Instructivo Proceso de Renovaciones 2011

MINISTERIO DE EDUCACION
ABRIL 2011 DIVISION DE EDUCACION SUPERIOR
INSTRUCTIVO PROCESO DE RENOVACIONES 2011

1. ANTECEDENTES PREVIOS
Se denomina Renovaciones al proceso por el cual MINEDUC todos los aos revisa los antecedentes de los estudiantes que cursan el segundo ao o superior de su carrera profesional o tcnica y que cuentan con una Beca de Arancel o Fondo Solidario de Crdito Universitario (2006 en adelante) otorgado por el MINEDUC, velando por el cumplimiento de los requisitos necesarios para la mantencin del beneficio otorgado, para el ao siguiente, segn lo establecido en la normativa vigente. El presente instructivo tiene por objeto orientar a las Contrapartes de las Instituciones de Educacin Superior (IES) respecto a la forma de operar del Proceso de Renovaciones 2011, sus etapas, fechas relevantes y estructuras de cargas.
2. ETAPAS
A. VALIDACIN PRELIMINAR (ETAPA FINALIZADA)

Esta etapa corresponde a la validacin preliminar para el ao 2011 de la vigencia del beneficio o de los beneficios a renovar por cada estudiante, de acuerdo a la duracin establecida en la normativa vigente. El archivo se encuentra disponible en la plataforma de gestin con fecha 07-032011.
B. PUBLICACIN DE RESULTADOS DEFINITIVA (15 DE ABRIL DE 2011).
DE
VALIDACIN
PRELIMINAR
En esta etapa se actualizar la nomina de validacin preliminar con las correcciones solicitadas por las IES, irrestrictamente entre el 18 y 31 de Marzo de 2011. Cabe destacar que posteriormente en la etapa de Carga de Antecedentes de Renovacin (18 de Abril al 09 de Mayo de 2011), las IES podrn cargar a travs del proceso regular de renovaciones slo a los estudiantes que se encuentran informados en la Nmina de Validacin Preliminar con cdigo 1 en el campo DEBE INFORMAR. Del mismo modo, slo podrn renovar beneficios aquellos estudiantes que en esta nmina figuren con vigencia en el beneficio a renovar para el ao 2011.
C. SUSPENSIONES
A contar del 2007, el MINEDUC ha generado un proceso de Suspensiones, en el que se establece que Excepcionalmente podrn continuar con el beneficio obtenido aquellos alumnos que hayan debido suspender sus estudios por razones de salud, embarazo o fuerza mayor, debidamente acreditadas a travs de certificado mdico o informe socioeconmico, segn corresponda, visado por el Departamento de Bienestar estudiantil o la reparticin respectiva de la institucin. En todo caso, la suspensin de la beca ser autorizada por el Ministerio de Educacin y hasta por el periodo mximo de un ao. Dicho proceso rige para todos los becados a excepcin de los beneficiados con Fondo Solidario y Beca Rettig.
En el caso de los estudiantes que suspendieron estudios durante el ao 20 2010, para la renovacin de sus becas, no se les considerara el campo Avance acadmico becas, as como tambin para quienes suspendan algn semestre del 2011 no se les considerar el campo Tipo de Matrcula, ambos de la estructura de datos Renovaciones, situacin que, de cumplir el resto de los requisitos, les permitir mantener el beneficio pese a la suspensin. Para ello, el MINEDUC real realizar un proceso de suspensiones para el 2011: Del 1 al 30 de ones Septiembre del 2011 que permitir regularizar las suspensiones del primer y segundo semestre 1, del 2011 de estudiantes de primer ao y de cursos superiores, (que sern consideradas para el proceso de Renovaciones del 201 Procedimientos y estructuras se comunicaran oportunamente o 2012). por medio de la plataforma de gestin. Sin perjuicio de lo anterior, para aquellos estudiantes que presenten suspensiones aprobadas por la IES, ests deben ser informadas en la carga de datos de renovantes, segn la estructura informadas establecida para este proceso.
D. CAMBIOS DE CARRERA Y/O IES

Considerando la normativa vigente establecida por el MINEDUC para la renovacin de beneficios educacionales, esta Secretara de Estado ha establecido un procedimiento formal para el proceso de Cambios de Carrera y/o Institucin para el ao 2011, sin que ste implique eventualmente la prdida del beneficio otorgado. Este proceso contempla slo estudiantes que se encuentren en la ltima actualizacin de la nmina de validacin preli preliminar, publicada en la Plataforma de Gestin 2011. , Para efectos de asignacin de beneficios, MINEDUC utiliza hasta el ao 2010 como CDIGO DE CARRERA la concatenacin (unin) de los cdigos de Institucin, Sede, Carrera, Jornada y nstitucin, Versin, y para el ao 2011 se incorpora la Modalidad.
Por tanto, el cambio de cualquier cdigo, implica necesariamente un cambio de carrera y/o r cdigo, institucin. Para estos efectos, MINEDUC considera: Cambio de Carrera 2011 Cambio en un o ms cdigos de Sede, Carrera, Jornada, 2011: n Versin y/o M Modalidad. Cambio de Institucin 2011 Cambio en el cdigo de IES, respecto a la in ambio 2011: institucin de asignacin inicial, que por defecto tambin incorpora el cambio de carrera.
Los cdigos de IES, Sede Carrera, Jornada, Modalidad y Versin identifican la carrera en la que el Sede, estudiante que utiliza el beneficio y deben ser coherentes con los informados histricamente. Cualquier incoherencia en el cdigo de IES ser identificada como cambio IES y/o carrera. Para el Proceso de Renovaciones 2011, los aspectos relevantes a considerar - y que MINEDUC validar - para aquellos estudiantes que sean informados en una carrera distinta a la de asignacin son: El estudiante debe matricularse en la nueva Instituci y/o carrera, la que a su vez debe Institucin cumplir tanto con los requisitos institucionales como los de la carrera, establecidos en el reglamento, bajo el cual se aprueba o rechaza la asignacin del beneficio que posee. (Acreditacin, elegibilidad, autonoma, conduccin de ttulo, tipo de programa, entre otros.) conduccin Es requisito para participar del proceso, no haber solicitado cambio de carrera y/o IES anteriormente y no haber excedido el mximo de semestres establecido como duracin del beneficio.
MINISTERIO DE EDUCACION -
El estudiante, debe cumplir obligatoriamente con los requisitos de renovacin establecidos para la mantencin del beneficio que posee. De ser aprobado el cambio de carrera y/o IES, es importante considerar que la duracin del beneficio est sujeta a la duracin de la carrera e Institucin de asignacin inicial que dio origen al beneficio, por lo que los semestres que el alumno utiliz el beneficio, sern descontados de esta duracin y slo podr renovar para la nueva carrera o IES por los periodos restantes. Ser responsabilidad del alumno financiar los aos extras que se generen como consecuencia del cambio de carrera. Las continuidades de estudios no son consideradas como carreras elegibles para Becas o Crditos. No se generarn en ningn caso pagos retroactivos como consecuencia de cambios de carrera y/o institucin.
NOTA IMPORTANTE PARA RENOVACIONES EN EL CASO DE ESTUDIANTES QUE PRESENTAN CAMBIOS DE IES IES de origen: debe informar al estudiante en la IES, Sede, Carrera, Jornada, Modalidad y Versin de la Nmina de Validacin Preliminar, indicando en el campo: Tipo de Matrcula: 0, sin matrcula 2011 Avance acadmico que corresponda Monto utilizado del beneficio durante el ao 2010.
La omisin o carga incorrecta de estos registros provocar el descuento a la IES de origen a travs de los saldos de la beca pagada para el ao 2010 por el estudiante. IES de destino: debe informar al estudiante en la nueva IES, Sede, Carrera, Jornada, Modalidad y Versin, indicado en el campo: Ao de Ingreso a la nueva IES Tipo de Matrcula: 1, Vigente Avance acadmico que corresponda Monto utilizado del beneficio durante el ao 2010: en 0.
La omisin o carga incorrecta de estos registros impedirn la concrecin del cambio de IES, y por consecuencia que el estudiante pierda el beneficio.
E. CARGA DE ANTECEDENTES DE MATRICULA, SOCIOECONMICOS Y DE AVANCE ACADMICO

Las instituciones deben cargar la informacin por medio de la Plataforma de Gestin 2011 entre el 18 de abril y el 09 de mayo del 2011, segn la estructura sealada en el Anexo 2. Para ello, en esta etapa tanto las IES como MINEDUC deben velar por que el estudiante: Tenga matrcula vigente para el ao acadmico 2011 o bien sea informado con suspensin 2011 en la carga de renovantes. Mantenga una situacin socioeconmica deficitaria. 1 Que cumpla con el avance acadmico exigido por el Reglamento vigente . Que en el cambio de carrera autorizado e informado por la IES, se cumplan todos los puntos anteriores.
La institucin debe cargar la totalidad de casos publicados en la nmina preliminar con el cdigo 1 en el campo DEBE INFORMAR, aunque los estudiantes hayan egresado o no renueven sus beneficios, ya que esto permitir calcular en forma precisa los saldos no utilizados de los beneficios otorgados en el 2010, adems de entregar para cada uno de los estudiantes una glosa que explique el motivo de no renovacin del beneficio. Respecto a la prdida de becas por avance acadmico insuficiente, se contina con la poltica establecida desde el ao 2009, de otorgar en su reemplazo Fondo Solidario de Crdito Universitario con una cobertura igual a la del beneficio perdido, Una vez revisados los antecedentes de renovacin, se publican los resultados en la Plataforma de Gestin (31 de Mayo del 2011), para que las instituciones notifiquen a los estudiantes del resultado y abonar los beneficios en sus sistemas de administracin de beneficios.
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Para la renovacin de becas de estudiantes con suspensiones 2010 aprobadas por MINEDUC, no se considerara el campo avance acadmico becas.
Cabe destacar que es de exclusiva responsabilidad de las instituciones revisar la calidad y oportunidad de la informacin cargada a la Plataforma de Gestin, ya que el xito del proceso depende en gran medida de esta etapa. E.1. ANLISIS DE LA ESTRUCTURA (TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS)
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A continuacin se revisar los distintos segmentos que conforma la estructura de carga de datos. Esta fragmentacin se realiza para facilitar el anlisis de cada segmento, sin embargo, para cargar el archivo en la Plataforma de Gestin, se debe cargar la estructura completa (Anexo 2). Informacin del Estudiante Corresponden a los datos personales del estudiante, de los cuales se validar: Existencia del Rut en Nmina de Validacin Preliminar Consistencia del Rut (Rut debe estar correctamente digitado) Modulo 11: Consistencia del Digito Verificador asociado a cada Rut
Campo RUT DV Descripcin Rut del estudiante Dgito Verificador del Rut del estudiante Tipo Largo
Columna de Excel A B
Numrico 8 Texto 1
Informacin de la Carrera Los cdigos de IES, Sede, Carrera, Jornada, Modalidad y Versin, deben coincidir con los informados en la Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011. Cuando el estudiante no se encuentre con matrcula vigente por Retiro, Egreso u otra causal, los cdigos que se deben informar corresponden a los de la ltima carrera cursada (Anexo 3). Para evitar confusiones entre la informacin del ao de ingreso y del ao en que el estudiante obtuvo el beneficio, para el ao 2011 solamente se solicitar el ao de ingreso (ao en que ingres a la IES que se est informando), ya que el ao y semestre de obtencin del beneficio se considerara desde la nmina de validacin preliminar. La duracin de la carrera se obtendr desde la nomina de validacin preliminar. El monto de matrcula y arancel real se obtendr directamente desde la Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011.
Columna de Excel C D Campo Cdigo de Sede Cdigo de Carrera Descripcin Cdigo de Sede Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Cdigo de la carrera Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 1: Diurno 2: Vespertino 3: Semi presencial (B-Learning) 4: A Distancia (E-Learning) 5: Otro Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 1: Presencial 2: Semipresencial 3: No Presencial Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Versin de carrera Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Ao en que el estudiante ingres a la IES en que se encuentra estudiando. Tipo Largo
Numrico 2 Numrico 4
Jornada
Numrico 1
Modalidad Carrera Versin Carrera Ao Ingreso
Numrico 1
G H
Numrico 1 Numrico 4
Montos utilizados el 2010 Estos campos deben ser completados con el monto efectivamente abonado para cada beneficio al arancel real del alumno. Por ejemplo, si un estudiante obtuvo BNM por $500.000, pero se retir en marzo de la Institucin, el monto utilizado el 2010 a informar debe ser 0. Todos los estudiantes que estn en la Nmina de Validacin Preliminar con cdigo 1 en el campo DEBE INFORMAR deben ser cargados para la renovacin 2011, informando los montos utilizados
MINEDUC sugiere que la IES cuente dentro de su equipo de Ayudas Estudiantiles con personal capacitado en el rea informtica, ya que esto permitir al Departamento de Ayudas Estudiantiles contar con apoyo permanente y de esta manera, reducir las posibilidades de ocurrencia de errores.
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el 2010, aunque ya no sea alumno regular de la IES. En el caso que no sea cargado, se asumir que no utiliz el beneficio y lo descontar del monto total a pagar a la Institucin. La omisin de estudiantes implicar errores en el clculo de saldos a descontar, que no sern apelables. Esta informacin es utilizada para determinar los saldos del ao anterior, a descontar en el Decreto del ao 2011. Por tal motivo, en la carga de datos el sistema validar que los montos informados no sean nmeros correlativos (ej. 1234567) o repetidos (ej. 9999999).
Columna de Excel I J K L M N O P Q R S T Campo BPSU 2010 BEA 2010 BHPE 2010 BPED 2010 BJGM 2010 BJGME 2010 BB 2010 BNM 2010 FSCU 2010 Descripcin Monto 2010 utilizado por Beca Puntaje PSU Monto 2010 utilizado por Beca Excelencia Acadmica Monto 2010 utilizado por Beca Hijo de profesionales de la Educacin Monto 2010 utilizado por Beca de Pedagoga Monto 2010 utilizado por Beca Juan Gmez Millas Monto 2010 utilizado por Beca Juan Gmez Millas Extranjeros Monto 2010 utilizado por Beca Bicentenario Monto 2010 utilizado por Beca Nuevo Milenio Monto 2010 utilizado por Fondo Solidario de Crdito Universitario Tipo Largo
Numrico 7 Numrico 7 Numrico 6 Numrico 7 Numrico 7 Numrico 7 Numrico 7 Numrico 7 Numrico 7 Numrico 8 Numrico 7 Numrico 7
Titular Valech Monto 2010 utilizado por Beca Titular Valech 2010 Rettig 2010 Traspaso Valech 2010 Monto 2010 utilizado por Beca Rettig Monto 2010 utilizado por Beca Traspaso Valech
Antecedentes de Renovacin Estos campos corresponden a: Tipo de Matrcula: Informa el estado acadmico del estudiante. Suspensiones 2011: Los estudiantes que al momento de realizar la carga de renovaciones no posean matrcula vigente para el ao acadmico 2011, por tener ya una suspensin de estudios 2011, deben ser informados tanto en la carga de renovaciones como en la de suspensiones. Avance Acadmico Becas: Medido como N Asignaturas aprobadas / N Asignatu ras Inscritas, sin aproximacin de decimales. Para alumnos de 1 ao se debe considerar un mnimo de 60% de aprobacin y para cursos superiores un 70% para completar con 1. En caso contrario completar con 0. Este campo no es relevante para las Becas de Reparacin. Cuando no haya becas que renovar debe ser completado con 0. Los estudiantes con suspensiones aprobadas por MINEDUC para algn semestre del ao 2010, no les ser considerado este campo. Avance Acadmico FSCU: Medido como N Asignaturas aprobadas / N Asignatu ras Inscritas. Se comienza a medir una vez finalizado el 3 semestre, por lo que los alumnos asignados el ao 2010 deben ser completados con 1. Para los alumnos asignados los aos 2006 al 2009 se deben completar con 1 si es que cumplen con un mnimo de 50% de aprobacin acumulada (medido desde el 1 Semestre c ursado) u otro porcentaje mayor que haya definido la Institucin. En caso contrario, se debe completar con 0. Cuando no haya FSCU que renovar debe ser completado con 0. Condicin Socioeconmica: La Institucin tambin debe velar por los recursos estatales, por lo que debe informar los cambios de condicin socioeconmica detectados. Para ello, las Instituciones deben realizar un proceso de validacin de la situacin socioeconmica de los estudiantes, solicitando los antecedentes que se detallan en la Pgina Becas y Crditos www.becasycreditos.cl, seccin INFORMACIN AL POSTULANTE, link DOCUMENTOS A PRESENTAR. Beca Externa: En el caso que un estudiante tenga financiado el total o parte de su arancel por un beneficio externo al Ministerio de Educacin - sea esta una beca interna de la Institucin, beca de estudios obtenida en su trabajo o en el de sus padres, u otros en este campo se debe informar el monto de tal beneficio externo.
Columna Campo de Excel Tipo de Matrcula Descripcin
ABRIL 2011 DIVISION DE EDUCACION SUPERIOR Tipo Largo
Suspensin 2011 Avance Acadmico Becas Avance Acadmico FSCU
0: Sin Matrcula vigente para el ao 2011 (tambin considera abandono, eliminacin, retiro, entre otros) 1: Matrcula 2011 Vigente Numrico 1 2: Termino de Ciclo Bsico o Bachillerato, Egreso o Titulacin Suspensin Aprobada por la IES hasta la fecha de carga 0: Sin Suspensin 2011 Numrico 1 1: Con Suspensin el 1er Semestre 2011 2: Con Suspensin 1er y 2do Semestre 2011 0: No presenta avance acadmico requerido 1: Presenta avance acadmico requerido Numrico 1 0: No presenta avance acadmico requerido 1: Presenta avance acadmico requerido
Numrico 1
Y Z
0: Pierde Beneficios por cambio en Condicin Condicin Socioeconmica Socioeconmica 1: Mantiene Beneficio por mantener Condicin Socioeconmica. Beca Externa Monto financiado por la beca externa para el 2011.
Numrico 1 Numrico 7
Montos Solicitados para el 2011 A diferencia de procesos anteriores, para este ao no se considerar como parte de la estructura los montos a solicitar para el ao 2011, ya que correspondern al mnimo entre el monto del beneficio considerando su compatibilidad con el resto y lo indicado en la Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011. A modo referencial se informa que los beneficios asociados al Arancel de Referencia, se actualizan segn los valores vigentes para el proceso 2011. Adicionalmente se validar que la sumatoria de todos los beneficios no exceda el Arancel Real de la Carrera. E.2. INFORMACIN RELEVANTE PARA NUEVAS CONTRAPARTES IES: CONSIDERACIONES ESPECIALES EN LA CARGA DE LA ESTRUCTURA DE RENOVANTES La carga del archivo debe realizarse por la Plataforma de Gestin 2011 (http://gestion.becasycreditos.cl ) y se debe ingresar con su usuario que comienza con BYC en el modulo Renovaciones 2011. Pantalla 1: Modulo de Renovantes
Al ingresar al modulo se desplegaran las siguientes Secciones: Seccin Cargar: La carga del archivo se debe realizar en formato .CSV y no debe tener encabezados. Para esto debe: a. Generar en un archivo Excel la estructura sealada en el Anexo 2. b. Completar con la informacin solicitada para cada campo. Todos los campos deben estar completos. En el caso de que no se tenga informacin en alguno de los campos debe ser llenado con 0. c. Eliminar la fila de encabezados d. Guardar como tipo .CSV (delimitado por comas)
Pantalla 2: Eliminacin del Encabezado del archivo de carga de renovantes

Eliminar Encabezado
Pantalla 3: Generacin de archivo con formato para realizar la carga
Nombre del archivo NO debe llevar ACENTOS ni ESPACIOS
Una vez creado y guardado el archivo, se debe hacer click en el botn examinar, adjuntar el archivo y luego presionar el botn cargar.
MINISTERIO DE EDUCACION Pantalla 4: Carga de datos
Luego la pagina se re direccionar automticamente a la Seccin Historial. Seccin Historial Mientras el archivo est cargando, se realizan todas las validaciones de entrada de los registros informados por la IES, por lo que este proceso puede tardar un par de minutos. Pantalla 5: Validacin de la carga
Para verificar el resultado de su carga, debe presionar la tecla F5, de esta manera refrescara la pantalla sin necesidad de salir de ella. Los resultados pueden ser: Terminado OK: cuando el archivo est completo y todos sus registros fueron efectivamente cargados en la Base de Datos del MINEDUC. (Pantalla 5) Terminado con Errores: cuando algn o ningn registro del archivo fue cargado en la Base de Datos. El sistema entrega un reporte de todos los registros con errores que deben ser corregidos y cargados nuevamente por la institucin. En la imagen se aprecia el historial despus de cargas con errores (Pantalla 6)
MINISTERIO DE EDUCACION Pantalla 6: Resultado de carga Terminado OK.
Para refrescar la pantalla presione la tecla:
Pantalla 7: Resultado de carga Terminado con Errores
Para refrescar la pantalla presione la tecla:
Si al finalizar la carga el resultado es Terminado con Errores, debe hacer un clic sobre ese mismo Link, y se desplegar una ventana en la cual se detallan todos los errores de validaciones presentados en el archivo, indicando el nmero de fila (sin considerar encabezados) del registro errneo y el Rut al cual corresponde. Pantalla 8: Detalle de errores presentado en la carga
De acuerdo a la fila, Rut y campo con error informado, la IES debe corregirlo y cargar nuevamente el archivo, repitiendo nuevamente lo indicado anteriormente.
Para facilitar la gestin de cada contraparte, se adjunta tabla con los errores de carga ms frecuentes:
MENSAJE DE ERROR Rut repetido, elimine uno y vuelva a cargar DETALLE A diferencia de procesos anteriores, la IES debe informar solo un registro por cada Rut, independiente de si el postulante realiz un cambio de carrera dentro de la misma IES Solo se podrn cargar los Rut que se encuentren informados en la nmina de validacin preliminar. Para el caso de los Rut con cambio de IES, como las IES no pueden ver las nominas de otras IES, la forma de verificar si el Rut est o no dentro de la nomina, es a travs de la carga de cambio de IES, puesto que esta carga tambin valida contra dicha nmina. Si al momento de realizar la carga de cambio de IES, el Rut carga sin problemas Uno misma Rut no puede ser informado por 3 IES, ya que en la validacin solo se ha considerado que lo cargue la IES de Origen y la IES de destino. SOLUCIN Eliminar uno de los 2 Rut repetidos, considerando siempre informar la carrera actualmente cursada por el estudiante. Revisar si el Rut informado por la IES se encuentra en la nomina u eliminar ese registro o revisar si el Rut est digitado correctamente.
Rut ingresado no se encuentra en Nomina de Validacin Preliminar 2011. Se debe corregir o eliminar el RUT y volver a cargar
Rut ya fue cargado por 2 IES, contctese con su Contraparte MINEDUC
Enviar por correo electrnico a su contraparte MINEDUC los documentos que respalden que el estudiante est efectivamente matriculado en su IES Corregir Rut o digito verificador Corregir cdigo sede
Rut o DV incorrecto Revisar Cdigo de Sede
Rut o digito verificador digitado errneamente El registro del cdigo de sede est en blanco o tiene un carcter extrao El registro del cdigo de carrera est en blanco o tiene un carcter extrao El registro del cdigo de jornada est en blanco o tiene un carcter extrao El registro del cdigo de modalidad est en blanco o tiene un carcter extrao El registro del cdigo de versin est en blanco o tiene un carcter extrao El registro del ao de ingreso est en blanco o tiene un carcter extrao Montos no pueden estar en blanco, ser nmeros consecutivos (ej. 1234567) o repetidos (ej. 9999999) El cdigo de matricula solo puede ser 0,1 2 El cdigo de suspensin solo puede ser 0,1 2 El cdigo de avance acadmico becas solo puede ser 0 1 El cdigo de avance acadmico de FSCU solo puede ser 0 1 El cdigo condicin socioeconmica solo puede ser 01 Debe ser un valor mayor o igual a cero Error en el cdigo de Sede, Carrera, Jornada, Modalidad o Versin.
Revisar Cdigo de Carrera
Corregir cdigo carrera
Revisar Cdigo de Jornada
Corregir cdigo jornada
Revisar Cdigo de Modalidad Revisar Cdigo de Versin
Corregir cdigo modalidad
Corregir cdigo versin
Revisar Ao de Ingreso
Corregir ao de ingreso
Revisar Monto utilizado 2010 Beca xx Revisar Tipo de Matrcula Revisar Suspensin 2011 Revisar Avance Acadmico Becas Revisar Avance Acadmico FSCU Revisar Condicin Socioeconmica Revisar Monto Beca Externa Revisar Cdigos segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Estructura incorrecta. Revisar y volver a cargar
Corregir monto 2010
Corregir cdigo de tipo de matricula Corregir cdigo de suspensin Corregir cdigo acadmico becas de avance
Corregir cdigo de acadmico de FSCU Corregir cdigo socioeconmica de
avance
condicin
Corregir monto beca externa Revisar los cdigos de Sede, Carrera, Jornada, Modalidad y Versin segn ANEXO 3 Revisar el nmero de columnas a informar (considerando su respectivo campo de informacin) Revisar que ninguna otra parte del archivo exista una celda con alguna letra o nmero. Para estos casos es recomendable solo seleccionar las celdas con informacin, luego copiar y pegar en un nuevo archivo
Error en el formato estructura
Todos los errores presentes en cada fila
Sucede cuando existe un error en el archivo al momento de generarlo.
Las IES que no pertenezcan al CRUCH no deben realizar carga de informacin de Beca Rettig, ya que la renovacin de esos beneficios debe realizarse directamente con JUNAEB, en los plazos y formatos que esta institucin establezca. Slo las IES del CRUCH deben cargar informacin de estudiantes que renueven esta beca.
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Finalmente, cabe destacar que la no renovacin de los beneficios implicar la prdida irrevocable de ste, a excepcin de las salvedades autorizadas por la normativa vigente. Seccin Consultar Datos: En esta seccin podr consultar los datos efectivamente cargados Pantalla 9: Seccin Consultar Datos cargados
F. DEFINICIN DE SALDOS Para cerrar el proceso se publicar junto a los Resultados de la Nmina de Validacin Preliminar (15 de Abril del 2011) un archivo consolidado con las diferencias a favor o en contra de las IES producto del proceso de Asignacin 2010 y las observaciones enviadas por las IES, con los respectivos saldos generados para cada uno de los beneficios, con el fin de que sean incorporados en los decretos 2011. Este clculo se realiza para todos los beneficios, excepto para el Fondo Solidario Crdito Universitario. Una vez finalizado el perodo de revisin de los saldos, se inicia la emisin de los Decretos y su respectiva tramitacin para concretar los pagos a las instituciones.
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ANEXO 1: Cuadro Resumen de Requisitos de Renovacin.

Nombre del Beneficio - BPSU - BEA - BBIC - BHPE - BPED - BJGM - BJGME - BNM Requisitos para Renovar El estudiante debe: Duracin del Beneficio -Semestres regulares de duracin de la carrera (Ver Nota 2).
-Tener matrcula vigente al 18 DE ABRIL DE 2011. -Para tales efectos, en los programas de formacin inicial como Planes comunes o -Ser alumno regular de la IES en la que se Bachilleratos se considerarn los otorg el beneficio (Ver Nota 1). semestres de duracin del programa de formacin inicial y los de la carrera de -Mantener la condicin de necesidad trmino. Para ello, EN CARGA DE socioeconmica que lo hizo acreedor del RENOVANTES SE DEBE INFORMAR CON TIPO DE MATRICULA EGRESO beneficio. BACHILLERATO. -Aprobacin de al menos el 60% de las asignaturas inscritas el ao 2010, para el primer ao de estudios. Para cursos superiores, se exige una aprobacin del 70% de las asignaturas inscritas el ao 2010 (Ver Nota 2). El estudiante debe: -Semestres regulares de duracin de la carrera, con un incremento del 50%, en la -Tener matrcula vigente al 18 DE ABRIL medida que cumpla los requisitos de DE 2011. avance acadmico.
Fondo Solidario de Crdito Universitario (FSCU) -Ser alumno regular de la IES en la que se -Para tales efectos, en los programas de otorg el beneficio (Ver Nota 1). formacin inicial como Planes comunes o Bachilleratos se considerarn los -Mantener la condicin de necesidad semestres de duracin del programa de socioeconmica que lo hizo acreedor del formacin inicial y los de la carrera de trmino. Para ello, EN CARGA DE beneficio. RENOVANTES SE DEBE INFORMAR -A partir del tercer semestre, haber CON TIPO DE MATRICULA EGRESO aprobado al menos el 50% de las BACHILLERATO. asignaturas inscritas, de manera acumulada. -Podr extenderse hasta por un perodo adicional de 1 semestre, respecto de -Tener matrcula vigente al 18 DE ABRIL aquellas carreras que tengan una Beca de Reparacin DE 2011 (Ver Nota 1). duracin inferior a 5 semestres, y hasta Ley 19.123: Rettig por un periodo adicional de 2 semestres, -Ser alumno regular de la IES en la que se respecto de aquellas carreras que tengan (Slo Universidades otorg el beneficio (Ver Nota 1). una duracin igual o superior a cinco del Consejo de semestres. Rectores) -Beneficio considera hasta 1 ao despus de terminados los estudios, para obtener el ttulo correspondiente, ya sea porque deba rendirse un examen de grado o licenciatura o presentar una memoria para su aprobacin. El estudiante debe: Becas de Reparacin: Para el caso de Traspaso del Beneficio Educacional Ley 19.992: El estudiante debe:
-Tener matrcula vigente al 18 DE ABRIL DE 2011 (Ver Nota 1). -Semestres regulares de duracin de la carrera (Ver Nota 2). Traspasos y titulares -Ser alumno regular de la IES en la que se Valech. otorg el beneficio (Ver Nota 1). -Para tales efectos, en los programas de formacin inicial como Planes comunes o Ley 19.992 Bachilleratos se considerarn los semestres de duracin del programa de formacin inicial y los de la carrera de trmino. Para ello, EN CARGA RENOVANTES SE DEBE INFORMAR CON TIPO DE MATRICULA EGRESO BACHILLERATO. Para el caso de Titulares del Beneficio Educacional Ley 19.992: -El beneficio tendr vigencia de 1 ao, pudiendo ser renovado anualmente, siempre que se mantenga como alumno regular en la institucin en la que se le
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ABRIL 2011 DIVISION DE EDUCACION SUPERIOR otorg el beneficio. -Beneficio considera hasta 1 ao despus de terminados los estudios, para obtener el ttulo correspondiente, ya sea porque deba rendirse un examen de grado o licenciatura o presentar una memoria para su aprobacin.
Nota 1: Los beneficiarios que deseen cambiar de institucin, podrn excepcionalmente continuar con el beneficio obtenido. Este ao, cada IES aprobar o rechazar los cambios de carreras y beneficios internos, teniendo la salvedad del cumplimiento de todos los requisitos de renovacin para todas las becas. Por tanto, el estudiante SOLAMENTE debe tramitar debidamente la SOLICITUD DE CAMBIO INSTITUCIN, segn se indica en http://www.becasycreditos.cl/renovantes/c_carrera.html, la que debe ser autorizada por el MINEDUC. IMPORTANTE: Deben adjuntar a su solicitud de cambio de institucin el avance acadmico de su antigua IES. Nota 2: Los estudiantes que por razones de salud, embarazo, servicio militar, cambios en su situacin socioeconmica o fuerza mayor deban suspender o postergar sus estudios, podrn excepcionalmente continuar con el beneficio obtenido. Para ello, el estudiante debe tramitar debidamente la SUSPENSIN en el Departamento de Bienestar Estudiantil o reparticin respectiva de la Institucin de Educacin Superior de estudio. La SUSPENSIN debe ser autorizada por la INSTITUCIN Y el MINEDUC y podr extenderse por un perodo mximo de un ao acadmico (ver cronograma).
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ANEXO 2: Estructura Completa de Carga de Renovantes 2011

Columna de Excel A B C D Campo RUT DV Cdigo de Sede Cdigo de Carrera Descripcin Rut del estudiante Dgito Verificador del Rut del estudiante Cdigo de Sede Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Cdigo de la carrera Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 1: Diurno 2: Vespertino 3: Semi presencial (B-Learning) 4: A Distancia (E-Learning) 5: Otro Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 1: Presencial 2: Semipresencial 3: No Presencial Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Versin de carrera Segn Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Ao en que el estudiante ingres a la IES en que se encuentra estudiando. Monto 2010 utilizado por Beca Puntaje PSU Monto 2010 utilizado por Beca Excelencia Acadmica Monto 2010 utilizado por Beca Hijo de profesionales de la Educacin Monto 2010 utilizado por Beca de Pedagoga Monto 2010 utilizado por Beca Juan Gmez Millas Monto 2010 utilizado por Beca Juan Gmez Millas Extranjeros Monto 2010 utilizado por Beca Bicentenario Monto 2010 utilizado por Beca Nuevo Milenio Monto 2010 utilizado por Fondo Solidario de Crdito Universitario Monto 2010 utilizado por Beca Titular Valech Monto 2010 utilizado por Beca Rettig Monto 2010 utilizado por Beca Traspaso Valech 0: Sin Matrcula vigente para el ao 2011 (abandono, eliminado, retiro, entre otros) 1: Matrcula 2011 Vigente 2: Termino de Ciclo Bsico o Bachillerato o Egreso o Titulacin Suspensin Aprobada por la IES 0: Sin Suspensin 2011 1: Con Suspensin el 1er Semestre 2011 2: Con Suspensin 1er y 2do Semestre 2011 0: No presenta avance acadmico requerido 1: Presenta avance acadmico requerido 0: No presenta avance acadmico requerido 1: Presenta avance acadmico requerido Tipo Numrico Texto Numrico Numrico Largo 8 1 2 4
Jornada
Numrico
Modalidad Carrera Versin Carrera Ao Ingreso BPSU 2010 BEA 2010 BHPE 2010 BPED 2010 BJGM 2010 BJGME 2010 BB 2010 BNM 2010 FSCU 2010 Titular Valech 2010 Rettig 2010 Traspaso Valech 2010 Tipo de Matrcula
Numrico
G H I J K L M N O P Q R S T
Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico Numrico
1 4 7 7 6 7 7 7 7 7 7 8 7 7
Numrico
Suspensin 2011 Avance Acadmico Becas Avance Acadmico FSCU
Numrico
Numrico
Numrico
Y Z
0: Pierde todos los Beneficios por cambio en Condicin Condicin Socioeconmica Socioeconmica 1: Mantiene Beneficio por mantener Condicin Socioeconmica. Beca Externa Monto financiado por la beca externa para el 2011
Numrico
Numrico 7
14
ANEXO 3: Revisin Cdigos de Oferta Acadmica Consolidada SIES 2011 Los estudiantes deben ser informados con los cdigos de IES, Sede, Carrera, Jornada, Modalidad y Versin, segn la Oferta Acadmica Consolidada 2011. La que pueden descargar de la Plataforma de Gestin con su misma clave BYC en el men de Oferta Acadmica. Pantalla 10: Revisin de Cdigos de Oferta Acadmica 2011
15

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