Manual de Funciones Definitivo v1

MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES POR CARGO
VERSIN 01 GH-S-M01 Pgina 1 de 108 110
TABLA DE CONTENIDO ALCANCE.3 1. REVISOR FISCAL.......4 2. GERENTE GENERAL........7 3. ASISTENTE GENERAL DE GERENCIA......11 4. MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION..............14 5. ASISTENTE DEL CONSEJO DE ADMON...............17 6. JEFE GESTION COMERCIAL..............20 7. JEFE GESTION HUMANA.................23 8. ASISTENTE GESTION HUMANA....................27 9. ASESOR EN SALUD OCUPACIONAL.............30 10. MENSAJERO...................33 11. AUXILIAR SERVICIOS GENERALES..................36 12. RECEPCIONISTA................38 13. JEFE DE LOGISTICA..............41 14. JEFE DE MEDIOS TECNOLOGICOS..................44 15. ASISTENTE DE MEDIOS TECNOLOGICOS (TECNICO)...................47 16. OPERADOR DE MEDIOS TECNOLOGICOS.................50 17. JEFE DE SEGURIDAD............54 18. ASISTENTE DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD.........57 19. JEFE DE OPERACIONES..........60 20. ASISTENTE DEPARTAMENTO DE OPERACIONES...............64 21. REPRESENTANTE ATENCION AL CLIENTE.........67 22. SUPERVISOR DE PATRULLA.......70 23. VIGILANTE........75 24. JEFE DE CALIDAD.....................78 25. COORDINADOR DE CALIDAD..........82 PERFILES ESPECIALES 26. AUDITOR INTERNO DE CALIDAD.......85 PERFILES PARA EL AREA FINANCIERA-CONTABLE 27. CONTADOR..............87 28. ASISTENTE CONTABLE............90 29. TESORERO..............92

30. ASISTENTE DE TESORERIA, Y FACTURACION....................95 31. JEFE DA CARTERA............98 32. ASISTENTE DE CARTERA Y JURIDICA.......101 33. COBRADOR...............104 OTROS PERFILES 34. GERENTE REGIONAL..........106

ALCANCE
1. El presente documento cubre todas las funciones asignadas a los cargos de la Cooperativa de servicios de seguridad privada COOPRESERVIS C.T.A. que se presentan en el siguiente organigrama: (posiciones resaltadas).

NOMBRE DEL CARGO:
1. REVISOR FISCAL
VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Revisin Gerencial Mejoramiento continuo
POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA
Observar racionalidad en el uso de los recursos de la Cooperativa, verificando en las inversiones hechas que exista un beneficio social o econmico para los asociados y dems involucrados con la organizacin. La gestin de todos los procesos internos de la Organizacin deber ser medida Todas las actividades deben ser planeadas y supervisadas, con un componente preventivo y deben guiar a la organizacin a anticiparse a los hechos. Dicha supervisin se har a travs de una agenda semanal de expectativas y actividades. La organizacin debe proporcionar los medios y los recursos adecuados para el cumplimiento de las tareas. La organizacin debe tener una actitud de servicio al cliente. Debemos ser austeros, cuidadosos y eficientes en el ejercicio de nuestras tareas. Cada persona debe responder por hacer bien su trabajo. La Organizacin ofrecer lo que el cliente necesite, las ofertas deben buscar un equilibrio entre la mejor seguridad y su presupuesto. Las obligaciones a corto plazo deben coincidir con los flujos de ingreso de la cooperativa (recaudos) 30, 60 y 90 das. La empresa cumplir estrictamente sus obligaciones con las personas, estado y comunidad. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes a travs de programas estructurados por marketing. Superar las necesidades de nuestros clientes a travs del compromiso constante de cumplir los requisitos del servicio. Los pactados con los clientes los legales y reglamentarios y de mejorar permanentemente nuestros procesos y servicios (poltica de calidad). PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos
PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL:
Velar por el buen uso y aprovechamiento del patrimonio de la organizacin, analizando y vigilando el manejo patrimonial y financiero de la cooperativa a travs de los estados financieros; y otras fuentes de informacin que reflejen el comportamiento y salud econmica de la cooperativa.

RESPONSABILIDADES: Efectuar el arqueo de los fondos de la cooperativa, cada vez que lo estime conveniente y velar porque todos los libros de la cooperativa estn al da, de acuerdo con el plan de contabilidad de la autoridad competente. Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta de la sociedad, se ajusten a las prescripciones de los estatutos, a las decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administracin. Dar oportuna cuenta por escrito a la Asamblea o Consejo de Administracin o al Gerente, segn los casos, de las irregularidades que ocurran en el funcionamiento de la cooperativa y en desarrollo de sus negocios. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspeccin y vigilancia de las cooperativas y rendirles los informes a que hayan lugar o les sean solicitados. Velar porque se lleve regularmente la contabilidad y las actas de las reuniones de la Asamblea y Consejo de Administracin. Inspeccionar asiduamente los bienes de la cooperativa y procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservacin o seguridad de los mismos y de los que ella tenga en custodia a cualquier titulo. Impartir las instrucciones, practicar las inscripciones y solicitar los informes que sean necesarios, para establecer un control permanente sobre los valores sociales. Autorizar con su firma cualquier balance que se haga con su dictamen e informe correspondiente. Convocar a la Asamblea y al Consejo de Administracin a reuniones extraordinarias, cuando lo juzgue necesario. Firmar verificando la exactitud de todos los balances, cuentas y documentos que deben rendir al Consejo de Administracin y Asamblea General; remitirlos a la autoridad competente, para la aprobacin. Constatar fsicamente por todos los medios posibles la autenticidad de los saldos en los libros auxiliares. Constatar fsicamente todos los inventarios y precios. Cumplir las dems atribuciones que le seala la ley o los estatutos y las que siendo compatibles con las anteriores, le recomiende la Asamblea General o el Consejo de Administracin. Apoyar a la cooperativa en la atencin de los entes gubernamentales y los entes comerciales en los eventos que se ejecuten auditorias de carcter externo. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en suministrar informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por la asamblea de socios.

NOMBRE DEL CARGO:
REVISOR FISCAL
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo profesional en Contadura Pblica o Derecho. Especializacin como Revisor Fiscal, y/o cinco aos de experiencia en empresas de economa solidaria. Cursos o seminarios de Cooperativismo. FORMACIN:
EXPERIENCIA: Mnimo 5 aos (para garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la cooperativa). HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO
FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA

NOMBRE DEL CARGO:
2. GERENTE GENERAL
VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Planificacin Estratgica Revisin Gerencial Mejoramiento continuo POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Observar racionalidad en el uso de los recursos de la Cooperativa, verificando en las inversiones hechas que exista un beneficio social o econmico para los asociados y dems involucrados con la organizacin. La gestin de todos los procesos internos de la Organizacin deber ser medida Todas las actividades deben ser planeadas y supervisadas, con un componente preventivo y deben guiar a la organizacin a anticiparse a los hechos. Dicha supervisin se har a travs de una agenda semanal de expectativas y actividades. La organizacin debe proporcionar los medios y los recursos adecuados para el cumplimiento de las tareas. La organizacin debe tener una actitud de servicio al cliente Debemos ser austeros, cuidadosos y eficientes en el ejercicio de nuestras tareas. Cada persona debe responder por hacer bien su trabajo. La Organizacin ofrecer lo que el cliente necesite, las ofertas deben buscar un equilibrio entre la mejor seguridad y su presupuesto. Las obligaciones a corto plazo deben coincidir con los flujos de ingreso de la cooperativa (recaudos) 30, 60 y 90 das. La empresa cumplir estrictamente sus obligaciones con las personas, estado y comunidad. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes a travs de programas estructurados por marketing. Superar las necesidades de nuestros clientes a travs del compromiso constante de cumplir los requisitos del servicio. Los pactados con los clientes los legales y reglamentarios y de mejorar permanentemente nuestros procesos y servicios (poltica de calidad). Elaborar y someter a registro ante la autoridad competente, los reglamentos a los distintos servicios de la cooperativa una vez registrados implementar el servicio de los mismos.
PERSONAL A CARGO: Todo el personal administrativo y operativo. INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa) PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Planear, dirigir y controlar las actividades de la empresa, respondiendo as por su buen funcionamiento.

RESPONSABILIDADES: Representante legal de COOP RESERVIS C.T.A. Nombrar los empleados. Presentar proyectos al consejo de administracin. Ordenar los gastos de primer orden. Firmar toda la documentacin. Gestionar con el apoyo de las diferentes dependencias las quejas de los usuarios. Firmar los contratos de los empleados y los de la vigilancia. Presentar el presupuesto de gastos del ao. Ordenar las investigaciones de todo orden. Convocar a reuniones de consejo cuando se estime conveniente. Controlar los gastos de tesorera. Suspender del cargo a los empleados y asociados cuando se vean en actos de indisciplina. Designar el responsable de la gerencia para la direccin del sistema de gestin de la calidad, verificando la conveniencia y adecuacin del propsito de la empresa. Aprobar / desaprobar la poltica de calidad Dirige las polticas y derroteros de la empresa. Maneja las relaciones pblicas con usuarios y entidades financieras muy importantes que sean necesarias para el correcto desarrollo de la empresa. Efecta las recomendaciones que estime convenientes en los cambios que sean necesarios en la estructura administrativa de la empresa. Aprueba los cambios tecnolgicos que se requieran en la modernizacin y actualizacin de la empresa. Fija metas hasta donde pueden contratar los diferentes responsables administrativos. Revisa y aprueba los balances e informes y los presenta al Consejo de Administracin. Ejecuta todos los actos y celebra todos los contratos civiles, laborales y administrativos, que deben realizarse para el desarrollo de los fines sociales de la empresa. Representa a la empresa judicial y extrajudicialmente o constituir los apoderados respectivos para que la representen. Planear, organizar, promover, dirigir, controlar, fomentar y aplicar los programas encaminados al desarrollo de las actividades especficas de la empresa y en general de los diferentes departamentos. Proponer y aprobar iniciativas conducentes a mejorar los resultados de la gestin adelantada en los diversos departamentos de la empresa. Establecer los objetivos, las polticas y programas a cumplir para el desarrollo de las funciones, as como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que se deben seguir para el logro de los objetivos con el fin de ser evaluados de acuerdo a los indicadores de eficiencia diseados para cada caso. Velar por la adecuada capacitacin y adiestramiento del talento humano de la cooperativa. Administrar adecuadamente los talentos humanos, fsicos, tecnolgicos y

financieros que se le encomiendan para el desarrollo de su gestin. Liderar el Sistema de Gestin de la Calidad, designar el correspondiente representante de la Gerencia y aprovisionar los recursos necesarios para cumplir con los objetivos de calidad de la empresa. Revisar el sistema de gestin de calidad observando su comportamiento y mejora, tomando decisiones necesarias para el logro de los objetivos corporativos y propios del sistema. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Revisar mensualmente la elaboracin de los indicadores de gestin del sistema de calidad, elaborado por cada uno de los dueos de procesos. Evaluar las acciones correctivas y preventivas suministradas por cada uno de los dueos de procesos, decidiendo la ejecucin o no de las mismas y autorizando los recursos requeridos para la mejora. Evaluar la relacin beneficio costo en las inversiones que se generen para la cooperativa, decidiendo o presentando para su decisin al consejo las mismas, asegurando la escogencia de la mejor alternativa. Revisar la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por el consejo de administracin y la asamblea de socios.

GERENTE GENERAL
EDUCACIN: Mnimo Bachiller preferiblemente que este cursando carrera profesional afn al cargo. FORMACIN:
COMPETENCIAS
Cursos o seminarios afines al cargo. Cursos Cooperativismo
EXPERIENCIA: Mnimo 5 aos de antigedad como trabajador asociado. (Con el fin de garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la cooperativa.) HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
3. ASISTENTE GENERAL DE GERENCIA

PROCESO AL QUE PERTENECE: Planificacin Estratgica Gestin comercial Atencin al Cliente ROL: Apoyar la gestin del jefe del rea, desarrollando las tareas administrativas de redaccin y manejo de la informacin de la oficina de gerencia. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como redaccin, archivo, asesoramiento y apoyo de asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.
RESPONSABILIDADES:
Contestar el telfono y tomar el mensaje (Asociados) durante el da. Permitir pasar las llamadas autorizadas por la gerencia. Recibir y entregar la correspondencia de la gerencia Enviar correspondencia a todas las agencias y clientes a nivel nacional generados por la gerencia Redactar y elaborar los oficios requeridos por los usuarios internos y los externos. Colaborar en la elaboracin y archivo de los contratos de los clientes. Revisar, supervisar y mantener actualizados los ordenamientos normativos tanto internos (departamento) como externos (cooperativa) y dems reglamentos relacionados con la cooperativa. Apoyar, administrar, controlar, evaluar y mejorar el desarrollo de los programas, proyectos, procedimientos y actividades tcnicas, administrativas y organizacionales del departamento. Administrar adecuadamente los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos, financieros del departamento. Apoyar en el primer acercamiento a los clientes potenciales, para la resolucin de inquietudes y fomento del negocio. Recepcionar y revisar la informacin acerca de licitaciones a las cuales puede participar la Organizacin. Coordinar con dems agencias la entrega de los requerimientos legales y

administrativos solicitados por la gerencia. Controlar la recepcin y envi de la informacin emanada por las agencias para la gerencia. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: Planificacin Estratgica y Gestin Comercial (Contratos). Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. apoyar en la documentacin legal de la cooperativa (impuestos seguros y plizas) mantener al da las plizas de cumplimiento de contrato y las que se requieren para los clientes. Archivo H.V administrativos, carpetas ( vehculos, clientes, departamentos), documentacin legal y crditos bancarios Manejar archivos muertos H.V procesos especiales y contratos terminados. Realizar solicitudes de clientes internos a gerencias. Realizar y archivar informes mensuales ante SSUP.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE GENERAL DE GERENCIA

EDUCACIN:
COMPETENCIAS
Mnimo Bachillerato (Grado 11). Homologable con experiencia mnima de 2 aos en cargos donde se haya requerido o se deduzca el uso de la plataforma Windows Word, Excel, Power Point, o curso acreditando esta formacin.
FORMACIN:
EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
4. MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Resoluciones del consejo Supervisin y control POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA No faltar a mas de 3 reuniones del consejo de forma consecutiva y sin excusa justificada Realizar el curso de educacin cooperativa dentro de los 3 meses posteriores a su nombramiento. Se debe dar cumplimiento al decreto 356 y 2535 Garantizar la confidencialidad de las decisiones tomadas en el ejercicio de sus funciones.
PERSONAL A CARGO: Todo el personal operativo de la cooperativa a nivel nacional y el personal administrativo a travs de la gerencia. INTERACCIN: Con clientes internos. OBJETIVO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Tomar las decisiones correspondientes a garantizar que se cumplan los estatutos de la cooperativa y se mantenga el control permanente sobre los asociados de la cooperativa aplicando los reglamentos vigentes de ley y propios de la cooperativa.
RESPONSABILIDADES: Aprobar los presupuestos y fijar la nomina de empleados de la cooperativa Decidir sobre la admisin, sancin, exclusin, traspaso, devolucin de certificados de aportacin a los mismos, ascenso de los asociados o declarar la insubsistencia y/o vetar los nombramientos que no se ajusten a los cargos propuestos y autorizar plenamente los gastos extraordinarios que ocurrieron en el curso de cada ejercicio. Decidir sobre el retiro por calidades en las condiciones para ser asociado conforme al estatuto. Evaluar cuantas de las fianzas que debe presentar el gerente, tesorero y otros cargos de la cooperativa que manejen fondos, todos aquellos con aprobacin de la entidad gubernamental competente que ejerza control y vigilancia. Nombrar al gerente, al comit de educacin y los miembros de comits especiales los cuales deben ser asociados, procurando nombrar tales funcionarios de acuerdo con el gerente y si es el caso fijndoles remuneracin.

Examinar y aprobar en primera instancia las cuentas que debe presentar el gerente acompaado de un informe explicativo. Reglamentar el crdito y descuentos fijando cupos y promedio de la operacin. Establecer las multas y el valor de las mismas de acuerdo a lo establecido en los estatutos de la cooperativa. Autorizar al gerente a celebrar operaciones que requieran manejo de dineros de acuerdo con los lmites establecidos en los estatutos de la cooperativa. Todas aquellas funciones que correspondan como ente administrativo y que no se encuentren adscritas a otros organismos. Acatar los dictmenes emitidos por la asamblea general de la cooperativa Nombrar, de ser necesarios comits de carcter especial determinando sus integrantes as como las competencias que estos deben poseer y sus respectivas funciones. Dirigir a COOP-RESERVIS C.T.A. hacia el cumplimiento de su objeto social, en beneficio de todos los asociados. Convocar a la Asamblea General ordinaria y extraordinaria y presentar el orden del da y reglamento. Declarar dimitente al Revisor Fiscal y al Suplente cuando no cumpla con sus funciones. Cuando esto ocurra se debe nombrar un Revisor externo, mientras se convoca a asamblea general para el nombramiento oficial de nuevo Revisor Fiscal y Suplente y de igual manera con la junta de vigilancia, PRESIDENTE DEL CONSEJO: o Convocar y presidir las reuniones y vigilar por el fiel cumplimiento de los estatutos, reglamentos y hacer que se cumplan las decisiones tomadas por la asamblea General y el Consejo. o Presidir todos los actos oficiales de COOP.RESERVIS C.T.A en representacin del Consejo. o Autorizar junto con el representante Legal las inversiones de los fondos aprobados por el consejo y dar visto bueno a los balances. SECRETARIO DEL CONSEJO: o Firmar conjuntamente con el presidente los documentos y correspondencia que por su naturaleza requieran la intervencin de este funcionario. o Llevar los libros de actas de todas las Sesiones de Asamblea General y Consejo de Administracin y el libro de los asociados. o Desempear las funciones que le asigne el Consejo. o Ser secretario de la Asamblea segn el caso. o Responder por el buen funcionamiento de todos los archivos y dems documentos.

NOMBRE DEL CARGO:
MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACCION

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachillerato (Grado 11).
FORMACIN: Curso de vigilancia mnimo nivel Bsico. Mnimo 30 de horas en cursos de economa solidaria y/o Cooperativismo.
EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (3) Tres aos. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
5. ASISTENTE DEL CONSEJO ADMINISTRACIN.

PROCESO AL QUE PERTENECE: Supervisin y Control Servicio No Conforme. ROL: Apoyar la gestin del consejo de administracin, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos, externos y presidente del consejo de administracin. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, coordinacin de asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.
RESPONSABILIDADES: Contestar llamadas telefnicas vinculadas con acciones o actividades del consejo de administracin. Llevar las actas de las reuniones correspondientes al consejo de administracin. Realizar las resoluciones de retiro de los asociados de todas las agencias que son retiros voluntarios e irrevocables. Hacer las aceptaciones de los asociados cuando ingresan a la cooperativa. Llamar a descargos a los asociados por las diferentes faltas que cometan de orden disciplinario o personal las cuales no tengan relacin con siniestros (no relacionadas con hurtos u otra accin que genere una responsabilidad civil por parte de la cooperativa). Hacer las resoluciones de fijacin de responsabilidad, de multas y las resoluciones de exclusiones de los asociados, retiros forzosos, llamados de atencin y sanciones. Hacer seguimiento a los casos en donde al asociado han dictaminado como pendiente. Realizar las resoluciones de exclusin, sancin para todas las agencias. Registrar en el acta de consejo los exonerados o pendientes de acciones. Recibir de los asociados los recursos de reposicin y de apelacin cuando se generen. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la

cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la cooperativa. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: supervisin y control del servicio no conforme. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones con carta de peticin firmada por el responsable que la requiera. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Gestin de solicitudes ante el consejo: -Prestamos (no calamidades, que no sean inmediatos) -Solicitud de traslados de ciudad -Reintegros - Auxilio para capacitaciones. -Auxilio mutuario Realizar edictos de consejo cuando los asociados no firman resoluciones (excepto admisiones) NOTA: a nivel nacional exceptuando descargos. Certificacin de la representacin legal de la cooperativa ante trmites que lo requieran.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DEL CONSEJO ADMN.

EDUCACIN:
COMPETENCIAS
Mnimo Bachiller (Grado 11).
FORMACIN: Curso en manejo de recepcin, secretariado o servicio al cliente. Y/o Cursos asociados con la plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,). EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
6. JEFE DE GESTIN COMERCIAL

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Gestin comercial Ofertas y contratos Planeacin del servicio POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Cotizar de acuerdo con el decreto 073 del 2002. Regirse por la ley 80 de contratacin estatal. Cumplir con lo que se promete. Ofrecer en la cotizacin los recursos fsicos, humanos y tecnolgicos que el cliente necesite y que la empresa pueda proveer. No ofrecer soborno o comisin para ganar los contratos en los negocios. Entregar las cotizaciones en el menor tiempo posible. Programar una cita para acercamiento personal con el cliente y el seguimiento de la oferta. Cumplir con cada procedimiento del sistema de calidad. Buscar la venta ms rentable en valor y en tiempo. Verificar toda actividad que se realice en el rea comercial. Buscar la fidelizacin del cliente aprovechando los recursos de la cooperativa. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes. Enfocar las cotizaciones de los servicios acorde con las polticas establecidas por la alta direccin.
PERSONAL A CARGO: Gestor comercial INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa). PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Promover el crecimiento de la empresa por medio de la venta integrada de los servicios de vigilancia Humana y Monitoreo de Alarmas, mediante una adecuada utilizacin de los recursos, realizando Anlisis del mercados tendiente a identificar las necesidades de los clientes actuales y potenciales; que satisfaga las necesidades, obteniendo as mayor competitividad y rentabilidad para la organizacin.
RESPONSABILIDADES: Realizar las cotizaciones o presupuestos con destino a los posibles usuarios (basndose en visitas inspectivas). Desarrollar las licitaciones bajo la coordinacin de la gerencia conforme con lo

establecido en los pliegos de condiciones. Coordinar con la gerencia y dems jefes la capacidad para ofrecer los servicios y requisitos exigidos por el cliente. Coordinar con las dems dependencia en el momento de la aceptacin por el cliente, la instalacin del servicio. Coordinar la ejecucin de la visita inspectiva, del servicio con medio humano y del servicio con medio tecnolgico. Elaborar la solicitud de servicios en el momento que se reciba y/o exista la necesidad del cliente. Elaborar el informe para la instalacin del servicio en el momento que se requiera planear la instalacin y ejecucin del servicio. Medir su proceso con base en los indicadores de gestin establecidos para el mismo. Controlar la ejecucin de las actividades comerciales bajo las polticas y tareas definidas por la cooperativa. Conservar en archivo electrnico y fsico la informacin registrada en las ofertas, contratos, planeacin del servicio, indicadores de gestin del rea y desarrollo de las acciones correctivas y preventivas. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en suministrar informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, brindar la informacin solicitada para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Coordinar con el cliente la realizacin de reuniones para la venta del servicio y sostenimiento. Realizar anlisis del mercado actual de la empresa y la competencia. Desarrollar e informar sobre las propuestas comerciales, para su respectiva aprobacin. Realizar y comunicar a los clientes las contraofertas aprobadas por la gerencia. Mantener informados a los jefes de cada departamento (segn corresponda) sobre los cambios en las ofertas tanto de nuevos o antiguos contratos. Verificar y realizar seguimiento a los departamentos sobre el cumplimiento de la oferta presentada al cliente. Mejorar las tarifas presentadas a los clientes de manera que beneficien la utilidad de la cooperativa y a sus asociados. Solicitar a los clientes la confirmacin de las ofertas presentadas. Realizar y mantener actualizado el cuadro de costos de todos los puestos de servicio. Recepcionar de las diferentes agencias la informacin para el desarrollo de indicadores de gestin. Asesorar a las agencias sobre las ofertas comerciales presentadas a los clientes. Mantener una continua comunicacin con el cliente con el fin de realizar un seguimiento a las cotizaciones y reajustes de tarifas. Comunicar al departamento correspondiente sobre las novedades de facturacin de nuevos y antiguos puestos de servicio.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE GESTIN COMERCIAL

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo bachiller (Grado 11).
FORMACIN: Seminarios, cursos o diplomados referentes al cargo. Seminarios y/o cursos en marketing, ventas y manejo de personal administrativo. EXPERIENCIA: Mnimo una experiencia en la cooperativa como trabajador asociado no inferior a dos (2) aos. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO-ALTA MEDIO MEDIO-ALTA MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
6. JEFE DE GESTIN HUMANA

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Gestin humana o Seleccin y Vinculacin o Formacin POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Dar cumplimiento con lo establecido en los estatutos de la cooperativa y dems legislacin laboral establecida por el gobierno aplicable a la cooperativa. Todo personal que ingrese a la cooperativa debe pasar por un proceso de seleccin, induccin y entrenamiento. Se aceptan reintegros del personal operativo con previa autorizacin de la Alta Direccin. En coordinacin con seguridad, se notificar a todo el personal de las no conformidades que requiera descargos que en ocasin de su trabajo haya presentado. Realizar actividades de bienestar social. Cumplir con los procedimientos de la norma ISO 9001 Se propender por el desarrollo intelectual del asociado. Todo plan y programa de formacin debe estar orientado al desarrollo de las competencias del personal determinadas por la gerencia. Comprometerse con un programa de salud ocupacional con el fin de mejorar el ambiente de trabajo. Hacer cumplir las polticas de no fumadores, alcohol y drogas para los asociados de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: Recepcin, asistente de gestin humana, psicloga. INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa) PROPSITO PERFIL OCUPACIONAL: Seleccionar, administrar, evaluar y capacitar el recurso humano de la Empresa, mediante la ejecucin de programas, aplicando los conocimientos propios de la formacin profesional para desarrollar las actividades. As como velar por el cumplimiento de sus beneficios prestacionales y econmicos dentro de la cooperativa..
RESPONSABILIDADES: Coordinar y verificar el proceso de seleccin de hojas de vida del personal aspirante a ingresar a COOP RESERVIS C.T.A. Ejercer control permanente sobre el personal con el propsito de mejorar competencias. Apoyar en la seleccin del perfil para cada puesto de acuerdo al requerimiento de operaciones.

Recibir, tramitar y dar respuesta a las inquietudes referentes al departamento presentadas por el cliente. Tener actualizados las hojas de vida de todo el personal a nivel nacional. Revisin de los contratos del personal que sea vinculado a la cooperativa y mantener a la gerencia general informando de los mismos y dems novedades que se presenten. Supervisar la elaboracin de afiliaciones, retiros, novedades del personal de las diferentes EPS, Pensin y ARP Medir los indicadores de gestin del sistema de gestin de calidad y reportar los resultados a la Gerencia. Gestionar las competencias del personal administrativo, operativo y auditores internos, incluyendo la definicin de programas de entrenamiento, mtodos de evaluacin y acciones derivadas de la misma. Revisar los procesos, procedimientos, planes, registros diseados para la gestin de calidad. Hacer cumplir las disposiciones de acciones correctivas, preventivas, auditoras internas propias de su proceso. Proponer, revisar, supervisar y mantener actualizados los ordenamientos normativos tanto internos como externos y dems reglamentos relacionados con el departamento. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales que regulan la actividad del Departamento y las proferidas por la Gerencia General. Administrar y desarrollar adecuadamente los talentos humanos de la cooperativa. Establecer los planes y programas correspondientes a la seleccin, transferencia, eliminacin, y limpieza de los archivos a su cargo, dentro de las polticas trazadas por la empresa, garantizando as el cumplimiento de las actividades del sistema archivstico. Presentar a la Gerencia General informes peridicos sobre el desarrollo de los asuntos inherentes a su cargo y los informes especiales que le sean solicitados. Desempear las dems funciones sealadas y que correspondan a la naturaleza del cargo y del departamento. Ejecutar las polticas de administracin y desarrollo del recurso humano de la cooperativa. Verificar y mantener actualizadas las hojas de vida de los asociados para fortalecer la gestin del departamento. Coordinar el cumplimiento de las normas disciplinarias y ejecutar las respectivas sanciones econmicas. Dirigir, ejecutar y controlar los procesos de reclutamiento, seleccin, induccin, capacitacin y evaluacin del personal. Desarrollar programas de bienestar social encaminados al mejoramiento de la calidad de vida del asociado. Velar por la actualizacin del Manual de funciones. Atender y orientar a los asociados en situaciones de orden laboral, social y familiar. Proponer el plan de capacitacin para el rea. Liderar El programa de salud ocupacional Liquidar descansos cooperativos

Efectuar liquidacin de incapacidades y traslados de puestos de trabajo, para modificar compensaciones Realizar informes a la superintendencia correspondientes al departamento. Atender asesores comerciales de EPS. y AFP. para las actividades de promocin. Realizar la contratacin de los asociados Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: gestin humana en su formacin y seleccin e ingreso, de los asociados Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Ejecutar, verificar y analizar la nomina de todas las agencias de la cooperativa. Ingresar al sistema de la cooperativa las afiliaciones de EPS, AFP, ARP y caja de compensacin de los asociados. Realizar y verificar el pago de las prestaciones sociales a nivel nacional. Recibir e ingresar en el sistema la informacin de novedades correspondiente a la nomina de cada una de las agencias. Verificar la depuracin realizada de los estados de cartera de AFP y EPS. Revisar en el sistema de nomina los saldos de quincena para realizar la aprobacin de prstamos o anticipos a los asociados. Auditar y programar las vacaciones de los asociados. Mantenerse actualizado sobre el listado de los asociados a los cuales se les realizo un prstamo o anticipo.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE GESTIN HUMANA

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller (Grado 11).
FORMACIN: Diplomados en sistema integrado de aportes a la seguridad social o cursos afines al cargo.
EXPERIENCIA: Es conveniente y adecuada para la cooperativa tener una persona en este cargo con mnimo 4 aos de experiencia en la cooperativa. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
8. ASISTENTE DE GESTIN HUMANA

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin humana Seleccin y Vinculacin gestin de documentacin del Dpto. ROL: Apoyar la gestin del jefe del rea, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de los asociados de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, coordinacin de asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.
RESPONSABILIDADES: Contestar el telfono y recibir mensajes de la dependencia con el propsito atender las solicitudes de cliente externo e interno (asociados). Recibir y realizar el trmite respectivo de la correspondencia del departamento. Enviar correspondencia a todas las agencias y clientes internos relacionada con las necesidades de gestin humana. Prestar el apoyo requerido por el jefe de gestin humana para el logro de los resultados propuestos. Archivar, mantener actualizados y vigentes los Registros apropiados de la educacin, formacin, habilidades y experiencia del personal. Atender y solucionar las inquietudes de los asociados de manera personalizada y/o telefnicamente, suministrando la informacin pertinente y manteniendo la reserva correspondiente. Generar y/o manejar datos, archivos e informacin adecuadamente que faciliten el manejo de novedades de personal. Colaborar con las dems actividades del Departamento cuando por necesidades del servicio se requiera. Elaborar y entregar a los asociados los contratos y afiliaciones que por ley deben tener todos los empleados de la Cooperativa. Atender las referenciaciones solicitadas por otras entidades sobre los asociados. Elaborar los oficios (recomendaciones, solicitudes) y otras diligencias en que la cooperativa se ha comprometido a apoyar al asociado.

Coordinar con la ARP, la gestin necesaria para la atencin de accidentes de trabajo. Afiliar a los asociados a los entes de seguridad social, segn el caso, ARP, EPS, caja de compensacin, fondo de pensiones etc. Tramitar afiliaciones, novedades y de Seguridad Social: E.P.S., A.F.P. y A.R.P. Llevar a cabo los reportes de accidentes de trabajo.. Hacer entrega de carns de EPS, ARP y caja de compensacin familiar.. Atender asesores comerciales de EPS. y AFP. para novedades. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la gestin humana. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Gestin de la documentacin parafiscal para recoger los cheques de pago en los puestos de trabajo. Realizar las certificaciones de los asociados para su respectiva aprobacin. Apoyar en el ingreso de novedades de nomina. Recibir a nivel nacional las novedades de ingreso para realizar el trmite de plizas de vida y aseguradora. Revisar, depurar e informar a las entidades correspondientes los rezagos del pago a EPS y AFP. Informar al departamento de operaciones y al consejo de administracin las novedades (renuncias) de los asociados. Apoyar al departamento jurdico en trmites, y suministro de informacin referente a los asociados.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DE GESTIN HUMANA

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachillerato (Grado 11).
FORMACIN: Diplomas de cursos o seminario en sistemas. Homologable con experiencia mnima de 1 ao en cargos donde se haya requerido o se deduzca el uso de la plataforma Windows Word, Excel, Power Point, o curso acreditando la esta formacin.
EXPERIENCIA: Mnimo 1ao en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
9. ASESOR EN SALUD OCUPACIONAL

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin Humana ROL: Cumplir con la misin, visin y polticas de calidad, de salud ocupacional y organizacional que apliquen a sus actividades. Determinar las competencias (habilidades) al personal candidato a ingresar a la cooperativa y apoyar en el crecimiento de las competencias. Asegurar un clima organizacional con un bajo ndice de ocurrencia de sucesos relacionados con problemas psicosociales. Asegurar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la cooperativa, con el propsito de prever y/o los riegos en el campo de la salud ocupacional. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar el cumplimiento del programa de salud ocupacional de la cooperativa, con el propsito de prever y mitigar los riegos en el campo de la salud ocupacional Asegurar que el personal que ingresa a la cooperativa, sea hbil para el cargo, evaluando esta competencia con pruebas psicotcnicas y de conocimiento..
RESPONSABILIDADES: Coordinar con el departamento de gestin humana con el propsito de Desarrollar las actividades programadas en el plan de gestin establecido por la A.R.P con el propsito de mejorar la salud ocupacional de la cooperativa. Coordinar con el departamento de gestin humana actividades que Mejoren la seguridad industrial en los puestos de la cooperativa. Sugerir y apoyar al departamento de gestin humana actividades que Prevean el no cumplimiento del programa de salud ocupacional establecido para la cooperativa. Actualizar el programa de salud ocupacional y el cronograma de actividades. Suministrar mediante capacitaciones los conocimientos necesarios a los miembros de la cooperativa para la mejora del programa de salud ocupacional. Ejecutar y analizar mecanismos de medicin de la salud ocupacional de la cooperativa con el propsito observar el avance del clima organizacional. Programar con el departamento de gestin humana capacitaciones mensuales al interior de la cooperativa para los asociados con el propsito de reducir los

problemas en salud ocupacional. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y los requeridos por los requisitos de carcter legal. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos de salud ocupacional. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por la gerencia, enmarcadas en el campo de la asesora para la cooperativa. Apoyar en la gestin junto con el departamento de Gestin Humana en el trmite de pensin a los asociados. Suministrar informacin al departamento de Gestin Humana referente a Salud Ocupacional. Actualizar Panorama de Riesgos (1 vez al mes). Realizar la reunin del COPASO (1 vez al mes). Coordinar las actividades relacionadas con el mdico. Coordinar en equipo de trabajo los requerimientos o solicitudes de personal nuevo, para los diferentes puestos. Aplicar y analizar la prueba Psicotcnica y de conocimientos pertinente. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal. Realizar las entrevistas a los candidatos a ingresar a la cooperativa y poder dar un previo concepto de Aceptacin o Rechazo. Coordinar con el departamento de gestin humana con el propsito de Desarrollar las actividades programadas en el plan de gestin establecido por la A.R.P con el propsito de mejorar la salud ocupacional de la cooperativa. Coordinar con el departamento de gestin humana actividades que Mejoren el bienestar social de la cooperativa. Suministrar mediante capacitaciones los conocimientos necesarios a los miembros de la cooperativa que lo requieran con el propsito de conservar un clima organizacional saludable Ejecutando mecanismos de medicin del mismo con el propsito de observar su avance. Recepcin de llamadas con el in de agilizar el proceso de ingreso del asociado. Ejercer Control con respecto a la documentacin necesaria de ingreso. Verificar la referenciacin. Realizar visitas domiciliarias.

NOMBRE DEL CARGO:
ASESOR EN SALUD OCUPACIONAL

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Grado 11. Preferible carrera profesional afn al cargo.
FORMACIN: Diplomas en Tcnico o tecnlogo en salud ocupacional o Higiene y Seguridad Industrial. Diplomado en seleccin de personal. EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos de experiencia en cargos relacionados. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO-ALTO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
10. 10. MENSAJERO

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin Humana ROL: Apoyar todos los departamentos mediante el manejo de la documentacin y valores de gran importancia, siendo una persona discreta, gil y responsable. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Realizar todas las funciones afines a la mensajera, apoyando a todos los departamentos mediante el manejo de la documentacin que sea encomendada.
RESPONSABILIDADES: De acuerdo a la programacin entregada diariamente debe realizar funciones como: Llevar documentacin a los clientes que se requiera. Visitar puestos de trabajo para establecer contacto y consecucin de posibles contratistas. Entrega de propuesta solicitadas por clientes. Entrega de correspondencia y documentacin confidencial. Solicitud de certificaciones, y documentacin requerida para la presentacin de ofertas. Diligencias en Bancos y entidades financieras. Compra de suministros que se requiera con carcter urgente Trasportar funcionarios de COOP-RESERVIS C.T.A., cuando este requiera un traslado rpido. Realizar los trmites legales solicitados por el departamento de Jurdico o el de Cartera que sean de carcter confidencial e inmediato. Realizar cotizaciones encargadas por las directivas de COOP-RESERVIS C.T.A. Informar cualquier tipo de novedad suministrada por el cliente. Realizar labores de mensajera propias de la Compaa. Realizar la ruta segn la zona que maneja en la semana. Las diferentes diligencias que se realicen deben quedar registradas en la planilla de control,

Maneja documentacin y valores de gran importancias, para lo cual requiere discrecin, agilidad y responsabilidad. Mantener el casco de seguridad , chaleco reflector, Zapatos adecuados esencialmente antideslizantes, guantes, impermeable y dotacin requerida por ley, para el manejo de la motocicleta. Mantener en optimo estado el medio de movilidad, con el cual fue contratado para realizar sus labores diarias.

NOMBRE DEL CARGO:
MENSAJERO
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Grado 9 Bachillerato
FORMACIN: Manejo de Motocicleta. Curso supervisor. Curso de Vigilante. EXPERIENCIA: Mnimo dos (2) aos en cargos de Vigilancia o Mensajera preferiblemente. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
11. 11. AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

PROCESO AL QUE PERTENECE: o Gestin Humana ROL: Apoyar la gestin de todos los departamentos desarrollando tareas de aseo de la cooperativa y atencin al personal administrativo as como clientes. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas tales como: mantenimiento, limpieza, y atencin al personal tanto administrativo, como externo, sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.
RESPONSABILIDADES: Asegurar un ambiente de trabajo limpio y saludable. Mantener las oficinas y lugares de trabajo ordenadas y aseadas. Atender personal interno as como personal externo en caso de que se requiera. Mantener el bao de la cooperativa limpio. Arreglar entrada principal. Solicitar al departamento de logstica los instrumentos que se requieran para la realizacin del trabajo en el momento adecuado. Mantener guantes y el uniforme de dotacin requerido por ley.

NOMBRE DEL CARGO:
AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Grado 11.
FORMACIN: No aplica
EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
12. RECEPCIONISTA
PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin Humana
ROL: Asegurar una buena comunicacin entre los entes externos a la cooperativa y las dependencias administrativas, con fin de entregar una respuesta satisfactoria al que llama. (Cliente externo, interno, entidades gubernamentales, entidades comerciales y otros organismos vinculados con la cooperativa). PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar una buena comunicacin, y filtrar las comunicaciones que desgastan a la administracin
RESPONSABILIDADES: Contestar el conmutador y pasar las llamadas a las extensiones correctas. Llevar el registro de visitantes y contratistas Llevar el registro de ingreso de personal (solicitar documentacin si es necesario) Recibir y entregar la correspondencia a las reas pertinentes Filtrar las comunicaciones que no estn relacionadas con las dependencias de la cooperativa. No entregar informacin de reserva para la cooperativa a extraos, as como informacin personal de los asociados. Verificar y entrega la documentacin de las hojas de vida necesarias para el proceso de reclutamiento y seleccin del personal nuevo al departamento de gestin humana. Trasladar las llamadas al personal administrativo una vez estos den la aprobacin de la llamada. Solucionar inquietudes de los asociados de fcil respuesta para las cuales este autorizada Consultar con el visitado si es posible atender la persona, en caso afirmativo permitir el ingreso a las instalaciones. Recibir la correspondencia de la compaa y entregarla con su correspondiente registro de entrega.

Mantener aseado su lugar de trabajo y en buen estado los equipos y elementos entregados para la realizacin de sus tareas. Registrar los mensajes cuando se requiera y dirigirlos a quien corresponda. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Informar sobre eventos realizados por la empresa a los asociados. Entregar y sacar fotocopias de los documentos que maneja. Recibir informacin referente a la entrega de cheques y comunicarla a monitoreo. Recibir las prendas de los asociados retirados en buenas condiciones de aseo. Recibir, anotar en el formato correspondiente y entregar (departamentos de gestin humana y logstica) los distintivos y carnes de los asociados retirados. Realizar las actas de reuniones ordinarias y extraordinarias que realice la junta de vigilancia (Consignas en el libro de actas). Elaborar los comunicados, cartas, sugerencias, solicitudes y dems, para que sean aprobadas en acta.

NOMBRE DEL CARGO:
RECEPCIONISTA
FORMACIN: Curso en manejo de recepcin, secretariado o servicio al cliente. Formacin homologable con mnimo 2 aos en cargos donde utilice plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point). EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
13. JEFE DE LOGSTICA

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Logstica y Mantenimiento o Elementos o Materiales o Mantenimiento (preventivo y correctivo) o Proveedores POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Toda compra de elementos deber ser por escrito (orden de compra) y con la autorizacin del gerente. Por poltica toda solicitud de elementos deber ir con las especificaciones completas (talla, color, etc., usuario). Por poltica se debe anexar al archivo de entradas y salidas del correspondiente del elemento. La persona asignada al almacn debe establecer inventario fsico de elementos existentes mensualmente y las condiciones de los mismos determinando el mantenimiento de los equipos o elementos daados. Debe existir un control sobre los uniformes distribuidos por el proveedor correspondiente. En el momento de un retiro, se deben reclamar las insignias escudos, placas apliques de los uniformes. Se deben mantener actualizados los inventarios. Los elementos y mantenimientos solicitados se deben suministrar en el menor tiempo posible PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos, proveedores y tesorera en el mantenimiento y control del armamento. OBJETIVO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Comprar y almacenar los elementos requeridos en puestos al igual que mantener en orden los registros de compras junto con las entradas y salidas de los medios e insumos requeridos en la organizacin para su adecuado funcionamiento.
RESPONSABILIDADES: Coordinar con la gerencia general, cotizaciones, contratos, calidad y confecciones de uniformes y prendas y dems medios de dotacin del personal de asociados a nivel nacional. Verificar y exigir que los proveedores cumplan en los requisitos acordados. Registrar en entradas y salidas de almacn los movimientos existentes en el

mismo. Enviar a las agencias las dotaciones de uniformes y prendas para el personal de asociados. Presentar a la gerencia general, cotizaciones para adquisiciones de equipo de mantenimiento y control de lo mismo medios tecnolgicos para la vigilancia. Coordinar el Mantenimiento, revisin y dotacin del equipo automotor y software respectivos asignados para la prestacin del servicio de vigilancia y seguridad privada. Coordinar con la gerencia, las resoluciones emanadas de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada que tenga que ver con los reglamentos de uniformes y distintivos del personal de vigilancia. Elaborar actas a la gerencia de los elementos inservibles o extraviados para ser dados de baja. Atencin telefnica de clientes internos, externos y proveedores que hacen parte de la cooperativa, dando efectiva solucin a sus inquietudes y/o inconformidades correspondientes al departamento. Llevar continuamente el inventario de elementos y presentar a gerencia, registrando las rdenes de entrada de cada uno de los diferentes elementos o productos llevando un control por cada tem. Elaborar las rdenes de Pedido-Servicio. Apoyar al jefe de operaciones en los elementos y mantenimientos que sean necesarios para atender adecuadamente la presentacin del servicio. Hacer evaluacin, seleccin y reevaluacin anual de proveedores de los diferentes productos que debe adquirir la cooperativa en el campo de dotaciones, medios tecnolgicos, mantenimiento y aprovisionamiento de vehculos. Visitar las instalaciones de los proveedores, para verificar la solidez de la empresa, calidad de los productos y capacidad de cumplimiento. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: gestin logstica y de mantenimiento, incluyendo los elementos dados para vigilancia con medio humano y medio tecnolgico. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Entregar los originales de las diferentes facturas al departamento de contabilidad. Verificar el cumplimiento de las especificaciones dadas por los proveedores. Mantener en buenas condiciones el almacn y los elementos del inventario. Realizar las compras de los elementos de acuerda a las necesidades de los departamentos y de la cooperativa.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE LOGSTICA
COMPETENCIAS
EDUCACIN:
Mnimo Bachiller o deseable estudios Universitarios en Carreras afines al cargo. FORMACIN: Cursos y o diplomados relacionados con el cargo. EXPERIENCIA: Mnimo un (2) aos de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
14. JEFE DE MEDIOS TECNOLGICOS

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio o Control del servicio o Monitoreo de las alarmas o Atencin al cliente POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Apoyar tcnica y operativamente a la jefatura de operaciones en el desarrollo y pronta gestin del servicio de medios tecnolgicos, en cuanto a su instalacin, monitoreo, terminacin, atencin y control Prestar con diligencia el apoyo tcnico a los clientes de servicios de medios tecnolgicos para la compaa. Obrar con lealtad, honestidad y diligencia en el momento de realizar funciones para la cooperativa en las instalaciones del cliente. Administrar de manera optima los recursos asignados por la cooperativa para el desempeo de las labores.
PERSONAL A CARGO: Personal incurso involucrado en el monitoreo de alarmas (Operador de medios tecnolgicos y Tcnico de medios tecnolgicos) INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Gestionar para el cliente externo y el rea operativa las actividades pertinentes a la prestacin del servicio con medios tecnolgicos reduciendo las no conformidades y quejas generadas.
RESPONSABILIDADES: Apoyar tcnicamente la gestin de comercial de la organizacin en la elaboracin de la oferta. Realizar la visita inspectiva para monitoreo de alarmas y apoyar en la elaboracin del diseo de CCTV para los puestos con medios tecnolgicos. (en colaboracin con el Departamento de Seguridad). Coordinar el clculo de elementos y materiales necesarios para la instalacin de las alarmas y cmaras Coordinar la Ejecucin de las actividades de instalacin de las alarmas y las cmaras para las fechas acordadas con el cliente. Verifica y coordina la programacin de los paneles de control radio o telfono. Coordina y verifica el cambio o asignacin de las claves con el cliente y las

identificaciones personalizadas para ingresarlas al sistema. Coordinar con el cliente el da y hora de inicio del monitoreo. Gestionar las visitas de mantenimiento preventivo y correctivo a los puestos con medios tecnolgicos. Coordinar con el cliente externo las necesidades de mantenimiento de los kits o de garantas ocasionadas no conformes en las instalaciones. Verificar y aprobar las actas donde se define la propiedad de la cooperativa y la propiedad del cliente. Registrar las novedades requeridas para la facturacin para su ejecucin contable. Coordinar las novedades del servicio y gestionar los cambios en el diseo solicitados por el cliente. Coordinar la prestacin del servicio con medios tecnolgicos (instalacin, adicin y retiro del servicio), con la accin por parte del radio operador ante cada evento. Atender, realizar seguimiento y verificar las acciones tomadas ante quejas y no conformes ocurridos en el servicio. Coordinar con el cliente el levantamiento del servicio registrando la propiedad del cliente y la propiedad de la cooperativa. Entrenar el personal nuevo en el servicio de monitoreo para la ejecucin de las tareas del servicio.(operadores de medios tecnolgicos y tcnicos). Solicitar al departamento de logstica el material necesario para la instalacin y para el mantenimiento de los elementos del servicio. Conservar en archivo electrnico y fsico la informacin registrada en las instalaciones, monitoreo, levantamiento, atencin de quejas, control del servicio, registro de las no conformidades, indicadores de gestin del rea y desarrollo de las acciones correctiva y preventivas. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en suministrar informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Coordinar el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de la central. Coordinar la instalacin y montaje de equipos en la central. Velar por el buen funcionamiento de equipos de la central. Suministrar la informacin requerida en caso de presentarse un siniestro. Realiza y coordina el soporte tcnico del rea de sistemas de la empresa (software, red, computadores, entre otros). Asistir a reuniones con el cliente cuando sea necesario con el fin de dar un apoyo a las recomendaciones de seguridad.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE MEDIOS TECNOLGICOS

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller o deseable estudios Universitarios en Carreras afines al cargo. FORMACIN: Cursos y o diplomados relacionados con el rea Tecnolgica y/o Electrnica. EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos afines o similares. HABILIDADES: FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
15. ASISTENTE DE MEDIOS TECNOLGICOS (TCNICO)

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio (Medios Tecnolgicos) o Atencin al cliente o Control del servicio o Monitoreo de las alarmas POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Apoyar tcnica y operativamente el servicio de medios tecnolgicos, coordinando el trabajo de campo con los clientes y el gestor de medios tecnolgicos. Apoyar la labor operativa del gestor de servicios para medios tecnolgicos. Obrar con lealtad, honestidad y diligencia en el momento de realizar funciones para la cooperativa en las instalaciones del cliente. Utilizar de manera optima los recursos asignados por la cooperativa para el logro de sus resultados
PERSONAL A CARGO: Personal involucrado en el monitoreo de alarmas. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Apoyar la Gestin de la cooperativa para la atencin tcnica al cliente externo con el fin de la reduccin de las no conformidades y quejas generadas en la prestacin del servicio con medios tecnolgicos.
RESPONSABILIDADES: Ejecutar las disposiciones del jefe, en cuanto a los requerimientos para la instalacin y desinstalacin de los medios tecnolgicos en los puestos. Solicitad el aprovisionamiento de elementos necesarios para ejecutar las instalaciones al jefe de Medios Tecnolgicos. Diligenciar los formatos destinados para evidenciar la instalacin de los elementos requeridos. Ejecutar los mantenimientos correctivos y preventivos programados los de elementos instalados por puesto, ejecutando las garantas programadas con los clientes y verificando el buen funcionamiento de los medios tecnolgicos prestados como servicio por la cooperativa.. Obrar con lealtad, honestidad y diligencia en el momento de realizar funciones para la cooperativa en las instalaciones del cliente.

Desarrollar con el cliente un plano de la ubicacin de los medios en cada uno de los puestos. Conservar en archivo electrnico y fsico as como entregar conservar en buenas condiciones la informacin registrada en las instalaciones, monitoreo, levantamiento, atencin de quejas, control del servicio, registro de las no conformidades, indicadores de gestin del rea, estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales, informacin necesaria en licitaciones y desarrollo de las acciones correctiva y preventivas. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Velar por el buen uso y manejo de los elementos asignados por la cooperativa para el desplazamiento y las funciones a realizar. Ejecutar las actividades de soporte tcnico para el cliente interno. Apoyo en cuanto al desarrollo de las visitas inspectivas. Verificar e inspeccionar los elementos o equipos instalados para la cooperativa.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DE MEDIOS TECNOLGICOS (TCNICO)

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller. Curso bsico para Tcnico de Medio Tecnolgico.
FORMACIN:
EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses en cargos similares o afines. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
16. TECNOLGICOS 16. OPERADOR DE MEDIOS TECNOLGICOS

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio o Monitoreo de Alarmas o Servicio No conforme ROL: Desarrollar la funciones de monitoreo de alarmas, control de la central de radio PERSONAL A CARGO: No aplica. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Ejercer el control y seguimiento del sistema operativo y de comunicaciones para monitoreo de alarmas, dando oportuno aviso sobre las novedades del mismo.
RESPONSABILIDADES: FUNCIONES DE MEDIOS TECNOLGICOS: Coordinar las comunicaciones propias del servicio. Verificar cierre y aperturas de los puestos. Recibe los diferentes reportes radiales y telefnicos con las novedades sobre la prestacin de los servicios. Responde por la reaccin inmediata ante cualquier eventualidad, contingencia y emergencia e informa a sus superiores. Mantener actualizado el listado telefnico de los nmeros de emergencia (Cooperativa, Polica, Bomberos, ambulancia, A.R.P) Prevenir que su puesto de trabajo sea vctima de atentados, robos y actos delincuenciales, informando a sus superiores todos los riesgos existentes. Solicitar a la empresa los elementos de dotacin que se vayan agotando o que se necesiten para el buen desempeo de su trabajo Cuidar de su buena presentacin personal. Atender los eventos definidos en el software del monitoreo de alarmas. Enviar el mensaje o dar respuesta a las pruebas o confirmar las alarmas activadas desde el sitio de su ubicacin. Recibir quejas, inquietudes de los clientes, para trasmitirlos a los diferentes departamentos. Realizar reportes de rutina y control del personal q se encuentra en el sitio de trabajo. Revisar las cmaras del circuito cerrado de televisin, previendo que no se

encuentren riesgos de amenaza comprobada de siniestro (atentados, robos, terrorismo, actos indebidos de los asociados de la cooperativa que atente contra las buenas costumbres dentro de las instalaciones, etc.) Coordinar con las autoridades de la ciudad (bomberos, polica, ejercito, sijin dijin, gaula, etc.), el apoyo ante amenaza comprobada en puestos bajo en monitoreo de alarmas. Coordinar con el supervisor de patrulla y de medio tecnolgico las acciones a tomar ante amenaza comprobada. Confirmar que los eventos relacionados en el monitor de las alarmas sean reales (encendido de botn de pnico, activacin de alarma, etc.) dentro de los horarios determinados. Confirmar con los usuarios las aperturas y cierres fuera de horarios establecidos. Confirmar con los usuarios la informacin relevante a los santos y seas asignados en los casos requeridos. Coordinar segn el medio de la alarma la reaccin (radio o telefnica) Recibir las novedades presentadas en cada una de las agencias. Recibir y comunicar novedades presentadas en cada una de las agencias de operaciones. Informar la gestin de atencin tcnica ante dao de los equipos de monitoreo de la central Cumplir con las consignas generales y especficas del puesto.
FUNCIONES DE SEGURIDAD CON MEDIO HUMANO Coordinar con los vigilantes las horas establecidas para realizar los reportes de radio. Diligenciar la planilla de control de radio por puesto. Coordinar con las autoridades correspondientes los apoyos para las posibles reacciones que ser requieran ante amenaza comprobada en puestos de vigilancia con medio humano. Coordinar los apoyos requeridos por los supervisores de patrulla a los puestos ante necesidades por parte de los asociados. Comunicar los reportes de radio, para citaciones o para otro tipo de comunicados de inters para los asociados. Comunicar fallas presentadas por el que presta el servicio. FUNCIONES DE CONTROL DE COMUNICACIONES Mantener la disciplina y el respeto en la red de comunicaciones con los asociados para los diferentes puestos, con fin que el medio sea usado adecuadamente e informarlo a superiores. Controlar el uso del consumo del celular de la cooperativa. Controlar el uso de la lnea Internet para los usuarios. Mantener en buen estado y aseado el puesto de trabajo y los medios asignados para la ejecucin de sus funciones.

FUNCIONES GENRICAS Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: atencin al cliente, supervisin y control del servicio no conforme, en servicios de vigilancia con medio tecnolgico y medio humano. Diligenciar los registros de servicio no conforme para la empresa. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Coordinar la entrega de radios a supervisores. Coordinar con los supervisores cobradores la gestin para la recoleccin de cheques. Diligenciar la minuta en caso de novedad, comunicar al departamento de operaciones y realizar los respectivos controles. Coordinar la entrega de armas y municiones. Recibir correspondencia de los departamentos para que sea entregado a supervisores. Coordinar e informar las novedades presentadas por los asociados para que sean desarrolladas por cada departamento. Mantener actualizado el archivo de asociados que se encuentran detrs de la cooperativa (listado de guardas). Manejar adecuadamente el software de monitoreo. Registrar eventualidades y novedades presentadas en el software de monitores, cierre, ingreso de puestos al sistema.

NOMBRE DEL CARGO:
OPERADOR DE MEDIOS TECNOLGICOS

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachillerato.
FORMACIN: Curso bsico de Medios Tecnolgicos.
EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a 6 meses o en su defecto haber prestado servicio militar obligatorio en el ejrcito o en la polica nacional. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
17. JEFE DE SEGURIDAD

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio Atencin al cliente Servicio No conforme POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Dar respuesta a los procesos disciplinarios, las quejas y los no conformes levantados (siniestros) en la prestacin del servicio, con el propsito de aclarar y evidenciar la verdad ante la reclamacin del cliente interno y externo. PERSONAL A CARGO: Personal incurso en investigaciones. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Gestionar al interior de la cooperativa las investigaciones que resulten de procesos disciplinarios en la prestacin del servicio, siniestros (robos o incidentes ocurridos con el cliente), teniendo en cuenta las disposiciones legales y reglamentarias del sector, bajo el mtodo de recoleccin de evidencia objetiva y adelantando las consultas requeridas segn los casos, de tal manera que se defienda el patrimonio de la cooperativa en todos los casos.
RESPONSABILIDADES: Definir, realizar seguimiento y cerrar las acciones tomadas de las no conformidades o quejas y reclamos que le sean trasladadas por el departamento de operaciones y/o Gerencia. Gestionar y analizar cada uno de los diferentes casos bajo la orientacin del departamento jurdico. Organizar el expediente incluyendo toda la documentacin que se adelanta tales como inspeccin ocular, fotografas, descargos y dems diligencias que sean ordenadas por el departamento jurdico o gerencia. Presenta o emitir las conclusiones de cada uno de los casos analizados o investigados para conocimiento y decisiones del consejo de administracin. Coordinar con el departamento operativo las diferentes respuestas de los procesos administrativos para el cliente externo ante las novedades definidas por el consejo de administracin. Coordinar la estadstica necesaria con el propsito de consolidar los indicadores de gestin del rea operativa. Coordinar con el consejo las pruebas objetivas para concluir los casos para los procesos disciplinarios y los siniestros (robos e incidentes ocurridos con el

cliente). Desarrollo de los respectivos informes conteniendo: Inspecciones oculares. Testimonios de personal involucrado. Conclusin y concepto para aprobacin del consejo administrativo. Gestionar de acuerdo con las novedades adelantadas por el consejo administrativo, el resultado de los procesos disciplinarios y administrativos. Coordinar con la Gerencia las conclusiones de cada uno de los procesos disciplinarios y administrativos, referentes a la prestacin del servicio de vigilancia y seguridad privada. Coordinar con la gestin comercial el anlisis de riesgos y estudios de seguridad requeridos para puestos futuros. Tomar medidas preventivas o correctivas en los puestos de trabajo a nivel. nacional o en las personas relacionadas con las novedades que se presenten Dems funciones inherentes al cargo. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: atencin al cliente y supervisin y control del servicio no conforme, en servicios de vigilancia humana y con Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Recibir los siniestros, informar los pasos a seguir y comunicar al cliente lo sucedido. Informar al cliente la documentacin necesaria en caso de siniestro o novedad y verificarla una vez recibida. Realiza la visita inspectiva y el estudio de seguridad, dando un previo concepto del servicio. Verificar y coordinar con el departamento de medios tecnolgicos los puntos vulnerables para la instalacin de equipos, as como posibles recomendaciones que mejoren la prestacin del servicio. Comunicar a contabilidad los pagos efectuados por conciliaciones generadas en la prestacin del servicio. Reunirse con el cliente cuando este lo solicite. Apoyar cuando se requiera y mantener una continua comunicacin con el departamento de operaciones. Realizar charlas de seguridad a los asociados.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE SEGURIDAD
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo bachillerato (Grado 11).
FORMACIN: Curso de Vigilancia y de Supervisor, mnimo nivel Bsico. Cursos y/o diplomados afines al cargo.
EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (3) tres aos. (para garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la cooperativa) HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO
FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA HABILIDADES CORPORATIVAS (COMUNICACIN, TRABAJO EN EQUIPO, MANEJO DE CONFLICTOS, SOCIABILIDAD, FACTOR EMOCIONAL, LIDERAZGO) SUMATORIA
NOMBRE DEL CARGO:

18. 18. ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

PROCESO AL QUE PERTENECE: Servicio No Conforme. Atencin al cliente
ROL: Apoyar la gestin del departamento de seguridad, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea.
RESPONSABILIDADES: Contestar llamadas telefnicas vinculadas con acciones o actividades del departamento de seguridad y atenderlas suministrando o recibiendo la informacin pertinente. Devolver las llamadas que sean necesarias para garantizar la buena atencin al cliente. Mantener y administrar los archivos del departamento de seguridad en medio fsico y magntico Mantenimiento y uso adecuado de los recursos de la oficina. Registrar la informacin que llega al departamento y brindarla cuando le sea solicitada por personal administrativo de la cooperativa que la requiera. Redaccin y elaboracin de informes propios del departamento de operaciones. Recibir la correspondencia del departamento de seguridad. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la cooperativa. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: supervisin y control del servicio no conforme. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales. Realizar cartas de recomendaciones de seguridad, as como de respuesta a

novedades relacionadas con hurtos. Realizar reporte de novedades a la superintendencia de vigilancia. Realizar las citaciones a descargos. Tomar descargos a vigilantes por hurtos. Montar esquema de estudio de seguridad.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD

FORMACIN: Curso en manejo de recepcin o secretariado o programacin. Cursos asociados con la plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,). EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
19. JEFE DE OPERACIONES

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio o Control del servicio o Medio humano fija-mvil o Atencin al cliente
POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA El vigilante debe responder por los elementos entregados para el servicio. El jefe de operaciones y supervisor deben peridicamente supervisar el estado de los elementos en cada uno de los puestos. El jefe de operaciones debe ejecutar las visitas a los clientes Se debe dar cumplimiento al decreto 356 y 2535 Los vehculos destinados para la ruta de supervisin deben utilizarse solamente para el servicio de la cooperativa. El supervisor debe entrevistarse con el cliente durante su recorrido. Toda investigacin (siniestro o novedad del servicio) debe generar un registro que evidencie su tratamiento y cierre. No se debe dejar sin servicio de seguridad un puesto de la cooperativa. Los servicios no conformes de los puestos deben tener tratamiento y cierre correspondiente.
PERSONAL A CARGO: Todo el personal operativo. INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Coordinar y controlar las actividades y tareas que permitan el desarrollo adecuado de la Prestacin del servicio en las modalidades fija. Mvil, con o sin armas.
RESPONSABILIDADES: Atencin telefnica y personal del cliente externo e interno. Recibir informe de no conformidades y quejas, evaluarlos y apoyarse en el departamento de seguridad para dar respuestas o tramitar a la dependencia respectiva. Solicitar el diligenciamiento de investigaciones administrativas, segn quejas o reclamos presentados por el cliente externo y disciplinarias segn informes de no conformidades en el servicio presentadas por supervisores. Realizar el trmite correspondiente de los requisitos exigidos por ley, como lo

es la credencial de la superintendencia y velar porque se mantengan vigentes los cursos de vigilancia y dems documentos. Emitir respuestas a clientes externos sobre las quejas relacionadas con el departamento. Coordinar con seguridad las visitas inspectivas y vulnerabilidades a puestos existentes y presentar a la gestin comercial el resultado para mejorar la oferta. Coordinar con gestin humana y logstica la necesidad de personal y los requerimientos para la instalacin o mantenimiento del puesto. Entrenar o Instruir al personal seleccionado sobre las consignas especficas del nuevo puesto y ordenar que reciban la induccin sobre el conocimiento y manejo del puesto. Presentar al personal nuevo con oficio de presentacin para el cliente, coordinando el dispositivo requerido por el cliente. Controlar la calidad y mejora continua en prestacin del servicio de vigilancia, en cada uno de los puestos. Visitar peridicamente a los administradores, gerentes y/o representantes de los puestos, para conocer sus conceptos del personal, calidad del servicio y recomendaciones o exigencias tendientes a mejorar. Realizar cambios de personal de los puestos que las administraciones o representantes legales hagan y realizar el anlisis del perfil y cualidades que debe reunir quien se designe en reemplazo. Ordenar el programa de supervisin y control de vigilancia para la ciudad de Bogot y verificar su rendimiento y estricto cumplimiento confrontando las planillas de supervisin con el listado del sector asignado. Informar al departamento de medios tecnolgicos, las mejoras en seguridad para los puestos y tramitar el anlisis y recomendaciones a la administracin respectiva. Emitir memorandos al personal asociado de felicitaciones y llamados de atencin, segn los requerimientos de los usuarios o por disposicin propia. Conocer y hacer conocer a los asociados vigilantes de las normas de seguridad y vigilancia que ordena la autoridad competente o que sean adecuadas para una eficiente prestacin del servicio de vigilancia privada. Elaborar las consigna generales y especificas por puesto (funciones) de los vigilantes y mantenerlas actualizadas con ayuda de visitas espordicas al mismo. Asistir a reuniones que soliciten las administraciones relacionadas con la calidad de la prestacin del servicio. Realizar salidas espordicas a los puestos para actualizar y elaborar los manuales de consignas especficas. Programar y organizar en coordinacin con gestin humana los cursos de capacitacin para el personal relacionados con el campo de la seguridad. Coordinar la programacin de los vigilantes por puesto de acuerdo con los dispositivos establecidos. Autorizar y nombrar relevos Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: instalacin, realizacin del servicio, terminacin,

atencin al cliente, supervisin y control del servicio no conforme, incluyendo los servicios de vigilancia con medio humano. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por el jefe inmediato Desarrollar y mantener actualizado el control de radios y armamento Controlar y verificar que se realice e informe a los departamentos correspondientes la terminacin del servicio de vigilancia en un puesto. Coordinar la asignacin de relevos (por novedades, peticin de administracin, calamidad del asociado) en los puestos de servicio. Coordinar con nomina las novedades en los turnos de los vigilantes.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE OPERACIONES
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller. FORMACIN: Curso de Vigilancia y Supervisor, mnimo nivel Bsico Cursos y/o diplomados afines al cargo.
EXPERIENCIA: Es conveniente y adecuada para la cooperativa tener una persona en este cargo con mnimo 6 aos de experiencia en la cooperativa. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
20. 20. ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

PROCESO AL QUE PERTENECE: Control del servicio Servicio No Conforme. Atencin al cliente ROL: Apoyar la gestin del departamento de operaciones, desarrollando las tareas administrativas de digitalizacin y manejo de la informacin de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo administrativo tales como digitalizacin, archivo, manejo de agendas de citas, carnetizacin de los asociados, atencin al cliente interno y externo. Sean ejecutadas oportunamente dentro del rea. RESPONSABILIDADES: Contestar llamadas telefnicas vinculadas con acciones o actividades del departamento de operaciones y atenderlas suministrando o recibiendo la informacin pertinente. Llevar el control de las placas utilizadas por los asociados de la cooperativa. Devolver las llamadas que sean necesarias para garantizar la buena atencin al cliente. Mantener y administrar los archivos del departamento de operaciones en medio fsico y magntico Mantenimiento y uso adecuado de los recursos de la oficina. Registrar la informacin que llega al departamento y brindarla cuando le sea solicitada por personal administrativo de la cooperativa que la requiera. Realizar las cartas de presentacin y de vacaciones de la empresa dirigidas a los clientes en el momento de instalar el servicio o en casos especiales que sean solicitadas. Redaccin y elaboracin de informes propios del departamento de operaciones. Recibir la correspondencia del departamento de operaciones. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal asociados con la cooperativa. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: supervisin y control del servicio no conforme.

Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales. Mantener al da los documentos exigidos por la Supervigilancia, en cuanto a la obtencin de la credencial. Elaborar memorandos de llamados de atencin al os asociados as como al consejo. Elaborar consignas generales y especficas. Estar pendiente de la cancelacin y terminacin de puestos para pasar reporte a contabilidad para la previa facturacin. Pasar informes a Gerencia sobre las cancelaciones e instalaciones de puestos mes a mes. Hacer las novedades de nomina de los asociados. Mantener actualizadas las planillas y procurar que estn disponibles para la manipulacin de los supervisores. Diligenciar formatos de la supervigilancia para solicitar la credencial, cumpliendo con los requisitos.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller (Grado 11). Curso en manejo de recepcin o secretariado o programacin. Cursos asociados con la plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,). Mnimo 6 meses en cargos relacionados o similares. HABILIDADES: FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO
FORMACIN:
EXPERIENCIA:

NOMBRE DEL CARGO:
21. 21. REPRESENTANTE DE ATENCION AL CLIENTE

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Gestin comercial Ofertas y contratos Planeacin del servicio POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Cotizar de acuerdo con el decreto 073 del 2002. Regirse por la ley 80 de contratacin estatal. Cumplir con lo que se promete. Ofrecer en la cotizacin los recursos fsicos, humanos y tecnolgicos que el cliente necesite y que la empresa pueda proveer. No ofrecer soborno o comisin para ganar los contratos en los negocios. Entregar personalmente las cotizaciones en el menor tiempo posible. Programar una cita para acercamiento personal con el cliente y el seguimiento de la oferta. Cumplir con cada procedimiento del sistema de calidad. Buscar la venta ms rentable en valor y en tiempo. Buscar la fidelizacin del cliente aprovechando los recursos de la cooperativa. Debemos hacernos amigos de nuestros clientes. Enfocar las cotizaciones de los servicios acorde con las polticas establecidas por la alta direccin.
PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos (Todos los procesos de la Cooperativa) PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Identificar las necesidades y solucionar las quejas oportunamente de los clientes actuales y potenciales, obteniendo as mayor competitividad y rentabilidad para la organizacin.
RESPONSABILIDADES:
Coordinar con la gerencia y dems jefes la capacidad para ofrecer los servicios y requisitos exigidos por el cliente. Medir su proceso con base en los indicadores de gestin establecidos para el mismo. Apoyar a la cooperativa en aquellas actividades de orden administrativo en el evento que se requiera. Conservar en archivo electrnico y fsico la informacin registrada en los,

indicadores de gestin del rea, desarrollo de las acciones correctivas y preventivas, quejas presentadas por los clientes y oficios de respuesta a los mismos. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Brindar apoyo en el registro y suministro de informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Coordinar con el cliente la ejecucin de reuniones para la solucin de quejas o peticiones. Realizar visitas administrativas, encuestas de cliente externo y llamadas al cliente con el fin de mantener una continua comunicacin, conocer sus inquietudes y percepcin del servicio. Apoyar cuando se requiera, a los departamentos en las reuniones concertadas con clientes actuales y potenciales. Realizar y entregar oficios de respuesta (sobre quejas) al cliente, con aprobacin de gerencia ( si es necesario). Mantenerse informado y actualizado sobre la tablas de costos, normas, decretos, entre otros documentos referentes a la prestacin del servicio, as como del ingreso o retiro de puestos. Concertar reuniones que sean solicitadas por gerencia o administradores, sirviendo como puente de comunicacin. Comunicar oportunamente a los diferentes departamentos las quejas (falencias, daos, entre otros) con respecto a la instalacin, prestacin y finalizacin del servicio, para su correspondiente solucin. Realizar el seguimiento de las quejas presentadas por el cliente para una pronta y final respuesta. Repartir cotizaciones de los nuevos puestos. Recepcionar y direccionar las llamadas y mensajes (quejas) del cliente de acuerdo al departamento encargado de dar solucin Direccionar a los asociados sobre las inquietudes que tengan. Verificar la eficacia de las acciones tomadas por cada uno de los departamentos para la solucin de quejas. Asesorar al cliente sobre trmites y costos para la prestacin del servicio cuando se requiera. Comunicar al cliente actual y potencial la imagen corporativa de la empresa y su funcionamiento.

NOMBRE DEL CARGO:
REPRESENTANTE DE ATENCION AL CLIENTE

FORMACIN: Cursos y/o Diplomados relacionados con servicio al cliente, mercadeo o ventas. Formacin Homologable con los conocimientos adquiridos en mnimo dos 2 aos de servicios en la cooperativa. EXPERIENCIA: Mnimo una experiencia en la cooperativa como trabajador asociado no inferior a dos (2) aos. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO- ALTO MEDIO MEDIO-ALTO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
22. 22. SUPERVISOR DE PATRULLA / MOTORIZADO / COORDINADOR DE PUESTO

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio Servicio no conforme ROL: Controlar y vigilar el cabal cumplimiento de los requisitos del sistema de gestin de calidad, durante la prestacin del servicio. PERSONAL A CARGO: Guardas ubicados en los diferentes puestos INTERACCIN: Con clientes internos y externos PERFIL OCUPACIONAL: Coordinar con el jefe de operaciones el control y supervisin del servicio desde la instalacin hasta la terminacin del mismo. Controlando el cumplimento de las consignas generales y especficas en los puestos. Asegurar que el servicio de vigilancia con medio humano se preste con las caractersticas pactadas con el cliente
RESPONSABILIDADES EN PATRULLA: Ejercer el control en la calidad de prestacin de servicio de los guardas en cada uno de los puestos en su presentacin personal y cumplimiento de su deber. Gestionar las sugerencias y observaciones del usuario administrador o representante legal de cada puesto. Distribuir la factura que emite facturacin y cobranzas a los respectivos usuarios. Realizar apoyo en cuanto a la recepcin y entrega de la correspondencia en las dependencias de COOP RESERVIS C.T.A. Presentar al departamento de operaciones las planillas de supervisin y control, realizadas durante el turno en buen estado y diligenciados. Rendir informes de los hechos o anomalas que conozcan durante su turno de servicio inmediatamente se conozca. Rendir informes por fallas en el servicio inmediatamente finalizados, como hechos sobresalientes de los asociados que ameriten las acciones que den lugar. Realizar personalmente todas las funciones de su cargo con diligencia,

actividad y buena fe. Cumplir estrictamente las rdenes impartidas por el jefe de Operaciones y los reglamentos de la cooperativa. Guardar la reserva con prudencia y responsabilidad sobre la informacin que se obtenga en cumplimiento de sus actividades y que las normas y la conveniencia hagan necesarias, salvaguardando los intereses de la cooperativa. Mantener y restituir en buen estado los elementos de trabajo que le entrega la empresa salvo el deterioro normal y no usarlos en trabajos distintos a los encomendados por la cooperativa. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones administrativas, comerciales y operativas con sus superiores y compaeros de trabajo. Reportar por radio o telfono al operador de medios tecnolgicos el inicio y la finalizacin de operaciones. Reportar al operador de medios tecnolgicos constantemente las, novedades, no conformidades, salida del puesto y destino. Formar, orientar, entrenar y capacitar al vigilante en lo que respecta a las funciones, consignas y procedimientos que deba cumplir en el puesto de trabajo para brindar un buen servicio con calidad, especialmente en lo que concierne a los controles de acceso a las dependencias. Realizar inspeccin al vigilante, al puesto de trabajo e instalaciones del cliente Elaborar y presentar los informes de novedades y no conformidades detectadas en los puestos Verificar que el vigilante este dando cumplimiento estricto a los consignas Generales y especficas. Registrar en la minuta y planilla de control de puesto la visita de supervisin de calidad. Presentar ante el usuario los nuevos vigilantes asignados al servicio impartiendo la induccin y conocimiento del puesto. Controlar la existencia de la documentacin que se requiere para el buen funcionamiento de los puestos y propender por la organizacin de los mismos. Actualizar y apoyar los anlisis preliminares de riesgos as como el mantenimiento al servicio y presentar recomendaciones para el mejoramiento de la seguridad en el puesto. Instruir permanentemente a los vigilantes sobre el conocimiento y funciones de los puestos para la mejora continua del servicio. Presentar al cliente las soluciones y verificar desarrollo para el seguimiento de las mismas. Conocer y transmitir de forma escrita los Objetivos, Misin y Visin de la Empresa. Mantener permanentemente la disciplina y comportamiento del personal. Mantener los vehculos limpios, bien presentados y en perfecto estado de funcionamiento y propender por que los vehculos tengan su documentacin y de ms requisitos para su movilizacin vigente e informar oportunamente sobre el mantenimiento requerido. Cumplir con el reglamento estipulado en el Cdigo Nacional de Transito. Responder por el vehculo asignado en cuanto a accesorios, equipo de carretera y dems elementos que componen la operacin de los vehculos. Estar pendientes de los mantenimientos que se le realicen al vehculo

asignado y si es necesario realizarlo. Conducir el vehculo asignado para el cumplimiento de sus funciones y prestar el servicio de transporte de personal autorizado, documentos mercancas, y dems elementos que se le encomienden Cumplir con las disposiciones sobre el mantenimiento, tanqueo y adecuado uso de los vehculos de la cooperativa. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de indicadores de gestin, Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato. Verificar que el guarda continuamente repase los documentos entregados tales como; consignas generales, consignas especficas as como las comunicaciones impartidas por la cooperativa.
RESPONSABILIDADES MOTORIZADO / ATENDIENDO MEDIOS TECNOLGICOS: Revisar al inicio y terminacin del turno la moto asignada, informando las novedades fsicas o mecnicas al Jefe de logstica y de operaciones. Atender acorde con los procedimientos de reaccin los eventos que motive el monitoreo de alarmas Realizar supervisin a los puestos de monitoreo de alarmas y registrarlo De acuerdo con la programacin de la ruta asignada cumplir con la ejecucin de la misma. Comunicar a sus superiores las no conformidades que han sido difciles de corregir en el puesto mediante el uso del registro de servicio no conforme. Comunicar de manera inmediata las no conformidades encontradas en el servicio para su pronta solucin. Coordinar con las autoridades respectivas el apoyo operativo ante la necesidad de reaccionar si se presenta una amenaza comprobada de siniestro. Coordinar con el operador de medios tecnolgicos las comunicaciones requeridas o las inquietudes transmitidas por el cliente externo e interno de la cooperativa. Mantener en orden y aseo los equipos y vehculos asignados por la cooperativa para la prestacin del servicio. Mantener la disciplina y las normas establecidas por la cooperativa para la prestacin de un buen servicio. Registrar la planilla de supervisin los no conformes encontrados durante el recorrido a los puestos. Recibir las sugerencias y observaciones del usuario administrador o representante legal de cada puesto para comunicrselas al responsable. Efectuar el recaudo por concepto de pago de cada una de las administraciones, entregndola en cada forma a tesorera. Apoyar la factura que emite facturacin y cobranzas a los respectivos usuarios. Apoyar correspondencia en las dependencias de COOP RESERVIS C.T.A. y distribuirla a su respectivo destino. Rendir informes de los hechos o anomalas que conozcan durante su turno de servicio.

Rendir informes por fallas en el servicio como hechos sobresalientes de los asociados que ameriten las acciones que den lugar. Realizar personalmente todas las funciones de su cargo con diligencia, actividad y buena fe. Cumplir estrictamente las rdenes impartidas por el jefe de Operaciones, jefe de medios tecnolgicos y reglamentos de la cooperativa. Guardar la reserva con prudencia y responsabilidad sobre la informacin que se obtenga en cumplimiento de sus actividades y que las normas y la conveniencia hagan necesarias, salvaguardando los intereses de la cooperativa. Mantener y restituir en buen estado los elementos de trabajo que le entrega la empresa salvo el deterioro normal y no usarlos en trabajos distintos a los encomendados por la cooperativa. Apoyar en cuanto al trmite y desarrollo de las visitas de mantenimiento a los clientes en los cuales se prestan los servicios Presentar novedades o no conformidades de los servicios Realizar inspeccin al vigilante, al puesto de trabajo e instalaciones del cliente Elaborar y presentar los informes de novedades y no conformidades detectadas en los puestos Guardar rigurosamente la moral en las relaciones administrativas, comerciales y operativas con sus superiores y compaeros de trabajo. Apoyar a la supervisin en el control de la prestacin del servicio para los puestos. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de indicadores de gestin.

NOMBRE DEL CARGO:
SUPERVISOR DE PATRULLA / MOTORIZADOS / COORDINADOR DE PUESTO

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo grado 11 de bachillerato. FORMACIN: Curso de Vigilancia, mnimo nivel Bsico y Curso de Introduccin a la vigilancia o Certificacin de la homologacin expedida por la superintendencia de vigilancia. Curso de supervisores. EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (2) dos aos o tener experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
23. 23. VIGILANTE

PROCESO AL QUE PERTENECE: Control del servicio Prestacin del servicio Atencin al cliente
ROL: Cumplir las funciones inherentes con la prestacin del servicio PERSONAL A CARGO: No Aplica INTERACCIN: Con clientes externos PERFIL OCUPACIONAL: Ejecutar a cabalidad las consignas generales y particulares existentes en los puestos con el propsito de reducir las quejas y novedades del servicio. Logrando de esta manera incrementar la satisfaccin del cliente.
RESPONSABILIDADES: Cumplir con las consignas generales y especficas de la cooperativa. Mantener los elementos de dotacin suministrados por la Cooperativa y el cliente para la prestacin del servicio, garantizando el buen uso de ellos cuando lo necesiten Mantener actualizado el listado telefnico de los nmeros de emergencia (Empresa, Polica, Bomberos, ambulancia, A.R.P) Prevenir que su puesto de trabajo sea vctima de atentados, robos y actos delincuenciales, informando a sus superiores todos los riesgos existentes. Efectuar la marcacin de los relojes donde los haya a la hora exacta. Informar por cualquier medio a la empresa o superior inmediato (Supervisor), los problemas (Novedades o No Conformidades) que se presenten en su lugar de trabajo. Solicitar a la empresa los elementos de dotacin que se vayan agotando o que se necesiten para el buen desempeo de su trabajo Cuidar de su buena presentacin personal. Recibir las quejas de los usuarios e informar al supervisor, para dar una solucin pronta y oportuna. recibir el Puesto por libro minuta donde consta el armamento, equipo de comunicacin y consignas especificas del frente. Identificar el personal que visita con frecuencia el sitio donde realiza el trabajo.

Registrar las rdenes de ingreso y salida de vehculos. Efectuar recorridos peridicos en el lugar de trabajo Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros (minutas, libros de control, entre otros) definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: prestacin del servicio. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, y por entes gubernamentales. Velar por la seguridad de los bienes del cliente y su tranquilidad mediante la prestacin del servicio. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato.

NOMBRE DEL CARGO:
VIGILANTE
EDUCACIN: COMPETENCIAS
Bsica primaria.
FORMACIN:
Curso de Vigilancia, mnimo nivel Bsico y Curso de Introduccin a la vigilancia o Certificacin de la expedida por la superintendencia de vigilancia.
EXPERIENCIA:
homologacin
Mnimo 1 ao en cargos similares o afines o reservista primera clase.

HABILIDADES: FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA MNIMO: BAJO BAJO MEDIO BAJO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
24. 24. JEFE DE CALIDAD

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Auditoras Internas Gestin de Calidad Presta su apoyo para el desarrollo de los procesos gerenciales. POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin de la calidad con base en norma ISO 9001:2008 Apoyar el desarrollo de todos los procesos de la cooperativa buscando el mejor entendimiento entre todos cumpliendo los requisitos determinados
PERSONAL A CARGO: Coordinador de Calidad INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Disear, planear y orientar a los dueos de procesos en la implementacin, Mantenimiento y mejora del sistema de gestin de calidad, conducindolo a mejorar la cultura y la actitud de los asociados de la empresa hacia la prestacin del servicio.
RESPONSABILIDADES: Disear el sistema de gestin de calidad con base en la norma ISO 9001:2008. Dirigir al interior de la organizacin el rumbo a seguir para la implementacin del sistema de gestin de la calidad. Elaborar un cronograma de implementacin del sistema de gestin de calidad. Llevar a cabo charlas de sensibilizacin al interior de la organizacin para la implementacin. Mantenimiento y mejora del sistema de gestin de la calidad. Programar y llevar a cabo las auditoras internas de calidad al interior de la cooperativa, para observar el comportamiento del sistema de gestin de calidad Formar al interior de la organizacin auditores internos de calidad para el desarrollo de las auditoras internas. Analizar y revisar los documentos que forman parte del sistema de gestin de calidad. Participar en los procesos de planeacin estratgica, planeacin directiva y planificacin del sistema de gestin de calidad. Motivar el proceso de generacin de acciones correctivas y preventivas al

interior de la cooperativa. Revisar y hacer seguimiento a los indicadores de gestin del rea de calidad. Participar en los comits de calidad de la organizacin. Adelantar las campaas de toma de conciencia en la calidad y cumplimiento de requerimientos del cliente en procura de la satisfaccin. Orientar a los dueos de procesos en el entendimiento de los procesos del sistema de gestin de la calidad. Coordinar el seguimiento hacia una cabal ejecucin de los planes de mejora y del sistema de gestin de la calidad. Elaborar los informes de las auditoras internas de calidad. Elaborar los planes y programas de auditoras internas de calidad. Controlar el registro de los formatos del sistema de gestin de calidad para evidenciar el funcionamiento del mismo. Colaborar en la evaluacin de los planes de accin o de mejora. Comprometerse solidariamente con su equipo de trabajo en el cumplimiento de los Objetivos y metas establecidas para cumplir con la poltica en materia de seguridad establecida por la empresa. Elaborar planes operacionales para implementar medidas de control en las reas donde se detecte debilidades o existan riesgos. Desarrollar otras actividades y tareas para coadyuvar en la ejecucin de los procesos de la empresa y en los cuales se involucra su responsabilidad. Informar a la Gerencia sobre los resultados del sistema de gestin de la calidad, incluyendo indicadores, auditoras internas, acciones de mejora. Promocionar la toma de conciencia de los requisitos del cliente, cumplimiento de las disposiciones necesarias para la gestin de calidad, poltica y objetivos de calidad, pertinencia e importancia de los cargos en la gestin de calidad y la mejora continua. Liderar proyectos de mejora continua. Verificar el cumplimiento de compromisos derivados de la gestin de calidad, tales como, auditoras internas y externas, acciones correctivas, preventivas y de mejora, poltica y objetivos de calidad, resultados de la revisin de la gerencia. Coordinar y ejecutar proyectos y actividades relacionadas con la Gestin de la Calidad y la Contralora de la empresa. Mantener, actualizar y mejorar continuamente el sistema de Gestin de la calidad de la empresa. Informar a la alta Gerencia sobre el desempeo del Sistema de gestin de la calidad Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la organizacin. Planear, organizar, promover, dirigir, controlar, fomentar y aplicar los programas de Gestin de la Calidad encaminados al mejoramiento y competitividad de la empresa. Administrar adecuadamente los recursos humanos, fsicos, tecnolgicos y financieros que se le encomiendan para el desarrollo de su gestin. Seguir las recomendaciones que el comit de salud ocupacional seale para el bienestar y proteccin de la salud. Mantener actualizada la Empresa en las normas de Sistema de Gestin

Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: auditoras internas, gestin documental, registros y documentos del sistema, revisin por la direccin, mejoramiento continuo. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE CALIDAD
EDUCACIN:
COMPETENCIAS
El requerimiento mnimo para el cargo es de profesional en Ingeniera Industrial o profesional en otras carreras administrativas.
FORMACIN: Curso de auditor interno de Calidad. Cursos de formacin en temas inherentes a la Calidad. EXPERIENCIA: Mnimo 3 aos en cargos similares desempeados en empresas del sector de la vigilancia o en otros sectores. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
25. 25. COORDINADOR DE CALIDAD

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Auditoras Internas y Gestin documental POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Apoyar el desarrollo de todos los procesos de la cooperativa buscando el mejor entendimiento entre todos cumpliendo los requisitos determinados
PERSONAL A CARGO: Los directamente relacionados con el proceso INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Coordinar las actividades de Gestin documental y revisin del sistema de gestin de Calidad. RESPONSABILIDADES: Coordinar el desarrollo de las auditoras internas para verificar el cumplimiento de la misma. Coordinar la difusin e implementacin de la Poltica de calidad. Documentar, implementar y velar por el mantenimiento de los procesos propios del sistema de gestin de la calidad, incluyendo la promocin de la mejora continua, gestin documental. Estandarizar Procedimientos, Mtodos administrativos y Operativos de la empresa para agilizar la gestin y optimizar los recursos. Asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad. Evaluar, actualizar y/o disear procedimientos, mtodos manuales y sistematizados en cumplimiento con normas de Gestin de la Calidad. Elaborar y/o mejorar manuales dependiendo las necesidades y la gestin de la empresa Evaluar, revisar, comparar y clasificar documentos, datos y registros. Disear instrumentos (Formatos, cuestionarios, etc.) para recoleccin de informacin. Recibir, revisar, clasificar, radicar, y distribuir los documentos relacionados con los asuntos de su competencia. Brindar atencin apropiada a los usuarios internos y externos de los archivos de gestin de la Empresa.

Vigilar los factores que puedan ocasionar daos a la documentacin patrimonio de la Empresa, con el fin de garantizar que los archivos de gestin sean una herramienta optima para los procesos administrativos y del mantenimiento preventivo de los documentos que se convertirn en histricos Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: auditoras internas, gestin documental, registros y documentos del sistema. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato.

NOMBRE DEL CARGO:
COORDINADOR DE CALIDAD
EDUCACIN:
COMPETENCIAS
Profesional en Ingeniera Industrial carreras afines o estudiante de ltimos semestres. FORMACIN: Curso de auditor interno de Calidad. Cursos de formacin en temas inherentes a la Calidad. EXPERIENCIA: Mnimo 6 meses de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

PERFILES ESPECIALES PERFILES ESPECIALES

NOMBRE DEL CARGO:
26. AUDITOR INTERNO DE CALIDAD

PROCESO AL QUE PERTENECE: Gestin de Calidad. ROL: Ejecutar el programa y plan de auditoras establecidos para la cooperativa PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Mantener y mejorar el sistema de gestin de calidad mediante su revisin en ciclo total o de manera puntual por proceso, de acuerdo con los criterios establecidos para la auditora interna y con base en el plan y programas de calidad.
RESPONSABILIDADES: Coordinar en equipo de trabajo con los dems auditores internos el desarrollo del programa de auditoras de calidad para COOP RESERVIS C.T.A. Elaborar los planes de auditora interna de calidad para el desarrollo de las actividades en los das y horas de la misma. Diligenciar las solicitudes de accin de mejora que se detectan en los ejercicios de auditora. Elaborar los informes de auditora que consolidan el resultado de las mismas. Ajustar los cambios de la norma ISO 9000 al proceso de auditora. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: auditoras internas. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato.

NOMBRE DEL CARGO:
AUDITOR INTERNO
EDUCACIN: COMPETENCIAS De acuerdo con las polticas internas de la organizacin se exige como mnimo para el cargo Mnimo Grado. 9. Homologable con mnimo 10 aos de experiencia en la cooperativa. FORMACIN: Asistencia a curso de auditores internos de calidad (mnimo 15 horas) Mnimo adquirir 10 horas de experiencia ejecutando auditoras internas de calidad. Antigedad como trabajador asociado no inferior a un (1) ao. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO EXPERIENCIA:

PERFILES PERFILES REA FINANCIERA CONTABLE - AGENCIA

NOMBRE DEL CARGO:
27. 27. CONTADOR

PROCESO AL QUE PERTENECE: Contable ROL: Asegurar el correcto manejo contable de las actividades comerciales, tcnicas operativas de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: Asistente Contable INTERACCIN: Con clientes externos y Personal Interno. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Coordinar las tareas contables y financieras de la cooperativa para Asegurar el correcto manejo contable de las actividades comerciales, tcnicas y operativas de la cooperativa.
RESPONSABILIDADES: Coordinar el ingreso de las novedades al paquete contable, con el fin de mantener al da la informacin contable de la cooperativa. Calcular los descuentos y los descuentos por impuestos a que d lugar las cuentas de cobro y las facturas en la compaa. Mantener actualizada la cooperativa en Aspectos contables y tributarios. Colaborar con la definicin del costo del servicio de acuerdo con los registros contables. Prever las fechas y los montos en los cuales se deben pagar impuestos obligados para la cooperativa. Mantener la contabilidad actualizada de la empresa. Asegurar y conservar en buen estado el software y el equipo de cmputo destinado para el trabajo contable. Coordinar con la gestin logstica los daos existentes para que se tramite con gerencia el arreglo correspondiente en el software o hardware. Subir informacin al banco respectiva de la nomina, para su posterior pago. Elaborar y revisar los estados financieros para su aprobacin por el representante legal. Preparar estados financieros necesarios para presentacin ante entidades

financieras, estatales o reguladoras cuando se requiera. Elaborar y Revisar los datos concernientes a los indicadores financieros de la cooperativa. Realizar los clculos correspondientes y as cumplir con las disposiciones legales relacionadas con los ndices financieros (nivel de endeudamiento, patrimonio etc.) Coordinar la actualizacin del sistema contable con base en los ingresos y egresos que se generen en cartera tesorera o facturacin. Controlar y asegurar que el ejercicio contable tenga resultados reales en tiempo oportuno. Proponer polticas y estrategias para el cobro de la cartera morosa de la cooperativa. Coordinar con el revisor fiscal, con Gerencia General y con el consejo de administracin las decisiones necesarias en procura de preservar la salud financiera de la cooperativa. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal. Conservar y archivar la informacin perteneciente al proceso contable en medio magntico. Establecer las fechas requeridas para el almacenamiento de la informacin contable en archivo activo e inactivo. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato.

NOMBRE DEL CARGO:
CONTADOR
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Contador Pblico.
FORMACIN: Cursos y o diplomados relacionados con el rea administrativa financiera y contable. EXPERIENCIA: Mnimo 3 aos de experiencia en cargos relacionados. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
28. ASISTENTE CONTABLE

PROCESO AL QUE PERTENECE: Contable ROL: Apoyar al departamento de contabilidad en cuanto al correcto manejo contable de actividades comerciales, tcnicas y operativas de la cooperativa.
PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que el proceso de informacin entrante al departamento se realice de forma adecuada haciendo un buen manejo de la misma y brindando apoyo al jefe inmediato. RESPONSABILIDADES: Realizar la contabilidad de documentos referentes al cargo. Revisar si los comprobantes de egresos estn diligenciados de manera correcta. Analizar informes de tesorera en cuanto a ingresos y realizar un manejo adecuado de Cuentas Bancarias. Disponibilidad para viajar a las agencias nacionales y revisar si los procesos de cada una se estn manejando de manera correcta y en caso de no hacerlo realizar las debidas observaciones. Revisar los respectivos estados de la cooperativa y de forma que estn ordenados y balanceados. Apoyo y realizacin de auditoras a nivel nacional, en caso de ser requerido. Realizacin de las liquidaciones de haberes de la cooperativa y programacin de fechas en conjunto con Gerencia. Manejar de forma ordenada la informacin confidencial en medio Fsico y Magntico. Brindar apoyo al departamento de Cartera en cuanto a conciliaciones de deudas de la cooperativa. En caso de ser requerido, brindar apoyo a Tesorera en cuanto a deudas de la cooperativa. Realizar informe de inconsistencias presentadas en el manejo de informacin o irregularidades a nivel nacional previamente informados por Tesorera.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE CONTABLE
EDUCACIN: COMPETENCIAS Tecnlogo o Contador Pblico o carreras afines.
FORMACIN: Cursos asociados con la plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,) o curso acreditando de esta formacin.
EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos en cargos relacionados o similares. HABILIDADES:
MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
29. 29. TESORERO

PROCESO AL QUE PERTENECE: Contable ROL: Asegurar el correcto manejo contable de las actividades, bancarias, tcnicas operativas de la cooperativa.. PERSONAL A CARGO: INTERACCIN: Con clientes internos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar el adecuado manejo de cuentas bancarias, en coordinacin con el departamento de logstica para las actividades correspondientes a las compras; de acuerdo a la gerencia y el consejo de administracin. Asistente de tesorera
RESPONSABILIDADES: Mantener actualizado el sistema contable registrando las novedades asignadas al cargo y los movimientos relacionados con tesorera. Coordinar el desarrollo y solucin de las novedades presentadas en tesorera. Elaborar los cheques de la cooperativa, con base en las cuentas de cobro y facturas de los proveedores de producto y servicios para la cooperativa, con previa aprobacin de la gerencia general y consejo de administracin.. Gestionar con los bancos las cantidades de saldos existentes, con el propsito de programar los pagos correspondientes. Solicitar los sobre giros y dems requerimientos de las cooperativa a los bancos con el propsito de atender las necesidades de tesorera (en conjunto con la gerencia). Pagar las deudas de la cooperativa con base en la poltica de pagos de la cooperativa y acordadas con el proveedor. Verificar y controlar la ejecucin de la caja menor bajo la poltica de manejo fijada para la misma por la cooperativa en conjunto con la gerencia. Colaborar en las actividades del auxiliar de contable y de cartera cuando sea necesario. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal. Conservar y archivar la informacin perteneciente al proceso contable (pagos). Brindar informacin y soportes a los diferentes departamentos, gerencia, revisor fiscal y consejo de administracin cuando lo requieran.

Verificar las consignaciones del pago referentes a los puestos de vigilancia. Apoyar en la gestin de cobros de cartera. Pagar los impuestos de la cooperativa. Generar los cheques de prstamos, anticipos y liquidaciones que autorice la gerencia a los asociados. Archivar la informacin de pagos durante el da. Generar prstamos y liquidaciones diariamente.

CARGO: NOMBRE DEL CARGO: TESORERO

EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo bachiller.
FORMACIN: Homologable con Mnimo tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a cinco (5) aos para garantizar amplios conocimientos sobre el funcionamiento y marcha de la Cooperativa.
EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos de experiencia en cargos relacionados. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
30. 30. ASISITENTE DE TESORERIA Y FACTURACIN

PROCESO AL QUE PERTENECE: Contable ROL: Apoyar el departamento de contabilidad para que se Asegure el correcto manejo contable de las actividades comerciales, tcnicas y operativas de la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Ejecutar las tareas de tesorera y facturacin de la cooperativa para Asegurar el correcto manejo contable de las actividades comerciales, tcnicas y operativas de la cooperativa.
RESPONSABILIDADES: Registrar e informar a diario las novedades existentes en los movimientos de cartera y control de ingresos de la cooperativa a nivel nacional. Ejecutar las etapas requeridas por el software contable con el propsito de mantener al da la cartera de la cooperativa. Desarrollar los listados actualizados de la cartera por cobrar de la cooperativa, indicando el nmero de meses, los puestos y el monto a cobrar. Registrar los diferentes ajustes y notas dbitos o crditos requeridos para el sistema contable. Colaborar en las actividades del auxiliar de facturacin y tesorera cuando as lo solicite la gerencia. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad y el diligenciamiento de los requisitos de carcter legal. Conservar y archivar la informacin perteneciente al proceso de cartera, facturacin y tesorera. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas y por entes gubernamentales Recepcin de llamadas y mensajes correspondientes al proceso de cartera, facturacin y tesorera

Entregar cheques de liquidacin a ex-asociados. Manejar, archivar y verificar los documentos concernientes al control de ingresos, cartera y facturacin. Realizar la facturacin para todos los clientes de la cooperativa. Introducir al sistema contable de la cooperativa las novedades de facturacin de forma oportuna. Establecer e informar a los clientes las fechas de corte correspondiente a novedades y facturacin. Solucionar las inquietudes (de facturacin, tesorera y cartera) de los clientes internos y externos e informar en caso de ser necesario al jefe. Generar los paz y salvos y entregarlos para su respectiva aprobacin. Recibir y enviar los paquetes del departamento (involucra las dems agencias). Hacer los informes de cartera de proveedores para el consejo de administracin. Realizar la anulacin de facturas. Registrar los movimientos generados por los pagos de los clientes y acreedores de la cooperativa. Manejar y apoyar el control de caja menor, bajo las polticas establecidas por la cooperativa. Colaborar en las actividades del auxiliar contable si es necesario. Emitir las liquidaciones de haberes en comunicacin con el departamento de gestin humana. Entregar y verificar los pagos de los asociados (anticipos, prstamos) y de los proveedores. Realizar y comunicar al departamento de gestin humana, el listado de los anticipos y prstamos aprobados. Mantener una comunicacin continua con las agencias para el manejo de novedades (ingreso y cancelacin de puestos, facturacin y cartera). Realizar el estado de cartera de cada una de las agencias. Recibir facturas de los proveedores que distribuyen a las agencias. Realizar certificados de retencin en la fuente. Verificar que los cheques (de asociados, retirados, proveedores) contengan los requerimientos legales establecidos por la administracin.

EDUCACIN: COMPETENCIAS Contador Pblico, Auxiliar contable Contadura a partir del VI semestre. FORMACIN: o estudios superiores en
Seminarios Contabilidad en Organizaciones. Cursos informtica Microsoft, Word y Excel. EXPERIENCIA: Mnimo 2 aos de experiencia en cargos relacionados. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO
FLUIDEZ VERBAL: FACILIDAD NUMRICA: RAPIDEZ DE PERCEPCIN MANEJO DE HERRAMIENTAS ASOCIACIN LGICA NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DE TESORERIA Y FACTURACIN

NOMBRE DEL CARGO:
31. 31. JEFE DE CARTERA

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: rea Financiera Cobro de cartera morosa POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA Interactuar de forma diplomtica con el cliente en el momento de realizar el cobro. Manejar adecuada y transparentemente la informacin pertinente al recaudo de dineros. No manejar ningn tipo de comisiones y ni recibir sobornos, comprometiendo as la buena imagen de la empresa. No manejar los dineros que entran a la cooperativa por concepto de carteras morosa. Programar una cita para acercamiento personal con el cliente y el seguimiento de la deuda. Cumplir con cada procedimiento del sistema de calidad. Realizar el cobro de la forma ms conveniente de acuerdo con l la demora presentada en el pago de la deuda (acuerdo con el cliente o cobro jurdico) Verificar y controlar toda actividad que se realice en el cobro de cartera.
PERSONAL A CARGO: s de artera y Apoyo al Departamento Jurdico INTERACCIN: Con clientes internos y externos.
Cobradore Asistente
PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Llevar a cabo las actividades de cobranza, garantizando la eficacia de los medios que se requieren para efectuar el adecuado recaudo de los dineros en mora de la cooperativa, brindar informacin clara, precisa y verificable del estado de cuenta de los clientes, as como aplicar la poltica de cobro idnea para cada cliente evitando en lo posible que este entre en conflicto o pleito con la cooperativa.
RESPONSABILIDADES: Determinar, verificar e informar a gerencia el estado de cuenta de los usuarios para establecer si poseen deudas con la cooperativa. Contrastar la informacin de los pagos realizados por los clientes externos de la cooperativa con la informacin del sistema contable.

Contactar directamente al cliente y consejos administrativos, con el fin de determinar la demora en el pago del servicio y/o pago en la fecha inadecuada. Coordinar las actividades para la solucin de las demoras y fechas inadecuadas en los pagos. Envi de comunicados a los clientes con el fin de determinar las razones de la demora en el pago de los servicios. Verificar, los ajustes y las fechas en el caso de que sea necesario a cuentas morosas dentro del sistema contable evidenciando los pagos correspondientes(con los soportes respectivos recibos de banco o facturas de cancelacin) Medir su proceso con base en los indicadores de gestin establecidos para el mismo. Controlar la ejecucin de las actividades de cartera bajo las polticas y tareas definidas por la cooperativa. Apoyar a la cooperativa en aquellas actividades de orden administrativo en el evento que se requiera. Conservar en archivo electrnico y fsico la informacin registrada de los pagos, del servicio, indicadores de gestin pertinentes a cartera y dems informacin que se maneje en el departamento que requiera ser archivada. Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Participar en reuniones realizadas con el cliente para el cobro del servicio moroso. Informa, verifica y si es necesario aprueba las novedades de facturacin al departamento de contabilidad. Controlar a diario el recaudo de cada agencia en comunicacin con el gerente regional. Controla y suministra las actividades para el suministro adecuado del combustible de los vehculos de la cooperativa. Realiza y verifica el cumplimiento del cronograma diario de cobro. Realizar, el reporte semanal de los recaudos de cada cobrador para el consejo de administracin. Coordina el envi mensual de facturacin y oficios del departamento con supervisores y cobradores.

NOMBRE DEL CARGO:
JEFE DE CARTERA
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo Bachiller
FORMACIN: Formacin Homologable con los conocimientos relacionados en el rea como mnimo tres (3) aos. Curso Bsico de Supervisor. Curso Bsico de vigilancia. EXPERIENCIA: Mnimo dos (2) aos de experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO-ALTA MEDIO MEDIO-ALTA MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
32. ASISTENTE DE CARTERA Y APOYO A JURIDICO

PROCESO AL QUE PERTENECE:
o o
Revisor Fiscal. Departamento Financiero.
ROL: Apoyar el departamento jurdico y de cartera para asegurar el correcto manejo de la parte legal de la empresa y brindar respuesta de forma inmediata a quien lo solicite. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos, externos y ex asociados. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Ejecutar las tareas de forma inmediata para controlar casos jurdicos, realizando un procedimiento y seguimiento respectivo a cada uno, as como manejar los programas de car
RESPONSABILIDADES: Manejo adecuado de los documentos legales de la compaa. Atender llamadas respectivas tanto de asociados como ex asociados y brindar informacin acerca de fechas de pago programadas por Gerencia de haberes cooperativos. Manejar con precaucin documentos confidenciales de la compaa. Manejar archivo Fsico y Magntico de los registros y seguimientos a las diferentes actividades que realiza as como de documentacin que llega al correo. Preparar respuestas a derechos de peticin, requerimientos del Ministerio de Proteccin Social y para la Superintendencia de Vigilancia. Coordinar todos los procesos jurdicos y de cartera a nivel nacional. Brindar respuesta legal de las respectivas investigaciones y entregar paquetes a Gerencia y al departamento de Seguridad en cuanto acciones que puedan generar consecuencias legales. Dar respuesta oportuna a todo lo relacionado con los requerimientos en general del departamento. Prepara la documentacin requeridos en cuanto a demandas, audiencias de conciliacin, audiencias de juzgamiento y las citaciones para el Ministerio de Proteccin Social. Recaudar documentacin necesaria para realizar los cobros pres jurdicos

respectivos. Hacer relaciones a Gerencia y Contabilidad mes a mes, acerca de las citaciones, fechas y documentos para cobro de haberes. Rendir informe trimestral, a Gerencia acerca de la Gestin del departamento. Realizar seguimiento telefnico y personal revisando los puestos activos y retirados para el cobro de cartera mediante acuerdos de cobro. Comunicar al jefe de cartera y cobradores, las fechas de cobro por medio de una circulares. Realizar seguimiento a documentos enviados y verificar si fueron recibidos por la parte interesada. Tener en cuenta las fechas lmites en cuanto a respuestas y as evitar retrasos. Estar disponible en caso de ser requerida por urgencia en cuanto a brindar una respuesta de forma inmediata. Elaborar respuestas de los recursos de apelacin una vez, se obtngala decisin tomada por el comit de apelacin. Mantener relacin permanente con el mensajero. Dems actividades inherentes al cargo. Realizar las conciliaciones de cartera, enviando los comunicados respectivos a las administraciones, solicitando soportes de pago para depurar saldos a nivel de Bogot y agencias. Apoyar en el procedimiento de cobros a las administraciones que se encuentran en mora, pero que no se les ha enviado cobro jurdico. Hacer la relacin de facturas enviadas y entregarlas de acuerdo a las zonas. Realizar comunicados a gerencia, solicitando los ajustes en puestos que aparecen con saldos, pero que ya han sido cancelados.

NOMBRE DEL CARGO:
ASISTENTE DE CARTERA Y APOYO A JURIDICO

EDUCACIN:
COMPETENCIAS
Mnimo bachiller (Grado 11), preferiblemente carrera profesional o tcnico contable.
FORMACIN: Cursos asociados a computacin y sistemas o Plataforma Microsoft office (Word, Excel, Power Point,) acreditando de esta formacin.
EXPERIENCIA: Mnimo 1 ao en cargos relacionados o similares con partes contables. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
33. COBRADOR
PROCESO AL QUE PERTENECE: o Departamento de Cartera ROL: Apoyar la gestin del departamento de cartera y financiera desarrollando tareas de recepcin y distribucin de facturacin, parafiscales y recaudo por el servicio prestado por la cooperativa. PERSONAL A CARGO: No aplica INTERACCIN: Con clientes internos y externos. PROPSITO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Asegurar que las tareas de apoyo al rea de cartera y financiera sean ejecutadas de forma oportuna, y confiable.
RESPONSABILIDADES: Distribuir facturacin de manera adecuada y de forma oportuna. Realizar los respectivos recaudos diariamente y depositarlos en el banco respectivo segn como se requiera. Estar pendiente de la planilla respectiva de acuerdo al da laborado y a las acciones tomadas durante el mismo. Entregar recibos y constancias de cada una de las tareas realizadas durante el da. Recaudo y distribucin de manera inmediata de Parafiscales requeridos apoyndose del departamento de Gestin Humana. Mantener comunicacin constantes con los departamentos de Cartera y Operaciones ya sea por radio o por celular. Estar disponible para cualquier tarea que sea requerida de manera inmediata. Informar a los departamentos de Cartera u Monitoreo de manera inmediata de cualquier problema que se pueda presentar mientras realiza sus labores y que pueda afectar la conformidad del servicio. Solicitar al departamento de logstica todas las herramientas necesarias para realizar su trabajo de manera adecuada. Solicitar de forma oportuna, mantenimiento requerido de las herramientas de trabajo como moto, radio, entre otros. Estar pendiente de las fechas de cobro respectivas. Cuidar de las herramientas que le han sido otorgadas para la realizacin del trabajo.

NOMBRE DEL CARGO:
COBRADOR
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo 9 grado de bachillerato.
FORMACIN: Curso de Vigilancia, mnimo nivel Bsico y Curso de Introduccin a la vigilancia o Certificacin de la homologacin expedida por la superintendencia de vigilancia. Curso de supervisores. EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (2) dos aos o tener experiencia en cargos similares. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

NOMBRE DEL CARGO:
34. GERENTE REGIONAL

VINCULADO DIRECTAMENTE CON LOS SIGUIENTES PROCESOS: Prestacin del servicio Control del servicio Atencin al cliente Monitoreo de alarmas Medio humano Fija-Mvil Coordina apoyo desde las agencias para la gestin para los procesos: Gestin Comercial Gestin Humana Gestin logstica POLTICAS ASIGNADAS AL CARGO PARA TOMA DE DECISIONES EN EL REA El vigilante debe responder por los elementos entregados para el servicio. El Coordinador y supervisor deben peridicamente supervisar el estado de los elementos en cada uno de los puestos. El Coordinador debe ejecutar las visitas a los clientes cuando se requiera. Se debe dar cumplimiento al decreto 356 (1994) y 2535 (1993). Los vehculos destinados para la ruta de supervisin deben utilizarse solamente para el servicio de la cooperativa. El supervisor debe entrevistarse con el cliente durante su recorrido. Toda investigacin debe generar un registro que evidencie su tratamiento y cierre. No se debe dejar sin servicio de seguridad un puesto de la cooperativa. Los servicios no conformes de los puestos deben tener tratamiento y cierre correspondiente PERSONAL A CARGO: Todo el personal administrativo y operativo de la agencia. INTERACCIN: Con clientes internos, externos y proveedores. OBJETIVO DEL PERFIL OCUPACIONAL: Gestionar los aspectos comerciales, humanos, logsticos y Operativos de la agencia para la organizacin dentro del criterio de responsabilidad como proceso operativo y como coordinador ante los dems procesos.
RESPONSABILIDADES: Capturar los requisitos del cliente ante nuevos puestos trabajo y realizar su respectivo anlisis de riesgos. Comunicar a la Gerencia los requisitos del cliente, con el propsito de coordinar la elaboracin de la propuesta. Comunicar al cliente la cotizacin por el servicio solicitado. Coordinar la elaboracin del contrato de servicios con el cliente.

Coordinar el pago de las facturas de pago de los respectivos clientes de la agencia bajo la directriz de la oficina principal. Coordinar la consecucin del personal y elementos requeridos para la instalacin y prestacin del servicio con base en las directrices de la oficina principal. Instalar el puesto acorde con los requerimientos de los procedimientos del sistema de gestin de la calidad. Prestar el servicio en el puesto conforme con los requerimientos de los procesos de atencin al cliente y control del servicio. Capturar las quejas de los clientes apoyados en el departamento de seguridad cuando se requiera desarrollar tareas donde se vea comprometida la organizacin ante un siniestro. Coordinar con la supervisin la captura, tratamiento, cierre y revisin del cierre de las no conformidades encontradas en el servicio. Adelantar los diferentes indicadores de gestin para demostrar los resultados de la respectiva agencia. Proponer acciones de mejoras ante los casos de no logro de resultados. Desarrollo de las tareas de atencin al cliente como visitas a las instalaciones y encuestas de satisfaccin (encuesta cliente externo). Hacer seguimiento a los contratos con el fin de proporcionar de acuerdo con los trminos pactados las exigencias del cliente. Liquidar el servicio en los trminos que se estipulan en los contratos y acorde con los procedimientos establecidos en el sistema de gestin de la calidad. Coordinar con el Jefe de Operaciones de la cooperativa el control y manejo de armas en cada una de las agencias, informando mensualmente, del estado y ubicacin de la misma. Gestionar al interior de la agencia el cumplimiento de las normas legales vigentes para el sector de la vigilancia privada. Elaborar la programacin de los vigilantes por puesto de acuerdo con los dispositivos establecidos. Autorizar y nombrar relevos Ejecutar los procedimientos y diligenciar los registros definidos por la cooperativa para el sistema de gestin de la calidad. Conservar y archivar la informacin de los registros generados de los procesos y subprocesos de: instalacin, prestacin o monitoreo, levantamiento, atencin al cliente, supervisin y control de servicio, incluyendo los servicios de vigilancia con medio humano. Registrar y colaborar en el suministro de la informacin requerida para la elaboracin de estadsticas, indicadores de gestin, informacin requerida para entes gubernamentales e informacin necesaria en licitaciones. Las dems actividades inherentes al cargo asignadas por jefe inmediato.

NOMBRE DEL CARGO:
GERENTE REGIONAL
EDUCACIN: COMPETENCIAS Mnimo grado 11 de Bachillerato.
FORMACIN: Curso actualizado en vigilancia. Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (3) aos. EXPERIENCIA: Mnimo Tener una antigedad como trabajador asociado no inferior a (3) Tres aos. HABILIDADES: MNIMO: MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO MEDIO

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MANUAL DE FUNCIONES Y PERFILES POR CARGO

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Cursos o seminarios afines al cargo. Cursos Cooperativismo

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NOMBRE DEL CARGO:

3. ASISTENTE GENERAL DE GERENCIA

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NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE GENERAL DE GERENCIA

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NOMBRE DEL CARGO:

4. MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN

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NOMBRE DEL CARGO:

MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACCION

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NOMBRE DEL CARGO:

5. ASISTENTE DEL CONSEJO ADMINISTRACIN.

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NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE DEL CONSEJO ADMN.

Mnimo Bachiller (Grado 11).

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NOMBRE DEL CARGO:

6. JEFE DE GESTIN COMERCIAL

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NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE GESTIN COMERCIAL

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NOMBRE DEL CARGO:

6. JEFE DE GESTIN HUMANA

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NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE GESTIN HUMANA

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NOMBRE DEL CARGO:

8. ASISTENTE DE GESTIN HUMANA

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NOMBRE DEL CARGO:

ASISTENTE DE GESTIN HUMANA

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NOMBRE DEL CARGO:

9. ASESOR EN SALUD OCUPACIONAL

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