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Registros auxiliares de Microsoft Excel para Contabilidad

Autor: Efran Ortiz

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Presentacin del curso

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la relacin entre la Contabilidad y la Informtica. El propsito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informticos de mayor difusin en el mercado para obtener un ptimo resultado dentro de una organizacin con el objetivo de ser ms eficiente en sus funciones y mejor capacitado para un trabajo como contable. En este tercer curso hablaremos de la Caja Chica, la apertura de cuentas corrientes y los libros bancos, los Estados de Cuenta, los Inventarios, los Activos Fijos y los Activos Diferidos. Acabaremos estudiando el Rol de Pagos y las Provisiones de beneficios sociales, as como la participacin de trabajadores en la empresa.

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1. Caja chica. Creacin del fondo y reposicin

Caja Chica Dentro de los gastos que realiza una empresa, existen aquellos de baja cuanta, que por ser tan pequeos, no amerita la emisin de cheque, normalmente estos gastos no deben exceder de 20 dlares por cada transaccin y se los utiliza para atender necesidades urgentes como la adquisicin de materiales de oficina, alimentacin, movilizacin y otros ue no puedan ser cubiertos con cheques. Creacin del fondo El monto mximo del fondo de Caja Chica no debe exceder de 200 dlares, para la apertura de este fondo se debe realizar el respectivo memorando dirigido al gerente o administrador de la entidad y se debe indicar el objetivo y destino para el cual es creado, as como tambin se sealar el nombre de la persona que ser responsable de su uso, manejo, custodia y liquidacin. El fondo servir para cancelar exclusivamente obligaciones originadas por las necesidades de la entidad, no se deber conceder prstamos a funcionarios, compaeros de trabajo, o darle otro uso para el que fue creado. Para justificacin de los gastos, se considerarn vlidos, los siguientes documentos: Memo de apertura del fondo de Caja Chica, Vales de Caja Chica y documentacin de las empresas comerciales o proveedoras de bienes y/o servicios, como son: facturas y dems documentos que justifiquen el egreso. Cuando el proveedor del bien y/o servicio no tiene factura, por ser de cuanta reducida y/o de frecuencia muy ocasional, debe presentar un recibo firmado indicando el concepto, el monto en nmeros y letras, la cdula de ciudadana y la fecha. Reposicin del fondo La reposicin del fondo de Caja Chica se realizar cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deber presentar obligatoriamente el cuadro Resumen de Caja Chica, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisar la documentacin, observando que no haya documentos con fecha anterior a la ltima reposicin, ni posteriores a la solicitud de reposicin del fondo. En caso de no existir novedad, se realizar la reposicin del fondo, caso contrario se devolver a la persona responsable para que vuelva a presentar los documentos en forma correcta. Para que se cumpla una parte de las polticas antes indicadas, vamos a disear el formulario de Resumen de Caja Chica de la siguiente manera: En un nuevo libro de Excel, en la hoja1, colocamos lo siguiente: En la celda A1 la palabra EMPRESA: En la celda A2 ponemos RESUMEN DE CAJA CHICA En la celda A3 RESPONSABLE: En la celda A4 FECHA:

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Luego ampliamos la columna C, establecemos un ancho de 42,00 En la celda D2 ponemos MONTO: En la celda D3 la palabra GASTADO: En la celda D4, DIFERENCIA: Marcamos el rango D2:D4 y alineamos texto a la derecha Reducimos la columna F, establecemos un ancho de 2,71 En la celda A6, ponemos DOCMTO. A la derecha en la celda B6, NUMERO En C6, DESCRIPCION En D6, CODIGO En E6, VALOR

Centramos los contenidos del rango A6:E6 y destacamos con Negrita

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En la celda E2 ponemos el monto de Caja chica que para este caso asciende a $ 150,00, luego marcamos el rango A6:E51 y ponemos bordes a todas estas celdas, en D51 ponemos: SUMAN $, en E51 incluimos la siguiente frmula de suma: =SUMA(E7:E50), en la fila 56 hacemos constar espacios para las firmas de la persona responsable del manejo del fondo y de la persona que aprueba el documento, como consta en la siguiente imagen:

Una vez que hemos puesto el valor del fondo en E2, en E3 ponemos la siguiente frmula =E51 para traer a esta celda el valor del total gastado y en E4 colocamos la diferencia con la frmula =E2-E3, en F3 ponemos el porcentaje requerido para realizar la reposicin que en este caso es del 75%. El diseo de este documento, lo hacemos con la intencin de que nos advierta cuando se ha cumplido la condicin de haber gastado el 75% o un valor mayor del fondo que es cuando ya se debe realizar la reposicin, esta poltica es muy saludable en cualquier entidad, en razn de que caja chica siempre debe tener fondos y no debemos esperar que se agote dicho valor para entonces reponer el fondo, ya que puede ocurrir que no est la persona que firma el cheque de reposicin o no hay alguien que pueda cambiarlo, en fin pueden haber muchas circunstancias que impiden que el fondo se reponga a tiempo, por eso es preciso anticiparnos a los hechos, para esto es preciso alimentar este registro diariamente con los documentos fuente que respalden los gastos realizados. Para continuar con el diseo del formulario de RESUMEN DE CAJA CHICA, en F7 ponemos la siguiente frmula: =SI($E$51>=($E$2*$F$3%);R; ) con esto le decimos a Excel que si el valor de E51 es mayor o igual que el porcentaje mnimo para la reposicin, nos haga aparecer una R, caso contrario, nada. En F8 vamos a repetir la misma frmula, pero en lugar de una R, vamos a poner una E y as hasta completar la palabra REPOSICION.

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Lo que queremos lograr con esto es que en el momento que el valor gastado sea igual o mayor que el 75% del fondo, automticamente aparezca en el costado derecho del formulario, la palabra REPOSICIN, de la forma que se muestra a continuacin:

De esta manera optimizamos el uso de Excel para una de las actividades mas comunes de las empresas, el manejo adecuado del fondo de caja chica, el formato antes propuesto incluso facilita la ejecucin del arqueo de caja, porque sabemos de forma automtica cual es el valor que tenemos en documentos, es decir lo GASTADO que en el caso propuesto es $ 113, por tanto en efectivo debemos tener la DIFERENCIA, es decir $ 37. Una vez impreso el RESUMEN DE CAJA CHICA, se realiza la solicitud de reposicin del fondo, adjuntando todos los documentos de los gastos realizados, la columna CODIGO, facilita la asignacin de cada gasto a la cuenta respectiva para la contabilizacin, donde se debitarn todos los gastos expuestos y se acreditar la cuenta del banco respectivo por el valor de $ 113.

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2. La caja. Flujo de fondos

La Caja Es muy importante en una empresa, la adecuada administracin de los fondos que se reciben en Caja, por esta razn muchas entidades han creado un departamento exclusivo, llamado Tesorera, donde se reciben y se entregan valores, generalmente los valores que recibe Caja son en efectivo, cheques, vouchers de tarjetas de crdito, moneda extranjera, etc. Todos estos valores se guardan en una caja fuerte, de ah proviene su nombre. Segn normas de control interno, todos los valores ingresados en Caja, deben ser depositados intactos en las cuentas bancarias al da siguiente, para evitar jineteo de fondos, es por esta razn que en algunos ejercicios de Contabilidad encontramos la cuenta Caja-Bancos, por que van de la mano ambas cuentas con la diferencia que la Caja se encuentra en la entidad, mientras que Bancos, se refiere a las cuentas corrientes o de ahorros que mantiene la empresa en alguna entidad bancaria. Todos los pagos o desembolsos deben realizarse mediante cheque a excepcin de los pagos pequeos que se deben realizar con el fondo de Caja chica, es importante asegurar el efectivo contra robo, adems es saludable que los empleados encargados del manejo de fondos presenten una caucin que garantice el manejo adecuado de dichos valores. En el siguiente asiento podemos observar un ingreso a Caja por una venta realizada con la factura 24, en este sistema podemos utilizar en la columna DESCRIPCIN, una referencia para cada cuenta, en este caso con fecha 17-sep-09 y asiento de diario AD 010, recibimos en la cuenta 1.1.1.10 CAJA GENERAL, $ 10.000,00, acreditamos la cuenta 4.1.1.01 VENTAS DE SERVICIOS, mientras no registremos los $ 10.000,00 en el crdito aparecen mensajes de alerta en el rango F7:F9.

Una vez cuadrado el asiento, desaparecen las alertas del rango F7:F9. Adems vamos a registrar el depsito que realizamos al da siguiente en el Banco de Guayaquil, segn papeleta de depsito 5421, se debe dejar una fila en blanco entre un asiento y otro para una mejor presentacin del Libro Diario, la lnea entrecortada que observamos entre la fila 142 y 143 significa que es el lmite entre una pgina y otra, igualmente se debe tratar de completar un asiento en una pgina, si esto no es posible se lo debe registrar en la pgina siguiente, esta recomendacin se hace para que no se registre parcialmente los asientos entre una pgina y otra, sino que se lo haga ntegramente en una misma pgina.

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Flujo de fondos Con la finalidad de mantener una programacin adecuada de los valores que ingresan y los valores que egresan, se hace necesario manejar un Flujo de fondos, donde se debe hacer constar en la parte superior todos los valores pendientes de cobro y en la parte inferior los valores por pagar. Por lo general los valores que ingresan es por cuentas cobradas a clientes, mientras que los valores a pagar es para proveedores, a continuacin vamos a observar un flujo de fondos donde se muestran los ingresos y egresos que se han registrado en la semana del 14 al 18 de septiembre de 2009.

En el caso expuesto, el saldo de Caja es positivo, hemos recibido ingresos por $ 5.500,00 y hemos realizado pagos por $ 4.900,00, que nos da una diferencia positiva de $ 600,00 ms los $ 2.000,00 del saldo inicial de la Caja nos da como resultado $ 2.600,00. Sin embargo es necesario considerar que cuando tengamos saldo negativo, el flujo no puede quedar desfinanciado, de manera que para cubrir

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ese dficit tenemos que incrementar las ventas de contado y si esto no es posible debemos recurrir a prstamos bancarios.

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3. Apertura de cuentas corrientes y sus objetivos. libro bancos. Conciliacin bancaria

Con anterioridad o desde la constitucin legal de las entidades, stas aperturan cuentas corrientes en los Bancos locales para efectuar depsitos y realizar retiros. La aperturacin de cuentas corrientes tiene como objetivos principales a los siguientes: Asegurar el dinero contra cualquier riesgo de prdida, robo, incendio, asalto u otra contingencia imprevista.Convertir a las entidades en clientes de los bancos, para que puedan utilizar los servicios de prstamos, de emisin de cartas de crdito para importaciones, otorgamientos de avales y garantas, realizacin de giros, cobranzas, etc.Obligar a los Cajeros de recaudacin y Agentes de depsito para que diariamente realicen los depsitos de dinero y fundamentalmente de los cheques, a fin de que sean acreditados o devueltos por cmara de compensacin; y,Obligar a los tesoreros, cajeros pagadores y de fondos rotativos, a que los pagos se realicen mediante cheques, que permitan la confrontacin de los desembolsos y eventualmente atender reclamaciones. Cuando una entidad abre una o ms cuentas corrientes, contablemente se origina la cuenta de BANCOS, en la que se debitan los valores depositados y se acreditan los giros realizados. Para cada cuenta corriente hay que llevar una subcuenta de mayor auxiliar con la denominacin especfica del banco correspondiente. Los mayores auxiliares de la cuenta de Bancos permiten ejercer el control diario de los ingresos y egresos; y facilitan la conciliacin bancaria en cualquier momento por razones de auditora o de chequeo mensual, con el propsito de verificar que las sumas de saldos netos en las cuentas corrientes correspondan en igualdad al saldo total de la cuenta de Bancos.[1] Libro Bancos Este registro sirve para llevar un mejor control de los depsitos, notas de crdito, notas de dbito y cheques girados contra una cuenta bancaria, vamos a disear en una hoja de Excel el siguiente registro:

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Segn podemos observar este registro est compuesto de las siguientes columnas: Fecha.- Para registrar las fechas de los movimientos realizados. Cheque.- Para hacer constar el cheque emitido o en su lugar notas de dbito o crdito. Beneficiario.- Para registrar los nombres de las personas a quien se ha girado los cheques. Descripcin.- Para detallar brevemente el concepto del pago o depsito realizado. Debe.- Para registrar los valores depositados o acreditados. Haber.- Para anotar los valores de los cheques o notas de dbito. Saldo.- Para determinar cual es el valor resultante despus de cada movimiento, para esto en la celda H5, hemos registrado la frmula: =+F5-G5, para que se refleje la diferencia entre los valores del debe y haber, pero a partir de la celda H6 y las siguientes hacia abajo, se registra la siguiente frmula: =+H5+F6-G6, para que tome el saldo anterior, sume los depsitos si acaso lo hay y reste los cheques, tambin si los hay; de esta forma aparece siempre un saldo actualizado de acuerdo a los movimientos que se vayan registrando. Este tipo de registro se puede llevar para cada cuenta bancaria que tenga la entidad. Se puede tambin incluir filtros en cada columna para facilitar la bsqueda de cualquier dato como: beneficiario, concepto o cheque como lo vemos en la siguiente imagen:

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Para esto primero marcamos el rango A4:H4, hacemos clic en Ordenar y filtrar y escogemos Filtro, hecho esto vamos a observar que aparece en el lado derecho de cada columna, un cuadradito que nos permite ubicar fcilmente cualquier dato.

Conciliacin Bancaria Es un proceso que nos permite verificar si los registros de nuestro libro bancos coincide con los registros del banco, de acuerdo nuestro ejemplo, en nuestro libro del Banco Nacional tenemos la siguiente informacin

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Al 30 de junio de 2009, terminamos con un saldo de $ 13.333,81, mientras que el estado de cuenta del Banco, nos da la siguiente informacin:

Segn podemos ver el saldo del estado de cuenta del Banco es $ 16.762,45, existe una diferencia de $ 3.428,64, que tenemos que conciliar, es decir encontrar el porqu de esta diferencia, que es precisamente el objetivo de la conciliacin bancaria. Para conciliar estos valores, primero cotejamos los valores de nuestro libro con los valores del estado de cuenta del banco, tarjando cada valor para no equivocarnos, luego preparamos el documento de conciliacin de la siguiente manera:

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Como se puede apreciar a travs de la conciliacin bancaria hemos encontrado el porque de la diferencia de $ 3.428,64 que se explica restando de los $ 5.700,00 (suma de los cheques girados y no cobrados), los $ 2.271,36 (valor del depsito en trnsito).

[1] Orozco Cadena Jos, Contabilidad General, Pg. 79

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4. Estados de cuenta. Consultas de fondos por internet. Conciliacin bancaria diaria

Estados de cuenta Los estados de cuenta son los listados que preparan los bancos para reflejar en ellos todos los movimientos registrados por sus clientes durante un mes, como observamos en el captulo anterior, los estados de cuenta de los bancos al igual que los libros de bancos que se llevan en las empresas, tienen columnas similares para registrar las fechas de los movimientos, detalle de la transaccin, documento de referencia, dbitos, crditos y saldos. En los estados de cuenta del banco, la columna de crditos, sirve para registrar los depsitos y notas de crdito, mientras que en la columna de dbitos se registra los cobros de los cheques y las notas de dbito. Normalmente los estados de cuenta bancarios llegan a la entidad despus de que se ha terminado un mes y es el momento en que se deber preparar la conciliacin bancaria. Consultas de fondos por Internet En la actualidad, todas las entidades bancarias disponen de pginas web para que sus clientes puedan realizar consultas, realizar transferencias de fondos, pagos de servicios bsicos como energa elctrica, agua, telfonos, nmina, etc. Esto ha facilitado y ha simplificado en alto grado todas las operaciones tanto para los bancos como para las entidades en general. Existen diversas formas de presentar los estados de cuenta, dependiendo de cada banco, sin embargo se mantienen vigentes las columnas mencionadas anteriormente. A continuacin vamos a observar un estado de cuenta donde en una misma columna, se pueden observar dbitos y crditos identificados con un signo + para los depsitos y un signo para los retiros, adems se pueden ver dos columnas para saldos, una para saldo contable y otra para saldo disponible.

Este, al igual que otros estados de cuenta, se puede bajar directamente de Internet, ya que hay opciones para hacerlo directamente a Excel, en el caso anterior, en la columna de fecha se incluye tambin la hora en que se realiz la operacin, se

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observa tambin una columna de la oficina donde se realiz la transaccin. Cuando se dispone de una columna para saldo disponible como en el caso que estamos presentando, sirve para una mejor toma de decisiones con respecto a la disponibilidad de fondos de la entidad, en un momento dado. Conciliacin Bancaria Diaria Cuando hay la opcin de realizar consultas diarias de los saldos y estados de cuenta por Internet como en los tiempos actuales, ya no es necesario esperar que llegue el estado de cuenta mensual para entonces realizar la conciliacin, sino que se lo puede realizar en forma diaria y el control es mucho ms eficiente. A continuacin vamos a observar como se debe llevar en estos casos el registro del libro bancos:

En la imagen anterior observamos que el saldo final cuadra con el estado de cuenta bancario, en la fecha 03-jun-09, $ 14.130,86 esto se da por cuanto llevamos un control diario; es decir, una conciliacin bancaria diaria. Para mantener el control de este registro es necesario registrar los valores tanto en el debe como en el haber, en el caso de los cheques, se dejar el valor en el haber una vez que constatemos que ya se cobr dicho cheque y entonces para hacerlo ms evidente lo ponemos los valores con color azul, de manera similar podemos proceder con los depsitos, una vez que se hayan acreditado en el banco, ponemos estos valores con color verde y nicamente en el debe. En la grfica anterior observamos el grupo de cheques desde el nmero 1427 hasta el 1437, estos valores constan en el debe y en el haber, esto equivale a decir cheques girados y no cobrados, en la medida que estos cheques se cobren, se dejar el registro nicamente en el haber y con color azul, lo propio sucede con los depsitos en cheques (depsitos en trnsito), ya que no por el hecho de realizar el depsito quiere decir que ya est disponible ese dinero, sino despus de que se haya constatado de que no hubo ninguna novedad con los cheques depositados, entonces, se podr dejar el valor nicamente en el debe y con color verde, stos colores propuestos pueden cambiar de acuerdo a la preferencia de cada usuario.

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5. Inventarios. Principales sistemas de control

Inventarios Los inventarios en las empresas comerciales, estn integrados por los bienes tangibles destinados para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de otros bienes que posteriormente tambin sern destinados a la venta. En las empresas industriales, los inventarios comprenden adems de las materiales primas, productos en proceso y productos terminados, materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios. La parte esencial de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios, de aqu la importancia del manejo del inventario para tener un control oportuno para la reposicin de dichos bienes y tambin conocer al final del perodo contable la situacin econmica de la entidad. Los inventarios son parte del activo corriente de la empresa y constituye toda aquella mercadera que se encuentra lista para la venta, valorada al costo de adquisicin. Principales sistemas de control Para el control de inventarios tenemos bsicamente dos mtodos: El sistema de cuenta mltiple o inventario peridico y el sistema de inventario permanente o inventario perpetuo. En el sistema de cuenta mltiple como su nombre lo indica, utilizamos varias cuentas para el control de la mercadera como: Compras, Descuento en compras, Devolucin en compras, Mercaderas, Ventas, Descuento en ventas, Devolucin en ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Prdida en Ventas. En este sistema al finalizar el perodo contable es necesario realizar ajustes de regulacin de las cuentas. En el sistema de inventario permanente, utilizamos las siguientes cuentas: Inventario de mercaderas, Ventas, Costo de Ventas, Utilidad Bruta en Ventas o Prdida en Ventas; adems en este mtodo se utiliza el Kardex de mercaderas que consiste en llevar registros para cada artculo en tarjetas individuales, los sistemas computarizados actuales han dejado de lado el sistema de tarjetas, sin embargo conservan en sus registros, las columnas bsicas para conocer las entradas, salidas y existencias fsicas de cada artculo en forma permanente. El sistema que ms se utiliza en las empresas es el de inventario permanente, para ilustrar de mejor manera este sistema vamos a plantear un ejercicio para nuestra empresa Modelo S.A. que inicia sus actividades en septiembre de 2009 con lo siguiente: en efectivo $ 700,00; Mercaderas $ 600,00; Equipo de oficina $ 1.700,00; un vehculo de $ 13.000,00, un terreno de $ 14.000,00. Cuentas por Pagar $ 500,00; Documentos por Pagar $ 600,00 Septiembre 2.- Compra en efectivo segn factura No. 150; $ 250,00 de mercadera, comprobante de egreso 01. Septiembre 3.- Venta de $ 200,00 de mercaderas en efectivo, factura No. 01, comprobante de ingreso 01 (su costo es de 105,00). Septiembre 4.- De la compra realizada con factura No. 150, se devuelve $ 40,00 de

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mercaderas por no estar de acuerdo con el pedido inicial, comprobante de ingreso 02. Septiembre 7.- Compra $ 270,00 Factura 248, 5% de descuento por ser en efectivo, comprobante de egreso 02. Septiembre 8.- Devolucin en venta realizada con factura 01 del 40% de la mercadera, comprobante de egreso 03. Septiembre 14.- Se devuelve a los proveedores el 45% de la mercadera adquirida con factura 248, comprobante de ingreso 03. Septiembre 15.- Venta con el 6% de descuento de $ 180,00 de mercaderas en efectivo, factura 02, comprobante de ingreso 04 (su costo es de $ 130,00). Septiembre 21.- Compra segn factura 1439, $ 260,00 de mercaderas, con el 15% de descuento sobre el 60% que se paga en efectivo y la diferencia a 15 das plazo, comprobante de egreso 04. Septiembre 22.- Devolucin de $ 50,00 de mercadera vendida con factura No. 02, comprobante de egreso 05. Septiembre 28.- Venta de mercadera por $ 230,00, factura No. 03, con el 8% de descuento sobre el 30% que se cobra en efectivo, comprobante de ingreso 05; 20% a crdito personal; por la diferencia se acepta una letra de cambio a 90 das plazo, (su costo es de $ 150,00). Septiembre 29.- Devolucin del 70% de la mercadera vendida con factura No. 03. Se elimina la letra de cambio, se elimina el crdito simple y la diferencia se entrega en efectivo, comprobante de egreso 06. Septiembre 30.- Devolucin del 60% de la mercadera adquirida con la factura 1439, se disminuye el crdito simple por el valor de la mercadera, comprobante de ingreso 06. Se requiere: Libro diario, libro mayor y balance de comprobacin.

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El libro mayor de la cuenta INVENTARIO DE MERCADERAS, aparece de la siguiente manera:

Vamos a observar ahora el Balance de Comprobacin, segn podemos constatar, el saldo de $ 729.67 coincide con el valor presentado en el balance en la cuenta INVENTARIO DE MERCADERIAS, podemos deducir tambin que con estas transacciones se ha conseguido obtener una Utilidad Bruta en Ventas de $ 100.68 (Ventas $302.68 (-) Costo de Ventas $ 202).

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En captulos posteriores entraremos ms en detalle, con respecto al manejo del kardex de mercaderas.

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6. Activos fijos. Depreciacin y registro en Excel

Activos Fijos Para el funcionamiento de toda entidad, necesitamos de Activos Fijos que son aquellos bienes que estn al servicio o para producir bienes de la empresa, es decir no estn destinados a la venta, tienen una duracin mayor a un ao y son fsicamente tangibles. Las principales cuentas que conforman este rubro son: TerrenosEdificiosVehculosPlantaciones ForestalesMaquinarias y EquiposInstalacionesMuebles y EnseresActivos en TrnsitoEquipos de Computacin y SoftwareOtros Activos Fijos (Activos Fijos en Leasing)Depreciacin acumulada Es necesario anotar que dependiendo de la actividad a la que se dedique la empresa, algunos de estos activos no podran considerarse como fijos. Por ejemplo si se trata de una empresa inmobiliaria, el giro del negocio es comprar y vender bienes races como terrenos, edificios, casas, etc. En este caso estos bienes deben considerarse como inventario, dentro del activo corriente como normalmente se hace con una mercadera, ya que estos bienes si estn destinados para la venta. En otro ejemplo podemos anotar, empresas que se dedican a la compra y venta de vehculos, estos bienes deben ser considerados como mercadera mas no como activo fijo. Existen tambin casos en los que se trata de empresas que ofrecen cursos de conduccin, en este caso los vehculos son considerados como parte del activo fijo pero con el nombre de Maquinaria y Equipo, mas no como Vehculos en s, igualmente sucede con las empresas areas, donde los aviones, son considerados como Equipo de operacin. Valor Nominal Se considera valor nominal el precio que la empresa pag por el bien, si se trata de un bien importado es necesario sumar todos los costos, aranceles, impuestos, transporte y dems rubros hasta cuando el bien haya sido incorporado para su propsito de uso en la entidad. Vida til La vida til de un activo fijo es definida como la extensin del servicio que la empresa espera obtener del activo. La vida til puede ser expresada en aos, unidades de produccin, kilmetros, horas, o cualquier otra medida. Por ejemplo, para un inmueble, su vida til suele estimarse en aos; para un vehculo, en kilmetros o millas; para una mquina, de acuerdo con las unidades de produccin; para las turbinas de un avin, las horas de vuelo. Valor Residual Es el valor del activo fijo, despus que ha cumplido su ciclo o su vida til en favor de la entidad, tambin se lo denomina valor de rescate. Depreciacin La depreciacin es definida como el proceso de asignar a gastos el costo de un activo fijo en el perodo en el cual se estima que se utilizar. Muchas veces el

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concepto de la depreciacin trae a confusiones y es necesario tener muy claro lo siguiente: 1. La depreciacin no es un proceso de valuacin por el que se asigna a gastos el costo del activo de acuerdo con autovalos realizados al fin de cada perodo. La depreciacin es una asignacin del costo del activo a gastos de acuerdo con su costo original. 2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado el final de su vida til estimada, es decir, que no registra ms depreciacin para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya no se use; la mayora de veces, las empresas continan utilizando los activos totalmente depreciados. 3. La depreciacin no significa que el negocio aparte efectivo para reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La depreciacin es simplemente parte del costo del activo que es enviado a gastos y no significa efectivo. 4. La depreciacin no implica un movimiento de efectivo pero s afecta el efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible para fines impositivos. Por lo tanto, la depreciacin afecta el nivel de utilidades y el pago de impuestos. A un mayor nivel de depreciacin, las utilidades son menores, y los impuestos correspondientes, tambin son menores. Existen activos fijos como los terrenos que no estn sujetos a depreciacin, muy por el contrario, estos se revalan con el paso del tiempo o por obras de infraestructura que realizan los municipios. Registro en Excel Para ejemplificar el control de las depreciaciones de los activos fijos vamos a observar el siguiente registro:

Segn podemos observar en este cuadro de Excel, existen varias cifras y datos que vamos a explicar de inmediato:

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En la columna A registramos la FECHA DE COMPRA, encontramos tres fechas en las cuales hemos realizado compras de activos fijos, estas son: 15/05/2009, 01/06/2009 y 18/07/2009. La columna B la utilizamos para la DESCRIPCIN DEL ACTIVO, no requiere mayor explicacin; en la columna C, hacemos constar el COSTO DE ADQUISICIN, segn la factura de compra, en la columna D, registramos la DEPRECIACIN ACUMULADA, estos valores se originan por la suma de las columnas de la G a la K, por ejemplo en la celda D7, tenemos registrada la frmula: =SUMA(G7:K7), conforme sigamos aumentando columnas a la derecha, ser necesario tambin aumentar el rango para la suma. En la columna E, tenemos VALOR EN LIBROS, estos valores surgen como resultado de la diferencia entre COSTO DE ADQUISICIN menos DEPRECIACIN ACUMULADA, la frmula para la celda E7 es =C7-D7, las frmulas registradas en las celdas D7 y E7 deben copiarse para el resto de filas donde se encuentren otros activos del mismo grupo, como observamos en el cuadro, despus de cada grupo destinamos una fila para totalizar los valores. En la columna F, tenemos registrado el porcentaje de depreciacin, como vemos, este cambia de acuerdo al tipo de activo fijo que vayamos a depreciar. A partir de la columna G, registramos las depreciaciones mes a mes, en el caso del ejercicio propuesto desde el mes de mayo en adelante. En la celda G7 se encuentra registrado con color azul el valor de 3,33, como resultado de aplicar la siguiente frmula para la depreciacin de mayo: =C7*$F$6%/360*($G$4-A7), esto quiere decir que el valor de 750 de la celda C7, multiplicamos por 10%, esto da como resultado 75 que viene a ser el valor de la depreciacin anual de este activo, dividimos para 360 para obtener el valor de la depreciacin diaria y multiplicamos por los 16 das que es la diferencia entre la fecha registrada en G4 menos A7, en la frmula utilizamos el signo $ antes y despus de la letra F y G para que los datos de las celdas F6 y G4 se mantengan fijos cuando copiemos la frmula para las otras filas. Utilizamos el color azul para distinguir estos valores iniciales de la depreciacin que corresponden a los das desde que compramos el activo hasta el final del primer mes. Para los meses siguientes, la frmula a aplicar en el caso del primer activo fijo registrado es =C7*$F$6%/360*30, notamos una variante al terminar la frmula con respecto a la otra registrada para los das del primer mes, como vemos al final se multiplica por 30 que corresponde a un mes completo. Si bien la cantidad de das entre mes y mes vara entre 30 y 31 (con excepcin de febrero), preferimos utilizar 30 das para todos los meses, esa es la razn del porqu tambin utilizamos 360 (12 meses por 30 das de cada mes), para determinar la depreciacin diaria. El hecho de que registremos la fecha final de cada mes, a partir de la celda G4, es porque sirve para determinar con mayor precisin los valores de la depreciacin de los primeros das. Conforme se adquieran mas activos fijos, se debern ubicar dentro de su respectivo grupo, por tanto se insertarn y se incrementaran filas; tambin conforme avance el tiempo se registrarn los meses respectivos, por tanto se incrementarn los registros de mayor nmero de columnas hacia la derecha. En la fila 30 podemos observar el TOTAL ACTIVOS FIJOS, con los valores actualizados en las columnas C, D y E, esto sirve para ir controlando el registro de los activos fijos con los valores que se deben reflejar en el Balance General. A partir de la columna G, se deben tomar los valores calculados para registrar en la Contabilidad de la empresa, la depreciacin mensual como lo observamos en el siguiente asiento del 31 de mayo de 2009:

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7. Activos diferidos y amortizacin

Activos Diferidos Los Activos Diferidos son aquellos gastos pagados por anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn mo-mento. Se deben amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen los costos o gastos. Tienen, pues, a diferencia de los gastos pagados por anticipado, propiamente dichos, naturaleza de parti-das no monetarias siendo, en conse-cuencia, susceptibles de ser ajustados por infla-cin, inclusive en lo que se refiere a su amortizacin. En este grupo, se clasifican los siguientes con-ceptos, entre otros : - Los costos y gastos en que se incurre, durante las etapas de organiza-cin, exploracin, construccin, ins-talacin, montaje y puesta en mar-cha. - Los costos y gastos ocasionados en la investiga-cin y desarrollo de estudios y proyectos. Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamien-to. Los tiles y papelera.

- El impuesto de renta diferido, ocasionado por las diferencias temporales entre la utilidad comercial y la renta lquida fiscal, en virtud de la no dedu-cibilidad de algunos gastos contables, tales como provisiones por cartera en exceso de los limites establecidos por la legislacin fiscal, proteccin de inversiones, bienes recibidos en pago, causacin del impuesto de industria y comercio y gastos estimados para atender contin-gencias. Sobre este punto, tal parece que - en la prcti-ca - no debera existir impuesto de renta diferido de naturaleza activa, por cuanto los ejem-plos sealados en el Plan nico de Cuentas, y transcritos aqu literal-men-te, son diferencias de carcter permanente y no temporal pues, de una parte, si un gasto es no deducible en un ao, mal podra solicitarse en perodos posteriores como ocurre en los excesos de provi-siones o en los gastos estimados para posibles contingencias. Publicidad, propaganda y promocin.

- Contribuciones y afiliaciones, diferentes a sus-cripciones en publica-cio-nes peridicas pues estas lti-mas debern clasificarse como gastos pagados por antici-pado, es decir, como partidas monetarias no ajustables por inflacin. La amortizacin de los cargos diferidos se efecta de acuerdo a las instrucciones contenidas en el Plan nico de Cuentas: - Por concepto de organizacin y preoperativos y programas para com-pu--tador (software) en un perodo no mayor a cinco y a tres aos, respecti-vamente. - Por concepto de organizacin y preoperativos, en funcin directa con el consumo. - Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamien-to, en el perodo menor entre la vigencia del respectivo contrato, sin incluir sus prrrogas, y su vida til pro-bable. El impuesto de renta diferido, de naturaleza dbi-to por diferencias

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tem-porales, en el momento mismo que se cumplan los requisitos de ley, segn la ndole de la deduccin o cuando desaparezcan las causas que la originaron. - Publicidad y propaganda, durante un perodo de tiempo igual al esta-blecido para el ejercicio contable. Contribuciones y afiliaciones, durante el perodo prepagado pertinente.

Amortizacin Algunas cuentas de activo diferido como los Gastos de constitucin, Gastos de investigacin, etc. estn sujetos a amortizacin, segn las normas vigentes, estos activos deben amortizarse en 5 aos; esto es para ayudar a la empresa para no enviar todo el valor directamente al gasto ya que en un inicio, no podran soportar todo el peso que implica registrar estos valores en el gasto. Para llevar un control de los activos diferidos, es necesario preparar un cuadro similar al de los activos fijos y registrar en el, la amortizacin mes tras mes, las frmulas son las mismas, el porcentaje a aplicar en este caso es el 20% en razn de que estos activos deben amortizarse en 5 aos.

El asiento que debemos registrar en la Contabilidad en el mes de mayo es el siguiente:

Para el mes de junio y los siguientes meses, el asiento debe ser el siguiente:

Estos asientos deben registrarse mes a mes en la Contabilidad, debitando las cuentas AMORTIZACIN GASTOS DE CONSTITUCIN y AMORTIZACIN GASTOS DE INVESTIGACIN y acreditando (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIN Y (-) AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIN para enviar proporcionalmente al gasto, los valores calculados hasta completar los 5 aos.

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Cuando se hayan cumplido los 5 aos, los activos diferidos, se mostrarn en el Balance de la siguiente forma: GASTOS DE CONSTITUCIN (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE CONSTITUCIN GASTOS DE INVESTIGACIN (-)AMORTIZ. ACUM. GASTOS DE INVESTIGACIN 2.400,00 2.400,00 0,00 3.000,00 3.000,00 0,00

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8. Rol de pagos general e individual

Rol de pagos general El rol de pagos, tambin denominado nmina, es un registro que realiza toda empresa para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de manera general, en este documento se consideran dos secciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social, cuotas por prstamos concedidos por la compaa, anticipos, etc. A continuacin vamos a observar un rol de pagos general

Este rol consta de lo siguiente: Columna A: Para registrar el nmero de empleados de la empresa Columna B: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado Columna C: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado Columna D: Para los das trabajados por los empleados Columna E: Para el sueldo nominal Ingresos Columna F: Para el sueldo ganado, este valor est en funcin de los das trabajados; es decir si el empleado trabaj el mes completo, recibe su sueldo completo, pero si no es el caso recibe el proporcional de acuerdo a los das trabajados, por ejemplo en la celda D8, observamos que el contador labor 27 das, por lo tanto en la celda F8 se registra $ 450,00 en lugar de $ 500,00 Este resultado se da por cuanto en F8 tenemos registrada la siguiente frmula =E8/30*D8 que quiere decir: el sueldo nominal E8, dividimos para 30 das y multiplicamos por D8, la misma frmula est registrada en el rango F7:F16. NOTA: Para todas las dems columnas donde se apliquen frmulas, se va a exponer las frmulas de la fila 7 como ejemplo, pero se aclara que las mismas se debe aplicar para el resto de empleados es decir hasta la fila 16, que corresponde a la ltima persona del rol. Columna G: Para registrar el nmero de horas extras trabajadas por el empleado que tienen el 50% de recargo, estas corresponden a las horas suplementarias de

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trabajo despus de la jornada normal de lunes a viernes hasta las 12 de la noche. Columna H: Para la cantidad de horas extras que tienen el 100% de recargo, estas son las horas trabajadas despus de las 12 de la noche hasta las 6 de la maana del siguiente da o las ejecutadas los fines de semana y das feriados. Estos datos se obtienen de las marcaciones que cada empleado ejecute en el reloj de control de horas laboradas. Columna I: Para calcular el nmero total de horas extras en base a la siguiente frmula: =(G7*1,5)+(H7*2) en donde multiplicamos por 1,5 las horas registradas en la columna G por que son con el 50% de recargo y multiplicamos por 2 las horas de la columna H por cuanto son con el 100% de recargo. Columna J: Para calcular el valor de las horas extras en base a la siguiente frmula: =(E7/30)/8*I7 en donde el sueldo nominal dividimos para 30 das de trabajo del mes, este resultado dividimos para 8 horas laborables en el da y este resultado que es el valor de las horas extras multiplicamos por el total de horas extras obtenidas en la columna I, cabe sealar que tambin podemos dividir directamente el sueldo nominal para 240 para obtener el valor de la hora extra. Esta frmula puede variar dependiendo del nmero de horas que se labora en cada pas, en el caso de Ecuador son 8 horas diarias de trabajo. Columna K: Para registrar el valor de la comisin ganada por los vendedores, segn la poltica de cada empresa. Columna L: Para totalizar los ingresos de cada empleado con la siguiente frmula: =F7+J7+K7, en donde sumamos el sueldo ganado, horas extras y comisiones de cada empleado. Descuentos Columna M: Para calcular los aportes para la Seguridad Social (IESS), segn la Ley, cada trabajador o empleado debe estar asegurado, el patrono aporta con una parte y otra parte se debe descontar al trabajador, en el caso de Ecuador, se descuenta el 9,35% del total de ingresos, por tanto aplicamos la siguiente frmula =L7*9,35% Columna N: Para descontar a las personas que han realizado Prstamos Quirografarios, las cuotas que corresponda en el mes, estos prstamos son otorgados por el IESS, Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. Columna O: Para descontar los anticipos y prstamos otorgados por la empresa, por lo general los empleados solicitan un valor a mitad del mes en calidad de anticipo, otros en cambio deben un monto mayor por prstamo solicitado a la compaa y por este concepto se les debe descontar en el rol la cuota pactada. Columna P: Para sumar el total de descuentos aplicando la siguiente frmula: =SUMA(M7:O7), en donde sumamos los valores desde la columna M hasta la columna O. Columna Q: Para establecer el valor lquido a pagar; es decir, la diferencia entre el total de ingresos (L), menos el total de descuentos (P), aplicando la siguiente frmula: =L7-P7. En la fila 17, totalizamos los valores desde la columna E hasta la columna Q con frmulas iguales a la siguiente =SUMA(E7:E16). En este rol de pagos general hemos registrado a la totalidad del personal que

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trabaja en la empresa en el mes de mayo, se podr incluir las filas necesarias para las personas que ingresen a la entidad en los meses siguientes. Rol de pagos individual Con el propsito de que cada persona tenga su propio rol y con el objeto de que no tengan acceso al rol general para evitar que hagan comparaciones entre empleados se realiza el rol de pagos individual, este rol se debe imprimir por duplicado, uno corresponde al empleado y otro debe reposar en los archivos de la compaa debidamente firmado como constancia del pago realizado para hacer frente a cualquier reclamo o demanda posterior. En la misma hoja de Excel, se puede proceder a realizar el rol individual que recoge la misma informacin del rol general, vamos a observar la siguiente grfica y a explicar como se establecen los valores y las frmulas para cada empleado.

Celda V2: Para que aparezca el nombre de la empresa utilizamos la frmula =A1 Celda AA2: Para el nmero de empleado, registramos la frmula =U6 Celda V4: Digitamos ROL DE PAGOS INDIVIDUAL Celda Z4: Para registrar el mes, utilizamos la frmula: =B3 Celda AA4: Para que se registre el ao, ponemos la frmula: =C3 Celda W6: Para que aparezca el nombre del empleado, podemos observar la frmula: =BUSCARV(U6;A7:Q17;2), esto significa que Excel busca en base al dato de la celda U6 (nmero de la celda A7), el nombre de la columna B (nmero 2 en el sentido de izquierda a derecha) del rango A7:Q17 que corresponde al rol general, como resultado aparece el nombre del empleado de la celda B7.

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Celda W7: Para que aparezca el cargo del empleado, aplicamos la misma frmula anterior =BUSCARV(U6;A7:Q17;2) con la diferencia de que en lugar del nmero 2, ponemos el 3, que corresponde a la columna C donde se encuentran los cargos de los empleados, de tal manera que la frmula queda de la siguiente manera: =BUSCARV(U6;A7:Q17;3) Celda W11: Para obtener el sueldo ganado aplicamos la siguiente frmula: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;6), aqu se nota una variante, en cada letra antes y despus se registra el signo $, esto es para facilitar la copia de la frmula para las siguientes celdas. Celda W 12: Para que aparezca el valor de horas extras: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;10) Celda W13: Para obtener el valor de las comisiones: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;11) Celda AA11: Para que se reflejen los aportes IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;13) Celda AA12: Para prstamos quirografarios IESS: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;14) Celda AA13: Para prstamos y anticipos de la empresa: =BUSCARV($U$6;$A$7:$Q$17;15) Celda W16: Registramos el total de ingresos con la frmula: =SUMA(W11:W15) Celda AA16: Registramos el total de descuentos con la frmula: =SUMA(AA11:AA15) Celda Y18: Para obtener el neto a pagar utilizamos la frmula: =W16-AA16 En la celda W23, el empleado deber consignar su firma con el nmero de su cdula de identidad. Para obtener el rol individual de los dems empleados bastar con cambiar el nmero de la celda U6 y todos los dems datos cambiarn en funcin de los valores del rol general.

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9. Provisiones de beneficios sociales

Provisin Segn la Real academia de la lengua espaola, Provisin es la prevencin de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando haga falta. De aqu se desprende que la provisin busca prever una cosa para cuando haga falta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modo que la provisin tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta, para cuando se necesiten para cumplir una obligacin o compromiso. La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro es incierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones. La empresa, as como genera dinero as mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligacin, la empresa no disponga del dinero necesario. Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales. Al crear la provisin, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa. En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribucin de utilidades o incluso por el pago de impuestos. Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye ms utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones. Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que la operatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansin, depende de la disponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando las provisiones necesarias.[1] De modo que, adicional al clculo del rol, segn la legislacin de algunos pases, los empleados tienen derecho a ciertos valores o bonos extras que es necesario provisionar para que cuando llegue la fecha de pago ya haya constancia en el pasivo de la contabilidad de la empresa. En Ecuador entre las provisiones sociales que legalmente se deben calcular mes a mes, tenemos las siguientes: Beneficios Sociales Aporte patronal.- Este valor corresponde al 12,15% del total de ingresos de cada empleado que debe asumir el patrono y se debe pagar junto con el valor que por concepto de aportes IESS se descuenta a los empleados en el rol, estos valores se pagan al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) hasta el da 15 del mes siguiente. Dcimo Tercer Sueldo o Bono Navideo.- Estos valores corresponden a una doceava

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parte del total de ingresos del empleado, se calcula desde el 1 de diciembre del ao anterior, hasta el 30 de noviembre del ao en que se procede al pago, se cancela hasta el 23 de diciembre de cada ao. Dcimo Cuarto Sueldo o Bono Escolar.- Este bono equivale a la doceava parte de un salario mnimo vital general (SMVG) y es una ayuda econmica que recibe cada empleado para el ingreso de sus hijos cuando inician clases, se paga en abril para la regin costa y en agosto para la regin sierra, cabe anotar que este bono reciben todos por igual, independientemente de si tienen hijos o no. Fondo de Reserva.- A este fondo tiene derecho todo empleado cuya permanencia en una misma empresa sea superior a un ao; es decir gana a partir del segundo ao y corresponde a la doceava parte del total de ingresos, se calcula desde el 1 de julio del ao anterior, hasta el 30 de junio del ao en que se procede al pago, se paga hasta el 15 de septiembre y equivale a la doceava parte del total de ingresos. Vacaciones.- Todo trabajador tiene derecho a 15 das continuos de vacaciones cuando haya cumplido un ao de trabajo en la misma entidad, el pago corresponde a la 24ava. parte del total de ingresos, se cancela antes de que el trabajador salga en goce de sus vacaciones anuales. Pueden haber otras provisiones dependiendo de la poltica que cada empresa tenga hacia sus empleados, las cuales deber provisionar en forma mensual. A continuacin se expone un cuadro en Excel que contiene las provisiones antes citadas.

Vamos a analizar el registro que estamos observando, en primer trmino, las columnas A, B y C, contienen la misma informacin del rol general, luego hemos registrado en la columna D, la fecha de ingreso de cada empleado, esto lo hacemos con el propsito de conocer cuales personas ya tienen ms de un ao en la entidad, para efectos del clculo de los fondos de reserva. En la columna E tenemos el total de ingresos, estos datos son exactamente iguales a la columna L del rol general, con la diferencia de que en este registro nos sirve de referencia para el clculo de los beneficios sociales, estos valores han sido copiados del rol general del rango L7:L16 y pegados en este nuevo registro en el rango E7:E16. Para el clculo de los aportes patronales, en la celda F7, aplicamos la frmula =E7*12,15%, esto quiere decir que de los $ 650,00 obtenemos el 12,15%, la misma frmula copiamos para el resto de empleados hasta la celda F16. En cuanto al clculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la frmula =E7/12

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En cuanto al clculo del 13er. Sueldo en la celda G7, registramos la frmula =E7/12 lo cual significa que los $ 650,00 dividimos para 12, como en el caso anterior y las columnas siguientes, copiamos la frmula para el resto de filas hasta la celda G16. Para obtener el 14to. Sueldo, primero registramos el valor del salario mnimo vital general S.M.V.G. en la celda H2 ($ 218,00), luego en H7, ponemos la frmula =$H$2/12, es decir la doceava parte de 218, en este caso como el valor es igual para todos ponemos el signo $ antes y despus de la letra H, para que el valor de la celda H2 permanezca fijo en la frmula. En el caso de que un empleado tenga poco tiempo en la empresa y no haya trabajado el mes completo deber calcularse la parte proporcional, por ejemplo para alguien que en el mes de mayo solamente haya trabajado 8 das, la frmula ser =$H$2/12/30*8 ; es decir el valor que reciben todos se divide para 30 y se multiplica por los das trabajados. En la columna I observamos que en algunas celdas aparece la palabra SI y otras se encuentran en blanco, esto se da por aplicar la frmula =SI(($J$4-D7)>365;"SI";" "); es decir es un condicionante para calcular los valores de la columna siguiente, con esta frmula le decimos a Excel que si la diferencia entre el 31/05/2009 (J4) menos D7 (la fecha de ingreso del empleado) es mayor a 365 das, entonces devuelva la palabra SI de lo contrario nada. En la columna J vemos que el fondo de reserva se calcula nicamente para aquellas personas que tengan mas de un ao en la compaa como lo dicta el reglamento para el clculo de estos fondos, la frmula que se aplica es =SI(I7="SI";E7/12;0), esto quiere decir que si en la columna I tenemos la palabra SI, entonces dividimos el total de ingresos para 12, caso contrario 0, como vemos esta frmula se la aplica en coordinacin con los datos de la columna anterior. Para el clculo de las vacaciones (columna K), utilizamos la siguiente frmula =E7/24, es decir dividimos el total de ingresos para 24, en razn de que la provisin es para 15 das de vacaciones, si las vacaciones fueran de un mes completo dividiramos para 12, pero como son solo 15 das, dividimos para 24.

[1] http://www.gerencie.com/objetivo-de-las-provisiones-contables.html

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10. Participacin de trabajadores en la utilidades de la empresa

Utilidades Como sabemos el objetivo final de toda empresa comercial es obtener utilidades y como reconocimiento al trabajo desempeado por sus empleados, se les paga un porcentaje de los beneficios obtenidos, este clculo se lo realiza una vez terminado el ejercicio contable y antes del clculo del impuesto a la renta. Segn la legislacin ecuatoriana se considera un porcentaje del 15% para trabajadores, este porcentaje esta dividido en dos partes, un 10% para todos los empleados y un 5% adicional para los empleados que tienen cargas familiares, considerados como tales el o la cnyugue y los hijos menores de edad, para lo cual cada empleado deber presentar en la empresa, la documentacin que respalden estas cargas. A continuacin presentamos un registro en Excel con el clculo de las utilidades de nuestra empresa Modelo S.A. por el ao 2008; es decir el ejercicio contable que va desde el 1 de enero, al 31 de diciembre del mismo ao, luego explicaremos las principales frmulas aplicadas para obtener todos los valores.

Las columnas A, B, C y D son similares al registro anterior donde realizamos el clculo de las provisiones de beneficios sociales, el nombre de la persona que se encuentra en la celda C9 cambia en razn de que esta persona estuvo antes ocupando ese cargo, ya que PEREZ BARRENO JENNY, secretaria actual, ingres a la empresa el 15 de enero de 2009 y estos clculos se realizan para las personas que laboraron durante el ao 2008. En la celda E4, tenemos la fecha del ltimo da del ao 2008, esta nos sirve de referencia para realizar el clculo de los das trabajados, en la celda E7 observamos la siguiente frmula: =SI(($E$4-D7)>365;365;$E$4-D7), esto quiere decir que si la resta de la ltima fecha del 2008 menos la fecha de ingreso del empleado es mayor a 365, entonces debe ir 365, caso contrario se registrar la diferencia entre el ltimo da del 2008 y la fecha de ingreso del empleado, de esta forma obtenemos los das trabajados por cada empleado, la misma frmula copiamos para las dems filas

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hasta la celda E16. En la celda E17 registramos la frmula =SUMA(E7:E16) para sumar el total de das trabajados, este dato nos servir posteriormente para calcular el ndice que consta en la celda H4 para determinar el valor del 10% de utilidades. La columna F es para registrar el nmero de cargas familiares en base a los documentos presentados por cada empleado, aqu no existe ninguna frmula; los datos registrados en esta columna determinan los valores que sern calculados en la columna I. En la columna G, celda G7, realizamos una multiplicacin de los das trabajados por el nmero de cargas familiares, la frmula que aplicamos es =E7*F7, esta frmula copiamos para las dems filas hasta la celda G16, en aquellos casos donde no hay cargas familiares, el valor registrado es igual a 0 (cero). En la celda G17 totalizamos estas multiplicaciones con la frmula =SUMA(G7:G16), este dato nos servir luego para calcular el ndice que consta en la celda I4 para determinar el valor del 5% de utilidades por cargas familiares. En la celda J2, tenemos el valor total de las utilidades obtenidas que asciende a $ 95.901,00, de este valor el 15% se reparte a los trabajadores, de modo que en la celda J3, aplicamos la frmula =J2*15% y obtenemos el valor de $ 14.385,15 que lo vamos a repartir de la siguiente manera: 10% para todos sin excepcin y el 5% nicamente para los trabajadores que registran cargas, por esta razn en la celda H3 registramos la frmula =J2*10% y obtenemos el valor de $ 9.590,10; en la celda I3 ponemos la frmula =J2*5% y obtenemos el valor de $ 4.795,05, si sumamos 9.590,10 mas 4.795,05 obtenemos 14.385,15 comprobando de esta forma que estn bien realizados estos clculos. En la celda H4, registramos la siguiente frmula =H3/E17, de esta forma obtenemos el ndice que nos va a permitir calcular para cada empleado el valor del 10%. En la celda H7 aplicando la frmula =$H$4*E7 obtenemos el valor que le corresponde al trabajador por concepto de 10% de utilidades, colocamos el signo $ antes y despus de la letra H para que en el momento de copiar la frmula para las dems filas (hasta la celda H16), el ndice de la celda H4, se mantenga fijo. En H17 totalizamos los valores con la frmula =SUMA(H7:H16), nos da un total de $ 9.590,10, valor que coincide con el que calculamos previamente en la celda H3. En la celda I7, tenemos la frmula =$I$4*G7 para multiplicar el ndice de la celda I4 por el dato de la celda G7 y obtener el valor del 5% correspondiente al valor adicional que reciben los trabajadores por concepto de cargas familiares, lgicamente el empleado que no registra cargas familiares, solo se hace acreedor al 10% por concepto de utilidades. En la celda I17 registramos la frmula =SUMA(I7:I16) para totalizar los valores y comprobamos que cuadra con el valor previamente registrado en la celda I3. Para obtener el total que le corresponde cobrar a cada empleado, aplicamos en la celda G7, la frmula =SUMA(H7:I7) de esta forma sumamos el 10% registrado en la columna H mas el 5% registrado en la columna I, existen formularios que expiden los organismos de control para reportar el pago de estos valores. Finalmente en la celda J17 registramos la frmula =SUMA(J7:J16) para totalizar los valores y comprobar que coincide con el dato registrado con anterioridad en la celda J3 con lo cual concluimos este captulo y esta unidad.

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