GESTO DE ASSOCIAO DE CAA E PESCA

Este Manual destina-se ajudar os utilizadores do Programa GACeP, trata-se de um software para uma gesto eficiente e pratica de uma Associao de Caa e Pesca, est optimizado para ser executado com uma resoluo de 1024x768 podendo este ser alterado logo na entrada do programa, ter que possuir um Login e Senha para ter acesso.

ndice
1. Instalao do GACeP...........................................................................................................5 2. Login/Senha dos Utilizadores .............................................................................................6 a. Validao dos Utilizadores ..............................................................................................6 3. Scios/Convidados..............................................................................................................6 a. Gerir dados dos Scios.....................................................................................................6 b. Pesquisa de um Scio.....................................................................................................7 c. Exportar para Excel dados dos Scios ............................................................................7 d. Consultar dados de um Scio .........................................................................................7 e. Adicionar novo Scio.......................................................................................................7 f. Adicionar/Consultar Scios.............................................................................................7 4. Ecr Dados de Scio..........................................................................................................11 a. Dados do Scio..............................................................................................................11 b. Espcies Abatidas..........................................................................................................11 c. Comunicaes recebidas/consultar ..............................................................................12 d. Situao das Quotas......................................................................................................13 e. Pagar Quota/ Emitir Recibo - processo abaixo referido no ponto 5..............................14 f. Autorizaes de Caa do Scio ......................................................................................16 g. Convites.........................................................................................................................18 5. Quotas...............................................................................................................................20 a. Visualizao do estado das Quotas................................................................................20 b. Podemos verificar as quotas em atraso por poca........................................................20 c. Pesquisar se um determinado scio tem Quotas em atraso .........................................20 d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel............................................20 e. Pagamento de Quotas de um Scio...............................................................................20 6. Autorizaes de Caa ........................................................................................................22

a. Pesquisa por poca de caa...........................................................................................22 b. Pesquisa por tipo de Autorizao de Caa.....................................................................22 c. Consultar uma Autorizao de Caa..............................................................................22 d. Registar Abate de Espcies............................................................................................23 e. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel............................................23 7. Largadas/Repovoamentos/Trabalhos................................................................................23 a. Registo de Largadas/Repovoamentos/Trabalhos..........................................................23 b. Pesquisa por poca........................................................................................................24 c. Consulta de Largadas/Repovoamentos/Trabalhos........................................................24 d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel............................................24 8. Notificaes.......................................................................................................................24 a. Registo e Envio de Correspondncia.............................................................................25 b. Consulta de Correspondncia........................................................................................27 c. Pesquisa de Correspondncia.......................................................................................27 d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel............................................27 9. Movimentos .....................................................................................................................27 a. Registo de Receitas e Despesas.....................................................................................27 b. Consulta de Movimentos...............................................................................................30 c. Pesquisa de Movimentos...............................................................................................30 d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel ...........................................30 10. Fornecedores ..................................................................................................................30 a. Registo de Fornecedores...............................................................................................30 b. Consulta de Fornecedores.............................................................................................31 c. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel ..........................................31 11. Relatrios........................................................................................................................32 a. Relatrios variado das actividades da Associao........................................................32 12. Tabelas ...........................................................................................................................34

a. Criar Tabelas e Manuteno de Dados..........................................................................34 b. Login e Senha................................................................................................................34 c. Tabela das Espcies Cinegticas....................................................................................36 d. Tabelas das pocas de Caa...........................................................................................37 d. Tabelas Tipos Predefinidos de Comunicaes...............................................................38 e. Tabela dos Eventos de Caa...........................................................................................39 13. Cpia de Segurana ........................................................................................................43 14. Manual do GACeP............................................................................................................44

Ecr Principal

1. Instalao do GACeP
Na primeira utilizao do Programa, ir surgir um ecr a solicitar o caminho de um ficheiro que se encontra na nossa Pasta DADOS, no caso de se trabalhar em rede necessrio partilhar essa pasta para todos os utilizadores terem acesso

Vamos procurar a nossa pasta Dados e de seguida o ficheiro em causa, feito isto clicamos em Abrir e em Salvar novo caminho, aguardar uns segundos e temos o nosso Programa a funcionar

2. Login/Senha dos Utilizadores

a. Validao dos Utilizadores S tm acesso ao Programa os utilizadores autorizados conveniente alterar a Senha de acesso, existem vrios nveis de acesso, consoante as funes de cada utilizador criados nas Tabelas, de referir que cada utilizador ao entrar no programa fica registado tudo o que fizer com o seu Login

Login/Senha

Alterar Senha

3. Scios/Convidados
a. Gerir dados dos Scios Lista dos Scios, com nmero, nome, morada, contacto, etc.

Lista de scios

b. Pesquisa de um Scio Pode ser por diversos campos (Nmero de Scio, Nome, Morada, Contacto etc.)

Pesquisa de um Scio

c. Exportar para Excel dados dos Scios

d. Consultar dados de um Scio

e. Adicionar novo Scio

Pesquisa/Exportao/Consulta/Adicionar de Scios

f. Adicionar/Consultar Scios Adicionar um novo Scio

No boto Adicional Scio iremos para a ecr dos dados do Scio a inscrever

Dados novo Scio

Nesta ecr vamos preencher todos os campos referentes aos dados do Scio, de notar que alguns campos so de preenchimento obrigatrio no deixando avanar para outro campo, surgir a azul e com uma informao (ver quadro abaixo) dos campos a preencher, no fim s clicar em Guardar

Informao dados em falta do Scio

Consultar/Alterar dados do Scio

Ao seleccionar um Scio com um duplo clic ou boto Consultar Dados iremos para o ecr dos dados do Scio

Dados do Scio

Se pretendemos alterar algum dado referente ao scio clicamos no boto Editar Para imprimir a ficha de Scio clicamos no boto Imprimir

Alterar dados do Scio

Feita a alterao pretendida, clicar no boto Guardar

Ficha de Scio

Contm todos os dados do scio bem como a foto, clicar no boto direito do rato e seleccionar Imprimir

4. Ecr Dados de Scio

Neste ecr podemos praticamente fazer tudo sobre um Scio, encontramos vrios subecrs a. Dados do Scio

Dados do Scio

Podemos Editar eImprimir a ficha de Scio

b. Espcies Abatidas

Introduo Espcies Abatidas

Consulta dados das Espcies abatidas de um Scio c. Comunicaes recebidas/consultar

Consulta de Comunicaes

d. Situao das Quotas

Situao de Quotas

Consulta de Quotas de um Scio

Podemos consultar e pagar as Quotas de um Scio e. Pagar Quota/ Emitir Recibo - processo abaixo referido no ponto 5

Pagamento de Quotas

Movimentos efectuados do Scio

Consulta de um Movimento

f. Autorizaes de Caa do Scio

Consulta/Emisso de Autorizao de Caa e Abate de Espcies

Consultar e emitir novas autorizaes no boto Nova autorizao para membro Proceder ao registo das espcies abatidas no boto Abate de Espcies

Nova Autorizao de Caa para membro

Emisso de Autorizao de Caa

No campo Tipo de Autorizao escolher a pretendida, no campo Movimento escolher, caso no haja algum por falta de pagamento o qual pode ser pago neste ecr seleccionando o boto Efectuar pagamento e proceder como no referido no ponto 4 e voltar a trs e preencher ento o campo Movimento tambm o campo Local Autorizado e imprimir a referida Autorizao de Caa

Visualizar e Imprimir Autorizao de Caa

Clicar no boto direito do rato e seleccionar Imprimir

Abate de espcies

Registo de Abate de Espcies

Preencher dados de Espcies abatidas pelo Scio g. Convites

Autorizao para Convidado

Ir ao boto Nova Autorizao para convidado

Emisso de Autorizao de Convidado

Vamos ao campo Autorizado para e pesquisamos o convidado em causa caso ele no exista ainda na base de dados torna-se necessrio fazer o carregamento, de seguida campo de Tipo de Autorizao e seleccionamos a pretendida vamos depois ao campo Movimento e seleccionamos, tambm se no estiver pago que proceder primeiro ao pagamento depois vamos ao campo Data e preenchemos com as datas pretendidas novamente ao campo Local autorizado e seleccionamos e Imprimir, de referir que o convidado fica sempre agregado ao Scio que o convida

5. Quotas
Permite gerir todos os processos referentes s Quotas dos Scios, temos uma gesto fcil e rigorosa

a. Visualizao do estado das Quotas b. Podemos verificar as quotas em atraso por poca c. Pesquisar se um determinado scio tem Quotas em atraso d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel e. Pagamento de Quotas de um Scio

Pagamento de Quota Seleccionar um Scio com um duplo clic ou boto Pagar iremos para o ecr Pagamento de Quota

Pagamento de Quotas

Nesse ecr temos a maioria dos campos j preenchidos, temos ento que preencher Data de pagamento (se a Associao aplicar multa por atraso no pagamento, ele alerta

para a situao) escolher a Forma do pagamento e clicar em Emitir Recibo, o programa vai alertar se queremos confirmar no caso de SIM ele vai para o recibo, clicar no boto direito do rato e seleccionar Imprimir

Recibo

Campo Multa

No campo Multa se for o caso, coloca ai o valor e ele assume por defeito Atraso de pagamento, tambm serve para outros fins s temos que colocar o valor e corrigir a descrio, ver imagem acima ex. Envio de Correspondncia

6. Autorizaes de Caa

Pesquisa por poca/Consulta Autorizao de Caa

a. Pesquisa por poca de caa b. Pesquisa por tipo de Autorizao de Caa c. Consultar uma Autorizao de Caa

Clicando no scio pretendido ou no boto Consultar vamos para a ecr Autorizao de Caa

Consulta Autorizao de Caa

Clicando no scio pretendido ou no boto Consultar vamos para a ecr Autorizao de Caa

d. Registar Abate de Espcies

Registo de Abate de Espcies

Clicamos no boto Abate de Espcies acedemos ao menu abate e ai preenchemos os dados em falta, data e quantidades e. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel

7. Largadas/Repovoamentos/Trabalhos

a. Registo de Largadas/Repovoamentos/Trabalhos

Registo de Largadas/Repovoamentos/Trabalhos

Preencher os campos e clicar em Guardar, todos os registos ficam numerados automaticamente b. Pesquisa por poca c. Consulta de Largadas/Repovoamentos/Trabalhos

Consulta de Largadas/Repovoamentos/Trabalhos

d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel

8. Notificaes

a. Registo e Envio de Correspondncia

Comunicaes

No boto Adicionar acedemos ecr Comunicao ai preenchemos alguns campos no Tipo de Comunicaes esto algumas j predefinidas podendo alterar o seu contedo, feita a comunicao guardamos a mesma no boto Guardar Se pretendermos depois alterar a comunicao vamos ao boto Editar e fazemos as correces necessrias e voltamos a guardar Feita e corrigida vamos ento enviar para isso ir seleccionar a quem enviar clicando no boto Scios Seleccionados iremos para o ecr abaixo

Comunicaes

Nesse ecr aparecero todos Scios, Convidados e Fornecedores podemos seleccionar tendo varias maneiras

1. Um a um no boto 2. Todos os Scios 3. Todos os Fornededores 4. Todos os Convidados 5. Todos os da Lista 6. Os outros botes so de retrocesso Na comunicao Quotas em Atraso s aparecem os Scios nessa condio Na comunicao Quotas em Atraso s aparecem os Scios nessa condio Depois de seleccionado (s) a quem enviar clicamos no boto correspondente ao envio (Carta, Faxes, Mail e SMS) estes dados esto carregados na ficha de Scio, e temos a nossa comunicao pronta a ser impressa, clicar no boto direito do rato e seleccionar Imprimir

Visualizao da Comunicao

b. Consulta de Correspondncia

Consulta de Comunicao

Podemos consultar uma Correspondncia j enviada para isso selecciona a pretendida e clicamos no boto Consultar c. Pesquisa de Correspondncia d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel

9. Movimentos

a. Registo de Receitas e Despesas

Movimentos

Nesta ecr temo visvel na parte inferior as Receitas, Despesas e A Cobrar Para adicionar uma Receita clicamos no boto Receita o que nos abre um novo ecr

Receitas

Preenchemos os campos necessrios, na Descrio deveremos escrever ao que se refere Receita, no campo Classificao Contabilstica devemos pesquisar se j existe e seleccionamos se no escrevemos o texto, esse texto ser o que aparecer nos Relatrios Podemos emitir o recibo para isso clicar no boto Emitir Recibo, clicar no boto direito do rato e seleccionar Imprimir

Recibo

Para adicionar uma Despesa clicamos no boto Despesas o que nos abre um novo ecr

Despesas

Preenchemos os campos necessrios, na Descrio deveremos escrever ao que se refere Despesa, no campo Classificao Contabilstica devemos pesquisar se j existe e seleccionamos se no escrevemos o texto, esse texto ser o que aparecer nos Relatrios Podemos ainda registar uma despesa associada a um Scio por ex. envio de correspondncia s necessrio preencher os campos obrigatrios, no campo Atribuir a divida preencher com o Scio em causa, esse valor vai ficar em divida no referido Scio e Guardar

Despesas atribuda a um Scio

b. Consulta de Movimentos c. Pesquisa de Movimentos d. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel

10. Fornecedores

a. Registo de Fornecedores

Novo Fornecedores

No boto Adicionar Fornecedor abrimos um ecr e preenchemos os campos e Guardar

b. Consulta de Fornecedores

Consulta/Alterao de Fornecedor

Seleccionamos o fornecedor duplo clic ou boto Consultar Fornecedor acedemos ao ecr, visualizamos ou alteramos os dados do Fornecedor no boto Editar

Adicionar Movimentos

Neste ecr podemos ainda adicionar movimentos clicando no boto Adicionar Movimentos seleccionando o que pretendemos (Receita ou Despesa)e procedemos como atrs foi referido nos Movimentos c. Clicando no boto Exp. Excel exporta os dados para Excel

11. Relatrios
a. Relatrios variado das actividades da Associao

Relatrios

Acedendo aos Relatrios e seleccionando o pretendido podemos visualizar ou imprimir Listas de Relatrios: Resumo de contas por ano de pagamento Espcies Abatidas por evento Espcies Abatidas por poca Convites efectuados Largadas por Espcies Repovoamentos efectuados Trabalhos realizados Autorizaes de Caa por evento Resumo de contas por perodo de pagamento Lista de Scios activos Lista de Scios com Quotas em atraso Lista de Scios com Quotas pagas Lista de Fornecedores

Visualizao /Impresso de Relatrios

Pretendendo imprimir,clicar no boto direito do rato e seleccionar Imprimir

12. Tabelas
a. Criar Tabelas e Manuteno de Dados

Tabelas/Manuteno de Dados

S o Administrador do Programa pode fazer a Criao de Tabelas e Manuteno de Dados b. Login e Senha

Tabelas de Acessos

Esta tabela para criar e alterar os acessos ao login clicando no boto Adicionar novo Registo, Editar Registo e Eliminar na parte inferior do ecr

Adicionar novo Registo

Tabela de Criar Utilizador

Preencher todos os campos e clicar no boto Atribuir Acessos

Tabela de Atribuir Acessos

Selecciona os acessos a ter o novo utilizador e clica no boto Atribuir Comunicaes e d tambm acesso as Comunicaes pretendidas e Guardar

Tabela de Atribuir Comunicaes

c. Tabela das Espcies Cinegticas

Tabela de Nomes das Espcies

Esta tabela para criar e eliminar as Espcies Cinegtica que pode caar na sua ZCA clicando no boto Adicionar novo Registo, Eliminar Registo na parte inferior do ecr

d. Tabelas das pocas de Caa

Tabela poca de Caa

Esta tabela para criar, alterar e eliminar pocas de Caa clicando no boto Adicionar novo Registo, Editar Registo e Eliminar Registo na parte inferior do ecr

Criar poca de Caa

Tabela Criar poca de Caa

Preencher os campos com os valores, definir a poca como a actual ou no pois posso criar j a prxima poca, depois no boto Valores por Tipo de Scios vamos Atribuir os valores das quotas e podemos escrever alguma coisa nas notas e Guardar Podemos Editar Registo e alterar o necessrio

d. Tabelas Tipos Predefinidos de Comunicaes

Tabela Comunicaes Predefinidas

Esta tabela para criar, alterar e eliminar Tipos de Comunicaes clicando no boto Adicionar novo Registo, Editar Registo e Eliminar Registo na parte inferior do ecr

Tabela Criar nova Comunicao

Preenchemos o campo Designao e escrevemos o nosso texto e Guardar

No Editar Registo podemos alterar o que for preciso e. Tabela dos Eventos de Caa

Tabela Evento de Caa

Esta tabela para criar, alterar e eliminar os Eventos de caa clicando no boto Adicionar novo Registo, Editar Registo e Eliminar Registo na parte inferior do ecr aqui que vamos definir o nosso Calendrio Venatrio e criar as Autorizaes que sero de trs tipos: poca de Caa, Evento por um Perodo e Evento por um Dia Exemplos: poca de Caa Scios Espera ao Javali Convite Rola Montaria Campo de Treino Scios Etc.

Adicionar novo Evento

Tabela Criar Evento I

1. Comeamos por definir ano da poca de Caa 2. Tipo de Evento (poca de Caa, Evento por um Perodo e Evento por um Dia) No Evento poca de Caa pode ser para a poca de caa dos Scios e Campo de Treino etc. No Evento Por um Perodo pode ser a Espera ao Javali em cevadouro ou para correco de densidade javali etc. No Evento Por um Dia aplica-se mais para os convidados, montaria etc. 3. Nome do Evento (Ex. poca de Caa Scios, Espera ao Javali, Convite Rola, Montaria, Campo de Treino Scios) 4. No campo texto dos cabealhos podemos escrever o que se quiser 5. No campo texto rodap escreveremos algumas notas se bem entendermos

Tabela Criar Evento II

6. Clicando no boto Membros Autorizados seleccionamos os pretendidos e atribuindo o valor da Quota e o tipo de pagamento se Quota ou Donativo isto por causa dos convidados caso haja e no deixar emitir as autorizaes sem o Scio pagar a quota em divida, noutros tipo de eventos o valor pode ser zero(0) conforme definido na Associao

Tabela Criar Evento III

7. Clicando no boto Locais Autorizados seleccionamos se existem mais que um local escolhemos Sim ou No e preenchemos (locais de espera ao Javali para correco de densidade) se no podemos colocar por exemplo ZCA xxxxxxx Proc. Xxxxx AFN

Tabela Criar Evento IV

8. Clicando no boto Espcies Autorizadas vamos ai seleccionar as que podemos caa na nossa ZCA bem como o nmero de espcies a abates por dia e qual o Perodo e Processo, Guardar Feito isto podemos visualizar a nossa Autorizao

Tabela Visualizar Autorizao de Caa

13. Cpia de Segurana

Programa tem a funcionalidade de gerar cpia de segurana pois de extrema importncia salvaguardar os nossos dados

Cpia de Segurana (Backup)

 clicar no boto Backup, novamente no boto Iniciar aparece um ecr e ai definimos onde guardar

Local do Backup

14. Manual do GACeP

O Programa vem com um manual s necessrio clicar no boto ajuda e Abrir Manual

Manual

Espero que disfrutem do GACeP

FIM