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Documentacin del sistema de gestin medioambiental (SGMA) Numeral 4.4.4 Norma ISO 14001:1996 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Presentacin Documentacin requerida en la implementacin de la norma ISO 14001 Directrices generales para la elaboracin de un manual de gestin medio ambiental Directrices generales para la elaboracin de un procedimiento Directrices generales para la elaboracin de instrucciones de trabajo Registros ambientales Bibliografa
PRESENTACIN El texto que se presenta a continuacin, contiene el marco terico de la documentacin del SGMA requerida para dar cumplimiento a la implementacin de la norma ISO 14001:1996. Se anexan la aplicacin de un procedimiento, una Instruccin y un registro al numeral de la norma denominado Planificacin, como una gua para que la empresa construya los dems requeridos en una futura auditoria al SGMA.
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1. DOCUMENTACIN REQUERIDA EN LA IMPLEMENTACIN DE LA NORMA ISO 14001 Las empresas deben redactar en forma clara, resumida y sencilla que es lo que hacen sobre el Sistema de Gestin Ambiental, y actuar tal y como lo haban escrito. El Sistema de Gestin Ambiental (SGMA) de la empresa, deber presentar una base documental que d consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de la organizacin. Con una correcta documentacin escrita se consigue poner al alcance de cualquier miembro de la empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la implementacin del sistema, as como su mantenimiento. Este soporte documental debe guardar relacin en todo momento con el tamao de la empresa y la complejidad de sus actividades. En definitiva, la documentacin debe ser suficiente pero no excesiva, para asegurar as la operatividad del sistema. La Norma ISO 14001:1996 establece en su pargrafo 4.4.4 las exigencias mnimas que el SGMA debe cubrir con respecto a la documentacin: La organizacin debe establecer y mantener al da, en papel o en formato electrnico, la informacin para: a) Describir los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin b) Orientar sobre la documentacin de referencia La documentacin debe ser redactada en un lenguaje sencillo, los contenidos deben tener ideas resumidas y concisas sobre los aspectos concernientes al SGA. Por ltimo, los contenidos deben ser claramente llevados a la prctica, de la misma manera que la prctica debe estar recogida en la documentacin. La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerrquicos, de la siguiente manera: Nivel I: Manual de Gestin Ambiental El Manual Ambiental describe la implementacin de la Poltica Ambiental en la empresa. Se definen objetivos fundamentales, las responsabilidades y los potenciales de realizacin para las distintas unidades empresariales. En el manual ambiental se describen las bases del SGMA, los elementos relevantes para las actividades empresariales y plantea los elementos necesarios para el control del SGMA. Nivel II: Procedimientos
Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecucin. Determinan los aspectos de relevancia ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Todos los procedimientos deben ser formulados en forma sencilla, transparente y comprensible. Indican los mtodos a aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se describen en el ndice del Manual de Gestin Ambiental. Se elaboran por la unidad/seccin competente. Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos
La proteccin operativa del medio ambiente es documentada en prcticas concretas para el personal en forma de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la operacin de instalaciones, el cumplimiento necesario de los valores lmite definidos por ley y medidas correctivas en el caso de divergencias.
Nivel IV: Registros ambientales (sin ser considerados documentos como tales, s forman parte de la documentacin del SGMA, siendo elementos indispensables en la comprobacin de su funcionamiento real).
Los registros provienen de la aplicacin de instructivos y de procedimientos, utilizando los formatos incluidos en estos. Recopilan histricamente la informacin del SGMA, estn ubicados en la carpeta Procedimientos y Registros.
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Es importante resaltar que cada uno de los documentos relacionados anteriormente se representan por medio de conos para su identificacin, as :
INSTRUCCIN
Todo documento del sistema deber ser editado, revisado y aprobado por los respectivos responsables del mismo. En la Figura 1 se muestra grficamente la organizacin jerarquizada de la documentacin del SGMA.
REGISTRO
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NIVEL I
NIVEL II
NIVEL IV
Registros Ambientales
Figura 1. Niveles de la documentacin del SGA
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Una manera de afrontar la documentacin del SGMA es identificando inicialmente que elementos de la norma exigen un Documento, Procedimiento o un Procedimiento Documentado, para tal efecto la Tabla 1 relaciona los elementos de la norma ISO 14001:1996 con su requerimiento: Tabla 1: Elementos de la Norma ISO 14001 con requerimientos documentales Elemento de la Norma Documento Procedimiento Instruccin Registro 4.2 POLTICA AMBIENTAL 4.3 PLANIFICACIN 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales y otros 4.3.3 Objetivos y Metas 4.3.4 Programa de Manejo Ambiental 4.4. IMPLEMENTACIN 4.4.1 Estructura y Responsabilidad 4.4.2Entrenamiento, Conocimiento y Competencia 4.4.3 Comunicacin Externas Internas Externas 4.4.4 Documentacin del SGA 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Preparacin y Respuesta ante emergencias 4.5. VERIFICACIN Y ACCIN CORRECTIVA 4.5.1 Monitoreo y Medicin 4.5.2 No Conformidad y Accin Preventiva y Correctiva 4.5.3 Registros 4.5.4 Auditoria al SGA 4.6 REVISIN POR PARTE DE LA GERENCIA
NIVEL I NIVEL II NIVEL III NIVEL IV
Nota: Algunos elementos de la Norma ISO 14001:1996 no piden explcitamente un documento, pero por su importancia dentro del SGMA es conveniente documentarlos. 1. DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE GESTIN MEDIO AMBIENTAL (Nivel I) El Manual de Gestin Medio Ambiental (MGMA) debe ser un documento que describa el sistema de forma sencilla y breve. ISO 14001 no establece la obligatoriedad en la creacin de un documento de estas caractersticas; en cambio, exige que la empresa disponga de un nivel suficiente de documentacin como para describir los elementos bsicos del SGMA y su interrelacin, as como orientar sobre la documentacin de referencia. Se concluye entonces, que la mejor manera de hacer esto es a travs de un Manual de Gestin Medio Ambiental. El MGMA ser el documento en donde se describan las lneas bsicas del SGMA, convirtindose as en una herramienta de difusin del sistema tanto dentro como fuera de la empresa. En efecto, el manual puede ser empleado como documento de estudio y consulta de cualquier miembro de la
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empresa, de la misma manera que se puede constituir en un texto de difusin de actividades a proveedores y clientes, partes interesadas, etc. La presentacin y el orden seguido para la elaboracin de un MGMA puede cambiar de una organizacin a otra, en todo caso ste no debera ser excesivamente extenso. La siguiente es una propuesta de los puntos y el orden que se debera llevar en un MGA, adaptando y tomando como base la NORMA UNE -ISO 10013 Directrices para Elaborar Manuales de Calidad. Contenido del Manual de Gestin Medio Ambiental Es conveniente que el Manual de Gestin Medio Ambiental contenga los siguientes puntos en este orden: 1. El ttulo, el alcance y el campo de aplicacin: Informacin que se incluye en la portada del manual, en la que se relacionan las actividades, productos o servicios a las cuales se aplica el manual. 2. Tabla de contenido: Una tabla en la que se relacionan todos los captulos o secciones del manual. Es prctico que la tabla de contenido no incluya la numeracin de pginas que normalmente se acostumbra; es mejor, escribir las secciones del manual porque en la revisiones gerenciales se cambian secciones, se replantean objetivos y metas, se mejoran redacciones, etc., lo que implica que cada que se efecte un cambio no se tenga que imprimir de nuevo o re-paginar todo el manual sino la seccin en discusin. 3. Descripcin de la empresa: Pginas introductorias acerca de la organizacin y el manual mismo. 4. Poltica ambiental: Se expone la poltica ambiental de la compaa. 5. Objetivos y metas ambientales: Se establecen los objetivos y metas ambientales relacionndolos con el o los apartes de la poltica ambiental pertinentes. 6. Programa de administracin ambiental: Se relacionan los objetivos y metas ambientales con los responsables de cada objetivo, el plan de accin, los recursos econmicos destinados, recursos humanos (horas/hombre) y las fechas de ejecucin. 7. Estructura organizacional: Se hace una descripcin de la estructura organizacional (organigrama) y se describen cuales son los puestos de trabajo o niveles organizacionales que tienen alguna responsabilidad con el SGA. 8. Elementos del Sistema de Manejo Ambiental: Se hace una descripcin de la forma como la organizacin dar respuesta a cada uno de los elementos requeridos en la Norma ISO 14001. En la descripcin de cada elemento se incluirn los siguientes puntos: Objetivo (definir que se busca con el proceso en discusin); Alcance (rea cubierta con el proceso y exclusiones); Responsabilidad (indicar la unidad organizacional responsable de implementar el elemento y alcanzar el propsito); Proceso (se lista paso a paso que es necesario hacer para cumplir con los requisitos del elemento. Se utilizan referencias si es apropiado) y Documentacin Relacionada (se identifican los procedimientos, formatos, registros y cualquier documento asociado con el elemento en discusin). 9. Definiciones: Incluir una seccin en la que se aclaran trminos que as lo ameriten. Se pretende con ello facilitar la comprensin de los posibles lectores. 10. Informacin de Apoyo: Incluir en esta seccin informacin adicional si es apropiado, por ejemplo un listado maestro de documentos. DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN PROCEDIMIENTO (Nivel II) El procedimiento es una secuencia que define y describe de forma sencilla, comprensible y sin ambigedades, la manera en la que un proceso o actividad debe realizarse para asegurar el buen funcionamiento o desarrollo de la misma. Los procedimientos son documentos principales de referencia en el sistema que facilitan la informacin necesaria y suficiente para cubrir todas las reas de gestin del SGMA. En efecto, son documentos que describen procesos o flujos de actividades, relaciones establecidas entre divisiones y departamentos, responsabilidades, funciones, etc. En cuanto a su estructura, los captulos que componen un procedimiento pueden ser:
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1. Objetivo: Definir que se busca con el procedimiento en discusin. 2. Alcance: Definir el rea de aplicacin del procedimiento. 3. Definiciones: Definir trminos descritos en el procedimiento cuando sea necesario. Se
pretende con ello facilitar la comprensin a todos los posibles lectores. No. Trmino Descripcin
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Responsable: El responsable del Sistema de Gestin Ambiental nombrado por la gerencia, identificar y actualizar semestralmente los requisitos legales aplicables a nuestra compaa. Proceso: El anlisis de los requisitos legales aplicables a un Aspecto Ambiental, sigue la secuencia detallada en el procedimiento Identificacin de Requisitos Legales, el cual se archiva en el Manual de Procedimientos del Sistema de Gestin Ambiental. Documentacin Relacionada: Procedimiento Identificacin de Requisitos Legales Registro de Requisitos Legales ndice de Requisitos Legales Procedimiento Identificacin de Requisitos Legales Objetivo: Proporcionar una secuencia lgica para la identificacin de los requisitos legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales del Sistema de Manejo Ambiental. Alcance: Este procedimiento cubre los requisitos legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales que hacen parte del Sistema de Manejo Ambiental. Definiciones: N-A Responsabilidad: El coordinador del Sistema de Gestin Ambiental es responsable de la confrontacin y actualizacin del Registro de Requisitos Legales cada 6 meses, as como del seguimiento y actualizacin del presente procedimiento cuando sea apropiado. Procedimiento: Para una mejor comprensin del procedimiento vase el siguiente diagrama de flujo. Este diagrama de flujo aplica para tanto para Aspectos Ambientales que hacen parte del Sistema de Gestin Medio Ambiental como para los nuevos (nuevos programas). Actividad
Inicia
Responsable
Comentario
Identificar y tener claridad de las fuentes de informacin de los requisitos legales ambientales
Las fuentes de informacin de la legislacin vigente: Min. M. Ambiente, Legis, CCAA. DUE
Formato ndice de Legislacin Aplicable, el cual contiene: Tipo de Norma, nmero, ao y asunto
Relacionar el Aspecto Ambiental en discusin con la legislacin vigente Formato Registro de Requisitos Legales, el cual contiene: Medio o recurso, nombre del documento, entidad que lo exige, norma que dicta lmites permisibles.
Generar un listado maestro con el Aspecto Ambiental y la legislacin ambiental aplicable. Actualizarlo.
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Termina
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Referencias: Procedimientos Aspectos Ambientales Programa de Administracin Ambiental Documentacin del SGMA No Conformidad y Accin Correctiva y Preventiva ndice de Legislacin Aplicable Registro de Requisitos Legales
Formatos
Registros: El coordinador del Sistema de Gestin Medio Ambiental es responsable de mantener actualizado el Registro de Requisitos Legales y dicho registro ser mantenido en archivos por un mnimo de 3 aos. ELEMENTO DE LA NORMA 4.2 4.3 Poltica Ambiental Planificacin RESPONSABLE
4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales y otros 4.3.3 Objetivos y Metas 4.3.4 Programa de Gestin Ambiental 4.4 Implementacin y Operacin 4.4.1 Estructura y Responsabilidad 4.4.2 Formacin, sensibiliz. Compet. Prof. 4.4.3 Comunicaciones 4.4.4 Documentacin del Sistema 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Preparacin y Plan de Emergencia. 4.5 Verificacin y Accin Correctiva 4.5.1 Seguimiento y Medicin 4.5.2 No Conformidades y Accin Correct. 4.5.3 Registros 4.5.4 Auditoria al Sistema 4.6 Revisin por Parte de la Direccin
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