos seus interesses, melhorar
sua posição nos processos de decisão sociais, econômicos e
políticos e influenciar neste sentido as condições gerais
estruturais.
70
Termo Definição
Equipe [inglês: team] Um grupo de pessoas designado de cumprir
uma determinada tarefa ou missão. Em trabalho com projetos
é comum utilizar equipes. Membros de uma equipe podem
estar integralmente dedicados ao projeto ou parcialmente.
Sempre é necessário definir o volume da contribuição, para
poder planejar realisticamente. Precisa ser definida também a
autoridade que o gerente de projeto tem sobre estes recursos,
principalmente dentro de uma organização matricial. Juntar um
grupo de pessoas ainda não faz uma equipe. Para alcançar
um bom desempenho, equipes precisam ser desenvolvidas,
isto é, as relações de trabalho entre as pessoas precisam ser
construídas sistematicamente, levando em consideração as
qualidades e defeitos de cada um. O papel do gerente de
projeto nesse processo é fundamental.
Estimativa O cálculo antecipado de resultados quantitativos, geralmente
aplicada aos custos, recursos e duração de um projeto.
Escopo [inglês: scope]. Abrangência do conteúdo do trabalho realizado
pela equipe do projeto. Na fase da concepção de um projeto, o
escopo é delineado com ajuda do Quadro Lógico, na fase de
planejamento, o instrumento mais apropriado para a definição
final do escopo é a WBS.
Estratégia O caminho mais adequado a ser seguido para alcançar os
objetivos da organização.
Estrutura Identificação dos principais envolvidos de um projeto e as suas
organizacional relações hierárquicas.
Execução Fase do projeto. O mesmo que implementação.
Fase de projeto A divisão do ciclo de projeto no maior conjunto lógico de
atividades relacionadas.
Fonte de Indica onde se encontram os dados ou as informações
comprovação relativos a um projeto.
Gantt Chart [inglês]. Um diagrama que utiliza barras e outros símbolos que
ilustram momentos importantes e a duração de atividades de
um projeto numa escala de tempo horizontal.
Gerência [inglês: Management]. No sentido institucional. Refere-se às
pessoas (ou grupos) que executam funções gerenciais, às
suas atribuições e papéis.
Gerenciamento de [inglês: Project Management].Aplicação de conhecimento,
Projeto capacidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto
a fim de alcançar os objetivos e satisfazer as necessidades
dos seus stakeholders. Isto implica no exercício das funções
de planejamento, organização, direção e controle.
Gerenciamento por [inglês: Management by Projects]. Abordagem sistêmica de
Projetos gerenciamento de uma organização pela qual se organiza os
processos gerenciais em projetos, utilizando instrumentos e
técnicas de gerenciamento de projetos.
71
Termo Definição
Gerente de Projeto [inglês: Project Manager]. Figura fundamental para o trabalho
com projetos e fator crítico de sucesso. Idealmente, o gerente
de projeto congrega habilidades e conhecimentos em
gerenciamento em geral, em gerenciamento de projetos e
conhecimentos técnicos relevantes. Há uma tendência
generalizada para um profissionalização desta figura, cuja
certificação mais conhecida é o PMP.
Impacto Efeito negativo. Apesar do seu significado lexical, encontra-se
o uso de "impacto positivo".
Indicador Uma situação ou caraterística que serve como sinal
comprobatório de um outro fato. O método ZOPP utiliza
indicadores objetivamente comprováveis, isto significa que
eles contêm informações objetivas, quantitativas e qualitativas,
que podem ser verificadas por qualquer especialista no tema
que se está trabalhando. Existem diversos tipos de
indicadores. Aqueles que quantificam e qualificam os inputs,
outputs e processos podem ser denominados indicadores de
acompanhamento, aqueles que se referem aos objetivos
podem ser denominados indicadores de efeito. Ambos os tipos
são indicadores de desempenho.
Lições Aprendidas [inglês: Learned lessons]. Instrumento de avaliação com
enfoque nas experiências adquiridas no processo gerencial,
visando a sua melhoria. Lições aprendidas são benefícios para
a organização que procura melhorar o seu desempenho. Por
outro lado, a avaliação de um projeto concentra nos resultados
e objetivos alcançados, que é do interesse do cliente.
Liderança Habilidade de direcionar e coordenar o comportamento de
muitos indivíduos diversos para a realização de um objetivo.
Management [inglês]. Em português pode significar: gerenciamento,
gerência, gestão ou administração.
Matriz de Estruturação dos elementos mais importantes de um projeto e
Planejamento de que permite a sua apresentação sistemática, lógica e sucinta.
Projeto (MPP) Também chamada Quadro Lógico.
Matriz de Um instrumento gerencial para determinar e visualizar
responsabilidades claramente as diferentes responsabilidades de cada membro
da equipe.
Meta [inglês: Target]. Etapa que é realizada para o alcance do
desafio. São fragmentos dos desafios e sua utilização permite
melhor distribuição de responsabilidade, como também melhor
controle dos resultados concretizados por cada elemento da
equipe.
Milestone [inglês]. Marco, Ponto de controle. Designa um ponto de
referência importante no ciclo do projeto, seja um evento ou
um produto. Os principais milestones são representados num
Plano de Milestones. Este é utilizado, principalmente, pela Alta
direção, mas também serve para a equipe do projeto ou outros
stakeholders, para se obter uma visão geral do projeto, através
de um diagrama de barras, parecido com o de Gantt.
72
Termo Definição
Missão da Caracteriza a organização (quem é?), a razão de ser dela
organização (porque existe?), explicita a natureza do "negócio" (o que se
faz?) e os valores orientadores (como se trabalha?).
Monitoramento Função e atividade gerencial que visa o acompanhamento
permanente e contínuo das atividades de um projeto e a
apreciação quantitativa e qualitativa dos seus avanços.
Objetivo Estado positivo ou situação futura que se pretende atingir.
Objetivo do projeto [inglês: Outcome]. Descreve a nova situação que se pretende
alcançar com a realização do projeto. Ele expressa as
mudanças que ocorreram em relação ao grupo-objetivo.
Objetivo superior [inglês: Goal]. Descreve uma situação melhorada, para a qual
um projeto pretende contribuir.
Oficina de Projetos Tradução livre do inglês: Project Office. Unidade
organizacional onde se detém e domina a metodologia
utilizada pela organização para gerenciar projetos. Ela
assessora todos os projetos da organização na aplicação de
métodos e técnicas de gerenciamento de projeto e estabelece
e mantém um sistema de informação gerencial para os
projetos.
Operação Um conjunto de atividades permanentes, repetitivas ou
rotineiras, em diferença ao projeto, que é temporário e único.
Um projeto pode servir para construir e implantar uma nova
unidade. Depois do alcance do objetivo continua a operação
da unidade por tempo indeterminado.
Operacional Estar em condições para realizar operações. Após o
planejamento geral, seja estratégico ou seja de um projeto, os
objetivos são operacionalizados, a fim de averiguar as
condições de serem realizados. Ver também Planejamento
operacional.
Oportunidades Forças ambientais incontroláveis pela organização, que podem
favorecer a sua ação estratégica, desde que reconhecidas e
aproveitadas satisfatoriamente enquanto perduram.
Pacote de Trabalho [inglês: Work package]. É o menor elemento de decomposição
na WBS e encontra-se no seu nível inferior. A partir do Pacote
de Trabalho são definidas as atividades do projeto que irão
compor o Plano de Atividades.
PERT [inglês: Program, Evaluation and Review Technique]. Uma
técnica de gerenciamento de projeto para determinar quanto
tempo um projeto precisa até a sua conclusão. A duração de
cada atividade é estimada. A seqüência daquelas atividades
que duram mais tempo é chamada caminho crítico e
representa o tempo mínimo da duração do projeto.
73
Termo Definição
Planejamento Fase no ciclo do projeto. Função gerencial que engloba a
identificação, análise, estruturação de problemas e soluções, a
definição de propósitos, estratégias, objetivos, metas, políticas,
programas, projetos e atividades, bem como a coordenação
das expectativas, crenças, comportamentos e atitudes, a fim
de se alcançar de modo mais eficiente, eficaz e efetivo o
máximo do desenvolvimento possível, com a melhor
concentração de esforços e recursos pela organização.
PMBOK® Guide [inglês: The Guide to the Project Management Body of
Knowledge] Abreviação em inglês de "Guia para o Universo de
Conhecimento em Gerenciamento de Projetos". Última versão
publicado pelo Project Management Institute (PMI) em 2000. O
PMBOK®Guide tornou-se praticamente referência
internacional para o Gerenciamento de Projeto.
PMI Project Management Institute. Maior associação de
profissionais da área de Gerenciamento de Projeto do mundo
com mais de 90.000 associados. A sua organização abrange
capítulos (chapters) locais e grupos de interesse específico
(Specific Interest Groups) por ramo de atividade. No Brasil
existem 6 capítulos oficializados e outros em construção. Um
dos produtos do PMI é a certificação PMP.
Problema Estado negativo existente. Oposto: Objetivo.
Procedimento Um método prescrito (obrigatório) para realizar um
determinado trabalho de uma maneira específica.
Processo Conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas que
transforma inputs (insumos; entradas) em outputs (produtos ou
serviços). Os recursos podem incluir pessoal, finanças,
instalações, equipamentos, métodos e técnicas, numa
seqüência de etapas ou ações sistemáticas. Em
Gerenciamento de Projeto temos que lidar com dois tipos de
processos: Processos orientados ao produto ou serviço, que
especifica e cria um determinado produto ou serviço do
projeto, e processos orientados ao Gerenciamento do Projeto,
voltados para a organização do trabalho.
Produto [inglês: Output]. Resultado de atividades ou processos. Um
produto pode ser tangível (como, por exemplo, equipamentos
ou materiais) ou intangível (por exemplo, conhecimento ou
conceitos). Em inglês também chamado deliverable.
Programa Conjunto de projetos homogêneos ou semelhantes,
coordenado de tal maneira que o esperado benefício é maior
do que a sua execução individual.
Project Office Ver Oficina de Projetos. Termos sinônimos são Project
Management Office, Project Support Office, Programe Office,
Project Management Centre of Excellence entre outros. No
entanto, as características e atribuições podem variar de uma
organização para outra.
74
Termo Definição
Projeto Um conjunto de atividades ou medidas planejadas para serem
realizadas, com responsabilidade de execução definida, a fim
de alcançar determinados objetivos e resultados mensuráveis
(quantificação, qualificação e localização dos benefícios),
prazo de duração limitado e considerando os recursos
específicos (humanos, financeiros, materiais, equipamento). O
objetivo do projeto alcançado contribui para um objetivo
superior. Um projeto cria produtos ou serviços únicos,
inovadores, em diferença a operação, que são atividades
rotineiras e repetitivas.
Quadro Lógico [inglês: Logical Framework]. Estrutura dos elementos e
informações mais importantes de um projeto. A matriz permite
a sua apresentação sistemática, lógica e sucinta.
O quadro contém uma descrição da lógica de intervenção,
incluindo o objetivo superior, ao qual o projeto pretende
contribuir, o objetivo do projeto, definindo a situação futura
desejada ao final do projeto, os resultados esperados, que são
os bens e serviços que o projeto produzirá e com os quais se
alcançará o objetivo do projeto, e as atividades principais
necessárias para a produção dos bens e serviços. As
atividades previstas são compatibilizadas com os recursos
disponíveis.
O quadro ainda contém indicadores de acompanhamento ou
de efeito, fontes de comprovação dos indicadores e
suposições importantes, que consideram especificamente os
riscos que o projeto pode enfrentar. O mesmo que matriz de
planejamento de projeto, utilizado no método ZOPP.
Qualidade Totalidade de características de uma entidade (atividade ou
um processo, um produto, uma organização ou uma
combinação destes), que lhe confere a capacidade de
satisfazer as necessidades explícitas e implícitas dos clientes.
Recurso Qualquer pessoa, material ou equipamento necessário para a
realização das atividades do projeto. Todo recursos está
associado a um custo no projeto. Assim, tempo e dinheiro não
são considerados recursos e sim variáveis. O tempo é a
medida de duração que um recurso será utilizado. Dinheiro só
é considerado recurso em caso de investimento. No processo
de planejamento são identificadas as necessidades de
alocação de recursos, cujos custos são calculados e somados
para obter o custo total de um projeto.
Resultado [inglês: Output]. Um bem ou um serviço produzido pelo projeto.
Ver também outputs. Na área de Administração de Empresas,
resultado geralmente está relacionado benefícios financeiros
ou estratégicos da organização.
Risco A probabilidade de um efeito indesejável. Riscos precisam ser
identificados, qualificados e os seus possíveis impactos
avaliados. Quando um risco é inevitável, mas seu possível
impacto é considerado aceitável, ele deve ser minorado.
75
Termo Definição
Sponsor [inglês]. Figura fundamental e fator crítico para o sucesso de
projetos. Trata-se de uma pessoa dentro da organização
responsável, numa hierarquia relativamente alta, que, sem
estar envolvida no dia-a-dia do projeto, se identifica com ele e
o defende sempre quando a autoridade do gerente do projeto
não alcança resultados. Também chamado "padrinho" ou
"madrinha" do projeto.
Stakeholder [inglês]. Qualquer organização, parte dela, grupo ou pessoa
interessada ou envolvida no projeto, seja por ser responsável,
financiadora, executora, beneficiária ou afetada. Também
chamados "partes interessadas", "envolvidos" ou "atores".
Subprojeto Um projeto complexo pode ser dividido em componentes mais
gerenciáveis, ou em subprojetos.
Sustentabilidade Qualidade de um sistema que é sustentável; que tem a
capacidade de se manter em seu estado atual durante um
tempo indefinido, principalmente devido à baixa variação em
seus níveis de matéria e energia; desta forma não esgotando
os recursos de que necessita. Ver desenvolvimento
sustentável.
Suposição É um fator externo a um projeto, não controlável pelo
gerenciamento, mas que pode influenciar o seu desempenho.
Geralmente está relacionado a um risco, cujo possível impacto
deve ser estimado e seu comportamento monitorado.
Tarefa Conjunto (relativamente pequeno) de atividades. Tarefas
podem ser agregadas em atividades principais.
Técnica É o modo de fazer de forma mais hábil, mais segura e perfeita
uma atividade qualquer.
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Termo Definição
ZOPP [alemão: Zielorientierte Projektplanung] . Planejamento de
Projeto Orientado para Objetivos. É uma metodologia para a
estruturação de processos de planejamento participativo que
faz parte do gerenciamento de projeto. Consiste de elementos
de análise e de planejamento e utiliza a moderação como
método de trabalho. Integra um conjunto de técnicas e
instrumentos gerenciais. O instrumento central é a matriz de
planejamento de projeto, o mesmo que Quadro Lógico.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS
[1] BASTO, H. R. (2004). Ciclo do Projecto, IMVF – Instituto Marquês do Valle Flôr, Lisboa,
Portugal.
[6] HELLER, R (2004). Guia do Gerente Completo, Ed. Futura, São Paulo.
[9] PIETRO, A. (2003). Implantação de Gestão de Projetos com Software Colaborativo, São
Paulo.
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